EL CONTROL EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANEACION

ORGANIZACION

CONTROL - Definir los estndares de desempeo - Monitorear el desempeo - Comparar el desempeo con los estndares establecidos - Emprender la accin correctiva necesaria para garantizar los objetivos esperados.

DIRECCION

EL CONTROL
Permite garantizar que las actividades reales se ajustan a las actividades planificadas. Es el proceso para lograr que ocurra algo de la manera cmo fue planeado. Monitorea la eficacia de las actividades de planificacin, organizacin y direccin.

Mide y corrige el desempeo para garantizar la consecucin de los objetivos y la realizacin de los planes.

Observa las desviaciones que se estn sucediendo durante el proceso, lo que nos permite tomar decisiones para corregir las fallas y lograr los resultados esperados.

LOS PASOS DEL PROCESO DE CONTROL

Corregir el desempeo y analizar standards y las medidas nuevamente.

Establecer normas y mtodos para medir el desempeo

Medir el desempeo

Existe concordancia Entre el desempeo Y las normas

NO

Decidir las medidas correctivas y reevaluar las normas

Crear estndares y medidas basadas en planes

SI

Continuar el el proceso establecido

LA IMPORTANCIA DEL CONTROL

El control crea sistemas de informacin que permiten tomar decisiones cada vez ms acertadas.

Debido as cambios en el ambiente competitivo, el control ha tomado mayor importancia.

Estas decisiones hacen que la organizacin responda adecuadamente a los retos del entorno.

Percibe los cambios del entorno, y sus repercusiones en el avance de la organizacin.

Todos los planes son vulnerables y estn expuestos a desviarse.

POR QU SE REQUIERE EL CONTROL?

Enfrentar el cambio

Crear mejor calidad

Agregar valor

Producir ciclos ms rpidos

Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo

QU CONTROLAR?

Rentabilidad Innovacin Calidad Calidad de la Vida en el Trabajo Competitividad Eficiencia

EL DISEO DE LOS SISTEMAS DE CONTROL

La clave es definir qu se debe controlar y la frecuencia se debe medir el avance. Crear sistemas e indicadores de medicin que sean fciles de monitorear. Teniendo en cuenta los objetivos, debe llevarnos a medir la satisfaccin del cliente. Es de vital importancia definir o identificar las reas claves de desempeo y los puntos estratgicos de control.

CMO IDENTIFICAR LAS REAS CLAVES DE DESEMPEO

Unidad de la organizacin que debe funcionar eficazmente para que toda la organizacin logre los resultados.

En cada una de estas reas es necesario definir normas que permitan una medicin lo ms entendible y clara posible.

Entre las reas claves establecidas por muchas compaas tenemos: produccin, mercadotecnia, recursos humanos, finanzas y contabilidad.

NORMAS USADAS EN LAS REAS CLAVES

MERCADOTECNIA Volumen de ventas Gastos en ventas Gastos para publicidad Desempeo individual de los vendedores. PRODUCCIN Calidad Cantidad Costos Desempeo individual en el trabajo. RECURSOS HUMANOS Relaciones laborales. Rotacin del personal. Ausentismo laboral.

FINANZAS Y CONTABILIDAD Gastos de capital Estados contables. Inventarios Flujo de capital. Liquidez.

LOS PUNTOS ESTRATGICOS DE CONTROL

Es de vital determinar los puntos crticos del sistema donde se vigilar. Donde se asimila la mayor cantidad de informacin que se tiene que reunir y evaluar. Reducen el volumen de informacin necesaria del rea en control. Es necesario concentrarse en los elementos ms significativos de una operacin. Porcentaje mnimo de actividades, producen una proporcin elevada de resultados, gastos o problemas.

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CENTROS DE RESPONSABILIDAD

CENTRO DE COSTOS Slo tiene a su cargo los costos CENTRO DE INGRESOS Slo tiene a su cargo los ingresos CENTRO DE UTILIDADES Es responsable de los costos e ingresos

CENTRO DE INVERSIONES Es responsable de los costos, ingresos e inversiones

CENTROS DE RESPONSABILIDAD
Centro de egresos (Productos)

Centro de ingresos.

PRESUPUESTO

Centro de utilidades (insumos)

Productos comparados con activos

Centro de inversiones
(productos menos Insumos)

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LOS SIGNIFICADOS DEL CONTROL

Como Funcin Restrictiva y Coercitiva:

Restringe ciertos tipos de desvos indeseables o de comportamientos no aceptados por la comunidad.

Utilizado para mantener automticamente un grado constante Como Sistema en el flujo o en el funcionamiento de un Automtico de sistema. Detecta desvos o Regulacin: irregularidades y proporciona la regulacin automtica necesaria. Como por ejemplo en una refinera.
Como funcin administrativa:

Es parte del proceso administrativo que incluye tambin la planeacin, organizacin y la direccin.

LOS TRES NIVELES DEL CONTROL

- Dirigido a largo plazo - Preocupacin por el futuro - Incluye toda la organizacin - Se enfoca en el ambiente externo - nfasis en la eficacia

CONTROL ESTRATEGICO

CONTROL TACTICO

- Dirigido a mediano plazo - Incluye cada departamento o unidad organizacional - Se enfoca en la articulacin interna - Dirigido a corto plazo - Incluye cada tarea u operacin - Se enfoca en cada proceso - nfasis en eficiencia

CONTROL OPERACIONAL

EL CONTROL EN TRES TIEMPOS

CONTROL PREVIO CONTROL CONCURRENTE Observacin Acompaamiento Inspeccin y Correccin Reuniones de Staff Sistemas de Datos y de Informacin Programas de Entrenamiento CONTROL POSTERIOR Informes Mensuales Informes Anuales Auditoras peridicas Investigaciones Revisin del Desempeo Evaluacin de los Resultados del Entrenamiento

Plan Estratgico Planes Tcticos y Operacionales Planes de Accin Presupuestos Descripciones de Cargos Objetivos de Desempeo Planes de Entrenamiento

HABILIDADES DE UN CONTROLADOR

Habilidad de trabajar tanto o ms rpido. Tener disponibles tantas alternativas diferentes como las que puede mostrar el sistema

Habilidad de traduccin. Elegir las alternativas correctas, dentro del conjunto disponible, para calcular las generadas por el sistema

Habilidad de procesamiento. Utilizar las alternativas a un ritmo por lo menos igual al del sistema.

CANTIDAD DE CONTROL

Eficiencia

Caos Cantidad de control

Rigidez

AUDITORAS
El trmino auditoria va ligado a la deteccin de fraudes, por lo menos en la mayora de los casos.

El encontrar un fraude es de hecho, es uno de los aspectos importantes de las auditorias.

Las auditorias tienen aplicaciones importantes, desde validar la honradez y justicia de los estados financieros. .

Hasta proporcionar una base crtica para las decisiones gerenciales.

En la nueva filosofa de control, el control de calidad casi ha perdido vigencia ahora el control se realiza en el proceso y no al final del proceso. Por lo que est basado en el autoliderazgo de control

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AUDITORIAS EXTERNAS
En caso se ajuste a los principios contables generalmente aceptados y si los aplicada debidamente. Implica la evaluacin independiente de las cuentas y los estados financieros de la organizacin. Revisan los activos y pasivos, e informes financieros con el objeto de verificar si estn completos y exactos.

El propsito es verificar si la empresa, al preparar sus estados financieros y al evaluar sus activos y pasivos.

AUDITORIAS INTERNAS
Generalmente son realizadas por miembros de la organizacin. El objetivo es ofrecer garanta razonable de que los activos de la organizacin estn debidamente protegidos. Que los registros financieros son llevados con la precisin y la confiabilidad suficientes para preparar los estados financieros.

Sobre todo para probar el desempeo de los sistemas de control, en muchos casos a esto se le llama auditoria de las operaciones.

Estas auditorias sirven a los directivos para evaluar la eficiencia de la operaciones de la organizacin.

La filosofa de las auditorias internas son el proceso administrativo se corrige as mismo

EL CONTROL FINANCIERO
Ventas

Materiales

Planillas

Servicios

SUNAT, Otros

Mermas, Prdidas