PLANEACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Planeacin de la auditoria administrativa

Apuntes

EL PROCESO DE AUDITORA ADMINISTRATIVA Se facilita entender una actividad como la auditora administrativa si es descrita como una serie de partes separadas, o fases que constituyen un proceso total. Estudiantes y profesionales han venido utilizando descripciones de este tipo, conocidas corno modelos, desde hace varios decenios. Un modelo es una simplificacin del mundo real, que se utiliza para explicar relaciones complejas en trminos sencillos. Se entiende por proceso el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una actividad. La auditora comprende varias fases, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el mtodo, los principios y las tcnicas de esta herramienta en forma correcta. Es necesario advertir que con el "proceso de auditora administrativa propuesto", no se pretende crear un modelo rgido de metodologa de trabajo para este tipo de auditora. Se han realizado varios enfoques por diversos autores (vase captulo 7 de esta obra), con el propsito de establece marcos de referencia para la realizacin de auditoras administrativas. El proceso que se propone ms adelante para desarrollar este tipo de auditoras, representa un enfoque ms. Para una auditora administrativa se deben seguir ciertas fases, las cuales deben estar perfectamente definidas e interrelacionadas, conformando una metodologa, la que es ejecutada por un profesional especializado y aplicada a cualquier tipo de organizacin (pblica o privada). Durante el desarrollo de una auditora administrativa, el auditor debe obtener toda la informacin relevan te para despus poder efectuar el anlisis completo de la informacin que se obtuvo. El objetivo principal de reunir informacin relevante es allegarse de datos correctos y confiables, ya que durante el anlisis, la evaluacin y el informe de auditora, el auditor administrativo se basar precisamente en el examen de esa informacin para poder llegar a su evaluacin. Los errores en la informacin que fue obtenida, darn como resultado conclusiones y recomendaciones errneas. En la figura 11,0 se muestran las fases del proceso de auditora administrativa

Ahora estudiaremos el curso de accin que ha de seguirse en el desarrollo de una auditora administrativa determinando los principios que sirven para orientar y marcar la secuencia de las operaciones. La planeacin de la auditora administrativa comprende la tarea de integrar un nmero de elementos que el "auditor administrativo" debe tener presente aun durante el anlisis preliminar; de otro modo podr ms tarde verse en dificultades, desde los puntos de vista de personal y fecha de terminacin del trabajo.

ESTUDIO PREUMINAR No siempre es posible asignar un plan sin un estudio preliminar. Hay diversas situaciones que indican la necesidad de hacerlo, y una breve revisin de las situaciones posibles descubrir la naturaleza del examen preliminar. Con el propsito de jerarquizar los aspectos que habrn de requerir una atencin ms profunda por parte del auditor administrativo, frecuentemente precede a su examen completo, un reconocimiento general del organismo social, que culmina con un estudio preliminar,

El estudio preliminar est encaminado a: "Lograr una identificacin real del problema, para conocer la naturaleza y objetivo del estudio completo." Por su propia naturaleza, el estudio preliminar no est enfocado para originar recomendaciones o solucionar problemas, excepto aquellos que resulten evidentes en un primer reconocimiento. Ms bien el estudio administrativo consiste en la revelacin de aquellas reas de la empresa que

ameriten un anlisis detallado para poder ofrecer las recomendaciones ms idneas a las circunstancias de la empresa como un todo. El estudio preliminar se disea para que resulte la posibilidad de un informe que recomiende, o que no recomiende un plan general para desarrollar la solucin especfica del problema. En este caso, el estudio preliminar afina el estado real del problema y se realiza con la finalidad de: a) Tener una apreciacin general del desarrollo de las operaciones administrativas de la empresa. c) Evaluar la efectividad de la determinacin del rea en cuestin. e) Descubrir reas en las que haya problemas de administracin. d) Cules son los elementos de mayor importancia que hay que examinar y evaluar? e) Por qu es necesario estudiar cada uno de los mismos? j) Por dnde empezar? f) Hasta dnde debe llegar el estudio preliminar? g) Estimacin del tiempo, recursos (humanos, financieros y materiales) necesarios. h) Proponer, en su caso, medidas correctivas. i) Evahar las reas o secciones que puedan ser causa de una revisin posterior. Al proceder de este modo, el auditor estar en una posicin ventajosa para apreciar el panorama de los que va a hacer y al mismo tiempo determinar el nmero de ayudantes que necesita y el tiempo que durar el estudio preliminar. Es, por tanto, una culminacin rpida de datos en una forma amplia o general con fines de exploracin.

Contenido del estudio preliminar Es necesario iniciar el trabajo de obtencin de datos con un contacto preliminar que permita una primera idea global. Este estudio se requiere, independientemente de cules sean los orgenes o razones de la auditora, y abarca: a) Informacin documental. Los problemas que van a consultarse y las muestras de documentos obtenidos varan de acuerdo con los objetivos del estudio. Esta informacin documental puede ser; por ejemplo, sobre: reglamentos internos, informes, estadsticas, estados contables, presupuestos, contratos, etctera.

b) Informacin sobre el campo de trabajo. El aspecto ms importante de la iniciacin del campo de trabajo es la presentacin del auditor administrativo y sus ayudantes, pues el xito o fracaso de la auditora administrativa depender en gran parte de la comprensin que se logre respecto del propsito de la misma, y de la colaboracin que se obtenga de los funcionarios de la empresa en estudio. Debe quedar claro que no se trata del enjuiciamiento del personal de la empresa, sino de ayudarla a mejorar su eficiencia. La informacin que puede obtenerse sobre el campo de trabajo es: organigramas, lista de funciones, datos sobre volmenes de trabajo, examen de las condiciones en que se trabaja, forma y reportes utilizados, etc. Para completar este contexto global, es aconsejable visitar cada uno de los departamentos, conocer 19s productos de la empresa, sus procesos productivos, sus principales mercados, etc.

ENTREVISTAS Es conveniente entrevistar algunas personas directamente relacionadas con la empresa, las cuales deben ser seleccionadas (probablemente de estas entrevistas surjan algunas ideas o sugerencias acerca de los problemas fundamentales que debemos estudiar durante nuestra auditora). En algunos casos esta clase de reuniones dan la posibilidad de plantear problemas, descubrir definiciones en operaciones, funciones o departamentos que estn originando algunas dificultades, para que posteriormente se ponga especial cuidado en la preparacin de cuestionarios. El estudio deber extenderse ms all de una revisin de las polticas de la empresa y de los procedimientos operativos que rigen la funcin que va a auditarse. Deben analizarse los efectos de una nueva tecnologa, as como los diferentes procedimientos operativos de la empresa, sus metas y objetivos, y aun la relacin que tiene la funcin que va a ser auditada en relacin con todas las operaciones de la empresa. Solamente despus de una investigacin de esta clase deberan analizarse los procedimientos.

DEFINICIN DEL REA POR INVESTIGAR Tenemos que definir cul ser la materia objeto de nuestro estudio. Puede ser, desde luego, toda la empresa o bien puede concretarse a la revisin de una funcin especifica, o bien un departamento o seccin. Lo ideal es que la revisin abarque toda la empresa con objeto de formarnos una idea ms clara de los problemas desde su origen. Existen revisiones que comprenden una o ms reas. En estos casos es conveniente examinar, adems, aquellas funciones que tengan una relacin directa con las dems reas auditadas. Hay varios criterios para determinar el "rea": existen casos en los cuales se toma como base para la auditora el "proceso administrativo"; en otras, la revisin se hace a base de las funciones de la empresa; o en los niveles jerrquicos y, por ltimo, combinaciones de los anteriores. Entre otras preguntas que conviene se formule el auditor, estn las siguientes: Cules son los elementos de mayor importancia que hay que examinar? Por qu es necesario estudiar cada uno de los mismos? Cundo habr de efectuarse el estudio para que rinda resultados ptimos? Por dnde empezar?

Al proceder en esta forma, el auditor estar en posicin ventajosa para apreciar el panorama de lo que va a hacerse o al mismo tiempo determinar el nmero de ayudantes que necesita y el tiempo que se llevar. Esta estructura de referencia puede basarse en "cuestionarios" que incluyan numerosas preguntas abiertas. La habilidad del auditor administrativo para llevarse bien con la gente ser un factor significativo que determinar el xito general de esta fase del trabajo de auditora administrativa. Concluyendo: planear la auditora administrativa es conocer previamente qu es lo que vamos a hacer en cuanto a:

Trabajo a desarrollar El auditor administrativo, necesita de: 1. Cuestionarios. 2. Comentarios y sugerencias. 3. Hojas de anlisis y papelera necesaria. El auditor administrativo, dentro de los "cuestionarios", comentarios y sugestiones, deber preguntarse constantemente: a) Quin lo hace? b) Qu est haciendo? c) Dnde se hace? d) Cmo se hace? e) Cundo se hace? f) Por qu se hace? El trabajo a desarrollar podr ser total o por reas: Procesal: planeacin, organizacin, direccin, control. Funcional: Consejo de administracin, gerencia, asesora, produccin, comercializacin, personal, finanzas, etc. Analtico: Puestos, tiempos, formas, equipos, costos, materiales. etc. Bsicamente la auditora administrativa a desarrollarse depender de la calidad operativa de la administracin, y sobre todo del control existente y otras caractersticas especiales de la empresa. Despus de este estudio, el siguiente paso consiste en definir desarrollar un programa de auditora.

DETERMINAR DETALLES POR ESTUDIAR Investigacin --tcnicasLa observacin La encuesta La entrevista La auditora administrativa es un instrumento definido para la continua evaluacin de los mtodos y el desempeo en todas las reas de la empresa. Son varios los detalles fundamentales que deben guiar a quien corresponda tal funcin. El auditor administrativo tiene que decidir cules son los detalles de estudios ms necesarios para alcanzar los objetivos y ver cules son los mejores mtodos para lograrlos y cules son los detalles limitados y de control. La auditora administrativa puede abarcar una empresa en su totalidad o un sector de ella, hasta el nivel ms bajo de supervisin. El auditor necesita planear su trabajo, decidir qu es lo que va a hacer primeramente y cundo. El auditor necesita determinar los detalles fundamentales de estudio, de la funcin o del proceso administrativo, por ejemplo, en finanzas: Se cumplen los objetivos a corto y largo plazo? Cada cundo se preve en las necesidades financieras con respecto al proceso administrativo? Es adecuada la estructura orgnica? Se cumplen adecuadamente las polticas? Se aplican adecuadamente los procedimientos? Es confiable un determinado control? Documentos

La informacin debe ser actual y digna de confianza, concreta y pertinente. Los datos habrn de ser claros, completos y con suficiente detalle para precisar necesidades y relaciones que contribuyan a la realizacin del estudio.

PLAN GENERAL PARA EFECTUAR UNA AUDITORA ADMINISTRATIVA Antes de comenzar una auditora administrativa, lo mejor es reflexionar con calma y delinear el plan. Este aspecto consiste en elaborar una lista de renglones que se van a examinar y los procedimientos a seguir. Desde luego, lo importante es que estos renglones vayan enfocados a los principales objetivos. A continuacin expondr los pasos a seguir en los que se basa un plan, el conocimiento de los cuales constituye el fondo de una actuacin auditorial, lnvestigacin--TcnicasLa observacin La encuesta La entrevista

Documentos legales Escritura constitutiva. Actas de asambleas de accionistas y consejo de administracin. Contratos celebrados. Contratos colectivos de trabajo. Leyes que afectan a la empresa. Situacin fiscal. Informes dirigidos a dependencias gubernamentales. Informes dirigidos a Cmaras.

Elementos administrativos Manuales de organizacin, Polticas. Anlisis de puestos. Descripcin escrita y grficas de sistemas, procedimientos y mtodos. Catlogos de formas con sus instructivos. Registro de firmas y autorizaciones.

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Registros contables Manual del Sistema de Contabilidad General y de Costos. Descripcin del Sistema. Catlogo de Cuentas e Instructivo para su aplicacin. Gua de contabilizacin. Formas, registros e informes. Presupuestos. Balance general. Estado de origen y aplicacin de recursos. Estado de resultados. Estado de costo y de produccin. Informe comparativo mensual y anual de ventas. Informe mensual y anual de ventas y costo por producto. Anlisis comparativo mensual y anual de gastos de administracin, de ventas e indirectos.

De grficas Punto de equilibrio. Ventas. Produccin. Compras.

General Folletos de antecedentes histricos. Locales para oficinas, almacn, plantas, sucursales. Atencin a clientes, empleados y proveedores. Forma de ejecutar una operacin.

La encuesta El auditor administrativo utiliza este mtodo para obtener informacin por medio de la "encuesta por cuestionario". Haciendo preguntas dirigidas a directores, jefes departamentales, etc., esto requiere honestidad en la respuesta a las preguntas. Adems, ser necesario validar resultados, comprobando y comparando con diversas preguntas que permitan referencias cruzadas.

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Tambin es indispensable conocer las opiniones de los ejecutivos colocados en el nivel de direccin general de la empresa. Tendrn que prepararse mltiples papeles de trabajo que detallen los procedimientos y el contenido de cada una de las preguntas. Este trabajo es pormenorizado y laborioso; pero muy importante y necesario para poder realizar la evaluacin (mediante la escala de apreciacin) de cada pregunta. En esta fase del plan de auditora, el auditor administrativo utiliza dos mtodos que son el "cuestionario" y la "entrevista". El cuestionario. Debe utilizarse para todo tipo de empresas, ya que se necesita de datos fundamentales relativos a los diversos factores o categoras de la funcin o rea. Los datos habrn de ser claros, completos y con suficiente detalle para precisar necesidades y relaciones que contribuyan a la realizacin del estudio. Adems, reflejarn el propsito, los objetivos, la autoridad y las funciones especficas, debiendo quedar asentados en forma ordenada. reas de estudio: Elementos de la administracin Planeacin. Organizacin. Integracin. Direccin. Control.

Arcas funcionales Produccin. Ventas. Finanzas. Relaciones industriales. Compras. Crditos y cobranzas.

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Relaciones pblicas y humanas. Almacn, etc.

La entrevista La recopilacin de datos conduce a entrevistas y cambios de impresiones, a obtener informacin ms efectiva, y tambin implica reunir diferentes clases de informacin: Documentos, formas, procedimientos, grficas, rdenes administrativas; todo lo relacionado con el objeto de la investigacin.

La importancia, validez y frutos de la entrevista dependen de la habilidad de quien la emplea, adems debe planearse su conduccin detalladamente, como ya se ha dicho con anterioridad.

EL ANLISIS Y EVALUACIN DE LA INFORMACIN OBTENIDA El anlisis suministra una pase de comprensin, para llegar a conocer la situacin con mayor claridad. Una vez obtenida la informacin, se analiza, para conocer la eficiencia con que la empresa ha logrado o est logrando sus objetivos y 1<11> cansas que reducen su eficiencia.

El informe de auditora Despus de haber analizado la informacin tenemos que elaborar un informe, el cual es un instrumento para la toma de decisiones. El informe indica la situacin administrativa de la empresa y da las recomendaciones y las formas de mejorarlas.

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Implantacin de las recomendaciones La implantacin de las recomendaciones hechas por el auditor debe ponerse en vigor para solucionar el problema que origin la auditora administrativa. Aqu se aplicarn las medidas de mejoramiento administrativo.

REPRESENTACIN GRAFICA DEL PLAN GENERAL DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA Para la descripcin grfica del plan general y de los programas especficos de la investigacin, se recomienda utilizar grficas de flechas o diagramas red, como los que son utilizados en las tcnicas de camino crtico (C. P. M.) y tcnicas de programacin, evaluacin y revisin (PER T) Y tambin los llamados diagramas de bloque o de barras como los de Gantt. A continuacin se ilustra la grfica en la que se describe perfectamente el plan general de auditora administrativa, utilizando un diagrama o red de flechas.

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PROGRAMAS DE AUDITORA ADMINISTRATIVA La elaboracin de un mtodo sistemtico del procedimiento de auditora administrativa constituye, hasta cierto punto, una norma uniforme sobre la cual es sumamente til basarse.

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Los programas "son medios que sirven de gua al auditor administrativo y a sus ayudantes, en el que se detallan los diferentes pasos a fin de asegurar que se cubrirn todos los aspectos". Los programas se concretan a sealar slo orientaciones sobre la forma en que habr de plantearse la revisin y una serie de procedimientos de los cuales se seleccionarn los que se estimen convenientes para la obtencin de datos, en base con las circunstancias; en l se registrar posteriormente lo hecho por el auditor para dar cumplimiento a cada uno de los pasos. Aun cuando resulta cierto, en algunos aspectos, que los detalles del procedimiento proporcionan al auditor administrativo cierto grado de flexibilidad, los mtodos establecidos, en general, deben ser apoyados por la totalidad del personal de auditora, a efecto de mantener un control apropiado sobre el programa completo.

Clasificacin de los programas El desarrollo de los procedimientos de auditora, que son establecidos como gua de trabajo, se puede modificar o adaptar de acuerdo con las cirunstancias en cada caso particular. Los programas se clasifican en: 1. Generales. 2. Analticos. 3. Tipo. 4. Por reas.

l. Programas generales Son aquellos que se limitan a un enunciado genrico de los procedimientos de auditora que se deben aplicar, con mencin de los objetivos particulares.

2. Programas analticos Son aquellos que describen detalladamente la forma de aplicar los procedimientos de auditora administrativa.

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3. Programas tipo Son aquellos que enumeran los procedimientos de auditora a seguirse en situaciones afines a dos o ms empresas,

4. Programas por reas Son aquellos que se preparan para el desarrollo de la revisin de cada una de las funciones de la empresa, como gerencia, ventas, produccin, compras, personal, etc. Cualquiera que sea el programa que se utilice, el auditor administrativo debe estar preparado para adaptarlo en el desarrollo de su trabajo cuando lo considere necesario.

Ventajas de los programas Las ventajas de trabajar con un programa son: l. Proporciona un plan a seguir. 2. Sirve de prctica al hacer la planeacin de prximas auditoras. 3. Si el programa es usado por reas de responsabilidad, fijar la que le corresponda a cada auditor en la revisin. 4. El auditor estar en aptitud de modificar o adaptar el programa, con el fin de obtener la informacin necesaria. 5. El programa le sirve al auditor para determinar el alcance y efectividad de los procedimientos de la revisin. 6. El supervisor de la auditora puede planear las tareas que habrn de realizar sus ayudantes utilizando su capacidad y experiencia al mximo. 7. Si el auditor es asignado a otro trabajo, su sucesor puede observar lo realizado rpidamente. 8. Cuando termina la auditora, el programa sirve para verificar que no hubo omisin en su desarrollo.

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Procedimientos de auditora En el manejo y control de las tareas se requiere una poltica y procedimiento definido que evite cualquier posible confusin. Los procedimientos de auditora incluyen la utilizacin y aplicacin de cuestionario general, cuestionarios por reas, hojas de anlisis, revisin de documentacin, determinacin de porcentajes y, muy especialmente, la entrevista.

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La eleccin de los procedimientos y la amplitud con que se desarrollen depender de la apreciacin de: auditor administrativo de acuerdo con las tcnicas aplicables,

Preparacin de un programa de auditora administrativa Antes de implantar un programa general de auditora administrativa, es necesario contar con la aprobacin y el pleno respaldo de la direccin. Al preparar un plan para alcanzar las metas fijadas, es importante determinar primeramente las necesidades generales, la relacin entre ellas y precisar si tales necesidades abarcan todos los aspectos indispensables para la finalidad a perseguir. El auditor supervisor tiene que decidir qu factores son los ms necesarios para lograr los objetivos del estudio, cules son los mejores mtodos para lograrlos, cul es e! personal apropiado para hacerse cargo de la funcin, cules son los factores limitativos y de control. Las respuestas a estas interrogantes proporcionan cuando menos un punto de partida para la eleccin de! plan a seguir. Para elaborar un programa de auditora, en una empresa grande o pequea, el alcance de proyeccin es bsico, ya que la amplitud de cobertura es muy importante. Habr que llevar un "registro de tareas" supervisado por el auditor respectivo, en el cual, como su nombre lo indica, se inscribir toda tarea que se encomiende a los miembros del equipo de auditora. Se anotarn en el programa los datos siguientes: Fecha de iniciacin. Descripcin de la tarea a efectuar. Responsable. Plazo fijado para su ejecucin. Cualquier otra informacin til.

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ESTUDIO Y EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL El sistema de control de la empresa ha de ser estudiado para poder efectuar una planeacin correcta del trabajo de auditora administrativa. El auditor administrativo debe tener previsto cul va a ser el trabajo que va a desarrollarse, de tal manera que es indispensable que antes de iniciar su labor, el auditor tenga ya realizada la planeacin de Investigacin en trminos generales.

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Las hojas de anlisis Definicin: "Son hojas en las se recopilan datos, comentarios, notas y evaluaciones a la revisin de la empresa". Las hojas de anlisis sirven al auditor para demostrar que ha efectuado una revisin en la empresa y le sirven de base para su evaluacin e informe final. Las hojas de anlisis deben incluir la obtencin de datos recogidos en el desarrollo de la auditora administrativa y guardarse cuidadosamente durante la revisin y posteriormente en el archivo del auditor.

1. Partes componentes de las hojas de anlisis a) Encabezado. En primer trmino se pone el nombre de la empresa que se va a examinar, una descripcin del contenido, el periodo que cubrir el examen o fecha de cuando va a quedar terminado y el nombre o iniciales del auditor administrativo. b) Contenido. Al planear una auditora se deber poner cuidado a los mtodos qU se emplean para las verificaciones e investigaciones con respecto a las hojas de anlisis que se prepararn. No se deber anotar lo que no tenga importancia. A veces es necesario copiar lo que aparece en los instructivos o bien anexar una fotocopia. Se debern estudiar tambin las necesidades para cada hoja de anlisis que se va a preparar. Todas las hojas de anlisis obtenidas de la empresa que no sea necesario retener por el auditor, debern ser devueltas al terminarse la auditora. El auditor supervisor deber verificar que las hojas de anlisis estn completas, en la inspeccin, observacin, confrontacin, comprobacin y rastreo al trmino de la auditora. e) ndice de las hojas de anlisis. Es ms flexible usar en el ndice nmeros en lugar de letras, aun cuando es conveniente numerar 105 subanlisis con un nmero y una letra. Los smbolos para el ndice debern ser escritos con lpiz de color en la parte superior. Entre las hojas de anlisis preparadas debern aparecer el programa de auditora, los manuales de organizacin, cuadros ocupacionales, instructivos, sugestiones para auditoras futuras y comentarios recogidos durante el desarrollo de la misma, relacionados con los puntos que se cubrirn en el informe, o para discusin informal con e: cliente.

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d) Propiedad de las hojas de anlisis. El auditor debe mantener "un control de las hojas de anlisis para que compruebe que sus papeles representan trabajo" y que ha tenido las bases necesarias para su evaluacin e informe. Las hojas de anlisis son propiedad del auditor. e) Revisin de las hojas de anlisis. La revisin de las hojas de anlisis deber ser completa, sistemtica y crtica y ser confiada slo a personas que estn capacitadas para determinar si la auditora ha sido ejecutada adecuadamente.

i) Objeto de revisin. El analista no deber considerar el proceso de revisin de hojas de anlisis como un trabajo que debe ser efectuado superficialmente, sino que deber hacerlo eficientemente pues de este modo se desarrolla uno de los propsitos de la revisin que es no slo encontrar deficiencias, sino determinar si se ha tomado nota de cada hecho presentado para darle el mejor servicio a la empresa. "En la revisin de las hojas de anlisis se tiene la oportunidad de determinar que el examen fue hecho de acuerdo con los procedimientos de auditora", que se estimaron necesarios en vista de las circunstancias. ii) Proceso de revisin. Las hojas de anlisis debern demostrar que han sido revisadas. Ya sea que aparezcan las iniciales del auditor en todas las hojas de anlisis, o use marcas en el proceso de revisin. Los procesos esenciales para la revisin son los siguientes: El cuestionario general y cuestionario por reas debern ser examinados cuidadosamente. Las hojas de anlisis agrupadas debern ser verificadas para determinar si la clasificacin es correcta. Cada anlisis deber ser revisado. Deber ser demostrado que se han hecho las pruebas necesarias. Las escrituras, contratos, organizaciones, manuales, cuadros ocupacionales, debern ser estudiados y cualquier asunto importante deber ser considerado. El significado de porcentajes, coeficientes y coeficientes rotativos, debern ser comprobados. f) Importancia de las hojas de anlisis. La importancia de las hojas de anlisis depende de la informacin contenida en ellas, con respecto al valor de los datos en los respectivos departamentos y el

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procedimiento de la auditora aplicado a las diferentes clases de anlisis, su valor no depende del grado de la informaci6n detallada contenida en los datos, sino de la importancia de los mismos. Todos los datos debern ser cuidadosamente analizados, para distinguir los principales de los secundarios y medir el grado de importancia.

2. Instrucciones de las hojas de anlisis El auditor administrativo tiene la alternativa de analizar las respuestas, en los siguientes puntos: 5 = excelente 4 = buena 3 = regular 2 = deficiente 1 = mala O = N.A. (no aplicable) Al efectuar la revisin de las hojas de anlisis, se evaluar de acuerdo con las respuestas, calificndolas del 1 al 5 y se observar con mayor claridad el estado que guarda la empresa en el desarrollo de su administracin. Posteriormente el auditor administrativo podr aconsejar, en caso necesario, las medidas correctivas aplicables en la empresa. Por tal motivo el auditor administrativo tendr que tener el mayor cuidado al hacer la calificacin de las respuestas, agregando las observaciones que sean necesarias segn el caso,

EL CUESTIONARIO Definicin: "Son documentos que sirven como gua para buscar contestacin. a interrogantes acerca del rea de revisin". El auditor al preparar los cuestionarios no deber conformarse con una descripcin de los aspectos generales de la empresa, sino que estar obligado a desarrollar una investigacin cuidadosa del procedimiento.

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Deber considerar tambin todas las posibilidades de error antes de decidir el procedimiento a seguir. El auditor por ningn motivo deber entregar los cuestionarios al cliente para ser terminados, ni deber mostrarlo mientras se entrevista con el mismo. L3 informacin debe ser obtenida por medio de una cuidadosa investigacin de datos.

Recomendaciones para la estructuracin de un cuestionario Con base en las pruebas a que debe ser sometido el cuestionario para su comprobacin y ponderacin, a continuacin se sugieren algunas recomendaciones: a) Todo cuestionario debe comprender preguntas cuya comprensin est al nivel del grupo de entrevistados. b) La sntesis debe ser clara y directa, el uso de frases largas requiere concentracin del investigado y lo peligroso es que si no ha entendido bien la pregunta, responder cualquier cosa. e) Deben evitarse las preguntas de carcter conductivo, es decir, las que ponen prcticamente la respuesta en la boca del entrevistado as como evitar formular preguntas que faciliten respuestas monoslabas, S-No; por ejemplo: Siempre se renen ustedes cuando se trata de coordinar un nuevo sistema? (mal formulada). Para la implantacin de un nuevo sistema se renen ustedes la mayor parte de su tiempo, ocasional o peridicamente? (bien formulada). d) El uso de palabras subjetivas, por ejemplo: malo, bueno, justo, etc., no conduce nunca a la cuantificacin y cualificacin de lo que se quiere explicar. El cuestionario puede ser general y por reas. 1. El cuestionario general Este tipo de cuestionario se utiliza para efectuar en anlisis global de la situacin de una empresa. El auditor administrativo deber llenar el mayor porcentaje del cuestionario en el lugar de trabajo. Es recomendable para el auditor registrar la respuesta de todas las preguntas, aun cuando las respuestas sean de carcter negativo (sigue ejemplo). 2. Cuestionario por reas Este tipo de cuestionario se utiliza para buscar respuestas a varias interrogantes de la situacin de una rea o funcin (compras, relaciones industriales, ventas, etc .. ) de la empresa. Este cuestionario debe estar elaborado de modo que incluya slo cuestiones especficas concernientes a una funcin y al tipo especfico de estudio que se est realizando.

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Cada rea tiene sus aspectos individuales, de ah que no es posible elaborar una lista de preguntas que pueda servir para todas las reas; las figuras 10.6 Y 10.7 son buenos ejemplos de estos cuestionarios,

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14. Problemas especiales que la empresa haya tenido durante los ltimos tres aos (huelgas, falta de mercado, efectos inflacionarios, falta de financiamiento). 15. Cmo se estructuran los programas generales y los particulares? 16. En base a qu se ejecutan los programas? Detllelo. 17. Se encuentran debidamente coordinados los programas? Cmo. 18. Se cuenta cQ(1 un sistema de presupuestos? Detllelo. 19. El presupuesto general y los particulares estn debidamente coordinados? Cmo. 20. Se cuenta con un organigrama yen l estn especificadas las funciones bsicas, como consecuencia de los objetivos de la empresa? , 21. Existe una lnea definida de autoridad y responsabilidad desde la direccin hasta el ltimo de los subordinados? 22. Existen relaciones adecuadas entre los diferentes departamentos? Cmo se dan stas? 23. Se han explicado claramente las relaciones de cada uno da los departamentos para con los dems? 24. Son efectivas las formas actuales de comunicacin interdepartamental? Por qu? 25. Se utilizan cuadros ocupacionales para revisar las actividades del personal? Desde cundo se ocupan? 26. A qu niveles se aplican los cuadros ocupacionales? 27. Se especifican clara y lgicamente las obligaciones de los puestos? Cmo? 28. Se aplican tcnicas de anlisis de puestos? Qu mtodo se utiliza? 29. En qu medida se toma en cuenta el factor humano para la elaboracin de necesidades? Explique. 30. Se cuenta con un manual de organizacin y se aplican en cada unidad administrativa y especfica claramente las funciones bsicas? 31. Cada jefe conoce claramente sus funciones, sus responsabilidades y la autoridad que tiene? 32. Qu tipos de Instructivos se utilizan y qu aspectos cubren?

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CUESTIONARIO POR REA (CA) Deparatamnto: RELACIONES INDUSTRIALES Jefe del departamento: Auditor l. PLANES Y OBJETIVOS a) Cuenta el departamento con planes y objetivos definidos? b) Estn esos planes y objetivos coordinados con los otros departamentos? c) Existe una clara comprensin de los objetivos en cuanto a factibilidad y sensatez? el) Est por entero de acuerdo la direccin general con los planes y objetivos del departamento? e) Qu aspecto deben considerarse para mejorar los planes y objetivos del departamento?

11. ESTRUCTURA ORGNICA a) Se cuenta con un organigrama y est actualizado? (En caso contrario el auditor debe prepararlo). b) Es la estructura orgnica lgica y eficaz? c) Se delegan adecuadamente y se definen claramente los varios deberes y responsabilidades? el) Hay eficacia en las lneas de autoridad desde el punto de vista del control? e) Se pueden efectuar cambios en la disposicin orgnica para coordinar mejor las actividades?

111. POLITICAS-SISTEMAS y PROCEDIMIENTOS a) Cmo se determinan las polticas relativas a las relaciones industriales? b) Estn actualizadas las polticas y por escrito? c) Qu disposiciones se han tomado para asegurar el cumplimiento de las polticas establecidas?

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d) cul es la poltica respecto a ascenso y traslados? e) Existen controles apropiados en lo que concierne a salarios? Figura 11.7. (Contina)

IV. PERSONAL DEL DEPARTAMENTO a) Hacer un estudio completo de las actividades de cada empleado. b) Se utiliza al mximo el personal?, en caso contrario. Cmo podra lograrse? c) Se proporciona suficiente orientacin y adiestramiento a los empleados de nuevo ingreso? d) Se emplean especialistas en relaciones industriales? e) Cul es el ndice de rotacin del personal?

V. DISPOSICIN GENERAL Y RECURSOS FISICOS a) Preparar un plan general de distribucin de espacio de oficina, mobiliario y equipo. b) Est distribuida la oficina de manera que se aproveche al mximo el espacio y que las reas de trabajo sean eficientes? e) En qu estado se encuentra el mobiliario y equipo? f) Descrbase el equipo especial e indique si se utiliza al mximo. g) Puede mejorarse el equipo?

VI. OPERACIONES Y MTODOS DE CONTROL a) Se tiene presente la adecuacin, claridad y prontitud de los informes a la direccin? b) Se cuenta con mtodos apropiados para satisfacer las necesidades del trabajo procedente de fuentes Internas y externas? c) Existen y se practican controles adecuados para registrar de carcter confidencial? d) Existen embotellamientos? Qu se est haciendo para eliminarlos? e) Qu se necesita para aumentar la eficiencia del departamento? Figura 11.7

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Medicin de los cuestionarios Los cuestionarios se elaboran con el objeto de que los ejecutivos y los responsables de cada rea de funciones respondan a ellos. La evaluacin de las preguntas, si se utiliza el mtodo de puntos, puede ir por medio de una escala numrica del 1 al b o bien desde mala hasta excelente. Los cuestionarios son de utilidad si el auditor los valora con imparcialidad a travs de un anlisis adecuado en vista de las circunstancias. El anlisis hecho por el auditor mediante cuestionarios proporciona la eficacia de la empresa y por consiguiente se pueden dar medidas correctivas a los puntos que se consideren dbiles, tomando tambin en consideracin los resultados obtenidos mediante la aplicacin de las tcnicas administrativas.

Archivo constante Para el trabajo de auditora administrativa se formar un archivo constante o permanente. Las ventajas del archivo constante son las siguientes: a) Los auditores pueden conocer rpidamente el desarrollo operacional de la empresa. b) Proporciona referencia inmediata con la importancia de los conceptos, eliminando as revisiones repetidas de documentacin extensa y bsquedas en pasadas hojas de anlisis. c) Sirve par., evitar la preparacin en cada revisin de hojas de anlisis relativas a conceptos que han tenido poco o ningn cambio. La visin global que se obtiene del archivo constante es de utilidad para las auditoras subsecuentes, para conocer los objetivos, polticas, procedimientos y operaciones de la empresa. El auditor administrativo tiene el deber de aumentar informacin veraz, oportuna y til al archivo constante.

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FASE DE DESARROLLO En el desarrollo de la auditora los elementos vitales son la investigacin y el anlisis dentro de un marco conceptual slidamente elaborado. No puede haber ningn procedimiento mecnico de quitar y poner. En la figura 11.8 se muestran elementos de la fase de desarrollo de una auditora administrativa.

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