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Administracin de Compras y Materiales Las compras son una actividad administrativa que va mas all del sencillo hecho

de comprar. Incluye actividades de plantacin y poltica que abarca un amplio rango de actividades relacionadas y complementarias .Algunas de estas actividades relacionadas son: la investigacin y desarrollo requeridos para la seleccin adecuada de los materiales y de las fuentes de abastecimiento ; la certeza de la entrega; la inspeccin de los embarques que llegan con objeto de asegurar que su calidad y cantidad sean las adecuadas; el desarrollo de procedimientos para implantar polticas de compra; la coordinacin de las actividades de compras con otras divisiones internas relacionadas tales como ingeniera, produccin y contabilidad; y el desarrollo de comunicaciones efectivas con la alta gerencia con el fin de asegurarse una evaluacin completa del rendimiento de la funcin de compras. Una de varias actividades que tratan con la plantacin, adquisicin y utilizacin en los materiales en el proceso de produccin es la misma administracin de materiales. La razn bsica de este criterio organizativo es evitar que las partes involucradas entren en conflicto. El concepto de administracin de materiales como una funcin cuyo objetivo es lograr el costo global mas bajo de los materiales para la firma compradora y presenta los principios en cada rea conforme se relacionan e interaccionan uno con otro y con las operaciones de compra. Otro objetivo consiste en el mantenimiento o conservacin de la calidad adecuada. La calidad se refiere principalmente a lo adecuado que sea un artculo en lo que se refiere al cumplimiento de su propsito. Un objetivo final de un departamento de compras exitoso consiste en el desarrollo de relaciones internas que conduzcan a la comprensin y armona entre las diversas unidades organizativas dentro de la empresa. Las decisiones y acciones del departamento de compras afectan a entidades tales como el departamento de produccin, finanzas, inspeccin, ingeniera, ventas y contabilidad. A continuacin describiremos brevemente el proceso de compras: Reconocimiento de la necesidad Descripcin de la necesidad Seleccin de fuentes. Determinacin del precio Colocacin del pedido Seguimiento del pedido

Verificacin de facturas Mantenimiento de registros Relaciones profesionales con el proveedor Parece muy obvio lo que la gerencia espera es habilidad en las compras bsicas, experiencia y capacidad. Este es un engranaje necesario para continuar la operacin eficiente de la fabricacin o servicio. A continuacin se identifican algunas habilidades importantes: Negociacin: El departamento debe ser capaz de negociar efectivamente con los proveedores en todos los niveles de la administracin, mientras que al mismo tiempo debe animar su respeto y confianza. Este arte requiere que el agente de compras sepa cuando detenerse durante un intercambio en el cual entran en conflicto los objetivos de ambas partes. El proveedor intentara obtener el precio mas elevado posible mientras que el comprador deber reducir el precio tanto como sea posible de la misma manera, por lo tanto, el arte de la negociacin esta en llevar un precio a un rea razonable mientras se conservan el respeto y la cooperacin. El arte de la negociacin tambin se extiende naturalmente a las otras variables y compras y ventas, tales como fecha de entrega, condiciones, etc. Formulacin del contrato Otro aspecto tcnico de la funcin de compras involucra la habilidad en los procedimientos de formulacin de contratos, particularmente en la creacin de contratos generales y en su adaptacin a situaciones de diferentes proveedores. Compras a futuro y cobertura Conforme se encare al futuro, las realidades de los cambios de precio errticos y con frecuencia sbitos sern mas pronunciadas, principalmente como resultados de la escasez internacional de muchas materias primas. Por lo tanto, el departamento de compras debe conocer todas las posibilidades que puedan evitar riesgos, incluyendo solicitudes para compras de artculos a futuro. Profesionalismo En cuanto a los aspectos tcnicos de la posicin de compras, es el deseo que el candidato de muestras de profesionalismo ante la gerencia. Esto incluye afiliacin con las organizaciones locales y nacionales de compras, as como la participacin en aquellas actividades dirigidas hacia la mejora de las capacidades personales tales como la comunicacin y comprensin. Esto implica la capacidad organizativa para reclutar, dirigir y motivar al personal tanto a su nivel como subordinado. Para obtener un desempeo mximo de otras personas,

es necesario tener empata y un agudo sentido de las motivaciones individuales as como paciencia. tica Finalmente, un punto muy importante en los requisitos para el trabajo gerencial, lo constituye una elevada tica por parte del personal de compras y el departamento procurara colocar esta responsabilidad en manos de personas que tengan estndares ticos y morales muy elevados. Compras y la Responsabilidad Social Un rea en la cual el departamento de compras puede desempear un papel socialmente responsable, es en la utilizacin de los recursos naturales. Una poblacin que va creciendo con elevadas expectativas econmicas y algn da consumir los recursos finitos del planeta. El empleo de materiales reprocesados, los gerentes de compras tambin puede prestar un servicio positivo a su organizacin y a la sociedad en general. La crisis de la energa estar presente y es importante que desarrollen fuentes de energa mucho ms productivas y durable que las presentes. Compras y las Relaciones Pblicas Una empresa tiene relaciones personales en muchas direcciones diferentes. Hay relaciones entre la empresa y grupos como el gobierno, la comunidad, la industria y la sociedad entera. Puesto que el departamento de compras es responsable de las relaciones con los proveedores, resulta claro que tienen un papel importante para cultivar y mantener buenas relaciones publicas para la compaa, repercutiendo sobre los dos tipos de relaciones publicas que puede tener una empresa : internas y externas. Las Compras y La Administracin de Materiales en Los Sectores Pblicos y No Lucrativos Hay poca diferencia entre las compras pblicas y las privadas. Ambos tipos involucran la compra de artculos para uso y procesamiento ms bien para reventa y ambos comprenden cantidades sustanciales y grandes transacciones individuales. Ambos tienen objetivos semejantes, pero tambin hay diferencias significativas: Fuente de autoridad: La autoridad para las compras pblicas se deriva de las leyes. Estas incluyen las leyes y constituciones estatales y federales, as como las leyes y ordenanzas locales. Las leyes no solo crean las dependencias de compras sino que tambin instituyes impuestos para asegurar los fondos que provean para sus funciones. Por lo tanto, el agente de compras

pblicas es responsable ante un cuerpo legislativo y en ltima instancia, ante los votantes que eligen esos legisladores. Restricciones legales Los reglamentos se proyectan para impedir el favoritismo personal por parte de los funcionarios pblicos y para asegurarse que todos los proveedores calificados tengan igual oportunidad de hacer ofertas sobre los negocios gubernamentales. En general, requieren que una dependencia convoque a concurso. Adems, las ofertas deben ser abiertas pblicamente y la concesin se hace al proveedor responsable cuyo precio sea mas bajo. En contraste, la industria puede negociar secretamente, comprar sin un concurso competitivo, conceder contratos a cualquier proveedor y no divulgar informacin relacionada con sus compras. Compras locales y estatales A LA mayora de las unidades pblicas tiene un departamento de compras organizado. Hay una variacin considerable en el alcance de la autoridad y en la cantidad de compras que estos departamentos hacen. En algunos estados los agentes adquieren casi todo lo que es utilizado por los organismos e instituciones estatales. Hay una tendencia creciente hacia la centralizacin de las compras a nivel de condado o municipio, aun cuando en este aspecto los condados estn retrasados respecto a las ciudades y a los estados. Administracin del Personal Las fuentes de donde se contratan los empleados de compras se agrupan en dos categoras. Fuentes internas y externas, algunas de las ms importantes son los anuncios clasificados y desplegados. Las principales fuentes ms importantes de contratacin son: Transferencia dentro de la organizacin Anuncios clasificados Seleccin del personal de compras: Solicitudes Entrevistas Pruebas Entrenamiento en la universidad Entrenamiento en el servicio Compensacin del personal

Compensacin intangible Certificacin profesional Procedimientos Bsicos de Compras Puesto que hay amplias variaciones entre las industrias, compaas, productos y personal, no resulta factible establecer un solo conjunto de procedimientos que se puedan aplicar a todos los casos. Sin embargo, los siguientes pasos deben ser llevados a cabo, de una forma u otra, pata completar una transaccin de compras. Estos pasos deben ser llamados, las etapas bsicas de la operacin. 1. Reconocimiento de la necesidad. 2. Descripcin de requerimiento. 3. Seleccin de las fuentes y posibles del suministro. 4. Descripcin del precio y disponibilidad. 5. Colocacin del pedido. 6. Seguimiento y activacin de la factura. 7. Discrepancias de procesamientos y rechazos. 8. Cierre de los pedidos completados. 9. Mantenimiento de los registros y archivos. Aplicacin a un Evento Laboral A raz de la lectura del libro, me queda claro que este definitivamente tiene un papel muy importante en la carrera y en el da a da profesional de cada uno de nosotros. En mi particular caso, yo me dedico a la compra de medios, que ya por definicin es muy difcil ya que todos estos conceptos suenan perfectos, sin embargo muchos de ellos en la practica o mejor dicho en mi segmento; son utpicos. Como ejemplo, en Mxico los espectaculares son ilegales, existe una secretaria que los regula sin embargo solamente estn regulados alrededor del 20% de los que vemos en las calles, de la misma manera en que menciona la lectura aunque yo me dedique a la compra de medios, tengo un departamento de compras que esta involucrado conmigo en el proceso. Sin embargo si no te dedicas de lleno a esto , es a veces algo difcil de entender ( en mi caso mas , ya que mi comprador es Francs) el porque en Mxico aun se manejan las cosas debajo del agua , porque es tan difcil negociar con soporte , todo es verbal y todo a fin y al cabo se logra a travs de las buenas relaciones que uno puede ir generando a lo largo de su carrera ( claro esta que esto depender tambin de la categora en la que te desenvuelvas) .

Parte de lo que a m me mide mi departamento de compras y misma situacin que yo evalu en los distintos proveedores son las siguientes: Innovacin Precio Competitivo Calidad Tiempo de Respuesta Para mi estos son los criterios mas importantes a los que someto a los distintos proveedores , es importante mencionar que no necesariamente los redacte en orden de importancia , porque en realidad no existe tal orden , si hace falta alguno de estos componentes , seguramente en algn punto de la relacin laboral vamos a tener problemas , por lo tanto si no cumplen con alguno , se toma la decisin de no trabajar con ellos ya que, resulta mas cara una mala relacin laboral que buscar a otro proveedor que tal vez ofrezca un precio mas alto sin embargo lo compensa la calidad o el tiempo de respuesta etc. Es importante que el rango de precio no se salga del promedio a comprar, pero que tampoco desmerite el resto de las categoras. Esta situacin me sucedi justo en el tema de los espectaculares, que tanto menciono porque es uno de los ms delicados y es el segundo medio ms importante de mi campaa. Tratamos con un proveedor que ofreca un precio asombrosamente competitivo, sin embargo en tiempo de respuesta en calidad, y hablando de calidad me refiero a dos cosas: calidad en materiales y calidad en el servicio, los cuales eran psimos. Pague poco, si, tal vez, sin embargo tena que gastar continuamente por lonas arrugadas, rotas etc. Que si hubiera contratado a alguien aunque con un precio mas elevado, sin embargo que me garantizara tiempo de exposicin, monitoreo y sobretodo; servicio. Este es uno de los temas que ms se me vienen a la cabeza , debo reconocer que contar con un departamento de compras es tanto una ventaja como una desventaja , a veces te toma mas tiempo porque requieres de mas procedimientos , pero me queda claro en mi experiencia que todo el tipo de soportes con los que dicho departamento te ayuda , resultan un alivio a la hora de un problema adems de permitirte a ti como cliente tener una mejor relacin con el medio, porque aprenden a dividir entre tus solicitudes y el servicio que tienen que dar contra los requerimientos que solicita el rea que nos audita las compras . Administracion de Compras y Abastecimientos Introduccin Muchas veces al referirnos a compras utilizamos tambin la palabra adquisicin. Comprar y adquirir para fines prcticos es igual pero debemos tener claro que no es lo

mismo. Una compra es una adquisicin pero una adquisicin no necesariamente se da por medio de una compra. Adquirir significa hacerse dueo de algn objeto material o de algn derecho. Una adquisicin puede darse por varias vas, como lo son que nos hayan regalado dicho objeto o derecho, que nos lo hayan heredado, que hayamos hecho un trueque para conseguirlo, y otra de las vas para realizar una adquisicin es la compra, la cual involucra un desembolso monetario, es decir un pago por la obtencin de la propiedad de un bien o derecho. Por otro lado un abastecimiento implica realizar compras de manera cclica y su funcin es asegurar que haya los recursos materiales que la empresa requiere para su funcionamiento, el abastecimiento abarca la compra, recepcin y almacenamiento (mediante el control y rotacin de inventarios) de los recursos materiales. En las empresas las compras no se realizan por gusto, sino que son resultado del surgimiento de una necesidad (la cual tiene que ver con el logro de los objetivos de la empresa). Dicha necesidad debe de ser detectada y ubicada dentro de la empresa para as poder justificar que se efectu una compra que satisfaga dicha necesidad. Una vez detectada y justificada la necesidad el siguiente paso para realizar una buena compro (y de hecho por mucho el momento clave de las compras) es la eleccin del mejor proveedor, para lo cual debemos primero tener varias opciones de los proveedores que puedan satisfacer nuestras necesidades. Una vez teniendo nuestras opciones de proveedores las evaluaremos sus cualidades, las calidades que ofrecen, sus precios, el tiempo de entrega de los materiales y los tipos de financiamiento que tienen, en base a todo lo anterior se seleccionar al proveedor que mejor se acople y mejor satisfaga las necesidades de nuestra empresa y se efectuara la compra. Situaciones que dan origen a la compra en una organizacin Hay dos situaciones que dan origen a la compra en las empresas, la primera es cuando el departamento o encargado de compras recibe una requisicin de compras por parte de otra persona o departamento de la empresa. Y la segunda es cuando el propio encargado de las compras (ya sea persona o departamento) identifica una necesidad dentro de su departamento o de algn otro departamento que pueda ser cubierta mediante una compra Conceptualizacin del Departamento/ rea de Compras El rea de Compras es un equipo de la Gerencia Administrativa de la Compaa, el cual tiene la responsabilidad de obtener materiales, abastecimientos, productos y servicios que necesitan los dems departamentos de la empresa para realizar sus actividades, lo cual lo convierte en un mediador entre la empresa y los proveedores. Funciones que realiza el rea de Compras Dentro de las funciones que realiza el rea de compras podemos encontrar las siguientes: Investigacin de precios*, eleccin de proveedores, relaciones con los mismos, emisin de rdenes de compra, inspeccin de pedido, investigaciones de mercado*, cobertura de facturas. (*.- esto es solo cuando no hay un rea de mercadotecnia o si se realiza en colaboracin con la misma)

Objetivos e importancia del rea de Compra Debemos tener claro que el rea o departamento de Compras en una organizacin debe perseguir siempre los siguientes objetivos y Reduccin de los Costos y obtencin de utilidades: La reduccin de los costos se puede dar en varias vertientes, en la primera el rea de compras debe buscar trabajar con el menor nmero de recursos econmicos posibles, buscando la eficiencia y eficacia en sus procesos de seleccin de proveedores y operacin dentro de la organizacin. Al mismo tiempo se dice que el rea de compras es capaz de lograr una reduccin en los costos ya que ella es la responsable de buscar adquirir tanto la materia prima como los servicios que la empresa utiliza para el logro de sus objetivos, y al hacerlo debe de buscar conseguirlos al menor precio posible, ya sea mediante la bsqueda del proveedor que mejor trato les ofrezca o mediante la negociacin con los diversos proveedores. El adquirir los insumos a un menor precio (ojo, sin que ello signifique sacrificar calidad) se ver reflejado en la obtencin de un margen de utilidades mayor, y brindar un servicio El departamento de compras debe servir y apoyar a los dems departamentos de la organizacin en lo que se refiere a identificar y satisfacer las necesidades que cada uno de estos tenga y que puedan ser satisfechas mediante la realizacin de una compra. El servicio que otorga Compras se hace tangible mediante el asesoramiento que otorga para la contabilizacin, para realizar inventarios y para el almacenaje as como mediante la concertacin de contratos y convenios que puedan favorecer a otro departamento. El departamento de compras debe mantener informada a la administracin de todas sus actividades. Obtener financiamientos: El rea de Compras debe buscar que sus proveedores le otorguen financiamientos para realizar las compras, estos compromisos deben de realizarse solo mediante la autorizacin de la administracin y deben de seguir procedimientos estrictos que permitan su control, as como el cumplimiento con los parmetros que la empresa establezca para las compras, y Controlar los tratos comerciales con los proveedores El rea de compras debe de ser quien se encargue nicamente de las negociaciones con los proveedores, para evitar que otras personas se enteren de informacin que solo les interesa al comprador y al proveedor. Esta confidencialidad sirve para mantener buenas relaciones con los proveedores, lo cual nos otorga mayar confianza y seguridad en que recibiremos tanto el trato como la mercanca en las mejores condiciones y segn lo pactado y lo planeado. La importancia de Compras radica en el papel que desempea dentro de la organizacin para que sta tenga xito, ya que la utilidad en una entidad est determinada en gran medida por cuan efectiva fue la administracin de los bienes y servicios adquiridos.

Tipo de compra y abastecimiento: Para comprender las adquisiciones que la empresa lleva a cabo, las mismas se clasifican y agrupan segn su naturaleza y caractersticas, es necesario aclarar que sta clasificacin de las compras no es nica y puede variar dependiendo de cada autor y del enfoque o la visin del mismo y en el mbito empresarial debe acoplarse a las necesidades de cada Organizacin. A continuacin se presenta la siguiente clasificacin: Compras anticipadas: son las que pueden ser planeadas y llevadas a cabo de antemano, es el caso del abastecimiento. Tambin pueden ser compras especulativas, las cuales dependen del criterio que se tenga sobre el futuro. Compras de emergencia: Es cuando debemos realizar compras no planeadas, sin la cuales la empresa no podra cumplir con sus objetivos. Compras de excedentes: consiste en comprar ms de lo que se va a utilizar, para tener una reserva de materia prima en caso de emergencia, o imprevistos.

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