CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Archivo de Gestin Archivo Central Archivo Histrico

- Administrativo

- Legal - Fiscal - Contable - Tcnico - Cultural - Histrico - Cientfico

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin en la oficina o dependencia (archivo de gestin) y su conservacin temporal (archivo Central), hasta su eliminacin o integracin a un archivo permanente (archivo histrico). El ciclo vital del documento se entiende bajo el concepto de ARCHIVO TOTAL, es decir, el control y seguimiento de todo el proceso archivstico que comprende las diferentes fases de formacin del archivo, las cuales son: ARCHIVOS DE GESTIN Archivo de gestin o de oficina es aqul donde se rene la documentacin en trmite, en busca de solucin de los asuntos iniciados, la cual es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las solicitan. IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS DE GESTIN Valores primarios Valores secundarios Facilitan el control y seguimiento de la documentacin. Fuente de consulta para la toma de decisiones. Iniciador del proceso de normalizacin archivstica (archivo total).

ARCHIVOS CENTRALES

Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestin de la entidad, una vez finalizado su trmite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

IMPORTANCIA DEL ARCHIVO CENTRAL

Contribuye a facilitar el cumplimiento de los principios que informan las actuaciones de la administracin: los de eficacia y eficiencia. Contribuye a facilitar el cumplimiento de los principios de legalidad y transparencia de la administracin.

ARCHIVOS HISTRICOS

Aqul al que se transfiere la documentacin del archivo central o del archivo de gestin, que por la decisin del correspondiente comit de archivo, debe conservarse permanentemente dado el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura.

IMPORTANCIA DEL ARCHIVO HISTRICO

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Permiten la elaboracin o reconstruccin de cualquier actividad de la administracin. Proporcionan un servicio eficaz y eficiente en la consulta de la informacin. Son fuente primaria para la historia y son testimonio de la memoria colectiva de una nacin. La reserva legal sobre cualquier documento cesar a los treinta aos de su expedicin; cumplidos stos, el documento por este solo hecho no adquiere el carcter histrico y podr ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que est en su posesin, adquiere la obligacin de expedir a quien lo demande copia o fotocopia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carcter reservado conforme a la constitucin y la ley. Los responsables de los archivos garantizarn el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y dems derechos consagrados en la Constitucin y las leyes.

FASES DE LA GESTIN DE DOCUMENTOS

1ra

2da

3ra fase

Conservaci Utilizacin y Nacimiento y ny elaboracin mantenimient

El sistema integral de gestin de documentos se ocupar de todo lo que le suceda a los documentos del instituto, a travs de su ciclo vital, es decir; desde su nacimiento, pasando por su vida activa y productiva como medio de cumplir con las actividades de su entidad, hasta su muerte o destruccin.

Las fases bsicas de la gestin de documentos son: Primera fase: nacimiento y elaboracin de documentos en los archivos de gestin
Importancia: evitar la produccin de documentos no necesarios.

Segunda fase: utilizacin y mantenimiento

Esta fase comprende la utilizacin, control y almacenamiento de los documentos en el archivo central. Se caracteriza por asegurar:

HISTORIA CLINICA -

La disponibilidad de la informacin y los documentos ordinarios; La utilizacin a bajo costo de la informacin y los documentos ordinarios; - La seleccin de material auxiliar, equipos y lugar de almacenamiento de los documentos adecuados a la frecuencia y a la naturaleza de su utilizacin. Comprende la gestin el

Tercera fase: conservacin y eliminacin

Implica decir cules documentos se deben conservar como testimonio del pasado y cuales se deben destruir. En el segundo caso, en cunto tiempo se deben conservar por razones administrativas o jurdicas. Abarcan las siguientes actividades: nacimiento, la vida la destruccin, o transferencia a un archivo para su conservacin. LA GESTION. Es la elaboracin de la historia clnica (h.c) con los datos necesarios y pertinentes - Identificacin y descripcin de las series documentales; - Establecimiento de programas de conservacin y evaluacin de documentos; - Evaluacin de documentos; determinacin de los documentos que se justifica conservar. dependiendo a - Eliminacin peridica de documentos no permanentes; y - Transferencia de documentos permanentes a los archivos histricos o a los lo que se refiera el mismo. Este documento permanece en el archivo de gestin siempre y cuando el usuario permanezca en consulta peridicamente EL NACIMIENTO. Nace en el mismo momento de su elaboracin. LA VIDA. Es el tiempo que dicha historia clnica permanezca en el archivo de gestin, o archivo pasivo hasta su destruccin. El ciclo vital de este documento es de por vida mientras el usuario este utilizando el servicio de salud. Ser enviado al archivo pasivo o intermedio si el usuario lleva 5 aos que no utiliza el servicio, este permanece all hasta completar 20 aos y luego de este tiempo en pasivo se har la destruccin correspondiente. LA DESTRUCCION. La destruccin se har de acuerdo al documento segn la funcin prestada del mismo se define qu momento ya no tiene validez.

Las etapas que cumple son a estos expediente se incorporan en los sucesivos todos los documentos que elaboran los mdicos respecto a antecedentes patolgicos, evolucin de los padecimientos, resultados de exmenes radiolgicos y de laboratorio, informes respecto a intervenciones quirrgicas y tratamientos en el hospital y en general lo que va formando la historia clnica del paciente. Cada momento es cuando el especialista elabora una nueva hoja de evolucin sobre cada atencin prestada al paciente.

Funciones archivsticas -sacar/archivar historias clnicas para hospitalizacin - sacar/archivar historias clnicas. Consultas programadas -sacar/archivar historias clnicas. Otros conceptos -sacar/archivar radiografas por todos los conceptos -recuperar/reclamar documentacin fuera del archivo central -atencin de peticiones urgentes (no programadas) -control archivado y bsquedas especiales

Destino final: luego de haber sido entregadas las historias clnicas a sus respectivos consultorios o a quienes hayan solicitado el prstamos d aquella documentacin, reclamarlas ii archivarlas d enuevo al archivo central.

TEMA: CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO ACTIVIDAD SEMANA 4 NOMBRE: RUBY ESPERANZA GONZALEZ ZAMBRRANO FECHA: ABRIL 5 DE 2012