REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DE EDUCACION SUPERIOR UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL ROMULO GALLEGOS AREA INGENIERA DE SISTEMAS SAN

JUAN DE LOS MORROS ESTADO GUARICO

SISTEMA DE INFORMACIN ADMINISTRATIVO PARA EL CONTROL Y FACTURACIN DE INVENTARIOS EN CONSUMIBLES. CASO INVERSIONES HILMAR C.A. UBICADA EN SAN MATEO ESTADO ARAGUA. Trabajo de Grado Presentado como Requisito para Optar al Ttulo de Ingenieros en Informtica

AUTOR. Ohep Tony C.I: 16.436.832 TUTOR ACADMICO Ing. Mrquez, Elso. TUTOR METODOLOGICO Dra. Torrealba Yelitza

San Juan de los Morros, Marzo 2012.

ACEPTACIN DEL TUTOR Por medio de la presente hago constar que he ledo el proyecto de grado, presentado por el bachiller: Ohep Tony C.I: 16.436.832, para optar al grado de ingeniero en informtica, que lleva por ttulo: SISTEMA DE INFORMACIN ADMINISTRATIVO PARA EL CONTROL Y FACTURACIN DE

INVENTARIOS EN CONSUMIBLES. CASO INVERSIONES HILMAR C.A. UBICADA EN SAN MATEO ESTADO ARAGUA. y que acepto asesorar al estudiante, en calidad de tutor Acadmico, durante la etapa de desarrollo del proyecto de grado hasta su presentacin y evaluacin. En la ciudad de San Juan de Los Morros, quince (15) das del mes de febrero de 2012.

__________________________ Ing. Mrquez Elso C.I. 19.473.280

ii

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DE EDUCACION SUPERIOR UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL ROMULO GALLEGOS AREA INGENIERA DE SISTEMAS SAN JUAN DE LOS MORROS ESTADO GUARICO

SISTEMA DE INFORMACIN ADMINISTRATIVO PARA EL CONTROL Y FACTURACIN DE INVENTARIOS EN CONSUMIBLES. CASO INVERSIONES HILMAR C.A. UBICADA EN SAN MATEO ESTADO ARAGUA.
Proyecto de Trabajo de Grado presentado como requisito para optar al grado de Ingeniero en Informtica

Autor: Ohep, Tony Tutor Acadmico: Tutor Metodolgico: Fecha: Abril 2012

RESUMEN
Se desea en la presente investigacin que lleva por nombre Sistema de informacin administrativo para el control y facturacin de inventarios consumibles. Caso Inversiones Hilmar C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua. Permitir controlar el proceso de Control, Facturacin, registro de productos, clientes y proveedores, dando soporte de conocimientos necesarios al administrador y los usuarios de la informacin, de la empresa lleva la mayor parte de los procesos de forma manual, se desea una automatizacin que permita un control eficaz y capaz de dar respuesta gracias a la tecnologa. El estudio se enmarca en un proyecto Factible, apoyado en una investigacin de campo de tipo descriptiva. La metodologa tecnolgica que se utilizar para el desarrollo es basada en la RUP, aunada al lenguaje unificado de modelado (UML), las cuales permitirn concluir que existe la necesidad de ofrecer un sistema de informacin utilizando la tecnologa de hoy en da, que contribuya a mejorar el proceso administrativo con respecto al registro, control y facturacin de los consumibles. Con el desarrollo de este sistema que facilitar el proceso ptimo de los datos, logrando de esta forma la solidificacin del mismo. Descriptores: Sistema de informacin, Administrativo, Control, Facturacin, Inversiones, Tecnologa.

iii

NDICE GENERAL

ACEPTACIN DEL TUTOR ................................................................................................... i

NDICE GENERAL..Error! Bookmark not defined.x

RESUMEN .............................................................................. Error! Bookmark not defined. INTRODUCCIN ................................................................... Error! Bookmark not defined. APARTADO I ......................................................................... Error! Bookmark not defined. EL PROBLEMA............................................................ Error! Bookmark not defined. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ............ Error! Bookmark not defined. OBJETIVO DE LA INVESTIGACIN ............. Error! Bookmark not defined. JUSTIFICACIN DE LA INVESTIGACIN ... Error! Bookmark not defined. DELIMITACIN ................................................ Error! Bookmark not defined. APARTADO II ........................................................................ Error! Bookmark not defined. MARCO TERICO ...................................................... Error! Bookmark not defined. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIN . Error! Bookmark not defined. ANTECEDENTES DE LA ORGANIZACIN .. Error! Bookmark not defined. BASES TERICAS ............................................ Error! Bookmark not defined. BASES LEGALES .............................................. Error! Bookmark not defined. GLOSARIO DE TRMINOS ............................. Error! Bookmark not defined.

APARTADO III ....................................................................... Error! Bookmark not defined. MARCO METODOLGICO ....................................... Error! Bookmark not defined. TIPO DE MODALIDAD DE INVESTIGACINError! Bookmark not defined. TIPO DE METODOLOGA DESDE EL PUNTO DE VISTA TECNOLGICO................................................. Error! Bookmark not defined. POBLACIN Y MUESTRA .............................. Error! Bookmark not defined. TCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIN DE DATOSError! Bookmark not defi TCNICAS DE ANLISIS DE DATOS ......... Error! Bookmark not defined.7 APARTADO IV.48

ANALISIS DEL SISTEMA ACTUAL...48 DIAGNOSTICO..50 NECESIDADES OBSERVADAS..52 ANALISIS DE LOS PROCESOS...52 ANALISIS SITUACIONAL DEL SISTEMA ACTUAL...53 ACTORES QUE INTERVIENEN EN EL SISTEMA ACTUAL..54

DEFINICION DE REQUERIMIENTOS.......55 ANALISIS DE LOS RESULTADOS56 APARTADO V.67

SISTEMA PROPUESTO..67

DESCRIPCION DE LOS PROCESOS...67 OBJETIVOS DEL PRODUCTO TECNOLOGICO67 OBJETIVO GENERAL...67 OBJETIVOS ESPECIFICOS..68 DESCRIPCION DEL PRODUCTO PROPUESTO68 DESCRIPCION TECNICA DEL PRODUCTO PROPUESTO.70 MANUAL DE USUARIO84 REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS102

INTRODUCCIN
Pensando en desarrollar el siguiente tema metodolgico tenemos claro que la tecnologa en los ltimos aos es de gran importancia, ella nos brinda grandes ventajas, en lo que hoy en da es un gran problema mundial, los procesos y gestin administrativa, dentro de las instituciones, empresas y grandes comercios es el registro y control, es importante para agilizar de forma prctica la bsqueda de informacin, y por supuesto han aparecido nuevas formas de hacer dichos procesos. Estos cambios traen grandes beneficios; en efecto, hoy en da las empresas cuentan con sistemas de informacin automatizados que controlan los grandes flujos de informacin como por ejemplo; registro de facturacin de compras, de ventas, registros de usuarios, control de clientes, proveedores entre otros casos que se dejan de mencionar, as mismo, las empresas han encontrado grandes oportunidades en los desarrollo, destacando las prdidas de informacin se

reducen y que estas tecnologas estn al alcance tanto de grandes como de pequeas empresas. Bajo esta concepcin se encuentra la empresa Inversiones HILMAR C.A., es una tiendas en pleno proceso de expansin, la cual est en la bsqueda de nuevos canales de comunicacin con sus clientes, teniendo en cuenta la importancia de la incorporacin de nuevas tecnologas en la empresa y a la vez que proporcione una buena satisfaccin con sus clientes y proveedores. La solucin que se propone, es ofrecer un Sistema de informacin administrativo para el control y facturacin de inventarios consumibles, esto Permitir controlar el proceso de Control, Facturacin, registro de productos, clientes y proveedores, dando soporte de conocimientos necesarios al administrador y los usuarios de la informacin a la propia empresa, una imagen corporativa actual, tan importante en la actualidad. En este sentido, el estudio, desde el punto de vista discursivo, se estructura en una serie de pasos llamado Apartado entre los que resaltan los siguientes:

Apartado I, identificado como El Problema, refleja la situacin y contextualizacin problemtica, los objetivos de investigacin, y los argumentos justificantes. En el Apartado II, por su parte, se hace alusin a los elementos de carcter terico, tal es el caso del enfoque interpretativo, o estudios previos asociados con la temtica en estudio y que orientan el proceso investigativo; plataforma tecnolgica propiamente dichas, que brindan sustento al estudio y las transdiciplinariedad que ofrecen una perspectiva del estudio a la luz de las normas aplicables. Apartado III, se ofrecen los aspectos de orden metodolgico, tal es el caso del Tipo, Diseo y Modalidad de estudio, la Metodologa abordada desde el punto de vista tecnolgico, el foco de estudio, en trminos de poblacin y muestra, las tcnicas para la recoleccin de la informacin, as como los instrumentos congruentes con el caso, y las tcnicas para su anlisis correspondiente. Por ltimo se presentan las referencias bibliogrficas. Apartado IV, se ofrecen los aspectos de orden metodolgico, tal es el caso del Conocimiento de la situacin actual, Diseo y Modalidad de estudio, la Metodologa abordada desde el punto de vista tecnolgico, el foco de estudio, en trminos de poblacin y muestra, las tcnicas para la recoleccin de la informacin, as como los instrumentos congruentes con el caso, y las tcnicas para su anlisis correspondiente. Por ltimo se presentan las referencias bibliogrficas.

APARTADO I CONTEXTUALIZACIN DE LA PROBLEMTICA

Planteamiento del Problema La informtica es una ciencia tecnolgica que busca automatizar grandes cantidades de informacin y que est relacionada con la necesidad que ha sentido el ser humano desde los inicios de la civilizacin, dispone de procesos que permitan, manipular y tratar la informacin con relativa rapidez. La informacin de la tecnologa est transformando al mundo y acercndose ms a las personas a travs de la innovacin de los sistemas de informacin, lo cual posibilita cambios en todos los mbitos de la actividad humana, por ejemplo la competitividad, el empleo y la calidad de atencin a los usuarios. Con las nuevas tecnologas, el tiempo y la distancia dejan de ser obstculos, los contenidos pueden dirigirse a una audiencia masiva o a un pequeo grupo de expertos y buscar un alcance mundial o meramente local. Dentro de este contexto, se pone en evidencia lo expuesto por Stoner citado por Lara (2009), quien seala que: la administracin es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organizacin y el empleo de todos los dems recursos organizacionales, con el propsito de alcanzar metas establecidas para la organizacin (p. 11). Dentro de este contexto, puede entenderse como sistema administrativo, siguiendo a Martnez, (2009) citado por Everet y Ronal, como el conjunto de polticas y controles que supervisa los niveles de inventarios y determinan cuales son los niveles que deben mantenerse, cuando hay que restablecer el inventario y de que tamao debe ser los pedidos (p.642). Como puede verse, el inventario se conceptualiza o esta refererido a la existencia de los artculos o recursos que se usan en una empresa sea esta productora, manufacturera o comercializacin o de bienes y servicios para atender la demanda de clientes. De esta manera, la rpida difusin y el gran inters en el mundo de la informtica, ha permitido la creacin de tecnologa en los sistemas de

informacin, son herramientas fundamentales para los procesos administrativos; ofreciendo mltiples alternativas para el desarrollo de estrategias de negocio en la actualidad. En efecto, aos atrs era impensable el manejo de sistemas complejos organizacionales, salvo que se tratara de grandes empresas, cuya capacidad econmica le permitiera salvar distancias y mantener sistemas de informacin aceptables. Esto ha cambiado notablemente generndose un proceso de

democratizacin administrativos, al punto que hoy da, los procesos son agilizados y es relativamente fcil para una organizacin generar ventajas competitivas a partir de este proceso de incorporacin de herramientas informticas a sus empresas. Tales motivaciones son las que orientaron a proponer un sistema de informacin que agilice los procesos administrativos en la empresa Inversiones HILMAR C.A. No obstante, los tiempos actuales signados por una necesaria movilidad, y una permanente competencia entre adversarios comerciales, resulta fundamental fortalecer las ventajas competitivas que conduzcan a una mayor competitividad. Al respecto, conviene acotar los sealamientos de Porter (2009); Las opciones de posicionamiento determinan no slo las actividades que la compaa deber realizar, sino cmo stas se interrelacionarn. Si comparamos la eficacia operacional, vemos que sta se basa en las actividades o funciones individuales y que la estrategia se ocupa de combinarlas. Un sistema entero de actividades, no una coleccin de partes, resulta ms difcil de copiar y por lo tanto hace que la ventaja sea ms sostenible. La ventaja se obtiene porque las actividades combinan y se refuerzan todas entre s. As se cierra la puerta de las imitaciones por parte de los competidores, creando una cadena que es tan fuerte como lo son sus eslabones. (p. 54) En este sentido, las empresas tienden a realizar internamente slo aquellas actividades que no pueden realizarse a un ms bajo costo en el mercado o que no pueden obtenerse en otra empresa. Coase (2007) seala que una empresa crecer hasta el punto donde "el costo de realizar una transaccin extra dentro de la empresa es igual a los costos de llevar a cabo la misma transaccin por medio de un intercambio en el mercado abierto." Como es fcil suponer, un componente fundamental del costo de realizar una funcin dentro de una empresa lo

10

constituyen las comunicaciones y la coordinacin. A medida que aumenta el tamao de la empresa se incrementa la burocracia. En opinin de Wallis y Northen (2006) los costos de transaccin surgen como consecuencia de la divisin del trabajo y la especializacin de las tareas. En este contexto, el ms bajo costo al intentar atender registros y trfico de informacin contable, lo ofrecen los sistemas de informacin, cuyos avances favorecen los procesos de la administracin en tiempo real, satisfaciendo las necesidades de los usuarios, y favoreciendo, cada vez ms, la empresa en todo sentido, a partir de la aplicacin de herramientas web. As, al hacer referencia a la recepcin de los solicitudes de informacin, es posible minimizar el proceso de informacin de forma manual, lo que es ocasionado muchas veces por diversos errores que afectan la productividad de la empresa en lo que a entrega de pedidos se refiere, a la gestin de ventas, inventarios, entre otros aspectos, por cuanto se tiende a confundir los productos por las similitudes en sus nombres que no son explcitos en su descripcin y referencias, o por el peso o capacidad del producto, o por fallas en la seleccin del producto en el rea de depsito. En este sentido, la empresa inversiones HILMAR C.A., requiere de nuevas herramientas que le permitan reducir el coste de las transacciones de la empresa, y automatizar completamente los procesos de gestin administrativos entre sellas se encuentra el registro de productos, facturacin, as como la relacin con sus proveedores permitiendo adems optimizar el tiempo de entrega de los mismos. Para ello se propone un Sistema de informacin administrativo para el control y facturacin de inventarios consumibles. Compuesto por diferentes mdulos, todos ellos destinados a realizar diferentes operaciones dentro de la plataforma, de fcil manejo, que permita la gestin de registros e inventarios, as como la facturacin de compras por los usuarios y facturacin de los proveedores, para la solicitud de cualquier pedido; esto garantiza una comodidad, rapidez en la solicitud y recepcin de los pedidos, garantizando un coste ms bajo e importante tanto para el cliente como para la empresa. En este sentido, la investigacin se ha propuesto dar respuesta a las siguientes interrogantes:

11

Cules son las necesidades de optimizacin del Proceso de gestin administrativa en la empresa inversiones HILMAR C.A.? Cules son los requerimientos pertinentes para el desarrollo del Sistema de gestin administrativa para la facturacin de inventario y proveedores de la empresa Inversiones HILMAR C.A? Qu elementos se encuentran asociados a la implementacin del Sistema de gestin administrativa en la empresa inversiones HILMAR C.A.? Objetivos del Trabajo de Investigacin Objetivo General Desarrollar un Sistema de informacin administrativo para el control y facturacin de inventarios en consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua. Objetivos Especficos 1. Diagnosticar las necesidades de optimizacin del Proceso de gestin administrativo en la empresa inversiones HILMAR C.A. 2. Identificar los requerimientos para el desarrollo de un Sistema de Informacin administrativo para el control y facturacin de inventarios en consumibles propuesto. 3. Implementar el Sistema de informacin administrativo para el

control y facturacin de inventarios. 4. Evaluar las estrategias aplicadas para el buen funcionamiento del sistema Alcances del Trabajo Metodolgico Los alcances de este trabajo, segn los objetivos planteados son: el diseo, siguiendo la metodologa RUP de un modelo de plataforma de comunicacin que contemple el acceso a la informacin producida en los diferentes procesos de ventas de consumibles que desarrolla el Departamento de Facturacin, y el diseo

12

de un sistema de Facturacin de los proveedores y productos que optimice la gestin de venta de Consumibles.Com, C.A., facilitando los accesos a la plataforma y sistema, as como tambin utilizando elementos tecnolgicos de avanzada que permita brindarle los aspectos de solidez, calidad y eficiencia que una organizacin de envergadura debe tener. De manera especfica, el sistema a implantar, destinado a la publicacin de la informacin de la empresa y catlogo de productos para la venta, definidas como una mejor atencin a los clientes, empresa y proveedores; este servicio favorece a la empresa desde el punto de una imagen actual y moderna y de una informacin extensa para sus clientes, de fcil actualizacin y a un coste bajo. Justificacin Social, Tecnolgica y Prctica Sin ayuda automatizada el funcionamiento de muchas empresas no sera tan eficaz. La transparencia de un modelado de sistemas de informacin, es fundamental para agilizar la evolucin de los diferentes procesos que conforman los comercios, en este caso la venta de consumibles, debido a que se recuperarn espacios, rinde mas el tiempo y de esta manera se obtendra un orden y control de facturacin de las ventas en la empresa. Asimismo se pueden verificar los productos que aqu se venden y tambin su existencia. La importancia que tiene este estudio radica en conocer la situacin actual del Sistema de Informacin para control administrativo de facturacin de consumibles C.A. para la empresa HILMAR Ubicada en San Mateo Estado Aragua, donde se denota la falta de control administrativo, de informacin, el mal manejo de la data y la forma en que se Facturan las ventas de los consumibles en dicha empresa, llevndolo al campo real para establecer criterios y conclusiones desde los siguientes puntos de vista damos justificacin en: Lo Social: desde el punto de vista social la creacin de un informacin automatizado se destaca por cuanto permite tener: Un control administrativo de facturacin a los clientes y proveedores, esto permitir a la empresa el descongestionamiento que acarrea por no llevar ni administrar dichos procesos. Se generara ms confianza en los procesos que se sistema de

13

ejecutaran y los ejecutados por su directiva, ya que la misma mediante el sistema de informacin le permitir a los clientes estar informados detalladamente si existe un producto en la empresa, a travs de la bsqueda rpida si existe el consumible que desee el cliente. En lo Tecnolgico: Estar desarrollado en el sistema de informacin, para identificar y dibujar los conjuntos de datos que el usuario requiere en los procesos que ejecutaran los diferentes usuarios; posteriormente se realiza el diseo lgico que no es ms que la etapa donde se transforma el modelo en un diseo relacional y por ltimo el diseo fsico, dentro de este se especifica las caractersticas propias de dicha base de datos, utilizando la metodologa (RUP) Rational Unified Process, la aplicacin de esta metodologa para que los procesos de control de datos e informacin sea eficiente, eficaz, confiable. Esto para darle una mejor solucin o una solucin ms practica a las diferentes problemticas. En lo Prctico: Porque la colectividad que en dicha empresa hace de sus servicios, lleva todos sus datos de modo manual, lo cual implica un proceso lento desorganizado tambin resulta tedioso, de hecho conlleva a la perdida de informacin y de tiempo. Este sistema se desarrollar de manera que permita la optimizacin del tiempo, el acceso controlado del personal agilizar el proceso de llenado de datos con el cual contar con rapidez en el manejo de la informacin oportuna y exacta. Con el presente trabajo de investigacin se conocern las necesidades de la empresa Inversiones HILMAR C.A, Ubicada en San Mateo Estado Aragua, cabe destacar que esta investigacin pretende que la empresa promuevan el establecimiento e implementacin de un Sistema de informacin administrativo para el control y facturacin de inventarios consumibles, partiendo de una base de datos que permitir, mejorar el trabajo y el rendimiento a la hora de realizar sus actividades y agilizar la distribucin ms idnea de los recursos para poder satisfacer las necesidades de la poblacin y mejorar su calidad de vida.

14

En la actualidad el manejo de la informacin es una tarea vital y compleja que las organizaciones y Empresas modernas han aprendido a utilizar para potenciar sus beneficios y diferenciarse en su entorno. Es por ello que gestionar la informacin de manera directa, oportuna y eficaz, desde cualquier lugar donde uno se encuentre es una condicin imprescindible dentro de una organizacin moderna, para mejorar exponencialmente la gerencia y la calidad de los servicios que brinda, no solo a la alta gerencia sino tambin a los usuarios regulares de los sistemas. En este sentido que se establece, el uso de tecnologas de informacin y comunicaciones permitir mantener a la organizacin, en este caso el departamento de facturacin de la empresa, en la vanguardia tecnolgica sin ignorar los avances del medio, en caso contrario se tendra una organizacin fuera del contexto cultural y tecnolgico que vive la sociedad actual. Las razones que justifican este trabajo son las necesidades de gestin de informacin que presenta la empresa, para obtener niveles de calidad acorde a su importancia y desempeo. Siendo por ello el aspecto fundamental la implantacin de un sistema Administrativo de control y facturacin y consumibles basado en el concepto de base de informacin.

15

APARTADO II Enfoque Interpretativo Plataforma Tecnolgica Pertinente para el Desarrollo de la Investigacin

En la actualidad Las Plataformas Tecnolgicas son unidades de apoyo a las investigaciones equipadas con la ltima tecnologa y dotadas de materiales altamente especializados. La novedad del campo de aplicacin hace que un enfoque de servicio clsico no sea el adecuado en cuanto a una participacin activa con respecto a la Plataforma en proyectos de investigacin, redes de Plataformas, proyectos de desarrollo tecnolgico y convenios que van ms all en tiempos y complejidad del servicio puntual. Es por esto que trae como resultado de la progresiva contar con una herramienta a desarrollar, el cual es; un Sistema de informacin administrativo para el control y facturacin de inventarios en consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua. Todo esto enmarca la innovacin y desarrollo en las diferentes empresas, es tanto as que se han instalado equipos avanzados de alta tecnologa como lo son: sistemas automatizados, sistemas expertos, entre otros), el cual permiten el procesamiento de informacin de diferentes mbitos en la empresa inversiones HILMAR C.A., as como la obtencin de mltiples parmetros para una misma muestra en un tiempo considerablemente corto. La empresa inversiones HILMAR C.A., es de gran importancia a nivel de produccin en la comunidad por su prestacin de servicio a la colectividad, brindando calidad de produccin a la comunidad en general. Un sistema se puede considerar como un conjunto de partes o elementos organizados y relacionados de tal manera, que interactan entre s para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energa o materia del ambiente y proveen (salida) informacin, energa o materia. Un sistema puede ser fsico o concreto (una computadora, un televisor, un humano) o puede ser abstracto o conceptual (un software). Cada sistema existe dentro de otro ms grande, por lo tanto un sistema puede estar formado por subsistemas y partes, y a la vez puede ser parte de un supersistema.

16

Sistema de Informacin Un sistema de informacin (SI) es un conjunto organizado de elementos, los cuales formarn parte de alguna de las siguientes categoras: personas, datos, actividades o tcnicas de trabajo, recursos materiales en general (tpicamente recursos informticos y de comunicacin). Todo ese conjunto de elementos interactan entre s para procesar los datos y la informacin (incluyendo procesos manuales y automticos) y distribuirla de la manera ms adecuada posible en una determinada organizacin en funcin de sus objetivos. Normalmente el trmino es usado de manera errnea como sinnimo de sistema de informacin informtico, estos son el campo de estudio de la tecnologa de la informacin (IT), y aunque puedan formar parte de un sistema de informacin (como recurso material), por s solos no se pueden considerar como sistemas de informacin, este concepto es ms amplio que el de sistema de informacin informtico. Actividades Bsicas que realiza un Sistema de Informacin Un sistema de informacin realiza cuatro actividades bsicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de informacin. Entrada de Informacin: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Informacin toma los datos que requiere para procesar la informacin. Las entradas pueden ser manuales o automticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automticas son datos o informacin que provienen o son tomados de otros sistemas o mdulos. Esto ltimo se denomina interfaces automticas. Las unidades tpicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnticas, las unidades de diskette, los cdigos de barras, los escner, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras. Control Administrativo El control es la funcin administrativa por medio de la cual se evala el rendimiento. Para Robbins (2008) el control puede definirse como "el proceso de regular actividades que aseguren que se estn cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviacin significativa" (p.654).

17

Transdiciplinariedad en el Desarrollo de la Investigacin. Para el desarrollo del sistema de informacin que se propone debemos tener transdiciplinariedad en lo que respecta la metodologa aplicada en la investigacin, con el fin de saber detalle a detalle las necesidades de requerimientos para su elaboracin y desarrollo, el proceso de control se debe planificar las actividades y objetivos a realizar, despus de haber hecho las correcciones necesarias. En conclusin podemos definir el control como la funcin que permite la supervisin y comparacin de los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando adems que la accin dirigida se est llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organizacin y dentro de los lmites de la estructura organizacional. En la plataforma, son los servicios y no los productos los que van a cobrar una mayor importancia, puesto que stos van a superar a las aplicaciones tradicionales en todo momento. El software como servicio no va a tener ninguna limitacin de hardware en el cliente y por tanto va a poder permitir que el trabajo sea casi transparente y muy sencillo para el usuario final, evitando grandes inversiones de hardware, su permanente mantenimiento, configuracin y actualizacin, en definitiva, va a permitir crear, mantener y simplificar redes que funcionando con las plataformas tradicionales en muchos casos hubiera sido imposible crear o mantener. De esta forma se utiliza el documento PHP y MySQL, nicamente para contener, organizar y estructurar la informacin y las hojas de estilo CSS para indicar como se mostrar dicha informacin en los diferentes medios (como por ejemplo, una pantalla de computadora, un telfono mvil, impreso en papel, leda por un sintetizador de voz, etc.). Por lgica, esta metodologa beneficia enormemente la accesibilidad del documento y la realizacin del prototipo en ejecucin.

18

APARTADO III

RECORRIDO METODOLGICO-TECNOLGICO Metodologa y Modelo de Desarrollo Tecnolgico

El conocimiento del mundo de las tecnologas es imprescindibles y permite formar a los hombres y mujeres del maana en la era de la informacin. Para efectos de apoyar el presente trabajo, se han consultado diferentes autores que realizaron sistemas administrativos con diferentes fines, que van desde brindar informacin hasta facilitar y organizar la bsqueda de recursos de informacin y de la administracin. A continuacin se mencionan los que se consideran de mayor trascendencia. Elorga (2008), realiz una investigacin en la modalidad de proyecto factible que tuvo como propsito la elaboracin de un sistema de informacin para la administracin de datos Centro Bolivariano de Informtica y Telemtica (CBIT) Hilarin Lpez, como herramienta importante para los usuarios del CBIT, con el fin de brindarles informacin sobre las actividades que realizan; logrando concluir que la incorporacin de un sistema de informacin permiti iniciar un proceso continuo de mejoras en el rendimiento de las funciones del centro, pues esta herramienta facilita el conocimiento. Este estudio guarda relacin con la investigacin por cuanto seala que los sistemas de informacin pueden llegar a cambiar la forma en que piensa, trabaja y aprende la gente, facilitando la comunicacin entre los usuarios del centro permitiendo responder mejor a la dinmica de los cambios actuales. Dichos avances son elementos que inciden notoriamente sobre los mismos, tal como lo seala Acevedo (2009); cuando argumenta que: Las exigencias crecientes de un mbito mundial cada vez ms complejo que busca ante todo alcanzar la excelencia. Donde la globalizacin es uno de los signos ms relevantes, tecnologas de informacin y comunicacin constituyen un factor clave en seno de la gestin organizacional para lograr ventajas sostenibles ante una sociedad competitiva. (p. 4)

19

Dentro de este contexto como lo dice el autor antes citado, las instituciones se imponen cada da mayores retos debido a la incidencia de los avances tecnolgicos de la informacin y la comunicacin plantendose de esta forma la necesidad de que las mismas estn en continua renovacin de sus tareas y funciones, constituyndose, la actualizacin permanente de sus empleados, en una de las estrategias viables para enfrentar los retos que suceden en el entorno. En este marco, es importante mencionar que la tecnologa de informacin entendindose esta como la autorizacin global de las organizaciones influye poderosamente en el proceso administrativo. Mudick (2007), define los sistemas de informacin como: Mtodo formal de poner a disposicin de los administradores la informacin confiable y oportuna que se necesita para facilitar el proceso en la toma de decisiones y permitir que las funciones de planeacin, control y operaciones se realicen eficazmente en las organizaciones. (p. 6) Siguiendo con lo que dice Mudick (2007), Las empresas son entidades de prestigio y colaboracin a la colectividad que se benefician directamente como consumidores, es por esto que los sistemas de informacin dentro de estas instituciones son tiles en cuanto al servicio, ya que es una herramienta muy til para el desarrollo de la tecnologa y a ellos corresponde en cuanto a la colaboracin en la orientacin de la vida del pas mediante su contribucin doctrinaria en el esclarecimiento de los problemas nacionales. De la misma forma, Halabi (2008) desarroll un estudio que consista en Desarrollar un Portal Web para la Informacin Turstica de Caicara del Orinoco, como contribucin social de la empresa Constructora Norberto Odebrecht, en pro del progreso y desarrollo turstico local. La investigacin se realiz a travs de un diseo de campo y documental concluyendo que este recurso presenta un alto grado de interactividad, es amigable y constituye un soporte valioso para el progreso del sector turstico de la localidad. Se considera que este trabajo representa un gran aporte para la presente investigacin, ya que permite que los

20

usuarios puedan utilizar este recurso para observar y buscar informacin en lnea del sector turstico de la poblacin. Garca (2005) en su trabajo titulado Desarrollo de un sistema de informacin para el control administrativo de los servicios ofrecidos por la Empresa Asesores Integrales. Se propusieron como objetivo de esta investigacin desarrollar un Sistema de Informacin y control de los servicios ofrecidos por la Empresa Asesores Integrales. Dicha investigacin fue de tipo descriptiva y de campo, segn su diseo es no experimental, transaccional descriptivo y transversal, la tcnica de recoleccin de datos utilizada fue la observacin directa, mediante una entrevista no estructurada a una poblacin de 4 personas. Los proyectos presentados revelan la importancia que tiene la realizacin de sistemas de informacin en funcin de las necesidades e intereses de la organizacin, garantizando la participacin activa de sus miembros. En ellos se evidencian soportes significativos para el presente estudio, por cuanto sealan la elaboracin de sistemas de informacin que automaticen atreves de una herramienta los procesos que se llevan para brindar una mayor eficiencia til tanto para organizar diferentes recursos como para crear ambientes amenos e informativos, que contribuyan da a da a que la sociedad se apropie de las Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin. De hecho, nadie pone en duda que la informacin es poder por lo que muchas organizaciones disponen los recursos necesarios para su obtencin y control, ya que sta y la tecnologa de informacin ayudan al desarrollo competitivo.

Tipo de Metodologa desde el Punto de Vista Tecnolgico:

En este proyecto se utilizar una metodologa basada en el uso de la tecnologa orientada a objetos (RUP), en conjunto con el Lenguaje Unificado de Modelado UML, que constituye una metodologa estndar ms utilizada para el anlisis e implementacin de sistemas.

21

(RUP) se expone lo siguiente: Es una metodologa de desarrollo de software que es interactiva e incremental, centrada en la arquitectura y manejada por casos de usos. Es un proceso de ingeniera del software bien defino y estructurado. Define claramente quien es responsable de que, como deben hacerse las cosas y cuando deben hacerse las mismas. Tambin provee una estructura bien definida para el ciclo de vida de un proyecto, marcando claramente los hitos (puntos de decisin esenciales). (p. 26). En lo anterior se describe que dicha metodologa consistir en una serie de pasos que se deben seguir con el fin de llevar a cabo dicho proyecto, para poder alcanzar el objetivo planteado garantizando la solucin del problema, cada fase metodolgica tiene la posibilidad de ser una tcnica o mtodo, el cual permita realizar una herramienta de gran aporte a la institucin y de fcil uso con respecto al desarrollo de la herramientas tecnolgica en campo de la Informtica.

Un correcto diseo web implica conocer cmo se deben utilizar cada uno de los elementos permitidos en el HTML, es decir, hacer un uso correcto de este lenguaje dentro de los estndares establecidos por la W3C y en lo referente a la web semntica. Debido a la permisibilidad de algunos navegadores web como Internet Explorer, esta premisa original se ha perdido. Por ejemplo, este navegador permite que no sea necesario cerrar las etiquetas del marcado, utiliza cdigo propietario, etc. Esto impide que ese documento web sea universal e independiente del medio que se utilice para ser mostrado. Fases de la Metodologa a Utilizar: La metodologa utilizada para el desarrollo de esta investigacin est sustentada en la metodologa RUP la cual est orientada a objetos y es un proceso que define claramente quien, como, cuando y que debe hacerse, y como su enfoque est basado en modelos utiliza un lenguaje bien definido para tal fin, el Lenguaje Unificado de Modelado (UML). Este aporta herramienta como los casos de uso, que definen los requerimientos.

22

El Proceso Unificado Racional (RUP) es un proceso de desarrollo de software y junto con el Lenguaje Unificado de Modelado UML, constituye la metodologa estndar ms utilizada para el anlisis, implementacin y documentacin de sistemas orientados a objetos. El RUP no es un sistema con pasos firmemente establecidos, sino un conjunto de metodologas adaptables al contexto y necesidades de cada organizacin. Originalmente se dise un proceso genrico y de dominio pblico, el Proceso Unificado, y una especificacin ms detallada, el Rational Unified Process, que se vendiera como producto independiente. Permite la ejecucin interactiva del proyecto y del control de riesgos. Este tipo de investigacin es aplicado nicamente en el rea de informtica, debido que dentro de ella se enfocan los lineamientos q seguir en la elaboracin de sistemas de informacin esta metodologa cumple con el ciclo de vida esencial en todo sistema de informacin, el cual se basa en cuatro (4) fases fundamentales para su desarrollo, estas son: RUP en cada una de sus fases (pertenecientes a la estructura esttica) realiza una serie de artefactos que sirven para comprender mejor tanto el anlisis como el diseo del sistema (entre otros). Estos artefactos (entre otros) son los siguientes: Inicio: Documento Visin, Especificacin de Requisitos. Elaboracin: Diagramas de caso de uso Construccin: Documento Arquitectura que trabaja con las siguientes vistas: Vista Lgica Diagrama de clases, Modelo E-R (Si el sistema as lo requiere) Vista de Implementacin Diagrama de Secuencia, Diagrama de estados, Diagrama de Colaboracin Vista Conceptual Modelo de dominio Vista fsica Mapa de comportamiento a nivel de hardware.

23

La estructura dinmica de RUP es la que permite que ste sea un proceso de desarrollo fundamentalmente iterativo, y en esta parte se ven inmersas las 4 fases descritas anteriormente: Inicio: en esta fase se defini el modelo del proyecto y el alcance del mismo. Se desarrolla un plan de negocio para determinar qu recursos deben ser asignados al proyecto. Elaboracin: en esta fase se analizo el dominio del problema, se establecieron los principios de la arquitectura desarrollando el plan de proyecto y eliminando los mayores riesgos del mismo. Se construyo un prototipo de la arquitectura el cual debe evolucionar en iteraciones sucesivas hasta convertirse en el sistema final. Construccin: en esta fase se alcanzo la capacidad operacional del producto de forma incremental a travs de las sucesivas iteraciones. Transicin o Cierre: su finalidad es pones el producto en manos de los usuarios finales para lo que se quiere desarrollar, completar la documentacin, entrenar al usuario con el ajuste, configuracin, instalacin y facilidad de uso del sistema. Poblacin y muestra Una vez definido el problema a investigar, formulados los objetivos y delimitadas las variables se hace necesario determinar los elementos o individuos con quienes se va a llevar a cabo el estudio o investigacin.

Poblacin Ramrez (1999), expresa que: Una poblacin finita, es aquella cuyos elementos en su totalidad son identificables por el investigador, por lo menos desde el punto de vista del conocimiento que se tiene sobre la cantidad total. Entonces, la poblacin es finita cuando el investigador cuenta con el registro de todos los elementos que conforman la poblacin en estudio. (p.92). Ahora bien, la poblacin en la cual se trabajar en dicha investigacin ser una poblacin finita conformada por diez (10) empleados que laboran dentro del la organizacin,

24

cuatro (4) Coordinadores y se encuentran en el Departamento Administrativo, cuatro (4) los Gerentes del Sucursales y dos (2) que funcionan como Analistas Contables. Cuadro 1. Distribucin de la Poblacin Persona Cargo Gerente Asistente Vendedor Total Fuente: El Autor (2012). Muestra En lo atinente a la Muestra, Hurtado (2010), menciona: No toda investigacin requiere de muestreo. En muchos casos el investigador puede fcilmente tener acceso a toda la poblacin y no necesita muestrear (p. 209), caso en el cual se presenta en dicha investigacin que por tener una poblacin finita no trabajar con muestras. Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos En este proceso de investigacin se utiliz la tcnica de la observacin directa, ya que por medio de estas, los investigadores hacen su presencia en el lugar de los hechos para llevarse a cabo la investigacin. Con relacin a la recoleccin de datos Martins (2009). Seala las tcnicas de recoleccin de datos son las distintas formas o maneras de obtener la informacin (p. 308) por tal motivo, existe una gran diversidad de tcnicas e instrumentos que pueden ser utilizados por el investigador para el desarrollo de los sistemas de informacin, los cuales pueden ser la entrevista, la encuesta, el cuestionario, la observacin y los diagramas de flujo. No obstante, se hizo la entrevista, dejando como resultado la observacin directa, el cual fue la magnitud con que se lleva a cabo el proceso de la empresa Inversiones HILMAR C.A Ubicada San Mateo Estado Aragua, y as poder estudiar las necesidades de disear el sistema propuesto para mejorar el funcionamiento de dicha Empresa a 25 N 1 1 2

nivel profesional. Este instrumento utilizado constituye un aspecto muy importante para la investigacin, y se sujeta a las condiciones, el mismo posee los aspectos a considerar del fenmeno de estudio. Por otra parte, las personas involucradas en la investigacin fueron sometidas a entrevistas no estructuradas por poseer un alto grado de espontaneidad al formular las preguntas y por ende obtener respuestas significativas, de suma importancia. De esta manera se realiz la entrevista informal, ya que en un principio lo importante no era establecer los lmites de sta, sino dejar que los entrevistados expresaran todas sus necesidades, expectativas e inquietudes, para poder obtener visin clara de los problemas ms sobresalientes del sistema en estudio y los requerimientos. Instrumentos a Utilizar: Gua de Observacin Directa, permitir a los investigadores confirmar la informacin obtenida mediante la encuesta, tambin estar dirigida

fundamentalmente a recolectar informacin sobre los procesos, procedimientos y trmites administrativos que se llevan a cabo en la Empresa Inversiones HILMAR C.A Ubicada San Mateo Estado Aragua. Gua de Entrevista: Estar constituida por una estructura (semi estructurada) de proyectos dirigidos en la Empresa Inversiones HILMAR C.A, la cual permitir asegurar Y/o confirmar la informacin obtenida en la antes entrevistado. Tcnicas e Instrumentos de Anlisis de Datos Est basado en el anlisis de los resultados arrojados por el instrumento de recoleccin de datos utilizados en la investigacin, donde las preguntas semi estructuradas son de suma importancia debido a que determinan la problemtica que se presenta en la la Empresa Inversiones HILMAR C.A Ubicada San Mateo Estado Aragua. En opinin de Arias (2008), en este punto se describe las distintas operaciones a las que sern sometidos los datos que se obtengan. En tal sentido 26

se abordar la caracterizacin de los atributos presentes en las unidades de anlisis a ser estudiadas, referentes a los resultados incorporados en la gua de entrevistas hechas a ser aplicados y la observacin directa de la investigacin. En este punto se describen las distintas operaciones a las que sern sometidos los datos que se obtengan, clasificacin, registro, tabulacin y codificacin si fuera necesario. Se puede observar el comportamiento de los datos y constatar que se puede calificar, medir o determinar la magnitud o el estado de una situacin en especfico, para Sabino (2010), el anlisis cuantitativo es el tipo de operacin que se efecta naturalmente con toda la informacin, esta luego del procedimiento que se le ha hecho, nos presentara un conjunto de cuadros tablas medidas que se le habrn calculado los porcentajes (p.241).

27

APARTADO IV CONOCIMIENTO DE LA SITUACIN ACTUAL

Con respecto a este apartado, la gua de observacin directa conjuntamente con una gua de entrevista son herramientas muy importantes para la

investigacin correspondiente, tambin se realiza una descripcin detallada de los procesos del sistema actual, enriqueciendo la misma con diagramas de apoyo: diagramas de caso de uso y diagramas de de paquetes, los cuales son empleados en la metodologa de sistemas RUP, utilizada para el desarrollo de este proyecto. De igual forma se elabor un anlisis sistemtico de los procesos del sistema actual utilizando la matriz de anlisis como es el instrumento de recoleccin de datos. Es por ello que se hace un anlisis de cada una de las preguntas de las interrogantes del instrumento. El mismo plantean con relacin a la interpretacin, que su objetivo es buscar un significado ms amplio a las respuesta mediantes su conexin con otros conocimientos disponibles. Este apartado explica las necesidades para Implementar sistema de informacin administrativo para el control y facturacin de inventarios en consumibles. Caso inversiones Hilmar C.A. ubicada en san mateo estado Aragua, basndose en la recoleccin de datos obtenidos a travs de una gua de entrevista estructurada. Por lo tanto, los resultados aqu que se pretenden analizar son diferentes a las opiniones de las necesidades de anlisis y los criterios que se les han consultados mediante la entrevista estructurada, la cual comprende en una serie de preguntas con una respuesta directa o concreta, en este caso dos posibles respuesta (SI o NO). A continuacin se presentan los resultados generados a travs del instrumento aplicado con una serie de preguntas a todos los que conforman la empresa Hilmar C.A.:

28

1. Se lleva el proceso de gestin y control de forma correcta de facturacin de inventarios en consumibles. caso inversiones HILMAR C.A. ubicada en san mateo estado Aragua? Cuadro 1. Proceso Administrativo. Alternativas No Si Total Frecuencia 3 1 4 Porcentaje 75% 25% 100%

Fuentes: Ohep (2012) En evidencia el 75% de los encuestados respondi que el proceso de Gestin y Control de facturacin en la Empresa Hilmar C.A., es deficiente y no se lleva correctamente, mientras que el otro 25% respondieron que se lleva el proceso correctamente.

2. Cree usted que es adecuado el procedimiento de Gestin y Control de facturacin en la empresa Hilmar C.A.? Cuadro 3.Procedimiento de Gestin y Control. Alternativas Si No Total Frecuencia 1 3 4 Porcentaje 25% 75% 100%

Fuentes: Ohep (2012). El 75% de los encuestados de la empresa Inversiones Hilmar C.A, respondi que el procedimiento de gestin y Control de Facturacin, no es el ms adecuado, por tal motivo es tedioso y genera descontrol de las actividades a diario.

29

3Es rpida, fcil y confiable la bsqueda de informacin de los procesos de gestin y Facturacin en la empresa Inversiones Hilmar C.A.? Cuadro 4. Bsqueda de Informacin. Alternativas Si No Total Fuentes: Ohep (2012) Un 75% de los encuestados de la Empresa Inversiones Hilmar C.A, opin que no es rpida ni confiable la bsqueda de informacin de los procesos de gestin Facturacin, y cada vez que se requera el uso de la misma se presentaban problemas en su funcionamiento tornndolo lento. Mientras que el 25% restante opino que si era rpida, fcil y confiable la bsqueda de informacin de dichos procesos en la empresa. 4. Cree usted que el desarrollo de un Sistema de informacin administrativo para el control y facturacin de inventarios en consumibles. Caso inversiones Hilmar C.A. ubicada en san mateo estado Aragua. Es la solucin a los diferentes problemas en torno al manejo de informacin?
Cuadro 7. Solucin al Manejo de la informacin.

Frecuencia 1 3 4

Porcentaje 25% 75% 100%

Alternativas Si No Total Fuentes: Ohep (2012).

Frecuencia 4 0 4

Porcentaje 100% 0% 100%

La totalidad de los encuestados en la empresa Inversiones Hilmar C.A, el cual es el 100%, respondi que la solucin de los diferentes problemas presentados en la administracin de gestin de los procesos en dicha empresa, quedarn solventados con el desarrollo de un sistema automatizado que agilice los procesos. 30

Anlisis del Sistema Actual A travs de la observacin directa y la entrevista no estructurada se obtuvo la siguiente informacin sobre los proceso de gestin y Control de facturacin de la empresa Inversiones Hilmar C.A, as como tambin la forma como llevan a cabo sus actividades diarias.

Cuadro 1: Notas de la observacin: hardware y software ASPECTO DESCRIPCIN OPORTUNIDADES OBSERVADO Recursos tecnolgicos La empresa Hilmar C.A cuenta con 3 computadoras a nivel de Hardware, con una capacidad de disco duro de 240 GB, Memoria RAM de 2GB, procesador Intel Dual Core 2.4 GHz, cada una con su teclado Ause TLM2 y mouse Havit USB. Tambin con 3 impresoras Xerox Phaser conectadas en Red para Todos los Equipos. La Empresa Hilmar C.A MEJORA Aprovechar los

DE

recursos

tecnolgicos que pueda poseer la Empresa, para desarrollar una herramienta que ayude a agilizar los procesos de gestin y control administrativo.

Impresora,

La herramienta programada debe para que sea

fotocopiadora y scanner cuenta con una impresora HP desarrollarse multifuncional para

los compatible y funcione en los equipos estndar. herramienta debe estar

procesos de la institucin. Software

La Empresa Hilmar C.A Esta cuenta con el

software desarrollada en una plataforma multiplataforma, que garantice la seguridad de la base de datos. As como la compatibilidad de la misma.

propietario Windows XP.

Fuentes: Ohep (2012).

31

Anlisis Sistemticos de Los Procesos Matriz DOFA Para Andreu (2004)- DOFA la define como un procedimiento de planificacin que permite identificar los puntos fuertes y dbiles del sistema o unidad de negocio objetivo del estudio, tanto en el momento actual como el futuro previsible o ya planificado, y as determinar sus oportunidades y amenazas. (p. 13). Haciendo nfasis con lo antes descrito se presenta un anlisis del sistema actual en la administracin de Recursos utilizados la matriz (DOFA), la cual permite detectar las posibles estrategias a seguir. Esta es una herramienta de comparacin que se fundamenta en la informacin proveniente de las matrices de factor interno y externo. Las letras F, O, D, A; representan Fortaleza, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.

Anlisis Sistemticos de Los Procesos Cuadro 11: Matriz FODA. Sistema Actual de Procesos Fortalezas Debilidades Lentitud y acumulacin de trabajo. Redundancia de informacin. Prdida de tiempo en bsqueda de informacin. Perdidas de documentos e

Disposicin del personal para aprender a usar el nuevo sistema de informacin.

El apoyo por parte de la directiva y el personal para el desarrollo de la herramienta.

informacin.

Ausencia de resistencia al cambio. Cuentan con el equipo necesario para el uso de la herramienta.

32

No existe prdida de tiempo por fallas del sistema.

Oportunidades

Amenazas Adaptacin al sistema. Fallas tcnicas Perdidas de informacin por virus. Actualizacin de nuevos

Adquisicin de un nuevo software. Induccin y capacitacin para el aprendizaje de forma rpida y eficaz de la herramienta. mtodo

Avances tecnolgicos. Creacin de un

requerimientos de almacenamiento. Daos del equipo en cualquier circunstancias.

organizado para almacenar la informacin. Anlisis situacional (DOFA)

Diagrama de Apoyo a la Descripcin de los Procesos Caso de Uso. Registro de los procesos administrativos

Fuentes: Ohep (2012).

33

Actores que Intervienen en el Sistema Actual Gerente de la Empresa Usuario inscrito en la Empresa y profesional activo a la misma, para la supervisin de la empresa en general y del sistema en cuanto a los trmites de gestin administrativos. Director Es en ente encargado de la direccin y administracin de la empresa Hilmar C.A para fines concretos. Administrador Es el encargado de la coordinacin para el buen manejo y funcionamiento del sistema, para as dar respuestas concretas y solidas en cuanto a la bsqueda de una informacin por parte de los superiores Secretarias Es la encargada del manejo las actividades administrativas que se realizan dentro la Empresa Inversiones Hilmar C.A. Trabajadores Son los que hacen vida activa dentro de la Empresa Inversiones Hilmar C.A.

34

APARTADO V SISTEMA PROPUESTO Presentacin o Introduccin La presente propuesta, el cual es el desarrollo de un Sistema de informacin administrativo para el control y facturacin de inventarios en consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua. Se elaboro con el fin de mejorar los procesos a nivel general en la empresa Inversiones HILMAR C.A, en tal sentido el desarrollo del sistema de informacin ser el que agilice las actividades de procesos administrativos dentro de la misma, como tambin ser de gran ayuda al momento de generar resultados necesarios para la valoracin pertinente de toma de decisiones en los distintos mbitos cuando se requiera, por los encargados de las operaciones que se realizan a diario. Por otra parte, la presentacin del trabajo realizado, contempla el desarrollo de un Sistema de informacin administrativo para el control y facturacin de inventarios en consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. En tal sentido, los argumentos que justifican el presente estudio, guardan relacin con los hechos sucedidos en la institucin, con respecto al control de facturacin de los insumos que se ofrecen al pblico al momento de ser vendidos, quedando en evidencia la vulnerabilidad de la informacin en la empresa, por eso se tomara en cuenta los escenarios especficos para la gestin e implementacin del mencionado sistema de informacin. Cabe destacar que la empresa HILMAR C.A, cuenta con alcances de servicios, las cuales estn basados en accesos de planes de estudio de la dicha empresa que sean de produccin econmica y social, he all donde se propone a realizar dicho proyecto con la finalidad de resguardar el control de facturas que se realizan a diario en la empresa, con el fin de generar mayor compromiso gerencial dentro del mbito laboral. En tal sentido, la propuesta fue diseada teniendo como objetivo principal la solucin de la problemtica detectada durante el levantamiento de la informacin, fundamentndose en agilizar y controlar los procesos de control y facturacin de inventarios en consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. 35

La herramienta automatizada, fue diseada empleando como Manejador de Base de Datos MySql, y como generador de cdigos y eventos se utiliza el lenguaje de programacin denominado herramienta que se utiliza para hacer aplicaciones dinmicas e interactivas. Por lo tanto, los procesos manuales de la empresa HILMAR C.A, pasan a ser automatizados para que de esta manera las actividades se puedan realizar de forma sencilla, rpida y eficaz. Esto permite a los usuarios del sistema tener un mejor control de toda la informacin, logrando administrar de manera clara y correlacionada los datos que respectan a cada departamento que se desea dicha empresa. Es as que, lo anteriormente expuesto, el sistema automatizado de control y facturacin de inventarios en consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A cuenta con los siguientes procesos: Proceso de Administracin de Datos: Los procesos de administracin de datos incluyen todas las operaciones de entrada y salida que amerita un sistema de registro y control, sobre las entidades implicadas en el sistema, esto permite al usuario del sistema maneje de manera directa la informacin tal y como se procesa en la base de datos. Proceso de control de Pagos: A travs del men principal del Sistema se podr acceder a los mdulos de diferentes formas, estando en cada uno de ellos, este modulo da acceso a la parte primordial de los usuarios y finiquitar la facturacin e inventario de los mismos y as tener un buen control pleno. Proceso de control de Asistencia: Este modulo del men principal del Sistema se podr sintetizar el control y facturacin de inventarios en consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A, y as llevar un buen control para que se generen los reportes mensuales de dicho control.

36

Objetivos del Producto Tecnolgico Propuesto. Objetivo General Implementar un Sistema de Informacin Administrativo para el control y Facturacin de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua. Objetivo Especficos Brindar un Sistema de Informacin Administrativo para el control y Facturacin de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua. Establecer los requerimientos a nivel del hardware y software para el diseo y desarrollo de un Sistema de Informacin Administrativo para el control y Facturacin de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua. Adaptar a las necesidades un Sistema de Informacin Administrativo para el control y Facturacin de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua. Descripcin del Producto Tecnolgico Propuesto. Para empezar, la descripcin actual del producto tecnolgico, se prev el uso de estrategias tecnolgicas apoyadas en avances de la tecnologa informtica y su incorporacin a Sistemas Automatizados que permitan un mejor control y facturacin de las actividades diarias que se realizan en la empresa HILMAR C.A. Este sistema cuenta con un diseo bastante dinmico y de fcil manejo para las personas que interactan con el mismo y se encuentra distribuido de la siguiente manera: Pantalla Principal: Este permite ingresar el usuario y la clave para acceder al men permitido de acuerdo al tipo de usuario. Men de Inicio: Este contiene las diferentes opciones que maneja el sistema, a continuacin se har referencia a los diferentes procesos: Datos: Se encarga del proceso de recolectar los datos personales o requeridos de las personas que ingresan. Bsqueda: Este permita recopilar informacin de un ciudadano. Reporte: Permite general los distintos reporte requeridos por el usuario del sistema. 37

Diagramas de apoyo a la Descripcin de los procesos del Producto Tecnolgico Propuesto.

Pantalla de Acceso al Sistema: del Sistema de Informacin Administrativo para el control y Facturacin de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua. Pantalla de acceso al sistema, que Cuenta con dos mdulos, uno de usuario y el otro de contrasea, tambin con el icono que nos valida como es el inicio de sesin.

Pantalla de Inicio al Sistema: del Sistema de Informacin Administrativo para el control y Facturacin de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua. En esta pantalla se muestra el men principal del sistema, con varios mdulos como; inicio, configuracin, compra, facturas, reportes y salir, en lo cual se pueden crear, modificar y eliminar en cada una de los mdulos.

38

Pantalla de registro de Clientes: del Sistema de Informacin Administrativo para el control y Facturacin de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua. Como se muestra en la imagen, se puede observar todos los campos que se requieren llenar para el registro de un cliente en el sistema.

Pantalla de registro de Proveedores: del Sistema de Informacin Administrativo para el control y Facturacin de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua. Como se muestra en la imagen, se puede observar todos los campos que se requieren llenar para el registro de un proveedor en el sistema.

39

Pantalla de registro por Departamentos: del Sistema de Informacin Administrativo para el control y Facturacin de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua. En esta imagen del sistemas, se observa que hay dos mdulos para el registro de un departamento, los cuales son; descripcin y clase para su previo registro.

Pantalla de registro de Usuarios: del Sistema de Informacin Administrativo para el control y Facturacin de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua. Como se muestra en la imagen se puede observar lo fcil que es a la hora de registrarse un usuario para que acceda al sistema.

40

Pantalla de registro de Productos: del Sistema de Informacin Administrativo para el control y Facturacin de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua. En esta imagen del sistema, se puede notar que tiene diferentes mdulos, con el fin de hacer el registro de productos que ingresan a la empresa.

Pantalla de registro de Compras: del Sistema de Informacin Administrativo para el control y Facturacin de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua. En esta imagen se puede notar que es un modulo solo para clientes, los cuales pueden hacer compras de los productos que se ofrecen a los mismos para as procesar el pedido.

41

Pantalla de registro de Facturas: del Sistema de Informacin Administrativo para el control y Facturacin de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua. Esta imagen muestra lo fcil que es el registro de factura, a la hora de una compra por algn cliente.

Pantalla de reportes de Compras: del Sistema de Informacin Administrativo para el control y Facturacin de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua. En esta imagen se puede evidenciar como se puede generar los reportes de compras por los proveedores.

42

Pantalla de reportes de Facturas: del Sistema de Informacin Administrativo para el control y Facturacin de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua. En esta imagen se puede observar como se puede generar los reportes de facturas de cualquier cliente.

Pantalla de reportes de Factura-Usuario: del Sistema de Informacin Administrativo para el control y Facturacin de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua. En esta imagen se evidencia como se hace el reporte de factura a los usuarios para que los mismos se les puedan entregar el pedido.

43

Reportes de Clientes: del Sistema de Informacin Administrativo para el control y Facturacin de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua. En este reporte se puede observar que se muestran los clientes que estn registrados en el sistema, el cual el reporte que genera el sistema es en archivo pdf.

Reportes de Usuarios: del Sistema de Informacin Administrativo para el control y Facturacin de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua. Aqu se muestra el reporte de los usuarios que estn registrados en el sistema, y dicho reporte se arroja en archivo pdf.

44

Alcance del Producto Tecnolgico Propuesto. Todos los encargados para el proceso de gestin administrativa en cuanto al manejo de registro y control de facturacin de la empresa HILMAR C.A, tendrn la misin del control de la facturacin, que se basa en los requerimientos de la empresa, dicho alcance es logrado a travs de la implementacin de un sistema de informacin que logre gran expectativa del registro de los procesos que se llevan de cualquier motivo bien sea de registro de proveedores y clientes que hacen de los servicios de dicha empresa. En tal sentido, la empresa HILMAR C.A tiene quizs una de las funciones de mayor importancia, la cual es; Llevar el control de facturacin de de productos que ofrecen al pblico en general, que esta ofrece a los usuarios, es de vital importancia la implementacin del sistema que le impregne mayor seguridad, resguardo y exactitud a los procesos realizados por los encargados de la empresa. Tanto el administrador como los trabajadores, estarn emergidos con el sistema, y ser capacitados con grandes conocimientos en la informtica, esto permitir gran alcance en lo tecnolgico para la empresa, por lo que cuando se decidi realizar este sistema lo primero fue la capacitacin a los actores que estarn involucrados con el sistema, es por esto que el sistema que se implementara en la empresa HILMAR C.A, ser de mejoras a los procesos que hasta el da de hoy se lleva de forma manual e inseguro a la hora de solicitar la informacin.

45

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL RMULO GALLEGOS REA DE INFORMTICA ESCUELA DE INGENIERA EN SISTEMAS PROGRAMA DE INGENIERIA EN INFORMATICA

MANUAL DE USUARIO

SISTEMA DE INFORMACIN ADMINISTRATIVO PARA EL CONTROL Y FACTURACIN DE INVENTARIOS EN CONSUMIBLES. CASO INVERSIONES HILMAR C.A. UBICADA EN SAN MATEO ESTADO ARAGUA.

San Juan de los Morros, Octubre 2012

46

Pantalla de Acceso al Sistema: del Sistema de Informacin Administrativo para el control y Facturacin de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua.

Pantalla de Inicio al Sistema: del Sistema de Informacin Administrativo para el control y Facturacin de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua.

47

Pantalla de registro de Clientes: del Sistema de Informacin Administrativo para el control y Facturacin de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua.

Pantalla de registro de Proveedores: del Sistema de Informacin Administrativo para el control y Facturacin de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua.

48

Pantalla de registro por Departamentos: del Sistema de Informacin Administrativo para el control y Facturacin de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua.

Pantalla de registro de Usuarios: del Sistema de Informacin Administrativo para el control y Facturacin de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua.

49

Pantalla de registro de Productos: del Sistema de Informacin Administrativo para el control y Facturacin de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua.

Pantalla de registro de Compras: del Sistema de Informacin Administrativo para el control y Facturacin de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua.

50

Pantalla de registro de Facturas: del Sistema de Informacin Administrativo para el control y Facturacin de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua.

Pantalla de reportes de Compras: del Sistema de Informacin Administrativo para el control y Facturacin de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua.

51

Pantalla de reportes de Facturas: del Sistema de Informacin Administrativo para el control y Facturacin de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua.

Pantalla de reportes de Factura-Usuario: del Sistema de Informacin Administrativo para el control y Facturacin de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua.

52

Reportes de Clientes: del Sistema de Informacin Administrativo para el control y Facturacin de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua.

Reportes de Usuarios: del Sistema de Informacin Administrativo para el control y Facturacin de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua.

53

APARTADO VI Implementacin y Evaluacin de la Herramienta Tecnolgica Sistematizacin y evaluacin de la implementacin (procesos) En primer orden, la implementacin del sistema es el proceso mediante el cual se realizan las instalaciones necesarias que permitan realizar la verificacin que satisface los requerimientos presentados y a su vez permita identificar posibles fallas. En tal sentido, la implementacin del Sistema de Informacin Administrativo para el control y Facturacin de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua, se garantiza que estas pruebas puedan determinar que se logr satisfacer las necesidades de la herramienta para con la institucin; para determinar en esta ltima etapa el funcionamiento del nuevo sistema y la reaccin que pueda causar en la organizacin se realizan las siguientes pruebas: Por otra parte, el sistema de informacin multiplataforma se instal en un computador modelo Soneview Pentium IV, procesador de 3.20GHz y 1GB de RAM, con el servidor de WampServer para dar soporte al manejador de base de datos MySQL, donde su funcionamiento fue el correcto y sin errores. Pruebas Alfa La prueba se realizo en el lugar de desarrollo del sistema, usando la herramienta de una manera formal, donde el desarrollador observo al usuario mientras este interacta con el sistema, tomando en consideracin cada una de las dificultades que est presente para manipular el sistema, por lo tanto se manejaron ciertas referencias para manejar una evaluacin precisa, entre estos se tiene: Los formularios muestren los datos necesarios para hacer interpretados de forma correcta La disposicin de los men y sub-mens correspondan al propsito

54

El manejo constante de autenticacin y confirmacin de acciones La carga de los datos debe ser adecuada a los requerimientos del sistema Es por esto que, a partir de esta evaluacin no se observaron dificultades sobre

la manipulacin de la misma, puesto que cada uno de los recursos necesarios est comprendidos dentro de la misma herramienta tecnolgica. Pruebas Beta Este tipo de prueba es realizada a los usuarios finales del software donde no se cuenta con la presencia del desarrollador, pero si con un monitoreo constante de la aplicacin en bsqueda de la realizacin de mejoras a beneficio de los usuarios que interacten directamente con el sistema. De acuerdo a estas pruebas se consideraron la mejora de los siguientes aspectos: o Mejorar la navegacin y consulta de los datos. o Mostrar claramente la informacin en los formularios.

55

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

Acevedo (2006). Desarrollo de un modulo de identificacin de usuarios basado en reconocimiento de patrones de tecleo. Trabajo especial de grado, para optar al ttulo de licenciado en computacin, facultad de ciencias, Universidad Central de Venezuela. Arias (2008). El proyecto de investigacin: gua para su elaboracin. 2da edicin. Episteme. Caracas-Venezuela Carrasquel (2007). Proyecto especial de grado para optar al ttulo de ingeniero en informtica, titulado sistema de informacin para el control y gestin de los bienes nacionales de la universidad rmulo gallegos. Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (1999). De La Torre (2007). Metodologa de la investigacin Bibliogrfica, Archivista y Documental. Ediciones Mc Graw-Hill, Mxico. Domingo (2003). Sistemas Biomtricos: Matching de huellas dactilares mediante transformadas de hough generalizadas. Trabajo especial de grado, para optar al ttulo de licenciado en computacin. Universidad Central de Venezuela, Caracas-Venezuela. Federas (2006). Las bases tericas son un conjunto de conceptos y proporciones que constituyen un puesto de viste y enfoque determinado, dirigido a explicar el fenmeno o problema planteado. Gabaldon (2003). Algunos conceptos de muestreo. Caracas, Ediciones de la Biblioteca Central de Venezuela. Hernndez (2006). Metodologa de la Investigacin. Editorial Mc-Graw Hill. Ley orgnica de Ciencia, Tecnologa e Innovacin. (2001). Caracas-Venezuela. Microsoft Biblioteca de consulta Encarta (2004). 1998-2004, Microsoft Corporation. Montilva (2007). Desarrollo de sistema de informacin. Editorial Avedes. Meridavenezuela. Mudick (2007). Proceso en la toma de decisiones el cual permitan las funciones de planeacin. Caracas-Venezuela.

56

Palella y Martins (2006). El proceso de investigacin. Editores Gordon. Robbins (2005). La globalizacin de los signos ms relevantes para la tecnologa de informacin y comunicacin. Caracas-Venezuela. Sabino (2005). Manuales de cmo hacer una Tesis. Panapo, caracas-Venezuela. Snchez (2007). Anlisis y diseo de un sistema que permita controlar el acceso y asistencia del personal para la empresa HUMAN TREND. Quito-Ecuador. Seen (1999). Anlisis y diseo de sistemas de informacin. Editorial Mc GrawHill, Mxico. Tamayo y Tamayo (2008). El proceso de investigacin cientfica. 5Ta Edicin, editorial Limusa. Mxico. Universidad Pedaggica Experimental Libertador, UPEL (1999). Manual de trabajo de grado de especializacin y maestra y tesis doctorales. CaracasVenezuela.

57