Fundacin de Beneficencia Cristo Vive - Formacin Laboral Escuela Prisma de Los Andes

Cmo Usar Una Caja Chica En Su Pequea Empresa Contabilizando Y Controlando Los Gastos Menores Para poder mantener un control sobre todos los gastos relacionados a su pequea empresa o un negocio que maneja desde el hogar, es necesario contabilizar todos los gastos menores de da a da que usted paga en efectivo, as como los gastos que paga con cheque o por medio de transferencias bancarias. Los desembolsos menores en efectivo se acumulan con el tiempo y es importante conocerlos para poder contabilizarlos, controlarlos y tambin para poder tomar una deduccin por estos gastos en su declaracin de impuestos. En vez de pagar estos gastos de sus fondos personales, puede ser ms conveniente establecer y usar una caja chica para pagar los gastos relacionados a su negocio. Tipos de Gastos que se Puede Pagar de una Caja Chica Aunque el uso de tarjetas de dbito y de crdito est rpidamente reemplazando y eliminando las transacciones en efectivo, igual puede haber varios tipos de gastos menores que son ms convenientes pagar en efectivo o que usted prefiere pagar en efectivo. Estos podran incluir franqueo, tiles de oficina, reparaciones menores, propinas, combustible para su vehculo, estacionamiento y peajes y tarifas para el transporte pblico, entre otros. Ventajas de Usar una Caja Chica Las siguientes son algunas de las ventajas de usar una caja chica para pagar los gastos menores relacionados a su negocio: Puede separar los gastos del negocio de los gastos personales. Un procedimiento para manejar la caja chica facilita la contabilizacin de los gastos menores en los libros del negocio. Tendr los recibos para respaldar las deducciones tributarias que se puede tomar por estos gastos menores. El procedimiento para la caja chica le permite guardar la documentacin de estos gastos todos juntos en un archivo. Al saber donde se est gastando el efectivo, estar en mejores condiciones para controlarlo. Procedimiento para la Caja Chica Estableciendo la Caja Chica Un fondo de caja chica es una cierta cantidad de dinero en efectivo que se aparta especficamente para pagar los gastos menores del negocio. En un negocio que usted maneja desde su hogar, probablemente usted mismo va a manejar la caja chica. En una pequea empresa con ms de una persona, la caja chica se asigna a una sola persona quien es responsable de tener la caja, entregar el efectivo segn las necesidades, guardar los recibos y mantener registros de los desembolsos. El monto de la caja chica depender de la naturaleza del negocio: cuntos desembolsos se hacen en efectivo, los montos de los desembolsos y su frecuencia. Se trata de tener suficiente efectivo en la caja chica como para cubrir todos los gastos menores durante un cierto perodo, como un mes, por ejemplo. Para establecer la caja chica inicialmente, se gira un cheque a caja o al nombre de la persona responsable del fondo, que se llama el custodio, por el monto predefinido. Este cheque est contabilizado en una cuenta separada que se llama Caja Chica en el libro mayor. El cheque est canjeado por el custodio del fondo y el efectivo se guarda en una pequea caja de seguridad, en un cajn del escritorio bajo llave o en algn otro lugar donde est seguro. Usando la Caja Chica Los procedimientos para manejar la caja chica son bastante sencillos y generalmente funcionan de la siguiente manera: Cada vez que se necesita efectivo para hacer algn trmite, hacer una compra o pagar un gasto menor, el custodio de la caja chica entrega la cantidad de efectivo solicitado o necesario y deja un comprobante en la caja, indicando el nombre de la persona quien solicit el efectivo, la fecha, el monto y el propsito. Se puede comprar comprobantes estndares en negocios donde venden tiles de oficina, o puede usar su propio formato. El 1
Elaborado por profesor: Vernica Aedo Curso Secretariado Coordinadora Pedaggica: Mara Luz Araya M.

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comprobante puede ser simplemente un papelito y si usted mismo, como el propietario del negocio, est manejando la caja chica, el comprobante bsicamente sirve como un recordatorio para usted que ha sacado dinero de la caja chica. Cuando la persona quien solicit el dinero de la caja chica ha hecho su trmite o compra, debe regresar y entregar al custodio de la caja chica el recibo por el gasto. En el caso de un gasto para el cual no se entrega un recibo, como una propina, por ejemplo, se puede usar el mismo comprobante de la caja chica para indicar el monto exacto del gasto y ste servir como el respaldo. Si el gasto real fue mayor que el monto solicitado, el custodio de la caja le paga la diferencia a la persona que efectu el gasto. Y al contrario, si el gasto fue menor, la persona quien solicit el dinero devuelve la diferencia al custodio de la caja chica. Una vez saldada la cuenta, se saca el comprobante de la caja y se guarda el recibo. Aqu nuevamente, si usted como propietario est manejando su propia caja chica, este proceso lo realizara usted mismo. En cualquier momento, el total del efectivo, los recibos y los comprobantes pendiente recibos en la caja debe ser igual que el monto establecido para la caja chica. Reponiendo la Caja Chica El monto original establecido para la caja chica se mantiene fijo en la cuenta Caja Chica en los libros de contabilidad. El saldo del efectivo en la caja va disminuyendo mientras se hacen los desembolsos, por lo tanto es necesario reponer la caja peridicamente para devolver el monto del efectivo a su saldo original. Cuando el custodio de la caja chica ve que est quedando poco efectivo, debiera llenar una solicitud de reposicin de la caja chica. Esta solicitud sirve como la manera en que se contabilizan los desembolsos de la caja. En la solicitud de reposicin se indica el monto total de los gastos efectivamente desembolsados de la caja y las cuentas del libro mayor que corresponde a los gastos. Solamente los gastos efectivamente pagados, con recibos u otro respaldo, deben incluirse en la solicitud de reposicin de la caja. Los comprobantes pendiente recibos deben quedar en la caja hasta que se liquidan. Es conveniente crear un formulario estndar para la reposicin de la caja, para facilitar la contabilizacin de los gastos correspondientes y para mantener una uniformidad y orden en los archivos. Todos los recibos se adjuntan a la solicitud de reposicin. Se gira un cheque a nombre del custodio por el monto que se requiere para reponer la caja chica y se contabilizan los desembolsos, con cargos a las cuentas de gastos y otros segn corresponda y un haber a la cuenta Banco. La cuenta Caja Chica se mantiene en su saldo fijo. El custodio, o usted como el propietario, canjea el cheque, repone la caja chica con el efectivo y la caja vuelve a su monto original.

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Elaborado por profesor: Vernica Aedo Curso Secretariado Coordinadora Pedaggica: Mara Luz Araya M.