1INTRODUCCIN AL MANUAL DE USUARIO.......................................................... 4 1.1 Objetivo del documento. ................................................................... 4 2 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA .......................................................................... 4 2.1 2.2 2.

3 Actualizar Sociedad CO..................................................................... 4 Rangos de nmeros para documentos de la Sociedad CO ........... 6 Actualizar versin .............................................................................. 6 3 DATOS MAESTROS ........................................................................................ 8 3.1 Datos maestros de Clases de Coste ................................................ 8 Crear clase de coste individualmente....................................... 9 Crear clases de coste automticamente................................. 11 Grupos de Clases de Coste ..................................................... 13 Tratamiento colectivo de Clases de Coste. ............................ 15 Informe de datos maestros de Clases de Coste. ................... 15 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.1.5 3.2 Datos maestros de Centros de Coste. ........................................... 17 Jerarqua estndar de Centros de Coste. ............................... 17 Crear Centro de coste .............................................................. 18 Grupos de Centros de Coste. .................................................. 21 Tratamiento colectivo de Centros de Coste ........................... 22 Informe de datos maestros de Centros de Coste. ................. 23 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.2.5 3.3 Datos maestros de rdenes ........................................................... 24 Creacin de grupos de rdenes. ............................................. 25 Gestin de rdenes. ................................................................. 26 3.3.1 3.3.2 Manual CO Pg. 1 de 59

3.3.3 3.4 Tratamiento colectivo de rdenes........................................... 27 Datos maestros de Valores estadsticos ....................................... 29 Creacin de datos maestros de valores estadsticos............ 29 Actualizacin de listas: crear, modificar y borrar. ................. 30 Grupos de valores estadsticos............................................... 31 Informe de datos maestros de valores estadsticos.............. 31 3.4.1 3.4.2 3.4.3 3.4.4 3.5 Datos maestros de Clases de Actividad. ....................................... 32 Creacin de datos maestros de Clases de Actividad:........... 32 Tratamiento colectivo de Clases de Actividad. ...................... 35 Grupo de Clases de Actividad. ................................................ 35 Informe de datos maestros de clases de actividad ............... 35 3.5.1 3.5.2 3.5.3 3.5.4 4 PLANIFICACIN DE CENTROS DE COSTE / ORDENES....................................... 35 4.1 4.2 4.3 Versiones de planificacin.............................................................. 36 Claves de distribucin..................................................................... 37 Ejemplo prctico con pantallas de SAP R/3. ................................. 38 Planif. Clases de Coste/Consumo de Actividad..................... 39 Planificacin de Clases de Actividad...................................... 40 Planificacin de valores estadsticos. .................................... 41 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.4 4.5 Ciclos de reparto. Distribucin y subreparto plan. ....................... 41 Ayudas a la planificacin. ............................................................... 42 Copiar planificacin.................................................................. 42 Copiar real a plan...................................................................... 43 4.5.1 4.5.2 Manual CO Pg. 2 de 59

4.6 5 Revaluacin...................................................................................... 44 CONTABILIZACIONES REALES ....................................................................... 44 5.1 5.2 5.3 5.4 Realizacin de traspasos de Costes. ............................................. 44 Traspaso de partidas individuales ................................................. 45 Imputacin de costes manual......................................................... 47 Ciclos de reparto.............................................................................. 49 Concepto de ciclo de reparto................................................... 49 Tipos de ciclos de reparto........................................................ 49 Creacin y modificacin de ciclos para valores reales......... 51 Modificacin de ciclos de reparto. .......................................... 56 Bloqueo y borrado de ciclos.................................................... 56 Creacin y modificacin de variantes..................................... 57 Ejecucin de ciclos................................................................... 58 Partidas individuales en la ejecucin de ciclos. .................... 59 Anulacin de ciclos. ................................................................. 59 5.4.1 5.4.2 5.4.3 5.4.4 5.4.5 5.4.6 5.4.7 5.4.8 5.4.9 Manual CO Pg. 3 de 59

1 Introduccin al manual de usuario. 1.1 Objetivo del documento. El objetivo de este documento es ofrecer al usuario una gua operativa del mdulo de Controlling del sistema SAP R/3, poniendo de manifiesto los aspectos especficos para conseguir una eficaz gestin de los costes. 2 Estructura organizativa Dentro de este apartado definiremos aquellos parmetros relevantes dentro del rea de Controlling de gastos generales. Ruta de acceso: Herramientas / Acelerated SAP / Customizing / Tratamiento de Proyecto / IMG de referencia / Controlling / Controlling General / Organizacin. Dentro de este apartado tenemos tres pasos: Actualizar Sociedad CO/ Actualizar rangos de nmeros para documentos CO / Actualizar versiones. 2.1 Actualizar Sociedad CO La Sociedad CO es la unidad organizativa dentro de la cual se lleva a cabo la contabilidad analtica. La Sociedad CO puede incluir una o varias Sociedades FI. Todas las Sociedades FI dependientes de la Sociedad CO, debern tener idntico Plan Contable y Variante de ejercicio. Datos bsicos Hacemos doble click en la Sociedad de costes que corresponda o en entradas nuevas. Manual CO Pg. 4 de 59

Descripcin de campos: Soc. -> Soc. CO: Si La sociedad de coste es anloga a la sociedad FI o la Sociedad de costes permite el clculo de costes a nivel multisociedades. Tipo de moneda: Moneda que se utilizar en la sociedad de costes. Las distintas sociedades que integren la sociedad CO no tienen por que tener la misma moneda, por eso nos da las siguientes opciones: 10 Moneda de sociedad 20 Cualquier moneda 30 Moneda grupo 40 Moneda fuerte 50 Moneda ndice 60 Moneda sociedad GL Plan de cuentas y variante de ejercicio: El mismo que el de las sociedades FI que la integren. Jerarqua estndar: Grupo de Centro de Coste que representa la estructura de la empresa. Componentes e indicadores de control Los componentes e indicadores de control activan o desactivan determinadas funciones parciales de la contabilidad de costes. Hay que hacerlo para cada ejercicio (haciendo doble click sobre el ejercicio). Asignacin de sociedades Se asignarn a la Sociedad de Costes creada las Sociedades financieras que se quiera, siempre y cuando tengan el mismo plan contable y la misma variante de ejercicio. Manual CO Pg. 5 de 59

2.2 Rangos de nmeros para documentos de la Sociedad CO El sistema crea un documento numerado para cada contabilizacin analtica y para cada ejercicio. Los nmeros de documento son nicos para cada Sociedad CO. Este contador de documentos es independiente de los contadores del mdulo financiero, y no tienen por qu coincidir. En el sistema de costes las distintas actividades que se pueden realizar, se clasifican por transacciones (operaciones). Los rangos de nmeros se asignan a grupos de transacciones que son libremente definibles. En primer lugar, hay que definir los grupos teniendo en cuenta que las transacciones del mismo grupo van a usar nmeros consecutivos del intervalo, y despus asignar a cada grupo los intervalos. Estos nmeros slo tienen carcter informativo, para seguimiento de operaciones internas de contabilidad analtica. Pulsamos el botn Grupos pasaremos a visualizar los grupos actuales: Para crear un grupo nuevo accedemos mediante el acceso Grupo / Insertar. Le daremos una denominacin y le indicaremos que rango de nmeros va a utilizar, as como desde que nmero empieza. Para asignar las operaciones a cada grupo marcamos el grupo en cuestin y las operaciones a asignar en ese grupo, pulsando despus asignar elemento a grupo. 2.3 Actualizar versin Al crear una sociedad CO, el sistema crea la versin plan 0, vlida para cinco ejercicios contables. En lo referente a datos reales el sistema utiliza la versin 0, pero esta versin tambin admite planificacin. Manual CO Pg. 6 de 59

Pero adems en R/3 pueden convivir varias planificaciones que correspondan a distintos escenarios, p.ej. una planificacin optimista, una pesimista, otra ms probable, una revisada. Los datos de cada una de ellas se almacenan separadamente en distintas versiones plan. Acceso (seleccionando una versin): Opciones para sociedad CO / Opciones por ejercicio: Hacemos doble click sobre el ejercicio a tratar: Descripcin de campos: Bloqueo de la versin plan: En las versiones bloqueadas no se pueden modificar los valores plan. Si es necesario, puede eliminar el indicador de bloqueo y volver a ejecutar las modificaciones en el plan. Integracin plan: Controla si los datos plan se transmiten de la contabilidad de centros de coste y de la contabilidad de costes por procesos a otras aplicaciones (p. ej. ledger especiales o centros de beneficio) y si en cada modificacin de datos plan se escriben documentos de partidas individuales. Liberar o no la versin plan para copias: Indicador que define si esta versin se puede utilizar o no como modelo para crear valores para otra versin en una operacin de copia. Introduccin de tipos de cotizacin para conversiones de moneda: Clave con la que puede almacenar tipos de cambio en el sistema. Activacin de la integracin de planificacin y divisin de partidas individuales plan: Controla si la planificacin de una orden CO / elemento PEP est integrada en una versin plan con la planificacin de centros de coste o de procesos empresariales. Parametrizaciones para la determinacin de tarifas: Este indicador controla el procedimiento que hay que utilizar para determinar la tarifa de una clase de actividad. Manual CO Pg. 7 de 59

3 Datos Maestros 3.1 Datos maestros de Clases de Coste Clases de coste primarias Las Clases de Coste primarias son objetos de coste dentro del Controlling, que se identifican unvocamente con los conceptos de gasto / ingreso del plan de cuentas de la empresa. Una Clase de Coste primaria, por tanto, es la representante de una cuenta contable dentro de la operativa de la contabilidad analtica, identificndose con el mismo cdigo de la propia cuenta. Clases de coste secundarias Las Clases de Coste secundarias son tambin objetos de coste dentro del mdulo de controlling, que no se identifican especficamente con cuentas contables de gastos o ingresos. Estas Clases de Coste son herramientas instrumentales para la ejecucin de determinadas contabilizaciones propias del mdulo de Controlling, cuando se pretende seguir la traza de las mismas. Se trata de cuentas puentes para distribuir entre varios Centros de Coste u rdenes las contabilizaciones que le hayan sido imputadas a dicho Centro de Coste u orden. Pueden utilizarse para las siguientes operaciones de Controlling: 21 Liquidacin interna. 31 Periodificacin de rdenes/proyectos. 41 Recargos de gastos generales. 42 Subreparto. Como denominacin de la Clase de Coste secundaria cabe cualquier combinacin de caracteres alfanumricos. El nico requisito que debe cumplir es que no coincida con ninguna cuenta contable del grupo 6 7. Manual CO Pg. 8 de 59

MANUALES Y TUTORIALES WWW.MUNDOSAP.COM 3.1.1 Crear clase de coste individualmente. Se describe a continuacin el procedimiento a seguir en caso de tener que crear una clase de coste primaria. Pantalla de acceso al maestro de Clases de Coste: Finanzas / Controlling / Contabilidad de clases de coste / Datos maestros / Clases de coste / Tratamiento individual / Crear primario. Descripcin de los campos: Clase de coste: Cdigo de la nueva cuenta contable. Vlido desde: por defecto el da 1 del mes en curso. Siempre deber modificarse al da 1 de enero del ejercicio en curso. Vlido hasta: en principio no tiene restriccin de validez temporal, por lo que la fecha por defecto es 31.12.9999. En caso de que la Clase de Coste se vaya a crear a partir de otra que ya existe (Crear como modelo), se introducir el cdigo de la misma y la sociedad. Este no es el procedimiento ms recomendado, pues si la clase de coste se crea sin modelo, SAP R/3 ya coge automticamente la descripcin breve y larga de la cuenta contable correspondiente. Datos bsicos Denominacin: texto corto para la descripcin de la Clase de Coste. Descripcin: texto largo para la descripcin de la Clase de Coste. Tipo de Clase de Coste: se elegir siempre 1 por ser coste primario. Indicador Manual CO Pg. 9 de 59

Gestionar en cantidad: Indicador que determina si los volmenes de consumo se han de llevar en la Clase de Coste. Unidad de medida: para la Clase de Coste se han de gestionar cantidades de consumo en esta unidad de consumo o en una unidad de consumo convertible a sta. Imputacin propuesta Centro de Coste: elemento de coste no operativo en el diseo de esta estructura analtica. Orden: cdigo de la orden a la que se propone automticamente la imputacin de cualquier contabilizacin que se realice en el mdulo de financiero, utilizando la cuenta que se est creando como clase de coste. Esta imputacin propuesta puede modificarse manualmente en el momento de contabilizar. Modificacin de datos maestros de Clases de Coste. La modificacin de los datos maestros de una Clase de Coste se refiere a cualquiera de sus caractersticas, salvo al cdigo que se le ha otorgado a la hora de dar el alta. Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de clases de coste / Datos Maestros / Clases de Coste / Tratamiento Individual / Modificar. En primer lugar hay que introducir el nmero de la cuenta contable que se quiere modificar. Se accede a la pantalla de datos bsicos de la clase de coste en cuestin. En ella se realizan las variaciones oportunas, sobre una pantalla idntica a la de la creacin de la Clase de Coste. Bloqueo y desbloqueo de Clases de Coste. Una Clase de Coste se puede bloquear para cualquier tipo de operacin en CO limitando su validez temporal. Al crear la clase de coste hemos puesto que es vlida indefinidamente, pero esta fecha de Vlido hasta se puede modificar. Manual CO Pg. 10 de 59

3.1.2 Crear clases de coste automticamente. Este proceso se aplicar a la hora de generar una serie de clases de coste de forma rpida por parte del sistema. Se realiza esta carga inicialmente cuando no existe ninguna clase de coste en el sistema. Las clases de coste se han creado para los ejercicios 2000 2001. Se deber ejecutar este proceso cada ejercicio, o cada dos, crendolas para este periodo de tiempo limitado. Esto nos limitar el margen de error en el caso de que cambien nuestros criterios analticos. Ruta de acceso: IMG / Controlling / Contabilidad de clases de coste / Datos Maestros / Clases de Coste / Crear clases de coste primario y secundario automticamente. Dentro de este apartado tenemos tres pasos: Efectuar parametrizacin previa / Crear juego de datos batch input / Ejecutar juego de datos batch input. 3.1.2.1 EFECTUAR PARAMETRIZACIN PREVIA Especificamos el plan en el cual vamos a crear las clases de coste de manera automtica. Manual CO Pg. 11 de 59

En esta pantalla, a travs del icono de , especificaremos bien intervalos o bien cuentas individuales que creamos del plan de cuentas anteriormente especificado. Si son clases de coste primarias tipo 1 u 11 - o bien clases de coste secundarias tipo 42, 43... -. Grabamos los datos y pasamos a la siguiente fase. Manual CO Pg. 12 de 59

3.1.2.2 CREAR JUEGO DE DATOS BATCH INPUT En esta pantalla especificaremos la sociedad CO a la cual aadiremos las clases de coste y el periodo de validez de los mismos. Pulsando el botn de ejecutar obtenemos el listado del juego de datos batch input para la creacin de clases de coste. 3.1.2.3 EJECUTAR JUEGO DE DATOS BATCH INPUT. En esta pantalla seleccionamos el proceso a ejecutar. En nuestro caso solo tenemos uno. Si tuviramos ms cogeramos el que acabamos de generar (Status Nvo). Tras seleccionar pulsamos el icono parmetros para la ejecucin. y seleccionamos los En modo de procesamiento Visualizar solo errores y en el modo funciones adicionales: Log ampliado y modo experto. Y lo ejecutamos y si se nos produce un error tendremos la opcin de corregirlo sobre la marcha y continuar con el proceso. 3.1.3 Grupos de Clases de Coste Los grupos de Clases de Coste se crean con objeto de facilitar el acceso directo a conjuntos de cuentas contables que, por ejemplo: Cumplen un mismo criterio de reparto Componen una nica partida en los informes Manual CO Pg. 13 de 59

Se refieren a un tipo concreto de Clase de Costes Estos grupos se configuran como estructuras de rbol, al igual que ocurra con los grupos de Centros de Coste. Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de clases de coste / Datos maestros / Grupos de Clases de Coste / Crear/Modificar/Visualizar. Crear grupo de Clases de Coste: La pantalla de acceso pide un cdigo de designacin del grupo de Clases de Coste, y una vez completado dicho campo se puede configurar la estructura de rbol que se desee, sin ms que ir aadiendo nodos (especificando sus relaciones dentro de la estructura: nodos subordinados, nivelados, etc.). Al ltimo nivel de cada rama o nodo se le introducirn las cuentas contables en cuestin, pulsando el botn Valores. El sistema valida que una misma Clase de Coste no pueda asignarse a dos ramas diferentes dentro del mismo rbol. Modificar grupo de Clases de Coste: Desde la pantalla de acceso a la Modificacin de Grupos de Clases de Coste se puede desplegar un matchcode que permite restringir las condiciones de bsqueda. Cualquier Grupo de Clases de Costes ya creado, tanto los nodos finales como otros nodos superiores, pueden ser utilizados entre otros grupos diferentes. En este caso, hay que tener en cuenta que cualquier modificacin de un grupo existente afectar a todos los rboles en los que dicho grupo est incluido. Borrar grupo de Clases de Coste: Para borrar un grupo de Clases de Coste, ya sea la totalidad de un rbol como alguno de sus nodos, es necesario estar en la pantalla de modificacin del grupo en cuestin. Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de clases de coste / Datos Maestros / Grupo de Clases de Coste / Modificar. Manual CO Pg. 14 de 59

Bastar entonces con seleccionar el grupo deseado y pulsar Marcar para que el grupo quede diferenciado en un color distinto. Entonces aparece en la barra de botones el icono Borrar marcas, que permite borrar el grupo de Clases de Coste, siempre que ste no est siendo utilizado en otras operaciones del mdulo, tales como ciclos de reparto. 3.1.4 Tratamiento colectivo de Clases de Coste. Esta opcin nos sirve para poder visualizar o borrar una serie de Clases de Coste en grupo. Nos sirve tambin para anular temporalmente una o varias cuentas como Clases de Coste. Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de clases de coste / Datos Maestros / Clases de Coste / Tratamiento Colectivo / Visualizar o Borrar. Si vamos a borrar, el campo Vlido desde nos indica el perodo en el que esa / esas cuentas van a dejar de ser Clases de Coste Si vamos a visualizar, el procedimiento es el mismo que a travs del Informe de datos maestros de Clases de Costes. 3.1.5 Informe de datos maestros de Clases de Coste. La obtencin de un listado resumen de todas las Clases de Coste que existen para la sociedad de Controlling es directa a travs de: Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Clases de Coste / Sistema Info / Informes de la contabilidad de clases de coste/ingreso / Indice datos maestros / Clase de Coste: Informe datos maestros. En la pantalla de acceso al informe se pueden limitar las condiciones de seleccin por varios campos: Manual CO Pg. 15 de 59

Cdigo de la Clase de Coste: valor individual, intervalo, grupo, variante o todas. Vlido de: clases de coste vlidas en el periodo indicado. Si se dejan todos los campos en blanco, marcando el campo Todas las Clases de Coste, el listado que se obtiene es completo. Manual CO Pg. 16 de 59

El formato estndar de salida del informe presenta una serie de columnas, sin embargo, el usuario puede fcilmente modificar la estructura de columnas o el orden de clasificacin de las Clases de Coste. Para ello es necesario pulsar el botn Variante Visualiz. actual o pulsar Ctrl+F8, pasndose a la pantalla en que se eligen los criterios de seleccin. El informe se puede imprimir y volcar a hoja de clculo para su posterior tratamiento, siguiendo los siguientes pasos: Lista / Exportar / Hoja de clculo del coste. Aparecer el siguiente cuadro: Bastar con escoger Rich Text Format y marcarle el lugar y el formato donde queremos que nos lleve el documento. 3.2 Datos maestros de Centros de Coste. Los centros de coste se crean a fin de posibilitar una asignacin diferenciada de los gastos generales y a fin de poder realizar un control diferenciado de los costes que se originan dentro de la empresa. Nacen con la idea de duracin estable en el tiempo. Para una duracin limitada el sistema propone la utilizacin de rdenes de gastos generales. 3.2.1 Jerarqua estndar de Centros de Coste. Las posibles modificaciones estructurales de la empresa deben estar soportadas en el diseo que se ha hecho de la misma en la Jerarqua Estndar de Centros de Coste. Todos los Centros de Coste que se dan de alta obligatoriamente tienen que ocupar una posicin en sta. En dicha configuracin de Centros de Coste se refleja la estructura actual de negocio, aunque es frecuente la modificacin de reas de jerarqua dentro del grupo de Centros de Coste. Manual CO Pg. 17 de 59

Crear, modificar nodos en la jerarqua estndar. Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de centros de Coste / Datos maestros / Jerarqua Estndar / Modificar. Para insertar algn nodo nuevo o un crearnos algn Centro de Coste directamente desde esta pantalla, nos situamos encima del nodo de referencia y pulsamos Crear. Nos aparece una ventana con las opciones disponibles: Centro de coste: creamos un Centro de coste a nivel inferior. Grupo asignado a nivel inferior: inserta un nodo a nivel inferior. Grupo en el mismo nivel: inserta un nodo al mismo nivel. Podemos arrastrar tanto los nodos como los Centros de coste y asignarlos o nivelarlos a otros. 3.2.2 Crear Centro de coste Se describe a continuacin el procedimiento a seguir para registrar en SAP R/3 un Centro de Coste. Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de centros de coste / Datos maestros / Centros de Coste / Tratamiento Individual / Crear. Descripcin de los campos: Cdigo: El correspondiente al Centro de Coste a dar de alta. Vlido desde: por defecto el sistema da la fecha correspondiente al da 1 del mes en curso, pero habr que modificar siempre la fecha para introducir el 1 de enero del ao en que se d de alta. Manual CO Pg. 18 de 59

Vlido hasta: en principio no se le pone ninguna limitacin temporal, as que la fecha del 31.12.9999 aparecer por defecto. En caso de que el Centro de Coste se vaya a crear a partir de otro que ya existe (Crear como modelo), se introducir el cdigo y la sociedad a la que pertenece el Centro de Coste modelo. a) Datos bsicos Descripcin: texto largo para la descripcin del Centro de Coste. Responsable: cdigo que identifica a al persona encargada de la gestin del Centro de Coste, o responsable. Es una entrada obligatoria para el sistema. Departamento: rea de la que depende el Centro de Coste. No es obligatorio. Clase de centro de coste: los posibles valores que podr tomar este campo son: A: E: F: G: H: L: M: S: V: W: Albatros Desarrollo Fabricacin Logstica CeCo auxiliar Direccin Material Social Comercial Gestin rea de jerarqua: nodo de la jerarqua estndar al que se asignar el Centro de Costes que se est creando. Sociedad: En el caso de la Corporacin Albatros se introducir la Sociedad FI que corresponda. Manual CO Pg. 19 de 59

Moneda: en este campo se introduce la moneda en que se gestionan las imputaciones al Centro de Coste (EUR). Centro de beneficio: no se rellena. b) Control: Bloquear: Desde aqu bloquearemos las operaciones que no deseemos que se realicen en un Centro de Coste. Gestionar cantidad: no se marca. b) Direccin Son campos informativos sobre la persona encargada de dicho Centro de Coste, la direccin de contacto, etc. Modificacin de datos maestros de Centros de Coste. La modificacin de los datos maestros de un centro de coste se refiere a cualquiera de sus caractersticas, salvo al cdigo que se le ha otorgado a la hora de dar el alta. Alguno de los datos, como sociedad, no se podrn cambiar nada ms que al principio de cada ejercicio. Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de centros de Coste / Datos Maestros / Centro de Coste / Tratamiento Individual / Modificar. Habr que introducir el cdigo de Centro de Coste que se quiere modificar y realizar las variaciones oportunas (en campos descriptivos, en la posicin del Centro de Coste dentro de la jerarqua estndar, etc.). Bloqueo y desbloqueo de Centros de Coste. Un Centro de Coste admite varios tipos de bloqueo: Para operaciones contables de imputacin: que no admita imputacin de gastos, que no admita imputacin de ingresos. Manual CO Pg. 20 de 59

Para operaciones de presupuestacin: que no admita la presupuestacin de gastos. Estas restricciones se definen en la pantalla Indicador. Por otra parte, un Centro de Coste se puede bloquear para cualquier tipo de operacin limitando su validez temporal. Al dar el alta, el centro es vlido hasta la fecha que se indique. 3.2.3 Grupos de Centros de Coste. Un grupo de Centros de Coste es un conjunto ordenado de Centros de Coste, recopilados con objeto de poder operar con ellos como unidad independiente. El sistema nos permite realizar, aparte de la jerarqua estndar, tantas agrupaciones de Centros de Costes como necesitemos. El grupo se configura bajo una estructura de rbol con diferentes ramas, lo que permite hacer subgrupos dentro de un nico grupo (ramas y nodos del rbol). En el mdulo de CO es til la creacin de grupos de Centros de Coste, ya que permiten acceso directo al conjunto definido con objeto de: extraer informes, realizar consultas sobre contabilizaciones reales, datos presupuestarios, ser los Centros de Coste receptores en un ciclo de reparto, etc. Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de centros de Coste / Datos Maestros / Grupo de Centros de Coste / Crear, Modificar o Visualizar. La pantalla de acceso pide un cdigo de designacin del grupo de Centros de Coste, y una vez completado dicho campo se puede configurar la estructura de rbol que se desee, sin ms que ir aadiendo nodos especificando sus relaciones: subordinados, nivelados, etc. En los ltimos niveles de cada rama o nodo se introducirn los cdigos de los Centros de Coste, mediante el botn Valores. El sistema valida que un Centro de Coste no pueda ser asignado a dos ramas diferentes dentro del mismo rbol. Manual CO Pg. 21 de 59

Modificar grupo de centros de coste Desde la pantalla de acceso a la Modificacin de grupos de Centros de Coste se puede desplegar una pantalla que permite restringir las condiciones de bsqueda (mediante el carcter *). Cualquier grupo de Centro de Costes ya creado, tanto los nodos finales como otros nodos superiores, pueden ser utilizados entre otros grupos diferentes de Centros de Costes. En este caso, hay que tener en cuenta que cualquier modificacin de un grupo existente afectar a todos los rboles en los que dicho grupo est incluido. Borrar grupo de Centros de Coste: Para borrar un grupo de Centros de Coste (tambin puede tratarse de cualquier nodo de un rbol de Centros de Coste), es necesario encontrarse en la pantalla de modificacin del grupo de Centros de Coste en cuestin. Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de Centros de Coste / Datos maestros / Centros de coste / Grupo de centros de coste / Modificar. En esta pantalla, basta con colocar el cursor sobre el nodo que se desea eliminar y utilizar el botn de Marcar. En la barra de botones aparecer el botn Borrar, que permitir eliminar el grupo ya creado, con tal de que no est siendo utilizado por el sistema en otras funciones (ciclos de reparto, planificacin de tablas, etc.). 3.2.4 Tratamiento colectivo de Centros de Coste Esta opcin nos sirve para poder visualizar, modificar o borrar una serie de Centros de Coste. Tambin nos permite hacer una entrada rpida de Centros de Coste. Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de centros de Coste / Centros de Coste / Tratamiento Colectivo / Modificar, Visualizar, Borrar o Entrada Preliminar. Manual CO Pg. 22 de 59

Si vamos a borrar, el campo Vlido desde nos indica el perodo en el que ese / esos Centros de Costes van a dejar de serlo. Si vamos a visualizar, el procedimiento es el mismo que a travs del Informe de datos maestros de Centros de Costes Entrada preliminar nos sirve para hacer una entrada rpida de Centros de Coste. 3.2.5 Informe de datos maestros de Centros de Coste. La obtencin de un listado resumen de todos los Centros de Coste dados de alta en la sociedad de CO es directa a travs de: Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de centros de coste / Sistema Info / Informes de la contabilidad Ceco / ndice de Datos Maestros / CeCo: Informe de datos maestros. En la pantalla inicial del informe se pueden limitar las condiciones de seleccin por varios campos: cdigo del Centro de Coste, tipo de Centro de Coste, fechas de validez, grupos, etc. Pinchando en centro / grupo / todos. Si se dejan todos los campos en blanco, el listado que se obtiene es completo. El formato estndar de salida del informe presenta las columnas de cdigo, descripcin, fecha lmite de validez, rea de jerarqua de la que depende y responsable, pero el usuario puede fcilmente modificar la estructura de columnas o el orden de clasificacin de los centros. El informe obtenido de esta forma se puede imprimir y volcar a hoja de clculo para su posterior tratamiento. Tambin es posible clasificar los datos del informe atendiendo a diferentes criterios. Para ello es necesario pulsar el botn Clasificar, pasndose a la pantalla en que se eligen los criterios de seleccin. Manual CO Pg. 23 de 59

3.3 Datos maestros de rdenes Las rdenes internas se utilizan para planificar, recoger, analizar y liquidar costes de operaciones especficas realizadas en el mbito de la empresa. Representan un nivel operativo ms detallado que la imputacin a Centros de Costes. Tienen carcter temporal. Para crear una orden realizamos los siguiente pasos: Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Ordenes CO / Datos maestros / Orden / Crear Descripcin de los campos: Clase de orden: Todas las ordenes se crean dentro de una clase. A travs de la Clase de orden se determinan los parmetros que tienen influencia sobre la ejecucin de la orden. En la clase de orden se determina el rango de nmero de las rdenes. Modelo de orden: Se puede crear una orden utilizando como modelo otra ya existente. Descripcin de campos. Orden: n de orden, es la clave que identifica una orden dentro del mandante. Es un campo obligatorio. Cada orden llevar un rango de nmeros implcito, dentro del cual se dar de alta la nueva orden. El rango permitido lo podremos ver accionando la tecla del Matchcode, en el campo de la orden: Sociedad: El sistema la trae de la pantalla anterior si la Sociedad CO slo tiene asignada una Sociedad FI. Manual CO Pg. 24 de 59

Centro de costes responsable: clave que identifica un centro de forma unvoca. Ser el Centro de Costes, al que est asignado la orden organizativamente. Clase de objeto: Determina que tipo de orden estamos creando (en nuestro caso GG Gastos Generales). N de orden externo: Para identificar las ordenes de forma ms fcil se puede introducir en este campo cualquier clave externa, como por ejemplo la numeracin que puedan tener los proyectos en un sistema externo. En el resto de pestaas podemos incluir datos informativos o relevantes para otras reas. Una vez que hemos rellenado los campos obligatorios (que son los que aparecen con signo de interrogacin en la pantalla), se graba la orden. Norma de liquidacin. Sin utilidad en este caso. Modificacin de datos maestros de rdenes. La modificacin de los datos maestros de una orden se refiere a cualquiera de sus caractersticas, salvo al cdigo que se le ha otorgado a la hora de dar el alta. Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Ordenes CO / Datos Maestros / Orden / Modificar. Introducimos el cdigo de la orden que se quiere modificar y realizamos las variaciones oportunas. 3.3.1 Creacin de grupos de rdenes. Para crear un grupo de rdenes realizamos los siguiente pasos: Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Ordenes CO / Datos maestros / Grupos de rdenes / Crear. Manual CO Pg. 25 de 59

Grupo de rdenes: se introduce el cdigo que va a representar al grupo de rdenes. Se pulsa Enter y se pasa a la siguiente pantalla. Modificar grupos de rdenes: Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Ordenes CO / Datos Maestros / Grupos de Ordenes / Modificar. Se accede a la pantalla en que se modifican los grupos de rdenes existentes. Borrar grupo de rdenes: Para borrar un grupo de rdenes, es necesario encontrarse en la pantalla de modificacin del grupo de rdenes en cuestin. Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / rdenes CO / Datos maestros / Grupo de centros de coste / Modificar. En esta pantalla, basta con colocar el cursor sobre el nodo que se desea eliminar y utilizar el botn de Marcar. En la barra de botones aparecer el botn Desglosar relacin que permitir eliminar el grupo ya creado, con tal de que no est siendo utilizado por el sistema en otras funciones (ciclos de reparto, planificacin, etc.). 3.3.2 Gestin de rdenes. Mediante el control del Status de la orden se va a gestionar qu operaciones empresariales y cules no son posibles ejecutar en la citada orden en un determinado momento. Para modificar el Status de una orden es necesario seguir los pasos reflejados en la siguiente pantallas: Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / rdenes CO / Datos Maestros / Orden / Modificar Manual CO Pg. 26 de 59

A travs de esta pantalla, desplegando el matchcode se facilita la seleccin del dato maestro de orden. Una vez seleccionada la orden, se pulsa el botn Datos maestros y dentro de la pantalla que aparece se selecciona la pestaa de Control. En esta pantalla se modifica el status de la orden. Para ello, se pulsan las flechas que indican el siguiente status al que puede pasar la orden ( liberada, cierre tcnico, etc.). En las clases de orden mediante el indicador Liberacin inmediata se puede establecer que el status de la orden en el momento de su creacin sea ya Liberado. Modificar status: Mediante el Acceso Pasar a / Status aparecer la siguiente pantalla: A travs de la gestin de status del sistema, ste informa de las operaciones que se han realizado con una orden y las que se pueden realizar. El paso de una fase a otra dentro del status debe ser realizado por el usuario, pero el sistema informa automticamente de aquellas operaciones que se han realizado con la orden y que modifican parcialmente el status (p.ej., si la orden ha sido bloqueada, marcada para borrado, si la norma de liquidacin ha sido entrada...). Pulsando el botn Operaciones empresariales (sin salir de la pantalla anterior) se vern las operaciones y la influencia que tienen, es decir, si estn prohibidas o permitidas. Pulsando el icono de pgina nueva podemos ir arriba y abajo. Podremos ver todas las posiciones. 3.3.3 Tratamiento colectivo de rdenes Esta funcin nos sirve para visualizar o modificar datos de rdenes en masa. Adems nos permite, con la seleccin de datos que hacemos, editar una lista Manual CO Pg. 27 de 59

de ordenes que cumplan esos requisitos y poder hacer un grupo de rdenes con ellos. Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Ordenes CO / Datos maestros / Tratamiento colectivo / Manualmente. Cuando seleccionemos esta transaccin nos aparece una ventana de seleccin con las variantes existentes. Seleccionaremos alguna que nos hayamos creado o la variante general SAP&02 Criterios seleccin generales. Si la variante seleccionada ya es una creada por nosotros, recoger los criterios de seleccin que buscamos. Sea as o sea la variante general, tenemos la posibilidad de dictar los criterios de seleccin que queremos. Para ello pulsaremos el botn Modificar los criterios de seleccin. En esta pantalla nos aparecen todos los campos relacionados con las rdenes, de manera que marcndole unos valores para cada campo nos sacar una lista de las rdenes (proyectos) que cumplen esos criterios. Despus de proponer los criterios de seleccin tenemos la opcin de grabar estos como variante. Para ello pulsaremos el botn grabar y nicamente damos un cdigo de variante y una descripcin en la siguiente pantalla: Una vez seleccionados los criterios y grabados, si los queramos grabar, pulsamos para volver a la pantalla de seleccin de variante y aqu pulsamos ejecutar. Nos saldr una lista con todas las rdenes que renan esas condiciones. Podemos visualizar esta lista de distintas formas, con unos campos u otros con unas variantes prediseadas. Para ello utilizamos los botones . Manual CO Pg. 28 de 59

Podemos modificar los valores que aqu aparecen; entrar en los datos maestros de la orden haciendo doble click en ella y as modificar cualquier campo; imprimir la lista (Lista de ordenes Imprimir Lista); crear un grupo de rdenes con las seleccionadas (marcando las ordenes que nos interesan, Tratar Crear grupo rdenes) 3.4 Datos maestros de Valores estadsticos El valor estadstico se utiliza como base de imputaciones internas (distribucin y subreparto), as como en el anlisis de ratios. Como en el caso de las Clases de Coste y Centros de Coste, se pueden crear grupos de Valores estadsticos. Los valores estadsticos se planifican y contabilizan en los Centros de Coste. Por ejemplo, si se desea imputar los costes del comedor a Centros de Coste individuales, dependiendo del nmero de empleados que trabajan en cada Centro de Coste, se introduce el nmero de empleados en cada centro de coste como un valor estadstico. 3.4.1 Creacin de datos maestros de valores estadsticos Para crear un valor estadstico slo se necesita darle cdigo, denominacin y unidad de medida. Se describe ahora el procedimiento a seguir para crear un nuevo valor estadstico que identifique, por ejemplo, los metros cuadrados de una oficina, con el fin de repartir los gastos de alquiler. A dicho valor estadstico se le da el nombre METROS, y su unidad de medida ser M2 (metros cuadrados). Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de centros de costes / Datos Maestros / Valores Estadsticos / Tratamiento Individual / Crear. Descripcin de los campos: Cdigo: los 6 caracteres alfanumricos que identifican el valor estadstico que se va a crear. Se introduce el cdigo deseado. Manual CO Pg. 29 de 59

Cdigo del modelo: cdigo del valor estadstico modelo (si se crea como modelo de otro valor estadstico ya existente). Denominacin: se introduce en este campo la denominacin que se le quiera dar al valor estadstico. Es un texto explicativo. Unidad: unidad de medida para el contenido de la tabla asociada. Tipo de valor: podremos elegir entre valores fijos o valores totales, segn lo que pinchemos. Modificacin de datos maestros de valores estadsticos. La modificacin de valores estadsticos se realiza accediendo a la pantalla bsica de definicin del valor estadstico a travs de: Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de centros de costes / Datos Maestros / Valores Estadsticos / Tratamiento Individual / Modificar. 3.4.2 Actualizacin de listas: crear, modificar y borrar. Para borrar valores estadsticos hay que entrar en la lista de valores estadsticos creados para la sociedad. Dicha lista se puede actualizar, eligiendo los valores estadsticos que se quieren eliminar. Con este mtodo tambin se tiene acceso a la modificacin de la denominacin de los valores estadsticos, as como a su unidad de medida y al tipo (modificaciones que tambin se pueden hacer segn lo explicado anteriormente). Entrando por la Ruta de acceso Finanzas / Controlling / Contabilidad de centros de coste / Datos Maestros / Valores Estadsticos / Tratamiento colectivo / Modificar, se accede a un listado resumen de los valores estadsticos existentes en la sociedad. Con este mtodo tambin se tiene acceso a: Crear: botn Entradas nuevas. Manual CO Pg. 30 de 59

Crear con modelo: marcando la lnea del valor estadstico modelo, pulsando el icono Copiar como y con el botn de Entradas nuevas. Modificar: posicionando el cursor en el campo que se quiere modificar y pulsando el botn Modificar .->Visualizar. Borrar valores estadsticos: Marcando la lnea y con el icono de la papelera. La creacin y la modificacin de valores estadsticos (tanto la denominacin como su unidad de medida y su tipo) se hacen de forma ms rpida a travs de listas, en vez de siguiendo el mtodo anteriormente explicado de los Datos maestros. 3.4.3 Grupos de valores estadsticos. A veces interesa agrupar Valores estadsticos de forma que las tablas asociadas se puedan agregar para utilizarlas como herramienta que facilite otros procesos (por ejemplo la planificacin). Estos grupos, al igual que los grupos de Centros de Coste o de Clases de Coste, consisten en estructuras de rbol con ramas y nodos. Al nivel inferior del rbol se cuelgan los valores estadsticos individuales. Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de centros de coste / Datos Maestros / Grupos de valores estadsticos / Crear, Modificar o Visualizar. El procedimiento de creacin del grupo de valores estadsticos es idntico al de creacin de grupos de Centros de Coste o Clases de Coste. Se ir creando la estructura de rbol requerida, colgando sucesivamente los nodos y actualizando los valores estadsticos que cuelgan de los nodos finales de la estructura. El procedimiento de modificacin de grupos de valores estadsticos tambin es idntico al de modificacin de grupos de Centros de Coste o Clases de Coste. 3.4.4 Informe de datos maestros de valores estadsticos. Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de centros de coste / Sistema Info / ndice datos maestros / Valores estadsticos: informes datos maestros. Manual CO Pg. 31 de 59

Si no se restringen las condiciones de seleccin, se puede obtener el listado completo. Dicho listado, por defecto, contendr el cdigo, unidad y tipo de cada valor estadstico, pero esta estructura de informe se puede modificar por el usuario: orden de las columnas, campos, clasificaciones segn varios criterios,... 3.5 Datos maestros de Clases de Actividad. Las Clases de Actividad se precisan para poder efectuar una facturacin interna de actividades as como para la hoja de horario de trabajo . En la facturacin interna, las actividades prestadas por el Centro de Coste se utilizan como magnitudes de referencia de los costes. La facturacin interna de una actividad implica que la actividad prestada internamente se mide, se registra y se imputa de forma manual, automtica o indirecta. Para hacer la imputacin, deber crear las correspondientes Clases de Actividad y las Clases de Coste secundarias relacionadas con estas, en el sistema SAP para la imputacin de actividades. Las Clases de Actividad se consideran magnitudes de referencia para la generacin de costes. 3.5.1 Creacin de datos maestros de Clases de Actividad: Para crear una Clase de Actividad slo se necesita darle cdigo y una fecha a partir de la cual empieza a ser operativa. Los pasos a seguir en SAP para crear una Clase de Actividad son los siguientes: Se describe ahora el procedimiento a seguir para crear una nueva Clase de Actividad que identifique, por ejemplo, la tarifa normal para un trabajador. A dicha Clase de Actividad se le da el nombre NORMAL, y su unidad de actividad ser H (horas). Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de los centros de costes / Datos Maestros / Clase de Actividad / Tratamiento Individual / Crear. Descripcin de los campos: Manual CO Pg. 32 de 59

Cdigo: Caracteres alfanumricos que identifican la Clase de Actividad que se va a crear. Se introduce el cdigo deseado. Vlido desde hasta: intervalo de tiempo en el que es operativo. Cdigo del modelo: cdigo de la Clase de Actividad modelo (si se crea como modelo de otro valor estadstico ya existente). Denominacin: Denominacin general del objeto. Unidad de actividad: Unidad de medida en la que se mide una clase de actividad. Clases de CeCos: El indicador determina para qu clases de centro de coste se admite una clase de actividad para la planificacin y como emisor en la facturacin interna de actividad. Tipo de clase de actividad: Indicador que establece la clase de planificacin de volmenes de actividad y de facturacin de actividades: 1 entrada manual, facturacin manual 2 determinacin indirecta, facturacin indirecta 3 entrada manual, facturacin indirecta 4 entrada manual, sin facturacin. Clase de coste de facturacin interna: Las clases de actividades imputables se imputan bajo la clase de coste de facturacin interna que se debe introducir aqu. Esta clase de coste se debe crear en el maestro de clases de coste como clase de coste secundaria del tipo "facturacin interna de actividad". Indicador de tarifa: Indicador que establece cmo se determina la tarifa de una clase de actividad en un centro de coste: 001 La tarifa de la clase de actividad se determina automticamente en base a la actividad plan y a los costes plan correspondientes del centro de coste. 002 La parte variable de la tarifa se determina en base a la actividad plan. Manual CO Pg. 33 de 59

003 La tarifa de la clase de actividad se activa manualmente. 004 La tarifa plan de la clase de actividad se determina de forma absolutamente iterativa. Cantidad real manual: Si el indicador est fijado, se puede contabilizar una cantidad manual junto con la cantidad con la que se abona el objeto. Valores divergentes para imputacin real: Estos datos nicamente se rellenarn si la actividad lleva un reclculo real al final del periodo. Tipo de clase de actividad real: 1 2 3 4 5 Como en el plan Entrada manual, imputacin manual Determinacin indirecta, imputacin indirecta Entrada manual, imputacin indirecta Entrada manual, sin imputacin Imputacin terico = real Indicador de tarifa real: 5 6 Tarifa real automticamente en base de actividad Tarifa real automticamente en base de capacidad Una vez completados estos datos grabamos. Podemos bloquear el uso de una Clase de Actividad en la pestaa Indicador. Modificacin de datos maestros de Clases de Actividad. La modificacin de Clases de Actividad se realiza accediendo a la pantalla bsica de definicin del Clases de Actividad de: Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de centros de costes / Datos Maestros / Clases de Actividad / Tratamiento Individual / Modificar. Manual CO Pg. 34 de 59

3.5.2 Tratamiento colectivo de Clases de Actividad. Esta opcin nos sirve para poder visualizar o borrar una serie de Clases de Actividad. Nos sirve tambin para anular temporalmente una / varias Clases de Actividad. Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de centros de coste / Clases de Actividad / Tratamiento Colectivo / Visualizar o Borrar Si vamos a visualizar, el procedimiento es el mismo que a travs del Informe de datos maestros de Clases de Actividad. 3.5.3 Grupo de Clases de Actividad. Para crear un grupo de Clases de Actividad realizamos los mismos pasos y operaciones que para crearnos cualquier otro grupo: Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Centros de Costes / Datos maestros / Grupos de Clases de Actividad / Crear Modificar - Visualizar. 3.5.4 Informe de datos maestros de clases de actividad Ruta de acceso: Fianzas / Controlling / Contabilidad de centros de coste /Sistema info /Informes de la contabilidad de CeCo / ndice de datos maestros / Cl. Actividad: Informe datos maestros. Si no se restringen las condiciones de seleccin, se puede obtener el listado completo. Dicho listado, por defecto, contendr el cdigo, unidad y tipo de cada valor estadstico, pero esta estructura de informe se puede modificar por el usuario: orden de las columnas, campos, clasificaciones segn varios criterios,... 4 Planificacin de Centros de Coste / Ordenes. Manual CO Pg. 35 de 59

Los objetivos de la planificacin pueden dividirse en: El diseo planificado del futuro empresarial en un determinado plazo de tiempo. El control de la gestin financiera durante el periodo de liquidacin en curso. El control de la rentabilidad tras el cierre del periodo de liquidacin. El registro de datos de planificacin CO se realiza con mscaras de entrada que pueden disearse de forma flexible en las parametrizaciones de planificacin del sistema (Layouts de planificacin). Mediante el perfil planificador se controlan el desarrollo y el alcance de la planificacin. El sistema dispone tanto de perfiles de planificacin estndar como de layouts de planificacin estndar, que cubren la mayora de los casos de planificacin. 4.1 Versiones de planificacin. En el sistema SAP, las planificaciones cerradas en s mismas siempre se realizan dentro de una versin plan. Al crear una sociedad CO, el sistema crea la versin plan 0, vlida para cinco ejercicios contables. En lo referente a datos reales el sistema utiliza la versin 0. Pero adems en R/3 pueden convivir varias planificaciones que correspondan a distintos escenarios, p.ej. una planificacin optimista, una pesimista, otra ms probable. Los datos de cada una de ellas se almacenan separadamente en distintas versiones plan. En la versin pueden realizarse parametrizaciones bsicas que afectan a toda planificacin. Entre ellas estn: Bloqueo de la versin plan Liberar o no la versin plan para copias Introduccin de tipos de cotizacin para conversiones de moneda Activacin de la integracin de planificacin y divisin de partidas individuales plan Parametrizaciones para la determinacin de tarifas. Manual CO Pg. 36 de 59

4.2 Claves de distribucin. En general el sistema SAP R/3 interpreta los valores planificados que se introducen como totales, y los distribuye en los diferentes periodos en funcin de una clave de distribucin. El sistema tiene predefinidas una serie de claves de distribucin estndar, aunque es posible definir claves especficas segn las necesidades propias. Claves de distribucin estndar: 0: permite introducir valores manualmente para cada periodo. 1: distribuye el valor planificado anual uniformemente entre los diferentes periodos. 2: el valor anual planificado se distribuye en funcin de la ltima clave utilizada. 3: el valor introducido se interpreta como porcentaje y se aplica a los ltimos valores introducidos. 4: el contenido no nulo de un periodo se distribuye entre los periodos siguientes que no contengan ningn valor. 5: el contenido no nulo de un periodo se copia a los periodos siguientes que no contengan ningn valor. 6: el valor introducido en un periodo se copia a los periodos siguientes. 7: el valor anual planificado se distribuye en funcin del nmero de das del calendario. Si las claves de distribucin estndar no resultaran suficientes se pueden crear otras con los porcentajes que se deseen para cada periodo. Ruta de acceso: Herramientas / Accelerated SAP / Tratamiento de proyecto / Customizing / IMG de referencia / Controlling / Contabilidad de Centros de Coste / Planificacin / Planificacin manual / Definir clave de distribucin propia./ Crear clave de distribucin. Manual CO Pg. 37 de 59

En la siguiente pantalla se introducirn para cada perodo los factores relativos para la distribucin. 4.3 Ejemplo prctico con pantallas de SAP R/3. Activar Perfil del Planificador Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de centros de coste / Planificacin / Activar Perfil Planificacin. Como paso previo a la planificacin, es necesario activar el perfil de planificacin. Introducimos el perfil de planificacin, que elegiremos en funcin de nuestras necesidades. Cada perfil lleva incluido por parametrizacin varios layouts para cada rea de planificacin. Los layouts son pantallas parametrizadas para la introduccin de datos, que indican: En la cabecera y campos variables, el CeCo/orden o grupo de CeCos/rdenes para el que se va a planificar, as como el ejercicio y el periodo. En la columna clave, las caractersticas que quieren planificarse. En las columnas, se introducen los valores planificados. A continuacin se presentan unos ejemplos de planificacin para cada rea de planificacin en Centros de coste. Manual CO Pg. 38 de 59

4.3.1 Planif. Clases de Coste/Consumo de Actividad Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Centros de Coste / Planificacin / Coste/consumo actividad / Modificar. Descripcin de campos: Versin: Dentro de una sociedad CO existe exactamente una versin real y plan (versin 0). El sistema de SAP la crea automticamente al instalar una sociedad CO. Junto a la versin 0 puede crear tantas versiones plan como Ud. desee y planificar con las transacciones de planificacin. Perodo: un periodo plan es la unidad cerrada ms pequea de un ejercicio contable para el cual se pueden registrar datos planificados y almacenar en el sistema. Ejercicio: perodo de tiempo (generalmente de 12 meses) para el cual la empresa quiere planificar. CeCo, hasta o grupo: Centro de coste (en intervalo) o grupo de Centros de Coste para el cual se quiere planificar. Clase de Coste, hasta o grupo: Clase de Coste (en intervalo) o grupos de Clases de Coste para el cual se quiere planificar. Libre o Basado en formulario: Indica si van a aparecer todos los valores seleccionados en los dos campos anteriores, o solamente los que tengan valores de planificaciones anteriores. Pinchando el icono Resumen o F5 pasamos a la pantalla de resumen. Descripcin de los campos: Total costes plan: Valor global de un perodo gestionado en la moneda de la sociedad CO. Clave (CD): clave de distribucin para valores registrados segn criterios diferentes a los periodos planificados. En principio el sistema Manual CO Pg. 39 de 59

da el valor 2 (distribucin anloga) por defecto. En cualquier caso, como se est planificando para un solo perodo, el perodo y ejercicio de alta en el sistema o de inicio previsto, esta clave de distribucin no tiene mayor utilidad. Pulsando podremos cambiar estos con un criterio de revaluacin porcentual o suma: Pinchando el icono Pantalla de periodos o F6 podremos visualizar la planificacin periodo a periodo, as como modificarla. 4.3.2 Planificacin de Clases de Actividad Las Clases de Actividad se precisan para poder efectuar una facturacin interna de actividades (parte de horas). En la facturacin interna, las actividades prestadas por el Centro de Coste se utilizan como magnitudes de referencia de los costes. Para hacer la imputacin, deber crear las correspondientes Clases de Actividad y planificarles un valor para esa imputacin. Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de centros de coste / Planificacin / Actividades/Tarifas / Modificar. Pinchando el icono Resumen o F5 pasamos a la pantalla de resumen. Indicaremos la tarifa que va a tener ese centro de coste para esa clase de actividad durante el periodo especificado. Este valor se tomar para todos los periodos del intervalo. Manual CO Pg. 40 de 59

4.3.3 Planificacin de valores estadsticos. Pueden planificarse valores estadsticos para: Crear ratios empresariales en Centros de Coste. Preparar bases de receptor para imputaciones internas. Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de centros de coste / Planificacin / Valores Estadsticos / Modificar. Pinchando el icono Resumen o F5 pasamos a la pantalla de resumen. Los valores en cada periodo dependern del tipo de valor estadstico (total o fijo) que estemos utilizando (ver datos maestros de valores estadsticos). 4.4 Ciclos de reparto. Distribucin y subreparto plan. Por lo general, esta forma de planificacin se utiliza para costes registrados en un Centro de Coste colectivo e imputados mediante distribucin o subreparto a los Centros de Coste que ocasionan el gasto. La definicin es igual que en los ciclos de distribucin y subreparto reales. Para que el reparto de los datos planificados se corresponda con el reparto de los datos reales, el sistema permite copiar los ciclos creados para el reparto real en los repartos plan, creando el ciclo plan como modelo de uno ya existente en real. Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de centros de coste / Planificacin / Imputaciones / Distribucin y Subreparto. Manual CO Pg. 41 de 59

4.5 Ayudas a la planificacin. Esta herramienta de SAP R/3 nos permite copiar la planificacin de una versin a otra, de un ejercicio a otro, de unos periodos a otros, de unos Centros de coste a otros..., o el real de un periodo o ejercicio como plan de otro. Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Centros de Coste / Planificacin / Ayudas a la planificacin / Copiar planificacin o Copiar real a plan. 4.5.1 Copiar planificacin Descripcin de campos: Modelo: Versin: Como en el resto de herramientas, la versin que nosotros manejamos es la 0. Periodo/Ejercicio: Intervalo para el que vamos a tomar la planificacin como modelo. Centro de coste modelo: Centros modelo igual que centros destino o seleccionar centro modelo. Destino: Versin: Valor 0 Versin plan real. Periodo/Ejercicio: Intervalo de tiempo para el que copiamos la planificacin. Centro de Coste/Grupo: Valor individual o grupo de CeCo donde vamos a copiar la planificacin. No tiene por qu ser los mismos valores que los emisores. Datos plan: Seleccin de operaciones: Deberemos activar este indicador y pinchar el botn Seleccin para seleccionar las operaciones que queremos copiar, que son nicamente las relacionadas con las clases de actividad. Manual CO Pg. 42 de 59

 Estructura con valores: Nos copiar la estructura de la planificacin y los valores que contenga Estructura sin valores: copia slo la estructura de la versin modelo. Al hacerlo se crea en la base de datos un registro con el valor 0. Control de proceso: Seleccionar Restaurar y sobrescribir si existieran valores planificados en los periodos de destino. Si as fuera y seleccionramos No modificar nos dara un error y no nos permitira continuar. Ejecucin de test y Lista detallada para asegurarnos que no se producen errores. 4.5.2 Copiar real a plan Descripcin de campos: Centro de coste/Grupo/Todos: Valor individual, grupo o totalidad de Centros de Coste para los que nos interesa copiar los datos reales. Para nuestro caso solo nos interesaran los CeCos de los empleados que realicen parte de horas. Modelo (real): Periodo/Ejercicio: Intervalo para el que vamos a tomar los datos reales como modelo. Destino plan: Periodo/Ejercicio: Intervalo de tiempo para el que copiamos los datos reales como planificados. Versin: Valor 0 Versin plan real. Datos reales: Seleccin de datos reales: Marcando esta campo y pinchando Seleccin escogeremos los datos reales que deseamos copiar. Datos plan existentes: Seleccionar Restaurar y sobrescribir si existieran valores planificados en los periodos de objetivo. Si as fuera y Manual CO Pg. 43 de 59

 seleccionramos No modificar nos dara un error y no nos permitira continuar. Control de proceso: Nos permite ejecutar la funcin en un momento en el que el sistema est libre (para procesos muy largos y con mucha informacin), hacer una ejecucin de prueba para comprobar que el proceso se ejecuta correctamente (aconsejable siempre), y que nos facilite una lista detallada de lo que ha realizado. 4.6 Revaluacin Con la revaluacin pueden incrementarse o reducirse los resultados de la planificacin de forma porcentual. Se puede revaluar tantas veces como se quiera y en las repeticiones, las antiguas partidas individuales se anulan, por lo que las revaluaciones siempre parten de valores base originales. Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabildad de centros de Coste / Planificacin / Ayudas planificacin / Revaluacin. 5 Contabilizaciones reales 5.1 Realizacin de traspasos de Costes. Para realizar las reclasificaciones y regularizaciones de costes es necesario utilizar la funcionalidad de traspaso de costes. Podremos traspasar cuantas mediante una clase de coste de un centro de coste a otro, haya coste en el emisor o no. Esto se debe a que no est respaldado por ningn documento financiero (a diferencia del traspaso de partidas individuales). Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de centros de costes / Contabilizaciones reales / Traspaso manual costes / Registrar. Manual CO Pg. 44 de 59

Descripcin de campos: Fecha de documento: fecha de creacin del documento original. Por defecto la fecha del da en que se realiza el traspaso. Fecha de contabilizacin: fecha de entrada del documento en la contabilidad de costes. Por defecto la fecha del da en que se realiza el traspaso. Doc. Modelo: especificamos la denominacin de otro documento del cual queremos copiar. Texto doc: campo para especificar una descripcin al apunte. Perodo: perodo en el cual se realiza el traspaso de costes. Variante de entrada: se utilizar la variante que cubra nuestras necesidades en lo referente a objetos emisores y receptores (centros de coste u rdenes). Centro de Coste emisor/Orden emisora: Objeto de costes en el que se realiza el abono. Centro de coste receptor/Orden receptora: Objeto de costes en el que se realiza el cargo. Clase de coste: clase de coste que va a ser traspasada Importe: en Euros. Una vez introducidos los datos, para que se contabilicen, deberemos grabar pulsando 5.2 . Traspaso de partidas individuales El traspaso de partidas individuales permite traspasar partidas individuales especficas desde documentos CO. Para hacerlo, el documento CO debe remitir al documento FI original. Esto le permite hacer un seguimiento de las contabilizaciones de referencia. Para el documento FI, pueden seleccionarse las partidas individuales a traspasar desde el documento CO correspondiente. El Sistema R/3 traspasa las partidas individuales seleccionadas del modo siguiente: Manual CO Pg. 45 de 59

Se reasigna el importe o la cantidad desde el objeto de imputacin (como el centro de coste) de la partida individual seleccionada (emisor) a uno o ms objetos receptores nuevos. Si ha introducido varios objetos receptores, debe asegurarse de que el importe o la cantidad total de las partidas individuales traspasadas no sea superior al valor total del objeto emisor en las partidas individuales. El traspaso de partidas individuales crea documentos CO que, a diferencia de los documentos de traspaso de costes, siempre contienen una referencia al documento FI correspondiente. Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de centros de costes / Contabilizaciones reales / Traspaso de paridas individuales / Registrar. Para seleccionar el documento a traspasar pinchamos el machcode del campo Nmero de documento. Seleccionando uno de los documentos: Aqu seleccionamos las lneas a traspasar, pulsando el icono . Descripcin de campos (imputaciones nuevas): Importe: Importe a traspasar. La suma de los importes a traspasar no podr exceder del total del importe del apunte original. Texto: Se puede indicar un texto por posicin a traspasar. Ce.coste/Orden: Receptor del traspaso. Para introducir una nueva lnea de traspaso para esa posicin, pulsamos enter y aparecer el botn . Manual CO Pg. 46 de 59

Tambin se permite la realizacin de este traspaso de partidas individuales en forma de lista (como en casi todas las transacciones analticas). Una vez introducidos los datos, para que se contabilicen, deberemos grabar pulsando . Estos documentos de CO se pueden visualizar o anular (nos realizar el contrapunte). Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Centros de Coste / Contabiliz. Reales / Traspaso de partidas individuales / Visualizar o Anular. 5.3 Imputacin de costes manual Esta funcin tiene un fin similar al de traspaso de costes manual, con la diferencia que en este caso se realiza a travs de una cuenta de subreparto, es decir, repartir los costes de un centro de coste emisor a otros centros de coste u rdenes que son los destinatarios finales de esos costes, a travs de una cuenta analtica de subreparto. Una aplicacin inmediata para este proceso ser la imputacin de los consumos, que realizaremos con periodicidad mensual en dnde sacaremos datos de un centro de coste auxiliar, denominado Consumo, para imputarlo a los centro de coste u rdenes que sean los verdaderos originarios de dicho coste. Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Centros de Coste / Contabilizaciones Reales / Imputacin de costes manual / Registrar. Descripcin de campos: Fecha de documento: fecha de creacin del documento original. Por defecto la fecha del da en que se realiza el traspaso. Manual CO Pg. 47 de 59

Fecha de contabilizacin: fecha de entrada del documento en la contabilidad de costes. Por defecto la fecha del da en que se realiza la imputacin. Doc. Modelo: especificamos la denominacin de otro documento del cual queremos copiar. Texto doc: campo para especificar una descripcin al apunte. Perodo: perodo en el cual se realiza el traspaso de costes. Variante de entrada: se utilizar la variante que cubra nuestras necesidades en lo referente a objetos emisores y receptores (centros de coste u rdenes). Centro de Coste emisor/Orden emisora: Objeto de costes en el que se realiza el abono (consumo). Clase de coste: clase de coste que va a ser traspasada Importe: en Euros. Centro de coste receptor/Orden receptora: Objeto de costes en el que se realiza el cargo. Texto: Texto de la posicin. Una vez introducidos los datos, para que se contabilicen, deberemos grabar pulsando . Podemos introducir el apunte de forma individual: Tenemos la posibilidad de indicar un texto y un unidad en cada posicin o lnea del apunte para que luego dicha informacin se vea reflejada en posteriores informes que generemos, pero solo a nivel informativo. Manual CO Pg. 48 de 59

5.4 Ciclos de reparto. Concepto de ciclo de reparto. 5.4.1 Un ciclo es un proceso automtico que reparte partidas contabilizadas de un centro de coste emisor (o en un grupo de emisores) entre otros varios centros de coste receptores (u rdenes), mediante unas proporciones determinadas. Las proporciones se fijan mediante diferentes criterio de reparto: Porcentajes fijos: Se introduce en cada uno de los receptores el porcentaje que queremos que se le impute. Importes fijos: Se introduce en cada receptor el importe que deseamos le sea imputado directamente en euros. Partes fijas: Se introduce en cada uno de los receptores un valor, que no tiene porque sumar 100 ( menos) como en el caso de los porcentajes fijos, y el sistema se encarga de calcular la proporcin de costes que se le debe imputar. Partes variables: Los valores que sirven como base de clculo para el reparto pueden ser: Valores estadsticos: Mediante tablas en las que introducimos valores como metros cuadrados o nmero de personas, el sistema calcula la proporcin que se le debe imputar a cada uno de los receptores. Clases de coste: El reparto se realiza con las proporciones calculadas a partir de los datos contabilizados en los receptores en determinadas clases de coste. 5.4.2 Tipos de ciclos de reparto. Podemos distinguir dos tipos de ciclos de reparto: Distribucin Subreparto Manual CO Pg. 49 de 59

5.4.2.1 CICLOS DE DISTRIBUCIN. Los ciclos de reparto de distribucin operan con Clases de Coste primarias. Contabilizan un documento interno de controlling abonando el Centro de Coste emisor la Clase de Coste especificada (normalmente un 100% de la cantidad contabilizada en la cuenta del grupo 6 7 que corresponde) y cargando en los receptores la misma Clase de Coste por el importe que les corresponda segn el criterio fijado. CLASES DE COSTE PRIMARIAS : CICLOS DE DISTRIBUCION CeCo emisor: cuenta 6xxxxx 1500 1500 CeCos receptores: cuenta 6xxxxx 600 cuenta 6xxxxx 900 CeCo: EMISOR RECEPTOR 1 RECEPTOR 2 saldo inicial saldo final 1500 0 0 0 600 900 5.4.2.2 CICLOS DE SUBREPARTO. Los ciclos de subreparto operan con Clases de Coste secundarias. La mecnica de reparto es la misma que la de los ciclos de distribucin, pero en este caso el centro de coste emisor no se abona directamente con la clase de coste cuyo importe se quiere repartir, sino que lo hace a travs de una clase de coste de subreparto. Esta misma Clase de Coste de subreparto es la que aparece en los Centros de Coste receptores, con el importe que les corresponda segn las proporciones que marque el criterio utilizado. Manual CO Pg. 50 de 59

CLASES DE COSTE SECUNDARIAS : CICLOS DE SUBREPARTO CeCo emisor: cuenta 6xxxxx 1500 CeCos receptores: clase 96xxxxx 600 clase 96xxxxx clase 96xxxxx 900 1500 CeCo: EMISOR RECEPTOR 1 RECEPTOR 2 cuenta 6xxxx saldo inicial saldo final 1500 0 0 1500 0 0 clase 96xxxx saldo inicialsaldo final 0 0 0 -1500 600 900 Utilizando Clases de Coste secundarias podemos distinguir perfectamente las contabilizaciones en un Centro de Coste originadas en un apunte financiero, y las originadas a travs de un subreparto. Utilizaremos la distribucin cuando interesa mantener el origen del dato en los receptores, ya que el saldo del emisor por cuenta se disminuye. El subreparto nos mantiene el origen de los datos en el centro de coste emisor, y en el receptor nos dar tanta informacin como informacin contenga la clase de coste secundaria de subreparto. 5.4.3 5.4.3.1 Creacin y modificacin de ciclos para valores reales. CICLOS DE DISTRIBUCIN. Ruta de acceso: Contabilidad de Centros de Coste / Cierre de Periodos / Funciones Individuales / Parametrizaciones actuales / Definir distribucin / Crear distribucin real. Descripcin de campos: Ciclo: cdigo de 6 caracteres (nombre del ciclo). Manual CO Pg. 51 de 59

Fecha inicial: escribir 1 de enero del ejercicio en curso. Modelo: Ciclo, fecha inicial y sociedad: datos del ciclo que se coja como modelo, en su caso. Una vez hecho esto, se acceder a una pantalla inicial en la que se escribir un texto descriptivo para el ciclo de distribucin que se est creando. Descripcin de campos: Iterativo: Cuando se produce una distribucin y existen centros de coste emisores y receptores al mismo tiempo, indica que no se realice el reparto de ese centro hasta que no haya recibido todos los costes. Acumulado: Cuando la distribucin se genera para ms de un periodo, recoge los datos englobando todos los perodos, es decir, no genera la distribucin de un perodo y luego la del siguiente sino de manera agrupada. El botn de Aadir segmento lleva a la pantalla de creacin del primer segmento del ciclo. En SAP R/3, cada segmento es cada una de las relaciones Emisor -> Clase de Coste > Criterio -> Receptores que se quiera introducir en la definicin del ciclo. Descripcin de los campos: Segmento: introducir designacin para el segmento, preferiblemente el nmero de orden del segmento dentro del ciclo o cualquier clave que nos permita identificarlo claramente. Texto: texto explicativo del segmento. Valores emisores/Regla: Mediante este campo se controla cmo se ha de efectuar la determinacin de los valores emisores. Manual CO Pg. 52 de 59

1 Importes contabilizados: Como valores emisores se utilizan los importes contabilizados en el emisor. 2 Importes fijos: En la pantalla "valores emisores" se indican los importes fijos para el emisor que a su vez se ha definido en los criterios de seleccin. Con estos importes se abonan los emisores directamente. La distribucin en los receptores se realiza segn las normas que se han indicado para la determinacin de bases de referencia receptoras. 3 Tarifas fijas: En la pantalla "valores emisores" se indican las tarifas fijas para los emisores que se han definido en los criterios de seleccin. Valores emisores/Parte en %: porcentaje sobre el total de importe contabilizado en el Centro de Coste emisor para las cuentas especificadas que se va a repartir segn el criterio en cuestin. Normalmente lo que se reparte segn criterio es el 100% de las contabilizaciones realizadas para las cuentas en los centros de coste emisores. Valores emisores/Valores reales - plan: Con este pincho definimos si queremos que el importe a repartir resultante de la norma 1 (importes contabilizados) se lea en datos reales (contabilizados) o planificados (presupuestos). Base de referencia recptora/Norma: mtodo de reparto que se va a utilizar. Aqu se deber elegir 1 para Partes variables y 3 para Porcentajes fijos, segn convenga. 1. Partes variables: Las bases de referencia se determinan con los valores de las bases de datos de totales. En la pantalla "Bases de referencia" se define los criterios de seleccin de este acceso a la base de datos. 2. Importes fijos: En la pantalla "Bases de referencia" se definen los importes fijos con los que se cargan directamente a los receptores. El importe de abono del emisor resulta de la suma de los importes receptores. La norma que se utiliza para determinar los valores emisores no se utiliza en este caso. Los importes de emisor contabilizados o importes de emisor fijos registrados no se tienen en cuenta. 3. Porcentajes fijos: En la pantalla "Bases de referencia" se definen porcentajes fijos para los receptores. El valor emisor se distribuye a los receptores en funcin de estos porcentajes. Debe tenerse en cuenta que el total de las bases de referencia receptoras no deben sobrepasar el 100%. El sistema parte de una base emisora del 100%. Si el total de las Manual CO Pg. 53 de 59

bases de referencia de receptor es inferior al 100%, una parte del valor emisor permanecer en el emisor. 4. Partes fijas: En la pantalla "Bases de referencia" se definen las partes fijas para los receptores. El mtodo se parece al de los porcentajes fijos. En este mtodo se abona el emisor completamente salvo en el caso de que haya definido un valor neto contable porcentual. Clase de cuotas variables: Mediante la entrada en este campo, el sistema controla cmo se determina la base de referencia del receptor de la compensacin correspondiente. Cuando se escoge el mtodo de Partes variables, el sistema es el que calcula automticamente los porcentajes a asignar a los receptores en funcin de alguna tabla: Costes reales Costes plan Consumo real Consumo plan Valores estadsticos reales Valores estadsticos plan Actividad real Actividad plan Costes reales estadsticos Costes plan estadsticos Pasando a la pestaa siguiente definimos los valores emisores / receptores. Caractersticas de imputacin / Emisor / Centro de coste: cdigo del Centro de Coste o del grupo de Centros de Coste emisores. Caractersticas de imputacin / Emisor / Clase de coste: cdigo de la clase de coste o grupo de Clases de Coste que se acogen al criterio de reparto que se va a definir. Caractersticas de imputacin / Receptor: cdigo del Centro de Coste o Grupo de Centros de Coste receptores en el reparto. Manual CO Pg. 54 de 59

Una vez completados todos los campos anteriores, pasando a la pestaa Bases de referencia receptoras se accede a la pantalla de definicin del criterio de reparto. Ya se ha indicado el mtodo de reparto que se va a utilizar (partes variables, porcentajes fijos, importes fijos o partes fijas), por lo que la pantalla de definicin del criterio depender del mtodo que se haya seleccionado. En esta pestaa se indicarn los valores de referencia a distribuir: Cantidades fijas a distribuir Porcentaje que le corresponde a cada receptor Parte variable que se debe tomar como referencia (qu valor estadstico, o qu cuenta...)... En la pestaa Factor de ponderacin del receptor se fija el multiplicador de las bases de referencia seleccionadas para el objeto correspondiente (en tanto por ciento). Por defecto se fija 100 para todos los receptores. Con los pasos anteriores queda definido el primer segmento del ciclo de distribucin que se est creando. Se accede a una nueva pantalla de segmento mediante el botn Aadir segmento. Existe la opcin de copiar segmentos, lo que nos facilita la creacin de los ciclos. Con el botn se puede ver el nmero y el texto de los segmentos que estn creados para el ciclo. 5.4.3.2 CICLOS DE SUBREPARTO. La mecnica de grabacin de ciclos de subreparto es en todo idntica a la de grabacin de ciclos de distribucin, salvo que en cada segmento hay que especificar la Clase de Coste de subreparto que se utiliza para vaciar el Centro o los Centros de Coste emisores. Ruta de acceso: Contabilidad de Centros de Coste / Cierre de Periodos / Funciones Individuales / Parametrizaciones actuales / Definir subreparto / Crear subreparto real. Manual CO Pg. 55 de 59

En la pantalla de acceso a la creacin del ciclo de subreparto se completan los campos de cdigo del ciclo y fecha inicial, y en la siguiente pantalla se escribe el texto explicativo. A travs del botn de Aadir segmento se llega a la pantalla de definicin de los elementos del ciclo: valores emisores, base de referencia y caractersticas de imputacin (igual que en el ciclo de distribucin). En los subrepartos cada segmento es cada una de las relaciones Emisor -> Clase de Coste > Clase de coste de subreparto > Criterio -> Receptores que se quiera introducir en la definicin del ciclo. Es necesario especificar la Clase de Coste de subreparto secundaria utilizada. Este campo de Clase de Coste de subreparto es obligatorio: Para ciclos de reparto, tanto de distribucin como de subreparto, slo queda aadir que existe la posibilidad de crear con modelo. Con ello se puede simplemente ir recorriendo los segmentos ya predefinidos y corrigiendo los campos que sean necesarios. 5.4.4 Modificacin de ciclos de reparto. La funcin de modificacin de ciclos ya definidos, tanto de distribucin como de subreparto, permite corregir todos los campos introducidos en la definicin inicial del mismo: textos, norma, bases de referencia, Centros de Coste emisores y/o receptores, Clases de Coste, Valores Estadsticos, Clase de Coste de subreparto, etc. 5.4.5 Bloqueo y borrado de ciclos. Existe la posibilidad de que la ejecucin de un ciclo se realice parcialmente, es decir, de bloquear determinados segmentos que por algn motivo no se quieren ejecutar. Con esto se consigue que la definicin del ciclo no se vea afectada, sino que sea simplemente una parte del mismo la que no se encuentre operativa. Una vez recuperada la situacin normal, bastar con Manual CO Pg. 56 de 59

desbloquear el segmento bloqueado para que se siga funcionando como al principio. El bloqueo de segmentos se realiza dentro de la definicin de los mismos, marcando el campo Indicador bloqueo. En el resumen de los segmentos del ciclo se puede ver cules de ellos estn bloqueados. Si ejecutamos un ciclo para un periodo de tiempo concreto y despus lo modificamos (o bloqueamos algn segmento), si volvemos a ejecutarlo para el mismo periodo de tiempo, nos anular los apuntes generados en la primera ejecucin (hacindonos el contra apunte) y nos contabiliza los nuevos apuntes. Para borrar un ciclo de reparto, tanto de distribucin como de subreparto, se accede directamente desde ruta de acceso de ejecucin de ciclos, por Ciclo / Borrar. Se debe ser especialmente cuidadoso con esta opcin, porque una vez elegido el ciclo, el sistema no exige confirmacin de la operacin que va a realizar. En principio no debera ser necesario borrar los ciclos actualmente definidos, sino actualizar los criterios de reparto, las Clases de Coste que se ven afectadas, etc. 5.4.6 Creacin y modificacin de variantes. Las variantes son conjuntos de ciclos de reparto que pueden agruparse como un nico captulo. Los ciclos de dicha variante podrn entonces ser ejecutados secuencialmente y de una sola vez, sin necesidad de irlos especificando uno a uno. La grabacin de variantes se hace en el men de ejecucin de ciclos (tanto de distribucin como de subreparto). En la pantalla se irn completando los cdigos de los ciclos que componen la variante, en el orden en que se requiera su ejecucin. Despus se sigue el men Detalles / Variante / Grabar, para poder darle un cdigo y un texto explicativo a la variante recin creada. Una vez que la variante est grabada, cada vez que se entre al men de ejecucin de ciclos se puede llamar a la variante para tener acceso inmediato a los ciclos que componen dicha variante. Esto se consigue entrando por el men Detalles / Variante / Traer. Desplegando la persiana podemos elegir entre las variantes ya creadas. Manual CO Pg. 57 de 59

5.4.7 Ejecucin de ciclos. Ruta de acceso: Finanzas / Controlling / Contabilidad de centros de coste / Cierre de periodo / Funciones individuales / Imputaciones / Disribucin o subreparto. Los ciclos de reparto se pueden ejecutar: Como proceso de fondo: el proceso no se ejecuta en el momento, sino que se deja preparado para una ejecucin posterior. En modo test: ejecucin de prueba. En modo real: ejecucin definitiva. La ejecucin de los ciclos en prueba (modo test) permite la obtencin de un informe previo del resultado del reparto efectuado, sin que ste se haya hecho efectivo an en trminos de contabilizaciones en Centros de Coste. Esto permite comprobar de antemano el resultado de un reparto, lo que es til para verificar que la definicin del ciclo es correcta. Una consulta de partidas individuales de un Centro de Coste receptor no dar informacin sobre las partidas que le llegan de repartos que se hayan ejecutado en modo test. La ejecucin de los ciclos en modo real genera los documentos y apuntes correspondientes a la operacin realizada, abonando los emisores y cargando los receptores segn el criterio especificado. La consulta de partidas en los centros de coste afectados en el reparto nos da informacin sobre estos movimientos. En caso de que se detecte algn tipo de irregularidad slo existir la opcin de correccin manual de partidas, o la ejecucin de la anulacin del ciclo, que generar los apuntes contrarios. Por defecto el sistema lleva la opcin de ejecucin de ciclos en prueba (Ejecucin de test marcado en el rea Control del proceso). Para conseguir que la ejecucin de los ciclos sea real hay que desmarcar ese campo. Tanto en la ejecucin en prueba como en la ejecucin real, el sistema nos dar una lista de los errores que se han producido durante la ejecucin en el caso de que estos existan. Manual CO Pg. 58 de 59

5.4.8 Partidas individuales en la ejecucin de ciclos. Una vez ejecutado el ciclo, tanto en modo test como en real, se genera automticamente un informe que recoge el resultado de las operaciones efectuadas por el sistema. Dicho informe permite consultar las estructuras emisor - receptor que se producen en el reparto, as como los valores de referencia que han permitido ponderar los importes a traspasar a los diferentes centros de coste. En la pantalla aparecern botones de Emisor, Receptor y Segmentos para acceder a este tipo de informacin. Tambin se obtiene un diagnstico resumen de la ejecucin, generando mensajes de advertencia o de error si procede. El acceso a los mensajes es a travs de la Ruta de acceso Pasar a / Mensajes / Total. 5.4.9 Anulacin de ciclos. Con la ejecucin de la anulacin, el sistema vuelve a generar apuntes y documentos de CO que reflejan cmo las partidas que fueron repartidas entre varios Centros de Coste receptores son revertidas a su centro de coste emisor con idntico criterio que el seguido para el reparto original. Manual CO Pg. 59 de 59