Lo que usted debe saber sobre las obligaciones tributarias relacionadas con los libros contables

Enrique SAN MIGUEL* Los libros de contabilidad son registros especiales que sirven para anotar las operaciones mercantiles y administrativas en forma cronolgica y ordenada. Sirven para conocer la situacin econmica - financiera de una empresa y demostrar si las operaciones comerciales fueron realizadas.

Qu libros de contabilidad deben llevar las personas naturales o jurdicas? Los libros de contabilidad exigidos de acuerdo con las normas tributarias varan segn el tipo de contribuyente, la categora de renta que genera y el nivel de ingresos que percibe. Deben llevar libros de contabilidad los trabajadores independientes con Rentas de Cuarta Categora? S. Los profesionales y trabajadores independientes estn obligados a llevar un Libro de Ingresos. Estn obligadas a llevar libros contables las personas que se encuentran en el Rgimen nico Simplificado? No, las personas que se encuentran en el Rgimen nico Simplificado (RUS) no tienen la obligacin de llevar registros contables . En el caso que se contrate personal en relacin de dependencia, debern llevar el libro de planillas y cumplir con las obligaciones propias del empleador. Estn obligadas las que se encuentran en el Rgimen Especial a la Renta (RER)? S, deben llevar Registro de Compras y Registro de Ventas e Ingresos. Adems, debern llevar un Libro de Planillas de Sueldos o Salarios, si contratan personal en relacin de dependencia y un Libro de Retenciones sealado en el inciso e) del Artculo 34- Decreto Legislativo 774, cuando contratan los servicios de trabajadores independientes con contratos de locacin de servicios normados por la Legislacin civil. Qu libros contables deben llevar las personas que se encuentran en el Rgimen General? Deben llevar libros y registros contables las personas naturales, sociedades conyugales, sucesiones indivisas y personas jurdicas, segn lo detallado en el siguiente cuadro: Libros Contables - Rgimen General PERSONAS NATURALES, SOCIEDADES CONYUGALES Y SUCESIONES INDIVISAS a. Si los ingresos brutos anuales no exceden de 100 UIT (S/. 310,000 para el ao 2003) - Libro de ingresos y gastos, Libro de Inventario y Balances, - Registro de Ventas e Ingresos y Registro de Compras.

b. Si los ingresos brutos anuales Contabilidad completa exceden a 100 UIT (S/. 310,000 para

el ao 2003) PERSONAS JURDICAS Deben llevar contabilidad completa (Incluidos los Registros de Compras y Ventas e Ingresos) Adems, debern llevar un Libro de Planillas de Sueldos o Salarios, si contratan personal en relacin de dependencia y un Libro de Retenciones sealado en el inciso e) del Artculo 34Decreto Legislativo 774, cuando contratan los servicios de trabajadores independientes con contratos de locacin de servicios normados por la Legislacin civil. Se deben legalizar los libros y registros contables vinculados a asuntos tributarios? S. Los libros de actas, as como los registros y libros contables relacionados con asuntos tributarios debern ser legalizados por los notarios pblicos del lugar del domicilio fiscal del deudor tributario o, a falta de stos, por los jueces de paz letrados o jueces de paz, cuando corresponda. Cmo se efecta la legalizacin? Se efecta colocando una constancia en la primera hoja de los libros contables con la siguiente informacin: Nmero de legalizacin asignado por el notario o juez, nombres y apellidos o denominacin o razn social del deudor tributario, nmero de Registro nico del Contribuyente (RUC); denominacin del libro o registro; nmero de folios de que consta; fecha y lugar en que se otorga; y, sello y firma del notario o juez, segn sea el caso. Asimismo, el notario pblico o el juez, segn sea el caso, debern sellar todas las hojas del libro o registro, las que debern estar debidamente foliadas, incluso cuando se lleven utilizando hojas sueltas, continuas o computarizadas. Cuando se lleva la contabilidad por medios informticos, se deber prever un aproximado de hojas que se utilizarn en el ejercicio para proceder a la legalizacin de las hojas sueltas, continuas o computarizadas. Si faltaran hojas para terminar el ejercicio, se deber volver a legalizarlas y si stas sobraran, se proceder a la anulacin de las mismas. Deben llevar los jueces y notarios un control de los libros y registros que legalicen? S, los notarios pblicos y los jueces deben llevar un registro cronolgico de las legalizaciones que otorgan. En dicho registro, deben indicar el nmero de la legalizacin, los nombres y apellidos o la denominacin o razn social del deudor tributario, el nmero de Registro nico del Contribuyente (RUC), la denominacin del libro o registro que se ha legalizado, el nmero de folios de que consta y la fecha en que se otorga la legalizacin. En ningn caso el nmero de legalizacin, folios o de registros podr contener adicionalmente caracteres distintos, como las letras, entre otros. Qu libros y registros contables relacionados con asuntos tributarios se deben legalizar? Se deben legalizar los siguientes libros y registros:

a.

b.

Libro de Inventarios y Balances, Libro Mayor, Libro Diario, Libro de Caja, Libro de Retenciones, Libro de Ingresos y/o Gastos, Libros Auxiliares de Control de Activos Fijos, Registro de Ventas e Ingresos, Registro de Compras y Registro de Inventario Permanente valorizado o no valorizado. Libros de Actas, los de Junta General y de Directorio a que se refiere la Ley General de Sociedades.

Existe la obligacin de llevar libro de planillas de remuneraciones? Los empleadores cuyos trabajadores se encuentran sujetos al rgimen laboral de la actividad privada estn obligados a llevar Planillas de Pago, segn el Artculo 1 del D.S. N 001-98-TR. El primer libro de planillas o las hojas sueltas sern autorizados por el Sector respectivo, de conformidad con el Reglamento sobre Unificacin y Simplificacin de Registros para Acceder a la Empresa Formal, aprobado mediante Decreto Supremo N 118-90-PCM. Tratndose del segundo libro y posteriores, as como de las hojas sueltas respectivas, la autorizacin corresponder a la Autoridad Administrativa de Trabajo del lugar donde se encuentra ubicado el centro de trabajo. Cundo se deben legalizar los libros y registros contables? Los libros de actas, as como los registros y libros contables deben ser legalizados antes de su uso, incluso cuando stos ltimos sean llevados en hojas sueltas, continuas o computarizadas[1] . Para la legalizacin del segundo y siguientes libros o registros de una misma denominacin, se deber acreditar que se ha concluido con el anterior o que ste se ha perdido o destruido [2] . En los casos de libros o registros concluidos, la acreditacin se efectuar con la presentacin del libro o registro anterior concluido o fotocopia legalizada por notario del primer y ltimo folio del mencionado libro o registro. Se debe comunicar la prdida o destruccin de libros y registros contables? S, los deudores tributarios que hubieran sufrido la prdida o destruccin por siniestro, asalto y otros, de libros, registros, documentos y otros antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos generadores de obligaciones tributarias, respecto de tributos no prescritos, debern comunicar tales hechos a la SUNAT, dentro de los quince (15) das hbiles siguientes a su ocurrencia [3] . La referida comunicacin deber contener el detalle de los libros, registros, documentos y otros antecedentes contables y tributarios, as como el perodo al que corresponden. Adicionalmente, cuando se trate de libros y registros contables, se deber indicar la fecha en que fueron legalizados, adems del nombre del notario que efectu la legalizacin o el nmero del Juzgado en que se realiz la legalizacin, de ser necesario. En todos los casos se deber adjuntar copia de la constancia expedida por la autoridad competente, certificando la ocurrencia de los hechos. Se deben rehacer los libros y registros contables perdidos o destruidos? Los deudores tributarios tendrn un plazo de sesenta (60) das calendario para rehacer los libros, registros, documentos y otros antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos generadores de obligaciones tributarias. Dicho plazo ser contado a partir del da siguiente de ocurridos los hechos. Slo en el caso de que, por razones debidamente justificadas, el deudor tributario requiera un plazo mayor para rehacer los libros y registros, la SUNAT otorgar la prrroga correspondiente, previa evaluacin. Se deben empastar las hojas sueltas, continuas o computarizadas utilizadas en la contabilidad?

S, los registros y libros que se lleven utilizando hojas sueltas, continuas o computarizadas debern empastarse, de ser posible, hasta por un ejercicio gravable. El empaste se deber efectuar, como mximo, dentro de los tres (3) primeros meses del ejercicio gravable siguiente al que correspondan las operaciones contenidas en dichos libros y registros, incluyendo las hojas que hayan sido anuladas. A tal efecto, la anulacin se efectuar tachndolas o inutilizndolas de manera visible. Cul es el plazo mximo de atraso que deben tener los libros de contabilidad? Los libros de contabilidad y los libros y registros exigidos por las normas legales correspondientes, que se detallan a continuacin y llevados en cualquiera de las formas admitidas legalmente, no podrn tener un atraso mayor para el registro de sus operaciones que el sealado en el cuadro siguiente: Atraso mximo de libros y registros de contabilidad Resoucin de Superintendencia N 078-98/SUNAT(1) Libros y registros de contabilidad Plazo mximo de atraso Diez das hbiles Diez das hbiles Diez das hbiles Diez das hbiles Diez das hbiles Diez das hbiles Clculo del plazo Desde el primer da hbil del mes siguiente a aqul en que se emita el comprobante de pago respectivo Desde el primer da hbil del mes siguiente a aqul en que se recibe el comprobante de pago respectivo. Desde el primer da hbil del mes siguiente a aqul en que se recibe el comprobante de pago respectivo. Desde el primer da hbil del mes siguiente a aqul en que se realice el pago. Desde la fecha de recepcin del documento que sustente el ingreso de las existencias o de emisin del documento que sustente la salida de las mismas, segn corresponda. Desde el primer da hbil del mes siguiente al perodo al que corresponde la remuneracin.

Registro de Ventas e Ingresos

Registro de Compras Libro de Ingresos y Libro de Ingresos y Gastos(2) Libro de Retenciones inciso e) del Artculo 34- Decreto Legislativo 774

Registros de Inventario Permanente en Unidades

Libro de Planillas de Pagos Libro Diario, Libro Mayor, Libro de Inventarios y Balances, Registro de Inventario Permanente Valorizado, Registro de Activos - Artculo 117 de la Ley del Impuesto a la Renta, Libro Auxiliar, tarjeta o cualquier otro sistema de control de los bienes del activo fijo. Registro de Huspedes(3)

Tres meses

Desde el primer da hbil del mes siguiente a aqul en que se emita el comprobante de pago respectivo.

Diez das hbiles

Desde el primer da hbil del mes siguiente a aqul en que se emita el comprobante de pago respectivo.

(1) Publicado el 20 de agosto de 1998 (2) Modificado por la Primera Disposicin Final de la Resolucin de Superintendencia N 1322001/SUNAT, publicada el 24 de noviembre del 2001. (3) Numeral incluido por la Segunda Disposicin Final de la Resolucin de Superintendencia N 093-2002/SUNAT, publicada el 25 de julio de 2002.

Se deben conservar los libros y registros? S, el Cdigo Tributario establece como obligacin del deudor tributario conservar los libros y registros, as como los documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos generadores de obligaciones tributarias. La obligacin de conservar los libros y registros contables est en relacin al plazo que tiene la Administracin Tributaria para determinar la deuda tributaria, as como a la accin para exigir su pago y aplicar sanciones, la que prescribe a los cuatro (4) aos [4] . Puede la SUNAT verificar la prdida o destruccin de los libros y registros contables? S, la SUNAT podr verificar que el deudor tributario efectivamente haya sufrido la prdida o destruccin referidas, a efectos de acogerse al cmputo del plazo sealado. De verificarse la falsedad de los hechos comunicados por el deudor tributario, la SUNAT podr utilizar directamente los procedimientos de determinacin sobre base presunta [5] , en aplicacin de lo sealado en el Cdigo Tributario. Qu infracciones se encuentran relacionadas con la obligacin de llevar libros contables? Las infracciones son: Omitir llevar los libros de contabilidad, otros libros o registros exigidos por las leyes, reglamentos o por Resolucin de Superintendencia de la SUNAT u otros medios de control exigidos por las leyes y reglamentos. Llevar los libros de contabilidad, otros libros o registros exigidos por las leyes, reglamentos o por Resolucin de Superintendencia de la SUNAT u otros medios de control exigidos por las leyes y reglamentos; sin observar la forma y condiciones establecidas en las normas correspondientes. Omitir registrar ingresos, rentas, patrimonio, bienes, ventas o actos gravados, o registrarlos por montos inferiores. Usar comprobantes o documentos falsos, simulados o adulterados, para respaldar las anotaciones en los libros de contabilidad u otros libros o registros exigidos por las leyes, reglamentos o por Resolucin de Superintendencia de la SUNAT. Llevar con atraso mayor al permitido por las normas vigentes los libros de contabilidad u otros libros o registros exigidos por las leyes, reglamentos o por Resolucin de Superintendencia de la SUNAT. No llevar en castellano o en moneda nacional los libros de contabilidad u otros libros o registros exigidos por las leyes, reglamentos o por la Resolucin de Superintendencia de la SUNAT, excepto para los contribuyentes autorizados a llevar contabilidad en moneda extranjera. No conservar durante el plazo establecido por las leyes y reglamentos los libros, registros, copias de comprobantes de pago u otros documentos; as como los sistemas o programas computarizados de contabilidad, los soportes magnticos o los microarchivos

---------------------------------------* Profesional del Departamento de Servicios al Contribuyente - Intendencia Regional Lambayeque. [1] Resolucin de Superintendencia N 132-2001/SUNAT, publicada el 24 de noviembre del 2001. Procedimiento para autorizar libros de actas, registros y libros contables vinculados a asuntos tributarios. [2] Mediante una comunicacin a la SUNAT a la que se adjunta la constancia expedida por la autoridad competente, segn el procedimiento establecido.

[3] Resolucin de Superintendencia N 106-99/SUNAT, publicada el 18 de septiembre de 1999. Normas referidas a la prdida o destruccin de libros y otros antecedentes de operaciones que constituyan hechos generadores de obligaciones tributarias. [4] El plazo y cmputo de la prescripcin se encuentra sealado en los Artculos 43 y 44 del Cdigo Tributario (D.S. N 135-99-EF). [5] Estimacin o proyeccin de la deuda tributaria a partir de diversos elementos de juicio ante la falta de los libros y registros contables.