2010

Lic. Juan Sabines Guerrero Gobernador Constitucional del Estado de Chiapas Lic. Toms Snchez Snchez Secretario de la Funcin Pblica Ing. Navor Francisco Ballinas Morales Subsecretario de Desarrollo Administrativo y Tecnolgico

Coordinacin C. P. Aimer Aguilar Trujillo Director de Desarrollo Administrativo Colaboracin Ing. Marco Antonio Livano Trinidad Lic. Gabriela Prez Lpez Lic. Mara Guadalupe Coutio Morales Lic. Luis Ernesto Archar Narvez Investigacin e Integracin Lic. Karla Paulina Gordillo Castanedo

Diseo de Portada y Edicin L.D.G. Jos Arturo Prez Martnez L.D.G. Karla Paola Moreno Velasco

ndice
Contenido Pgina

Presentacin Objetivo I. Manual de procedimientos II. Anlisis y construccin de los procedimientos III. Integracin IV. Especificaciones tcnicas V. Caso prctico

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Presentacin

En atencin al inters del Ejecutivo Estatal, de implementar acciones que modernicen y doten de mayor capacidad de respuesta a los Organismos Pblicos del Poder Ejecutivo Estatal, la Secretara de la Funcin Pblica, en cumplimiento de las atribuciones conferidas en la Ley Orgnica de la Administracin Pblica del Estado de Chiapas, desarrolla diversas herramientas de trabajo que contribuyan al mejoramiento administrativo. Debido a la importancia de que los Organismos Pblicos que integran la estructura del Poder Ejecutivo Estatal, cuenten con instrumentos administrativos que contribuyan al logro de los objetivos institucionales y sirvan de consulta y apoyo para conocer los procedimientos que deben seguirse para la realizacin de las funciones que les han sido conferidas, se ha diseado la presente Gua Tcnica para orientar la elaboracin o actualizacin de los manuales de procedimientos, uniformando los criterios en cuanto a su presentacin y contenido. El presente documento se integra por los apartados siguientes: Manual de procedimientos, Anlisis y construccin de los procedimientos, Integracin, Especificaciones tcnicas y Caso prctico.

La Gua Tcnica para Elaborar o Actualizar los Manuales de Procedimientos de los Organismos Pblicos del Poder Ejecutivo Estatal, es de carcter enunciativa ms no limitativa, que contribuye a mejorar el proceso de elaboracin o actualizacin de dichos manuales; siendo importante para el desarrollo de stos, la participacin responsable del personal de los diferentes niveles jerrquicos de los Organismos Pblicos del Poder Ejecutivo Estatal.

Lic. Toms Snchez Snchez Secretario de la Funcin Pblica

La presente Gua Tcnica, es parte de los instrumentos de trabajo que emite la Secretara de la Funcin Pblica, a travs de la Direccin de Desarrollo Administrativo, quien ser la encargada de asesorar a los Organismos Pblicos en la elaboracin o actualizacin de sus Manuales de Procedimientos, con el propsito de homogeneizar la aplicacin de los criterios establecidos en el presente documento.

Objetivo
Proporcionar los elementos tcnicos necesarios para elaborar o actualizar los Manuales de Procedimientos de los Organismos Pblicos del Poder Ejecutivo Estatal.

I. Manual de Procedimientos

Definicin
Es un instrumento de informacin en el cual se describen en forma secuencial y cronolgica, las actividades que deben seguirse para la realizacin de las funciones de un Organismo Pblico.

Objetivo
Guiar en forma ordenada el desarrollo de las actividades, evitando la duplicidad de esfuerzos, todo ello con la finalidad de optimizar el aprovechamiento de los recursos y agilizar los trmites que realiza el usuario, con relacin a los servicios que se le proporcionan. Se pretende que la estructuracin adecuada del manual, refleje fielmente las actividades especficas que se llevan a cabo, as como los medios utilizados para la consecucin de los fines, facilitando al mismo tiempo, la ejecucin, seguimiento y evaluacin del desempeo organizacional.

Base normativa
Artculo 23 de la Ley Orgnica de la Administracin Pblica del Estado de Chiapas, que establece la obligacin de los Titulares de las Dependencias de expedir sus manuales administrativos; y artculo 24 de la Ley de Entidades Paraestatales del Estado de Chiapas, que determina la obligacin del rgano de Gobierno de expedir las normas en las que se establezcan las bases de organizacin de la Entidad . Artculo 30, fraccin VI, de la Ley Orgnica de la Administracin Pblica del Estado de Chiapas, en el que se establece que la Secretara de la Funcin Pblica proporcionar asesora a los Organismos Pblicos de la Administracin Centralizada, y a los de la Administracin Paraestatal cuando as lo soliciten, en la elaboracin de sus manuales administrativos.

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Ventajas
Constituyen una fuente formal y permanente de informacin y orientacin acerca de la manera de ejecutar un trabajo determinado. Presentan una visin integral de cmo opera el rgano administrativo responsable. Establecen los lineamientos y mecanismos para la correcta ejecucin de las funciones. Contribuyen a dar continuidad y coherencia a las actividades que describen. Delimitan responsabilidades y evitan desviaciones arbitrarias o malos entendidos en la ejecucin de un trabajo determinado. Facilitan la supervisin del trabajo y proporcionan a los jefes los elementos necesarios para verificar el cumplimiento de las actividades de sus subordinados. Son una herramienta para capacitar al personal en el desempeo de sus funciones. Sirven como base para la realizacin de estudios de mtodos y sistemas, con la finalidad de lograr la agilizacin, simplificacin, automatizacin o desconcentracin de las actividades que se llevan a cabo en los organismos pblicos. Auxilian en las labores de auditora administrativa.

Responsables de su elaboracin, actualizacin y publicacin

La elaboracin y actualizacin de los Manuales de Procedimientos, es responsabilidad de los Organismos Pblicos, cuyo proceso ser coordinado por el titular de la Unidad de Apoyo Administrativo o equivalente. As mismo, en cumplimiento a la Ley que Garantiza la Transparencia y el Derecho a la Informacin Pblica para el Estado de Chiapas, es su responsabilidad publicar este documento debidamente actualizado y rubricado por los que intervinieron en su realizacin, a travs de su portal en internet.

Actualizacin
Los manuales debern actualizarse cada vez que sea necesario con el objeto de que se apeguen a la realidad operativa del organismo.

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Causas por la que se debe llevar a cabo una actualizacin: Cuando se modifique el Manual de Organizacin del Organismo Pblico. Cuando exista modificacin a los procedimientos establecidos.

Asesora para la elaboracin o actualizacin del manual

Los Organismos Pblicos debern presentar el anteproyecto de manual de forma oficial a la Secretara de la Funcin Pblica, a efecto de que la Direccin de Desarrollo Administrativo, proporcione la asesora correspondiente en apego a los lineamientos y al contenido especificado en la presente gua.

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II. Anlisis y construccin de los procedimientos

La comprensin de la metodologa para la elaboracin o actualizacin de los Manuales de Procedimientos, requiere determinar los siguientes conceptos bsicos: Procedimiento: Es la sucesin cronolgica y detallada de las actividades en su orden lgico y su mtodo de ejecucin. Actividad: Es el conjunto de operaciones afines y sucesivas que son ejecutadas por el rgano administrativo responsable en la realizacin de un trabajo determinado. Operacin: Es cada una de las acciones fsicas o mentales, necesarias para ejecutar una actividad o tarea determinada. Es la divisin mnima del trabajo administrativo. Para facilitar la elaboracin o actualizacin del Manual de Procedimientos, los Organismos Pblicos debern realizar las siguientes actividades:

Identificacin de los procedimientos.

Para la correcta identificacin de los procedimientos del Organismo Pblico, es importante aplicar una metodologa que garantice: Que los procedimientos sean coherentes con respecto a su estructura y funciones. Que reflejen su realidad operativa. Partiendo del principio de que los procedimientos constituyen la expresin operativa del desarrollo funcional de la organizacin, podemos expresar qu: Al interior del Organismo Pblico, las funciones describen el qu se hace? y los procedimientos el cmo se hace?. Por lo que el primer paso consiste en identificar las funciones de los rganos administrativos a nivel Departamento, rea o equivalente, conociendo de esta forma el que hacen; para continuar con la identificacin por funcin de l o los procedimientos, es decir el como se hace.

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El nivel jerrquico en que se elaborarn los procedimientos, ser aquel en el que se concentre la operatividad del Organismo Pblico (Departamento o equivalente). Para facilitar dicha identificacin se aplicar el siguiente formato:

Anotar en los espacios correspondientes, lo siguiente: 1. Nombre del rgano administrativo 2. Funcin derivada del Manual de Organizacin actualizado. 3. Nmero progresivo del procedimiento 4. Nombre asignado al procedimiento.

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Anlisis del Procedimiento

Una vez identificados los procedimientos del rgano administrativo, se proceder a su anlisis a travs de los siguientes pasos: 1. Recoleccin de informacin Consiste en recabar los documentos y los datos, que una vez organizados, analizados y sistematizados, permitan conocer los procedimientos tal y como operan. Las tcnicas que usualmente se utilizan para recabar la informacin necesaria son: a) Investigacin documental. b) La Investigacin de campo: Entrevistas y Cuestionarios. 2. Anlisis de la informacin Constituye una de las partes ms importantes de la integracin de los procedimientos, consiste fundamentalmente en estudiar cada uno de los elementos de informacin o grupo de datos que se integraron durante la recoleccin de informacin, con el propsito de obtener un diagnstico que refleje la realidad operativa actual. Para analizar la informacin recabada, es conveniente responder los cuestionamientos fundamentales que se mencionan a continuacin: Qu trabajo se hace? Quin lo hace? Cmo se hace? Cundo se hace? Donde se hace? Por qu se hace? Con qu se hace? La contestacin a estos cuestionamientos, si bien implica disponibilidad de tiempo, es necesaria para el anlisis de la informacin, por ello, es indispensable dirigir principalmente la investigacin a: La distribucin que se hace de los documentos.

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 El tipo de registro empleado. Las probables causas de demora. Los formatos o cdulas que se utilizan. Las firmas o autorizaciones necesarias. 3. Anlisis de las actividades Tan pronto sea recopilada y registrada la informacin, lo siguiente es analizar las actividades que se efectan en el procedimiento, esto con el nico propsito de tomar en cuenta todos los elementos productivos y no productivos de algn trmite, y en su caso recortar los tiempos y trmites a realizar conforme sea posible, obviamente con vista siempre a su mejoramiento. Nota: Para estar en posibilidad de llevar a cabo esta etapa, es necesario estudiar todos y cada uno de los registros que se hayan realizado, as como la informacin documental que se haya obtenido, al igual que los formatos que se utilizan en el procedimiento. Una vez que todas las actividades se han sometido al anlisis correspondiente, y se considera que es necesario mejorar o redisear un procedimiento, se deber utilizar la tcnica de los cinco puntos que se presenta a continuacin: a) Eliminar: todo lo que no sea absolutamente necesario. Cualquier operacin, paso o detalle que no sea indispensable, debe ser eliminados b) Combinar: unir algn paso del procedimiento con otro, a efecto de simplificar el trmite. Cuando se combina, generalmente se eliminan algunos detalles, como un registro, una operacin, etc. c) Cambiar: los procedimientos pueden simplificarse cambiando la secuencia de las operaciones, modificando o cambiando de lugar determinada actividad. d) Mejorar: consiste en redisear una forma, un registro o un informe; haciendo alguna mejora al instrumento o equipo empleado, o encontrando un mtodo mejor. e) Mantener: consiste en conservar las actividades que como resultado del anlisis, no fueron susceptibles de modificar.

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Construccin de los Procedimientos.

Con la finalidad de que los procedimientos que se emitan, mantengan una estructura de redaccin y presentacin homognea, se describen los criterios a utilizar para su construccin: 1. Redaccin: La redaccin deber ser clara y sencilla, indicando de manera cronolgica y secuencial cada una de las actividades que se realizan dentro de un procedimiento. Toda actividad debe iniciarse con un verbo en tiempo presente de modo indicativo, en tercera persona del singular. Ejemplo: Revisa documento, Elabora oficio.

Cada actividad puede dividirse en las acciones que se consideren necesarias. Ejemplo: Elabora oficio, rubrica y recaba firma de autorizacin del Titular de la Direccin de... La descripcin de cada actividad deber ser clara, concisa y precisa; responder a las preguntas: Qu se hace? y Para que?, Si el tipo de actividad lo amerita, se recomienda preguntarse: Cmo y/o Con qu se realiza una actividad? y A quin se canaliza el asunto o trabajo? Ejemplo:

Referencia de actividades Cuando el flujo de la actividad retroceda o avance a otra actividad dentro del mismo procedimiento se sealar con las palabras regresa o contina y el nmero de la actividad a la que se dirige.

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Ejemplo: Aprueba documento? No. Regresa a la actividad No. 3 Decisiones En el caso de las disyuntivas o alternativas que se deriven de una actividad, stas debern anotarse en la descripcin del procedimiento, entre signos de interrogacin. Ejemplo: Existen observaciones? Si. Contina en la actividad No. 2 No. Contina en la actividad No. 1a

Indicar el trmino del procedimiento con la leyenda: TERMINA PROCEDIMIENTO 2. Manejo de documentos y formatos Si el inicio de la actividad indica la recepcin de documentos, mencione de quien los recibe, a travs de quien, el tipo de documento; as como, una breve descripcin del asunto a tratar. Cuando se turne o enve un documento a un rgano administrativo que interviene indirectamente en el procedimiento se anotar el nombre de ste; as como, en la actividad siguiente, siempre y cuando se genere una respuesta del mencionado rgano. Cuando en el desarrollo del procedimiento una actividad implique la utilizacin de algn formato y ste se mencione por primera vez, se deber anotar su nombre completo entre comillas y en la columna de documento de referencia se anotar su clave de identificacin; en las actividades subsecuentes se podr mencionar su nombre genrico y/o su clave de identificacin. En la distribucin de documentos debe indicarse en forma de lista si es original o copia y a quien van dirigidos. Ejemplo: Original: 1. copia: 2. copia: 3. copia: Titular del Organismo Pblico. Titular de la Subsecretara de Desarrollo Administrativo y Tecnolgico. Titular de la Direccin de Desarrollo Administrativo. Archivo.

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3. Numeracin. Debern numerarse las distintas actividades del procedimiento en forma progresiva con nmeros arbigos enteros. Ejemplo: 4. Recibe... 5. Verifica ... 6. Solicita ...

En los casos en que a una actividad se derive de una decisin stas debern numerarse con el nmero de la actividad de la cual se desprenden adicionndole letras en minscula de manera consecutiva de acuerdo al abecedario: a este tipo de actividades las denominamos de excepcin, porque no forman parte de la secuencia principal del procedimiento. Ejemplo: 1. Recibe a travs de la Direccin de Desarrollo Administrativo el oficio original de la solicitud, registra y revisa si existe la designacin de la persona (enlace) que coordinar los trabajos de elaboracin o actualizacin del manual al interior del Organismo Pblico. Existe designacin de enlace? Si. Contina en la actividad No. 2 No. Contina en la actividad No. 1a 1a. Elabora oficio solicitando al titular del Organismo Pblico designe a la persona que fungir como enlace en los trabajos de asesora y turna a la Direccin de Desarrollo Administrativo para rbrica y recabar rbrica del Subsecretario de Desarrollo Administrativo y Tecnolgico y firma del Secretario de la Funcin Pblica. 1b. Recibe a travs de la Direccin de Desarrollo Administrativo oficio firmado, fotocopia y turna a Oficiala de Partes para su distribucin:

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IlI. Integracin
Portada (Elaborar en Power Point) Contenido: En el margen superior izquierdo, el logotipo institucional con el nombre del Organismo Pblico. En el margen superior derecho, el eslogan de Gobierno del Estado. En el centro, se anotar en maysculas y con negritas la leyenda: Manual de Procedimientos (Arial a 48 puntos). En el margen inferior derecho, se anotar el nombre de la dad donde se ubica fsicamente el Organismo Pblico debajo el mes y ao de la emisin del documento. Ciuy

Nota: Para el uso de logotipos, eslogan y escudos apegarse al Manual de Identidad del Poder Ejecutivo Estatal. ndice. Es la relacin de los apartados que integran el documento y su ubicacin en el mismo. Los procedimientos se agruparn por secciones para facilitar su localizacin. 1. Autorizacin En este apartado se describir a rengln seguido, el fundamento legal que faculta a los Titulares de los Organismos Pblicos a expedir sus manuales administrativos y la finalidad de su emisin. Adems, se enunciar la fecha a partir de la cual entra en vigor el documento. Al calce se incluir de manera centrada, el nombre y firma de autorizacin del Titular del Organismo Pblico. 2. Introduccin Este apartado se refiere a la presentacin que el Titular del Organismo Pblico dirige al lector, sobre el mbito de competencia de la Institucin, el contenido del documento, su utilidad y los fines y propsitos generales que se pretenden cumplir a travs de l.

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3. Organigrama General En este apartado se integrar el Organigrama General del Organismo Pblico, el cual representa grficamente todos los rganos administrativos que lo integran. Nota: En los casos en que por el tamao de la estructura, no puedan reflejarse todos los rganos administrativos en una sola pgina, el organigrama general, reflejar los rganos administrativos hasta nivel Direccin, Unidad u rgano equivalente; colocando al margen inferior izquierdo de la pgina, con letra arial a 10 puntos la leyenda: El presente organigrama refleja la estructura hasta nivel de mandos medios, los rganos administrativos del nivel operativo se anexan mas adelante. 4. Procedimientos Constituye la parte central del manual y se integra de acuerdo a lo siguiente: a) Organigrama especfico: representacin grfica de los rganos administrativos que integran a cada Direccin, Unidad u rganos equivalentes. b) Hoja de identificacin del procedimiento, conformada por: Cdigo del procedimiento: registro alfanumrico que se asigna al procedimiento para facilitar su identificacin y que est compuesto de la siguiente manera: SFP -----------SUBDAT ------DDA ----------000 ----------Secretara de la Funcin Pblica Subsecretara de Desarrollo Administrativo y Tecnolgico Direccin de Desarrollo Administrativo Nmero consecutivo asignado

Nombre del Procedimiento: denominacin que se asigna al procedimiento, la cual debe dar una idea clara de su contenido. Propsito: Es el resultado cuantificable que debe ser alcanzado y mantenido con la aplicacin del procedimiento y que refleja el valor o beneficio que obtiene el usuario. Alcance: Delimita el principio y fin del procedimiento utilizando los trminos desde y hasta, describiendo brevemente el rea o campo de aplicacin del procedimiento.

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Responsable del procedimiento: Se anotar la denominacin del o los rganos administrativos que participan en la realizacin del procedimiento. Reglas y Polticas: Se encuentra referida a la exposicin de criterios y normas que orienten la realizacin de las actividades sin tener que consultar los niveles jerrquicos superiores. Recomendaciones para su elaboracin: Debern comprender todas las situaciones alternativas que pudieran presentarse en la ejecucin del procedimiento. Se redactarn claramente con el fin de que sean comprendidas por el usuario e incluso por quienes no estn familiarizados con el procedimiento. Se redactarn en tiempo futuro o presente, recomendndose el primero. Debern ser precisas, concisas y claras para evitar continuas consultas o interpretaciones equivocadas. En caso de que se sujete a ordenamientos legales se deber hacer referencia al marco jurdico que la sustenta (Leyes, Reglamentos, Acuerdos, Circulares y Oficios). Para su presentacin, las reglas y polticas podrn listarse de acuerdo con el tema, rea u orden de aparicin en el procedimiento. c) Descripcin del Procedimiento: Se entiende como la presentacin secuencial de los pasos que se deben seguir dentro de un procedimiento; as como, precisiones relacionadas con las actividades descritas. d) Formatos: Se integra por todos los formatos referidos en el procedimiento, de acuerdo al orden en que aparecen en el mismo, incluyendo los instructivos de llenado. En cada documento que se anexe, se deber anotar en el ngulo superior derecho la palabra ANEXO seguido del nmero consecutivo que le corresponda. Los formatos que por su tamao no sea posible presentarlos en sus medidas originales, es necesario obtener fotocopia en reduccin para agregarlas. En ste caso se deber anotar la leyenda La medida original de esta forma es tamao.., e indicar la dimensin del tamao original o anotar en centmetros sus dimensiones, cuando se trate de formatos de tamao especial.

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5.

Glosario de trminos

En este apartado debern relacionarse en orden alfabtico los trminos o palabras tcnicas que se hayan utilizado en el contenido del manual, con sus respectivas definiciones. 6. Grupo de trabajo

En este apartado se har mencin del personal que intervino en la realizacin del documento; siguiendo el siguiente esquema: Coordinacin - Nombre del titular de la Unidad de Apoyo Administrativo su equivalente en el Organismo Pblico y el nombre del enlace designado por el Organismo Pblico Desarrollo del documento - Nombre de los titulares de cada Direccin, Unidad u rgano equivalente del Organismo Pblico, que participan en la elaboracin del manual. Asesora - Nombre de los servidores pblicos de la Secretara de la Funcin Pblica, que brindaron la asesora.

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IV. Especficaciones tcnicas

1. Configuracin del documento: La informacin deber ser capturada en el paquete Word, con tipo de letra Arial a 10 puntos, en maysculas y minsculas a interlineado sencillo. El tamao de la hoja ser carta, con orientacin vertical. 2. Los mrgenes sern:

Cuerpo del texto: Superior e inferior de 2 cm. Izquierdo de 2 cm. y derecho 1.70 cm. Encabezado y pie de pgina: Encabezado de 1.27 cm. Pie de pgina de 3 cm. 3. El encabezado y pie de pgina, deber imprimirse en todas y cada una las hojas que integran el documento (con excepcin de la hoja del ndice y la hoja de identificacin de procedimientos).

Encabezado En el margen superior izquierdo, el Logotipo Institucional con el nombre del Organismo Pblico. En el margen superior derecho, el eslogan de Gobierno del Estado. Al centro se anotar Manual de Procedimientos con maysculas y minsculas en negritas a partir de la pgina del ndice. Pie de pgina En el margen inferior, la fecha de la primera emisin, actualizacin y prxima revisin, as como el nmero de pgina u hoja segn corresponda.

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V. CASO PRCTICO

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Tuxtla Gutirrez, Chiapas Mayo de 2009

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NDICE

Contenido

Pgina/Seccin

Autorizacin Introduccin Organigrama General Procedimientos Unidad de Asuntos Jurdicos Unidad de Apoyo Administrativo rea de Recursos Humanos Subsecretara de Organizacin y Tecnolgias Direccin de Organizacin y Mtodos Direccin de Tecnolgias Glosario de trminos Grupo de Trabajo

Pg. 1 Pg. 2 Pg. 3 Pg. 4 A B B1 G G1 G2 Pg. Pg.

Autorizacin Con fundamento en el artculo ____ fraccin ____ de la Ley Orgnica de la Administracin Pblica del Estado de Chiapas, se expide el presente Manual de Procedimientos, que tiene como finalidad servir de instrumento para la toma de decisiones. El presente documento, entra en vigor a partir del mes de mayo de 2009. Nota: En el caso de Entidades y rganos Administrativos Desconcentrados se referir al Decreto de Creacin.

Autoriza Nombre y firma del titular del Organismo Pblico

ltima Emisin Mayo 2008

Actualizacin Mayo 2009

Proxima revisin Mayo 2010

Pgina 1

Introduccin La Secretara de, contribuye a vigilar que los recursos del Estado se administren con eficiencia y eficacia; que el ejercicio del gasto pblico se realice bajo los criterios de austeridad y racionalidad.... Para lograr este objetivo es importante contar con el Manual de Procedimientos, instrumento administrativo que permite conocer el funcionamiento interno de los rganos administrativos de la Dependencia, a travs de la descripcin de las actividades secuenciales, adems de ser un auxiliar en la induccin del personal de nuevo ingreso, ya que el documento expone, qu deben hacer, cmo deben hacerlo y con quin coordinarse para realizar sus rutinas de trabajo. El presente Manual contiene informacin de cada uno de los procedimientos, en rubros tales como su propsito, alcance, polticas y rganos administrativos responsables de su ejecucin; adems de anexar un glosario de trminos para facilitar su comprensin. Este documento no es una herramienta cerrada ni esttica, sino que es un instrumento en permanente actualizacin, dispuesto a incorporar las adecuaciones que realicen los rganos administrativos a sus procesos, as como agregar los nuevos procedimientos derivados de la dinmica organizacional propia de la Secretara.

ltima Emisin Mayo 2008

Actualizacin Mayo 2009

Proxima revisin Mayo 2010

Pgina 2

El presente organigrama refleja la estructura hasta nivel de mandos medios, los rganos administrativos del nivel operativo se anexan mas adelante.
ltima Emisin Mayo 2008 Actualizacin Mayo 2009 Proxima revisin Mayo 2010 Pgina 3

PROCEDIMIENTOS

ltima Emisin Mayo 2008

Actualizacin Mayo 2009

Proxima revisin Mayo 2010

Seccin G1

SPF-SUBDAT-DOM-001

Nombre del procedimiento: Asesorar en la elaboracin o actualizacin de los manuales de organizacin, procedimientos, servicios e induccin. Propsito: Que las Dependencias y Entidades del Ejecutivo Estatal cuenten con instrumentos que permitan apoyar su funcionamiento.

Alcance: Desde la recepcin del oficio de solicitud de asesora hasta la emisin del oficio de conclusin del proceso de asesora.

Responsable del procedimiento: Departamento de Dependencias Departamento de Entidades Polticas: Para la asesora en la elaboracin o actualizacin de los manuales administrativos se utilizar como documento base la Metodologa expedida por la Secretara ....: Gua Tcnica para la Elaboracin o Actualizacin de los Manuales de Organizacin. Gua Tcnica para la Elaboracin o Actualizacin de los Manuales de Procedimientos. El manual correspondiente debidamente integrado ser validado por los titulares de cada rgano administrativo y autorizado por el titular del Organismo Pblico; presentando ante la Secretara ..., 02 originales y archivo magntico. 01 original conservar el Organismo Pblico y el otro la Direccin de Organizacin y Mtodos.

ltima Emisin Mayo 2008

Actualizacin Mayo 2009

Proxima revisin Mayo 2010

Hoja 1 de 6

1.

Recibe a travs de la Direccin de Organizacin y Mtodos el oficio original de la solicitud, registra y revisa si existe la designacin de la persona (enlace) que coordinar los trabajos de elaboracin o actualizacin del manual al interior del Organismo Pblico. Existe designacin de enlace? Si. Continua en la actividad No. 2 No. Continua en la actividad No. 1a

1a.

Elabora oficio solicitando al titular del Organismo Pblico designe a la persona que fungir como enlace en los trabajos de asesora y turna a la Direccin de Desarrollo Administrativo para rubrica y recabar rubrica del Subsecretario de Desarrollo Administrativo y Tecnolgico y firma del Secretario de la Funcin Pblica. Recibe a travs de la Direccin de Desarrollo Administrativo oficio firmado, fotocopia y turna a Oficiala de Partes para su distribucin: Original: Titular del Organismo Pblico. 1. copia: Titular de la Subsecretara de Organizacin y Tecnolgias. 2. copia: Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo o equivalente del Organismo Pblico. 3. copia: Titular de la Direccin de Organizacin y Mtodos. 4. copia: Titular de la Direccin de Auditora. 5. copia: Contralor Interno o Comisario Pblico del Organismo. 6. copia: Archivo Si en el Organismo Pblico existen las figuras de Contralor Interno y Comisario Pblico, se deber turnar copia a cada uno.

1b.

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1c.

Recibe a travs de la Direccin de Organizacin y Mtodos oficio con informacin complementaria y registra. Continua en la actividad No. 2 Concerta va telefnica reunin con el enlace del Organismo Pblico para establecer compromisos y estrategias de trabajo a seguir. Establece conjuntamente con el enlace los tiempos estimados de ejecucin de las acciones de asesora y se elabora proyecto de Programa de Trabajo para ser concensuado y firmado al interior del Organismo Pblico. Recibe del enlace Programa de Trabajo, revisa y firma del Jefe de Departamento y asesor, y recaba firma del Director de Organizacin y Mtodos. Elabora oficio de envo del Programa de Trabajo, recaba firma del Director de Organizacin y Mtodos, fotocopia y turna a Oficiala de Partes. Original: 1. copia: 2. copia: 3. copia: 4. copia: 5. copia: 6. copia: Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo o equivalente del Organismo Pblico. Titular del Organismo Pblico. Titular de la Subsecretara de Organizacin y Tecnolgias. Titular de la Direccin de Auditora. Contralor Interno o Comisario Pblico del Organismo. Archivo. Expediente. Si en el Organismo Pblico existen las figuras de Contralor Interno y Comisario Pblico, se deber turnar copia a cada uno. Formato MA-01, para el manual de induccin. Formato MA-02, para el Manual de Organizacin y Procedimientos

2.

3.

4.

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Mayo 2010

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6.

Realiza pltica inductiva al personal del Organismo Pblico Presentacin en que ser responsable de la elaboracin o actualizacin del power point de los documento. criterios utilizados en la elaboracin o actualizacin del manual. Asesora permanentemente al personal responsable del Organismo Pblico en la elaboracin o actualizacin de los manuales administrativos, con base en los criterios establecidos y de acuerdo al Programa de Trabajo. El Organismo Pblico podr integrar un grupo de trabajo para facilitar la elaboracin o actualizacin del manual.

7.

8.

Recibe a travs del enlace el proyecto de manual integrado, El proyecto deber en apego al Programa de Trabajo, registra y revisa. presentarse en original y medio magntico y deber apegarse a los criterios establecidos en la Gua Tcnica correspondiente; a su estructura orgnica y Reglamento Interior actualizados. Tiene observaciones o comentarios? S. Continua en la actividad No. 8a No. Continua en la actividad No. 9

Mayo 2008

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8a.

Elabora oficio para el Organismo Pblico y reporte de observaciones; rbrica y recaba firma del titular de la Direccin de Organizacin y Mtodos, fotocopia y turna a Oficiala de Partes para su distribucin: Original: 1. copia: 2. copia: 3. copia: 4. copia: 5. copia: 6. copia: Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo o equivalente del Organismo Pblico. Titular del Organismo Pblico. Titular de la Subsecretara de Organizacin y Tecnolgias. Titular de la Direccin de Auditora. Contralor Interno o Comisario Pblico del Organismo. Archivo Expediente Si en el Organismo Pblico existen las figuras de Contralor Interno y Comisario Pblico, se deber turnar copia a cada uno.

Regresa a la actividad No. 8 9. Comunica al enlace que el documento no tiene observaciones y solicita enven de manera oficial el Manual rubricado y autorizado, en 02 originales y archivo magntico. Recibe a travs de la Direccin de Organizacin y Mtodos, oficio original de envo del Manual, anexo 02 originales del mismo y archivo magntico; revisa y rubrica. Elabora oficio de respuesta dando a conocer la conclusin de las asesoras, rubrica y turna a la Direccin de Organizacin y Mtodos para rbrica y recabar rbrica del Subsecretario de Organizacin y Tecnolgias y firma del Secretario de ...

10.

11.

Mayo 2008

Mayo 2009

Mayo 2010

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12.

Recibe a travs de la Direccin de Organizacin y Mtodos oficio de respuesta firmado, fotocopia y turna junto con 01 original del Manual a Oficiala de Partes para su distribucin: Oficio y Manual: Titular del Organismo Pblico. originales 1. copia: Titular de la Subsecretara de Organizacin y Tecnolgias. 2. copia: Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo o equivalente del Organismo Pblico. 3. copia: Titular de la Direccin de Organizacin y Mtodos. 4. copia: Titular de la Direccin de Auditora. 5. copia: Contralor Interno o Comisario Pblico del Organismo. 6. copia: Archivo Si en el Organismo Pblico existen las figuras de Contralor Interno y Comisario Pblico, se deber turnar copia a cada uno.

13.

Recibe a travs de la Direccin de Organizacin y Mtodos copia del oficio de respuesta; archiva junto con 01 tanto del manual administrativo original y archivo magntico. TERMINA PROCEDIMIENTO

Mayo 2008

Mayo 2009

Mayo 2010

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FORMATOS

Formato MA-01

Realizar en los espacios correspondientes, lo que se indica a continuacin:

1. Anotar la denominacin del Departamento que emite el documento. 2. Anotar la denominacin del Organismo Pblico. 3. Indicar el periodo en meses y semanas, que abarcarn los trabajos de elaboracin o actualizacin del manual. 4. Rellenar los espacios de acuerdo al tiempo estimado y real para cada actividad. 5. Registrar comentarios relacionados con la realizacin de las actividades. 6. Anotar el nombre y firma de los funcionarios que se solicitan.

Nota: La medida original de esta forma es tamao oficio.

Formato MA-02

Realizar en los espacios correspondientes, lo que se indica a continuacin:

1. Anotar la denominacin del Departamento que emite el documento. 2. Escribir el nombre del manual. 3. Anotar la denominacin del Organismo Pblico. 4. Relacionar los rganos administrativos que integran al Organismo Pblico, hasta nivel de Departamento. 5. Indicar el periodo en meses y semanas, que abarcar la elaboracin o actualizacin del manual. 6. Rellenar los espacios de acuerdo al tiempo estimado y real para cada actividad. 7. Registrar comentarios relacionados con la realizacin de las actividades. 8. Anotar el nombre y firma de los funcionarios que se solicitan.

Nota: La medida original de esta forma es tamao oficio..

Glosario de Trminos A Adecuacin Modificacin realizada a la plantilla de personal de plantilla: adscrita a una unidad administrativa determinada y que puede ser creacin, recategorizacin, cancelacin, cambio de adscripcin, transferencia de plazas, entre otras.

P Proyecto de gasto corriente: Erogaciones en recursos humanos, materiales, bienes y servicios destinados a la realizacin de actividades administrativas requeridas para el funcionamiento normal de una Dependencia o Entidad.

Proyecto de Erogaciones en obra pblica, proyectos productivos y gasto de de desarrollo, capital humano, entre otros destinados inversin: al fortalecimiento de la infraestructura del Estado.

ltima Emisin Mayo 2008

Actualizacin Mayo 2009

Proxima revisin Mayo 2010

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Grupo de Trabajo

Coordinacin Nombre del Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo equivalente Nombre del enlace designado por el Organismo Pblico Desarrollo del documento Nombre de los titulares de cada Direccin, Unidad u rgano equivalente del Organismo Pblico, que participan en la elaboracin del manual Secretara de la Funcin Pblica Asesora Nombre del Director de Desarrollo Administrativo Nombre del Jefe de Departamento Nombre del Asesor

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