TABLA DE CONTENIDO Instalacin ..............................................................................................................................................................................2 Iniciar aplicacion...................................................................................................................................................................6 Panel Principal ......................................................................................................................................................................8 Copropietarios.......................................................................................................................................................................9 Proveedores.........................................................................................................................................................................27 Empleados............................................................................................................................................................................37 Bancos...................................................................................................................................................................................39 Facturacin a Propietarios...............................................................................................................................................

48 Configuracin ......................................................................................................................................................................65

Instalacin
Para instalar la aplicacin, pulse el botn Instalar GIC.exe.

y siga las instrucciones del instalador.

Se recomienda crear el icono para poder arrancar la aplicacin desde el escritorio.

Si tilda en Ejecutar Gestin Integral de Condominio GIC se ejecutara el programa al pulsar el botn Finalizar, de lo contrario deber ubicar el icono en el Men de Inicio y luego el sub-men Programas.

Importante a) Esta aplicacin ha sido desarrollada para trabajar bajo ambiente Windows, por lo cual los usuarios del mismo deben estar familiarizados con este ambiente de trabajo y conocer aspectos bsicos como: Uso del Mouse Manejo de ventanas (abrir, cerrar, minimizar, maximizar, moverlas con el mouse, etc.) Uso de botones Desplazamiento de datos dentro de una ventana, utilizando barras de avance horizontal y vertical b) Configuracin regional de Windows: La configuracin regional indica al sistema, cules son los parmetros que se deben utilizar para darle formato a los nmeros, fecha y hora del computador. La aplicacin requiere que la configuracin regional de Windows se encuentre configurada con los siguientes parametros:

Calculadora

Al pulsar en este botn se muestra la CALCULADORA que permite efectuar las operaciones de clculo que pudiera necesitar.

La ventana de la calculadora permanece abierta mientras que no se cierre. Cada vez que se pide una calculadora abre una nueva ventana.

Iniciar aplicacin

Al pulsar sobre este icono, se presentara una ventana que permite iniciar una sesin para un usuario autorizado.

Usuario: Seleccione el usuario que le haya sido asignado por el custodio de la aplicacin (el nombre del empleado es lo recomendado). Contrasea: Ingrese su contrasea de acceso. Entrar: Haga un clic con el botn izquierdo del mouse sobre este comando para confirmar la operacin. Cerrar: Haga un clic con el botn izquierdo del mouse sobre este comando para cerrar y salir de la aplicacin.

Ademas puede pulsar el boton cambiar contrasea que permite cambiar la contrasea del usuario seleccionado.

Al pulsar Aceptar vuelve a la ventana anterior en donde debe introducir la nueva contrasea. Si el usuario esta registrado y se ingreso la contrasea correcta, la aplicacin presentara el Panel Principal desde donde podr seleccionar las diferentes opciones segn sea el caso.

Panel Principal
El men principal presenta 6 pestaas de opciones que le permitirn realizar las actividades llevadas por la aplicacin. o o o o o o Copropietarios Proveedores Empleados Bancos Facturacin a Propietarios Configuracin

La ventana del Panel Principal muestra en todo momento el da, fecha y hora actual, as como tambin el usuario conectado, lo que ser utilizado para dejar registro de todas las actualizaciones de datos realizadas por este usuario en la Base de Datos. El botn de ayuda permite abrir un archivo (.pdf) con informacin para entender como utilizar la aplicacin.

Copropietarios

Al pulsar el botn Pago de Condominio se muestra la siguiente ventana:

Esta ventana permite localizar en forma rpida un copropietario, ya sea por cdigo de apartamento (tal como aparece en la placa de identificacin del edificio), as como tambin por el apellido del copropietario. Se debe hacer una seleccin en cualquiera de estas opciones de bsqueda. Aqu tambin puede actualizar los datos del copropietario (apellidos, nombres, cedula de identidad, telfonos, celular, e-mail). La ventana mostrara uno o varios apartamentos (en caso que una misma persona posea mas de un apartamento) segn la bsqueda seleccionada.

Al pulsar en la casilla de color verde se mostraran, si las hay, las cuotas pendientes de pago:

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Aqu se puede seleccionar las cuotas que sern tomadas en cuenta al pulsar el botn Calcular Total Cuotas a Pagar. Puede pulsar en la o las casillas de verificacion que desee o puede hacer click en el encabezado Selec cuota para seleccionar todas las cuotas; con un doble-click en el mismo encabezado se borran todas las selecciones.

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A pulsar el botn Calcular Total Cuotas a Pagar, se mostrara:

El monto RECIBIDO puede ser menor que el TOTAL A PAGAR en cuyo caso el programa calculara cuales cuotas pueden ser cubiertas, abonara el resto a la siguiente en orden y llevara el control del saldo. Si necesita hacer un clculo puede pulsar en el botn calculadora en cualquier ventana activa en donde aparezca el botn calculadora. Al pulsar el botn Procesar Pago se muestra la siguiente ventana:

En esta ventana aparece la fecha de pago (del da actual por defecto, pero puede ser cambiada), la serie y numero del recibo (asignado por el programa automticamente al pulsar el tabulador), al pulsar Aceptar se registra el recibo y pasa a la ventana "Recibos de Pagos de Condominio", a pedir los datos de los soportes del recibo registrado.

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Esta ventana permite ingresar los datos de los soportes del pago, tales como que el soporte es un deposito, un cheque o una transferencia; numero del soporte, Nombre del Banco, Cdigo de Cuenta Bancaria (para depsitos o transferencias). Pulse el botn "Agregar soporte" para poder ingresar los datos de cada soporte a registrar. Luego, pulse el botn "Guarde soporte" para salvar la informacin del soporte.

Puede pulsar el boton Agregar soporte para registrar otro soportes pero el monto TOTAL SOPORTES debe ser igual al monto en Total Recibido.

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Finalmente pulse el botn "Aceptar" para completar la operacin.

Tambin puede ANULAR el recibo en proceso en caso de que se haya daado al escribir en el talonario e igualmente puede CANCELAR toda la operacin para este recibo. Se puede imprimir el recibo en una impresora destinada para este fin (se debe activar la opcin correspondiente al configurar el programa).

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En la ventana Cuotas de Condominio

Al pulsar el botn Mostrar/Seleccionar Cargos/Pagos al Apartamento se muestra la siguiente ventana:

En esta ventana aparecen los cargos que corresponden nicamente al apartamento mostrado. Se puede seleccionar cualquiera de ellos (preferiblemente ir del cargo mas viejo al mas reciente). Pulse en Selecc., si el propietario desea pagar un cargo o desmarque si no se desea pagar este cargo.

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Finalmente pulse el botn Calcular Cargos a Pagar que mostrara la siguiente ventana

Al pulsar el botn Procesar Pago se muestra:

Esta ventana permite ingresar los datos del Recibo de Pago, tales como: Fecha de pago, serie y numero de recibo. Al pulsar Aceptar se procesara el pago y se presentara la misma ventana (Pg. 12) del caso de pago de una cuota normal de condominio.

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Luego de ingresar los datos del soporte se volver a la ventana Cuotas de Condominio .

Al pulsar el botn "Nuevo Dueo" se puede cambiar la pertenencia de un apartamento.

Al pulsar en la lista desplegable (), se pueden ver los posibles propietarios existentes en la base de datos. En caso de que el nuevo dueo NO EXISTA en la lista, se presenta la siguiente ventana:

Si pulsa Aceptar se muestra:

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Ingrese los datos requeridos y pulse Aceptar. (Datos obligatorios: Ced. Id, Apellidos y Nombres) - tratar en lo posible de completar al menos el telfono CANTV, celular y la direccin de correo electronico.Tambin puede Cancelar la operacin si asi lo desea.

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Adems hay dos botones que permiten ver detalles de la informacin del propietario que desea pagar sus cuotas de condominio.

Al pulsar el botn Mostrar Pagos de Cuotas se muestra:

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Al pulsar el botn Resumen Cargos Apartamento se muestra:

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Al pulsar el botn Solvencia de Condominio permite previo chequeo de pagos, emitir la respectiva solvencia.

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Al pulsar el botn

en la ventana del Panel Principal, se muestra:

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Al pulsar el botn

Se muestra la siguiente ventana, la cual permite completar la informacin de los soportes de un pago especifico. As como ver o escanear un cheque, deposito o transferencia.

En cualquier momento se puede escanear los soportes fsicos (cheque, deposito y/o transferencia) y asociar la ruta de ubicacin del archivo escaneado con el nmero de recibo. Tambin se puede ver detalles del recibo.

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Al pulsar el botn

se muestra:

Al pulsar el botn

se muestra:

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Seleccione los cheques a depositar y pulse el botn

Podra contar con una lista de los cheques a depositar con sus datos detallados.

Esta lista le servira para llenar las planillas de deposito en el banco respectivo. Se recomienda engrapar junto con el recibo emitido por el banco.

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Al pulsar el botn

se muestra:

Aqu debe seleccionar la Cta. Bancaria, el numero y la fecha de la planilla de deposito emitida por el banco. Pulsar el tabulador para colocar el cursor en el campo Banco (Detalle del Deposito Bancario) y finalmente pulsar el botn Registrar Deposito o cancelar para anular la operacin. Esto generara un deposito en la cuenta bancaria respectiva; lo cual se puede verificar en el modulo Bancos en el botn Control Bancario.

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Proveedores
Al pulsar la pestaa Proveedores en la ventana del Panel Principal se muestra:

Permite realizar los siguientes procesos sobre Proveedores de Bienes y Servicios: Registro / Pago de Facturas o o o o Facturas pagadas con Efectivo de Caja Chica Reposicin del Fondo de Caja Chica Facturas a pagar con Cheques (con o sin crdito) Cuentas por Pagar

Control y Seguimiento o o o o Buscar Proveedor (Datos) Buscar / Editar Factura Ver lo pagado a Proveedores (cheques) Seleccin de Informes

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Al pulsar el botn Facturas pagadas con Efectivo Caja Chica se muestra:

Al pulsar el botn Registrar factura se muestra:

Esta ventana permite ingresar los datos de la factura, tales como: Numero y fecha de la factura, trminos de pago, tipo y razn del gasto, monto, etc.. Finalmente pulse Aceptar para registrar la factura o puede pulsar Cancelar para que no se realice la operacin.

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Al pulsar el botn Preparar Relacin se muestra un resumen de la relacion de gastos pagados con Caja Chica (relacion actual):

El botn Verificar Detalles permite ver en pantalla las facturas pagadas:

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Al pulsar el botn se muestra la relacin de las facturas pagadas con la caja chica con la cual puede verificar que estn todos sus soportes.

Puede imprimir si lo desea; sin embargo esta relacin no es valida para REPONER EL FONDO

Si los datos de las facturas fueron correctamente registrados y cada factura tiene su correspondiente soporte entonces puede imprimir la relacin que deber ser entregada al encargado de reponer el fondo de Caja Chica; debidamente firmada y con los soportes necesarios.

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Reponer Fondo de Caja Chica

Finalmente, el encargado de reponer el Fondo de Caja Chica ingresa los datos del cheque entregado al encargado de registrar y pagar las facturas a los Proveedores.

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Al pulsar el botn se muestra un listado con todas las reposiciones de fondos de la Caja Chica.

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Al pulsar el botn Facturas pagadas con Cheques o Crdito se muestra:

Aqu se puede registrar facturas pagadas con cheques o facturas (notas de entrega) pendientes de pago.

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Permite ver o pagar los diferentes compromisos de pago con proveedores.

Para poder pagar a un proveedor, primero se debe elaborar un cheque de pago, para ello pulse el boton Mostrar Cheques por elaborar a Proveedores que mostrara la siguiente ventana:

Seleccione la/s linea/s del la/s factura/s que desee pagar y pulse el boton Generar Cheques luego de lo cual se vera el mensaje siguiente.

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Puede tambin buscar un PROVEEDOR por Nombre de Proveedor

Se muestra informacin como RIF, Ramo, direccin, telfono, fax, correo electrnico, sitio Web, y otros. Solo puede Borrar un proveedor si no tiene facturas asociadas en la base de datos.

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Adems puede Buscar / Editar una factura pulsando en el botn respectivo, lo cual mostrara:

Esta ventana permite buscar un proveedor por Nombre o por Numero de Factura, efectuar cambios de algunos datos.

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Empleados
Al pulsar la pestaa Empleados en la ventana del Panel Principal se muestra la siguiente ventana:

Al pulsar "Ver Empleados" se muestra:

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Al pulsar

se muestra:

Permite seleccionar la nomina a la cual se desea generar los cheque de pago, permite seleccionar a un empleado en especifico.

Luego de creada la pre-nomina se procede a pulsar el boton

Seleccione la Cuenta Bancaria que se utilizara para pagar los cheques y pulse Generar Cheques

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Bancos
Al pulsar la pestaa Bancos en la ventana del Panel Principal se muestra:

Al pulsar en Control Bancario aparece:

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Cuentas de Bancos

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Control de Movimientos

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Conciliacin de Movimientos

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Configuracion del modulo de Bancos

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El otro boton en el modulo de Bancos muestra esta ventana:

Permite imprimir cheques de Nominas asi como de Proveedores.

Se muestra a continuacion un ejemplo de un pago de un proveedor.

Debe seleccionar a la izquierda la factura a pagar y pulsar Imprimir cheque y Voucher, lo que genera los datos que pueden ser impresos en el respectivo cheque o ser utilizado como modelo de los cheques llenados a mano.

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Luego que el cheque es entregado a su beneficiario, quien como prueba de haber recibido dicho cheque debe firmar el respectivo comprobante, se debe asociar la factura pendiente de pago con el cheque con el cual se pago. Para ello se entra en Cuentas por Pagar, se busca la factura respectiva y se pulsa en el boton pagar ubicado al comienzo de la linea.

Luego de esta operacin aparecera un movimiento en banco como el siguiente:

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Puesto que esta factura se ha pagado al su beneficiario, el gasto ya puede ser facturado a los propietarios en el modulo de facturacion a Propietarios

En el proximo modulo se vera en detalle todo el proceso de facturacion.

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Facturacin a Propietarios
Al pulsar la pestaa Facturacin a Propietarios en la ventana del Panel Principal se muestra:

Al pulsar en el botn Preparar Avisos de Cobro se muestra la pestaa de Egresos, primera pestaa del Proceso de Facturacin:

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Proceso de Facturacin
Comprende las actividades que deben ser realizadas para poder completar la facturacin de cada mes. El Mes a facturar se muestra en letras grises (el mes cambia al procesar los Avisos de Cobro Definitivos para Impresin). Pasos (ver pestaas): 1. Egresos: PROCESAMIENTO DE EGRESOS 2. Ingresos: PROCESAMIENTO DE INGRESOS 3. Avisos de Cobro Definitivos para impresin 4. Informes (utilizados como apoyo o para soporte) PROCESAMIENTO DE EGRESOS: Para clasificar los gastos debe seleccionar la fecha a tomar en cuenta para traer solo las facturas desde esa fecha

y luego pulsar el botn, Clasificar Facturas segn origen del Gasto , con lo cual se mostrara:

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Al seleccionar una factura, se muestran los datos y se deja la opcin para distribuir a el destino que le corresponda.

Se puede distribuir una a una cada factura (egreso) a su respectivo destino: Conjunto, Sector, Edificio, Cuerpo (los dos ltimos tienen como destinos todos los apartamentos del Edificio o Cuerpo respectivo). Sin embargo, como la mayora de los egresos son distribuidos a todo el CONJUNTO, se dispone de una opcin separada para ello.

Esta opcin asigna todos los egresos al Conjunto, pero luego se deben deseleccionar aquellos egresos que no deban ser cargados a todo el Conjunto.

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La ventana siguiente muestra todas las facturas con el Destino C que ldistribuir el gasto a todo el Conjunto

Pero se puede deseleccionar cualquier gasto pulsando al lado del cuadro verde correspondiente.

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Al pulsar Distribuir solo lo har con aquellos gastos seleccionados, el resto deber hacerse con el mtodo uno a uno.

Al terminar de distribuir todos los gastos (facturas), pulsar Cerrar, lo cual nos devuelve a la pantalla anterior, en donde deber pulsar Distribuir Gastos del Conjunto a cada Sector,

que nos mostrara la distribucin final de los egresos.

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Distribucion de Egresos del Conjunto a cada Sector Adems de distribuir, se muestra en pantalla el resultado de esta distribucin para verificar que todo este correcto.

Puede imprimir este reporte para facilitar su verificacin.

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Cada Monto del Gasto de un egreso especfico se deriva de la distribucin y suma de los montos pagados por el Conjunto Residencial a sus diferentes Proveedores de Bienes y Servicios.

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La pestaa "Ingresos" permite registrar los ingresos que recibe el Conjunto Residencial.

Ingresos Cobrados como Alquiler locales Colegio, Uso Sala de Fiestas, etc., se deben totalizar MANUALMENTE para luego colocarlos en la casilla Monto del Ingreso del concepto correspondiente, como puede verse en la siguiente ventana.

Se puede eliminar cualquier ingreso (lnea) no deseado, pulsando el botn derecho del mouse en la flecha a la izquierda en la lnea y seleccionando cortar en el men.

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Ingresos por Cobrar: Cargos a Apartamentos (aplicar reglamento y otros) Por medio de esta ventana se puede ubicar el copropietario y/o apartamento con cualquiera de las opciones siguientes: Por cdigo, Por Apellido

Una vez localizado el copropietario y el apartamento buscado, se pulsa la casilla en color verde e inmediatamente se mostrara la siguiente ventana.

En esta ventana se ingresan los cargos al apartamento preseleccionado, selecciona el cargo (en la lista desplegable: Amonestacin, Gastos por Cheque Devuelto, etc.) y se ingresa el monto, el cual en algunos casos como para el Alquiler del Saln de Fiestas, no es necesario pues lo toma automticamente. Tambin es posible eliminar un cargo ya creado, pulsando el icono X a la izquierda de cada lnea.

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Luego de haber ingresado todos los cargos a los apartamentos correspondientes se procede a pulsar en el botn Ver Cargos por Apartamento para verificar todos los cargos registrados por apartamento (solo mes a facturar).

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Avisos de Cobro Definitivos para impresin (3ra. pestaa) Si todo esta correcto, se puede proceder a generar las RELACIONES definitivas para impresin; en caso contrario se borran y se repite el proceso.

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De manera automtica se generan varios reportes de apoyo: Estos deben pegarse en la cartelera de la Oficina de Condominio, tambin se pueden enviar a los propietarios por va de correo electrnico.

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Informes (4ta. Pestaa), otros Reportes pueden ser impresos con la siguiente ventana:

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Relacin de Condominio por Cobrar (utilizado antiguamente en CAJA para control manual, ahora ha sido sustituido por otra carpeta)

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Recibos pagados en mes cerrado.

NOTA: Estos reportes se justifican cuando no existe un sistema automatizado o en caso de que se presenten
muchas fallas de electricidad y no se disponga de un respaldo de batera (algunos de estos dispositivos dan hasta 8 horas de autonomia) o en su defecto que en la CAJA se trabaje con una LAPTOP con su batera en buenas condiciones (o sea que mantenga el equipo prendido al menos 45 minutos, algunas laptops dan de tres a cuatro horas de autonomia)

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Configuracin
Al pulsar la pestaa Configuracin en la ventana del Panel Principal se muestra la siguiente ventana:

Archivos Bsicos

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Configuracin de la Aplicacin

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Al pulsar el botn Imprimir Acta de Configuracin

, se muestra el Acta de Configuracin, la cual muestra los diferentes valores utilizados en el programa para realizar los clculos.
Esta acta deber ser impresa, firmada por el/los presidente/s de Junta/s y guardada por el encargado de la administracin como soporte.

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Otras Tablas importantes

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Respaldar Base de Datos

Esta opcin permite crear una copia de seguridad de las bases de datos del sistema. Recuerde esto: Solo es posible recuperar completamente datos que hayan sido respaldados anteriormente luego de cada jornada de trabajo.

Si la operacin de respaldo no se realiza, el mensaje ser: NO se pudo realizar el respaldo de la Base de Datos En este caso, intente de nuevo. Si no se puede realizar el respaldo, llame al proveedor del programa.

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