Excel2003 1

Microsoft Office Excel 2003
1er Nivel
Microsoft Office Excel 2003: 1er Nivel

Nmero de parte: 084265 Edicin: del curso 1.0
RECONOCIMIENTOS
Equipo en el proyecto
Organizador de Planes de Estudio y Redactor de Textos Tcnicos: Vincent Iglesias-Cardinale Gerente de Contenido: Chris Clark Editores de Contenido: J-P Altieri, Margaux Phillips and Laura Thomas Editora de Material: Elizabeth M. Swank Diseador Grco: Larry Conrow Especialista Tcnico de Proyectos: Michael Toscano
AVISOS
DESLINDE DE RESPONSABILIDADES: Aunque Element K Courseware LLC toma recaudos para asegurar la precisin y la calidad de este material, no puede garantizar tal precisin. Todo material se brinda sin garanta alguna, inclusive las garantas implcitas respecto a los aspectos comerciales o a lo pertinente del material para un propsito en particular, y sin limitarse a ellas. Los nombres que se utilizan para los archivos de datos de este curso pertenecen a empresas cticias. Cualquier similitud con empresas actuales o futuras es pura coincidencia. Creemos no haber utilizado ningn nombre real al crear este curso. De haberlo hecho, srvase avisarnos y lo cambiaremos en la prxima revisin del curso. Element K es un proveedor independiente de soluciones de capacitacin integradas para individuos, empresas, instituciones educativas y agencias de gobierno. La utilizacin de pantallas, fotografas de los productos de otra entidad o nombres de productos o servicios de otra entidad en este libro obedece exclusivamente a propsitos editoriales. Ninguna utilizacin de este tipo debe interpretarse como una demostracin de auspicio o de aval del libro por parte de tal entidad ni de la aliacin de la entidad con Element K. Es posible que este material contenga vnculos a sitios de Internet que sean propiedad de terceras partes y sean operados por ellas (los Sitios Externos). Element K no es responsable por la disponibilidad ni por el contenido de cualquiera de estos Sitios Externos ni de cualquiera de los sitios a los que se accede a travs de ellos. Srvase ponerse en contacto con Element K si tiene alguna inquietud respecto a tales vnculos o Sitios Externos. AVISOS DE MARCAS COMERCIALES Element K y el logotipo de Element K son marcas registradas de Element K LLC. Microsoft Excel 2003 es una marca registrada de Microsoft Corporation en los EE.UU. y en otros pases; los dems productos y servicios de Microsoft Corporation que se analizan o se describen pueden ser marcas registradas inscriptas de Microsoft Corporation Todos los dems nombres de productos y de servicios que se utilizan en este curso pueden ser marcas registradas, por derecho consuetudinario o mediante inscripcin ocial, de sus respectivos propietarios. Copyright 2003 Element K Content LLC. Todos los derechos reservados. Las pantallas que se utilizan con propsitos ilustrativos son propiedad del titular de los derechos del software. 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Si piensa que este libro, el material relacionado o cualquier otro material de Element K est siendo reproducido o transmitido sin permiso, llame al 1-800-478-7788. Este logotipo signica que este material educativo ha sido aprobado por el Programa de Especialista en Microsoft Ofce como uno de los mejores disponibles para el aprendizaje de Microsoft Excel 2003. Tambin signica que despus de terminar este curso estar preparado para presentar un examen para obtener la certicacin como Especialista en Microsoft Ofce. Qu signica ser Especialista en Microsoft Ofce? Un especialista en Microsoft Ofce es una persona que ha aprobado los exmenes que certican sus habilidades en una o ms de las aplicaciones de escritorio de Microsoft Ofce, tales como Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook, Microsoft Access o Microsoft Project. El Programa de Especialista en Microsoft Ofce generalmente ofrece exmenes de certicacin en los niveles de habilidad Fundamental y Experto. El Programa de Especialista en Microsoft Ofce es el nico programa en todo el mundo que est aprobado por Microsoft para evaluar la competencia en las aplicaciones de escritorio de Microsoft Ofce y en Microsoft Project. Este programa de evaluacin puede signicar una ventaja importante en cualquier bsqueda o ascenso laboral. Para obtener mas informacin sobre cmo llegar a ser Especialista en Microsoft Ofce, visite www.microsoft.com/ofcespecialist. Para obtener ms informacin sobre otros cursos de Element K aprobados para el Programas de Especialista en Microsoft Ofce, visite www.microsoft.com/ofcespecialist. *La disponibilidad de los exmenes de certicacin como Especialista en Microsoft Ofce diere segn la aplicacin, la versin y el idioma. Visite www.microsoft.com/ofcespecialist para obtener informacin sobre la disponibilidad de los exmenes. Microsoft, el logotipo de Microsoft Ofce, PowerPoint y Outlook son marcas registradas o marcas registradas inscriptas de Microsoft Corporation en EE.UU. y en otros pases, y el logotipo de Especialista en Microsoft Ofce se utiliza con la autorizacin expresa del propietario. Element K es independiente de Microsoft Corporation y no est aliada a Microsoft de forma alguna. Esta publicacin se puede utilizar para asistir a los estudiantes durante su preparacin para un examen de Especialista en Microsoft Ofce. Ni Microsoft, ni la persona nombrada como administradora de sus programas o examinadora de los cursos, ni Element K, garantizan que utilizar esta publicacin asegure la aprobacin del examen pertinente.
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Microsoft Excel 2003: 1er Nivel
NOTAS
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NOTAS
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MICROSOFT Office EXCEL 2003: 1ER NIVEL

LECCIN 1: COMENZAR A UTILIZAR EXCEL
A. Introduccin general a Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Hojas de clculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . La ventana de la aplicacin Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B. Desplazarse por Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
CONTENIDO
2 3 3 8
C. Seleccionar datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 D. Ingresar datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 E. Guardar un libro de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Guardar y Guardar como . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 F. Obtener ayuda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
LECCIN 2: MODIFICAR UNA HOJA DE CLCULO

A. Mover y copiar datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 B. Rellenar celdas con series de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Autorelleno . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 C. Editar datos de celda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Deshacer y rehacer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 D. Insertar y eliminar celdas, columnas y las . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 E. Buscar, Reemplazar e Ir a . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 Buscar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 Reemplazar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 Nombres de celda. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 Ir a . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Contenido
CONTENIDO
F. Revisar la ortografa de una hoja de clculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
LECCIN 3: REALIZAR CLCULOS

A. Crear frmulas bsicas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 Frmulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Orden de las operaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 B. Realizar clculos mediante funciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 Funciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 C. Copiar frmulas y funciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 D. Crear una referencia absoluta. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 Referencias absolutas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
LECCIN 4: APLICARLE FORMATO A UNA HOJA DE CLCULO.

A. Cambiar el tamao y el tipo de fuente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 Fuentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 B. Agregar bordes y colores a las celdas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 Opciones de bordes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 Opciones de fondo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 C. Cambiar el ancho de columna y la altura de la . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 D. Combinar celdas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 Combinar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 E. Aplicar formatos de nmero . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113 Formatos de nmero . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 F. Crear un formato de nmero personalizado. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119 G. Alinear el contenido de las celdas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 Opciones de alineacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 H. Buscar y reemplazar formatos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126 I. Aplicar un Autoformato . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131 Autoformato . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131 J. Aplicar estilos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134 Estilos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
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CONTENIDO
LECCIN 5: DESARROLLAR UN LIBRO DE TRABAJO
A. Aplicarles formato a las etiquetas de las hojas de clculo . . . . . . . . . . . . 140 B. Cambiar la posicin de las hojas de clculo en un libro de trabajo. . . . . 146 C. Insertar y eliminar hojas de clculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149 D. Cortar y pegar hojas de clculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152 E. Copiar un libro de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
LECCIN 6: IMPRIMIR EL CONTENIDO DE UN LIBRO DE TRABAJO

A. Establecer un ttulo de impresin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162 Ttulos de impresin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164 B. Crear un encabezado y un pie de pgina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169 Encabezados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172 Pies de pgina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172 C. Establecer mrgenes de pgina. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177 Opciones de margen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178 D. Cambiar la orientacin de pgina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181 Orientacin de pgina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183 E. Insertar y eliminar saltos de pgina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185 Saltos de pgina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186 F. Imprimir un rango . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189
LECCIN 7: PERSONALIZAR EL DISEO

A. Dividir una hoja de clculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195 B. Ordenar hojas de clculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199 C. Inmovilizar y movilizar las y columnas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204 D. Ocultar y mostrar hojas de clculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208
APNDICE A: PROGRAMA DE ESPECIALISTA EN MICROSOFT OFFICE LABORATORIOS DE LA LECCIN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223 SOLUCIONES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235 GLOSARIO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239
Contenido vii
CONTENIDO
NDICE
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INTRODUCCIN
ACERCA DEL CURSO

Ya cuenta con las habilidades informticas bsicas y sabe utilizar un mouse, explorar la computadora mediante ventanas y navegar en Internet. Tambin ha utilizado sistemas para almacenar datos en los cuales realiza operaciones matemticas en papel. Ahora desea llevar tales datos a un formato electrnico. En el presente curso, utilizar Excel 2003 de Microsoft Office para administrar, editar e imprimir datos. Imagine que utiliza un mtodo para almacenar datos de ventas en hojas de papel (similares a la hoja de clculo de la Figura 0-1). Debe agregar una nueva la de datos para un nuevo mes.
Figura 0-1: Una hoja de clculo que almacena datos de ventas en papel. Ahora, imagine cmo sera almacenar los mismo datos de manera electrnica en un archivo de Excel, como se ve en la Figura 0-2.
Introduccin
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INTRODUCCIN
Figura 0-2: Un archivo electrnico que almacena datos de ventas. Almacenar datos electrnicamente es ms eciente, puesto que permite actualizar los datos existentes de manera rpida, crear informes, calcular totales, crear grcos, ordenar y ltrar.
Descripcin del curso

A quines est dirgido este curso
Este curso est diseado para las personas que se preparan para obtener la certicacin como especialistas en Microsoft Office Excel y ya cuentan con conocimientos del sistema operativo Microsoft Windows 98 (o superior) y que desean adquirir las habilidades necesarias para crear, editar, imprimir y aplicar formato en hojas de clculo bsicas de Excel 2003 de Microsoft.
Prerrequisitos del curso

Para asegurar el xito, le recomendamos que primero haga el siguiente curso de Element K o que adquiera los conocimientos equivalentes: Microsoft Offce Windows XP: Introduccin Si ha tomado un curso introductorio sobre una versin anterior del sistema operativo Windows, es suciente para cumplir el requisito.
INTRODUCCIN
Cmo usar este libro

Como Gua de aprendizaje
Cada leccin abarca un tema amplio o un conjunto de temas relacionados. Las lecciones estn organizadas en orden de destreza creciente para la utilizacin de Microsoft Excel 2003; las habilidades que se adquieren en una leccin se utilizan y se desarrollan en las lecciones subsiguientes. Por este motivo, se debe trabajar con las lecciones de manera secuencial. Cada leccin est organizada en temas orientados a resultados. Los temas incluyen toda la informacin pertinente y de apoyo necesaria para aprender a utilizar Microsoft Excel 2003. Las actividades permiten aplicar esta informacin en ejemplos prcticos. Los estudiantes prueban todas las habilidades nuevas en los archivos de datos preparados especialmente. Esto les ahorra tiempo de escritura y les permite concentrarse en la habilidad que est siendo tratada. Mediante la utilizacin de archivos de datos, actividades prcticas, ilustraciones que brindan retroalimentacin en los pasos clave e informacin general de apoyo pertinente, este libro le proporciona los cimientos y la estructura que se necesitan para aprender a utilizar Microsoft Excel 2003 rpida y fcilmente.
Como Herramienta de revisin

La ecacia de cualquier mtodo de enseanza depende nicamente del tiempo y del esfuerzo que se inviertan en l. Adems, parte de la informacin adquirida en clase podra no resultar importante en lo inmediato, pero quiz lo sea ms adelante. Por este motivo, lo alentamos a dedicarle tiempo a la examinacin de los tpicos y de las actividades despus del curso. Para tener un estmulo adicional al examinar las actividades, intente trabajar con la columna Qu hacer antes de dirigirse a la columna Cmo hacerlo.
Como Referencia
La organizacin y la composicin del libro lo hacen fcil de utilizar como herramienta de aprendizaje y como referencia para despus de clase. Este libro se puede utilizar como fuente principal de deniciones terminolgicas, informacin pertinente sobre temas determinados y resmenes de procedimientos. Este curso forma parte de una serie de enseanza de Element K sobre distintas habilidades relacionadas con el curso de Especialista en Microsoft Office. El Programa de Especialista en Office es para personas que utilizan el software comercial de escritorio de Microsoft y que intentan obtener una certicacin de su destreza en ciertos productos especcos de Microsoft. Los candidatos a la certicacin deben aprobar uno o ms exmenes para obtener el certicado de especialista en Office.
Introduccin
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INTRODUCCIN
Objetivos del curso

En este curso, podr crear y editar hojas de clculo y libros de trabajo bsicos en Microsoft Excel. Usted podr: Crear una hoja de clculo bsica. Modicar una hoja de clculo. Realizar clculos. Aplicar formato a una hoja de clculo. Desarrollar un libro de trabajo. Imprimir el contenido de un libro de trabajo. Personalizar el diseo de la ventana de Excel.
Requisitos para el curso

Hardware
Para este curso se necesita una computadora para cada estudiante y una para el instructor. Cada computadora requiere los siguientes componentes mnimos de hardware: Un procesador tipo Pentium de 233 MHz si se utiliza Windows XP Professional de Microsoft como sistema operativo. Se recomiendan 300 MHz. Un procesador tipo Pentium de 133 MHz si se utiliza Windows 2000 Professional de Microsoft como sistema operativo. 128 MB de RAM. Un disco duro de 6 GB o mayor. Una unidad para disquetes. Un mouse u otro dispositivo con puntero. Un monitor con una resolucin de 800 x 600. Tarjetas de red y cableado para tener acceso a la red local. Acceso a Internet (consulte al administrador de su red local). Una impresora (opcional). Un sistema de proyeccin para mostrar la pantalla de la computadora del instructor.
Software
Windows XP Professional con Service Pack 1 o Windows 2000 Professional con Service Pack 4. Microsoft Office Professional Edition 2003.
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INTRODUCCIN
Preparacin de la clase
Preparacin inicial de la clase
1. Instale Windows 2000 Professional o Windows XP Professional en una particin vaca. 2. Deje en blanco la contrasea del administrador. Para todos los dems parmetros de instalacin, utilice valores que sean adecuados para su entorno (consulte los detalles con el administrador de su red local).
En Windows 2000 Professional, cuando se ejecute el Asistente para identicacin de red despus de la instalacin, seleccione la opcin Los usuarios deben introducir un nombre de usuario y una contrasea para usar esta computadora. (Este paso asegura que los estudiantes puedan ingresar como Administrador sin importar qu otras cuentas de usuario existan en la computadora). En Windows 2000 Professional, en la ventana Introduccin a Windows 2000, quite la marca de la casilla Mostrar esta ventana al inicio. Haga clic en Salir. En Windows 2000 Professional, congure la resolucin de pantalla para que sea de 800 x 600: Haga clic con el botn derecho en el escritorio y seleccione Propiedades. Seleccione la cha Conguracin. Desplace el control deslizante rea de la pantalla a 800 x 600 pxeles. Haga clic dos veces en Aceptar, y despus haga clic en S. En Windows 2000 Professional, instale Service Pack 4. Utilice los parmetros de instalacin predeterminados de Service Pack. En Windows XP Professional, deshabilite la pantalla de bienvenida. (Este paso asegura que los estudiantes puedan ingresar como Administrador sin importar qu otras cuentas de usuario existan en la computadora). Haga clic en Inicio y seleccione Panel de control Cuentas de usuario. Haga clic para cambiar la forma en la que los usuarios inician y cierran la sesin. Desmarque Utilizar la Pantalla de bienvenida. Haga clic en Aplicar opciones. En Windows XP Professional, instale Service Pack 1. Utilice los parmetros de instalacin predeterminados de Service Pack. En cualquiera de los dos sistemas operativos, instale un controlador de impresora (el dispositivo fsico de impresin es opcional). Para Windows XP Professional, haga clic en Inicio y seleccione Impresoras y faxes. En Tareas de impresora, haga clic en Agregar una impresora y siga las instrucciones del sistema. Para Windows 2000 Professional, haga clic en Inicio y seleccione Conguracin Impresoras. Ejecute el Asistente para agregar una impresora y siga las instrucciones del sistema.
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9.
Si no lo hizo durante la instalacin, ejecute el Asistente para conexin a Internet para congurar la conexin de Internet de una manera adecuada para el entorno.
10. Si an no lo ha hecho, inicie sesin en la computadora como Administrador. 11. Lleve a cabo una instalacin completa del sistema Microsoft Office. 12. Minimice la barra de idioma, si aparece. 13. En el CD-ROM del curso, abra la carpeta 084_260. Despus, abra la carpeta Datos. Ejecute el archivo autoextrable 084260dd.exe ubicado dentro de esta carpeta. Esto instalar una carpeta denominada 084260Datos en el directorio C:. Esta carpeta contiene todos los archivos de datos que se utilizarn para realizar el curso.
Introduccin
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INTRODUCCIN
14. Mueva todos los archivos de 084260Datos a la carpeta Mis documentos correspondiente al Administrador. 15. En el escritorio, cree un acceso directo que se dirija a la carpeta de archivos de datos del curso. Cambie el nombre del acceso directo a Excel 1er Nivel.
Antes de cada clase

1. 2. 3. Inicie sesin en la computadora como Administrador. Elimine todos los archivos de datos de la carpeta Mis documentos. Extraiga una copia nueva de los archivos de datos para el curso del CD-ROM que se proporciona en conjunto con el manual del curso. Ubique los archivos de datos en la carpeta Mis documentos del Administrador.
Lista de archivos adicionales

Con cada actividad, viene impresa una lista de archivos que los estudiantes abrirn para completar esa actividad. Muchas actividades tambin requieren archivos adicionales que los estudiantes no necesitan abrir, pero son necesarios para apoyar los archivos en uso. Estos archivos de apoyo estn incluidos
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LECCIN 1
LECCIN 1
Comenzar a utilizar Excel
Objetivos de la leccin:
En esta leccin, podr Crear una hoja de clculo bsica. Usted podr: Identicar los componentes clave del entorno de Excel. Desplazarse por el entorno de Excel. Seleccionar datos. Ingresar datos. Guardar un libro de trabajo. Obtener ayuda mediante el sistema de ayuda de Excel.
Duracin de la leccin 45 minutos
Leccin 1: Comenzar a utilizar Excel
LECCIN 1
Introduccin
Ha escuchado que Excel 2003 de Microsoft Office puede ayudarlo a almacenar y a administrar datos alfanumricos. Sin embargo, todava no est familiarizado con los elementos bsicos de Excel. En esta leccin, se le presentarn conceptos bsicos que le servirn para comenzar a utilizar Excel. Nunca utilizara una computadora sin antes comprender los componentes y el funcionamiento. La Figura 1-1 muestra los componentes bsicos de una computadora.
Figura 1-1: Los componentes bsicos de una computadora. Comprender como funcionan los componentes bsicos de Excel antes de utilizar el programa le servir para familiarizarse con la aplicacin y har que usted sea un usuario ms eciente.
TEMA A
Introduccin general a Excel
Desea utilizar Excel para almacenar y manipular datos. Ahora necesita familiarizarse con los componentes bsicos del entorno de Excel para reconocerlos cuando sea necesario. En este tema se presenta una introduccin general a Excel y a los componentes fundamentales. Imagine que ha aceptado un nuevo empleo. El primer da de trabajo, apenas entra la gerente le dice: Bienvenido! ste es su cubculo. A trabajar, y luego desaparece por el resto del da. No sera ms fcil para usted desempear su nuevo trabajo si hubiera recibido comentarios generales sobre cmo trabajar en el nuevo entorno? Una introduccin general a Excel lo ayudar a familiarizarse con algunos de los conceptos bsicos del programa para que no se pierda cuando inicie la aplicacin.
LECCIN 1
Hojas de clculo
Denicin: Una hoja de clculo es un formulario que se utiliza para almacenar y administrar nmeros, texto y smbolos no alfanumricos. Todas las hojas de clculo consisten en una cuadrcula de columnas y las que se entrecruzan para formar celdas. Las celdas almacenan los datos ingresados en una hoja de clculo. Las columnas estn dispuestas verticalmente y se identican con letras; las las estn dispuestas horizontalmente y se identican con nmeros. Algunas hojas de clculo se hacen en papel. Otras se pueden almacenar de manera electrnica. Las hojas de clculo dieren segn las necesidades comerciales y los requerimientos de los datos relacionados. Ejemplo: Una hoja de clculo electrnica La Figura 1-2, es un ejemplo de una hoja de clculo electrnica.
Figura 1-2: Una hoja de clculo electrnica.
La ventana de la aplicacin Excel

Al abrir Excel aparecen dos ventanas, una dentro de la otra. La ventana exterior es la ventana de la aplicacin principal y la ventana interior es la ventana del libro de trabajo. La ventana de la aplicacin generalmente abarca la pantalla entera y crea un espacio para interactuar con Excel. La ventana del libro aparece dentro de la ventana de la aplicacin y muestra un libro en el que se ingresan y almacenan los datos. La Figura 1-3 muestra algunos de los componentes comunes del entorno de Excel.
LECCIN 1
Figura 1-3: La ventana de la aplicacin Excel y sus componentes principales. Tabla 1-1: Elementos de la ventana de la aplicacin Excel Elemento de la ventana
Barra de frmulas Cuadro de nombre Celda activa Etiquetas de las hojas de clculo Botones de desplazamiento
Descripcin
Aparece debajo de las barras de herramientas y muestra el contenido de la celda activa. Aparece sobre el encabezado de la columna A y muestra el nombre de la celda activa. La celda seleccionada en el momento. Aparecen en la parte inferior de libro y le permiten desplazarse entre las hojas de clculo. Aparecen a la izquierda de las etiquetas de las hojas y le permiten desplazarse por las vistas de las etiquetas una a la vez o mostrar el primer o ltimo grupo de etiquetas de un libro. Aparece a la derecha de la ventana del libro segn sea necesario.
Panel de tareas
Hojas de clculo y libros

Una hoja de clculo de Excel es una hoja de clculo electrnica. De manera predeterminada, Excel designa encabezados de columna con letras que aparecen en la parte superior de la hoja de clculo. Los encabezados de columna comienzan con la letra A y continan hasta la Z. Despus de la columna vigesimosexta (la columna Z), los encabezados incluyen dos letras, de AA a IV. Los encabezados de la estn designados con nmeros que se encuentran a lo largo del borde izquierdo de la hoja de clculo. Los encabezados de la comienzan con el nmero 1 y continan hasta el 65536, tal como se ve en la Figura 1-4 . Un libro de trabajo de Excel es un lugar donde se renen las hojas de clculo relacionadas. El libro de trabajo predeterminado de Excel contiene tres hojas de clculo denominadas Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Un libro de Excel puede contener hasta 255 hojas de clculo. Los nombres de las hojas de clculo aparecen en etiquetas en la parte inferior del libro de trabajo, tal como se ve en la Figura 1-4 .
4 Microsoft Excel 2003: 1er Nivel
LECCIN 1
Cuando se abre un nuevo libro de trabajo, la celda seleccionada es la celda activa.
Figura 1-4: Encabezados de fila y de columna.
ACTIVIDAD DE DESCUBRIMIENTO 1-1

Identicar los componentes clave de las hojas de clculo y del entorno de Excel
Objetivo: Identicar los componentes clave de las hojas de clculo y del entorno de Excel. Situacin: Para sentirse ms cmodo con Excel, identicar los componentes clave de las hojas de clculo y del entorno de Excel.
LECCIN 1
1. Cada grfico del lado izquierdo incluye un componente especfico resaltado mediante un cuadro negro. Relacione el componente resaltado en cada uno de los grficos con el nombre correspondiente.
a.
Datos
b.
Rango
c.
Columna
d.
Fila
e.
Celda
LECCIN 1
2. Cada grfico del lado izquierdo incluye un componente especfico resaltado mediante un cuadro negro. Relacione el componente resaltado en cada uno de los grficos con el nombre correspondiente.
a.
Botones de desplazamiento
b.
Barra de herramientas Formato
c.
Cuadro de nombre
d.
Barra de frmulas
e.
Barra de ttulos
f.
Barra de herramientas Estndar
g.
Panel de tareas
h.
Etiquetas de las hojas de clculo Celda activa
i.
j.
Barra de mens
LECCIN 1
TEMA B
Desplazarse por Excel
Est familiarizado con las caractersticas de las hojas de clculo y los componentes del entorno de Excel. En este tema, se desplazar por esos componentes. Imagine que se ha mudado de ciudad para buscar un nuevo empleo. Ha estado solamente una semana en la ciudad y realmente no ha tenido tiempo para conocerla mejor. Ha apartado un tiempo para el n de semana entrante y as dar una vuelta por la ciudad para empezar a familiarizarse con los lugares ms representativos. Aprender lo bsico para navegar en Excel es muy parecido a mudarse a una nueva ciudad. Usted sabe conducir (sabe hacer clic con el mouse, abrir mens, etc.), pero no conoce el terreno todava. Al desplazarse por Excel, comenzar a saber dnde est parado, lo cual har que le sea ms fcil utilizar la aplicacin.
Cmo desplazarse por Excel

Hay varias maneras de desplazarse en Excel. Para desplazarse a una celda o a un rango de celdas en especco, puede utilizar el mouse o el teclado. Las siguientes tablas describen cmo utilizar el mouse y el teclado para desplazarse por Excel (vea la Tabla 1-2 y la Tabla 1-3). Tabla 1-2: Utilizar el mouse para desplazarse por Excel. Para
Mover la pantalla de la hoja de clculo una la por clic hacia arriba o hacia abajo. Mover la pantalla de la hoja de clculo una columna por clic a la izquierda o a la derecha. Mover la pantalla de la hoja de clculo continuamente de manera horizontal o vertical.
Haga lo siguiente
Haga clic en una echa de desplazamiento vertical. Haga clic en una echa de desplazamiento horizontal. Haga clic con el botn del mouse y mantngalo oprimido al mismo tiempo que coloca el puntero del mouse en una echa de desplazamiento horizontal o vertical. Haga clic entre el cuadro de desplazamiento y la echa de desplazamiento en la barra de desplazamiento horizontal o vertical. Arrastre los cuadros de desplazamiento. Haga clic en el cuadro de nombre, escriba la referencia de celda y oprima Intro.
Mover la pantalla de la hoja de clculo una pantalla a la vez. Moverse rpidamente, ya sea vertical u horizontalmente, a travs del rea de la hoja de clculo. Moverse a la celda especicada en la referencia de celda.
Tabla 1-3: Utilizar el teclado para desplazarse por Excel. Para desplazar la celda activa
Una celda por vez hacia la izquierda, hacia la derecha, hacia arriba o hacia abajo. Hasta la columna A de la la activa. Hacia abajo o hacia arriba a travs una pantalla con muchas las.
Haga lo siguiente
Oprima las teclas de direccin correspondientes. Oprima Inicio. Oprima AvPg o RePg.
LECCIN 1
Para desplazar la celda activa
A la derecha, una celda por la vez. A la izquierda, una celda por la vez. Hasta la celda A1 de la hoja de clculo activa. Una pantalla hacia la derecha o hacia la izquierda.
Haga lo siguiente
Oprima la tecla Tab. Oprima Maysculas+Tab. Oprima Ctrl+Inicio. Oprima Alt+RePg para desplazarse hacia la izquierda. Oprima Alt+AvPg para desplazarse la derecha.
ACTIVIDAD 1-2
Desplazarse por Excel
Objetivo: Desplazarse por Excel Archivos de datos: Practica_desplazamiento
Situacin: Apenas ha regresado a su ocina despus de un da entero de capacitacin en Excel y para memorizar mejor ha repasado los componentes clave de las hojas de clculo y el entorno de Excel. Para memorizar mejor los conceptos bsicos relacionados con el desplazamiento en Excel, el instructor tambin les recomend a los estudiantes que practicaran el desplazamiento por el entorno de Excel tan pronto como les fuera posible una vez terminado el curso. Ya puede comenzar a desplazarse por Excel.
Qu se hace 1. Inicie Excel. Cmo se hace a. En la barra de tareas de Windows, haga clic en Inicio. b. Seleccione Todos los programas Microsoft OfficeMicrosoft Office Excel 2003.
LECCIN 1
2. Abra el archivo Practica_ desplazamiento y luego visualice el ltimo registro. a. Seleccione ArchivoAbrir para que aparezca el cuadro de dilogo Abrir. b. Haga clic en el icono Escritorio en el panel izquierdo del cuadro de dilogo Abrir. c. Haga doble clic en la carpeta Excel 1er Nivel. d. Haga doble clic en el archivo Practica_ desplazamiento. e. Arrastre la barra de desplazamiento vertical hacia abajo lo mximo posible.
f.
Haga clic en el encabezado de la fila 98 para seleccionar el ltimo registro, el cual corresponde a Ana Torroja.
10
LECCIN 1
3. Visualice el contenido de la celda G50. a. Haga clic en el cuadro de nombre.
b. Escriba G50. c. Oprima Intro para desplazarse y visualizar el contenido de la celda G50.
4.
Ubique la celda Horas (HRS).
a. Utilice la barra de desplazamiento vertical para ir a la parte superior de la hoja de clculo. b. Utilice la barra de desplazamiento horizontal para desplazarse a la derecha de la hoja de clculo hasta ver la celda Horas.
5.
Ubique el departamento de Dominique Mante.
a. Haga clic en el cuadro de nombre. b. Escriba A1 y oprima Intro para regresar a la parte superior de la hoja de clculo. c. Oprima AvPg para desplazarse una pantalla hacia abajo.
11
LECCIN 1
d. De ser necesario, oprima nuevamente AvPg para desplazarse una pantalla ms abajo, hasta ver el departamento de Dominique Mante. Luego seleccione la celda F58 para visualizar el departamento de Dominique Mante.
TEMA C
Seleccionar datos
Se ha familiarizado con el entorno de Excel. Ahora ya puede trabajar con datos. Una de las primeras cosas que debe hacer es seleccionar datos. En este tema, aprender a seleccionar datos en una hoja de clculo de Excel. La Figura 1-5 y la Figura 1-6 son dos imgenes de la misma hoja de clculo. Usted desea mover los datos de la celda B3 a la celda A3.
Figura 1-5: La hoja de clculo antes de mover los datos.
Figura 1-6: La hoja de clculo despus de mover los datos. Para mover los datos de la celda B3 (Figura 1-5) a la celda A3 (Figura 1-6), primero debe seleccionar los datos de la celda B3. Para poder manipular cualquier dato existente en una hoja de clculo, primero debe saber cmo seleccionar datos.
12
LECCIN 1
Cmo seleccionar datos
Hay varias maneras de seleccionar datos en una hoja de clculo de Excel. Esta tabla ilustra los mtodos ms comunes para seleccionar datos (vea la Tabla 1-4). Tabla 1-4: Formas de seleccionar datos en Excel. Para seleccionar
Una sola celda El contenido de una celda
Haga lo siguiente
Haga clic en la celda. Siga uno de estos pasos: Haga doble clic en la celda para colocar el punto de insercin dentro de la celda. Luego haga doble clic nuevamente para seleccionar el contenido de la celda. Seleccione la celda. Luego seleccione el contenido en la barra de frmulas. Siga uno de estos pasos: Seleccione la primera celda del rango, desplcese hasta la ltima celda del rango, oprima sin soltar la tecla Maysculas y luego haga clic en la ltima celda para seleccionar todo el rango. Haga clic, mantenga oprimido el botn del mouse y desplcese desde la primera celda del rango hasta la ltima. Seleccione la primera celda del primer rango, desplcese hasta la ltima celda del rango, oprima sin soltar la tecla Ctrl y luego haga clic en la ltima celda. Puede combinar los mtodos Maysculas-hacer clic y Ctrl-hacer clic de ser necesario. Haga clic en el cuadro en blanco inmediatamente debajo del cuadro de nombre.
Un rango contiguo de celdas
Rangos no contiguos de celdas
Una hoja de clculo entera
ACTIVIDAD 1-3
Seleccionar datos
Objetivo: Seleccionar datos. Punto de partida: El archivo Practica_desplazamiento est abierto en Excel. Situacin: Como parte de la revisin continua de los conceptos bsicos de Excel, ahora practicar las diferentes maneras de seleccionar datos.
Qu se hace 1. Seleccione una celda que contenga datos y luego seleccione los datos de la celda. Cmo se hace a. De ser necesario, desplcese hacia arriba hasta mostrar la celda D47.
13
LECCIN 1
b. Haga clic en la celda D47 para seleccionarla.
c. Haga doble clic en la celda D47 para colocar el punto de insercin dentro de la celda.
d. Haga clic nuevamente en la celda D47 para seleccionar los datos de la celda.
2.
Seleccione un rango de celdas.
a. Seleccione la celda B38. b. Oprima sin soltar la tecla Maysculas. c. Haga clic en la celda D41 para seleccionar todas las celdas desde B38 hasta D41.
3.
Seleccione una hoja de clculo entera.
a. Utilice la barra de desplazamiento vertical para ir a la parte superior de la hoja de clculo.
14
LECCIN 1
b. Haga clic en el cuadro en blanco inmediatamente debajo del cuadro de nombre para seleccionar la hoja entera.
TEMA D
Ingresar datos
Ha trabajado con los datos ya existentes de una hoja de clculo. Ahora desea agregarle sus propios datos a la hoja. En este tema, ingresar datos en una hoja de clculo. Imagine que es gerente de ventas y el vicepresidente de ventas le ha pedido que haga proyecciones para el ao entrante. La Figura 1-7 y la Figura 1-8 muestran dos hojas de clculo.Cul de las dos hojas le ayudara a tomar decisiones comerciales para el grupo de ventas?
Figura 1-7: Una hoja de clculo en blanco.
15
LECCIN 1
Figura 1-8: Una hoja de clculo con datos tiles. Saber ingresar datos en una hoja de clculo representa la diferencia entre utilizar Excel para tomar decisiones comerciales y comprarse una aplicacin de software que jams se utiliza.
Cmo ingresar datos

Referencia de procedimiento: Ingresar datos Para ingresar datos en una hoja de clculo de Excel:
1. 2. 3. 4.
Cree un nuevo libro de trabajo o abra uno ya existente. Seleccione la celda en la que desea ingresar los datos. Escriba los datos que desea incluir en la celda. Oprima Intro o Tab para colocar los datos en la celda y mover el punto de insercin a otra celda. Oprima Intro para desplazarse una celda hacia abajo. Oprima Tab para desplazarse una celda hacia la derecha.
16
LECCIN 1
ACTIVIDAD 1-4
Ingresar datos
Objetivo: Ingresar datos. Punto de partida: Cierre todos los libros que estn abiertos (seleccione ArchivoCerrar) sin guardarlos. Situacin: Acaba de sentarse a su escritorio para comenzar un da de trabajo. La gerente le extiende una hoja de clculo escrita en papel y desea que usted la ingrese en Excel, tal como se ve en la Figura 1-9 . Ahora ingresar estos datos en la hoja de clculo Excel para que quede lo ms parecida posible a la hoja de papel.
Figura 1-9: La hoja de clculo en papel que le ha dado la gerente.

Qu se hace 1. Cree un nuevo libro en blanco. Cmo se hace a. Seleccione ArchivoNuevo.
17
LECCIN 1
b. En el panel de tareas Nuevo libro, haga clic en Libro en blanco para abrir un nuevo libro en blanco.
2.
Ingrese Mes como encabezado de columna.
a. Haga doble clic en la celda A1. b. Escriba Mes. c. Oprima Intro.
3.
Ingrese los encabezados de columna Ventas, Gastos y Total.
a. Seleccione la celda D1. b. Haga clic en la barra de frmulas.
c. Escriba Ventas. d. Oprima Tab. e. En la celda E1, escriba Gastos. f. Oprima Tab.
18
LECCIN 1
g. En la celda F1, escriba Total.
4.
Ingrese los meses.
a. Seleccione la celda A3. b. Haga clic en la barra de frmulas. c. Escriba Ene. d. Oprima Intro. e. En la celda A4, escriba Feb y oprima Intro. f. En la celda A5, escriba Mar y oprima Intro.
5.
Ingrese los importes de las ventas.
a. Seleccione la celda D3, escriba 120 y oprima Intro. b. En la celda D4, escriba 195 y oprima Intro. c. En la celda D5, escriba 230 y oprima Intro.
19
LECCIN 1
6. Ingrese los importes de los gastos. a. Seleccione la celda E3, escriba 115 y oprima Intro. b. En la celda E4, escriba 100 y oprima Intro. c. En la celda E5, escriba 125 y oprima Intro.
TEMA E
Guardar un libro de trabajo
Ha ingresado datos en una hoja de clculo. Ahora necesita almacenar los datos para poder abrirlos una y otra vez. En este tema, guardar un libro de trabajo. Ha desarrollado un libro complejo que le ayuda a darle seguimiento a los datos de venta. Si no guarda el libro, al apagar la computadora perder todo lo realizado y despus no podr abrir el libro. Al guardar su trabajo regularmente, logra que su trabajo sea accesible despus de terminar la sesin en curso.
Guardar y Guardar como

El comando Guardar y el comando Guardar como se utilizan para guardar un archivo en un disco. Sin embargo, los comandos Guardar y Guardar como se utilizan en situaciones un tanto distintas. Utilice Guardar cuando desee: Guardar un archivo nuevo que no ha guardado anteriormente. Volver a guardar un archivo ya existente que no necesita cambiar de nombre, de tipo o de ubicacin en el directorio.
Utilice Guardar como cuando desee volver a guardar un archivo existente: Con un nuevo nombre. Como un nuevo tipo de archivo. En un nuevo directorio.
20
LECCIN 1
No se alarme cuando utilice el comando ArchivoGuardar o cuando haga clic en el botn Guardar para guardar un archivo por primera vez y se abra el cuadro de dilogo Guardar como en vez del cuadro de dilogo Guardar (vea la Figura 1-10). Esto solamente ocurre cuando se guarda un archivo que no ha sido guardado anteriormente. El cuadro de dilogo Guardar como se abre porque usted est cambiando el nombre predeterminado del archivo (generalmente Libro1) por otro ms adecuado.
Figura 1-10: El cuadro de dilogo Guardar como.
Cmo guardar un libro de trabajo

Referencia de procedimiento: Guardar un libro de trabajo Para guardar un libro de trabajo:
1. 2. 3. 4.
Con un nuevo libro de trabajo abierto en Excel, seleccione ArchivoGuardar para abrir el cuadro de dilogo Guardar como. Desplcese hasta el directorio donde desea guardar el archivo. Dle un nombre al archivo. Haga clic en Guardar.
Referencia de procedimiento: Guardar un libro de trabajo ya existente con un nuevo nombre Para guardar un libro ya existente, siga los siguientes pasos:
1. 2. 3. 4.
Con un libro de trabajo ya existente abierto en Excel, seleccione Archivo Guardar como para abrir el cuadro de dilogo Guardar como. Desplcese hasta el directorio donde desea guardar el archivo. Cambie el nombre del archivo. Haga clic en Guardar.
21
LECCIN 1
ACTIVIDAD 1-5
Guardar un libro de trabajo
Objetivo: Guardar un libro de trabajo. Punto de partida: La Actividad 1-4 ha sido terminada y el archivo sin nombre est todava abierto en Excel. Situacin: Acaba de convertir la hoja de clculo en papel que le dio la gerente en un archivo de Excel. No ha guardado el archivo. La gerente le pide dos copias: en una ella puede cambiar y manipular segn lo desee y desea conservar la otra para guardar los datos de manera segura. Usted ha decidido denominar estos libros Libro_de_contabilidad y Libro_de_contabilidad_Seguridad respectivamente. Los guardar en una carpeta ubicada en el escritorio.
Qu se hace 1. En el escritorio de Windows, cree una nueva carpeta. Cmo se hace a. En Excel, haga clic en el botn Minimizar.
b. En el escritorio de Windows, haga clic con el botn derecho del mouse y seleccione NuevoCarpeta para colocar una nueva carpeta en el escritorio. c. Escriba Archivos_contabilidad y oprima Intro.
22
LECCIN 1
2. Guarde el archivo. a. En la barra de tareas de Windows, haga clic en el botn Microsoft Excel - Libro1 para maximizar Excel.
b. Seleccione ArchivoGuardar para abrir el cuadro de dilogo Guardar como. c. Haga clic en el icono Escritorio en el panel izquierdo del cuadro de dalogo Guardar como. d. Haga doble clic en la carpeta Archivos_ contabilidad. e. En el cuadro de texto Nombre de archivo, haga clic y seleccione el nombre predeterminado del archivo. f. Oprima Suprimir.
g. En el cuadro de texto Nombre de archivo, escriba Libro_de_contabilidad.
h. Haga clic en Guardar. 3. Guarde el archivo con un nuevo nombre y luego cierre Excel. a. Seleccione ArchivoGuardar como. b. En el cuadro de texto Nombre de archivo, escriba Libro_de_contabilidad_ Seguridad
c. Haga clic en Guardar. d. Seleccione ArchivoSalir para cerrar Excel.
23
LECCIN 1
4. Ubique los archivos en el disco duro de la computadora. a. En el escritorio de Windows, haga doble clic en la carpeta Archivos_contabilidad para ver el contenido de la carpeta en el Explorador de Windows.
b. Ubique los archivos Libro_de_ contabilidad y Libro_de_contabilidad_ Seguridad y luego cierre la ventana de la carpeta Archivos_contabilidad. 5. En el escritorio de Windows,cmbiele el nombre a la carpeta que acaba de crear y luego inicie Excel. a. En el escritorio de Windows, haga clic con el botn derecho en la carpeta Archivos_contabilidad y luego seleccione Cambiar nombre para habilitar la opcin que permite modificar el nombre de la carpeta. b. Escriba Para_la_gerente y oprima Intro. c. En la barra de tareas de Windows, haga clic en Inicio. d. Seleccione Todos los programas Microsoft OfficeMicrosoft Office Excel 2003.
24
LECCIN 1
TEMA F
Obtener ayuda
Ha realizado algunas tareas simples en Excel. Inevitablemente, deber aprender cmo realizar otras tareas mientras trabaja con la aplicacin. En este tema, aprender cmo obtener ayuda en Excel. Est trabajando en un libro y se percata de que constantemente utiliza el mouse para desplazarse entre las celdas. Preere utilizar los mtodos abreviados de teclado tanto como sea posible. Tal como se muestra en la Figura 1-11, al abrir el sistema de ayuda puede buscar informacin que le muestre cmo desplazarse en una hoja de clculo mediante mtodos abreviados.
Figura 1-11: El archivo de ayuda de Excel que muestra informacin sobre los mtodos abreviados.
Cmo obtener ayuda

Referencia de procedimiento: Obtener ayuda Para obtener ayuda:
1. 2. 3. 4.
Seleccione AyudaAyuda de Microsoft Excel. En el cuadro de texto Buscar, escriba la caracterstica sobre la que desea realizar la bsqueda. Haga clic en el botn Iniciar bsqueda. Examine la lista de vnculos obtenidos y luego haga clic en el vnculo que corresponda a lo que busca.
25
LECCIN 1
Smbolos Un smbolo es un carcter no alfanumrico que comunica informacin. La Tabla 1-5 muestra algunos ejemplos de los smbolos ms comunes. Tabla 1-5: Ejemplos de smbolos. Nombre del smbolo
Copyright Marca registrada Registrado
Smbolo
Para insertar smbolos en un libro, seleccione la celda que contendr el smbolo y luego seleccione InsertarSmbolo para abrir el cuadro de dilogo Smbolo. Seleccione el smbolo que desea insertar, haga clic en Insertar y luego haga clic en Cerrar.
ACTIVIDAD 1-6
Obtener ayuda
Objetivo: Obtener ayuda. Archivos de datos: Practica_ayuda
Punto de partida: Cierre todos los archivos abiertos pero no cierre Excel. Abra el archivo Practica_ayuda. Situacin: Est trabajando en una hoja de clculo denominada Practica_ayuda que le da seguimiento a los empleados y a sus puestos en la organizacin. Tras revisar la hoja, la gerente se da cuenta de que el nombre de la empresa, CIRCA, no incluye el aviso de nombre registrado. Le pregunta si es posible que usted le agregue el smbolo de al nombre de la empresa. Usted le contesta que es posible, pero que no est seguro de cmo hacerlo. Intentar hacerlo mediante el sistema de ayuda de Excel, y as le dar a la gerente la nueva copia de la hoja.
Qu se hace 1. Bsque y lea el archivo de ayuda para insertar smbolos. Cmo se hace a. Seleccione AyudaAyuda de Microsoft Excel.
26
LECCIN 1
b. En el cuadro de texto Buscar, escriba smbolos.
c. Haga clic en el botn Iniciar bsqueda . d. Haga clic en el vnculo Insertar un smbolo para abrir el cuadro de dilogo Ayuda de Microsoft Excel que explica cmo insertar un smbolo.
e. En el cuadro de dilogo Ayuda de Microsoft Excel, haga clic en el vnculo Insertar un smbolo para expandir el procedimiento Insertar un smbolo.
f.
Lea el procedimiento para insertar un smbolo y luego cierre el cuadro de dilogo Ayuda de Microsoft Excel.
27
LECCIN 1
2. Agregue el smbolo al nombre de la empresa y luego guarde su trabajo. a. Con la celda A1 seleccionada, en la barra de frmulas haga clic inmediatamente a la derecha de la A de CIRCA para que no haya espacios entre la A y el cursor. b. Seleccione InsertarSmbolo para que aparezca el cuadro de dilogo Smbolo. c. Desde la lista desplegable Subconjunto,seleccione Latn-1.
d. Seleccione el smbolo .
e. Haga clic en Insertar para insertar el smbolo . f. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo Smbolo.
g. En la hoja de clculo, seleccione una celda que no sea la A1 para deseleccionar la celda A1.
3.
Guarde y cierre el archivo.
a. Seleccione ArchivoGuardar. b. Seleccione ArchivoCerrar.
28
LECCIN 1
Leccin 1 Seguimiento
En esta leccin, comenz a utilizar Excel y se familiariz con el entorno de Excel e interactu con algunos de sus componentes. Ahora que est familiarizado con Excel, ser un usuario ms eciente.
1. En qu proyectos trabaja actualmente que podran mejorar al ser convertidos a Excel?
2.
Cules son algunos beneficios de utilizar Excel en el mbito comercial?
29
NOTAS
30
LECCIN 2
LECCIN 2
Modicar una hoja de clculo
En esta leccin, podr Modicar una hoja de clculo. Usted podr: Mover y copiar datos. Rellenar celdas con series de datos. Editar datos de celda. Insertar y eliminar celdas, columnas y las. Buscar y reemplazar datos en las celdas. Revisar la ortografa de una hoja de clculo.
Duracin de la leccin 1 hora(s)
Leccin 2: Modicar una hoja de clculo
31
LECCIN 2
Introduccin
Ahora est familiarizado con el entorno de Excel. Una vez creada la hoja de clculo, indudablemente le har cambios. En esta leccin, modicar el contenido de la hoja de clculo. Su empresa tiene una hoja de clculo que le da seguimiento a los representantes de ventas y a los datos correspondientes, tal como se ve en la Figura 2-1 .
Figura 2-1: La hoja de clculo original de ventas. La empresa acaba de contratar a un nuevo asociado de ventas. En vez de crear una nueva hoja de clculo cada vez que cambian los datos, puede modicarla para actualizar los datos, tal como se ve en la Figura 2-2 .
Figura 2-2: La hoja de clculo de ventas modificada.
32
LECCIN 2
TEMA A
Mover y copiar datos
Ha ingresado datos y los ha guardado en un libro de trabajo. Ahora desea comenzar a manipularlos. En este tema, mover y copiar datos. Desea actualizar una hoja de clculo de gastos que incluya los gastos ms recientes. Ya ha ingresado Nuevo hotel en la columna Descripcin del 10 de enero, tal como se ve en la Figura 2-3 .
Figura 2-3: Una hoja de clculo que contiene datos que desea volver a utilizar. Ahora desea que Nuevo hotel aparezca en la columna Descripcin del 17 de enero y del 23 de enero, tal como se ve en la Figura 2-4 .
Figura 2-4: Una hoja de clculo de gastos con los datos que han sido copiados a las nuevas celdas. Puede mover o copiar los datos que desee utilizar de nuevo, en lugar de volver a escribirlos.
33
LECCIN 2
Cmo mover y copiar datos entre celdas
Referencia de procedimiento: Mover datos entre celdas Para mover datos entre celdas:
1. 2.
Seleccione la celda que contiene los datos que desea mover. Corte el contenido de la celda y colquelo en el portapapeles. Para cortar el contenido, seleccinelo y luego realice alguno de los siguientes pasos: Seleccione EdicinCortar. Haga clic en el botn Cortar Oprima Ctrl+X. .
3. 4.
Seleccione la celda a la que desea mover los datos. Pegue el contenido del portapapeles en la celda de destino. Para pegar el contenido del portapapeles en la nueva celda, seleccione la nueva celda y realice alguno de los siguientes pasos: Seleccione EdicinPegar. Haga clic en el botn Pegar Oprima Ctrl+V. .
Referencia de procedimiento: Copiar datos entre celdas Para copiar datos entre celdas:
1. 2.
Seleccione la celda que contiene los datos que desea copiar. Copie el contenido de la celda y colquelo en el portapapeles. Para copiar el contenido de la celda, seleccinelo y luego realice alguno de los siguientes pasos: Seleccione EdicinCopiar. Haga clic en el botn Copiar Oprima Ctrl+C. .
3. 4.
Seleccione la celda a la que desea copiar los datos. Pegue el contenido del portapapeles en la celda de destino.
34
LECCIN 2
ACTIVIDAD 2-1
Mover y copiar datos entre celdas
Objetivo: Mover y copiar datos entre celdas. Archivos de datos: Edicion
Punto de partida: Si hay archivos de Excel abiertos, cirrelos. Si esta abierto el panel de tareas, cirrelo. Abra el archivo Edicion. Situacin: Ha desarrollado una hoja de clculo que les da seguimiento a los datos de venta, y le ha presentado un borrador a la gerente para que la examine. La hoja de clculo aparece en la Figura 2-5 .
Figura 2-5: El borrador del archivo Edicion. A la gerente le gusta lo que le ha presentado, sin embargo, tiene algunos comentarios y desea las siguientes modicaciones: Que mueva el encabezado Total una celda a la izquierda. Que mueva el texto de la fecha para la Regin Noreste una celda a la izquierda. Que copie el encabezado Abril a la seccin Medioeste. Que copie el encabezado Total a la seccin Medioeste.
35
LECCIN 2
Qu se hace 1. Mueva el encabezado Total una celda a la izquierda. Cmo se hace a. Seleccione la celda I4. b. Seleccione EdicinCortar. c. Seleccione la celda H4. d. Seleccione EdicinPegar. 2. Mueva el texto de la fecha para la Regin Noreste una celda a la izquierda. a. Seleccione la celda B2. b. Coloque el puntero del mouse en el borde negro que aparece alrededor de la celda hasta que el puntero del mouse se transforme en una flecha grande con una flecha ms pequea de cuatro puntas.
c. Haga clic y arrastre la fecha hasta la celda A2. 3. Copie Abril a la regin Medioeste. a. Seleccione la celda F4. b. Seleccione EdicinCopiar. c. Seleccione la celda F14. d. Seleccione EdicinPegar. 4. Copie Total a la regin Medioeste y luego guarde su trabajo. a. Seleccione la celda H4. b. Seleccione EdicinCopiar. c. Seleccione la celda H14. d. Seleccione EdicinPegar. e. Seleccione ArchivoGuardar.
36
LECCIN 2
TEMA B
Rellenar celdas con series de datos
Ha ingresado datos en las celdas. Tambin le gustara ingresar datos incrementales en las las y en las columnas. En este tema, rellenar las celdas con series de datos. Est creando una hoja de clculo que servir de calendario, pero no desea escribir todos los meses del ao. Ha ingresado el mes de enero en la celda A1, tal como se ve en la Figura 2-6 . Sin escribir palabras, puede rellenar desde la celda B1 hasta la celda L1 con los meses de febrero hasta diciembre, tal como se ve en la Figura 2-7 .
Figura 2-6: Una hoja de clculo con el mes de enero en la celda A1.
Figura 2-7: Una hoja de clculo con todos los meses del ao ingresados en serie. Al rellenar las celdas con series de datos, no es necesario que escriba a mano los datos que Excel puede generar automticamente.
Autorelleno
La caracterstica Autorrelleno rellena un rango de celdas seleccionado con una serie de datos. Se ingresan datos en una celda o ms y se arrastra un controlador de relleno hacia otras celdas sin tener que escribir informacin adicional, tal como se ve en la Figura 2-8 . Excel hace algunas presuposiciones cuando se ingresan los valores iniciales para las series con las que se desea rellenar las celdas. Segn el tipo de datos (texto o nemros) que se ingresen, es posible que slo haya que ingresar datos en una celda para que Excel interprete el tipo de serie que se desea rellenar.
37
LECCIN 2
Figura 2-8: Autorrelleno y el controlador de relleno.
Cmo rellenar celdas con series de datos

Referencia de procedimiento: Rellenar celdas con series de datos para las que se ingres el valor inicial Para rellenar celdas con series de datos para las que se ingres el valor inicial:
1. 2.
Seleccione la celda que contiene el valor inicial de la serie. Haga clic y arrastre el controlador de relleno hasta la celda nal de la serie.
Referencia de procedimiento: Rellenar celdas con series de datos para las que no se ingres el valor inicial Para rellenar celdas con series de datos para las que no se ingres el valor inicial:
1. 2. 3.
Seleccione la celda que contendr el valor inicial de la serie. Ingrese el valor inicial de la serie. Haga clic y arrastre el controlador de relleno hasta la celda nal de la serie.
38
LECCIN 2
ACTIVIDAD 2-2
Rellenar celdas con series de datos
Objetivo: Rellenar celdas con series de datos. Punto de partida: La Actividad 2-1 ha sido terminada. El archivo Edicion est abierto. Situacin: Ha desarrollado una hoja de clculo que da seguimiento a los datos de venta y le ha presentado un borrador de hoja de clculo a la gerente para que la examine. La hoja de clculo es la que aparece en la Figura 2-9 .
Figura 2-9: Borrador del archivo Edicion. La gerente se percata de que el documento en borrador que usted le present cumple lo que ella pidi, pero ahora desea algunos cambios mnimos y por lo tanto le solicita algunas modicaciones en la hoja de clculo: Que mueva la columna Total a la columna P. Que agregue los dems meses del ao en la regin Noreste y en la regin Medioeste.
39
LECCIN 2
Qu se hace 1. Mueva la columna Total. Cmo se hace a. Haga clic en el encabezado de la columna H.
b. Seleccione EdicinCortar. c. Haga clic en el encabezado de la columna P. d. Seleccione EdicinPegar. 2. Agregue los meses del ao restantes en la regin Noreste. a. Seleccione la celda F4. b. Haga clic y arrastre el controlador de relleno a la celda N4 para rellenar las celdas correspondientes con los dems meses del ao.
3.
Agregue los dems meses del ao en la regin Medioeste y luego guarde su trabajo.
a. Seleccione la celda F14. b. Haga clic y arrastre el controlador de relleno a la celda N14 para rellenar las celdas correspondientes con los meses restantes del ao. c. Seleccione ArchivoGuardar.
4.
Cules de los siguientes son buenos candidatos para Autorrelleno? a) Agregar de Trim. 1 a Trim. 4 como encabezados de trimestres. b) Agregar los das de la semana. c) Agregar totales de ventas para los empleados. d) Agregar los aos consecutivos desde 1990 hasta 2003.
40
LECCIN 2
TEMA C
Editar datos de celda
Ha modicado hojas de clculo al agregar, mover y copiar datos. Ahora debe modicar el contenido de los datos de algunas celdas. En este tema, editar datos de celda. Acaba de ingresar el texto Cuenta en su hoja de clculo, tal como se ve en la Figura 2-10 . Deseaba ingresar el texto Nombres. Puede cambiar el texto para que se lea Nombres, tal como se ve en la Figura 2-11 .
Figura 2-10: Una celda que contiene datos incorrectos.
Figura 2-11: Una celda editada que contiene datos corregidos. Al editar los datos de celda segn sea necesario, se asegura de que haya integridad en los datos. Adems, al editar los datos de la celda, no es necesario que cree una nueva hoja de clculo para incluir los datos correctos.
Deshacer y rehacer
Deshacer le permite revertir una o ms acciones realizada recientemente. La caracterstica Rehacer le permite cancelar una o ms de las acciones realizadas recientemente bajo Deshacer. Los comandos Deshacer y Rehacer se encuentran en el men Edicin. Suponga que mientras borra el contenido de una celda se da cuenta de que elimin los datos equivocados. Puede utilizar el comando Deshacer para revertir la ltima accin realizada. Qu ocurre si ingresa texto en una celda, selecciona Deshacer porque decide que no desea incluir dicho texto y luego se percata de que en realidad s desea incluirlo? Puede utilizar el comando Rehacer para cancelar la ltima accin realizada bajo Deshacer. No todas las acciones pueden deshacerse en Excel. Por ejemplo, no se puede deshacer ArchivoGuardar.
Cmo editar los datos de celda

Referencia de procedimiento: Editar datos de celda Para editar datos de celda:
1. 2.
Seleccione el contenido de la celda que contiene los datos que desea editar. Escriba el nuevo valor en la celda.
41
LECCIN 2
3.
Salga de la celda editada.
ACTIVIDAD 2-3
Editar datos de celda
Objetivo: Editar datos de celda. Punto de partida: La Actividad 2-2 ha sido nalizada. El archivo Edicion est abierto. Situacin: La Figura 2-12 muestra una hoja de clculo que ha desarrollado. Esta hoja les da seguimiento a los datos de ventas. Le ha presentado a la gerente un borrador de la hoja para que ella la examine.
Figura 2-12: El borrador del archivo Edicion. La gerente se percata de que el borrador cumple con lo que le solicit, pero algunos datos son incorrectos. El total de abril para el nmero de identicacin 456789012 debera ser 350,15, no 250,15. Las celdas que contienen la fecha 15/5/2002 deberan contener el texto Ejercicio 2003. Regin Medioeste debera ser Regin Medio oeste. El smbolo de copyright () debera ser el smbolo de registrado ().
42
LECCIN 2
Qu se hace 1. Modifique el valor de abril para el nmero de identificacin 456789012. Cmo se hace a. Seleccione la celda F8 a fin de que la barra de frmulas muestre el contenido de la celda.
b. En la barra de frmulas, haga clic y arrastre para seleccionar el contenido. c. En la barra de frmulas, escriba 350,15. d. Oprima Intro.
43
LECCIN 2
2. Cambie 15/5/2002 a Ejercicio 2003. a. Haga doble clic en la celda A2 para colocar el punto de insercin dentro de la celda. b. Haga doble clic en la celda A2 para seleccionar el contenido de la celda. c. Escriba Ejercicio 2003 y oprima Intro.
d. Haga doble clic en la celda A12 para colocar el punto de insercin dentro de la celda. e. Haga doble clic en la celda A12 para seleccionar el contenido de la celda. f. 3. Cambie Medioeste a Medio oeste. Escriba Ejercicio 2003 y oprima Intro.
a. Seleccione la celda A11. b. Escriba Medio oeste y oprima Intro.
c. Se percata de que accidentalmente ha eliminado la mayora del contenido de la celda, as que selecciona Edicin Deshacer escritura de Medio oeste en A11. d. En la barra de frmulas, haga clic y arrastre para seleccionar Medioeste.
44
LECCIN 2
e. Escriba Medio oeste y oprima Intro.
4.
Considere lo siguiente: La gerente le pide que elimine un rango de datos de una hoja de clculo. Usted lo hace, pero poco despus ella regresa y le dice que ha cometido un error. Desea que conserve los datos que acaba de eliminar. Qu accin regresara rpidamente a la pantalla los datos eliminados de la hoja de clculo? a) Deshacer b) Eliminar c) Rehacer d) Editar
45
LECCIN 2
5. Cambie el smbolo de copyright () al smbolo de registrado () y luego guarde su trabajo. a. Seleccione la celda A1. b. En la barra de frmulas, haga clic y arrastre para seleccionar el smbolo copyright ().
c. Oprima Suprimir. d. Seleccione InsertarSmbolo. e. Desde la lista desplegable Subconjunto, seleccione Latn-1. f. Haga doble clic en el smbolo de registrado () para insertar el smbolo de registrado en la celda.
g. En el cuadro de dilogo Smbolo, haga clic en Cerrar. h. Seleccione ArchivoGuardar.
46
LECCIN 2
TEMA D
Insertar y eliminar celdas, columnas y las
Ha ingresado datos en celdas y ha rellenado celdas con series de datos. Ahora desea modicar el nmero de celdas, columnas y las en una hoja de clculo para acomodar los cambios en los datos. En este tema, insertar y eliminar celdas, columnas y las. La Figura 2-13 muestra el primer borrador de un libro de trabajo con comentarios sobre gastos, el cual ha creado para la gerente.
Figura 2-13: El primer borrador de un libro de trabajo con comentarios sobre gastos. Despus de revisar el borrador, la gerente le ha pedido ms cambios. La Figura 2-14 muestra los cambios que le ha hecho al libro.
Figura 2-14: El segundo borrador de un libro de trabajo con comentarios sobre gastos. Al insertar y eliminar celdas, columnas y las, puede modicar el diseo de un libro sencillo en vez de crear uno libro nuevo cada vez que deba modicar los datos.
47
LECCIN 2
Cmo insertar y eliminar celdas, columnas y las
Referencia de procedimiento: Insertar las Para insertar las:
1. 2.
Haga clic en el encabezado de la la que se colocar ahora debajo de la nueva la. Seleccione InsertarFilas para insertar la nueva la y as desplazar todas las otras las hacia abajo.
Referencia de procedimiento: Insertar columnas Para insertar columnas:

1. 2.
Haga clic en el encabezado de la columna que se desplazar a la derecha de la nueva columna. Seleccione InsertarColumnas para insertar la nueva columna y as desplazar todas las otras columnas hacia la derecha.
Referencia de procedimiento: Insertar celdas Para insertar celdas:

1. 2. 3.
Haga clic en la celda existente junto a la cual desea insertar una celda. Seleccione InsertarCeldas. En el cuadro de dilogo Insertar celdas, seleccione la opcin adecuada y luego haga clic en Aceptar para insertar la nueva celda. Las siguientes son opciones disponibles en el cuadro de dilogo Insertar celdas. Desplazar las celdas hacia la derecha. Desplazar las celdas hacia abajo. Insertar toda una la. Insertar toda una columna.
Referencia de procedimiento: Eliminar celdas, las y columnas Para eliminar las celdas, las y columnas:
1. 2.
Seleccione la celda, la o columna existente que desea eliminar. Seleccione EdicinEliminar. Las columnas y las se eliminarn automticamente. Si ha seleccionado una celda para eliminarla, el cuadro de dilogo Eliminar celdas ofrecer las siguientes opciones: Desplazar las celdas hacia la izquierda. Desplazar las celdas hacia arriba. Toda la la. Toda la columna.
3.
Si aparece el cuadro Eliminar, seleccione la opcin deseada y luego haga clic en Aceptar.
48
LECCIN 2
ACTIVIDAD 2-4
Insertar y eliminar celdas, columnas y las
Objetivo: Insertar y eliminar celdas, columnas y las. Punto de partida: La Actividad 2-3 ha sido nalizada. El archivo Edicion est abierto. Situacin: Ha desarrollado una hoja de clculo que les da seguimiento a los datos de venta y le ha presentado un borrador de la hoja a la gerente para que la examine, tal como se ve en la Figura 2-15 .
Figura 2-15: Su borrador del archivo Edicion. La gerente se percata de que el borrador que le present cumple con lo que le solicit, pero hay ms cambios y le pide lo siguiente: Que inserte dos las sobre la la activa 1. Que inserte una columna antes de la columna activa A. Que inserte un bloque de celdas entre los datos de identicacin y los datos de enero para cada regin. Que elimine el contenido de las dos las que comienzan con Ejercicio 2003. Que elimine la columna vaca entre los encabezados Diciembre y Total. Que elimine los totales de enero (no el encabezado Enero) para todas las identicaciones y que desplace las otras columnas de total mensual una celda a la izquierda.
49
LECCIN 2
Qu se hace 1. Inserte dos filas sobre la fila activa 1. Cmo se hace a. Haga clic en el encabezado de la fila 1 para seleccionar toda la fila. b. Seleccione InsertarFilas para insertar una nueva fila. c. Seleccione InsertarFilas nuevamente para insertar una segunda fila. 2. Inserte una columna nueva antes de la columna A. a. Haga clic en el encabezado de la columna A para seleccionar toda la columna. b. Seleccione InsertarColumnas para insertar una nueva columna a la izquierda de la columna A.
50
LECCIN 2
3. Para cada regin, inserte un bloque de celdas entre los nmeros de identificacin y los datos de enero. a. Seleccione la celda D6. b. Oprima sin soltar la tecla Maysculas y haga clic en la celda D10 para seleccionar desde la celda D6 hasta la D10.
c. Oprima sin soltar la tecla Ctrl y haga clic en las celdas D16, D17, D18, D19 y D20 para seleccionar desde la celda D6 hasta la D20.
d. Seleccione InsertarCeldas para abrir el cuadro de dilogo Insertar celdas con la opcin Desplazar las celdas hacia la derecha seleccionada de manera predeterminada. e. Haga clic en Aceptar para insertar las nuevas celdas.
51
LECCIN 2
4. Elimine Ejercicio 2003. de las filas 4 y 14. a. Haga clic en el encabezado de la fila 4 para seleccionar la fila. b. Oprima sin soltar la tecla Ctrl y haga clic en el encabezado de la fila 14 para seleccionar las filas 4 y 14. c. Seleccione EdicinEliminar para eliminar Ejercicio 2003 de las filas 4 y 14. 5. Elimine la columna vaca entre los encabezados Diciembre y Total. a. Haga clic en el encabezado de la columna Q para seleccionar toda la columna. b. Para eliminar la columna Q y automticamente desplazar todas las columnas situadas a la derecha de la columna Q hacia la izquierda, seleccione EdicinEliminar. 6. Elimine los totales de enero para todos los nmeros de identificacin, desplace los totales mensuales restantes una celda hacia la izquierda y luego guarde su trabajo. a. Seleccione la celda E6. b. Oprima sin soltar la tecla Maysculas y haga clic en la celda E9 para seleccionar desde la celda E6 hasta la celda E9.
c. Oprima sin soltar la tecla Ctrl y haga clic en las celdas E15, E16, E17 y E18 para seleccionar desde la celda E6 hasta la E9 y desde la E15 hasta la E18. d. Seleccione EdicinEliminar para abrir el cuadro de dilogo Eliminar celdas con la opcin Desplazar las celdas hacia la izquierda seleccionada de manera predeterminada. e. Haga clic en Aceptar para eliminar las celdas seleccionadas y desplazar desde Febrero hasta Marzo una celda a la izquierda. f. Seleccione ArchivoGuardar.
52
LECCIN 2
TEMA E
Buscar, Reemplazar e Ir a
Tiene datos en su hoja de clculo. Ahora debe ubicar y cambiar los datos de celdas en especco. En este tema, buscar y reemplazar datos de celda. Se ha percatado de que algunos datos de su hoja de clculo son incorrectos. Podra buscar los datos visualmente al examinar las celdas desde el principio de la hoja, pero tomara demasiado tiempo. En su lugar, puede utilizar Buscar y reemplazar para localizar los datos incorrectos. Para las hojas de clculo grandes, Buscar y reemplazar es mucho ms rpido que buscar los datos manualmente. Adems, si los datos se repiten sin que se haya dado cuenta, puede cambiar todos los valores al mismo tiempo.
Buscar
El comando Buscar localiza datos especcos en una hoja de clculo. Para abrir el comando Buscar, siga uno de estos pasos: Seleccione EdicinBuscar. Oprima Ctrl+B. Cualquiera de estas acciones abre el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar. El botn Buscar siguiente localiza el siguiente caso que se utiliza como criterio de bsqueda. El botn Buscar todo localiza cada caso del criterio de bsqueda y ofrece una lista de hipervnculos en la parte inferior del cuadro de dalogo Buscar y reemplazar. La Figura 2-16 y la Figura 2-17 muestran el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar.
Figura 2-16: El cuadro de dilogo Buscar y reemplazar despus de hacer clic en el botn Buscar siguiente.
53
LECCIN 2
Figura 2-17: El cuadro de dilogo Buscar y reemplazar despus de hacer clic en el botn Buscar todo.
Reemplazar
El comando Reemplazar sustituye los datos existentes en una hoja de clculo con los datos que se especiquen. Para abrir el comando Reemplazar, siga alguno de los siguientes pasos: Seleccione EdicinReemplazar. Oprima Ctrl+L.
Cualquiera de estas acciones abre el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar. El botn Reemplazar sustituye la instancia seleccionada que coincide con el criterio de bsqueda. El botn Reemplazar todos sustituye todas las instancias que coinciden con el criterio de bsqueda. La Figura 2-18 muestra los botones Reemplazar y Reemplazar todos del cuadro de dilogo Buscar y reemplazar.
Figura 2-18: El cuadro de dilogo Buscar y reemplazar.
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LECCIN 2
Nombres de celda
Denicin: El nombre de celda es el nombre que identica una celda mediante un trmino especco que se le asigna, en vez de identicarla mediante la la y columna de la celda (A32 o B17 por ejemplo). Puede aplicarle nombre a una celda o a un rango de celdas. Los nombres de celda ofrecen contexto para el contenido, lo cual facilita la localizacin de informacin en una hoja de clculo. Ejemplo: Un nombre de celda Un nombre de celda aparece en el cuadro de nombre cuando la celda es seleccionada, tal como se ve en la Figura 2-19 .
Figura 2-19: El cuadro de nombre donde aparecen los nombres de celda.
Ir a
El comando Ir a lo lleva a una celda en especco, mediante referencia de celda (como por ejemplo A2) o mediante un nombre de celda. Para abrir el comando Ir a, siga alguno de estos pasos: Seleccione EdicinIr a. Oprima Ctrl+I. Cualquiera de estas acciones abre el cuadro de dilogo Ir a, tal como se ve en la Figura 2-20 .
55
LECCIN 2
Figura 2-20: El cuadro de dilogo Ir a.
Cmo utilizar Buscar, Reemplazar e Ir a

Referencia de procedimiento: Buscar datos de celda Para buscar datos de celda:
1. 2. 3. 4.
Seleccione EdicinBuscar para abrir el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar. En el campo Buscar, escriba el valor que desea encontrar. Haga clic en Buscar siguiente las veces que sea necesario para buscar las instancias del valor en el libro. En el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar, haga clic en Cerrar al terminar.
Referencia de procedimiento: Reemplazar datos de celda Para reemplazar datos de celda:

1. 2.
Seleccione EdicinReemplazar para abrir el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar. En el campo Buscar, escriba el valor que desea encontrar.
Puede oprimir Tab para avanzar del campo Buscar al campo Reemplazar con.
3. 4. 5. 6.
En el campo Reemplazar con, escriba el nuevo valor que sustituir al valor existente. Haga clic en Buscar siguiente las veces que sea necesario para buscar las instancias del valor en el libro. Haga clic en Reemplazar las veces que sea necesario para sustituir las instancias que desea cambiar. En el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar, haga clic en Cerrar al terminar.
Referencia de procedimiento: Ir a datos de celda especcos Para ir a los datos de celda:

1.
Seleccione EdicinIr a para abrir el cuadro de dilogo Ir a.

56
LECCIN 2
2. 3.
En la lista Ir a, seleccione el nombre de la celda a la cual desea ir o escriba la referencia de celda en el campo Referencia. Haga clic en Aceptar para ir a la celda y cerrar el cuadro de dilogo Ir a.
ACTIVIDAD 2-5
Buscar, reemplazar e ir a datos de celda
Objetivo: Buscar, reemplazar e ir a datos de celda. Punto de partida: La Actividad 2-4 ha sido terminada. El archivo Edicion est abierto. Situacin: Despus de revisar el borrador de la hoja de clculo con los datos de ventas, la gerente se percata de que le ha dado informacin incorrecta. El empleado 789012345 debera tener en marzo un total de 314,04 y no de 295,44. El empleado 456789012 debera tener en febrero un total de 215,97 y no de 185,66.
Adems, la gerente le ha pedido que le facilite la localizacin de las columnas con las sumas totales para cada regin. Cuando usted comienza a editar la hoja de clculo, la gerente lo llama y le pregunta: Qu empleado tuvo un total de ventas de $269,33 en el mes de febrero? Usted utiliza el comando Buscar para ubicar la informacin que le solicita la gerente.
Qu se hace 1. Con la celda A1 seleccionada, busque el valor 269,33. Cmo se hace a. Con la celda A1 seleccionada, seleccione EdicinBuscar para abrir el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar. b. En el campo Buscar, escriba 269,33.
57
LECCIN 2
c. Haga clic en Buscar siguiente para ubicar la celda que contiene los datos solicitados.
d. En el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar, haga clic en Cerrar. 2. Encuentre el total de marzo para el empleado 789012345 y reemplcelo con el valor correcto. a. Seleccione EdicinReemplazar para abrir el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar. b. Haga clic y arrastre para seleccionar el contenido del campo Buscar y luego escriba 295,44. c. Oprima la tecla de tabulacin para avanzar al campo Reemplazar con y luego escriba 314,04.
d. Haga clic en Buscar siguiente. e. Haga clic en Reemplazar. 3. Encuentre el total de febrero para el empleado 456789012 y reemplcelo con el valor correcto. a. En el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar, haga clic y arrastre para seleccionar el contenido del campo Buscar y luego escriba 185,66.
58
LECCIN 2
b. Haga clic y arrastre para seleccionar el contenido del campo Reemplazar con y luego escriba 215,97.
c. Haga clic en Buscar siguiente. d. Haga clic en Reemplazar. e. En el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar, haga clic en Cerrar. 4. Dles un nombre a las celdas que contienen los totales. a. Seleccione la celda Q5. b. Haga clic en el cuadro de nombre y luego escriba totalesnetos.
c. Oprima Intro para asignarle el nombre a la celda. d. Seleccione la celda Q14. e. Haga clic en el cuadro de nombre y luego escriba totalesmo. f. Oprima Intro para asignarle el nombre a la celda.
59
LECCIN 2
5. Vaya a una de las celdas de Total y luego guarde su trabajo. a. En el cuadro de nombre, escriba A1 y oprima Intro para desplazarse nuevamente a la celda A1. b. Seleccione EdicinIr a para abrir el cuadro de dilogo Ir a. c. En el cuadro de dilogo Ir a, seleccione totalesmo y luego haga clic en Aceptar para ir a la celda Total de la regin Medio oeste. d. Seleccione ArchivoGuardar.
TEMA F
Revisar la ortografa de una hoja de clculo
Ha revisado los datos de la hoja de clculo. Ahora desea asegurarse de que el texto est escrito correctamente. En este tema, revisar la ortografa de su hoja de clculo. Est trabajando en una hoja de clculo de gastos. Como paso nal, antes de presentarle el documento a la gerente desea revisar la ortografa del texto. Al revisar la ortografa de la hoja de clculo, puede corregir las palabras mal escritas.
Cmo revisar la ortografa de una hoja de clculo

Referencia de procedimiento: Revisar la ortografa de una hoja de clculo Para revisar la ortografa de una hoja de clculo:
1.
Con un libro de trabajo abierto en Excel, seleccione HerramientasOrtografa para abrir el cuadro de dilogo Ortografa. El revisor ortogrco automticamente avanzar a la primera palabra que no reconozca. De ser necesario, para corregir palabras mal escritas: Cuando la versin correcta de la palabra aparece en la lista Sugerencias, seleccione la palabra correcta de la lista y haga clic en Cambiar. Cuando la versin correcta de la palabra no aparezca en la lista Sugerencias, escriba la palabra correcta en el campo No est en el diccionario y haga clic en Cambiar.
2.
60
LECCIN 2
ACTIVIDAD 2-6
Revisar la ortografa de una hoja de clculo
Objetivo: Revisar la ortografa de una hoja de clculo. Archivos de datos: Ortograa
Punto de partida: Cierre todos los archivos abiertos. Abra el archivo Ortograa. Situacin: Ha terminado de desarrollar una hoja de clculo con gastos de viaje, la cual debe presentarle a la gerente. Antes de presentarle la hoja a la gerente, ha decidido revisar la ortografa de la hoja y corregir los errores.
Qu se hace 1. Revise la ortografa del archivo Ortografia. Cmo se hace a. Seleccione HerramientasOrtografa para abrir el cuadro de dilogo Ortografa e identificar as toda palabra mal escrita. b. Haga clic en Cambiar para reemplazar una palabra mal escrita con la correccin correspondiente y automticamente avanzar a la siguiente palabra mal escrita. c. Haga clic en Finalizar cuando desee finalizar el proceso de verificacin ortogrfica. d. En el cuadro de mensaje, haga clic en Aceptar para confirmar que termin con la revisin ortogrfica. 2. Guarde y cierre su trabajo. a. Seleccione ArchivoGuardar. b. Seleccione ArchivoCerrar.
61
LECCIN 2
En esta leccin, modic una hoja de clculo al mover y copiar datos. Rellen celdas con series de datos y practic la edicin de los datos incluidos en las celdas. Aprendi a insertar y eliminar celdas, las y columnas, y practic cmo encontrar, reemplazar y trabajar con los datos. Finalmente, utiliz el corrector de ortogrco para vericar el contenido de la hoja de clculo.
1. Le ha realizado algunas modificaciones a la hoja de clculo. Piense en una hoja de clculo que utilice en su oficina o una que deba crear desde cero. Cmo podra modificar la hoja de clculo ya existente (en el primer caso) o la hoja predeterminada de Excel (en el segundo caso) para satisfacer las necesidades comerciales?
2.
Qu hojas de clculo u hojas de trabajo ha visto que estn particularmente bien diseadas? Cmo podra incorporar algunas de estas ideas de diseo en un proyecto en el que trabaja en este momento o que est a punto de comenzar?
62
LECCIN 3
LECCIN 3
Realizar clculos
En esta leccin, podr Realizar clculos. Usted podr: Crear frmulas bsicas. Realizar clculos mediante funciones. Copiar frmulas y funciones. Crear una referencia absoluta.
Duracin de la leccin 1 hora(s)
Leccin 3: Realizar clculos
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LECCIN 3
Introduccin
Ha ingresado datos en una hoja de clculo y la ha modicado segn sus necesidades comerciales. Ahora debe generar nuevos datos basados en los que ya ha ingresado. Puede hacerlo al realizar clculos con los datos ya existentes. La Figura 3-1 es un ejemplo de una hoja de clculo con datos de venta. La gerente le ha pedido el total de ventas correspondientes al mes de febrero para todos los asociados de ventas. Desea realizar todos estos clculos a mano?
Figura 3-1: Una hoja de clculo con datos de venta. Calcular a mano es ineciente. Excel puede realizar los clculos por usted.
TEMA A
Crear frmulas bsicas
Ya puede realizar clculos con los datos. Lo primero que debe hacer es utilizar una frmula bsica. En este tema crear frmulas bsicas. Tiene una hoja de clculo con datos de venta, tal como se ve en la Figura 3-2 . Desea saber la cantidad de ventas promedio para cada empleado. Una frmula puede calcular este promedio por usted tal como se ve en la Figura 3-3 .
64
LECCIN 3
Figura 3-2: Una hoja de clculo de ventas sin ningn clculo.
Figura 3-3: Una hoja de clculo de ventas que calcula promedios. Crear frmulas bsicas le ayuda a seleccionar informacin valiosa a partir de los datos ingresados en la hoja.
Frmulas
Denicin: Una frmula es un conjunto de instrucciones matemticas que realiza clculos. Las frmulas pueden contener toda combinacin adecuada de nmeros y smbolos. Entre los smbolos matemticos ms comunes se incluyen: El signo ms (+) para sumar. El signo menos () para restar. El asterisco (*) para multiplicar. La barra diagonal (/) para dividir. El smbolo de intercalacin (^) para los exponentes. Los parntesis de apertura y cierre ( ) para agrupar instrucciones de clculo.
65
LECCIN 3
Ejemplo: Una frmula
Orden de las operaciones

Denicin: El orden de las operaciones es la secuencia de clculo que sigue una frmula para llegar al resultado deseado. El orden de las operaciones sigue esta secuencia: 1. Los clculos entre parntesis se realizan en primer lugar, sin importar en qu parte de la frmula aparezcan. 2. 3. Los clculos que involucran exponentes se realizan en segundo lugar. Los clculos que involucran multiplicacin y divisin se realizan en tercer lugar. Dado que es indiferente el orden en que Excel los realice, los ejecuta en el orden en que los encuentra (de izquierda a derecha). Los clculos que involucran sumas y restas se realizan en ltimo lugar. Excel tambin los ejecuta en el orden en que los encuentra (de izquierda a derecha).
4.
66
LECCIN 3
Ejemplo: El orden de las operaciones de clculo
Cmo crear frmulas bsicas

Referencia de procedimiento: Crear una frmula bsica Para crear una frmula bsica:
1. 2. 3.
Seleccione la celda en la cual desea que aparezca la frmula. En la barra de frmulas, escriba un signo igual y luego escriba la frmula que desea utilizar. Oprima Intro.
Frmulas en Excel En Excel, todas las frmulas comienzan con un signo igual (=). Adems, puede escribir frmulas mediante referencias de celda en vez de utilizar nmeros. Si la celda A1 contiene el valor 2 y la celda A2 contiene el valor 5, puede escribir la frmula =A1 + A2 en cualquier celda y la celda dar el resultado del clculo: 7.
67
LECCIN 3
ACTIVIDAD 3-1
Crear frmulas bsicas
Objetivo: Para crear frmulas bsicas. Archivos de datos: Calculos
Punto de partida: Cierre todos los archivos que estn abiertos. Abra el archivo Calculos. Situacin: La Figura 3-4 muestra una hoja de clculo que ha diseado para darle seguimiento a los datos de venta.
Figura 3-4: Una hoja de clculo de ventas que les da seguimiento a los datos de venta. Ahora ya puede agregarle algunos clculos a la hoja de clculo. A la gerente le gustara ver lo siguiente: Los totales mensuales para todos los empleados. Los promedios mensuales para todos los empleados.
Cmo se hace a. Seleccione la celda C12.
Qu se hace 1. Obtenga el total de la columna Enero.
68
LECCIN 3
b. En la barra de frmulas, escriba =C7+C8+C9+C10.
c. Oprima Intro para rellenar la celda C12 con el total de enero. 2. Cul es el total de enero? a) 766,76 b) 741,49 c) 762,58 d) 901,53 3. Obtenga el total de la columna Febrero. a. Seleccione la celda D12. b. En la barra de frmulas, escriba = c. Seleccione la celda D7 y luego escriba + d. Seleccione la celda D8 y luego escriba + e. Seleccione la celda D9 y luego escriba + f. Seleccione la celda D10 y luego oprima Intro para rellenar la celda D12 con el total del mes de febrero.
4.
Sume los totales de las columnas Marzo y Abril.
a. Seleccione la celda E12. b. Escriba =SUMA(
69
LECCIN 3
c. Haga clic y arrastre una marquesina de seleccin alrededor de las celdas E7, E8, E9 y E10 para agregar este rango de celdas a la frmula.
d. Escriba ) y oprima Intro para aplicar el clculo. e. Seleccione la celda E12 y luego haga clic y arrastre el controlador de relleno a la celda F12 para aplicar el clculo de suma a la celda F12.
5.
Obtenga el promedio de la columna Enero.
a. Seleccione la celda C13. b. En la barra de frmulas, escriba =(C7+C8+C9+C10)/4 c. Oprima Intro para rellenar la celda C13 con el promedio del mes de enero.
70
LECCIN 3
6. Obtenga el promedio de la columna Febrero. a. Seleccione la celda D13. b. En la barra de frmulas, escriba =( c. Seleccione la celda D7 y luego escriba + d. Seleccione la celda D8 y luego escriba + e. Seleccione la celda D9 y luego escriba + f. Seleccione la celda D10 y luego, en la barra de frmulas, escriba )/4
g. Oprima Intro para rellenar la celda D13 con el promedio de febrero.
7.
Promedie las columnas Marzo y Abril y luego guarde su trabajo.
a. Para rellenar las celdas E13 y F13 con sus respectivos promedios mensuales, seleccione la celda D13 y luego haga clic y arrastre el controlador de relleno hasta la celda F13.
b. En la barra de herramientas Estndar, . haga clic en el botn Guardar
71
LECCIN 3
TEMA B
Realizar clculos mediante funciones
Ha realizado clculos mediante frmulas bsicas. Ahora desea realizar clculos sin utilizar frmulas. En este tema, realizar clculos mediante funciones. Tiene una hoja de clculo que contiene las cifras de ventas correspondientes a todos los asociados de ventas durante el mes de enero. No desea escribir una frmula para calcular el total de ventas de cada empleado debido al tiempo que le representara. En vez de escribir una frmula, decide utilizar una funcin incorporada de Excel para realizar los clculos. Las funciones agilizan el desarrollo de clculos debido a que contienen frmulas incorporadas que no es necesario ingresar manualmente.
Funciones
Denicin: Una funcin es una frmula incorporada de Excel. Las funciones comienzan con un signo igual (=) y generalmente tienen dos componentes: El nombre de la funcin o una abreviatura del nombre. Los argumentos, que son los datos necesarios entre los parntesis. Excel ofrece ms de 200 funciones incorporadas. Puede utilizar una funcin sola, o en conjunto con otras frmulas o funciones. Ejemplo: Funciones La Figura 3-5 es un ejemplo de una funcin. Vea la Tabla 3-1 como referencia de otras funciones comunes de Excel.
Figura 3-5: Ejemplo de una funcin. Tabla 3-1: Funciones comunes de Excel. Funcin
=SUMA(A4:A10) =PROMEDIO(A4:A10) =MIN(A4:A10)
Qu hace
Suma todos los valores desde la celda A4 hasta la celda A10. Calcula el promedio de todos los valores desde la celda A4 hasta la celda A10. Encuentra el valor mnimo entre los valores de las celdas A4 a A10.
72
LECCIN 3
Funcin
=MAX(A4:A10) =CONTAR(A4:A10)
Qu hace
Encuentra el valor mximo entre los valores de las celdas A4 a A10. Cuenta el nmero de entradas desde la celda A4 hasta la celda A10.
Cmo realizar clculos mediante funciones

Referencia de procedimiento: Realizar clculos mediante funciones Para realizar clculos mediante funciones:
1. 2. 3. 4. 5.
Seleccione la celda en la cual desea que aparezca la funcin. Si solamente desea sumar un rango de celdas, haga clic en el botn Autosuma. Si no, seleccione InsertarFuncin para abrir el cuadro de dilogo Insertar funcin. En la lista Seleccionar una funcin, haga doble clic en la funcin que desea utilizar. En la hoja, seleccione las celdas que desea incluir en la funcin. En el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, haga clic en Aceptar para insertar la funcin en la celda de destino y rellenarla con los resultados de la funcin.
ACTIVIDAD 3-2
Realizar clculos mediante funciones
Objetivo: Realizar clculos mediante funciones. Punto de partida: La Actividad 3-1 ha sido nalizada. El archivo Calculos est abierto. Situacin: La gerente le pide que sume los totales y los promedios de todos los empleados para lo que va del ao en la hoja de clculo con los datos de venta. Adems, ella desea saber de un vistazo cules son las ventas ms altas y las ms bajas para cada mes. Ha decidido utilizar funcionesen lugar de crear frmulas bsicaspara calcular estos nmeros, ya que las funciones le ahorrarn mucho tiempo y servirn para que le entregue la hoja de clculo a la gerente en poco tiempo.
73
LECCIN 3
Qu se hace 1. Obtenga el total anual para la primera identificacin de empleado. Cmo se hace a. Seleccione la celda H7. b. Haga clic en el botn Autosuma .
c. Coloque una marquesina de seleccin alrededor de las celdas C7, D7, E7 y F7.
d. Oprima Intro para rellenar la celda H7 con el total anual a la fecha para la identificacin de empleado 123456789. e. Seleccione la celda H7, mueva el puntero del mouse sobre del icono de y luego lea la informaadvertencia cin que indica que la frmula se refiere a un rango de celdas que tiene adyacente a ella otra celda con nmeros que no est incluida en la frmula. En este caso, el nmero adicional es el del campo Identificacin del empleado, que contiene un nmero que no desea incluir en el clculo. 2. Obtenga el total anual a la fecha para las identificaciones de empleado restantes. a. Seleccione la celda H8. b. Seleccione InsertarFuncin para abrir el cuadro de dilogo Insertar funcin con la funcin SUMA seleccionada de manera predeterminada.
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LECCIN 3
c. En la lista Seleccionar funcin del cuadro de dilogo Insertar funcin, haga doble clic en SUMA para abrir el cuadro de dilogo Argumentos de funcin.
d. Arrastre el cuadro de dilogo Argumentos de funcin para poder visualizar su contenido y las celdas C8 a F8 en la hoja de clculo.
e. En la hoja de clculo, arrastre una marquesina de seleccin alrededor de las celdas C8, D8, E8 y F8. El cuadro de dilogo Argumentos de funcin se minimiza al hacer esto.
75
LECCIN 3
f. En el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, haga clic en Aceptar para rellenar la celda H8 con el total anual a la fecha para la identificacin de empleado 234567890.
g. Arrastre el controlador de relleno desde la celda H8 hasta la celda H10 para rellenar los totales anuales a la fecha para las dos ltimas identificaciones de empleado.
3.
Obtenga el promedio anual a la fecha para la primera identificacin de empleado.
a. Seleccione la celda I7. b. Haga clic en la flecha de lista desplegable del botn Autosuma.
c. Seleccione Promedio. d. Coloque una marquesina de seleccin alrededor de las celdas C7, D7, E7 y F7 y luego oprima Intro para rellenar la celda I7 con el promedio anual a la fecha para la identificacin de empleado 123456789.
76
LECCIN 3
4. Obtenga el promedio anual a la fecha para las dems identificaciones de empleado. a. Con la celda I8 seleccionada, seleccione InsertarFuncin para abrir el cuadro de dilogo Insertar funcin. b. En la lista Seleccionar funcin del cuadro de dilogo Insertar funcin, haga doble clic en PROMEDIO para abrir el cuadro de dilogo Argumentos de funcin. c. Arrastre el cuadro de dilogo Argumentos de funcin para poder visualizar su contenido y las celdas C8 a la F8 en la hoja de clculo. d. En la hoja de clculo,arrastre una marquesina de seleccin alrededor de las celdas C8, D8, E8 y F8. e. En el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, haga clic en Aceptar para rellenar la celda I8 con el promedio anual a la fecha para la identificacin de empleado 234567890. f. Arrastre el controlador de relleno desde la celda I8 hasta la celda I10 para rellenarlas con los promedios anuales a la fecha para las dos ltimas identificaciones de empleado.
5.
Cree una fila que muestre el valor ms alto para cada mes.
a. Seleccione la celda B15, escriba Mximo y oprima Intro.
b. Seleccione la celda C15 y luego haga clic en la flecha de la lista desplegable del botn Autosuma.
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LECCIN 3
c. Seleccione Mx, arrastre una marquesina de seleccin alrededor de las celdas C7, C8, C9 y C10, y oprima Intro.
d. Seleccione la celda C15 y luego arrastre el controlador de relleno a la celda F15 para rellenar las celdas de D15 a F15 con el valor mximo para cada mes.
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LECCIN 3
6. Cree una fila que muestre el valor ms bajo para cada mes y luego guarde su trabajo. a. Seleccione la celda B16, escriba Mnimo y oprima Intro. b. Seleccione la celda C16 y luego seleccione InsertarFuncin para abrir el cuadro de dilogo Insertar funcin. c. Desde la lista desplegable O seleccionar una categora, seleccione Estadsticas.
d. En el rea Seleccionar una funcin, desplcese hasta la funcin MIN, seleccinela y luego haga clic en Aceptar para abrir el cuadro de dilogo Argumentos de funcin. e. Arrastre el cuadro de dilogo Argumentos de funcin para poder visualizar su contenido as como las celdas C7 a C10 en la hoja de clculo. f. En la hoja de clculo, arrastre una marquesina de seleccin alrededor de las celdas C7, C8, C9 y C10.
g. En el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, haga clic en Aceptar para rellenar la celda C16 con el valor mnimo para el mes de enero.
h. Arrastre el controlador de relleno desde la celda C16 hasta a la celda F16 para rellenar las celdas de D16 a F16 con el valor mnimo para cada mes. i. En la barra de herramientas Estndar, . haga clic en el botn Guardar
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LECCIN 3
TEMA C
Copiar frmulas y funciones
Ha calculado datos mediante frmulas y funciones. Ahora debe utilizar las mismas frmulas y funciones en varias celdas. En este tema, copiar frmulas y funciones. Puede copiar frmulas y funciones del mismo modo que puede copiar texto en una hoja de clculo. Al copiar frmulas y funciones, puede volver a utilizar algunas de las frmulas y funciones en otras celdas. As, los clculos contendrn menos errores, ya que no escribir manualmente las frmulas y funciones.
Cmo copiar frmulas y funciones

Referencia de procedimiento: Copiar una frmula o funcin para mantener el valor original Cuando desee copiar una frmula o funcin desde una celda de origen a una celda de destino y desee que la celda de destino contenga el mismo valor que la celda de origen:
1. 2. 3. 4. 5.
Seleccione la celda que contenga la frmula que desee copiar. Seleccione el contenido de la barra de frmulas. Seleccione EdicinCopiar. Seleccione la celda a la que desee copiar la frmula. Seleccione EdicinPegar.
Referencia de procedimiento: Copiar una frmula o funcin para crear un nuevo valor Cuando desee copiar una frmula o funcin desde una celda de origen a una celda de destino y desee que la celda de destino contenga el resultado proveniente un nuevo conjunto de celdas distintas a la celda de origen:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Seleccione la celda que contenga la frmula que usted desea copiar. Seleccione el contenido de la barra de frmulas. Seleccione EdicinCopiar. Seleccione la celda a la que desee copiar la frmula. Seleccione EdicinPegar. Haga doble clic en la(s) celda(s) incluidas en la marquesina de seleccin para activar la marquesina de seleccin. Arrastre los controladores de la marquesina de seleccin alrededor de las celdas en las que desee que opere la frmula o funcin. Oprima Intro para rellenar la celda con el valor calculado.
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LECCIN 3
Referencias relativas Denicin: Una referencia relativa es una celda de referencia que es automticamente actualizada por Excel siempre que una frmula o funcin se copie de una celda de origen a una celda de destino. Las referencias relativas incluyen solamente la columna de una celda y la identicacin de una la. Ejemplo: Una referencia relativa Tiene una hoja de clculo con dos columnas. Ya ha calculado el total de la columna Enero. En vez de escribir otra funcin para calcular el total de la columna Febrero, preere copiar la funcin de la columna de Enero a la de Febrero. Al hacerlo, Excel automticamente crea referencias relativas para las celdas de la columna Febrero.
ACTIVIDAD 3-3
Copiar frmulas y funciones
Objetivo: Copiar frmulas y funciones. Punto de partida: La Actividad 3-2 ha sido nalizada. El archivo Calculos est abierto. Situacin: La gerente desea agregarle a la hoja de clculo una seccin con el resumen de los totales de datos de venta para que le ayude a localizar rpidamente todos los totales de un rea en particular. Le ha dado a usted una copia impresa de la hoja de clculo con algunas notas. La Figura 3-6 muestra la hoja de clculo que incluye los comentarios de la gerente.
81
LECCIN 3
Figura 3-6: La hoja de clculo con los comentarios de la gerente. Ya que ha creado frmulas y funciones que hacen estos clculos, ha decidido copiar las frmulas y funciones necesarias para agilizar esta tarea.
Qu se hace 1. Agregue los encabezados de la seccin con el resumen de los totales Cmo se hace a. En la celda B19, escriba Resumen de tot. y oprima Intro.
b. Seleccione la celda B21, escriba Enero y oprima Intro. c. Escriba Febrero y oprima Intro. d. Escriba Marzo y oprima Intro. e. Escriba Abril y oprima Intro.
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LECCIN 3
f. Seleccione la celda B26, escriba Ao en curso y oprima Intro.
2.
Copie las frmulas del total de los meses a la nueva seccin con el resumen de totales.
a. Seleccione la celda C12 y luego arrastre para seleccionar el contenido de la barra de frmulas.
b. Seleccione EdicinCopiar y luego oprima Intro para deseleccionar el contenido de la barra de frmulas. c. Seleccione la celda C21 y luego seleccione EdicinPegar para pegar la frmula en la celda de destino.
d. Seleccione la celda D12 y luego arrastre para seleccionar el contenido de la barra de frmulas. e. Seleccione EdicinCopiar y luego oprima Intro para deseleccionar el contenido de la barra de frmulas.
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LECCIN 3
f. Seleccione la celda C22 y luego seleccione EdicinPegar para pegar la frmula en la celda de destino.
3.
Copie las frmulas del total para Marzo y Abril a la nueva seccin con el resumen de totales.
a. Seleccione la celda E12 y luego arrastre para seleccionar el contenido de la barra de frmulas. b. Seleccione EdicinCopiar y luego oprima Intro para deseleccionar el contenido de la barra de frmulas. c. Seleccione la celda C23 y luego seleccione EdicinPegar para pegar la frmula en la celda de destino. d. Seleccione la celda F12 y luego arrastre para seleccionar el contenido de la barra de frmulas. e. Seleccione EdicinCopiar y luego oprima Intro para deseleccionar el contenido de la barra de frmulas.
De ser necesario, cierre el panel de tareas Portapapeles.
f.
Seleccione la celda C24 y luego seleccione EdicinPegar para pegar la frmula en la celda de destino.
84
LECCIN 3
4. Copie una de las frmulas o funciones existentes que sumen un rango y utilcela para calcular el total de los ingresos anuales del ao en curso en el rea con el resumen de totales. Luego guarde su trabajo. a. Seleccione la celda H7 y luego arrastre para seleccionar el contenido de la barra de frmulas. b. Seleccione EdicinCopiar y luego oprima Intro para deseleccionar el contenido de la barra de frmulas. c. Seleccione la celda C26 y luego seleccione EdicinPegar para pegar la frmula en la celda de destino.
d. Haga doble clic en la celda C26 para activar la marquesina de seleccin alrededor de las celdas C7 a F7.
e. Arrastre la esquina inferior derecha de la marquesina de seleccin a la celda H10.
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LECCIN 3
f. Arrastre la esquina superior izquierda de la marquesina de seleccin a la celda H7.
g. Oprima Intro para rellenar la celda con el nuevo valor.
h. En la barra de herramientas Estndar, haga clic en el botn Guardar .
TEMA D
Crear una referencia absoluta
Ha realizado clculos con datos. Ahora tiene una frmula que requiere una referencia a los datos almacenados en otra celda. En este tema, crear una referencia absoluta. Tiene una celda denominada Comisin, la cual contiene el porcentaje que los asociados de ventas ganan por sus ventas. La hoja de clculo tambin contiene varias frmulas que utilizan la comisin para determinar el pago a los asociados de ventas. Al identicar la celda Comisin como una referencia absoluta, simplemente deber que cambiar la tasa de comisin en un solo lugar (la celda Comisin) en lugar de hacerlo en varios lugares (en todas las frmulas) cuando se modique la tasa de comisin.
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LECCIN 3
Referencias absolutas
Denicin: Una referencia absoluta es una referencia de celda en una frmula que no cambia cuando se copia la frmula. Todas las referencias absolutas incluyen signos de dlar ($) antes de ambos encabezados para la columna y la la o antes de uno de los encabezados de columna o la. Ejemplo: Una referencia absoluta Puede convertir toda referencia de celda relativa en una referencia de celda absoluta al agregar un signo de dlar antes de los encabezados de columna y de la.
Figura 3-7: Una referencia absoluta.
Cmo crear una referencia absoluta

Referencia de procedimiento: Crear una referencia absoluta Para crear una referencia absoluta:
1. 2.
Seleccione la celda que contiene la frmula a la que desea agregarle la referencia absoluta. Escriba un signo de dlar ($) frente al encabezado de la columna y/o de la la para cada columna y la a la que desea crear una referencia absoluta. Por ejemplo, para crear una referencia absoluta a la celda B3, debe cambiar B3 a $B$3. Oprima Intro para activar la(s) referencia(s) absoluta(s).
3.
87
LECCIN 3
ACTIVIDAD 3-4
Crear una referencia absoluta
Objetivo: Crear una referencia absoluta. Punto de partida: La Actividad 3-3 ha sido nalizada. El archivo Calculos est abierto. Situacin: La gerente le pide que agregue el encabezado Comisin anual para que contenga la multiplicacin de la tasa de comisin por los ingresos totales anuales a la fecha para poder identicar rpidamente las comisiones obtenidas por los empleados. Desea que la nueva seccin y encabezado Comisin anual aparezcan inmediatamente a la derecha de la seccin Promedio anual. Desea que la frmula de cada empleado tome como referencia la tasa de comisin y desea volver a utilizar una misma frmula.
Qu se hace 1. Agregue el encabezado de seccin Comisin anual y luego calcule la comisin anual a la fecha para el primer empleado. Cmo se hace a. Seleccione la celda J5, escriba Comisin anual y oprima Intro.
b. Seleccione la celda J7, escriba = y seleccione la celda H7 para comenzar a ingresar la frmula en la barra de frmulas.
88
LECCIN 3
c. Escriba * , seleccione la celda H3 y luego oprima Intro para agregar el valor de las comisiones por el ingreso anual a la fecha.
2.
Cree una referencia absoluta a la tasa de comisin, copie la frmula para aplicrsela a los dems empleados y guarde su trabajo. Luego, cierre el archivo.
a. Seleccione la celda J7 y luego, en la barra de frmulas, arrastre para seleccionar el valor de la celda H3.
b. Escriba $H$3 para convertir la referencia relativa en una referencia absoluta. c. Oprima Intro. d. Seleccione la celda J7 y luego arrastre el controlador de relleno a la celda J10 para que las dems celdas contengan los valores correspondientes a las comisiones por el ingreso total anual a la fecha.
e. En la barra de herramientas Estndar, haga clic en el botn Guardar. f. Cierre el archivo.
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LECCIN 3
En esta leccin, realiz clculos con datos ya existentes. Al utilizar Excel para realizar clculos con los datos, elimina la ineciencia de realizarlos a mano.
1. Con qu datos trabaja en este momento que podra ingresar a una hoja de Excel para realizar clculos?
2.
Qu tipo de clculos podra realizar con los datos?
90
LECCIN 4
LECCIN 4
Aplicarle formato a una hoja de clculo.
En esta leccin, podr Aplicar formato a una hoja de clculo. Usted podr: Cambiar el tamao y el tipo de fuente. Agregarles bordes y colores a las celdas. Cambiar el ancho de columna y la altura de la. Combinar celdas. Aplicar formatos de nmero a las celdas. Crear un formato de nmero personalizado. Alinear el contenido de las celdas. Buscar y reemplazar formatos. Aplicar un Autoformato. Aplicar estilos.
Duracin de la leccin 1 hora(s), 30 minutos
Leccin 4: Aplicarle formato a una hoja de clculo.
91
LECCIN 4
Introduccin
Ha creado una hoja de clculo bsica que incluye datos y clculos. Desea denir reas especcas de la hoja de clculo para facilitar la visualizacin de algunos datos. Lo puede hacer al aplicarle formato a la hoja de clculo. De las dos hojas de clculo que aparecen a continuacin,cul facilita la diferenciacin de los asociados de venta?
Figura 4-1: Una hoja de clculo sin formato.
Figura 4-2: Una hoja de clculo con formato. Aplicar formato puede diferenciar visualmente un conjunto de datos de otro, lo cual facilita la rpida localizacin de la informacin.
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LECCIN 4
TEMA A
Cambiar el tamao y el tipo de fuente
Ya est familiarizado con el entorno de Excel y sabe cmo ingresar, editar y manipular datos en una hoja de clculo. Ahora desea facilitar la visualizacin de los datos en una hoja. Puede hacerlo al cambiar el tamao y tipo de fuente para porciones de datos especcas. Cul de las siguientes hojas de clculo es ms fcil de leer, la que se ve en la Figura 4-3 o la que se ve en la Figura 4-4 ?
Figura 4-3: Una hoja de clculo con texto difcil de leer.
Figura 4-4: Una hoja de clculo con texto fcil de leer. Al cambiar el tipo y tamao de fuente, puede cambiar el aspecto de los datos para facilitar la lectura y ubicar fcilmente la informacin importante.
Fuentes
Denicin: Una fuente es un conjunto completo de caracteres tipogrcos que comparte dos caractersticas principales: El tipo de letra (por ejemplo, Times New Roman o Arial). El tipo de letra es el estilo o diseo de un conjunto de caracteres.
93
LECCIN 4
El tamao (por ejemplo, 12 puntos). El tamao de fuente se mide en puntos. Un punto equivale a 1/72 de pulgada (aproximadamente 0,035 centmetros).
Ejemplo: Fuentes Algunas de las fuentes ms comunes aparecen en la Figura 4-5 .
Figura 4-5: Algunas fuentes.
Cmo cambiar el tamao y el tipo de fuente

Referencia de procedimiento: Cambiar el tipo de fuente Para cambiar el tipo de fuente:
1. 2.
Seleccione la(s) celda(s) que contiene(n) la(s) fuente(s) que desea cambiar. Desde la lista desplegable Fuente, seleccione el nuevo tipo de fuente.
Referencia de procedimiento: Cambiar el tamao de fuente Para cambiar el tamao de fuente:

1. 2.
Seleccione la(s) celda(s) que contiene(n) la(s) fuente(s) que desea cambiar. Desde la lista desplegable Tamao de fuente, seleccione el nuevo tamao de fuente.
94
LECCIN 4
ACTIVIDAD 4-1
Cambiar el tamao y el tipo de fuente
Objetivo: Cambiar el tamao y el tipo de fuente. Punto de partida: Excel se est ejecutando. Est abierto el archivo Calculos_2. Situacin: Le ha comentado a la gerente que usted puede mejorar la legibilidad de los datos de venta de la hoja de clculo si aplica formato a la hoja. Ella est de acuerdo con que lo haga. En primer lugar, cambiar el tamao y tipo de fuente de todos los encabezados en la hoja de clculo. Dado que su empresa utiliza Verdana como fuente principal en las dems publicaciones, convertir la hoja entera a este tipo de fuente.
Qu se hace 1. Convierta toda la hoja de clculo a Verdana. Cmo se hace a. Haga clic en el cuadro en blanco inmediatamente debajo del cuadro de nombre para seleccionar la hoja entera. b. Desde la lista desplegable Fuente, seleccione Verdana para convertir la hoja a este tipo de fuente.
2.
Convierta el encabezado principal a un tamao de fuente de 16.
a. Seleccione la celda A1. b. En la lista desplegable Tamao de fuente, seleccione 16.
95
LECCIN 4
3. Cambie la tasa de comisin, los totales mensuales, el promedio mensual y los encabezados del valor mximo y del valor mnimo a un tamao de fuente de 12. a. Seleccione la celda F3, oprima sin soltar la tecla Ctrl y luego haga clic en las celdas B12, B13, B15 y B16 para seleccionar el contenido de las celdas.
b. Desde la lista desplegable Tamao de fuente, seleccione 12 para cambiar el tamao de los encabezados seleccionados. Algunos de los encabezados quedarn desacomodados en las celdas. Despus lo arreglar.
4.
Cambie los encabezados Identificacin, los de los meses, el del total anual a la fecha y los del resumen de totales a un tamao de fuente de 12.
a. Haga clic en el encabezado de la fila 5, oprima sin soltar la tecla Ctrl y luego haga clic en el encabezado de la fila 19 para seleccionar ambas filas. b. Desde la lista desplegable Tamao de fuente, seleccione 12 para cambiar el tamao de los encabezados seleccionados. Algunos de los encabezados quedarn desacomodados en las celdas. Despus lo arreglar.
c. En la barra de herramientas Estndar, haga clic en el botn Guardar.
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LECCIN 4
TEMA B
Agregar bordes y colores a las celdas
Ha cambiado el tipo y el tamao de fuente de los datos. Otra forma de facilitar la visualizacin de los datos es resaltar celdas. En este tema, les agregar bordes y color a las celdas. Qu hoja de clculo facilita la visualizacin de las celdas de total, la hoja de clculo en la Figura 4-7 o la hoja de clculo en la Figura 4-7 ?
Figura 4-6: Una hoja de clculo sin bordes ni colores en las celdas.
Figura 4-7: Una hoja de clculo con bordes y colores en las celdas. Agregarles bordes y colores a las celdas sirve para localizar rpidamente la informacin importante.
Opciones de bordes
Puede aplicarle un borde a uno o a todos los lados de una celda o de un rango de celdas. Tambin puede determinar el estilo y el color de la lnea del borde. La Figura 4-8 muestra una cha del cuadro de dilogo Formato de celdas.
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LECCIN 4
Figura 4-8: La ficha Bordes del cuadro de dilogo Formato de celdas.
Opciones de fondo.
Puede aplicarle un fondo a toda una hoja de clculo. Un fondo puede ser un grco, tal como un dibujo o una fotografa.
Cmo agregarles bordes y colores a las celdas

Referencia de procedimiento: Agregarles bordes a las celdas Para agregarles bordes a las celdas:
1. 2.
Seleccione la(s) celda(s) a la(s) que desea agregarles bordes. Haga clic en el botn Bordes o seleccione FormatoCeldas para abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas. Si utiliza el cuadro de dilogo Formato de celdas, siga con este procedimiento, si no, detngase. Haga clic en la cha Bordes para visualizar las opciones de borde. En la lista Estilo, seleccione el estilo de borde. Utilice los botones de borde predeterminados o botones de bordes especcos para establecer los bordes de la(s) celda(s) seleccionada(s). Haga clic en Aceptar para aplicar los bordes.
3. 4. 5. 6.
Referencia de procedimiento: Agregares colores a las celdas Para agregar colores a las celdas:
1. 2.
Seleccione la(s) celda(s) a la(s) que desea agregarles colores. Haga clic en el botn Color de relleno o seleccione FormatoCeldas para abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas. Si utiliza el cuadro de dilogo Formato de celdas, siga con este procedimiento, si no detngase.
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LECCIN 4
3. 4. 5.
Haga clic en la cha Tramas para visualizar las opciones de tramas. En la regin Sombreado de celda, seleccione el color de relleno. Haga clic en Aceptar para aplicar el color.
Referencia de procedimiento: Agregarle un fondo a una hoja de clculo Para agregarle un fondo a una hoja de clculo:
1. 2. 3.
Seleccione la hoja de clculo a la cual desea agregarle un fondo. Seleccione FormatoHojaFondo para abrir el cuadro de dilogo Fondo. Desplcese al fondo de su eleccin y luego haga doble clic para aplicarle el fondo a la hoja de clculo.
Pegado especial El comando Pegado especial le permite especicar cmo desea pegar el contenido del portapapeles en Excel. El cuadro de dilogo Pegado especial le ofrece las opciones que aparecen en la Figura 4-9 .
Figura 4-9: El cuadro de dilogo Pegado especial.
99
LECCIN 4
ACTIVIDAD 4-2
Agregarles bordes y colores a las celdas
Objetivo: Agregarles bordes y colores a las celdas. Punto de partida: La Actividad 3-3 ha sido nalizada. Est abierto el archivo Calculos_2. Situacin: El formato de la hoja de clculo con los datos de venta est avanzando. Ahora ya puede agregar bordes y colores en algunas de estas celdas para resaltar las partes de la hoja de clculo que desee. La gerente desea ver un cuadro alrededor de las regiones del resumen de totales y de los ingresos totales anuales a la fecha. Adems, tambin desea ver estas reas resaltadas con un color intenso. Tambin puede aplicarle un fondo a toda la hoja, pero despus de ver el fondo decide que no es adecuado para los datos y por lo tanto elimina el fondo.
Qu se hace 1. Agrguele un fondo de color intenso al rea de los ingresos totales anuales a la fecha. Cmo se hace a. Seleccione la celda H5, oprima sin soltar la tecla Maysculas y luego haga clic en la celda J10 para seleccionar el rea con los ingresos totales anuales a la fecha. b. Haga clic en la flecha de lista desplegable del botn Color de relleno y luego seleccione Amarillo.
100
LECCIN 4
c. Haga clic en cualquier celda fuera del rea seleccionada para deseleccionar el rea y poder ver el color de relleno.
2.
Agrguele un fondo de color intenso al rea del resumen de totales.
a. Seleccione la celda H5, oprima sin soltar la tecla Maysculas y luego haga clic en la celda J10 para seleccionar el rea con los ingresos totales anuales a la fecha. b. Seleccione EdicinCopiar. c. Seleccione la celda B19, oprima sin soltar la tecla Maysculas y luego haga clic en la celda C26 para seleccionar el rea del resumen de totales. d. Seleccione EdicinPegado especial para abir el cuadro de dilogo Pegado especial.
e. Bajo Pegar, seleccione Formatos y luego haga clic en Aceptar para aplicarle el formato amarillo a la regin del resumen de totales.
101
LECCIN 4
3. Agregue un borde alrededor delrea que contiene el resumen de totales. a. Con el rea del resumen de totales seleccionada, seleccione FormatoCeldas para abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas. b. Haga clic en la ficha Bordes para visualizar las opciones de borde.
c. En el rea Lnea, bajo la lista Estilo, haga clic en la lnea sencilla continua ms gruesa.
102
LECCIN 4
d. En la ventana Preestablecidos, haga clic en el botn Contorno.
e. En el cuadro de dilogo Formato de celdas, haga clic en Aceptar para aplicar el borde. f. Haga clic en cualquier celda fuera del rea seleccionada para deseleccionar el rea y poder ver el borde.
4.
Agregue un borde alrededor delrea de los ingresos totales anuales.
a. Seleccione la celda H5, oprima sin soltar la tecla Maysculas y luego haga clic en la celda J10 para seleccionar el rea de los ingresos totales anuales a la fecha. b. Haga clic en la flecha desplegable del botn Bordes y luego seleccione Borde de cuadro grueso.
103
LECCIN 4
c. Haga clic en cualquier celda fuera del rea seleccionada para deseleccionar el rea y poder ver el borde.
5.
Agrguele un fondo a toda la hoja de clculo y luego elimine el fondo y guarde su trabajo.
a. Seleccione FormatoHojaFondo para abrir el cuadro de dilogo Fondo de hoja.
Si utiliza Windows 2000, haga doble clic en el icono Muestra y luego continue con el paso 5d.
b. Haga doble clic en el icono Imgenes de muestra. c. Haga doble clic en el nombre de archivo Colinas azules para aplicarle el fondo a toda la hoja de clculo. d. El fondo es demasiado oscuro para la hoja, as que lo eliminar. Seleccione FormatoHojaEliminar fondo. e. En la barra de herramientas Estndar, haga clic en el botn Guardar.
104
LECCIN 4
TEMA C
Cambiar el ancho de columna y la altura de la
Ha cambiado el formato de las fuentes y de las celdas. Ahora debe modicar el ancho de las columnas y la altura de las las para que los datos quepan en sus celdas respectivas. En este tema, cambiar el ancho de columna y la altura de la. Tiene algunos datos que no aparecen correctamente, tal como se ve en la Figura 4-10 . Al cambiar el ancho de columna y la altura de la, los datos aparecern tal y como usted lo desea, como se ve en la Figura 4-11 .
Figura 4-10: Una hoja de clculo con columnas angostas.
Figura 4-11: Una hoja de clculo con columnas que son lo suficientemente anchas para mostrar los datos adecuadamente.
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LECCIN 4
Cmo cambiar el ancho de columna y la altura de la
Referencia de procedimiento: Cambiar el ancho de columna al arrastrar lmites de columna Para cambiar el ancho de columna:
1. 2.
En la la del encabezado de columna, coloque el puntero del mouse en el lmite entre la columna que desea cambiar y la columna adyacente. Arrastre a la izquierda o derecha para ajustar el ancho de columna segn sea necesario.
Referencia de procedimiento: Cambiar el ancho de columna al seleccionar la columna Para cambiar el ancho de columna:
1. 2. 3. 4.
Seleccione la columna que desee cambiar. Seleccione FormatoColumnaAncho para abrir el cuadro de dilogo Ancho de columna. En la campo Ancho de columna, ingrese un nuevo valor para el ancho de columna. Haga clic en Aceptar para cambiar el ancho de columna.
Referencia de procedimiento: Cambiar la altura de la Para cambiar la altura de la:

1. 2. 3. 4.
Seleccione la la que desee cambiar. Seleccione FormatoFilaAlto para abrir el cuadro de dilogo Alto de la. En la campo Alto de la, ingrese un nuevo valor para el alto de la. Haga clic en Aceptar para cambiar el alto de la.
Ocultar y Mostrar El comando Ocultar permite ocultar columnas o las en una hoja de clculo. Las columnas y las existen todava en la hoja, pero no son visibles.
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LECCIN 4
ACTIVIDAD 4-3
Cambiar el ancho de columna y el alto de la
Objetivo: Cambiar el ancho de columna y el alto de la de las columnas y las seleccionadas. Punto de partida: La Actividad 3-3 ha sido nalizada. Est abierto el archivo Calculos_2. Situacin: Al aplicar algunas de las otras tcnicas de formato a la hoja con los datos de venta, se percat de que parte del contenido de las columnas se extenda ms all del lmite del lado derecho de la columna y que el encabezado se vea trunco. Ahora ya puede modicar el ancho de estas columnas para que los datos se ajusten correctamente dentro de las celdas. Tambin ha decidido aumentar el alto de la primera la para que el encabezado no se vea trunco.
Qu se hace 1. Ample la columna que contiene los encabezados Total mensual y Prom. mensual para que se ajusten a sus respectivas celdas y luego oculte la columna. Cmo se hace a. Coloque el puntero del mouse en el lmite entre los encabezados de las columnas B y C para que el puntero del mouse cambie a flechas que apuntan hacia la izquierda y hacia la derecha.
b. Arrastre hacia la derecha hasta que los encabezados Total mensual y Prom. mensual se ajusten a sus respectivas celdas.
c. Haga clic en el encabezado de la columna B para seleccionar la columna entera. d. Seleccione FormatoColumnaOcultar para ocultar la columna B y trabajar en otras reas de la hoja.
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LECCIN 4
2. Ample las columnas para los meses que no estn ajustados a sus celdas. a. Arrastre el lmite entre los encabezados de las columnas C y D hasta que el encabezado Enero se ajuste a su celda. b. Arrastre el lmite entre los encabezados de las columnas D y E hasta que el encabezado Febrero se ajuste a su celda.
3.
Ample las columnas delrea de ingresos totales anuales a la fecha para que todos los encabezados queden ajustados a sus respectivas celdas.
a. Haga clic en el encabezado de la columna H, oprima sin soltar la tecla Maysculas y luego haga clic en el encabezado de la columna J.
b. Seleccione FormatoColumnaAncho para abrir el cuadro de Ancho de columna. c. En el cuadro texto Ancho de columna, escriba 20.
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LECCIN 4
d. Haga clic en Aceptar para aplicarle el nuevo ancho a las columnas.
e. Haga clic en cualquier celda no seleccionada para deseleccionar las columnas. 4. Ample la fila del encabezado principal, oculte la fila y luego guarde su trabajo. a. Haga clic en el encabezado de la fila 1 para seleccionar la fila. b. Seleccione FormatoFilaAlto para abrir el cuadro de dilogo Alto de fila. c. En el cuadro texto Alto de fila, escriba 30.
d. Haga clic en Aceptar para aplicarle el nuevo alto a la fila.
e. Seleccione FormatoFila Ocultar para ocultar la fila. f. Haga clic en el botn Guardar.
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LECCIN 4
TEMA D
Combinar celdas
Les aplic formato a las celdas al modicarles la altura y el ancho, y al agregarles bordes y colores. Ahora debe unicar los datos en una sola celda que se extienda a lo largo de varias celdas. En este tema, combinar celdas. El ttulo de la hoja de clculo est incluido en una celda, pero el texto es tan grande que debera extenderse a lo largo de varias celdas, tal como se ve en la Figura 4-12 . Puede combinar celdas para mejorar la apariencia de la hoja de clculo, tal como se ve en la Figura 4-13 .
Figura 4-12: Un bloque de celdas que no han sido combinadas.
Figura 4-13: El mismo bloque de celdas combinadas en una sola celda.
Combinar
La Figura 4-14 y la Figura 4-15 muestran la forma en la que puede seleccionar un rango de celdas adjuntas y agregarlaso combinarlaspara crear una sola celda ms grande.
Figura 4-14: As aparecen las celdas B2 a E5 antes de ser combinadas.
110
LECCIN 4
Figura 4-15: Las celdas B2 a E5 despus de ser combinadas.
Cmo combinar celdas

Referencia de procedimiento: Combinar celdas Para combinar celdas:
1. 2.
Seleccione el rango de celdas contiguas que desea combinar. Si est seguro de que desea combinar y centrar el contenido de las celdas seleccionadas, haga clic en el botn Combinar y centrar. Si no, seleccione Formato Celdas para abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas. En la cha Alineacin, marque la casilla de vericacin Combinar celdas. Haga clic en Aceptar para combinar las celdas.
3. 4.
ACTIVIDAD 4-4
Combinar celdas
Objetivo: Combinar celdas. Punto de partida: La Actividad 3-3 ha sido nalizada. Est abierto el archivo Calculos_2. Situacin: Todava le sigue aplicando formato a la hoja de clculo con los datos de venta. Se ha percatado de que solamente puede seleccionar el contenido del encabezado Libros y algo ms cuando hace clic en la celda A1. Tambin se da cuenta de que el encabezado se extiende a travs de cinco celda: A1 a E1. Para hacer ms fcil trabajar con el encabezado, ha decidido combinar las celdas que abarca para que quepa en una sola celda, con el suciente espacio. Adems, desea que el encabezado del resumen de totales permanezca en una sola celda que se extienda a lo largo de las columnas de meses y de totales.
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LECCIN 4
Qu se hace 1. Muestre la columna B y la fila 1. Cmo se hace a. Haga clic en el cuadro en blanco inmediatamente debajo del cuadro de nombre para seleccionar la hoja entera. b. Seleccione FormatoColumnaMostrar para mostrar la columna B. c. Seleccione FormatoFila Mostrar para mostrar la fila 1. 2. Combine las celdas del encabezado Libros y algo ms en una sola celda. a. Seleccione la celda A1, oprima sin soltar la tecla Maysculas y luego haga clic en la celda E1 para seleccionar las celdas.
b. Seleccione FormatoCeldas para abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas. c. Haga clic en la ficha Alineacin para visualizar las opciones de alineacin. d. En el rea Control del texto, marque la casilla de verificacin Combinar celdas.
e. Haga clic en Aceptar para que se combinen las celdas.
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LECCIN 4
3. Combine las celdas del encabezado de totales en una sola celda y luego guarde su trabajo. a. Seleccione la celda B19, oprima sin soltar la tecla Maysculas y luego haga clic en la celda C19 para seleccionar las celdas. b. En la barra de herramientas Formato haga clic en el botn Combinar y centrar para combinar y centrar las celdas. c. Haga clic en cualquier celda para deseleccionar el encabezado de los totales. d. Haga clic en el botn Guardar.
TEMA E
Aplicar formatos de nmero
Ha aprendido a darles formato bsico a los datos de una hoja de clculo. Cuenta con opciones adicionales de formato para los datos numricos. En este tema, aplicar formatos de nmero. Qu hoja de clculo, la que aparece en la Figura 4-16 o la que aparece en la Figura 4-17, facilita la comprensin de los nmeros como cifras en moneda?
Figura 4-16: Una hoja de clculo sin formato de nmero.
Figura 4-17: Una hoja de clculo a la que se le aplic formato de nmero. Aplicar formatos de nmero proporciona contexto para los datos numricos, lo cual facilita la identicacin de los datos incluidos en las celdas.
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LECCIN 4
Formatos de nmero
Denicin: Un formato de nmero es un formato que hace que los datos numricos de una celda aparezcan en una composicin en particular. Puede aplicarle un formato de nmero a una celda o a un rango de celdas, antes o despus de escribir los datos numricos. Entre los formatos de nmero incorporados en Excel se incluyen: Moneda Contabilidad Fecha Hora Porcentaje Fraccin Cientca
Ejemplo: Formatos de nmero
Cmo aplicar formatos de nmero

Referencia de procedimiento: Aplicar formatos de nmero Para aplicar un formato de nmero:
1. 2. 3. 4.
Seleccione la(s) celda(s) a la(s) cual(es) desea aplicarle(s) el formato de nmero. Seleccione FormatoCeldas para abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas. Haga clic en la cha Nmero. Desde la lista Categora, seleccione el tipo de formato de nmero que desea aplicar.
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LECCIN 4
5. 6.
Bajo Muestra, especique la composicin del formato. Haga clic en Aceptar para aplicar el formato.
ACTIVIDAD 4-5
Aplicar formatos de nmero
Objetivo: Aplicar formatos de nmero. Punto de partida: Actividad 3-3 est completo. Est abierto el archivo Calculos_2. Situacin: La gerente ha observado el progreso de la hoja de clculo con los datos de venta y est muy contenta. Sin embargo, desea que usted realice algunos cambios ms. Quiere que todos los nmeros en moneda no tengan ms de dos cifras decimales y que aparezcan con el signo de dlar ($). Todos los nmeros negativos deben aparecer entre parntesis y en color rojo. Tambin desea que la fecha aparezca con el siguiente formato: 14-may-02. Esto har que los datos sean ms fciles de localizar para quienes deseen examinar los datos de la hoja.
Qu se hace 1. Cambie el formato de los valores numricos para los meses, totales y promedios mensuales, y reas con los valores ms altos y con los valores ms bajos, para que aparezcan con el signo de dlar. Cmo se hace a. Seleccione la celda C7, oprima sin soltar la tecla Maysculas y luego haga clic en la celda F16 para seleccionar las celdas. b. Seleccione FormatoCeldas para abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas. c. Haga clic en la ficha Nmero para visualizar las opciones de formato de nmero. d. En la lista Categora, seleccione Moneda.
e. En la lista Nmeros negativos, seleccione el formato de color rojo ($1234.10) para que los nmeros negativos aparezcan en rojo y entre parntesis.
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LECCIN 4
f. Haga clic en Aceptar para aplicar el formato.
g. Ubique el puntero del mouse en el lmite entre los encabezados de columna E y F, y luego arrastre hacia la derecha hasta que los valores de marzo se ajusten a sus respectivas celdas. h. Ubique el puntero del mouse en el lmite entre los encabezados de columna F y G, y luego arrastre hacia la derecha hasta que los valores de abril se ajusten a sus respectivas celdas.
2.
Cambie el formato de los valores numricos en el rea del resumen de totales, para que aparezcan con signos de dlar.
a. Seleccione la celda C21, oprima sin soltar la tecla Maysculas y luego haga clic en la celda C26 para seleccionar las celdas.
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LECCIN 4
b. Haga clic con el botn derecho del mouse y seleccione Formato de celdas para abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas.
c. En la lista Categora, seleccione Moneda. d. En la lista Nmeros negativos, seleccione el formato de color rojo ($1234.10) para que los nmeros negativos aparezcan en rojo y entre parntesis. e. Haga clic en Aceptar para aplicar el formato. f. Ubique el puntero del mouse en el lmite entre los encabezados de columna C y D, y luego arrastre hacia la derecha hasta que los valores de los ingresos anuales totales a la fecha se ajusten a sus respectivas celdas.
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LECCIN 4
3. Cambie el formato de los valores numricos en el rea de los ingresos anuales totales a la fecha para que aparezcan con signos de dlar. a. Seleccione la celda H7, oprima sin soltar la tecla Maysculas y luego haga clic en la celda J10 para seleccionar las celdas. b. Haga clic con el botn derecho del mouse y seleccione Formato de celdas para abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas. c. En la lista Categora, seleccione Moneda. d. En la lista Nmeros negativos, seleccione el formato de color rojo ($1234.10). e. Haga clic en Aceptar para aplicar el formato. 4. Cambie el formato de la fecha para que aparezca como DD-mmm-AA y luego guarde su trabajo. a. Haga clic con el botn derecho en la celda A2 y seleccione Formato de celdas para abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas. b. En la lista Tipo, seleccione 14-Mar-01, y luego haga clic en Aceptar para aplicar el formato.
c. Haga clic en el botn Guardar.
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LECCIN 4
TEMA F
Crear un formato de nmero personalizado
Le ha aplicado formatos de nmero al contenido de las celdas. Pero se da cuenta de que los formatos de nmero estndar de Excel no satisfacen las necesidades comerciales de algunas de sus hojas de clculo. En este tema, crear un formato de nmero personalizado. Imagine que trabaja para una empresa que utiliza nueve dgitos para el nmero de identicacin de empleado. Los nmeros tienen el siguiente formato: ###-##-##-##. Excel no ofrece exactamente el formato de nmero que desea aplicar. Al crear un formato de nmero personalizado, facilita el ingreso de datos numricos especcos para sus necesidades.
Cmo crear un formato de nmero personalizado

Referencia de procedimiento: Crear un formato de nmero personalizado Para crear un formato de nmero personalizado:
1. 2. 3. 4.
Seleccione FormatoCeldas para abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas. En la cha Nmero, desde la lista Categora, seleccione Personalizada. Ingrese un formato nuevo personalizado en el cuadro de texto Tipo, o seleccione uno de los modelos existentes en la lista y modifquelo segn sea necesario. Haga clic en Aceptar para aplicar el formato.
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LECCIN 4
ACTIVIDAD 4-6
Crear un formato de nmero personalizado
Objetivo: Crear un formato de nmero personalizado. Punto de partida: La Actividad 3-3 ha sido nalizada. Est abierto el archivo Calculos_2. Situacin: Tiene un rango de datos que incluye las identicaciones de los empleados. Desea aplicarles formato a los datos, pero ninguna de las categoras de formato de nmero que le ofrece Excel es adecuada. Decide crear su propio formato de nmero personalizado. Desea que la identicacin del empleado se vea del siguiente modo: SS123-456-789.
Qu se hace 1. Cree el formato de nmero personalizado. Cmo se hace a. Seleccione la celda B7 y luego seleccione FormatoCeldas para abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas. b. En la ficha Nmero, desde la lista Categora, seleccione Personalizada.
c. Haga doble clic en el cuadro de texto Tipo para seleccionar el contenido y luego escriba SS###-###-###
120
LECCIN 4
d. Haga clic en Aceptar para aplicar el formato.
2.
Copie el formato de nmero personalizado en las dems identificaciones de empleado y luego guarde su trabajo.
a. Arrastre el controlador de relleno desde la celda B7 hasta la celda B10 para rellenar las dems celdas con el mismo valor. b. Haga clic en la flecha de lista desplegable del botn Autorrelleno.
c. Seleccione Rellenar formatos slo para copiar solamente el formato de la celda de origen a la celda de destino.
d. Haga clic en el botn Guardar.
121
LECCIN 4
TEMA G
Alinear el contenido de las celdas
Una de las maneras en las que le ha aplicado formato al contenido de las celdas fue modicar el tipo y tamao de fuente. Otra opcin para aplicar formato puede surgir cuando desee modicar la ubicacin del contenido de la celda dentro de sta. En este tema, alinear el contenido de las celdas. La Figura 4-18 muestra el encabezado de una columna con datos que no se alinean con los datos que estn debajo. Alinear el contenido de las celdas les proporciona un aspecto profesional y claro a las hojas de clculo, lo cual facilita su lectura, tal como se ve en la Figura 4-19 .
Figura 4-18: Celdas con el contenido sin alinear.
Figura 4-19: Celdas con el contenido alineado.
Opciones de alineacin
Puede alinear el contenido de las celdas, verticalmente u horizontalmente, de varias maneras. La Figura 4-8 muestra la cha Alineacin del cuadro de dilogo Formato de celdas.
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LECCIN 4
Figura 4-20: La ficha Alineacin del cuadro de dilogo Formato de celdas.
Cmo alinear el contenido de las celdas

Referencia de procedimiento: Alinear el contenido de las celdas Para alinear el contenido de las celdas:
1. 2. 3. 4. 5.
Seleccione la(s) celda(s) cuyo contenido desea alinear. Haga clic en el botn Alineacin de la barra de herramientas Formato o seleccione FormatoCeldas para abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas. Haga clic en la cha Alineacin. Bajo Alineacin del texto, seleccione la alineacin deseada. Haga clic en Aceptar para aplicar la alineacin.
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LECCIN 4
ACTIVIDAD 4-7
Alinear el contenido de las celdas
Objetivo: Alinear el contenido de las celdas. Punto de partida: La Actividad 3-3 ha sido nalizada. Est abierto el archivo Calculos_2. Situacin: La hoja de clculo con los datos de venta est avanzando. Desea aplicarle otro formato a algunas de las celdas de encabezado. Decide alinear los encabezados con los nmeros que aparecen debajo.
Qu se hace 1. Alinee a la derecha los encabezados para la identificacin de empleado, los meses y los ingresos anuales totales a la fecha. Cmo se hace a. Haga clic en el encabezado de la fila 5 para seleccionar toda la fila. b. En la barra de herramientas Formato haga clic en el botn Alinear a la derecha para alinear a la derecha el contenido de la fila.
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LECCIN 4
2. Alinee a la derecha los encabezados Total mensual, Prom. mensual, Mximo y Mnimo y luego guarde su trabajo. a. Seleccione la celda B12, oprima sin soltar la tecla Maysculas y luego haga clic en la celda B16 para seleccionar las celdas. b. Seleccione FormatoCeldas para abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas. c. Haga clic en la ficha Alineacin para visualizar las opciones de alineacin de celdas. d. En el rea Alineacin del texto, desde la lista desplegable Horizontal, seleccione Derecha (sangra).
e. Haga clic en Aceptar para aplicar la alineacin.
f.
Haga clic en cualquier celda vaca para deseleccionar las celdas seleccionadas.
g. Haga clic en el botn Guardar.
125
LECCIN 4
TEMA H
Buscar y reemplazar formatos
Ha buscado y reemplazado datos de celda. Ahora debe cambiar un subconjunto de celdas dentro de una hoja de clculo. En este tema, buscar y reemplazar formatos. Suponga que tiene una hoja de clculo que contiene el mismo formato en varias celdas. Se da cuenta de que el formato aplicado a algunas celdas no es el correcto. Al buscar y reemplazar formatos de la misma manera en que busca y reemplaza datos, puede asegurarse de que no pasar por alto ninguna instancia, lo cual podra ocurrir si hiciera los cambios manualmente.
Cmo buscar y reemplazar formatos.

Referencia de procedimiento: Buscar y reemplazar formatos Para buscar y reemplazar formatos:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Seleccione EdicinReemplazar para abrir el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar. Haga clic en Opciones para expandir las opciones de Buscar y reemplazar. En la lnea Buscar, haga clic en el botn Formato para abrir el cuadro de dilogo Buscar formato. En el cuadro de dilogo Buscar formato, ubique y seleccione el formato que desea encontrar en el libro de trabajo. Haga clic en Aceptar para regresar al cuadro de dalogo Buscar y reemplazar. En la lnea Remplazar con, haga clic en el botn Formato para abrir el cuadro de dilogo Reemplazar formato. En el cuadro de dilogo Reemplazar formato, ubique y seleccione el nuevo formato que desea aplicarle al libro de trabajo, o crelo. Haga clic en Aceptar para regresar al cuadro de dalogo Buscar y reemplazar. En el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar, haga clic en Buscar siguiente para ubicar la primera instancia del formato existente. Reemplazar todos) para reemplazar el formato anterior con el nuevo formato.
10. En el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar, haga clic en Reemplazar (o en 11. Haga clic en Aceptar para conrmar los reemplazos. 12. Cierre el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar.
126
LECCIN 4
ACTIVIDAD 4-8
Buscar y reemplazar formatos
Objetivo: Buscar y reemplazar formatos. Punto de partida: La Actividad 3-3 ha sido nalizada. Est abierto el archivo Calculos2. Se debe seleccionar cualquier celda vaca. Situacin: Todava trabaja con la hoja de clculo con los datos de venta. La gerente ha decidido cambiar el formato de los nmeros de identicacin de los empleados de SS###-###-### a IDE-##-######-#. Este nuevo nmero coincide con el formato de nmero estndar de empleado para todos los empleados de la empresa.
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LECCIN 4
Qu se hace 1. Ubique el formato existente. Cmo se hace a. Seleccione EdicinReemplazar para abrir el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar. b. Arrastre para seleccionar el contenido del cuadro de texto Buscar y luego oprima la tecla Suprimir para eliminarlo. c. Arrastre para seleccionar el contenido del cuadro de texto Reemplazar con y luego oprima la tecla Suprimir para eliminarlo. d. Haga clic en Opciones para que aparezcan ms opciones en el cuadro de dilogo.
e. En la lnea Buscar, haga clic en Formato para abrir el cuadro de dilogo Buscar formato. f. Haga clic en la ficha Nmero y desde la lista Categora seleccione Personalizada.
g. Desplcese hasta la parte inferior de la lista Tipo y seleccione SS###-######.
h. Haga clic en Aceptar.
128
LECCIN 4
2. Cree el formato de nmero personalizado. a. En el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar, en la lnea Reemplazar con, haga clic en Formato para abrir el cuadro de dilogo Reemplazar formato con la ficha Nmero ya seleccionada. b. Dese la lista Categora, seleccione Personalizada. c. Haga doble clic en el cuadro de texto Tipo para seleccionar el contenido y luego escriba IDE-##-###-###-#
d. Haga clic en Aceptar. 3. Reemplace el formato existente con el nuevo formato y luego guarde su trabajo. a. En el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar, haga clic en Buscar siguiente para localizar y seleccionar la primera instancia del formato anterior.
b. En el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar, haga clic en Reemplazar para reemplazar la primera instancia del formato anterior con el nuevo formato.
129
LECCIN 4
c. En el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar, haga clic en Reemplazar todos para reemplazar las dems instancias del formato anterior con el nuevo formato. Se abrir un cuadro de dilogo confirmando los reemplazos.
d. En el cuadro de dilogo que confirma los reemplazos, haga clic en Aceptar. e. En el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar, haga clic en Cerrar. f. Haga clic en el botn Guardar.
130
LECCIN 4
TEMA I
Aplicar un Autoformato
Ha realizado cambios de formato en la hoja de clculo. Ahora desea agilizar el proceso de aplicarles formato a las hojas de clculo. En este tema, aplicar un Autoformato. Imagine que tiene una hoja de clculo a la que debe aplicarle formato rpidamente. Debido a limitaciones de tiempo, no puede aplicar el formato a mano. Autoformato le permite cambiar rpidamente el formato de las celdas seleccionadas o de una hoja de clculo entera.
Autoformato
Denicin: Los Autoformatos son grupos predenidos de formatos que pueden aplicrsele a un rango de datos. Los Autoformatos incluyen opciones de formato como por ejemplo tamao de fuente, patrn y alineacin. Ejemplo: Autoformatos
Cmo aplicar un Autoformato

Referencia de procedimiento: Aplicar un Autoformato Para aplicar un Autoformato:
1. 2. 3. 4.
Seleccione el rango de celdas a las cuales les desea aplicar el Autoformato. Seleccione FormatoAutoformato para abrir el cuadro de dilogo Autoformato. Seleccione el Autoformato que desea aplicar. Haga clic en Aceptar para aplicar el Autoformato.
131
LECCIN 4
ACTIVIDAD 4-9
Aplicar un Autoformato
Objetivo: Aplicar un Autoformato. Punto de partida: La Actividad 4-8 ha sido nalizada. Est abierto el archivo Calculos2. Situacin: Est a punto terminar la hoja de clculo con los datos de venta. La gerente entra en la ocina y le hace saber que le han pedido que el formato de la hoja de clculo coincida con las otras hojas de otros grupos. Ella le pasa una copia de otra hoja de clculo y usted se percata de que el formato de esta hoja est entre los Autoformatos disponibles en Excel. Usted decide aplicarle a la hoja este Autoformato, el cual ha identicado como el Autoformato Lista 1.
Qu se hace 1. Aplqueles un Autoformato a las celdas de la hoja de clculo. Cmo se hace a. Seleccione la celda A1, oprima sin soltar la tecla Maysculas y luego haga clic en la celda J26 para seleccionar el rango de celdas. b. Seleccione FormatoAutoformato para abrir el cuadro de dilogo Autoformato.
132
LECCIN 4
c. Desplcese hasta el Autoformato Lista 1 y seleccinelo.
d. Haga clic en Aceptar para aplicar el Autoformato. e. Haga clic en la celda A18 para deseleccionar las celdas seleccionadas y visualizar el Autoformato.
2.
Guarde su trabajo.
a. Haga clic en el botn Guardar.
133
LECCIN 4
TEMA J
Aplicar estilos
Ha aplicado un Autoformato para darle formato rpidamente a una hoja de clculo. Ahora desea aplicarles formatos especcos a distintas celdas. En este tema, aplicar estilos. Tiene varias celdas cuyo contenido desea alinear al centro. Puede ahorrar mucho tiempo si les aplica un estilo a las celdas, en lugar de aplicarles el formato de manera individual. Adems, si les aplica un estilo a las celdas y despus decide cambiar el formato del estilo, solamente deber cambiar el estilo en un solo lugar y todas las celdas cambiaran al nuevo formato.
Estilos
Denicin: Un estilo es una coleccin de opciones de formato que pueden aplicarse al mismo tiempo en las celdas seleccionadas. Puede utilizar un estilo predenido o crear sus propios estilos. Los estilos pueden incluir los siguientes elementos: Nmero Alineacin Fuente Bordes Tramas Proteccin
Ejemplo: La Figura 4-21 y la Figura 4-22 muestran una hoja de clculo antes y despus de haberle aplicado un estilo.
Figura 4-21: Un rango de celdas a las que no se les ha aplicado un estilo.
134
LECCIN 4
Figura 4-22: Un rango de celdas a las que se les ha aplicado un estilo.
Cmo aplicar estilos

Referencia de procedimiento: Aplicar un estilo Para aplicar un estilo:
1. 2. 3. 4.
Seleccione el rango de celdas a las cuales desea aplicarles el estilo. Seleccione FormatoEstilo para abrir el cuadro de dilogo Estilo. En el cuadro de dilogo Estilo, acepte el estilo predeterminado (Normal) o seleccione un nuevo estilo. En el cuadro de dilogo Estilo, haga clic en Aceptar para aplicar el estilo.
Referencia de procedimiento: Modicar un estilo Para modicar un estilo:

1. 2. 3. 4. 5.
Seleccione FormatoEstilo para abrir el cuadro de dilogo Estilo. En el cuadro de dilogo Estilo, acepte el estilo predeterminado (Normal) o seleccione el estilo a modicar. Haga clic en Modicar para abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas. En el cuadro de dilogo Formato de celdas, haga modicaciones segn sea necesario y haga clic en Aceptar. En el cuadro de dilogo Estilo, haga clic en Aceptar para aplicar el estilo.
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LECCIN 4
ACTIVIDAD 4-10
Aplicar un estilo
Objetivo: Aplicar un estilo. Punto de partida: La Actividad 4-9 ha sido nalizada. Est abierto el archivo Calculos_2. Situacin: Le ha dado formato a la hoja con los datos de venta mediante un Autoformato. La gerente ahora le dice que la empresa ya no quiere utilizar este nuevo formato. Necesita que la hoja de clculo sea entregada sin formato para que ella pueda llevar los datos sin formato a una reunin donde se tomarn las decisiones sobre el formato nal. Usted podra ir celda por celda y eliminar el formato, pero recuerda una manera ms rpida de cambiar el formato de una hoja entera: puede aplicar un estilo que regrese el contenido de la hoja de clculo a un estado sin formato. El nico cambio que le gustara ver a su gerente es que los datos aparezcan con el tipo de fuente Verdana cursiva de 11 puntos.
Qu se hace 1. Seleccione los datos de la hoja y luego abra el cuadro de dilogo Estilo. Cmo se hace a. Seleccione la celda A1, oprima sin soltar la tecla Maysculas y luego haga clic en la celda J26 para seleccionar el rango de celdas. b. Seleccione FormatoEstilo para abrir el cuadro de dilogo Estilo con el estilo Normal seleccionado de manera predeterminada.
136
LECCIN 4
2. Modifique la fuente y luego aplique el estilo. a. En el cuadro de dilogo Estilo, haga clic en Modificar para abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas. b. Haga clic en la ficha Fuente. c. Desde el cuadro de lista Fuente, seleccione Verdana. d. Desde el cuadro de lista Estilo, seleccione Cursiva. e. Desde el cuadro de lista Tamao, seleccione 11.
f.
En el cuadro de dilogo Formato de celdas, haga clic en Aceptar para regresar al cuadro de dilogo Estilo.
g. En el cuadro de dilogo Estilo, haga clic en Aceptar para aplicar el estilo. 3. Guarde y cierre su trabajo. a. Haga clic en el botn Guardar. b. Seleccione ArchivoCerrar.
En esta leccin, les aplic formate a algunas hojas de clculo. Aplicarles formato a las hojas de clculo puede diferenciar visualmente un conjunto de datos de otro, lo cual facilita la rpida localizacin de informacin.
1. Considere la siguiente hoja de clculo en la Figura 4-C. Qu tipo de formato le aplicara a esta hoja de clculo para hacer ms legible el contenido?
137
LECCIN 4
Figura 4-C: Una hoja de clculo sin formato.

2. Considere la siguiente hoja de clculo en la Figura 4-D . Tiene demasiado formato y gran parte del formato es inconsistente. Cmo editara esta hoja de clculo para unificar el formato?
Figura 4-D: Una hoja de clculo con demasiado formato.
138
LECCIN 5
LECCIN 5
Desarrollar un libro de trabajo
En esta leccin, podr Desarrollar un libro de trabajo. Usted podr: Aplicarles formato a las etiquetas de las hojas de clculo. Cambiar la posicin de las hojas de clculo de un libro de trabajo. Insertar y eliminar hojas de clculo. Copiar y pegar hojas de clculo. Copiar un libro de trabajo.
Leccin 5: Desarrollar un libro de trabajo
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LECCIN 5
Introduccin
Ha desarrollado hojas de clculo sencillas. Ahora necesita almacenar algunos datos relacionados que existen en varias hojas de clculo de un mismo archivo de Excel. Puede hacerlo al organizar varias hojas de clculo en un solo libro de trabajo. Imagine que tiene datos de venta trimestrales para el ejercicio anual anterior en archivos separados. No es necesario que abra varios archivos para trabajar con los datos. Puede almacenar varias hojas de clculo en un solo archivo, lo cual facilita la administracin de los datos, tal como ve en la Figura 5-1 .
Figura 5-1: Un libro de trabajo con varias hojas de clculo.
TEMA A
Aplicarles formato a las etiquetas de las hojas de clculo
Est familiarizado con las hojas de clculo y con su aspecto general en el entorno de Excel. Ahora desea facilitar la visualizacin de una hoja de clculo particular dentro de un libro de trabajo. En este tema, les aplicar formato a las etiquetas de las hojas de clculo. Tiene un libro de trabajo que contiene informacin sobre distintos departamentos de la empresa, tal como se ve en la Figura 5-2 .
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LECCIN 5
Figura 5-2: Un libro de trabajo con varias hojas de clculo a las que no se les ha aplicado formato. Desea diferenciar visualmente las hojas de clculo para poder identicar rpidamente qu hoja corresponde a qu departamento de la empresa, tal como se ve en la Figura 5-3.
Figura 5-3: Un libro de trabajo con varias hojas de clculo a las que se les ha aplicado formato. Cambiar el nombre y el color de las etiquetas en la hoja de clculo le permite mejorar la legibilidad del libro al organizar mejor los datos.
141
LECCIN 5
Cmo aplicarles formato a las etiquetas de las hojas de clculo
Referencia de procedimiento: Cambiar el nombre de una etiqueta en una hoja de clculo Para cambiar el nombre de una etiqueta en una hoja de clculo:
1. 2.
Seleccione la hoja de clculo a la que desea cambiarle el nombre. Para habilitar el cambio de nombre de la hoja, siga alguno de estos pasos: Seleccione FormatoHojaCambiar nombre. Haga clic con el botn derecho del mouse en la etiqueta de la hoja y seleccione Cambiar nombre. Haga doble clic en la etiqueta.
3. 4.
Escriba el nuevo nombre de la hoja. Oprima Intro.
Referencia de procedimiento: Cambiar el color de una etiqueta en una hoja de clculo Para cambiar el color de una etiqueta en una hoja de clculo:
1. 2.
Seleccione la hoja de clculo a la que desea cambiarle el color de etiqueta. Para habilitar el cambio de color de la etiqueta, siga alguno de estos pasos: Haga clic con el botn derecho en la etiqueta de la hoja y seleccione Color de etiqueta. Seleccione FormatoHojaColor de etiqueta para abrir el cuadro de dilogo Formato de color de etiqueta .
3. 4.
Seleccione las opciones de color que desee. Haga clic en Aceptar para aplicar el color.
142
LECCIN 5
ACTIVIDAD 5-1
Aplicarles formato a las etiquetas de las hojas de clculo
Objetivo: Aplicarles formato a las etiquetas de las hojas de clculo. Archivos de datos: Libro_de_varias_hojas
Punto de partida: No hay archivos abiertos en Excel. Situacin: La gerente le ha asignado la tarea de mantener la informacin del departamento organizada y actualizada. Esta informacin se almacena en un libro de trabajo de Excel. El libro de trabajo (Libro_de_varias_hojas) contiene las cuatro divisiones del departamento y una pgina de resumen. La gerente desea que cada hoja contenga un cdigo de color y lleve un nombre que identique el contenido de la hoja (que no sea Hoja1 ni Hoja2, por ejemplo).
Qu se hace 1. En el archivo Libro_de_varias_hojas, cambie el nombre de la primera hoja de clculo. Cmo se hace a. Seleccione ArchivoAbrir para que aparezca el cuadro de dilogo Abrir. b. Haga doble clic en el nombre de archivo Libro_de_varias_hojas. c. Haga clic con el botn derecho en la etiqueta de la hoja 1 y luego seleccione Cambiar nombre para habilitar el cambio de nombre de la etiqueta.
143
LECCIN 5
d. Escriba Divisin Australiana y oprima Intro para cambiar el nombre de la etiqueta.
2.
Cambie el nombre de la segunda hoja de clculo.
a. Haga clic con el botn derecho en la etiqueta de la hoja 2 para habilitar el cambio de nombre de la etiqueta.
b. Escriba Divisin Europea y oprima Intro para cambiar el nombre de la etiqueta.
3.
Cambie el nombre de la tercera hoja de clculo.
a. Haga clic en la etiqueta de la hoja 3 para seleccionar la hoja de clculo. b. Seleccione FormatoHojaCambiar nombre para habilitar cambio de nombre de la etiqueta. c. Escriba Divisin Norteamericana y oprima Intro para cambiar el nombre de la etiqueta.
4.
Cambie el nombre de la cuarta y quinta hoja de clculo.
a. Haga doble clic en la etiqueta de la hoja 4 para cambiar el nombre de la etiqueta. b. Escriba Divisin Sudamericana y oprima Intro para cambiar el nombre de la etiqueta. c. Haga doble clic en la etiqueta de la hoja 5 para cambiar el nombre de la etiqueta.
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LECCIN 5
d. Escriba Resumen y oprima Intro para cambiar el nombre de la etiqueta.
5.
Cambie el color de la etiqueta Resumen.
a. Haga clic con el botn derecho del mouse en la etiqueta Resumen. b. Seleccione Color de etiqueta para abir el cuadro de dilogo Formato de color de etiqueta. c. Haga clic en Amarillo.
d. Haga clic en Aceptar para aplicar el color. 6. Cambie el color de la etiqueta Divisin Sudamericana. a. Haga clic en la etiqueta de la Divisin Sudamericana para seleccionar la hoja de clculo. b. Seleccione FormatoHojaColor de etiqueta para abir el cuadro de dilogo Formato de color de etiqueta. c. Haga clic en Verde vivo y luego haga clic en Aceptar para aplicar el color.
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LECCIN 5
7. Cambie el color de las dems etiquetas y luego guarde su trabajo. a. Haga clic con el botn derecho del mouse en la etiqueta de la Divisin Norteamericana. b. Seleccione Color de etiqueta, haga clic en Gris 25% y luego haga clic en Aceptar para aplicar el color. c. Haga clic con el botn derecho del mouse en la etiqueta de la Divisin Europea. d. Seleccione Color de etiqueta, haga clic en Rojo y luego haga clic en Aceptar para aplicar el color. e. Haga clic con el botn derecho del mouse en la etiqueta de la Divisin Australiana. f. Seleccione Color de etiqueta, haga clic en Violeta y luego haga clic en Aceptar para aplicar el color.
g. Haga clic en el botn Guardar.
TEMA B
Cambiar la posicin de las hojas de clculo en un libro de trabajo.
Les ha aplicado formato a las etiquetas para identicar mejor el contenido de las hojas de clculo. Tambin le gustara reordenar las hojas de clculo en su libro. En este tema, cambiar la posicin de las hojas de un libro. Cul libro, el que aparece en la Figura 5-4 o el que aparece en la Figura 5-5, tiene las hojas mejor ordenadas?
Figura 5-4: Un libro de trabajo con hojas de clculo que parecen no tener un orden.
Figura 5-5: Un libro de trabajo con hojas de clculo que siguen un orden lgico. Cambiar la posicin de las hojas de clculo en un libro le permite crear tantas hojas como sean necesarias y luego ordenarlas de manera lgica.
146 Microsoft Excel 2003: 1er Nivel
LECCIN 5
Cmo cambiar la posicin de las hojas de clculo de un libro de trabajo.
Referencia de procedimiento: Cambiar la posicin de las hojas de clculo en un libro de trabajo al arrastrar. Para cambiar la posicin de las hojas de un libro de trabajo:
1. 2. 3.
Haga clic y mantenga seleccionada la etiqueta de la hoja que desea mover. Arrastre la etiqueta de la hoja de trabajo a su nueva ubicacin. Suelte el botn del mouse.
Referencia de procedimiento: Cambiar la posicin de las hojas de clculo en un libro mediante el comando Mover o copiar Para cambiar la posicin de las hojas de clculo en un libro de trabajo:
1. 2. 3. 4. 5.
Seleccione la hoja de clculo que desea mover. Seleccione EdicinMover o copiar hoja para abrir el cuadro de dilogo Mover o copiar. En la lista Al libro, seleccione el libro al que desea copiar la hoja de clculo. En la lista Antes de la hoja, seleccione la hoja de trabajo que desea ubicar inmediatamente a la derecha de la hoja que va a mover. Haga clic en Aceptar.
ACTIVIDAD 5-2
Cambiar la posicin de las hojas de clculo de un libro de trabajo.
Objetivo: Cambiar la posicin de las hojas de clculo en un libro de trabajo Punto de partida: La Actividad 3-3 ha sido nalizada. El archivo Libro_de_varias_hojas est abierto. Situacin: Les ha cambiado el nombre y les ha agregado color a las etiquetas de las hojas para organizarlas mejor. Ahora desea organizar mejor las hojas al cambiar su posicin. Ya que utiliza mucho la hoja de clculo Resumen, desea moverla a la primera posicin. Adems, las hojas Divisin Europea y Divisin Norteamericana son las ms utilizadas entre las dems hojas, por lo tanto desea ubicarlas en la segunda y tercera posicin. Finalmente, la hoja de la Divisin Sudamericana debe aparecer en la cuarta posicin.
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LECCIN 5
Qu se hace 1. Mueva la hoja Resumen a la primera posicin. Cmo se hace a. Haga clic con el botn derecho en la etiqueta Resumen y luego seleccione Mover o copiar para abrir el cuadro de dilogo Mover o copiar con Libro_de_ varias_hojas seleccionado de manera predeterminada en el cuadro de lista desplegable Al libro y la hoja de la Divisin Australiana seleccionada de manera predeterminada en la lista Antes de la hoja.
b. Haga clic en Aceptar para mover la hoja Resumen a la primera posicin. 2. Mueva la hoja Divisin Europea a la segunda posicin. a. Haga clic en la etiqueta Divisin Europea hasta que aparezca una flecha cerca de la esquina superior izquierda de la etiqueta. b. Arrastre la hoja de clculo hacia la izquierda hasta que la flecha que apunta hacia abajo seale hacia la izquierda de la etiqueta de la hoja Divisin Australiana.
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LECCIN 5
3. Mueva la hoja Divisin Norteamericana a la tercera posicin. a. Haga clic en la etiqueta Divisin Norteamericana para seleccionar la hoja de clculo. b. Seleccione EdicinMover o copiar hoja para abrir el cuadro de dilogo Mover o copiar. c. En el cuadro de lista Antes de la hoja del cuadro de dilogo Mover o copiar, seleccione Divisin Australiana. d. Haga clic en Aceptar para mover la hoja antes de la Divisin Australiana. 4. Mueva la hoja Divisin Sudamericana a la cuarta posicin y luego guarde su trabajo. a. Haga clic y mantenga seleccionada la etiqueta Divisin Sudamericana hasta que aparezca una flecha cerca de la esquina superior izquierda de la etiqueta. b. Arrastre la hoja de clculo hacia la izquierda hasta que la flecha que apunta hacia abajo seale hacia la izquierda de la etiqueta de la Divisin Australiana. c. Haga clic en el botn Guardar.
TEMA C
Insertar y eliminar hojas de clculo
Ha trabajado con un nmero jo de hojas de clculo. Ahora debe cambiar el nmero de hojas en un libro. En este tema, insertar y eliminar hojas de clculo. El libro de trabajo que aparece en la Figura 5-6 es un libro de trabajo que debe contener el pronstico de ventas para el ao entrante. Despus de inspeccionar el libro, se da cuenta de que le falta la hoja de clculo con el cuarto trimestre (Trim. 4) Adems, tambin se percata de que existe una hoja llamada Proyecciones de mercado. Despus de inspeccionar la hoja Proyecciones de mercado, se da cuenta de que no debera estar en el libro. Puede insertarle una hoja Trim. 4 al libro y eliminar la hoja Proyecciones de mercado, tal como se ve en la Figura 5-7 .
Figura 5-6: Un libro de trabajo en el que se debe eliminar una hoja y agregar otra.
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LECCIN 5
Figura 5-7: El libro de trabajo corregido. Insertar y eliminar hojas de clculo sirve para organizarse, ya que puede unicar los datos relacionados en un libro y eliminar los datos que no corresponde incluir en un libro.
Cmo Insertar y eliminar hojas de clculo

Referencia de procedimiento: Eliminar hojas de clculo Para eliminar hojas de clculo de un libro de trabajo:
1. 2.
Seleccione una hoja de clculo. Seleccione EdicinEliminar hoja para eliminar la hoja seleccionada.
Referencia de procedimiento: Insertar hojas de clculo Para insertar hojas de clculo en un libro de trabajo:
1. 2.
Seleccione una hoja de clculo existente. Seleccione InsertarHoja de clculo para insertar la nueva hoja a la izquierda de la hoja seleccionada.
ACTIVIDAD 5-3
Insertar y eliminar hojas de clculo
Objetivo: Insertar y eliminar hojas de clculo. Punto de partida: La Actividad 5-2 ha sido nalizada. El archivo Libro_de_varias_hojas est abierto. Situacin: La Divisin Sudamericana ha sido movida a otro departamento. Ya que se le ha dado la responsabilidad de actualizar el libro de trabajo del departamento, debe eliminar la hoja Divisin Sudamericana del archivo Libro_de_varias_hojas. La gerente le ha pedido tambin que le agregue un par de hojas en blanco al archivo Libro_de_varias_hojas porque anticipa que habr ms divisiones que le sern agregadas al departamento.
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LECCIN 5
Qu se hace 1. Elimine la hoja Divisin Sudamericana. Cmo se hace a. Con la hoja Divisin Sudamericana seleccionada, seleccione EdicinEliminar hoja para que se abra el cuadro de dilogo de advertencia.
b. Haga clic en Eliminar para eliminar la hoja. 2. Agrguele dos hojas en blanco al libro y luego guarde su trabajo. a. Con la ficha Divisin Australiana seleccionada, seleccione InsertarHoja de clculo. b. Arrastre la nueva etiqueta de la hoja 1 hacia la derecha para colocarla despus de la etiqueta Divisin Australiana.
c. Seleccione InsertarHoja de clculo para insertar otra hoja inmediatamente a la izquierda de la hoja de clculo Hoja1.
d. Haga clic en el botn Guardar.
151
LECCIN 5
TEMA D
Cortar y pegar hojas de clculo
Ha creado una hoja de clculo y necesita utilizarla como punto de partida para elaborar otra hoja. En este tema, copiar y pegar hojas de clculo. La Figura 5-8 muestra una hoja de clculo que ha diseado para darle seguimiento a los datos de venta del primer trimestre del ejercicio anual. Esta hoja contiene todos los clculos y formatos necesarios.
Figura 5-8: Una hoja de clculo con formato. Ahora desea crear hojas de clculo para los trimestres tercero y cuarto, y desea que todas las hojas de clculo contengan exactamente el mismo formato y los mismos clculos, tal como se ve en la Figura 5-9 .
Figura 5-9: Varias hojas de trabajo con el mismo formato.
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LECCIN 5
Al copiar y pegar hojas de clculo, se elimina la necesidad de repetir el desarrollo de las hojas de clculo para las hojas que comparten caractersticas en comn.
Cmo copiar y pegar hojas de clculo

Referencia de procedimiento: Copiar y pegar hojas de clculo Para copiar y pegar hojas de clculo:
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Seleccione la hoja de clculo que desea copiar. Seleccione EdicinMover o copiar hoja para abrir el cuadro de dilogo Mover o copiar. Desde la lista desplegable Al libro, seleccione el libro al qu desea copiar la hoja o acepte el predeterminado. Marque la casilla de vericacin Crear una copia. Desde la lista Antes de la hoja, seleccione la hoja antes de la cual desea que se pegue la hoja copiada. Haga clic en Aceptar.
ACTIVIDAD 5-4
Copiar y pegar hojas de clculo
Objetivo: Copiar y pegar hojas de clculo. Punto de partida: La Actividad 5-3 ha sido terminada. El archivo Libro_de_varias_hojas est abierto. Situacin: Se le ha agregado una nueva divisinla Divisin Centroamericanaal departamento. Mucha de la informacin a ser incluida en la hoja de esta divisin es la que aparece en la hoja Divisin Australiana.
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LECCIN 5
Qu se hace 1. Copie la hoja Divisin Australiana. Cmo se hace a. Haga clic en la etiqueta Divisin Australiana para seleccionar la hoja de clculo. b. Seleccione EdicinMover o copiar hoja para abrir el cuadro de dilogo Mover o copiar con el libro activo seleccionado de manera predeterminada en la lista Al libro. c. Marque la casilla de verificacin Crear una copia. d. En el cuadro de lista Antes de la hoja, seleccione Divisin Australiana.
e. Haga clic en Aceptar para colocar una copia de la hoja Divisin Australiana inmediatamente antes de la hoja Divisin Australiana.
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LECCIN 5
2. Cambie el nombre y el color de etiqueta de la nueva hoja. a. Haga clic con el botn derecho del mouse en la etiqueta Divisin Australiana (2). b. Seleccione Cambiar nombre. c. Escriba Divisin Centroamericana y oprima Intro. d. Haga clic con el botn derecho del mouse en la etiqueta Divisin Centroamericana y luego seleccione Color de etiqueta para abrir el cuadro de dilogo Formato de color de etiqueta. e. Haga clic en Azul oscuro. f. Haga clic en Aceptar para aceptar el color de la etiqueta.
3.
Dle un nuevo ttulo a la hoja y luego guarde su trabajo.
a. Seleccione la celda A1 de la hoja de clculo Divisin Centroamericana y arrastre para seleccionar el contenido de la barra de frmulas. b. Escriba Divisin Centroamericana y oprima Intro.
c. Haga clic en el botn Guardar.
155
LECCIN 5
TEMA E
Copiar un libro de trabajo
Ha copiado algunas hojas de clculo para crear otras hojas de clculo. Ahora desea volver a utilizar el contenido de un libro entero como base para otro nuevo. En este tema, copiar un libro de trabajo. Est desarrollando una serie de libros de trabajo que contienen los pronsticos de venta para los prximos tres aos. Ha terminado de elaborar el primer libro y lo nombra Ao 1. En vez de crear el libro Ao 2 desde cero, ha decidido copiar el libro Ao 1 para poder convertirlo rpidamente en el libro Ao 2 y en el libro Ao 3. Copiar los libros de trabajo que comparten formato puede ahorrarle mucho tiempo, ya que slo debe desarrollar formato una vez.
Cmo copiar un libro de trabajo

Referencia de procedimiento: Copiar un libro desde Excel Para copiar un libro desde Excel:
1. 2. 3. 4. 5.
Con el libro de trabajo que desea copiar abierto en Excel, mantenga oprimida la tecla Maysculas o Ctrl y haga clic en todas las etiquetas de las hojas del libro. Seleccione EdicinMover o copiar hoja para abrir el cuadro de dilogo Mover o copiar. Marque la casilla de vericacin Crear una copia. En la lista desplegable Al libro, seleccione (nuevo libro). Haga clic en Aceptar.
Referencia de procedimiento: Copiar un libro desde el Explorador de Windows Para copiar un libro desde el Explorador de Windows:
1. 2. 3. 4. 5.
En el Explorador de Windows, desplcese al directorio que contiene el libro que desea copiar. Seleccione el nombre de archivo. Seleccione EdicinCopiar. En el Explorador de Windows, desplcese al directorio donde desea pegar la copia. Seleccione EdicinPegar.
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LECCIN 5
ACTIVIDAD 5-5
Copiar un libro de trabajo
Objetivo: Copiar un libro de trabajo. Punto de partida: La Actividad 5-4 ha sido nalizada. El archivo Libro_de_varias_hojas est abierto. Situacin: Con el n de mantener la uniformidad en los distintos departamentos, el libro de trabajo de su departamento ha sido escogido como plantilla para que los dems departamentos lo utilicen en el proceso de desarrollo de sus libros de trabajo. La gerente le ha pedido una copia del archivo Libro_de_varias_hojas para poder distribuir la copia entre los dems gerentes.
Qu se hace 1. Seleccione todas las hojas de clculo. Cmo se hace a. Haga clic en la etiqueta Resumen para seleccionar la hoja de clculo Resumen. b. Oprima sin soltar la tecla Maysculas y luego haga clic en la etiqueta Hoja1 para seleccionar todas las hojas de clculo.
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LECCIN 5
2. Copie las hojas de clculo seleccionadas en el nuevo libro. a. Seleccione EdicinMover o copiar hoja para abrir el cuadro de dilogo Mover o copiar. b. Marque la casilla de verificacin Crear una copia. c. Desde la lista desplegable Al libro, seleccione (nuevo libro).
d. Haga clic en Aceptar para copiar las hojas seleccionadas en el nuevo libro de trabajo. 3. Guarde y cierre el nuevo libro de trabajo. a. Seleccione ArchivoGuardar para abrir el cuadro de dilogo Guardar como. b. En el cuadro de texto Nombre de archivo, escriba COPIA_Libro_de_varias_hojas.
c. Haga clic en Guardar. d. Seleccione ArchivoCerrar.
158
LECCIN 5
En esta leccin, organiz varias hojas de clculo en un solo libro. Al almacenar varias hojas de clculo en un solo libro, no es necesario que abra varios archivos para trabajar con datos relacionados entre s.
1. Tiene 4 archivos distintos: Totales_trimestrales, Proyecciones_trimestrales, Ventas_ mas_altas y Socios. Cada libro contiene una hoja de clculo sencilla que tiene el mismo nombre que la hoja de clculo que la contiene.Cmo podra organizar estas hojas de clculo en un solo libro?
2.
Considere un proyecto que podra desarrollar en Excel. Cules seran algunas de las hojas de clculo que podra desarrollar? Cules seran sus nombres?Cmo podra organizar estas hojas de clculo en un solo libro?
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NOTAS
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LECCIN 6
LECCIN 6
Imprimir el contenido de un libro de trabajo
En esta leccin, podr Imprimir el contenido de un libro de trabajo. Usted podr: Establecer un ttulo de impresin. Crear un encabezado y un pie de pgina. Establecer mrgenes de pgina. Cambiar la orientacin de pgina. Insertar y eliminar saltos de pgina. Imprimir un rango.
Leccin 6: Imprimir el contenido de un libro de trabajo
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LECCIN 6
Introduccin
Ha desarrollado hojas de clculo y libros de trabajo. Ahora desea compartir la informacin almacenada en estos archivos con otra gente. Una manera de hacerlo es imprimir tales documentos. Imagine que debe presentar los datos de venta de su libro de Excel ante sus compaeros de trabajo. Imprimir le permite distribuir libros cuando no sea posible hacerlo electrnicamente.
TEMA A
Establecer un ttulo de impresin
Cuando imprima, quiz desee colocar un ttulo en la parte superior de cada pgina. Lo puede hacer si establece un ttulo de impresin. En este tema, establecer un ttulo de impresin. Ha impreso una copia de una hoja que contiene varias las. Despus de imprimir, se percata de que todas las pginas posteriores a la primera son un poco confusas, ya que no contienen los encabezados en la parte superior de cada columna, tal como se ve en la Figura 6-1 .
162
LECCIN 6
Figura 6-1: Una hoja de clculo impresa sin ttulos de impresin. Deseara ver la la superior de la hoja en la parte superior de cada pgina de la versin impresa, tal como se ve en la Figura 6-2 .
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LECCIN 6
Figura 6-2: Una hoja de clculo impresa con ttulos de impresin. Establecer ttulos de impresin facilita la lectura de las copias impresas de los libros, ya que las las o columnas importantes se repiten en cada pgina del documento impreso.
Ttulos de impresin
Denicin: Un ttulo de impresin es una la o columna seleccionada para repetirse en cada pgina impresa de una hoja de clculo. Puede seleccionar ms de una la o columna para que se repita, pero las las o columnas deben ser adyacentes. Los ttulos de impresin que contienen las se repiten en la parte superior de la pgina impresa. Los ttulos de impresin que son columnas se repiten a la izquierda de la pgina impresa. Ejemplo: Un ttulo de impresin La Figura 6-3 es un ejemplo de una hoja de clculo extensa que fue impresa sin un ttulo de impresin.
164
LECCIN 6
Figura 6-3: Una hoja de clculo extensa que fue impresa sin ttulo de impresin. La Figura 6-3 es un ejemplo de una hoja de clculo impresa con un ttulo de impresin.
165
LECCIN 6
Figura 6-4: Una hoja de clculo extensa con un ttulo de impresin que se repite en cada pgina.
Cmo establecer un ttulo de impresin

Referencia de procedimiento: Establecer un ttulo de impresin Para establecer un ttulo de impresin:
1. 2. 3. 4.
Seleccione ArchivoCongurar pgina para que aparezca el cuadro de dilogo Congurar pgina. Haga clic en la cha Hoja para visualizar las opciones disponibles. En el rea Imprimir titulos de la cha Hoja, haga clic en el botn de seleccin a la derecha del cuadro de texto Repetir las en extremo superior. En la hoja de clculo, dibuje una marquesina de seleccin alrededor del rango de celdas que desea establecer como ttulo de impresin o acepte el rango predeterminado. Oprima Intro para aceptar este rango como ttulo de impresin. En el cuadro de dilogo Congurar pgina, haga clic en Aceptar para aceptar los cambios.
5. 6.
166
LECCIN 6
ACTIVIDAD 6-1
Establecer un ttulo de impresin
Objetivo: Establecer un ttulo de impresin. Archivos de datos: Practica_impresion
Punto de partida: Cierre todos los archivos abiertos. Abra el archivo Practica_impresion. Situacin: La hoja de clculo contiene demasiada las como para ser impresa en una sola pgina. Desea imprimir todas las las para que los encabezados de columna se repitan en todas las pginas.
Qu se hace 1. Establezca un ttulo de impresin. Cmo se hace a. Seleccione ArchivoConfigurar pgina para que aparezca el cuadro de dilogo Configurar pgina. b. Haga clic en la ficha Hoja para visualizar las opciones disponibles. c. En el rea Imprimir ttulos del cuadro de dilogo Configurar pgina, haga clic en el a la derecha del botn de seleccin cuadro de texto Repetir filas en extremo superior para minimizar automticamente el cuadro de dilogo Configurar pgina y dibuje una marquesina de seleccin alrededor del contenido de la fila 4, dado que esta fila fue seleccionada de manera predeterminada. d. Oprima Intro para aceptar este rango como ttulo de impresin. e. Haga clic en Aceptar para aceptar los cambios. 2. Abra la vista preliminar de la versin a imprimir de la hoja de clculo. a. Seleccione ArchivoVista preliminar para abrir el archivo Practica_impresion en una ventana de vista preliminar.
167
LECCIN 6
b. En la barra de desplazamiento vertical, haga clic en la flecha de desplazamiento que apunta hacia abajo para visualizar la segunda pgina del documento impreso.
c. En la ventana de la vista preliminar, haga clic en Cerrar. 3. Imprima el libro de trabajo. a. Seleccione ArchivoImprimir para que aparezca el cuadro de dilogo Imprimir.
b. En el rea Imprimir, seleccione Todo el libro. Para los fines de este curso, no enviar a impresin este archivo. Si hubiera que imprimirlo, en este momento habra que hacer clic en Aceptar. c. Haga clic en Cancelar.
168
LECCIN 6
TEMA B
Crear un encabezado y un pie de pgina
Al imprimir una hoja, quiz desee que los nmeros de pgina, o cualquier otra informacin, aparezcan en la parte superior o inferior de la pgina. En este tema, crear un encabezado y un pie de pgina. Qu documento impreso, el que aparece en la Figura 6-5 o el que aparece en la Figura 6-6, facilita la identicacin de los datos?
169
LECCIN 6
Figura 6-5: Un documento impreso sin encabezado ni pie de pgina.
170
LECCIN 6
Figura 6-6: Un documento impreso con encabezado y pie de pgina. Agregar un encabezado y un pie de pgina sirve para identicar los datos de la hoja de clculo y para mantener organizada la hoja de clculo impresa.
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LECCIN 6
Encabezados
Denicin: Un encabezado es un texto o grco que se repite en la parte superior de cada pgina impresa de un libro de trabajo. Los encabezados pueden contener tres secciones: La seccin izquierda alinea su contenido con el margen izquierdo de la pgina. La seccin central centra su contenido en la pgina. La seccin derecha alinea su contenido con el margen derecho de la pgina.
Cada seccin puede contener texto o grcos que permanecen iguales de pgina en pgina, o texto que cambia segn criterios tales como el nmero de pgina o la fecha. Ejemplo:
Pies de pgina
Denicin: Un pie de pgina es un texto o un grco que se repite en la parte inferior de cada pgina impresa de un libro de trabajo. Los pies de pgina pueden contener tres secciones: La seccin izquierda alinea su contenido con el margen izquierdo de la pgina. La seccin central centra su contenido en la pgina. La seccin derecha alinea su contenido con el margen derecho de la pgina.
Cada seccin puede contener texto o grcos que permanecen iguales de pgina en pgina, o texto que cambia segn criterios tales como el nmero de pgina o la fecha.
172
LECCIN 6
Ejemplo:
Cmo crear un encabezado y un pie de pgina

Referencia de procedimiento: Crear un encabezado Para crear un encabezado:
1. 2.
Seleccione VerEncabezado y pie de pgina para abrir el cuadro de dilogo Congurar pgina. Seleccione la conguracin de encabezado predeterminada o cree una propia. Para utilizar la conguracin de encabezado predeterminada:
a.
En la lista desplegable Encabezado, seleccione un estilo de encabezado.
Para crear un encabezado personalizado:

a. b. c. 3.
Haga clic en Personalizar encabezado para abrir el cuadro de dilogo Encabezado. Ingrese los datos del nuevo encabezado y aplquele formato segn sea necesario. Haga clic en Aceptar para regresar al cuadro de dalogo Congurar pgina.
Haga clic en Aceptar.
Referencia de procedimiento: Crear un pie de pgina Para crear un pie de pgina:

1. 2.
Seleccione VerEncabezado y pie de pgina para abrir el cuadro de dilogo Congurar pgina. Seleccione un estilo de pie de pgina predeterminado o cree uno. Para utilizar la conguracin de pie de pgina predeterminada:
a.
En la lista desplegable Pie de pgina, seleccione un estilo de pie de pgina.
173
LECCIN 6
Para crear un pie de pgina personalizado:
a. b. c. 3.
Haga clic en Personalizar pie de pgina para abrir el cuadro de dilogo Pie de pgina. Ingrese los datos del nuevo pie de pgina y aplquele formato segn sea necesario. Haga clic en Aceptar para regresar al cuadro de dalogo Congurar pgina.
ACTIVIDAD 6-2
Crear un encabezado y un pie de pgina
Objetivo: Crear un encabezado y un pie de pgina. Punto de partida: La Actividad 6-1 ha sido nalizada. El archivo Practica_impresion est abierto. Situacin: Desea distribuir la hoja de clculo Practica_impresion durante una reunin de trabajo y desea facilitarles a los participantes una copia impresa bien organizada. Decide poner un encabezado en cada pgina para que identique la copia impresa como la B de B; Ventas en Mxico en 2003. Tambin decide agregarle un pie de pgina Pgina X de Y a cada pgina.
174
LECCIN 6
Qu se hace 1. Cree el encabezado. Cmo se hace a. Seleccione VerEncabezado y pie de pgina para abrir el cuadro de dilogo Configurar pgina. b. Haga clic en Personalizar encabezado para abrir el cuadro de dilogo Encabezado.
c. En el cuadro de texto Seccin izquierda, escriba B de B. d. En el cuadro de texto Seccin central, escriba Ventas en Mxico en 2003. e. Haga clic en el cuadro de texto Seccin derecha y luego haga clic en el botn . Hora
f.
175
LECCIN 6
2. Cree un pie de pgina. a. En el cuadro de dilogo Configurar pgina, en la lista desplegable Pie de pgina, seleccione Pgina 1 de ?.
b. Haga clic en Aceptar. 3. Abra la vista preliminar del encabezado y del pie de pgina. a. Seleccione ArchivoVista preliminar. b. Haga clic en Zoom para aumentar el tamao y visualizar el encabezado. c. En la barra de desplazamiento vertical, haga clic en la flecha de desplazamiento que apunta hacia abajo hasta que pueda ver el pie de pgina. 4. Imprima el libro de trabajo. a. Haga clic en Imprimir para abrir el cuadro de dilogo Imprimir. Para los fines de este curso, no imprimir el archivo. Si tuviera que imprimirlo, en este momento hara clic en Aceptar. b. Haga clic en Cancelar.
176
LECCIN 6
TEMA C
Establecer mrgenes de pgina
Al imprimir la hoja, desea asegurar que el contenido de cada pgina no se extienda ms all de los mrgenes de la pgina. En este tema, establecer los mrgenes de pgina. Cul de las siguientes hojas de clculo impresas est completa, la que aparece en la Figura 6-7 o la que aparece en la Figura 6-8 ?
Figura 6-7: Una hoja de clculo impresa incompleta del lado del margen derecho.
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LECCIN 6
Figura 6-8: Una hoja de clculo impresa con mrgenes que funcionan. Al establecer los mrgenes de pgina, se asegura de que todos los datos importantes aparezcan en las copias impresas de las hojas.
Opciones de margen
Un margen determina la cantidad de espacio entre los datos de la hoja y el borde del papel. Hay seis mrgenes ajustables. Los mrgenes izquierdo y derecho determinan la cantidad de espacio en los lmites izquierdo y derecho del papel. Los mrgenes superior e inferior determinan la cantidad de espacio en la parte superior e inferior de la pgina. Los mrgenes del encabezado y del pie de pgina determinan la cantidad de espacio entre el encabezado y el pie de pgina y el cuerpo de la hoja de clculo.
Cmo establecer los mrgenes de pgina

Referencia de procedimiento: Establecer mrgenes de pgina mediante el cuadro de dilogo Congurar pgina Para establecer los mrgenes de pgina:
1. 2. 3. 4.
Seleccione ArchivoCongurar pgina para que aparezca el cuadro de dilogo Congurar pgina. Haga clic en la cha Mrgenes. Ajuste valores de los mrgenes segn sea necesario. Haga clic en Aceptar para aplicar los mrgenes.
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LECCIN 6
Referencia de procedimiento: Establecer los mrgenes de pgina mediante el cuadro de dilogo Vista preliminar Para establecer los mrgenes de pgina:
1. 2. 3. 4.
Seleccione ArchivoVista preliminar para abrir el cuadro de dilogo Vista preliminar. Haga clic en el botn Mrgenes para mostrar las guas de los mrgenes. Arrastre las guas de los mrgenes segn sea necesario. Cierre el cuadro de dilogo Vista preliminar.
ACTIVIDAD 6-3
Establecer los mrgenes de pgina
Objetivo: Establecer los mrgenes de pgina. Punto de partida: La Actividad 6-2 ha sido nalizada. El archivo Practica_impresion est abierto. Situacin: Desea distribuir el libro de trabajo Practica_impresion durante una reunin de trabajo y ha decidido incrementar la cantidad de espacio en blanco en la hoja de clculo impresa para que los asistentes puedan escribir notas en el lado derecho de la pgina. Decide darle un margen mayor a la parte inferior de la hoja para que sea posible escribir apuntes all. Se percata de que incrementar los espacios en blanco de la parte inferior ocupa una gran parte del espacio disponible. Decide entonces disminuir los mrgenes derecho e izquierdo para compensar el margen incrementado en la parte inferior de la pgina.
Qu se hace 1. Establezca el margen inferior. Cmo se hace a. Seleccione ArchivoConfigurar pgina. b. Haga clic en la ficha Mrgenes para visualizar las opciones disponibles.
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LECCIN 6
c. En el cuadro Inferior, haga clic dos veces en la flecha que apunta hacia arriba hasta llegar a 3,73 cm.
d. Haga clic en Aceptar. e. Para abrir la vista preliminar de la nueva configuracin, haga clic en el botn Vista . preliminar 2. Establezca los mrgenes derecho e izquierdo. a. En la ventana Vista preliminar, haga clic en Mrgenes para mostrar las guas de los mrgenes. b. Arrastre la gua del margen izquierdo hacia la izquierda hasta que el indicador de margen indique Margen izquierdo: 0,64.
c. Arrastre la gua del margen derecho hacia la derecha hasta que el indicador de margen indique Margen derecho: 0,64.
180
LECCIN 6
3. Imprima la hoja activa. a. Haga clic en Imprimir para abrir el cuadro de dilogo Imprimir con la opcin Hojas activas seleccionada de manera predeterminada. Para los fines de este curso, no imprimir este archivo. Si tuviera que imprimirlo, en este momento hara clic en Aceptar. b. Haga clic en Cancelar.
TEMA D
Cambiar la orientacin de pgina
Cuando imprima, quiz desee cambiar la orientacin de la informacin en la pgina. En este tema, cambiar la orientacin de pgina. Cul de las siguientes impresiones preere, la que aparece en la Figura 6-9 o la que aparece en la Figura 6-10 ?
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LECCIN 6
Figura 6-9: Una hoja de clculo que aparece en dos pginas impresas.
Figura 6-10: Una hoja de clculo que aparece en una pgina impresa. Al cambiar la orientacin de pgina de una hoja de clculo, puede mantener los datos relacionados en un mismo formato.
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LECCIN 6
Orientacin de pgina
Excel ofrece dos tipos de orientacin de pgina. La orientacin Vertical muestra los datos con el papel posicionado verticalmente. La orientacin Horizontal muestra los datos con el papel posicionado horizontalmente. La orientacin de pgina se establece en el cuadro de dilogo Congurar pgina, el cual aparece en la Figura 6-11 .
Figura 6-11: Opciones de orientacin de pgina.
Cmo cambiar la orientacin de pgina

Referencia de procedimiento: Cambiar la orientacin de pgina Para cambiar la orientacin de pgina:
1. 2. 3. 4.
Seleccione ArchivoCongurar pgina para que aparezca el cuadro de dilogo Congurar pgina. Haga clic en la cha Pgina. Bajo Orientacin, seleccione Vertical o seleccione Horizontal. Haga clic en Aceptar para aplicar el cambio.
ACTIVIDAD 6-4
Cambiar la orientacin de pgina
Objetivo: Cambiar la orientacin de pgina. Punto de partida: La Actividad 6-3 ha sido nalizada. El archivo Practica_impresion est abierto. Situacin: Est a punto de imprimir el documento, pero al abrir la vista preliminar se percata de que la hoja de datos es demasiado amplia como para caber en la pgina impresa. Desea cambiar la orientacin de la pgina, de Vertical a Horizontal, para resolverlo.
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LECCIN 6
Qu se hace 1. Cambie la orientacin de la pgina a Horizontal. Cmo se hace a. Seleccione ArchivoConfigurar pgina. b. Haga clic en la ficha Pgina para visualizar las opciones disponibles. c. En el rea Orientacin, seleccione Horizontal.
d. Haga clic en Aceptar. 2. Abra la vista preliminar de la versin a imprimir del archivo. a. Seleccione ArchivoVista preliminar para visualizar la hoja b. Haga clic en Zoom para cambiar el tamao de visualizacin de la pgina en la pantalla. 3. Imprima el libro de trabajo. a. Haga clic en Imprimir para abrir el cuadro de dilogo Imprimir. Para los fines de este curso, no imprimir el archivo. Si tuviera que imprimirlo, hara clic en Aceptar en este momento. b. Haga clic en Cancelar.
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LECCIN 6
TEMA E
Insertar y eliminar saltos de pgina
Al imprimir la hoja de clculo, quiz desee que las pginas impresas se separaren en puntos especcos. En este tema, insertar y eliminar saltos de pgina. Tiene una hoja de clculo que almacena los registros de ventas para todos los asociados de ventas de la empresa. Qu copia impresa organiza mejor los nombres de los asociados de ventas, la que aparece en la Figura 6-12 o la que aparece en la Figura 6-13 ?
Figura 6-12: Una copia impresa sin saltos de pgina.
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LECCIN 6
Figura 6-13: Una copia impresa con saltos de pgina. Agregarle saltos de pgina a una hoja de clculo antes de imprimirla sirve para darle consistencia a la informacin que aparecer en la copia impresa.
Saltos de pgina
Cuando un documento resulta demasiado extenso al imprimirse como para caber en una sola hoja, vertical u horizontalmente, Excel divide la impresin en distintas hojas. Si no le agrada la separacin de los datos, puede insertar manualmente sus propios saltos de pgina.
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LECCIN 6
Cmo insertar y eliminar saltos de pgina
Referencia de procedimiento: Insertar saltos de pgina Para insertar un salto de pgina:
1. 2.
Seleccione la la o columna que ser la primera la o columna de la nueva pgina. Seleccione InsertarSalto de pgina para insertar el salto de pgina.
Referencia de procedimiento: Eliminar saltos de pgina Para eliminar un salto de pgina:

1. 2.
Seleccione la columna inmediatamente a la derecha del salto de pgina o la la inmediatamente debajo del salto de pgina. Seleccione InsertarQuitar salto de pgina para eliminar el salto de pgina.
ACTIVIDAD 6-5
Insertar y eliminar saltos de pgina
Objetivo: Insertar y eliminar saltos de pgina. Punto de partida: La Actividad 6-4 ha sido nalizada. El archivo Practica_impresion est abierto. Situacin: Tiene una hoja de clculo con varias pginas. El nico problema es que las pginas estn separadas en lugares donde no desea saltos de pgina. Hay datos separados que deberan estar juntos. Al insertar sus propios saltos de pgina, puede controlar el lugar donde se separan las pginas.
Qu se hace 1. Inserte un salto de pgina antes de la fila 28. Cmo se hace a. Haga clic en el encabezado de la fila 28. b. Seleccione InsertarSalto de pgina para insertar un salto de pgina sobre la fila 28.
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LECCIN 6
2. Abra la vista preliminar de la versin a imprimir del archivo. a. Seleccione ArchivoVista preliminar para visualizar la hoja b. Haga clic en Saltos de pgina para abrir la vista previa de los saltos de pgina. c. En el cuadro de dilogo Vista previa de salto de pgina, marque la casilla de verificacin No mostrar este dilogo nuevamente y luego haga clic en Aceptar para visualizar los saltos de pgina del archivo. d. Seleccione VerNormal para regresar a la vista normal. 3. Elimine el salto de pgina que agreg antes de la fila 28, inserte un nuevo salto de pgina antes de la fila 21 y luego guarde su trabajo. a. Seleccione InsertarEliminar salto de pgina para eliminar el salto de pgina que insert antes de la fila 28. b. Seleccione ArchivoVista preliminar para visualizar la hoja. c. Haga clic en Salto de pgina para abrir la vista previa de los saltos de pgina. d. Arrastre la lnea azul punteada hasta la lnea inmediatamente debajo de la fila 21.
e. Seleccione VistaNormal para regresar a la vista normal. f. Haga clic en el botn Guardar.
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LECCIN 6
TEMA F
Imprimir un rango
Quiz desee imprimir una porcin especca de los datos de una hoja de clculo. En este tema, imprimir un rango. Tiene una hoja de clculo extensa que contiene los datos de los asociados de ventas. La gerente necesita una copia impresa, pero solamente desea ver los datos de los asociados de ventas cuyos apellidos comienzan con la letraC.Cul de las dos copias satisface mejor las necesidades de la gerente, la que aparece en la Figura 6-14 o la que aparece en la Figura 6-15?
Figura 6-14: Un documento impreso con los asociados de venta solicitados anotados.
Figura 6-15: Una copia impresa de los datos solicitados nicamente. Imprimir un rango ahorra papel cuando slo se necesita imprimir un subconjunto pequeo de datos en la hoja. Tambin esto ayuda a que los lectores de la copia impresa lean slo lo importante para ellos, en vez de tener que ir revisando datos que no necesitan.
Cmo imprimir un rango

Referencia de procedimiento: Imprimir un rango Para imprimir un rango:
1. 2.
Seleccione el rango de celdas que desea imprimir. Seleccione ArchivoImprimir.

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LECCIN 6
3. 4.
Bajo Imprimir, seleccione Seleccin. Haga clic en Aceptar para imprimir el rango.
ACTIVIDAD 6-6
Imprimir un rango
Objetivo: Imprimir un rango. Punto de partida: La Actividad 6-5 ha sido nalizada. El archivo Practica_impresion est abierto. Situacin: Est a punto de asistir a una reunin con la gente de su equipo de desarrollo. El equipo necesita informacin de la hoja Practica_impresion. Sin embargo, no necesita toda la informacin, solamente las primeras diez las de la hoja. Usted ha decidido seleccionar el rango de celdas e imprimirlo, en lugar de imprimir toda la hoja.
Qu se hace 1. Seleccione desde la celda A1 hasta la celda H10. Cmo se hace a. Seleccione la celda H10. b. Oprima sin soltar la tecla Maysculas y luego haga clic en la celda A1 para seleccionar el rango. 2. Abra la vista preliminar del rango a imprimir. a. Seleccione ArchivoImprimir para que aparezca el cuadro de dilogo Imprimir. b. En el rea Imprimir del cuadro de dilogo Imprimir, seleccione Seleccin.
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LECCIN 6
c. Haga clic en Vista preliminar para abrir la vista preliminar del rea a imprimir.
d. Haga clic en Cerrar para regresar a la vista normal. 3. Imprima el rango y cierre el archivo. a. Seleccione ArchivoImprimir para que aparezca el cuadro de dilogo Imprimir. b. En el rea Imprimir, seleccione Seleccin. Para los fines de este curso, no imprimir el archivo. Si tuviera que imprimirlo, en este momento hara clic en Aceptar. c. Haga clic en Cancelar. d. Cierre el archivo.
En esta leccin, imprimi el contenido de un libro de trabajo. Imprimir le permite distribuir sus libros cuando no le sea posible hacerlo electrnicamente.
1. Cules son algunas de las cosas que se pueden hacer para preparar un libro de trabajo antes de imprimirlo?
2.
Basado en lo que ya sabe sobre Excel, cules son algunas razones por las cuales deseara imprimir un libro de trabajo?
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NOTAS
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LECCIN 7
LECCIN 7
Personalizar el diseo
En esta leccin, podr Personalizar el diseo de la ventana de Excel. Usted podr: Dividir una hoja de clculo. Organizar hojas de clculo. Inmovilizar y movilizar las y columnas. Ocultar y mostrar hojas de clculo.
Leccin 7: Personalizar el diseo
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LECCIN 7
Introduccin
Al trabajar en Excel, desea personalizar la forma en que se ven los datos cuando estn en la aplicacin. En esta leccin, personalizar el diseo de la ventana de la aplicacin Excel. La Figura 7-1 muestra una hoja de clculo con varias columnas.
Figura 7-1: La ventana de la aplicacin Excel sin diseo personalizado. Necesita visualizar el contenido de la primera columna y el de la ltima columna, de lado a lado, tal como se ve en la Figura 7-2 .
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LECCIN 7
Figura 7-2: La ventana de la aplicacin Excel con diseo personalizado. Puede hacer esto al personalizar el diseo de la ventana de la aplicacin Excel.
TEMA A
Dividir una hoja de clculo
Una de las formas en que puede personalizar un diseo es habilitar elementos no adyacentes de la hoja para que aparezcan juntos. En este tema, dividir una hoja de clculo. La Figura 7-3 muestra una hoja de clculo que contiene datos de venta.
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LECCIN 7
Figura 7-3: Una hoja de clculo sin divisiones. Si desea comparar las ventas del Trimestre 1 con las del Trimestre 4,sera ms fcil desplazarse horizontalmente entre ambas columnas o visualizar las columnas de lado a lado, tal como se ve en la Figura 7-4 ?
Figura 7-4: Una hoja de clculo con divisiones. Al dividir una hoja de clculo, puede visualizar en pantalla algunos elementos especcos al mismo tiempo.
196
LECCIN 7
Como dividir una hoja de clculo
Referencia de procedimiento: Dividir una hoja de clculo Para dividir una hoja de clculo:
1. 2. 3.
Seleccione cualquier celda de la hoja que desea dividir. Seleccione VentanaDividir para agregarle las barras de divisin a la hoja. Arrastre las barras de divisin segn sea necesario para dividir la hoja.
ACTIVIDAD 7-1
Dividir una hoja de clculo
Objetivo: Dividir una hoja de clculo. Punto de partida: El archivo Practica_impresion_2 est abierto. Situacin: Est revisando los datos ingresados en la hoja Practica_impresion_2. Dado que contiene muchos nombres y nmeros, es difcil concentrarse en los datos. Desea leer el contenido de la columna Trimestre 4 y conrmar que contenga los datos correctos. Para facilitar esta tarea, ha decidido dividir la hoja para visualizar el encabezado de la columna Apellido en una seccin, los encabezados de las columnnas Trimestre 4 y Total en otra seccin, los apellidos de los empleados en una tercera seccin y los valores de las columnas del cuarto trimestre y del total en una cuarta vista, tal como se ve en la Figura 7-5 .
Figura 7-5: Una hoja de clculo dividida.

Qu se hace 1. Aplquele una vista dividida a la hoja de clculo. Cmo se hace a. Seleccione la celda E15 para colocar el punto de insercin en la hoja.
197
LECCIN 7
b. Seleccione VentanaDividir para agregarle las lneas de divisin a la vista.
2.
Coloque el encabezado de la columna Apellido en el primer cuadrante.
a. En la barra de desplazamiento vertical, haga clic en la flecha de desplazamiento que apunta hacia abajo hasta que la fila 4 aparezca en el extremo superior del rea que puede visualizarse. b. Arrastre hacia arriba la divisin horizontal hasta que la fila 4 aparezca solamente en los cuadrantes 1 y 2.
c. Arrastre hacia la izquierda la divisin vertical hasta que la columna A aparezca solamente en los cuadrantes 1 y 3.
198
LECCIN 7
3. Coloque los valores de las columnas Trimestre 4 y Total en el cuarto cuadrante. a. En la barra de desplazamiento horizontal, haga clic en la flecha a la derecha hasta que el cuadrante 2 contenga solamente las columnas Trimestre 4 y Total.
b. Haga clic en cualquier celda vaca para deseleccionar las celdas seleccionadas.
TEMA B
Ordenar hojas de clculo
Ha dividido una hoja sencilla para visualizar al mismo tiempo distintos elementos de la hoja en pantalla. Ahora tiene ms de una hoja de clculo en el mismo libro, el cual contiene datos que desea visualizar al mismo tiempo en pantalla. En este tema, ordenar hojas de clculo. La Figura 7-6 muestra un libro de trabajo con varias hojas.
Figura 7-6: Un libro de trabajo con varias hojas de clculo.
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LECCIN 7
Si desea comparar los datos de las hojas Divisin Europea, Divisin Norteamericana y Divisin Sudamericana, sera ms fcil hacer clic una y otra vez en todas las hojas o visualizar los elementos importantes de cada hoja minuciosamente en una sola ventana, tal como se ve en la Figura 7-7 ?
Figura 7-7: Un libro de trabajo con varias hojas de clculo que han sido ordenadas para visualizar mejor los datos. Ordenar las hojas permite visualizar los elementos de distintas hojas en la misma en pantalla al mismo tiempo.
Cmo organizar hojas de clculo

Referencia de procedimiento: Ordenar hojas de clculo Para ordenar hojas de clculo:
1. 2. 3. 4. 5.
Seleccione VentanaNueva ventana para abrir el libro entero en otra ventana. Repita el paso 1 hasta que haya una nueva ventana para cada hoja que desee visualizar en el libro. Seleccione VentanaOrganizar para abrir el cuadro de dilogo Organizar ventanas. Seleccione las opciones que desee. Haga clic en Aceptar.
200
LECCIN 7
ACTIVIDAD 7-2
Organizar hojas de clculo
Objetivo: Organizar hojas de clculo. Archivos de datos: Libro_de_varias_hojas
Punto de partida: Cierre el archivo Practica_impresion_2. Abra el archivo Libro_de_varias_hojas. Situacin: Est trabajando en el archivo Libro_de_varias_hojas y desea comparar algunos de los valores que aparecen en las cuatro hojas del libro. Para no hacer clic entre todas las etiquetas de las hojas, ha decidido arreglar las hojas para visualizar el contenido de las cuatro hojas simultneamente, tal como se ve en la Figura 7-8 .
Figura 7-8: Hojas de clculo ordenadas para ser vistas de manera simultnea.
201
LECCIN 7
Qu se hace 1. Cree tres ventanas nuevas. Cmo se hace a. Seleccione VentanaNueva ventana para crear la primera ventana nueva del libro. b. Seleccione VentanaNueva ventana para crear la segunda nueva ventana del libro. c. Seleccione VentanaNueva ventana para crear la tercera nueva ventana del libro. 2. Organice las ventanas verticalmente. a. Seleccione VentanaOrganizar para abrir el cuadro de dilogo Organizar ventanas. b. Seleccione la opcin Vertical.
c. Marque la casilla de verificacin Ventanas del libro activo.
d. Haga clic en Aceptar para organizar las ventanas verticalmente.
202
LECCIN 7
3. Organice las ventanas horizontalmente. a. Seleccione VentanaOrganizar para abrir el cuadro de dilogo Organizar ventanas. b. Seleccione la opcin Horizontal. c. Haga clic en Aceptar para organizar las ventanas horizontalmente.
4.
Haga que las ventanas de las hojas aparezcan en mosaico.
a. Seleccione VentanaOrganizar para abrir el cuadro de dilogo Organizar ventanas. b. Seleccione la opcin Mosaico. c. Haga clic en Aceptar para aplicarles la opcin Mosaico a las ventanas.
203
LECCIN 7
5. Visualice cada una de las hojas en su propia ventana. a. En la ventana Libro_de_varias_hojas:1, haga clic en la etiqueta de la Divisin Australiana para visualizar el contenido de la hoja Divisin Australiana. b. En la ventana Libro_de_varias_hojas:2, haga clic en la etiqueta de la Divisin Norteamericana para visualizar el contenido de la hoja Divisin Norteamericana. c. En la ventana Libro_de_varias_hojas:3, haga clic en la etiqueta de la Divisin Sudamericana para visualizar el contenido de la hoja Divisin Sudamericana. d. En la ventana Libro_de_varias_hojas:4, haga clic en la etiqueta de la Divisin Europea para visualizar el contenido de la hoja Divisin Europea.
TEMA C
Inmovilizar y movilizar las y columnas
Otra manera de personalizar un diseo es hacer que una la o columna determinada aparezca siempre en pantalla. En este tema, movilizar e inmovilizar las y columnas. La Figura 7-3 muestra una hoja de clculo que contiene informacin sobre los empleados.
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LECCIN 7
Figura 7-9: Una hoja de clculo con una lista extensa vertical sin filas ni columnas inmovilizadas. Si desea desplazarse a travs de la lista de nombres, sera razonable que la la del encabezado permaneciera visible mientras se desplaza, tal como se ve en la Figura 7-10 .
Figura 7-10: Una hoja de clculo con columnas y filas inmovilizadas. Al inmovilizar y movilizar las y columnas, puede visualizar en pantalla elementos especcos de la hoja al mismo tiempo.
205
LECCIN 7
Cmo inmovilizar y movilizar las y columnas
Referencia de procedimiento: Inmovilizar las y columnas Para inmovilizar las y columnas:
1. 2. 3.
Seleccione VentanaDividir para agregarle barras de divisin a la hoja de clculo. Ubique el contenido de la hoja de clculo y las barras de divisin donde desea que se inmovilicen. Seleccione VentanaInmovilizar paneles para inmovilizar las las y las columnas.
Referencia de procedimiento: Movilizar las y columnas Para movilizar las y columnas:

1.
Seleccione VentanaMovilizar paneles para movilizar las las y las columnas.
ACTIVIDAD 7-3
Inmovilizar y movilizar las y columnas
Objetivo: Inmovilizar y movilizar las y columnas. Archivos de datos: Practica_impresion
Punto de partida: Cierre el archivo Libro_de_varias_hojas. Abra el archivo Practica_impresion_2. De ser necesario, maximice el archivo Practica_impresion_2. Situacin: Va a enviar la hoja de clculo Practica_impresion_2 para que la revisen. Para facilitar que los revisores identiquen los encabezados de columna, ha decidido inmovilizar la columna Apellido y la la de encabezado. Justo antes de enviar el archivo a que lo revisen, la gerente lo llama y le pide que no inmovilice las las ni las columnas.
Qu se hace 1. Aplquele una divisin a la hoja de clculo. Cmo se hace a. Seleccione la celda E15 para colocar el punto de insercin en el centro de la hoja. b. Seleccione VentanaDividir para agregar las lneas de divisin.
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LECCIN 7
2. Coloque el encabezado de la columna Apellido en el primer cuadrante. a. En la barra de desplazamiento vertical, haga clic en la flecha de desplazamieno que apunta hacia abajo hasta que la fila 4 aparezca en el extremo superior del rea que puede visualizarse. b. Arrastre hacia arriba la divisin horizontal hasta que la fila 4 aparezca solamente en los cuadrantes 1 y 2. c. Arrastre hacia la izquierda la divisin vertical hasta que la columna A aparezca solamente en los cuadrantes 1 y 3.
3.
Ubique los valores de las columnas Trimestre 4 y Total en el cuarto cuadrante y luego inmovilice los paneles.
a. En la barra de desplazamiento horizontal, haga clic en la flecha hacia la derecha hasta que el cuadrante 2 contenga solamente las columnas Trimestre 4 y Total.
b. Haga clic en la celda K16 para deseleccionar las celdas seleccionadas. c. Seleccione VentanaInmovilizar paneles para inmovilizar los paneles.
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LECCIN 7
4. Movilice las filas y columnas, elimine la divisin y luego guarde su trabajo. a. Seleccione VentanaMovilizar paneles para movilizar los paneles. b. Seleccione VentanaQuitar divisin para eliminar la divisin. c. Haga clic en el botn Guardar.
TEMA D
Ocultar y mostrar hojas de clculo
Tambin se puede personalizar el diseo al decidir qu hojas de clculo aparecen. En este tema, ocultar y mostrar hojas de clculo. La Figura 7-11 muestra un libro de trabajo con varias hojas.
Figura 7-11: Un libro de trabajo con varias hojas de clculo. Suponga que solamente desea trabajar con los datos de las hojas primera y ltima. Al ocultar las hojas (o mostrarlas, segn el caso), puede organizar su espacio de trabajo segn sea necesario, tal como se ve en la Figura 7-12 .
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LECCIN 7
Figura 7-12: Un libro de trabajo con varias hojas de clculo ocultas.
Cmo ocultar y mostrar hojas de clculo

Referencia de procedimiento: Ocultar hojas de clculo Para ocultar hojas de clculo:
1. 2.
Seleccione la hoja que desea ocultar. Seleccione FormatoHojaOcultar.
209
LECCIN 7
Referencia de procedimiento: Mostrar hojas de clculo Para mostrar hojas de clculo:
1. 2. 3.
Seleccione FormatoHojaMostrar para abrir el cuadro de dilogo Mostrar. En el cuadro Mostrar hoja, seleccione la hoja de clculo que desee mostrar. Haga clic en Aceptar.
ACTIVIDAD 7-4
Ocultar y mostrar hojas de clculo
Objetivo: Ocultar y mostrar hojas de clculo. Archivos de datos: Libro_de_varias_hojas
Punto de partida: Cierre el archivo Practica_impresion_2. Abra el archivo Libro_de_varias_hojas. De ser necesario, maximice el archivo Libro_de_varias_hojas. Situacin: Va a enviar el libro Libro_de_varias_hojas para que lo revisen. La gerente le ha solicitado que los jefes de divisin solamente vean el contenido correspondiente a sus divisiones. Por ejemplo, al enviar el libro al gerente de la Divisin Australiana, slo podr visualizar la hoja Divisin Australiana. Usted ya ha preparado copias para la gerencia de la Divisin Europea, la Divisin Norteamericana y la Divisin Australiana. Ahora necesita preparar una copia para la gerencia de la Divisin Sudamericana. Justo antes de enviar el archivo para que lo revisen, la gerente lo llama y le pide que no inmovilice la Hoja2 para el gerente de la Divisin Sudamericana.
Qu se hace 1. Oculte las hojas de las divisiones Europea, Norteamericana y Australiana. Cmo se hace a. Haga clic en la etiqueta Divisin Australiana para seleccionar la hoja de clculo.
210
LECCIN 7
b. Seleccione FormatoHojaOcultar para ocultar la hoja.
c. Haga clic en la etiqueta de la Divisin Norteamericana, oprima sin soltar la tecla Maysculas y luego haga clic en la etiqueta de la Divisin Europea para seleccionar ambas hojas. d. Seleccione FormatoHojaOcultar para ocultar las hojas. 2. Oculte las hojas Hoja1 y Hoja2. a. Haga clic en la etiqueta Hoja1 y oprima sin soltar la tecla Maysculas, y luego haga clic en la etiqueta Hoja2 para seleccionar estas dos hojas de clculo. b. Seleccione FormatoHojaOcultar para ocultar estas hojas.
3.
Guarde y cierre el libro de trabajo.
a. Haga clic en el botn Guardar. b. Seleccione ArchivoCerrar.
211
LECCIN 7
4. Abra el archivo Libro_de_varias_ hojas y luego muestre la hoja de clculo Hoja2. a. Seleccione ArchivoLibro_de_varias_ hojas para abrir el archivo. b. Seleccione FormatoHojaMostrar para abrir el cuadro de dilogo Mostrar. c. En la lista Mostrar hoja, seleccione Hoja2.
d. Haga clic en Aceptar para volver a mostrar la Hoja2.
En esta leccin, personaliz el diseo de la ventana de la aplicacin Excel. Personalizar las ventanas de la aplicacin sirve para utilizar Excel de manera ms eciente.
1. Cules son algunas de las razones por las cuales deseara personalizar el diseo de la ventana de trabajo de Excel?
2.
Esta leccin le present algunos mtodos bsicos para personalizar la manera en que interacta con Excel.Qu otras cosas deseara personalizar en Excel, y cmo podra saber si tales personalizaciones son compatibles con Excel?
212
Seguimiento
En este curso, utiliz Excel para administrar, editar e imprimir datos. Almacenar datos de manera electrnica es ms eciente que hacerlo en papel, ya que le permite actualizar los datos existentes rpidamente, crear informes, calcular totales, y gracar, ordenar y ltrar los datos.
1. Con qu datos trabaja actualmente que sera mejor almacenar en Excel? Cmo iniciara el proceso de cambio de un papel al almacenamiento electrnico?
SEGUIMIENTO
2.
Considere su entorno de trabajo actual. Qu proyectos cree que seran ms eficientes si se utilizara Excel como un elemento del proyecto o si todo el proyecto fuese administrado y verificado en Excel?
3.
Considere su entorno de trabajo actual. Con qu datos est trabajando que pudieran resultar favorecidos al ordenarse, graficarse o filtrarse y as ser utilizados en la toma de decisiones comerciales?
Qu sigue?
El curso Microsoft Offce Excel 2003: 1er Nivel lo ayud a comprender los conceptos bsicos de Excel y lo prepar para avanzar al curso de Element K, Microsoft Offce Excel 2003: 2do Nivel.
213
NOTAS
214
APNDICE A
APNDICE A
Programa de Especialista en Microsoft Office
Algunos cursos de Element K incluyen habilidades del Programa de Especialista en Microsoft Office. La siguiente tabla indica dnde se cubren las habilidades de Excel 2003. Por ejemplo, 1-3 indica la leccin y el nmero de actividad aplicables a una habilidad.
Conjunto de habilidades fundamentales y habilidades evaluadas

Ingresar, editar y eliminar texto, nmeros y smbolos en las celdas Rellenar el contenido de series mediante la caracterstica Controlador de relleno Buscar y modicar o reemplazar contenido de celda o formatos Desplazarse a un contenido en especco (por ejemplo, mediante la caracterstica Ir a) Ubicar informacin de ayuda en el material de referencia local o en la Internet Utilizar la herramienta Referencia para seleccionar e insertar informacin de ayuda basada en texto
Excel 2003: 1er Nivel

1-4 2-2
Excel 2003: 2do Nivel
Ingresar y editar el contenido de celda
Desplazarse a un contenido de celda especco 2-5, 4-8 2-5
Ubicar, seleccionar e insertar informacin de ayuda 1-9
1-9
Insertar grcos y controlar la posicin y las dimensiones Insertar grcos y controlar la posicin y las dimensiones Filtrar listas mediante Autoltro 3-1, 3-2
Apndice A: Programa de Especialista en Microsoft Ofce
215
APNDICE A
Filtrar listas mediante Autoltro Ordenar listas Ordenar listas Insertar y modicar frmulas Crear y editar frmulas Ingresar un rango dentro de una frmula al arrastrar Utilizar referencias (absolutas y relativas) Crear frmulas mediante las siguientes categoras de funcin: Estadsticas, Fecha y hora, Financieras y Lgicas (por ejemplo Suma, Min, Max, Fecha u Hoy, PAGO, SI, Promedio) 3-1 3-1 3-3, 3-4 5-1, 5-2

5-3, 5-4
Utilizar funciones estadsticas, de hora y fecha, nancieras y lgicas 3-2 4-3, 4-4, 4-5, 4-6, 4-9
Crear diagramas y grcos basados en los datos de las hojas de clculo, modicarlos y controlar su posicin Crear diagramas y grcos basados en los datos del libro de trabajo activo, modicarlos y controlar su posicin Aplicar y modicar formatos de celda Aplicarles formatos a las celdas Aplicarles Autoformatos a las celdas y a los rangos de celdas Aplicar y modicar estilos de celda Aplicar estilos (por ejemplo, aplicar un estilo desde la lista FormatoEstilo) Modicar la altura y el ancho Insertar y eliminar, y mostrar y ocultar, las y columnas Modicar alineacin Aplicarle formato de color a las etiquetas, cambiar el nombre de la hoja y aplicar fondos Ocultar y mostrar hojas de clculo 4-10 4-1, 4-2, 4-3, 4-4, 4-5, 4-6, 4-7 4-9 2-1, 2-2, 2-3, 2-4, 2-5
Modicar formatos de la y de columna 4-3 2-4, 4-3, 4-4 4-7, 4 Lab 4-2, 5-1
Aplicarles formato a las hojas de clculo
7-4
Insertar, visualizar y editar comentarios
216
APNDICE A
Agregar y editar comentarios anexos a las celdas de las hojas de clculo Crear nuevos libros de trabajo a partir de plantillas Crear un libro de trabajo a partir de una plantilla Insertar, eliminar y mover celdas Insertar y eliminar celdas seleccionadas Cortar, copiar y pegar/hacer pegado especial de las celdas seleccionadas Mover las celdas seleccionadas Crear y modicar hipervnculos Insertar y editar hipervnculos Organizar hojas de clculo Insertar hojas de clculo en un libro Eliminar hojas de clculo de un libro Cambiar la posicin de las hojas de un libro Abrir la vista preliminar de impresin para las pginas Web Abrir la vista preliminar de los saltos de pgina Dividir y organizar libros de trabajo Dividir, inmovilizar/movilizar, organizar y ocultar/mostrar los libros de trabajo Congurar pginas para imprimirlas Establecer reas de impresin Modicar la orientacin de las hojas de clculo Agregarles encabezados y pies de pgina a las hojas de clculo Visualizar y modicar saltos de pgina 6-1, 6-6 6-4 6-2 6-5 5-3 5-3 5-2 1-7, 1-8 2-4 2-1, 4-2 1-1, 1-2

1-4, 1-5, 1-6
2-1
Abrir la vista preliminar de los datos 6-1, 6-2 6-5 5-Lab
Personalizar el diseo de las ventanas 7-1, 7-2 7-1, 7-2, 7-3, 7-4
217
APNDICE A
Establecer opciones para congurar las pginas antes de imprmirlas (por ejemplo, congurar los mrgenes, el rea de impresin y las las/columnas a repetirse) Imprimir datos Imprimir selecciones, hojas de clculo y libros de trabajo Crear y utilizar carpetas para almacenar libros de trabajo Cambiar el nombre de las carpetas Convertir archivos a distintos formatos de archivo para poder transferirlos (por ejemplo, .csv, .txt) Guardar selecciones, hojas de clculo o libros de trabajo como pginas Web 6-1, 6-3, 6-6

6-1, 6-3, 6-6
Organizar libros de trabajo mediante carpetas de archivo 1-5 1-5
Guardar datos en formatos adecuados para distintos usos 6-1, 6-2, 6-3, 6-4
6-4
Conjunto de habilidades de Excel 2003: 1er experto y habilidades evaluadas Nivel

Utilizar subtotales Agregarles subtotales a los datos de la hoja de clculo Denir y aplicar ltros avanzados Crear y aplicar ltros avanzados Agrupar y esquematizar datos Agrupar y esquematizar datos Utilizar la validacin de datos Agregar criterios para la validacin de datos en la celdas Crear y modicar rangos de lista Crear y modicar rangos de lista Administrar escenarios

5-7
5-5 3-6 1-5
4-1, 5-Lab 4-2
Agregar, mostrar, cerrar, editar, combinar y unicar escenarios Realizar anlisis de datos mediante herramientas automatizadas
218
APNDICE A
Proyectar valores mediante las herramientas de anlisis (por ejemplo, Herramientas para anlisis) Realizar anlisis especulativos Utilizar el complemento Solver Crear tablas dinmicas y reportes de tabla dinmica Crear reportes de tabla dinmica y reportes de grco dinmico Utilizar funciones de bsqueda y de referencia Utilizar funciones de bsqueda y de referencia (por ejemplo, CONSULH, CONSULV) Usar funciones de bases de datos Crear y editar funciones de base de datos (por ejemplo, BDSUM, BDPROMEDIO) Rastrear antecedentes, dependientes y errores de frmula Rastrear antecedentes de frmula Rastrear dependientes de frmula Rastrear errores de frmula Localizar datos y frmulas invlidas Utilizar Comprobacin de errores Colocar en crculos los datos no vlidos Observar y evaluar frmulas Utilizar Evaluar frmulas Utilizar Observar celdas Denir, modicar y utilizar rangos con nombre Asignarles nombres a uno o ms rangos de celda Utilizar en las frmulas una referencia de rango con nombre Darle estructura a los libros de trabajo mediante XML Agregar, modicar y eliminar mapas Administrar elementos y atributos en libros de trabajo en XML (por ejemplo, agregar, modicar, eliminar, cortar, copiar) Denir opciones en XML (por ejemplo, aplicar opciones de vista en XML) Crear y modicar formatos de datos personalziados 7-1 7-3 4-1 4-2 3-5 3-5 3-4 3-4 3-1 3-2 3-3 5-6, 5-Lab 4-7, 4-8 4-5, 4-6

4-7
4-3 4-4
7-4
219
APNDICE A
Crear y aplicar formatos de nmero personalizados Utilizar formato condicional Utilizar formato condicional Aplicarles formato a los grcos y cambiar sus dimensiones Utilizar las herramientas recortar y girar Controlar el brillo y el contraste de las imgenes Darles escala a los grcos y cambiar sus dimensiones Aplicarles formato a los grcos y diagramas Aplicarles formato a los grcos y diagramas (por ejemplo, series de datos, rea de trazado del grco) Proteger celdas, hojas de clculo y libros de trabajo Agregarles proteccin a las celdas, hojas de clculo y libros de trabajo Aplicarle una conguracin de seguridad a un libro de trabajo Utilizar rmas digitales para autenticar libros de trabajo Congurar contraseas Establecer conguraciones para macros Compartir libros de trabajo Crear y modicar libros de trabajo compartidos Combinar libros de trabajo Combinar varias versiones del mismo libro Dar seguimiento, aceptar y rechazar cambios a los libros de trabajo Dar seguimiento a los cambios Aceptar y rechazar cambios Importar datos a Excel Importar informacin a Excel desde fuentes externas Establecer vnculos a datos en pginas Web Exportar datos desde Excel Exportar datos estructurados desde Excel 6-1, 6-2, 6-3, 6-4 7-2 6-6, 6-7 6-7 2-5, 2-6 2-7 2-8 2-4 2-10 2-3 2-9 2-1, 2-2, 2-3 2-3, 2-4, 2-5 3-2 3-2 3-2, 3-7 1-4 4-6
Publicar y editar libros de trabajo y hojas de clculo en la Web
220
APNDICE A
Publicar libros de trabajo con base en la Web Crear y editar plantillas Crear la plantilla de un libro de trabajo Crear un nuevo libro de trabajo con base en una plantilla denida por el usuario Editar una plantilla de un libro de trabajo Combinar datos Combinar datos de dos o ms hojas de clculo Denir y modicar las propiedades de un libro de trabajo Administrar las propiedades de un libro de trabajo (por ejemplo, datos de resumen) Personalizar las barras de herramientas y de mens Agregar y eliminar botones en las barras de herramientas Agregar mens personalizados Crear, editar y ejecutar macros Crear macros Editar macros mediante el Editor de Visual Basic Ejecutar macros Modicar las conguraciones predeterminadas de Excel Modicar las conguraciones predeterminadas de fuente en Excel Establecer el nmero predeterminado de hojas de clculo Cambiar la ubicacin de archivo predeterminada de las plantillas 1-7 1-7 1-7 1-1 1-2 1-1 1-3 1-3 1-4 5-2 1-1, 1-4, 1-5, 1-6, 1-7, 1-8, 1-9 1-3 2-10

6-5
221
NOTAS
222
LABORATORIOS DE LA LECCIN
LABORATORIOS DE LA
LECCIN
Debido a limitaciones derivadas de la conguracin del aula, algunos de los laboratorios no se pueden abrir en secuencia inmediatamente posterior a la leccin asociada. Su instructor le dir si sus laboratorios se pueden practicar inmediatamente despus de la leccin o si requieren una conguracin independiente del contenido de la leccin principal. La informacin sobre el laboratorio a nivel de la leccin se enumera en el frente de este manual, en la seccin referida a la conguracin del curso.
LECCIN 1 LABORATORIO 1
Crear una hoja de clculo bsica
Objetivo: crear una hoja de clculo bsica. Situacin: La gerente le ha dado el siguiente documento escrito, tal como se ve en la Figura 1-A.
Figura 1-A: Una hoja de clculo en papel. A la gerente le gustara convertir este documento en una hoja de clculo de Excel.
Laboratorios de la leccin
223
Usted est algo familiarizado con Excel, y sabe que le resultara ms fcil si, al momento de oprimir la tecla Intro, el punto de insercin se desplazara una celda hacia la derecha (como con la tecla Tab) en vez de desplazarse una celda hacia abajo.
1. 2. 3. 4.
Inicie Excel. Cree una nueva hoja de clculo. Ingrese los datos de la hoja de papel en un archivo nuevo de Excel. Abra el sistema de ayuda y luego ubique y lea el archivo de ayuda que explica cmo cambiar la celda que queda seleccionada despus de oprimir Intro. Haga los cambios necesarios para que Excel lo lleve a la siguiente celda de la derecha despus de oprimir Intro. Guarde y cierre el archivo.
Al terminar, puede comparar su trabajo con el archivo Solucion_archivo_papel.
5.
6.
Modicar una hoja de clculo
Objetivo: modicar una hoja de clculo. Archivos de datos: Canastas_primer_nivel
Punto de partida: Cierre todos los archivos de Excel. Abra el archivo Canastas_primer_nivel. Situacin: La gerencia le ha dado un archivo Excel denominado Canastas_primer_nivel, tal como se ve en la Figura 2-A .
224
Figura 2-A: La versin de Canastas_primer_nivel que le dio la gerencia. La gerencia le ha dado una copia impresa en la que se ve cmo debera quedar el archivo Canastas_primer_nivel, tal como se ve en la Figura 2-B .
Figura 2-B: Cmo debe quedar el archivo Canastas_primer_nivel. Debe modicar el archivo Canastas_primer_nivel para que quede como lo necesita la gerencia.
1.
Mueva el nmero que aparece en la celda D13 a la celda D14.
225
2. 3.
Inserte cinco columnas entre la columna E y la columna F. Rellene las celdas F4 a J4 con los meses Feb , Mar , Abr , May y Jun , respectivamente. Ingrese el nmero de canastas para cada mes.
Feb = 100 Mar = 85 Abr = 150 May = 175 Jun = 210
4.
5. 6. 7. 8. 9.
Debajo de fila 10, inserte 2 filas. En la celda A10, escriba Fruta y luego, en la celda A11, escriba Chocolate. Copie el valor de la celda B9 en las celdas B10 y B11. En la celda C10, escriba 27 y luego, en la celda C11, escriba 32. Edite la celda A8 para que all se lea Caf gourmet.
10. Inserte una celda entre las celdas C20 y D20. 11. Encuentre la palabra proteccin y reemplcela con la palabra proyeccin. 12. Aplquele el formato necesario a la hoja de clculo. 13. Verifique la ortografa, corrija las palabras que estn mal escritas y luego
guarde su trabajo.
14. Cierre el archivo.
Al terminar, puede comparar su trabajo con el archivo Solucion_canastas_primer_nivel.
226
Realizar clculos
Objetivo: realizar clculos en una hoja de clculo. Archivos de datos: Calculos_primer_nivel
Punto de partida: Cierre todos los archivos que estn abiertos en Excel. Abra el archivo Calculos_primer_nivel. Situacin: La gerente le ha dado el documento nanciero que se ve en la Figura 3-A .
Figura 3-A: La hoja de clculo Calculos_primer_nivel. La gerente le ha pedido que calcule lo siguiente: Ingresos totales, Ingresos netos, Impuestos y Utilidad despus de impuestos.
1. 2.
En la celda B8, utilice una funcin para calcular los Ingresos totales. En la celda B12, escriba una frmula bsica para calcular los Ingresos netos. Es la cantidad derivada de restarles los Gastos a los Ingresos totales. En la celda B14, escriba una frmula o funcin que utilice una referencia absoluta para calcular los Impuestos. Es la cantidad que resulta de multiplicar los Ingresos netos por la Tasa impositiva.
3.
227
4.
En la celda B16, copie una frmula o funcin que le ayude a calcular la Utilidad despus de impuestos. Es la cantidad que resulta de restarle los Impuestos a los Ingresos netos. Guarde y cierre el archivo.
Al terminar, puede comparar su trabajo con el archivo Solucion_calculos_primer_nivel.
5.
Aplicarle formato a una hoja de clculo
Objetivo: Aplicarle formato a una hoja de clculo. Archivos de datos: Formato_primer_nivel
Punto de partida: Cierre todos los archivos que estn abiertos en Excel. Abra el archivo Formato_primer_nivel. Situacin: La gerencia le ha dado un archivo de Excel denominado Formato_primer_nivel, tal como se ve en la Figura 4-A .
228
Figura 4-A: El archivo Formato_primer_nivel. El equipo gerencial ha terminado un bosquejo de Formato_primer_nivel. La gerencia desea que usted le aplique el formato al archivo para que luzca como el bosquejo, tal como se ve en la Figura 4-B .
Figura 4-B: As debe lucir el archivo Formato_primer_nivel.
229
1. 2. 3. 4. 5.
Ajuste el alto de cualquier fila que resulte muy grande o muy chica. Ajuste el ancho de cualquier columna que resulte muy angosta o muy ancha. Mueva cualquier celda que deba ser movida. Alinee a la derecha el contenido de la columna A. Alnee el contenido de aquellas celdas que no tengan una alineacin consistente con respecto a las celdas adyacentes. Aplique todo formato de nmero necesario. Cambie el tipo de fuente en toda la hoja y luego cambie el tamao de la fuente para el ttulo de la hoja. Aplique el formato negrita segn sea necesario. Agrgueles bordes y colores a las celdas para delimitar los distintos valores de la hoja de clculo.
6. 7.
8. 9.
10. Combine y centre las celdas segn sea necesario.

Al terminar, puede comparar su trabajo con el archivo Solucin_formato_primernivel.
Desarrollar un libro de trabajo
Objetivo: Desarrollar un libro de trabajo. Archivos de datos: Gomez
Punto de partida: Cierre todos los archivos que estn abiertos en Excel. Abra el archivo Gomez. Situacin: Un colega le ha pedido que organice el archivo Gomez. El archivo contiene seis hojas de clculo. Su colega desea que usted les cambie el nombre y les d color a las etiquetas de las hojas de clculo, que elimine todas las hojas innecesarias, que ordene las hojas y que haga una copia del libro.
230
1.
Examine las hojas de clculo y luego cambie el nombre en las etiquetas de las hojas de clculo segn sea necesario. Agregue un color distinto en cada etiqueta. Cambie la posicin de las hojas de clculo para que tengan un orden lgico. Elimine las hojas innecesaria. Copie el libro entero.
Al terminar, puede comparar su trabajo con el archivo Solucion_Gomez.
2. 3. 4. 5.
Imprimir un libro de trabajo
Objetivo: Imprimir un libro de trabajo. Archivos de datos: Pino_Solitario
Punto de partida: Cierre todos los archivos que estn abiertos en Excel. Abra el archivo Pino_Solitario. Situacin: Prepara un archivo de Excel denominado Pino_Solitario para distribuirlo en una reunin de trabajo. Desea lograr lo siguiente: Que cada pgina de la copia impresa muestre las cinco primeras las de la hoja de clculo. Que la impresin aparezca horizontalmente. Que Pgina X de Y aparezca en la parte inferior de cada pgina impresa (X equivale a la pgina activa e Y representa el total de pginas en el documento). Que haya un salto de pgina donde comienza un nuevo mes.
1. 2.
Establezca las filas de 1 a 5 como ttulo de impresin. Cambie la orientacin de la pgina a Horizontal.
231
3.
Agregue un pie de pgina que identifique la pgina activa y el total de pginas del documento impreso (Pgina X de Y). Examine la hoja y agregue un salto de pgina entre la ltima fecha de julio y la primera de agosto y otro salto de pgina entre el ltimo da de agosto y el primer da de septiembre. Guarde y cierre su trabajo.
Al terminar, puede comparar su trabajo con el archivo Solucin_Pino_Solitario.
4.
5.
Personalizar el diseo
Objetivo: Personalizar el diseo. Archivos de datos: Nomina_empresa
Punto de partida: Cierre todos los archivos que estn abiertos en Excel. Abra el archivo Nomina_empresa. Situacin: Est trabajando con el archivo Excel denominado Nomina_empresa. Desea dividir e inmovilizar las las y columnas de la hoja Informacin de nmina para visualizar slo los encabezados de las columnas APELLIDO e INGRESO NETO y los datos correspondientes. Adems, desea poner en mosaico la vista de las cuatro hojas del libro para ver el contenido de las cuatro al mismo tiempo.
1. 2.
Divida el contenido de la hoja Informacin de nmina. Arrastre las barras de divisin para visualizar el encabezado APELLIDO en el primer cuadrante y el encabezado INGRESO NETO en el segundo cuadrante. Inmovilice las filas y columnas. Cree tres nuevas ventanas y luego haga que cada hoja sea visible en su propia ventana. Haga que las ventanas de las hojas aparezcan en mosaico.
3. 4.
5.
232
6.
Guarde y cierre el archivo.

Al terminar, puede comparar su trabajo con el archivo Solucion_nomina_empresa. El archivo con la solucin quiz no se abra en mosaicos. Para obtener ayuda sobre cmo poner las ventanas en mosaico, vea Organizar hojas de clculo en la leccin Personalizar diseo.
233
NOTAS
234
SOLUCIONES
SOLUCIONES
Leccin 1
Actividad 1-1
1.
Cada grfico del lado izquierdo incluye un componente especfico resaltado mediante un cuadro negro. Relacione el componente resaltado en cada uno de los grficos con el nombre correspondiente.
Soluciones
235
SOLUCIONES
e a. Datos
b.
Rango
c.
Columna
d.
Fila
e.
Celda
2.
Cada grfico del lado izquierdo incluye un componente especfico resaltado mediante un cuadro negro. Relacione el componente resaltado en cada uno de los grficos con el nombre correspondiente.
236
SOLUCIONES
c a. Botones de desplazamiento
b.
Barra de herramientas Formato
c.
Cuadro de nombre
d.
Barra de frmulas
e.
Barra de ttulos
f.
Barra de herramientas Estndar
g.
Panel de tareas
h.
Etiquetas de las hojas de clculo Celda activa
i.
j.
Barra de mens
Soluciones
237
SOLUCIONES
Leccin 2
Actividad 2-2
4.
Cules de los siguientes son buenos candidatos para Autorrelleno? a) Agregar de Trim. 1 a Trim. 4 como encabezados de trimestres. b) Agregar los das de la semana. c) Agregar totales de ventas para los empleados. d) Agregar los aos consecutivos desde 1990 hasta 2003.
Actividad 2-3
4.
Considere lo siguiente: La gerente le pide que elimine un rango de datos de una hoja de clculo. Usted lo hace, pero poco despus ella regresa y le dice que ha cometido un error. Desea que conserve los datos que acaba de eliminar. Qu accin regresara rpidamente a la pantalla los datos eliminados de la hoja de clculo? a) Deshacer b) Eliminar c) Rehacer d) Editar
Leccin 3
Actividad 3-1
2.
Cul es el total de enero? a) 766,76 b) 741,49 c) 762,58 d) 901,53
238
GLOSARIO
GLOSARIO
rea de la celda de referencia Muestra el nombre de la celda activa del libro. argumento Un dato dentro de un parntesis (incluido en una funcin). barra de estado Muestra informacin acerca de un comando seleccionado y el estado actual de Excel. barra de frmulas Muestra el contenido de la celda activa del libro. barra de herramientas Botones que ofrecen acceso rpido a los comandos ms utilizados en Excel. barra de ttulos Ubicada a lo largo de la parte superior de la ventana de aplicacin, la barra de ttulos muestra el nombre de la aplicacin y del libro activo. botones de desplazamiento Se utilizan para desplazarse entre las etiquetas de las hojas de clculo de una por una o para mostrar el primer o ltimo grupo de etiquetas de las hojas en el libro. celda La interseccin de una la y una columna. celda activa La celda que se selecciona automticamente cuando Excel crea una nueva hoja de clculo. columna El lmite dentro de una hoja de clculo que se extiende verticalmente a travs de las las y contiene datos. controlador de relleno El cuadro en la esquina de una celda o rango. Puede utilizarse para activar la caracterstica Autorrelleno de Excel. Cuando una celda o rango de celdas contiene datos que se pueden mostrar en incrementos, arrastre el controlador de relleno hacia la izquierda, hacia la derecha, hacia arriba o hacia abajo para rellenar un rango con datos. encabezado Texto que se imprime en la parte superior de cada pgina. estilo Un conjunto de opciones de formato que pueden aplicarse al mismo tiempo en las celdas seleccionadas. etiquetas de las hojas Se utilizan para desplazarse entre las hojas de clculo en un libro de trabajo. frmula Un conjunto de instrucciones que se ingresan en una celda para realizar clculos. fuente Un conjunto de caracteres que comparten algunas cualidades. funcin Una frmula incorporada. orden de las operaciones Secuencia de clculos que siguen las frmulas para llegar al resultado deseado. pie de pgina Texto que se imprime en la parte inferior de cada pgina.
Glosario
239
GLOSARIO
referencia absoluta Una referencia de celda en una frmula. No cambia cuando se copia la frmula. referencia relativa Una referencia de celda que es automticamente actualizada por Excel siempre que una frmula o funcin se copie de una celda de origen a una celda de destino. ttulo de impresin Una celda o rango de celdas seleccionadas para repetirse en la parte superior o en el margen izquierdo en las copias impresas de una hoja de clculo. ventana de la aplicacin Generalmente abarca toda la pantalla y crea una interfaz para que usted interacte con Excel. Es la ventana exterior de Excel. ventana del libro Aparece dentro de la ventana de la aplicacin y muestra un libro en el cual se pueden ingresar y almacenar datos. Es la ventana interior de Excel.
240
NDICE
NDICE
A
ancho de columna cambiar, 106 rea de la celda de referencia, 5 argumentos, 72 Autoformatos, 131 aplicar, 131 Autorelleno, 37 ayuda obtener, 25 moverlos entre celdas, 33 seleccionar, 12 datos de celda Buscar y reemplazar, 53 editar, 41 ir a, 53
E
eliminar celdas, 47 columnas las encabezados, 172 crear, 173 estilos, 134 aplicar, 135 etiquetas, 141 aplicar formato, 142 etiquetas de las hojas, 5 Excel introduccin general, 2
B
barra de estado, 5 barra de frmulas, 5 barra de ttulos, 5 barras de herramientas, 5 bordes, 97 agregar, 98 botones de desplazamiento, 5 buscar y remplazar formatos, 126
C
Caracterstica Deshacer, 41 Caracterstica Rehacer, 41 celdas, 5 alinear el contenido, 122 combinar, 110 explorar, 8 modicar datos, 134 celdas activas, 5 colores agregar, 98 columnas, 5 Comando Ocultar, 106 controladores de relleno, 37
F
las, 5 cambiar altura, 105 fondos, 98 formatos de nmero, 114 aplicar, 114 crear personalizados, 119 frmulas, 65 copiar, 80 frmulas bsicas crear, 64, 67 fuentes, 93 funciones, 72 calcular usando, 73 copiar, 80
D
datos copiarlos entre celdas, 33
ndice
241
NDICE
H
hoja de clculo denicin, 3 hojas de clculo, 3, 4, 5 cambiar la posicin, 147 copiar, 153 pegar dividir, 197 explorar celdas, 8 insertar, 150 eliminar modicar, 32 modicar datos, 134 mostrar, 210 ocultar, 209 ordenar, 200 revisin ortogrca, 60 revisar ortografa, 60
S
saltos de pgina, 186 eliminar, 187 insertar, 187 Seleccionar datos, 12 series de datos rellenar celdas, 37
T
tamao de fuente cambiar, 94 tcnicas de exploracin utilizar el mouse, 8 utilizar el teclado, 8 tipos de fuente cambiar, 94 ttulos de impresin, 164 establecer, 166
I
imprimir un rango, 189 inmovilizar las y columnas, 205 insertar celdas, 47 columnas las
V
ventana de la aplicacin, 3 ventana del libro, 3
L
libros, 3, 4, 5 guardar, 20 libros de trabajo copiar, 156 etiquetas, 141
M
mrgenes, 178 establecer, 178
O
orden de las operaciones, 66 orientacin de pgina, 181
P
Pegado especial, 99 pies de pgina, 172 crear, 173
R
referencia relativa, 81 referencias absolutas, 87 crear, 87
242

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Microsoft Office Excel 2003

Microsoft Office Excel 2003: 1er Nivel

Microsoft Excel 2003: 1er Nivel

Microsoft Excel 2003: 1er Nivel

MICROSOFT Office EXCEL 2003: 1ER NIVEL

LECCIN 2: MODIFICAR UNA HOJA DE CLCULO

LECCIN 3: REALIZAR CLCULOS

LECCIN 4: APLICARLE FORMATO A UNA HOJA DE CLCULO.

Microsoft Excel 2003: 1er Nivel

LECCIN 6: IMPRIMIR EL CONTENIDO DE UN LIBRO DE TRABAJO

LECCIN 7: PERSONALIZAR EL DISEO

Microsoft Excel 2003: 1er Nivel

ACERCA DEL CURSO

Descripcin del curso

Prerrequisitos del curso

Microsoft Excel 2003: 1er Nivel

Cmo usar este libro

Como Herramienta de revisin

Objetivos del curso

Requisitos para el curso

Microsoft Excel 2003: 1er Nivel

Antes de cada clase

Lista de archivos adicionales

Microsoft Excel 2003: 1er Nivel

Duracin de la leccin 45 minutos

Leccin 1: Comenzar a utilizar Excel

Microsoft Excel 2003: 1er Nivel

Figura 1-2: Una hoja de clculo electrnica.

La ventana de la aplicacin Excel

Leccin 1: Comenzar a utilizar Excel

Hojas de clculo y libros

Figura 1-4: Encabezados de fila y de columna.

ACTIVIDAD DE DESCUBRIMIENTO 1-1

Leccin 1: Comenzar a utilizar Excel

Microsoft Excel 2003: 1er Nivel

Barra de herramientas Formato

Barra de herramientas Estndar

Etiquetas de las hojas de clculo Celda activa

Leccin 1: Comenzar a utilizar Excel

Cmo desplazarse por Excel

Microsoft Excel 2003: 1er Nivel

Leccin 1: Comenzar a utilizar Excel

Microsoft Excel 2003: 1er Nivel

Ubique la celda Horas (HRS).

Ubique el departamento de Dominique Mante.

Leccin 1: Comenzar a utilizar Excel

Figura 1-5: La hoja de clculo antes de mover los datos.

Microsoft Excel 2003: 1er Nivel

Un rango contiguo de celdas

Rangos no contiguos de celdas

Una hoja de clculo entera

Leccin 1: Comenzar a utilizar Excel

Seleccione un rango de celdas.

Seleccione una hoja de clculo entera.

a. Utilice la barra de desplazamiento vertical para ir a la parte superior de la hoja de clculo.

Microsoft Excel 2003: 1er Nivel

Figura 1-7: Una hoja de clculo en blanco.

Leccin 1: Comenzar a utilizar Excel

Cmo ingresar datos

Microsoft Excel 2003: 1er Nivel

Figura 1-9: La hoja de clculo en papel que le ha dado la gerente.

Leccin 1: Comenzar a utilizar Excel

Ingrese Mes como encabezado de columna.