GESTIN DE

PROYECTOS
CON LAS TICS
EDI TORI AL
Introduccin a MS-Project con un Ejemplo Paso a Paso
IntroJuccin a MS-Project
con un Ejempo Paso a Paso
Cestin Je Proyectos
con TIC's
Iago Cano FernnJez, naciJo en Vi,o en 1978, es ML/
(Master en /Jministracin y Direccin Je Lmpresas) por
la Lscuela Je Ne,ocios Caixanova, ln,eniero Superior en
lnformatica por la LniversiJaJ /lfonso X el Sabio y titulaJo en
Ciencias Lmpresariales por la LniversiJaJ Je Vi,o.
Su carrera profesional se la JesarrollaJo en socieJaJes Je
inversin, realizanJo Jistintas funciones en los Jepartamentos
Je aJministracin e inversiones, en las que se la especializaJo
en la ,estin Je carteras, en el mercaJo bursatil y en la
operativa con JerivaJos.
/Jemas, la experiencia que le la aportaJo la Jocencia en
materia Je Cestin Je lroyectos la complementaJo sus
conocimientos y manejo en este campo, que se ven plasmaJos
en este manual.
E Autor
CESTION DE PROYECTOS CON TIC'S. INTRODLCCION A MS-PROJECT CON
LN EJEMPLO PASO A PASO
No esta permitiJa la reproJuccin total o parcial Je este libro, ni su tratamiento informatico,
ni la transmisin Je nin,una forma o por cualquier meJio, ya sea electrnico, mecanico, por
fotocopia, por re,istro u otros mtoJos, sin el permiso previo y por escrito Je los titulares
Jel Copyri,lt.
DLlLCHS lLSLlV/DS 2OO5, respecto a la primera eJicin en espaol, por
lJeaslropias LJitorial.
lSLN: 8+-9792-6+9-8
Depsito le,al: C-1767-2OO5
/utores: la,o Cano lernanJez e lJeaspropias LJitorial
Diseo: lJeaslropias lubliciJaJ, S. l.
llustraciones lortaJa: /lia
lroJuccin LJitorial: Cesbiblo, S. l.
lmpreso en Lspaa - lrinteJ in Spain
Gestin de proyectos con TIC`s. Introduccin a MS-Project
con un ejemplo paso a paso 1 Edicin
IdeasPropias, Editorial. Vigo, 2005
ISBN: 84-9792-649-8
Formato: 17 x 24 cm. Pginas: 120
Ficha de catalogacin bibliogrfca
ISBN 10: 84-934553-4-2
ISBN 13: 978-84-934553-4-7
ISBN 10: 84-934553-4-2
ISBN 13: 978-84-934553-4-7
INDICE
lrlo,o ..................................................................................................................... 1
1 lntroJuccin a la ,estin Je proyectos ............................................................. 3
1.1. lntroJuccin........................................................................................... 3
1.2. Cestin Je proyectos: conceptos basicos ............................................... 3
1.2.1. Qu es un proyecto: ................................................................. 3
1.2.2. Qu es la ,estin Je proyectos: ................................................ +
1.2.3. lroceso ...................................................................................... +
1.2.+. Lso Je las TlC's ........................................................................ 5
1.2.5. Qu es un pro,rama Je aJministracin Je proyectos: ............. 6
1.3. Tcnicas Je planincacin....................................................................... 8
1.3.1. Camino crtico .......................................................................... 8
1.3.2. Dia,rama Je lLlT.................................................................... 9
1.3.3. Dia,rama Je C/NTT............................................................... 1O
1.+. lases Je la ,estin Je proyectos ............................................................. 11
1.5. Control econmico y Je tiempo ............................................................ 12
1.6. Lxplicacin Jel proyecto a realizar......................................................... 1+
1.7. Lmpezar a trabajar con lroject .............................................................. 17
1.7.1. Lmpezar un nuevo proyecto ...................................................... 17
1.7.2. Visualizacin Jel proyecto......................................................... 18
1.7.3. /brir una plantilla o basarse en un arclivo existente .............. 19
1.7.+. /si,nar las propieJaJes Jel proyecto ........................................ 2O
1.7.5. Conn,urar el calenJario............................................................ 22
1.7.6. /juste Je la escala temporal...................................................... 23
1.7.7. CuarJar un proyecto ................................................................. 2+
LJLlClCl 1 ................................................................................................... 26
SlLClNLS ................................................................................................ 27
1.8. lesumen Je conteniJos ......................................................................... 28
/LTLV/lL/ClN 1 ................................................................................. 29
SlLClNLS ................................................................................................ 31
2 MS-lroject: Tareas........................................................................................... 33
2.1. lntroJuccin .......................................................................................... 33
2.2. Tareas..................................................................................................... 33
2.2.1. lntroJuccin a las tareas y Juraciones....................................... 33
2.2.2. Lstructuracin Je las tareas en un esquema l,ico ................... 35
2.2.3. lntroJucir tareas ........................................................................ 35
2.2.+. Tareas repetitivas....................................................................... 38
2.2.5. lntroJucir la lista Je tareas........................................................ 39
2.2.6. tras operaciones con tareas .................................................... +O
2.3. Lnlaces/JepenJencias entre tareas......................................................... +1
2.3.1. Qu es una JepenJencia:......................................................... +1
2.3.2. Tipos Je JepenJencias .............................................................. +2
2.3.3. lntroJucir JepenJencias ............................................................ +3
2.3.+. /justar el Dia,rama Je Cantt................................................... +6
2.3.5. MoJincar la planincacin.......................................................... +6
2.+. lestricciones/Jelimitaciones Je las tareas ............................................. +8
2.+.1. Qu es una Jelimitacin: ......................................................... +8
2.+.2. Tipos Je Jelimitaciones............................................................. +8
2.+.3. lntroJucir restricciones.............................................................. 5O
2.5. lJentincar el camino crtico................................................................... 51
LJLlClCl 2 ................................................................................................... 5+
SlLClNLS ................................................................................................ 55
2.6. lesumen Je conteniJos ......................................................................... 56
/LTLV/lL/ClN 2 ................................................................................. 57
SlLClNLS................................................................................................. 58
3 MS-lroject: lecursos ....................................................................................... 59
3.1. lntroJuccin........................................................................................... 59
3.2. lecursos ................................................................................................. 59
3.2.1. lntroJucir una lista Je recursos ................................................. 6O
3.2.2. lnformacin Je los recursos....................................................... 62
3.3. /si,naciones .......................................................................................... 63
3.3.1. Lfecto Je la asi,nacin Je recursos ........................................... 63
3.3.2. Tipos Je tareas .......................................................................... 63
3.3.3. /si,nar recursos a las tareas ..................................................... 6+
3.3.+. tra forma Je asi,nar un recurso a una tarea........................... 66
3.3.5. leJistribucin Je los recursos ................................................... 67
3.+. Costes .................................................................................................... 69
3.+.1. lnformacin Je costes ............................................................... 69
3.+.2. MtoJo acumulaJo.................................................................... 69
3.+.3. lntroJucir informacin Je costes............................................... 7O
3.+.+. LstaJsticas Jel proyecto............................................................ 71
LJLlClCl 3 ................................................................................................... 73
SlLClNLS................................................................................................. 7+
3.5. lesumen Je conteniJos ......................................................................... 75
/LTLV/lL/ClN 3 ................................................................................. 76
SlLClNLS ................................................................................................ 77
+ MS-lroject: Se,uimiento................................................................................. 79
+.1. lntroJuccin .......................................................................................... 79
+.2. lnformes ................................................................................................. 79
+.3. Se,uimiento Je proyectos ...................................................................... 8O
+.3.1. Herramientas Je se,uimiento.................................................... 8O
+.3.2. lnea Je base............................................................................. 81
+.3.3. lntroJucir Jatos reales ............................................................... 82
+.3.+. Mostrar Jesviaciones ................................................................. 8+
+.3.5. lneas Je pro,reso..................................................................... 85
+.3.6. lealizar un se,uimiento inJiviJualizaJo................................... 86
+.+. Ll trabajo con mltiples proyectos ......................................................... 88
+.5. Crupos Je trabajo .................................................................................. 88
+.6. Cmo cambiar los Jatos Jel proyecto utilizanJo otras aplicaciones ...... 88
LJLlClCl + ................................................................................................... 9O
SlLClNLS ................................................................................................ 91
+.7. lesumen Je conteniJos ......................................................................... 92
/LTLV/lL/ClN + ................................................................................. 93
SlLClNLS ................................................................................................ 9+
lLSLMLN .............................................................................................................. 95
LX/MLN................................................................................................................. 97
LlLllCl/ll/...................................................................................................... 1O3
Gestin de Proyectos con TC's 1
Cestin Je Proyectos
con TIC's
PrIogo
Si usteJ es responsable Je coorJinar una varieJaJ Je tareas que se Jeban
terminar Jentro Je un calenJario especfico y con una cantiJaJ limitaJa Je
Jinero, entonces usteJ es un ,estor Je proyectos, y si aJemas no utiliza un
pro,rama Je planificacin Je proyectos en su labor Je ,estor, entonces este
manual le sera Je ,ran utiliJaJ.
Ll objetivo Je este manual es que el lector aJquiera los conocimientos terico-
practicos necesarios para Jesarrollar y ejecutar un proyecto en su inte,riJaJ,
realizanJo un se,uimiento y un analisis Je sus resultaJos, apoyanJose para ello
en la aplicacin Microsoft lroject" (en aJelante MS-lroject").
Ln esta publicacin se la buscaJo una visin practica, por lo que se la
reJactaJo Je forma Jiferente al resto Je libros que lablan sobre el software
Je aJministracin Je proyectos MS-lroject en el que se enumeran toJas las
funcionaliJaJes que tiene el pro,rama, sino que se la buscaJo mostrar su uso
a travs Je un ejemplo practico que sera la realizacin Je una receta Je cocina,
concretamente una tortilla espaola.
Lste material JiJactico comienza mostranJo los conceptos basicos Je la ,estin
Je proyectos e introJucienJo al lector en el pro,rama MS-lroject, para lue,o
realizar un recorriJo sobre los conceptos necesarios para aproveclar la poten-
cialiJaJ Je la misma, a la vez que se ponen en practica. Durante este recorriJo
se realizan unas autoevaluaciones que sirven Je repaso a los conceptos vistos.
/l final Jel manual se sintetizan los principales puntos y se realiza una prueba
para Jeterminar el nivel Je los conocimientos aJquiriJos.
Gestin de Proyectos con TC's 2
Ll objetivo Je esta publicacin es que conten,a la informacin necesaria para
que los lectores lleven a la practica Jistintos proyectos con el uso Je las TlC's
(Tecnolo,as Je la lnformacin y Je la Comunicacin) Je forma sencilla y
con xito.
Ls necesario mencionar que, a pesar Je que las capturas Je pantalla utilizaJas
en el ejemplo practico se realizan en base a la versin Microsoft lroject 2OO3",
los conteniJos Jel manual son tiles en cualquiera Je las versiones Jel pro,rama
a partir Je la 98.
lara poJer aproveclar los conteniJos Je este manual no es necesario tener,
previamente, amplios conocimientos Je ,estin Je proyectos, pero s se
recomienJa estar labituaJo al uso Je orJenaJores y Je pro,ramas tipo ffice
Je Microsoft para se,uir el ejemplo, JebiJo al nivel Je Jetalle utilizaJo en la
explicacin Je las operaciones que se pretenJan realizar.
Gestin de Proyectos con TC's 3
1 Introduccin a Ia gestin de proyectos
Introduccin 1.1.
MS-lroject es una aplicacin Je la ,estin Je proyectos que ayuJa a or,anizar un
proyecto, pero antes Je ver cmo utilizarla, es necesario aclarar al,unas JuJas,
un tanto tericas, para tener una comprensin mejor Je la misma.
Ll objetivo Je esta uniJaJ JiJactica es iJentificar los conceptos basicos sobre la
,estin Je proyectos, as como las Jistintas fases a travs Je las que se Jesarrollara
el proyecto.
Gestin de proyectos: conceptos bsicos 1.2.
Qu es un proyecto? 1.2.1.
Se entenJera por proyecto la realizacin Je una activiJaJ compleja con un
principio y un final estableciJos, que tienJe a alcanzar un objetivo claro y
concreto, susceptible Je Jescomponerse en una serie Je tareas interJepenJientes
entre s en cuanto a su orJen Je ejecucin.
los proyectos utilizan asi,naciones especficas Je tiempo y recursos que
normalmente estan sujetos a limitaciones, y se pueJen JiviJir en tareas mas
pequeas para alcanzar el objetivo ,lobal.
Ln proyecto tiene un punto Je inicio concreto y unos objetivos especficos que,
una vez alcanzaJos, Jefinen su finalizacin, y si,ue un proceso or,anizaJo.
Ln ocasiones, el objetivo principal se JiviJe en objetivos intermeJios o litos, que
son puntos Je un proyecto claramente iJentificables que resumen la finalizacin
Je un conjunto Je tareas relacionaJas. Lstos se utilizan ,eneralmente para
resumir los sucesos importantes Je un proyecto a las personas que no Jesean o
no necesitan ver toJos los Jetalles.
Gestin de Proyectos con TC's 4
Ln un proyecto lay que conju,ar estos Jos elementos:
Tareas:
Se le Jenomina as al trabajo que necesita lacerse en un tiempo limitaJo para
lo,rar los objetivos Jel proyecto. /l iJentificar las tareas lay que or,anizarlas
jerarquicamente; al,unas Je ellas Jeben llevarse a cabo Je forma secuencial,
ya que lasta que no se la,an unas no se pueJen realizar otras superiores,
pero otras se pueJen realizar simultaneamente. Tambin lay que Jetallar la
Juracin, es Jecir, el tiempo necesario para realizar una tarea.
Recursos:
Ln los recursos se incluyen las personas, materiales, equipos o servicios
necesarios para realizar las tareas. /Jemas Je Jetallar los recursos necesarios
se Jebe tener en cuenta la JisponibiliJaJ Je los mismos en caJa momento.
Como ejemplo Je proyectos, que incluyen proJuctos y servicios, se pueJe sealar
la realizacin Je una autopista, una casa, un meJicamento, or,anizar una fiesta,
un curso, las vacaciones e incluso al,o mas sencillo como realizar una receta
Je cocina.
Qu es Ia gestin de proyectos? 1.2.2.
la gestin Je proyectos es la or,anizacin y supervisin Je toJos los aspectos Je
un proyecto, e incluye la motivacin Je toJos los implicaJos en la consecucin
Je los objetivos Jel proyecto Jentro Jel plazo Je tiempo, coste y criterio Je
caliJaJ acorJaJos a la lora Je su planificacin.
la ,estin Je proyectos implica el uso Je las lerramientas y los conocimientos
necesarios para ,arantizar la correcta realizacin Jel proyecto tenienJo que
planificar y coorJinar el uso Je los recursos con el objetivo Je completar con
xito el proyecto Je acuerJo a las limitaciones.
Proceso 1.2.3.
/ la lora Je crear un proyecto se Jebe se,uir el si,uiente proceso:
- lJentificar el propsito Jel proyecto.
Gestin de Proyectos con TC's 5
- Definir sus objetivos.
- lJentificar las tareas que lay que realizar para conse,uirlo.
- Determinar el orJen en que lan Je realizarse, es Jecir, conocer cmo las
tareas inJiviJuales se or,anizan para alcanzar los objetivos propuestos.
- Lstimar el tiempo que se va a tarJar en realizar caJa una Je ellas.
- /si,nar recursos a las tareas.
- Hacer una estimacin Jel tiempo y Je los costes totales Jel proyecto.
- lealizar estimaciones sobre los factores que pueJen afectar a la Juracin y
al coste Jel proyecto.
- Discutir escenarios alternativos y lacer planes Je contin,encia.
Durante el proyecto lay que realizar un se,uimiento Je los tiempos reales Je
las tareas con el objetivo Je realizar los ajustes necesarios ante Jesviaciones y
situaciones inesperaJas e informar Je los mismos a las personas implicaJas en
el proyecto.
Lna vez finalizaJo un proyecto, es conveniente evaluarlo para realizar proyectos
mas efectivos en el futuro, sienJo conveniente tener en cuenta las su,erencias
Je las personas implicaJas en el mismo.
Uso de Ias TIC's 1.2.4.
Ll mejor moJo posible Je emprenJer un proyecto es utilizar las lerramientas
tecnol,icas aJecuaJas.
Ll uso Je las TlC's (Tecnolo,as Je la lnformacin y Je la Comunicacin) es
munJialmente aceptaJo como el mas eficiente para el control Je tiempos y
costes Je proyectos, porque permite evitar sobrecostes y Jemoras en el Jesarrollo
Je stos.
Sin embar,o, son pocos los profesionales que tienen un aJecuaJo Jominio Jel
tema para aproveclar su renJimiento al no ser muy JifunJiJa su enseanza
Jentro Je la formacin universitaria.
Gestin de Proyectos con TC's 6
las TlC's proporcionan, como ayuJa a la ,estin Je proyectos, los pro,ramas
Je aJministracin Je proyectos.
Qu es un programa de administracin de proyectos? 1.2.5.
Ln programa Je aJministracin Je proyectos es una aplicacin que ayuJa a
crear y realizar el se,uimiento Je planes Je proyectos, aJministrar pro,ramacio-
nes y recursos, y analizar la informacin Jel proyecto Je forma eficaz.
/Jemas, estos pro,ramas ase,uran la colerencia y una rapiJa comprensin Je
la planificacin.
Lna Je las funciones mas importantes Je un software Je ,estin Je proyectos
es ofrecer al responsable Je un proyecto las lerramientas que permiten el
se,uimiento y control Jel mismo, por ello ,racias a estos pro,ramas se pueJe:
- Ver cmo un cambio en una parte Jel proyecto afecta al resto.
- lnformar a toJos los miembros Jel equipo qu tienen que lacer y cuanJo
tienen que lacerlo.
- Centrar la atencin en las partes Jel proyecto que pueJen Jemorar o impeJir
su realizacin.
- Lvaluar el proceso para ver las Jesviaciones y afrontarlas.
- lnformar Je la incompleta utilizacin Je recursos.
- Simular alternativas.
- btener informes completos y frecuentes Jel estaJo Jel proyecto.
- lealizar un estuJio Je los resultaJos para mejorar en proyectos futuros.
Ll software Je aJministracin Je proyectos mas conociJos y usaJo en las
empresas es Microsoft lroject. Lste pro,rama se pueJe utilizar para controlar
proyectos simples o complejos.
Gestin de Proyectos con TC's 7
/l,unas Je sus caractersticas concretas son:
Panificacin intuitiva:
Sus instrucciones interactivas ,uan paso a paso en la creacin Je proyectos
nuevos, en la aJministracin Je tareas y recursos, en el se,uimiento Je la
evolucin Je los proyectos y en la ,eneracin Je informes.
Integracin fuiJa:
Lxiste una estrecla inte,racin y transicin entre Microsoft lroject y otros
pro,ramas Je Microsoft.
Interfaz estio Office:
/prenJer a utilizar Microsoft lroject es facil ,racias a que tiene una interfaz
estilo ffice con mens aJaptables, paneles Je tareas informativos y barras
Je comanJos.
Senciez:
Cracias a unos asistentes practicos se simplifica el proceso Je confi,uracin
y se,uimiento Je las pro,ramaciones Je los proyectos.
AyuJa:
Lna ayuJa que proporciona informacin puntual y relevante a meJiJa que
trabaja. las etiquetas inteli,entes permiten saber cuanJo las reasi,naciones
Je los recursos y otros cambios afectan a la pro,ramacin Jel proyecto,
aJemas Je que ofrecen otras opciones practicas.
Hay que tener en cuenta que las lerramientas Je planificacin son Je ,ran
utiliJaJ para la ,estin y control Je los proyectos, pero en nin,n caso sustituyen
el saber lacer lumano. lor ello, es inJispensable entenJer ciertas tcnicas Je
planificacin como son los Jia,ramas Je lLlT y Je C/NTT para Jar un buen
uso a estos pro,ramas y aproveclar al maximo las ventajas que ofrecen.
Ll conocimiento Je estas metoJolo,as permite entenJer la estructura y utiliJaJ
Je pro,ramas como MS-lroject y poJer aumentar as la eficiencia en el Jesarrollo
en cualquier proyecto realizaJo, tanto a nivel particular como empresarial, ya
que proporciona una mayor competitiviJaJ laboral.
Gestin de Proyectos con TC's 8
lero para poJer planificar un proyecto con xito es necesario laber realizaJo
una Jescomposicin aJecuaJa Je las tareas y laber estimaJo Je forma correcta
la Juracin y los recursos necesarios para acometerlas.
Tcnicas de pIanificacin 1.3.
Ln la ,estin Je proyectos se utilizan unos mtoJos que permiten la planificacin,
la ejecucin y el control Je proyectos que requieren la coorJinacin Je un ,ran
numero Je activiJaJes, entre las que existen relaciones Je preceJencia y que se
lan Je realizar en un tiempo limitaJo y con meJios tambin limitaJos.
los que mas se utilizan a la lora Je planificar, y que son utilizaJos por los
pro,ramas Je ,estin, se llaman Jiagramas Je PERT y CANTT:
Diagramas Je PERT:
/claran la relacin entre las tareas. lnteresan en el caso Je que se quiera
comprobar las relaciones Je las tareas y no tanto su Juracin.
Diagramas Je CANTT:
Se encar,an Jel tiempo en el que se ejecutan las tareas. CaJa tarea esta
representaJa por una barra lorizontal, y se sita a lo lar,o Je un peroJo
Je tiempo llamaJo escaa tempora, Je forma que la lon,ituJ Je caJa barra
corresponJe al tiempo que se tiene estimaJo para caJa tarea.
Ln los si,uientes apartaJos se lace mencin nicamente a nociones basicas
necesarias para entenJer estos Jia,ramas, ya que los lace automaticamente
MS-lroject en base a los Jatos introJuciJos en el pro,rama.
Camino crtico 1.3.1.
ToJos los proyectos estan formaJos por caminos, que son los Jistintos recorriJos
posibles formaJos por las secuencias Je tareas.
Ln toJo proyecto existe al,n camino crtico. Lste camino lo forman las
tareas que no tienen mar,en Je Jemora; es Jecir, un retraso o un cambio en la
fecla Je inicio en cualquiera Je ellas tiene repercusin en la Juracin total Jel
Gestin de Proyectos con TC's 9
proyecto. Ll camino crtico es el camino Je mayor Juracin entre el inicio y la
finalizacin Jel proyecto.
las tareas que obli,atoriamente tienen que completarse a tiempo para que
un proyecto finalice Je acuerJo a la planificacin se llaman tareas crticas y
pertenecen a al,n camino crtico.
No toJas las tareas forman parte Jel camino crtico y pueJen sufrir al,n retraso
sin perjuJicar la fecla Je finalizacin Jel proyecto. la mayora Je las tareas en
proyectos ,ranJes y con tareas que se pueJen realizar a la vez son no crticas.
la importancia Je iJentificar el camino crtico raJica en que el responsable Jel
proyecto sepa Je qu tareas Jebe realizar un se,uimiento exlaustivo y cuales
pueJen tener un mar,en, tanto Je control como Je ejecucin.
Diagrama de PERT 1.3.2.
Ln Jiagrama Je PERT (lro,ram Lvaluation anJ leview Teclnique) es una
representacin ,rafica Je las relaciones entre las tareas Jel proyecto que permite
calcular los tiempos Jel proyecto Je forma sencilla.
las caractersticas Je un Jia,rama Je lLlT son las si,uientes:
- Ls un ,rafo, o sea, un conjunto Je puntos (llamaJos noJos) uniJos por
fleclas.
- Ln noJo corresponJe a un instante Je tiempo en el que se inicia o finaliza
una tarea. CaJa noJo representa un punto concreto en el tiempo, una fecla
en el calenJario.
- las fleclas corresponJen a las tareas Jel proyecto. larten Jel noJo que
representa el instante Je tiempo en el que se inicia la tarea y lle,an al noJo
corresponJiente al final Je la tarea.
- la lon,ituJ Je las fleclas no corresponJe a la Juracin Je las tareas.
- lepresenta las relaciones entre las tareas Jel proyecto, no su Jistribucin
temporal.
Gestin de Proyectos con TC's 10
- Tienen restricciones, es Jecir, relaciones Je JepenJencia que Jetermina el
orJen Je sucesin Je las tareas.
- Ls una lerramienta Je calculo, mas que una representacin visual Jel
proyecto.
lara construir un Jia,rama lLlT se lan Je tener en cuenta las si,uientes
regas:
- Slo pueJe laber un noJo inicial y un noJo final. sea, slo pueJe laber
un noJo al que no lle,ue nin,una flecla, naJa mas sal,an (noJo inicial),
y slo pueJe laber un noJo al que naJa mas lle,uen fleclas, sin que sal,a
nin,una (noJo final).
- los recorriJos posibles (si,uienJo las fleclas) sobre el ,rafo nos inJican los
caminos Jel proyecto, esto es, las secuencias Je tareas.
- Lna tarea no pueJe tener el mismo comienzo y el mismo fin.
- No pueJe laber nunca Jos noJos uniJos por mas Je una flecla.
- Se pueJen introJucir tareas ficticias o virtuales, Je Juracin cero, para evitar
construcciones ile,ales o representar JepenJencias entre tareas. Lstas no
requieren tiempo Je ejecucin. Se representan por lneas Jiscontinuas.
Diagrama de GANTT 1.3.3.
Ln Jiagrama Je CANTT es un Jia,rama Je barras en el que se representan
las tareas con una lon,ituJ proporcional a su Juracin. Ln una representacin
,rafica sobre Jos ejes, en el eje vertical se colocan las tareas Jel proyecto y en
el lorizontal se representa el tiempo.
lermite visualizar facilmente la Jistribucin temporal Jel proyecto, pero es
poco aJecuaJo para la realizacin Je calculos. lor la forma en que se construye,
muestra Jirectamente los inicios y finales mnimos Je caJa tarea.
las caractersticas Je un Jia,rama Je C/NTT son las si,uientes:
Gestin de Proyectos con TC's 11
- CaJa activiJaJ se representa meJiante un bloque rectan,ular cuya lon,ituJ
inJica su Juracin; la altura carece Je si,nificaJo.
- la posicin Je caJa bloque en el Jia,rama inJica los instantes Je inicio y
finalizacin Je las tareas.
- los bloques corresponJientes a tareas Jel camino crtico acostumbran a
marcarse Je al,una forma, por ejemplo, con relleno en otro color.
Ll Jia,rama Je C/NTT es til tanto como lerramienta Je analisis Je un
proyecto como lerramienta para la presentacin Je ,raficos o informes.
Fases de Ia gestin de proyectos 1.4.
la ,estin Je proyectos se JiviJe en cinco ,rupos Je procesos: inicio, planifi-
cacin, control, ejecucin y conclusin. lara obtener un resultaJo satisfactorio
es Je vital importancia utilizar las cinco partes:
Inicio:
Se establecen fines y objetivos.
Panificacin:
lncluye los proceJimientos necesarios para Jefinir los recursos y Jesarrollar
un pro,rama y un presupuesto.
Ejecucin:
Se trata Je la coorJinacin Jel personal y los recursos para alcanzar el
objetivo Jel proyecto.
Contro:
Se cuantifican los pro,resos realizaJos y se toman meJiJas Je correccin
ante las Jesviaciones.
Concusin:
Se revisa lo aprenJiJo en el proyecto para mejorar en otros futuros
proyectos.
Gestin de Proyectos con TC's 12
las partes Je planificacin, ejecucin y control son interJepenJientes y cclicas a
lo lar,o Je un proyecto. /nte una Jesviacin en la parte Je control es necesario
reajustar la planificacin y la ejecucin.
Ll objetivo Je la planificacin es que el trabajo se realice correctamente la
primera vez, ya que es menos caro y mas eficaz que tener que realizar trabajo
aJicional para arre,lar errores.
Lna contribucin importante a la planificacin es saber utilizar la informacin
listrica, ya que las experiencias anteriores pueJen alorrar tiempo y Jinero.
Ln el proceso Je ,estin Je proyectos, el ,rupo Je procesos Je ejecucin si,ue
al Je planificacin. Sin embar,o, la ejecucin y la planificacin no se realizan
estrictamente en ese orJen. lor ejemplo, cuanJo se introJuce un cambio Jurante
la ejecucin Je un proyecto, existe la necesiJaJ no slo Je planificar el cambio,
sino tambin Je controlarlo. lor lo tanto, la ejecucin re,resa a la planificacin
a travs Jel ,rupo Je procesos Je control.
ControI econmico y de tiempo 1.5.
Ll control econmico y Je tiempo se realiza empezanJo por una estimacin Je
costes. Lsta en,loba las variables relacionas con los recursos necesarios en un
proyecto, que pueJe incluir el personal, los equipos y los materiales.
Ll control Je costes implica el se,uimiento Je los factores que moJifican los
costes iniciales Je forma que pueJan controlar y meJir el renJimiento real Jel
proyecto frente a las estimaciones.
Gestin de Proyectos con TC's 13
Ls necesario tener un sistema Je control Je cambios Je costes que inJique
las acciones que se Jeben realizar para llevar a cabo los cambios en los costes
iniciales.
CuanJo se Jescubre una variacin Je costes, lay Jos posibiliJaJes: realizar una
accin correctiva Jentro Jel presupuesto y volver a calcular los costes y realizar
un presupuesto nuevo.
la misin Je a estimacin Je costes es ase,urar que un proyecto se complete
Jentro Je un presupuesto concreto.
lara aJministrar los costes Je un proyecto correctamente, es necesario
comprenJer los componentes Je a estimacin Je costes:
La iJentificacin Je recursos:
Supone planificar y JeciJir qu recursos son necesarios para completar
las activiJaJes Jel proyecto. Se proJuce cuanJo se reconoce la necesiJaJ
Je personal, equipos y materiales especficos para completar el proyecto.
/Jemas, la iJentificacin Je recursos implica la cuantificacin Je la cantiJaJ
necesaria Je caJa recurso fsico para completar las activiJaJes Jel proyecto
Je forma correcta.
La aproximacin Je costes:
Supone una estimacin Je los costes Je los recursos necesarios en un
proyecto.
E presupuesto Je costes:
Supone la asi,nacin Je los costes estimaJos Jel proyecto a activiJaJes
concretas Jel mismo. Ll presupuesto Je costes permite que las partes
involucraJas en el proyecto sepan cuanJo se sobrepasan los costes.
E contro Je costes:
Supone la iJentificacin y ,estin Je cambios en los costes Jel proyecto.
Ln sistema Je contro Je cambios especifica las Jirectrices para procesar y
ejecutar los cambios.
Gestin de Proyectos con TC's 14
la parte Je control se encar,a Je:
- /ctualizar la planificacin Jel proyecto.
- /ctualizar el presupuesto.
- le,istrar los cambios y Jocumentar las meJiJas correctivas.
- Verificar que toJas las partes que estan implicaJas se encuentran al corriente
Je los cambios.
Ln buen sistema tiene que ser:
- llexible.
- lentable, no Jebe aportar mas ,astos Je lo que ayuJa a alorrar.
- Ltico y eficaz, no lay que falsear los resultaJos reales.
- lreciso.
Ll proceso Je control implica la meJicin, la supervisin y el ajuste Je los
Jistintos aspectos Jel proyecto con el fin Je alcanzar los objetivos.
ExpIicacin deI proyecto a reaIizar 1.6.
Como ejemplo, que se utilizara Jurante el resto Jel manual para mostrar el uso
Je MS-lroject, se introJuciran en el pro,rama los Jatos relativos al Jesarrollo
Je una receta Je cocina: TlTlll/ LSl/Nl/.
lero antes Je utilizar el pro,rama y Jespus Je laber JefiniJo el objetivo Je
proyecto, que es realizar una tortilla espaola, lay que or,anizar la ista Je
tareas que se Jeben realizar. Lsta lista Jetalla la informacin sobre caJa tarea,
como el nombre, su orJen Je ejecucin (preceJencias), el tiempo que se tarJa
en realizarla (Juracin estimaJa) y los recursos que se utilizan.
lara crear la lista Je tareas primero se enumeran los pasos necesarios para lo,rar
los objetivos Je proyecto, en este caso tener la tortilla realizaJa. Se comienza
por ,ranJes bloques que se JiviJiran en tareas con resultaJos inJiviJuales a las
que se le especifica la JepenJencia entre ellas. / continuacin, se a,re,an bitos
y, por ltimo, se especifican sus JepenJencias, la estimacin Je la Juracin y
los recursos que se utilizan.
Gestin de Proyectos con TC's 15
los bitos son puntos Je referencia que marca un evento importante en un
proyecto y que se utilizan para controlar el pro,reso Jel proyecto. No son
propiamente tareas y para Jistin,uirlas las marcamos con Juracin cero.
la lista Je tareas con las que se trabajara es la si,uiente:
Nombre PreceJencia Duracin Recursos Notas
lreparar las
patatas.
- O - HlT
lavar y cortar
las patatas.
7
minutos.
Cocinero.
latatas.
Calentar el
aceite.
1O
minutos.
Sartn.
No terminar antes
Je lavar y cortar
las patatas".
MeJio frer
las patatas.
lavar y cortar
las patatas"
y calentar
el aceite".
+
minutos.
Sartn.
lavar y cortar
la cebolla.
3
minutos.
Cocinero.
Cebollas.
lrer las
patatas y
la cebolla
juntas.
MeJio frer
las patatas" y
lavar y cortar
la cebolla".
+
minutos.
Sartn.
/aJir cebolla
a las patatas en
la sartn lo mas
tarJe posible.
lreparar los
luevos.
- O - HlT.
Latir los
luevos.
3
minutos.
Cocinero.
Huevos.
/aJir sal.
lreparar la
mezcla.
- O - HlT.
Mezclar la
fritura con
los luevos.
lrer las patatas
y la cebolla
juntas" y batir
los luevos".
1
minuto.
Cocinero.
CuanJo las
patatas estn un
poco JoraJas.
Gestin de Proyectos con TC's 16
Nombre PreceJencia Duracin Recursos Notas
lreparar la
sartn.
lrer las
patatas y la
cebolla juntas".
1
minuto.
Sartn.
loner al fue,o
con Jos cuclara-
Jas Je aceite.
No terminar
antes Je mezclar
la fritura con los
luevos".
lrer la
mezcla.
Mezclar la
fritura con
los luevos" y
preparar
la sartn".
3
minutos.
Sartn.
Dar la vuelta.
lrer la
mezcla".
1
minuto.
Cocinero.
CuanJo se
perciba que
est cuajaJa.
lrer la otra
parte.
Dar la vuelta".
3
minutos.
Sartn.
Servir la
tortilla.
- O - HlT.
lealizar la
presentacin.
lrer la otra
parte".
1
minuto.
Cocinero.
Ls necesario mencionar que con este ejemplo se pretenJe mostrar la realizacin
Je un proyecto con MS-lroject, y no ensear a realizar una tortilla, por eso no
se la entraJo en un nivel Je Jetalle mayor ni se la realizaJo una explicacin
como la que pueJe aparecer en un libro Je cocina.
Tambin es necesario resaltar que la Juracin Je las tareas, aunque son pareciJas
a lo que puJiesen ser en la realiJaJ, se lan ajustaJo a unos valores que permiten
mostrar, Jurante la realizacin Jel ejemplo, la manera Je resolver con MS-
lroject Jistintas problematicas que se pueJen encontrar a la lora Je realizar
un proyecto y que laran mas atractivo el ejemplo a lo lar,o Jel manual.
Lsta es una lista Je tareas elaboraJa por el autor Jel libro que se corresponJe
a su forma Je realizar la tortilla espaola sin perjuicio Je que otras personas la
la,an Je otra forma.
Gestin de Proyectos con TC's 17
Ln este ejemplo slo se utilizaran como recursos el cocinero, la sartn y tres
in,reJientes, ya que poner toJos es aaJir informacin intil al objetivo Je
este manual.
Empezar a trabajar con Project 1.7.
Ls funJamental recorJar que aunque no es necesario tener amplios conocimientos
Je ,estin Je proyectos s se recomienJa estar labituaJo al uso Je orJenaJores
y Je pro,ramas tipo ffice Je Microsoft para se,uir el ejemplo, JebiJo al nivel
Je Jetalle utilizaJo en la explicacin Je las operaciones a realizar.
Empezar un nuevo proyecto 1.7.1.
CuanJo se inicia Microsoft lroject aparece un Jocumento nuevo en blanco en
el que se pueJe empezar a introJucir la informacin Jel proyecto. lor Jefecto,
la vista que aparece es la Je Diagrama Je Cantt.
la ventana aparece JiviJiJa en tres zonas: la zona superior o zona Je mens, la
zona izquierJa o barra Je vistas Jel proyecto y la zona Je trabajo. / su vez, la
zona Je trabajo se JiviJe en la tabla Je entraJa Je informacin y la zona ,rafica
JonJe se representa el Jia,rama Je Cantt.
Gestin de Proyectos con TC's 18
Si al iniciar MS-lroject no se ve en el lateral izquierJo la barra Je vistas como
en la ima,en anterior lay que activarla, para ello lay que activar la opcin
Larra Je vistas en el men Ver. Lsta barra muestra los iconos Je las vistas mas
utilizaJas, que mas aJelante se utilizaran en este manual.
VisuaIizacin deI proyecto 1.7.2.
TrabajanJo con MS-lroject lay Jistintas opciones a la lora Je ver e
introJucir la informacin llamaJa vistas. las vistas permiten examinar
el proyecto JesJe Jiversos an,ulos basaJos en la informacin que se Jesea
mostrar en caJa momento.
MS-lroject proporciona tres formatos a la lora Je mostrar la informacin:
Hoja:
Se presenta la informacin tipo Lxcel, en formato Je filas y columnas. Ls
til a la lora Je introJucir la informacin.
Crfica o Diagrama:
Sirve para mostrar la informacin visualmente.
Gestin de Proyectos con TC's 19
Formuario:
lermite mostrar la informacin con Jetalle.
Lstas vistas se pueJen mostrar Je forma inJiviJual o Je forma combinaJa. las
vistas combinaJas son aquellas que contienen Jos tipos Je vistas, por ejemplo,
en el panel inferior se muestra informacin JetallaJa relativa a las tareas o los
recursos que se muestran en la vista Jel panel superior.
MS-lroject Jispone Je numerosas vistas a las que se pueJe acceJer en la Larra
Je vistas y que al,unas Je ellas se utilizaran a lo lar,o Jel ejemplo.
Abrir una pIantiIIa o basarse en un archivo existente 1.7.3.
Ln arclivo nuevo permite empezar un proyecto a partir Je cero. lero otra forma
Je empezar un proyecto es a partir Je un proyecto existente, que conten,a
informacin similar a la que se necesita para el proyecto actual, o Je una
plantilla que, o bien viene con MS-lroject, o bien se pueJe Jescar,ar Je la
pa,ina oficial.
lara ello lay que seleccionar en el men Arcbivo la opcin Je Nuevo. Ln la
ventana que se abre aparecen las Jistintas opciones permitiJas.
Gestin de Proyectos con TC's 20
Crear un proyecto a partir Je una plantilla o Je un arclivo existente pueJe
ser muy til cuanJo se estan realizanJo proyectos similares porque elimina la
necesiJaJ Je volver a introJucir informacin comn.
Asignar Ias propiedades deI proyecto 1.7.4.
CaJa proyecto se compone Je un conjunto nico Je elementos que se mencionan
a continuacin:
- las tareas que conlleva.
- las personas que las realizan.
- los objetivos Jel proyecto.
Lna Je las primeras cosas que se Jeberan llevar a cabo al iniciar un proyecto,
para ayuJar a recorJar sus Jetalles, es insertar las propieJaJes Je arclivo.
lara especificar la informacin JeseaJa lay que abrir la ventana PropieJaJes
y, a continuacin, ir a la ficla Resumen Jel men Arcbivo.
Gestin de Proyectos con TC's 21
Ln MS-lroject si no se introJuce nin,una fecla Je comienzo, automaticamente
se utiliza la fecla actual como fecla inicial Je la planificacin que se esta
creanJo. la fecla Je fin la calculara MS-lroject con la informacin que se
introJuzca referente a las tareas y recursos.
Tambin se pueJe planificar un proyecto basanJonos en una fecla final
conociJa, Je esta forma se calcula la fecla en la que Jebe comenzar el
proyecto para poJer terminar en la fecla estableciJa. Lsto pueJe ser til en
caso Je necesitar Jeterminar la fecla en la que Jebe iniciarse un proyecto
para que finalice en una fecla JeterminaJa o no se sepa con certeza cuanJo
va a comenzar.
lara realizar el ejemplo vamos a suponer que se realiza la tortilla espaola el
sabaJo 1 Je enero Jel ao 2OO5. lara poner esta fecla lay que abrir la ventana
Informacin Je proyecto en el men Proyecto. lara pro,ramar a partir Je
una fecla Je comienzo, lay que seleccionar la opcin Fecba Je comienzo Je
proyecto en el campo Programar a partir Je. lor ltimo, en el campo Fecba
Je comienzo se seleccionara la fecla Je comienzo que se Jesee.
Gestin de Proyectos con TC's 22
Configurar eI caIendario 1.7.5.
Ln MS-lroject existe un calenJario Je proyecto que refleja los Jas y loras
laborables Je caJa persona que participa en el proyecto.
los valores preJeterminaJos Jel calenJario son Je lunes a viernes, Je 9:OO a
19:OO, con Jos loras Je Jescanso para el almuerzo. lero se pueJen especificar
otros calenJarios para ajustarlos a la situacin real Je caJa caso, como pueJen
ser festivos excepcionales y vacaciones.
la tortilla espaola se realizara a partir Je las 13:OO un sabaJo por lo que lay
que cambiar el calenJario laboral en la opcin Cambiar caenJario abora en
el men Herramientas moJificanJo el sabaJo a Ja laborable y ponienJo el
comienzo Je la jornaJa a las 13:OO.
La gestin de proyectos con TICs consiste en la organizacin y supervisin de
todos los aspectos de un proyecto, abarcando, adems, la motivacin de todos
los implicados en la consecucin de los objetivos de ste, dentro del plazo de
tiempo, coste y criterio de calidad acordados a la hora de su planificacin.
El objetivo que se persigue con este manual es que el lector adquiera los conoci
mientos terico-prcticos necesarios para desarrollar y ejecutar un proyecto en su
integridad, realizando un seguimiento y un anlisis de sus resultados, apoyndose
para ello en la aplicacin Microsoft Project o tambin conocido como MS-
Project. A travs de la lectura de este manual, que puede parecer demasiado
terico al mostrar las herramientas ms importantes de utilidad para los gestores
de proyectos, el lector podr comprobar que se caracteriza por ser muy prctico,
pues se explica el manejo de esta aplicacin mediante un ejemplo concreto.
Con este material didctico que Ideaspropias Editorial le presenta, adquirir
los conocimientos necesarios sobre la gestin de proyectos, as como las
tareas, los recursos y el seguimiento del MS-Project para su aplicacin
prctica en cualquier tipo de proyecto que pueda llevar a cabo.
GESTIN DE PROYECTOS
CON LAS TICS
www. i deaspropi asedi tori al . com
EDI TORI AL
ISBN 10: 84-934553-4-2
ISBN 13: 978-84-934553-4-7
9 788493 455347