UNIVERSIDAD ADVENTISTA DE BOLIVIA FACULTAD DE INGENIERIA

Sistema de Control y Gestin Financiero de Colegios Adventistas de la ASEA UB

PERFIL DE PROYECTO Presentado: Roberto Joaquin Ontiveros Vargas

DOCENTE: Ing. Yanina Galaburda

INTRODUCCIN La Unin Boliviano de la IASD (Iglesia Adventista de Bolivia), es un ente matriz donde se centraliza informacin de los campos o misiones que estn anexados a este, como sucursales los cuales se encuentran en las ciudades de Cochabamba (Misin Boliviana Central), Santa Cruz (Misin del Oriente Boliviano) y La paz (Misin Boliviana Occidental), dentro de cada misin existe un departamento de educacin el cual es denominado ASEA (Asociacin de Educativa Adventista), cada ASEA encarga tiene a su cargo una determinada cantidad de colegios, que estn ubicados en diferentes ciudades de el pas de Bolivia. (Ver Diagrama D-1)

UNIN BOLIVIANA

MISIN BOLIVIANA OCCIDENTAL (ASEA - MBO) La Paz

MISIN BOLIVIANA CENTRAL (ASEA - MBC) Cochabamba

MISIN DEL ORIENTE BOLIVIANO (ASEA - MOB) Santa Cruz

15 Colegios 4 escuelas

7 Colegios 2 escuelas

10 Colegios 1 escuelas

Las principales funciones de la ASEA de cada misin es la de administrar y centralizar informacin que se generan, tanto en el rea acadmica como el rea financiera de cada colegio, con el fin de lograr la consolidacin del mismo CONSOLIDACION DE QUE? para poder brindar una informacin global y detalla a la Unin Boliviana. La ASEA por ser una institucin educativa particular con todos los derechos y obligaciones ante el fisco, se ve en la obligacin de presentar informes tributarios, como libro de compras y libro de ventas, de manera mensual, adems generar balances y estados financieros de cada

colegio, de esta manera administra y gestiona todos los movimientos que se generar durante una gestin cumpliendo no solamente con el estado Boliviano si tambin con la entidad matriz a la que pertenece. El objetivo principal de cada colegio es la formacin integral de los alumnos de nivel primario y secundario, no todos los colegios cuentan con los dos niveles pero en su mayora gozan de este beneficio. Esto da lugar a que en cada colegio de la ASEA se generen ingresos y gastos. Los ingresos son las mensualidades escolares, cada alumno tiene una cuota mensual, adems puede gozar de un descuento. Los gastos son generados para material de escritorio o gastos internos que se podran suscitar.

ANTECEDENTES La ASEA tiene como sede principal la ciudad de CBBA. Ubicada en la Calle Simn Lpez, ah solicita informacin de la situacin de cada colegio que pertenece a la red educativa adventista, en funcin al requerimiento las ASEAs de las misiones realizan la recopilacin de la informacin a cada colegio, informacin que en la mayora de los casos son enviados por correo o en su caso flota o avin como una encomienda. La ASEA de cada misin gestiona todo el proceso de iniciacin de actividades hasta la conclusin del mismo, dentro del trabajo principal est la de apertura de de gestin por colegio, la dosificacin de facturas, pago de sueldos mensuales, normalizacin de becas, generacin de balances por colegio y uno consolidado, estado de resultados por colegio. Cada colegio cuenta con un sistema llamado Secretaria, este software est orientado mas al rea financiera y no as al acadmico, pero aun as tiene bastantes limitaciones no solo en la entrega de informes, sino tambin en la validacin del ingreso informacin. Por ser un sistema cerrado (llamado as por que no se tiene el cdigo fuente), no da lugar a la incrementacin de mdulos y la generacin de mas informacin requerida por los usuarios. Otro aspecto importante que se tiene es que es un sistema que solamente trabaja de manera local, trabaja con una base de datos en SQLserver 2008, y su plataforma de programacin es Delphi. De esa manera los colegios estn organizando su informacin y se dan modos para poder generar otras planillas en Excel de acuerdo en requerimiento de informacin de su ASEA a la que pertenecen.

En las oficinas de la ASEA se consolida la informacin de los colegios generando de esta manera un trabajo exagerado por la amplia informacin que se acumula y en algunos casos tanta informacin da lugar a la inconsistencia del mismo. Sucede que en gestiones anteriores el error de un nmero causa grandes multas con el fisco, razn por la cual esta institucin requiere un software que pueda manipular los datos y de confiabilidad a la informacin que se maneja, comenzando en la acumulacin de la informacin de cada colegio por ejemplo: alumnos activos, mensualidad, descuentos, costo por curso, y otros.

IDENTIFICACIN DEL PROBLEMA El actual sistema con el que cuentan los colegios no tiene las propiedades necesarias que puedan cumplir con los requerimientos que solicitan los asistentes financieros de los colegios, y no centraliza la informacin necesaria para poder consolidarlo en la ASEA de cada misin y por ende en la Unin Boliviana, generando tambin multas y problemas judiciales por la inconsistencia de datos ante el fisco.

OBJETIVO GENERAL Desarrollar un software que pueda ser capaz de acumular, gestionar y administrar toda la informacin de los colegios brindando de esta manera informacin plasmada en reportes que ayudaran no solo al asistente de colegio si no tambin a los administradores para la toma de decisiones, centralizado en un servidor situado en cada misin, ayudando tambin a que la ASEA tenga informacin al instante de los movimientos financieros (ingresos, egresos), en los colegios.

OBJETIVOS ESPECIFICOS Registro de costo de mensualidades por curso. Generacin de contrato por alumno. Estado cuentas por alumno. Facturacin automtica. Cuentas generales por curso. Saldos por fecha del colegio.

Libro ventas. Descuentos de mensualidad por alumno. Informe de descuentos por curso y colegio. Informacin centralizada por colegio.

JUSTIFICACIN Con el sistema ya implementado se podr lograr que los movimientos financieros que se realizan en colegio se la realice de una manera ms rpida y ms fiable, mejorando de esta manera la calidad de atencin a los clientes los cuales vienen a cancelar la mensualidad educativa de los alumnos, adems de brindar una informacin requerida por el padre o tutor de los alumnos en relacin al estado de cuentas de los alumnos. En relacin colegio y la ASEA se podr tener la informacin actualizada en el momento mismo que se genere un evento financiero en el colegio ya que el servidor de datos se lo tendr instalado en las oficinas de la misin, logrando de esta manera sacar informacin de cualquier colegio viendo la realidad financiera en la que se encuentra.

VIABILIDAD Viabilidad tcnica.El proyecto a ser desarrollado tendr como interface principal un

navegador como Explorer, Mozilla, etc. Y los requerimientos mnimos de hardware son: -

Pentium IV de 2.6 GHz Memoria RAM 1Gb. Disco duro de 60Gb.

Viabilidad Operacional.- Ya que es un sistema basado en tecnologa web este se actualizar peridicamente, dando el soporte que todo sistema requiere despus de su implementacin.

Viabilidad Econmica.- Por ser un proyecto de materia este proyecto no tendr costo alguno, solo se requiere que la institucin pueda brindar la informacin requerida para

poder obtener un software que cumpla con las necesidades primordiales para su funcionamiento.

ALCANCES Este proyecto est orientado a gestionar y administrar el movimiento financiero de colegios teniendo como base de almacenamiento de informacin la direccin de la ASEA a la que pertenece.