CARTA CON COMENTARIOS Y RECOMENDACIONES

DE CONTROL INTERNO

HOSPITAL DE PEDIATRIA S.A.M.I.C. PROFESOR DR. JUAN P. GARRAHAN

EJERCICIO 1996

INDICE

TEMA Objetivos Alcance

Pag.

1. Tesorera

2. Facturacin y cuentas a Cobrar

3. Bienes de Cambio

4. Bienes de Uso

5. Compras y Contrataciones

En ejercicio de las facultades conferidas por el artculo 118 de la Ley 24.156, la Auditora General de la Nacin efectu una revisin de la estructura del control interno respecto de los circuitos considerados crticos, adoptado por el Hospital de Pediatra S.A.M.I.C. Profesor Dr. Juan P. Garrahan, referido al ejercicio finalizado el 31 de Diciembre de 1996.

1. OBJETIVOS

Los objetivos de nuestra tarea han sido los siguientes : Evaluar el grado de control interno alcanzado por la Entidad, a fin de:

determinar el grado de confiabilidad de los controles propios de cada uno de los sistemas a travs de los cuales fluye la informacin que alimenta las cuentas o rubros contables a examinar, y establecer el alcance, la naturaleza y la oportunidad de los procedimientos de auditora a aplicar en la revisin de los estados contables al 31 de diciembre de 1996 del Hospital.

Identificar las conclusiones y las observaciones de mayor significatividad visualizadas a raz de dicha evaluacin. Evaluar la confiabilidad de los procesos asociados con las imputaciones contables y su entorno de procesamiento.

En funcin de los objetivos definidos precedentemente, el contenido de este informe respecto a la evaluacin del control interno, cubre nicamente aquellos aspectos que han surgido durante el desarrollo de nuestro examen y por lo tanto, no incluye todos aquellos comentarios y recomendaciones que un estudio especfico destinado a tal fin podra revelar.

2. ALCANCE

Nuestro examen fue realizado de acuerdo con las normas de auditora aprobadas por la Auditora General de la Nacin mediante la Resolucin N 145/93, dictada en virtud de las facultades conferidas por el artculo 119 inciso d) de la ley 24.156. Dichas normas son compatibles con las adoptadas por el Consejo Profesional de Ciencias Econmicas de la Capital Federal. El trabajo desarrollado ha consistido en evaluar primordialmente los controles que tienen efecto sobre la informacin contable generada por el Hospital y que pueden, por lo tanto, afectar los saldos finales de los estados contables. Se ha analizado en que medida se cumplen -entre otros- los siguientes principios de control interno: Adecuada separacin de funciones. Segregacin fsica de activos -disponibilidades, documentos, ttulos, etc.- y acceso restringido a los mismos. Empleo de formularios seguros y racionales en cuanto a la cantidad y calidad de la informacin contenida. Empleo de archivos adecuados y seguros que permitan una rpida y gil tarea de verificacin y control. Existencia y aplicacin de regmenes claros y precisos en materia de autorizacin de operaciones y registraciones contables subsecuentes. Existencia y aplicacin de normas y procedimientos contables que otorguen precisin a los registros.

Asimismo, se ha evaluado la confiabilidad de la informacin proveniente de los sistemas administrativo-contables que inciden en las registraciones y posterior confeccin de los estados contables.
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1.- TESORERIA 1.l.- Resguardo de Valores Comentario Con respecto al resguardo de los valores se ha observado en el sector la inexistencia de un sistema de seguridad y de proteccin adecuado; asimismo, las responsabilidades y lneas de autoridad no son segregadas debido a la estructura insuficiente que poseen. Recomendacin Se debern tomar los resguardos necesarios a fin de regularizar las situaciones sealadas. Opinin del Sector En relacin a la seguridad del Area, la Tesorera del Hospital cuenta con una caja fuerte donde resguarda sus valores, la que posee adecuadas medidas de seguridad. En lo que a estructura fsica se refiere, se han dado instrucciones para que el Area de Mantenimiento efecte la instalacin de rejas, brindando mayor seguridad a la misma. En cuanto a responsabilidad y lneas de autoridad, si bien es cierto que algunas tareas se comparten, se respetan las lneas de autoridad y responsabilidad del organigrama funcional vigente a la fecha. La implementacin definitiva del sistema informtico permitir una distribucin de funciones ms operativa, resolvindose en consecuencia la estructura definitiva del Area.

1.2.- Arqueo de valores Comentario El ltimo arqueo practicado y nico del ao, correspondiente al cierre del ejercicio al 31 de diciembre de 1996 se realiz el 02-01-97 por el personal del Area Contable.
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Recomendacin Se sugiere implementar un sistema de arqueos sorpresivos en el transcurso del ejercicio con el fin de evitar los posibles desvos y asegurar los controles elementales para el Area. Opinin del Sector Al respecto se informa que la caja se arquea diariamente y al cierre de cada mes se comunica a la Gerencia Contable y Gerencia de Finanzas en forma escrita y pormenorizada el arqueo de valores. Una vez al ao la Gerencia Contable presencia dicho arqueo. No obstante, se ha dado traslado de vuestra recomendacin a la Unidad de Auditora Interna a efectos de incorporar en sus planes de trabajo la rutina de arqueos sorpresivos.

1.3.- Custodia de cheques anulados Comentario Los cheques anulados no son guardados en tesorera a fin de controlar la continuidad numrica, si no que el Area Contable se encarga de ello. Recomendacin Se recomienda mantener los cheques anulados en el Area de Tesorera, ya que la misma es la responsable de la custodia de dichos comprobantes. Opinin del Sector La Administracin del Hospital defini oportunamente que sea el Area Contable la receptora de todo documento original, pues ser esa Area la que brindar informacin a todo Organismo de Control Externo a que sea sometido el Hospital. En particular en relacin a los cheques anulados, cabe destacar que las conciliaciones bancarias, que si bien son realizadas en la Tesorera con sus registros bancarios, tambin son realizadas en el Area Contable con la documentacin original de los movimientos. Siendo el cheque anulado una prueba necesaria de control en las conciliaciones bancarias, se interpreta que la custodia debe continuar en la Gerencia Contable, quien tiene archivos especficos a tal fin.
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El sistema informtico del circuito de pagos, brinda una serie de seguridades ya que habilita automticamente el nmero del cheque a emitir por Tesorera y al anularse un cheque exige un cdigo del motivo de la anulacin y emite un listado en el cual se acompaa con el valor a la Gerencia Contable.

Comentario que merece la Opinin del Sector Se mantiene la recomendacin en razn de que por norma de control interno la custodia de los valores (inclusive de los cheque anulados) la debera tener el Area de Tesorera.

2 - FACTURACION Y CUENTAS A COBRAR 2.1.- Integridad de la facturacin Cabe aclarar que el siguiente comentario y correspondiente recomendacin ya fue presentado a travs del Informe elaborado a partir de la auditora de gestin que se llev a cabo en el mbito del Hospital en el transcurso del ao 1997. Comentario No es posible asegurar la integridad de la facturacin, dado que no existe un sistema de verificacin y control adecuado de la documentacin, y adems la identificacin de los bonos de consulta externa remitidos al Sector Facturacin se realiza en forma manual, sin la emisin de planillas resmenes de control, no existiendo la posibilidad de verificar la integridad de las transacciones contra los datos cargados en el sistema. Recomendacin Se recomienda mejorar los procedimientos de recoleccin de la informacin destinada a facturacin, simplificando los canales de recepcin, y estableciendo controles cruzados para asegurar la integridad de la facturacin.

Opinin del Sector Al respecto se informa que la Gerencia de Sistemas est desarrollando un programa especfico que permitir efectuar controles cruzados en la identificacin de los bonos. Hasta su culminacin la Gerencia de Prestaciones realiza la facturacin a pacientes con cobertura social, dependiendo del envo de los bonos con sus respectivas planilla, por parte de las Secretarias de cada tira de consultorios. Por ello y hasta tanto no se lleve a cabo la reestructuracin del proyecto, esta Gerencia, en conjunto con las Direcciones Mdicas Asociadas responsables de cada rea asistencial, realiza una tarea continua con el fin de lograr la concientizacin sobre la importancia de la correcta recoleccin de datos, a efectos de mejorar los procedimientos y evitar dbitos originados en errores u omisiones en el registro de los mismos. En cuanto a los pacientes internados se efectan controles al alta, solicitndose los R.I.D.I. (Resumen Individual de Internacin) y los informes correspondientes a cada internacin que no hubieran sido recepcionados en tiempo y forma.

3.- BIENES DE CAMBIO 3.1.- Control fsico Comentario El Hospital efecta un control fsico nicamente a travs del Area de Almacenes, mediante fichas de stock, no existiendo listados de computacin que registren los movimientos de dicho sector en otra Area, que permita el control por oposicin. La valuacin al cierre del ejercicio se realiza tomando el inventario de cierre y aplicando el precio de la ltima compra. Recomendacin Se recomienda implementar un sistema de inventario permanente que permita el control fsico por oposicin y la valuacin de los bienes en cualquier perodo del ao.

Opinin del Sector La observacin de este punto es correcta. El Hospital est implementando el Sistema Informtico C-Page que lo contempla, estando los plazos de ejecucin previstos en la planificacin realizada por la Gerencia de Sistemas.

4.- BIENES DE USO 4.1.- Vida til de los bienes. Comentario Con el fin de amortizar sus bienes de uso, el Hospital asigna los aos de vida til sin aplicar un criterio uniforme; de manera que para un mismo tipo de bien suele asignarse distinta cantidad de aos de vida til. Recomendacin El Organismo debera obtener un informe tcnico respecto de sus bienes de uso, que le permita asignar la correcta vida til y consecuentemente mejorar el clculo de la amortizacin correspondiente. Opinin del Sector El Hospital asigna los aos de vida til, aplicando un criterio uniforme para un mismo tipo de bien (en forma general) y slo en casos justificados suele asignarse una cantidad distinta de aos. Sobre lo apuntado cabe sealar lo informado oportunamente a esa Auditora, a ttulo de ejemplo sobre alguno de los casos especiales. Cuenta 172 - Muebles y Equipos de Oficina. En este grupo de bienes se incluyen: Mobiliario general (10 aos de vida til como valor estndar) Equipos de computacin (5 aos de vida til como valor estndar), criterio adoptado hasta el ejercicio al 31 de diciembre de 1996, habindose reducido a 3 aos para las altas posteriores, teniendo en cuenta la rpida desvalorizacin que se produce en estos equipos por el avance tecnolgico (criterio compartido por la Gerencia de Sistemas, consultada oportunamente sobre el particular). Bienes usados recibidos en donacin a los que se le asigna una vida til de 2 aos. Bienes que en principio estaran incluidos en los criterios de asignacin
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de una vida til estndar, pero por la experiencia recogida en casos anteriores y las consultas efectuadas a los respectivos Departamentos de Mantenimiento y/o responsables usuarios, se ingresan con una vida til distinta de la estndar (siempre menor a esta ltima). No obstante lo planteado, se aclara que los desvos de los valores estndar son casos especiales, representando una porcin minoritaria sobre el total del Activo Fijo del Hospital.

5.- COMPRAS Y CONTRATACIONES 5.1.- Reglamento de Contrataciones Comentario Existen diversos proyectos de Reglamentos de Contrataciones que por distintas Resoluciones del Consejo de Administracin postergaron su puesta en vigencia. Por otra parte, en la actualidad se encuentra vigente el Reglamento de Contrataciones que fue aprobado por el Dto. 1209/87. Si bien este decreto fue derogado oportunamente, el Consejo de Administracin mediante Resolucin N183 del 22 de marzo de 1990 mantiene su aplicacin, excepto en lo referido a la Contratacin Directa, que queda regulada a travs de la Resolucin N344 del 29 de agosto de 1996. Recomendacin Se considera necesario proponer el anlisis correspondiente con el fin de elaborar un Reglamento de Contrataciones cumpliendo con lo establecido por el Estatuto, procurando ordenar en un slo instrumento todas las alternativas de contrataciones. Opinin del Sector La recomendacin formulada en este punto, es compartida por el Hospital, el que se encuentra desarrollando un reglamento ordenado en cumplimiento con lo establecido por el Estatuto, interviniendo para su realizacin la Gerencia de Compras, la Unidad de Auditora Interna, la Direccin Asociada de Asuntos Jurdicos y la Direccin Administrativa Adjunta.

5.2.- Prrroga de Contrataciones

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Comentario Se ha identificado la reiterada aplicacin del artculo 93 del Reglamento de Compras que permite la prrroga de contratos por un plazo de seis meses, tal es el caso de la Licitacin Pblica 66/94 que mediante Resolucin del Consejo de Administracin N 38/96 del 26-01-96 oper su prrroga y al vencimiento de sta y por va de excepcin oper una nueva prrroga. Recomendacin Se estima conveniente prever con suficiente antelacin los llamados a licitaciones a los efectos de evitar excepciones a lo normado por el Reglamento de Compras vigente en el Hospital. Opinin del Sector La recomendacin en este sentido resulta vlida, destacndose que en general las prrrogas obedecen a un estudio de conveniencia mediante la evaluacin tcnica y econmica en el marco del artculo N 93 del Reglamento de Compras que prev esta circunstancia. No obstante se han adoptado los recaudos necesarios para garantizar el llamado a Licitacin una vez cumplidos los plazos acordados contractualmente.

5.3.- Registro de rdenes de compra Comentario Si bien en el Hospital existe un registro de ordenes de compra emitidas, llevado en forma manual, ste no totaliza las compras realizadas. Por otra parte, no se ha tenido a la vista un registro de contratos. Consecuentemente no es posible conocer la totalidad de las compras y/o contrataciones Recomendacin Se propone la implementacin de un registro que permita conocer el monto total de compras y/o contrataciones. Opinin del Sector
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En cuanto a la recomendacin formulada, se informa que el Hospital cuenta ya con registraciones informticas llevadas en la Gerencia de Compras que permiten la rpida obtencin de listados con los datos de todas las rdenes de compra y contratos con sus respectivos detalles. Esta informacin se encuentra a disposicin de la Auditora General de la Nacin.

BUENOS AIRES, 14 de abril de 1998.

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