DESARROLLO DE UN SISTEMA INTEGRAL DE MANTENIMIENTO PARA EQUIPAMIENTO BIOMDICO

Autores: Bioing. Flavio Alejandro Andrada Contardi Bioing. Carolina Ivana Quiroga Kellemberger

1. INTRODUCCIN El mantenimiento se destaca como la nica funcin operacional que influye y mejora los tres ejes determinantes de la performance de un equipo al mismo tiempo, o sea, costo, plazo y calidad de servicios. Actualmente se observa que quienes han adoptado una visin cientfica del mantenimiento, apoyan sus tareas en: Sistemas integrados de mantenimiento. Base de datos adecuada y confiable.

En los sistemas integrados de mantenimiento con ayuda de procesamiento electrnico de datos, se busca almacenar el mximo posible de informaciones relacionadas a los equipos, asociar esas informaciones con los registros de material (repuestos aplicados a equipos), establecer las tareas adecuadas para ejecucin de intervenciones programadas, determinar el momento adecuado de cada una y los recursos que sern utilizados (planificacin) y reducir al mximo el trabajo burocrtico. En la base de datos adecuada y confiable, se busca establecer las necesidades reales de intervencin, y aplicar, al mximo posible, tablas que, adems de compactar la informacin, permitirn estandarizar los registros, facilitar las bsquedas, anlisis de fallas, de disponibilidad o de costos. La coordinacin de la planificacin de la estrategia y las tareas de mantenimiento, de la adquisicin de repuestos, de la programacin de servicios y del flujo de informaciones entre estos subsistemas, promueve el aumento en la productividad de los equipos y la disminucin de los costos debido a la prevencin de las fallas. Muchas reas de mantenimiento exitosas evolucionaron de mantenimiento no p lanificado hacia mantenimiento basado en estrategia. Los expertos en mantenimiento estn repetidamente enfrentados al tema sobre el mtodo de mantenimiento ms eficaz. La respuesta es el correcto mix de los mtodos. En la evaluacin del punto ptimo de m antenimiento, se constata que el costo total del mantenimiento est influido por el costo de reparacin y por la prdida de produccin. La planificacin de mantenimiento se compone de una serie de actividades, siendo las principales etapas del proceso: es timular el esfuerzo, desarrollar los planes e implementarlos. El resultado de esa planificacin deber ser una serie coherente de estrategias de mantenimiento, continuamente monitoreadas y ajustadas con el objetivo de minimizar costos totales, reducir riesgos y procurar mxima disponibilidad del equipo. Son caractersticas de un mantenimiento ptimo:

Estimular las habilidades de mantenimiento en la planificacin y control de mantenimiento, y en el arreglo de roturas y mejoras de equipos. Realizar trabajo de mantenimiento, de acuerdo con planes documentados y estandarizados, tareas programadas y rdenes de servicio. Realizar mantenimiento preventivo, segn el programa (no posponer trabajos). Documentar y analizar el histrico de mantenimiento y roturas con el objetivo de asegurar que los ndices de falla sean optimizados y los costos totales minimizados. Desarrollar los sistemas inteligentes necesarios para promover las acciones indicadas por el mantenimiento predictivo y, de esta manera, capturar el conocimiento actual y futuro.

Se deber analizar la relacin entre el seguimiento de la disponibilidad versus la necesidad de utilizacin de equipos. Esta determinacin es de gran importancia para permitir la adecuada priorizacin y definicin de estrategias de intervencin para evitar el riesgo de estar haciendo un excelente mantenimiento preventivo en el equipo equivocado. Un sistema integral de mantenimiento persigue los siguientes objetivos: Prolongar la vida til de los equipos que hacen parte del componente logstico de la institucin. Optimizar la operacin de los equipos en situaciones de emergencia y crisis, disminuyendo las acciones correctivas in situ y en ocasiones de urgencia. Reducir los riesgos en pacientes. Minimizar la salida de servicio (downtime). Evitar excesivos costos posteriores de reparacin. Cumplir con normas regulatorias. [1] 2. SELECCIN DEL MANTENIMIENTO Existen mltiples tendencias para establecer los sistemas de mantenimiento y se deben seleccionar atendiendo a la poltica de la institucin y los requerimientos de calidad y seguridad. En principio, un sistema de mantenimiento bien diseado debe adecuarse a las caractersticas particulares de cada equipo y al medio en el que trabaja. Se aplica un proceso de diferenciacin de equipos y se define la poltica de mantenimiento. De los resultados se obtiene el tipo de accin de mantenimiento a realizar y luego, de ser positivo el anlisis, se implanta el sistema que puede irse perfeccionando hasta el logro de una gestin de mantenimiento adecuada.

El procedimiento de seleccin se puede dividir en tres etapas, estas son: clasificacin de equipos, clasificacin de fallas y seleccin del sistema de mantenimiento. Las mismas se describen a continuacin. 2.1. CLASIFICACIN DE EQUIPOS Esta se basa en establecer una diferencia racional entre los equipos independientemente de la poltica global de mantenimiento que se obtuvo al definir el sistema generalizado en el centro. Esto se hace con la finalidad de obtener una adecuada relacin entre productividad y costo de mantenimiento a nivel de equipo, y para este logro se establecen tres categoras de equipos. 2.1.1. CATEGORA A Objetivo: Lograr la mxima disponibilidad del equipo. Se Recomienda: 1- Mxima utilizacin del mantenimiento predictivo siempre que se cuente con equipos y personal para ello. 2- Amplia utilizacin del mantenimiento preventivo con periodicidad frecuente para reducir posibilidad de fallas. 3- Uso del mantenimiento correctivo como va para reducir el tiempo medio de rotura. 2.1.2. CATEGORA B Objetivo: Reducir los costos de mantenimiento sin que esto implique una catstrofe (estrategia de falla mnima). Se recomienda: 1- Poca utilizacin del mantenimiento predictivo. 2- Empleo de clculos tcnicos estadsticos para el mantenimiento preventivo. 3- Empleo del mantenimiento correctivo slo en la ocurrencia aleatoria de fallas. 2.1.3. CATEGORA C Objetivo: Reducir al mnimo los costos de mantenimiento. Se Recomienda: 1- Mantenimiento predictivo anulado.

2- Mantenimiento preventivo slo el que indique el fabricante. 3- Mantenimiento correctivo a la ocurrencia de fallas. La clasificacin se realiza en funcin del valor que posean variables tales como interrupciones, importancia, tiempo de reparacin, seguridad, frecuencia de fallas, valor del equipo, calidad del servicio, etc. Luego de realizar un anlisis especfico. Para definir los niveles de las variables se realiz un trabajo con especialistas de electromedicina de varios hospitales objetos de estudio, personal mdico y operarios. De esta forma, atendiendo a las caractersticas propias del equipamiento de cada rea del hospital, se obtuvo el nivel para cada criterio analizado. En resumen, cada una de las variables tiene slo tres posibles valores que corresponden a sus valores mximos, medios y mnimos permisibles. Sin embargo, es importante definir con claridad el rango de valores de cada variable debido a que stos sern los que se utilizarn para valorar la situacin puntual de cada equipo y su posterior mantenimiento. Para la seleccin de las variables a tener en cuenta se parti de criterios recogidos en la bibliografa consultada en la temtica de mantenimiento orientado al riesgo. La clasificacin se realizar segn qu variables posean mayor importancia en el contexto propio de cada equipo. La siguiente tabla lista las variables y los valores correspondientes a cada categora de equipo.
CATEGORAS B
De una unidad importante Limitante De 1 a 5 das Entre 4 y 8 hs diarias Mediana Complejidad media Semiautomtico Medio 1 parada / mes Medio peligroso

N Variable
1 2 3 Interrupciones Importancia Tiempo de reparacin Utilizacin Precisin Complejidad del mantenimiento Calidad del servicio Automatizacin Valor del equipo Frecuencia de fallas Seguridad

C
Afecta levemente Convencional Menos de 1 da Uso espordico Baja Baja complejidad Mecnico Bajo 1parada/3 meses Sin peligro

4 5 6 7 8 9 10 11

Total Imprescindible Ms de una semana 8 hs. diarias o ms Alta Alta complejidad Inhabilita el servicio Automtico Alto 1parada/ 2semanas Muy peligroso

Serv. Fuera de especificaciones Afecta levemente

Variables a analizar y valores por categoras

2.2. CLASIFICACIN DE FALLAS DE EQUIPOS MDICOS Se clasifican los fallos en tres grupos: Peridicos de fcil deteccin (PFD) Peridicos de difcil deteccin (PDD) Aleatorios

Para la seleccin del tipo de falla se trabaj con el criterio de los tcnicos de electromedicina del hospital que actuaron como expertos, as como el personal de cada departamento y se estim el tipo de falla de cada equipo. Este trabajo se realiz de manera cualitativa dada la inexistencia de hechos histricos para realizar esta tarea. 2.2.1. SELECCIN DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO Para la seleccin del sistema de mantenimiento a aplicar se trabajar con la siguiente tabla ( II ).
CLASE TIPO DE FALLA TIPO DE MANTENIMIENTO

PFD

Predictivo Preventivo Correctivo Preventivo Predictivo Correctivo Predictivo Correctivo Predictivo Preventivo Correctivo Preventivo Correctivo Correctivo Predictivo Preventivo Correctivo Preventivo Correctivo Correctivo

PDD

PFD

PDD

A C PFD

PDD

Los criterios de seleccin antes mencionados se resumen a continuacin: Si el fallo es de fcil deteccin y peridico, lo ms conveniente es el mantenimiento predictivo, preventivo, correctivo, en ese orden a no ser que el equipo fuese Clase C (estrategia de costo mnimo) donde se recomienda un preventivo ya que se gastaran recursos en un predictivo cuando realmente no vale la pena. Si el fallo es de difcil deteccin y peridico se recomienda emplear mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo en este orden para equipos Clase A (estrategia de mxima disponibilidad); preventivo, correctivo para equipos Clase B (estrategia de falla mnima) y correctivo para equipos Clase C.

No se valora como estrategia factible el predictivo por el alto costo en la deteccin del fallo, por lo que solo se recomienda para aquellos equipos que demandan alta disponibilidad. Si el fallo es aleatorio no se recomienda el empleo de mantenimiento preventivo debido a que se podran desperdiciar recursos y/o alterar el funcionamiento de los equipos. En estos casos la estrategia ms f recuente es el mantenimiento correctivo, slo superado por el predictivo en aquellos equipos donde se precisa de una alta disponibilidad.

No se emplea predictivo con ms frecuencia por el hecho de que el fallo es aleatorio. El procedimiento expuesto se dise para equipos del rea de electromedicina, pero es aplicable, en forma general, a cualquier equipo mdico u otro tipo de equipo donde el factor riesgo sea un elemento fundamental, no obstante se recomienda valorar cada caso puntualmente ya que pueden existir equipos mdicos donde el riesgo no sea un factor fundamental y la decisin se pueda tomar atendiendo a otro factor (ejemplo: costo, servicio, afecciones, entre otras). Por tales motivos la seleccin del tipo de mantenimiento estar dada por el anlisis de otros factores que pueden o no ser los contenidos en el algoritmo antes mencionado. Para la utilizacin exitosa del procedimiento se necesita de una informacin confiable; ello requiere el desarrollo de un trabajo en grupo con personas con un ele vado conocimiento de los equipos que se analizan, en cuanto al comportamiento de las variables contempladas en el algoritmo, con vistas a llegar al consenso en cada uno de los criterios analizados. [2] [3] [4] 3. SOFTWARE Por su carcter de actividad intermitente y por el gran volumen de datos que involucra, el mantenimiento requiere de una buena administracin como condicin indispensable para su manejo eficiente, tal vez en mayor medida que otras funciones que no estn afectadas por semejante atomizacin de la informacin.

La posibilidad de un gil acceso a sus archivos y la fluidez con que sean llevados a cabo su planeamiento, administracin y control, son herramientas vitales para su gestin y desembocan naturalmente en la necesidad de usar un software para darles soporte. Sobre la base de estos conceptos se desarroll un programa de apoyo al rea de Operaciones, de gran utilidad en la organizacin y el funcionamiento del Departamento de Produccin. El objetivo principal de un sistema integrado de mantenimiento radica en la realizacin, mediante el uso interactivo de la PC, de su planeamiento, programacin, lanzamiento y control, con el propsito de mejorar la efectividad de la funcin. Sus prestaciones deben perseguir entonces finalidades tcnicas, econmicas (minimizacin de costos) y de administracin de la gestin. Para el desarrollo del software se utilizaron las herramientas Apache como servidor web, MySQL como administrador de la base de datos, SQL como lenguaje de acceso a la base de datos y PHP como lenguaje de programacin que permite crear contenidos dinmicos en pginas html. 3.1. OBJETIVOS DEL SOFT El sistema persigue objetivos tales como: Disponer de archivos tcnicos actualizados y suficientemente completos. Posibilitar una consulta gil de tales archivos. Confeccionar automticamente el plan de mantenimiento preventivo. Planear la necesidad de mano de obra por especialidad. Administrar el mantenimiento mediante la emisin de rdenes de trabajo. Facilitar el armado de tales rdenes en pantalla, de manera que constituya una tarea simple y gil. Realizar en forma dinmica la programacin del mantenimiento, con el objeto de utilizar eficientemente los recursos disponibles para el logro de un mejor servicio. Viabilizar una administracin con un mnimo de papeleo. Controlar el cumplimiento de lo planeado y programado. Controlar la efectividad del mantenimiento. Disponer de historiales por equipos.

3.2. DESARROLLO DEL SOFT De acuerdo con los objetivos planteados, el sistema desarrollado ofrece toda la informacin necesaria en el momento oportuno, reduce el trabajo administrativo para mantenimiento y brinda muchas otras ventajas indirectas. Existen dos categoras de usuarios y cada una posee un men con opciones diferentes. El jefe de produccin posee categora 1, y los empleados de Operaciones tendrn todos categora 2. Cuando un usuario del sistema carga su nombre de usuario y su contrasea, el programa controla en forma automtica si es un usuario habilitado, si no lo es, no permite el acceso, de lo contrario, verifica automticamente a que categora pertenece dicho usuario y aparece en pantalla una botonera en el sector izquierdo de la pantalla con las opciones permitidas acorde a su categora. 3.2.1. CATEGORA 1: JEFE DE PRODUCCIN El Jefe de Produccin se encuentra habilitado para ver, cargar y modificar gran parte de los datos. Al ingresar al sistema, el men permite gestionar sobre tres grandes grupos de datos: trabajos pendientes, trabajos realizados e informacin general. 3.2.1.1. TRABAJOS PENDIENTES El software permite ver todos los trabajos pendientes, buscarlos por personal, por equipo o por establecimiento, asignar personal y fecha de agenda a los trabajos de mantenimiento preventivo e ingresar al sistema los trabajos de mantenimiento correctivo en el momento que sean solicitados por una institucin de salud. En el caso de que dicha institucin no se encuentre registrada en el sistema, ste permite el acceso directo de la institucin a travs de una opcin. 3.2.1.2. TRABAJOS REALIZADOS Los trabajos realizados por la empresa solamente podrn ser observados por el Jefe de Produccin. Se podrn ver todos los trabajos realizados y buscarlos por establecimiento, por personal o por equipo. 3.2.1.3. INFORMACIN Los datos aqu presentados podrn ser observados y modificados y, adems se permitir el ingreso de nuevos datos al sistema. Se podrn ver los establecimientos cargados en el sistema y la informacin correspondiente a cada uno, como por ejemplo direccin, telfono, director, etc.

Adems, existe la opcin de ingresar nuevos establecimientos al sistema y actualizar o corregir alguno de los datos ya registrados. Por otra parte, se podr observar los departamentos de cada establecimiento, cargar nuevos departamentos a un establecimiento determinado, observar los equipos existentes e ingresar nuevos en un establecimiento cualquiera, y tambin observar los equipos y registrar nuevos en un departamento en especial de cualquier establecimiento. Se podr observar, igualmente, un listado completo de toda la informacin de cada equipo cargado en el sistema, como por ejemplo tipo de equipo, marca, modelo, fecha de alta, ubicacin, etc. Estos datos podrn ser actualizados o corregidos en caso de que se hubiese cometido algn er ror en el momento en que fueron cargados. Se mostrar tambin un listado con todas las tareas de mantenimiento propias de ese equipo; se podrn agregar tareas al listado. Adems, se permitir registrar nuevos equipos en el sistema. Los datos correspondientes al personal asignado a las tareas de mantenimiento tambin podrn ser observados y modificados y se permitir, adems, el registro de personal nuevo en el rea de mantenimiento. La siguiente figura muestra una pgina con las opciones correspondientes.

3.2.2. CATEGORA 2: PERSONAL Cada empleado estar habilitado solamente para observar la informacin referida al desempeo de sus actividades. No podr modificar datos y slo podr ingresar al sistema aquellas tareas que l mismo realice. El men le permitir operar sobre sus trabajos pendientes y los trabajos ya realizados.

3.2.2.1. TRABAJOS PENDIENTES Se mostrar un listado de las tareas que el empleado que haya ingresado al sistema posea pendientes de realizar, los equipos en los que debe realizarlas, los establecimientos y departamentos en que se encuentran los equipos, y la fecha cuando realizarlas. Una vez concluida alguna tarea, el empleado deber grabarla por medio de una opcin y, de esta manera, la tarea pasar de trabajo pendiente a trab ajo realizado. 3.2.2.2. TRABAJOS REALIZADOS El empleado podr ver todas las tareas que l haya realizado, y adems, buscar las tareas realizadas en algn equipo en particular. Por ltimo, el empleado podr observar un listado con informacin de todos lo s equipos registrados en el sistema y tendr acceso al manual de cada equipo. La siguiente figura muestra una pgina con las opciones correspondientes.

4. CONCLUSIONES En la determinacin de los sistemas de mantenimiento a emplear en las entidades de salud, se aplican, por lo general, tcnicas basadas en un solo criterio, las cuales no responden a las exigencias reales del mantenimiento. El procedimiento de seleccin del tipo de mantenimiento orientado al riesgo es una herramienta de gran utilidad en equipos mdicos debido al alto nivel de riesgo que representa su fallo para los pacientes y/u operarios. Las soluciones propuestas en el presente trabajo son aplicables a todas las organizaciones de salud y demuestran la necesidad de replantear el sistema de mantenimiento de equipos del rea de electromedicina en estas organizaciones. El procedimiento analizado conlleva a un constante seguimiento del comportamiento de las variables analizadas en el mismo y un registro eficaz de las intervenciones de mantenimiento. Esto es de vital importancia ya que a pesar de que el anlisis realizado en este trabajo fue sobre una base cualitativa, dada la inexistencia de registros de los equipos, esto introduce a determinados mrgenes de errores que pueden ser eliminados, obtenindose como resultado una decisin ms confiable. Con referencia al software, contribuye notablemente a la organizacin y dota a la institucin que lo utiliza de flexibilidad, disminuye la burocracia, permite predecir y prevenir fallas traducindose esto en un ahorro significativo y permite el registro de todas las actividades, por lo que es de gran utilidad para el clculo de valores estadsticos de aplicacin, debido a todo esto, su utilizacin resulta de suma importancia. 5. BIBLIOGRAFA 1- Administracin moderna del mantenimiento. Lourival Augusto Tavares. 2- Calidad total en mantenimiento: mantenimiento productivo. Rafael Uribe Garca. 3- Nuevo enfoque y acciones a seguir frente al mantenimiento hospitalario. Liborio Montaa. 4- Mantenimiento predictivo. Gilberto Ros.