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CATALOGAO CENTRALIZADA: O CASO DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS DA UFMG NO TRATAMENTO DE REGISTROS DE AUTORIDADE

Maria Madalena Pereira de Almeida Rocha1, Vilma Carvalho de Souza,2 Jacqueline Pawlowski Oliveira3
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Especialista em Gesto da Informao pela Escola de Cincia da Informao da Universidade Federal de Minas Gerais, Bibliotecria, UFMG, Belo Horizonte, MG Especialista em Histria da Cincia pela Faculdade de Filosofia e Cincias Humanas da Universidade Federal de Minas Gerais. Bibliotecria, UFMG, Belo Horizonte, MG
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Mestranda em Cincia da Informao pela Escola de Cincia da Informao da Universidade Federal de Minas Gerais. Bibliotecria, UFMG, Belo Horizonte, MG

Resumo
A catalogao como procedimento de criao de formas de representao descritiva documentria est presente em praticamente todos os processos da gesto da informao. Para cumprir seu papel de proporcionar acesso informao preciso que ela seja padronizada, tenha qualidade e possibilite ajudar a todos que buscam informao a encontrar o que precisam com rapidez e preciso. Em ateno a esta premissa o Sistema de Bibliotecas da Universidade Federal de Minas Gerais (SB/UFMG), por meio da Diviso de Tratamento e Tecnologia da Informao (DITTI), vem trabalhando na elaborao de um projeto que visa oferecer excelncia no tratamento da informao. Tal projeto prope a implantao do controle centralizado de autoridades, que contar com a unio de esforos de pessoas especializadas nesta rea, formando uma equipe que possa atuar de modo integrado, eliminando a duplicao de servios e trazendo benefcios significativos para toda a instituio. Este trabalho objetiva apresentar projeto inicial de implantao do controle centralizado de autoridades proposto para o Sistema de Bibliotecas da UFMG.

Palavras-Chave:
Controle centralizado de autoridade; Registro de autoridade MARC; Universidade Federal de Minas Gerais - Biblioteca Universitria Sistema de Bibliotecas

Abstract
Cataloging as a process of representing bibliographic resources in an online catalog is always present in information management. The use of an international instrument, AngloAmerican Cataloguing Rules, second edition (AACR2 2002) , and quality control of cataloging allows users to access their information needs.To reach this goal, the Diviso de Tratamento e Tecnologia da Informao (DITTI) of the Sistema de Bibliotecas da Universidade Federal de Minas Gerais (SB/UFMG) works in a project which aims to reach excellency in authority control.This projet proposes to implement a centralized work of authority control with a specialized and integrated staff. The projects implementation intends to eliminate work duplication and thereby to bring significant benefits to the institution as a whole.This paper aims to present the draft project of the implementation of centralized work of authority control in the Sistema de Bibliotecas da UFMG. 1

Keywords:
Authority control; MARC Authority Record; Universidade Federal de Minas Gerais Biblioteca Universitria Sistema de Bibliotecas

1 Introduo
O Sistema de Bibliotecas da Universidade Federal de Minas Gerais SB/UFMG composto por vinte e seis bibliotecas que oferecem vrios servios e produtos de informao indispensveis ao desenvolvimento das atividades de pesquisa, ensino, extenso e atividades fins da universidade. Antes da automao das Bibliotecas do SB/UFMG, os materiais bibliogrficos eram catalogados em fichas manuais. Na dcada de 1970 foi criado o BIBLIODATA/CALCO, pela Fundao Getlio Vargas FGV com a finalidade de se implementar no Brasil uma rede de catalogao cooperativa objetivando a cooperao e intercmbio de informaes bibliogrficas e documentais nacionais. Sempre na vanguarda, a UFMG aderiu a esse projeto e passou a fazer parte da rede como biblioteca cooperante. A catalogao era feita nas bibliotecas do Sistema e enviada para a FGV em arquivos, que tinham seu contedo integrado s microfichas e as fichas catalogrficas eram distribudas entre as bibliotecas participantes. Nesse nterim as bibliotecas do sistema passaram por vrios processos de automao, converso de dados e trocas de softwares: Microisis, VTLS e atualmente o Pergamum. Em 1998, com a aquisio do software de gerenciamento de bibliotecas VTLS (Virgnia Technical Library System), houve um grande esforo por parte dos bibliotecrios da Universidade em adequar a realidade das atividades realizadas nas bibliotecas da UFMG um software de gerenciamento adquirido em outro pas, onde o idioma e o fluxo de atividades eram diferentes dos padres adotados nas bibliotecas universitrias brasileiras. Com a reunio desses profissionais foi criada em 1998 a Central de Controle da Qualidade da Catalogao CCQC (hoje Diviso de Tratamento e Tecnologia da Informao DITTI) com o objetivo de orientar sobre a utilizao do software e verificar a qualidade da catalogao do SB/UFMG. Posteriormente, foram incorporadas esta Diviso outras funes como: ministrar cursos para catalogadores do sistema, orientaes sobre catalogao, elaborao de comunicados de normas tcnicas sobre catalogao e padres utilizados pela UFMG, alm de suporte para as atividades de catalogao das unidades do SB/UFMG. Juntamente com a DITTI, os Grupos de Trabalho j existentes contriburam para desenvolvimento de melhores tcnicas para as atividades de catalogao. Atualmente, a DITTI conta com duas bibliotecrias para realizar diversos servios, alm do controle da qualidade da base de dados do catlogo coletivo da UFMG que contm mais de 500.000 mil registros bibliogrficos e mais de 1.000.000 registro de autoridades. Com o objetivo de aprimorar as prticas de catalogao a DITTI juntamente com o Grupo de Trabalho de Catalogao buscou medidas que favorecessem as atividades de tratamento da informao. Houve um perodo em que o SB/UFMG participava da catalogao cooperativa da Rede Bibliodata, porm, cada biblioteca catalogava seu material e enviava os dados FGV. O trabalho realizado com a catalogao cooperativa trouxe um grau elevado de preciso, pois, ao trabalhar juntos os profissionais tiveram a oportunidade de trocar experincias e usufruir do trabalho em equipe. J a prtica de catalogao centralizada no uma atividade comum utilizada pelo SB/UFMG. A catalogao descentralizada ocasiona inconsistncia nos dados inseridos na base o que faz com que seja necessria uma atuao 2

maior em relao correo e padronizao dos registros inseridos. A partir de 2004 o SB/UFMG deixou de integrar a Rede Bibliodata, mas passou a comprar e utilizar o CD-ROM com as Bases Avulsas de Autoridades Nomes e Assuntos, produzidas pela Rede Bibliodata, para controle das autoridades. Outro ponto que ocasionou inconsistncias na base de dados do SB/UFMG foi a converso e migrao dos registros do software VTLS para o Pergamum em 2004. Atualmente a base ainda apresenta problemas, principalmente com referncia qualidade, tanto nos registros bibliogrficos quanto nos registros de autoridade. Dentre os principais problemas encontrados podemos destacar:

Registros de Autoridades
duplicidade de registros de autoridades MARC; uso de cabealhos de assunto e nomes no autorizados (tomando como referncia as Bases Avulsas de Autoridades Nomes e Assuntos da FGV); uso inadequado de subdivises de assunto, ou seja, subdivises que devem ser usadas como cabealho de assunto tpico e so usadas como subdivises e vice-versa; uso inadequado de cabealhos geogrficos, tanto na subdiviso como no cabealho de assunto principal; criao de registros de autoridades de sries e eventos indevidos; registros de autoridades vazias, sem vinculo com ttulos cadastrados; termos com mais de um registro completo de autoridade; campos fixo 008 do Registro de Autoridade MARC incompletos (sem edio); registros de autoridades incompletos, que foram gerados automaticamente; vrios campos com indicadores errados e/ou campos usados indevidamente; registros de autoridades desmembradas em subcampos; erros de digitao e de ortografia.

Registros Bibliogrficos
duplicidade de registros bibliogrficos; problemas na importao de registros de outras base de dados; erros ortogrficos e de digitao; ausncia de padronizao na pontuao nos registros bibliogrficos; registros bibliogrficos com ausncia de subcampos (principalmente o subcampo $b (editora) do campo 260 (rea da Publicao, Distribuio Descrio, etc.) registros bibliogrficos sem biblioteca e sem exemplares vinculados; campo fixo 008 incompleto (sem edio); registros incompletos em relao aos dados; reas de conhecimento no cadastradas ; vrios campos com indicadores indevidos; 3

campos MARC usados indevidamente; falta de pontuao. Discorrendo sobre os problemas encontrados na base e, em busca de minimizar o tratamento indevido de registros bibliogrficos e de autoridades, bibliotecrios da DITTI Setor de Tratamento da Informao solicitaram que um bibliotecrio de cada biblioteca setorial ficasse responsvel pelos registros de autoridade de sua unidade acadmica. No entanto, por vrios motivos, entre eles: a no aquisio do CD-ROM com as Bases Avulsas de Autoridades (nomes e assuntos); a prioridade na catalogao de novos itens adquiridos, contriburam para que o controle de registros de autoridades fosse postergado. Apesar das diversas aes desenvolvidas com o objetivo de eliminar inconsistncias encontradas na base de dados, muitos dos problemas, principalmente em relao ao controle de registros de autoridades ainda persistem. Diante deste cenrio e, em busca de aes que minimizem acertos de dados, surgiu a iniciativa de inserir a prtica do controle centralizado de entrada de registros de autoridades (nomes, assuntos, ttulos e sries) no mbito tratamento da informao das bibliotecas do SB/UFMG. Este trabalho tem objetivo de apresentar um projeto inicial para implantao do controle centralizado de registros de autoridade que permitir simplificar a criao e manuteno dos registros bem como melhorar a acessibilidade informao com eficincia evitando perdas e duplicao.

2 Reviso de Literatura
Controle de autoridade e controle bibliogrfico so dois lados da mesma moeda, ou seja, o controle bibliogrfico impossvel sem o controle de autoridade. Catalogao tem a ver com ordem, lgica, objetividade, indicao precisa e consistncia e para tanto necessita de mecanismos que garantam tais atributos. Segundo Gorman (2003), um registro catalogrfico consiste em trs partes: o ponto de acesso; a descrio bibliogrfica; a localizao ou (para recursos eletrnicos) o prprio documento. O ponto de acesso encaminha o usurio para o registro, a descrio permite ao usurio decidir se os itens descritos so os desejados e a localizao conduz o usurio para o documento desejado. Tal formulao simples a base de toda catalogao. Para a descrio e localizao existem normas internacionais de padronizao (ISBD Descrio Bibliogrfica Internacional Normalizada e AACR2 2002). No entanto, tais normalizaes no so parte do controle de autoridade. Assim, o controle de autoridade e de vocabulrio se preocupam com os pontos de acesso e sua normalizao. Os pontos de acesso tm duas funes bsicas: permitir ao usurio localizar um registro e agrupar registros que compartilham caractersticas comuns. Por isso, deve ser normalizado. Um autor quando edita uma obra, comumente, no orientado no sentido de padronizar o registro do seu nome; assim, encontramos uma diversidade de formas de entrada de um mesmo autor. Na maioria dos casos, apenas uma forma do nome a autorizada e todas as obras desse autor devem receber como entrada esta forma nica. Os autores escrevem tambm sob pseudnimos e heternimos. Uma mesma pessoa pode ter mais de uma entrada de nome, como o caso do escritor Fernando Pessoa que ter entrada de nome pessoal, e pelos seus heternimos, por exemplo, lvaro de Campos, Aberto Caieiro, etc. O principio bsico, ou regra bsica a do captulo 22 Cabealhos para pessoas, do Cdigo de Catalogao Anglo Americano (AACR2 2002), onde a entrada deve ser pela forma mais conhecida do nome da pessoa ou a sua forma preferida, seja ela o nome verdadeiro, um pseudnimo, iniciais, um ttulo de nobreza. 4

Uma base de dados bibliogrfica com consistncia nos registros que a compe no deve conter duplicidades, formas diferentes e no autorizadas de nomes, assuntos, ttulos uniformes e sries. O controle de autoridades identifica a forma estabelecida para cabealhos de nomes, entidades, nomes geogrficos, ttulos uniformes, ttulos de sries e cabealhos de assunto de vrios tipos e suas combinaes. Os registros de autoridade permitem que os usurios encontrem de maneira eficaz as obras de determinado autor, assunto, srie e ttulos uniformes, ampliando ndices de revocao e preciso das buscas no catlogo, com pontos de acesso consistentes e de qualidade. A forma ideal e recomendada do trabalho do catalogador em relao criao de registros bibliogrficos e de autoridade relativa aos fatores: construir a base de registros de autoridades juntamente com a criao de registros bibliogrficos, quando o mesmo ainda no existir na base de dados; a equipe de criao dos registros de autoridades deve ser mnima e com habilidades e conhecimentos profundos da situao da base de dados, do funcionamento do software adotado, dos instrumentos usados na catalogao e indexao, das fontes de pesquisa, das aes na base que garantam o controle de qualidade e tomada de decises. A indexao de assuntos exige muitas vezes a assessoria de especialistas e acadmicos para auxiliar na definio da temtica dos recursos bibliogrficos. A agncia catalogadora deve decidir como trabalhar com a criao dos registros de autoridade porque existem duas maneiras: criar apenas um registro de autoridade com funo dupla cabealho de assunto principal e subdiviso de assunto no caso de termos que podem ser tanto cabealho de assunto principal quanto subdiviso de assunto e registros com nota de remissiva ver complexa para aqueles termos que podem ser usados apenas como subdiviso de assunto. criar dois registros de autoridade um para o assunto principal e outro para as subdivises de assunto, independente da situao acima mencionada. Um dos fatores importantes do uso do MARC 21- formato para dados de autoridade - a possibilidade de cooperao dos registros de autoridade entre diversas agncias catalogadoras, o que possibilita rapidez e economia no processo de tratamento dos materiais. Segundo Campos (2003), o controle de registros de autoridades tem como objetivo principal, a criao e manuteno de registros de autoridade que validam o trabalho do catalogador e a qualidade do catlogo e, a proviso de um acesso informao confivel e consistente. O contedo do registro de autoridade de grande importncia para o catalogador e para o usurio final, na medida em que d consistncia ao trabalho de pesquisa em torno de um autor (pessoal ou corporativo), ttulo (de sries e ttulo uniforme) embasados no AACR2 2002 ou assunto e suas subdivises (tpica, geogrfica, cronolgica e forma) com base na Library of Congress Subject Headings (LCSH) como fonte principal, contendo remissivas para permitir acessos opcionais a nomes de pessoas, de entidades, eventos, nomes geogrficos, ttulos uniformes. O uso de formas consistentes em pontos de acesso foi consagrado pelos Princpios de Paris (1961), propiciando s bibliotecas a possibilidade de evitar informaes inconsistentes para o usurio e facilitar o trabalho do catalogador. Os registros de autoridade passaram a conter notas sobre as fontes utilizadas para estabelecer a forma autorizada ou para explicar a identidade de determinada pessoa de forma a poder distingui-la de outras com nome semelhante. A criao de um arquivo de autoridade no simplesmente reunir um grupo de registros de autoridade. Devem ser discutidas 5

questes sobre o armazenamento do arquivo, eleger os responsveis pela manuteno e definir uma poltica de trabalho de autoridade. A poltica de trabalho de autoridade deve orientar a criao de registros de autoridade e do arquivo de autoridade e os procedimentos ou rotinas dos catalogadores e de outros envolvidos no estabelecimento dos dados de autoridade. (BURGER, 1985). Controlar autoridades um trabalho rigoroso de investigao e pesquisa. Para tanto se faz necessrio montar uma equipe com especialistas, bibliotecrios, material de consulta, enciclopdias, dicionrios, aquisio de bases de registros de autoridade, tesauros e bibliografias e at mesmo biografias. uma tarefa morosa. A centralizao do controle de autoridades ajuda na normalizao, reproduo e distribuio dos registros de autoridade, uma vez que se tenha por objetivo a recuperao mais eficiente da informao. Segundo Mercadante ([2008?]), as vantagens em uma catalogao centralizada so: catalogar a obra uma nica vez; reduo de custos com mo-de-obra, material e tempo; interpretao uniforme dos cdigos; possibilidade de criar um catlogo nico; rapidez tanto na recuperao como na disseminao.

O controle centralizado de registros de autoridade consiste em um trabalho de cooperao entre os profissionais, onde o trabalho realizado por uma equipe de bibliotecrios tem maior probabilidade de ser realizado com um grau elevado de preciso, alm de dar consistncia ao catlogo, principal canal de comunicao entre o usurio e o acervo (MEY, 1995). Segundo Maxwell (2005) um registro de autoridade pode conter tambm informaes de uso para os bibliotecrios e para os usurios da biblioteca, mensagens que provem informao adicional para o usurio (por exemplo, notas que auxiliam ou orientem a busca no catlogo) e necessrias aos catalogadores (por exemplo, notas justificando a escolha e forma do ponto de acesso autorizado).

3 Materiais e Mtodos
Segundo Pereira (1998), o bibliotecrio ao praticar o ato da catalogao, deve ter em mente que esta a atividade que vir a determinar a recuperao ou no do documento catalogado sendo, portanto, uma atividade que deve ser realizada com plena conscincia e seriedade. Para que o processo de catalogao e controle de autoridade desenvolvido pela equipe de bibliotecrios do SB/UFMG atinja um grau de excelncia, sero apresentados a seguir alguns procedimentos necessrios a serem adotados que contribuiro para desenvolvimento das atividades de tratamento da informao e a prtica de controle centralizado de autoridade a qual se pretende implantar.

a) Estabelecimento de rotinas e aes


elaborao e avaliao de rotinas de acordo com os problemas detectados; criar um grupo de bibliotecrios para incluso e correo de autoridades (nomes, assuntos, ttulos e sries); 6

capacitao deste grupo pelos bibliotecrios da DITTI; coordenao, avaliao e acertos dos registros de autoridade; agrupar todos os registros com o mesmo ponto de acesso; fuso de registros de autoridades no catlogo; documentar as decises tomadas e as fontes utilizadas para estabelecer os pontos de acesso; registrar todas as formas de ponto de acesso que no a escolhida como remissivas e ou referncias; acompanhamento dos trabalhos; elaborao de relatrios peridicos conforme o andamento do trabalho; comunicao mensal ao SB/UFMG sobre as atividades desenvolvidas pelo grupo.

b) Capacitao da equipe
Curso: Autoridades: nomes (pessoais, entidades e eventos), assuntos e sries. Objetivo: atualizar a equipe que ir trabalhar com as autoridades nomes e assuntos nos registros bibliogrficos, visando a recuperao da informao e a qualidade da base de dados. Contedo: o MAR21: formato para dados de autoridade; o AACR2 2002 parte II: Pontos de acesso, Ttulos Uniformes, Remissivas; o conhecimento e interpretao das fontes de pesquisa; o estrutura da Bases Avulsas de Autoridades Nomes e Assuntos da Rede Bibliodata; o estrutura da Library of Congress Authorities online; o metodologia para atribuio de autoridade no Pergamum; o consulta aos manuais da Rede Bibliodata; o termo livre; o cabealhos no localizados nas fontes de pesquisa; o situao atual da base de dados da UFMG em relao lista nomes e assuntos e registros de autoridades MARC; o registros de autoridades de eventos, sries.

c) Recursos Necessrios
Estrutura - Equipe: incluso de profissionais trabalhando junto a DITTI Setor de Tratamento da Informao, coordenados pelos bibliotecrios da DITTI. Estes bibliotecrios devero ter conhecimento de AACR2 2002, Library of Congress Subject Headings (LCSH), MARC21: formato para dados bibliogrficos e MARC21: formato para dados de autoridade. 7

Suporte - Especialistas nas diversas reas; - Pessoal de apoio (estagirios da Escola de Cincia da Informao); - Material bibliogrfico impresso e online para pesquisa de: o assuntos em portugus, fontes em portugus: Base de Dados de Autoridades Nomes e Assuntos da Rede Bibliodata, Biblioteca Nacional; o assuntos em ingls: LCSH, The Virtual International Authority File (VIAF) da Online Computer Library Center (OCLC), Library of Congress Authority online; o nomes em portugus: AACR2 2002, Base de Dados de Autoridades Nomes e Assuntos da Rede Bibliodata, Biblioteca Nacional (Brasil), dicionrios, enciclopdias; o nomes estrangeiros: Library of Congress Authority, OCLC (VIAF), AACR2 2002 e demais bases de autoridades de bibliotecas nacionais.

Equipamentos
- Computadores, impressoras, material de consumo, etc. - Espao fsico adequado.

d) Metodologia : proposta de fluxo para a catalogao centralizada


Figura 1 Fluxo de catalogao centralizada

Incio
Chegada do material na biblioteca

Insero do registro bibliogrfico pelos bibliotecrios da unidade

SIM

O registro de autoridade j est cadastrado no sistema?

NO

Conferir registro de autoridade e utilizar

Criar registros de autoridades temporrias apenas com campo 1XX

Equipe DITTI gera relatrio dirio, verificando as entradas de registros de autoridades temporrias cadastradas no dia.

Distribuio entre equipe para controle dos registros de autoridades cadastrados temporariamente

Pesquisa de registros de autoridades

Registro de autoridade existente em bases externas?

SIM
Importar e editar Liberao do registro de autoridade para todas as bibliotecas

NO

Implantar registros de autoridade

Fim

4 Resultados Parciais/Finais
O perfil e a competncia dos usurios de informao vm mudando a medida que acompanham a evoluo mundial e insero de novas tecnologias de informao e comunicao. Isso exige do profissional bibliotecrio uma postura pr-ativa e conscincia de que toda essa informao deve ser corretamente tratada e, por conseguinte, disponibilizada e recuperada pelo usurio. Espera-se com a introduo da prtica de controle de autoridade centralizado no SB/UFMG a excelncia no tratamento da informao, o que contar com a unio de esforos de profissionais especializados na rea de tratamento da informao, formando uma equipe que possa atuar de modo integrado, aprimorando o senso de cooperao, eliminando a duplicao de servios e trazendo benefcios significativos para toda a instituio suprindo assim as necessidades informacionais de sua comunidade usuria.

5 Consideraes Parciais/Finais
Conclui-se que o controle de autoridade bsico e vital para a catalogao. Por isso, fundamental e urgente o trabalho de acertos e criao de registros de autoridades MARC na base de dados do SB/UFMG para garantir a qualidade dos dados e assim assegurar uma informao mais precisa, consistente e confivel. Assim sendo, torna-se imprescindvel que os catalogadores do SB/UFMG sejam capacitados para realizao das tarefas e que se forme um grupo especfico para tratar as autoridades parte. Trabalhando juntos os bibliotecrios tem maior probabilidade de trocar experincias e crescer profissionalmente com o objetivo de otimizao do processo de catalogao, padronizao, qualidade dos dados permitindo aos usurios recuperarem de forma eficiente os registros que necessitam.

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6 Referncias
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