O uso de tecnologia da informao como ferramenta de gesto

Romero Batista Tefilo1 romeroteofilo@hotmail.com 1. Bach. em Administrao pela FACISA. Especialista em Gesto de Negcios pela FGV. Lucia Santana de Freitas 2 luciasf ch.ufcg.edu.br 2. Prof Adjunto do Curso de Administrao da Universidade Federal de Campina Grande (UFCG).

RESUMO
O avano tecnolgico tem exercido relevante papel na estruturao de um novo cenrio competitivo. Diante deste contexto, a Tecnologia da Informao (TI) apresenta-se como uma importante ferramenta a disposio das organizaes. Neste sentido, o presente trabalho teve como objetivo analisar os aspectos relevantes do uso de (TI) como Ferramenta de Gesto. Tomando como base um estudo de caso realizado em uma empresa varejista do setor de autopeas, atravs da anlise do processo de implantao de uma nova ferramenta de (TI), considerando as vantagens, dificuldades e limitaes vivenciadas durante o referido processo. Os resultados da pesquisa mostram que a nova ferramenta foi implantada com sucesso uma vez que foram superadas as dificuldades iniciais e trouxe vantagens significativas para a empresa, funcionrios e clientes.

Palavras-chave: Tecnologia de Informao, Ferramenta de Gesto, Organizao. 1. INTRODUO No atual cenrio de negcios, um dos bens mais valioso nas organizaes a informao. Quase todos os processos ou atividades geram informaes e elas devem ser armazenadas. Existem formas conhecidas de armazenamento da informao que pode ser da maneira tradicional atravs do papel, pastas especificas, entre outras. Onde o armazenamento de informao pode gerar uma serie de problemas tais como: ocupao de espaos e manuseios de grandes volumes do mesmo, que dificulta a recuperao das informaes. Bem como, formas mais moderna, atravs do uso da tecnologia da informao. Onde as informaes podem ser interligadas, coletadas, armazenadas e disseminadas. Nesse contexto, os dados e informaes fornecem um mecanismo de feedback apresentando melhor agilidade, menor custo, maior eficincia para utilizao em grupos, possibilita novos cenrios de negcios, melhores resultados nos produtos e servios. A nova realidade provoca uma reorganizao intensa na sociedade, gerando modificaes nas organizaes (Tapscott, 1997). O uso da Tecnologia da Informao emerge como apoio a estratgia para ganhar vantagens competitivas sustentveis. As organizaes utilizam as informaes sobre os clientes, gostos e preferncias, aliando-os aos seus produtos. Segundo Porter (1986) a utilizao efetiva da Tecnologia da Informao est diretamente ligada sobrevivncia e a estratgia competitiva das organizaes. 1

Diante do exposto este trabalho tem como objetivo geral analisar o uso de tecnologia de informao (TI) como ferramenta de gesto. Como objetivos especficos: conhecer a tecnologia da informao utilizada pela empresa em estudo; Verificar as dificuldades e limitaes no processo de implantao de tecnologia da Informao; Conhecer as principais vantagens e benefcios trazidos pelo uso de Tecnologia da Informao a gesto. 2. FUNDAMENTAO TERICA Um dos grandes vetores das transformaes no cenrio competitivo a contnua evoluo da tecnologia que, em virtude de sua grande disseminao, afetou de modo significativo todas as atividades humanas, e fez crescer o grau de incerteza e imprevisibilidade do futuro. Dentre as novas tecnologias, destaca-se a Tecnologia da Informao (TI), que passou a ser um importante fator competitivo para as organizaes (ALBANO, 2001). Torquato e Silva (2000), ao esclarecerem a ligao entre tecnologia e estratgia, afirmam que, na criao e renovao de vantagens competitivas, fatores necessrios sobrevivncia das empresas, a tecnologia surge como um elemento-chave na busca de peculiaridades que as distingam favoravelmente de seus concorrentes. Para que as organizaes se mantenham competitivas em ambientes caracterizados por constantes mudanas, elas precisam acompanhar eventos e tendncias significativos que esto ocorrendo no ambiente externo. Esta necessidade pode implicar um estudo para monitorao ambiental (BARBOSA, 1997). No contexto atual, a Tecnologia da Informao desempenha tarefa crucial para o alcance dos objetivos das instituies (ALAVI & JOACHIMSTHALER, 1992; BERGERON, BATEU & RAYMOND, 1991). O avano tecnolgico tem exercido papel relevante nos diversos setores da economia de maneira que as organizaes necessitam buscar mecanismos adequados diante da nova realidade. 2.1. O USO DA TECNOLOGIA DA INFORMAO (TI) NAS ORGANIZAES. Diante do novo cenrio que as empresas esto vivenciando a informao e o conhecimento funde-se e superam expectativas e necessidades, para que entre empresa e colaboradores, exista senso comum, no que diz respeito ao alcance dos objetivos planejados, havendo uma troca mtua de interesses, com isso a organizao permanecer por mais tempo no mercado altamente competitivo. Atravs destas variveis a rea de Tecnologia da Informao tem assumido um novo papel, o de gerir os negcios como um todo. Nessa agitada realidade que vive as empresas, a utilizao da Tecnologia da Informao (TI) assume importncia vital, apresentando-se como um instrumento capaz de propiciar a competitividade necessria sobrevivncia/crescimento das organizaes. A administrao dos recursos de materiais, humanos e financeiros pode ser realizada com mais rapidez e preciso com a utilizao da Tecnologia da Informao (Dias. 1998). Segundo Alter (1998) um Sistema de Informao (SI) um sistema que usa a Tecnologia da Informao para capturar, transmitir, armazenar, recuperar, manipular ou expor informaes usadas em um ou mais processos de negcio. Para Campbell (1997). "o propsito de um SI a coleta e interpretao de dados para o tomador de deciso", seja pelo maior nmero de informaes disponveis, seja pela possibilidade de organizao e estruturao dessas informaes. Freitas et al. (1997) consideram que um SI "utilizado para fornecer informaes, incluindo seu processamento, para qualquer uso que se possa fazer dela". O'Brien (2001) conceitua SI como "um grupo de componentes inter-relacionados que 2

trabalham juntos rumo a uma meta comum recebendo insumos e produzindo resultados em um processo organizado de transformao". Entretanto, o processo de informatizao das organizaes tem custo elevado, demanda tempo, provoca alteraes na estrutura organizacional e sofre resistncias de ordem cultural, alm de apresentar resultados nem sempre satisfatrios, conforme tem sido amplamente descrito tanto no mbito nacional como internacional (Audy et., al., 2000). Portanto torna-se necessrio que as organizaes tenham seu planejamento empresarial e de Tecnologia da Informao integrados, coerentes e em sinergia, ou seja, as estratgias empresariais e as estratgias de Tecnologia da Informao plenamente alinhadas entre si. Esse alinhamento estratgico muito importante para a sobrevivncia das organizaes, principalmente quando utilizado como uma ferramenta de gesto (Brancheau e Wetherbe. l987). Segundo Freitas e Lesca (1992), a informao o processo pelo qual a empresa se informa sobre ela mesma e sobre seu ambiente, alm de passar informaes dela ao ambiente. Enfim, as organizaes se relacionam com seu ambiente por meio de um fluxo de informaes; posteriormente ente a informao transformada em conhecimento e incorporada organizao (Cornella, 1994). Nesse sentido, as tecnologias avanadas de informao, ou seja, os sistemas de informaes computadorizados so elementos indispensveis s organizaes no atual ambiente competitivo global. O uso bem planejado de Tecnologia da Informao dar suporte aos trs principais papis que exerce o Sistema de Informao na organizao, que so: busca de vantagem competitiva, apoio tomada de deciso gerencial e apoio s operaes. LAUDON & LAUDON (2004) menciona que a tecnologia da Informao uma das muitas ferramentas que os gerentes utilizam para enfrentar as mudanas. 2.2 SUCESSO INFORMAO E FRACASSO NA IMPLEMENTAO DE SISTEMAS DE

Por que algumas empresas obtm sucesso e outras fracassam na implantao de seus sistemas de informao? A resposta a essa pergunta encontra-se desde vrias reas do conhecimento, como a reengenharia de processo, sistema de auditoria, sistema de informao (SI), entre outras. Neste sentido, alguns autores apontam fatores que exercem influncia no sucesso ou fracasso na implantao de sistema de tecnologia da informao. Acima de tudo, um bom estudo de viabilidade realizado evidentemente antes do projeto de implantao, uma das etapas iniciais dos projetos de sistema de informao O projeto do sistema de informao o principal instrumento para garantir o sucesso do empreendimento. Quantos aos fatores de sucesso destacam-se os itens explicitados na tabela abaixo.
Qualidade do Sistema Medida do Processamento da Informao. Que consiste na avaliao do processamento em si. A eficincia do sistema seria o ponto chave desta varivel. Existe como mensurar e testar as medidas dessas variveis, tais como: tempo de resposta, contedo da base de dados, a gerao, detalhamento, flexibilidade e simplicidade do sistema. Medidas de Sada do Sistema de Informao. Seria definida como aquilo que o sistema produz ou como a sada do sistema (DELONE & MCLEAN, 1992; OBREIN, 2001). Para Stair (1998), a informao o dado que se torna til pela aplicao do conhecimento. Resposta do Receptor ao Uso da Sada de um Sistema de Informao. Considera que o usurio est satisfeito e acredita que o aplicativo atende suas necessidades e

Qualidade da Informao

Satisfao do Usurio

expectativas (OLIVEIRA NETO, 2000; IVES BAROUDI & OLSON, 1983). Utilizao do Sistema Impacto Individual Consumo da Sada de um Sistema de Informao pelo Receptor O modelo de uso, como conhecido, no mximo apenas uma medida parcial da eficcia do sistema de informao (GINZBERG, 1979). Efeito da Informao no Comportamento do Receptor Seriam as variveis que incluem medidas tais como aumento da eficcia das decises, produtividade do usurio, eficincia no cumprimento das tarefas, velocidade da tomada de deciso, impacto no comportamento (DELONE e LCLEAN, 1992). Efeito da Informao na Performance da Organizao Existem crescentes presses para que se avaliem os investimentos em Tecnologia de Informaes como: medidas financeiras como retorno sobre o investimento, valor presente descontado, anlise do custo-benefcio. Tabela I: Fatores de sucesso na implantao de sistemas de informao Fonte: Elaborao prpria

Impacto Organizacional

Entretanto, quanto aos fatores de fracasso destacam-se: a) complexidade todo sistema, de informao ou no, pode se classificar como simples ou complexo. Um sistema simples pode ser definido como aquele que tem poucas peas, cuja relao entre si descomplicada, enquanto que, nos sistemas complexos as tarefas se apresentam de forma mais complexas assim como a tomada de deciso (DELONE & MCLEN, 1992); b) Usurios nem sempre os usurios esto dispostos a participar e a se envolver no processo de implementao de um sistema de informao e c) Apoio da direo Lederer e Sethi (1998) mencionam que um dos fatores de fracasso mais grave manter o compromisso dos altos escales da organizao para implementar o plano traado para o sistema. 2.3 VANTAGENS E BENEFCIOS TRAZIDOS PELO USO DE TECNOLOGIA DA INFORMAO NAS ORGANIZAES O sistema de informao em uma empresa uma grande rea funcional que interagem as informaes de todos os setores de uma empresa: contabilidade, finanas, administrao. Geral, administrao de Operaes e de Recursos Humanos e o setor de Marketing. Ele fornece enorme contribuio para eficincia operacional, produtividade e satisfao do cliente; alm de principal fonte de informao para apoio tomada de deciso, de desenvolvimento de produtos e servios competitivos, e da agilidade na realizao dos negcios. A tecnologia da informao apia a globalizao no sentido de disponibilizar recursos tecnolgicos necessrios ao acompanhamento do mercado global, ela que transmite as ferramentas adequadas para operacionalizao destas transaes comercias globais de modo instantneo e barato, transformando as empresas locais em organizaes internacionais. Assim, possvel explorar nichos isolados, caar talentos e capacitaes diversas e ainda formar alianas comerciais. A internet um exemplo de como as empresas precisa da tecnologia da informao para sobreviver no mercado atual, sendo a plataforma mais utilizada nas organizaes atualmente. Pelo fcil acesso e manuseio, ela e outras redes similares so vitais para uma empresa que queira estar dentro do mundo dos negcios dos novos tempos. As vantagens do comercio eletrnico, do atendimento e da realizao de negcios, da busca de informaes, da comunicao fcil, rpido e real em lugares distantes possibilita empresa multas oportunidades e chances de sucesso.

O'BRIEN (2002) argumenta que o comrcio eletrnico a compra, venda, marketing e assistncia de produtos, servios e informaes, atravs de redes de computadores interconectados, sendo essas redes internas no mbito da empresa (Intranets), externas (Extranets), globais (Internet) entre outras. E a realizao de todo o processo organizacional virtualmente, realizando melhor conforto e eficincia aos clientes, fornecedor, equipe de trabalho e demais agentes organizacionais. Alm deste comrcio virtual, as redes de computadores do apoio comunicao, coordenao e colaborao entre os membros de equipes de trabalho atravs de sistemas colaborativos. Estes envolvem recursos de groupware, dependendo de Intranets, Extranets, Internet e outras redes para se comunicarem. Deste beneficio, podem surgir equipes virtuais que se comunicam atravs de correio eletrnico, chats, vdeo conferncia, entre outros, para criar, administrar e disseminar informaes sobre o trabalho em andamento ou colaborao entre equipes de projetos da empresa. A partir da utilizao de ferramentas como essas e de novos recursos tecnolgicos, a tecnologia da informao tambm transforma atividades e seus procedimentos, enxugando e reestruturando o trabalho empresarial. Atravs de uma anlise e reviso do modo como as rotinas esto sendo executadas, possvel encontrar erros, desperdcios de tempo ou de qualidade. Reformulando-as e colocando dispositivos tecnolgicos em tais rotinas possvel alcanar melhorias drsticas de custos, qualidade atendimento e agilidade. A utilizao da tecnologia da informao de maneira adequada e coerente, isto , apoiado nas estratgias, nas estruturas e na cultura de uma organizao, fornece uma infraestrutura de informao importante para o sucesso das operaes e negcios, ajudando a empresa a conquistar, alm dos outros tributos j mencionados, valores diferenciais de competitividade que influenciam no s empresas concorrentes, mas tambm clientes, fornecedores, potenciais concorrentes novos no nicho, e empresas fornecedoras de substitutos para seus produtos e servios. Esses Valores so: Menor custo no processo empresarial e produtos, como atravs da criao de sites de comrcio eletrnico na internet reduzindo custos de marketing, ou enxugando processos e atividades burocrticas que causavam gastos e desperdcios. Diferenciao nos produtos e nas rotinas oferecidas aos clientes; com criaes de benefcios exclusivos a clientes, como atendimento diferenciado a partir de banco de dados personalizados; atraentes. Inovao na realizao de negcios ou desenvolvimento de produtos

importante lembrar que no deve haver apenas vantagem na reduo de custos, tempo e aumento de tecnologia. O sucesso deve tambm estar ligado eficincia da tecnologia da informao no apoio s estratgias de uma organizao, na capacitao de otimizao de seus processos no apoio de suas estruturas e culturas organizacionais e no acrscimo de valor comercial do negcio. Por outro lado, se mal aplicados ou mal utilizados, a tecnologia da informao e o sistema de informao podem prejudicar os ideais planejados e at mesmo, inviabilizar o empreendimento. Torna-se fundamental, portanto, a colaborao de todos, desde o envolvimento de todos os usurios, como de apoio pela administrao executiva quanto a financeiro, planejamento e realismo da situao.

3. METODOLOGIA 3.1 CARACTERSTICAS DA PESQUISA Segundo Vergara (2000) esta pesquisa pode ser classificada quanto aos meios e quanto aos fins. Quanto aos fins do tipo descritiva porque tem como objetivo expor a caracterizao do uso de sistema de informao. Quanto aos meios, a pesquisa do tipo estudo de caso, sendo o caso escolhido a empresa DOB AUTOPEAS. 3.2 ASPECTOS OPERACIONAIS DA PESQUISA Quanto aos instrumentos para coleta dos dados foram utilizados pesquisa documental, onde foram consultados os manuais dos usurios do PLANSYST, bem como, entrevistas semi-estruturadas, diretor administrativo, os gerentes administrativo e financeiro, os usurios de cada setor da empresa que utilizam Tecnologia de Informao, perfazendo um total de cinco pessoas. Cabendo salientar que na empresa trabalham quinze pessoas. 3.3 CARACTERIZAO DA EMPRESA DOB AUTOPEAS. A empresa Dob Auto Peas Ltda. iniciou suas atividades no ano de 1986, com um empreendimento no mercado de peas de reposio automotivas, em um local que ningum acreditava ser um mercado promissor: o Distrito dos Mecnicos. Suas atividades comearam em uma pequena loja que tinha uma rea de 40m. Com o passar dos anos ampliaram-se suas instalaes atravs da compra de lojas vizinhas. Hoje a empresa possui uma rea fsica de mais de 400m, tornando-se uma das maiores lojas do mercado fornecedor de peas de reposio para automveis no estado da Paraba. E Conta com 15 empregados. A empresa possui um setor de vendas no varejo e outro para o atacado. Tem como seu mercado-alvo cerca de 200 oficinas instaladas no Distrito dos Mecnicos, lojas de Campina Grande e de cidades circunvizinhas. Atravs de parcerias com grandes fornecedores (NGK, Mahle, Bosch), a empresa oferece gratuitamente cursos de especializao e aperfeioamento aos mecnicos de Campina Grande e cidades vizinhas. Com essas parcerias, a empresa vem obtendo o reconhecimento dos fornecedores e dos seus consumidores. Nesses anos de existncia, a empresa vem desenvolvendo e aprimorando a forma de atendimento a clientes, visando a sua plena satisfao. 4. APRESENTAO E ANLISE DOS RESULTADOS Antes de adentrar-se na anlise do processo de implantao da atual ferramenta de Tecnologia de Informao utilizada pela empresa em estudo, ser abordado previamente o sistema implantado pela empresa e os aspectos contextuais vivenciados antes deste processo para que se possa levar a uma maior compreenso do referido processo. 4.1 ASPECTOS EX ANTE A IMPLANTAO DO NOVO SISTEMA A ferramenta de Tecnologia de Informao utilizada anteriormente pela empresa em estudo era EXATA INFORMTICA e estava apresentando srios problemas de funcionamento e, portanto, causando enormes problemas de gesto. Tal sistema gerenciava apenas 8.000 itens, enquanto que a empresa, no referido perodo, trabalhava com aproximadamente mais de 10.000 itens. Foram detectadas graves deficincias na estrutura do banco de dados, tais como: falhas e perdas de ndices e registros 6

nos mdulos: Compras, Faturamento, Vendas, Estoque e Finanas, causando uma verdadeira confuso, perdas e constrangimentos. Especificamente, no mdulo estoque, os problemas se agravavam, com o desaparecimento de registros de determinados itens. Inicialmente se pensava que o problema era humano, ou seja, falta de habilidade de manusear o sistema. Neste sentido, foram realizados diversos balanos e se constataram que os produtos existiam fisicamente no estoque e no apareciam no sistema. Diante deste contexto, a empresa optou pela aquisio de uma nova ferramenta de Tecnologia de Informao. Neste sentido, o diretor administrativo em consulta a empresa Alves, atacadista do ramo de autopeas da cidade de Natal/RN, esta lhe indicou o PLANSYST, que na poca, j trabalhava no setor de autopeas h mais de dez anos em todo Brasil, como uma alternativa para resolver o problema, uma vez que tal empresa j utilizava o sistema indicado, e este operava com sucesso. Posteriormente a empresa DOBU AUTOPEAS entrou em contato com a empresa fornecedora do sistema, e decorrendo o prazo de 90 dias o novo sistema j estava funcionando. 4.2 PLANSYST Dos Sistemas de Informao de Apoio Gerencial direcionado ao setor de autopeas existente no pas, destaca-se o PLANSYST. Esse sistema verstil de gesto empresarial voltado altamente amigvel, especializado no setor de AUTOPEAS desenvolvido para gerir uma ou mais empresas. um software inteligente, que se adequar s necessidades, contribuindo para a automatizao dos processos e sendo um aliado em todas as etapas de gesto da empresa. Esse sistema ser detalhado a seguir, por ser o sistema utilizado na empresa objeto de estudo. O Sistema permite gerir a empresa de forma integrada, racionalizando o trabalho desde a sua origem na emisso de pedidos de vendas, at a contabilidade final. A cada passo, o sistema atualiza e audita os dados, autorizando os processos e contribuindo para se ter maior velocidade. Utiliza aplicativo na arquitetura Ciente/Servidor, tendo como base bancos de dados relacionais. garantia passo a passo, com configuraes e padres de alto nvel. Este Software capaz de otimizar processos e interligar setores, reduzindo custos operacionais e nmeros de pessoal envolvido nas aes da empresa, evitando funes duplas, inclusive nas filiais e coligados. Quanto s caractersticas tcnicas do sistema destacam-se: a) Liberdade para o cliente alterar os cdigos fontes existente sem ferir a qualidade tecnolgica do software; b) Reduo e substituio dos custos operacionais com unificao dos processos em MultiEmpresa e flexibilidade operacional e estratgica; c) Nvel de customizao quase zero e implantao em tempo recorde com baixo custo para aquisio; d) Interface simples e objetiva que possibilita uma fcil operacionalizao, inclusive por pessoas que nunca operaram um sistema. O PLANSYST altamente amigvel; e) Entrada de dados policiados, com crticas nas operaes de controle, reduzindo mxima possibilidade de erros; e) Navegao por cada usurio em reas restritas s suas funes, travs de senhas que registram cada passo dado, possibilitando o monitoramento de cada operador; f) Integral compatibilidade do sistema, fazendo com que uma nica ao desencadeie uma srie de procedimentos previstos numa rotina. Isso acontece de forma automtica, diminuindo a interferncia humana e minimizando os erros; g) Cpias gerada de forma simples, rpida e segura pelos prprios usurios, sem 7

complicaes; h) Aplicao robusta, tolerando problemas no ambiente de base, sem que sejam danificadas ou perdidas informaes, i) Realizao dos procedimentos de manuteno, em nvel de dados e aplicao, via um tele atendimento capaz de solucionar rapidamente alguns problemas, evitando deslocamento de profissionais at o cliente, entre outras. Quanto s rotinas so operacionalizados os mdulos de compras, faturamento, vendas, estoque e financeiro, podendo ser criadas outros, caso a empresa venha necessitar. 4.3 PROCESSO DE IMPLANTAO DE TECNOLOGIA DE INFORMAO NA EMPRESA DOB AUTOPEAS A nova ferramenta consiste em um pacote de software pronto que j estava no mercado, voltado para atender o segmento de autopeas e que sua implantao pode ser feita sem grandes problemas no perodo de adaptao. As modificaes em relao ao antigo sistema utilizado foram bastante significativas. A nova filosofia da PLANSYST consiste em diversos mdulos, sendo os utilizados pela empresa pesquisada os mdulos de compras, faturamento, vendas estoque e financeiro. Entretanto, novos mdulos podero ser criados de acordo com as necessidades da empresa. O mdulo compras faz o clculo das curvas ABC de giros dos produtos por unidade, com visualizao das estatsticas de vendas nos ltimo doze meses; Gerao automtica de uma gesto de compras reposio dos estoques dos produtos; Controle para bloquear a compra de produtos por limite de quantidade ou a nmero de dias no estoque; Faz anlise das compras realizadas atravs de um perfil, apresentado estatsticas retrospectivo para auxiliar na relao com fornecedores; Controle de prazos e descontos mximos para venda dos produtos determinados pelos fornecedores em cada unidade de negcio. O mdulo faturamento Integra-se com outros mdulos, permitindo crticas imediatas de crdito, estoque, bloqueio de vendas e outros; Emite planilha para separao dos produtos na embalagem; Emite documentos finas de faturamento. O mdulo vendas gera automaticamente sugestes de promoo de produtos, com policiamento no instante do faturamento para cada unidade ou para todas elas; Possibilita cadastrar universos de produtos a serem comercializados com condies diferenciadas; Cadastra os descontos e, em um mesmo pedido, indica os preos normais, caracterizando a promoo; Emite propostas para rgos pblicos em modelo-padro imposto pelos Estados; Possibilita a criar grupos de observao do desempenho das vendas dos setores dentro de um intervalo de 12 meses, facilitando o acompanhamento do setor. O mdulo Estoque cria kits de produtos, possibilitando maior giro daqueles que esto com baixa rotatividade; Faz o acesso aos produtos por leitura de cdigo de barra; Faz o controle automtico dos estoques dos produtos por unidade de negcio integrado com o faturamento e recolhimento; Controla ofertas/demanda de venda dos produtos que esto sendo faturados para cada unidade de negcio; Gerencia dos prazos mximos para faturamento dos produtos de cada unidade de negcio; Conferncia final da separao dos produtos nas prateleiras; Calcula as curvas ABCD de giros dos produtos por unidade. O mdulo financeiro tem possibilidade de gerao de crdito junto a fornecedores a partir das devolues de mercadorias, bem como pagamentos como garantia da efetivao das compras; Projeta dbitos a pagar a fornecedores e de despesas gerais, com visualizao de cada ttulo por unidade e geral; Integra mdulo de recebimento de mercadoria (registro da duplicata do fornecedor), gerncia das contas (cheques emitidos); Projeta valores para apurao de um fluxo de caixa ideal; Controla recebimentos em carteira dos ttulos dos seus clientes nas unidades de negcios; Emite controle de depsitos bancrios durante o dia do 8

caixa dos recebimentos vista; Emite relatrio demonstrativo do movimento dirio do caixa para prestao de contas de cada unidade; Integra os mdulos de contas a receber (baixa de ttulo), bancos (crditos dos depsitos). Tratando-se especificamente do processo de implantao do novo sistema, ocorreu a partir de junho de 2003 e finalizando em agosto de 2004, com investimentos de aproximadamente 55 mil reais, incluindo os custos relativos ao software, ao hardware, ao treinamento e servio de consultoria. A implantao dos sistemas ocorreu de forma modular, assegurando o processo de aprendizagem organizacional do novo sistema, e o acompanhamento do desenvolvimento de cada modulo implementado. Os mdulos foram implantados de uma s vez, mas com treinamentos individualizados. Para a realizao dos treinamentos veio um consultor da empresa PLANSYST e ficou uma semana em Campina Grande/PB, dando treinamento aos usurios. Inicialmente, o treinamento ocorreu com a diviso de usurios responsvel pela utilizao de cada mdulo. Posteriormente, as duvidas e os problemas que iam surgindo foram sendo monitorados via Internet. Esse suporte on-line teve durao de 6 meses. Na PLANSYST havia uma pessoa responsvel por cada mdulo, e estas, sempre estavam a postos para atender as solicitaes, dvidas ou mesmo treinamento via on-line por Internet. Inicialmente, as consultas eram realizadas com uma maior freqncia, por se tratar de algo novo, mas, posteriormente, a comunicao via Internet deixaram de existir e hoje em dia poucas so as vezes que se tem um problema ou dvida. Entretanto, cabe ressaltar que anualmente a empresa recebe visita de um consultor da PLANSYST para a realizao de auditoria no sistema e o verificar o nvel de satisfao do cliente em relao a este. Ademais dessas visitas, a empresa fornecedora do referido sistema continua aperfeioando a ferramenta e criando novas rotinas. Tais rotinas so sugeridas aos seus clientes e incorporadas no sistema. Por outra parte, os clientes tambm so livres para criarem as rotinas que se fizerem necessrias, porm a incorporao destas ao sistema se dar mediante aviso prvio a PLANSYST. A deciso pela implantao do sistema PLANSYST alimentou algumas expectativas em seus futuros usurios, dentre as quais se destacaram: disponibilidade de informaes precisas e corretas, no momento certo, principalmente no fluxo de vendas; fornecimento de integrao perfeita entre os setores da organizao atravs de um banco de dados nico e no redundante; planejamento operacional mais transparente e estruturado e com responsabilidades bem definidas; apoio melhoria do desempenho operacional trazendo vantagens competitivas. 4.4 PRINCIPAIS DIFICULDADES E LIMITAES ENCONTRADAS NA IMPLANTAO DA NOVA FERRAMENTA DE TECNOLOGIA DE INFORMAO As principais dificuldades encontradas no processo de implantao foram: operacionalizao do grande numero de rotinas que apresenta a nova ferramenta de Tecnologia de Informao, comparando com o sistema anteriormente utilizado pela empresa. Tal fato exigia um maior conhecimento por parte dos usurios, maior nvel de envolvimento e comprometimento, resultando em maior nmero de horas de treinamento. Outra importante dificuldade e limitao enfrentada pela empresa foi a falta de conhecimento por parte dos usurios referentes a aspectos de gesto, principalmente, a gesto de estoque. Aspectos relacionados utilizao da curva ABC, a analise de relatrios, a filtrao de rotinas, a necessidade e exigncia de se fazer um maior nmero de backup, que 9

anteriormente no existia. Tambm cabe destacar que a associao da ferramenta ao uso da internet, levou a algumas dificuldades por parte dos usurios. Entretanto, com o treinamento recebido e o suporte prestado pela empresa fornecedora, alm da dedicao dos usurios e empenho do diretor administrativo, essas dificuldades e limitaes foram sendo superadas ao longo do tempo sem trazer grandes transtornos empresa. 4.5 VANTAGENS E BENEFCIOS ADVINDOS DA UTILIZAO DA NOVA FERRAMENTA DE TECNOLOGIA DE INFORMAO Na perspectiva dos gestores a nova ferramenta proporcionou uma melhoria significativa nos processos de gesto de estoque, tais como: a eliminao de ruptura de estoques, evitou a duplicidade de itens; reduziu perdas por desaparecimento fsico de alguns itens do estoque; facilitou o controle do nvel de estoque fornecendo informaes mais precisas para sua reposio; contribui significativamente para a modificao do layout do estoque fsico, atravs da criao de ruas e avenidas, que facilitam o aceso mais rpido do estoquista e agilidade nas vendas. Em relao gesto de compras, a nova ferramenta d suporte ao fornecer uma relao dos itens a serem comprados e seus respectivos fornecedores, o que vem facilitar a atividade de cotao de preos realizada constantemente no ato das compras. Tambm apresenta uma representao visual na tela sobre o nvel de rotatividade dos produtos e emite uma previso de compras. Tudo isso, contribui para uma gesto de compras mais eficiente, principalmente, levando a uma reduo de custos para a empresa. Cabendo ressaltar que pelo volume vendas da empresa ser relativamente alto, esta tambm realiza grandes volumes de compras, e tomando como base as informaes fornecidas pela ferramenta tem adquirido um maior poder de negociao perante seus fornecedores. Tratando-se da gesto de vendas a ferramenta tem contribudo no sentido de agilizar o processo de vendas, uma vez que permite reduzir o tempo de atendimento ao cliente; selecionar os clientes segundo o volume e freqncia de compra; uma melhor visualizao dos vrios descontos oferecidos pela empresa aos mais variados tipos de produto. Quanto gesto financeira, a nova ferramenta permite a integrao do estoque com faturamento e compras, o que facilita o planejamento a curto e mdio prazo. Possibilitando a empresa fazer uma projeo financeira mais completa e precisa, atravs das informaes obtidas do fluxo de caixa. Tais informaes so de suma importncia na hora da empresa honrar seus compromissos Na perspectivas dos empregados, a nova ferramenta tambm trouxe grandes benefcios, tais como: agilizao das vendas, o que permite o vendedor atender um maior nmero de clientes, e, consequentemente, leva a uma implicao positiva no seu rendimento mensal; Com as informaes mais precisas e transparentes oferecidas pela ferramenta evita-se o desaparecimento de itens do estoque, o que leva a uma situao mais confortvel e tranqila para os empregados, ou seja, um clima de trabalho mais saudvel. Tudo isso poder contribuir para um maior nvel de motivao e comprometimento dos trabalhadores. Na perspectiva do cliente a nova ferramenta traz alguns ponto positivos que so fortemente apreciados por estes, tais como: reduo do tempo de compra na loja; encontrar o item procurado, dado a grande variedade de produtos oferecidos pela loja, aproximadamente 35.000 itens; e, sobretudo, encontrar preos e prazos bastantes competitivos oferecidos pela empresa. Cabe ressaltar que a empresa em estudo trabalha exclusivamente com produtos originais. 10

5. CONSIDERAE FINAIS Considerando as informaes obtidas neste trabalho e as respectivas anlises, podemos constatar que a ferramenta de Tecnologia de Informao utilizada pela empresa, PLANSYST, apresenta-se como uma poderosa ferramenta de gesto. Tal afirmao se justifica pelo fato desta, por um lado apresentar ganhos significativos para a empresa, para os empregados e para os clientes, e por outro corresponder satisfatoriamente s necessidades empresariais. Tendo em vista que a empresa em estudo trabalha com mais de 35 mil itens, e sem uma ferramenta de Tecnologia de Informao que opere de maneira eficiente, jamais alcanaria os nveis de produtividade atual. Por tudo isso, pode-se considerar que a utilizao do PLANSYST tem contribudo fortemente ao aumento da competitividade empresarial. REFERNCIAS ALAVI, Mary; JOACHIMSTHALER, Erich A. Revisiting DSS implementation research: A meta analysis of the Literature and suggestion for research. MIS Quarterly, March 1992 p. 95116. ALBANO, Cludio S. Problemas e aes na adoo de novas tecnologias de informao: um estudo em cooperativas agropecurias do Rio Grande do Sul. Dissertao de Mestrado PPGA/EA/UFRGS. Porto Alegre: UFRGS, 2001, 122 p. ALTER, S. Information Systems: a Management perspective. Menlo Park. Califrnia: Benjamin Cummings. 2. ed., 1998. AUDY. J. L. N. et al. Modelo de planejamento estratgico de sistemas de informao: a viso do processo decisrio e o papel da aprendizagem organizacional In: Encontro Nacional da Associao Nacional dos Programas de Ps-Graduao em Administrao, 24. 2000, Florianpolis. Anais. Florianpolis: ANPAD, 2000. BARBOSA, R. R. Monitorao ambiental: uma viso interdisciplinar, Revista de Administrao, v. 32, n. 4, p. 42-53, out./dez. 1997. BRANCHEAU, J. C.; WETHERBE, J. C. Key issues in information systems management. MIS Quaterly, Minneapolis. p. 23-45. Mar./1987. CAMPBELL, B. J. Understanding information system: foundations of control. Massachusetts: Wintrop Publishes, 1997. CORNELLA, A. Los recursos de informacin. Madrid: MacGraw Hill, 1994. DELONE, William H. & MCLEAN, Enphrain R. Information Systems Success: The Quest of Dependent Variable. Information Systems Research (3) 1 March, 1992 p. 60-95. DIAS, D. Motivao e resistncia ao uso da tecnologia da informao: um estudo entre gerentes. In, Encontro Nacional da Associao Nacional dos Programas de PsGraduao em Administrao 22., 1998. Foz do Iguau Anais. Foz do Iguau: ANPAD, 2000. FREITAS, H. M.; LESCA, H. Competitividade empresarial na era da informao. Revista de Administrao. So Paulo, Vol. 27, N. 3. p. 92-102, 1992. 11

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