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Indexao de documentos no Arquivo Nacional: novas prticas para o aperfeioamento da recuperao da informao Mariane Costa Pinto mariane@arquivonacional.gov.br
Bibliotecria Co-coordenadora do Grupo Permanente de Indexao

Coordenao de Documentos Audiovisuais e Cartogrficos Coordenao-Geral de Processamento e Preservao do Acervo Arquivo Nacional

Resumo

A indexao a representao dos conceitos contidos no documento e sua transcrio em linguagem documentria. Pode-se consider-la a parte mais importante dentro de um sistema de recuperao da informao. a partir deste processo que os resultados da questo de busca do usurio estaro condicionados. Responsvel pela indexao, o indexador tem a funo de fazer uma anlise do documento, identificar os conceitos mais pertinentes ao contedo e represent-los em conformidade com o assunto pesquisado em ndices. Para que isso acontea, a adoo de uma poltica de indexao torna-se imprescindvel, pois ela ser norteadora de princpios e critrios que serviro de guia na tomada de decises para otimizao do servio e racionalizao dos processos. Com esse objetivo, foi criado no Arquivo Nacional, o Grupo Permanente de Indexao, que vem suprir a necessidade do estabelecimento de diretrizes para a realizao da atividade, levando em conta as caractersticas e objetivos da instituio, determinantes do tipo de servio a ser oferecido, a identificao dos usurios, para atendimento de suas necessidades, e os recursos humanos, materiais e financeiros, que delimitam o funcionamento de um sistema de recuperao de informao.

Palavras-chave: Indexao. Recuperao da informao. Arquivo Nacional.

1 Introduo

O Arquivo Nacional uma instituio criada em 1838, subordinada ao Ministrio da Justia e rgo central do Sistema de Gesto de Documentos de Arquivos (SIGA) da administrao pblica federal. Sua finalidade a gesto, recolhimento, tratamento tcnico, preservao e divulgao do patrimnio documental arquivstico do pas, garantindo pleno acesso informao, visando apoiar as decises governamentais de carter poltico-administrativo, o cidado na defesa de seus direitos e de incentivar a produo de conhecimento cientfico e cultural. Alm disso, implementa e acompanha a Poltica Nacional de Arquivos, definida pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq). (ARQUIVO NACIONAL, 2012) Tendo em vista a melhoria das operaes e procedimentos, a diversidade de contextos, o uso e o acesso aos arquivos, a gesto da informao arquivstica e do conhecimento organizacional, este trabalho apresenta o processo de indexao realizado no Arquivo Nacional, como feito hoje e quais procedimentos esto sendo adotados para a melhoria da recuperao da informao por parte do usurio objetivo principal de uma instituio arquivstica pblica, neste caso, a principal do pas. Em um momento no qual se discute interdisciplinaridade e percebe-se a importncia da troca de conhecimento e experincia entre cincias, o aprofundamento nas questes da informao arquivstica para aquele que tem formao biblioteconmica, e vice-versa, tem aparecido com fora no cenrio do profissional da informao, especialmente no Arquivo Nacional. A valorizao da eficcia e o cuidado nos procedimentos de descrio arquivstica e na disponibilizao de pontos de acesso tm se mostrado cada vez mais apropriados, especialmente com a Lei de Acesso Informao que exige da instituio agilidade e eficincia na recuperao do documento, otimizando o tempo do usurio. Como resultado da necessidade de reavaliao dos mtodos de processamento tcnico da informao, foi criado na Coordenao-Geral de Processamento e Preservao do Acervo (COPRA) do Arquivo Nacional, o Grupo Permanente de Indexao, composto por bibliotecrios, arquivistas, historiadores e um linguista e cientista social, que desenvolve novos processos para a realizao dessa atividade. Alm da assessoria e da formao de um indexador por equipe na COPRA, o grupo tem projetos para a contextualizao da indexao na informao arquivstica e suas possibilidades na descrio multinvel.

Indexao a representao de conceitos e sua traduo em uma linguagem especfica, no natural. Est intrinsecamente ligada ao acesso e , junto com a descrio arquivstica, responsvel pela recuperao da informao, j que pela identificao de conceitos mais pertinentes ao contedo do documento que se pode produzir uma correspondncia precisa com o assunto pesquisado. (RUBI; FUJITA, 2003) Entre as aes do Grupo esto: a confeco de um questionrio de avaliao da recuperao da informao por meio do usurio do Arquivo Nacional, onde almeja-se comprovar a importncia de uma indexao voltada ao seu pblico-alvo e sua importncia no acesso informao, e a construo de um manual para padronizao dos procedimentos de indexao, a ser utilizado no Arquivo Nacional, que leve em considerao a especificidade da informao arquivstica, na qual pode-se explorar o contexto por meio de nveis e onde cada nvel possui caractersticas particulares, mas que tambm tenha a preocupao de ser facilmente recupervel pelo usurio.

2 A indexao e sua relao com arquivos

A indexao, de acordo com a United Nations International Scientific Information System (UNISIST), a representao dos conceitos contidos no documento e a traduo destes conceitos em uma linguagem documentria (classificaes, thesauri, vocabulrios controlados, lista de cabealho de assunto). (CHAMIER, 1988) Rubi e Fujita (2003) apresentam a indexao como parte mais importante dentro de um sistema de recuperao da informao, pois este procedimento que condiciona os resultados da questo de busca do usurio. Deve produzir correspondncia precisa entre a identificao dos conceitos mais relevantes e o assunto pesquisado nos ndices e/ou instrumentos de pesquisa. Isso torna o responsvel pela indexao igualmente importante dentro do sistema de informao.
... o indexador tem a funo primordial de compreender a leitura ao realizar uma anlise conceitual que represente, adequadamente, o contedo de um documento para que ocorra correspondncia com o assunto pesquisado pelo usurio. No entanto, para que essa correspondncia acontea, a adoo de uma poltica de indexao torna-se imprescindvel, pois ela ser norteadora de princpios e critrios que serviro de guia na tomada de decises para

otimizao do servio e racionalizao dos processos. 2003, p. 67)

(RUBI; FUJITA,

A construo de uma poltica de indexao a base para as tomadas de deciso, levando em considerao:

... caractersticas e objetivos da organizao, determinantes do tipo de servio a ser oferecido; identificao dos usurios, para atendimento de suas necessidades de informao e recursos humanos, materiais e financeiros, que delimitam o funcionamento de um sistema de recuperao de informaes. (CARNEIRO, 1985, p. 221 apud RUBI; FUJITA, 2003, p. 68)

Falar de poltica de indexao em uma instituio arquivstica se justifica pela importncia da interdisciplinaridade na gesto da informao. Para que se possa propor esse tipo de ao, deve-se relacionar a atividade, que especialidade da Biblioteconomia, com a especificidade do documento arquivstico. Apesar de no constar como campo a ser preenchido na Norma geral internacional de descrio arquivstica (ISAD (G)) de 1999, a Norma Brasileira de Descrio Arquivstica (NOBRADE) de 2006, reconhece sua relevncia, orientando a insero de pontos de acesso por termos de indexao. A indexao, que dar origem aos ndices temticos e ao vocabulrio controlado, assim como a descrio, responsvel pelo elo entre a indagao do pesquisador e sua soluo, que ocorre por meio dos instrumentos de pesquisa. Por isso, essencial que sua elaborao seja o mais precisa, cuidadosa e criteriosa possvel. (BELLOTTO, 2004) A atividade se d a partir de alguns processos: conhecimento do contedo do documento, quando se realiza a leitura rpida/diagonal do texto e observam-se partes de concentrao de informao; escolha de conceitos, seguindo as regras de seletividade (seleo dos conceitos que representam o contedo e de interesse para o usurio) e exaustividade (todos os conceitos teis selecionados), ou seja, feita a anlise conceitual e condensao com a utilizao dos conceitos teis; a traduo dos conceitos para termos de linguagem documentria e a incorporao dos elementos sintticos, com indicao na indexao da importncia ponderada de cada conceito ou descritor. (CHAMIER, 1988) A descrio multinvel responsvel por agrupar as informaes pelo contexto histrico e/ou administrativo que as produziu ou acumulou, enquanto a indexao pode

agrup-las por assunto, isto , com ela possvel reunir documentos de origem e provenincia distintas por caractersticas comuns, o que amplia as possibilidades de pesquisa do usurio.

Nos arquivos permanentes, por sua vez, o vocabulrio tambm deve ser estabelecido, mas o arquivista no poder dialogar com os produtores dos documentos, e o vocabulrio se defrontar com questes diacrnicas complexas: a mesma funo, ou atividade, com o passar do tempo pode ser nomeada de formas diferentes. Acresce a essa dificuldade uma outra, de mesma natureza: a linguagem utilizada pelo pesquisador, que vem ao arquivo em busca de documentos, tambm representa uma diferena em relao linguagem presente nos documentos, tornando a fixao do vocabulrio ainda mais difcil. A elaborao de ndices (onomsticos, geogrficos, de assuntos, etc.) em instrumentos de pesquisa pressupe igualmente o controle de vocabulrio. (SMIT; KOBASHI, 2003, p.16)

Com a elaborao de procedimentos, indicaes para anlise conceitual, informaes sobre aquilo que deve ser evitado, por no responder a questo ou no possuir linguagem adequada ao usurio, pode-se construir critrios para o melhor funcionamento dos pontos de acesso que agilizem o atendimento e aperfeioem a organizao interna do acervo.

3 Indexao no Arquivo Nacional

O Arquivo Nacional possui um sistema de informao integrado, conhecido como SIAN, cujo objetivo apresentar toda documentao presente na instituio e onde os setores tem autonomia para realizar a descrio da maneira que acharem melhor, o que dificulta a normalizao dos procedimentos de tratamento tcnico. Atualmente, o sistema no consegue comportar todos os fundos da instituio, o que faz com que diferentes bases de dados sejam usadas para processamento tcnico e pesquisa. Para aqueles que descrevem documentos no SIAN, existe uma equipe responsvel por gerenciar a descrio multinvel e a listagem de assuntos. No caso dos termos de indexao, a responsvel analisa as entradas isoladamente, no tendo acesso aos documentos dos quais fazem parte. Como no existe no Arquivo Nacional um vocabulrio controlado prprio, a recomendao que o indexador pesquise o termo a inserir em trs fontes principais: a

apostila Regras para indexao dos documentos da CDA, feita por Nilda Sampaio Barbosa, bibliotecria, ex-servidora da instituio; Terminologia de assuntos do stio da Biblioteca Nacional e Vocabulrio Controlado Bsico do Senado Federal. O procedimento intenta padronizar os termos de busca dos diferentes acervos, em benefcio do pesquisador usurio. Essa tentativa apresenta falhas, uma vez que as diferentes referncias recomendadas apresentam discrepncias na utilizao de termos e conceitos. Por exemplo, o vocabulrio do Senado Federal tende a inserir termos no singular, enquanto a Biblioteca Nacional prefere termos no plural. Outrossim, no estabeleceu-se uma poltica prpria com procedimentos voltados aos recursos disponveis no Arquivo Nacional, tanto pessoais, quanto materiais (bases de dados e instrumentos de pesquisa). Alm disso, muitos termos so registrados em linguagem livre. Em uma instituio com o acervo documental imenso e onde diversos fundos so compartilhados entre as equipes, este comportamento gera a criao de diferentes termos para os mesmos assuntos.
Imaginemos que os pedidos de carros sejam nomeados de cinco formas diferentes: - pedido de transporte; - requerimento de veculo; - requisio de veculo; - solicitao de transporte e - solicitao de veculo. Conseqncias? Mltiplas, e nunca agradveis. Se, por exemplo, ocorrerem problemas no agendamento de um carro, para localizar o respectivo documento e verificar o que aconteceu, ser necessrio lembrar como o pedido foi nomeado no momento da solicitao. E quando o Chefe da Seo de Transportes quiser fazer um estudo a fim de avaliar se a frota de veculos est bem dimensionada em face da demanda, ele dever lembrar que os dados necessrios para sua anlise se encontram dispersos por cinco sries documentais. Com o objetivo de evitar esses dissabores, a soluo mais racional passa pelo controle de vocabulrio. (SMIT; KOBASHI, 2003, p. 1617)

Para que se construa uma poltica de indexao, e consequente vocabulrio controlado, necessrio que se crie estratgias para a recuperao de informao, a comear pela escolha de indexadores que possam compreender o documento, fazer a anlise conceitual necessria e

representar adequadamente o seu contedo. No basta construir uma lista de procedimentos a ser seguidos, deve-se acima de tudo entender a filosofia dos objetivos da recuperao da informao. A partir disso, percebeu-se a necessidade de uma discusso mais frequente e especializada para o bom andamento do processamento tcnico. Como consequncia, efetivou-se a ideia da realizao de um grupo unindo a Coordenao de Documentos Escritos (CODES) e Coordenao de Documentos Audiovisuais e Cartogrficos (CODAC), responsveis pelo processamento tcnico no acervo permanente do Arquivo Nacional.

4 O Grupo Permanente de Indexao

O Grupo Permanente de Indexao foi apresentado no I Seminrio da CoordenaoGeral de Processamento e Preservao do Acervo (COPRA) do Arquivo Nacional, realizado em dezembro de 2011, e tem por objetivo auxiliar as equipes das coordenaes de processamento tcnico na indexao dos documentos, propor procedimentos e atividades de capacitao de tcnicos indexadores, avaliar a incluso de novos termos antes de envi-los equipe responsvel pelo sistema integrado SIAN, a fim de evitar sinonmias ou criao de termos com conceitos distantes daqueles apresentados no documento, manter intercmbio com as demais coordenaes-gerais do Arquivo Nacional a respeito do tema, facilitando o acesso aos documentos do acervo, resolvendo dvidas das equipes de atendimento e se atualizando a partir das demandas de usurios, alm de construir um manual de procedimentos em indexao. Esse grupo discute e analisa termos, a fim de determinar processos para a realizao da atividade, tais como: escolha de linguagem, limites para entrada de assuntos compostos e para inseres de termos de indexao, levantamento dos assuntos centrais e perifricos dos acervos. Seu intuito avaliar se a atual listagem de termos da instituio supre a necessidade dos usurios do Arquivo Nacional e, tambm, revisar todo o vocabulrio construdo pelas equipes desta Coordenao-Geral. A criao de uma poltica para a execuo da atividade deve desafogar a sala de consulta, por conta da agilizao do tempo de pesquisa do usurio, melhorar seu grau de revocao e satisfao e estabelecer uma obra de referncia que fomente discusses e estudos, visando a melhoria da gesto da informao e que incentive a realizao de uma atividade que tem muito a ser explorada na Arquivologia contempornea.

Na COPRA, sete equipes fazem descrio arquivstica e indexao de documentos. Nelas, diferentes servidores realizam essas atividades, antes sem garantia de controle por parte da coordenao, com envio direto s bases de dados e instrumentos de pesquisa. A primeira ao do Grupo para padronizar a atividade dentro da Coordenao-Geral foi a escolha, em cada equipe, de um profissional para ser o indexador responsvel. A este servidor cabe observar se os termos escolhidos para a indexao correspondem ao contedo do documento, encaminhar ao e-mail do Grupo Permanente de Indexao a incluso e modificao de termos, e, ainda, dirimir dvidas sobre o tema e participar das reunies do Grupo como representante dos anseios da equipe na qual faz parte. O passo seguinte para a construo da poltica de indexao da COPRA avaliar a recuperao possvel nos sistemas de dados e instrumentos de pesquisa do Arquivo Nacional sob a tica do usurio, o que ser feito com o questionrio a ser aplicado a partir do segundo semestre de 2012. Desta forma, ser possvel perceber quais os termos mais procurados, qual a linguagem utilizada e/ou conhecida pelo usurio, o ndice de recuperao til, o mtodo de pesquisa mais utilizado. A partir da, apreende-se a tendncia para a linguagem mais adequada a esta instituio. Para o manual de indexao, em fase de elaborao, partiu-se do princpio da diversidade de formaes dos servidores que realizam processamento tcnico no Arquivo Nacional. O conceito de indexao no to sedimentado fora da Biblioteconomia e a atividade s pode ser realizada de forma consistente se levarmos em considerao essas diferentes vises.

O manual de indexao de um sistema de informao constitui tambm sua documentao oficial, pelo fato de estar descrito em ordem lgica de etapas a serem seguidas para a anlise de assuntos, por fornecer as regras, diretrizes e procedimentos para o trabalho do indexador e por conter os elementos constituintes da poltica de indexao adotada pelo sistema. Dessa maneira, por meio dos manuais, principalmente, que a poltica de indexao do sistema poder ser observada. (RUBI; FUJITA, 2003, p. 70)

Focado na necessidade de esclarecimento sobre a atividade, o manual apresentar conceituao e aplicao da indexao nos documentos arquivsticos, observando os princpios da no-repetio de informao e as diferentes abordagens de uma documentao de acordo com o nvel onde se encontra.

A partir da, outras decises precisam ser tomadas: se o princpio ser o da especificidade (indexao seletiva), concentrando-se nos temas principais do documento, ou o da exaustividade (indexao exaustiva), relao de todos os termos possveis, o que resulta em excesso de entradas e pontos de acesso; se o sistema ser pr ou ps-coordenado, onde entende-se por pr-coordenado, aquele em que dois ou mais conceitos relacionam-se na entrada da pesquisa: Brasil Economia, e ps-coordenados, onde os termos com relacionamse na sada, exigindo do sistema de pesquisa, operao boleana (e; ou; no): Brasil e Economia. Considerando a realidade do Arquivo Nacional, o Grupo sugere para a instituio a indexao seletiva e especfica, pois os documentos arquivsticos apresentam diferentes nveis e pontos de acesso, e a opo pela exausto confere grande risco de repetio desnecessria de informao. Igualmente, acredita-se que em instituies nas quais o acervo documental seja grande e diverso, e que no possuam pesquisa boleana, as entradas devam ser pr-coordenadas, garantindo maior preciso no nmero de documentos recuperados. Termos gerais recuperam muitos documentos, o que faz com que o usurio despenda muito tempo avaliando o que relevante na listagem de documentos recuperados em detrimento de realizar sua pesquisa. Alm da apostila Regras para indexao dos documentos da CDA, de Nilda Sampaio Barbosa, e outras referncias para entradas de termos onomsticos, geogrficos e temticos, o manual abordar definies de uso de plural e singular, parnteses e trao, baseando-se na Norma Portuguesa 4036, Tesauros monolingues: diretivas para a sua construo e desenvolvimento, na ausncia de uma norma brasileira que atinja esse nvel de detalhamento, sempre relacionando-as com a maneira como feita hoje na instituio, adequando-as aos nossos servidores/indexadores e nossos usurios. O Grupo Permanente de Indexao acredita que a poltica de indexao mais adequada para uma instituio deve voltar-se para suas possibilidades reais e recursos disponveis, ou seja, deve-se adapt-la, tornando-a mais simples ou complexa, de acordo com sua realidade, a fim de que os descritores e indexadores possam sentir-se seguros e capazes de fazer a indexao, sem necessidade de patrulhamento e eterna correo, mas contando com um grupo de especialistas que possa administrar a execuo da atividade e servir de fonte de dilogo e discusso do tema.

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5 Concluso

Com a necessidade de um processamento tcnico mais eficaz e com respostas eficientes para a ampla gama de usurios que o Arquivo Nacional possui, a instituio compreendeu a necessidade do estabelecimento de padres para descrio e indexao de documentos. Acredita-se na elaborao de uma poltica de indexao para a Coordenao-Geral de Processamento e Preservao do Acervo do Arquivo Nacional, com base na necessidade apresentada por seu usurio e com recursos materiais e pessoais da instituio. O manual de indexao em construo pretende tornar-se instrumento de debate e dilogo sobre a realizao desta atividade no mbito da Arquivologia. Almeja-se desenvolvlo para que se torne base para estudos e se amplie sua realizao em acervos arquivsticos. A padronizao de processos permite dois tipos de pesquisa na instituio arquivstica: pelo contexto histrico-administrativo do produtor ou acumulador da documentao e pela relao informacional entre documentos de diferentes fundos, sem danos no tempo de pesquisa e recuperao por parte do consulente, com o desenvolvimento de estratgias especficas que considerem a realidade da instituio. Anseia-se explorar uma atividade que ainda vem se consolidando na Arquivologia e desenvolver tcnicas para a anlise de contedo e traduo de assuntos em linguagem documentria. Tambm, auxiliar na formao de indexadores atentos aos sistemas de descrio multinvel, somando aos princpios da Arquivologia, as tcnicas desenvolvidas pela Biblioteconomia para a recuperao da informao. O impacto da criao de um grupo de especialistas e da valorizao da indexao estaria no fato de o Arquivo Nacional ser a maior instituio arquivstica do pas, e a elaborao de uma poltica de recuperao de informao em um centro de informao desse porte traria novas acepes para pesquisa e gesto organizacional de documentos arquivsticos.

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6 Referncias

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