Instituto Superior de Formacin Tcnica N 179 Dr.

Carlos Pellegrini

INFORME FINAL DEL EVENTO

Charla Informativa sobre tecnologas Informticas
ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO

WBS ( Work Breakdown Structure) Docente: Alberto Pasarelli Ao: 2012 Ao 3 U Noche

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INTRODUCCIN
Uno de los pasos importantes para el estudiante dentro de su carrera profesional, es la realizacin de prcticas con herramientas de uso frecuente en su futuro mbito profesional. Dichas prcticas tienen por finalidad ampliar y aplicar los conocimientos que el estudiante ha ido obteniendo a lo largo de sus estudios y, permite lograr adquirir habilidades y destrezas que solo pueden cultivarse con el ejercicio de la profesin, as como tambin, desarrollar la sensibilidad del estudiante con respecto a la sociedad, dndole la oportunidad de conocer las necesidades y problemas de la comunidad. Otro de los objetivos de las prcticas profesionales, es brindar orientacin laboral al futuro profesional en el rea o rubro en que ha de desempearse y las prcticas profesionales sirven, en este caso, para la capacitacin y complementacin de la formacin profesional en esa rea especfica, ya que, nos pone en contacto con el mundo laboral existente. Este informe es la parte final de una de esas actividades que estn dentro del proceso de capacitacin profesional. En donde se indican las actividades desarrolladas, adems de informar sobre datos ms puntuales como la descripcin de cada proceso, resultados y dems. Tambin se tiene en cuenta en el informe los datos sobre la institucin donde se desarroll dicha actividad. Para quienes se dedicaran a los sistemas de informacin, les resultar familiar encontrarse con una serie de problemas al momento de planear, elaborar y presentar la documentacin. Normalmente, una de las causas es que los gerentes de proyecto no otorgan la importancia necesaria tanto para su administracin y control, mediante un repositorio y buenas prcticas, como para asegurar un buen producto. Una opcin prctica para llevar a cabo el proceso de documentacin es mediante una herramienta llamada WBS. Algunos de los problemas comunes de la documentacin de un proyecto de tecnologas de informacin (TI) se derivan de los siguientes escenarios:

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Es poco claro el objetivo especfico de la documentacin. Se defini como entregable al cliente, pero no se acotaron sus alcances. Careci de un orden claro en su generacin, lo que se refleja en documentacin duplicada o insuficiente. La tarea de documentar se deleg a un documentador, con poco o nulo conocimiento del desarrollo del proyecto de TI que se est documentando. Falta de consistencia, con procesos altamente documentados y otros con nula o poca documentacin. Lo anterior, suele traer como consecuencia que la documentacin, evidentemente, sea poca y pobre, por lo cual no se aprovecha ni percibe como un producto de valor, y en muchos casos, aunque presente un contenido completo y detallado. Por lo general, los usuarios no acceden a ella porque se ignora cul de todos los documentos tiene lo que requieren; es como buscar una direccin en una gua, pero sin claves ni orden. Para mitigar la probabilidad de ocurrencia de estos problemas, se puede emplear un WBS (Work Breakdown Structure, es decir, estructura desglosada del trabajo), herramienta para definir el trabajo de manera jerrquica, que describe los entregables y tareas que deben realizarse para un proyecto dado. Para el WBS, se hace una de descomposicin de tareas, mientras para su representacin grfica se utiliza un diagrama tipo organigrama, pero en lugar de roles, se esquematizan paquetes de trabajo. Hacerlo, implica tener lpiz y papel o, Power Point o, un software para hacer diagramas como por ejemplo, Visio. Cada caja es un paquete de trabajo, es decir, un grupo de actividades en comn. Mismos niveles y paquetes de trabajo que en el WBS Es importante mencionar que el WBS es un proceso de pensamiento, mediante el cual se pretende organizar el proyecto; en primera instancia, se requieren organizar las ideas de lo que se pretende hacer y las metas que se desean cumplir. Para iniciar un WBS, se tienen que definir las grandes reas de trabajo en que puede ser dividido el proyecto, lo que constituir los paquetes de trabajo a desarrollar para

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lograr la meta. Posteriormente, cada uno de esos paquetes de trabajo se debe dividir en otros ms pequeos hasta lograr el desglose necesario. El nivel de desglose requerido por el proyecto, estar determinado en funcin de la complejidad y tamao del proyecto. Se recomienda que los paquetes de trabajo, en cualquier nivel, sean independientes unos de otros y que se refleje un producto o servicio tangible, para poder medir los avances reales. Como prctica se les pidi a los alumnos del 3er ao de la Carrera de Sistemas que realizaran un proyecto consistente en la organizacin de un evento mediante herramientas y conocimientos adquiridos hasta el momento, documentando esta actividad por medio de WBS.

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Del Proyecto:
Nombre del Proyecto: Charla Informativa Objetivo: Se pretendi acercar al alumnado y docentes del Instituto de Formacin Tcnica N 179 Carlos Pellegrini, al conocimiento de nuevas tendencias en tecnologas de la informacin, tomando como premisa la preparacin de los asistentes en una posible rea de trabajo o desarrollo profesional. Para tal fin se organiz un evento en las instalaciones del Instituto, en el cual se recibi la visita de dos profesionales con amplia y referenciada experiencia en distintas reas de IT, en las instalaciones para que compartieran sus experiencias y comenten hacia donde corren las tendencias profesionales. De los disertantes: Los profesionales invitados fueron el IT Manager de Server Tech Argentina el seor Rafael Villaseor Jofre y el IT Manager de EXO Argentina el seor Guillermo Snchez, cuyos currculos sern detallados ms adelante.

De la organizacin y planificacin:
Para la organizacin se comenz con las primeras reuniones para definir las herramientas y recursos. Los cuales fueron registradas con distintas herramientas, Calendarios Gantt (luego de definidas las tareas), desglose de trabajo (WBS). En estas reuniones se empezaron definiendo los tiempos de los participantes del proyecto, y recursos disponibles para la concrecin de este. Para ello fueron identificadas, definidas y repartidas las tareas o grupos de tareas en funcin de los tiempos y recursos de cada uno de los participantes; de comn acuerdo se hizo este orden de actividades: Definicin de tareas Duracin de tareas Costos Recursos Dependencia y Asignacin de tareas

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En funcin de esto se logro la siguiente lista de tareas:

Evento 3ro Sistemas 2012 Planificacin Definicin del Lugar Determinar Disponibles Determinar cantidad asistentes Definir el da y la hora Definir la duracin Definir los roles del equipo Organizador Definir el Tema de las Charla Determinar el Pblico destinatario Determinar los elementos necesarios Definir el programa Definir tipo y duracin del Break Definir consulta tcnica a Seguridad e Higiene Definir plan alternativo Elaborar el presupuesto Definir las posibilidades de financiamiento Publicidad "Elaboracin de materiales publicitarios (Afiches, volantes, etc.)" Distribucin de los materiales publicitarios Promocin del evento entre Alumnos y Docentes Preparacin Break Preparacin y/o contratacin del servicio Realizar Gestiones con Cooperadora Realizar consulta tcnica a Seguridad e Higiene Solicitar Autorizacin a la Direccin Realizar inscripcin previa al evento Acondicionar el lugar del evento Verificar Iluminacin Verificar Conectividad Verificar la Seguridad Asegurar la disponibilidad de un Botiqun de Primeros Auxilios Verificar el Pronstico del clima Elaborar los materias a distribuir a los asistentes Obtener los elementos necesarios Obtener elementos para filmar el evento Desarrollo del Evento Antes del evento Prueba de los elementos a utilizar en el evento Limpiar y acomodar los elementos en el lugar Ir a buscar al expositor Realizar la Acreditacin de los Asistentes Ubicar a los asistentes en sus lugares Durante el evento Realizar la presentacin del Evento y del expositor Desarrollo de la primera parte Break Desarrollo de la segunda parte Preguntas Filmacin del evento Despus del evento Agradecer a los asistentes y al expositor Realizar sorteo de premios y/o souvenirs Entregar presente (Diploma) al Expositor Entregar certificaciones Limpiar y acomodar los elementos en el lugar Informe Elaborar el documento a modo de Bitcora del Evento

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Luego de listar he aqu las descripciones de los delegados de las distintas tareas y sus resmenes: Presupuestario y Organizacin: el encargado fue el Sr Javier Barnes de distribuir los recursos monetarios, adems de la logstica y planificacin locataria propia del evento he aqu el detalle de sus actividades:

Presupuesto Evento IO 2012

Recaudado monto N Quienes
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 Aguilera Ayre Baravalle Carla Barnes Javier Cristian Demate Ferril Rene Garea Garrido Gudio Gustavo Herrera Liliana Herrera Mariana Ledesma Passarelli Alberto Roldan Jorge Troche Diego Vargas $ 30,00 $ 30,00 $ 30,00 $ 30,00 $ 30,00 $ 30,00 $ 30,00 $ 30,00 $ 30,00 $ 30,00 $ 30,00 $ 30,00 $ 30,00 $ 30,00 $ 30,00 $ 30,00 $ 30,00 $ 30,00

Exentos N Quienes Motivo

1 2 3 Miche Claudio Miche Jhonatan Coty Invirtieron en el traslado de los expositores Invirti en tortas y presente para expositores

18 Velsquez

TOTAL:

$ 540,00

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Gastos
Responsable Motivo
Gudio Gustavo Elementos faltantes de botiqun Friselina para mesas Caf por 1/2Kg, Azcar, filtros Caja de jugo clight Herrera Bizcochuelo Mariana Sobres y copias invitacin 2 botellas de agua mineral 500cc Vasos de tergopor x 100 servilletas, palillos, bandejas cartn Nmeros Torta de naranja Sobres para invitacin 2 botellas de agua mineral 500cc 2 Budines Pen-drives x 2 Memoria SD (Donada) Impresin de Programas

Anticipo Monto Rendido Ticket

$ 50,00 $ 27,75 $ 39,00 $ 31,50 $ 31,50 $ 11,95 $ 10,00 $ 7,00 SI SI SI

Subtotales
$ 27,75

$ 150,00

SI

NO $ 130,95 NO

Ferril Ren

$ 40,00 $ 18,00 $ 6,00 $ 10,00 $ 10,00 $ 90,00 $ 0,00 $ 20,00

SI $ 40,00 SI NO $ 34,00 SI SI NO $ 100,00 $ 20,00

Baravalle carla

Troche Diego Cristian

TOTAL: $ 352,70

$ Resto: 187,30

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Distribucin de la locacin

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Publicidad:
Se utilizaron dos medios de publicidad: un afiche, un volante y una web que tendra un doble propsito (Publicitar y Acreditar), el encargado fue Diego Troche, he aqu el detalle:

Afiche/volante:

Utilizando la misma temtica y con el tiempo de que se dispona, se cre una pgina web, www.eventos179.com.ar la cual era una pgina

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sencilla que repeta el diseo del afiche pero con la funcionalidad de acreditacin.

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Formularios de inscripcin y pantalla de agradecimiento

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Con respecto al material que se utilizara el da del evento, el encargado fue el Sr. Cristian Schenfeld

Programa del evento

El programa del evento fue pensado para ser entregado a cada invitado que se hizo presente a la charla informativa. El mismo contena un resumen de los temas a tratar, como as tambin una pequea descripcin de nuestros expositores y los horarios de inicio y fin de cada una de las actividades. Se agreg adems informacin sobre los temas principales (Active Directory y System Center) con el objetivo de que el invitado tenga un panorama ms amplio del tema central. Este programa fue realizado con la herramienta Microsoft Publisher 2010, tomando una plantilla predefinida y adaptando el formato a nuestras necesidades.

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Filmacin:
Informe del evento I.O por Ren Ferril El objetivo de filmar el evento realizado en el instituto 179, fue para documentar la concrecin del proyecto y dejar un material audiovisual sobre la realizacin del mismo. El equipo de filmacin estuvo conformado por Ren Ferril - Emanuel Ayre en grabacin del video y Gustavo Gudio en fotos. Antes de empezar la documentacin audiovisual, hubo un acuerdo entre los tres del cmo bamos a realizar dicha produccin y quin se iba a encargar de realizar las distintas tareas (pre-produccin). Durante las dos horas que duro el evento, se film y se sacaron fotos de distintos ngulos para que se pueda apreciar dicho acontecimiento en toda su extensin y la filmacin se hizo desde un lugar fijo ya que la cmara siempre estuvo conectada a un toma corriente y no quedara sin batera.

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Para la grabacin del video, se uso un SD de 8GB y la cual fue ocupada totalmente por haber sido grabada con alta calidad y obteniendo as, buenas imgenes. La post-produccin tambin estuvo a cargo de nosotros, tanto en edicin, musicalizacin y titulaje del mismo. La edicin se baso en buscar momentos el cual personas ajenas a la carrera pueda entender de qu se trato el evento y encontrar familiar los temas tratados. El video fue subido en la red mundial de Youtube adems de ser grabado en un CD para este informe. URL: http://www.youtube.com/watch?v=QLx1Vq0CeiM

Fotos

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Break:
Las encargadas del break fueron Carla Baravalle, Herrera Mariana, Liliana Herrera y Petrona Coti: El break se ideo considerando la cantidad de asistentes, entre 50 y 70 personas. Luego se hizo una lista con los elementos que se necesitaran para brindar un aceptable y satisfactorio servicio. Seguidamente se consulta el precio de los mismos en diferentes negocios del ramo, para finalmente comprar:

Utensilios Mantelera (de color azul y blanco para que sea acorde al logo
del ISFT Nro 179). Vasos trmicos Cucharas/ revolvedores Servilletas Bizcochuelos Agua mineral para los expositores Caf Filtros de caf Azcar Jugo en polvo para preparar Bandejas descartables

Debemos destacar que los termos de acero inoxidable y las jarras para jugo fueron prestadas por compaeros del curso. Antes del evento se chequeo la disponibilidad de un saln a metros de donde se realizo el evento. En este aula se dispusieron los aperitivos en las bandejas y las bebidas en termos y jarras. Finalmente 20 minutos antes del receso planeado para el break, se comenz sigilosamente a trasladar las bandejas y bebidas al SUM. Una vez que comenz el break, nicamente se sirvieron las bebidas, dejando el servicio de los snacks a gusto de los asistentes.

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La Sra. Carla Baravalle estuvo tambin a cargo de la redaccin y entrega de invitaciones a los docentes de la institucin por medio de la siguiente carta:
Estimado Sr/Sra: Por medio de la presente los alumnos de 3ro de Sistemas tenemos el agrado de invitarlo al evento que estamos realizando para la materia Investigacin Operativa a cargo del Prof. Alberto Passarelli. En el evento contaremos con la destacada presencia del Lic. Rafael Villaseor Jofre (creador y director de Servertech Argentina); quien ahondara en la tematica acerca de las herramientas de System Center, networking, Microsoft active directory y finalmente nos brindara una aproximacin sobre la gestin y configuracin de maquinas virtuales. Dicha exposicin se llevara a cabo el prximo lunes 22 de octubre a las 19hs en el ISFT 179. Esperamos contar con vuestra presencia. Sin ms lo saludamos atte. Alumnos de 3Ro Sistemas

Tambin estuvo a cargo junto con Diego Troche de la redaccin entrega y generacin del compromiso para con la institucin de pedir permiso y asegurar el espacio para el da planificado, se hizo por medio de la siguiente carta:

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Moreno, 15 de Octubre de 2012 Sra. Directora Sra. Mnica Cordobs S / D De nuestra mayor consideracin: Con la intencin de realizar un evento, que es requisitoria de la curricula de la materia Investigacin Operativa, los alumnos del tercer ao de la Carrera de Tcnico Superior en Anlisis de Sistemas, le solicitamos autorizacin para hacer uso de las instalaciones del Instituto, ms precisamente del SUM y algunas dependencias. De tener su venia, el evento se realizara el da lunes 22/10/2012 a las 19Hs. Con lo cual para realizar preparativos lo necesitaramos dos das (el 17/10 y 18/10) en las horas que UD. designe. Adems quisiramos aprovechar para poder invitar a los alumnos de las carreras de sistemas y mantenimiento a asistir a dicho evento, esperando se llegue a los 100 asistentes aproximadamente. Con el compromiso de cuidar todas las instalaciones y en la medida de las posibilidades mejorarlas, los alumnos esperamos una pronta y favorable respuesta, adems de las condiciones y/o sugerencias que tenga para nosotros; aprovechando para saludarla muy atentamente. Alumnos de 3er Ao

La cual nos permiti, reservar el espacio para el da planificado y continuar con la ejecucin de tareas.

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Diagrama de Gantt con la planificacin de tareas

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Aqu se enumeran distintas actividades y los propios encargados las describen: Informe Investigacin Operativa Gustavo Gudio: Me encargue de armar el botiqun, me acerque hasta secretaria para ver que hacan falta en el botiqun algunos elementos. Inspeccione y tome lista, me encontr con que necesitbamos algodn, alcohol y pastillas de carbn. Me acerque con nuestro compaero encargado de juntar la plata y le ped lo suficiente para comprar estos elementos. Con la plata en mano me acerque hasta la farmacia, hice las compras necesarias, y se las acerque al botiqun para que este todo listo para el da de la presentacin. Por otro lado el da de la fecha, me encargue de sacar fotos para que luego armemos un informe, y que quede el recuerdo de lo que fue nuestra primera exposicin con el grupo. Luis Roldan: Fui el encargado en las acreditaciones en la entrada del evento, me encargue de estar presente antes de tiempo, tomando lista de las personas que iban asistir, y si estaban presente en el da de la fecha. En la puerta nos encontramos con Claudia Dematte tomando lista, entregamos nmeros para los sorteos de cierre, y acomodamos a las personas en sus respectivos lugares. Adems traje las luces. Claudia Dematte: Estuve encargada tambin de las acreditaciones, ayudando a Luis Roldan con la repartida de nmeros para el sorteo, anotando aquellas personas que se anotaron en ltimo momento para nuestro evento. En el break estuve ayudando a todas las chicas que estaban encargadas, colabore con el termo. Claudio Miche: Fui el encargado, de hacer las respectivas charlas para conseguir el expositor. Lo fui a buscar hasta su casa, y traerlo a horario para el inicio de la charla. Jonathan Miche: Fui encargado de la parte de conexiones principalmente, uno de los encargados de conseguir y hacer funcionar las conexiones en las pruebas, tambin uno de los encargados del traslado de uno de las personas que se encargaban de dar la charla.

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Marcos: la tarea asignada fue ayudar en el tema de break, armar la mesa y llevar las bebidas y comida a la mesa correspondiente durante la charla, para s cuando fuera el tiempo del break este todo preparado, esta tarea la realice juntos a varios compaeros que tambin ayudaron, la otra tarea fue ayudar a sacar las mesas, sillas para as ordenar la sala del evento aunque estas ltimas fue una tarea general de todo el grupo. Mariana Herrera y Herrera Liliana Encargadas de registrar a los posibles asistentes e imprimir dos copias para el da del evento, una de las herramientas que se muestra a continuacin:

PLANILLA DE ACREDITACIN
EVENTO / CHARLA 22 de Octubre

3 Ao Sistemas APELLIDO y NOMBRE 1 AGUILERA, SEBASTIAN 2 AGUIRRE, FERNANDO 3 ANTELO, PABLO 4 ARAGON, EZEQUIEL 5 ARIAS, ANDREA 6 AYRE, EMMANUEL 7 BARAVALLE,CARLA ELEONORA 8 BARBOZA, RICARDO 9 BARNES, JAVIER CARRERA SISTEMAS SISTEMAS SISTEMAS SISTEMAS SISTEMAS SISTEMAS VIA WEB SISTEMAS SISTEMAS AO 3 1 2 1 2 3 3 1 3

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10 BUSTOS, PABLO 11 CABALLERO, CLAUDIO 12 CACERES, NATALIA 13 CALLEJOS, NICOLAS 14 CARRANZA, MARIA DE LOS NGELES 15 CAVDEVILA, ROBERTO 16 CISNEROS, ANALIA 17 CORREA, KARINA 18 CORVALAN, ELIANA 19 DEMATTE CLAUDIA 20 DEVALLE, CLAUDIA 21 DOMINGUEZ, RODRIGO 22 FERNANDEZ, SOLEDAD 23 FERREIRA, MATIAS 24 FERRIL, RENE 25 GALARZA, LUIS 26 GARCIA, DANIELA SOLEDAD 27 GARCIA, NELSON ARIEL MANTENIM SEG-HIG SISTEMAS SISTEMAS VIA WEB SISTEMAS SISTEMAS SISTEMAS SISTEMAS SISTEMAS SISTEMAS SISTEMAS SISTEMAS SISTEMAS SISTEMAS SISTEMAS VIA WEB SISTEMAS 2 1 1 1 3 3 2 1 2 1 3 1 3 2 2 2

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Proyecto Charla Informativa PLANILLA DE ACREDITACIN

EVENTO / CHARLA 22 de Octubre

3 Ao Sistemas APELLIDO y NOMBRE 28 GAREA, FACUNDO 29 GARRIDO, DANIEL 30 GAVILAN, MARTIN OSVALDO 31 GUDIO, GUSTAVO 32 HERNANDEZ, JUAN 33 HERRERA, LILIANA 34 HERRERA, MARIANA 35 HERRERA, SERGIO GABRIEL 36 HERRERA, YOHANA 37 HIDALGO, GABRIEL 38 LAZZARO CHEMELLO, VITO ANTONIO 39 LEDESMA, SEBASTIAN 40 MARQUEZ, ISABEL 41 MARTINEZ, DAVID 42 MEDINA, JUAN 43 MICHE, CLAUDIO 44 MICHE, JONATHAN 45 MONGELO, FERNANDO 46 NEIFF, YAMILA 47 OGASAWARA, DAVID 48 OZCARIZ, NAHUEL CARRERA SISTEMAS SISTEMAS VIA WEB SISTEMAS SISTEMAS SISTEMAS SISTEMAS VIA WEB VIA WEB VIA WEB VIA WEB SISTEMAS SISTEMAS VIA WEB MANTENIM SISTEMAS SISTEMAS SISTEMAS SEG-HIG SISTEMAS MANTENIM 2 3 3 2 2 3 3 3 1 3 3 3 3 AO 3 3

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49 PASARELLI, ALBERTO 50 PERALTA, ALAN 51 PETRONA, COTI 52 PORTILLO, JOSE 53 POSSENTI, PATRICIA SISTEMAS SISTEMAS SISTEMAS MANTENIM SISTEMAS VIA WEB 2 3 3

PLANILLA DE ACREDITACIN

EVENTO / CHARLA 22 de Octubre

3 Ao Sistemas APELLIDO y NOMBRE 54 QUINTERO, NESTOR RICARDO 55 RIVEROS, MIGUEL 56 ROLDAN, LUIS 57 ROMANO, ADOLFO 58 ROMERO, MATIAS 59 SANDOVAL, MAYRA ALDANA 60 SIOLKOWSKI, ANA PATRICIA 61 TAMAY, SEBASTIAN 62 TOLEDANO, LUCIA 63 TROCHE, DIEGO CARRERA VIA WEB SISTEMAS SISTEMAS VIA WEB SISTEMAS SISTEMAS SISTEMAS SISTEMAS SISTEMAS SISTEMAS Pgina 26 de 28 1 1 3 1 1 3 AO

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64 VARGAS, MARCOS 65 VEGA, CESAR 66 VELAZQUEZ, MAYRA 67 VELAZQUEZ, SERGIO 68 VIVAS, HECTOR DANIEL 69 VOEFFRAY, MATIAS 70 ZARATE, NATALIA GUADALUPE 71 72 73 74 75 76 77 78 79 SISTEMAS SISTEMAS SISTEMAS SISTEMAS VIA WEB SISTEMAS VIA WEB 3 3 1 3 3

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XITO DEL PROYECTO

Logro del objetivo fijado. Cumplimiento en tiempo. Apego a la VISION. Asistentes satisfechos. Reconocimiento del trabajo. Resultados palpables. Desarrollo de relaciones a largo plazo con involucrados clave y miembros del equipo. Existe un nuevo paradigma de trabajo para los estudiantes organizadores.

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