GDSI Ltda.

Project 2007
Manual de Consulta
MCTS Andrs Fernando Surez Dupont

Contenido
INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS ..................................................................... 1 QU ES UN PROYECTO ............................................................................................................................................... 1 ADMINISTRACIN DE PROYECTOS.............................................................................................................................. 1 PARTES DE UN PROYECTO .......................................................................................................................................... 2 TIEMPO ...................................................................................................................................................................... 2 COSTO ....................................................................................................................................................................... 2 MBITO ..................................................................................................................................................................... 2 TRINGULO DEL PROYECTO ....................................................................................................................................... 2 LA RAZN DEL XITO................................................................................................................................................. 4 MAPA DEL PROYECTO ................................................................................................................................................ 4 CREAR UN PLAN ......................................................................................................................................................... 4 CONTROLAR Y ADMINISTRAR EL PROYECTO .............................................................................................................. 4 CERRAR EL PROYECTO ............................................................................................................................................... 5 PROBLEMAS COMUNES DE UN PROYECTO. ................................................................................................................. 5 EQUIPO DE TRABAJO.................................................................................................................................................. 5 LO NUEVO EN PROJECT 2007 ..................................................................................................................................... 6 MEJORAS EN PROJECT 2007 ....................................................................................................................................... 7 NOVEDADES PARA USUARIOS QUE ACTUALICEN DESDE PROJECT 2000 O ANTERIORES ............................................. 9 LO NUEVO EN BARRAS DE HERRAMIENTAS ............................................................................................................. 11 DIAGRAMA DE GANTT ............................................................................................................................................. 12 DIAGRAMA DE RED.................................................................................................................................................. 12 DEFINICIN DE UN PROYECTO.................................................................................................................................. 12 TIPOS DE PROYECTO ................................................................................................................................................ 13 QU ES PROJECT ...................................................................................................................................................... 13 QUINES UTILIZAN PROJECT .................................................................................................................................... 14 ENTRADA AL PROGRAMA ......................................................................................................................................... 14 CONFIGURACIN DE UN PROYECTO NUEVO.............................................................................................................. 16 INFORMACIN DEL PROYECTO ................................................................................................................................. 16 RESUMEN DEL PROYECTO ........................................................................................................................................ 18 TAREAS .................................................................................................................................................................... 21 DEFINICIN ............................................................................................................................................................. 21 REGISTRO DE UNA TAREA ........................................................................................................................................ 21 DURACIN DE LAS TAREAS ...................................................................................................................................... 22 TIEMPO EN LAS TAREAS ........................................................................................................................................... 23 INSERTAR UNA TAREA ............................................................................................................................................. 23 ELIMINAR UNA TAREA ............................................................................................................................................. 24 INFORMACIN DE LAS TAREAS ................................................................................................................................. 24 TIPOS DE TAREAS ..................................................................................................................................................... 25 TABLAS ................................................................................................................................................................... 30 ESQUEMATIZACIN ............................................................................................................................................ 33 DE TAREAS.............................................................................................................................................................. 33 TAREAS DE GRUPO ................................................................................................................................................... 33 PLANIFICACIN DE TAREAS ..................................................................................................................................... 34 DELIMITACIN EN LAS TAREAS ................................................................................................................................ 35 FECHA LMITE .......................................................................................................................................................... 37 COMENZAR Y FINALIZAR TAREAS A TIEMPO ............................................................................................................ 38

IV

FIJAR DURACIN DE UNA TAREA .............................................................................................................................. 38 RELACIONES ENTRE TAREAS .......................................................................................................................... 39 VNCULOS ................................................................................................................................................................ 39 DEPENDENCIA ENTRE LAS TAREAS .......................................................................................................................... 39 CREAR VNCULOS .................................................................................................................................................... 40 QUITAR VNCULOS ................................................................................................................................................... 41 VNCULOS ENTRE TAREAS Y GRUPOS ....................................................................................................................... 42 POSPOSICIN DE TAREAS ......................................................................................................................................... 43 DURACIN DEL PROYECTO ...................................................................................................................................... 43 CALENDARIOS Y RECURSOS ............................................................................................................................ 45 CALENDARIO BASE .................................................................................................................................................. 45 CALENDARIO DEL PROYECTO................................................................................................................................... 46 CALENDARIO DE RECURSOS ..................................................................................................................................... 46 CALENDARIO DE TAREAS ......................................................................................................................................... 46 RELACIN ENTRE LOS CALENDARIOS ....................................................................................................................... 46 DEFINIR CALENDARIO .............................................................................................................................................. 47 CONFIGURAR EL CALENDARIO ................................................................................................................................. 47 CONSECUENCIAS EN EL CAMBIO DEL CALENDARIO .................................................................................................. 49 RECURSOS ............................................................................................................................................................... 49 TIPOS DE RECURSOS ................................................................................................................................................. 49 HOJA DE RECURSOS ................................................................................................................................................. 50 CAMPOS DE LA HOJA DE RECURSOS ......................................................................................................................... 51 FIJAR UNA TASA ESTNDAR ..................................................................................................................................... 53 ASIGNACIN DE RECURSOS ...................................................................................................................................... 53 DESASIGNACIN DE RECURSOS ................................................................................................................................ 56 CALENDARIO DEL RECURSO ..................................................................................................................................... 57 SOBREASIGNACIN DE RECURSOS............................................................................................................................ 58 SOLUCIONES EN LA SOBREASIGNACIN ................................................................................................................... 59 REDUCIR EL TRABAJO .............................................................................................................................................. 59 REASIGNAR TRABAJO .............................................................................................................................................. 59 RETRASAR UNA TAREA ............................................................................................................................................ 60 CAMBIO DE DAS Y HORAS LABORABLES DEL RECURSO ........................................................................................... 61 COSTOS .................................................................................................................................................................... 63 TABLA DE COSTO ..................................................................................................................................................... 63 TASAS DE HORAS EXTRA .......................................................................................................................................... 65 COSTOS POR USO ..................................................................................................................................................... 66 COSTOS FIJOS ........................................................................................................................................................... 66 PRESUPUESTO .......................................................................................................................................................... 66 ACUMULACIN DE COSTOS ...................................................................................................................................... 67 COMPROBAR COSTOS ............................................................................................................................................... 67 RUTA CRTICA ....................................................................................................................................................... 69 REDUCIR LA RUTA CRTICA ...................................................................................................................................... 70 VER LA RUTA CRTICA ............................................................................................................................................. 72 LNEA DE BASE ........................................................................................................................................................ 74 GUARDAR LA LNEA DE BASE ................................................................................................................................... 75 BORRAR LA LNEA DE BASE ..................................................................................................................................... 76 DIAGRAMA DE GANTT PARA LNEA DE BASE............................................................................................................ 76 SEGUIMIENTO DE UN PROYECTO .............................................................................................................................. 79 BARRA DE HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO........................................................................................................... 80

TIEMPOS REALES DE TRABAJO ................................................................................................................................. 81 ESCALA TEMPORAL ............................................................................................................................................ 83 CAMBIAR LA ESCALA TEMPORAL ............................................................................................................................. 83 PERODO NO LABORABLE ......................................................................................................................................... 84 AO FISCAL ............................................................................................................................................................. 84 ZOOM ...................................................................................................................................................................... 85 FORMATO EN DIAGRAMAS DE GANTT ...................................................................................................................... 86 FORMATO DE TEXTO ................................................................................................................................................ 87 FORMATO DE LA CUADRCULA ................................................................................................................................. 88 ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICIN DEL TRABAJO (EDT) ........................................................................................ 89 VISUALIZAR LOS CDIGOS EDT .............................................................................................................................. 89 PRIORIDADES, NOTAS EN LAS TAREAS Y CAMPOS PERSONALIZADOS ........................................................................ 91 CAMPOS PERSONALIZADOS ..................................................................................................................................... 92 IMGENES DE TRABAJO ........................................................................................................................................... 92 CONSULTAS E INFORMES .................................................................................................................................. 95 ORDENAR TAREAS ................................................................................................................................................... 95 FILTROS ................................................................................................................................................................... 96 FILTROS PREDISEADOS .......................................................................................................................................... 96 AUTOFILTROS .......................................................................................................................................................... 98 INFORMES ................................................................................................................................................................ 99 TIPOS DE INFORMES ................................................................................................................................................. 99 GENERALES ........................................................................................................................................................... 100 ACTIVIDADES ACTUALES ....................................................................................................................................... 100 COSTOS.................................................................................................................................................................. 101 ASIGNACIONES ...................................................................................................................................................... 101 CARGA DE TRABAJO .............................................................................................................................................. 102 INFORMES PERSONALIZADOS ................................................................................................................................. 102 MODIFICAR UN INFORME ....................................................................................................................................... 103 VISTA PRELIMINAR DE UN INFORME ....................................................................................................................... 104 VISTAS DE UN PROYECTO....................................................................................................................................... 106 USO DE LAS VISTAS................................................................................................................................................ 106 CONFIGURACIN DE UNA VISTA............................................................................................................................. 110 CREAR VISTAS ....................................................................................................................................................... 112 IMPRIMIR UNA VISTA ............................................................................................................................................. 114 CONFIGURAR PGINA ............................................................................................................................................ 115 DIAGRAMA DE RED ............................................................................................................................................ 117 BARRA DE HERRAMIENTAS DIAGRAMA DE RED ..................................................................................................... 118 MANEJO DE PROYECTOS MLTIPLES ...................................................................................................................... 119 FONDO DE RECURSOS............................................................................................................................................. 119 PROYECTO PRINCIPAL Y SUBPROYECTOS ............................................................................................................... 121 INSERTAR SUBPROYECTOS ..................................................................................................................................... 121 DESVINCULAR PROYECTOS .................................................................................................................................... 122 PLANTILLAS DE PROYECTOS .................................................................................................................................. 123 HERRAMIENTAS ................................................................................................................................................. 127 DE UTILIDAD ........................................................................................................................................................ 127 ORGANIZADOR ...................................................................................................................................................... 127 CONFIGURACIN DE PROJECT ................................................................................................................................ 130 GUA RPIDA ....................................................................................................................................................... 135

VI

CAPTULO 1 ........................................................................................................................................................... 135 ENTRADA AL PROGRAMA ................................................................................................................................ 135 INFORMACIN DEL PROYECTO ............................................................................................................................... 135 RESUMEN DEL PROYECTO ...................................................................................................................................... 135 CAPTULO 2 ........................................................................................................................................................... 135 REGISTRO DE UNA TAREA ...................................................................................................................................... 135 TIEMPO EN LAS TAREAS ......................................................................................................................................... 135 INSERTAR UNA TAREA ........................................................................................................................................... 135 ELIMINAR UNA TAREA ........................................................................................................................................... 135 INFORMACIN DE LAS TAREAS ............................................................................................................................... 135 ESQUEMATIZACIN DE TAREAS ............................................................................................................................. 135 DELIMITACIN EN LAS TAREAS .............................................................................................................................. 135 TAREAS REPETITIVAS............................................................................................................................................. 135 HITOS .................................................................................................................................................................... 136 TABLAS ................................................................................................................................................................. 136 CAPTULO 3 ........................................................................................................................................................... 136 DELIMITACIN EN LAS TAREAS .............................................................................................................................. 136 FECHA LMITE ........................................................................................................................................................ 136 FIJAR DURACIN DE UNA TAREA ............................................................................................................................ 136 CAPTULO 4 ........................................................................................................................................................... 136 CREAR VNCULOS .................................................................................................................................................. 136 OTRA FORMA ......................................................................................................................................................... 136 QUITAR VNCULOS ................................................................................................................................................. 136 DEPENDENCIA ENTRE LAS TAREAS ........................................................................................................................ 137 DURACIN DEL PROYECTO .................................................................................................................................... 137 CAPTULO 5 ........................................................................................................................................................... 137 DEFINIR CALENDARIO ............................................................................................................................................ 137 CONFIGURAR EL CALENDARIO ............................................................................................................................... 137 CREAR UN NUEVO CALENDARIO ............................................................................................................................ 137 HOJA DE RECURSOS .......................................................................................................................................... 137 FIJAR UNA TASA ESTNDAR ........................................................................................................................... 137 ASIGNACIN DE RECURSOS .................................................................................................................................... 137 DESASIGNACIN DE RECURSOS .............................................................................................................................. 137 CALENDARIO DEL RECURSO ................................................................................................................................... 137 SOBREASIGNACIN DE RECURSOS.......................................................................................................................... 138 REDUCIR EL TRABAJO ............................................................................................................................................ 138 REASIGNAR TRABAJO ............................................................................................................................................ 138 RETRASAR UNA TAREA .......................................................................................................................................... 138 CAMBIO DE DAS Y HORAS LABORABLES DEL RECURSO ......................................................................................... 138 CAPTULO 6 ........................................................................................................................................................... 138 TABLA DE COSTO ................................................................................................................................................... 138 TASAS DE HORAS EXTRA ........................................................................................................................................ 138 COMPROBAR COSTOS ............................................................................................................................................ 139 COSTOS DEL PROYECTO .................................................................................................................................. 139 CAPTULO 7 ........................................................................................................................................................... 139 VER LA RUTA CRTICA ........................................................................................................................................... 139 GUARDAR LA LNEA DE BASE ................................................................................................................................. 139 BORRAR LA LNEA DE BASE ................................................................................................................................... 139 TIEMPOS REALES DE TRABAJO ..................................................................................................................... 139

VII

CAPTULO 8 ........................................................................................................................................................... 139 ESCALA TEMPORAL................................................................................................................................................ 139 AO FISCAL ........................................................................................................................................................... 139 ZOOM .................................................................................................................................................................... 139 FORMATO EN DIAGRAMAS DE GANTT ........................................................................................................ 140 FORMATO DE TEXTO .............................................................................................................................................. 140 FORMATO DE LA CUADRCULA ..................................................................................................................... 140 CDIGOS EDT ...................................................................................................................................................... 140 PRIORIDADES Y NOTAS EN LAS TAREAS ................................................................................................................. 140 IMGENES DE TRABAJO ................................................................................................................................... 140 CAPTULO 9 ........................................................................................................................................................... 140 ORDENAR TAREAS ................................................................................................................................................. 140 FILTROS PREDISEADOS ........................................................................................................................................ 140 AUTOFILTROS ........................................................................................................................................................ 140 INFORMES .............................................................................................................................................................. 140 INFORMES PERSONALIZADOS ................................................................................................................................. 140 MODIFICAR UN INFORME ....................................................................................................................................... 140 VISTAS DE UN PROYECTO....................................................................................................................................... 141 CAMBIAR TABLA EN UNA VISTA .................................................................................................................... 141 CREAR VISTAS ....................................................................................................................................................... 141 IMPRIMIR UNA VISTA ............................................................................................................................................. 141 CONFIGURAR PGINA ............................................................................................................................................ 141 CAPTULO 10 ......................................................................................................................................................... 141 CAMBIAR FORMATOS AL DIAGRAMA DE RED ......................................................................................................... 141 BARRA DE HERRAMIENTAS DEL DIAGRAMA DE RED .............................................................................................. 141 FONDO DE RECURSOS............................................................................................................................................. 141 INSERTAR SUBPROYECTOS ..................................................................................................................................... 141 DESVINCULAR PROYECTOS .................................................................................................................................... 141 PLANTILLAS DE PROYECTOS .................................................................................................................................. 142 CAPTULO 11 ......................................................................................................................................................... 142 ORGANIZADOR ...................................................................................................................................................... 142 CONFIGURACIN ................................................................................................................................................... 142 GLOSARIO ............................................................................................................................................................. 143

VIII

Captulo 1

Introduccin a la Administracin de Proyectos

Qu es un Proyecto
Segn el manual PMBOK (Guide to the Project Management Body of Knowledge), un proyecto es un esfuerzo temporal para la creacin de un producto o servicio nico. Es decir, un conjunto de actividades organizadas que persigue un objetivo, y lo logra mediante la utilizacin de varios recursos. Todo esfuerzo necesario para la realizacin de un trabajo se denomina recurso y para conseguir un servicio nico, los recursos deben estar debidamente planificados. stos involucran el tiempo, las personas, las mquinas, etc.

Administracin de proyectos
Administrar un proyecto es planear, organizar y conducir la ejecucin de tareas y recursos para alcanzar un objetivo, donde generalmente existen delimitaciones de tiempo, recursos y costos. Los planes de proyectos pueden ir desde los ms sencillos hasta los ms complejos, pero todos comparten actividades comunes como la clasificacin de las tareas, su programacin, el establecimiento de reglas claras de comunicacin entre el equipo de trabajo y el seguimiento durante la ejecucin. Todo proyecto tiene tres fases: Un plan. La administracin y seguimiento del proyecto. El cierre o finalizacin del proyecto. El xito del proyecto depende de la satisfaccin y cumplimiento de estas fases.

Partes de un proyecto
Bsicamente, cada proyecto tiene un elemento de tiempo, un componente financiero y requiere que se lleve a cabo un trabajo; es decir, un ambiente definido.

Tiempo
El tiempo es la limitacin ms grande de un proyecto. El trabajo en el cumplimiento de tareas tiene siempre un trmino definido.

Costo
Los costos de un proyecto incluyen todos los recursos requeridos para que ste se lleve a cabo. Estos son: personal, materiales, maquinaria, y todos aquellos aspectos que requieren dinero. Tambin pueden presentar delimitacin, por ejemplo, ejecutar un proyecto con determinado nmero de personal y de equipos.

mbito
Se consideran dos mbitos; el del proyecto y el del producto, ya que el resultado que se espera es un nico producto, un elemento tangible o un servicio. El mbito o especificaciones del producto, consiste en la descripcin detallada de las caractersticas y funciones del mismo. El mbito del proyecto se mide en tareas y fases, describe todo lo que se requiere hacer para lograr el objetivo. El administrador del proyecto debe, adems de gestionar el mbito, estar en contacto permanente con las personas que se encargan del mbito del producto.

Tringulo del proyecto

El administrador debe balancear las delimitaciones que puedan presentar el tiempo, costo y mbito en un proyecto. El tringulo del proyecto permite ilustrar este proceso de balance, ya que sus tres lados estn conectados y cualquier cambio en uno de ellos, afectara a los otros dos.

Tiempo

Costo

mbito

El plan inicial de un proyecto debe incluir delimitaciones de tiempo, costo y mbito, de tal manera que si el costo disminuye, se deber ajustar el plan y tambin puede ser que se deba incrementar la duracin o disminuir el mbito. Todas estas variaciones pueden ocurrir, lo que se debe asegurar es que la calidad final del proyecto no se vea reducida. Si el administrador no planifica los nuevos requerimientos, cualquier cambio puede ser perjudicial.

La razn del xito

Segn la Administracin de Proyectos moderna, los criterios bsicos para cada proyecto son: Tiempo: Actividades y programacin. Costo: Sobre un presupuesto. Calidad: Alta Calidad. Satisfacer o exceder las expectativas del cliente. Cualquier aspecto que se cambie afecta los otros dos aspectos.

Mapa del proyecto

El mapa del proyecto es una gua que sirve de manera general, para la configuracin, administracin y ejecucin de ste. Consta de tres elementos generales, que a su vez presentan acciones especficas.

Crear un plan
Especificar un proyecto. Planear actividades. Adquirir recursos. Costos del proyecto. Riesgos del proyecto. Seguridad y comunicacin entre los participantes. Optimizacin del plan. Distribucin del plan.

Controlar y administrar el proyecto

Progreso. Programacin. Recursos. Costos. mbito. Riesgos.

 Estado o informes del proyecto.

Cerrar el proyecto
Revisin final de la informacin del proyecto.

Problemas comunes de un proyecto.

Insatisfaccin de los clientes. Desarrollos no entendibles. Presupuestos Inapropiados. Programacin Inapropiada. Recursos sobre asignados o escasos.

Equipo de Trabajo
Promotor: Trabaja con el objetivo de definir el proyecto a los StakeHolders. Clientes: Recibe los desarrollos o informes del proyecto. Paga por la entrega del proyecto. Provee especificaciones al proyecto. Gerentes Funcionales: Contribuyen con recursos al proyecto. Gerente de Proyecto: Planea, programa y realiza un presupuesto para cada una de las actividades del proyecto. Trabaja en equipo para guiar la planificacin. Monitorea el desarrollo y toma acciones correctivas. Mantiene a los facilitadores informados. Lderes de equipo del proyecto: Es asignado, basado en habilidades o actividades del proyecto especficas. Promotor: Tiene la autoridad sobre el proyecto. Firma o autoriza la planeacin y cambios. Provee al equipo los recursos necesarios. Revisa el progreso y la calidad del proyecto. Todos los anteriores sern asignados al equipo de trabajo base (Core) o equipo de trabajo de implementacin, segn sea el caso. (Ver Glosario)

Lo Nuevo en Project 2007

Para usuarios de versiones anteriores del programa, se presenta un informe de los cambios ms relevantes en cada uno de los mens y barras. Dicha descripcin garantiza una completa actualizacin de las nuevas caractersticas de la versin 2003: Men Archivo: A partir de la versin XP y 2003 inclusive, presenta la nueva opcin Buscar Archivo, que a diferencia del Buscar del men edicin, genera bsquedas en todas las unidades instaladas del computador y no slo a nivel interno del programa. Men Edicin: Permanece igual con respecto a versiones anteriores tanto en nmero como orden de los diferentes submens. Men Ver: Salvo los cambios en el color, mucho mas vistoso, general para la nueva versin 2003, no existen cambios en dicho men ni en el orden ni en la cantidad de submens. Men Insertar: A partir de la versin XP y 2003 inclusive, aparece la nueva opcin nuevo recurso de, el cual permite importar recursos desde el directorio activo de Windows, la libreta de direcciones y/o Microsoft Project 2007 Server. Men Formato: Las diferentes caractersticas se muestran con un color ms vvido, en especial el Asistente de Diagramas Gantt. Men Herramientas: Aparecen las siguientes, nuevas caractersticas: Generar Equipo desde la Empresa: Si existen ms de 1000 recursos de empresa, se mostrar un cuadro de dilogo en el que podr realizar un filtrado previo de la lista de recursos de empresa. En la columna Cdigo de esquema de empresa, seleccione una cualificacin, rea u otro cdigo que desee utilizar para filtrar la lista de recursos y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Utilice este cuadro de dilogo para seleccionar los recursos de la lista de recursos de empresa que van a asignarse al equipo del proyecto segn las cualificaciones, la disponibilidad de recursos u otros criterios. Sustituir Recursos: Inicia el Asistente para la sustitucin de recursos, que puede utilizar para asignar y reemplazar recursos en uno o en varios proyectos en funcin de las cualidades necesarias para la asignacin y de las cualidades y la disponibilidad de los recursos.

Opciones de Empresa: Cuentas de Microsoft Project 2007 Server: Agrega, quita y modifica cuentas de usuario de empresa. Tambin especifica las cuentas de usuario predeterminadas y si Microsoft Project 2007 debe implantar la cuenta de usuario predeterminada al iniciar o bien preguntar por la cuenta de usuario. Puede utilizar distintas cuentas de usuario para acceder a conjuntos distintos de proyectos y recursos de empresa. Men Colaboracin: A partir de Project XP, ofrece nuevas caractersticas para acceder a distintas funciones de Project Server 2003. Menu Ventana y Ayuda: Permanecen las caractersticas acostumbradas, ahora con cierto realce en los conos y colores de fondo.

Mejoras en Project 2007

Asistente para copiar imgenes a Office: Microsoft Project 2007 Edicin Standard 2003 y Microsoft Project 2007 Edicin Professional 2003 ofrecen el Asistente para copiar imgenes a Office, que permite, de una manera sencilla, mostrar datos de un proyecto como una imagen esttica en otras aplicaciones del sistema de Microsoft Office, como Microsoft Office PowerPoint 2003. Puede encontrar el Asistente para copiar imgenes a Office en la barra de herramientas Anlisis. Imprimir una vista como informe Con Project Edicin Standard 2003 y Project Edicin Professional 2003 le resultar ms fcil imprimir una vista de la forma que desee. En el panel de tareas Informe de la Gua de Project, dispone de un asistente que le ayudar a imprimir una vista como un informe. Tipos de reserva de recursos: En Project Edicin Professional 2003 puede asignar tipos de reserva a los recursos (por ejemplo, en los proyectos que estn an en la fase de propuestas) para especificar las asignaciones de stos como propuestas o confirmadas. Un nuevo campo de recurso contiene el tipo de reserva (confirmada o propuesta) que puede aplicarse a todas las asignaciones del recurso en el proyecto. Los tipos de reserva se utilizan tambin en el administrador de recursos de Microsoft Office Project Web Access 2003 para dotar a los proyectos de personal mediante la nueva funcin Generar equipo, o para evaluar la capacidad frente a la demanda en el Grfico de disponibilidad de recursos. Recursos con varias aptitudes: Project Edicin Professional 2003 dispone de campos multivalor de recursos de empresa (ERMV) para incluir conjuntos adicionales de aptitudes de los recursos. Los

campos ERMV pueden utilizarse en las vistas de recursos para mantener un inventario de las aptitudes de los recursos de empresa; en la funcin Generar equipo, para buscar recursos con varias aptitudes, y en el Asistente para la sustitucin de recursos y el Analizador de la cartera de proyectos, para valorar las distintas aptitudes de un recurso. Bloqueo de la informacin de lnea de base: En Project Edicin Professional 2003, puede impedir que otros usuarios sobrescriban la informacin de lnea de base. En la pgina Administrador de Project Web Access 2003, el administrador del servidor puede especificar los usuarios que pueden guardar una lnea de base en Project Edicin Professional 2003 y los que no pueden. Complementos COM instalados: Los siguientes complementos del Modelo de objetos componentes (COM) de Project, que anteriormente haba que descargar, se instalan ahora automticamente con Project Edicin Standard 2003 y Project Edicin Professional 2003: Asistente para grficos WBS de Visio Asistente para informes XML Comparar versiones de proyectos Convertidor de Euro Utilidad de actualizacin de bases de datos Podr encontrar el Asistente para grficos WBS de Visio y el Asistente para informes XML en la barra de herramientas Anlisis. Los dems complementos COM tienen sus propias barras de herramientas por separado. Integracin con Outlook Gracias al complemento Modelo de objetos componentes (COM) de la integracin con Outlook de Microsoft Office Project incluido en Microsoft Office Project Web Access 2003, los miembros de un equipo pueden ver las tareas publicadas para ellos desde Project en sus respectivos calendarios de Outlook junto a las dems citas. Despus pueden actualizar el progreso de esas entradas del calendario e informar del estado de este progreso a Microsoft Office Project Server 2003 directamente desde Outlook. En el calendario de Outlook, las tareas pueden mostrarse como tiempo libre u ocupado. Tenga en cuenta que la integracin con Outlook slo permite a los miembros del equipo mostrar las asignaciones de tareas en Outlook como entradas de calendario, no como tareas.

Novedades para Usuarios que Actualicen desde Project 2000 o anteriores

Panel de Tareas: Se presenta como novedad a partir de Office 2002 y se establece como una seccin ubicada a la derecha de las aplicaciones que interacta constantemente con el usuario en las distintas operaciones que ste realice. Adems es la ayuda ideal cuando se trata de manipular diferentes funciones en el programa, ya que no se necesitan ventanas o cuadros de dialogo por separado, sino que el panel de tareas administra todas stas operaciones. El panel de tareas en Microsoft Project 2007, a diferencia de los otros programas, presenta dicho complemento en la parte izquierda de la pantalla, que es la forma como dicha aplicacin ubica sus paneles extra y de vistas. Gua de Project: Las instrucciones a modo de asistente y los controles estn siempre a mano en el panel de la izquierda para ayudarle a crear un nuevo proyecto, administrar tareas y recursos, especificar y cambiar horas de trabajo, realizar un seguimiento del proyecto y generar informes. Etiquetas inteligentes: Recibir consejos y sugerencias sobre acciones alternativas al eliminar tareas o nombres de recuso y al cambiar asignaciones de recursos, fechas de inicio y fin, trabajo, unidades o duraciones. Mejoras en las vistas Funcionalidad adicional en la vista Diagrama de red: Puede agrupar tareas y mostrar indicadores grficos. Funcionalidad adicional en las vistas de uso: Puede agrupar las asignaciones de grupo, resumir la informacin de fase temporal agrupada de las vistas de uso e incluir los totales al imprimir las vistas de uso. Mejoras en la escala temporal: Puede mostrar hasta tres escalas temporales en el diagrama de Gantt y en otros grficos y vistas de uso. Mejoras en la programacin y el seguimiento Asignacin de los recursos adecuados: Ahora puede buscar y filtrar los recursos apropiados y obtener un grfico de su disponibilidad en el cuadro de dilogo Asignar recursos. Seguimiento mejorado de los datos reales: Puede usar la fecha de estado para ver el progreso de una forma ms eficaz. Esto reduce el nmero de pasos que hay que seguir al introducir los datos reales, especialmente al introducir la informacin de porcentaje completado o porcentaje de trabajo completado. Reprogramar el trabajo no completado: Las restricciones originales se mantienen tal como se establecieron al reprogramar el trabajo no completado. Elija la fecha de reprogramacin que desee. Varias lneas de base: Puede establecer hasta 11 lneas de base para un nico proyecto. Resumen de los datos de la lnea de base: Puede controlar la forma en que se resumen los datos de la lnea de base para resumir las tareas.

Mejoras en el valor obtenido: El conjunto del valor obtenido incluye ahora el ndice de rendimiento de la programacin (IRP), el ndice de rendimiento de programacin completo (IRPC), el ndice de rendimiento de coste (IRC), el porcentaje de variacin de costo (%VC), el porcentaje de variacin de programacin (%VP). Puede elegir entre 11 lneas de base para calcular datos de valor obtenido. Integracin con otros productos: Proveedor de OLE DB El proveedor de OLE DB de Microsoft Office Project 2007 ha sido mejorado con datos de fase temporal, tablas adicionales y propiedades extendidas para las pginas de acceso a datos. Formato XML: Ahora el formato de archivo XML est disponible para importar, exportar y guardar archivos. Integracin mejorada con Office Excel 2003: Puede importar datos de Excel con facilidad. Puede utilizar la nueva plantilla Lista de tareas de Excel y, a continuacin, importar fcilmente la lista de tareas en Microsoft Office Project 2007 sin necesidad de asignar ningn campo. Integracin con Microsoft Office Outlook 2003: Puede importar con facilidad una lista de tareas de Outlook en Project. Funciones de administracin de proyectos de empresa: Nota Todas las funciones de administracin de proyectos de empresa requieren Microsoft Project 2007 Edicin Professional 2003 y Microsoft Office Project Server 2003. Men Colaboracin: Con Project Edicin Professional 2003 podr obtener acceso, de una manera sencilla, a las pginas y funciones de Project Server 2003 para colaborar con su equipo directamente desde Project. Recursos de empresa: Los jefes de proyecto, los administradores de recursos y los dems participantes autorizados pueden ver todas las asignaciones de recursos en toda la empresa. Esto proporciona una informacin precisa sobre la disponibilidad de recursos. Los recursos pueden desprotegerse, modificarse y volver a protegerse. Asistente para la sustitucin de recursos: Esta funcin analiza las aptitudes necesarias para cada proyecto (incluidos los recursos genricos), busca coincidencias con las aptitudes que renen los distintos recursos de la empresa y averigua su disponibilidad. De este modo, se crea un equipo optimizado para las asignaciones de un proyecto. Funcionalidad Generar equipo desde la empresa: Busque en toda la empresa recursos que renan las aptitudes necesarias y estn disponibles para trabajar en el proyecto. Filtre y consulte la base de datos de la empresa para ajustar el proyecto a los recursos adecuados. Grficos de disponibilidad de recursos: Los grficos de disponibilidad de recursos permiten a los jefes de proyecto identificar rpidamente si faltan o sobran recursos. Plantilla de informacin global de la empresa: Mediante la plantilla de informacin global de la empresa es posible aplicar campos a medida, calendarios, vistas, mdulos y otros elementos coherentes de Project a todos los proyectos de la empresa. Las plantillas de proyecto individuales tambin estn disponibles en la base de datos de la empresa. Campos personalizados de empresa: El administrador de proyectos de la organizacin puede utilizar campos personalizados de empresa para crear frmulas, esquemas y listas de seleccin (de cdigos de aptitudes, por ejemplo). Los esfuerzos del administrador del proyecto pueden ajustarse a los procesos especficos de la organizacin.
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Crear modelos de escenarios hipotticos con el Modelador de la cartera de proyectos: Puede utilizar el Modelador de la cartera de proyectos para crear varias versiones del mismo plan y poder compararlas, analizarlas y experimentar con ellas. Administracin de documentos Implementada en Microsoft Windows SharePoint Services, la biblioteca de documentos acta como un valioso repositorio de Project Server para los documentos generados a lo largo del ciclo vital del proyecto. Puede obtener acceso a la biblioteca de documentos a travs de la pgina Documentos de Project Web Access. Seguimiento de problemas: Puede introducir informacin sobre los problemas, asignarles un responsable, realizar un seguimiento de su resolucin, registrar las soluciones, crear informes relacionados y almacenarlo todo en Project Server. Puede tener acceso al seguimiento del problema a travs de la pgina Problemas de Project Web Access.

Lo Nuevo en Barras de Herramientas

Barra Colaborar: Al igual que el Men del mismo nombre, es la entrada para que el usuario interactu con todas las funciones propias de Project Server en lo que tiene que ver con el proceso de administrar un proyecto en red. Barra Euro Currency Converter: (Convertidor de Moneda a Euros): Presenta distintas utilidades para convertir valores del Euro a moneda local o a moneda de pases de la Unin Europea. Puede adems crear tablas basadas en dichas operaciones para planificar de una mejorar manera los presupuestos o valores que requieren un clculo especial. Barra Anlisis: Se agregaron a sta, las caractersticas para crear diagramas de Flujo con Visio 2003 copiar imgenes con el asistente de office y crear formatos con XML, dicha interaccin permite una mayor funcionalidad de la aplicacin. Barra Estndar: A partir de la versin 2002, aparece un icono nuevo correspondiente a Buscar Archivo, el cual permite realizar bsquedas en todo el PC. Barra Comparar Versiones de Project: El uso de esta barra permite comparar las diferencias entre una versin actual del proyecto y otra anterior y guardar dicha comparacin en un informe detallado.

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Diagrama de Gantt
Vista o parte de una vista que representa la informacin del proyecto de forma grfica. Por ejemplo, la vista Diagrama de Gantt consta de una hoja y de un panel grfico donde las tareas se representan en forma de barras horizontales. Es una visin grfica de las actividades o tareas de un proyecto, en funcin del tiempo. Con los diagramas de Gantt los usuarios pueden: Generar un proyecto con sus tareas y duraciones. Relacionar las tareas. Asignar recursos y personal a las tareas. Hacer seguimiento del progreso del proyecto.

La vista del diagrama de Gantt se puede personalizar para cambiar la informacin, aplicar formatos, cambiar unidades de tiempo, ver o cambiar los perodos no laborales y su aspecto, resaltar con color y trama las barras de una situacin especfica, agregar dibujos o etiquetas, resumir fechas en la barra de resumen de tareas, combinar la vista con el fin de ver informacin de las tareas, etc. La mayora de elementos en Project soportan men contextual, esto quiere decir que al hacer clic derecho sobre ellos, se muestra un men relacionado con el elemento, lo cual permitir ejecutar una accin de forma directa.

Diagrama de Red
Representa grficamente las tareas y sus vnculos con otras. Es importante, porque en l se pueden visualizar las actividades y su relacin con las dems. En este diagrama, el tiempo no es importante. Sus cuadros o nodos representan las tareas, y las lneas incluyen los vnculos o relaciones entre las mismas. Permite aplicar formatos diferentes, ofreciendo flexibilidad a las necesidades del proyecto.

Definicin de un proyecto
En cada etapa de planeacin de un proyecto, en la cual haya participacin de muchas personas, se debe definir los objetivos, suposiciones y delimitaciones. Objetivo Incluye medidas de costo, programacin y calidad, ya que el cumplimiento es la satisfaccin del proyecto. Suposiciones Implican riesgo ya que son inciertas, por ejemplo, las fechas.

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Delimitaciones Crean lmites en las opciones dentro de un proyecto, por ejemplo, personal limitado, recursos limitados, etc.

Tipos de proyecto
Los proyectos se programan con una fecha de inicio y con una fecha final, donde lo que prima es la calidad. Los proyectos se dividen en dos tipos; los que se programan desde su fecha de inicio y los que se programan desde su fecha final. De comienzo a fin Es decir, se conoce la fecha inicial pero no se sabe la fecha final. Se puede establecer una fecha tentativa. Cuando se estipula este tipo de proyecto, las tareas tendrn la delimitacin LAP, Lo Antes Posible. De fin a comienzo Tienen lmite final y entonces es necesario establecer una fecha de comienzo. Puede ocurrir que esa fecha sea igual o inferior a la fecha actual y entonces se deber incrementar el trabajo y los recursos para poder cumplir con el proyecto. En este caso, las tareas tendrn la delimitacin LMTP, Lo Ms Tarde Posible. La especificacin de cmo se realizar la programacin en el proyecto se hace cuando se da la Informacin del proyecto.

Qu es Project
Microsoft Project 2007 es un programa de la familia de Microsoft Office para la administracin de proyectos, basado en un sistema de Bases de datos. Como pertenece a Office, guarda similitud en la presentacin y organizacin de herramientas de trabajo tales como las barras de herramientas, ayuda y sugerencias. Sin embargo, el trabajo con Project es diferente al que se realiza con otros programas, ya que ofrece un conjunto de caractersticas que permiten hacer planificacin, seguimiento y anlisis. Microsoft Project 2007 brinda herramientas para hacer la administracin total de un proyecto desde la planificacin, hasta la finalizacin. Las acciones que en l se pueden controlar son: Seguimiento de la informacin de requerimientos, duracin y recursos del proyecto. Visualizacin del plan del proyecto en formato estndar y con diseo. Programacin de tareas y recursos de manera consistente y apropiada. Intercambio de informacin con todos los que participan en el proyecto, a travs de una Intranet o de Internet. Comunicacin de la informacin del proyecto hacia los recursos, a travs del administrador que es quien lo controla.

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Quines utilizan Project

Dependiendo de la estructura de la organizacin, las personas que deben tener instalado Project son: El Project Manager o administrador, quien es el creador o cerebro del proyecto; las personas que sean apoyo tcnico, es decir, analistas, digitadores y desarrolladores. stos ltimos se encargan de llevar toda la informacin al computador. No es necesario que los gerentes tengan instalado el programa, ya que ste ofrece herramientas tales como: imgenes Gif, formatos HTML, DHTML o XML, que son utilizadas entre el administrador, los recursos y otras personas, para la comunicacin de los detalles del proyecto.

Entrada al programa
1. Hacer clic al botn Inicio. 2. Hacer clic en Todos los Programas. 3. Hacer clic en Microsoft Office Project 2007.

Entrada a Project La ventana inicial de Project 2007 tiene la siguiente presentacin:

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Ventana Inicial Al lado derecho de la pantalla se encuentra la ventana del programa, y al lado izquierdo, la ventana de ayuda Microsoft Office Online que aparece automticamente cuando se inicia Project. Al final de sta ltima, hay una casilla de verificacin que el usuario puede desactivar para que no se muestre cada vez que se inicie el programa; o si se desea, se puede minimizar o cerrar para comenzar a trabajar. La ventana de Project presenta las siguientes partes:
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1. Barra de ttulo Muestra el nombre del programa y el nombre del proyecto. 2. Barra de men Contiene las opciones de manejo del programa. 3. Barras de herramientas Se presentan dos barras de herramientas; estndar y de formatos. 4. Barra de edicin de celdas Permite editar la informacin registrada. 5. Barra de accesos directos a vistas Contiene botones que interactan con las diferentes vistas de un proyecto. En Project 2007, sta no se inicia automticamente con el programa, se debe instalar en el men Ver Barra de Vistas. 6. Zona de actividades Llamada tambin matriz de celdas o base de datos, en ella se registra y se manipula la informacin del proyecto. 7. Zona del diagrama Muestra las barras que corresponden a las actividades segn el tiempo. 8. Gua del Proyecto Contiene cuatro botones de ayuda, que permiten orientar al usuario en como debe definir el proyecto, estos son: Tareas: Presenta una gua completa de los pasos a seguir en la planeacin de las actividades de un proyecto. Recursos: Establece todos las pasos involucrados en la definicin y asignacin de recursos para cada una de las tareas. Seguimiento: Muestra las actividades a realizar en el monitoreo y control del proyecto. Informes: Describe las opciones a las que el usuario puede acceder para ver, administrar y manipular los diferentes informes de Project 2007. 9. Barra de estado Muestra informacin acerca del contenido de la base de datos. En la medida en que se est trabajando, Project personaliza los mens y las barras de herramientas de manera automtica, y estarn visibles aquellos comandos que el usuario utilice con mayor frecuencia.

Configuracin de un proyecto nuevo

Es importante definir objetivos, suposiciones y delimitaciones para generar un producto o servicio cuando se est planeando un proyecto. Los proyectos con duracin amplia necesitan el trabajo de muchas personas. Despus de la planeacin, los datos se organizan en un archivo que puede contener documentacin. La configuracin de un proyecto implica la creacin de un archivo, dar informacin bsica e importante del proyecto como fecha de inicio, calendario, generar el resumen del proyecto y almacenar la informacin con un nombre y una ubicacin.

Informacin del proyecto

Despus de realizar la planeacin del proyecto con todo lo que ello implica, se debe crear un archivo para guardar la informacin de las actividades y recursos del proyecto. Cada proyecto comienza en una fecha y finaliza posteriormente, sin embargo, Project no necesita que se den estos dos datos ya que esto depende del tipo de proyecto que se defina. El programa calcula, segn las tareas y la fecha inicial, la fecha final del proyecto

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o viceversa. Para dar esta informacin a Project se debe ir al men Proyecto, Informacin del proyecto:

Informacin de un Proyecto La caja de dilogo presenta varios Combo box, que permiten especificar la informacin que necesita el proyecto. La primera informacin que se debe registrar es la forma de programacin del proyecto, de esta manera se activa la opcin correspondiente a la fecha de comienzo o de fin. La otra fecha permanecer inactiva. La fecha de inicio del proyecto est dada por la fecha actual o del sistema. Para establecerla, se debe hacer clic al botn de la lnea Fecha de comienzo; se muestra un calendario que permite seleccionar la fecha.

Calendario Si desea ir a un mes especfico, se puede hacer con clic al nombre del mes en el calendario. Aparece un listado de todos los meses y para cambiar el ao, se hace clic sobre el ao del calendario, y con el incrementador se pasa al ao requerido.

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La Fecha de hoy, registra la fecha actual o del sistema. Se puede utilizar para hacer simulaciones del proyecto a futuro. La Fecha de estado, se utiliza cuando se ha hecho una simulacin para registrar la fecha actual, para que la programacin y los clculos del proyecto no sufran alteraciones. El Calendario, es el punto ms importante en un proyecto, ya que el tiempo es el rige el desarrollo de las tareas. ste permite establecer los das laborales y la cantidad de horas diarias que sern utilizadas para desarrollar las actividades. Project maneja tres tipos de calendarios base, Estndar, 24 horas y Turno de Noche. El Calendario del proyecto rige todos los elementos del mismo, con algunas excepciones. La Prioridad, es el grado de importancia que se le da al proyecto y est en un rango de 1 a 1000, siendo 1 mnima, 500 media y 1000 mxima. Por defecto, Project da prioridad a la importancia media.

Resumen del proyecto

Las propiedades de un proyecto son aquellos datos importantes como ttulo, administrador, organizacin, etc. stos pueden ser utilizados como encabezados y pies de pgina cuando se imprime, y para obtener informacin rpida e importante del mismo. Para llenarlos se debe ir al men Archivo, Propiedades y hacer clic en la ficha Resumen:

Resumen del Proyecto

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Se debe especificar la ubicacin y el nombre que llevar el proyecto. Para ello se debe hacer clic al botn Guardar o ir al men Archivo, Guardar.

Guardar el Archivo Al hacer clic al botn Guardar, aparece una ventana que indica si el proyecto se guarda o no con lnea de base, esto es, guardar una descripcin del proyecto que permitir hacer comparaciones ms adelante. Por defecto, la opcin que est activada es sin lnea de base. Por lo general, en un inicio se plantean las actividades y luego se aprueba su ejecucin. De esta forma se crean los archivos de Anteproyectos, por lo tanto, no amerita guardar la lnea de base.

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Captulo 2

Tareas
Definicin
Describen el trabajo que se debe realizar para cumplir con los objetivos del proyecto. Son actividades que tienen un comienzo, una duracin y un fin.

Registro de una tarea

El administrador del proyecto es quien define las tareas, las cuales describen todo el trabajo que se debe realizar. Para registrar las tareas se utiliza la vista diagrama de Gantt. Su apariencia es similar a la de la hoja de clculo Excel, donde la informacin se puede visualizar de diferentes formas segn la Tabla que se tenga activa. Por defecto, Gantt tiene la tabla Entrada, porque es la accin que se ejecuta cuando se inicia un archivo de proyecto. Inicialmente, la Tabla Entrada presenta siete columnas llamadas Campos.

La primera columna de color gris, se llena de forma automtica cada vez que se registra una tarea, asignando un nmero que identifica la fila o registro donde se encuentra almacenada la tarea.

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Indicadores - Mostrar conos que advierten una situacin especfica para cada tarea, segn las acciones realizadas. Nombre de tarea Como su nombre lo indica, permite hacer el registro de las tareas con nombres especficos, aunque no identifican a una tarea de manera nica, es decir, se pueden registrar varias tareas con un mismo nombre. Duracin Permite ingresar el tiempo que tomar la tarea para ejecutarse. Inicialmente, lo estima en 1 da?, pero ste se puede planear en horas, minutos, semanas o meses. Comienzo Permite registrar la fecha en la cual se iniciar la tarea, de forma predeterminada. Project determina la duracin y registra tambin automticamente, la fecha Fin. Fin Se calcula automticamente cuando se define la fecha de comienzo de una tarea. Predecesoras Muestra los ID de las tareas que son predecesoras de la tarea actual. Aparece cuando se hacen los vnculos. Nombres de los recursos Almacena los recursos que son asignados a una tarea. Inicialmente se registran las tareas y su duracin, las dems columnas se van llenando en la medida en que avanza el ingreso de datos del proyecto, como por ejemplo, los Nombres de recursos.

Registro de una Tarea

Duracin de las tareas

Al registrar una tarea, el ID ingresa automticamente. En este caso, el ID es 1 y la duracin de 1 da?. En forma automtica y partiendo de la fecha de inicio del proyecto, las nuevas tareas tienen duracin de 1 da?. Esta duracin se denomina estimada, ya que presenta el signo de interrogacin al final. Cuando se indica el tiempo real, el signo de interrogacin desaparece; para ello, se hace clic en la celda de duracin y se registra el valor que corresponde, luego se debe pulsar Enter.

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Tareas

Tiempo en las tareas

Project permite especificar automticamente el tiempo de duracin en unidades diferentes, mediante la utilizacin de abreviaturas. Significado Minuto Hora Da Semana Mes Minuto transcurrido Hora transcurrida Da transcurrido Semana transcurrida Mes transcurrido Abreviatura m h d s ms mt ht dt st mst Aparece mins hrs dias sems mss minst hrst dast semst mest

Se debe digitar el valor del tiempo seguido de la abreviatura, por ejemplo, 15d y aparece 15 das.

Insertar una tarea

Es posible que se necesite abrir una fila para realizar el ingreso de una tarea, para sto se debe ubicar el cursor en la fila que se desea insertar, y luego ir al men Insertar, Nueva tarea o pulsar la tecla <Insert>.

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Eliminar una tarea

Se debe ubicar el cursor en la lnea de la tarea que se desea eliminar, ir al men Edicin, Borrar, Tarea completa o pulsar la tecla <Supr>. Cuando se borra una tarea de resumen, es decir que agrupa ms tareas, se presenta una ventana de advertencia, indicando que se eliminarn tambin las subtareas de la misma.

Eliminar Tarea de Resumen

Informacin de las tareas

La ventana Informacin de la tarea permite no slo visualizar de forma independiente el estado de la tarea, sino hacer cualquier cambio en el mismo. Para activarla se debe: Hacer clic al botn tarea. Informacin de la tarea o al men Proyecto, Informacin de la

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Informacin General de la Tarea La ventana presenta seis fichas, que se utilizan para hacer acciones especficas, y que describiremos en la medida en que avanza el tema. En Project 2007, se agrega una nueva ficha al final de esta ventana, denominada campos personalizados, donde el usuario puede acceder a los campos que el usuario ha creado para complementar los ya existentes en la aplicacin.

Tipos de tareas
Cuando se habla de tareas o actividades, se maneja un lenguaje muy amplio ya que cada situacin genera una clasificacin para la actividad. Esto quiere decir que si la tarea que se registra debe realizarse con tres actividades, es una tarea de grupo y las acciones se convierten en subtareas; si la tarea es un suceso especial, entonces se dice que es un hito, y la lista se vuelve extensa. Explicaremos las ms importantes. Tareas comunes o subtareas Son aquellas actividades concretas o especificas que se desarrollarn para cumplir una tarea, por ejemplo, una tarea de entrenamiento se lleva a cabo cumpliendo las tareas, instalacin de equipos, instalacin de software, capacitacin y prctica. Las subtareas son llamadas tambin tareas comunes.

Tareas de resumen Son tareas que especifican una actividad de un modo general, pero que estn compuestas de subtareas. Para realizar esta clasificacin se utilizan los

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botones de la barra de herramientas Formatos, Aplicar o anular sangra. Su funcin es aumentar o disminuir un nivel de esquema.

Al definir una tarea como tarea de resumen, aparece al lado izquierdo un botn que permite ocultar o mostrar las subtareas. Tareas repetitivas Son las que se presentan de forma comn a lo largo de un proyecto; estas tareas pueden ser en tiempos regulares o irregulares, para el caso de tiempos regulares se catalogan como repetitivas. Para definir las tareas repetitivas se utiliza una caja de dilogo que permite registrar una sola vez el nombre de la tarea y generar el listado de las veces que se desea repetir la accin; por ejemplo, en un proyecto se deben entregar informes cada semana, esto es una tarea repetitiva. Se debe entonces: Ir al men Insertar, Tareas repetitivas La caja tiene cuatro secciones, en la primera se debe registrar el nombre y la duracin que tendr la tarea, para nuestro ejemplo INFORMES, con duracin 1 da. La siguiente seccin permite definir cada cunto y cundo se desea realizar esa tarea.

El intervalo de repeticin permite definir la fecha en que se realizar la primera tarea y la cantidad de veces necesarias, por ejemplo, se deben entregar cuatro informes a lo
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largo del proyecto. De est forma se calcular la fecha en que se realizar la ltima tarea, en este caso, el ltimo Informe. La tarea repetitiva queda registrada as en la Tabla de entrada:

En la columna Indicadores aparece el smbolo que indica que es una tarea repetitiva; al hacer clic al botn + se expande el nivel y muestra las tareas. Tareas de duracin transcurrida Son tareas que se ejecutan en tiempo seguido independientemente del calendario; por ejemplo, una tarea que tiene una duracin de 4 das, inicia el jueves y termina el domingo. El calendario que se maneja no incluye el domingo como da laboral, pero la tarea no se puede parar, debe ejecutarse completamente. Esto se debe especificar en la ventana Informacin de la tarea. Tareas divididas Cuando se tiene una tarea que presenta una duracin muy extensa, se puede dividir en dos tareas que tomen el mismo tiempo pero que permitirn hacer la ejecucin sencilla y manejable, por ejemplo, la tarea elegir terreno se puede dividir en dos tareas, descartar zonas y seleccionar terreno. Para realizar esto, se inserta una fila para la nueva tarea, se edita la tarea anterior para hacer cambio de duracin, y se ingresa la informacin de la nueva tarea. Lo que se hace en este caso, es reorganizar la tarea elegir terreno en dos tareas, lo que implica esa eleccin. Puede ocurrir que la tarea sea pausada, es decir su ejecucin se detiene por factores externos, en este caso la tarea se divide pero lo que ocurre realmente es que hay un tiempo de espera que es llamado tiempo de Holgura. Se hace la accin sobre la tarea y se divide extendiendo el tiempo en el que estar parada. La divisin de tareas se hace sobre la misma tarea, es decir, hacer una pausa sin generar una nueva lnea. Se realiza directamente en la barra del diagrama de Gantt, y se debe: 1. Hacer clic botn Dividir tarea, se muestra una ventana de advertencia que indica que se debe marcar un punto sobre la barra del diagrama en donde se dividir la tarea.
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2. Hacer clic sobre la barra de la tarea en el diagrama, y con clic sostenido definir el tiempo de Holgura

Dividir una Tarea Dependiendo de dnde se ubique el puntero del mouse sobre la barra en el diagrama y del tiempo que tenga la tarea, se har una divisin de la misma en donde existirn fechas de comienzo y fin de cada divisin; las divisiones tienen el mismo nombre de tarea y estn conectadas por puntos suspensivos.

Tareas Divididas Tareas con posposicin de tiempo Se aplica cuando las tareas estn vinculadas o relacionadas, y permiten hacer una detencin de la ejecucin, este tiempo puede ser positivo o negativo y est relacionado con el tiempo de holgura. Hitos Marcan actividades importantes en un proyecto, son puntos de referencia que permiten controlar el progreso del mismo. Las tareas que tienen duracin cero se muestran como hitos, pero cualquier otra tarea con otra duracin puede ser un hito ya que esto se interpreta como un suceso especial. El indicador para una tarea que es un hito, es un rombo de color negro.

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Hitos Para definir tareas como hitos que no tengan duracin 0, se debe: 1. 2. 3. 4. Hacer clic en la fila de la tarea. Hacer clic al botn Informacin de la tarea. Hacer clic en la ficha Avanzada. Marcar la casilla de verificacin Marcar la tarea como hito.

La barra del diagrama cambiar por el indicador de hito. Para eliminar un hito en una tarea, se activa la ventana Informacin de la Tarea y en la ficha Avanzada se desmarca la casilla de verificacin Marcar la tarea como hito. Tarea crtica Tarea que debe ser completada segn la programacin para que el proyecto finalice a tiempo. Si una tarea crtica se retrasa, tambin se podra retrasar la finalizacin del proyecto. La ruta crtica de un proyecto se compone de una serie de tareas crticas.

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Tarea de Trabajo Fijo Tarea cuya cantidad de trabajo es un valor fijo y cualquier cambio en la duracin de la tarea o en el nmero de unidades asignadas (o recursos) no afecta al trabajo de la tarea. Trabajo = Unidades de duracin Tarea de unidades fijas Tarea cuyas unidades asignadas (o recursos) son un valor fijo y cualquier cambio en la cantidad de trabajo o en la duracin de la tarea no afecta a las unidades de la tarea. Unidades = Duracin del trabajo. Tarea externa Tarea que representa la tarea vinculada en el otro proyecto y constituye un modo sencillo de revisar los atributos de las tareas vinculadas sin tener que cambiar el proyecto.

Tablas
Cuando se quiere hacer un seguimiento de la programacin del proyecto, las tablas pueden ser una herramienta muy til, ya que permiten visualizar informacin concreta de las tareas. stas a su vez se pueden modificar o crear nuevas tablas, de acuerdo con los requerimientos del proyecto. Para cada vista disponible se activa un listado de tablas. En el diagrama de Gantt, la tabla que se tiene a disposicin inicialmente es la de entrada, desde el men Ver, Tabla se obtiene el listado de las otras tablas.

La opcin Ms tablas lleva a una caja de dilogo con el listado de otras tablas.

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Tablas Desde esta caja de dilogo, se pueden realizar varias acciones como visualizar tablas para tareas o recursos, modificarlas, etc.

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Captulo 3

Esquematizacin de Tareas
Definir tareas para un proyecto puede resultar algo complejo, por ello deben organizarse en fases o grupos de tareas relacionadas. Para Project, estas fases se definen como las tareas de resumen (conjunto de tareas y subtareas). Despus de registrarlas, se debe definir cules son subtareas, y en ese momento, la tarea anterior se convierte en tarea de resumen. Para definir las subtareas se trabaja con niveles de esquemas, y se debe: 1. Ubicar el cursor en la fila de la subtarea 2. Hacer clic al botn Aplicar sangra, que est en la barra de Formatos. Los esquemas permiten hasta nueve niveles, es decir puede suceder que dentro de una subtarea exista otra.

Tareas de Resumen y Subtareas

Tareas de grupo
Son conjuntos de tareas que cumplen funciones especficas. Se pueden utilizar los grupos de tareas predeterminados por el programa, o pueden ser definidos por el administrador del proyecto.

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Grupo crtica Este grupo muestra las tareas crticas del proyecto. Se utiliza para visualizar qu tareas estn en la ruta crtica. Se puede aplicar en cualquier vista de hoja de tareas. Grupo duracin y luego prioridad Muestra las tareas agrupadas en funcin de la cantidad de das que requieren para ejecutarse, y luego, en funcin de la prioridad en cada grupo de duracin. Grupo duracin Muestra las tareas agrupadas en funcin del tiempo que requieren para ejecutarse. Grupo estado de grupo en espera Muestra aquellas tareas que estn a la espera de la respuesta de un mensaje de Estado que se ha enviado a los recursos de la tarea. Es til para ver qu grupo de tareas tiene mensajes de estado pendientes. Grupos hitos Muestra las tareas del proyecto que estn definidas como hitos. Grupo prioridad manteniendo la estructura de esquema Muestra las tareas en funcin de los nmeros y prioridad del esquema. Grupo prioridad Muestra las tareas en funcin de la prioridad en intervalos de 100. Grupo tareas completas e incompletas Muestra las tareas en su porcentaje de ejecucin. Es til para visualizar las tareas en la etapa de ejecucin en que se encuentran. Grupo tipo de delimitacin Muestra las tareas en los grupos segn su delimitacin, lo antes posible, lo ms tarde posible, no finalizar antes de, debe finalizar el, debe comenzar el, no comenzar antes del, y no comenzar despus del. Se puede utilizar para hacer cambio de delimitacin en una o ms tareas. Para visualizar las tareas organizadas o clasificadas por los diferentes grupos, se debe aplicar un filtro, utilizando el desplegable que se encuentra en la barra de Formatos.

La opcin inicial es la de Todas las tareas.

Planificacin de tareas
Los mtodos de planificacin ms comunes para desarrollar las tareas son arriba-abajo y abajo-arriba. En el mtodo arriba-abajo, se identifican primero las fases importantes del proyecto, y despus las subtareas de estas fases, es decir, de lo general a lo particular

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En el mtodo abajo-arriba, se trabaja desde lo particular hasta lo general, es decir, se identifican las subtareas y despus las tareas de resumen. Los objetivos de un proyecto se plantean de arriba hacia abajo, mientras que la planificacin se hace de abajo hacia arriba.

Delimitacin en las tareas

Como se explic anteriormente, al hacer registro de tareas, Project asigna automticamente la duracin 1dia?, y la fecha inicial de la tarea se convierte en la fecha de inicio del proyecto. Al ingresar la duracin real o estimada de la tarea y la fecha de inicio de la misma, Project calcula la fecha final de acuerdo con el calendario que se est utilizando. Si se modifica la fecha final, se recalcular la duracin. Sin embargo, puede ocurrir que haya delimitacin en cuanto a la asignacin de la duracin de las tareas, esto es, una restriccin que crea el usuario o el programa en la fecha de inicio o en la fecha del fin de una tarea. Los tipos de delimitaciones que se manejan son: Delimitacin Descripcin La tarea se programa para que comience en la fecha ms temprana, teniendo en cuenta los parmetros de la programacin. La tarea se programa para que comience en la fecha ms tarda, teniendo en cuenta los parmetros de la programacin. La tarea puede finalizar en una fecha igual o posterior a la que se program, ya que indica la fecha ms tarda en que puede finalizar la tarea. La tarea puede comenzar en una fecha igual o anterior a la que se program, ya que indica la fecha ms tarda en que la tarea puede comenzar. Efecto en la programacin Flexible

LAP Lo antes posible

LMTP Lo ms tarde posible

Flexible

NFDD No finalizar despus del

Moderado

CND No comenzar despus del

Moderado

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Puede ocurrir que cuando se agrega una tarea nueva dentro del proyecto, el programa de forma automtica coloca la delimitacin LAP, si ste se ha programado a partir de la fecha de inicio. Si por el contrario, el proyecto est programado a partir de la fecha final, la delimitacin que se asigna es LMTP. Las delimitaciones que vinculan una tarea a una fecha, se llaman Inflexibles. Estas son: Debe finalizar el. Debe comenzar el. No finalizar antes del. No finalizar despus del. No comenzar antes del. No comenzar despus del.

Project realiza clculos de la programacin del proyecto, cuando se registran las tareas con sus duraciones y vnculos. El programa tiene en cuenta las delimitaciones para la redistribucin de los recursos, de manera que stas se deben utilizar cuando sea estrictamente necesario. Utilizar una delimitacin Inflexible, hace que una tarea comience en una fecha exacta. De igual forma, delimitar una tarea que depende de otra, puede generar resultados no deseados. Al registrar una tarea especificando la fecha de inicio y despus la fecha de fin, se define una delimitacin: No comenzar antes del. Si por el contrario, se define la fecha de fin y despus la de comienzo, se define una delimitacin No finalizar despus del. Se debe: 1. Ir al men Proyecto, Informacin de la tarea. 2. Hacer clic en la ficha Avanzado. 3. Establecer Tipo de delimitacin.

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Fecha lmite
Si se desea tener flexibilidad en la programacin, pero se desea tambin definir fechas de inicio y fin de tareas, se puede definir una Fecha lmite. Estas fechas no delimitan la tarea ni afectan las delimitaciones si las tienen. Cuando se hace actualizacin de la programacin, se mostrar un indicador para aquella tarea que se desplace ms all de su fecha lmite. Para establecer una fecha lmite se debe: 1. Ir al men Proyecto, Informacin de la tarea. 2. Hacer clic en la ficha Avanzado. 3. Establecer Fecha lmite.

Fecha Lmite

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Comenzar y finalizar tareas a tiempo

Project brinda varias opciones para garantizar que las tareas comiencen y finalicen a tiempo. Algunas son: En tareas vinculadas, es mejor especificar las duraciones y dejar que el programa calcule las fechas de comienzo y fin, as se pierde la posibilidad de que las delimitaciones afecten la programacin. Utilizar calendarios de tareas para definir excepciones en tareas individuales. Definir fechas lmite para tareas. As, cuando se hace la actualizacin de la programacin, se mostrar el indicador de la tarea que se ha extendido ms all de su fecha lmite. Utilizar el mtodo de delimitacin de tareas, solamente cuando sea necesario, ya que eso disminuye la capacidad para reprogramar tareas.

Fijar duracin de una tarea

Cuando se asigna ms de un recurso a una tarea, automticamente se disminuye la duracin de la misma cuando est activa la opcin Condicionada por el esfuerzo, en la ventana de Informacin de la tarea. Si se quiere cambiar la intensidad de trabajo en la tarea se debe desactivar la opcin: 1. 2. 3. 4. Ubicarse en la lnea de la tarea Ir al men Proyecto, Informacin de la tarea. Hacer clic en la ficha Avanzado. Desactivar la opcin Condicionada por el esfuerzo.

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Captulo 4

Relaciones Entre Tareas

Vnculos
Las tareas de un proyecto deben tener un orden y estar relacionadas. Cuando una tarea se debe ejecutar despus de otra, es una secuencia. Cuando una tarea se hace despus de que otra haya finalizado, es una dependencia. Para establecer estas situaciones se deben crear vnculos. Cualquier tarea puede ser sucesora o predecesora de otras tareas.

Dependencia entre las tareas

Es la relacin que deben tener las tareas para lograr una ejecucin coherente. La dependencia entre las tareas se logra vinculando las mismas, entre sus fechas de inicio y fin. Existen cuatro tipos de dependencias. Dependencia Fin a Comienzo (FC) Comienzo a Fin (CF) Comienzo a Comienzo (CC) Fin a Fin (FF) Descripcin Una tarea no puede comenzar hasta que otra haya finalizado. Una tarea no puede finalizar hasta que comience otra tarea Una tarea no puede iniciar hasta que inicie otra. Una tarea no puede finalizar hasta que finalice otra tarea. Representacin Uso Una tarea se debe realizar antes de poder iniciar la otra. Para hacer seguimiento de tareas. Para tareas que se deban ejecutar de manera simultnea. Para tareas que deban finalizar en la misma fecha.

Estas dependencias o vnculos entre las tareas, permiten que se realicen en un orden determinado. Para visualizar la dependencia o vnculos entre las tareas, se pueden utilizar las vistas de diagrama de Gantt y diagrama de Red, las lneas representan los vnculos entre ellas.

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Crear vnculos
Para crear relaciones o vnculos entre las tareas existen varios mtodos, el ms prctico es el que se hace con el mouse directamente sobre el diagrama de Gantt; se debe: 1. Sobre el diagrama de Gantt ubicarse en la barra de la tarea. 2. Con clic sostenido, llevarla hasta la barra de la tarea con la cual se va a vincular. Inicialmente se establece la relacin FC (Fin a Comienzo), y se traza una lnea azul que se inicia al final de la primera tarea y termina al comienzo de la segunda tarea, en punta de flecha. Para establecer qu tipo de dependencia se desea, es decir, CF, FC, CC, FF, segn el requerimiento de las mismas, se debe hacer doble clic sobre la Lnea de vnculo, en la caja de dilogo que se muestra para seleccionar.

Luego de establecer los vnculos entre las tareas, aparece un aviso que muestra los cono y advierte las delimitaciones de cada tarea, segn la relacin.

Otra forma de establecer las relaciones o vnculos entre las tareas, es utilizando la ventana de Informacin de la tarea, que se obtiene haciendo clic al botn que se encuentra en la Barra de herramientas, o desde el men Proyecto, Informacin de la tarea.

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Vincular Tareas En la ficha Predecesoras, se debe seleccionar la tarea con la cual se vincular, y en la columna Tipo, seleccionar el vnculo que se establecer. Tambin puede utilizarse el botn Vincular que se encuentra en la barra de herramientas Estndar, para esto se debe: 1. Hacer seleccin de las tareas que se relacionarn desde la tabla de tareas, ubicarse en el nombre de la tarea, pulsar la tecla <CTRL>, sostenerla y hacer clic en la otra tarea. 2. Hacer clic al botn Vincular tareas.

Project establece de manera automtica la relacin FC, la cual podr editarse segn la necesidad, haciendo doble clic sobre la lnea de vnculo. Tambin se puede establecer la relacin o vnculo desde la columna Predecesoras de la tabla de entrada en el diagrama de Gantt. Para ello se escribe el nmero de fila en donde se encuentra la tarea.

Quitar vnculos
Para anular el vnculo entre dos tareas se puede: 1. Hacer doble clic sobre la lnea de vnculo. 2. Hacer clic al botn Eliminar.

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Otra forma, es seleccionar los nombres de las tareas vinculadas y hacer clic al botn Desvincular tareas que se encuentra en la barra de herramientas Estndar.

Es importante tener en cuenta, que si se elimina el vnculo entre tareas y alguna de ellas forma parte de una secuencia de tareas vinculadas, Project har los vnculos entre las otras tareas.

Vnculos entre tareas y grupos

De la misma forma en que se realiz la operacin de vnculos entre tareas, se puede establecer una relacin o dependencia entre un grupo de tareas y una Tarea. Esta tarea debe estar fuera del grupo. Es posible tambin vincular Grupos con grupos; el procedimiento es el mismo.

Vnculos entre Tareas y Grupos

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Posposicin de tareas
Es posible establecer tiempos de atraso o de adelanto en la ejecucin de tareas. El tiempo de adelanto se llama Posposicin negativa, y consiste en superponer tareas que tienen una dependencia. Por ejemplo, si una tarea se puede iniciar cuando su predecesora est en la mitad, se debe crear una dependencia FC con un tiempo de adelanto de 50% para la siguiente tarea o sucesora; el tiempo se debe registrar como un valor negativo. El tiempo de atraso de una tarea se llama Posposicin positiva, y consiste en atrasar una tarea. Por ejemplo, para poder atrasar una tarea en un nmero x de das se debe establecer una dependencia FC con tiempo de posposicin de x das. El tiempo se debe ingresar como un valor positivo. En la columna Predecesoras de la tabla de entrada, se registra de forma automtica el nmero de la tarea predecesora con la cual se ha vinculado la tarea actual. Seguido, se muestra el tipo de dependencia que se defini y puede aparecer un valor numrico que indica tiempo de adelanto o tiempo de posposicin de una tarea, precedido por el signo + para valores positivos, o para valores negativos. Se debe entonces editar la celda para registrar el tiempo de posposicin o ingresar la informacin completa. Por ejemplo, 14FC+2d, indica que la tarea actual tiene como predecesora la tarea 14, con una dependencia Fin a Comienzo, y un tiempo de posposicin de dos das.

Posposicin de Tareas Si una tarea predecesora est ubicada en otro proyecto, se mostrar en la columna una ruta al proyecto vinculado, junto al identificador de tarea y la dependencia.

Duracin del proyecto

Project realiza el clculo de la duracin total del proyecto basado en la informacin de duracin de las tareas y las relaciones que ellas tienen. De acuerdo con la forma de
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programacin, es decir, a partir de la fecha de inicio o de la fecha final, la ventana Informacin del proyecto nos indica la duracin actual, y la fecha final ha sido programada. Se debe: Ir al men Proyecto, Informacin del proyecto:

La fecha final est programada pero no se puede editar, dado que el proyecto est programado a partir del comienzo; si se hace clic al botn Estadsticas, se obtiene informacin de gran importancia, como el porcentaje de duracin, de trabajo, etc.

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Estadsticas del Proyecto Si se desea confirmar esta informacin en el diagrama, se puede visualizar completamente el proyecto. Para ello se debe: Ir al men Ver, Zoom y luego seleccionar Proyecto completo.

Vista Completa del Proyecto

Captulo 5

Calendarios y Recursos
Los calendarios permiten determinar la forma en que se har la programacin de las tareas.

Calendario base
Los calendarios base de un proyecto estn dados por un conjunto de das y perodos laborables y no laborables. Reflejan la programacin de trabajo y dan la posibilidad de crear nuevas alternativas que se ajusten a las necesidades del proyecto. Project tiene tres calendarios base:

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Estndar Tiene una semana y horario laboral estndar, es decir, de lunes a viernes de 8 a 5 p.m. y con una hora no laborable de 12 a 1 p.m. para almuerzo. Este es utilizado como predeterminado para los calendarios del proyecto, tareas y recursos. 24 Horas No tiene perodos no laborables. Va de domingo a sbado de 12 a.m. a 12 p.m. Turno de noche Est configurado para un turno nocturno desde el lunes en la noche hasta el sbado en la maana de 11 p.m. a 8 a.m., con una hora no laborable de 3 a 4 p.m. Bajo el esquema anterior, se pueden definir los siguientes tipos de calendarios, de acuerdo con el tipo de proyecto: Calendario del proyecto. Calendario de recursos. Calendario de tareas.

Calendario del proyecto

Determina la programacin general para todos los recursos del mismo. En l se pueden configurar los das y horas laborables y no laborables de todas las personas que trabajen en el proyecto, adems, das festivos especiales (de la empresa), reuniones o entregas de informes, entre otros.

Calendario de recursos
En el calendario del proyecto se presenta la informacin de cada recurso. El calendario de recursos es prcticamente igual al calendario del proyecto, pero permite hacer una programacin ms precisa, ya que se puede personalizar para indicar especficamente situaciones como permisos, vacaciones, incapacidades, programaciones alternas, etc. Project slo programa recursos cuando ellos estn disponibles.

Calendario de tareas
Se basa en los perodos laborales definidos en el calendario del proyecto. Al tener aplicado un calendario de tareas con recursos asignados, la tarea se programa de forma automtica en los perodos laborales comunes de los dos calendarios. El calendario de tareas es til para realizar programaciones fuera de perodos laborales normales.

Relacin entre los calendarios

Project calcula las duraciones, basado en la configuracin que se le d a los calendarios. As, la programacin refleja las semanas y das de trabajo del proyecto de una manera

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muy precisa. Tanto el calendario del proyecto como el de recursos, son utilizados para establecer cundo estn disponibles los recursos para volverlos a programar en las tareas, y para establecer jornadas de trabajo especiales.

Definir calendario
1. Desde el men Proyecto, Informacin del proyecto. 2. En la lnea calendario, hacer clic al desplegable y seleccionar el calendario base.

Configurar el calendario
Desde el men Herramientas, hacer clic en la ventana Cambiar calendario laboral. All aparecen las listas de tareas definidas en la lnea Para, que se debe seleccionar y hacer los cambios respectivos. El calendario del proyecto se aplica a todas las tareas y recursos, siempre y cuando, no se haya especificado algo diferente.

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Se puede adems establecer el nmero de horas en un da, semana, nmero de das en un mes, etc. Para sto, se hace clic al botn Opciones de la ventana Cambiar calendario laboral.

Crear un nuevo calendario Para crear un calendario nuevo, se debe hacer clic al botn Nuevo de la ventana Cambiar calendario laboral, se debe asignar un nombre y establecer las opciones correspondientes. El nuevo calendario puede estar basado en uno de los calendarios base existentes.

Crear Calendario Nuevo El nuevo calendario se debe aplicar en la asignacin de tareas y recursos dentro de la programacin general, de igual forma como se establecen las especificaciones en un calendario base, definiendo los das laborables, das no laborables, horas diarias, etc.

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Consecuencias en el cambio del calendario

Si se decide crear un nuevo calendario o personalizar uno de los calendarios base, es necesario establecer el calendario del proyecto en la ventana Informacin del proyecto, ya que los perodos laborales del calendario afectan a la programacin de todos los recursos. Se puede aplicar un calendario diferente a un grupo de recursos que tenga una caracterstica diferente, por ejemplo, trabajan de noche. Tambin se pueden personalizar perodos laborales para un recurso de manera individual. Si sto se hace, la nueva configuracin anula la que se haba establecido. El calendario o nuevos calendarios creados, slo estarn disponibles para el archivo actual. Esto quiere decir que al abrir un nuevo proyecto, ste slo tendr los calendarios base.

Recursos
En un proyecto, los recursos permiten la ejecucin completa de las tareas. Por ello, se debe tener en cuenta dos aspectos importantes que son disponibilidad y costo. La disponibilidad hace que el recurso pueda ser utilizado en la realizacin de la tarea y el costo es la cantidad que se debe pagar por utilizar este recurso, ya que la mayora de proyectos complejos estn regidos por estos dos factores. Es importante definir y asignar recursos en un proyecto ya que ellos permiten: Garantizar el grado de responsabilidad en la ejecucin de una tarea, disminuyendo el riesgo de olvidarla. Realizar seguimiento del trabajo que realizan las personas, las mquinas, medir el material utilizado, etc. Lograr una programacin ms precisa en cuanto a fechas se refiere. Controlar si existe sobreasignacin de recursos. Visualizar fcilmente el tiempo y el costo de los recursos.

Tipos de recursos
Recursos de trabajo Son personas y maquinaria que se necesitan para poder ejecutar una tarea. Estos recursos por lo tanto, se configuran indicando la cantidad de tiempo o capacidad mxima que el recurso dedicar al proyecto en trminos de porcentaje. Por ejemplo, tiempo completo 100%, medio tiempo 50%. Recursos materiales Son artculos, materia prima, en general productos consumibles que son usados para ejecutar tareas. Al configurar materiales, se especifica el nombre y las unidades en las que se trabajar; por ejemplo, metros, toneladas, cajas, etc. Es posible establecer si el material es de consumo variable o fijo, es decir, las cantidades de material utilizado en funcin del tiempo. Si es de consumo variable, ste se ver afectado si hay cambios en la duracin o longitud de la tarea; si por el contrario, es de consumo fijo,
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ste ser el mismo si la duracin o longitud cambian. Por ejemplo, se asigna un consumo variable de 5 cajas/semana, si la tarea aumenta en una semana, el material tambin vara.

Hoja de recursos
En la vista Hoja de recursos, se visualizarn los recursos y sus especificaciones que sern utilizados en el proyecto. Dentro de las especificaciones se podr manejar informacin como tiempo, costos, calendario, otros. Esta vista permite que se hagan cambios dentro de ella, tales como color, lneas de divisin, formato al texto para formar categoras, etc., lo que facilita el manejo de la informacin en el proyecto. Para activar la vista Hoja de Recursos se debe: Desde la barra de Vistas, hacer clic en la barra de Desplazamiento, para rodar y ver los botones de las vistas, o desde el men Ver, Hoja de recursos. La apariencia inicial de la Hoja de recursos, es similar a la Hoja de clculo Excel.

Hoja de Recursos Antes de registrar los recursos del proyecto es importante organizarlos, teniendo en cuenta qu tipo de recurso es, su valor por hora, capacidad, calendario, etc. Los recursos de trabajo pueden ser: persona individual, la cual est identificada con un nombre; persona individual identificada por su funcin o ttulo, como por ejemplo arquitecto; grupos de personas con un objetivo, ejemplo electricistas; aqu no importa el nombre del recurso, los equipos o mquinas no necesariamente son transportables, puede ser un lugar, ejemplo, sala de cmputo.

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Campos de la hoja de recursos

Nombre recurso Para identificar el recurso, bien sea por su nombre o actividad. Tipo Se refiere al tipo de recurso, trabajo o material. Etiqueta de Material Para registrar informacin acerca de la unidad de medida cuando el recurso es de tipo material; ejemplo, toneladas, cajas, unidades, etc. Iniciales Por defecto, se inserta la primera letra del texto que se digita en la columna nombre recurso. Esta columna se puede modificar y la informacin de la misma se puede utilizar, para hacer referencia al recurso o para aplicar filtros. Grupo Para especificar categoras de recursos, por ejemplo, el grupo docentes est compuesto por cuatro personas; los grupos permiten hacer filtros. Capacidad mxima En los recursos de trabajo registra el 100%, es decir, disponibilidad total del tiempo de trabajo. Si es necesario, este dato de debe registrar de acuerdo con el recurso, por ejemplo, 50% para medio tiempo. En los recursos materiales, el campo est inactivo. Tasa estndar Corresponde al valor del recurso por hora: $0.00/hora. Tasa horas extra Corresponde al valor del recurso por hora extra $0.00/hora. Costo/uso Esta columna se calcula cuando el recurso es asignado a una tarea, de acuerdo con la duracin de la misma, y con la disposicin del recurso. Se puede ingresar la informacin cuando el recurso tiene un costo fijo. Acumular Se utiliza para determinar el momento en que se deben cargar los costos del recurso al costo total de la tarea. Por defecto, se encuentra la opcin Prorrateo, que consiste en repartir equitativamente los costos durante el tiempo de ejecucin de la tarea. Las otras dos opciones son Comienzo o Fin, para determinar si los costos se cargan al comienzo o hasta que la tarea haya finalizado. Calendario base Para seleccionar el calendario del recurso segn la programacin del proyecto. Por defecto se encuentra el Estndar, y en la lista aparecen los calendarios base.

. Registro de Recursos

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Una vez se han definido los recursos, la hoja de recursos toma la apariencia de una hoja de clculo, en la que es posible visualizar en simultnea la ventana de informacin para cada recurso en forma individual, y desde all, hacer edicin o entrada de datos. Para esto se debe ir al men Ventana, Dividir.

Informacin Individual de un Recurso Existen otros campos que pueden ser tiles en la hoja de recursos como por ejemplo Correo electrnico. Project dispone de treinta columnas para personalizar estos campos, se debe: 1. Ubicar el cursor en el lugar donde desea insertar la columna, por ejemplo Tipo. 2. Insertar la columna desde el men Insertar, clic en la opcin Columna o pulsar la tecla <INSERT>. Tambin, hacer clic derecho, Insertar columna. 3. Indicar que el campo ser texto y digitar el nombre que llevar.

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Si se hace clic al botn Ajuste perfecto, la columna tomar el ancho segn la longitud del texto del ttulo.

Fijar una tasa estndar

Es posible fijar una tasa que sea igual y que se inserte de manera automtica cuando se registre un recurso. Para esto se debe: 1. Ir al men Herramientas, Opciones. 2. Hacer clic en la ficha General. 3. Escribir el valor que se desea como predeterminado en las casillas Tasa hora y Tasa hora extra.

Establecer Tasas

Asignacin de recursos
Asignar, es agregar un recurso a una tarea para poderla ejecutar. Project no exige que las tareas deban tener asociado un recurso, el proyecto se podra manejar slo con las tareas; pero si se realizan estas asignaciones, se pueden visualizar entre otros aspectos los siguientes: Nmero de personas que trabajan en las tareas y su costo. Cantidad de recursos disponibles para la ejecucin de las tareas. Localizar los recursos que estn sobreasignados. Visualizar el avance de los recursos en la ejecucin de las tareas.

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Se pueden hacer las asignaciones de los recursos a las tareas y cambiarlos en el momento en que se necesite. Un recurso se puede asignar a varias tareas pero si ste se sobreasigna, es decir, se excede su tiempo de disposicin, Project coloca en color rojo el nombre del recurso. Para asignar un recurso se debe: 1. Ubicarse en la tarea a la cual se le va a asignar el recurso. 2. Hacer clic al botn Asignar recursos. 3. En la ventana de recursos se muestra el listado; segn la tarea seleccionada, se escoge el recurso y se hace clic al botn Asignar. Se pueden asignar varios recursos a una misma tarea. En Project 2007 se incluye la opcin filtrar por que permite escoger los recursos de grupos o niveles de agrupacin especficos. Adicionalmente se puede hacer la seleccin de la opcin disponible para trabajar y asignar un tiempo en horas. Desde el botn agregar recursos puede acceder al Directorio Activo de Windows o a la libreta de direcciones. El botn grfico le permite al usuario crear un diagrama tipo lineal del recurso escogido de manera directa, esto permite analizar el nivel de trabajo en horas sobre una escala de tiempo.

Otra manera de hacer la asignacin es desde la ventana Informacin de la tarea, se hace clic a la ficha Recursos, y de igual en la parte inferior, aparece el desplegable que permite seleccionar el recurso.

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Asignar Recursos Los recursos aparecen con su nombre a la derecha de la barra en el diagrama de Gantt.

La vista Asignacin de recursos es combinada, porque muestra en la parte superior Uso de recursos y en la parte inferior la vista diagrama de Gantt. La informacin est organizada en tablas, la tabla predeterminada es Uso pero se puede seleccionar otra, segn la informacin que se desee ver.

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Vista Asignacin de Recursos Esta vista es til cuando se quiere mostrar la informacin completa de los recursos, ya que en ella se visualiza el costo, trabajo, sobreasignacin y progreso de cada uno. El detalle que se muestra por defecto es Trabajo. Tambin se pueden ver otros detalles como trabajo real, costo, y disponibilidad entre otros, desde el men Formato, Detalles. Adicionalmente se pueden aplicar filtros, es decir, establecer condiciones en la visualizacin de los recursos. Por ejemplo, asignaciones confirmadas, recursos con datos adjuntos, deberan comenzar y finalizar el, asignaciones en curso, etc.

Desasignacin de recursos
Los recursos pueden quitarse o cambiarse en el momento en que se necesite, para esto se debe: 1. Ubicarse en la tarea en la cual se quiere desasignar el recurso. 2. Activar la ventana Asignar Recursos. 3. Seleccionar el recurso y hacer clic al botn Quitar.

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Quitar un Recurso Cuando los recursos se asignan, aparecen activados sealados con al lado izquierdo. Al desasignar o quitar el recurso, el smbolo desaparece.

Calendario del recurso

El calendario definido para el proyecto es el mismo que se utiliza para los recursos, pero cuando un recurso trabaja en una programacin diferente, se puede modificar. Se debe: 1. En la vista Hoja de recursos hacer clic al recurso. 2. Ir al men Proyecto, Informacin del Recurso. 3. Hacer clic en la ficha Horario de trabajo. Hacer las especificaciones necesarias.

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Calendario de Recurso

Sobreasignacin de recursos
Cuando un recurso est sobreasignado, es decir sobrepasa la capacidad mxima, ste aparece en la lista de recursos con un smbolo de advertencia y de color rojo. Adems, se visualiza la cantidad de horas que est trabajando. Podemos visualizar aquellos recursos que estn sobreasignados: 1. Activar la vista Hoja de recursos. 2. Desde el men Proyecto, hacer clic en Filtro para. 3. Hacer clic en Recursos sobreasignados.

Recursos Sobreasignados

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Soluciones en la sobreasignacin
Para solucionar este problema se pueden realizar varios procedimientos como agregar ms recursos a la tarea, retrasar la tarea, reducir tiempo de trabajo, otros.

Reducir el trabajo
Es posible editar la informacin del recurso para cambiar los valores de trabajo del mismo, as se puede tener una programacin ms precisa. Los recursos estn agrupados debajo de las tareas donde han sido asignados. Para realizar estos cambios se debe: 1. Ir al men Ver, Uso de Tareas. 2. Hacer los cambios que sean necesarios.

Cambiar Tiempo El valor a editar se hace desde la columna Trabajo, en la lnea del recurso que se quiere modificar.

Reasignar trabajo
Esta opcin permite que la tarea sea asignada a otro recurso que tenga el tiempo disponible para realizarla. Se tienen los recursos sobreasignados y en la misma vista, examinar la disponibilidad de otros en el da o tiempo que se necesiten, de esta forma, lo que se hace es una redistribucin manual de toda la programacin. Puede ser que

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existan recursos Infraasignados, por ejemplo un recurso que tenga disponibilidad completa y solamente se est ocupando el 50%. Se debe: 1. Ir al men Ver, Uso de recursos. 2. Ir al men Formato, Detalles y hacer clic en Sobreasignacin. 3. Al lado derecho aparece la escala temporal, de manera que se puede ver la disponibilidad de otros recursos. 4. Seleccionar toda la fila de la tarea y con clic sostenido llevarla hacia el recurso que la realizar ahora.

Sobreasignacin de Recursos

Retrasar una tarea

Esta es la manera ms sencilla de solucionar una sobreasignacin, ya que lo que se debe hacer es atrasar la tarea hasta que el recurso tenga la disponibilidad de tiempo para realizarla. Se debe tener en cuenta que esa accin afectar la programacin, ya que influye para las tareas sucesoras de aquella en la que se hace el cambio de fecha de inicio. Para hacer esta modificacin se debe: 1. Ir al men Ver, Ms vistas. 2. Hacer clic en Asignacin de recursos y Aplicar. 3. La vista muestra en la parte inferior izquierda la informacin de la tarea. En la columna Retraso por redist., escribir el tiempo que se desee atrasar la tarea.

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Retraso de una Tarea En la parte inferior derecha, el diagrama de Gantt representa a la izquierda de las barras, una barra ms delgada de color gris que indica el atraso de la tarea.

Cambio de das y horas laborables del recurso

Esta accin permite ampliar el horario de trabajo del recurso, para que se pueda cumplir con la tarea especificada o asignada. Se debe: 1. Ir al men Herramientas, Cambiar calendario laboral. 2. En la lnea Para, seleccionar el recurso para el cual se va a hacer el ajuste de calendario. 3. Hacer los cambios necesarios 4. Definir das y horas de trabajo, Aceptar.

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Cambio de Das y Horas de un Recurso Se puede hacer el cambio de un da por completo, por ejemplo el sbado. ste no se encuentra en el calendario base como un da laboral, entonces se seleccionan todos los das del mes haciendo clic en la columna del da, y luego se selecciona al lado derecho Perodo laborable no predet., para que las opciones de tiempo Desde: Hasta:, se activen y se establezca el horario en el cual el recurso trabajar.

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Captulo 6

Costos
Los costos de un proyecto son factores muy importantes ya que determinan la rapidez con la cual se realizan las tareas y la forma como se emplean los recursos. El xito final del proyecto se medir por la relacin que exista entre lo que se presupuest y los costos finales reales. Los costos totales de un proyecto se basan en el valor fijo y en el valor por uso que se hayan relacionado para los recursos y tareas. Cuando se ha realizado la asignacin de recursos a las tareas, Project calcula el costo total del recurso, utilizando los valores que se han registrado en las columnas tasa estndar, tasa horas extra, y el tiempo que se utiliz para llevar a cabo la tarea. Los costos de materiales se definen por unidad, es decir, si la unidad de cierto material se mide en metros, de la misma forma se define el costo por metro. As, cuando se asigna un recurso material a una tarea, el costo de ste se calcula con la tasa del recurso y la cantidad de material utilizado para realizar la tarea.

Tabla de costo
Son un conjunto de tasas (valores) definidos para recursos, las cuales pueden tener los cambios que sean necesarios a lo largo del proyecto. Se pueden establecer cinco tasas de pago por recurso, dependiendo del conocimiento o del trabajo que se realice; por ejemplo, a un carpintero se le paga un valor diferente por hacer un acabado de un mueble, que por la instalacin del mismo. Las tasas van de A a E, Project aplica la tasa A, a menos que se especifique otra. La vista Hoja de recursos tiene la informacin en tablas, la de entrada es la que se muestra inicialmente y donde se hace el registro de los recursos. Para ver la Tabla de costos se debe: 1. Ir al men Ver, Tabla. 2. Hacer clic en Costo.

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Descripcin de la Tabla Costo Columna Nombre recurso

Tabla Costo Uso

Descripcin Cmo se calcula En ella se muestra el nombre del recurso, de la misma forma que se defini en la tabla de entrada.

Costo

Costo previsto

Variacin de costo

Permite revisar el Corresponde al costo total, Costo real + costo total de un basado en los costos causados Costo restante recurso sobre la en la realizacin de las tareas. marcha. (Trabajo * Tasa Para revisar costos Es el valor presupuestado para estndar) + totales previstos un recurso, se llama tambin (Trabajo Extra * en los recursos. Se costo presupuestado al finalizar Tasa Horas debe establecer (CPF). Extra) + Costo lnea base para el por Uso. proyecto. Para visualizar si el Es la diferencia entre el costo recurso est por Costo Costo total y el costo previsto de un encima o por previsto. recurso. debajo del presupuesto.

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Costo real

Suma los costos del trabajo ejecutado por un recurso, en todas las tareas que se le han asignado.

Es el gasto programado sobrante, cuando se completa el Costo restante trabajo restante asignado a un recurso.

(Trabajo * Tasa estndar) + (Trabajo Extra * Tasa Horas Extra) + Costo por Uso (Trabajo restante * Tasa Estndar) + Costo de horas extra restante.

Permite revisar el gasto total de un recurso. Permite revisar el valor que se puede gastar todava en un recurso.

Tasas de horas extra

Project hace los clculos para el total de tiempo de trabajo, es decir, no discrimina horas extra. Para especificarlas se debe: 1. Ir al men Ver, Uso de tareas. 2. Ir al men Ver, Tabla y hacer clic en Trabajo.

Tabla de Trabajo Debe insertarse una columna, para poder hacer el registro de las horas extras de los recursos: 1. Hacer clic en cualquier parte de la columna Trabajo. 2. Ir al men Insertar, Columna. 3. En la lnea Nombre de campo, hacer clic en el desplegable y seleccionar Trabajo de horas extra.

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En la lnea Ttulo, escribir el ttulo que llevar la columna en la tabla, en este caso, Horas extra. La columna de Horas extra se insert al lado izquierdo de la columna Trabajo, y permite hacer el registro de ese tiempo para el recurso que as lo requiera. Esa cantidad de horas extra no se agrega a la cantidad de trabajo, se debe especificar el tiempo total de trabajo, por ejemplo, si un recurso trabaja 8 horas normales y 2 horas extra, el tiempo total es de 10 horas.

Costos por uso

Son tarifas nicas que se establecen para un recurso, por ejemplo, un equipo tiene un costo por hora y un costo adicional cada vez que se instale. Estos costos no dependen del trabajo, se generan cada vez que se utilice el recurso. Los costos por uso de recursos de trabajo, dependen del nmero de unidades del recurso que hayan sido utilizadas, mientras que los costos de uso de recursos materiales se generan slo una vez.

Costos fijos
Son aquellos que permanecen constantes, sin importar el tiempo de la tarea, el trabajo que realice el recurso o de la cantidad, es decir, el costo no vara independientemente del tiempo que dure la tarea.

Presupuesto
Es la cantidad de dinero estimado que se debe gastar para ejecutar un proyecto. Project puede determinar los costos globales de un proyecto cuando se guarda la informacin con lnea base o plan previsto, que guardan informacin relacionada con tareas, recursos y asignaciones.

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Cuando se ha hecho un presupuesto, se pueden comparar los gastos reales con los previstos y de esta forma hacer ajustes necesarios.

Acumulacin de costos
Los mtodos de acumulacin que se manejan en Project son Comienzo, Fin y Prorrateo, ste ltimo, que es el que se da automticamente cuando se definen los recursos. Si no se especifica otro mtodo de acumulacin, Project prorratea los costos, es decir, los distribuye a lo largo de la duracin de una tarea, de tal forma que se muestra el porcentaje de realizacin y de costo de la tarea, en la medida en que est en ejecucin. Sin embargo, si se desea que los costos se acumulen al comienzo o cuando la tarea haya finalizado, se debe definir en la Hoja de recursos en la columna Acumular.

Comprobar costos
Para asegurar que el costo total se ajuste al presupuesto inicial del proyecto, se deben comprobar los costos tanto de las tareas, recursos y del proyecto, para as poder examinar de manera individual las tareas y los recursos que presenten diferencias. Para ver los costos de tareas se debe: 1. 2. 3. 4. Ir al men Ver, Ms vistas. Seleccionar Hoja de Tareas y Aplicar. Ir al men Ver, Tabla. Hacer clic en Costo.

Tabla de Costo de Tareas

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Para ver la tabla de costos de recursos se debe ir al men Ver, Hoja de recursos.

Tabla de Costos de Recursos Una vez se ha establecido una lnea de base, se pueden visualizar los costos previstos, reales y restantes de todo el proyecto, y as tener una globalizacin del costo total. sto permite ver si hay dinero suficiente. Para ver los costos del proyecto completo se debe: 1. En el men Proyecto, Informacin del proyecto. 2. Hacer clic en Estadsticas

Costos del Proyecto

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Captulo 7

Ruta Crtica
Una ruta crtica es la serie de tareas (o incluso una sola tarea) que determina la fecha de fin prevista del proyecto, es decir, cuando finaliza la ltima tarea de la ruta crtica, acaba el proyecto. Conociendo y haciendo un seguimiento de la ruta crtica del proyecto, as como de los recursos asignados a tareas crticas, se puede determinar qu tareas pueden afectar a la fecha de fin del proyecto y si el proyecto va a terminar a tiempo. La ruta crtica se ve afectada cuando las tareas crticas sufren cambios. Siempre existe una ruta crtica general en todo proyecto. La ruta crtica est compuesta por las tareas crticas, aquellas que no pueden tener retrasos sin que la fecha final del proyecto se modifique. En todos los proyectos existen tareas con tiempos de retraso, sin que se afecte la fecha final. Una tarea se considera crtica cuando: tiene margen de demora 0; tiene delimitacin de fecha Debe comenzar o Debe finalizar el; tiene delimitacin Lo ms tarde posible cuando se ha programado con fecha de inicio de proyecto; tiene delimitacin Lo antes posible cuando el proyecto se ha programado con fecha final; su fecha fin es igual o posterior a la fecha lmite. Cuando la tarea finaliza, deja de ser crtica ya que no afecta a las sucesoras ni al proyecto en cuanto a su fecha final. Las tareas que no se pueden retrasar sin que se altere la fecha de fin de proyecto se denominan tareas crticas. En un proyecto normal, muchas tareas tienen un margen de demora y, por tanto, se pueden retrasar ligeramente sin afectar a la fecha de fin del proyecto. El margen de demora es la cantidad de tiempo que se puede retrasar una tarea sin retrasar otras tareas ni alterar la fecha de fin del proyecto. Si modifica las tareas para resolver sobreasignaciones, ajustar costos o revisar el mbito, tenga cuidado con las tareas crticas y recuerde que los cambios que realice en ellas afectarn a la fecha de fin del proyecto. Las tareas crticas constituyen la ruta crtica de la programacin. Una tarea se convierte en crtica cuando cumple una de las condiciones siguientes: No tiene margen de demora. Tiene una delimitacin de fecha Debe comenzar el (DCE) o Debe finalizar el (DFE). Tiene una delimitacin Lo ms tarde posible (LMTP) en un proyecto programado a partir de una fecha de comienzo. Tiene una delimitacin Lo antes posible (LAP) en un proyecto programado a partir de una fecha de fin. Tiene una fecha de fin que es igual o posterior a su fecha lmite.

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Una tarea deja de ser crtica cuando est marcada como completada, ya que entonces no puede afectar a la conclusin de tareas sucesoras o la fecha de fin del proyecto. Microsoft Project 2007 define tareas crticas como las que no tienen margen de demora. Sin embargo, puede cambiar cundo una tarea pasa a ser crtica. Por ejemplo, puede hacer crtica una tarea si tiene uno o dos das de margen de demora. Esto puede ser til si desea que se le alerte de las tareas convertidas en crticas cuando an tiene un da o dos de bfer. El margen de demora viene determinado por las fechas de fin anticipado y de lmite de finalizacin de las tareas de la programacin. La fecha de fin anticipado de una tarea es la primera fecha en la que debe finalizar la tarea, en funcin de su fecha de comienzo y de la duracin programada. La fecha lmite de finalizacin de una tarea es la fecha lmite en que puede finalizar una tarea sin retrasar el final del proyecto. La diferencia entre la fecha de fin anticipado y de lmite de finalizacin determina la cantidad de margen de demora. Para tareas de ruta crtica (tareas que no tienen margen de demora), las fechas de fin anticipado y de lmite de finalizacin son idnticas. Microsoft Project 2007 define tareas crticas como las que no tienen margen de demora. Sin embargo, puede cambiar cundo una tarea pasa a ser crtica. Por ejemplo, puede hacer crtica una tarea si tiene uno o dos das de margen de demora. Esto puede ser til si desea que se le alerte de las tareas convertidas en crticas cuando an tiene un da o dos de bfer. El margen de demora viene determinado por las fechas de fin anticipado y de lmite de finalizacin de las tareas de la programacin. La fecha de fin anticipado de una tarea es la primera fecha en la que debe finalizar la tarea, en funcin de su fecha de comienzo y de la duracin programada. La fecha lmite de finalizacin de una tarea es la fecha lmite en que puede finalizar una tarea sin retrasar el final del proyecto. La diferencia entre la fecha de fin anticipado y de lmite de finalizacin determina la cantidad de margen de demora. Para tareas de ruta crtica (tareas que no tienen margen de demora), las fechas de fin anticipado y de lmite de finalizacin son idnticas.

Reducir la ruta crtica

Si desea adelantar la fecha de fin del proyecto, necesitar adelantar las fechas de las tareas de ruta crtica. Esto tambin se conoce como reduccin de un proyecto. Para hacer esto, puede: Reducir la duracin o trabajo de una tarea de ruta crtica. Modificar una delimitacin de tarea para permitir una mayor flexibilidad en la programacin. Dividir una tarea crtica en tareas ms pequeas que pueden utilizar simultneamente diferentes recursos.

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Revisar dependencias de tareas para permitir una mayor flexibilidad en la programacin. Establecer un tiempo de adelanto entre tareas dependientes cuando resulte aplicable. Programar horas extra. Asignar recursos adicionales para que trabajen en tareas de ruta crtica.

Tenga en cuenta que si adelanta las fechas de la ruta crtica, otra serie de tareas podran convertirse en la nueva ruta crtica. Siempre hay una ruta crtica general para cualquier programacin de proyecto. La nueva ruta crtica se convierte entonces en la serie de tareas sujeta a un seguimiento ms detallado para garantizar la fecha de fin que desee. Sin embargo, si acerca las fechas de fin de la ruta crtica, y otra serie de tareas no la supera, puede acercar con xito la fecha de fin del proyecto en su conjunto. Project toma como crticas aquellas tareas de duracin 0 o que presentan las delimitaciones mencionadas, pero es posible que se defina como crticas, aquellas tareas que presenten un tiempo de demora, para sto se debe: 1. Ir al men Herramientas, Opciones. 2. Hacer clic en la ficha Clculo. 3. En la lnea Las tareas son crticas, si la demora es menor o igual a, indicar el nmero de das.

Si se quiere configurar este margen de demora para que la ruta crtica se forme con base en esa informacin, se debe hacer clic al botn Predeterminar. La ruta crtica permite hacer un seguimiento del proyecto, de tal forma que se puede ver qu tareas afectarn la finalizacin del mismo, o saber si ste va a finalizar a tiempo, segn lo proyectado.

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Ver la ruta crtica

La ruta crtica se puede visualizar de diferentes formas: Con todas las tareas o general. Con las tareas crticas. Con el asistente del diagrama de Gantt. Para ver la ruta crtica General, se utiliza el diagrama de Gantt detallado, para ello se debe: 1. Ir al men Ver. 2. Hacer clic en Ms vistas. 3. Seleccionar Gantt detallado y Aplicar.

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Ruta Crtica General Para ver la ruta con las tareas crticas, se debe aplicar un filtro para las tareas crticas. Desde el botn Filtro de la barra Formatos, hacer clic al desplegable y seleccionar Tareas crticas.

Luego se debe activar el botn pasos.

Asistente para diagramas de Gantt, y seguir los

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Ruta Crtica

Indicar el tipo de informacin y hacer clic al botn Fin.

Es posible configurar el plan del proyecto y visualizar varias rutas crticas que corresponderan a los subproyectos, o ver las rutas de cada fase de un proyecto. De todas maneras existe la ruta crtica general.

Lnea de base
La lnea de base, es un conjunto de valores estimados que permite hacer un seguimiento del proyecto en el progreso de la ejecucin de tareas. Al crear una lnea de base se pueden observar las variaciones entre los valores estimados y los datos programados. As se puede ejercer un control peridico de las variaciones y tomar las medidas necesarias para que el proyecto se ajuste a lo proyectado inicialmente. Los elementos que se deseen controlar se deben especificar en la lnea de base.

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La lnea de base guarda la siguiente informacin: Para tareas 1. Fechas de comienzo y fin. 2. Duraciones. 3. Trabajo. 4. Trabajo de fase temporal. 5. Costos. 6. Costos de fase temporal. 7. Tareas divididas. Para recursos 1. Trabajo. 2. Trabajo de fase temporal. 3. Costos. 4. Costos de fase temporal. Para asignaciones 1. Fechas de comienzo y fin. 2. Trabajo. 3. Trabajo de fase temporal. 4. Costos. 5. Costos de fase temporal.

Project guarda esa informacin como parte del archivo, pero no es independiente. La lnea de base se debe crear una vez se ha realizado el plan del proyecto, se debe incluir aquellos datos que se desee examinar despus. Si al hacer el control, la informacin que se guarda en la lnea de base es diferente de la actual, indicar que el plan del proyecto inicial no era preciso; pero la lnea de base se puede modificar en cualquier etapa del proyecto.

Guardar la lnea de base

Guardar la lnea de base, es una accin que se puede realizar tanto para las tareas que se seleccionan previamente o para todo el proyecto. Se debe: 1. Seleccionar tareas, utilizar la tecla <CTRL>para hacer seleccin de varias tareas. 2. Ir al men Herramientas, Seguimiento. 3. Hacer clic en Guardar lnea de base.

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La ventana que aparece, muestra en la parte inferior las opciones Proyecto completo y Tareas seleccionadas. Esto resulta til para todo el proyecto, en la medida que si se agregan tareas o se realizan cambios, se identificarn posibles diferencias que se pueden resolver. Los planes provisionales permiten guardar fechas de comienzo y de fin de las tareas en algunas fases del proyecto, pero no guardan informacin de costos. Se pueden guardar hasta diez planes provisionales.

Borrar la lnea de base

Para borrar la lnea de base o plan previsto de un proyecto se debe: 1. Ir al men Herramientas, Opciones. 2. Hacer clic en Seguimiento. 3. Hacer clic en Borrar lnea de base.

De la misma forma que se hizo cuando se guard, se debe indicar si es para el proyecto completo o para las tareas seleccionadas.

Diagrama de Gantt para lnea de base

Para tener una vista grfica de la lnea de base se utiliza el Asistente para diagrama de Gantt.

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Seleccionar la Opcin Lnea de Base

Seleccionar la Informacin que se Desea Ver

Aceptar o no las Lneas de Vnculos

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Hacer Clic al botn Dar formato

Salir del Asistente

Diagrama de Gantt con Lnea de Base

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El diagrama de Gantt muestra las barras de las tareas en color azul y las barras grises representan la lnea de base. Si se desea aplicar un formato diferente y cambiar la presentacin que da Project, se debe: 1. Hacer doble clic sobre la barra que se desea editar. 2. Aparece una ventana que permite definir, estilo, color, trama, otros. 3. Hacer los cambios y Aceptar.

Cambiar Formato a las Barras

Seguimiento de un proyecto
Project hace fcil el seguimiento de un proyecto, pero es necesario realizar una serie de pasos antes de hacerlo. Lo primero que se debe hacer es definir el mtodo de seguimiento que se utilizar. Microsoft Project 2007 tiene cuatro mtodos de seguimiento que son: Mtodo de totales de tareas Para control de duraciones, trabajo y costos totales de las tareas a la fecha. Mtodo de fase temporal de tareas - Para hacer el seguimiento de trabajo o costos de una tarea por perodos de tiempo. Mtodo de totales de asignacin Para hacer seguimiento de trabajo o costos totales por asignacin de recursos a la fecha. Mtodo de fase temporal de asignacin Para hacer seguimiento de trabajo o costos de asignacin de cada recurso, por perodos de tiempo. El mtodo de seguimiento de un proyecto se debe seleccionar en funcin de tres factores: Tamao del proyecto: Si un proyecto tiene diez tareas, es pequeo, y su seguimiento puede hacerse manualmente. Si tiene ms de veinticinco tareas, habr que utilizar las herramientas del programa para vigilar el progreso del mismo.
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Las herramientas de seguimiento disponibles: Es importante contar con herramientas como Project Central o Correo electrnico, para reunir informacin sobre las tareas y as ingresarlas dentro del plan del proyecto. De lo contrario, la actualizacin deber hacerse manualmente. Nivel de detalle de seguimiento: El nivel de detalle se define segn las necesidades. Existen dos niveles bsicos, el nivel de tarea y el nivel de asignacin; las tareas permiten actualizar valores de costos, duracin y trabajo, mientras que el nivel de asignacin es para control de asignacin de recursos, trabajo y costos de las tareas. El mtodo de seguimiento tambin puede elegirse segn las caractersticas del proyecto, y debe utilizarse durante todo el tiempo que ste dure. Si hay recursos asignados a las tareas se deben hacer las actualizaciones utilizando Microsoft Project 2007 Central o Correo electrnico, combinados con cualquiera de los mtodos de seguimiento en niveles altos y bajos segn la situacin. Si no hay recursos asignados a las tareas, las actualizaciones se hacen manualmente. Se debe configurar el grupo de trabajo para el mtodo de seguimiento que se seleccionar, sto incluye una preparacin para hacer las comparaciones de informacin necesarias en la duracin del proyecto y la reunin de datos para conectar el grupo de trabajo. Microsoft Project 2007 Central o el Correo electrnico, son tiles en este procedimiento, porque se puede configurar la red especificando el tipo de datos que se van a recibir, hacerles seguimiento y actualizacin, y realizar notificaciones a los miembros del grupo acerca de tareas y sus asignaciones. La preparacin debe hacerse, para realizar un seguimiento de las adquisiciones de productos y servicios.

Barra de herramientas de seguimiento

Project tiene una barra de herramientas que contiene botones, no slo para visualizar informacin sino tambin para actualizarla cuando sea necesario. Para activarla, se debe hacer clic derecho sobre alguna de las barras existente y hacer clic en Seguimiento o desde el men Ver, Barras de herramientas.

Barra de Seguimiento Los botones que presenta la barra de izquierda a derecha son: Estadsticas del proyecto Muestra la ventana de estadsticas que permite ver informacin acerca de fechas, duracin, costos, etc.

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Actualizar segn programacin Hace la actualizacin de aquellas tareas que se han seleccionado y que hayan comenzado. Reprogramar trabajo Hace la redistribucin de las tareas a partir de la fecha. Agregar lnea de progreso Traza una lnea vertical que conecta las tareas que ya se iniciaron pero no han finalizado. El mouse muestra la forma de la lnea con dos flechas laterales y se debe hacer clic sobre la fecha deseada en el diagrama de Gantt. Botones de porcentaje Muestran las tareas segn el botn que se active, y muestra el porcentaje en el que se han completado. Actualizar tareas Muestra la ventana de actualizacin de tareas para realizar los cambios que sean necesarios.

Barra de herramientas grupo de trabajo Este botn activa o desactiva la barra de herramientas que permite operar con el grupo de trabajo del proyecto, en ella hay botones para realizar acciones como: enviar correo, establecer avisos, insertar un proyecto, entre otros.

Tiempos reales de trabajo

Cuando las tareas progresan tal como se estim, la duracin real de las mismas se puede especificar, con el fin de que Project realice el clculo del porcentaje de conclusin y la duracin restante. El porcentaje de conclusin indica el valor que lleva una tarea con respecto a su ejecucin y se expresa en %. La duracin restante es el tiempo que falta para que la tarea culmine.

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Las frmulas que aplica Project para expresar los datos cuando se registra la duracin real son: Porcentaje completado = Duracin Real / Duracin. Duracin restante = Duracin Duracin Real. Para realizar el ingreso a ellas se debe: 1. Ir al men Ver, Ms vistas. 2. Seleccionar Hoja de tareas y Aplicar. 3. Ir al men Ver, Tabla y seleccionar Seguimiento.

Duraciones Reales Es importante especificar Trabajo Real en lugar de duracin real, si se ha utilizado programacin condicionada por el esfuerzo, ya que si se ingresa un dato superior al de la duracin programada y la tarea no ha finalizado, se actualizar y la duracin programada ser igual a la real. Por lo tanto, la duracin restante ser 0 y la tarea quedar como 100% completada. El Trabajo Real, es el tiempo que en realidad se ha utilizado en la ejecucin de una tarea. Project calcular automticamente entonces, el trabajo restante.

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Captulo 8

Escala Temporal
La escala temporal indica los perodos de tiempo en unidades, es decir, minutos, horas, das, semanas, meses, trimestres, semestres y aos. Esta escala se muestra en la parte superior de las vistas diagrama de Gantt, grfico de recursos, uso de tareas y uso de recursos. La escala est compuesta a su vez por dos escalas, una principal y debajo de sta, una secundaria. De esta forma, cada una puede mostrar unidades de tiempo diferentes, lo cual permite visualizar el proyecto al nivel de detalle necesario.

Cambiar la escala temporal

Las escalas principal y secundaria se pueden personalizar de manera independiente, para esto se debe: Ir al men Formato, Escala temporal:

La ficha Escala temporal, permite dar especificaciones para la escala de nivel superior, intermedio e inferior en cuanto a las unidades de tiempo, etiquetas, alineacin, etc. El tamao o porcentaje de visualizacin y la opcin de si se quiere o no separador de escalas, aparecen en la parte inferior de la vista. Si no se desea tener escala superior, en Unidades, se escoge la opcin Ninguna. Los ajustes que se hacen en la escala temporal, afectan solamente a la vista que se tiene activa en ese momento.

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Perodo no laborable
Las opciones de formato para los perodos no laborables, se pueden escoger en la misma ventana de Escala temporal. stas incluyen ubicacin, color, trama, y el calendario que se est utilizando.

Formato para Perodo no Laborable

Ao fiscal
El ao fiscal es un perodo en el cual se mide la productividad de una empresa. En Colombia, este ao inicia el 1 de enero y finaliza el 31 de diciembre. En Project, se puede establecer el mes en que iniciar ese ao fiscal, y para ello se debe: 1. Ir al men Herramientas, Opciones. 2. Hacer clic en la ficha Calendario 3. Seleccionar mes en el que comienza el ao fiscal.

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Zoom
Project tiene dos botones para manejo Zoom; stos permiten detallar la vista que tiene en trminos de tiempo. El botn Acercar, aumenta las unidades de tiempo al siguiente nivel, por ejemplo, si la escala principal est en semanas, la pasa a das, y si la escala secundaria est en das, la pasa a horas. El botn Alejar realiza la accin contraria, es decir, disminuye las unidades al nivel anterior. Si se desea establecer una unidad diferente, ver una tarea especifica o todo el proyecto, se debe activar la ventana Zoom desde el men Ver.

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La opcin personalizada tiene un desplegable que contiene las unidades de tiempo, que permite definir el intervalo segn la unidad seleccionada.

Formato en diagramas de Gantt

Las barras del diagrama de Gantt se muestran de color azul y con tramas. Adicionalmente, muestra los nombres de los recursos cuando stos se asignan. Estas opciones se pueden personalizar de manera general o de manera individual. Para cambiar el aspecto de todas las barras se debe: Ir al men Formato, Estilos de barra

Cambiar el Formato de las Barras

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Se selecciona la ficha del elemento que se quiere editar ubicada en la parte inferior, y se realizan los cambios. Los cambios para las barras se realizan en la ficha Forma de la barra, y la posicin del texto se define en la ficha Texto de la tarea.

Para editar y cambiar especificaciones solamente en una barra o tarea, se debe hacer doble clic sobre la Barra del diagrama, aparece la ventana Formato de la barra, en donde se pueden hacer los cambios.

Formato de texto
Inicialmente, el texto con el cual se registran las tareas se digita en fuente Arial. Sin embargo, se puede aplicar un formato de presentacin diferente para las filas de la tabla, las tareas crticas, o para los hitos.

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Para esto se debe: Ir al men Formato, Estilos de texto.

Se selecciona a qu se le quiere hacer cambio de presentacin en la lnea Cambiar, y luego se define tipo de letra, efecto, color y tamao.

Formato de la cuadrcula
La cuadrcula de la vista diagrama de Gantt, puede ser formateada de manera general o para cada uno de los elementos que ella presenta. Para hacer estos cambios se debe: Ir al men Formato, Cuadrcula.

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Estructura de descomposicin del trabajo (EDT)

Es una distribucin ordenada que se utiliza con el fin de notificar programaciones y hacer seguimiento de un proyecto. Se puede representar, utilizando identificadores de tareas o asignando un cdigo de EDT a cada tarea. Sirve para mostrar la posicin de las tareas, ya que cada una de ellas tiene un cdigo EDT, por lo tanto, son nicos o exclusivos La administracin de un proyecto puede hacerse ms fcil, si estos cdigos se especifican.

Visualizar los cdigos EDT

Se debe insertar una columna a la derecha del lugar donde se quiere ubicar el campo cdigo EDT y en la lnea Nombre de campo, seleccionar EDT. Habr un cdigo EDT correspondiente a cada tarea.

Insertar Columna para Cdigos EDT La nueva columna muestra la informacin de los cdigos as:

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Con base en la estructura en que se organicen las tareas de resumen y las subtareas, Project asigna los cdigos con nmeros, de acuerdo con el nivel de esquema de las tareas. Otra forma de ver los cdigos EDT, es ubicarlos en la misma lnea donde se registran las tareas: 1. Desde el men Herramientas, Opciones. 2. Hacer clic en la ficha Vistas. 3. Activar la casilla Mostrar nmeros de esquema, y Aceptar.

Para crear, comprobar o revisar formatos o mscaras de cdigo EDT se debe: 1. Ir al men Proyecto, EDT. 2. Hacer clic en Definir cdigo.

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El Nivel corresponde al nivel de esquema de la mscara de cdigo EDT que se est definiendo. ste se incrementa automticamente cada vez que se ingresa un cdigo. La Secuencia, especifica el tipo de caracter para la mscara; los tipos son: nmeros, maysculas, minsculas y caracteres. La longitud, especifica la longitud mxima del cdigo. La opcin Cualquiera, se encuentra por defecto. La longitud mxima es de 255 caracteres. El Separador es el carcter que separa los niveles del cdigo, el predeterminado es el punto.

Prioridades, notas en las tareas y campos personalizados

Las prioridades y notas son especificaciones que se pueden dar desde la ventana Informacin de la tarea. La prioridad es el grado de importancia que tiene la tarea y se mide con valores entre 1 y 1000, siendo 1 la mnima y 1000 la mxima. Por defecto, Project da a las tareas una prioridad 1000. Esta informacin se define en la ficha General de la caja de dilogo Informacin de la tarea.

Especificaciones de la Tarea La ficha Notas como su nombre lo indica, permite ingresar notas con respecto a la tarea, que pueden ser tiles en cualquier momento.

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Notas en las Tareas Cuando se escriben notas en las tareas, aparece el cono con una hoja de color amarillo en el campo Indicadores, siempre y cuando se apunte en l.

Indicador de Notas

Campos Personalizados
Permite ver los campos que el usuario a personalizado y sus correspondientes valores.

Imgenes de trabajo
Project posee una caracterstica que permite tomar una imagen esttica de una vista y copiarla, para luego almacenarla en un archivo. sto permite realizar comunicacin de detalles del proyecto sin que la persona que los vaya a consultar tenga instalado Project, o deba realizar procesos para obtenerlo. Lo que se hace, es copiar una imagen que puede

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ser GIF, y como Project tiene estructura Microsoft, permite copiar y pegar este formato en otro programa Microsoft, como por ejemplo, PowerPoint o Word. Para sto se debe: 1. Preparar la vista de la cual se quiere tomar la imagen. 2. Ir al men Edicin, Copiar imagen o hacer clic al botn que se encuentra en la barra de herramientas Estndar. Copiar imagen,

La caja de dilogo presenta en la parte superior las opciones que definen la representacin que se desea para la imagen; luego se debe especificar qu es lo que se quiere copiar, y finalmente, da la opcin de escoger la escala temporal. Al seleccionar Archivo de imagen GIF, la ruta donde se almacenar el archivo se inserta de forma automtica, y toma el mismo nombre del proyecto pero con extensin GIF.

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Cuando se hace clic al botn Aceptar, se muestra una ventana que indica que el proceso se est realizando.

El archivo aparecer en el Explorador de Windows con el formato GIF. La imagen se debe insertar de la misma forma que se hace cuando se trae una imagen desde un archivo, es decir por el men Insertar, Imagen, Desde archivo.

Imagen de una Vista Cualquier persona que necesite informacin sobre el proyecto, podr localizarla fcilmente de esta forma.

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Captulo 9

Consultas e Informes
Ordenar tareas
Las tareas se registran de forma aleatoria, es decir, no necesariamente en el orden en que se pueden o deben ser ejecutadas. Se pueden organizar de forma tal, que se establezca una presentacin uniforme a la informacin por fechas de comienzo o fin, por prioridad, costo o identificador. Para hacerlo se debe: 1. Ir al men Proyecto, Ordenar. 2. Seleccionar la opcin deseada, sta se aplicar directamente sobre la tabla actual.

Si se requiere un ordenamiento, no slo de las tareas sino por otro criterio o campo, se debe hacer clic a la opcin Ordenar por

Se pueden establecer hasta tres criterios de ordenamiento. Tambin, activar o desactivar las opciones, enumerar tareas permanentemente, y conservar la estructura del esquema o de los niveles en las tareas.
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Las especificaciones realizadas de ordenamiento se aplican. Si se desea cambiarlas, se dan las nuevas y el botn Restablecer borra los criterios anteriores, dejando lista la ventana para volver a definirlos.

Filtros
Son consultas que permiten ocultar aquella informacin que no se desea visualizar, y tener disponible la que se necesite en un momento dado. Project tiene filtros prediseados para aplicarlos en las tareas y en los recursos; permite crear uno nuevo o modificar uno existente. Tambin tiene autofiltros, para hacer consultas en cada columna de la tabla que se tenga activa.

Filtros prediseados
Tienen las opciones de consultas ya definidas, y al activarlos muestran la informacin que cumple. Para aplicarlos se debe: Ir al men Proyecto, Filtro para.

Hitos Muestra las tareas que se han definido como hitos. Intervalo de fechas Se debe indicar una fecha que ser la condicin para mostrar aquellas tareas que comiencen o finalicen en esa fecha.

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Intervalo de tareas Muestra las tareas segn el ID que se defina.

Que utilizan el recurso Se debe especificar del listado, el nombre del recurso que queremos ver y las tareas que ste tiene asignadas.

Tareas completadas Muestra aquellas tareas que ya han sido ejecutadas. Tareas con duraciones estimadas Muestra las tareas a quienes se les ha dado la especificacin de duracin estimada. Taras crticas - Muestra las tareas crticas. Tareas de resumen Muestra las tareas del primer nivel del esquema de tareas y que son las de resumen. Todas las tareas Restaura la tabla y muestra nuevamente todas las tareas definidas. Ms filtros Muestra la ventana Ms filtros, que contiene las opciones para aplicar filtros. All, se puede indicar si se desea aplicar un filtro a tareas o a recursos.

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En la barra Formatos, se encuentra el botn de filtros que contiene el listado de todos los filtros predeterminados, se pueden aplicar directamente, haciendo clic al desplegable y seleccionando el filtro deseado.

Filtro Directo

Autofiltros
Se aplican directamente en cada columna de la tabla y para ello se inserta un botn a la derecha que tiene un desplegable que contiene las opciones del campo. Para esto se debe: 1. Ir al men Proyecto, Filtro para. 2. Hacer clic en Autofiltro. O activar el botn Autofiltro, que est en la barra de formatos.

Autofiltros

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El desplegable contiene el listado de las posibles opciones que puede tomar el campo. La opcin Personalizar muestra una ventana en donde se pueden definir condiciones para el campo actual.

Se debe especificar la relacin de la condicin, por ejemplo, Igual a, diferente de, mayor que, etc. Las condiciones se conectan con un operador lgico Y, dependiendo de la informacin que se desea obtener. Si se cambia de vista y se tienen aplicados autofiltros, los botones que se muestran a la derecha de los campos se conservan en la nueva vista. Para desactivarlos, se debe hacer clic al botn Autofiltro.

Informes
Un informe o reporte, consiste en mostrar la informacin requerida o necesaria para indicar el progreso del proyecto o el estado actual del mismo. Project genera informes de manera automtica y permite hacer seleccin de la informacin que se desea reportar. Tambin se puede generar un informe personalizado y configurarlo, de tal manera que se muestre la vista y la informacin deseada.

Tipos de informes
Los tipos de informes que se pueden generar son los que se producen automticamente, o lo que son creados o personalizados. Informes automticos Los genera Project en seis categoras, que a su vez presentan clasificaciones. Una vez se selecciona el informe deseado, queda listo para imprimir. Para esto se debe: Ir al men Ver, Informes.

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Las categoras que se ofrecen son:

Generales
En est categora se pueden obtener informes que incluyen la informacin general para todo el proyecto, tareas crticas, hitos, etc. Al hacer clic en el botn Seleccionar, aparece otra ventana con las opciones de esta categora.

Si se selecciona uno de estos modelos, el informe queda listo para imprimir, pero es posible realizar modificaciones haciendo clic al botn Modificar.

Actividades actuales
En esta categora se generan informes automticos para las tareas y todas sus opciones, tareas que ya iniciaron, que ya terminaron, que deberan haber comenzado, etc.

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Informes para Tareas

Costos
En la categora costos se pueden obtener informes del flujo de caja, presupuesto, valor acumulado, otros.

Informes de Costos

Asignaciones
Esta categora genera informes para recursos y su asignacin a las tareas, recursos sobreasignados y tareas pendientes.

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Informes para Recursos

Carga de trabajo
En esta categora se pueden generar dos informes, uno para tareas y el otro para los recursos.

Informes personalizados
Al activar esta opcin, se muestra una ventana que contiene el listado de todos los informes de las categoras anteriormente explicadas. Al lado derecho, se encuentra el botn Modificar, que permite hacer cambios al informe que se seleccione, para poder ajustarlo a las necesidades del proyecto.

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Modificar un informe
Aunque los informes estn prediseados, Project permite entrar a ellos para hacer edicin de sus partes y ajustarlos. Se puede editar entre otros: unidad de tiempo, filtro, tabla, detalles como tareas predecesoras, sucesoras, notas, etc., adems de ordenar la informacin. Para esto se debe: 1. Activar la caja de dilogo Informes personalizados. 2. Seleccionar el informe que se desea cambiar, y hacer clic al botn Modificar.

Modificar un Informe

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En este caso hay tres fichas para realizar los cambios deseados. El botn Texto, permite definir el tipo de letra con el cual se presentar el informe. Definicin, para asignar un nuevo nombre, definir perodo del informe, tabla de datos, crear filtro. Detalles, para activar opciones para las tareas como objetos, notas, entre otros. Ordenar, para establecer orden en la informacin del resumen. De acuerdo con el informe que se seleccione para modificar, la caja de dilogo mostrar diferentes fichas.

Vista preliminar de un informe

Una vez se han dado las especificaciones, los informes automticos se muestran en la Vista preliminar.

Vista Preliminar de un Informe Automtico En la parte superior de la ventana, hay una barra de herramientas que contiene botones para desplazarse haca la pgina de la derecha, izquierda, retroceder, avanzar, zoom, mostrar una pgina, mostrar varias pginas. El botn Configurar pgina, permite hacer los ajustes necesarios, tales como: porcentaje de impresin, orientacin del papel, mrgenes, entre otros.

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El botn Imprimir, muestra la ventana de impresin que permite especificar nmero de pginas, copias, intervalo, etc. La impresora que se utilizar, ser la que est predeterminada en el equipo; por lo tanto, si se est trabajando en red, es importante seleccionar y predeterminar la impresora antes de hacer o crear los informes.

El botn Cerrar devuelve a la ventana de Project, cancelando la accin que se haba hecho al generar el informe.

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Vistas de un proyecto
Las vistas son formatos que muestran informacin. Desde ellas se puede consultar, ver y comprender fcilmente una situacin especfica en un proyecto. Las vistas se presentan en tres categoras: diagramas, hojas y formularios. La informacin se almacena en una base de datos y est disponible en varias vistas segn requiera el usuario; se pueden ver combinadas, es decir, dos vistas a la vez, que muestran informacin general en una parte y en la otra, la informacin detallada de una tarea o recurso.

Uso de las vistas

Project permite ver la informacin en vistas para las tareas, los recursos y las asignaciones. La variacin est en funcin de la informacin que en ellas se presenta. El usuario puede utilizarlas segn la necesidad. La barra de vistas contiene las siguientes opciones: Calendario Muestra las tareas y sus duraciones, es til para ver las tareas en unidades de tiempo.

Diagrama de Gantt Muestra las tareas, su duracin y los recursos en funcin del tiempo. En esta vista se pueden hacer modificaciones de cualquier tipo.

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Diagrama de red Muestra las tareas con sus dependencias, maneja un formato de diagrama de flujo, por lo tanto, se pueden hacer ajustes en la programacin.

Gantt de seguimiento Muestra las barras del diagrama de Gantt con lneas de base para cada tarea. Es til para hacer comparaciones de la programacin actual con la que se haba previsto.

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Uso de tareas Muestra las tareas y los recursos que ellas tienen asignados; es til para asignar y definir perfiles de recursos.

Grfico de recursos Muestra un grfico con los trabajos, asignacin y costos de los recursos. Es til para ver un solo recurso o un conjunto de recursos en un tiempo determinado.

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Hoja de recursos Muestra la informacin de los recursos en un formato de tabla, como en una hoja de clculo.

Uso de recursos Muestra los recursos con su asignacin, costo, y el trabajo de cada uno a travs del tiempo; es til para definir perfiles.

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Ms vistas La ventana Ms vistas, ofrece un listado ms amplio de otras vistas que son muy tiles segn la situacin que se quiera manejar en el proyecto.

Configuracin de una vista

Las vistas se presentan con un formato especfico y muestran la informacin segn la tabla de datos que se tiene activa. Lo que se hace al cambiar estas especificaciones, es aplicar un filtro, para todas las tareas y todos los recursos. Hay campos que se llenan de forma automtica y se llaman Campos calculados. La informacin se actualiza constantemente, en la medida en que se requiera, y los campos calculados pueden llenarse manualmente en algunos casos.

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El aspecto de las vistas se puede modificar, en cuanto a presentacin como tipo de letra, color en las barras y otras caractersticas. Para ver otra tabla dentro de una vista se debe: 1. Ir al men Ver. 2. Hacer clic en Tabla. 3. Seleccionar la tabla de datos que se desea ver.

Tambin se pueden hacer modificaciones con respecto a las caractersticas con las cuales se presentan las vistas. Se debe: 1. Activar la ventana Ms vistas. 2. Seleccionar la vista que se quiere modificar.

3. Hacer clic al botn Modificar.

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Hacer las especificaciones que sean necesarias segn las necesidades. La presentacin en pantalla de las vistas en cuanto a diseo se refiere, puede configurarse o modificarse en forma directa, o utilizando las opciones del men Formato, para sto se debe seleccionar la informacin y activar los botones de la barra de formatos.

Crear vistas
Project permite crear una vista nica o combinada, y agregarla directamente a la barra de vistas. De esta manera se pueden generar vistas del proyecto segn las necesidades, por ejemplo, se puede agregar una vista combinada que muestre en la parte superior la hoja de tareas y en la parte inferior la hoja de recursos. Para hacer este proceso se debe: Ir al men Ver, Ms vistas.

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Hacer clic al botn Nueva.

Seleccionar Vista combinada y Aceptar.

Se debe especificar el nombre que llevar la vista, en este caso Tareas/Recursos, y seleccionar qu vistas se mostrarn arriba y abajo, en este caso Hoja de tareas y Hoja de recursos, al activar la casilla Visible en el men, la vista quedar en la barra de vistas para ser activada en el momento en que se desee.

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La vista queda seleccionada en la caja de dilogo Ms vistas, hacer clic al botn Aplicar.

Vista Nueva La vista es exclusiva para el proyecto actual, porque al crear un proyecto nuevo, las vistas disponibles son las predeterminadas de Project.

Imprimir una vista

Cualquier vista se puede imprimir, una vez se han hecho los cambios. El siguiente paso es ver la vista preliminar y hacer los ajustes necesarios.

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Configurar pgina
La ventana Configurar pgina que se activa desde la vista preliminar, permite especificar tamao del papel, porcentaje de visualizacin, orientacin, mrgenes, encabezados y pies de pgina. De forma predeterminada, se define como encabezado el nombre del proyecto y como pie de pgina el nmero de pgina; estas dos opciones se pueden personalizar desde la ventana Configurar pgina, en las fichas encabezado y pie de pgina. En stas, se deben dar las especificaciones adecuadas, como alineacin, tipo de letra, incluir campos dentro de las reas, etc.

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Se pueden imprimir dos pginas en una misma hoja, para esto se hace clic al botn Opciones y se incrementa el nmero de pginas en Opciones del documento.

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Captulo 10

Diagrama de Red
La vista diagrama de Red antes llamado diagrama de Pert, muestra un grfico completo del proyecto con la informacin de las tareas en cuadros, que a su vez estn conectados con lneas que las vinculan o relacionan indicando su dependencia. Los cuadros de informacin llamados tambin Nodos, contienen datos como nombre de la tarea, fechas de comienzo y fin, duracin y recursos que tienen asignados. Al apuntar al cuadro de informacin, se obtiene de forma automtica un Zoom del mismo. Las tareas que estn ejecutndose tienen una lnea diagonal y las tareas que ya se han ejecutado completamente, una cruz en diagonal. La vista diagrama de Red, como todas las vistas, puede ser modificada o ajustada segn las necesidades del usuario. Se pueden aplicar filtros y as mostrar nicamente lo que se desee ver. Al guardar el proyecto, la vista tambin se guarda. En la ventana Diseo, se pueden realizar todas las variaciones posibles para la vista diagrama de Red, tales como: ajustar los cuadros para la informacin que muestran de las tareas, aplicar bordes, cambiar lneas de conexin, entre otros. Para hacer esto se debe: 1. Ir al men Formato. 2. Hacer clic en Diseo.

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Si se activa la opcin Permitir colocacin manual de los cuadros, se podrn ubicar con clic sostenido y de manera individual, cada cuadro de tareas dentro del rea del diagrama Se puede definir alineacin, espaciado, ancho, alto, mostrar o no las tareas de resumen, hacer ajuste de saltos de pgina, definir estilo de las lneas, mostrar o no las puntas de flechas, cambiar el color de los vnculos, cambiar el color del fondo y de la trama del diagrama, mostrar o no saltos de pgina, y marcar las tareas en curso y las terminadas. Aunque el diagrama es muy descriptivo, puede mostrar en forma automtica informacin completa, por ejemplo, si se hace doble clic sobre una lnea de vnculo, se muestra la caja de dilogo que da la informacin exacta y completa de la dependencia de esa tarea, o si se hace doble clic sobre un nodo o cuadro de tareas, aparece la ventana informacin de la tarea.

Barra de herramientas diagrama de Red

La barra de herramientas diagrama de Red, contiene botones que permiten realizar tareas directas sobre el diagrama. Se debe: 1. Ir al men Ver, Barras de herramientas. 2. Hacer clic en diagrama de Red

Alinear Activa las opciones cuando la ubicacin de los cuadros est manual, y permite realizar la alineacin de los mismos. Mostrar /ocultar tareas de resumen Muestra o no las tareas de resumen. Mostrar /ocultar marcas de progreso Para ver o no, las lneas diagonales o las diagonales en cruz que indican si las tareas ya han finalizado o estn en ejecucin. Mostrar / ocultar saltos de pgina Traza sobre el diagrama, lneas punteadas que indican los cortes de pgina, que se generan en la vista segn el tamao de papel que se tenga definido. Mostrar / ocultar etiquetas de vnculos Las etiquetas de vnculos aparecen en las esquinas de las lneas de vnculos en un cuadro pequeo que tienen las letras. Vnculos directos / rectos Traza las lneas de vnculos de las tareas de forma directa, pasando por los cuadros de tareas, o de manera recta.

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Ocultar campos Muestra en los cuadros nicamente el nmero que identifica las tareas, de esta manera se ahorra espacio. Disear ahora Activa la ventana de diseo para realizar cambios, este botn se activa cuando est la ubicacin de los cuadros est en forma manual. Disponer seleccin ahora Organiza los cuadros seleccionados en forma rpida, se activa cuando la ubicacin de los cuadros est en forma manual.

Manejo de proyectos mltiples

Es frecuente, que un administrador de proyectos deba controlar ms de un proyecto a la vez. Ms, si estos proyectos se ejecutan dentro de una misma empresa, lo cual implicara que los recursos se compartan; ser necesario entonces, establecer un fondo de recursos que permita consolidar proyectos por medio de relaciones entre los mismos.

Fondo de recursos
Un fondo de recursos permitir visualizar la forma en que cada recurso est siendo utilizado, el objetivo es tener la lista y las tareas que se han asignado a cada uno, y a su vez, este archivo va vinculado a los archivos de proyectos donde esos recursos estn trabajando. As, cuando se realiza un cambio en la informacin bsica del recurso como por ejemplo, capacidad mxima, los archivos vinculados actualizarn la informacin. Estos archivos se llaman Archivos compartidos. Los recursos deben ser utilizados en varios proyectos, porque de lo contrario, la creacin de un fondo no tendra funcionalidad. Para trabajo en red, el fondo debe estar almacenado de una forma central para que los usuarios de los archivos compartidos tengan un fcil acceso. Project permite el manejo de hasta 999 archivos compartidos vinculados a un fondo de recursos. Al crear el fondo de recursos que ya estn registrados en un proyecto, se crea el vnculo entre los dos archivos y se hace actualizacin de la informacin cada vez que se cambien datos. Para hacer esto se debe: 1. Ubicarse en un Archivo nuevo, en la Hoja de recursos. 2. Ir al men Herramientas, Recursos. 3. Hacer clic en Compartir recursos.

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Se debe especificar el nombre del archivo del cual se van a compartir los recursos, as como indicar quin tiene la prioridad en caso de que haya conflicto. Para quitar el vnculo entre el archivo y el fondo de recursos, se activa la opcin Utilizar recursos propios. Es apropiado que el archivo que se destine como fondo de recursos no posea tareas, de esta manera, se dispondr de l completamente, para mantener la informacin de los recursos. Cuando se abre un archivo que utiliza los recursos del fondo de recursos, Project hace la siguiente advertencia:

El fondo de recursos no puede tener control sobre las tareas y las relaciones entre los proyectos, para sto se deber crear un proyecto consolidado o principal, que es un conjunto de proyectos vinculados o subproyectos.

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Proyecto principal y subproyectos

Cuando se toma la decisin de dividir un proyecto grande en varios proyectos pequeos, se delega la administracin de estos proyectos a las personas adecuadas, obteniendo as un mayor control y responsabilidad en la programacin y ejecucin de las actividades. Esta decisin se debe tomar cuando el proyecto es muy grande y contenga muchos detalles, se pueda delegar responsabilidades a los administradores de niveles inferiores, y cuando haya en ejecucin varios proyectos. Todo esto, facilitar la entrega de reportes e informes, que varias personas realicen las modificaciones de la informacin, y que el anlisis de las rutas crticas o los recursos, sean compartidos. Los subproyectos son los archivos que se insertan en el archivo o proyecto principal. En ellos, estn contenidos las actividades y los recursos. Aqu, al guardar los cambios tanto en el proyecto principal como en el subproyecto, se podr modificar la informacin.

Insertar subproyectos
Para insertar subproyectos en un proyecto principal se debe: 1. Abrir o crear el archivo que ser denominado como Proyecto principal. 2. Ubicar el cursor en el campo Nombre de tarea. 3. Ir al men Insertar, Proyecto, y seleccionar el archivo que se desea insertar.

La caja de dilogo Insertar proyecto, presenta en la parte inferior una casilla de verificacin que permite activar o no, la opcin Vincular al proyecto. El botn Insertar, presenta un desplegable con dos opciones Insertar, Insertar slo lectura, esta ltima, permite tener control sobre la informacin original. Una vez realizada la accin, la ventana del proyecto principal muestra como tarea de resumen el nombre del subproyecto y en la columna Indicadores la informacin: Este proyecto insertado est incrustado desde C:\ dando la ruta correspondiente.
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Al realizar cambios en las actividades o en los recursos, stos se actualizan automticamente en los subproyectos.

Desvincular proyectos
Cuando se insertan proyectos en un proyecto principal y se realiza cualquier cambio en cualquiera de los dos archivos, ste se refleja de la misma forma en los dos archivos. Cada proyecto se maneja como una tarea de resumen, as, la informacin general del proyecto tambin se maneja desde la caja de dilogo Informacin de la tarea. Para quitar el vnculo se debe: 1. Activar el botn Informacin de la tarea, se muestra la caja de dilogo Informacin del proyecto insertado. 2. Hacer clic en la ficha Avanzado. 3. Desactivar la casilla Vincular al proyecto.

Una vez se realiza esta accin, la informacin del proyecto contina en el proyecto principal, pero al realizar cambios, stos no afectan al subproyecto y la caja de dilogo Informacin de la tarea, tiene las opciones normales de una tarea de resumen.

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Plantillas de proyectos
Las plantillas son modelos de proyectos que tienen un conjunto de tareas organizadas en fases, las cuales permiten ejecutar un proyecto en un campo determinado. stas pueden ser utilizadas y editadas para que se ajusten segn la necesidad. Microsoft Project 2007, ofrece doce modelos con temas variados como construccin, ingeniera, nuevo negocio, nuevo producto, entre otras. Desde el men Archivo, Nuevo, hacer clic en la ficha Plantillas de Project.

Plantillas Prediseadas

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Se debe seleccionar la plantilla que se desea utilizar, hacer clic al botn Aceptar y ajustarla segn las necesidades. Al dar la orden Guardar, queda como un archivo normal de Project. Es posible crear un modelo de proyecto y guardarlo como plantilla. Se debe: 1. Crear el modelo, cuidando que tenga todos los elementos necesarios. 2. Dar la orden Guardar y seleccionar Plantilla, en la lnea Guardar como tipo.

Al hacer clic al botn Guardar, aparece una caja de dilogo en donde se deben activar las casillas de los datos del archivo que no se desean guardar, como por ejemplo, costos.

Hacer la seleccin si es necesario, y hacer clic al botn Guardar.

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La nueva plantilla queda almacenada en la ventana Nuevo en la ficha General.

Se utiliza de la misma forma que las prediseadas.

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Captulo 11

Herramientas de Utilidad
Organizador
Esta herramienta permite copiar elementos de la plantilla Global, hacia el archivo actual o entre dos archivos diferentes. Dependiendo de la plantilla que se tenga seleccionada, se mostrarn las vistas disponibles en la misma. Es una herramienta de optimizacin, ya que permite copiar y modificar elementos que se han creado en un proyecto, hacia otro. Para ver la caja de dilogo del organizador se debe: Ir al men Herramientas, Organizador.

La herramienta presenta once fichas que permiten operar, para configurar segn las necesidades. La ficha actual es la de Vistas y muestra las vistas que se tienen disponibles. Al lado izquierdo se ven las de GlOBAL.MPT, que son las originales de Project, y al lado derecho, se listan las del archivo actual. Es importante que los archivos entre los cuales se vaya a operar estn abiertos.

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En la parte central de la caja de dilogo se encuentran los botones que permiten ejecutar las acciones. Para ver uno de los usos del organizador, vamos a insertar un Calendario que se cre en el archivo Proyecto Compuclub, hacia otro archivo. Para realizar esta operacin se debe: Hacer clic a la ficha Calendarios.

Al lado izquierdo aparecen los calendarios que estn disponibles para la plantilla GLOBAL.MPT, y al lado derecho los calendarios del archivo Proyecto Compuclub. El Calendario Jornada Diurna, se va a copiar al archivo Proyecto2. Para esto se debe: 1. Seleccionar del lado izquierdo el archivo Proyecto2 en la lnea Calendarios disponibles de.

2. Seleccionar el Calendario Jornada diurna del lado derecho y hacer clic al botn Copiar.

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La opcin Cambiar nombre permite renombrar el elemento, en este caso, el calendario Jornada diurna se va a llamar Calendario Da.

Y estar en la lista de calendarios disponibles en Proyect2.

Al dar la orden Eliminar se debe confirmar la operacin.

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Las operaciones que se ejecuten a travs del organizador tienen un proceso similar, es decir, se tiene la opcin de copiar para tomar un elemento de un archivo y copiarlo en otro archivo, Cambiar nombre, para renombrar los elementos que se copian y eliminar para sacarlos del listado.

Configuracin de Project
Es posible hacer configuraciones en el programa, de tal forma que se ajusten a las necesidades de los usuarios. Estas definiciones afectan la visualizacin y manejo de la informacin, por lo tanto, se debe tener precaucin al establecerlas. Para esto se debe: Ir al men Herramientas, Opciones.

Vista En esta ficha se configura no slo la vista que se quiere tener por defecto al iniciar Project, sino tambin el formato de fecha, los elementos que se quieren ver como barras de herramientas, formato para los valores en pesos, y opciones de niveles de esquema en la presentacin de la informacin de las tareas.

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General En esta ficha se activan y definen opciones como nombre de usuario, mostrar la ayuda al comienzo, definir tasa estndar, etc.

Edicin En esta ficha se puede cambiar el formato con el que se manejan las unidades de tiempo, como el aspecto con el cual se controlan los hipervnculos y otros.

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Calendario Para hacer definiciones en cuanto al da de la semana en que se debe comenzar a laborar, determinar el mes del ao fiscal, horario de entrada y salida, nmero de horas a la semana y cantidad de das al mes.

Programacin Esta ficha permite tener el control de la programacin y la escala temporal.

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Clculo En esta ficha se controla la forma como Project hace los clculos en los campos calculados, la actualizacin, la forma de distribucin de los costos, y la definicin del tiempo para determinar tareas crticas.

Ortografa Esta ficha como su nombre lo indica, permite activar o desactivar las opciones de ortografa en el listado de campos, que por defecto, las tienen activas de forma predeterminada.

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Grupo de trabajo En esta ficha se determina la forma como se har la distribucin de la documentacin del proyecto; a travs de correo electrnico o de Web.

Guardar Esta ficha permite definir el directorio donde se guardarn los archivos de Project, activar la opcin Autoguardar, y la forma como se guardarn los archivos. Las operaciones que se realicen en esta caja de dilogo, afectarn a Project desde el momento en que se establecen.

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Gua Rpida
Captulo 1
Entrada al Programa 1. Hacer clic al botn Inicio. 2. Hacer clic en Programas. 3. Hacer clic en Microsoft Project 2007. Informacin del proyecto 1. Ir al men Proyecto, Informacin del proyecto. Resumen del proyecto 1. Ir al men Archivo, Propiedades, y hacer clic en la ficha Resumen.

Captulo 2
Registro de una tarea 1. En la tabla de entrada desde la vista diagrama de Gantt. Tiempo en las tareas 1. Se mide en minutos, horas, das, semanas o meses. Insertar una tarea 1. Ubicarse en la fila y hacer clic a la tecla <INSERT>. Eliminar una tarea 1. Ubicarse en la tarea y pulsar la tecla <SUPR>. Informacin de las tareas 1. Hacer clic al botn Informacin de la tarea.

Esquematizacin de tareas 1. Seleccionar la tarea o tareas, y hacer clic al botn Disminuir o aumentar nivel. Delimitacin en las tareas 1. Desde la ventana Informacin de la tarea, clic a la ficha. Tareas repetitivas 1. Ir al men Insertar, Tareas repetitivas.

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Hitos 1. Hacer clic en la fila de la tarea. 2. Hacer clic al botn Informacin de la tarea. 3. Hacer clic en la ficha Avanzada. 4. Marcar la casilla de verificacin Marcar la tarea como hito. Tablas 1. Ir al men Ver, Tabla.

Captulo 3
Subtareas 1. Ubicar el cursor en la fila de la subtarea 2. Hacer clic al botn Aplicar sangra, que est en la barra de Formatos. Delimitacin en las tareas 1. Ir al men Proyecto, Informacin de la tarea. 2. Hacer clic en la ficha Avanzado. 3. Establecer Tipo de delimitacin. Fecha lmite 1. Ir al men Proyecto, Informacin de la tarea. 2. Hacer clic en la ficha Avanzado. 3. Establecer Fecha lmite. Fijar duracin de una tarea 1. Ubicarse en la lnea de la tarea. 2. Ir al men Proyecto, Informacin de la tarea. 3. Hacer clic en la ficha Avanzado. 4. Desactivar la opcin Condicionada por el esfuerzo.

Captulo 4
Crear vnculos 1. Sobre el diagrama de Gantt, ubicarse en la barra de la tarea. 2. Con clic sostenido, llevarla hasta la barra de la tarea con la cual se va a vincular Otra forma 1. Hacer seleccin de las tareas que se relacionarn, desde la tabla de tareas, ubicarse en el nombre de la tarea y con la tecla <CTRL> sostenida, hacer clic en la otra tarea. 2. Hacer clic al botn Vincular tareas.

Quitar vnculos 1. Hacer doble clic sobre la lnea de vnculo. 2. Hacer clic al botn Eliminar.

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Dependencia entre las tareas 1. Hacer doble clic sobre la lnea de vnculo y establecer dependencia. Duracin del proyecto 1. Ir al men Proyecto, Informacin del proyecto.

Captulo 5
Definir calendario 1. Desde el men Proyecto, Informacin del proyecto. 2. En la lnea calendario, hacer clic al desplegable y seleccionar el calendario base. Configurar el calendario 1. Ir al men Herramientas, Cambiar calendario laboral. Crear un nuevo calendario 1. Ir al men Herramientas, Cambiar calendario laboral. 2. Hacer clic al botn Nuevo, dar nombre y hacer las especificaciones. Hoja de recursos 1. Ir al men Ver, Hoja de recursos. Fijar una tasa estndar 1. Ir al men Herramientas, Opciones. 2. Hacer clic en la ficha General. 3. Escribir el valor que se desea como predeterminado en las casillas Tasa hora y Tasa hora extra. Asignacin de recursos 1. Ubicarse en la tarea a la cual se le va a asignara el recurso. 2. Hacer clic al botn Asignar recursos. 3. En la ventana de recursos se muestra el listado, segn la tarea seleccionada, escoger el recurso y hacer clic al botn Asignar. Se pueden asignar varios recursos a una misma tarea. Desasignacin de recursos 1. Ubicarse en la tarea en la cual se quiere desasignar el recurso. 2. Activar la ventana Asignar Recursos. 3. Seleccionar el recurso y hacer clic al botn Quitar. Calendario del recurso 1. En la vista Hoja de recursos, hacer clic al recurso. 2. Ir al men Proyecto, Informacin del Recurso. 3. Hacer clic en la ficha Horario de trabajo.

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Sobreasignacin de recursos 1. Activar la vista Hoja de recursos. 2. Desde el men Proyecto, hacer clic en Filtro para. 3. Hacer clic en Recursos sobreasignados. Reducir el trabajo 1. Ir al men Ver, Uso de Tareas. 2. Hacer los cambios que sean necesarios. Reasignar trabajo 1. Ir al men Ver, Uso de recursos. 2. Ir al men Formato, Detalles y hacer clic en Sobreasignacin. 3. Al lado derecho aparece la escala temporal, de manera que se puede ver la disponibilidad de otros recursos. 4. Seleccionar toda la fila de la tarea y con clic sostenido, llevarla hacia el recurso que la realizar ahora. Retrasar una tarea 1. Ir al men Ver, Ms vistas. 2. Hacer clic en Asignacin de recursos y Aplicar. 3. La vista muestra en la parte inferior izquierda la informacin de la tarea, en la columna Retraso por redist., escribir el tiempo que se desee atrasar la tarea. Cambio de das y horas laborables del recurso 1. Ir al men Herramientas, Cambiar calendario laboral. 2. En la lnea Para, seleccionar el recurso para el cual se va a hacer el ajuste de calendario. 3. Hacer los cambios necesarios 4. Definir das y horas de trabajo y Aceptar.

Captulo 6
Tabla de costo 1. Ir al men Ver, Tabla. 2. Hacer clic en Costo. Tasas de horas extra 1. Ir al men Ver, Uso de tareas. 2. Ir al men Ver, Tabla y hacer clic en Trabajo. 3. Hacer clic en cualquier parte de la columna Trabajo. 4. Ir al men Insertar, Columna. 5. En la lnea Nombre de campo, hacer clic en el desplegable y seleccionar Trabajo de horas extra.

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Comprobar Costos 1. Ir al men Ver, Ms vistas. 2. Seleccionar Hoja de Tareas y Aplicar. 3. Ir al men Ver, Tabla. 4. Hacer clic en Costo. Costos del Proyecto 1. En el men Proyecto, Informacin del proyecto. 2. Hacer clic en Estadsticas.

Captulo 7
Ver la ruta crtica 1. Ir al men Ver. 2. Hacer clic en Ms vistas. 3. Seleccionar Gantt detallado y Aplicar. Guardar la lnea de base 1. Seleccionar tareas, utilizar la tecla <CTRL>para hacer seleccin de varias tareas. 2. Ir al men Herramientas, Seguimiento. 3. Hacer clic en Guardar lnea de base. Borrar la lnea de base 1. Ir al men Herramientas, Opciones. 2. Hacer clic en Seguimiento. 3. Hacer clic en Borrar lnea de base. Tiempos reales de trabajo 1. Ir al men Ver, Ms vistas. 2. Seleccionar Hoja de tareas y Aplicar. 3. Ir al men Ver, Tabla y seleccionar Seguimiento.

Captulo 8
Escala temporal 1. Ir al men Formato, Escala temporal. Ao fiscal 1. Ir al men Herramientas, Opciones. 2. Hacer clic en la ficha Calendario. 3. Seleccionar mes en el que comienza el ao fiscal. Zoom 1. Ir al men Ver, Zoom.

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Formato en diagramas de Gantt 1. Ir al men Formato, Estilos de barra. Formato de texto 1. Ir al men Formato, Estilos de texto. Formato de la cuadrcula 1. Ir al men Formato, Cuadrcula. Cdigos EDT 1. Ir al men Proyecto, EDT. 2. Hacer clic en Definir cdigo. Prioridades y notas en las tareas 1. Ir al men Proyecto, Informacin de la tarea. Imgenes de trabajo 1. Preparar la vista de la cual se quiere tomar la imagen. 2. Ir al men Edicin, Copiar imagen o hacer clic al botn que se encuentra en la barra de herramientas estndar. Copiar imagen,

Captulo 9
Ordenar tareas 1. Ir al men Proyecto, Ordenar. 2. Seleccionar la opcin deseada, sta se aplicar directamente sobre la tabla actual. Filtros prediseados 1. Ir al men Proyecto, Filtro para. Autofiltros 1. Ir al men Proyecto, Filtro para. 2. Hacer clic en Autofiltro. Informes 1. Ir al men Ver, Informes. Informes personalizados 1. Ir al men Ver, Informes. 2. Seleccionar el informe y clic al botn Modificar. Modificar un informe 1. Activar la caja de dilogo Informes personalizados. 2. Seleccionar el informe que se desea cambiar, y hacer clic al botn Modificar.

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Vistas de un proyecto 1. Hacer clic al botn de la vista que se quiere activar, desde la barra de vistas al lado izquierdo de la ventana. Cambiar tabla en una vista 1. Ir al men Ver. 2. Hacer clic en Tabla. 3. Seleccionar la tabla de datos que se desea ver. Crear vistas 1. Ir al men Ver, Ms vistas. 2. Hacer clic al botn Nueva. 3. Seleccionar si es nica o Combinada. 4. Dar nombre, definir vistas y Aceptar. Imprimir una vista 1. Ir al men Archivo, Imprimir. Configurar pgina 1. Ir al men Archivo, Configurar pgina.

Captulo 10
Cambiar formatos al diagrama de Red 1. Ir al men Formato. 2. Hacer clic en Diseo. Barra de herramientas del diagrama de Red 1. Ir al men Ver, Barras de herramientas. 2. Hacer clic en diagrama de Red. Fondo de recursos 1. Ubicarse en un archivo nuevo, en la hoja de recursos. 2. Ir al men Herramientas, Recursos. 3. Hacer clic en Compartir recursos. Insertar subproyectos 1. Abrir o crear el archivo que ser denominado como proyecto principal. 2. Ubicar el cursor en el campo Nombre de tarea. 3. Ir al men Insertar, Proyecto, y seleccionar el archivo que se desea insertar. Desvincular proyectos 1. Activar el botn Informacin de la tarea, se muestra la caja de dilogo Informacin del proyecto insertado. 2. Hacer clic en la ficha Avanzado. 3. Desactivar la casilla Vincular al proyecto.

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Plantillas de proyectos 1. Crear el modelo, cuidando que tenga todos los elementos necesarios. 2. Dar la orden Guardar y seleccionar Plantilla en la lnea Guardar como tipo.

Captulo 11
Organizador 1. Ir al men Herramientas, Organizador. Configuracin 1. Ir al men Herramientas, Opciones.

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Glosario
mbito Est conformado por el trabajo, productos y servicios requeridos para la ejecucin de un proyecto. Costo Todo lo que implica dinero y que se requiere para la ejecucin de un proyecto, lo cual incluye personal, equipos, entre otros. Proyecto Ejecucin de una serie de tareas para obtener un producto final en una fecha especfica. Recursos Todos los implementos necesarios para poder llevar a cabo un proyecto. MCR (Mtodo de ruta crtica) Es utilizado para calcular la duracin total de un proyecto, en funcin de la duracin de cada tarea y sus dependencias. Programacin Es la informacin del proyecto en trminos de tiempo. Tarea Parte esencial de un proyecto que tiene un comienzo y un fin. Duracin Es el tiempo total que dura una tarea, ste puede estar especificado en trminos de horas, das, semanas o meses. Vnculos Es la accin de crear dependencias entre las tareas de un proyecto. Tabla Forma de visualizar la informacin de un proyecto en filas y columnas, en donde las filas son las tareas y las columnas tienen el valor de la tarea. Vista Es la forma como Project puede presentar los datos, existen tres tipos: diagramas, hojas y formularios. Campo Es la informacin que se registra en una celda de la tabla de entrada, y que indica una tarea o actividad. Fase Son las tareas de resumen que incluyen una serie de subtareas. ID de tarea Es el identificador de las tareas, en Project, ste se inserta de manera automtica cuando se hace el registro de la misma. Objetivo Es el resultado final del proyecto y puede ser un servicio o un producto. Hito Son tareas significativas que suceden a lo largo del proyecto, aunque tengan una duracin de cero.

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Ruta Crtica Es la que est compuesta por tareas crticas. Secuencia Hay secuencia cuando una tarea se realiza inmediatamente despus de otra. Dependencia Es el momento en que una tarea se puede realizar, slo cuando otra haya terminado. Predecesora Es una tarea en donde su fecha de inicio o fin, determina el inicio o fin de otra tarea. Sucesora Es una tarea en donde su fecha de inicio o fin, est determinada por la fecha de inicio o fin de otra tarea. Tarea de resumen Esta tarea agrupa un nmero de subtareas que hacen que se cumpla. En Project, una tarea de resumen se llama Fase. Posposicin negativa Es el tiempo de adelanto que se da a una tarea. Posposicin positiva Es el tiempo de atraso que se da a una tarea. Delimitacin Restriccin que existe en las fechas de inicio o fin de una tarea. Sobreasignar Es cuando un recurso tiene asignadas ms tareas de las que puede realizar. Fecha lmite Tope mximo en la fecha de inicio o fin de una tarea. Delimitacin inflexible Es aquella que vincula una tarea con una fecha. Asignar Es concesin de un recurso a una tarea, para realizar el trabajo que requiere (ms recurso). Desasignar Es quitarle un recurso a una tarea. Infraasignar No cubrir la capacidad mxima de un recurso. Redistribucin de recursos Es la solucin que se da cuando un recurso est sobreasignado. Tasa Es el costo que puede tener un recurso, una tarea o un trabajo en un proyecto. Tablas de costo Manejan diferentes valores que pueden tener los recursos en la ejecucin de tareas.

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Duracin real Es la cantidad de tiempo que ha llevado una tarea en ejecucin hasta la fecha. Duracin restante Es el tiempo que le falta a una tarea para completarse. Trabajo real Es la cantidad de trabajo que han utilizado los recursos de una tarea, hasta la fecha actual. Trabajo restante Es la cantidad de trabajo que hace falta para culminar una tarea. Escala temporal Aparece en algunas vistas en la parte superior, y muestra las unidades de tiempo con las que se est trabajando el proyecto. Consta de dos escalas: principal y secundaria. Escala principal Permite definir la unidad de tiempo que se utilizar para el registro y la visualizacin de tareas. Escala secundaria Puede o no aparecer debajo de la escala temporal. Muestra tiempos menores a los de la escala temporal. Tarea fantasma Llamada tambin tarea externa. Est relacionada en otro archivo del proyecto, y se muestra en forma atenuada en la barra del diagrama de Gantt. Tarea sucesora Esta actividad no puede comenzar o finalizar, antes de que inicie otra tarea. Tarea predecesora Esta actividad debe comenzar o finalizar, antes de que inicie o termine otra tarea. Tarea crtica Es aquella que se debe terminar de acuerdo con la programacin del proyecto. Si una tarea crtica se retrasa, puede retrasar tambin todo el proyecto. Archivos compartidos Son los que se actualizan automticamente. La informacin que poseen se manipula en otro archivo. Equipo Base (Core) Individuos Clave que realizan la mayora de actividades que el equipo deber emprender durante el proyecto. Equipo de Implementacin Miembros del equipo del proyecto que ayudan al llevar a cabo actividades planeadas por el equipo base (Core). Este equipo puede crecer en la fase de implementacin pero disminuir en la fase de cierre. StakeHolder No tiene una traduccin directa al espaol, pues pertenece exclusivamente a los trminos usados en la gerencia de proyectos, se refiere a toda aquella persona que est involucrada directa o indirectamente con el proyecto. Puede ser un miembro activo del equipo de trabajo o un individuo pasivo del mismo.
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Bufer Tiempo adicional agregado a la duracin programada de una tarea o proyecto. Anlisis PERT (Tcnica de programacin, evaluacin y revisin) es un proceso mediante el cual se evala un resultado probable en funcin de tres situaciones: una situacin mejor, una situacin esperada y una situacin peor. HTML Acrnimo de Hypertext Markup Language (lenguaje de marcas de hipertexto). Convencin formato para representar texto y grficos en World Wide Web. OLE Tecnologa de integracin de programas que se puede utilizar para compartir informacin entre programas.

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