UNIVERSIDAD VERACRUZANA

FACULTAD DE INGENIERA

BITACORA ELECTRONICA, SU IMPORTANCIA EN LA CONSTRUCCION

MONOGRAFIA

QUE PARA OBTENER EL TTULO DE

INGENIERO CIVIL

PRESENTA

Liliana Macedonio Martnez

DIRECTOR DE MONOGRAFA:

M.I.A. Manuel Deckar Vidal Cruz

COATZACOALCOS, VER.

JUNIO/2011 1

NDICE

INTRODUCCION OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS PARTICULARES JUSTIFICANTE ANTECEDENTE CONCLUSIONES BIBLIOGRAFIA

7 8 9 10 11 107 108

CAPITULO I BITCORA DE OBRA 1.1 1.2 1.3 Definiciones Forma de la Bitcora Reglas Generales para el Uso de la Bitcora 1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.3.4 1.3.5 Apertura Anotaciones del Contratista o su Representante Recomendaciones Especiales Custodia Cierre de Bitcora 49 50 51 51 57 58 59 60

1.4

Reglas de Aplicacin de la Bitcora

60

CAPTULO II BITCORA ELECTRNICA DE OBRA PBLICA 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 Bitcora Electrnica de Obra Pblica Beneficios de la Bitcora Electrnica de Obra Pblica Modelo de Operacin El Administrador de la Dependencia El Administrador Local Usuarios Finales 2.6.1 2.6.2 2.6.3 2.7 2.8 Residente de Obra Superintendente de Construccin (Contratista) Supervisor de Obra 64 64 65 80 80 81 81 82 82 83 84

Consideraciones Importantes para el Informe de Datos Los Cinco Pasos que debe Realizar el Administrador Local.

CAPTULO III TERMINOS Y CONDICIONES DE USO DE LA BITACORA ELECTRONICA DE OBRA PBLICA 3.1 3.2 Consideraciones Importantes Obtencin del Certificado Original 3.2.1 3.2.2 3.3 Habilitacin en el Sistema Adiestramiento 86 88 88 90 91

Uso de la Bitcora

CAPTULO IV ESPECIFICACIONES GENERALES

4.1

Especificaciones Generales 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.1.5 4.1.6 4.1.7 4.1.8 Objetivo Alcances Portada Notas Control de Notas Reportes Firma Electrnica Seguridad

96 96 96 97 97 98 99 99 99
4

4.1.9 4.1.10 4.1.11 4.1.12 4.1.13

Disponibilidad Documentacin Especificaciones Tcnicas Ambiente de Desarrollo Accesibilidad

100 101 101 102 103

TABLAS Y FIGURAS

TABLAS Tabla No. 1 Instructivo de llenado para Bitcora de Obra 76

FIGURAS Figura No. 1 Ingreso al Sistema Figura No. 2 Cambio de Contrasea Figura No. 3 Panel del Administrador Figura No. 4 Definir la Empresa Contratista Figura No. 5 Definir la Empresa Contratista Figura No. 6 Registro de Personas Figura No. 7 Cuentas de Usuarios Figura No. 8 Cuentas de Usuarios Figura No. 9 Cuentas de Usuarios Figura No. 10 Registros de Contrato Figura No. 11 Registro de Contrato 65 65 66 66 67 67 68 69 69 70 71
5

Figura No. 12 Asignacin de Usuarios Finales al Contrato Figura No. 13 Asignacin de Usuarios Finales al Contrato Figura No. 14 Asignacin de Usuarios Finales al Contrato Figura No. 15 Asignacin de Usuarios Finales al Contrato Figura No. 16 Herramienta de Monitoreo Figura No. 17 Herramienta de Monitoreo Figura No. 18 Herramienta de Monitoreo Figura No. 19 Monitoreo de Sesiones Figura No. 20 Monitoreo de Sesiones Figura No. 21 Dnde Buscar Ayuda Figura No. 22 Hardware Figura No. 23 Software Figura No. 24 Libro de Obra Figura No. 25 Informe de Obra Figura No. 26 Presupuesto

72 72 73 74 75 75 77 78 78 79 89 90 104 105 106

INTRODUCCIN
La bitcora es para efecto de la ley, un medio oficial y legal de comunicacin, adems de ser un instrumento tcnico de control durante el desarrollo de los trabajos de construccin o de prestacin de servicio, regulando y controlando la ejecucin de los mismos. En ella deben registrarse los asuntos relevantes que se presenten, considerando los acontecimientos que resulten diferentes a los establecidos en el contrato y sus anexos, as como dar fe del cumplimiento de eventos significativos en tiempo o situaciones ajenas a la responsabilidad de la contratista. La bitcora de obra es la herramienta en la que el supervisor y el contratista apuntalan su actuacin. Por ello debe evitar los problemas relacionados con registros insuficientes e incluso ausencia de la misma, ya que repercuten finalmente en la recepcin de la obra y en el cierre del contrato. Para enfrentar esta problemtica con una posicin y actitud de prevencin, se ha considerado importante mostrar la relevancia y el significado de la bitcora y establecer los criterios a aplicar en su elaboracin. Su relevancia est inscrita en la diferencia que exista entre una solucin gil, transparente e incontrovertida y un proceso de alegatos infructuosos. Su significado se enfatiza en el hecho de que constituye un instrumento legal de apoyo y respaldo de cualquier diferencia relacionada con lo establecido en el contrato. Para apoyar el esfuerzo de la supervisin en la confeccin diaria de la bitcora, se han establecido guas que definen las pautas a seguir en sus anotaciones.

OBJETIVO GENERAL
El objetivo de este trabajo sobre: Bitcora Electrnica y su Importancia en la Construccin es crear conciencia sobre el buen uso de la misma y dejar en claro que sustituye a la Bitcora de Obra Fsica Tradicional usada en campo, ambas forman parte del sistema de control para el buen desarrollo de las obras, por su carcter legal que, para efectos tcnicos, tiene la misma legalidad que el contrato de obra. Este sistema permitir al usuario final, agregar, compartir y obtener informacin oportuna, confiable y veraz; optimiza el uso de tecnologa, sistemas informticos y accesos remotos adems de facilitar el control y aprovechamiento de la informacin. Est creado por mdulos de acuerdo al proceso de la informacin, tales como: bitcoras, notas, ayuda y catlogos. As, el uso de este instrumento debe llevarse a cabo, con la mayor responsabilidad, pulcritud, veracidad y objetividad tomando en

consideracin todos los programas relacionados con la obra, las especificaciones del proyecto ejecutivo, las observaciones de calidad de la obra tanto en materiales como en mano de obra, la fuerza de trabajo que se est desplegando para el cumplimiento oportuno de los objetivos previstos, y los agentes internos y externos de diversa ndole que en forma directa o indirecta pueden afectar el total cumplimiento de las diversas etapas constructivas.

OBJETIVO PARTICULAR
El objetivo de este trabajo denominado Bitcora electrnica, su importancia en la construccin, es dar a conocer el uso, manejo y control de la Bitcora Electrnica en la supervisin de cualquier construccin que se desarrolle en los organismos de gobierno, as como plantear mi experiencia como supervisora de obra pblica y la manera como se lleva la Bitcora Electrnica en la ejecucin de los trabajos en los cuales fung como supervisor. En este trabajo se muestran los pasos a seguir desde el alta del usuario responsable de la supervisin de la Construccin de los proyectos que se ejecutan en las instituciones de Gobierno, en mi caso en el departamento de Obra Publica, el uso e importancia de la misma, hasta el cierre de esta.

JUSTIFICACIN
El desarrollo de mi cargo en la supervisin de Obra Publica, me ha llevado a aplicar mis conocimientos adquiridos como estudiante, en la modernidad tcnica en cuanto al control de la supervisin de la construccin, actualmente ha llevado a tener modificaciones en muchos aspectos, uno de los ms importantes es el de la modernizacin de la Bitcora de Obra Pblica, ya que anteriormente se llevaba slo el desarrollo de las obras que estaban en construccin desde su apertura de la misma hasta la terminacin de sta en un libro, en el cual se desarrollaba da a da el avance de los trabajos ah desempeados, lo cual en nuestros tiempos se ha implementado un sistema digitalizado de la Bitcora, en forma electrnica, con lo cual se esta buscando tener mejor transparencia de todos los recursos que el gobierno emite para el desarrollo de las obras municipales en toda la Repblica Mexicana, esto me llevo a tomar el curso con el cual se me permiti tener una clave de acceso para tener la

informacin requerida por el gobierno de una manera ms clara y constante por este medio electrnico. En este trabajo denominado BITCORA ELECTRNICA, SU IMPORTANCIA EN LA CONSTRUCCIN, se muestra paso a paso todos los puntos importantes para llevar la Bitcora de Obra en forma electrnica, desde cmo darse de alta, hasta el cambio o el anexo de nuevos supervisores o nuevos cargos, en donde slo se permite que el Residente de Obra o Superintendente de Obra tengan acceso a este medio, la importancia que tiene la misma en cuanto al desarrollo de la Construccin de cualquier proyecto y saber cmo llevarla.

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ANTECEDENTE BITCORA DE OBRA

Si definimos a la bitcora como un libro pequeo de apuntes, de entrada le estaremos restando la importancia que se merece, por lo que le llamaremos Libro de Bitcora, ya que es un volmen encuadernado que bien llevado finalmente instruye. Tomando como base lo anteriormente mencionado debemos tener presente que la Bitcora es un libro foliado y encuadernado, que se utiliza para prescribir tericamente y corregir las desviaciones que por incidentes o accidentes sucedan en la obra que por dichas circunstancias no se termine en tiempo. En ella se anotarn las prescripciones que hagan en sus visitas de supervisin el Responsable de Obra, los Corresponsables en Seguridad Estructural, Instalaciones y Diseo Urbano y Arquitectnico, se ordenarn las normas que deben cumplir los materiales empleados para fines estructurales o de seguridad, procedimientos de construccin y de control de calidad; as como la certificacin de cada uno de ellos; Se autorizarn todas las etapas constructivas de la obra, modificaciones y ampliaciones, siempre y cuando cumplan con el Reglamento de Construccin y las Normas Tcnicas Complementarias. Los nombres y las firmas autorizadas para asentar notas en la Bitcora se registrarn al inicio de la Bitcora, as como los datos de la Licencia de Construccin, como son: No. de Licencia, Descripcin detallada, Ubicacin, Vigencia, Uso Autorizado, M2. De Construccin, Altura mxima, No. de Cajones autorizados, rea libre, etc.

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Tericamente, la Bitcora de Obra, es un medio Oficial y Legal de comunicacin entre las partes que suscriben una Manifestacin de Construccin. Est vigente durante el desarrollo de la obra y su ltimo objetivo, es el de oficializar que todos los posibles cambios cumplan con el Reglamento de Construccin y sus Normas Tcnicas Complementarias, para la

Manifestacin de Terminacin de Obra y Autorizacin de Uso y Ocupacin. As mismo en caso de un conflicto, es el nico documento legal que funciona para deslindar responsabilidades. Dada la seriedad que debe tener la bitcora, es importante sealar que su uso debe limitarse a asuntos importantes relacionados con la obra. Desgraciadamente ocurre con demasiada frecuencia que se utilice como una especie de Buzn de Quejas o Guin de una Telenovela anotando en ella, asuntos no slo intrascendentes, sino de carcter personal, cuya situacin se pretende evitar con la estrategia que adelante se plantea.

ESTRATEGIAS
1.- FORMATO QUE DEBE CUMPLIR UNA BITCORA DE OBRA 1.- Hojas originales foliadas 2.- Original y dos copias 3.- Hojas copias desprendibles 4.- En la primera hoja, espacio para datos generales de la licencia, propietario D.R.O. y Corresponsables 5.- Espacio en cada hoja para datos del inmueble 6.- Pastas duras 7.- Tamao adecuado

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2.-REGLAS PARA UN USO ADECUADO (PRIVADO) DE LA BITCORA 1.- Apertura y Cierre de Bitcora 2.- Seriado de Notas 3.- Fechado 4.- Escritura 5.- Errores 6.- Tachaduras o Enmendaduras 7.- Sobre posiciones o Adiciones 8.- Firmas Responsables Manifestacin de Construccin Inspectores D. D. F. Representantes 9.- Inutilizacin de espacios sobrantes 10.- Retiro de Copias 11.- Notas apremiantes 12.- Cantidad de Notas 13.- Frecuencia de las Notas 14.- Seriedad 15.- Compromiso de Uso de Bitcora 16.- Redaccin 17.- Ortografa 18.- Cerrado de los asientos en la Bitcora 19.- Custodia de la Bitcora 20.- Bitcora Unitaria por Licencia 21.- Hbito de lectura

3.- APERTURA DE LA BITCORA

4.- CIERRE DE LA BITCORA

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5.- CLASIFICACION DE UNA NOTA DE BITCORA 1.- rdenes 2.- Certificaciones 3.- Autorizaciones 4.- Informes 5.- Recomendaciones

6.- ESTRUCTURAS DE UNA NOTA DE BITCORA 1.- Orden 2.- Certificacin 3.- Clasificacin 4.- Autorizacin 5.- Informes 6.- Recomendaciones 7.- Asunto o problema 8.- Ubicacin 9.- Causa 10.- Solucin 11.- Plazo 12.- Prevencin 13.- Croquis explicativo 14.- Referencia al Reglamento

7.- REGLAMENTO DE LA BITCORA DE OBRA 1.- Disponibilidad 2.- Firmado 3.- Retiro de copias 4.- Inviolabilidad de los asientos 5.- claridad de las copias
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6.- Instrumentos de escritura 8.- REGLAMENTACIN DE LA OBRA POR LA BITCORA

FORMATO QUE DEBE CUMPLIR UNA BITCORA.

1).- Las hojas originales deben estar foliadas en orden consecutivo y tener por lo menos dos copias con el mismo nmero cada una 2).- Se debe contar con un original para el propietario y al menos dos copias una para el Responsable de Obra y otra para la Dependencia del Gobierno a la que se est trabajando. 3).- Las hojas copias deben ser desprendibles, no as la original y de preferencia que cada una sea de un color diferente. 4).- En las primeras hojas debe haber espacio para anotar los datos indicativos de la Licencia de Construccin. El mnimo de datos requeridos son: nombres del Propietario, Responsable de Obra, Constructor y Corresponsables en su caso; fecha de expedicin y vencimiento de la Licencia, superficie y niveles autorizados; Direccin de la Obra, No. de Registros. 5).- En el margen izquierdo deber existir una columna para anotar el nmero de la nota y la fecha, si no tenemos un formato con estas caractersticas, se puede utilizar a la derecha el nmero de nota y a la izquierda la fecha o viceversa. 6).- Sobre el margen derecho conviene destinar un espacio para dibujar un croquis explicativo, cuando as lo requiera la nota. En caso de que no se cuente con una bitcora con este formato el croquis explicativo se puede dibujar en la hoja de Bitcora correspondiente, cuidando que sea lo ms clara y entendible posible. 7).- En la parte superior de cada hoja es recomendable que hayan dos renglones, para anotar la Direccin de la obra y nmero de Licencia ya que

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la copia de la bitcora que corresponde al Departamento puede extraviarse debido al manejo de tanta informacin y esto facilita su identificacin. 8).- Si ello fuera posible, sera muy conveniente que si se trata de bitcoras mandadas a hacer exprofeso, se hagan con el papel especial que no requiere del papel carbn (como el utilizado en las fichas de depsito en los Bancos). Comprendemos que debe tratarse de un material costoso, pero debe comprenderse a su vez, la dificultad que representa el manejar papel carbn en una obra. 9).- El tamao de los libros de bitcora constituye un problema. En ocasiones son insuficientes y en otras quedan muchas hojas sobrantes. En el primer caso ser necesario abrir otro u otros libros e indicar en cada una de las hojas, justo antes del nmero, la leyenda correspondiente: Libro 2., Libro 3., etc. Aquellos que manejen obras de tamao similar repetidamente, debern ordenar su fabricacin de acuerdo a la necesidad que les indique su experiencia, de manera que siempre se use un solo libro. 10).- Las pastas deben ser duras y resistentes al mal trato, y de preferencia de algn material capaz de resistir a la humedad. Nota: Los siguientes puntos se refieren a prohibiciones respecto a las libretas de bitcora. Como Responsables de obra y Corresponsables profesionales, no debemos permitir que se ponga en entredicho nuestra principal herramienta de control. En este sentido deberemos ser muy estrictos.

11).- El foliado de las hojas debe revisarse antes de empezar a utilizarlas, ya que puede haber errores de imprenta, en cuyo caso es conveniente desechar la bitcora. Si fuese posible foliarla a mano, se proceder a realizar esto por triplicado y con tinta indeleble, cuidando de no omitir ningn nmero.

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12).- En el caso que se utilice una libreta de bitcora improvisada, es conveniente, para proteger los asientos, que en la parte inferior de cada nota firmen las partes autorizadas. Propietario, Constructor y Responsable de Obra, y validar estas notas en el Libro de Bitcora Oficial. 13).- Previo al inicio de la Obra es conveniente que se cuente con la Bitcora. En caso de no haberse recibido oportunamente por cualquier razn, ser vlido iniciar con una libreta improvisada que rena las condiciones mencionadas y despus, cuando se reciba la bitcora oficial, hacer el traspaso de una a la otra, poniendo especial cuidado en asentar una nota final en la bitcora improvisada, mediante la cual se realiza el traspaso, e inutilizar el resto de las hojas.

De acuerdo a la experiencia lograda durante mucho tiempo en la revisin de infinidad de terminaciones de obra, con ms frecuencia de la deseable, hemos encontrado bitcoras, que no cumplen con los mnimos requisitos. Reflexionando al respecto llegamos a la conclusin de que en muchas ocasiones la bitcora no recibe la debida importancia, empezando por un manifiesto descuido en lo ms elemental, como es el formato mismo. Por lo tanto, consideramos fundamental recalcar su importancia y despertar conciencia al respecto, sobre todo las consecuencias que traera el no aprovechar las ventajas de este instrumento de trabajo.

REGLAS PARA UN BUEN USO DE LA BITCORA

Bajo este ttulo haremos una lista de una serie de reglas indispensables para el uso adecuado de la Bitcora de Obra. La intencin es facilitar a los Responsables de Obra, el uso correcto y el pleno aprovechamiento de la misma. Ya que la bitcora es manejada por los representantes del propietario y del Responsable de Obra, en muchas ocasiones y desconocen el uso apropiado que se le debe dar:
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. 1. APERTURA Y CIERRE. Dos cosas que no deben faltar nunca es una Bitcora de Obra, que sean abiertas con una nota especial al caso. Nos limitaremos a sealar esta regla como bsica; los detalles de cmo hacerlo los describiremos ms adelante. El cierre de la bitcora es igualmente importante, por lo tanto, tambin le dedicaremos nuestra atencin en particular en su debida oportunidad. Por lo pronto, nicamente indicaremos la necesidad de realizarlo.

2.

SERIADO

DE

NOTAS.

Todas

las

notas

deben

seriarse

consecutivamente, respetando el orden sin excepcin. Esta regla tiene por objeto su identificacin inequvoca al momento que se requiera. No debe existir nota sin nmero.

3. FECHADO. Todas las notas de bitcora deben estar fechadas en el da en que se efecta el asiento

4. ESCRITURA. Los asientos deben efectuarse con tinta indeleble, nunca a mquina o con tinta que pueda borrarse, mucho menos con lpiz. Es importante adems tener cuidado en escribir con letra de molde que sea fcilmente legible y sin abreviaturas.

5. ERRORES. Cuando se comete un error de redaccin, de intencin o de ortografa, la nota debe anularse acompaada de una leyenda que diga Esta nota se anula por tener error. De inmediato se abre la siguiente nota repitiendo lo asentado, esta vez sin errores. En lo posible se debe evitar el tener que proceder como se indica, pero llegado el caso es imprescindible hacerlo.

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6 TACHADURAS O ENMENDADURAS. En la bitcora se aplican las mismas reglas que para la expedicin de un cheque bancario. Una nota con tachaduras o enmendaduras es automticamente nula, con todas las consecuencias que puede acarrear el hecho. No hay que correr riesgos. Si por alguna razn se precisa tachar algo se debe proceder de acuerdo a lo indicado en el punto No. 5, de esta relacin.

7. SOBREPOSICIONES O ADICIONES. No est permitido sobreponer ni aadir nada a las notas de bitcora, ni entre renglones, ni en los mrgenes, ni en ningn otro sitio. Si hubiere la necesidad de agregar algo, se abre otra nota haciendo referencia a la de origen.

8. FIRMAS. Haremos tres consideraciones respecto a quienes deben firmar en la bitcora. Primera: Es necesario legalmente que las primeras firmas sean las de las personas que firman la Licencia de Construccin o el Contrato. Esta importante condicin se requiere para vincular la Licencia y/o Contrato con la bitcora. Se habr observado que es requisito firmar los planos y anexos tcnicos por las mismas personas autorizadas para firmar la licencia, con objeto de que dichos anexos formen parte integral. Por idntica razn, la legalidad de la bitcora debe fincarse en el reconocimiento oficial de quienes estn jurdicamente facultados para hacerlo. Al lado de sus firmas indicarn a quien trasmiten la autoridad para continuar con el manejo de la bitcora de obra. Esta indiscutible condicin por desgracia es muy desatendida, y consideramos que ha llegado el momento de exigir su observancia por principio de orden La segunda consideracin se refiere a, aquellos que son representantes de cualquier institucin de gobierno que pueden ser inspectores de los municipios correspondiente o de la Comisin de Admisin de Responsables de Obra, quienes tienen la obligacin de
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anotar en bitcora, las observaciones de su visita, as como la fecha y su firma, as mismo son los facultados para autorizar una sustitucin de un Responsable de Obra o Corresponsable. Se recomienda que su participacin en la bitcora se restrinja exclusivamente a estas funciones, con el objeto de evitar contradicciones. La tercera y ltima consideracin, y la ms importante, se refieren a los representantes del Responsable de Obra, y del propietario que generalmente es el Constructor, directos ejecutores del proyecto autorizado por la dependencia de Gobierno. Son ellos quienes usarn cotidianamente la Bitcora de Obra y quienes se valdrn de sta para controlar la obra en todos sentidos. Sern los celosos guardianes del orden en la misma y todos aquellos ajenos, que no tengan su firma registrada, deben procurar de abstenerse de intervenir directamente en el libro, pues si lo hacen atentan contra el orden establecido. Reiteramos que el Responsable de Obra, y el Constructor, en representacin del propietario son los nicos que deben manejar la Bitcora, teniendo toda la libertad y la consiguiente responsabilidad.

9. INUTILIZACION DE ESPACIOS SOBRANTES. Al completarse el llenado de cada una de las hojas de la bitcora, es indispensable cancelar todos los espacios sobrantes. Esto se logra cruzndolos con rayas diagonales una lnea o una paloma invertida, para inutilizarlos.

10. RETIRO DE COPIAS. Inmediatamente que se ha llenado cada una de las hojas de la bitcora, y despus de que hayan pasado 48 horas de su asiento, (en ningn lugar se establece en que tiempo se validan las notas, sin embargo es una regla no escrita) es menester retirar las copias y entregarlas a quien corresponda para su resguardo. Esta prctica evita que por un extravo, por descuido o prdida intencional del Libro de Bitcora, se pierda el control de la obra. Por esto mismo se revela que es necesario que
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las copias sean legibles y por tanto el Responsable de Obra, y el Constructor, deben vigilar que as sea. Hacemos hincapi en esto, porque es muy frecuente encontrar bitcoras con todos los originales y copias, como si nicamente se tratar de un documento sin importancia.

11. VALIDACIONES. Como sabemos, existen diversos medios de comunicacin y de transmisin de rdenes y de informacin. Los ms comunes son: Los oficios, las minutas de las juntas, los memorndums las circulares y las comunicaciones telefnicas. Ahora bien, ninguno de estos medios tiene la validez oficial y legal respecto, al proyecto autorizado, a pesar de su importancia, slo tienen una validez relativa, respecto a la bitcora de obra. Por este motivo, es importante validar cualquiera de los medios mencionados, cuando as se requiera, por medio de una nota de bitcora en la cual citamos el medio utilizado y lo convertimos en parte integral de la bitcora. De acuerdo a la importancia del tema y a nuestro propio criterio, procederemos a nicamente mencionar el documento y su tema central, o bien a anexar copia por triplicado al original y copias de la bitcora, o en caso extremo, transcribir todo el documento en el libro: En esta forma quedar manejada apropiadamente toda la informacin generada en torno a la obra.

12. NOTAS APREMIANTES. Cuando sea necesario escribir una nota de particular importancia y que, por sus caractersticas, es preciso dar conocimiento de ella al propietario, se proceder a anular el resto de la hoja correspondiente para retirar de inmediato las copias y poder remitirlas con carcter de urgente.

13. CANTIDAD DE NOTAS. Algunos colegas expresan preocupacin por saber que cantidad de notas es conveniente o recomendable asentar en la
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bitcora. Algunos piensan que si se hacen muchos asientos es sntoma de que se puso especial empeo en el control de la obra. Otros argumentan que si hay pocas notas significa que la obra se ha realizado en orden y no ha sido necesario utilizar la bitcora. Es indudable que ambos criterios estn equivocados. La bitcora de obra no es un espacio para demostrar mucho trabajo, ya que no se paga por hoja llenada, ni tampoco en medidor de problemas. Tal como hemos explicado al principio que le dan razn de existir, por lo tanto su extensin ser determinada por factores definidos por las situaciones que, durante el desarrollo de la obra, y su magnitud se logre una obra con el menor nmero de cambios y calidad de construccin.

14.

FRECUENCIA

DE

LAS

NOTAS

DE

BITCORA.

las

consideraciones mencionadas en el punto anterior aadiremos que es comn encontrar bitcoras que casi no han sido utilizadas. Estamos seguros de que en estos casos, slo se toma la bitcora como un engorroso requerimiento y no se ha descubierto su utilidad, para el control efectivo de la obra.

15. SERIEDAD. Todos los puntos anteriores hacen comprender la seriedad que se requiere para manejar una bitcora de obra. Por consiguiente recomendamos que, antes de hacer un asiento, se medite sobre la necesidad de hacerlo. Si decidimos hacerlo, debemos pensar cuidadosamente lo que queremos decir. Por ningn motivo consideramos apropiado escribir la nota directamente en la bitcora. Es necesario primero hacer un borrador de ella, para asegurarnos, que estamos diciendo precisamente lo que queremos dejar asentado. La bitcora nunca debe utilizarse para asuntos intrascendentes, insensateces y mucho menos para ventilar agravios o hacer agresiones.

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La bitcora no es el sitio para desarrollar pleitos personales, y es muy frecuente encontrar asentada en ella, agresiones personales y sus respuestas.

16. COMPROMISO DE USO DE LA BITCORA DE OBRA. Tanto el Responsable de Obra como el Constructor, estn comprometidos a utilizar la bitcora. De ninguna manera, deber permitirse que se evada la responsabilidad de realizar asientos para no comprometerse, sta condicin es indispensable, ya que el reglamento establece su uso y sanciona a quien no la presenta en su momento. Es conveniente aclarar que si una de las partes, observa que la contraparte elude el uso de la bitcora, es prudente no hacer nada y considerar que una nota es vlida an cuando no est firmada por la contraparte, despus de 48 hrs. Pero si el objetivo primordial, es hacer que la obra se ejecute lo mejor posible, ser vlido intentar por los debidos conductos que esta actitud se modifique, por el bien de la obra misma.

17. REDACCIN. Este es un asunto de vital importancia. Hemos tenido ocasin de observar, una vez que se ha acabado la obra, que a una de las partes se le interroga sobre un asiento que hizo en la bitcora y las respuestas ms frecuentemente dadas, son de que se intentaba decir otra cosa, que se olvid el hacer una aclaracin o de que hay varias formas de interpretar lo escrito. Estas respuestas y otras, en el mismo talante, estn motivadas por errores de redaccin, y todas dan como resultado alteraciones econmicas, a veces muy costosas para cualquiera de las partes. Debemos considerar por tanto, que no podemos ser profesionales en nuestro trabajo, si presentamos deficiencias en este sentido.

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18. ORTOGRAFA. El Responsable de Obra, que se precie debe ser Profesional, est obligado a manejar bien la ortografa. Aunque puede considerarse que este tema es un asunto de segunda importancia, hacemos especial nfasis en l, pues significa mucho para la imagen que proporciona de quien escribe con faltas ortogrficas, y recordemos que algunos asientos sern ledos por mucha gente.

19. CERRADO DE ASIENTOS EN LA BITCORA DE OBRA. Todas y cada una de las notas deben quedar cerradas, esto es, resueltas. Naturalmente que nos referimos a notas que traten asuntos que deben atenderse. Es tambin fundamental cerrarlas a la brevedad posible dejando resueltos los problemas o situaciones que las motivaron. A nosotros, como Responsables de Obra, nos afecta mucho nuestro tiempo y nuestra concentracin, el hecho de estar arrastrando asuntos pendientes de resolverse, una razn suficiente para que pongamos especial atencin en cerrar las notas lo ms pronto posible. El no atender a esto en forma, eficiente da como resultado que con el tiempo, es tal el nmero de problemas no solucionados, que acabamos bloqueados y perdemos de manera efectiva, el control de los eventos y, en consecuencia, el de la obra misma y la bitcora, deja de ser el principal instrumento de control para convertirse en nuestro verdugo. Nunca dejemos hilos sueltos.

20. CUSTODIA DEL LIBRO DE BITCORA. Por su carcter de instrumento de control y por las razones por las que fue creado, el Libro de Bitcora de Obra, debe quedar bajo la custodia del Responsable de Obra, sin embargo en la prctica el Responsable de Obra, no permanece durante todo el da en la obra, por lo anterior resultar ms conveniente que la bitcora se d a custodia del Constructor, con el compromiso de tenerla dispuesta en cualquier momento que se requiera.

Independientemente de quin la custodie, lo importante es que realmente

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est disponible para ambas partes y a este respecto es conveniente reglamentar en cada caso cmo, cundo y en dnde, se encuentra el libro, para tener libre acceso a ella, en horas de trabajo, desde luego, en el mismo lugar en el que se desarrolla la obra. De hecho, es absolutamente incorrecto, sacar la bitcora de la obra, salvo en casos excepcionales, cuando no hay lugar para guardarla. Se debe tener en cuenta, que custodia, no quiere decir propiedad, y que es un asunto muy grave ocultar el libro, lo que afecta por igual, a cualquiera de las partes que intervienen en el proceso de construccin.

21. BITCORA UNITARIA POR LICENCIA. Slo est permitida una bitcora por cada licencia. No podr existir un libro utilizado para dos licencias, aunque se trate del mismo constructor o propietario. Si las licencias son para una construccin pequea, los libros habrn de ser pequeos, pero siempre unitarios.

22. HBITO DE LECTURA. Debe hacerse una costumbre el leer cada da, lo anotado en el libro de bitcora. Esta regla deber seguirse siempre, lo cual, nos evitar sorpresas desagradables. Queremos aprovechar la ocasin para hacer esta recomendacin extensiva a toda documentacin que se maneje relacionada con la obra, durante el desarrollo de la misma. Uno de los aspectos ms significativos de este tema es el que se refiere a las especificaciones y control de calidad, pues de nada servir, un excelente trabajo de integracin de stas, para que despus, no se lean y por lo tanto, no se apliquen en la realizacin de los trabajos de campo. El hbito de la lectura no es malo y lo consideramos imprescindible para cualquier profesionista que desee superarse.

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APERTURA DE LA BITCORA DE OBRA.

La apertura de la bitcora, se realiza por un primer asiento en la cual se menciona el principio de la relacin entre las partes (esto no significa que no coincida con el inicio de la obra, ya que regularmente la apertura se efecta das antes del arranque de los trabajos y en pocos casos, en forma incorrecta pero preferente, la obra se inicia antes de que se designe al Responsable de obra). En otras palabras, la apertura de la bitcora indica el inicio de la relacin entre los representantes del contratante y el personal de campo de la empresa constructora. De esta manera queda definida la apertura. En lo que respecta al contenido de este primer asiento, diremos que en l deben relacionarse los siguientes datos. En primer lugar se anotarn los datos de las personas autorizadas para firmar la bitcora con direcciones y telfonos por parte del propietario, constructor y Responsable de Obra y/o Corresponsables; los datos de la obra como son: Direccin, Nmero de Licencia de Construccin, niveles autorizados, superficie del terreno y construccin, fecha de autorizacin y vencimiento de la Licencia. A continuacin deben hacerse las primeras notas de bitcora que van a proteger y a enterar al propietario de las obligaciones que son necesarias de cumplir y que generalmente se omiten por desconocimiento.

En la primera nota de la bitcora deben asentarse los puntos siguientes:

Ordenar dnde deben colocar el letrero de la obra con los datos como son: Direccin, Nmero de Licencia de Construccin, fecha de expedicin y vencimiento, nmero de niveles autorizados, superficie construida, nombre del Propietario, Responsable de Obra y Corresponsables en su caso sealar que de no colocarlo la Dependencia de Gobierno a la que se le trabaje puede sancionarlos.

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Ordenar sacar una copia a la Licencia y planos autorizados por la Dependencia de Gobierno a quien se le trabaje los cuales sern certificados por el Responsable de Obra y debern permanecer en la obra, durante todo el proceso constructivo, hasta aviso de Terminacin de Obra y autorizacin de Uso y Ocupacin.

En la obra el propietario o constructor debe proporcionar el servicio de un sanitario porttil, excusado o letrina, por cada veinticinco trabajadores, agua potable, extinguidor contra incendios, y un botiqun de primeros auxilios para cualquier emergencia.

Cuando sea necesario descargar materiales en la va pblica o cuando sea necesario sacar escombro de la construccin, se deber tramitar un permiso a la Dependencia correspondiente, donde les autoricen el horario de carga y descarga.

La bitcora debe permanecer en la obra durante todo el perodo de construccin y presentarla a los inspectores de la dependencia de Gobierno.

Todas las modificaciones que se pretendan realizar, debern consultarse primero con el Responsable de la Obra y Corresponsables en su caso, para evaluar su magnitud y posibilidad de realizarse, y se indicar al propietario si es factible de efectuarse, advirtindole que tiene dos opciones: la primera es suspender la obra y presentar una solicitud de modificacin del proyecto y continuar con la construccin una vez autorizada, y la segunda que se registre la modificacin de proyecto con el pago de las sanciones correspondientes, al 10% de un avalo bancario, siempre y cuando dichas modificaciones se ajusten a lo establecido en el Reglamento de Construccin.
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CIERRE DE BITCORA DE OBRA

Cuando se ha terminado la obra, incluyendo las actividades correspondientes a la entrega de la misma y cuando ya no queda ningn pendiente, o sea que todas las notas sin excepcin han sido cerradas, se procede a efectuar el asiento final o cierre de la bitcora. Esta ltima nota debe expresar que por medio de ella se da por finiquitada la relacin tcnica de campo, habindose cumplido en todo lo que en ella se consign. Despus se procede a firmar y anular todas las hojas sobrantes, inutilizndolas sin arrancarlas del libro y por conducto del Responsable de Obra, se anexa al Aviso de Terminacin de obra y Autorizacin de Uso y Ocupacin, para ser entregada al propietario para su trmite ante la Dependencia de Gobierno a la que se preste el servicio.

CLASIFICACIN DE UNA NOTA DE BITCORA

1.- RDENES: El uso ms frecuente que el Responsable de Obra hace de la Bitcora, es para ordenar al constructor lo que debe realizar, sealando siempre la norma, especificaciones o artculo al que se debe apegar. Digamos que por medio de la bitcora el Responsable de Obra, ordena lo necesario para vigilar que la obra se efectu de acuerdo al Reglamento de Construccin en vigor, en cuanto a la Seguridad Higiene y Calidad. Cuando el contratista no atendi alguna instruccin dada con anterioridad y en el proceso constructivo existe alguna imperfeccin que se salga de las tolerancias establecidas, tambin se suele ordenar su correccin. La instruccin de orden se utiliza para corregir tambin alguna desviacin que se observe en cuanto a calidad, tiempo o costo de la Obra. Resulta de suma importancia que estas rdenes se den apropiadamente, basadas
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siempre en alguna nota que ya se haya anotado con anterioridad y hacer referencia de su incumplimiento. Tambin este tipo de nota la utilizamos con frecuencia cuando es necesario acelerar algn proceso constructivo o incrementar la fuerza de trabajo cuando existe la necesidad de llegar a tiempo en una fecha determinada. Consideramos conveniente aclarar que el Responsable de Obra, nunca solicita, pide y mucho menos suplica por medio de la bitcora. Cualquier palabra diferente a ordenar representa una distorsin, a la funcin que desempea y no debe usarse, aunque se hieran susceptibilidades. Recordemos que el Director, est en la obra para ordenar, debe hacerlo con cortesa, pero siempre ordenando.

2. CERTIFICACIONES. En el libro de bitcora el Responsable de Obra debe certificar o dar fe de situaciones o del cumplimiento de rdenes por iniciativa propia del Propietario o Constructor. Recordemos que siempre que se certifique algo es porque se tiene seguridad de que es exacta y precisamente como se escribe en la bitcora. No est permitido equivocarse cuando se est actuando prcticamente en calidad de notario. La responsabilidad en estos casos es enorme y se sugiere cotejar con las Normas Tcnicas Complementarias, el Reglamento de Construcciones y las Normas de Construccin de las Dependencias as como las Especificaciones Particulares del Proyecto. Tambin es frecuente que se de f de trazos, y situaciones irregulares fuera del predio en donde se ejecuten los trabajos, como pueden ser: cimentaciones colindantes, estructuracin deficiente de inmuebles, peligros aledaos etc. Al menos dos veces lo que se asevera y, de ser posible, se acumulen pruebas que respalden la certificacin. Esto pueda hacerse por medio de fotografa y resultados por escrito de Laboratorio de Control de Calidad.

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3. AUTORIZACIONES. Es frecuente que el Responsable de Obra de autorizaciones por conducto de la bitcora. De hecho debe hacerse rutinariamente sobre aspectos crticos, como son autorizaciones de colados de concreto, compactaciones de rellenos, bancos de nivel, trazos para la fijacin de vrtices de los inmuebles y todo aspecto crtico de cada proyecto en particular. Este tipo de autorizaciones regulares en el desarrollo de los trabajos, requiere una cuidadosa revisin previa, para asegurarse de que todo est correcto. Si bien es cierto que tenemos la facultad para autorizar estas ejecuciones crticas, tambin es cierto que en el momento de autorizarlas, somos Corresponsables con el constructor en el resultado final de los trabajos. Por consiguiente estas revisiones deben efectuarse con un sistema o gua que nos garantice el haber cubierto toda eventualidad o irregularidad para ordenar su correccin antes de autorizar. Existen otros tipos de autorizaciones y estas son las que se refieren a aspectos no rutinarios, o sea que son asuntos que difieren de lo establecido previamente en los anexos tcnicos. Si bien es cierto que somos los responsables de la bitcora y en ella emitimos las rdenes, tambin es cierto que no estamos facultados para modificar nada de lo autorizado en la Licencia de Construccin o en el Proyecto Ejecutivo. Por lo tanto, si actuamos transmitiendo una orden o modificacin de un plano, nosotros a la vez requerimos imprescindiblemente que se nos autorice para poder hacerlo. De no proceder as estaremos tomando atribuciones que no nos corresponden y adquiriendo responsabilidades que no son nuestras, ya que si se le paga a un calculista estructural para disear y responsabilizarse por la estructura de la obra, no podemos nosotros, como Responsable de Obra, modificar alguna parte de dicha estructura por nuestra cuenta ya que en est forma nos volvemos automticamente los nicos responsables de dicha estructura eximiendo al calculista de su responsabilidad. En caso de cualquier reclamacin posterior el calculista podra argumentar con toda razn que no se construy lo que l calcul.
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Un asunto como el que descubrimos puede ser muy delicado y esperamos que sea lo suficientemente ilustrativo como para dejarnos como regla, el no tomar responsabilidades ajenas y que si transmitimos una orden o una autorizacin de un tercero a la bitcora, es porque contamos con autorizaciones firmadas y oficiales, que nos respaldan plenamente.

4. RECOMENDACIONES. Otro tipo de Notas es el de recomendacin y este lo utilizamos como consejo para mejorar un procedimiento constructivo para mejorar la calidad y tiempo, sin alterar el costo de la Obra. Las recomendaciones, generalmente se hacen basadas en la experiencia y con buenos resultados, sin embargo no se hace obligatorio su cumplimiento por parte del constructor.

5. COMUNICACIONES. Este tipo de nota se refiere a aquellos, mediante las cuales se comunican por escrito y se requiere dejar algn antecedente legal en la bitcora, acerca de situaciones, cambio de personal, visita oficial revisin especial etc. Tambin se utiliza para validar en la Bitcora de Obra: Oficios, fax, memorndums, boletines y comunicados, as como visitas programadas o cambio en las reuniones peridicas.

6. CONTROL POR BITCORA DE OBRA. Este tema que, como hemos dicho, es el central desde el enfoque del Responsable de Obra, en realidad comprende un poco de todos los temas que ya hemos tratado anteriormente, ms un tanto de lo suyo propio. El control entonces se ejercer, valindonos de todos los temas segn las necesidades de cada momento del desarrollo. Cada Responsable de Obra, tendr su estilo y criterio particulares para aprovechar lo expuesto dosificando debidamente las opciones. Lo nico que nos restara por tratar es el procedimiento que debe observarse cuando nos encontramos con un constructor o propietario que se niega a obedecer las rdenes o hace caso omiso de las mismas.
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Sobre este tema hemos observado situaciones de todo tipo, pero desgraciadamente abundan aquellas en las que el Responsable de Obra, carece de recursos para manejar el problema. No olviden que como Responsables de Obra, y como representantes de la dependencia de Gobierno, son quienes tienen el mando y jams debemos permitir el ser amedrentado por sus amenazas del Propietario o Constructor. Se proponen los siguientes pasos para llevar a cabo el buen control de la bitcora de obra:

PASO I Todo parte de una orden rutinaria o extraordinaria que se le da al constructor por medio de la Bitcora de Obra, precisa para que la orden proceda, del Responsable de Obra, debe mencionar en la nota un plazo razonable para su cumplimiento. Siempre se recomienda fundamentar en el Reglamento de Construccin y Normas Tcnicas Complementarias, las ordenes que se den al constructor.

PASO II Una vez vencido el plazo concedido y habiendo comprobado que no se atendi la orden emitida, procedemos a asentar una segunda nota en la bitcora, haciendo referencia a la primera y concediendo un plazo, igual o menor que el anterior. Simultneamente deber informarse del asunto al propietario. Por ltimo, se tratar de convencer con amabilidad al constructor para que cumpla con su obligacin o nos exprese el motivo por el que se resiste a cumplirla. Si en su explicacin encontramos argumentos slidos y convincentes, debemos ser razonables y reconsiderar la orden, ya sea para ampliarle el plazo o bien, para buscar solucin al problema en conjunto, para no dejar cabos sueltos. Cuando se presente un caso as, debemos tener mucho cuidado en que los argumentos sean realmente razonables.

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PASO III Si llegase a vencerse al segundo plazo concedido, procederemos a asentar una ltima nota en la bitcora, haciendo referencia a las notas anteriores, conminando a la atencin inmediata del problema y sealando la sancin que marca el Reglamento de Construccin, en caso de incumplimiento. Si el constructor no acta conforme a lo ordenado, se comunicar por escrito al propietario del incumplimiento del constructor, anexando la nota de bitcora y advirtiendo que en caso de incumplimiento se retirar la responsiva, y la Dependencia del Gobierno, proceder a suspender la obra con las consiguientes sanciones pecuniarias. Procederemos, de comn acuerdo con el propietario a optar por alguna de las siguientes alternativas: citar a una reunin urgente con el constructor para tratar el asunto. Esta reunin debe convocarse para la fecha ms prxima posible y es conveniente hacerlo, por escrito y con acuse de recibo. En esta reunin se tratar de resolver, por medio de la cordialidad, pero en forma inflexible, el problema. Encontramos en ella, adems ocasin para poner al tanto de los acontecimientos a los propietarios, los cuales es comn que solo tengan versiones deformadas de estos problemas, por parte del constructor, o bien actan en total acuerdo con ellos indudablemente que la presin ejercida en la reunin, motivar un cambio en la resistencia ofrecida. En caso de que hubiera ignorancia de los hechos, se reclamar al constructor su actitud inconveniente y tendr que someterse al orden establecido en la obra. Adems, para el Responsable de Obra, quedar el precedente en contra del constructor y, en caso de repetirse un problema de esta naturaleza, quedar expuesto a solicitar su sustitucin, ya que al propietario no le gustara que le suspendieran la obra y le impongan sanciones econmicas. Por ltimo, en caso de que el Constructor y el Propietario no atiendan las instrucciones del Responsable de Obra y/o Corresponsables, se informar por escrito a la Dependencia de Gobierno correspondiente u Oficinas de Licencias en los Colegios de Ingenieros Civiles Arquitectos, con copia a la
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Comisin de Admisin de Responsables de Obra y Corresponsables, del retiro de ser responsiva, indicando detalladamente los motivos de su retiro. La segunda alternativa consiste en el mismo procedimiento, pero por medio de oficios. sta tiene efectos ms limitados y ms lentos, pero es tambin muy til y tiene la ventaja de dejar huella por escrito. Si manejamos adecuadamente estos recursos, podemos estar seguros, de que no ser necesario asentar ms notas en la bitcora, exigiendo atencin al problema cuyo desarrollo hemos analizado. Para terminar con el tema del control de obra por medio de la bitcora, diremos que su correcto uso y su aprovechamiento depende del conocimiento pleno del Reglamento de Construccin y las Normas Tcnicas Complementarias por parte del Responsable de Obra, as como de su criterio al que administrar el empleo de los citados recursos en la forma y en el momento que sea ms conveniente sin exagerar en ningn sentido. Terminemos diciendo que es necesario que el Responsable de Obra, no sea ni ingenuo ni cndido. Lo complejo del control de obra, requiere destreza y experiencia, inteligencia y profesionalismo.

ESTRUCTURA DE UNA NOTA DE BITCORA

En este captulo haremos un anlisis del contenido que debe tener cada una de las notas ms compleja. Se trata del orden de correccin de un elemento que ha sido ejecutado con defectos.

Partes imprescindibles que debe contener una nota de bitcora.

I.- CLASIFICACIN DE LA NOTA Las primeras palabras del asiento deben referirse a la finalidad de la nota. En este caso se tratar de una

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orden. Entonces debe iniciarse diciendo: se ordena, se certifica, o bien se autoriza, etc.

II.- DESCIPCIN DEL ASUNTO. A continuacin escribimos el asunto que motiv la nota, la redaccin sera por ejemplo: Las pruebas de resistencia al concreto, corregir el armado de la obra, se trata en estas partes de expresar el motivo de la orden que se emite.

III.- UBICACIN: Consiste en mencionar la ubicacin del elemento al que nos referimos. Lo delicado de esto parece cuando se trata de un elemento repetido muchas veces, por ejemplo, trabes y muros. Por lo relativo de la mencin de estos elementos es preciso mencionar su ubicacin con datos suficientes para que puedan localizarse sin equvocos. Es por tanto, indispensable indicar la ubicacin en forma muy clara, de manera de que no se presente en ninguna forma a permitir eludir responsabilidades, al argumentarse, por ejemplo: Es que yo haba entendido que era del otro lado, o bien: Como no est muy claro, yo cre que se trataba del otro edificio, o a veces: Pens que era en el tercer nivel y no en el quinto, etc. Para evitar problemas indiquemos con toda claridad la ubicacin.

IV.- CAUSAS DEL PROBLEMA. A continuacin de la ubicacin tenemos que mencionar las causas de la nota, en forma breve, paro abarcando con precisin al artculo e inciso del Reglamento de Construccin y Normas Tcnicas Complementarias o en su defecto alguna con respecto al proyecto autorizado.

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V.- SOLUCIN: Es muy importante sealar en esta parte que debemos establecer la solucin al problema, para lo cual, nos debemos basar en el Reglamento de Construccin y las Normas Tcnicas Complementarias.

VI.- PLAZO PARA LA EJECUCIN: Inmediatamente despus de la solucin descriptiva, se establece un plazo mximo para su ejecucin. El plazo determinado debe ser factible de cumplirse considerando todos los pasos que implica el proceso. Recomendamos anotarlos sealando una fecha fija. En esta forma sabremos que para esa fecha el problema deber estar resuelto. No recomendamos anotar cantidades al determinar los plazos, decir por ejemplo: en 72 horas o para la semana prxima, ya que nos obligamos a hacer cuentas, para saber cuando se vence el plazo.

VII.- PREVENCION: Se trata sin duda de la parte ms importante de la nota de bitcora. Desgraciadamente es la parte que menos se acostumbra considerar al hacer los asientos y podemos afirmar que por medio de ello la Direccin de una Obra crece y cumple realmente sus objetivos, ya que actuando con carcter preventivo es como se presta un servicio eficiente y profesional. El espritu que predomina en la accin preventiva del Responsable de Obra y/o Corresponsable, fundamenta en la siguiente reflexin: Si hemos encontrado un error o defecto, hemos investigado las causas y determinado una solucin para subsanarlo, Por qu no aprovechamos la experiencia y tomamos las medidas necesarias para que no vuelva a presentarse otro caso igual?.

Ahorraremos dinero, evitaremos prdidas de tiempo, no nos veremos en la necesidad de hacer remiendos y trabajaremos menos, todo en beneficio directo de la obra, del propietario, del constructor y del Responsable de Obra y/o Corresponsables. Como se puede constatar, todos los efectos son positivos y sanos. Asentar la parte preventiva de la nota de bitcora tiene
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cierto grado de dificultad, debido a que es necesario meditar la forma en que es ms conveniente realizar el trabajo que nos ocupa, requirindose analizar el proceso y quizs hasta observar ese proceso durante su ejecucin, en busca de elementos que nos permitan perfeccionarlos y racionalizarlo. Es as mismo recomendable elaborar un plan entre el Constructor, Responsable de Obra y/o Corresponsables. El Constructor finalmente ser el responsable de efectuar las medidas preventivas y nada sera mejor, que el que aceptar de antemano y que participe en la elaboracin de la solucin que habr de dictarse.

VIII.-

RESPONSABILIDAD

DE

LA

NOTA

CONSECUENCIAS

ECONMICAS. La ltima parte del texto de la nota de bitcora corresponde a sealar que en caso de incumplimiento de las ordenes giradas, es responsabilidad del constructor; los costos por modificaciones correcciones o sanciones, que imponga el Reglamento de Construccin, por incumplimiento de las ordenes giradas en Bitcora.

IX.- CROQUIS EXPLICATIVO: Se recomienda dibujar en la bitcora, uno o varios croquis que acompaen al texto como auxiliares para mejorar la comprensin. En situaciones especiales puede ser indispensable dibujar un croquis, de tal tamao que no quepa en la hoja de bitcora. En tales circunstancias es correcto hacerlo en una hoja aparte; se valida despus el dibujo con la firma de cada una de las partes, bajo un texto que debe decir: Este croquis forma parte de la nota X de la pgina No. Y de la Bitcora de Obra de la Licencia de Construccin No.; se tienen que sacar las copias que se necesiten. Una vez obtenidas se

anexan a la bitcora que se adjunta el croquis respectivo engrapado a esa pgina. Siguiendo estos mismos lineamientos, podemos validar y anexar fotografas, en caso de requerirse, con la condicin de tener las

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reproducciones necesarias y firmar cada una de ellas antes de engraparlas a la bitcora.

X.- SEGUIMIENTOS: Los seguimientos se manejan fuera de la bitcora. Son indispensables puesto que se han concedido plazos a los que se debe vigilar que se cumplan en la fecha estipulada. Los seguimientos no competen directamente al constructor y lo ms conveniente es llevarlos en el diario de obra destinndoles una seccin del mismo, por medio de un separador que asle unas cuantas hojas. En el margen izquierdo de stas anotamos consecutivamente los nmeros de las notas en las que se otorg algn plazo, utilizando un rengln para cada una. Seguidamente se describir, en la forma ms breve, el elemento a revisar para tener referencia al contenido de la nota. Finalmente se anota la fecha en que vence el plazo. El seguimiento se logra cuando adquirimos el hbito de leer todas las maanas, que notas vencen ese da para verificar su cumplimiento. Si el resultado es positivo, escribiremos en la hoja de seguimiento Cumplido y, a continuacin, el nmero de nota de bitcora en el que damos por finiquitado el asunto (Nota de cierre). Es caso de que no se haya realizado an lo ordenado se escribir Pendiente, pasa a nota nmero... y asentaremos el nmero correspondiente al siguiente asiento en que reclamamos el incumplimiento, segn el procedimiento descrito Control por bitcora de obra. Este seguimiento, llevado con orden, nos evita la posibilidad de olvidos cuyas consecuencias habremos de lamentar al trmino de la obra, o cuando pudiera tener algn problema la construccin. Los otros tipos de notas de bitcora quedan comprendidos parcialmente en lo descrito, debido a que se trata de asientos menos complicados. Por ejemplo, una certificacin se reduce a considerar los puntos I, II, III, y IX del anlisis precedente, con la particularidad de iniciarse diciendo Se
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certifica. Una autorizacin de colado despus de la revisin de armados y cimbras es muy simple y puede reducirse a un texto igual o similar al siguiente: Se autoriza al colado de la losa ubicada en el cuerpo W, tercer nivel entre los ejes A y D, en sentido transversal una vez que se revis la cimbra, encontrndose correctos los armados e instalaciones. Si hubiese alguna falla menor se indicara que est diciendo por ejemplo: Antes de iniciar el colado debern colocarse tres puntales sobre el eje B, repartidos proporcionalmente, o bien Antes de iniciar el colado debern calzar al armado, en el permetro del vano para el domo central. Si la falla o carencia fuese mayor y requiriera una nueva revisin, antes de autorizar el colado (por faltarle bastones el armado de la losa, o por estar incompleta la colocacin de ductos elctricos, o por algn otro asunto de importancia, que signifique riesgo sobre la calidad del producto), simplemente no autorizamos por bitcora, sino que lo anotamos en el diario de obra, como recordatorio y, una vez cumplimos todos los requisitos, entonces autorizamos. En lo que respecta a las notas de informacin, el nico requisito consiste en iniciar el texto con las palabras Se informa, lo cual nos sirve para diferenciar e identificar las notas. En estos casos no existe estructura formal, lo que se hace es simplemente anotar la informacin.

Despus de este anlisis de las notas de bitcora y antes de presentar un ejemplo tpico, queremos hacer una recomendacin tan importante y significativa, que podemos considerarla norma fundamental: debido a que no se permite legalmente hacer tachaduras, enmendaduras, borrones o superposiciones en la libreta de bitcora, y con el fin de evitar la necesidad de hacer composturas, nunca hay que escribir

directamente en la bitcora.

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Nuestra sugerencia es aadir otra seccin al diario de obra con pginas suficientes para anotar en borrador las notas. Ah si se nos est permitido agregar y componer todo lo que se necesite y corregir la redaccin hasta asegurarnos de que lo escrito, es precisamente lo que queremos decir. Despus, bastara con copiar esto a la bitcora. En el caso de que a pesar de las precauciones tomadas se comenta algn error en la transcripcin, esa nota debe anularse, para lo cual procederemos de la siguiente manera: interrumpimos la escritura en el momento en que comentamos o detectemos la equivocacin, despus utilizando los dos o tres renglones inferiores escribimos la leyenda: Esta nota se anula por tener error trazando las palabras diagonalmente, con objeto de que destaquen y llamen la atencin. A continuacin se procede a transcribir correctamente la nota para firmarla pues, como es obvio, el asiento errneo no se firma.

REGLAMENTO DE LA BITCORA DE OBRA Debido a que el "Libro de Bitcora" es manejada por personas que representan a intereses distintos, es necesario reglamentar su uso para evitar malos entendidos y manipulaciones que distorsionen la buena marcha de la obra y lesionen la labor de control de la misma, en perjuicio de quien es el Responsable de Obra. El establecimiento de este reglamento y su correspondiente validacin, se efecta en el mismo Libro de Bitcora, inmediatamente despus de la nota de apertura y registro de firmas. En esta forma se logra oficializar e integrar las reglas que lo componen. Para que el constructor acepte y firme estas reglas, es conveniente comentarlo primero y lograr su convencimiento antes de anotarlos. En caso de existir oposicin, recordemos que tenemos conductos para forzar la aceptacin, si sta no se otorga por un simple afn u oposicin y sin esgrimir razones vlidas. Conforme a nuestra experiencia, no habr
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impugnacin en la mayora de los casos, debido a que al principio de la relacin existe entre las partes cordialidad y expectativas, sobre la manera en que se desarrollarn dichas relaciones, en consecuencia habr disponibilidad para firmar este reglamento ya que es coherente, equilibrado y bien intencionado, y tiende siempre a la calidad total den la obra. En lo que respecta a la elaboracin del reglamento proporcionaremos algunas reglas que consideramos que nunca deben faltar. Cada Responsable de Obra, podr complementarlas, con ms puntos de su propia experiencia, por las condiciones y tipo de obra que tiene a su cargo. Con el tiempo enriquecer su acervo con reglas que ira deduciendo, conforme a las experiencias vividas en la obra inmediata anterior. Al paso de los aos se llega a manejar un reglamento adaptable a diversos tipos de Construccin. Uno de los vicios incide ms en la Industria de la Construccin, es el desaprovechamiento de las experiencias anteriores. Tanto a nivel personal como colectivo en las Empresas, Instituciones o Dependencias, la explotacin de la experiencia es deleznable. Cuanto se beneficiaria la construccin si los errores se cometieran una sola vez y si se le diese una difusin suficiente a la solucin de determinados problemas. Volviendo al reglamento de la bitcora de obra, procederemos a en listar las reglas bsicas que nos servirn para iniciar nuestra primera aplicacin.

Estas reglas no tienen ningn orden prioritario y se dan nicamente en calidad de ejemplo: RECORRIDOS DE OBRA. Es conveniente que siempre se haga un recorrido de Obra en compaa de todos los involucrados en la obra y/o firmantes de la Licencia de Construccin o cuando lo acuerde el Responsable de Obra en su contrato con el propietario, en este recorrido el constructor plantear al R.O. las dudas acerca del proyecto, Autorizacin de Modificacin en los Procesos Constructivos, Autorizacin de
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Modificaciones de Proyecto, Autorizacin de Ampliaciones, Autorizacin de Inicio de las diferentes etapas constructivas, certificacin de ejecucin de pruebas de control de calidad etc. El R.O. y los Corresponsables irn graduando las especificaciones, Normas Tcnicas Complementarias y Artculos del Reglamento de Construccin y otras Leyes que deber cumplir el constructor, de acuerdo a la etapa constructiva en la que se encuentre. JUNTA DE TRABAJO. Una vez recorrida la obra por todos los firmantes en la Licencia de Construccin y/o sus representantes, se proceder a realizar una reunin de trabajo en la que se irn asentando las Notas de Bitcora, una vez que se hayan acordado, siempre en beneficio de la obra. Las Notas sern siempre en forma preventiva, para dar tiempo a su cumplimiento sin provocar ningn retraso a la obra. DISPONIBILIDAD. El Libro de Bitcora estar disponible en las oficinas de la obra los das hbiles, de 8.00 a 18.00, excepto los sbados, cuando el horario ser de 8.00 a 15.00 horas. Cualquier cambio temporal o definitivo, se comunicar en el mismo Libro de Bitcora, con 24 horas de anticipacin FIRMADO. Todas las notas de bitcora, debern ser firmadas por El Responsable de Obra, el Constructor y el Propietario. La emisora (indistintamente cualquiera de las partes) como responsable del asiento, y las receptoras, de enteradas o conformes. En caso de inconformidad se contestara en la siguiente nota, por lo tanto, se concede un plazo de 48 horas para firmar. (Debemos suponer que todas las notas deben ser asentadas de comn acuerdo y que solo en casos excepcionales se presentar esta situacin). En caso contrario se acepta

automticamente, el contenido del asiento en cuestin, perdindose el derecho a la inconformidad y aceptacin bajo protesta.

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 RETIRO DE COPIAS. Las hojas originales de la bitcora debern estar siempre adheridas al libro y pertenecen al propietario y por consiguiente al constructor, durante la obra. Queda estrictamente prohibido desprenderlas. Las copias sern destinadas de la siguiente manera: la primera para el Responsable de Obra y la segunda para la Dependencia de Gobierno (puede haber bitcoras con ms copias, cada una de las cuales llevar impreso al pie, su destinatario). Los interesados debern retirarla una vez que estn completas y firmadas, si no se ha cumplido el plazo de 48 horas (ver prrafo anterior). No se admitirn quejas de ninguna de las partes por no tener en su poder las copias respectivas, despus de 48 horas de emitido el ltimo asiento en la hoja. Durante la obra el propietario deber resguardar las hojas de Bitcora que correspondan a la Dependencia de Gobierno que sern entregadas a la Terminacin de la Obra en el expediente que le corresponda. INVIOLABILIDAD DE LOS ASIENTOS. Est prohibido escribir en la bitcora sobre cualquiera de las notas ya firmadas, aun cuando stas, hayan sido emitidas por el mismo que las altera. CLARIDAD DE LAS COPIAS. Es Responsabilidad de quien escribe una nota en la bitcora, cerciorarse de que las hojas al carbn, estn colocadas correctamente, as como de que hasta en la ltima hoja, pase con claridad lo asentado. La letra debe ser de molde y fcilmente legible INSTRUMENTOS DE ESCRITURA. Los asientos en el libro de bitcora debern hacerse obligatoriamente con bolgrafo. No se deber escribir con plumn y lpiz, ni pluma fuente. El color de la tinta deber ser preferentemente negro, no se recomienda la tinta de color azul, cuando la bitcora va a ser fotocopiada y el rojo, cuando va a ser microfilmada.

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El hacer el reglamento de bitcora, con al menos las reglas que mencionamos nos evitar problemas y discusiones innecesarias. No hay razn para no aprovechar las ventajas que esto representa. Si se invierte un poco de tiempo al inicio de la obra, se pueden evitar dificultades y un ahorro de tiempo que puede sumar varias horas al finalizar la obra. Para evitar que el da que se asiente alguna nota en la Bitcora, no se cuente con un bolgrafo con las caractersticas recomendadas, es prctico encadenar de alguna manera un bolgrafo aceptado a la bitcora.

REGLAMENTACIN DE LA OBRA POR BITCORA

Sirvindonos de la "Bitcora de Obra" podemos reglamentar muchas de las labores cotidianas de la obra. Todos los involucrados en sta obtendremos las ventajas que representa el Orden y el Responsable de Obra, saldr particularmente beneficiado, al facilitrsele en forma significativa el control de los eventos. Para lograr esto integraremos un reglamento que anotaremos en la bitcora a continuacin del reglamento de la misma. La intencin de este reglamento es regular toda actividad repetitiva de carcter administrativo tcnico interno, como las siguientes: Revisin de trazos, solicitud de revisiones de armados, cimbras, curados de concreto, resultados de mecnica de suelos y control de calidad, prueba de instalaciones, etc. Tambin podrn adicionarse reglas respecto a seguridad e higiene, o a necesidades del Director Responsable de Obra para ejercer el control de la obra, o requerimientos indispensables para cumplir con la obligacin de rendir informacin peridica. La reglamentacin de todos estos aspectos obliga al constructor a entender oportunamente las necesidades que tenemos para cumplir nuestro cometido, y tambin nos obligan, a respetar un orden que nosotros mismos estamos estableciendo. Este reglamento puede ser algo extenso. No debemos preocuparnos por tal motivo. Cada regla que quede formalizada, nos evitar el tener que decidir,
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al momento que surja un problema, como vamos a resolverlo o que procedimiento vamos a emplear. Ante la imposibilidad de describir todos los aspectos que requieren de una regla, sobre todo, por lo variado de los tipos de obra, solo citaremos algunos ejemplos aislados, para ilustrar la manera en que deben realizarse.

REVISIN DE TRAZOS. Para el inicio de los trabajos el Responsable de Obra, debe revisar el trazo de los ejes, antes de cualquier excavacin, para lo cual se informar a est, en el telfono que se asent en la apertura de la bitcora. REVISIN DE COLINDANCIAS. En las reas circundantes a los centros de las ciudades generalmente existen las construcciones ms antiguas y muchas de ellas carecen de cimentaciones bien estructuradas y pueden tener daos si no se toman las debidas precauciones, por lo que es recomendable verificar las cimentaciones colindantes y hacer las observaciones necesarias para su proteccin al ejecutar las excavaciones. REVISIN DE EXCAVACIONES. Dependiendo de la zona en que se localice el inmueble ser necesario tomar todas las medidas preventivas para evitar cualquier cada en la excavacin que provoque algn accidente. Para ello es necesario basarse en las Normas Tcnicas Complementarias, y el constructor tendr la obligacin de cumplir.

REVISIN DE

ARMADOS.

Para

poder

colocar

losas,

trabes,

contratrabes, columnas o zapatas, ser necesaria la autorizacin del Responsable de Obra y/o Corresponsable en Seguridad Estructural. Esta se otorgara previa revisin de cimbras y armados y la revisin se llevar a cabo, solo por solicitud en bitcora, indicando la ubicacin, precisa del
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elemento por colar, esta solicitud deber presentarse con un mnimo de 24 horas de anticipacin. El Responsable de Obra o Corresponsable en Seguridad Estructural, se obliga a certificar como mximo dos horas antes del inicio. CONTROL DE CALIDAD. A todos los materiales sin excepcin, deben aplicarse las pruebas de control de calidad que establecen las Normas Tcnicas Complementarias y asentar los resultados en la bitcora, una vez que el laboratorio las entregue. PRUEBAS DE INSTALACIONES HIDRULICAS. Una vez terminado un tramo de instalacin hidrulica, el constructor, deber preparar lo necesario para su prueba y avisar con 24 horas de anticipacin al Responsable de Obra y/o Corresponsable en Instalaciones, para que asista al momento de cargar la instalacin y colocar los manmetros correspondientes, los cuales no podrn ser retirados hasta que el Responsable de Obra y/o Corresponsable mismo lo ordene y certifique por bitcora la aceptacin el trabajo. Insistimos en que estos puntos solo se proporcionan en calidad de ejemplos de la inmensa variedad de casos, que deben reglamentarse. Son las condiciones y las circunstancias de cada obra las que determinan la extensin del reglamento

CONCLUSIN: Como especialistas, hemos considerado que nuestras ordenes,

autorizaciones, certificaciones y recomendaciones, que realizamos en las obras que tenemos bajo nuestra responsabilidad, se cumplan al pie de la letra, sin embargo la realidad es muchas veces decepcionante, ya que no acostumbramos hacerlas en el nico documento legal de la obra y el Constructor o Propietario no las realiza. Espero que estas
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recomendaciones le hagan reflexionar un poco ms y recordemos que elaborar una bitcora adecuadamente y lograr que en sta se asienten los mayores datos tcnicos posibles, puede salvarnos de un problema en un futuro.

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CAPTULO I BITCORA DE OBRA

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1.1

DEFINICIN

La bitcora es un instrumento tcnico de control durante el desarrollo de los trabajos de construccin o de prestacin de servicio, controlando el ejercicio de los mismos. En ella deben registrarse los asuntos relevantes que se presenten, considerando los acontecimientos que resulten diferentes a los establecidos en el contrato y sus anexos; as como dar fe del cumplimiento de eventos significativos en tiempo o situaciones ajenas a la

responsabilidad de la contratista. La bitcora para los efectos de la Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas (LOPSRM) en el artculo 46, es el medio oficial y legal de comunicacin entre las partes que firman el contrato y estar vigente durante el desarrollo de los trabajos. Su uso es obligatorio en todas las obras y servicios, por lo que la residencia y la supervisin, debern prever que los rganos internos de control vigilarn el uso y seguimiento de la misma. Por lo anterior, es de resaltar la importancia que resulta el esfuerzo que debe realizar la Supervisin en su elaboracin, para asentar oportuna, sistemtica y detalladamente los acontecimientos relevantes, lo que nos permite confirmar el orden originalmente planeado, as como los incidentes que lo interrumpen o modifican. Los argumentos que se asienten deben ser fidedignos y respaldados con los datos claramente expresados, que permitan descubrir cualquier situacin pasada.

49

1.2

FORMA DE LA BITACORA

El formato de la bitcora se ajustar a las necesidades de cada proyecto pero en todos los casos deber cumplir, como mnimo con lo siguiente: A) Utilizar una bitcora por cada contrato. B) La bitcora de la Obra consistir en una o ms libretas de pastas duras y resistentes. En la pasta principal aparecer el nombre de Cliente u Organismo Subsidiario y espacios para indicar el rea responsable de la ejecucin de los trabajos, segn sea el caso, el nmero del Contrato, la

Descripcin de la Obra y la identificacin Bitcora de Obra y un Rengln para el nmero de libreta. C) Las primeras hojas incluirn una gua de uso de la bitcora de obra, la cual no ir foliada. D) Cada libreta debe contar con una hoja original para la entidad y al menos dos copias, una para el contratista y otra para la residencia de obra o supervisin, en su caso. E) Cada juego de original y copias debe estar siempre foliado con nmeros consecutivos y en la parte superior de las hojas se indicar el nmero del contrato de que se trata. F) Las hojas de copias deben ser desprendibles no as las originales que permanecern fijas en la libreta de la Bitcora. La primera copia desprendible deber ser para el Contratista o su Representante debidamente acreditado y la otra para el residente de obra o el Supervisor, en su caso. G) El primer folio de la primera libreta deber iniciar con la nota de apertura y en seguida la nota de validacin del uso de la bitcora.
50

H) El contenido de cada nota debe precisar: nmero, clasificacin, fecha, descripcin del asunto, ubicacin, causa, solucin, prevencin,

consecuencia econmica, responsabilidad si la hubiere y fecha de atencin, as como la referencia, en su caso, a la nota que se contesta.

1.3 REGLAS GENERALES PARA EL USO DE LA BITCORA

La residencia de obra y la supervisin, as como el contratista debern observar las siguientes reglas generales para el uso de la bitcora.

1.3.1 Apertura.
Su apertura se har previamente al comienzo de los trabajos y deber iniciar con una nota especial (nota de apertura), relacionando como mnimo lo siguiente: fecha de apertura, datos generales de las partes involucradas, nombre y firma del personal autorizado, domicilios y telfonos, datos particulares del contrato y alcances descriptivos de los trabajos y las caractersticas del sitio donde se desarrollarn, as como la inscripcin de los documentos que identifiquen oficialmente al personal tcnico que estar facultado como representante de la contratante y del contratista, para la utilizacin de la bitcora, indicando a quien o a quienes se delega esa facultad.

51

Para los datos particulares del contrato, en la nota de apertura se deber de anotar como mnimo lo siguiente:

Nombre de la dependencia, que supervisar la obra, indicando la direccin del proyecto, activo o la regin a la que pertenece.

Nmero del contrato. Ttulo de la obra y su localizacin. Nombre o razn social del contratista. En el caso de supervisin por terceros, anotar los datos del contrato respectivo y el nombre de la empresa de supervisin.

Nombre, firma, direccin y telfono del residente o supervisor. Nombre, firma, direccin y telfono del superintendente de construccin del contratista.

Nmero del proyecto o su equivalente. Nmero de partida presupuestal. Importe del contrato. Plazo de ejecucin de la obra. Fecha de iniciacin programada. Fecha de terminacin programada. Valor y fecha programada de los anticipos.

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1.- Numeracin y fechado de notas. Todas las notas debern numerarse en forma seriada y fecharse (en el da en el que se efecte el asiento) consecutivamente respetando sin excepcin el orden establecido; cerrndolas con nombre y firmas del residente y/o supervisor y del superintendente de construccin del contratista. 2.- Redaccin y escritura. Las notas o asientos debern efectuarse claramente, con tinta indeleble preferentemente de tinta negra, letra de molde legible, sin abreviaturas y utilizando papel carbn o autorreproducible para las copias. 3.- Errores Cuando se cometa algn error de escritura, de intencin o redaccin, la nota deber anularse por quien la emita, abriendo de inmediato otra nota con el nmero consecutivo que le corresponda y con la descripcin correcta. 4.- Tachaduras y enmendaduras. Una nota cuyo original y copias aparezca con tachaduras y enmendaduras, ser nula. 5.- Sobre posiciones. No se deber sobreponer ni aadir texto alguno a las notas de bitcora, ni entre renglones, mrgenes o cualquier otro sitio, de requerirse, se deber abrir otra nota haciendo referencia a la de origen.

53

6.- Inutilizacin de espacios. Se debern cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarse el llenado de las mismas. 7.- Retiro de copias. Una vez firmadas la(s) nota(s) de la bitcora, llena(s) la(s) hoja(s) o cancelados los renglones correspondientes, los interesados podrn retirar sus respectivas copias. 8.- Validaciones. Se podrn validar oficios, minutas, memoranda, circulares y cualquier otro documento, refirindose en notas de bitcora el contenido de los mismos o bien anexando copias. 9.- Frecuencia y cantidad de notas. stas se definen por cada caso en particular, por las situaciones que durante el desarrollo de los trabajos resulten distintas a las previstas originalmente en el contrato. 10.- Compromiso de uso. El compromiso es de ambas partes y no puede evadirse esta responsabilidad. Asimismo, deber utilizarse la bitcora para asuntos trascendentes que deriven del objeto de los trabajos en cuestin. 11.- Anotaciones de la supervisin Informes sobre cualquier circunstancia anormal que pueda influir sobre el desarrollo de la obra, sobre los precios unitarios establecidos en el contrato, o la recepcin satisfactoria de la obra.
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A continuacin se enuncian algunas situaciones que se consideran relevantes para su registro en bitcora, en forma enunciativa, ms no limitativa: a) Relativas a los documentos de la obra Constancia de entrega al contratista de los planos, instrucciones o especificaciones de la obra. b) Instrucciones de los trabajos adicionales y/o extraordinarios, solicitndole el programa. Constancia de acuerdos y soluciones que se van generando en el proceso de la obra. c) Relativas al plazo y programa de la obra Modificaciones del programa de obra. Estado del tiempo que influya en la obra. Avance de los trabajos, tiempos perdidos por diversas causas y demoras respecto al programa. Describir con detalle las causas que puedan originar ampliaciones en el plazo. Cuando se efecten cambios en especificaciones de ingeniera y alcances. Cuando el inmueble en que deber ejecutarse la obra, o la informacin, o los accesos necesarios para realizar el trabajo, no estn disponibles. Atraso en la contestacin de aclaraciones. Atraso con respecto a la entrega de ingeniera y/o especificaciones. Atraso en la entrega de materiales y equipo que deba suministrar el cliente.
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d) Relativas a la ejecucin de la obra En su caso, inicio de cada una de las fases de la obra. rdenes para que el representante del contratista se presente en la obra y reuniones peridicas, as como de los acuerdos y compromisos pactados en dichas reuniones. En caso de no cumplir con el programa establecido, equipos de proceso proporcionados por el contratista, fecha de llegada, instalacin, interconexin y pruebas. Materiales y equipos proporcionados por el cliente, su fecha de llegada, as como su estado, comparado con lo sealado en el contrato. rdenes de correccin por defectos de obra. Equipo descompuesto o inapropiado. Incidentes internos y externos que afecten el desarrollo de la obra. Condiciones de inseguridad, daos al medio ambiente, falta de higiene en alguna(s) rea(s) de trabajo. Accidentes presentados en la obra. Observaciones sobre el cumplimiento e incumplimiento de las actividades crticas, enunciando razones y/o motivos as como su terminacin. Advertencias al contratista por falta de recursos en la obra sobre personal, equipo, materiales, herramientas, almacenamientos

inadecuados y fallas de calidad. Notificaciones al contratista de faltas de cumplimiento del programa y sanciones que se aplicarn, de acuerdo al contrato. Registro de visitas a la obra, enunciando el motivo de su visita. Constancia de la fecha de recepcin de las estimaciones presentadas por el contratista o su representante para su revisin. rdenes de suspensin de la obra, si es el caso, indicando la causa y rdenes de reiniciacin de la misma.
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 Constancia de devolucin de los materiales sobrantes a los almacenes del Cliente, producto de modificaciones y cancelaciones. Cambio de supervisor del Cliente. Cambio de representante del contratista. Fecha de la puesta en operacin y fecha del acta de recepcin de la obra. e) Sobre anotaciones hechas con anterioridad Avisos de incumplimiento de rdenes dadas al contratista Comentarios sobre las anotaciones hechas previamente por el contratista o su representante. Cancelacin o cambio de rdenes o instrucciones.

1.3.2 Anotaciones del contratista o su representante.

Observaciones en relacin a las rdenes que haya recibido del supervisor, inconformidad con las mismas y cualquier circunstancia que a su juicio influya en la ejecucin de la obra o modifique las condiciones pactadas en el contrato en particular las que se indican a continuacin: a) Relativas a los documentos de la obra Solicitudes de informacin faltante, licencias, permisos, liberacin de bancos o tramos, estudios de factibilidad, planos o croquis de la obra y cualquier otro faltante que sea necesario para el cumplimiento del alcance del contrato. Acuse de recibo de planos, especificaciones y croquis de la obra.

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b) Relativas al plazo y programa de la obra: Acuse de recibo de rdenes relativas al programa de obra, o modificaciones al mismo. Causas de demora no imputables al contratista y solicitudes de ampliacin de plazo y/o modificaciones del programa de obra. Aclaraciones e inconformidades respecto a observaciones hechas por la supervisin sobre demoras y falta de cumplimiento del programa. c) Relativas a la ejecucin de la obra Acuse de recibo u observaciones de rdenes de la supervisin relativas a correccin de defectos, procedimientos de construccin y suministro de personal, equipo y materiales. Constancias de mal tiempo, falta de materiales y equipo que deba entregar el Cliente, si es el caso, paros obligados y otras circunstancias que, a juicio del representante del contratista, se aparten de lo previsto en el contrato. Solicitudes de estudio de cada uno de los precios unitarios adicionales o extraordinarios que generen cambios o modificaciones al respecto.

1.3.3 Recomendaciones especiales

a) Instrucciones que deben referirse en la bitcora Los cambios del proyecto, con sus trabajos adicionales y/o extraordinarios, cambio de supervisor, notificaciones de retraso en los trabajos, con aplicacin de sanciones, suspensiones, reiniciaciones, terminaciones anticipadas y rescisin.
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b) Seguimiento de notas e indicaciones Debe darse seguimiento a las notas o indicaciones para que no se queden pendientes y finiquitarlas con una nota de cierre, para evitar la posibilidad de olvidos que puedan tener consecuencia en el cierre del contrato. c) Cuando aplique, llevar a cabo el control de los pagos provisionales establecidos en el artculo 78 del Reglamento de la Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas.

1.3.4 Custodia.
Ser responsabilidad del residente de obra la custodia y permanencia de este instrumento en la obra, y 1.- Durante la ejecucin de la obra Desde la fecha de iniciacin, la bitcora deber estar permanentemente en la obra a la disposicin del supervisor de la obra y del contratista para anotaciones y consultas as como para revisin de los auditores y funcionarios que se presenten en la obra debidamente acreditados. 2.- En suspensiones de la obra por causas diversas Al presentarse una suspensin de la obra por afectaciones, cierre de accesos y/o secuestros de instalaciones, equipo o maquinaria, el supervisor de la obra deber considerar la situacin para determinar si recoge la bitcora, en cuyo caso se llevar a las oficinas de la residencia, para que una vez resueltas las situaciones descritas, se regrese a la obra .
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3.- Al trmino de la obra o por suspensin definitiva Al terminarse la obra o suspenderse en forma definitiva, la bitcora ser entregada a la oficina del Cliente que resguarda el contrato original, para su custodia.

1.3.5 Cierre de bitcora.

Ser con una ltima nota especial, en la que se dar por finiquitada la relacin tcnica de campo. Despus se procede a firmar y a anular todas las hojas sobrantes, inutilizndolas sin arrancarlas de la libreta y sta, por conducto de la supervisin se anexa al finiquito de la obra.

1.4.- REGLAS DE APLICACIN DE LA BITCORA

Para cada uno de los tomos de la bitcora se deber reglamentar y validar el uso de este instrumento, precisando como mnimo los siguientes aspectos, los cuales debern asentarse inmediatamente despus de la nota de apertura. 1.- Disponibilidad. Horario en que se podrn asentar notas, el que deber coincidir con las jornadas de trabajo de campo. 2.- Firmas. Las notas de la bitcora debern ser firmadas por ambas partes. Previendo que alguna de las dos partes no firme, se establecer en la apertura de la bitcora, un plazo mximo para la firma de los interesados,
60

acordando en caso del vencimiento del plazo, la aceptacin del asunto en cuestin. 3.- Inviolabilidad. Se deber enfatizar la prohibicin de modificar cualquiera de las notas ya firmadas, as sea por el responsable de la anotacin original; y 4.- Actividades peridicas. Es recomendable regular en las actividades de carcter tcnico

administrativo, lo relativo a la autorizacin y revisin de estimaciones, nmeros generadores, obra extraordinaria, as como lo relativo a las normas de seguridad e higiene que deban implementarse. En este sentido, en la apertura de la bitcora de cada contrato se deber establecer cual ser la documentacin soporte de las estimaciones, as como la indicacin de que si alguno de los documentos que deben acompaar a alguna estimacin ha sido previamente entregado por el contratista, ser suficiente con hacer referencia a l en la propia estimacin, sin que exista la obligacin de volver a entregarlo. A) Archivo de bitcora Durante tres aos posteriores a la recepcin de la obra, la bitcora se conservar en caja numerada de fcil localizacin en archivo que designe la dependencia del cliente que tuvo a su cargo la supervisin de la obra. B) Bitcora de servicios Por lo que se refiere a contratos de servicios, se debe abrir una bitcora por cada contrato respetando las mismas reglas y obligaciones para su utilizacin estipuladas en este instructivo.
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C) Marco Normativo Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas (LOPSRM). Reglamento de la Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionadas con las Mismas (RLOPSRM) Polticas, Bases y Lineamientos en Materia de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas, para Petrleos

Mexicanos, Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales.

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CAPTULO II BITCORA ELECTRNICA DE OBRA PBLICA

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2.1- BITCORA ELECTRNICA DE OBRA PBLICA

Programa informtico autorizado por la Secretara de la Funcin Pblica que representa el instrumento jurdico que, por medios remotos de comunicacin electrnica, constituye el medio de comunicacin entre las partes de un contrato de obra pblica o de servicios relacionados con la misma, en donde se registran los asuntos y eventos importantes que se presentan durante la ejecucin de los trabajos.

2.2.- BENEFICIOS DE LA BITCORA ELECTRNICA DE OBRA PBLICA

Informacin en tiempo real de lo que sucede en una obra Seguridad de manejo de informacin Implementacin de Firma Electrnica avanzada para garantizar la autenticidad de la informacin. Informacin veraz, oportuna y clasificada Las Dependencias o Entidades pueden respaldar su informacin de manera digital e impresa

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2.3.- MODELO DE OPERACIN INGRESO AL SISTEMA

Figura No. 1

CAMBIO DE CONTRASEA
En el men vertical, seleccionar cambiar contrasea para actualizar su cdigo o bien la de los usuarios finales.

Figura No. 2
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PANEL DEL ADMINISTRADOR

Figura No. 3

DEFINIR LA EMPRESA CONTRATISTA

Buscar la empresa contratista antes de ingresar una nueva o bien proceder a darla de alta.

Figura No. 4
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DEFINIR LA EMPRESA CONTRATISTA

Datos necesarios para el alta de la empresa contratista

Figura No. 5

REGISTRO DE PERSONAS
Verificar la existencia de las personas que desea dar de alta

Figura No. 6
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CUENTAS DE USUARIOS

Figura No. 7

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CUENTAS DE USUARIOS
La informacin relativa a las reas estar disponible de acuerdo a la dependencia a la que pertenece el Administrador local.

Figura No. 8

CUENTAS DE USUARIOS
Debe crear una cuenta de usuario para cada persona. nicamente puede crear dos cuentas para una misma persona cuando sta se desempee como Residente de una Obra y otra como Supervisor en otra.

Figura No. 9
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REGISTRO DEL CONTRATO

Datos necesarios para el alta del contrato

Figura No. 10

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REGISTRO DEL CONTRATO

Datos necesarios para el alta del contrato. Ingresar nuevo contrato.

Figura No. 11

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ASIGNACIN DE USUARIOS FINALES AL CONTRATO

Seleccionar el contrato en la opcin de catlogos y a continuacin presione clic en Asignar Usuario.

Figura No. 12

ASIGNACIN DE USUARIOS FINALES AL CONTRATO

Seleccionar el icono correspondiente a cada tipo de usuario para agregar cuantos sean necesarios.

Figura No. 13
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ASIGNACIN DE USUARIOS FINALES AL CONTRATO

Realizar la bsqueda por nombre o apellido de la persona.

Figura No. 14

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ASIGNACIN DE USUARIOS FINALES AL CONTRATO

Presionar el botn terminar para concluir el proceso.

Figura No. 15 Con esto ha terminado el ciclo del Administrador local. A continuacin, el residente de obra debe aperturar la bitcora con el uso de su cuenta de usuario.

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HERRAMIENTA DE MONITOREO
Acceda al panel del Administrador y seleccione la opcin de Monitoreo.

Figura No. 16

HERRAMIENTA DE MONITOREO
En el men vertical, seleccione cambiar contrasea para actualizar su cdigo o bien la de los usuarios finales. La opcin de notas por Usuarios mostrara el nmero de notas que hayan asentado los usuarios que creo el Administrador local.

Figura No. 17
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INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA BITCORA DE OBRA

AYUNTAMIENTO:

Se anotar el nombre del Ayuntamiento correspondiente.

OBRA:

Se anotar el nombre representativo que describe claramente la obra.

NO. CONTRATO:

Aqu se anotar el Nmero de Contrato.

HOJA NO.:

Nmero de hoja Foliado.

FIRMAS

FECHA:

Espacio destinado para que firme las Notas de Bitcora el Personal autorizado tanto de la Dependencia Contratante como de la Empresa contratista. Se anotar la fecha en que se hace la Nota.

NO. NOTA:

Nmero consecutivo de cada Nota.

NOTA:

Espacio destinado para hacer las notas de bitcora.

CROQUIS:

Espacio para Croquis o dibujo para ilustrar la Nota (Opcional).

Tabla 1

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HERRAMIENTAS DE MONITOREO
La opcin de notas por rea: mostrar el nmero de notas de acuerdo a la adscripcin del Administrador local.

Figura No. 18

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MONITOREO DE SESIONES
Se presentan las sesiones por orden cronolgico. Si desea el detalle de un registro presione Clic sobre la clave de sesin. Tambin, puede realizar consultar de usuarios especficos mediante una bsqueda por clave de usuario.

Figura No. 19

MONITOREO DE SESIONES
Ejemplo del detalle de consulta de una sesin.

Figura No. 20
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DNDE BUSCAR AYUDA

Figura No. 21

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2.4.- EL ADMINISTRADOR DE LA DEPENDENCIA

Servidor Pblico designado por el Titular de la Dependencia o Entidad de la APF. Es responsable de la operacin del mismo al interior de la Dependencia. Habilita las cuentas y contraseas de los administradores locales. Monitorea el uso de sus usuarios. Es el canal de comunicacin con el Administrador Global para proponer mejoras al sistema.

2.5.- EL ADMINISTRADOR LOCAL

Es el servidor pblico designado por el administrador de la Dependencia o Entidad como responsable de administrar y controlar los accesos al programa informtico por parte del residente de obra, supervisor de obra y superintendente de construccin. Corresponde al Administrador Local: a) Capturar, verificar y, en su caso, validar en el Programa Informtico de la BEOP: o Los datos generales de los contratos de obras pblicas y de servicios relacionados con los mismas, y o La informacin relativa a las altas, bajas y cambios de los usuarios finales. b) Habilitar o deshabilitar en el Programa informtico de la BEOP a los usuarios finales, mediante la entrega o cancelacin de las claves de usuario y contraseas generadas en el programa informtico de la BEOP y,
80

c) Solicitar a la UCAOP el servicio tcnico que requieran para el uso del Programa Informtico de la BEOP. d) Monitorea sesiones sobre el asentamiento de notas y uso del sistema.

2.6.- USUARIOS FINALES

Los usuarios finales son: el residente de obra, el supervisor de obra y el superintendente de construccin. Lo anterior, de acuerdo a los lineamientos para regular el uso del programa informtico para la elaboracin control y seguimiento de la bitcora de obra pblica por medios remotos de comunicacin electrnica, emitidos por la Secretara de la Funcin Pblica

2.6.1.- RESIDENTE DE OBRA

Servidor Pblico designado por la Dependencia, Responsable de asentar las notas de bitcora relativas a su apertura y validacin, Supervisa, vigila, controla y revisa los trabajos de las obras Crea, abre, cierra y firma notas de bitcora, y Configuracin de servicios de alerta y mensajes de las bitcoras de su propiedad.

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2.6.2.- SUPERINTENDENTE DE CONSTRUCCIN (CONTRATISTA)

Es el representante del Contratista ante la Dependencia o Entidad para cumplir con los trminos y condiciones pactadas en el contrato, en lo relacionado con la ejecucin de los trabajos, Responsable de asentar notas de bitcora, y Abre, cierra y firma notas de bitcora.

2.6.3.- SUPERVISOR DE OBRA

Es un servidor pblico designado por la Dependencia o Entidad, o persona fsica o el representante legal de una persona moral externa nombrada por contrato, Realiza las mismas funciones que el Residente con la Salvedad de no poder iniciar bitcoras, Vigila y da seguimiento a la bitcora electrnica, Crea, abre, cierra y firma notas de bitcora, y Configuracin de servicios de alerta y mensajes de las bitcoras de obra.

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2.7.-

CONSIDERACIONES

IMPORTANTES

PARA

EL

INGRESO DE DATOS
Antes de efectuar el registro de informacin relacionada con la empresa contratista, las personas, las cuentas de usuario y el contrato hay que verificar lo siguiente: 1.- Que la persona no est dada de alta en el sistema, de lo contrario slo agregue una nueva cuenta de usuario para el rol que desempear. 2.- Cuando agregue una cuenta de usuario, nicamente visualizar las reas de Trabajo de su adscripcin. 3. Cada usuario final que agregue debe contar con Firma Electrnica Avanzada expedida por Agencia o Autoridad Certificadora. 4. Realice una bsqueda de la empresa contratista por su nombre o RFC. 5. Las reas disponibles en el Catlogo, son las registradas en el sistema Compranet de la Secretara de la Funcin Pblica. 6. Los datos del contrato deben coincidir con el registro en Compranet. 7. Una vez iniciada la bitcora por el residente de obra, el administrador local, es el responsable de agregar nuevos usuarios que se deseen

incorporar. 8. Si se asign un residente de obra a un contrato y ste no concluy la apertura o bien no firm electrnicamente las mismas, debe darse de alta un nuevo residente. 9. Puede agregar un supervisor de obra an cuando la bitcora ya haya iniciado, o bien reemplazar un residente de obra.

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10. Si se agrega un nuevo usuario de tipo Superintendente de construccin a un contrato, automticamente la cuenta del usuario anterior quedar deshabilitada.

2.8.- LOS CINCO PASOS QUE DEBE REALIZAR EL ADMINISTRADOR LOCAL

Proceso para la creacin de Bitcoras: 1.- Crear o seleccionar la empresa contratista. 2.- Registrar las personas que participaran en la obra. 3.- Crear las cuentas de usuario de acuerdo a su rol. 4.- Registrar los datos del contrato. 5.- Asignar al contrato los usuarios finales responsables de dar seguimiento a la bitcora.

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CAPTULO III
TRMINOS Y CONDICIONES DE USO DE LA BITCORA ELECTRNICA DE OBRA PBLICA BEOP

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3.1- CONSIDERACIONES IMPORTANTES

1.- Administrador local: El servidor pblico designado por el administrador de la dependencia o entidad responsable de administrar y controlar los accesos al programa informtico por parte del residente de obra, supervisor de obra y superintendente de construccin. 2.- Autoridad certificadora: Las dependencias y entidades y los prestadores de servicios de certificacin que, de conformidad con las disposiciones jurdicas aplicables, tengan reconocida esta calidad, y cuenten con la infraestructura tecnolgica para la emisin, administracin y registro de certificados digitales, as como para proporcionar servicios relacionados con los mismos. 3.- BEOP: La bitcora electrnica de obra pblica que, por medios remotos de comunicacin electrnica, constituye el medio de comunicacin entre las partes de un contrato de obra pblica o de servicios relacionados con la misma, en la que se registran los asuntos y eventos importantes que se presentan durante la ejecucin de los trabajos. 4.- Certificado digital: La constancia digital emitida por una autoridad certificadora que garantiza la autenticidad de los datos de identidad del titular del certificado. 5.- Contratista: La persona que celebre contratos de obras pblicas o de servicios relacionados con las mismas. 6.- Firma electrnica avanzada: El conjunto de caracteres que permite la identificacin del firmante en los documentos electrnicos o en los mensajes de datos, como resultado de utilizar su certificado digital y clave privada, la cual es creada bajo su exclusivo control por medios electrnicos.

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7.- Ley: La Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas. 8.- Medios remotos de comunicacin electrnica: Los dispositivos tecnolgicos para efectuar la transmisin de datos e informacin a travs de computadoras, lneas telefnicas, enlaces dedicados, microondas, vas satlites y similares. 9.- Notas de bitcora: El formato electrnico en que se registran los asuntos y eventos importantes que se presentan durante la ejecucin de los trabajos. 10.- Perfil: Las caractersticas especficas que distinguen a los usuarios del programa informtico, de acuerdo con el rol que desempean. 11.- Programa informtico BEOP: El sistema informtico diseado y autorizado por la Secretara para la elaboracin, control y seguimiento de la BEOP el cual garantiza la inalterabilidad de la informacin que en l se registre, mediante el uso de la firma electrnica avanzada. 12.- Reglamento: El Reglamento de la Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas. 13.- Residente de obra: El servidor pblico designado por escrito por la dependencia o la entidad de que se trate, para llevar la administracin y direccin de los trabajos y cuyas funciones son las que seala el Reglamento. 14.- Secretara: La Secretara de la Funcin Pblica. 15.- Superintendente de construccin: El representante del contratista ante la dependencia o la entidad de que se trate para cumplir con los trminos y condiciones pactados en el contrato, en lo relacionado con la ejecucin de los trabajos.

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16.- Supervisor de obra: El servidor pblico designado por la dependencia o la entidad de que se trate, o bien, la persona fsica, incluso el representante legal de una persona moral, nombrada por contrato, y cuyas funciones especficas son las que establece el Reglamento. 17.- Usuarios finales: El residente de obra, el supervisor de obra y el superintendente de construccin.

3.2.- OBTENCIN DE CERTIFICADO DIGITAL

El Cliente y Contratista se obligan a obtener el certificado digital ante la agencia o autoridad certificadora, en los trminos del Acuerdo, los certificados digitales (firma electrnica avanzada) del Residente de Obra y del Superintendente de Construccin, as como del personal tcnico que faculten para utilizar la bitcora electrnica, al menos con cinco das hbiles de anticipacin al inicio de los trabajos, en el entendido de que en caso, de que el contratista no cumpla con esta obligacin el cliente podr dar inicio al procedimiento de rescisin del contrato.

3.2.1.- Habilitacin en el Sistema

Una vez que el contratista cuente con los certificados digitales de su Superintendente, as como del personal tcnico que faculte para utilizar la Bitcora, deber comunicarlo por escrito al cliente, suministrando la informacin de las personas que hayan sido habilitadas con su certificado digital, a efecto de que PEP instruya al Administrador Local del programa informtico BEOP y proporcione a el contratista las claves de usuario y contraseas de acceso de su personal autorizado.

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La informacin que debe proporcionar el contratista, en los trminos del prrafo que antecede, consiste de lo siguiente: a) Nombre, denominacin o razn social de el contratista, domicilio (que deber coincidir con el proporcionado en la clusula relativa del contrato), clave del Registro Federal de Contribuyentes, nombre de su representante legal, nmero telefnico y direccin de correo electrnico.

b) Nombres de las personas habilitadas con su firma electrnica que funjan como Superintendente de Construccin y del personal tcnico que haya sido facultado para utilizar la BEOP; claves de su Registro Federal de Contribuyentes; CURP (en su caso), profesiones y cargos que

desempearn dentro del contrato; nmero telefnicos donde podrn localizarse; direcciones de correo electrnico, as como datos de los documentos en los que conste su designacin oficial por parte del representante de el contratista. A efecto de encontrarse el contratista en condiciones de hacer uso del sistema BEOP, se obliga a contar, con tres das hbiles de anticipacin a la fecha pactada para el inicio de los trabajos, al menos con la infraestructura tecnolgica siguiente:

Hardware:

Figura No. 22
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Software:

Figura No. 23

3.2.2 Adiestramiento
El material desarrollado por la Secretara de la Funcin Pblica incluye un tutorial de capacitacin y el manual de operacin del sistema, estas herramientas permiten proporcionar el adiestramiento necesario para el Residente de Obra y para el Superintendente de Construccin de EL CONTRATISTA, as como del personal tcnico que faculten para operar el Sistema de Bitcora Electrnica.

La cuestiones tcnicas relacionadas con la operacin del sistema BEOP, se contienen en el Manual que como Apndice I de este Anexo forma tambin parte integrante de este Contrato, por lo que agotado el adiestramiento referido en el prrafo que antecede, el contratista no podr aducir el desconocimiento de la forma de utilizar la Bitcora durante la ejecucin de los trabajos de la obra materia del Contrato.

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3.3.- USO DE LA BITCORA

El cliente y el contratista, se obligan durante la ejecucin de los trabajos a utilizar invariablemente el sistema de bitcora electrnica a que se refiere el contrato y este anexo, ajustndose a las condiciones siguientes:

1.- Debern efectuarse, en los trminos de la Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas y su Reglamento, en forma enunciativa y no limitativa, las anotaciones siguientes:

a) La apertura de la Bitcora, a cargo del Residente de Obra.

Nota 1 Se iniciar con una nota especial relacionando la fecha de apertura, datos generales de las partes involucradas, nombre y firma del personal autorizado, domicilios y telfonos, datos particulares del contrato y alcances descriptivos de los trabajos y de las caractersticas del sitio donde se desarrollarn, as como la inscripcin de los documentos que identifiquen oficialmente al personal tcnico que estar facultado como representante de la contratante y del contratista, para la utilizacin de la Bitcora, indicando a quin o a quines se delega esa facultad. Adicionalmente deber preverse la circunstancia de que se d apertura a diversas bitcoras cuando por las caractersticas, complejidad y magnitud de los trabajos, sea necesario asignarlas a diversos frentes de trabajo.

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Nota 2 En forma inmediata a la nota de apertura, se precisarn los aspectos siguientes:

1.- El horario durante el cual podrn asentarse notas y consultarse la Bitcora, que deber coincidir con las jornadas de trabajo de campo.

2. Plazo mximo para firma de la notas, acordando las partes que se tendrn por aceptadas vencido el plazo convenido.

3. Las notas firmadas electrnicamente sern inmodificables.

4. La regulacin de forma de autorizar y revisar estimaciones, nmeros generadores, cantidades adicionales o conceptos no previstos en el contrato, as como lo relativo a las normas de seguridad, higiene y proteccin al ambiente que deban implementarse.

a) La formulacin de instrucciones que formule el Residente al Superintendente de Construccin, as como la recepcin de solicitudes que ste haga a aqul.

b) Los avances y aspectos relevantes que se susciten durante la ejecucin de la obra, como pueden ser, las suspensiones, las modificaciones, los avances tcnico financieros, aclaraciones, atrasos en la ejecucin, penalizaciones, entre otros.

c) En su caso, la toma de decisiones tcnicas que tenga que adoptar el Residente de Obra para la adecuada ejecucin de los trabajos, as como la resolucin de consultas, aclaraciones, dudas o autorizaciones que formule

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el Superintendente de Construccin o Supervisor de Obra con relacin a los derechos y obligaciones del contrato.

d) Las fechas en las que se presentan las estimaciones, as como el registro del atraso en el programa de ejecucin por la falta de pago de las estimaciones. e) La notificacin que haga, en su caso, el contratista al cliente, cuando se percate de la imposibilidad de cumplir con el programa de ejecucin convenido.

f) La autorizacin que, en su caso, conceda la residencia de obra para la ejecucin de cantidades adicionales o conceptos no previstos en el catlogo original del contrato, y/o las rdenes de trabajo correspondientes.

g) El control diario de los conceptos respecto de trabajos realizados a precios unitarios no considerados en el catlogo original, sobre todo cuando no sea posible, dentro del trmino establecido, la conciliacin y autorizacin de precios extraordinarios.

h) La terminacin anticipada del contrato en caso de suscitarse.

i) En su caso, la notificacin de terminacin de los trabajos.

j) El cierre de la bitcora, la que se consignar en una nota que d por terminados los trabajos.

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k) Los dems aspectos e incidencias que se requiera hacer constar en el desarrollo de los trabajos, de conformidad con la Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas y su Reglamento, as como con el presente contratos y sus anexos.

2.- El contenido de cada nota precisar, segn las circunstancias de cada caso: nmero, clasificacin, fecha, descripcin del asunto, y en forma adicional ubicacin, causa, solucin, prevencin, consecuencia econmica, responsabilidad si la hubiere, y fecha de atencin, as como la referencia, en su caso, a la nota que se contesta.

3.- Las notas aparecern numeradas y fechadas consecutivamente, en forma ordenada y los asientos debern efectuarse sin abreviaturas.

4.- Cuando resulte necesario se podrn validar oficios, minutas, memoranda y circulares, refirindose en la nota respectiva al contenido de los mismos.

5.- Todas las notas debern quedar cerradas y resueltas, o especificarse que su solucin ser posterior, debiendo en este ltimo caso, relacionar la nota de resolucin con la que le d origen.

6.- Cada nota deber firmarse en forma electrnica.

7.- Todas las bitcoras que se abran en los diversos frentes de trabajo que las partes estimen necesario asignar, se sujetarn a los trminos y condiciones del presente anexo, para lo cual invariablemente se deber tomar como referencia la fecha de inicio de los trabajos del frente que corresponda.

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CAPTULO IV
ESPECIFICACIONES GENERALES

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4.1- ESPECIFICACIONES GENERALES 4.1.1- Objetivo

Proveer de una herramienta informtica eficiente que apoye durante el desarrollo de las Obras Pblicas en su supervisin, vigilancia, control y revisin, permitiendo a las personas autorizadas, llevar a cabo en ella registros y consultas de manera transparente, fcil, moderna, completa, veraz, ordenada e inmediata.

4.1.2.- Alcances
El desarrollo de la bitcora electrnica de obra se adecuar a los requisitos de la Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas y su Reglamento, a fin de sustituir a la bitcora de obra fsica tradicional en las obras que se realicen en Dependencias del Gobierno y sus Organismos Subsidiarios. Para su desarrollo se deber de realizar el diseo del sistema, desarrollo del prototipo, pruebas del prototipo, construccin, pruebas e implantacin y documentacin del sistema, incluyendo el desarrollo e implementacin de la firma electrnica en el sistema, obteniendo un sistema nico para toda Dependencia del Gobierno.

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4.1.3.- Portada
Cada bitcora electrnica deber de tener una portada donde aparecer el nombre de la empresa Dependencia del Gobierno, el del Organismo Subsidiario, y el del rea responsable de la ejecucin de los trabajos, nmero de contrato, descripcin de la obra, nombre de la contratista y la identificacin Bitcora de Obra.

4.1.4.- Notas
Para las notas se propone cumplan con las siguientes caractersticas: El encabezado de cada hoja deber de contener el nmero de contrato y nmero de folio. Cada nota contendr nmero, descripcin del asunto y si es el caso, la referencia a otra(s) nota(s). Las notas podrn guardarse en forma preliminar, y ser hasta que se firmen electrnicamente cuando se agregue a la bitcora, asignndole el nmero de nota y fecha que ser dado automticamente. No se podr modificar una nota una vez firmada por una de las partes. Clasificar las notas en base a un catlogo (fase, tema, procedimiento, si requiere respuesta, etc.), a fin de facilitar el seguimiento y consulta. Que el usuario pueda adicionar ms datos al catalogo de clasificacin de notas. Relacionar o hacer referencia a notas anteriores. Revisin de ortografa y de gramtica.
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Adjuntar archivos de cualquier tipo: Power Point, Word, Acrobat, JPG, etc..., en caso de que se requiera apoyar a la nota con mayor informacin. Envo de avisos por correo, en los siguientes casos: De las notas del da, con la opcin de que sea al final de la jornada, en determinado tiempo o fecha. Cuando este por vencer el plazo para firmar una nota de la otra parte.

Incluir notas guas (formatos) consideradas en la normatividad como anotaciones obligatorias en bitcora as como incluir notas guas con base en la experiencia, con la finalidad de que apoyen a la supervisin en el llenado de las mismas, y evitar alguna omisin de datos. Las notas guas debern de cumplir con las caractersticas anteriores adems de lo siguiente: a) Incluir Tips que ayuden al supervisor y al superintendente en recordar que tiempos o algn requisito debe de cumplir. b) Cuando sea el caso, ligar a los procedimientos administrativos para la obra pblica y/o a la normatividad. c) Seccin para hacer anotaciones libres.

4.1.5.- Control de notas

1.- Avisos cuando vaya a vencer el plazo para autorizar la nota, con base al plazo establecido en la validacin del instrumento. 2.- Relacin de las notas pendientes de cerrarse (requieren respuesta) 3.- Incluir una seccin de recordatorios, donde cualquiera de las partes puedan dejar recordatorios de.algn pendiente para determinada fecha.
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4.1.6.- Reportes
Los reportes se visualizarn en pantalla con opcin de imprimirse, se proponen los siguientes:

Bitcora completa Notas: Por rango de fechas. Por tipo de clasificacin. Abiertas (sin concluirse) Vencidas y por vencerse el plazo para autorizarse. Sin autorizacin

4.1.7.- Firma electrnica

Este instrumento es el que da la pauta para poder sustituir a la bitcora tradicional con la bitcora electrnica, el cual debe de cumplir con los lineamientos que establezca la Secretara de la Funcin Pblica.

4.1.8 Seguridad
Acceso al sistema en dos niveles: de consulta y los autorizados para hacer anotaciones en la bitcora (Residente, Supervisor, Superintendente de construccin), estos ltimos independientemente a la firma electrnica que debern de tener para dar autenticidad al contenido.
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El usuario de consulta podr acceder a varias bitcoras dependiendo del mbito de su competencia. Validar el acceso al sistema segn los horarios establecidos en la nota de validacin de este instrumento (bitcora). Deber de contar con un mdulo de auditoria donde se registre la fecha y hora de entrada al sistema de los usuarios y las acciones realizadas por ellos. Para el caso de que se requiera tener acceso desde Internet, se deber de contemplar el esquema para que solo determinadas direcciones de red puedan accesar al sistema, independientemente de las restricciones implementadas por los administradores de las redes corporativas de la Dependencia de Gobierno.

4.1.9.- Disponibilidad
Adems de que el sistema se instale en un servidor central, este deber de poderse instalar en una computadora en un ambiente local con Windows 2000 o superior, con la opcin de poder sincronizar los datos de la computadora local con el servidor central y viceversa va Internet, intranet, conexin telefnica, etc... Considerar planes de contingencia en caso de problemas con el sistema, cadas de comunicaciones, base de datos, servidor de aplicaciones, etc... Para el caso de las bitcoras en una computadora local, considerar los esquemas de respaldo de la informacin (disco compacto, disco externo, etc...), as como la sincronizacin con el servidor central.

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4.1.10.- Documentacin
La documentacin deber estar formada por tres manuales (manual del usuario, manual tcnico del sistema y manual de administracin de la base de datos), mismos que se debern llevar a cabo a lo largo del proyecto.

4.1.11.- Especificaciones Tcnicas

Ambiente de Produccin A continuacin se listan los requisitos software para las versiones local y servidor: a) REQUERIMIENTOS MNIMOS EN EL SERVIDOR Sistema Operativo: o Windows 2000 Server o o Windows XP Profesional con SP 2 o o Windows Server 2003 Standard Edition con SP 1 o IIS (Internet Information Server) 5.0 o superior. Si no tiene instalado el IIS elija: Inicio > Panel de Control > Agregar o quitar Programas > Agregar o quitar Componentes de Windows > Servidor de Aplicaciones > Detalles > Debe activar o ASP. Net, o Internet Information Services (IIS). o En la opcin del IIS > Detalles > Debe tener activado: Archivos Comunes Front Page 2002 Server Extensions Internet Information Services Manager SMTP www
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o SQL Server 2000 Standard Edition o Total Espacio en disco duro estimado: 4GB

b) INSTALACIN DEL .NET FRAMEWORK 1.1 o Si el servidor no tiene instalado el .NET Framework, este se deber instalar ejecutando el archivo DOTNETFX.EXE que viene en el CD de instalacin de la aplicacin

o NOTA: En Windows 2003 el .NET Framework ya esta instalado. No ser necesario realizar este paso.

c) REQUERIMIENTOS MNIMOS EN EL CLIENTE 1.- Internet Explorer 6.0 o posterior. 2.- El PLUGIN de FLASH. 3.- El Acrobat Reader versin 6.0 o mayor. 4.- El componente segurisign.ocx GenKey.ocx, depender de acuerdo a la versin del certificado emitido.

4.1.12.- Ambiente de desarrollo

A) El sistema y reportes debern ser desarrollado en ambiente WEB utilizando la infraestructura VISUAL STUDIO .NET y la base de datos para almacenar la informacin deber de ser SQL_SERVER; o en alguna otra herramienta que este de acuerdo con las polticas institucionales que son determinadas por el rea de Tecnologa de Informacin.

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B) Para el anlisis, recabar los requerimientos del usuario y documentar el sistema. C) Seguir estndares de diseo, se recomiendan las herramientas de Macromedia. D) Establecer estndares de codificacin donde se detalle el formato de comentarios, nombres de variables, archivos y objetos. E) Mantener un control de versiones de cdigo. F) Los equipos que usarn el sistema de Bitcora, debern tener instalado el Internet Explorer 6.0 o posterior, acceso a la intranet de la dependencia, instalar localmente el componente .ocx para firma electrnica, PLUGIN de FLASH y el Acrobat Reader versin 6.0 o mayor.

4.1.13.- Accesibilidad
En todos los procesos del sistema, se debe seguir el principio de permitir que el usuario haga ms con menos clics. Para lo cual se debe cuidar que la interfaz sea amigable y fcil de usar. Por lo que, en la medida de lo posible se deben cumplir con las normas de accesibilidad de aplicaciones web establecidas por la World Wide Web Consortium.

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LIBRO DE OBRA

Figura No. 24

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INFORME DE OBRA

Figura No. 25

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PRESUPUESTO

Figura N. 26

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CONCLUSIONES
Mi experiencia en el uso de la BITACORA ELECTRONICA, me ha dejado un conocimiento importantsimo en el manejo adecuado de la informacin que prevalece durante la ejecucin de una obra. Los puntos importantes que hay que tomar en cuenta para anotarlos en ella, como lo son las fechas de apertura, modificaciones al contrato, modificaciones de ingeniera, paro de actividades por problemas de orden natural, trmino de obra, etc. Este programa facilita el acceso a la informacin, apoya la transparencia, el control y seguimiento en la ejecucin de la obra pblica. Se dise un curso denominado Introduccin al Sistema de Bitcora Electrnica de Obra Pblica para la Administracin Pblica Federal (BEOP), en el cual participe, y me sirvi para identificar los elementos bsicos del marco normativo y regulatorio de la BEOP, y manejar el Sistema de la Bitcora Electrnica de Obra Pblica como Administrador de Dependencia, Administrador Local y Usuario Final (Residente, Superintendente de Construccin y Supervisor de Obra) en esta materia y la metodologa para su ejecucin, en el mbito de la Administracin Pblica Federal.

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BIBLIOGRAFA
Secretaria de la Funcin Pblica funcionpublica.gob.mx Petrleos Mexicanos Cmara Nacional de la Industria de la Construccin Cmara Nacional de Empresas de Contralora http://capacitacionbepo.funcionpublica.gob.mx CEMIC Curso: Introduccin al Uso de la Bitcora Electrnica en Obra Publica Federal. Reglamento de la Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas, Ttulo Tercero De las Obras y Servicios por Contrato Captulo Cuarto La Ejecucin, Seccin II Bitcora

Reglamento de la Ley de Obras Pblicas art. 93, Edicin 2010 IMCYC Instituto Mexicano del Cemento y del Concreto, A.C. Revista Construccin y Tecnologa Julio 2000 Todos los derechos reservados Reglamento de la Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las mismas: art. 10, art. 73, art. 74. Art. 77, art. 54, art. 103, art. 86, art. 97, art. 214, art. 78, Edicin 2010

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