ADMINISTRACION DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS Conceptualizacin del Departamento/ rea de Compras El rea de Compras es un equipo de la Gerencia Administrativa de la Compaa, el cual

tiene la responsabilidad de obtener materiales, abastecimientos, productos y servicios que necesitan los dems departamentos de la empresa para realizar sus actividades, lo cual lo convierte en un mediador entre la empresa y los proveedores. Debemos tener claro que el rea o departamento de Compras en una organizacin debe perseguir siempre los siguientes objetivos: Reduccin de los Costos y obtencin de utilidades: La reduccin de los costos se puede dar en varias vertientes, en la primera el rea de compras debe buscar trabajar con el menor nmero de recursos econmicos posibles, buscando la eficiencia y eficacia en sus procesos de seleccin de proveedores y operacin dentro de la organizacin. Al mismo tiempo se dice que el rea de compras es capaz de lograr una reduccin en los costos ya que ella es la responsable de buscar adquirir tanto la materia prima como los servicios que la empresa utiliza para el logro de sus objetivos, y al hacerlo debe de buscar conseguirlos al menor precio posible, ya sea mediante la bsqueda del proveedor que mejor trato les ofrezca o mediante la negociacin con los diversos proveedores. El adquirir los insumos a un menor precio (ojo, sin que ello signifique sacrificar calidad) se ver reflejado en la obtencin de un margen de utilidades mayor. Brindar un servicio El departamento de compras debe servir y apoyar a los dems departamentos de la organizacin en lo que se refiere a identificar y satisfacer las necesidades que cada uno de estos tenga y que puedan ser satisfechas mediante la realizacin de una compra. El servicio que otorga Compras se hace tangible mediante el asesoramiento que otorga para la contabilizacin, para realizar inventarios y para el almacenaje as como mediante la concertacin de contratos y convenios que puedan favorecer a otro departamento. El departamento de compras debe mantener informada a la administracin de todas sus actividades. Obtener financiamientos: El rea de Compras debe buscar que sus proveedores le otorguen financiamientos para realizar las compras, estos compromisos deben de realizarse solo mediante la autorizacin de la administracin y deben de seguir procedimientos estrictos que permitan su control, as como el cumplimiento con los parmetros que la empresa establezca para las compras. Controlar los tratos comerciales con los proveedores El rea de compras debe de ser quien se encargue nicamente de las negociaciones con los proveedores, para evitar que otras personas se enteren de informacin que solo les interesa al comprador y al proveedor. Esta confidencialidad sirve para mantener buenas relaciones con los proveedores, lo cual nos otorga mayar confianza y seguridad en que recibiremos tanto el trato como la mercanca en las mejores condiciones y segn lo pactado y lo planeado. La importancia de Compras radica en el papel que desempea dentro de la organizacin para que sta tenga xito, ya que la utilidad en una entidad est determinada en gran medida por cuan efectiva fue la administracin de los bienes y servicios adquiridos. Tipo de compra y abastecimiento: Para comprender las adquisiciones que la empresa lleva a cabo, las mismas se clasifican y agrupan segn su naturaleza y caractersticas, es necesario aclarar que sta

clasificacin de las compras no es nica y puede variar dependiendo de cada autor y del enfoque o la visin del mismo y en el mbito empresarial debe acoplarse a las necesidades de cada Organizacin. A continuacin sepresenta la siguiente clasificacin: Compras anticipadas: son las que pueden ser planeadas y llevadas a cabo de antemano, es el caso del abastecimiento. Tambin pueden ser compras especulativas, las cuales dependen del criterio que se tenga sobre el futuro. Compras de emergencia: Es cuando debemos realizar compras no planeadas, sin la cuales la empresa no podra cumplir con sus objetivos. Compras de excedentes: consiste en comprar ms de lo que se va a utilizar, para tener una reserva de materia prima en caso de emergencia, o imprevistos. Compras de artculos relacionados: Son aquellas compras que no van destinadas a la produccin, sino a la operacin de la empresa ya sea en reas contables o administrativas. Compras de elementos especiales: Se dan por ejemplo en la compra de maquinaria, son compras de artculos importantes para la empresa pero que no van relacionadas con los insumos que esta utiliza. Principios bsicos de Compras y Abastecimientos Las compras y por ende el abastecimiento se rigen por principios bsicos, es decir por reglas que regulan el ejercicio de la compra en las entidades. Son cuatro los principios bsicos: Calidad: La calidad de un producto no indica que este hecho del mejor material, el que un artculo sea de calidad lo que implica es que ese artculo satisfaga una necesidad que yo tenga. Disponibilidad, es decir que el material o servicio sea fcil de encontrar y adquirir. Control de la Calidad, por el momento hablamos del control de la calidaddes de el punto de vista del comprador, y es que ste es responsable de verificar que los artculos que adquiere cumplan con las especificaciones y caractersticas acordadas. Cantidad: La cantidad de lo que se debe comprar es un factor fundamental, en cuanto a la cantidad nunca debemos olvidar que generalmente el comprar por mayoreo reduce los costos dela mercanca pues podemos aprovechar ofertas y promociones,

EL CICLO DE COMPRAS

Como te habrs dado cuenta el proceso de compra de una empresa no es fcil de realizar ya que se debe tener una organizacin adecuada y acorde a las necesidades propias de ellas. A continuacin podrs identificar las cinco etapas principales de un ciclo de compras: 1. Anlisis de la Solicitud de Compras. Corresponde a la primera etapa del ciclo de compras y comienza cuando el organismo encargado de adquisiciones recibe la solicitud de compras, emitida por el rea de punto o seccin que requiera un determinado producto. El organismo de compra efecta el anlisis del pedido, para conocer los antecedentes del material requerido tales como: Especificaciones, cantidades requeridas, poca adecuada para su recepcin entre otros. Debes tener muy en claro que en muchas empresas, las solicitudes de compras, se hacen llegar al organismo encargado a travs de un listado que adems de contener los antecedentes del material requerido, tambin lleva otros datos como son: Ficha de ltima compra, Nombre del proveedor, Cantidad comprada y Precio de venta. En esta primera etapa, el organismo de compras debe planear sus actividades de tal modo que pueda atender las solicitudes de compras recibidas, y proveer las compras. Como una forma de facilitar esta tarea, ste organismo mantiene un fichero o block de datos sobre los materiales necesarios para la empresa y a la vez un fichero de proveedores para cada tipo de material. 2. Investigacin y Seleccin de Proveedores. sta es la segunda etapa del ciclo de compras la que podemos dividir en dos partes: La Investigacin y La Seleccin de los Proveedores. La Investigacin: Consiste en investigar y estudiar los posibles proveedores de los materiales requeridos. Esta investigacin la realiza el organismo encargado de compras y parte con la verificacin de los proveedores ya registrados. Debes tener claro que muchos proveedores buscan las empresas a travs de sus ejecutivos de ventas correspondientes y en la actualidad, va Internet (e-mail, correo electrnico); estos para ser calificados para posibles consultas, envan datos para su registro, como nombre, direccin, capital social, productos o servicios ofrecidos, referencias de los clientes, etc. Es necesario recordar que Proveedores son las empresas que producen las materias primas e insumos necesarios y que los venden. Como ya viste en la etapa anterior, el organismo encargado de compra debe tener un banco de datos acerca de los proveedores ya registrados, que contengan antecedentes de los abastecimientos realizados y las condiciones en que se negocio. Este registro facilita enormemente los trabajos de investigacin y seleccin de proveedores ya que adems de los datos del proveedor, el organismo de compra debe mantener todo texto posible como listas telefnica, revistas tcnicas, catlogos, folletos, prospectos, cartas, etc., es decir todo lo que pueda ofrecer informacin sobre los posibles proveedores.

En el Banco de Datos, podemos clasificar a los proveedores como: Proveedor Real, que es aquel que ya efectu ventas de materiales o insumos a la Empresa. Proveedor Potencial aquel que puede ser candidato para futuros abastecimientos. La Seleccin: Consiste en comparar las propuestas o cotizaciones recibidas de los proveedores y elegir cual es el que mejor atiende las conveniencias de la empresa. Para una buena seleccin del proveedor se deben considerar diversos criterios tales como: precio, calidad del material, condiciones de pago, descuentos, plazos de entrega, confiabilidad en el cumplimiento de plazos, etc. Debes tener presente que a pesar de los diversos criterios, generalmente el "precio" es la referencia ms importante en la seleccin de los proveedores. La investigacin de los proveedores bsicamente es una estadstica del mercado que permite verificar cuales son las posibles fuentes de suministro de un material requerido. La tarea de seleccin y eleccin de proveedores la hace el organismo de compras y tiene como base la comparacin entre los posibles proveedores. De acuerdo a lo anterior podemos concluir que la investigacin permite una comparacin de los diversos proveedores calificados, mientras que la seleccin es una decisin sobre cul ser el escogido para proveer el material requerido. El esquema que observars corresponde a la comparacin de precios y cotizaciones de materiales. 3. Negociacin con el Proveedor (seleccionado). Una vez que se ha escogido el proveedor ms adecuado, el organismo de compras empieza a negociar con l la adquisicin del material requerido, dentro de las condiciones ms adecuadas de precios y pago. La atencin y cumplimiento de las especificaciones exigidas de material y el establecimiento de plazos de entrega, deben ser asegurados en la negociacin. La negociacin es la tercera etapa del proceso y sirve para definir cmo se har la emisin de la orden de compra al proveedor. La Orden de Compra es un contrato formal entre la Empresa y el Proveedor, en ella se detallan las condiciones en que se realiz la negociacin, ya que tiene la fuerza de un contrato. Su aceptacin implica cumplir con todas las condiciones estipuladas. El comprador por una parte es el responsable de las condiciones y especificaciones contenida en la orden de compra, mientras que el proveedor debe estar plenamente informado de todas las clusulas, pre-requisitos y criterios exigidos por la Empresa, los procedimientos de recepcin del material, los controles y especificaciones de calidad, etc., para que el pedido de la compra sea legalmente valido. 4. Acompaamiento de Pedido (Follow-Up). Hecha la orden de compra, el organismo de compras necesita asegurarse que la entrega del material se har de acuerdo a los plazos establecidos, calidad y cantidad negociada y

por lo tanto debe haber un seguimiento del pedido, a travs de constantes contactos personales o telefnicos con el proveedor. Esto significa que el organismo de compras no abandona al proveedor despus de haber emitido la orden de compra. El seguimiento o acompaamiento representa una constante supervisin del pedido y una cobranza permanente de resultados. Cuando la compra es de gran volumen, algunas Empresas realizan el seguimiento en fechas y plazos preestablecidos. De aqu la denominacin Follow-Up, trmino en ingles que significa seguir, acompaar, fechar. La etapa de Follow-Up permite localizar en forma anticipada los problemas y xitos, sorpresas desagradables; a travs de l, el organismo de compras puede apurar el pedido, exigir la entrega en los plazos establecidos y/o intentar complementar el atraso con otros proveedores. 5. Control de la Recepcin del Material Comprado. Es la quinta etapa del ciclo de compras y se da cuando el organismo de compras recibe del proveedor el material solicitado en la orden de compra. En la recepcin del material, el organismo de compras verifica si las cantidades estn correctas y, junto con el organismo de control de calidad, realiza la inspeccin para comparar el material con las especificaciones determinadas en la orden de compra, esta operacin es la que se llama Inspeccin de calidad en la recepcin del material. Confirmada la cantidad y calidad del material, el Organismo de Compras autoriza a la bodega o almacn, recibir el material y encomienda al Organismo de Tesorera o Cuentas por Pagar, la autorizacin para el pago de la factura al proveedor, dentro de las condiciones de precio y plazo de pago estipulado. El ciclo de compras en continuo e ininterrumpido, por lo tanto el gran volumen de trabajo que realiza un organismo de compras exige una agenda de seguimiento y cobranza muy intensa, principalmente, en empresas donde puedan ocurrir cambios en el plan de produccin que impliquen anticipaciones o atrasos en las entregas de materiales.