Redao Oficial como Ferramenta da Administrao Pblica e um aparo do direito.

Redao Oficial a maneira pela qual o Poder Pblico redige atos normativos e comunicaes oficiais. E de acordo com a Constituio Federal, so princpios fundamentais de toda a Administrao Pblica a legalidade, a impessoalidade, a moralidade, a publicidade e a eficincia, sendo inaceitvel que um documento expedido pelo Poder Pblico seja redigido de maneira obscura ou ambgua, devendo sempre permitir uma nica interpretao e ser estritamente impessoal. Sendo ainda uniforme o que exige o uso de certo nvel de linguagem. Por conseguinte, impessoalidade, clareza, conciso, formalidade, uniformidade e o uso do padro culto da linguagem devero ser caractersticas basilares da redao de um documento oficial, para que se produza um texto transparente e inteligvel para todo o conjunto de cidados. Tendo como finalidade bsica a comunicao mais clara e objetiva possvel, que se impem Redao Oficial certos parmetros de uso da lngua que diferem daqueles utilizados pela literatura, pelo texto jornalstico e por formas mais subjetivas de comunicao. Os princpios de caracterstica da Redao Oficial trazem suas peculiaridades, por isso deve-se saber, bem claramente, como tratado cada um. Comeando pela Impessoalidade, que se trata de um texto em que no tenha marcas pessoais, tampouco de apreo nem de desapreo, cantadas para aquela moa ou aquele rapaz destinatrio do documento, sob pena de sindicncia; expresses pejorativas ou de baixo calo em referncia ao destinatrio ou a qualquer servidor daquele departamento ou no, do rgo ou no, concursado ou no e, at, a particular. Quanto Clareza: O texto oficial deve prezar, sim, pela clareza, mas urge lembrar que a clareza no tem qualquer valor absoluto, mas sim relativo: o texto entre juzes pode no ser claro para um linguista bem como um texto tcnico em exposio de tese de mestrado sobre a Teoria Gerativa da Linguagem pode no ser, e provavelmente no ser, to clara para um juiz. Ou seja, a clareza na verdade no nada mais do que o entendimento da pessoa que envia e principalmente da pessoa que recebe o texto. Pode conter termos tcnicos sem exageros. Contudo o importante que quem redija o documento oficial e quem receba saibam o contedo de que se trata. Observando sempre se a pessoa, a qual recebera o documento saber entender seus termos. Quanto Conciso: Um texto conciso um texto enxuto, sem nenhuma informao desnecessria, o contrrio do texto prolixo, redundante, pleonstico. Um exemplo tradicional de texto prolixo em redao oficial o que temos observado em vrios ofcios oriundos do servio pblico, at do mais alto escalo do governo; por exemplo, iniciar o ofcio usando expresses do tipo: Venho por meio deste. marca de redundncia, pois, por acaso, no se sabe que vem por meio do ofcio informar certas coisas, ser que iria mandar o ofcio para qu? Em vez, ento, de escrever Venho por meio deste informar melhor usar Informo, em vez de Venho por meio de este solicitar diga Solicito. O prximo princpio tem estrita relao com o ltimo escrito. Trata-se da Objetividade: Objetividade no documento oficial a unio de conciso; ir direto ao assunto sem a marca da prolixidade, ausncia de marcas identificadoras da subjetividade uso exagerado de figuras de linguagem, por exemplo e a finalidade do documento. Tem-se ainda a Formalidade, a Padronizao e o Padro culto da linguagem. A primeira trata-se da unio de padro culto, impessoalidade e estruturado documento. Alm de nos lembrarmos luz do Direito Administrativo que a formalidade se refere ao fato de os documentos oficiais serem escritos, como exigem as normas do Direito que demonstram que os atos administrativos devem ser, como regra, escritos. O segundo: a estrutura dos documentos oficiais. So muitos aspectos, desde o tipo de letra Times New Roman at o local correto da data nos pareceres abaixo do texto. E por ltimo: To somente, que todos os textos oficiais devem utilizar a gramtica normativa como linguagem adequada. O Manual de Redao da Presidncia da Repblica traz, no s os pontos supracitados, com tambm os diversos documentos oficiais utilizados pela Administrao Pblica, formas de tratamento para as autoridades, seus vocativos, suas estruturas e fechos. Esses itens sero mais bem

explicados para que o leitor possa ter a plena capacidade de estruturar esses documentos de maneira correta. Para comear a conhecer os diversos tipos de documentos oficiais, passar a entender o seu funcionamento e saber quem envia e quem recebe, tem-se o documento oficial chamado Ofcio, que traz uma forma, a qual abrange outros documentos oficiais como ocorre no Memorando e no Aviso, os quais seguem a mesma estrutura daquele. Contudo estes documentos s se parecem nas suas estruturas (formas), pois suas finalidades so bem diferentes. Sabendo-se desta ressalva, pode-se falar no conhecido Padro Ofcio, que , a unicidade de estrutura para esses documentos. O Padro Ofcio uma forma bem simples de estruturar um documento e talvez seja o exemplo de redao oficial mais conhecido. Voltado ao pblico externo, ele tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos rgos da Administrao Pblica entre si e tambm pelas entidades privadas. Sua estrutura tem como incio o tipo de documento: se ofcio, memorando ou aviso, sempre esquerda e trazendo junto o nmero do expediente. Seguindo, tem informado no documento: local e data, com alinhamento direita; o assunto, o qual traz um resumo do contedo do texto escrito, com alinhamento esquerda; abaixo, tem-se o destinatrio, indicando o nome e o cargo da pessoa a quem dirigida a comunicao. Na sequncia, o texto: Parecido com a redao dissertativa, distribudo por: Introduo, que se confunde com o pargrafo de abertura, na qual apresentado o assunto que motiva a comunicao. Este ponto geralmente apresenta erros com o uso de formas: Tenho a honra de, Tenho o prazer de, Cumpre-me informar que. Porm o uso correto a forma direta, por exemplo: Informo que; o desenvolvimento, no qual o assunto detalhado; se o texto contiver mais de uma idia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em pargrafos distintos, o que confere maior clareza exposio e por fim a concluso, em que reafirmada ou simplesmente reapresentada a posio recomendada sobre o assunto. Aps o texto, tem-se a presena do fecho, que traz duas formas bsicas: Atenciosamente, se o expediente for encaminhado pessoa de mesmo nvel hierrquico e respeitosamente, se dirigido de nvel hierrquico superior. E finalizando a estrutura do documento oficial: Assinatura do autor da comunicao com sua identificao abaixo. Como se Sabe, h uma de diagramao usada nos expedientes. Para o chamado Padro Ofcio, que inclui os documentos oficiais mostrados no pargrafo acima, obedece-se a seguinte forma de apresentao: deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citaes, e 10 nas notas de rodap; para smbolos no existentes na fonte Times New Roman poder-se- utilizar as fontes Symbol e Wingdings; obrigatrio constar a partir da segunda pgina o nmero da pgina; os ofcios, memorandos e anexos destes podero ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda e direita tero as distncias invertidas nas pginas pares (margem espelho); o incio de cada pargrafo do texto deve ter 2,5 cm de distncia da margem esquerda; o campo destinado margem lateral esquerda ter, no mnimo, 3,0 cm de largura; o campo destinado margem lateral direita ter 1,5 cm; deve ser utilizado espaamento simples entre as linhas e de 6 pontos aps cada pargrafo, ou, se o editor de texto utilizado no comportar tal recurso, de uma linha em branco; no deve haver abuso no uso de negrito, itlico, sublinhado, letras maisculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatao que afete a elegncia e a sobriedade do documento; a impresso dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impresso colorida deve ser usada apenas para grficos e ilustraes; todos os tipos de documentos do Padro Ofcio devem ser impressos em papel de tamanho A-4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm; deve ser utilizado, preferencialmente, o formato de arquivo Rich Text nos documentos de texto; dentro do possvel, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos anlogos; para facilitar a localizao, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira: tipo do documento, nmero do documento e palavras-chaves do contedo.

Haja visto o cuidado com a elaborao dos expedientes, no pode-se esquecer dos pronomes de tratamento e vocativos, sempre presentes nestes documentos. Alguns so: Vossa Excelncia V.Exa. usados de Prefeito e Vereador para cima at Presidente da Repblica chefes de poderes no podem ter o pronome abreviado; Vossa Senhoria V.Sa. abaixo de Prefeito e Vereador a pessoas do povo; Vossa Magnificncia V. Maga. Reitores de universidades; Vossa Santidade V.S. papa; Vossa Eminncia V. Ema. cardeais; Vossa Excelncia Reverendssima V.Exa. Revma. bispos e arcebispos; Vossa Paternidade Superiores de ordens religiosas; Vossa Reverncia V.Rev. padres e religiosos em geral; Vossa Majestade V.Maj. reis e imperadores; Vossa Alteza V.A. prncipes, duques e arquiduques. Assim, torna-se possvel fazer um expediente com os devidos cuidados a quem se vai enviar. Outros expedientes so elencados no Manual de Redao da Presidncia da Repblica, com: Exposio de motivos; mensagem; telegrama; fax; alvar; ata; apostila; atestado; aviso; certido; circular; despacho; edital; parecer; portaria; relatrio; requerimento, entre outros. Todos com finalidades diferentes, estruturas diferentes, e vitais para o bom funcionamento da Administrao pblica, que ficaria paralisada se no houvesse estas formas de comunicao. To importante~s so os documentos oficiais, que so amparados por lei, resguardando assim, no s o funcionamento da Administrao Pblica, mas tambm sendo o um grande protetor dos direitos dos cidados que tambm podem fazer uso de alguns desses expedientes, at mesmo como forma de proteo contra atos abusivos da prpria Administrao. Como os expedientes so plenamente usados no dia a dia do servio pblico, h uma grande necessidade de se ter o conhecimento dessa engrenagem to importante, que roda a mquina pblica. Para isso deve-se estudar bem detalhadamente todo o contedo do Manual de Redao da Presidncia da Repblica, para que alm de saber como funciona a Administrao Pblica, assim podendo controlar os atos dela, passar tambm a dominar as formas de se fazerem os expedientes. Livros e apostilas j trazem bastantes formas, bem detalhada, e com muitas maneiras de fcil entendimento sobre como estruturar a Redao Oficial e seus entendimentos.