SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

GRUPO CONTABILIDAD GC- 040130 INFORME DE ARCHIVO EN LA DEPENDENCIA

Fecha ELABORADO POR:

Bogota D.C. ,22 de mayo de 2012 Dennisse Yulianna Len Cuervo

1. OBJETIVOS 1.1 Dar a conocer la problemtica en el archivo de la dependencia 1.2 Identificar las causas y los efectos de la problemtica 1.3 Identificar cada uno de los factores que afectan 1.4Conocer de que manera afecta la problemtica a los funcionarios 1.5 Establecer una posible solucin a la problemtica

2. RESUMEN En cuanto a la ubicacin del archivo se presentan los siguientes problemas, respectivamente a los aspectos estructurales y al rea de almacenamiento de documentos: No hay espacio suficiente para alojar la documentacin y no se rene todas las condiciones de seguridad El rea esta ubicada en un espacio donde afecta del polvo que es el factor que ms se presenta Los pisos muros techos y puertas no estn construidos con material ignifugo de alta resistencia mecnica y desgaste mnimo a la abrasin En el espacio no se garantiza un perfecto desplazamiento, ya que en el piso se encuentran cajas llenas de carpetas que dificultan el traslado en el rea; tampoco

Respecto a la capacidad de almacenamiento se encuentran los siguientes inconvenientes en cuanto a estantera, unidades de conservacin y mobiliario para documentos:

En la estantera se observan bordes o aristas que producen daos, la balda superior no est a una altura que facilite la manipulacin ni el acceso a la documentacin y el espacio de circulacin entre cada estantera no deja que se pueda ingresar entre los dos mdulos a buscar documentos porque es muy estrecho. Las carpetas y las cajas que se utilizan para guardar los documentos no garantiza del todo el principal propsito que es prolongar de manera considerable la conservacin de los documentos.

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Los mobiliarios de documentos no facilitan la correcta manipulacin y adecuada conservacin de los documentos, adems de no contar con caractersticas de total resistencia ni seguridad porque no existe un completa estabilidad del soporte

Estos son los problemas que se presentan relativos a las condiciones ambientales cada uno correspondientemente a la ventilacin, temperatura, iluminacin seguridad y mantenimiento: La temperatura siempre vara segn el clima que se d y no se garantiza que en el archivo se mantenga la temperatura adecuada para la conservacin total de los documentos. En el lugar la aireacin no es continua La iluminacin no es basada en luz reflejada No se implementa sistemas de alarma contra incendio No se garantiza la limpieza permanente y adecuada de las instalaciones, de la estantera y de las unidades de conservacin

3. CAUSAS Como principal causa encontramos el desinters de la dependencia por mantener en buen estado el rea del archivo, con una tcnica completa para la conservacin de documentos y al mismo tiempo para evitar riesgos de los mismos funcionarios. Acompaado del desinters de los funcionarios de la dependencia, la empresa tampoco exige como tal el mantenimiento del archivo por parte del personal del aseo, ni tampoco por los de mantenimiento general de la empresa, en resultado a esto la estantera daa los documentos, la iluminacin afecta a los funcionarios y el polvo se almacena en los documentos. La empresa tampoco tiene elementos de seguridad como en el caso de un incendio no hay extintores en el rea de archivo esto es responsabilidad de la entidad prever estos eventos. Los funcionarios de la dependencia no organizan el archivo de tal manera que cuando se vaya a buscar haya la mxima velocidad en localizacin, ni tampoco entregan cada mes el archivo que ya no necesitan en la dependencia para que sea alojado en el archivo de toda la documentacin de la empresa; esto como causa de acumulacin de documentos en la dependencia y disminucin del espacio y as formar desorden en el rea. 4. CONSECUENCIAS 4.1Factores de riesgo Respecto a la iluminacin: puede constituir un verdadero problema presentando fatigas visuales y sntomas similares.

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Cuanto a factores fsicos y de orden: golpe en la cabeza, una cortada, una cada. Simultneo al polvo, las bacterias, parsitos, alergias y al aseo: Alergias, enfermedades en los pulmones.

4.2 Resultado de encuestas el 86 % de los funcionarios ha tenido inconvenientes o accidentes por falta de espacio; ya sea pocas veces, muchas veces, o algunas veces; lo que determina que la falta de espacio si presenta un factor de riesgo. El 100 % del personal siente en un nivel medio, alto, la mayora en uno muy alto que est expuesto al polvo, bacterias, alergias o a parsitos en el rea del archivo por falta de una constante limpieza en el lugar. El 100 % de los funcionarios de la dependencia determinan que nunca se hace revisin ni mantenimiento en el rea del archivo. 13 de 14 personas establecen que los documentos del archivo en la dependencia estn parcialmente exentos de todo tipo de dao.

5. CONCLUSIONES El desinters de los empresarios y de los funcionarios por las reas de archivo en cada una de las dependencias, lleva consigo una preocupante problemtica. A pesar de que un 90 % de los funcionarios de la dependencia observe las consecuencias que genera el descuido por el rea del archivo, ninguno se preocupa por dar soluciones y ponerlas en marcha.

6. RECOMENDACIONES no dejar amontonar archivo y enviar el archivo que ya no se necesita en la dependencia para que sea conservado en el archivo general de la empresa. exige que los de mantenimiento instalen los instrumentos de seguridad que se requieren en el rea, materiales de iluminacin con una cantidad de luz no tan intensa que se est en constante revisin de estos.

DENNISSE YULIANNA LEON CUERVO Auxiliar contable

Transcriptor: Dennisse Yulianna Len Cuervo