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PRINCIPALES LOGROS 1. Documentacin de Sistemas.

- Se han definido y empleado formatos para documentar los requerimientos de Sistemas, manuales de usuario y actas de entrega. Esto permite formalizar y dejar constancia del trabajo realizado en trminos de desarrollo de sistemas y tambin involucra a los usuarios en las etapas de definicin del sistema y aceptacin del producto terminado, pues ellos firman los documentos como muestra de conformidad con el contenido de los mismos. 2. Implementacin de opciones de seguridad.- El control de la seguridad en el acceso al sistema era muy superficial porque se daba acceso a cada mdulo en su totalidad. Se modificaron los siguientes mdulos: a. Mdulos Tesorera y Asociados.- Se defini la seguridad por opciones de la barra horizontal del men en lugar de por la totalidad del mdulo. Es decir, ahora es posible dar acceso a estos mdulos ya sea en forma total, o tambin en modo de consultas y reportes. b. Mdulo de Contabilidad. Se defini la seguridad en dos niveles. El primer nivel es igual al indicado en a), pero adems se implement un segundo nivel donde se brinda acceso por cada pantalla del mdulo. Esto para que los asistentes de contabilidad tengan acceso slo a trabajar la informacin de acuerdo a la funcin que cada uno de ellos realiza. 3. Verificaciones del sistema.- Las verificaciones (o validaciones) son importantes en un sistema porque permiten que la informacin est correctamente ingresada en la pantalla antes de grabar en la base de datos, para no incurrir en incoherencias u omisiones (como no ingresar al sistema un nmero de DNI por ejemplo). a. Para completar la ficha del asociado.- De acuerdo a la verificacin implementada en el sistema, el mdulo de asociados no permite grabar los datos de un asociado si no se ha completado el ingreso de los datos principales en la pantalla (definidos en ese entonces con la Sra. Fabiola del Solar) b. Para evitar incoherencias en la informacin.- Se implement que el sistema no permita asignar un mismo locker a ms de un socio y que muestre una alerta cuando un locker est asignado a un socio retirado ms de 90 das. En el caso de los nmeros de depsitos indicados en faxes enviados por los asociados, ahora el sistema no permite registrar dos o ms veces el mismo depsito, pues realiza una verificacin interna. 4. Estados de cuenta corriente Asociados.- Este trabajo se ha desarrollado en forma integral porque se han recogido aportes del departamento de Asociados, Tesorera, Gerencia y especialmente Contabilidad. Adems, como proyecto no slo ha considerado la impresin de un reporte, sino adems que las cifras de este reporte sean coherentes con el Anlisis de Cuentas de la contabilidad.
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Con el estado de cuenta corriente se ha logrado conciliar al detalle la informacin de saldos por cobrar de asociados activos con la informacin de contabilidad. Es decir la contabilidad tiene ahora un sustento claro y preciso en el cual se basan las cifras de asociados activos. Fue necesario realizar unos cuadres previos para igualar la informacin de contabilidad al 31 de Diciembre de 2003 con lo obtenido desde el mdulo de asociados al detalle. En los meses siguientes todava se reportaron diferencias entre los estados de cuenta y la contabilidad, en vista de lo cual se trabaj conjuntamente con Contabilidad en investigar y solucionar estas diferencias, habindose logrado al 31 de Marzo de 2004 tener la informacin conciliada con 0 (cero) diferencias. El objetivo es llegar ms all de los procesos mensuales e integrar cada vez ms la informacin de asociados y tesorera con la contabilidad, para lo cual se tiene la intencin de realizar cierres diarios que no slo involucren a las cajas sino tambin a Contabilidad; es decir a caja cerrada, la contabilidad correspondiente a dichas cifras queda cerrada tambin. 5. Correcciones al Sistema.- Se realizaron algunas correcciones al sistema WISAC como parte de los objetivos de optimizacin. Por ejemplo, la contabilizacin de las planillas de cobranza no generaba los asientos con las cuentas correctas o incurra en omisiones que en algunos casos ocasionaba que se generen descuadres entre lo contabilizado y lo reportado en la planilla del cajero. En algunos casos estos errores repercutan tambin en las cifras reportadas por el estado de cuenta corriente. Las correcciones respectivas fueron desarrolladas e implementadas en el Sistema. 6. Otros para Contabilidad.- Se trabaj adems en tres proyectos importantes para contabilidad. a. Seguridad del Cierre Contable.- Los cierres de contabilidad que se realizaban en el Sistema (en la opcin Cierre Mensual) no cerraban completamente el mes contable, pues se detect que an despus de cerrado el mes era posible introducir o modificar asientos. Se realiz una revisin de todas las pantallas que permiten generar o modificar asientos y se modific los programas para no permitir ingresar asientos en meses cerrados. Con esto se ha logrado que las cifras de los estados financieros no se muevan, sino que permanezcan definitivas an con el paso de los meses. b. Asiento de Apertura.- Para la apertura contable del ao 2004 se proces el asiento de apertura utilizando el Sistema WISAC. Sin embargo este asiento mostraba inconsistencias, especialmente en las cuentas contables relativas a asociados. Se realizaron diversos cruces de informacin y verificaciones para tratar de obtener estas cifras, sin embargo, finalmente se opt por tomar como base la informacin del mdulo de asociados, y se construy un asiento de cuadre.
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Con ello se logr obtener los saldos contables finales al 31 de diciembre 2003 en forma detallada. c. Provisin de Cobranzas dudosas.- Son reportes que elabora contabilidad a partir de informacin sobre morosidad obtenida desde el sistema WISAC. Estos reportes han venido trabajndose en Excel. Actualmente ya se encuentran disponibles en el Sistema. Contabilidad est cruzando la informacin de los reportes Excel contra los nuevos reportes del Sistema para dar la conformidad definitiva. Con esto se lograr reducir los tiempos que demanda construir estos cuadros y dar mayor rapidez al cierre contable.

I.

RECOMENDACIONES 1. Se requiere ms que un programador, un Jefe de Proyectos o Analista de sistemas que trabaje directamente con los usuarios en identificar sus necesidades y definir los requerimientos (100% de su tiempo). Esta posicin reportara directamente a Gerencia. Por ejemplo, en algunas entidades del sector pblico y privado existe un departamento de desarrollo de sistemas que reporta directamente a Organizacin y Mtodos. 2. Debera darse prioridad a aquellos temas que tengan que ver con errores o inconsistencias producidas por el Sistema. 3. Es necesario implementar un sistema (puede ser manual) de soporte y atencin a usuarios, que permita realizar un seguimiento a las labores diarias realizadas por el departamento de sistemas. De esta manera el trabajo del personal de Sistemas quedar registrado en documentos y dicha informacin podr aprovecharse a futuro para tomar las medidas preventivas o correctivas pertinentes. Por ejemplo si en el registro de trabajos de Sistemas se indica repetidas veces una atencin al mismo usuario en el uso del Excel, podra concluirse que dicho usuario requiere urgente una capacitacin en Excel. 4. Una vez definido el requerimiento debe elaborarse un plan de actividades (recursos y tiempos) para implementar la solucin. Debe informarse a los usuarios acerca de los planes que se encuentren en ejecucin. Asimismo tambin debe indicarse claramente en la definicin de cada plan la participacin de los usuarios con la finalidad de que estos estn comprometidos e identificados con el objetivo. En ocasiones el no indicar claramente las tareas que son responsabilidad de los usuarios origina retrasos en los proyectos, pues algunos usuarios tienen la idea que el cumplimiento del proyecto es responsabilidad nica de Sistemas. 5. Cada procedimiento administrativo debera basarse en los estatutos del Club. Por lo tanto, los procesos dentro del sistema tambin deben basarse en los estatutos. Por otro lado, los procedimientos deben ser simples y claros para
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evitar interpretaciones diferentes. Si los procedimientos no son complicados, el sistema tampoco ser complicado y ser ms sencillo el anlisis, el diseo y la programacin.

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