Facultad de Ciencias Econmicas Universidad de Buenos Aires

AUTORIDADES

Decano Vicedecano Secretario Acadmico Director Departamento de Administracin

Dr. Alberto Edgardo Barbieri Dr. Miguel A. Vicente Lic. Juan Carlos Briano Dr. Larocca, Hctor Antonio

Programa A Distancia

Directora del Programa A Distancia Coordinador de Administracin Coordinador de Servicios Pedaggicos

Dra. Mnica Sabatini

Dr. Claudio Erdellan

Lic. Juan Pablo Baldomar

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

INDICE

Introduccin. Pgina 5 Unidad 1: La organizacin como Sistema. Pgina 12 Unidad 2: Estructura Organizativa. Elementos para su diseo. Pgina 23 Unidad 3: Estructura Organizativa. Tipologas estructurales. Pgina 33 Unidad 4: Estructura Organizativa. Formalizacin. Pgina 46 Unidad 5: Procedimientos. La informacin y los sistemas. Pgina 54 Unidad 6: Procedimientos. Normas y Controles. Pgina 68 Unidad 7: La organizacin en la nueva generacin. Pgina 78 Conclusin. Pgina 91 Anexo. Pgina 92

Introduccin
Le damos la bienvenida al curso a distancia de Sistemas Administrativos. A continuacin, le presentamos la estructura del material de trabajo y su contenido. En primer lugar, pensando en las inquietudes que en general tienen los alumnos cuando comienzan a cursar una asignatura, planteamos una serie de interrogantes que responderemos puntualmente. Luego, desarrollamos otros aspectos que completan la informacin necesaria para orientar su estudio. Esperamos que la presente gua le sirva no slo para introducirlo en la problemtica de esta asignatura, sino tambin para motivarlo a profundizar su conocimiento. Cul es la ubicacin de la asignatura en el plan de estudios? Esta asignatura llevaba el nombre de Estructura y Procedimientos de las Organizaciones. Tuvo su origen en 1975 en la Licenciatura en Administracin. A partir de la reforma curricular de 1988, se ubica en el ciclo general -rea de Teora de la Administracin- y pasa a ser obligatoria tambin para las carreras de Contador Pblico y Licenciado en Sistemas de Informacin. Con la nueva reforma curricular que tiene vigencia desde enero de 1997, esta asignatura se llama Sistemas Administrativos y es obligatoria para quienes siguen las carreras de Licenciatura en Administracin, Contador Pblico y Licenciatura en Sistemas de Informacin. Cul es la utilidad de esta asignatura para el futuro profesional? El diseo de estructuras y procedimientos administrativos constituye una de las tareas especficas del Licenciado en Administracin. Este profesional es el encargado de diagnosticar las organizaciones, seleccionar modelos acordes con el grado de eficiencia buscado y disear estructuras y procedimientos adecuados para lograr la optimizacin de los procesos que se presenten en la realidad institucional. El Contador Pblico, como consultor natural de las PyME, se especializa en temas contables e impositivos. Pero cuando la dimensin de la empresa no justifica la incorporacin de un especialista, participa en la elaboracin de sistemas de informacin convenientes para la organizacin, en el diseo de procedimientos administrativos -especialmente los referidos al proceso de informacin contabley en el diseo de estructuras organizativas acordes. En cuanto al Licenciado en Sistemas de Informacin deber comprender e interpretar los diseos estructurales existentes en la organizacin, los procedimientos elaborados y los aspectos de control interno, para poder evaluar las necesidades y los problemas que se presenten en relacin con el tratamiento de la informacin.

Qu requisitos se necesitan para cursar esta asignatura? Para cursar Sistemas Administrativos es necesario haber aprobado Administracin General, en la que se inicia el estudio de las organizaciones desde dos perspectivas: la construccin terica, a partir de la cual es posible explicar el comportamiento administrativo, y las tcnicas destinadas a operar con esa realidad. En nuestra asignatura se profundiza el anlisis de estas perspectivas: el desarrollo de los conceptos de organizacin formal e informal, los factores de contingencia, la estructura y los procedimientos; el anlisis de las herramientas de relevamiento y el diseo de estructuras y procedimientos administrativos. Adems de Administracin General, la ctedra considera importante haber aprobado tambin Contabilidad Bsica ya que el sistema contable forma parte del sistema de informacin general, que analizaremos en esta asignatura. Por lo tanto, es necesario que usted conozca los principios que rigen la contabilidad, los soportes, registros y la informacin que brindan. Teniendo en cuenta todo ello, planteamos el siguiente objetivo general: conocer, comprender y proponer estructuras y procedimientos administrativos que interpreten la realidad de las organizaciones y su contexto, al mismo tiempo que permitan la plena utilizacin de los recursos humanos y los materiales involucrados. A partir de este objetivo, desarrollamos a continuacin los contenidos de la asignatura, en unidades didcticas, intentando proponer experiencias de aprendizaje que favorezcan su participacin activa en la construccin del conocimiento. Los contenidos son los siguientes: UNIDAD 1: La organizacin como sistema Relevamiento de las principales variables que componen la organizacin y su ambiente. El enfoque de sistemas: concepto de sistema y ambiente. Consecuencias metodolgicas. La organizacin como sistema: distintos enfoques tericos. Cambio organizativo: el proceso de cambio. Cambio contextual. El anlisis organizacional como estrategia de cambio.

UNIDAD 2: Estructura organizativa. Elementos para su diseo. Partes componentes de la organizacin: pex estratgico, lnea media, ncleo operativo, tecnoestructura y staff de apoyo. Mecanismos de coordinacin. Parmetros de diseo de puestos, de la superestructura, de los enlaces laterales y del sistema decisorio.
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Factores de contingencia: ajuste del diseo a la situacin (edad y tamao, sistema tcnico, poder y ambiente organizativo). La estructura de la Organizacin segn los factores situacionales UNIDAD 3: Estructura organizativa. Tipologas estructurales. Las configuraciones: estructura simple, burocracia maquinal y profesional, forma divisional y adhocracia. Los modelos: funcional, descentralizado (federal y simulado), por equipos y de sistemas. Anlisis comparativo: tipologas de Mintzberg y de Drucker. Tipos propuestos y estructuras reales. UNIDAD 4: Estructura organizativa. Formalizacin. El proceso de formalizacin: metodologa a seguir. El manual de organizacin, ventajas y limitaciones. El organigrama: propsitos y usos, tcnicas de diagramacin. Normalizacin. La descripcin de cargos: contenido, pautas para su elaboracin. UNIDAD 5: Procedimientos. La informacin y los sistemas. El rol de la informacin. Procesamiento. Informacin para la decisin. Bases y requerimientos del sistema de informacin gerencial. El sistema administrativo. Metodologa de anlisis y diseo. El sistema de informacin y la tipologa estructural. UNIDAD 6: Procedimientos. Normas y controles (software de aplicacin). Los condicionantes del Sistema de Informacin Gerencial. Los sistemas de influencia. Normas y procedimientos. Operaciones bsicas de la empresa. Normas especficas aplicables de control interno. Planteos y diagramas de procedimientos (Anexo). UNIDAD 7: La organizacin en la nueva generacin. Concepcin antagnica de la realidad. Interpretacin de la actitud del hombre en su relacin con el nuevo ambiente organizativo. Actores involucrados en la definicin del comportamiento organizativo. Productividad y Calidad. Cooperacin y compromiso en la nueva gestin empresaria: Crculos de calidad. Normas ISO 9000. Tendencias en el procesamiento de la informacin.

Otras consideraciones importantes...

En cada una de las unidades se presentar el desarrollo de los contenidos, que incluyen: la informacin que complementa la lectura de los textos; las aclaraciones o explicaciones sobre algunos conceptos que pudieran resultar confusos o controvertidos; los objetivos de aprendizaje que elaboramos para orientarlo en la tarea y ayudarlo en su autoevaluacin.

La bibliografa, especialmente seleccionada, figura al final de cada unidad.

Para favorecer el aprendizaje, tambin desarrollamos distintas estrategias que sealamos del siguiente modo:

Elaboramos actividades que constituyen instancias de reflexin, comprensin, recreacin de la informacin, produccin de ideas y conocimientos, a travs de distintas propuestas: Analizar diferentes tipos de textos (prrafos extrados de libros, artculos de revistas especializadas, etc.). Los textos que seleccionamos para el estudio de los contenidos sern presentados en el momento en que le solicitemos que los lea. Cada breve presentacin pretende ofrecerle datos tiles sobre el autor y su obra, en especial, referidos a los captulos que analicemos. Ejemplificar conceptos. Elaborar informes que recojan su opinin crtica acerca de diversos temas. Resolver situaciones problemticas y otras.

En distintos momentos sentimos la necesidad de acercarle alguna sugerencia o recomendacin referida a la lectura, las actividades, las clases tutoriales o algn otro aspecto de la Gua.

Al finalizar cada unidad, le presentamos una actividad cuyo propsito principal es la integracin de los contenidos de esa unidad. Para ello, le indicaremos la realizacin de distintas tareas referidas siempre a una organizacin conocida o a la que pueda tener acceso. Por ejemplo: la empresa o institucin donde usted trabaja, o donde trabajan amigos o familiares; su obra social; un club; una institucin educativa; una congregacin religiosa, entre otras. A esta organizacin elegida la denominaremos organizacin referente y como ya mencionamos, trabajaremos con ella en todas las actividades de integracin. Veamos, a continuacin, la evaluacin de la asignatura De la misma manera que en el sistema presencial, deber aprobar los trabajos prcticos que le indicaremos y dos exmenes parciales: el primer parcial incluye los contenidos desarrollados en las unidades 1, 2, 3 y 4; el segundo parcial es integrador de todos los contenidos de la asignatura. Para poder rendir los parciales es requisito: presentar los trabajos prcticos que solicite el tutor, en el plazo establecido en el cronograma que se entrega en la primera tutora. Podr recuperar uno de los dos exmenes. Le pedimos que remita las actividades mencionadas a su tutor, quien ser el encargado de evaluarlas. Le sugerimos que realice las entregas a medida que completa cada actividad, pues de este modo tendr la oportunidad de corregir errores, al mismo tiempo le facilitar a su tutor un seguimiento adecuado de sus aprendizajes. Las fechas de entrega de los trabajos que usted deber realizar figuran en el cronograma que se entrega en la primera tutora. Posiblemente, para poder realizar su autoevaluacin usted necesita consultar a su tutor respecto de sus avances en el proceso de aprendizaje. Como ya mencionamos, esta propuesta se basa en su estudio independiente. Para orientarlo en esta tarea, le acercamos algunas sugerencias tiles: es importante que realice las lecturas y actividades en el momento en que
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se lo proponemos, pues favorecer su proceso de aprendizaje; es conveniente que estudie las unidades en el orden en que se las presentamos, ya que organizamos los contenidos con un criterio didctico, secuenciando la informacin e integrando los nuevos conocimientos a los previamente adquiridos: lo invitamos a asistir a las clases tutoriales para comentar sus dudas, sugerencias, inquietudes, y conocer a otros compaeros que, como usted, eligieron esta modalidad a distancia. Pensamos que una buena idea consiste en conformar un grupo de estudio en el que puedan intercambiar opiniones, generar proyectos, etc. Esperamos que a partir de estas primeras pginas hayamos respondido a sus inquietudes acerca de la asignatura y del uso de la presente gua.

Ahora lo invitamos a comenzar el trabajo... Considerando que el aprendizaje slo ocurre cuando las nuevas ideas o conceptos se integran a una estructura cognoscitiva preexistente, le proponemos una actividad a partir de la cual pueda repasar algunos conceptos bsicos que se estudian en Administracin General. Para ayudarse en la resolucin de la actividad, le sugerimos que consulte la siguiente bibliografa: ADER, Jorge J. y otros (1990): Organizaciones. Buenos Aires. Editorial Paids. FOWLER NEWTON, Enrique (1992): Contabilidad Bsica. Buenos Aires. Editorial Macchi. Modelo ACME. Piense en una organizacin conocida: un hospital; una institucin financiera; una escuela; una empresa comercial; una congregacin religiosa; otra.

Conteste las siguientes preguntas que le formulamos acerca de esa organizacin:

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1. Por qu es una organizacin? 2. Cul es su propsito o misin? Cul es su objetivo? 3. Quin toma las decisiones y qu tipo de decisiones? 4. Cmo es la divisin del trabajo y los mecanismos de coordinacin que se aplican? 5. Dibuje el organigrama de dicha organizacin y mencione qu otras maneras de formalizar conoce. 6. Compare las principales reas y funciones con el modelo ACME. 7. Cules son las operaciones bsicas de una organizacin? 8. Puede describir uno de los circuitos administrativos y decir qu documentacin los respalda? Si ya complet la actividad, lo invitamos a comenzar el estudio de la primera unidad

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