Excel 2010 intermedio

Semana 1

Referencias relativas y absolutas

Es de singular importancia entender el concepto de referencias relativas y absolutas, que se utiliza en Excel para el clculo de frmulas. Una referencia en Excel, identifica la posicin de una celda y le indica en dnde encontrar los valores que se utilizarn en una frmula.

En la grfica superior, en la celda C3 se ha introducido la frmula =A3*B3, que obtiene el producto de los valores en las celdas A3 y B3. En este caso estamos utilizando referencias relativas. Lo que significa que Excel, escribir en la celda C3 el resultado de multiplicar el valor que se encuentra dos columnas a la izquierda, por el valor que se encuentra una columna a la izquierda de C3. Si se arrastra la frmula a la celda C4, se obtendr el producto de los valores las celdas A4 y B4, que se encuentran ubicados dos columnas a la izquierda y una columna a la izquierda de C4 respectivamente.

Excel copia la mencionada frmula y la ajusta de tal forma que el resultado siempre sea el producto de los valores ubicados, dos y una columna a la izquierda de la celda donde se copie la frmula.

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Ahora considere el caso en el que se necesita que uno de los valores que intervienen en la frmula permanezca constante o fijo. Por ejemplo, se quiere que en la columna C aparezca la tabla del 10. Para ello, en la celda C3 escriba la frmula =A3*$C$3 y posteriormente arrastre la frmula.

Observe las diferencias en la formulacin. La referencia a la celda B3, tiene ahora un par de signos de dlar ($), lo que se conoce como referencia absoluta. En este caso Excel multiplicara siempre el valor que encuentre en la celda B3, por el valor de la celda ubicada dos columnas a la izquierda de la celda C donde se halla copiado la frmula. Para convertir una referencia relativa a una absoluta en una frmula, se selecciona en la barra de frmulas la celda que se quiere fijar, tal como se muestra en la siguiente grfica y se oprime la tecla F4.

Se propone como ejercicio calcular el valor del IVA en la siguiente tabla de productos, utilizando referencia absoluta a la celda B1, que contiene el valor del IVA.

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Series
Es muy comn en el trabajo con Excel, encontrarse con la necesidad de rellenar un rango de celdas con valores que cumplen con ciertas condiciones. Por ejemplo, numerar un listado de personas, listar los meses del ao, escribir los das de la semana, escribir los elementos de una serie geomtrica, rellenar un rango con los nmeros impares, etc. Dependiendo del tipo de datos con los que se est trabajando, existen varios mtodos para ejecutar estas tareas.

Auto llenar
La funcin auto llenar permite de manera simple copiar en muchas celdas un dato, ya sea este numrico, de fecha o texto. Para ello es necesario seleccionar la celda que contiene el dato a copiar y ubicar el puntero del ratn en la esquina inferior derecha de la celda, hasta que ste se convierta en un signo mas (+), tal como se ilustra en la siguiente grfica:

Posteriormente, y, con clic sostenido se desplaza el ratn sobre las celdas donde se desea copiar los datos. Observe que slo se puede desplazar el ratn sobre la fila o sobre la columna.

Excel cuenta con series de datos predefinidas. Considere el caso en el que debe llenar un listado con los das de la semana o los meses del ao. Para ello slo debe escribir el da o el mes inicial y utilizar la funcin de auto llenado de la misma manera que en el ejemplo anterior.

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Si lo que se quiere es obtener una serie lineal numrica, se debe introducir al menos 2 de los primeros nmeros de la serie; seleccionar las dos celdas que los contienen y efectuar el procedimiento de auto llenado descrito anteriormente. Par ver su funcionamiento, en la celda A1 escriba el nmero 1 y en la celda B1 escriba el nmero 3.

Seguidamente seleccione ambas celdas y ubique el puntero del ratn en la esquina inferior de la celda B1, y con clic sostenido desplace el ratn hasta la celda E1. El resultado obtenido ser la serie: 1, 3, 5, 7 y 9.

Pruebe ahora introduciendo en las celdas A1 y B1 fechas como por ejemplo 13/04/2012 y 14/05/2012. Use la funcin de auto llenado y observe los resultados.

Herramienta Rellenar
En el grupo Modificar de la ficha Inicio, Excel trae una herramienta que permite rellenar series de acuerdo con varios tipos de datos y criterios disponibles.

Dando clic en la lista desplegable de la herramienta Rellenar, se obtiene un cuadro de dilogo que permite configurar el tipo de serie deseado:

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El grupo Series en, permite definir si los datos de la serie se ubicarn a lo largo de la fila o de la columna. Si se selecciona Filas, la serie se escribir en las celdas ubicadas a la derecha de la celda que contiene el primer elemento. Si por el contrario se selecciona Columnas, los datos de la serie se colocarn hacia debajo de la celda que contiene el primer elemento. En el grupo Tipo, como su nombre lo dice, se especifica el tipo de serie deseada. El grupo Unidad de tiempo, slo es aplicable cuando el tipo de serie es cronolgica y permite especificar si lo que se quiere es una serie de fechas, fechas de das laborables (Lunes a Viernes), meses, o aos. La opcin Tendencia, slo aplica a los tipos de serie Lineal y Geomtrica. Para ello se debe tener al menos dos valores iniciales de la serie, y, Excel se encarga de calcular el incremento que hay entre ellos, y, con ese valor, rellenar el rango de celdas que se ha seleccionado. En la casilla Incremento se define el salto o la razn para series lineales, geomtricas o cronolgicas. Finalmente, en la casilla Lmite se define el ltimo valor que se quiere tener en la serie. Es importante anotar que para utilizar la funcin series anteriormente descrita, es necesario seleccionar una celda en la que previamente se haya escrito el valor inicial de la serie. A continuacin se ilustra con ejemplos, cada una de las opciones.

Serie lineal
Se quiere generar en la columna A de una hoja de Excel, una serie con los nmeros impares desde 1 hasta 15

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Para lo anterior realice los siguientes pasos:

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Escriba en la celda A1 el valor inicial de la serie, es decir 1. Seleccione la celda A1 Clic en Inicio, Rellenar, Series y escoja las siguientes opciones en el cuadro de dilogo y finalmente oprima el botn Aceptar:

El resultado debe ser el siguiente:

Serie geomtrica
Una serie geomtrica simple, es aquella en la que cada elemento es igual al elemento anterior, multiplicado por un valor constante. Ese valor constante se conoce como razn de la serie. Por ejemplo, la serie 3, 15, 75, 375 y 1875 es una serie geomtrica de razn 5. Para generarla escriba por ejemplo, en la celda A1 el valor 3. Seleccione la celda y utilizando la herramienta series, defina los parmetros de la siguiente forma:

Observe que el incremento se ha definido como 5, que corresponde a la razn de la serie.

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Serie cronolgica
El tipo de serie cronolgica tiene cuatro opciones:

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Fecha: Sirve para generar una serie de fechas que se incrementarn en n das, dependiendo del valor definido en el parmetro incremento. Por ejemplo, si se desea obtener una serie que muestre las fechas de los das lunes comenzando por el lunes 2 de abril de 2012 y hasta el 7 de mayo de 2012, se debe escribir en una celda el valor de la fecha inicial, es decir, 02/04/2012, seleccionar la herramienta series y establecer sus parmetros de la siguiente manera:

Da laborable: Esta opcin genera una serie con las fechas de los das laborables (lunes a viernes), comenzando por la fecha definida como inicial y terminando con la fecha establecida en el lmite del parmetro.

Mes y Ao: Estas dos opciones funcionan de manera similar a la opcin Fecha, excepto que el incremento corresponde a 30 das y 365 das respectivamente. Observe los resultados de la siguiente configuracin:

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Validacin de datos
La validacin de datos es una herramienta til cuando se quiere controlar los tipos o el valor de los datos que los usuarios de una hoja de clculo pueden escribir en una celda o en un rango de celdas definido. Esta herramienta impide que se introduzcan datos diferentes a los considerados vlidos, que pueden estar limitados a nmeros enteros, decimales, rangos de fecha y hora, longitud de texto, listas, etc. Se puede adems configurar mensajes que guiarn al usuario para que introduzca datos vlidos.

La funcin se encuentra en el grupo Herramientas de datos, de la ficha Datos, tal como se ilustra en la grfica superior. El cuadro de dilogo est compuesto por tres pestaas:

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En la pestaa Configuracin, se especifican los parmetros que definen el tipo y los valores de los datos considerados como vlidos.

La pestaa Mensaje de entrada, permite definir un mensaje que se desplegar cuando el usuario seleccione la celda restringida. Es all donde se escriben instrucciones e indicaciones para que el usuario entienda qu tipo de valores se espera que introduzca.

La pestaa Mensaje de error, se utiliza para configurar un mensaje y definir las acciones que ejecutar Excel, en el caso de que se introduzcan datos no vlidos. Hay tres opciones para este cuadro de dilogo:

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Detener: Esta opcin impide que el usuario ingrese datos no vlidos en una celda restringida. El usuario solo puede escoger entre dos opciones: Reintentar o Cancelar.

Advertencia: No impide que el usuario escriba datos invlidos. Simplemente advierte que los datos que ha escrito no son vlidos. El mensaje de alerta tiene tres opciones: S para aceptar la entrada de datos no vlida, No permite editar la informacin escrita en la celda y Cancelar si el usuario quiere eliminar el dato incorrecto.

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Informacin: Trabaja de forma similar a Advertencia, permitiendo ingresar datos no vlidos. El usuario tiene dos opciones: Aceptar el valor invlido o Cancelar para eliminarlo.

A continuacin se ilustra con ejemplos, algunas de las opciones presentes en los criterios de validacin.

Validacin de datos enteros o decimales

Este tipo de validacin permite restringir los valores que el usuario introducir a una de las siguientes opciones:

Por ejemplo, se quiere que en el rango de celdas A1:A5, slo se puedan ingresar datos de tipo entero, que estn entre 5 y 15, incluyendo los extremos. Se quiere tambin que al seleccionar una de las celdas restringidas se despliegue el mensaje: Ingrese por favor un nmero entero entre 5 y

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15; y que, si se introduce un dato invlido, se genere un mensaje de error Detener. Para resolver este problema se deben realizar los siguientes pasos previos y posteriormente configurar las tres pestaas del cuadro de dilogo validacin de datos: Seleccione las celdas A1:A5 De clic en Validacin de datos del grupo Herramientas de datos de la cinta Datos.

Pestaa Configuracin:
D clic en la pestaa Configuracin En la casilla Permitir seleccione Nmero entero En la casilla Datos seleccione la opcin Entre En el cuadro Mnimo, introduzca 5 En el cuadro Mximo, escriba 15

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Pestaa Mensaje de entrada

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D clic en la pestaa Mensaje de entrada En el cuadro Ttulo escriba una frase que describa el tipo entrada permitida En el cuadro Mensaje de entrada, escriba: Ingrese por favor un nmero entero entre 5 y 15 Asegrese de que est seleccionada la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda

Pestaa Mensaje de error

De clic en la pestaa Mensaje de error Seleccione en la casilla Estilo, la opcin Detener En la casilla Ttulo escriba: Error En la casilla Mensaje de entrada escriba: El dato ingresado no es vlido !!!

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Para ver el funcionamiento, en una de las celdas restringidas ingrese valores vlidos y no vlidos y observe los resultados.

Validacin de datos de fecha y hora

Se puede hacer validacin de datos de hora o fecha. Estos dos tipos de validacin admiten los mismos parmetros que la validacin de enteros o decimales. Se puede por ejemplo, validar que una fecha est dentro de un rango determinado, o que una hora introducida en una celda o un rango de celdas sea mayor a una hora dada, etc. En la siguiente grfica se muestran los parmetros de la ficha de configuracin para que una fecha introducida en las celdas donde se aplica la validacin, sea mayor o igual al 14 de abril de 2012.

Las pestaas de Mensaje de entrada y Mensaje de error se configuran de manera similar a la ya explicada.

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Validacin de longitud de texto

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Esta validacin como su nombre lo indica, permite validar que el nmero de caracteres introducido en una celda cumpla con ciertos criterios. Funciona de manera similar a las validaciones ya explicadas. Por ejemplo, la siguiente configuracin, valida que la longitud de un texto introducido en una celda est entre 10 y 25 caracteres:

Validacin de Lista
La validacin de Lista es tal vez una de las ms tiles. Permite validar que un dato introducido en una celda corresponda a valores previamente definidos en lo que se conoce como una lista. Para ilustrar su utilizacin considere el caso la hoja de Excel de la grfica siguiente. Se necesita que el usuario complete el campo Producto, de la columna A nicamente con alguno de los valores que se encuentran en las celdas E2:E6.

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Al aplicar la validacin de datos de Lista, y, al seleccionar una de las celdas, Excel mostrar una lista desplegable con los valores vlidos, donde el usuario podr escoger el dato que desee.

Para lograr lo anterior realice los siguientes pasos: Seleccione la celda o el rango de celdas que desea validar. En este caso seleccin las celdas A3:A10 De clic en Validacin de datos del grupo Herramientas de datos de la cinta Datos.

D clic en la pestaa Configuracin En la casilla Permitir seleccione Lista

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D clic en el icono ubicado a la derecha de la casilla Origen, lo que le permitir seleccionar las celdas que contienen los valores vlidos. Seleccione las celdas E2:E6 Asegrese que las opciones Omitir blancos y Celda con lista desplegable estn seleccionadas. Finalmente oprima el botn Aceptar.

Observe que la casilla Origen contiene referencias absolutas. Despus de realizar los anteriores pasos seleccione una de las casillas con validacin y observe los resultados.

Vale la pena anotar que la lista no necesariamente debe estar en la misma hoja. Los mensajes de entrada y de error se configuran de la forma ya explicada. Si el usuario en escribe manualmente un valor que no se encuentre en la lista, Excel desplegar el mensaje de error configurado.

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Taller
LapapeleraXYZutilizaparaadministrarsusventasellibrodeExcel denominadobaseTaller1.xlsx,queestcompuestopor4hojasdondesetienenlos datosdeProductos,Vendedores,ClientesyVentas.Eltallerconsisteen realizarlassiguientestareassobrelahojaadecuadayutilizandolaolas funcionesqueseindiquen. Ejercicio 1 LahojaProductoscontienelosdatosdelos535productosquemanejala papelera.ElgerentequierequeutilizandolafuncinAutollenar,detalforma queelprimerproducto,esdecir,ACETATOPARAFOTOCOPIADOCARTA,tengael cdigo1001,elsiguienteelcdigo1006yassucesivamente.Elltimoproducto tendrelcdigo3671.( 10%) Ejercicio 2 SeestimplementandolahojadeVentasdelapapelera.Senecesitaque utilizandolaherramientadevalidacinadecuada,enlasceldasA3:A22el usuarioslopuedaescribiruncdigocompuestopor5caracteres.Porejemplo F0001.( 10%) Ejercicio 3 Lapapeleraharfacturacinsemanaltodoslossbados,porloqueenla columnaFechayutilizandolafuncinRellenarSeries,sedebegenerarun listadoquecontengalasfechasdelossbadoscomenzandoporel14deabrilde 2012.( 20%) Ejercicio 4 ParaintroducirdatosenlascolumnasVendedoryProducto,delamismahoja Ventas,sedebeutilizarvalidacindelistas,detalformaquealseleccionar unaceldadevendedor,Excelmuestrelalistadesplegableconloscdigosdelos vendedoresubicadosenlahojadelmismonombre.Lomismosequiereparalas celdasproductos,detalformaquealseleccionarunadeesasceldasse desplieguelalistacontodosloscdigosdelahojaproductos.( 30%) Ejercicio 5 EnlascolumnasCantidadyVrUnitario,sedebehacerlonecesarioparaqueen esasceldaselusuarionopuedaingresarvaloresnegativos.( 20%) Ejercicio 6 Finalmente,enlacolumnaIVAsedebecalcularelvalordelIVA,teniendoen cuentaquesedebehacerreferenciaabsolutaalaceldaB2,quecontieneel valoractualdeesteimpuesto.( 10%)

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