DISEO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE VENTAS Y COBRANZAS EN LA EMPRESA COMERCIAL TIANSHI PERU S.A.C.

1.- INTRODUCCION: El control interno es una necesidad administrativa de todo ente econmico, empezando por nosotros mismos, los seres humanos; pues es el mayor drama humano, sin solucin en sistema econmico alguno, es que somos esclavos de necesidades, siempre insatisfechas e infinitas, mientras que la naturaleza es avara y con sus cada da ms limitados recursos; este desequilibrio, sin solucin, nos impone que todo ente productivo y consumidor para ser eficiente utilice instrumentos de control sobre sus escasos recursos y sobre la creatividad que esta escasez origina. Adems, si consideramos que en toda empresa, existe la posibilidad de contar con empleados deshonestos, descuidados o ineficientes, que hacen que la custodia de los activos sea deficiente, que la ejecucin del cumplimiento de funciones no se efecte apropiadamente y, que no se genere informacin confiable sobre la cual se puedan fundamentar decisiones operativas y financieras importantes en forma satisfactoria, por lo que deviene imprescindible el control interno. Al afirmarse que las empresas comerciales que ostentan un adecuado sistema de control interno administrativo y contable, poseen informacin financiera peridica, completa y oportuna para la toma de decisiones, salvaguarda de activos, eficiencia y eficacia operativa; es el fundamento para dar cumplimiento al objetivo general de la presente investigacin, en la cual se plantea, el diseo de un sistema de control interno, a travs de manuales administrativo y contable, que mediante la formulacin y anlisis de procedimientos, se identifique y minimice las debilidades de control interno, y se presenten oportunamente los estados financieros para la toma de decisiones, con el fin de ayudar a la unidad de anlisis a desarrollarse como un ente econmico capaz de generar mayor utilidad al optimizar sus recursos. Para desarrollar el tema denominado DISEO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE VENTAS Y COBRANZAS EN LA EMPRESA COMERCIAL TIANSHI PERU S.A.C. se ha visto necesario primero, conocer el objetivo que persigue la alta Direccin en las empresa, la cual es obtener ganancias a travs de las ventas que realizan. Para lograr este objetivo, es necesario contar con un control interno apropiado, que sea de ayuda para mejorar o fortalecer las funciones del Departamento de Ventas y Cobranzas de la Empresa. El presente trabajo desarrolla un plan de organizacin entre el sistema de contabilidad, funciones de los empleados y procedimientos coordinados, que tiene por objeto obtener informacin segura, oportuna, confiable y promover la eficiencia de operaciones de Ventas y Cobranzas de la Empresa.

2.- RESEA HISTORICA:

El Grupo TIENS Co. Ltda fue fundado por Li Jinyuan en 1995 en Tianjin, China. Ingres al mercado internacional en 1998; fue listado en el NASDAQ en septiembre de 2003 y entr formalmente al AMEX en abril de 2005. Actualmente, TIENS es un grupo multinacional especializado en retail, turismo, finanzas, comercio internacional y comercio electrnico, integrado por capitales industriales, de negocio y financieros. Su rea de negocios abarca 190 pases en las distintas regiones, con sucursales establecidas en 105 pases y alianzas estratgicas con empresas de nivel global de ms de 20 pases. Mediante el desarrollo de alimentos y productos para el cuidado de la salud, la belleza y el hogar, el Grupo TIENS se esfuerza por contribuir a una alta calidad de vida con salud, felicidad y belleza, llegando a ms de 16 millones de consumidores en todo el mundo. El Grupo TIENS cree en la responsabilidad social empresaria, y basndose en la filosofa de la caridad, ha donado hasta el momento 1,36 millones de RMB para el bienestar pblico y obras de caridad. La direccin exitosa de un personal capacitado, localizado e institucionalizado contribuye al objetivo estratgico de TIENS Internacional. TIENS cuanta con un equipo internacional insuperable en trminos de investigacin, innovacin y profesionalismo, incluyendo a ms de 5000 ejecutivos y ms de un 35% de empleados con ttulo de mster o superiores. En este momento TIENS marcha dentro de las 500 Primeras Empresas Globales que crece a grandes pasos, basada en la avanzada Teora de las Seis Redes Interactivas, la Nueva Teora Alternativa y de Intercambio, la Nueva Teora de Supermercado y un extraordinario sistema de direccin. Hoy en da, consumir un suplemento nutricional TIENS implica no slo tener entre las manos un producto reconocido en el mundo, sino toda una historia milenaria en cuanto a

medicina y tecnologa se refiere, un presente lleno de entusiasmo, trabajo, energa, y un porvenir slido impulsado por el compromiso de empleados que constituyen la empresa y por supuesto los tantos miles de Distribuidores que fortalecen el sistema de negocios Multinivel de TIENS a nivel mundial. Dentro de su capacidad de produccin el grupo TIENS plantea contar para fines del presente ao con el registro de 8,000 variedades de productos y por consiguiente para el ao 2009, tener 20,000 productos nuevos desarrollados a nivel mundial. Adems para ampliar en sobremanera las estrategias de desarrollo se planifica crear lujosos supermercados de venta directa siendo una innovacin muy particular del Grupo Tiens. Para TIENS es muy sorprendente el crecimiento que se viene dando, especialmente en Sudamrica, siendo en total 104 pases donde la marca TIENS est oficialmente reconocida, inaugurando prximamente sus actividades comerciales en Panam, donde un gran nmero de Distribuidores desde ya fortalecen su propio negocio. Como parte de esta gran historia nos remontamos al 18 de diciembre del 2002 donde Tianshi Per SAC. Inicia sus actividades comerciales, aqu en Per, con el slido objetivo de presentar a la poblacin peruana una empresa con un atractivo sistema de negocio en venta directa adaptado por el Grupo TIENS con un slogan prometedor de llevar Salud y Prosperidad al mundo. Ubicndose en aquel entonces en la Av. Benavides N 1981, Miraflores, fecha en la cual no se poda medir el gran impacto y desarrollo que tendra en un futuro cercano, es por eso que se traslada fsicamente el 08 de enero del 2005 a un ambiente ms amplio y acogedor siendo nuestra direccin actual, avenida Salaverry 2936, en el distrito de San Isidro. En la actualidad estamos bordeando los 221154 Distribuidores afiliados y contamos con 52 nuevos productos registrados entre: suplementos nutricionales, de belleza, de higiene personal e instrumentos. Y promoviendo la descentralizacin tenemos 42 centros aperturados y 16 puntos autorizados de distribucin en Lima y provincias que estn en la exigente fase de desarrollo fortaleciendo nuestra imagen corporativa siendo visible su cambio y adaptacin, recibiendo capacitaciones las cuales ayudan interactuar con nosotros mediante nuestra pgina web, focalizando la poltica para administrar su negocio con un mejor enfoque de manera interactiva e inmediata, ofreciendo soluciones de comunicacin que cubran sus expectativas y necesidades, combinando sistemas on line y de atencin personalizada. Sumando a este avance, la calidad de servicio, as como los beneficios promovidos permanentemente para lograr ser la eleccin correcta en este nuevo milenio y satisfacer a ms Distribuidores, asegurando que TIENS si hace de los sueos una realidad. 3. MISION, VISION Y OBJETIVOS: Objetivo de Tiens: Ser la vanguardia del rubro de la venta directa mundial. Misin: Ofrecerle a todo el mundo productos de buena calidad, oportunidad de negocio y educacin, elevar la calidad de vida, construir una sociedad pacfica.

Visin: Ser la empresa lder por excelencia en la venta alimentos y productos para el cuidado de la salud, la belleza y el hogar, de eficiente gestin, y competitividad para obtener presencia penetrante en el mercado. Comprometida con el servicio al cliente y la formacin integral del recurso humano. Filosofa Comercial: Brindarle salud a la gente, al servicio de la sociedad. Espritu de la Compaa: Contribuir a la patria con la industrializacin, logrando metas cada vez ms elevadas con todas las ganas de aportar, a travs del duro trabajo en equipo. Polticas de Calidad: Basndose en la idea de brindarle salud al mundo, siguiendo el camino de la creatividad y revolucin tecnolgica, aplicando constantes mejoras, ganando la satisfaccin de nuestros clientes. Principios de la Administracin Organizacional: Fortalecindose con el conocimiento, basndose en la disciplina, partiendo del amor y guindose por la gente. 4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:

Organigrama:

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES:

MANUAL DE ORGANIZACIN rea de Ventas

Empresa TIANSHI PERU S.A.C.

Puesto: Jefe de Ventas y Cobranzas Descripcin Tcnica del Puesto: I Identificacin:

Ttulo del puesto Ubicacin del puesto Inmediato superior Subalterno Jefe Ventas y Cobranzas Gerente General Coordinador de Ventas Cajeras

II Descripcin genrica del puesto

Puesto de trabajo de carcter administrativo, encargado de analizar, crear y aplicar las estrategias aprobado por la Gerencia General, para dar a conocer el producto en el mercado y realizar el cobro efectivo del producto vendido.

III Descripcin especfica del puesto

a) Atribuciones Estimular las ventas. Crear imagen y servicio de la empresa. Fijacin de precios para venta de productos. Observar actividades de la competencia. Coordinar actividades promocionales y publicitarias. Dirigir y controlar las operaciones de ventas y de cobros. Control de Depsitos realizados. Elaboracin de reporte de cheques rechazados. Revisin de cortes de caja. Control de Recibos emitidos. Crear polticas de crdito. Analizar, investigar solicitudes de crdito de los clientes. Revisin antigedad de saldos. Supervisar que las labores del departamento se ejecuten con servicios de calidad. Fijar metas de ventas y cobros. Cotejar facturacin emitida con sus reportes de ventas. Rendir informes peridicos u ocasionales que requiera la Gerencia General. Efectuar cruces de informacin peridica con el departamento de contabilidad en lo

referente a cobros y ventas. b) Relaciones de Trabajo Relacin de subordinacin con el Gerente General a quien debe proporcionarle informacin sobre el desempeo de su departamento, as como con los departamentos de Almacn y contabilidad. c) Autoridad Tiene autoridad sobre los vendedores-cobradores. d) Responsabilidad Es responsable de crear estrategias y mtodos para posesionar el producto en el mercado, de las metas de ventas, de evaluar el alcance de las ventas y de los cobros a los clientes.

IV Requisitos mnimos exigidos a) Educacionales

Titulado en administracin de empresas o en mercadotecnia. b) Experiencias Mnima de 2 aos en puesto similar. c) Habilidades y Destrezas Habilidad: Creatividad, liderazgo, negociador. Excelentes relaciones interpersonales. Cumplimiento de ventas. Toma de decisiones. Facilidad de comunicacin eficaz. Destrezas: Manejo de programas bsicos de computacin. Manejo de recursos humanos.

Puesto: Coordinador de Ventas Cajeras Descripcin Tcnica del Puesto I Identificacin

Ttulo del puesto Ubicacin del puesto Inmediato superior Subalterno Coordinador de Ventas Cajeras Ventas Jefe de Ventas Ninguno

II Descripcin genrica del puesto

Puesto de trabajo de carcter operativo, encargado de ofrecer el producto para la venta y efectuar el respectivo cobro.

III Descripcin especfica del puesto

a) Atribuciones Ofrecer el producto. Visitar a los clientes, locales y/o departamentales. Crear una ruta de visitas, aprobada por el Jefe de Ventas y Cobros. Elaboracin de notas de dbito por cheque rechazado. Atencin a los clientes. Cobro efectivo de las ventas. Elaboracin de cortes de caja. Emisin e ingreso al sistema de recibos de caja. Depsito del efectivo cobrado. Elaboracin de reporte de ingresos diarios. Reporte de ventas. Otras tareas que el jefe le asigne. b) Relaciones de Trabajo Relacin de subordinacin con el Jefe de Ventas y Cobros a quien debe proporcionarle informes y relacin adecuada con los clientes.

c) Autoridad Ninguna. d) Responsabilidad Es responsable de ofrecer, colocar el producto y superar las metas establecidas para ventas y cobros.

IV Requisitos mnimos exigidos a) Educacionales

Ttulo a nivel diversificado. b) Experiencias Mnima de 1 ao en puesto similar. c) Habilidades y Destrezas Habilidad: Creatividad, negociador. Excelente relaciones interpersonales. Cumplimiento de metas. Toma de decisiones. Conocimiento del producto. Atencin al cliente. Responsable. Destrezas: Manejo de programas bsicos de computacin.

Vender apropiadamente el producto.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Empresa TIANSHI PERU S.A.C. Proceso Ventas Cobros

Descripcin del proceso: Aqu se describen los procedimientos para realizar las ventas al contado casi al 100% y en un mnimo de % de ventas al crdito de mercaderas.

Objetivos de Procedimiento:
Describir la forma de realizar una venta al crdito y contado. Lograr eficiencia operativa. Atencin apropiada al cliente. Lograr las metas de ventas. Tener presencia en el mercado.

Normas del Procedimiento:

Coordinador de Ventas Elaborar una agenda con programa de visitas a clientes. Ruta definida mensualmente por el jefe de ventas y aprobada por el gerente de operaciones para visitas a clientes. Tener una lista de existencias, catlogo general y de importaciones, muestras de productos. Para obtener un crdito el cliente debe llenar solicitud de autorizacin al Gerente Comercial y debe ser investigado en INFOCORP Abrir expedientes de clientes, adjuntando solicitud de crdito y otros documentos que sean necesarios. El Gerente Comercial y, en ausencia de este, el Jefe de Ventas, aprueban crditos a clientes, verificando referencias comerciales y capacidad de pago. El Gerente Comercial es el nico que puede aprobar precios especiales.

Crdito no ms de 10 das.

Cajeras Emisin de Facturas, Boletas y Notas de Crdito Deben estar fijos en la sala de ventas para ingresar los recibos de caja al sistema, ingreso de notas de dbito por cheque rechazado, realizar cortes de caja diariamente, proforma, y atender sala de ventas. Para ventas al contado, enviar mercadera con factura original previa verificacin del depsito del cliente a la Cta. Cte. de empresa Se cobrar adicionalmente el 6% del valor de venta, de los productos, por gastos administrativos en Venta con Tarjeta Visa. Elaboracin de la Hoja de Liquidacin Diaria de Ventas que se deriva al rea Contable (Tesorera). FLUJOGRAMA

Procedimiento de Ventas y Cobros de Contado y Crdito Pasos Inicia 13 Ventas - Cobranzas Flujograma Termina 2 Contabilidad

Unidad Ventas

Puesto Coordinador de Ventas

Paso 1

Accin Ofrece el producto. Slo se ofrece a negocios formales, previa verificacin y acreditacin de estado, en INFOCORP Toma el pedido del cliente, va telefnica, fax o E-mail, en la sala de ventas. Asignando los precios A, B, C, dependiendo de la cantidad que el cliente compre. Si el cliente quisiera un precio especial se solicita autorizacin de Jefe de Ventas y aprobacin del Gerente Comercial Autoriza precio especial.

Ventas

Coordinador de Ventas

Ventas

Jefe de Ventas

Gerencia

Gerencia Comercial

Aprueba precio especial.

Procedimiento de Ventas y Cobros de Contado y Crdito Pasos Inicia 13 Ventas - Cobranzas Flujograma Termina 2 Contabilidad

Unidad

Puesto Coordinador

Paso

Accin Elabora proforma indicando si es contado o crdito indicando cuantos das de crdito posee. Traslada proforma al almacn para surtir, despachar y facturar. Despacha mercadera. Revisa y despacha la mercadera. Si es contado, entrega al vendedor factura original para que este se lo haga llegar al cliente; si es crdito se enva cuadriplicado. Traslada duplicado a Ventas y archiva el triplicado. Para las ventas al contado la Cajera cobra y entrega factura original y recibo de caja al cliente. Cuando son ventas al crdito se revisan las autorizaciones correspondientes. Se le indica al Coordinador de Ventas que realice el seguimiento al pago de parte del cliente. Cuando el cliente deposita, se verifica en el Estado de cuenta; si cancela la totalidad de la factura, se le emite la factura original y los recibos de caja. Recibe las copias de recibos de caja y el efectivo; elabora los depsitos, en la maana por cobros del da anterior. Los Depsitos son trasladados a mensajero. Deposita en banco indicado y traslada los voucher a Contabilidad.

Ventas

de Ventas Cajeras

Almacn

Jefe de Almacn

Almacn

Jefe de Almacn

Ventas

Cajeras Coordinador

Ventas

de Ventas Cajeras

Ventas

Cajeras

10

Ventas

Contabilidad Cajeras

11

Mensajero

Mensajero

12

Contabilidad

Tesorera

13

Revisa el reporte de ingresos de efectivo e ingresa los depsitos al mdulo de bancos en el sistema. Registra los cheques rechazados, si los hubiera.

5. DIAGNOSTICO El objetivo principal que persigue este documento es evaluar el actual control de las cobranzas y ventas a la Empresa TIANSHI PERU S.A.C. debido a su sensibilidad de errores permanentes; mejorando, controlando y desarrollando un prototipo de control que mejore el proceso de ventas y cobranzas para la mejora Administrativa y Financiera en el proceso de cobranzas y anlisis previo despacho de mercadera a crdito a clientes. Todo lo definido en este proyecto se extiende a la direccin del departamento de ventas y cobranzas, la que no lleva controles basados en algn tipo de proceso de gestin ajustable a su actividad econmica, ni manejan polticas internas que ayuden a mejorar estos procesos mediante sistematizacin. Para lo cual se han utilizados indicadores de gestin que servirn como un enfoque estratgicos para mejorar e implementar el sistema de control en el proceso de ventas y cobranzas y ayudando a la organizacin al logro de sus objetivos estratgicos. Agregando tambin entre otros: Prevenir fraudes en ventas Localizar errores administrativos, contables y financieros. Obtener informacin segura, oportuna y confiable de ventas. Promover la eficiencia del personal de ventas. Fortalecer la autoridad y delegacin de funciones

Al tratarse de una empresa Comercializadora de productos terminados, el Departamento de Ventas se considera el principal departamento que capta los ingresos que la empresa requiere para mantener sus operaciones, cubra sus gastos, y genere la rentabilidad proyectada. A su vez los distintos departamentos que conforman la organizacin se encuentran fuertemente ligados a esta para que cumpla a cabalidad los objetivos del Departamento de Ventas, como es el Departamento de Almacn (inventario/deposito), el Departamento de Contabilidad (Tesorera), que interactan dinmicamente para el funcionamiento eficiente de este. DEFINICION Y PROCESO DE LA ESTRUCTURA DEL AREA DE VENTAS Y COBRANZAS EN LA ACTUALIDAD Actualmente el Departamento de Ventas est compuesto por 1 Jefe de Venta y Cobranzas, 1 Coordinador de Ventas, 1 Supervisor de Caja y 2 cajeras , dependientes del rea de Administracin (Gerencia General); el manejo de los recursos proporcionado al elemento humano para el buen desarrollo de sus funciones y cumplimiento de su objetivos, (las ventas sern definidas en cantidades por objetivo), son controlados tambin por procedimientos administrativos que no se detallan en el presente y para los cuales existen manuales de procedimientos de Control Interno independientes por reas manejados por los Administradores de la Empresa . El presente trabajo se enfoca exclusivamente al diseo de procedimientos de Control Interno para comportamiento del Departamento de Ventas, no analizamos las falencias de Control de las otras reas y suponemos que el funcionamiento de las mismas son ptimas en relacin al Control, es

decir, se describen las funciones que se realizan en el Departamento de Ventas una vez que el Coordinador de Ventas recepciona y presenta los pedidos de compras por parte de los clientes, cumpliendo as las rutas o cronogramas de trabajo definidos por los Administradores en los objetivos a ser logrados. IMPORTANCIA RELATIVA DE LOS RIESGOS Las ventas representan la principal fuente de ingresos y constituyen el principal componente en la determinacin de la utilidad neta de la Distribuidora. Numerosos pasos estn involucrados en la ejecucin y registros de las transacciones de ventas, en consecuencia los errores e irregularidades de cifras significativas para los estados financieros pueden surgir del procesamiento de las transacciones de ventas. El riesgo de tal suceso esta inversamente relacionado con la eficacia de los controles internos respecto a ellas; pero, En una empresa no basta con que el vendedor realice una buena venta, tenemos que enfocarnos en el pago de esta venta, es decir, en la cobranza. Ya en estos tiempos las organizaciones no pueden andar a la deriva o tomar decisiones basndose slo en el instinto; para obtener mayores beneficios y rentabilidad se debe disear estrategias pero en su mayora no son implantadas con efectividad. El proyecto se propone analizar la situacin actual en el departamento de cobranzas mediante la aplicacin de indicadores. La implementacin de indicadores de gestin es una tcnica muy importante para todas las empresas, y como tal no puede estar ausente en un proceso de cobranzas, ya que mediante stos se puede llevar un mejor control y monitoreo de los procesos realizados en las mismas al igual que una mejor planificacin que eviten futuras contingencias. 5.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA La organizacin desde sus comienzo no cuenta con estndares de procedimientos internos, ni se somete a ninguna poltica de gestin basada en procesos (manuales de procedimientos, polticas, objetivos empresariales/Individuales por escrito) los controles son casi nulos, mantienen un soporte sistematizado, sin embargo no se toma decisiones en base a los reportes generados por el mismo. La organizacin no ha sabido (o todava peor no ha querido) cobrar con un procedimiento correcto a sus clientes, y esta circunstancia les ha provocado serios problemas de liquidez, as como les ha ocasionado dificultades para financiar su realizable, y por ltimo les ha sumido en una situacin de insolvencia. El problema es que la morosidad que presentan los clientes, segn informes, puede llevar a la quiebra a esta compaa que ha sabido salir adelante durante aos. Por lo cual nuestro objetivo es acelerar al mximo la entrada de los cobros y para ello debe adoptar los procedimientos que optimicen los flujos de cobro y a su vez aumentar la liquidez y mejorar su tesorera.

Una buena gestin de cobros tambin contribuye a reducir las necesidades de financiacin de los recursos invertidos en clientes y por ende los gastos financieros. Por consiguiente la rapidez con que se realizan los cobros y la sustentacin documentaria de las facturas es esencial para la competitividad de las empresas. Cualquier retraso a la hora de cobrar e informe, alarga el desfase temporal entre los flujos de salidas de caja y las entradas, lo que ocasiona un notable deterioro en los procesos Contables, especficamente, de la empresa y hace aumentar los retrasos de informacin Contable y Financiera a la Directiva de la Empresa (Gerente General), lo cual servir para la toma oportuna de decisiones.