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LOS 7 HABITOS de la Gente Altamente Efectiva

3. ESTABLECER PRIORIDAD
Hacer Primero lo Primero Principios de Administracin Personal Hoy vamos a hablar del tercer hbito, que es el fruto personal, la realizacin prctica del primero y el segundo habito. En el primer hbito La Proactividad: "T eres el creador, t ests a cargo de todo". Se basa en los cuatro privilegios humanos de la imaginacin, la conciencia moral, la voluntad independiente y en particular la autoconciencia. El segundo hbito Definir tu Destino es la creacin primera o mental. Se basa en la imaginacin (la capacidad para visualizar) y en la conciencia moral (que es la capacidad para detectar nuestra propia singularidades y las directrices personales, morales y ticas que nos permiten llevarla felizmente a cabo). Supone el contacto profundo con nuestros paradigmas. Este tercer hbito, Establecer Prioridades, es la segunda creacin, la creacin fsica. Es la realizacin, la actuacin; es el ejercicio de la voluntad independiente. Es la puesta en prctica incesante, momento a momento. El tercer hbito es administrar la segunda creacin. La capacidad para "administrar bien", determina la calidad -e incluso la existencia- de la segunda creacin. Administracin es la fragmentacin, el anlisis, la secuencia, la aplicacin especfica, el control del tiempo, el autogobierno efectivo. La administracin es disciplina, puesta en prctica. Mientras que el liderazgo (segundo hbito) decide que es "lo primero", la administracin consiste en usar la voluntad independiente para tomar decisiones y elegir, y despus, actuar en consecuencia. La administracin es disciplina puesta en prctica.

LA ADMINISTRACIN DEL TIEMPO


La administracin del tiempo puede resumirse en una sola frase: Organizar y ejecutar segn prioridades.. En un concepto de administracin podemos decir que nuestro tiempo lo dedicamos a cuatro bloques de actividades, como muestra la matriz siguiente:
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Urgente significa que se necesita una atencin inmediata, casi al instante. Las materias urgentes son por lo general muy visibles, reclaman accin pero generalmente carecen de importancia. La importancia por otra parte, tiene que ver con los resultados. Si algo es importante, realiza una aportacin a nuestra misin, a nuestras metas de alta prioridad. Ante las materias urgentes, reaccionamos. Las cuestiones importantes que no son urgentes requieren ms iniciativa, ms proactividad. Se requiere actuar para no dejar escapar la oportunidad. Cada cuadrante marca un estilo de vida, aunque es posible que todos en alguna ocasin tengan experiencias de los cuatro cuadrantes: Cuadrante 1: Es urgente e importante. Tiene que ver con resultados significativos que reclaman atencin inmediata. Las actividades de este cuadrante generalmente se denominan crisis o problemas. Y casi siempre agotan o consumen a las personas. Cuadrante 3: Es urgente pero no importante. Las personas que estn en este cuadrante reaccionan ante las cosas urgentes suponiendo que son importantes. Pero la realidad es que la urgencia de estas cuestiones a menudo se basa en las expectativas y prioridades de otras personas. Cuadrante 4: Es no importante y no urgente. Las personas que se centran en actividades de este cuadrante son irresponsables, dependen de otros, son gobernados por apremios bsicos y generalmente los despiden de sus empleos. Cuadrante 2: Es importante y no urgente. Este cuadrante es el corazn de la administracin personal efectiva. Las personas efectivas no se enfocan en problemas sino en oportunidades.

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INSTRUMENTOS DEL CUADRANTE 2 El objetivo de la administracin del cuadrante 2 consiste en organizar nuestras vidas con efectividad, centrndonos en nuestros valores y en nuestra misin personal. Y concentrndonos en lo importante y en lo urgente. Un organizador del cuadrante 2 tendr que satisfacer seis criterios importantes: Coherencia. Integridad entre misin y visin, roles y metas, prioridades y planes, deseos y disciplina. Deber tener el enunciado de su misin personal en un lugar especfico para poder remitirse constantemente a l.
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Equilibrio. La verdadera efectividad requiere equilibrio y su herramienta tiene que ayudarle a crearlo y mantenerlo.
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Centrarse en el cuadrante 2. El mejor modo de hacerlo es organizar la vida sobre una base semanal. Luego de esto la clave es ordenar lo que est en la agenda por prioridades y esto ya es ms fcil de hacer en el contexto de la semana.
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Una Dimensin "Humana". Usted necesita una herramienta que no slo distribuya el tiempo sino que tenga en cuenta las personas. En muchas ocasiones lo establecido en la agenda depende o involucra a alguna persona.
4.

Flexibilidad. Su Instrumento de planificacin tiene que estar construida en base a sus necesidades para que realmente le sea til.
5.

Ser Porttil. Su Instrumento tiene que ser porttil para que usted pueda llevarla consigo en cada momento.
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La organizacin del cuadrante 2 implica cuatro actividades clave:


Identificacin de Destino. Lo primero consiste en identificar los Objetivos clave y ponerlos por escrito.
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Seleccin de las Metas. Lo siguiente consiste en pensar dos o tres resultados importantes que uno cree que tiene que lograr en cada rol durante la semana, estos sern resultados como metas.
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Programacin Temporal. Estableciendo actividades en horarios concretos es la mejor forma de emplear su tiempo ya que podr controlar mejor sus tiempos y as alcanzar sus objetivos realizando todas las actividades que necesita hacer.
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Adaptacin Diaria. Se trata de un establecimiento de prioridades ms flexible.


4.

Algo importante que se tiene que tener en cuenta es que no se puede pensar en trminos de eficiencia cuando se trata de personas. Tienen sentimientos involucrados en algunas ocasiones difcilmente controlables que pueden llegar a alterar totalmente nuestra planeacin o programa. LA DELEGACIN Son muchos los que se niegan a delegar en otras personas porque les parece que ello consume demasiado tiempo y esfuerzo y que ellos mismos pueden realizar mejor la tarea. pero delegar en otras personas con efectividad es tal vez la actividad que por s sola potencia ms nuestra fuerza. la clave de la administracin efectiva es la delegacin. Existen dos formas de delegacin: 1. En Mensajeros 2. En encargados La delegacin en "mensajeros" es muy tpica de las personas que eran o son productores. Cuando estn en una posicin ms alta como supervisor siguen trabajando, no son capaces de dejar a las personas a su cargo libres de hacer las cosas porque temen que se vayan a equivocar. En cambio, la delegacin "en encargados" supone la comprensin clara y el compromiso mutuo, acerca de las expectativas en las reas de resultados deseados, directrices, recursos, rendicin de cuentas y consecuencias.

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PARADIGMAS DE INTERDEPENDENCIA
Lo ms importante de toda relacin no es

lo que decimos o hacemos, sino lo que somos. Y si nuestras palabras y acciones derivan de tcnicas superficiales de relaciones humanas ( la tica de la personalidad) y no de nuestro ncleo interior (la tica del carcter), los otros sentirn la duplicidad. En nuestras relaciones con otras personas debe de estar incorporada la confianza para que la comunicacin sea fcil, escuchen nuestras ideas y poder ser considerados como una opcin. A continuacin se presenta una lista de seis sencillas acciones que ayudaran a incrementar la confianza con las personas de su entorno: 1. Comprender al Individuo. El secreto reside en conocer lo que a la otra persona le gusta y hacerlo tan importante para uno mismo como lo es para la otra persona. 2. Prestar Atencin a las Pequeas Cosas. Las pequeas bondades y atenciones son muy importantes. En una relacin las cosas grandes son las cosas pequeas. 3. Mantener los Compromisos. Mantener un compromiso o una promesa es un depsito de suma importancia, romperlos representa una grave ofensa. 4. Aclarar las Expectativas.

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5. Demostrar Integridad Personal. La integridad personal genera confianza y esto trae muchos beneficios. 6. Disculparse Sinceramente Cuando Comete un Error. Se necesita mucha fuerza de carcter para disculparse con rapidez y de todo corazn.

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