Plan de Emergencia Institucional SNGR

PLAN DE EMERGENCIA INSTITUCIONAL
GESTIN DE RIESGOS
Rafael Correa Delgado

Presidente ConstituCional del eCuador
Miguel Carvajal
Ministro Coordinador de seguridad interna y externa
M. Pilar Cornejo de Grunauer

seCretaria naCional de gestin de riesgos
iMPreso
Publiasesores Cia. Ltda. Se autoriza la reproduccin total o parcial de este documento, Secretaria Nacional de Gestin de Riesgos: Gua Institucional de Gestin de Riesgos 2010. Direccin: De los Naranjos y De las Azucenas Edif. COEN, Monteserrn Telf.: 02 - 3343 507 / 02 - 3343 506 e-mail: informacion@snriesgos.gov.ec www.snriesgos.gov.ec
Plan de Emergencia Institucional
Introduccin
La Gestin de Riesgos es un proceso complejo dirigido a la reduccin de los riesgos, al manejo de las emergencias y desastres, y a la recuperacin ante eventos adversos que afectan nuestras vidas y recursos. La Secretara Nacional de Gestin de Riesgos presenta esta Gua como una contribucin para elevar los niveles de previsin y respuesta en las instituciones y empresas pblicas y privadas, frente a eventuales riesgos, enfatizando en la importancia del conocimiento, de la organizacin y de la accin interna cuidadosamente preparada. Contar con un Plan de Emergencia Institucional es una responsabilidad de todas nuestras instituciones pblicas y privadas. De poco o nada sirve un plan de emergencia tcnicamente bueno, si reposa en un cajn. Tanto su elaboracin como la puesta en prctica requieren de la cooperacin de los integrantes de las instituciones. Esta Gua sugiere un proceso para ello. La participacin del personal de la institucin es clave para la proteccin propia y de los bienes y servicios institucionales. Las personas no solo son las primeras en ser afectadas, son tambin las que primero deben actuar en una emergencia, antes de la llegada de los organismos especializados de respuesta.
Plan de Emergencia Institucional Los ejercicios regulares de simulacin y simulacro permiten validar y mejorar el Plan, probar su efectividad, reforzar las conductas deseadas en el personal, mejorar las acciones y tiempos previstos ante una emergencia. Finalmente, como complemento del Plan de Emergencias Institucional se recomienda implementar acciones para la reduccin de riesgos. Estas estrategias de preparacin contribuirn a la reduccin de impactos en el desarrollo, en trminos de vidas humanas y prdidas econmicas por interrupcin de las actividades productivas o de los servicios.
Contenido
1. MARCO CONCEPTUAL .................................................................. 6 1.1. Datos Generales ............................................................................. 6 1.2. Construccin del Escenario de Riesgos .......................................... 6 1.3. Plan de Accin para la Construccin de Riesgos Institucionales .. 11 1.4. Organizacin de la respuesta institucional .................................. 12 1.5. Brigadas de trabajo ...................................................................... 17 1.6. Mecanismos de alertas institucionales ........................................ 27 1.7. Cadena de llamadas ..................................................................... 28 1.8. Simulaciones y simulacros institucionales .................................. 28 1.9. Plan de continuidad ..................................................................... 32 1.10. Soporte informtico .................................................................... 33 2. EJEMPLOS ...................................................................................36 2.1. Datos generales: .......................................................................... 36 2.2. Construccin del Escenario de Riesgos ........................................ 37 2.3. Plan de Accin para la Construccin de Riesgos Institucionales .. 38 2.4. Organizacin de la respuesta institucional .................................. 45 2.5. Brigadas de trabajo ..................................................................... 45 2.6. Mecanismos de alerta institucionales ......................................... 49 2.7. Cadena de llamadas ..................................................................... 51 2.8. Simulaciones y Simulacros institucionales ................................... 52 2.9. Plan de continuidad ..................................................................... 64 2.10. Soporte informtico ..................................................................... 68 2.11. Glosario de Trminos ................................................................... 69
1. MARCO CONCEPTUAL
OBJETIVO Salvar vidas, proteger bienes materiales y restablecer la normalidad. Alcanzar una eficiente organizacin, preparacin, equipamiento y prctica personal, para enfrentar eventos adversos. Institucionalizar la Gestin del Riesgo, como una actividad inherente a la labor permanente.
1.1. Datos Generales

Institucin: Razn Social: Direccin: Representante:
1.2. Construccin del Escenario de Riesgos

El escenario de riesgos se compone fundamentalmente de la matriz de Evaluacin de Riesgos y del mapa de riesgos.
1.2.1. La matriz de evaluacin de riesgos

Permite reconocer eficazmente los riesgos a los que est expuesta la institucin o empresa y segn esta informacin, poder planificar las acciones que se implementar para reducir los niveles de riesgo existentes y estar mejor preparados para manejar una emergencia o desastre. Para la construccin de una matriz de evaluacin de riesgos, se sigue 4 pasos: descripcin del rea interna y externa de la institucin o empresa, dos evaluaciones, una de amenaza y la otra de vulnerabilidad. El resultado de estos tres pasos se conjuga en una sola matriz para construir el primer producto del escenario de riesgos: el Cuadro de Evaluacin de Riesgos, que es el cuarto paso.
Plan de Emergencia Institucional Es necesario empezar a evaluar la amenaza; es decir responder a las siguientes preguntas y hacer la ponderacin de la frecuencia, la intensidad y la cobertura, como se explica a continuacin.
1.2.2. Elementos para la evaluacin de la amenaza:

La evaluacin de la amenaza puede realizarse a partir de responder algunas preguntas bsicas y consultar algunas fuentes de informacin importantes. Preguntas bsicas: 1. Qu tipo de eventos pueden afectarnos o ponernos en riesgo? 2. Cul es el origen de dichos eventos? 3. Anteriormente, qu eventos han ocurrido en este sector?, en esta institucin o empresa?, resea histrica sobre eventos pasados 4. Cmo estn relacionados con otras amenazas? 5. Cul es la frecuencia o recurrencia con que se han presentado en el pasado? 6. Cul ha sido su intensidad? 7. Cules son los lugares o zonas ms expuestos al evento? Una vez que respondemos las preguntas anteriores, con la ayuda de las fuentes de informacin y acudiendo, en caso de ser necesario, a actores sociales, tales como vecinos dueos de locales alrededor de la institucin o empresa, los funcionarios o empleados ms antiguos, etc., la evaluacin de la amenaza slo queda completa al tomar en cuenta tres caractersticas principales: la frecuencia de la amenaza, la intensidad de la amenaza y la cobertura de la misma, caractersticas que presentan un nivel de ponderacin que determina el grado de amenaza. La ponderacin se puede efectuar siguiendo estas indicaciones: Caractersticas de la amenaza. Frecuencia: representa el nmero de veces en el ao que ocurre determinada amenaza.
Plan de Emergencia Institucional Magnitud: se refiere a la afectacin/suspensin de actividades o funciones de la institucin en relacin con la amenaza analizada pudiendo ser considerada como: baja, media, alta y muy alta. Intensidad: nos permite estimar la fuerza con la que se manifiesta la amenaza, adems determinar un porcentaje de rea fsica que se vera afectada por la amenaza analizada. La identificacin de la amenaza se alcanza al analizar la intensidad, cobertura y frecuencia, de la amenaza y se constituye en la primera parte para la construccin del escenario de riesgo.
Identificacin de la amenaza Frecuencia Magnitud Intensidad
1.2.3. Evaluacin de la vulnerabilidad

Otro insumo para la construccin del escenario de riesgos, consiste en evaluar la vulnerabilidad. Es importante tener siempre en cuenta que sta depende de la amenaza, es decir, se dimensiona en funcin de la amenaza. Para determinar los factores se debe responder a las siguientes preguntas: Frente a una determinada amenaza, qu elementos (fsicos, econmicos, ambientales, sociales) representan fortalezas o debilidades? Cul es la causa (o causas) de que esto sea as? De estos factores, cules son ms importantes? La evaluacin de la vulnerabilidad global puede realizarse a partir de identificar los principales factores de vulnerabilidad que la componen y hacer una descripcin de la importancia de cada una en las posibles prdidas que generara una amenaza determinada.
Plan de Emergencia Institucional El Anlisis de Vulnerabilidad corresponde a la descripcin de cada una de las condiciones relacionadas con los factores de vulnerabilidad segn el tipo de amenaza. FACTORES DE VULNERABILIDAD
Condicin Si No Observacin Conoce cul es el material de construccin utilizado en la institucin empresa El lugar donde se encuentra su institucin ha sido afectado anteriormente por eventos adversos Conoce cules son las caractersticas geolgicas, calidad y tipo de suelo donde est su institucin o empresa FSICO La construccin cumpli con el cdigo de construccin vigente en el pas En su institucin o empresa estn definidas las rutas y salidas de emergencia En la institucin o empresa cuentan con un rea segura en caso de emergencias o desastres Las vas principales de acceso a la institucin son seguras En su institucin o empresa realizan actividades relacionadas con el manejo de sustancias peligrosas AMBIENTAL En los alrededores de la institucin o empresa existen industrias La institucin realiza un manejo adecuado de los desechos slidos La institucin cuenta con asignacin de recursos para preparacin ante desastres Disponen de un fondo econmico para ECONMICO responder ante situaciones de emergencia La institucin implementara medidas tendientes a la reduccin de riesgos internos. Factor

La institucin dispone de una plan de emergencias Han desarrollado ejercicios de simulacin y simulacros durante el ltimo ao Cuentan con una organizacin interna en caso de emergencias y desastres Existe disposicin de los trabajadores para participar en procesos de capacitacin Realizan coordinacin con instituciones vinculadas con la atencin de emergencias Disponen de espacios para el desarrollo de programas educativos. Han desarrollado campaas de sensibilizacin ante emergencias y desastres Los funcionarios conocen sobre desastres y medidas de autoproteccin Cuentan con brigadas de primera respuesta
SOCIAL
Tipo de recurso Humano
Detalle
Cantidad
Observacin
Logstico
1.2.4. Anlisis de Riesgos.

Finalmente cuando hemos concluido con el anlisis de amenazas, vulnerabilidad y capacidad podemos analizar cul es el potencial riesgo al que se encuentra expuesta la institucin o empresa.
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Identificacin de la amenaza Factores de vulnerabilidad Riesgos
1.2.5. Mapa de riesgos

El mapa de riesgos y recursos es una herramienta til para la elaboracin del plan de emergencia. No es una obra cartogrfica especializada, sino ms bien un dibujo o croquis sencillo que identifica y localiza los principales riesgos y recursos existentes en una institucin. Para qu sirve Parar conocer los riesgos a los que est expuesta la institucin Como herramienta para la toma de decisiones frente a los riesgos Permite la elaboracin de los planes y la organizacin para enfrentar las amenazas y los riesgos, de esta manera mejorar sus mecanismos de prevencin y mitigacin. Pasos previos para la elaboracin de mapas de riesgos y recursos Anlisis de experiencias pasadas Trabajo de campo Discusin de riesgos y recursos encontrados Elaboracin del mapa de riesgos y recursos Plenaria de validacin de los mapas de riesgos y recursos Socializacin de los mapas de riesgo
1.3. Plan de Accin para la Construccin de Riesgos Institucionales

Una vez identificados en la institucin sus principales riesgos y recursos, es planificar la intervencin sobre los factores que generan riesgos para prevenirlos, mitigarlos o, en caso de presentarse un evento, saber responder a ste.
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Plan de Emergencia Institucional El escenario de riesgo, con sus instrumentos, permite identificar y relacionar entre s aquellos factores que condicionan el riesgo y que, al ser reconocidos y modificados, permiten evitar, reducir, mitigar o eliminar el riesgo. Esto debe llevar a priorizar las acciones de intervencin, tanto desde el punto de vista de la urgencia de modificarlos, como de los mejores resultados en el proceso de prevencin y mitigacin. Por consiguiente, a establecer una estrategia de accin basada en la modificacin de estos factores ms significativos. Dichas acciones pueden organizarse en una lista segn el orden de prioridad establecido.
Riesgo Medida a implementarse Tiempo Responsable
1.4. Organizacin de la respuesta institucional 1.4.1. El Comit Institucional de Emergencia (CIE) es quien coordina las acciones de respuesta interna y externa.
Est dirigido por la mxima autoridad del establecimiento o su representante y un responsable por cada una las reas de que dispone la institucin. El CIE depender de la naturaleza y capacidad humana y logstica disponible. La presente es una sugerencia de organizacin mnima, pero cada institucin o empresa puede adecuarla segn su realidad y capacidades.
Comit Institucional de Emergencia
Primeros auxilios
Contra incendios
Evacuacin
Seguridad
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1.4.2. Instrucciones de coordinacin

El Plan entra en vigencia a partir de la fecha de su aprobacin. Se mantendr el enlace y coordinacin entre las Unidades Operativas en forma permanente. Las Unidades Operativas pedirn asesoramiento y capacitacin a los Organismos Bsicos e Instituciones afines. Si alguna Unidad no es utilizada en la atencin de la emergencia, apoyar con su personal y recursos a la Unidad que ms lo necesita. Toda la informacin a los medios de comunicacin ser proporcionada nicamente por el Comit de Emergencias. Toda asignacin de recursos para la organizacin y actividad de las Unidades, ser canalizado a travs del Coordinador de Gestin de Riesgos Las acciones contempladas en el presente Plan sern ampliamente difundidas por el Coordinador de Gestin de Riesgos, para conocimiento y prctica de todo el personal de la Institucin. El Coordinador receptar los informes de cada Unidad Operativa, para ser evaluados por el Comit Institucional de Emergencias.
1.4.3. Actividades para el Comit Institucional de Emergencias

Comit para Emergencias Responsables Lder: ANTES DEL EVENTO Funciones de la brigada
a) Definir y sealar lugares que necesitan sealctica b) Identificar y definir lugares zonas de seguridad c) Identificar la naturaleza, extensin, intensidad y magnitud de la amenaza: d) Determinar la existencia y grado de vulnerabilidad:
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Comit para Emergencias Responsables Lder: Funciones de la brigada
e) Establecer las medidas y recursos disponibles f) Lugar y fecha de la elaboracin del Mapa de Riesgos y Recursos comunitario de la institucin, nombres de quienes participaron en su elaboracin. g) Elaborar el Plan de Emergencias de la institucin, y no olvidar detallar el lugar, fecha, y nombres de los participantes. h) Equipar a las unidades operativas, con lo mnimo indispensable para el cumplimiento de sus tareas. i) Capacitar las unidades operativas de la institucin j) Establecer los responsables de dirigir y supervisar el cumplimiento de las actividades de las Unidades Operativas k) Aprobar el calendario de simulaciones y simulacros de evacuacin y coordinar con (Secretara Tcnica de Gestin del riesgo, Cruz Roja Ecuatoriana, Polica Nacional, Cuerpo de Bomberos). l) Otras:
DURANTE EL EVENTO
a) Activar el Centro Institucional de Emergencias (CIE), para la toma de decisiones. b) Poner en ejecucin el Plan de Emergencia institucional ante emergencias y/o desastres. c) Activar las Unidades Operativas d) Solicitar y coordinar el apoyo necesario a los Organismos Bsicos y otras instituciones a fin de reducir al mximo la prdida de vidas.
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e) Otras:
DESPUES DEL EVENTO
a) Receptar los informes parciales de cada Unidad Operativa
1.4.4. Actividades para el Coordinador General de Emergencias: (anexo nmina)

Comit para Emergencias Responsables Lder: ANTES DEL EVENTO Funciones de la brigada
a) Definir y sealar lugres que necesitan sealctica b) Seleccionar los integrantes que conformarn las Unidades Operativas de acuerdo a sus destrezas y habilidades. c) Participar activamente en la elaboracin del Mapa de Riesgos y Recursos y del Plan de Emergencia y/o desastre. d) Revisar y actualizar con los miembros del Comit Institucional el Plan de Emergencia y/o desastre de la institucin. e) Organizar y capacitar a los integrantes de las Unidades Operativas f) Disponer en forma permanente de materiales de difusin para su distribucin. g) Tramitar las necesidades de las Unidades Operativas al Comit de Emergencias.
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h) En coordinacin con los Organismos Bsicos y otras instituciones capacitar a las unidades en tareas de: Orden y Seguridad. Contra Incendios Primeros auxilios Evacuacin, Bsqueda y rescate Comunicaciones Campamentacin.
i) Supervisar las actividades a cumplirse por las Unidades Operativas. j) Determinar los recursos locales existentes. k) Determinar las seales de alarma en coordinacin con el Comit de Emergencias, de acuerdo con los medios disponibles. l) De acuerdo al calendario establecido realizar y dirigir las simulaciones y simulacros. m) Controlar que se realice el mantenimiento de los servicios bsicos e instalaciones. n) Supervisar la ubicacin y localizacin de los extintores, depsitos de agua, botiquines de primeros auxilios, arena, etc. o) Establecer las amenazas que afecten a la zona donde est ubicada la Institucin. p) Participar, dirigir y supervisar los ejercicios de simulacin y simulacros.
DURANTE EL EVENTO
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a) Poner en ejecucin el Plan de Emergencia y/o Desastre. b) Activar en la zona de Seguridad el Centro Institucional de Emergencia (CIE). c) Asesorar y coordinar con el Comit de Emergencia sobre la toma de decisiones. d) Disponer que las Unidades Operativas, cumplan las disposiciones dadas por el Centro Institucional de Emergencia (CIE).
DESPUES DEL EVENTO
a) Verificar las condiciones en las que se encuentran las instalaciones antes de ser ocupadas nuevamente. b) Verificar novedades de personal y material de la Unidad Operativa. c) Actualizar el Plan de Emergencia y/o desastre. Elaborar el Informe de las actividades cumplidas por las Unidades Operativas y otras novedades.
1.5. Brigadas de trabajo

El personal integrante de cada Unidad, utilizar para su identificacin brazaletes de diferentes colores de 10 cm. de ancho en el brazo derecho.
UNIDAD OPERATIVA Unidad de Orden y Seguridad Unidad Contra Incendios Unidad de Primeros Auxilios Unidad de Evacuacin, Bsqueda y Rescate Plomo Rojo Blanco con Cruz Roja Naranja Lila Verde BRAZALETE COLOR
Unidad de Comunicaciones Unidad de Campamentacin
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Plan de Emergencia Institucional El Coordinador General usar brazalete amarillo. El Jefe de la Unidad Operativa, establecer la cadena de mando por ausencia del titular. Todos los miembros de la Institucin, tienen la obligacin de colaborar y participar con las actividades de las Unidades Operativas.
1.5.1. Unidad de orden y seguridad Anexo (Nmina de los integrantes)

Orden y Seguridad Responsables Lder: ANTES DEL EVENTO Funciones de la brigada
Definir y sealar lugares que necesitan sealctica Solicitar la capacitacin al personal de la Unidad en temas de Orden y Seguridad. Facilitar los medios para el cumplimiento de sus tareas. Instruir a los miembros de la Institucin sobre normas de Orden y Seguridad. Realizar inspecciones peridicas en el interior y exterior de las instalaciones, detectando riesgos o amenazas. Participar en ejercicios de simulacin y simulacros.
DURANTE EL EVENTO
Guiar al personal de la Institucin por las vas de evacuacin, hasta la zona de seguridad. Mantener el orden en los puntos crticos del edificio y no permitir el acceso a ellos especialmente durante la evacuacin.
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Orden y Seguridad Responsables Lder: Funciones de la brigada
Vigilar que no ingresen personas ajenas a la Institucin. Realizar el control del trfico vehicular interno y externo. Notificar a la Polica las novedades ocurridas durante el evento. Mantener el orden en la zona de seguridad. Dar seguridad a las instalaciones, documentos, equipos, etc., hasta donde sea posible. Coordinar las actividades con el resto de Unidades Operativas.
DESPUES DEL EVENTO
Dirigir en forma ordenada el retorno del personal de la Institucin a las instalaciones. Verificar novedades de personal y material de la Unidad Operativa Elaborar el informe parcial de las tareas cumplidas por la Unidad Operativa
1.5.2. Contra incendios

Contra Incendios Responsables Lder: ANTES DEL EVENTO Funciones de la brigada
Solicitar la capacitacin en el combate contra incendios, para el personal integrante de la Unidad.
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Contra Incendios Responsables Lder: Funciones de la brigada
Revisar constantemente las instalaciones elctricas as como los electrodomsticos existentes en la Institucin. Disponer el equipo mnimo indispensable para combatir incendios, ubicarlos adecuadamente, revisarlos peridicamente, as como vigilar la fecha de su caducidad. Mantener depsitos de agua, arena y otros elementos en lugares estratgicos. Instruir al personal de la Institucin en el combate de incendios. Realizar inspecciones peridicas en el interior y exterior del edificio para detectar riesgos y amenazas. Participar en los ejercicios de simulacin y simulacros.
DURANTE EL EVENTO
Combatir el incendio en su inicio hasta donde sea posible, utilizando los medios disponibles. Apoyar indirectamente las acciones que realice el Cuerpo de Bomberos. Coordinar las actividades con las otras Unidades. Otras
DESPUES DEL EVENTO
Verificar novedades de personal y material de la Unidad Agrupar al personal de la Institucin y revisar novedades. Realizar la evaluacin de daos y anlisis de necesidades de la Institucin.
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Contra Incendios Responsables Lder: Funciones de la brigada
Elaborar el informe parcial de las novedades y tareas cumplidas por la Unidad. Otras
1.5.3. Primeros auxilios

Primeros auxilios Responsables Lder: ANTES DEL EVENTO Funciones de la brigada
Solicitar la capacitacin para el personal de la Unidad de Primeros Auxilios. Disponer del equipo mnimo indispensable de Primeros Auxilios, botiqun y otros recursos para cumplir su tarea. Conocer debidamente la zona de seguridad y establecer el sitio a donde llegarn los heridos, enfermos o extraviados, el mismo que ser de fcil acceso. Seleccionar el sitio donde ubicar las camillas, botiquines y otros implementos para ocupar durante la emergencia. Instruir al personal de la Institucin en normas de Primeros Auxilios. Coordinar estrechamente con las otras Unidades. Mantener un listado de hospitales, clnicas y centro de salud ms cercanos a la institucin. Participar en ejercicios de simulacin y simulacros. Otras:
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Primeros auxilios Responsables Lder: DURANTE EL EVENTO Funciones de la brigada
Proporcionar Primeros Auxilios al personal que lo necesite, hasta que llegue la ayuda de especialistas. Priorizar la atencin de personas afectadas, dependiendo de su gravedad. Coordinar las actividades con las otras Unidades. Elaborar la lista de afectados con sus respectivos signos y sntomas y entregar en forma oportuna al Comit Institucional para Emergencias. Otras
DESPUES DEL EVENTO
Verificar el estado de salud de las personas afectadas de la institucin Verificar novedades de personal y material de la Unidad. Elaboracin del informe parcial de las novedades y tareas cumplidas por la Unidad. Otras
1.5.4. Evacuacin, bsqueda y rescate

Evacuacin, bsqueda y rescate Responsables Lder: ANTES DEL EVENTO Funciones de la brigada
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Evacuacin, bsqueda y rescate Responsables Lder: Funciones de la brigada
Solicitar la capacitacin al personal integrante de la Unidad, en tcnicas para ser aplicadas en la Evacuacin, Bsqueda y Rescate de las personas y bienes materiales que se encuentren en la Institucin y sean posibles evacuarlos. Disponer el equipo mnimo indispensable para las actividades de evacuacin, bsqueda y rescate. Instruir al personal de la institucin en normas de evacuacin, bsqueda y rescate. Sealizacin de vas de evacuacin hacia la zona de seguridad. Coordinar las actividades con el resto de Unidades Realizar inspecciones peridicas en el interior y exterior de las instalaciones, a fin de detectar amenazas. Identificar el lugar exacto donde deben llegar los heridos, enfermos y extraviados que sern evacuados. Participar en los ejercicios de simulacin y simulacros. Otras
DURANTE EL EVENTO
Realizar la evacuacin del personal de la institucin. Si la situacin lo permite, realizar el bsqueda y rescate de: personas, animales, documentos calificados, equipos, etc.
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Evacuacin, bsqueda y rescate Responsables Lder: Funciones de la brigada
Realizar las actividades en coordinacin con las otras Unidades. Otras

DESPUES DEL EVENTO
Verificar novedades de personal y material de la Unidad. Elaborar el informe parcial de las novedades y tareas. Otras
1.5.5. Comunicacin
Comunicacin Responsables Lder: ANTES DEL EVENTO Funciones de la brigada
Solicitar la capacitacin al personal integrante de la Unidad. Instruir al personal de la institucin en normas de comunicacin. Revisar continuamente los instrumentos de alarmas (acsticas y visuales). Capacitar al personal, en el tipo de alarmas que se utilizar en la institucin.
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Comunicacin Responsables Lder: Funciones de la brigada
Mantener actualizados los nmeros telefnicos de: Cruz Roja, Cuerpo de Bomberos, Polica Nacional, hospitales, casas de salud, mdicos, y del personal que trabaja en la Institucin. Disponer de seales suplementarias o alternas de alarmas. Mantener una lista de personas o entidades vecinas a la Institucin, que dispongan de medios de comunicacin (radioaficionados). Participar en los ejercicios de simulacin y simulacros. Otras
DURANTE EL EVENTO
Activar la alarma al darse el evento. Disponer de los medios de comunicacin al Centro de Institucional de Comit de Emergencia (CIE) en la Zona de Seguridad. Coordinar las actividades con el resto de Unidades. Otras
DESPUES DEL EVENTO
Verificar novedades de personal y material de la Unidad. Elaborar el informe parcial de las novedades y tareas. Otras
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1.5.6. Campamentacin
Campamentacin Responsables Lder: ANTES DEL EVENTO Funciones de la brigada
Solicitar la capacitacin al personal integrante de la Unidad, en tcnicas de instalacin y mantenimiento de campamentos. Ubicar y organizar las zonas de seguridad, en reas internas de la Institucin o aledaas y que proporcionen adecuadamente proteccin y seguridad a los evacuados. Ejercitar en la instalacin de carpas u otros implementos en la zona de seguridad, hasta lograr que el personal de la Unidad realice la accin en el menor tiempo posible. Mantener una nmina actualizada del personal de la institucin. Solicita el equipo mnimo indispensable (carpas, toldos, etc) para el cumplimiento de su tarea. Mantener libres las zonas destinadas a la ubicacin de carpas o similares. Participar en los ejercicios de simulacin y simulacros. Otras
DURANTE EL EVENTO
Tener una nmina del personal de la institucin Realizar actividades de integracin grupal. Coordinar las actividades con las otras Unidades. De disponer y de acuerdo a la situacin, se entregar alimentos, agua, etc.
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Campamentacin Responsables Lder: Funciones de la brigada
Enlistar a las personas que llegan Otras

DESPUES DEL EVENTO
Verificar novedades del personal y material de la Unidad. Desmontar el equipo, material y medios utilizados en la emergencia Elaborar el informe parcial de las novedades y tareas realizadas por la Unidad. Otras
1.6. Mecanismos de alertas institucionales

Los niveles de alerta se utilizan para amenazas que se pueden monitorear (como volcanes, tsunamis, inundaciones), y por lo tanto se puede tener una valoracin de su ocurrencia. En el pas se ha venido trabajando con 4 niveles de alertas, dependiendo el nivel bsicamente del estado de la amenaza. En la prctica y para algunas amenazas, se puede pasar de un nivel blanco o amarillo a rojo directamente (ejemplo de un tsunami lejano, o de una erupcin volcnica). Nivel de Alerta Blanca Comportamiento de la amenaza Existe una amenaza potencial, pero no se est desarrollando un evento Acciones a realizar No hay evento en curso; plan de emergencia est listo, contiene por lo menos 1 plan de contingencia para el tipo de evento
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Plan de Emergencia Institucional Hay un inicio de evento; revisin Desarrollo anormal de planes de contingencias, de un evento presentacin de estado de situacin peridica Hay confirmacin del evento, no Aumento dramtico ha alcanzado su mximo potencial; de las anteriores instituciones en estado de anomalas del respuesta a emergencias; acciones evento o fenmeno de atencin han iniciado Ejecucin completa de acciones Evento en curso y de atencin, instituciones con eminente desastre prioridad mxima hacia el evento potencial en curso o por llegar
Amarilla
Naranja
Roja
1.7. Cadena de llamadas

Debe plantearse una organizacin mnima que permita garantizar una respuesta adecuada ante la emergencia mediante la activacin de la cadena de llamada sea al interior y exterior de la institucin. Se encontrar mayor informacin en el instructivo.
1.8. Simulaciones y simulacros institucionales

Simulacin La simulacin es un ejercicio de escritorio o juego de roles que permite la prctica de las acciones que se han planificado hacer en caso de una emergencia o desastre y la toma de decisiones. Consiste en reunir al comit institucional CIE, u otras personas ntimamente vinculadas a las acciones de respuesta ante una emergencia o desastre, donde se les plantean problemas hipotticos comunes durante una emergencia o desastre, al cual los participantes asumiendo un rol supuesto debern dar soluciones orales o por escrito, acorde a su funcin. Este ejercicio es una excelente preparacin para la realizacin del posterior simulacro.
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Plan de Emergencia Institucional Objetivos de la simulacin Evaluar los mecanismos establecidos en los planes de emergencia de las instituciones frente a un desastre. Fortalecer la capacidad de preparacin y respuesta de la institucin ante un desastre. Pasos de la planificacin de una simulacin Definir el o los objetivos especficos del ejercicio. La finalidad ltima siempre es evaluar el plan para fortalecer la capacidad de los primeros respondedores. Formular el evento hipottico (incendio, terremoto, otro.) que afectar a la institucin. Si la simulacin es parte de la preparacin para un simulacro, deber tomarse como base el escenario general del simulacro. Definir los personajes que se van a representar en el ejercicio Asignar el rol a cada participante o grupos de participantes, excepto el de los que ya lo tienen asignado como parte de su funcin dentro del plan de emergencia del comit institucional-CIE. Formular un sencillo escenario general a manera de introduccin con la informacin general sobre el ambiente, el evento, el impacto y caractersticas de la poblacin afectada. Redactar los mensajes que durante el ejercicio se les estar llevando a los participantes. Estos generalmente son problemas especficos para personajes especficos para que genere una solucin. Definir la metodologa para la simulacin. Ejecucin de la simulacin Siga los siguientes los pasos para realizar la simulacin: a) Colocar a todos los participantes alrededor de una mesa o en mesas separadas pero cerca una de otra como se observa en el ejemplo. b) Leer el escenario a manera de introduccin. c) Se entrega a cada participante o grupo de participantes los mensajes elaborados anteriormente, los cuales incluyen problemas sencillos al inicio y, mientras avanza el ejercicio se
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Plan de Emergencia Institucional implementan otros ms complicados. Si ya tiene elaborado el guin del escenario o libreto, puede extraer de ste, algunas situaciones a incluir en los mensajes. Ellos lo leen en voz alta y luego indican lo que harn frente a ese problema. Es posible que antes de proponer su solucin, necesiten coordinar con otros personajes, lo cual se permite porque la coordinacin es un elemento importante a la hora de responder ante un desastre. d) Al finalizar el ltimo mensaje, se provee un tiempo para que los participantes expresen sus sentimientos sobre lo que sintieron, aprendieron y compartieron. e) Luego, el tiempo es para los observadores a efecto de opinar sobre lo visto, evaluar el ejercicio y dar sus aportes para mejorar la respuesta. Se hace un listado con todas las conclusiones y recomendaciones. Simulacro Es un ejercicio o ensayo de las acciones que se ha planificado hacer en caso de una emergencia o desastre, establecidas en el Plan de Emergencia Institucional, en el cual participarn todos los funcionarios y personas externas que se encuentren en la institucin y que se veran afectados en una emergencia, sea en condicin de actores principales, personal de apoyo o de vctima; aplican los conocimientos y ejecutan las tcnicas planificadas de respuesta. Para su realizacin se necesita tener un escenario y personajes reales. Esta prctica se realiza en tiempos normales y su ejecucin concientiza a todos los involucrados en la respuesta, sobre la importancia de estar preparados para actuar adecuadamente durante los desastres y mejorar las deficiencias o debilidades detectadas durante el ejercicio. Objetivos Evaluar el funcionamiento de los planes de emergencia institucional frente a una emergencia o desastre. Fortalecer la capacidad de preparacin y respuesta ante un desastre.
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Plan de Emergencia Institucional Acciones a realizar antes de planificar un simulacro: Previamente a la planificacin se debern realizar las siguientes acciones, en las que el CIE tiene un papel importante para transferir el conocimiento sobre la temtica y su abordaje a los funcionarios o empleados. Es importante trabajar en la: a) Sensibilizacin b) Formacin bsica para el manejo de emergencias (medidas de autoproteccin) c) Organizacin del Comit institucional e) Capacitacin del Comit y sus brigadas f) Diagnstico bsico de riesgo a desastre en la institucin g) coordinacin de actividades con los organismos de respuesta u organismos bsicos (cruz roja, cuerpo de bomberos y polica). Planificacin del simulacro En consideracin de que uno de los objetivos del simulacro es evaluar el plan de emergencia, se necesita tenerlo concluido y que todos lo conozcan y lo comprendan. Los principales actores del simulacro son los miembros de cada comisin del CIE y el resto de los funcionarios. nicamente los encargados del simulacro son los que proveen el espacio para que estos actores practiquen lo que deberan hacer en caso de un desastre. Siga los siguientes pasos para organizar el ejercicio en su institucin o empresa. Nombramiento de los encargados del simulacro. Se sugiere organizar un grupo especfico para la planificacin y ejecucin del simulacro con las siguientes funciones: a) Grupo especfico de coordinacin: Coordina, convoca, dirige, establece el cronograma general de desarrollo, avala y supervisa b) Escenario: Define el evento a trabajar (terremoto, inundacin, otro) y las condiciones generales en que se desarrollar el supuesto desastre. c) Guin de escenario o libreto: Establece paso a paso las situaciones que durante el tiempo que dura el ejercicio se vayan presentando.
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Plan de Emergencia Institucional d) Divulgacin del simulacro: Esta comisin define la forma en que va a divulgar todas las acciones del simulacro. e) Gestin de fondos o finanzas: Planifica y realiza todas las actividades para recaudacin de fondos, en caso de ser necesario f) Logstica: Gestiona los recursos necesarios g) Evaluacin: Identifica lo que se hizo bien y lo que dej de hacerse o se hizo mal, para que pueda ser corregido en el siguiente simulacro. Ejecucin del simulacro: Dos actividades generales son las que se realizan este da durante el ejercicio: a) Ejecucin del plan de respuesta y supervisin del ejercicio y b) Evaluacin del ejercicio. Posteriormente al ejercicio otra actividad ha realizar es la sistematizacin debido a que la experiencia obtenida en el ejercicio es bsica para la planificacin de los siguientes ejercicios. La ltima actividad del simulacro es la entrega del informe final, el cual est bajo la responsabilidad del encargado de la evaluacin. Con los resultados de la evaluacin, se procede a hacer los cambios necesarios para corregir las debilidades detectadas y luego repetir todo el proceso en un perodo de tiempo que no debera exceder 6 meses.
1.9. Plan de continuidad

El Plan de Continuidad de Actividades es la herramienta con la cual las instituciones pblicas y privadas se preparan para garantizar la continuidad de sus actividades productivas y de servicios cuando enfrentan situaciones de emergencia. Para establecer dicho plan es necesario: Identificar las reas fundamentales y las actividades crticas de la institucin o empresa, segn criterios de impacto econmico, de impacto social por ausencia de los servicios que brinda, o de impacto en la seguridad o salud de los usuarios o beneficiarios. Una vez identificadas las reas fundamentales y sus actividades crticas, planificar y organizar el personal y recursos necesarios para la continuidad de las actividades durante un da, una semana y quince das laborales. Esta planificacin debe considerar si habr cambios entre el
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Plan de Emergencia Institucional horario normal de trabajo y el horario en situacin de emergencia. Definir las instituciones necesarias y complementarias para el desarrollo de sus actividades crticas (socios, proveedores, clientes, etc.) En caso de que la institucin no pueda continuar sus actividades crticas dentro de sus instalaciones, considerar la adecuacin de un lugar temporal con servicios bsicos, con equipamiento y suministros indispensables (mesas, sillas, telfonos, fax, fotocopiadora, computadoras, suministros de oficina) Considerar las facilidades de transporte adecuado de los trabajadores o funcionarios hacia el lugar de trabajo. Considerar la seguridad de su instalacin y/o del lugar temporal donde dar continuidad a sus actividades crticas. Contar con un sistema de comunicacin operativo. Contar con responsables claramente identificados.
Para identificar las actividades crticas de su empresa o institucin conviene examinar de manera exhaustiva qu actividades: Generan mayor impacto econmico o de imagen para la institucin Implican mayor responsabilidad hacia la ciudadana (sobre todo si se trata de servicios pblicos) Brindan servicios de salud, control sanitario, provisin bsica de alimentos, seguridad para su institucin o empresa, y la de sus usuarios si usted brinda servicios de seguridad, entre otros. En el Anexo 2.9 se incluye una matriz que sirve de gua para la elaboracin del Plan de continuidad de Actividades.
1.10. Soporte informtico

Estas son las recomendaciones para contar con un plan para la seguridad de la informacin de la institucin o empresa. Recuperacin de los respaldos Movilizacin de los operadores Abastecimiento del material necesario Instalacin de un local informtico temporal
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Plan de Emergencia Institucional Reinstalacin de los accesos Internet, telfono y de mensajes Reinstalacin de las aplicaciones prioritarias para las actividades Prueba con los usuarios para verificar que todo funciona Para activar este plan durante una emergencia se debe responder a:
Cul es la informacin digital o datos crticos? Cules son los asuntos crticos, informacin de proveedor / cliente, directorios telefnicos, direccin electrnica? Cules son los respaldos informticos a usar (bandas de respaldo de los servidores, CD, respaldos de datos de las computadoras de trabajo, DVD de archivos?) Cules son los documentos en papel que no fueron archivados en formato informtico o dnde estn los datos informticos que no fueron guardados? En caso de incendio, por ejemplo: podremos restaurar nicamente los datos guardados al exterior del establecimiento. Recomendaciones de materiales bsicos para la continuidad de actividades Para poder responder a las primeras necesidades en la continuidad de las actividades se podr crear un kit. Este kit deber contener todo lo que se necesita en las primeras horas del evento (telfono, computador porttil, materiales y respaldos informticos), prever uno adentro y otro afuera del establecimiento. Se podr juntar materiales como por ejemplo: Equipamiento CD, USB (memory) con datos importantes Cdigos secretos Papel, bolgrafos Celulares con cargador Mscaras y guantes de proteccin Linternas con bateras de repuesto Cmara fotogrfica digital (til para trmites con la compaa de seguro)
Documentos bsicos que se debe asegurar El Plan de Emergencia Institucional con su correspondiente Plan de
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Plan de Emergencia Institucional Continuidad de Actividades. Listado de los servicios de emergencia, autoridades locales, seguros, bancos Listado y datos del personal Listado y datos de los clientes y proveedores Listado de los proveedores logsticos (construccin, maquinaria, electricidad) Copia de la informacin (directorio) del celular (en caso de destruccin o se quede sin batera) ltimo inventario del stock y equipamiento Documentacin especfica (listado de los productos, formularios, patentes) Contrato de seguro, datos bancarios Medios de pago (cheques, claves para transferencias) Sellos y papel membretado de la institucin o empresa
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2. EJEMPLOS
Objetivo del plan En este tem es necesario que se explicite el objetivo que la Institucin quiere conseguir con la implementacin de este Plan. Ejemplo: Desarrollar actividades tendientes a reducir riesgos existentes al interior de la .; y realizar preparativos para responder adecuadamente en caso de emergencias.
2.1. Datos generales:

En este tem la persona o personas responsables de implementar este plan en su institucin deben considerar los siguientes datos: Anotar el nombre de la Institucin Anotar la razn social, es decir, su funcin, el para qu ha sido creada esa Institucin o Empresa. La direccin donde se encuentra ubicada la Institucin El Representante de la Institucin o Empresa.
Por Ejemplo: Institucin: Financiera Regional del Pacfico Razn Social: CANALIZAR PRODUCTOS FINANCIEROS Y NO FINANCIEROS ALINEADOS AL PLAN NACIONAL DE DESARROLLO PARA SERVIR A LOS SECTORES PRODUCTIVOS DEL PAS. Direccin: AMAZONAS N15 156 Y AV. 12 DE OCTUBRE Representante: ING. CAMILO LPES GUERRA
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2.2. Construccin del Escenario de Riesgos

El escenario de riesgos consiste fundamentalmente en construir el cuadro de evaluacin de riesgos, el cual permitir a la empresa reconocer los riesgos a los que est expuesta; con esta informacin, la empresa podr planificar las acciones que sean necesarias para reducir los niveles de riesgos existentes. Para construir el cuadro de evaluacin de riesgos es necesario seguir los siguientes pasos: Describir el rea de manera contextualizada (ubicar el sitio en el que se encuentra, sector, barrio, lmites con los que colinda, que hay alrededor de su ubicacin, etc.) Por ejemplo: La empresa con sede en Quito, est ubicada en el centro norte de la Ciudad, en una zona altamente turstica, comercial y bancaria, por este motivo tiene una alto grado de circulacin vehicular y peatonal, alrededor de la institucin estn entidades Bancarias, Hoteleras, Comerciales y Empresariales - Evaluacin de la amenaza En este tem se necesita detallar las amenazas a las que est expuesta la Institucin, se aconseja hacer una memoria histrica para ver las amenazas que ha enfrentado anteriormente por algn evento de origen natural o provocado por el ser humano, (ver doc. Elemento para la evaluacin de la amenaza y caractersticas de la amenaza). - Evaluacin de la vulnerabilidad Aqu es necesario evaluar los factores internos que aumentan las probabilidades de sufrir daos, tomando en cuenta que esta depende del tipo de amenaza (ver doc. 2.2). El resultado de estos tres pasos nos ayuda a elaborar el cuadro de evaluacin de riesgos, veamos un ejemplo: -
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2.2.1. Capacidad de respuesta

Personal: Listado del personal de la Institucin o Nmeros de los Telfonos de los Organismos de Apoyo o Secretara Nacional de Gestin de Riesgos o Polica Nacional o Cuerpo de Bomberos o Cruz Roja o Hospitales Recursos: logstica o Anexo: (Mapa de Riesgos y Recursos (equipos de comunicacin, informticos, mobiliario, otros) o Anexo: (Listado de Recursos disponibles)
2.3. Plan de Accin para la Construccin de Riesgos Institucionales

El escenario de riesgos me provee de los instrumentos necesarios para poder priorizar las acciones de intervencin para modificar ciertos factores que condicionan el riesgo y as obtener los mejores resultados en el proceso de prevencin y mitigacin. Por Ejemplo:
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Medida a Tiempo Responsable implementarse Cambio de ubicacin de las estanteras, cuadros y objetos susceptibles a cadas, reforzamiento, de Eco. Mauricio tabiques, enlucidos Moncada. Sismo de 6.5 y muros de Responsable de en la escala de Mediano plazo: de Gestin de Riesgos construccin dbil Richter, de origen 6 a 12 meses. de CFN. Y analistas tipo D. tectnico. encargados de Realizacin de riesgos del trabajo. simulacros de evacuacin para el personal que labora en la Institucin, con instalacin de alarma. Riesgo Evaluacin de las instalaciones elctricas del Incendio edificio, proteccin producido por diferencial y cortocircuito termo magntica, con estallido de con cables de tanque de gas, en seccin adaptador hora de almuerzo, y triples de alta 40 personas calidad, ductos afectadas de ventilacin y ubicacin de tanques de gas en zonas ventiladas
Corto plazo: 3 a 6 meses
Eco. Mauricio Moncada. Responsable de Gestin de Riesgos de CFN. Y analistas encargados de riesgos del trabajo.
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Riesgo Medida a implementarse Tiempo Responsable
Aparato explosivo Capacitacin in situ al personal de Eco. Mauricio encontrado en el seguridad para la Moncada. 9 piso, apertura utilizacin de un Responsable de de boquete de 10 detector de bombas Mediano plazo de 4 Gestin de Riesgos m2, gravemente y explosivos GVD-4 a 12 meses de CFN. Y analistas afectadas y LPB-9000 para encargados de el personal todo tipo de correo, riesgos del trabajo. administrativo y encomiendas y autoridades de la paquetes. CFN.
2.3.1. Caractersticas de la amenaza

Identificacin de la amenaza Sismo tipo tectnico Incendio Atentado Frecuencia Baja Media Media Magnitud media alta media Intensidad media alta alta
2.3.2. Evaluacin de la vulnerabilidad

Factores de Vulnerabilidad
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Factor Condicin Si Conoce cul es el material de construccin utilizado en x institucin. El lugar donde se encuentra su institucin ha sido afectado por x eventos adversos Conoce cules son las caractersticas geolgicas, calidad y tipo de suelo donde est su institucin. La construccin cumpli con el cdigo de construccin vigente x en el pas. En su institucin estn definidas x las rutas y salidas de emergencia En la institucin cuentan con un rea segura frente a emergencias x o desastres. Las vas principales de acceso a la x institucin son seguras. En su institucin realizan actividades relacionadas con manejo de sustancias peligrosas. En los alrededores de la institucin existen industrias. La institucin realiza un manejo adecuado de los desechos slidos. La institucin cuenta con asignacin de recursos para preparacin ante desastres Disponen de un fondo econmico para responder ante situaciones x de emergencia La institucin implementara medidas tendientes a la x reduccin de riesgos internos. En caso de accidentes laborales la institucin asume el costo con x sus funcionarios. No Observacin
FSICO
AMBIENTAL
x x x x Sector comercial, turstico y hotelero
ECONMICO
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Factor Condicin La institucin dispone de una plan de emergencias Han desarrollado ejercicios de simulacin y simulacros durante el ltimo ao Cuentan con una organizacin interna para emergencias y de sastres Existe disponibilidad de los trabajadores para participar en procesos capacitacin Realizan coordinacin con instituciones vinculadas con la atencin de emergencias Disponen de espacios para el desarrollo de programas educativos. Han desarrollado campaas de sensibilizacin para desastre. Los funcionarios conocen los desastres Cuentan con brigadas de primera respuesta x Si x No Observacin
SOCIAL
x x x x
Es importante saber que la vulnerabilidad ya no es solamente el hecho de ser ms o menos susceptibles de sufrir daos, sino tambin el de saber disear estrategias, dndoles caractersticas particulares para evitar en la medida de posible, los fenmenos externos (amenazas) que lo originan o al menos anticiparlos, afrontarlos, reducirlos, resistirles, mitigarlos y contar con la capacidad de recuperarse de posterior a su ocurrencia.
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2.3.3. Anlisis de Riesgos. Finalmente cuando hemos concluido con el anlisis de amenaza, vulnerabilidad y capacidad podemos saber cul es el potencial riesgo al que se encuentra expuesta la institucin pudiendo ser este de origen natural, socio natural y antrpico.
Una vez que tengo esta informacin pasamos a elaborar el cuadro de evaluacin de riesgos el cual me va a permitir construir el escenario de riesgos de la empresa, cuya matriz es la siguiente: Por ejemplo: Matriz de evaluacin
Factores de vulnerabilidad Capacidad de respuesta Riesgos
Identificacin de la amenaza
SISMO
Construccin del edificio de la CFN no es sismo resistente.
Sismo de origen tectnico de 6.5, la 4 Salidas de estructura del edifico evacuacin. puede presentar Personal de la graves daos por las Inst. Preparado. ondas de frecuencia Lugar seguro sobre todo en los para en caso muros de carga de la de evacuacin. mampostera y muros de construccin. 2 extintores por cada piso. Personal tcnico capacitado contra incendios. Incendio por cortocircuito en la zona del bar de los empleados, estallido del tanque de gas; quedando afectado el 5, 6,7 pisos, insuficiente los 2 extintores del piso.
INCENDIO
Existen numerosas instalaciones de energa.
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Por su razn social, gran cantidad de personas que diariamente ingresan en la institucin. Aparato explosivo en el 9 piso, alto riesgo de afectacin para las autoridades de la CFN, difcil evacuacin del edificio, salidas de emergencia insuficientes.
ATENTADOS
4 guardias de seguridad a la entrada del edificio.
- Mapa de riesgos Una vez que se haya desarrollado la matriz de evaluacin de riesgos, la cual me permite tener una visin analtica y sistemtica de los riesgos a los cuales est expuesta la institucin; pasamos a expresar lo que dice esta matriz en el mapa de riesgos (ver doc. 2.5), de esta manera construimos el Escenario de Riesgos. Por Ejemplo:
El escenario de riesgo, con sus instrumentos, permite identificar y relacionar entre s aquellos factores que condicionan el riesgo y que, al ser reconocidos y modificados, permiten evitar, reducir, mitigar o eliminar el riesgo.
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2.4. Organizacin de la respuesta institucional

Al interior de la Institucin o Empresa se debe conformar el Comit Institucional de Emergencia, el cual ser el responsable de organizar, dirigir y ejecutar con el personal de la institucin la implementacin del PEI, tomando en cuenta que su principal objetivo es coordinar las acciones de respuesta interna y externa. A continuacin tenemos un ejemplo de un CIE. Ejemplo:
Comit Institucional de Emergencia
Primeros auxilios Ing. Mario Albuja
Contra incendios Sr. Diego Armijos
Evacuacin Lcdo. Jaime Ayala
Seguridad Sr. Juan Carlos Bastidas
2.5. Brigadas de trabajo

La brigada es un grupo de empleados y/o trabajadores de la empresa o institucin, que han sido capacitados para la atencin de la emergencia, lo cual les permite tener una visin clara de cmo intervenir en caso de que se presente una situacin de emergencia o desastre; habr un responsable por cada brigada, cuyas funciones se detallan en el ejemplo siguiente:
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Plan de Emergencia Institucional Primeros Auxilios Responsable: Mario Albuja Integrantes: Roco Cajas Elena Miranda Sebastin Lpez Funciones de la brigada Actividades para la respuesta durante el evento Proporcionar primeros auxilios al personal que lo necesite, hasta que llegue la ayuda de especialistas y trasladarlas de una manera adecuada y segura a las zonas de atencin preestablecidas Priorizar la atencin de personas afectadas, dependiendo de su gravedad. Elaborar la lista de afectados con sus respectivos signos y sntomas y entregar en forma oportuna al C.I.E Cooperar en la evacuacin de los heridos de gravedad a los establecimientos de salud ms cercanos y adecuados a la Institucin. Coordinar las actividades con las otras Brigadas. Actividades para la recuperacin posterior al evento Elaborar el informe final del nmero de heridos, sus patologas y lugares donde fueron transportados. Elaborar el informe del material que se us, tareas cumplidas. Informar al personal de su Brigada acerca de las enseanzas.
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Plan de Emergencia Institucional Contra incendios Responsable: Funciones de la brigada Diego Armijos 1) Actividades para la preparacin ante el evento Integrantes: Verificar peridicamente que los equipos contra incendios Juan Pedro de la institucin tengan un mantenimiento adecuado, su Mrmol validez est vigente y estn en capacidad de funcionar. Guillermo Solicitar la capacitacin en el combate contra incendios, Vascones para el personal integrante de la Brigada.
Conocer el manejo de equipos como extintores y gabinetes. Revisar constantemente las instalaciones elctricas as como los electrodomsticos existentes en la Institucin. Disponer el equipo mnimo indispensable para combatir incendios, ubicarlos adecuadamente, as como vigilar la fecha de su caducidad. Mantener depsitos de agua, arena y otros elementos en lugares estratgicos. Instruir al personal de la Institucin en el combate de incendios. Realizar inspecciones peridicas en el interior y exterior del edificio para detectar riesgos y amenazas. Participar en los ejercicios de simulacin y simulacros 2) Actividades para la respuesta ante el evento Realizar acciones bsicas para controlar un conato de incendio. Actuar de inmediato haciendo uso de los equipos contra incendio. Combatir el incendio en su inicio hasta donde sea posible, utilizando los medios disponibles. En caso de que no se pueda controlar el incendio, proteger a las partes no afectadas limitando la propagacin del fuego. Apoyar y coordinar las acciones que realice el Cuerpo de Bomberos a su llegada. 3) Actividades para la recuperacin ante el evento Realizar la evaluacin de daos y anlisis de necesidades de la Institucin. Elaborar el informe de la Brigada sobre las novedades y tareas cumplidas. Informar al personal de su Brigada acerca de las enseanzas.
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Plan de Emergencia Institucional Seguridad

Responsable: Juan Funciones de la brigada Carlos Bastidas 1) Actividades para la preparacin antes del evento Integrantes: Informar a todo visitante sobre los procedimientos de Carolina Mora seguridad en caso de activacin del sistema de alarma Lizette Moscoso de emergencias. Realizar inspecciones peridicas en el interior de los edificios para detectar riesgos, amenazas o peligro. Controlar el ingreso y circulacin de visitantes en el interior del edificio. Brindar seguridad a las personas y bienes Participar en los ejercicios de simulacin y simulacros. 2) Actividades para la respuesta durante el evento Mantener el orden en los puntos crticos del edificio y no permitir el acceso a ellos especialmente durante la evacuacin. Vigilar que no ingresen personas ajenas a la Institucin. Realizar el control del trfico vehicular interno y externo. Notificar a la Polica las novedades ocurridas durante el evento. Mantener el orden en la zona de seguridad. Dar seguridad a las instalaciones, documentos, equipos, etc., hasta donde sea posible. Coordinar las actividades con el resto de las Brigadas. 3) Actividades para la recuperacin posterior al evento Dirigir en forma ordenada el retorno del personal de la Institucin a las instalaciones. Apoyar en la revisin de las instalaciones internas y externas. Controlar, impedir el ingreso de personas sospechosas y/o ajenas a la Institucin. Custodiar las instalaciones
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Plan de Emergencia Institucional Evacuacin

Responsable: Jaime Ayala Integrantes: Andrs Borja Jacinto Peafiel Funciones de la brigada 1) Actividades para la preparacin antes del evento Capacita al personal de su piso sobre el procedimiento, las rutas de evacuacin y del punto de concentracin en caso de evacuacin. Participar en los ejercicios de simulacin y simulacros. 2) Actividades para la respuesta durante el evento Estar identificado con un chaleco o brazalete. Llevar un medio de comunicacin. Consignar que la evacuacin se realice en silencio y sin correr. Verificar que todas las personas lograron salir del piso. Conducir al personal al punto de concentracin predeterminado. En la zona de concentracin el Jefe de Piso contabilizar a su personal e informar al (CIE) conjuntamente con el reporte de novedades. 3) Actividades para la recuperacin posterior al evento Dirigir en forma ordenada el retorno del personal de la Institucin a las instalaciones. Despus de todo incidente que amerite la evacuacin como despus de todo simulacro, se espera que los jefes de piso informen al personal de su piso acerca de las enseanzas u observaciones que surjan como producto del ejercicio.
2.6. Mecanismos de alerta institucionales

El Sistema de Aviso debe avisar inmediatamente la presencia del evento, y por lo tanto se debe nombrar todos los das una persona responsable de su funcionamiento. Para el monitoreo de posibles eventos internos, se pueden usar detectores de humo, detectores de fugas de gas, etc. Para los sistemas de aviso, se pueden utilizar: campanas, parlantes, lucres, sirenas, pitos, etc. Las personas de la localidad deben conocer correctamente los avisos. Las alertas cuando est ocurriendo un evento son potestad de las instituciones tcnico-cientficas (que monitorean el evento especfico) y de las autoridades competentes.
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Plan de Emergencia Institucional Ejemplo: Alerta: Se utilizar la roja para avisar el desencadenamiento del evento e inminente desastre. Se utilizar la blanca para avisar que previo al monitoreo de un volcn, puede desencadenarse una erupcin. Alarma: Automtica, sonora-visual. Cadena de Llamadas Simulaciones y Simulacros Institucionales Plan de Continuidad (Anexo) Soporte Informtico Anexos ANEXOS: Anexo N 1 Anexo N 2 Anexo N 3 Anexo N 4 Anexo N 5 Anexo N 6 Organigrama de Brigada de Gestin de Riesgos de la institucin Nmina de los integrantes de las Unidades Operativas Listado del personal de la Institucin Mapa de Riesgos y Recursos Listado de Recursos disponibles Cronograma de Actividades Cronograma de las actividades a realizarse Institucin
N 1 2 3 4 Instrumentos Mapa de riesgos y recursos Plan de emergencia Simulacin Simulacro Fechas de inicio Fecha termina Fecha rechazo Observaciones
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Plan de Emergencia Institucional Anexo N 7

N 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Instrumentos Mapa de riesgos y recursos Plan de emergencia Simulacin Simulacro
Cronograma de Seguimiento
Fechas de inicio Fecha termina Fecha rechazo Observaciones
DISTRIBUCION: Copia N 1: Copia N 2: Copia N 3: Autoridad principal de la Institucin Coordinador General de Gestin de Riesgos. Secretara Nacional de Gestin de Riesgos
2.7. Cadena de llamadas

Se necesita una organizacin mnima que permita garantizar una respuesta adecuada ante la emergencia, mediante la activacin de la cadena de llamadas sea tanto al interior como al exterior de la institucin. Ejemplo: N Nombre Mauricio Moncada Gerente 1 Nacional de Riesgos. Jos Ochoa Subgerente 3 Nacional de Planeacin y Estudios. Telfono 022467835 Debe llamar a; 2y3 4y5
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Plan de Emergencia Institucional Ivn Paredes Jefe Nacional 5 de Coordinacin de Oficinas 6y7 8y9 10 y 11
2.8. Simulaciones y Simulacros institucionales

Es un ejercicio de escritorio que permite poner en prctica lo que se ha planificado en el PEI. Para esto es necesario que se rena el Comit Institucional de Emergencia con las otras personas vinculadas a las acciones de respuesta en caso de emergencia o desastre, se planteen problemas hipotticos comunes que pueden presentarse y asumiendo un rol determinado den posibles soluciones. Para organizar un simulacro debemos explicitar los objetivos del presente ejercicio para la institucin. Como por Ejemplo: Objetivos de la simulacin 1. Evaluar los mecanismos establecidos en los planes de emergencia de la empresa frente a un sismo de intensidad de 6.5 en la escala de Richter. 2. Fortalecer la capacidad de preparacin y respuesta de la institucin ante un sismo de tipo tectnico de intensidad de 6.5 en la escala de Richter. Luego se debe seguir los siguientes pasos: Pasos de la planificacin de una simulacin Ejemplo: Definir los Objetivos especficos del ejercicio: - Poner en prctica el Plan de Emergencia institucional para modificar, corregir y operativizar dicho plan con el fin de optimizar los recursos humanos y logsticos para responder ante una emergencia de sismo igual o superior 6.5 y evitar un desastre.
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Plan de Emergencia Institucional - Preparar al personal que labora en la Empresa fortaleciendo sus capacidades de respuesta frente a un sismo de 6.5 en la escala de Richter. - Establecer las acciones y maniobras que ejecutadas inmediatamente despus del terremoto por el personal involucrado, para minimizar los riesgos para los empleados, el personal y el restablecimiento de instalaciones y servicios en el menor tiempo posible. Formular el evento hipottico que afectar a la Institucin. Es un da mircoles, de mediados de ao, siendo las doce y treinta de la maana y desarrollando las actividades de forma normal, se perciben unos tenues movimientos en el interior del edificio, pero no se le da mayor importancia; a las 12h33 minutos se produce un evento ssmico de 7 en la escala de Richter, la estructura y en general todo el edificio es sacudido abruptamente por las ondas ssmicas, producindose los siguientes efectos mayormente visibles: - Cada de mampostera y parte del mobiliario de las oficinas, proyeccin de vidrios rotos, rotura de caeras de gas, agua y cortes de electricidad, incendio en la zona del comedor en el cuarto piso, explosiones de tanques de gas por presin en los parqueaderos, 8 personas atrapadas en 2 de los ascensores. - Accidentes Personales - Eventual contaminacin del medio ambiente por gases de combustin generados por los incendios. Asignar el rol a cada participante o grupos de participantes, excepto el de los que ya lo tienen asignado como parte de su funcin dentro del plan de emergencia del comit institucional. Con los empleados se van a distribuir los siguientes roles: gente en las oficinas, otras en los corredores, otros en el comedor, otros en el bar y otras en los ascensores Formular un sencillo escenario general a manera de
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Plan de Emergencia Institucional introduccin con la informacin general sobre el ambiente, el evento, el impacto y caractersticas de la poblacin afectada. TAREAS PARA EL PERSONAL QUE LABORA EN LA INSTITUCIN Preparacin en caso de terremoto 1. Deben conocer el estado general del edificio y su probable comportamiento ante un terremoto, ubicando las zonas seguras e inseguras del mismo. 2. Deben conocer el Plan de Emergencias preparado para La Institucin. 3. Deben aprender y ensear las reglas de seguridad adoptadas para preparacin, respuesta y rehabilitacin en caso de terremoto. 4. Es necesario el aprendizaje y prctica de los primeros auxilios (RCP, inmovilizacin y traslado de vctimas) como as tambin el uso de extintores. 5. Se deben conocer los caminos ms rpidos y seguros para buscar refugio dentro y fuera de las oficinas. 6. Se debe formar y verificar el estado del equipamiento de emergencia, que deber estar compuesto por los siguientes elementos mnimos: Botiqun de primeros auxilios. _ Radio porttil a pilas o dual AM _ Linterna _ Pilas _ Lista de telfonos y direcciones actualizadas _ Papel y bolgrafo _ Herramientas varias _ Fsforos y velas _ Plan de Emergencia Institucional Respuesta: 1. Mantngase en calma, acte prestamente. 2. Permanezca en las oficinas mientras dure el terremoto. 3. El empleado que labora ms cerca de la puerta, sin manifestar pnico, abrir la puerta de la oficina al percibir un sismo por dbil que sea.
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Plan de Emergencia Institucional 4. Deber apartarse inmediatamente de superficies vidriadas u objetos pesados. 5. Refgiese debajo, mesas o escritorios. 6. Si se encuentra en galeras, arrodllese de espaldas a superficies vidriadas, cubra el cuello con las manos por la parte superior de la cabeza, esconda el rostro entre los brazos y cierre los ojos, ejecute esta maniobra si no ha podido refugiarse. 7. Apague los fuegos que ocasionalmente estn a su alcance. 8. Dirjase a la ZONA DE SEGURIDAD prefijada si se encuentra fuera del edificio. Rehabilitacin: (Hasta 3 minutos despus de cesado el movimiento) 1. Mantenga la calma, no se aterrorice. 2. El brigadista de servicios esenciales cortar los servicios de electricidad y gas y abrir las puertas de salida del edificio. 3. El brigadista de orden y seguridad infundir tranquilidad y ordenar, segn la circunstancia: _ Silencio _ No corran _ Dirjanse a la ZONA DE SEGURIDAD 4. El brigadista de seguridad deber llevar consigo la lista de empleados presente en el momento del terremoto. 5. El brigadista de primeros auxilios deber llevar consigo el botiqun de primeros auxilios. Redactar los mensajes que durante el ejercicio se les estar llevando a los participantes. Estos generalmente son problemas especficos para personajes especficos para que genere una solucin. - - - - Temblor Protjase Mantenga la Calma Evace.
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Plan de Emergencia Institucional Definir la metodologa para la simulacin: La metodologa ser vivencial porque rescata la experiencia de otras instituciones con similares caractersticas de riesgo para integrarlas con los aportes del equipo del proyecto y lograr construir capacidades orientadas a la preparacin, conociendo los derechos de las personas, promoviendo la equidad de gnero y revalorando la diversidad cultural e intergeneracional existente en la institucin. Ejecucin de la Simulacin Siga los siguientes pasos para realizar la simulacin: - - Colocar a todos los participantes alrededor de una mesa o en mesas separadas pero cerca una de otra como se observa en el ejemplo. Leer el escenario a manera de introduccin. Se entrega a cada participante o grupo de participantes los mensajes elaborados anteriormente, los cuales incluyen problemas sencillos al inicio y, mientras avanza el ejercicio se implementan otros ms complicados. Si ya tiene elaborado el guin del escenario o libreto, puede extraer de este, algunas situaciones a incluir en los mensajes. Ellos lo leen en voz alta y luego indican lo que harn frente a ese problema. Es posible que antes de proponer su solucin, necesiten coordinar con otros personajes, lo cual se permite porque la coordinacin es un elemento importante a la hora de responder ante un desastre. Al finalizar el ltimo mensaje, se provee un tiempo para que los participantes expresen sus sentimientos sobre lo que sintieron, aprendieron y compartieron.
Ejemplo: Nos ha parecido sumamente importante este ejercicio de simulacin porque nos permite estar preparados para un eventual sismo, y al mismo tiempo estar atentos a los riesgos a los que todos estamos expuestos.
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Plan de Emergencia Institucional - Luego, el tiempo es para los observadores a efecto de opinar sobre lo visto, evaluar el ejercicio y dar sus aportes para mejorar la respuesta. Se hace un listado con todas las conclusiones y recomendaciones.
Ejemplo: CONCLUSIONES.- El ejercicio es indispensable e importante que se realicen

en la Institucin as como el involucramiento en las acciones de todos los actores de manera responsable. RECOMENDACIONES.- El apoyo ms activo de los empleados y ms inters de los Directivos de la Institucin para gestionar fondos que permitan el desarrollo y la ejecucin del presente Plan. Se necesita crear mecanismos de informacin y comunicacin ms efectivo a todo nivel.
SIMULACRO Es un ejercicio o ensayo de las acciones que se han planificado hacer en caso de una emergencia o desastre, establecidas en el plan de emergencia institucional, en el cual participaran todos los funcionarios y personas externas que se encuentren en la institucin en una emergencia, sea en condicin de actores principales, personal de apoyo o de vctima, se aplica los conocimientos y se ejecuta las tcnicas planificadas de respuesta. Para su realizacin se necesita tener un escenario y personajes reales. Esta prctica se realiza en tiempos normales y su ejecucin concientiza a todos los involucrados en la respuesta, sobre la importancia de estar preparados para actuar adecuadamente durante los desastres y mejorar las deficiencias o debilidades detectadas durante el ejercicio. Objetivos Evaluar el funcionamiento de los planes de emergencia institucional frente a un desastre. Fortalecer la capacidad de preparacin y respuesta ante un desastre.
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Plan de Emergencia Institucional Acciones a realizar antes de planificar un simulacro - Sensibilizacin Ejemplo.- se pueden incluir charlas informativas sobre los ltimos sismos en el Ecuador y sus repercusiones; se pueden dar ejemplos prcticos y didcticos, as como videos, una exposicin fotogrfica, hojas volantes informativas, etc. - Formacin para la induccin al manejo de desastres Se refiere al orden de activacin de todo el personal involucrado en la respuesta, determinando los factores, los actores, el escenario en el que van a intervenir, el momento en que se ejecutarn de acuerdo al plan institucional de emergencias, se revisa las responsabilidades de cada brigada. Son los pasos lgicos que se ejecutarn para la activacin, desarrollo de actividades y tareas a seguir en el ejercicio de simulacro. - Organizacin del Comit Institucional. La organizacin interna debe permitir gestionar diferentes funciones, dirigida por una estructura del Comit Institucional de Emergencia (CIE). Cuyo objetivo principal es coordinar las acciones de respuesta interna y externa. Esta estructura est dirigida por la mxima autoridad del establecimiento o su representante, cada responsable de una o varias reas dispone, para cada situacin o tipo de emergencia. Es importante mencionar que la organizacin interna de una institucin depender de su naturaleza y la capacidad humana y logstica disponible, la presente es una sugerencia de organizacin cada una puede adecuarlas acorde con su realidad. - Capacitacin del Comit y sus Comisiones Explicar a los miembros del comit sobre los contenidos del Plan de Emergencia Institucional, la conformacin y actividades de cada brigada.
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Plan de Emergencia Institucional - Diagnstico bsico de riesgo a desastre en la institucin Es necesario hacer la evaluacin de la amenaza, de la vulnerabilidad, la capacidad de respuesta, y con estos la posibilidad de riesgo a enfrentar un desastre en la institucin. Planificacin del Simulacro En consideracin que uno de los objetivos del simulacro es evaluar el plan de emergencia, se necesita tenerlo concluido y que todos lo conozcan y lo comprendan. Los principales actores del simulacro son los miembros de cada comisin del CIE y el resto de los funcionarios. nicamente los encargados del simulacro son los que proveen el espacio para que estos actores practiquen lo que deberan hacer en caso de un desastre. Siga los siguientes pasos para organizar el ejercicio en su institucin. Nombramiento de los encargados del Simulacro Se sugiere organizar un grupo especfico para la planificacin y ejecucin del simulacro con las siguientes funciones: a) Grupo especfico de coordinacin: Coordina, convoca, dirige, establece el cronograma general de desarrollo, avala y supervisa b) Escenario: Define el evento a trabajar (terremoto, inundacin, otro) y las condiciones generales en que se desarrollar el supuesto desastre. Previo al simulacro, todos en la empresa deben ser notificados de las conductas que debern presentar, tales como esperar rdenes del jefe de piso, colocarse en los lugares de seguridad, salir en orden y con la rapidez que se les indique, etc. Deben conocerse los procedimientos que tiene que ejecutar cada brigada o grupo de respuesta y se deben indicar las funciones de cada integrante del grupo
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Plan de Emergencia Institucional de respuesta, los equipos de emergencia con los que se cuenta, las posiciones, conductas y apoyos externos que pueden ser brindados y a quin acudir para cada uno de ellos (Bomberos, Cruz Roja, Polica, etc.). Ej. Escenario de un simulacro Es necesario apegarse a las condiciones reales en que pueda ocurrir un desastre. Realizar recorridos de reconocimiento por las reas de operacin del simulacro, al consultar planos, elaborar croquis y determinar zonas que representen menores posibilidades de rescate, etc. Establecer reas de seguridad exteriores e interiores que puedan ser reconocidas por las personas participantes. Especificar el lugar en dnde se iniciar la actividad, hacia dnde se dirigirn los ocupantes de esa rea y qu salidas utilizarn. Contemplar grados de dificultad en el desarrollo del simulacro. Recomendaciones especiales Sonidos especiales. Suspender energa elctrica. Fuego real de una zona segura y fuera del edificio. Rescate real (rapel, tirolesa, helicpteros). Traslado en ambulancias. Simulacin de heridos sin previo aviso (atencin especial a enfermos cardiacos). Desplazamiento de personas por escaleras con los ojos vendados. Apoyo a minusvlidos. Fingir pnico o desmayos. c) Guin de escenario o libreto: Establece paso a paso las
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Plan de Emergencia Institucional situaciones que durante el tiempo que dura el ejercicio se vayan presentando. Ejemplo de Guin:
Mensaje N1 HORA: 10:15
DE: Responsable del Comit Institucional de Emergencias Para: Todo el personal de la CFN Asunto: Descripcin de la Institucin y reporte de Actividades
Corporacin Financiera Nacional banca de desarrollo del Ecuador, es una institucin financiera pblica, cuya misin consiste en canalizar productos financieros y no financieros alineados al Plan Nacional de Desarrollo para servir a los sectores productivos del pas. En Quito est ubicada en la calle Juan Len Mera 130 y Av. Patria. Cuenta con un edificio de 15 pisos construida hace 40 aos, con una carga ocupacional fija de 200 personas. El edificio no cuenta con una estructura sismo resistente y no han sido reforzadas sus estructuras en los ltimos 10 aos.
DE: Comit Institucional de Emergencias Para: Todo el personal de la CFN Asunto: Temblor de baja magnitud. A las 12 y 30 del medio da un grupo de empleados de la CFN que se encontraban en una reunin en el dcimo cuarto piso perciben un ligero movimiento del edificio. DE: Comit Institucional de Emergencias Para: Todo el personal de la CFN y responsables de brigada. Asunto: Temblor de 7 en la escala de Ritcher Al momento se percibe un movimiento de gran magnitud e intensidad, se informa de la presencia de la ruptura de los cristales de la mayor parte del edificio, la suspensin de la energa elctrica, se activa la alarma, se evidencia el desprendimiento de los cubiertas de las oficinas, se informa que hay gente atrapada en el ascensor.
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Plan de Emergencia Institucional Es el libreto general de ejercicio, la herramienta metodolgica para el desarrollo de las actividades del simulacro, se lo hace forma secuencial, dependiendo de los tiempos esperados de ejecucin, definiendo los responsables y suministros necesarios. d) Divulgacin del simulacro: Esta comisin define la forma en que va a divulgar todas las acciones del simulacro Ej. Hojas volantes, mails, etc. e) Gestin de fondos o finanzas: Planifica y realiza todas las actividades para recaudacin de fondos f) Logstica: Gestiona con los recursos necesarios g) Evaluacin: Identifica lo que se hizo bien y lo que dej de hacerse o se hizo mal, para que pueda ser corregido en el siguiente simulacro. Ejecucin del simulacro: Dos actividades generales son las que se realizan este da durante el ejercicio: a) Ejecucin del plan de respuesta y supervisin del ejercicio Se pone en prctica lo que dice el PEI b) Evaluacin del ejercicio. Se lo har a travs de la observacin y se deber elaborar un formato en el que se registrar el ejercicio del simulacro. En este momento se puede hacer los cambios necesarios para que el PEI se ajuste a la realidad de la institucin y a sus necesidades, tomando en cuenta todos los recursos con los que cuenta la Institucin, se pueden tomar en cuenta los siguientes aspectos a evaluar: Ej. 1. El rol de los responsables y miembros del Comit Institucional de Emergencia. 3. Capacitacin y conocimiento de las personas en relacin a los procedimientos del PEI. 4. Medicin de la efectividad y operatividad de los equipos y
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Plan de Emergencia Institucional sistemas destinados al control de la emergencia. 5. Verificacin de la efectividad de los sistemas de alarma y comunicaciones. 6. Estado y sealizacin de las vas de evacuacin 7. Verificacin de la existencia y empleo de reas de seguridad. 8. Comprobacin del estado de los equipos para atender la emergencia, tales como: extintores, mscaras de salvamento, equipos auto-contenidos, etc. 9. Evaluacin de la efectividad y vigencia de los planes y procedimientos. 10. Comprobacin de la validez de la utilizacin de recursos externos al rea. 11. Cuantificacin del tiempo y los recursos para el restablecimiento de las operaciones normales de la institucin. c) Posteriormente al ejercicio otra actividad a realizar es la sistematizacin debido a que la experiencia obtenida en el ejercicio es bsica para la planificacin de los posteriores ejercicios. La ltima actividad del simulacro es la entrega del informe final, el cual est bajo la responsabilidad del encargado de la evaluacin. Con los resultados de la evaluacin, se procede hacer los cambios necesarios para corregir las debilidades detectadas y luego repetir todo el proceso en un perodo de tiempo que no debera exceder 6 meses. El informe final deber contener por ejemplo los siguientes puntos principales: Objetivos Descripcin del simulacro Hallazgos detectados y/u observaciones detectadas Anlisis y conclusiones Acciones correctivas Anexos
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2.9. Plan de continuidad

Para llenar esta Matriz, siga las siguientes recomendaciones. Escriba la informacin general relacionada con la institucin. Transcriba la Misin Institucional. Identifique las actividades crticas y qu rea las realiza (recordar los criterios sugeridos anteriormente en CONSIDERACIONES GENERALES). Describa la situacin actual. MATRIZ DE ACTIVIDADES: llenar de acuerdo a las siguientes instrucciones: a. Detalle las reas existentes actualmente en la Institucin. b. Detalle las actividades que no pueden paralizarse o que se consideran crticas (Ver punto 3). c. Indique cules son las actividades que la Institucin, en el marco de su misin, puede y debe implementar para enfrentar emergencias. d. Enumere con cunto personal cuenta actualmente cada rea de su institucin para el desarrollo de las actividades cotidianas. e. Indique cul es el personal mnimo que se necesita para el adecuado funcionamiento del o de las reas fundamentales, a fin de realizar esas actividades crticas f. Identifique si hay personal a ser reubicado: Detalle la diferencia entre el personal existente y el mnimo necesario, si la diferencia es positiva seale el nmero de personas que pueden ser reubicadas. Si no se cuenta con personal suficiente, indique la cantidad de personas que necesitara contratar para apoyo en el rea fundamental.
g. Indique el lugar alterno menos vulnerable para el funcionamiento del rea fundamental.
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Plan de Emergencia Institucional MATRIZ DE RECURSOS: a. Describa todos los recursos existentes en el rea fundamental. b. Marque con una x los recursos que considere recursos mnimos y bsicos para que rea o reas fundamentales puedan responder de manera adecuada y oportuna. c. Resalte con otro color u otro formato de letra los nuevos requerimientos. d. Registrar las gestiones necesarias para precautelar la salud y seguridad del personal de la institucin o empresa. MATRIZ PARA REGISTRO Y SISTEMATIZACIN En esta matriz se registrar la ruta que debern seguir las tareas o sub actividades de cada una de las actividades crticas en cada rea fundamental. Esto permitir disear la secuencia lgica que mantendr el funcionamiento mnimo necesario de su institucin o empresa, en situacin de emergencia.
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PLAN DE CONTINUIDAD DE ACTIVIDADES

1. Informacin General
NOMBRE
DE LA INSTITUCIN
PROVINCIA
CANTN
SECTOR
DIRECCIN
NMEROS
TELEFNICOS
REPRESENTANTE
LEGAL
2. Misin institucional
3. Identificacin de actividades criticas que realiza la institucin y qu areas las realizan

(actividades que no pueden suspenderse a pesar de la situacin de emergencia)
1. 2. 3. 4. 5.
4. Breve descripcin de situacin actual:
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5. Matriz de actividades
A reas existentes actualmente en la institucin B De las reas existentes cules considera son fundamentales, ya que ejecutan las actividades crticas identificadas anteriormente (ver punto 3) C Actividades de respuesta frente a una emergencia D Cuntas personas hay actualmente en cada rea de la institucin E Cul es el personal mnimo requerido para el adecuado funcionamiento de las reas fundamentales F Personal que se requiere reubicar en otras reas G Lugar alterno y menos vulnerable para el funcionamiento de las reas fundamentales
6. Matriz de recursos
H Recursos existentes en las reas fundamentales (equipos, mobiliario, vehculos, etc.) I Recursos existentes mnimos y bsicos para el adecuado y oportuno funcionamiento de las reas fundamentales Marque con X el recurso bsico que no debe faltar Indique el bien y la cantidad que se requiere movilizar adquirir J Atencin mdica y psicosocial
7. Matriz para seguimiento y sistematizacin AYUDA MEMORIA DE LA CONTINUIDAD DE LAS OPERACIONES

Actividad 1. Secuencia sub actividades Paso 1 Paso 2 Paso3 Etc. 2. Recursos/instrumentos/ documentos necesarios Responsable Observaciones
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2.10. Soporte informtico

Adicionalmente es necesario tener un plan general de emergencias para proteger la informacin crtica ante la prdida o destruccin y otro tipo de riesgos. Se debe prever de mecanismos de recuperacin para los registros vitales de la empresa, contemplando los planes de emergencia, backup, recuperacin, comprobacin mediante simulaciones y mantenimiento. Este plan debe ayudar a las empresas a recobrar el control y capacidades para procesar la informacin y restablecer la marcha normal de la institucin.
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2.11. Glosario de Trminos

Alarma: Aviso o seal para cumplir instrucciones especficas, debido a la presencia real y/o inminente de un evento adverso. Ejemplo: activacin de sirenas en caso de tsunami lejano cruzando el ocano Pacfico, y cuya hora de llegada estimada es conocida. Alerta: Estado que se declara cuando se ha comprobado que un fenmeno peligroso est en curso. Una vez declarada, los organismos de socorro activan procedimientos de accin preestablecidos y la poblacin debe evacuar las zonas previamente delimitadas como zonas de amenaza. Amenaza: Peligro latente que representa la probable manifestacin de un fenmeno fsico de origen natural, socio-natural o antropognico, que se anticipa puede producir efectos adversos en las personas, la produccin, la infraestructura, y los bienes y servicios. Es un factor de riesgo fsico externo a un elemento o grupo de elementos sociales expuestos, que se expresa como la probabilidad de que un fenmeno se presente con una cierta intensidad, en un sitio especifico y dentro de un periodo de tiempo definido. Ejemplos: Amenazas Naturales: Sismos, Volcanes, Tsunamis, etc..; Amenazas Socio Naturales: Deslizamientos, Incendios forestales, etc; Amenazas Antrpicas: Derrames, Explosiones, etc Anlisis de Riesgo: Anlisis que relaciona la amenaza con los factores de vulnerabilidad de los elementos expuestos, con el fin de determinar los posibles efectos y consecuencias fsicas, sociales, econmicas y ambientales asociadas a una o varias amenazas en un territorio y con referencia a unidades sociales y econmicas particulares. Los anlisis de amenazas y vulnerabilidad componen reas del componente anlisis de riesgos y deben estar articulados con este propsito y no comprender actividades separadas e independientes. Las actividades que se deben realizar para lograr ese anlisis son, entre otras:
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Plan de Emergencia Institucional Identificar el origen, naturaleza, extensin, intensidad, magnitud y recurrencia de la amenaza. Determinar el grado de vulnerabilidad, capacidad de respuesta, y grado de resiliencia. Construir escenarios de riesgos probables. Identificar las medidas y recursos disponibles. Fijar prioridades en cuanto a tiempos y activacin de recursos. Determinar niveles aceptables de riesgo y costo beneficio. Contar con sistemas de administracin efectivos y apropiados para implementar y controlar los procesos anteriores.
Desastre: Situacin o proceso social que se desencadena como resultado de la manifestacin de un fenmeno de origen natural, socio-natural o antrpico, que causa alteraciones intensas, graves y extendidas en las condiciones normales de funcionamiento del pas, regin, zona, o comunidad afectada, las cuales no pueden ser enfrentadas o resueltas de manera autnoma utilizando los recursos disponibles a la unidad social directamente afectada. Estas alteraciones estn representadas de forma diversa y diferenciada, entre otras cosas, por la prdida de vida y salud de la poblacin; la destruccin, prdida o inutilizacin total o parcial de bienes de la colectividad y de los individuos, as como daos severos en el ambiente. En la mayora de los casos, existen importantes efectos secundarios asociados. Ejemplos de desastres: Haiti 2010; Ocano Indico 2004; Zona costera del Ecuador 2008; etc. Emergencia: Estado directamente relacionado con la ocurrencia de un fenmeno fsico peligroso o por la inminencia del mismo, que requiere de una reaccin inmediata y exige la atencin de las instituciones del Estado, los medios de comunicacin y de la comunidad en general. Cuando es inminente el evento, pueden presentarse confusin, desorden, incertidumbre y desorientacin entre la poblacin. La fase inmediata despus del impacto es caracterizada por la alteracin o interrupcin intensa y grave de las condiciones normales de funcionamiento u operacin de una comunidad, zona o regin y las
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Plan de Emergencia Institucional condiciones mnimas necesarias para la supervivencia y funcionamiento de la unidad social afectada. Constituye una fase o componente de una condicin de desastre pero no es, per se, una nocin sustitutiva de desastre. Puede haber condiciones de emergencia sin un desastre. Evento (adverso): Es un fenmeno - natural, antrpico o tecnolgico que acta como el detonante del desastre y sus efectos adversos sobre las vidas humanas, la salud y/o la infraestructura econmica y social de una comunidad. Gestin de Riesgo: Un proceso social complejo cuyo fin ltimo es la reduccin o la previsin y control permanente del riesgo de desastre en la sociedad, en consonancia con, e integrada al logro de pautas de desarrollo humano, econmico, ambiental y territorial, sostenibles. En principio, admite distintos niveles de intervencin que van desde lo global, integral, lo sectorial y lo macro-territorial hasta lo local, lo comunitario y lo familiar. Adems, requiere de la existencia de sistemas o estructuras organizacionales e institucionales que representan estos niveles y que renen bajo modalidades de coordinacin establecidas y con roles diferenciados acordados, aquellas instancias colectivas de representacin social de los diferentes actores e intereses que juegan un papel en la construccin de riesgo y en su reduccin, previsin y control. Mitigacin: Planificacin y ejecucin de medidas de intervencin dirigidas a reducir o disminuir el riesgo (existente). La mitigacin es el resultado de la aceptacin de que no es posible reducir el riesgo totalmente. Las acciones planificadas deben considerar tanto los aspectos humanos como de infraestructura, produccin, bienes y servicios. Ejemplos: reforzamiento estructural de hospitales para mejorar su sismoresistencia; Obras de estabilizacin de taludes para evitar deslizamientos; muros de gaviones para reducir inundaciones; reforestacin de zonas con fuerte pendiente para evitar erosin y crecidas repentinas de ros en caso de lluvias; etc.
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Plan de Emergencia Institucional Pre - alerta: Estado anterior a la ocurrencia de un posible fenmeno peligroso que se declara con el fin de que los organismos de socorro activen procedimientos de accin preestablecidos y para que la poblacin tome precauciones especficas debido a la inminente ocurrencia del evento previsible. Adems de informar a la poblacin del grado de peligro, los estados de alerta se declaran con el objeto de que la poblacin y las instituciones adopten una accin especfica ante la situacin que se presenta. Preparacin: Medidas cuyo objetivo es organizar y facilitar los operativos para el efectivo y oportuno aviso, salvamento y rehabilitacin de la poblacin en caso de desastre. La preparacin se lleva a cabo mediante la organizacin y planificacin de las acciones de alerta, evacuacin, bsqueda, rescate, socorro y asistencia que deben realizarse en caso de emergencia. Ejemplos: preparacin de planes de contingencias; realizacin de simulacros; capacitacin y equipamiento de cuerpos bsicos de socorro; etc. Prevencin: Medidas y acciones dispuestas con anticipacin que buscan prevenir nuevos riesgos o impedir que aparezcan. Significa trabajar en torno a amenazas y vulnerabilidades probables. Visto de esta manera, la prevencin de riesgos se refiere a la Gestin Prospectiva del Riesgo, mientras que la mitigacin o reduccin de riesgos se refiere a la Gestin Correctiva. Dado que la prevencin absoluta rara vez es posible, la prevencin tiene una connotacin semi-utpica y debe ser vista a la luz de consideraciones sobre el riesgo aceptable, el cual es socialmente determinado en sus niveles. Ejemplos de medidas preventivas: Ordenamiento Territorial incluyendo anlisis de riesgos; uso de cdigo de construccin con normas de sismo resistencia; etc. Reconstruccin: Es el proceso de recuperacin a mediano y largo plazo, del dao fsico, social y econmico, a un nivel de desarrollo igual o superior al existente antes del desastre. Los efectos de un
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Plan de Emergencia Institucional desastre repercuten tanto social, econmica como ambientalmente. Por ello las acciones en reconstruccin buscan activar las fuentes de trabajo, reactivar la actividad econmica de la zona o regin afectada; reparar los daos materiales en especial en materia de vivienda y de infraestructura, incorporar las medidas de prevencin y mitigacin del riesgo en el proceso de desarrollo. Una meta importante de la reconstruccin ser la de no volver a generar el mismo riesgo. Ejemplos: reconstruccin de viviendas con nuevas normas de sismo resistencia; financiamiento de actividades productivas con enfoque de gestin de riesgos; Recuperacin: Conjunto de acciones de la Rehabilitacin y Reconstruccin Reduccin de Riesgos: Medidas compensatorias dirigidas a cambiar o disminuir las condiciones de riesgo existentes. Son medidas de prevencin mitigacin y preparacin que se adoptan con anterioridad de manera alternativa, prescriptiva o restrictiva, con el fin de evitar que se presente un fenmeno peligroso, o para que no se generen daos, o para disminuir sus efectos sobre la poblacin, los bienes y servicios y el ambiente. Ejemplos: Planificacin del desarrollo con enfoque de riesgo (tomando en cuenta las amenazas y vulnerabilidades); reforzamiento de estructuras fsicas vulnerables; instalacin de sistemas de alerta; capacitacin a la poblacin para enfrentar emergencias; etc Rehabilitacin: Proceso de restablecimiento de las condiciones normales de vida mediante la reparacin de los servicios vitales indispensables interrumpidos o deteriorados por el desastre. Ejemplo: instalacin de puentes baileys; apertura de vas derrumbadas; instalacin de sistemas de agua potable temporales; etc. Resiliencia: Capacidad de un sistema, comunidad o sociedad potencialmente expuestas a amenazas a adaptarse, resistiendo o cambiando con el fin de alcanzar y mantener un nivel aceptable en
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Plan de Emergencia Institucional su funcionamiento y estructura. Se determina por el grado en el cual el sistema social es capaz de auto-organizarse para incrementar su capacidad de aprendizaje sobre desastres pasados con el fin de lograr una mejor proteccin futura y mejorar las medidas de reduccin de riesgo de desastres. Respuesta a emergencia o desastre: Etapa de la atencin de emergencias o desastres que corresponde a la ejecucin de las acciones previstas en la etapa de preparacin y que, en algunos casos, ya han sido antecedidas por actividades de alistamiento y movilizacin, motivadas por la declaracin de diferentes estados de alerta. Corresponde a la reaccin inmediata para la atencin oportuna de la poblacin. Ejemplos: Bsqueda y Rescate; Evacuacin de afectados; Alojamiento en refugios temporales o albergues; etc. Riesgo: Es la probabilidad de ocurrencia de consecuencias econmicas, sociales o ambientales en un sitio particular y durante un tiempo de exposicin determinado. Se obtiene de relacionar la amenaza con la vulnerabilidad de los elementos expuestos. Ejemplos: viviendas construidas sin cdigos de sismo resistencia en una zona ssmica; producciones agrcolas no resistentes a inundaciones en zonas inundables; etc. Vulnerabilidad: Factor de riesgo interno de un elemento o grupo de elementos expuestos a una amenaza. Corresponde a la predisposicin o susceptibilidad fsica, econmica, poltica o social que tiene una comunidad de ser afectada o de sufrir efectos adversos en caso de que se manifieste un fenmeno peligroso de origen natural, socio natural o antrpico. Representa tambin las condiciones que imposibilitan o dificultan la recuperacin autnoma posterior. Las diferencias de vulnerabilidad del contexto social y material expuesto ante un fenmeno peligroso determinan el carcter selectivo de la severidad de sus efectos. Ejemplos: viviendas sin pilotes en zonas inundables; cultura fatalista o percepcin errnea del riesgo existente; falta de organizacin en la comunidad; etc.
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Financiado con recursos del proyecto BID 1707/OC-EC
Direccin: Quito: Colina y San Ignacio N26-16 Esq. Telf.: (02) 2549119 (02) 2558-064 (02) 2528-232 / Fax: (02) 2235-497 De los Naranjos y De las Azucenas Edif. COEN, Monteserrn Telf.: 02 - 3343 507 / 02 - 3343 506 e-mail: informacion@snriesgos.gov.ec

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PLAN DE EMERGENCIA INSTITUCIONAL

Rafael Correa Delgado

M. Pilar Cornejo de Grunauer

Plan de Emergencia Institucional

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1.1. Datos Generales

1.2. Construccin del Escenario de Riesgos

1.2.1. La matriz de evaluacin de riesgos

1.2.2. Elementos para la evaluacin de la amenaza:

1.2.3. Evaluacin de la vulnerabilidad

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Tipo de recurso Humano

1.2.4. Anlisis de Riesgos.

Plan de Emergencia Institucional

1.2.5. Mapa de riesgos

1.3. Plan de Accin para la Construccin de Riesgos Institucionales

Plan de Emergencia Institucional

1.4.2. Instrucciones de coordinacin

1.4.3. Actividades para el Comit Institucional de Emergencias

Plan de Emergencia Institucional

Plan de Emergencia Institucional

a) Receptar los informes parciales de cada Unidad Operativa

1.4.4. Actividades para el Coordinador General de Emergencias: (anexo nmina)

Plan de Emergencia Institucional

Plan de Emergencia Institucional

1.5. Brigadas de trabajo

Unidad de Comunicaciones Unidad de Campamentacin

1.5.1. Unidad de orden y seguridad Anexo (Nmina de los integrantes)

Plan de Emergencia Institucional

1.5.2. Contra incendios

Solicitar la capacitacin en el combate contra incendios, para el personal integrante de la Unidad.

Plan de Emergencia Institucional

Plan de Emergencia Institucional

1.5.3. Primeros auxilios

Plan de Emergencia Institucional

1.5.4. Evacuacin, bsqueda y rescate

Plan de Emergencia Institucional

Plan de Emergencia Institucional

Realizar las actividades en coordinacin con las otras Unidades. Otras

Plan de Emergencia Institucional

Plan de Emergencia Institucional

Plan de Emergencia Institucional

Enlistar a las personas que llegan Otras

1.6. Mecanismos de alertas institucionales

1.7. Cadena de llamadas

1.8. Simulaciones y simulacros institucionales

1.9. Plan de continuidad

1.10. Soporte informtico

Plan de Emergencia Institucional

2.1. Datos generales:

Plan de Emergencia Institucional

2.2. Construccin del Escenario de Riesgos

Plan de Emergencia Institucional

2.2.1. Capacidad de respuesta

2.3. Plan de Accin para la Construccin de Riesgos Institucionales

Plan de Emergencia Institucional

Corto plazo: 3 a 6 meses

Plan de Emergencia Institucional

2.3.1. Caractersticas de la amenaza

2.3.2. Evaluacin de la vulnerabilidad

Plan de Emergencia Institucional

x x x x Sector comercial, turstico y hotelero

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