ASIGNATURA: COMUNICACIN EFECTIVA DOCENTE: MARIO VIVAR

COMUNICACIN EFECTIVA EN LAS ORGANIZACIONES

KARLA VIDAL ARTEAGA TCNICO EN EDUCACIN DE PARVULO PLAN 2 2012

ndice
ndice ....................................................................................................................................................... 1 Introduccin ............................................................................................................................................. 2 Comunicacin efectiva: ........................................................................................................................ 3 Elementos en el proceso de la comunicacin efectiva ................................................................ 4 Nueve reglas para una comunicacin ms efectiva. ................................................................... 4 Comunicacin efectiva en las organizaciones .................................................................................. 7 La comunicacin cara a cara ............................................................................................................... 7 Lo que se DEBE HACER: ................................................................................................................ 8 Lo que NO SE DEBE HACER: ........................................................................................................ 9 Los favorecedores de la comunicacin .............................................................................................. 9 Qu significa ser emptico? ........................................................................................................ 10 Habilidades para el personal de una organizacin inteligente ..................................................... 12 Principales barreras en la comunicacin ......................................................................................... 13 Redes de la comunicacin ................................................................................................................. 14 Tipos ms frecuentes de redes formales..................................................................................... 15 Tipos ms frecuentes de redes informales ................................................................................. 16 Efectos de las redes de comunicacin......................................................................................... 17 Cmo opera la comunicacin en la empresa? ............................................................................. 17 La comunicacin descendente. ..................................................................................................... 18 La comunicacin ascendente. ....................................................................................................... 18 La comunicacin horizontal. .......................................................................................................... 19 Conclusin ............................................................................................................................................ 21 Bibliografa ............................................................................................................................................ 22

Introduccin

En el presente trabajo se abordar como lograr una comunicacin efectiva en las organizaciones. En esta materia se hace necesario que se inicie con la descripcin de que es tener una comunicacin efectiva, tambin se plantean cuales son los elementos para tener en cuenta en este proceso y as nos ayudar para poder entender que es en si la comunicacin y como funciona. Con ello se trata de que el lector incorpore trminos y conceptos para que entienda con mayor facilidad la comunicacin dentro de una organizacin y las formas para hacerla ms eficz.

Como se menciona anteriormente se trata de incorporar conceptos claves, para ser un trabajo eficaz, entre la informacin recopilada se encontrar: reglas para poder lograr una buena comunicacin efectiva, lo que se debe y no se debe hacer para ello, las barreras que podemos encontrar para tal objetivo, las redes de comunicacin, los efectos que estos producen y por ltimo como operan algunas organizaciones con respecto al modo de comunicar. Con esto se espera que al trmino de la lectura podemos darnos cuenta los estilos que utilizamos de comunicacin, si es el ms apropiado o que podramos mejorar y con ello lograr mejorar las relaciones en su empresa y en su vida diaria.

COMUNICACIN EFECTIVA EN LAS ORGANIZACIONES

Comunicacin efectiva:
La comunicacin efectiva es el acto de darse a entender correctamente, ya sea formalmente (como por el medio escrito) o esto combinado con gestos corporales adecuados. La idea es que el receptor del mensaje comprenda el significado y la intencin de lo que se est comunicando. En toda forma de comunicacin se pierde algo del significado al transmitir el mensaje de un emisor a un receptor, y la comunicacin efectiva busca eliminar o minimizar esta "fuga". Por lo anterior, la comunicacin efectiva es una habilidad que se puede desarrollar, potenciando los aspectos interpersonales, intrapersonales, grupales, intragrupales, organizacionales y externos (todo esto en conjunto es de especial valor para las empresas y organizaciones humanas, sea cual sea su naturaleza).

Elementos en el proceso de la comunicacin efectiva

Dentro de los procesos de comunicacin efectiva los distintos elementos de la comunicacin deben tener en cuenta ciertas caractersticas. 1. El transmisor debe establecer credibilidad, debe conocer el tema, conocer a quien y cmo se debe emitir el mensaje para evitar malos entendidos. 2. El mensaje debe mostrar componentes intelectuales (lenguaje que nos ayude entender y razonar) y componentes emocionales (las emociones y sentimientos explican nuestro sentir sobre el mensaje). 3. El receptor debe escuchar y entender el mensaje para responder efectivamente a la situacin.

Nueve reglas para una comunicacin ms efectiva.

1. Busque algo en Comn. La meta de la comunicacin es conectarse con otra persona. Para que esto sea posible primero debe saber de donde viene y que hace. Considere a un nio de 3 aos y medio que come una manzana en el asiento de la parte de atrs del automvil cundo pregunt, "Pap, por qu est ponindose mi manzana castaa"? "Porque," su pap explic, "despus de que comiste la cscara, la carne de la manzana entr en el contacto con el aire la oxid, lo que cambia su estructura molecular y as la convierte en un color diferente". Entonces el nio pregunt, "Pap, estas hablando conmigo?. Hable con ellos en su propio nivel y observe la efectividad de la conversacin.

2. Escuche. Nos dieron dos orejas y una boca por una razn. Recurdelo. Hable slo medio tanto cuando usted escucha. No se pierda tiempo pensando que va a decir o en que momento lo va a decir mientras la otra persona est hablando. Usted tiene que concentrarse totalmente en lo que la otra persona est diciendo verbalmente, fsicamente y emocionalmente. 3. Escuche realmente. La gente altamente efectiva, Primero buscan entender para entonces ser entendidos. Lbrese de los filtros personales, asunciones, juicios y creencias que disfrazan lo que usted oye y la manera que usted oye. 4. Evite distracciones. Para realmente escuchar lo que la otra persona est diciendo sea disciplinado. Evite interrumpir, permita que la otra persona termine de pensar. No termine sus frases o ponga palabras en su boca. Sea paciente y muestre respeto genuino ante ellos. Evite la tentacin para dar un consejo no deseado. Eso puede percibirse como protagonismo y se perder la conversacin. Habr tiempo para compartir su perspectiva. Simplemente recuerda que las personas no cuidan cunto usted sabe hasta que ellos sepan cunto usted cuida. 5. Sea Claro. Hay numerosas maneras de guardar la mudanza de la conversacin diplomticamente. Nivele el volumen de su voz para asegurarse que escuch lo que pens. No asuma nada. Sea sincero.

6. Mantenga credibilidad. Sea sincero en su dilogo. Diga lo que quiere decir y sea congruente con lo que dice. Sea abierto, honrado y franco. Si usted no sabe la respuesta, dgalo. Si usted dice que va a hacer algo, hgalo. Permita a sus acciones apoyar sus palabras. En otras palabras, bajo la promesa, entregue. 7. Mantngase tranquilo. Ante lo que podra percibirse como un ataque personal, permanezca tranquilo. No tome las cosas de manera personal. El humor de la otra persona o la contestacin probablemente estar basada en el miedo o frustracin que est sobre usted como un individuo. 8. Sea positivo. No hable de los dems a sus espaldas. Si usted lo hace, ganar una reputacin en el futuro sobre este tipo de conducta y perder la confianza y respeto de otros. Evite el uso de idioma ofensivo, chistes y comentarios fuera de lugar, humor tnico o racial o algo que podra ofender a alguien ms. 9. Coordine sus acciones con sus palabras. No es solo lo que usted dice sino como lo dice. Los estudios muestran que de lo que usted dice (sus palabras) cuenta slo el 7% para lo que otros perciben de usted. El 93% depende de la comunicacin visual, expresin facial, y tono de la voz. Reconozca las barreras no-verbales a la comunicacin eficaz, y asegrese de que el tono de su voz, su postura, sus gestos y sus movimientos apoyan sus palabras.

Comunicacin efectiva en las organizaciones

Un programa de xito en las comunicaciones con los empleados se basa en el liderazgo del Director o Gerente General de una organizacin, quien debe estar comprometido filosfica y conductualmente con la idea de que la comunicacin con los empleados es esencial para el logro de las metas institucionales. Si sus palabras y acciones van enfocadas a una mayor y mejor comunicacin, su compromiso trascender al resto de la organizacin. El compromiso deber ser con una

comunicacin en ambos sentidos y no slo unilateral y de manera descendente (como sucede en muchas organizaciones ineficaces), deber tener un nfasis en la comunicacin cara a cara pero apoyndose con acciones y con todos los elementos grficos, escritos, audiovisuales y en general no verbales que se tengan a mano. Cuando hay congruencia entre lo que se dice y lo que se hace, la credibilidad y confianza aumentan y son el escenario, el clima perfecto, para que la comunicacin eficaz y efectiva se logre.

La comunicacin cara a cara

Siempre que sea posible, se deber utilizar una comunicacin directa, sincera, cara a cara con los empleados. Esta forma de interaccin permite ver a la persona y observar sus reacciones, permite combinar el lenguaje verbal con el no verbal, el cual proporciona una retroalimentacin ms autntica. Los gestos, los movimientos y postura corporales, el tono y las inflexiones de la voz, la distancia que se establece inconscientemente entre los interlocutores, aportan informacin sumamente valiosa a la interaccin y confirman o contradicen la comunicacin verbal.

Otra de las ventajas de la comunicacin cara a cara es que permite la retroalimentacin inmediata. Permite que se resuma y se obtengan conclusiones por ambas partes antes de finalizar la conversacin, pero requiere de una buena disposicin y habilidades para escuchar, comprender y emitir la accin subsecuente que sea necesaria.

Lo que se DEBE HACER:

Aprender a expresarse en forma apropiada. Aprovechar su personalidad para ganarse la simpata de la otra parte. Usar una voz suave, amigable y cordial. Expresar su punto de vista con claridad y concluir con el punto sin necesidad de repetir continuamente partes del mensaje. Aceptar previamente el hecho de que no todos van a coincidir con lo que diga. Darle a la otra parte la libertad de expresar honesta y razonablemente cualquier diferencia que tenga con lo que usted acaba de decir. Aceptar las diferencias de opinin sin molestarse ni enojarse y sin desarrollar una actitud negativa hacia la otra parte. Despus de escuchar a la otra parte, medite sobre lo que dijo, tomando la mejor determinacin posible y sostngala. Ya sea que sus decisiones en el momento de la comunicacin resulten correctas o incorrectas, aprenda a vivir con ellas y siga adelante.

Lo que NO SE DEBE HACER:

No ser dominante en la conversacin con la otra parte. No utilizar sarcasmos en el dilogo, ni adoptar una actitud cnica o altanera. No utilizar jams su poder para amenazar al interlocutor. Evitar el enojo (el que se enoja pierde la discusin). No utilizar palabras groseras, expresiones peyorativas u ofensivas. No tomar jams lo que se le diga como un ataque personal. Tratar de no perder la calma o actuar en forma temerosa. Refrenarse de adoptar una posicin de la que no pueda salir adelante. No perder jams la razn, la paciencia.

Los favorecedores de la comunicacin

Cuando interactuamos con los dems, necesitamos en primer lugar tener actitudes que favorezcan la comunicacin, podemos abrir nuestros sentidos y disponernos a "escuchar" y responder en con la mejor o la ms adecuada de las siguientes actitudes: Actitud Valorativa. Suele aconsejar o aportar respuestas en que se hace referencia a los valores y el deber, muchas veces se dan rdenes. Actitud Interpretativa. Trata de descubrir los verdaderos motivos de la conducta del interlocutor. A veces suele aclarar al que comunica lo que le pasa.

Actitud Exploratoria. Adoptamos generalmente esta actitud, cuando necesitamos ms datos para normar nuestro criterio y tener una idea ms clara de lo que pasa o de lo que piensa o siente el otro.

Actitud Consoladora. Produce respuestas tranquilizadoras, que tratan de reducir la angustia o el sufrimiento.

Actitud de Identificacin. No ofrece soluciones, pero es una presencia clida que brinda seguridad y apoyo al otro, y le acompaa en sus preocupaciones o sufrimientos.

Actitud Comprensiva y Emptica. Trata de ponerse en el lugar del otro, no interpreta, no juzga, e intenta captar los sentimientos que hay detrs de las palabras del que nos habla. Busca leer entre lneas.

Qu significa ser emptico?

La empata no se trata de una tcnica, sino de un estado, de una disposicin de nimo, de una actitud. La Empata es esa habilidad para ponerse en el lugar del otro y comprenderlo verdaderamente. Cuando se es emptico no se valora, no se juzga y se respeta plenamente la libertad de la otra persona. Tampoco se consuela ni se aconseja, se le acepta como es y no como quisiramos que fuera, o como l pretende llegar a ser.

10

Esto es, se hace un esfuerzo por captar el mundo interior del otro, sus sentimientos, sus posibilidades y limitaciones. Ponernos en sus zapatos es comprenderlo, saber lo que siente y cmo siente, sin dejar de ser nosotros mismos. Entender los problemas del otro. Captar sus sentimientos. Ponerse en sus zapatos. Confiar en su capacidad para salir adelante. Respetar su libertad. Respetar su personalidad. Respetar su intimidad. No emitir juicios valorativos, no juzgarlo. Aceptarlo.

Quien desee adquirir esta actitud debe hacer, en principio, un trabajo personal sobre s mismo, ya que todos tenemos tendencia a introducir elementos inconscientes y subjetivos en nuestra percepcin de los dems. Tenemos la tendencia a evaluar y preenjuiciamos, muy rara vez somos objetivos, neutrales y verdaderamente comprensivos. "Si soy sensible a m mismo, en la misma medida ser sensible hacia los sentimientos de los dems. El dilogo con los dems me ayuda a conectarme con mis sentimientos. Como yo me acepto, acepto a los dems".

11

Habilidades para el personal de una organizacin inteligente

Hay ciertas habilidades que todo personal de una organizacin inteligente debe desarrollar para contar con buenas destrezas de comunicacin. Habilidad 1: Diagnosticar Se refiere a la capacidad de determinar ciertos niveles de "calidad" o "necesidad" relacionados con el comportamiento no verbal, el entorno y el para lenguaje de las personas. Habilidad 2: Escuchar Dentro de la habilidad de escuchar hay ciertos elementos que debemos mejorar para mejorar nuestro nivel de escuchar. El primer elemento es la percepcin (hay que prestar total atencin a lo que la otra persona expresa), luego las distracciones (se debe estar enfocado en la persona que habla) y por ltimo la evaluacin (se debe analizar lo que escuchamos para extraer lo ms importante). Habilidad 3: Preguntar Debemos saber como preguntar, que vocabulario debemos utilizar, realizar preguntas abiertas u ofrecer distintas alternativas para contestar. Esta es la manera ms importante y ms directa y sencilla para recoger informacin. Habilidad 4: Sentir Es mostrar empata y ponernos en el lugar de los otros para entender mejor la situacin. Antes de todo debemos saber diagnosticar, escuchar y preguntar, adems de conocernos muy bien a nosotros mismos para entonces conocer y

12

entender mejor las situaciones y problemas que nos enfrentemos y que se enfrenta la otra persona.

Principales barreras en la comunicacin

El proceso de la comunicacin funciona como un sistema abierto. Por lo tanto, la informacin est expuesta a sufrir ciertas alteraciones, las cuales llamaremos barreras. Existen tres tipos de barreras, las cuales son: Barreras fsicas: Interferencias, como suele suceder en conversaciones telefnicas. o Ruido: Afecta directamente al canal del mensaje, lo cual la recepcin va a ser afectada. o Temperaturas extremas: sta afecta la capacidad de comprensin del mensaje. Barreras semnticas: Cuando el mensaje se entiende de distintas formas. Mensaje emisor: lo necesito lo ms pronto posibleo Receptor 1: inmediatamente. o Receptor 2 : rpido, pero no es tan urgente. Barreras afectivas: Son aquellas que ocurren cuando el emisor mezcla sentimientos, emociones, conductas, etc. en la transmisin del mensaje, lo cual afecta la recepcin de la informacin.
13

A estas barreras se suman algunas distorsiones en la comunicacin como: Generalizacin. Se obtienen conclusiones universales a partir de una sola experiencia. Eliminacin. Omisin de informacin. Distorsin. Transformacin de la realidad percibida en una representacin interna y que se asegura es la nica opcin verdadera.

Redes de la comunicacin
Redes Formal Establecidas por la empresa con el fin de hacer llegar la informacin necesaria en el momento preciso y a la persona adecuada. stas respetan la jerarqua empresarial. Los flujos de estas redes, han de ser regulares, estables y previsibles, evitando as la insuficiencia de informacin, la cual sera fuente de rumores incontrolados. Redes Informal Aquellas que nacen espontneamente de las relaciones que establecen las personas por sus afinidades. El fin de esta red es satisfacer las necesidades sociales de las personas. Estas redes ayudan a los trabajadores a crecer y desenvolverse mejor en su entorno laboral. Representa un efecto positivo para

14

la empresa, aunque a veces pueden tener efectos negativos que absorben en exceso el inters de los empleados. stas sustituyen redes formales ineficientes y crea canales alternativos, siendo a veces ms rpidos y eficaces que los formales.

Tipos ms frecuentes de redes formales

15

Tipos ms frecuentes de redes informales

16

Efectos de las redes de comunicacin

Efectos Positivos: Aqu es donde surgen sentimientos de colaboracin y solidaridad en la cual el trabajador se siente en un ambiente laboral agradable, es ms eficiente, logrando as un beneficio positivo para la empresa. Efectos Negativos: Son la interpretacin subjetiva del emisor, quien informar desde su punto de vista o desde sus intereses personales. o Extensin de rumores. o Las difusiones de chismes contra la organizacin o contra alguno de sus miembros

Cmo opera la comunicacin en la empresa?

Es funcin del camino que recorre la informacin del EMISOR al RECEPTOR, la comunicacin interna en la empresa presenta tres sentidos: La comunicacin descendente. La comunicacin ascendente. La comunicacin horizontal.

17

La comunicacin descendente.
sta es la ms frecuente, ya que fluye hacia abajo en la estructura jerrquica de la empresa. Algunos canales de comunicacin ascendente son: Boletn o peridicos de empresa. Circulares. Manuales de empresa. Tablones de anuncio. Folletos de bienvenida. Entrevistas. Cursos de formacin.

La comunicacin ascendente.
Es aquella que va de abajo hacia arriba en la estructura jerrquica de la empresa. El alcance y la eficacia de sta dependen de la cultura de la organizacin. Desarrolla, entre otras las siguientes funciones: Permite a los mandos superiores conocer los problemas del personal. Facilita la integracin y participacin de los trabajadores. Influye en una adecuada toma de decisiones. Promueve la mejora de calidad.

Este tipo de comunicacin en las empresas suele ser escasa.

18

Las causas ms habituales se pueden resumir en: Los canales ascendentes no suelen estar formalizados. La informacin fluye distorsionada. Los jefes no admiten de buen grado las crticas a su gestin.

Algunos canales de comunicacin ascendente: Encuestas. Sondeos de opinin. Manual de empresa. Informes a la direccin. Reuniones con subordinados.

La comunicacin horizontal.
La comunicacin horizontal es ms intensa que la vertical, dado que las personas se comunican con mayor sinceridad y libertad con sus iguales que con sus superiores, adems sta evita prdida de tiempo en la informacin que se desea, ya que no tiene que pasar primero por los mandos superiores y luego baje al destinatario original de esa informacin. La comunicacin horizontal en la empresa: Fomenta el compaerismo y el espritu de equipo. Evita malos entendidos. Enriquece la formacin y experiencia de los trabajadores. Facilita la coordinacin.
19

Propicia el consenso en la toma de decisiones.

Procedimientos de comunicacin horizontal: Debate. Grupos de estudio. Seminarios. Visitas a departamentos

sta puede estar o no formalizada. En caso de no estarlo corre sus riesgos, pues crea conflictos al omitir los canales verticales formalmente establecidos.

20

Conclusin
Al trmino del trabajo nos podemos dar cuenta lo importante que es conocer este tipo de comunicacin y tomar en cuenta los puntos expuestos, es de gran

importancia, no solo para las organizaciones sino tambin para nuestro diario vivir ,para tratar de lograr una comunicacin efectiva, en este punto quiero referirme a que la importancia de la comunicacin no es solo tener la capacidad de darnos a entender, sino tener una conducta con el otro adecuada para que l pueda a su vez comunicarse efectivamente. Otra forma de ver lo expuesto es que cada persona tiene su propia forma de comunicacin y al llegar a una organizacin se dan cuenta que estas tienen un estilo propio mas jerrquico, el cual tiene que cumplir y realizar de la mejor manera para lograr un buen trabajo en equipo. Dentro de este punto de la comunicacin en las organizaciones tiene importancia porque logra una relacin laboral mas eficiente, y con esto propicia un ambiente laboral ms armonioso, donde las dudas y malentendidos se minimizan y los empleados mejoran los resultados y se eleva la productividad. Personalmente creo que lo primordial en una comunicacin para que tenga carcter de eficaz es lograr la empata con el otro, por ello cuando uno debe resolver

malentendidos, lo ideal es tomar una actitud comprensiva y emptica, porque es lgico que como seres humanos as podemos entendernos mejor.

21

Bibliografa
cocrear. (2003). cocrear. Recuperado el 25 de agosto de 2012, de http://www.cocrear.com/Comunicacion.pdf elergonomista. (s.f.). Recuperado el 26 de agosto de 2012, de http://www.elergonomista.com/comunicacionorganizaciones.html rincon del vago. (s.f.). Recuperado el 26 de agosto de 2012, de http://html.rincondelvago.com/comunicacion-en-la-empresa_4.html tareas, b. (noviembre de 2010). buenas tareas. Recuperado el 25 de agosto de 2012, de http://www.buenastareas.com/ensayos/Comunicacion-Efectiva-En-LasOrganizaciones/1107310.html

22