FORMULACION Y EVALUACIN DE PROYECTOS Ing. Miguel ngel Galdmez G.

GUIA I: ALGUNOS ELEMENTOS CONCEPTUALES SOBRE DE PROYECTOS A.

1.

QUE ES UN PROYECTO
Un proyecto es un Plan Un proyecto es buena medida un curso definido de accin a seguir, sobre la base de una proyeccin. Es por ello que se asocia un proyecto a un plan. Un proyecto podra ser un plan de corto o de largo plazo.

2.

Relacin Plan-Programa-Proyecto Camino o curso de acciones a seguir. Conjunto de acciones o actividades afines, articuladas tras un objetivo comn o superior. Hay articulacin entorno a una temtica (lnea de productos o servicios) Acciones o conjunto de acciones para la satisfaccin de una necesidad.

Plan: Programa:

Proyecto:

Niveles de Planificacin:

ESTRATEGICO Futuro: Largo Plazo mediato Construir y Desarrollar la empresa Tiene que ver con: Misin Estrategias Polticas Objetivos Tipo o giro de negocios Mercados a servir Productos o servicios a ofrecer Crecimiento y Desarrollo empresarial Resultados financieros Tecnologas a emplear Inversiones

OPERATIVO Presente: Corto Plazo inmediato Da a Da Tiene que ver con: Metas Tcticas Normas Mtodos y sistemas Mejorar productividad y calidad Materias primas Operaciones

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3.

Definiciones de proyecto

Primera Definicin: Proyecto es la bsqueda de una solucin inteligente al planteamiento de un problema, que tiende a resolver una necesidad humana. Una solucin inteligente Implica la aplicacin de un mtodo tcnicocientfico. Segunda Definicin: Proyecto es una unidad de inversin menor, que se considera dentro de la programacin y que constituye un esquema coherente desde el punto de vista tcnico cuya ejecucin se encomienda a un organismo publico o privado . Tercera Definicin: Se define como el conjunto de antecedentes que permiten estimar las ventajas y desventajas tcnicas y econmicas, que se derivan de asignar ciertos recursos de un pas, institucin o empresa para la produccin de determinados bienes y servicios .

4. ALGUNOS ELEMENTOS ADICIONALES SOBRE LOS PROYECTOS a LOS PROYECTOS SON UNA SIMULACIN

El desarrollo de un proyecto es un proceso de simulacin del comportamiento de una propuesta de solucin. Como la solucin resolver el problema y producir beneficios de acuerdo a la naturaleza del proyecto. b LA BASE DE TODO PROYECTO ES EL DIAGNSTICO DE LA SITUACION ACTUAL

Para que un proyecto sea una solucin a una situacin, debe partir de un buen estudio de la situacin actual. Es fundamental, conocer las causas u orgenes del problema, y cual es problema central?, para que el proyecto sea una verdadera solucin. No puede haber una buena solucin, si se parte de un problema equivocado.

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B.

ORIGEN Y FINALIDAD DE LOS PROYECTOS

El origen de cualquier proyecto es una necesidad da a da de productos o servicios proporcionados por el hombre mismo, desde la ropa que vestimos, los alimentos que comemos, etc. Todos estos artculos fueron evaluados con anterioridad desde varios puntos de vista, siempre con el objetivo final de satisfacer una necesidad. Por lo tanto, siempre que exista una necesidad humana de un bien o un servicio, habr necesidad de intervenir, pues hacerlo es la nica forma de producirlo. Es claro que todo proyecto necesita una inversin de algo como puede ser imaginacin, ideas, tiempo y trabajo-dinero, etc. En la actualidad una inversin inteligente requiere una base que la justifique; dicha base es precisamente un proyecto bien estructurado y valuado que indique la pauta que debe seguirse. Antes de tomar una decisin sobre un proyecto es necesario que est sometido al anlisis multidisciplinario de diferentes especialistas. Una decisin de este tipo no puede ser tomada por una sola persona con un enfoque limitado o ser analizado solo desde un punto de vista. La necesidad fundamental que enfrentan los pases en desarrollo, como el nuestro, en materia de proyectos, es lograr la identificacin y preparacin de un mayor nmero de proyectos y mejorar el nivel tcnico de los que habitualmente se formulan. Esto plantea en general problemas de dos tipos: a) El primer grupo de problemas se refiere a la realizacin de proyectos con respecto al contexto econmico, poltico y social que lo enmarca pues el proyecto en si es una ordenacin de actividades y recursos que dependen del medio donde surge y evoluciona, por consiguiente, cualquier alteracin positiva de las condiciones del medio deber traducirse en un mejoramiento de las condiciones para las generaciones de proyectos. b) Las discusiones que ha suscitado esta preocupacin llevaron a identificar un segundo tipo de problemas, relacionados con aspectos especficos del campo de proyectos entre los cuales cabe sealar: i. ii. iii. iv. Los correspondientes a la disponibilidad y al grado de preparacin de los tcnicos necesarios para formular y realizar proyectos. Los correspondientes al instrumental. El proyecto nace en una etapa de ejecucin y finalmente la operacin. Hipotticamente un pas que parte de cero y desea comenzar a producir por

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v.

medio de un conjunto adecuado de proyectos deber suplir sus necesidades con recursos humanos externos mientras forman sus propios cuadros. El esfuerzo se concentra en el estado de operacin; luego viene el estado de ejecucin en la cual aun se podran importar recursos humanos en forma temporal y finalmente la parte de formulacin que es la mas postergada por ser los proyectos mismos lo mas fcil de importar ya que no necesita el traslado de recursos humanos.

Los proyectos de inversin pueden surgir de los distintos departamentos de una empresa y de los distintos niveles jerrquicos de una organizacin. El Departamento de Mercadotecnia podr proponer la capacitacin del personal de ventas, o bien, la contratacin de mas agentes de ventas; el Departamento de Produccin podr desear la adquisicin de nuevo equipo de reemplazo o se estudiar la conveniencia de fabricar unas partes que actualmente compre la empresa; el Departamento de Contralora considerar la posibilidad de adquirir el equipo adecuado o rentarlo as como una alternativa de continuar utilizando un sistema de registro ya establecido; la Gerencia General desear atacar nuevos mercados o bien introducir nuevos productos al mercado; a niveles jerrquicos ms elevados se podr estudiar la conveniencia de adquirir o fusionar otro negocio o bien se podrn estudiar las alternativas de vender uno de los negocios que se tengan o continuar operndolos. La evaluacin de proyectos es una materia interdisciplinaria ya que durante la elaboracin de un estudio de este tipo intervienen disciplinas tales como economa, estadstica, investigacin de mercados, operaciones, ingeniera, finanzas, produccin, etc. En la prctica, se debe de reunir un grupo de especialistas de las reas mencionadas para que dicho proyecto sea realizado, el resultado de dicha interaccin es un estudio completo de la factibilidad tcnica, econmica y de mercado que sirve para tomar decisiones. La bsqueda de soluciones a los problemas puede ser en el mbito empresarial o por necesidades sociales y debe tener proposiciones coherentes destinadas a resolver dichas necesidades del ramo de que se trate: salud, educacin, habitacin, medio ambiente, etc. Si se desea hacer una instalacin para mejorar las condiciones de produccin deben tomarse en cuenta las razones financieras internas y externas que puedan afectar dichas decisiones Adems debe de realizarse pruebas de campo y entrevistas sobre productos nuevos para realizar con xito la introduccin del nuevo producto al mercado.

Para lograr la mejor solucin as como la ms accesible es necesario conseguir

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antecedentes y lograr el mximo aprovechamiento de los recursos econmicos y monetarios con que se cuentan, as como utilizar en forma racional los satisfactores con los que cuenta el analista. El origen de un proyecto tiene mucho que ver con el hombre ya que siempre necesita de satisfactores que le permitan abrir mas fcil el camino de la vida, adems de poder tomar ciertos lujos sobre la naturaleza, todos y cada uno de estos servicios y productos fueron evaluados y una persona dio la orden de producirlos en masa, es decir se analiz la necesidad humana para proporcionar los satisfactores necesarios. Por tanto, siempre que exista una necesidad humana, habr necesidad de invertir, pues hacerlo es la nica forma de producir un bien o servicio. Est claro que las inversiones no son solo por que alguien quiere arriesgar su dinero, al contrario es gente especializada, informada y perfectamente asesorada del comportamiento de cierto sector productivo, que tiene bases para realizar un proyecto bien estructurado y fundamentado tanto en razones tcnicas como en la experiencia. Es por esta razn por las que al iniciarse un nuevo plan o producto debe realizarse un paso denominado proyecto. 1. ORIGENES:

Se ha establecidos algunos orgenes para el desarrollo de los proyectos. Debemos entender origen como la situacin de la realidad que da lugar al desarrollo de un proyecto Un proyecto puede tener varios orgenes Entre los principales orgenes tenemos (especialmente de proyectos industriales): a. Una Demanda Insatisfecha: La existencia de demanda de un producto o servicios que no esta siendo cubierta. Mejoras al Producto o Servicio: La necesidad o iniciativa de elaborar un producto o prestar un servicio con caractersticas mejores a las del ya existente. En aspectos como: Precio, calidad, presentacin, materiales, vida til, etc. De manera que lo hagan ms competitivo. Posibilidad de Exportar un Producto o Servicio: La existencia de posibilidades de exportar un producto o servicio. Posibilidad de Sustituir importaciones: La existencia posibilidades de sustituir importaciones o competir con un producto importado.

b.

c.

d.

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e.

Uso efectivo de Canales de Distribucin: Mejorar la utilizacin de los canales de distribucin existentes u otros nuevos. Incrementar el Valor Agregado de una Materia Prima: El deseo de incrementarle valor agregado a nuestro producto (materia prima). Fomentar el Desarrollo de una Regin: Promover el desarrollo de una regin o zona. A travs de una zona franca, empresas agroindustriales, proyectos sociales, infraestructura, etc... Ampliacin de una Empresa: Ampliacin o crecimiento de la empresa a travs del producto o servicios existentes o con nuevas lneas de productos servicios. Mejoras dentro de la Organizacin o Empresa: En general cualquier iniciativa importante de mejorar que requiera una decisin econmica.

f.

g.

h.

i.

ADEMAS ALGUNOS ORIGENES PARTICULARES DE PROYECTOS SOCIALES: i. ii. iii. 2. Una necesidad no cubierta Un Recursos no Utilizado Un Potencial no aprovechado.

FINALIDADES:

Aclarar que finalidades del proyecto, no son los resultados esperados del proyecto. Las finalidades estn vinculadas a los intereses de la entidad propietaria del proyecto. Algunas finalidades serian las siguientes: a. Para uso propio: para las proyecciones y toma de decisiones propias. Inversin, decisiones tcnicas, etc. Para presentacin a posibles inversionistas: Como planteamiento o fundamentacin de una iniciativa de inversin. Para presentar al Sistema Financiero: Para justificar y viabilizar la obtencin del financiamiento requerido. Para presentacin a instancias gubernamentales: Con el propsito de tener beneficios fiscales, legales, financieros, etc. Otros segn el caso.

b.

c.

d. e.

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C.

CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS

El Ciclo de Vida de los Proyectos: Puede definirse, como aquel conjunto de etapas o niveles de estudio, a travs de los cuales pasa sucesivamente un proyecto desde que nace (a nivel de idea) hasta su finalizacin (cierre). Es un ciclo por que se trata de un proceso, en el que cada etapa lleva a otra y se puede volver a una etapa anterior para redefinir o incorporar informacin complementaria. Las etapas del ciclo de vida varan en algunos autores, pero lo que se hace es subdividirlas o generalizarlas. Lo que se va haciendo en cada etapa es ir profundizando ms en el estudio. Para pasar de una etapa a otra hay decisiones, que podran ser: 1. Continuar a la siguiente etapa (profundizar en el estudio), 2. Abandonar el estudio, 3. Postergar el estudio y 4. En algunos casos seria ejecutar el proyecto.

D.

EVALUACIONES DE PROYECTOS

En relacin a la parte evaluativa de los proyectos, podemos sealar lo siguiente: Como mencionamos anteriormente, el ciclo de vida es un proceso de anlisis, diseo y evaluacin permanente a lo largo de sus etapas. Evaluacin: Es aquel proceso encaminado a analizar todos los elementos de un proyecto, con propsito de definir pautas de accin respecto a el . Con el ciclo de vida, se pueden visualizar dos tipos de evaluacin: Una global y otra a nivel de proyecto. La primera se relaciona con los aspectos generales y agregados por los criterios del inversionista, la organizacin y medio en que se desarrolla el proyecto. Ver el proyecto como parte de un todo o sistema ms general (el plan o programa de la organizacin). Por su parte la evaluacin a nivel de proyecto, se focaliza en el proyecto como una unidad independiente y especifica. Los dos tipos de evaluaciones pueden darse en diferentes momentos, lo que nos lleva a tres tipos de evaluaciones:
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Evaluacin Ex Ante: Esta es prospectiva. Se refiere al anlisis del proyecto con el objetivo de medir factibilidad, rentabilidad, aceptabilidad y dems aspectos. Es sobre base de proyecciones. Corresponde a la etapa de preinversin. Evaluacin Durante: Es una evaluacin de seguimiento o avance, se da durante la marcha, especialmente en el estado inversin. El propsito es tomar las medidas correctivas necesarias en la ejecucin. Se va cumpliendo con lo establecido. Evaluacin Ex Post: Esta es retrospectiva. Es el examen del proyecto despus de su finalizacin (en la operacin o despus de sta). El propsito es determinar si se realiz segn lo previsto y se alcanzaron los objetivos planteados. Medir los resultados, efecto o impacto del proyecto. Cuando el proyecto tiene una etapa de operacin prolongada, se pueden hacer las evaluaciones expost, con cierto periodo de tiempo. Algunos le llaman evaluacin de impacto.

E.

PERFIL O REALIZAR)

ANTEPROYECTO

(PARA

PROYECTO

El principio de los proyectos es la satisfaccin de necesidades humanas, por lo que el ser humano ha podido encontrar mtodos para lograrlos. Tal es su afn que ha diseado desde simples instrumentos hasta elaborar complicados sistemas capaces de optimizar tiempo y recursos que son escasos y sacarles el mayor provecho posible. Para que una empresa pueda tener xito en todos sus mbitos y conseguir un desarrollo ptimo y constante, los proyectos son las principales herramientas para lograrlo. Actualmente las empresas incluyen para lograr sus objetivos, el uso de los proyectos; ya sean estos en forma especfica o general, dependiendo de las necesidades que tenga la misma y la meta que se quiera cumplir. Los proyectos representan para la empresa una visin premeditada de las operaciones, ya que estos incluyen un estudio minucioso de las operaciones o recursos con que se pueda operar y as evitar gastos innecesarios o una prdida de tiempo. Por lo tanto stas comienzan con un proyecto y se puede tener la posibilidad de decidir si se contina el mismo o se incluye como una operacin normal de la empresa. Todo depende si se lograron cubrir las expectativas deseadas durante el tiempo de la puesta en marcha del proyecto. Cada proyecto tiene una historia individual y peculiar, cuando se inicia un plan y se desarrolla una serie de eventos, despliega en orden cronolgico formando una gua que, en trminos generales es comn en los planes. Con el perfil o anteproyecto se busca una exposicin clara del proyecto, en base a una investigacin preliminar, sustentada muchas veces en informacin

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secundaria. CONTENIDO: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. Tema Introduccin Antecedentes Planteamiento del problema Identificacin del Producto o Servicios Importancia del estudio Justificacin del estudio Objetivos del Estudio Alcances, limitantes y delimitacin. Origen o finalidad Plan de desarrollo del proyecto Metodologa del estudio Marco de referencia Programa de actividades Recursos para el estudio Fuentes de informacin Anexos

1- Tema: Especifica qu es lo que se va a realizar y dnde. Normalmente no debe de exceder de 18 palabras. 2- Introduccin: Es lo ltimo que se redacta y proporciona un vistazo general del contenido de su documento. 3- Antecedentes: Proporciona al lector un panorama general de la situacin problemtica, indicndonos cul es el problema y donde se focaliza. Para ello se debe hacer uso de tcnicas como el FODA y las 5 Fuerzas de Porter. Un mapa es vlido para indicar el rea geogrfica objeto de estudio. 4- Planteamiento del Problema: Se formula en forma de pregunta, haciendo una breve referencia a la coyuntura que lo origina y se redacta, por ejemplo, de la siguiente manera: En qu medida si hacemos.lograremos...?

5- Identificacin de productos o servicios: Aqu explicamos los productos o servicios objetos de estudio. 6- Importancia del estudio: En este punto recalcamos el por qu es importante la realizacin del estudio.

7- Justificacin: Exponemos de una forma clara, por qu se investiga?, el

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beneficio que traer su ejecucin a la poblacin de los alrededores, al pas, a la sociedad. 8- Objetivos del estudio: Los Objetivos son de dos tipos: General y Especficos, los cuales deben de ser determinados de acuerdo al acrnimo AMARRE (Alcanzables, Medibles, Acordados, Realizables, Rastreables, Especficos). Se parte de un Objetivo General, que en la mayora de los casos es realizar un estudio de factibilidad tcnica y econmica. Los objetivos especficos se redactan de tal forma que la respuesta a cada uno de ellos sea un captulo de su proyecto de investigacin, si su investigacin tiene 6 captulos entonces son 6 objetivos especficos. Debe de haber congruencia. 9- El alcance, se refiere a desde dnde se inicia la investigacin hasta su final, ejemplo: desde la compra de la materia prima hasta que el producto es depositado en la bodega principal de productos terminados de la empresa. La delimitacin temporal, se refieren al tiempo de la informacin estadstica que se tomar de base para el estudio, por lo general es de 5 aos atrs, o cualquier otra relevante de la investigacin. La delimitacin geogrfica se refiere al rea geogrfica para la realizacin del proyecto, se parte de lo macro a lo micro. 10- Origen o finalidad: Debe de quedar claramente definido cual es el origen del proyecto y la finalidad que se pretende cubrir.

11- Plan de desarrollo del proyecto: aqu deben de plasmar el contenido capitular de su investigacin al detalle. Pueden tomar de base el contenido que vamos a desarrollar de la materia o la propuesta de investigacin de Baca Urbina en su libro de Evaluacin de Proyectos. Posteriormente, sta parte se convierte en el ndice. 12- Metodologa de la Investigacin: Tomar de base las recomendaciones de investigacin del libro del mismo nombre del autor Hernndez Sampieri (Metodologa de la Investigacin), y especificar si la investigacin a realizar ser descriptiva, correlacional, exploratoria, etc. Determinar la tcnica de recoleccin de datos a utilizar: Encuesta, entrevista o Grupo Focal o grupo de enfoque y el instrumento de recoleccin de datos: Cuestionario, guin de entrevista, etc., y la frmula para calcular el tamao de la muestra dependiendo de si la poblacin es finita o infinita, de acuerdo al criterio de especialistas en investigacin, los autores de los libros de Proyectos o de Estadstica, ejemplo: Balbino Sebastin Caas, Sapag Chan, Baca Urbina, Miller, entre otros). 13- Marco de referencia: Es la base tcnica bsica necesaria que se tomar en

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cuenta para el diseo de la solucin a la problemtica a investigar. Si investigarn sobre jaleas, Cul es el procedimiento que se debe de seguir? Pruebas de control de calidad, mtodos de envasado, etc., se encuentra en Internet.

14- Programa de actividades: Presentar un Grfico de Gantt, donde definan cada una de las actividades que van a realizar como equipo investigador en todo el ciclo de estudios hasta la presentacin y defensa final de su Proyecto. Tomar de base el cronograma de exmenes parciales que programa la Universidad. 15- Recursos a utilizar: Establecer con que recursos contarn para la investigacin. 16- Fuentes de informacin: Detallar las fuentes de consulta ya sea bibliogrfica, web site o instituciones a las que se abocarn para recopilar la informacin necesaria para desarrollar su investigacin. 17- Anexos: Copias de documentos relevantes a la investigacin deben de ser agregados en sta seccin con numeracin especial. F. TIEMPO, COSTO E INCERTIDUMBRE EN UN PROYECTO DE INVERSION

Es lgico buscar una secuencia de operaciones que regulen el monto invertido, sin exceder de lo necesario para cumplir cada uno de los pasos que justifican el proceso de formulacin del proyecto. Este principio de economicidad es vlido para todas las etapas de la toma de decisiones, y reafirma el planteamiento secuencial del proyecto. Es vital hacer una programacin de los costos durante el proceso de formulacin del proyecto ya que los costos son ms mientras ms a fondo se realice el proyecto. Pero tambin segn se avanza en las etapas de la formulacin del proyecto se reduce el grado de incertidumbre en la factibilidad de llevar a cabo ste. Todas las fases sealadas en el ciclo de vida, interesan al proyectista o diseador (que puede ser un equipo o una persona), aunque es comn asignarle como su actividad bsica la preparacin o formulacin de los proyectos, fase que se lleva a cabo en una sucesin de etapas que siguen una secuencia que no es lineal, sino compleja, es decir, cualquier variacin en el diseo, interna (cambio de tamao, tipo de tecnologa, segmento de mercado, etc.), o externa (cambio de precios, inflacin, etc.), provoca cambios en el diseo: dos diseadores, harn cada uno, a su manera, la misma idea, por lo cual al final se tendrn dos proyectos parecidos, pero diferentes.

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G.

CAUSAS DEL FRACASO O EL XITO DE UN PROYECTO DE INVERSION POR QU FRACASAN LOS PROYECTOS DE INVERSION? a. b. c. d. Porque tcnicamente han sido mal realizados. Por malas estimaciones o proyecciones financieras. Por indecisin y falta de inters para ser llevado a la prctica. Porque careci de un seguimiento despus de su formulacin. POR QU TRIUNFAN LOS PROYECTOS DE INVERSION? a. b. c. d. Porque quienes lo desearon y formularon lo llevaron a la prctica. Porque tcnicamente estuvo bien realizado. Por la presencia de un fuerte liderazgo para ser llevado a la prctica. Porque fueron aprovechadas las oportunidades que rodeaban al proyecto.

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2.

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