UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ESCUELA DE ADMINISTRACION PBLICA

ORGANIZACIN Y SISTEMAS AP5-1

Tema:

LA TCNICA DE ORGANIGRAMAS
Ventajas y desventajas de los Organigramas Metodologa para elaborar un Organigrama

Lenin Quilisimba Ing. Julio Calvopia Docente Universitario

INTRODUCCION

Entre los diversos instrumentos auxiliares con que cuenta el jefe para llevar a cabo su funcin organizativa, destacan por su importancia prctica, por un lado, los organigramas, como medio de representacin de la estructura, y, por otro, los Manuales de Organizacin, como sntesis descriptiva del contenido de dicha estructura. Por ello, en el presente trabajo vamos a ocuparnos de ambos instrumentos, examinando sus sugerencias, sus posibilidades y sus limitaciones.

CONCEPTO La tcnica ms conveniente usada para estudiar y planear la disposicin de los organismos, es el cuadro de organizacin (organigrama). Dicho cuadro muestra ordinariamente los agrupamientos de las actividades bsicas en departamentos y otras unidades, y tambin las principales lneas de autoridad y de responsabilidad entre estos departamentos y unidades. Pueden inscribirse en los cuadros las funciones y los ttulos de los puestos. Los cuadros de organizacin, van desde los esquemas ms sencillos, que meramente destaquen la estructura de las unidades principales, hasta los dibujos ms complicados, que procuran incluir todas las unidades secundarias y que se proponen indicar las menores variaciones en la categora de la autoridad, el entrecruzamiento de las relaciones entre los departamentos y algunas otra caractersticas. El organigrama es para R. Alluson un grfico que representa bajo forma de documento de conjunto, la estructura de una Empresa y permite darse cuenta, por medio de un dispositivo complementario, de las distintas relaciones, dependencias y conexiones que pueden existir entre los servicios. El organigrama es para Louis A. Allen un medio grfico de exponer datos de organizacin. Los organigramas son instantneas que muestran nicamente la organizacin oficial y la describen tal como estn en un momento determinado. Un organigrama anticuado es tan poco til como un peridico atrasado. Los organigramas son un valioso complemento al anlisis de la organizacin. Ponen al descubierto duplicaciones, dobles relaciones de dependencia, niveles mltiples, mbitos excesivos de supervisin y otras deficiencias.

1. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS ORGANIGRAMAS

El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas entre las que sobresalen las siguientes: 1. Obliga a sus autores aclarar sus ideas. 2. Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compaa, mejor de lo que podra hacerse por medio de una larga descripcin. 3. Muestra quin depende de quin; es decir, que permite establecer cierto orden dentro de la organizacin, sobre todo relacionado con las lneas de mando, es decir, a quin cada persona debera rendir cuentas y sobre quines puede influir. 4. Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una compaa, sus puntos fuertes y dbiles 5. Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseanza y medio de informacin al pblico acerca de las relaciones de trabajo de la compaa 6. Son apropiados para lograr que los principios de la organizacin operen. 7. Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la organizacin. 8. Se puede aplicar a cualquier tipo de organizacin: un partido poltico, un pequeo grupo de personas que desarrolla un proyecto comunitario, una pyme, una multinacional, entre otras cosas. 9. Permite establecer cierto orden dentro de la organizacin, sobre todo relacionado con las lneas de mando, es decir, a quin cada persona debera rendir cuentas y sobre quines puede influir. 10. Unida a la planificacin estratgica (misin, visin, valores y objetivos a largo plazo), sirve para llevar a la prctica los planes y obtener resultados. No obstante las mltiples ventajas que ofrece el uso de los organigramas, al usarlos no se deben pasar por alto sus principales defectos que son: Ellos muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera muchas relaciones informales significativas y las relaciones de informacin. No seala el grado de autoridad dispone a distintos niveles, aunque sera posible construirlos con lneas de diferentes intensidades para indicar diferentes grados de autoridad esta en realidad ni se puede someter a esta forma de medicin. Con frecuencia indican la organizacin tal como debera ser o como era, ms bien como es en realidad.

Algunos administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la organizacin es dinmica y permiten que los organogramas se vuelvan obsoletos. Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el status.

2. METODOLOGIA PARA ELABORAR UN ORGANIGRMA Proceso para la elaboracin de organigramas Autorizacin y Apoyo de los Niveles Superiores. La unidad encargada de elaborar los organigramas, podr intervenir por propia iniciativa, a peticin de parte o por rdenes superiores; sin embargo, la autorizacin que debe obtenerse de los niveles superiores representa el punto de partida de este procedimiento. La autorizacin traduce tambin el apoyo con que debe contar la unidad que realice el acopio de la informacin bsica para el diseo del organigrama. Por otra parte, es importante sealar que cuando los titulares de las dependencias y/o entidades, propongan modificaciones en su organigrama, como resultado de una propuesta de cambio en su estructura orgnica, derivada esta de exigencias sociales y a objetivos contemplados en el Plan Estatal de Desarrollo; se har necesario adecuar o ajustarse a la Ley Orgnica y al Reglamento Interior, con el fin de que exista congruencia entre su estructura y las disposiciones legales que rigen el funcionamiento de la dependencia en cuestin. Recopilacin de la Informacin: Deber especificarse la informacin bsica que se requiere y seguidamente establecerse los medios para su acopio, identificando sus fuentes. Informacin Bsica: Los datos que se han de reunir estn en funcin directa de las reas que se desea representar, as como del contenido especfico del organigrama. Determinando lo anterior, se realizar el acopio de la informacin correspondiente a: Los rganos que integran dicha (s) rea (s). El nivel jerrquico que ocupan en la estructura orgnica. Las relaciones que guardan entre ellos. La naturaleza de estas relaciones.

Las funciones que realizan y, en su caso, Los puestos y el nmero de plazas que los integran

Fuentes de Informacin: Para elaborar el organigrama de una dependencia o entidad, se tendrn como principales fuentes: Los archivos y centros de documentacin, que concentren la informacin requerida (leyes, reglamentos, manuales administrativos, etc). Los funcionarios y empleados responsables de la instancia de estudio. Mtodos de Recoleccin: A continuacin se sealan los principales mtodos para reunir la informacin bsica ya descrita: Investigacin Documental: La investigacin proveniente de este mtodo, es producto de la consulta bibliogrfica y en el caso particular que nos ocupa, las principales fuentes de consulta pueden ser las leyes y reglamentos que citan las atribuciones y obligaciones de la Dependencia o Entidad, el Plan Estatal de Desarrollo y el Plan Operativo Anual, que establece el compromiso de metas y programas a cumplir, as como los manuales administrativos que hacen referencia a las funciones y procedimientos a desarrollar por el objeto de estudio, etc. Investigacin de Campo: Se lleva a cabo mediante la entrevista con funcionarios de los distintos niveles de la unidad sujeta a investigacin, aplicando cuestionarios, o bien, celebrando con ellos entrevistas que permitan obtener la informacin requerida. La investigacin de campo, permite tambin verificar la informacin documental o complementaria con datos proporcionados por los titulares de las diversas unidades. Clasificacin y Registro de la Informacin:

Este paso es de vital importancia ya que es la instancia en la que organiza, clasifica y selecciona la informacin recopilada, de forma tal que los posteriores pasos encuentren dicha observacin adecuadamente presentada y concentrada para lo cual debern elaborarse formatos que permitan su manejo gil y claro.

Anlisis de la Informacin:

La informacin que ha sido recopilada, clasificada y registrada, deber someterse a un anlisis para detectar, entre otros aspectos, posibles lagunas y contradicciones en la misma. Antes de dar una interpretacin personal aclaratoria, deber buscarse la confirmacin de los datos que as lo requieran, por parte de los responsables de las reas sometidas a estudio. Diseo del Organigrama:

Los elementos grficos que se utilizan para representar a las unidades que componen la estructura orgnica, as como las relaciones existentes entre ellos, son: Figuras para representar los rganos. Lneas de conexin para indicar las relaciones existentes entre ellos. El elemento grfico esencial en el diseo del organigrama son las lneas de conexin, ya que representan las relaciones entre los rganos y la naturaleza de stas. En el siguiente apartado, se sealan algunas de las principales reglas para el diseo de los organigramas, debindose tener siempre encuentra que no existen normas rgidas, puesto que el propsito, el contenido y el mbito de cada organigrama, influyen de manera significativa en la representacin grfica. . TRES PASOS PROFESIONALES PARA CREAR UN ORGANIGRAMA DE EMPRESA Un organigrama empresarial sirve para representar grficamente la estructura jerrquica de la misma, aunque no su dinmica. Las ventajas de constituirlo son que asienta y deja muy claro cul es la organizacin de nuestro negocio y que funciones tiene cada uno en su trabajo. Contenido estructural es aquel que da prioridad a los tipos de estructuras de una empresa. Por lo general se suele dividir en departamentos o comisiones que realizan el mismo tipo de trabajo. Este contenido es el ms utilizado de todos. Contenido territorial Este tipo de informacin centra el esquema grfico en la ubicacin geogrfica de accin de la empresa. Puede dividirse en pases, ciudades, o por ejemplo en comunidades autnomas, todo va a depender de la extensin del volumen de negocio.

Contenido en relacin a los productos En este caso el organigrama tratara sobre el tipo de productos que ofrece la empresa y las funciones especficas adscritas a cada uno. Esta eleccin va a depender de cul sea el producto que se vende. CRITEROS PARA SU ELABORACION Sirve para representar grficamente la estructura y organizacin de la misma al elaborarlo pueden emplearse varios criterios: o Disposicin funcional o por departamentos Cuando la empresa se ordena por medio de departamentos, en cada uno de los cuales se concentran todas las tareas de un mismo tipo: departamento comercial, tcnico, social,... Esta disposicin es la ms utilizada en la organizacin o estructura centralizada empresarial, porque todos los puestos estn centralizados por el presidente o director general de la empresa. Disposicin territorial El criterio de ordenacin utilizado en este caso es la zona o sector de territorio que abarca, lo que permite conocer a fondo las caractersticas del mercado en ese mbito geogrfico, pudiendo adaptarse a sus necesidades. Disposicin divisional o por productos En este caso la distribucin del trabajo se realiza agrupando las funciones relativas a un producto o conjunto de productos con caractersticas comunes, lo que permite adaptar la poltica de la empresa a ese articulo o genero. Esta frmula de organizacin, as como la anterior son ejemplos de estructuras descentralizadas, en las que la organizacin general se divide en unidades menores, con una cierta independencia y objetivos propios. Tambin se puede ordenar los rganos de la empresa en las que aparecen varios criterios aplicados conjuntamente, en distintos niveles de la empresa. Normalmente en los niveles superiores se emplea en distribucin funcional, pudindose combinar, en otros niveles inferiores, con una divisin por zonas o por productos.

Convenciones y reglas importantes al momento de trabajar con un Organigrama.

1. Se recomienda que todos los entegramas sean del mismo tamao. 2. En los organigramas verticales, el mayor nivel jerrquico se encuentra en la parte superior. 3. Los entegramas del mismo nivel jerrquico se grafican a la misma altura. 4. No puede haber entegramas aislados. 5. En los organigramas verticales, a un entegrama se podr llegar o salir de l por una sola lnea de dependencia jerrquica, por el lado superior o por el lado inferior, respectivamente. 6. Las lneas de dependencia jerrquica no debern entrecruzarse. 7. Las lneas de dependencia jerrquica se grafican con lneas llenas. 8. En los organigramas verticales, las lneas de dependencia funcional se grafican con lneas de puntos, siempre horizontales y llegan o salen de los entegramas por los lados izquierdo o derecho. 9. No puede haber un entegrama que tenga una lnea que se conecte con nada. 10. En los organigramas verticales, el grfico general debe parecer una pirmide. 11. Se recomienda no mezclar las distintas formas de graficar un organigrama. 12. Siempre que la organizacin sea una S.A. deben graficarse la AGA (Asamblea General de Accionistas) y el Directorio. 13. Las secretarias (sin acento) no se grafican (distngase las Secretaras (con acento) por ej. Secretara de Asuntos Estudiantiles , que s se grafican; de las secretarias que cumplen la labor de asistentes de sus jefes). 14. Jerarqua sugerida por el curso (de mayor a menor): Gerente General, Gerencias, Departamentos, Secciones, Oficinas. 15. Para luego poder relevar nuevamente, se deben marcar en el organigrama y escribir al pie del mismo, aclaraciones referidas a los siguientes casos: _ Razones por las que se agregan entegramas que no estn mencionados explcitamente. _ Casos ambiguos, aclarando la opcin elegida y las razones por las que se eligi.

3. Ejemplos EJEMPLO 1
Almacenes Mayoristas S.R.L. es una empresa que ocupa en promedio 150 personas. Compra, vende y distribuye en todo el pas artculos de tocador y perfumera. En este caso se presentan como ejemplos un organigrama de cargos y un organigrama funcional. Para cada cargo se puede indicar la cantidad de personas que lo ocupan

EJEMPLO 2 Objetivos: Documente por medio de un organigrama la informacin que se detalla a continuacin. Detecte errores y realice sugerencias si considera necesario. La empresa "Todo Uso S.R.L." se dedica a la fabricacin y comercializacin de juguetes, artculos para el hogar e insumos de oficina. Se encuentra bajo la direccin de la Gerencia General, integrada por las Gerencias de: Produccin, Recursos Humanos y Ventas. La gerencia de Ventas se encuentra dividida en un departamento y una seccin. El departamento (Vendedores) est a cargo de los vendedores tanto internos como externos. La seccin que posee la Gerencia de Ventas, se dedica exclusivamente a la facturacin de las ventas, mediante un sistema provisto por el gerente de Recursos Humanos. La Gerencia de Produccin se encuentra departamentalizada por productos, lo cual facilita la administracin y divisin de las tareas a realizar. La compra de materia prima de los departamentos, se realizan mediante la seccin Compras, que depende directamente de la Gerencia de Produccin. La Gerencia de Recursos Humanos, se encuentra dividida en una seccin Reclutamiento (con una oficina de Bsqueda), y un departamento de Capacitacin. En este ltimo se encuentran dos secciones (Orientacin y Perfeccionamiento), cumpliendo as, las tareas que le son propias. Las tareas de registro contable, fueron terciarizadas al estudio contable "Alanis S.A.". Adems, la Gerencia General posee un asesor en materia contable que ayuda a controlar los resultados de la consultora contratada.

PREGUNTAS
1. El Organigrama es un instrumento que ayuda a detectar la duplicacin de funciones?

S, porque su objetivo es principalmente informativo de esta manera los mandos superiores y especialistas, conocen la estructura actual de la organizacin, y es su punto de partida para reconocer dualidad de funciones as como jefes con escasa subordinacin, el nmero demasiado crecido de subjefaturas dependiendo directamente de un propio jefe y por lo tanto la imposibilidad para este ltimo de asumir convenientemente su funcin, son defectos comunes en una organizacin que solo pueden salir a la luz gracias a una correcta elaboracin del organigrama. 2. Considera usted que puede detectar las anomalas existentes en la organizacin disponiendo de un organigrama? Entre la ventaja ms resaltante de un organigrama es que muestra quien depende de quin y tiene la particularidad de indicar a los administradores y al personal nuevo la forma como se integra la organizacin, por ende puede salir a la luz la ruta de las anomalas que existen en una organizacin y sus diferentes conexiones dentro de su dinmica 3. Usted est de acuerdo que el organigrama no tiene ningn valor cuando representa a la estructura de una organizacin equivocada? Los organigramas son instantneas que muestran nicamente la organizacin oficial y la describen tal como est en un momento determinado. Un organigrama anticuado es tan poco til como un peridico atrasado. Ponen al descubierto solapes y duplicaciones, dobles relaciones de dependencia, niveles mltiples, mbitos excesivos de supervisin y otras deficiencias. Un organigrama representa la estructura formal de una entidad. 4. Considera usted que cualquier persona est preparada para elaborar un organigrama para una empresa nueva o en funcionamiento? No, porque se requiere de conocimientos acadmicos y experiencia en el proceso de disear un organigrama, en realidad uno de los errores ms frecuentes en las empresas es delegar esta funcin al personal de mando medio, cuando en realidad quien debera asumir esta tarea es el Gerente General, ya que es quien conoce de manera ntegra la estructura de la organizacin y tiene mayores canales de informacin y comunicacin para la recopilacin y clasificacin de la informacin.

En el caso de una empresa extremadamente compleja por su estructura organizacional, es recomendable el asesoramiento de especialistas en organizacin y mtodos. 5. Qu pasos fundamentales se siguen para disear un organigrama? Autorizacin y apoyo de los niveles superiores. Acopio de la informacin. Clasificacin y registro de la informacin. Anlisis de la informacin. Diseo del organigrama