Iniciacin, Planificacin, Ejecucin, Seguimiento y Control, y Cierre.

rre. Dirigir un proyecto por lo general implica: identificar requisitos, abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados segn se planifica y efecta el proyecto, equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que se relacionan, entre otros aspectos, con: o el alcance, o la calidad, o el cronograma, o el presupuesto, o los recursos y riesgo

INTRODUCCIN

Muchas son las variables y factores que se manejan en el desarrollo o ejecucin de un determinado proyecto, y ms an cuando se tienen que administrar y controlar varios de estos de manera simultanea, lo cual resulta difcil si no se dispone de una herramienta o modelo gua, basado en fundamentos o estndares que puedan ayudar o contribuir de manera efectiva y eficiente en la gestin exitosa de cualquier organizacin. En el presente Trabajo se expone el estudio que permiti el diseo de un modelo de gestin para la administracin y control de los proyectos en desarrollo de la empresa PROYECTOS Y EDIFICACIONES S.A. DE C.V. (PROESA) basado en la metodologa del PMBOK del (PMI) Project Management Institute.

El desarrollo de este trabajo es de suma importancia, ya que permiti generar y disponer de informacin efectiva y oportuna para la toma de decisiones gerencial de la empresa PROYECTOS Y EDIFICACIONES S.A. DE C.V. (PROESA) con la finalidad de recuperar la imagen de la organizacin, garantizar la satisfaccin de los clientes con respuestas eficientes y oportunas y contribuir con la optimizacin de la gestin de la organizacin.

La investigacin que desarrollada en este Trabajo, consisti en realizar la bsqueda de informacin y anlisis de referencias bibliografas tericas y prcticas sobre administracin y control de proyectos basadas en la Metodologa del PMBOK del PMI, para luego definir los Procesos y Mecanismos de Control y Aseguramiento de la Calidad e identificacin de los Recursos (econmicos, humanos, etc.) requeridos para cada Proyecto; inmediatamente se analizaron los Cronogramas y el Alcance de todos los Proyectos, se definieron los Medios o Canales de Distribucin de la Informacin relacionada con los Proyectos dentro de la organizacin y se analizaron los Riesgos y Procesos de Contratacin y/o Subcontratacin en cada Proyecto; y finalmente, se defini una estructura estndar para la Administracin y Control para los Proyectos en desarrollo o ejecucin.

En el Captulo I, se presenta de manera resumida el Problema desde sus orgenes y/o races hasta llegar a plantear una posible solucin, tomando en cuenta la importancia, justificacin, limitacin o alcance y el procedimiento a seguir en base a un objetivo general y otros especficos. En el Captulo II, se presenta el Marco Terico requerido para el desarrollo de la Investigacin u Objeto de estudio, en este caso referida a revisin de documentacin e informacin bibliogrfica de relacionada con Gestin y Administracin y Control de Proyectos. En el Captulo III, se presenta el Diseo Metodolgico requerido para el desarrollo de la Investigacin u Objeto de estudio, en este caso referida a la Metodologa a utilizar basada en la Gua de Fundamentos PMBOK de PMI Project Management Institute. En el Captulo IV se presentan los Resultados obtenidos del desarrollo de la Investigacin, que para este caso sera el diseo del modelo de gestin propuesto. Finalmente las correspondientes Conclusiones, Recomendaciones, Referencias Bibliogrficas y Anexos respectivamente.

CAPTULO I 1 EL PROBLEMA

Las organizaciones son sistemas complejos e integrales conformados por recursos tanto humanos como una variedad de recursos fsicos coordinados para la obtencin de una finalidad establecida, y que a su vez, estn constituidas por sistemas o subsistemas que interactan entre s, los cuales deben estar vinculados adecuadamente e interrelacionados activamente, cuando se quiere lograr una gestin eficiente y efectiva. La gestin en el mbito empresarial puede definirse como el conjunto de actividades que puedan repercutir en los resultados de la organizacin. Y para esto es necesario un proceso de control y administracin que permita optimizar recursos, costos y esfuerzos, con la integracin de todos aquellos conceptos cuya gestin tienen aspectos y requisitos comunes. El objetivo no es otro que evitar duplicidades, optimizar recursos y simplificar al mximo la gestin de todos los Sistemas.

La empresa PROESA forma parte del Grupo de Industrias de la construccion y edificaciones, lo cual amerita o requiere tener que administrar y controlar entre 6 y 9 proyectos simultneamente, lo cual no resulta fcil de realizar, mas an cuando no se cuenta con una herramienta adecuada, como lo es un modelo de gestin de proyectos, bajo una de las metodologas existentes hoy en da para tal fin.

Toda esta situacin

acarrea que la empresa

PROESA, incurra

en

incumplimientos de fechas a la hora de entregar Informes y documentos, con informacin de vital importancia para la toma de decisiones por parte de los Clientes, aunado a las frecuentes oportunidades donde se generan retrabajos y duplicidad de tareas que se traducen en prdida de tiempo y consumo de recursos, valiosos para otras actividades o procesos de la organizacin.

La situacin antes descrita conllev al desarrollo del presente trabajo para dar respuesta al siguiente planteamiento problemtico: La no existencia de un Modelo de Gestin que permita Administrar y Controlar cada uno de los Proyectos en desarrollo y/o ejecucin de la empresa PROESA

Este trabajo es de suma importancia ya que permite generar y disponer de informacin efectiva y oportuna para la toma de decisiones gerencial de la empresa PROESA, con la finalidad de recuperar la imagen de la organizacin, garantizar la satisfaccin de los clientes con respuestas eficientes y oportunas y contribuir con la optimizacin de la gestin de la organizacin

El trabajo se desarroll en la Empresa PROESA, especficamente en el Departamento de Planificacin, Control y Seguimiento. Se consider este departamento ya que es en este, donde se recibe, analiza y procesa toda la informacin (fotos, documentos, reportes, etc.) procedente peridicamente, de las distintas reas de trabajo. Tambin para su seleccin se tom en consideracin que dentro de este departamento es que se elaboran y se lleva el control y seguimiento a los cronogramas o programas de trabajos de los distintos proyectos en ejecucin.

Para el desarrollo de este estudio se utiliz como herramienta principal la metodologa de la Gua de los fundamentos de la direccin de proyectos PMBOK del (PMI) Project Management Institute, la cual es el estndar mayormente reconocido para manejar y administrar proyectos, por sus ventajas en cuanto a que simplifica el proceso en cinco etapas o fases: Inicio, Planeacin, Ejecucin, Control y Cierre.

2 OBJETIVOS A continuacin se presentan los objetivos logrados con el desarrollo del Trabajo:

2.1 OBJETIVO GENERAL Disear un modelo de gestin para la administracin y control de los proyectos en desarrollo de la empresa PROESA basado en la metodologa del PMBOK

2.2 OBJETIVOS ESPECFICOS

2.2.1 Definir una estructura estndar para administracin y control para todos los Proyectos en desarrollo. 2.2.2 Definir los Procesos y Mecanismos de Control y Aseguramiento de la Calidad para cada uno de los Proyectos en desarrollo.

3. BASES TERICAS

3.1 MODELO DE GESTIN

El trmino modelo proviene del concepto italiano de modello. La palabra puede utilizarse en distintos mbitos y con diversos significados. Aplicado al campo de las ciencias sociales, un modelo hace referencia al arquetipo que, por sus caractersticas idneas, es susceptible de imitacin o reproduccin. Tambin al esquema terico de un sistema o de una realidad compleja (CASSINI, 2008). El concepto de gestin, por su parte, proviene del latn geso y hace referencia a la accin y al efecto de gestionar o de administrar. Se trata, por lo tanto, de la concrecin de diligencias conducentes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera. La nocin implica adems acciones para gobernar, dirigir, ordenar, disponer u organizar con (CASSINI, 2008).

3.2 ADMINISTRACIN Y CONTROL DE PROYECTOS

Una de las herramientas ms importantes y puesta en prctica en la mayora de las organizaciones exitosas del mundo de hoy es la administracin de proyectos, debido a que la misma naturaleza del negocio cambiante a raz de la incursin casi a diaria de nuevas tecnologas, aunado a las exigencias y solicitudes de los clientes, obligan a las organizaciones a actualizarse constantemente y por ende a ejecutar, administrar y controlar proyectos mltiples y en distintos estados de tiempo (Pasado-PresenteFuturo).

El trmino administracin de proyectos es a veces usado para describir una aproximacin organizacional a la administracin de operaciones sucesivas. Esta aproximacin, ms propiamente llamada administracin por proyectos, trata muchos aspectos de operaciones sucesivas como proyectos para poder aplicar la administracin de proyectos a ellas. Aunque un entendimiento de la administracin de proyectos es obviamente crtica para una organizacin que esta administrando por proyectos, una discusin detallada de esta aproximacin esta fuera del alcance de este documento.

3.3 IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

La administracin de proyectos implica una gran importancia, por lo que es usada en una gran diversidad de campos; desde proyectos espaciales, en bancos, en desarrollo de sistemas en computadora, en procesamiento de hidrocarbono, en la industria petroqumica, en telecomunicaciones, en defensa nacional, empresas de construccion etc. Sirve para aprovechar de mejor manera los recursos crticos cuando estn limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad. Tambin ayuda a realizar acciones concisas y efectivas para obtener el mximo beneficio.

3.4 FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

La administracin procura siempre el mximo aprovechamiento de los recursos, mediante su utilizacin eficiente. Las principales funciones de la administracin se engloban en planeacin, organizacin, direccin y control.

De acuerdo con (CASSINI, 2008), durante la planeacin se decide anticipadamente qu, quin, cmo, cundo y por qu se har el proyecto. Las tareas ms importantes de la planeacin son determinar el status actual de la organizacin, pronosticar a futuro, determinar los recursos que se necesitarn, revisar y ajustar el plan de acuerdo con los resultados de control y coordinar durante todo el proceso de planeacin.

La organizacin realiza actividades en grupo, de asignacin y asesoramiento, y proporciona la autoridad necesaria para llevar a cabo las actividades. Dentro de esta etapa se identifica, define y divide el trabajo a realizar, se agrupan y definen los puestos, se proporcionan los recursos necesarios y se asignan los grados de autoridad.

El siguiente paso es la direccin, la cual sirve para conducir el comportamiento humano hacia las metas establecidas. Aqu se comunican y explican los objetivos a los subordinados, se asignan estndares, se entrena y gua a los subordinados para llegar a los estndares requeridos, se recompensa el rendimiento y se mantiene un ambiente motivacional. Y por ultimo, segn (CASSINI, 2008) se encuentra el control, que se

encarga de medir el rendimiento obtenido en relacin a las metas fijadas. En caso de haber desviaciones, se determinan las causas y se corrige lo que sea necesario.

2.5 GUIA DE FUNDAMENTOS PMBOK

La Gua de los fundamentos de la direccin de proyectos (ms conocida como PMBOK) es el estndar ms ampliamente reconocido para manejar y administrar proyectos. Resulta curioso que este texto tenga la fama de ser un manual para dirigir proyectos, o bien que se trata de un texto rigorista y dogmtico. Para citar uno de los prrafos introductorios del (PMBOK, 1996): Buenas prcticas no quiere decir que los conocimientos descritos deban aplicarse siempre de manera uniforme en todos los proyectos: el equipo de direccin del proyecto es el responsable de determinar lo que es apropiado para cada proyecto determinado.

De acuerdo con lo sealado en la cita antes expuesta, la Gua PMBOK es flexible y como su nombre lo indica sirve de gua para la direccin de un proyecto en cualquier organizacin.