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SENA CENTRO DE GESTIN ADMINISTRATIVA TECNLOGO EN GESTIN DEL TALENTO HUMANO

rea Gestin de Talento Humano Centro de Gestin Administrativa Grupo: 69423 Ficha: 261194

Presentado a: Instructor Pedro Nel Prieto Mojica

AUDITORIA

Presentado por: LuciaYamile Hidalgo Diana Milena Lemus Martha Liliana Rodrguez Claudia Surez Torres

Servicio Nacional de Aprendizaje Bogot, D.C. Noviembre 2.012

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1. Que es la Auditoria. La auditora puede definirse como un proceso sistemtico para obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas con informes sobre actividades econmicas y otros acontecimientos relacionados, cuyo fin consiste en determinar el grado de correspondencia del contenido informativo con las evidencias que le dieron origen, as como establecer si dichos informes se han elaborado observando los principios establecidos para el caso. 2. Antecedentes de la Auditoria. La auditoria es una de las aplicaciones de los principios cientficos de la contabilidad, basada en la verificacin de los registros patrimoniales de las haciendas, para observar su exactitud; no obstante, este no es su nico objetivo. Su importancia es reconocida desde los tiempos ms remotos, tenindose conocimientos de su existencia ya en las lejanas pocas de la civilizacin sumeria. Acreditase, todava, que el termino auditor evidenciando el titulo del que practica esta tcnica, apareci a finales del siglo XVIII, en Inglaterra durante el reinado de Eduardo I. En diversos pases de Europa, durante la edad media, muchas eran las asociaciones profesionales, que se encargaban de ejecuta funciones de auditorias, destacndose entre ellas los consejos Londinenses (Inglaterra), en 1.310, el Colegio de Contadores, de Venecia (Italia), 1.581. La revolucin industrial llevada a cabo en la segunda mitad del siglo XVIII, imprimi nuevas direcciones a las tcnicas contables, especialmente a la auditoria, pasando a atender las necesidades creadas por la aparicin de las grandes empresas ( donde la naturaleza es el servicio es prcticamente obligatorio). Se preanuncio en 1.845 o sea, poco despus de penetrar la contabilidad de los dominios cientficos y ya el "Railway Companies Consolidation Act" obligada la verificacin anual de los balances que deban hacer los auditores. Tambin en los Estados Unidos de Norteamrica, una importante asociacin cuida las normas de auditoria, la cual public diversos reglamentos, de los cuales el primero que conocemos data de octubre de 1.939, en tanto otros consolidaron las diversas normas en diciembre de 1.939, marzo de 1.941, junio de 1942 y diciembre de 1.943. El futuro de nuestro pas se prev para la profesin contable en el sector auditoria es realmente muy grande, razn por la cual deben crearse, en nuestro circulo de enseanza

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ctedra para el estudio de la materia, incentivando el aprendizaje y asimismo organizarse cursos similares a los que en otros pases se realizan.

3. Objetivos y finalidad de la auditoria. Generales Velar por el cumplimiento de los controles internos establecidos. Revisin de las cuentas desde el punto de vista contable, financiero, administrativo y operativo. Ser un asesor de la organizacin. Especficos: Revisar y evaluar la efectividad, propiedad y aplicacin de los controles internos. Cerciorarse del grado de cumplimiento de las normas, polticas y procedimientos vigentes. Comprobar el grado de confiabilidad de la informacin que produzca la organizacin. Evaluar la calidad del desempeo en el cumplimiento de las responsabilidades asignadas. Promover la eficiencia operacional. Auditora es una funcin de direccin cuya finalidad es analizar y apreciar, con vistas alas eventuales las acciones correctivas, el control interno de las organizaciones para garantizar la integridad de su patrimonio, la veracidad de su informacin y el mantenimiento de la eficacia de sus sistemas de gestin. 4. Clasificacin de la auditoria. Auditora Externa: es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una unidad econmica, realizado por un Contador Pblico sin vnculos laborales con la misma, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinin independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u opinin independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la informacin generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pblica, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la informacin examinada.

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Auditora Interna. es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una unidad econmica, realizado por un profesional con vnculos laborales con la misma, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulacin interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Pblica. Las auditoras internas son hechas por personal de la empresa. Auditora administrativa: es la que se encarga de verificar, evaluar y promover el cumplimiento y apego al correcto funcionamiento de las fases o elementos del proceso administrativo y lo que incide en ellos es su objetivo tambin el evaluar la calidad de la administracin en su conjunto. Auditora operacional: es la que se encarga de promover la eficiencia en las operaciones, adems de evaluar la calidad de las operaciones. Auditora financiera: es el examen total o parcial de la informacin financiera y la correspondiente operacional y administrativa, as como los medios utilizados para identificar, medir, clasificar y reportar esa informacin.

5. Auditoria administrativa, necesidades, objetivos, alcance, campo de aplicacin, factores y metodologas.

5.1. Con el desarrollo de la tecnologa de sistemas de informacin ha crecido la necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la informacin administrativa, as como su exactitud. En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad por parte de los funcionarios, de contar con alguien que sea capaz a de llevar a cabo el examen y evaluacin de: La calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes( auditoria administrativa funcional)La calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo ( auditoria analtica) Lo que realmente interesa destacar, es que realmente existe una necesidad de examinar y evaluar los factores externos y internos de la empresa y ello debe hacerse de manera sistemtica, abarcando la totalidad de la misma.

5.2 Objetivos de la auditoria administrativa Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente tenemos los siguientes: De control: Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicacin y poder evaluar el comportamiento organizacional en relacin con estndares preestablecidos. De productividad: Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinmica administrativa instituida por la organizacin.

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De organizacin: Determinan que su curso apoye la definicin de la estructura, competencia, funciones y procesos a travs del manejo efectivo de la delegacin de autoridad y el trabajo en equipo. De servicio: Representan la manera en que se puede constatar que la organizacin est inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfaccin de sus clientes. De calidad: Disponen que tienda a elevar los niveles de actuacin de la organizacin en todos sus Contenidos y mbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos. De cambio: La transforman en un instrumento que hace ms permeable y receptiva a la organizacin. De aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organizacin pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora. De toma de decisiones: Traducen su puesta en prctica y resultados en un slido instrumento de soporte al proceso de gestin de la organizacin. 5.3 Alcance Por lo que se refiere a su rea de influencia, comprende su estructura, niveles, relaciones y formas de actuacin. Esta connotacin incluye aspectos tales como: Naturaleza jurdica Criterios de funcionamiento Estilo de administracin Proceso administrativo Sector de actividad mbito de operacin Nmero de empleados Relaciones de coordinacin Desarrollo tecnolgico Sistemas de comunicacin e informacin Nivel de desempeo Trato a clientes (internos y externos) Entorno Productos y/o servicios Sistemas de calidad

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5.4 Campo de Aplicacin En cuanto a su campo, la auditoria administrativa puede instrumentarse en todo tipo de organizacin, sea sta pblica, privada o social. En el Sector Pblico se emplea en funcin de la figura jurdica, atribuciones, mbito de operacin, nivel de autoridad, relacin de coordinacin, sistema de trabajo y lneas generales de estrategia. Con base en esos criterios, las instituciones del sector se clasifican en: 1. Dependencia del Ejecutivo Federal (Secretara de Estado) 2. Entidad Paraestatal 3. Organismos Autnomos 4. Gobiernos de los Estados (Entidades Federativas) 5. Comisiones Intersecretariales 6. Mecanismos Especiales

En el Sector Privado se utiliza tomando en cuenta la figura jurdica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinacin y relacin comercial de las empresas, sobre la base de las siguientes caractersticas: 1. Tamao de la empresa 2. Sector de actividad 5.5 Factores y metodologas 1.- Planes y Objetivos. Examinar y discutir con la direccin el estado actual de los planes y objetivos. 2.- Organizacin.

a) Estudiar la estructura de la organizacin en el rea que se valora. b) Comparar la estructura presente con la que aparece en la grfica de organizacin de la empresa, (si es que la hay). c) Asegurarse de si se concede o no una plena estimacin a los principios de una buena organizacin, funcionamiento y departamentalizacin. 3.- Polticas y Prcticas. Hacer un estudio para ver qu accin (en el caso de requerirse) debe ser emprendida para mejorar la eficacia de polticas y prcticas. 4.- Reglamentos. Determinar si la compaa se preocupa de cumplir con los reglamentos locales, estatales y federales. 5.- Sistemas y Procedimientos. Estudiar los sistemas y procedimientos para ver si presentan deficiencias o irregularidades

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en sus elementos sujetos a examen e idear mtodos para lograr mejoras. 6.- Controles. Determinar si los mtodos de control son adecuados y eficaces. 7.- Operaciones. Evaluar las operaciones con objeto de precisar qu aspectos necesitan de un mejor control, comunicacin, coordinacin, a efecto de lograr mejores resultados. 8.- Personal. Estudiar las necesidades generales de personal y su aplicacin al trabajo en el rea sujeta a evaluacin. 9.- Equipo Fsico y su Disposicin. Determinar su podran llevarse a cabo mejoras en la disposicin del equipo para una mejor o ms amplia utilidad del mismo. 10.- Informe. Preparar un informe de las deficiencias encontradas y consignar en l los remedios convenientes.

Papeles de trabajo. Son el conjunto de cdulas y documentacin fehaciente que contienen los datos e informacin obtenidos por el auditor en su examen, as como la descripcin de las pruebas realizadas y los resultados de las mismas sobre los cuales sustenta la opinin que emite al suscribir su informe. Funciones del auditor, conocimiento, habilidades y destrezas, responsabilidad profesional. Es aquella persona profesional, que se dedica a trabajos de auditoria habitualmente con libre ejercicio de una ocupacin tcnica. Para ordenar e imprimir cohesin a su labor, el auditor cuenta con un una serie de funciones tendientes a estudiar, analizar y diagnosticar la estructura y funcionamiento general de una organizacin. Las funciones tipo del auditor son: Estudiar la normatividad, misin, objetivos, polticas, estrategias, planes y programas de trabajo. Desarrollar el programa de trabajo de una auditoria Definir los objetivos, alcance y metodologa para instrumentar una auditoria. Captar la informacin necesaria para evaluar la funcionalidad y efectividad de los procesos, funciones y sistemas utilizados. Recabar y revisar estadsticas sobre volmenes y cargas de trabajo. Diagnosticar sobre los mtodos de operacin y los sistemas de informacin. Detectar los hallazgos y evidencias e incorporarlos a los papeles de trabajo.

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Respetar las normas de actuacin dictadas por los grupos de filiacin, corporativos, sectoriales e instancias normativas y, en su caso, globalizadoras. Proponer los sistemas administrativos y/o las modificaciones que permitan elevar la efectividad de la organizacin Analizar la estructura y funcionamiento de la organizacin en todos sus mbitos y niveles Revisar el flujo de datos y formas. Considerar las variables ambientales y econmicas que inciden en el funcionamiento de la organizacin. Analizar la distribucin del espacio y el empleo de equipos de oficina. Evaluar los registros contables e informacin financiera. Mantener el nivel de actuacin a travs de una interaccin y revisin continua de avances. Proponer los elementos de tecnologa de punta requeridos para impulsar el cambio organizacional. Disear y preparar los reportes de avance e informes de una auditoria. Conocimientos que debe poseer Es conveniente que el equipo auditor tenga una preparacin acorde con los requerimientos de una auditoria administrativa, ya que eso le permitir interactuar de manera natural y congruente con los mecanismos de estudio que de una u otra manera se emplearn durante su desarrollo.

Conocimientos que debe poseer Es conveniente que el equipo auditor tenga una preparacin acorde con los requerimientos de una auditoria administrativa, ya que eso le permitir interactuar de manera natural y congruente con los mecanismos de estudio que de una u otra manera se emplearn durante su desarrollo. Atendiendo a stas necesidades es recomendable apreciar los siguientes niveles de formacin: Acadmica Estudios a nivel tcnico, licenciatura o postgrado en administracin, informtica, comunicacin, ciencias polticas, administracin pblica, relaciones industriales, ingeniera industrial, psicologa, pedagoga, ingeniera en sistemas, contabilidad, derecho, relaciones internacionales y diseo grfico. Otras especialidades como actuara, matemticas, ingeniera y arquitectura, pueden contemplarse siempre y cuando hayan recibido una capacitacin que les permita intervenir en el estudio. Complementaria Instruccin en la materia, obtenida a lo largo de la vida profesional por medio de diplomados, seminarios, foros y cursos, entre otros.

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Emprica Conocimiento resultante de la implementacin de auditoras en diferentes instituciones sin contar con un grado acadmico. Adicionalmente, deber saber operar equipos de cmputo y de oficina, y dominar l los idiomas que sean parte de la dinmica de trabajo de la organizacin bajo examen. Tambin tendrn que tener en cuenta y comprender el comportamiento organizacional cifrado en su cultura. Una actualizacin continua de los conocimientos permitir al auditor adquirir la madurez de juicio necesaria para el ejercicio de su funcin en forma prudente y justa. Habilidades y destrezas En forma complementaria a la formacin profesional, terica y/o prctica, el equipo auditor demanda de otro tipo de cualidades que son determinantes en su trabajo, referidas a recursos personales producto de su desenvolvimiento y dones intrnsecos a su carcter. La expresin de estos atributos puede variar de acuerdo con el modo de ser y el deber ser de cada caso en particular, sin embargo es conveniente que, quien se d a la tarea de cumplir con el papel de auditor, sea poseedor de las siguientes caractersticas: Actitud positiva. Estabilidad emocional. Objetividad. Sentido institucional. Saber escuchar. Creatividad. Respeto a las ideas de los dems. Mente analtica. Conciencia de los valores propios y de su entorno. Capacidad de negociacin. Imaginacin. Claridad de expresin verbal y escrita. Capacidad de observacin. Iniciativa. Discrecin. Facilidad para trabajar en grupo. Comportamiento tico. Responsabilidad profesional

SENA CENTRO DE GESTIN ADMINISTRATIVA TECNLOGO EN GESTIN DEL TALENTO HUMANO El equipo auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su capacidad, inteligencia y criterio para determinar el alcance, estrategia y tcnicas que habr de aplicar en una auditora, as como evaluar los resultados y presentar los informes correspondientes.

Para ste efecto, debe de poner especial cuidado en: Preservar la independencia mental Realizar su trabajo sobre la base de conocimiento y capacidad profesional adquiridas Cumplir con las normas o criterios que se le sealen Capacitarse en forma continua Tambin es necesario que se mantenga libre de impedimentos que resten credibilidad a sus juicios, por que debe preservar su autonoma e imparcialidad al participar en una auditora. Es conveniente sealar, que los impedimentos a los que normalmente se puede enfrentar son: personales y externos. Los primeros, corresponden a circunstancias que recaen especficamente en el auditor y que por su naturaleza pueden afectar su desempeo, destacando las siguientes: Vnculos personales, profesionales, financieros u oficiales con la organizacin que se va a auditar -Inters econmico personal en la auditora -Corresponsabilidad en condiciones de funcionamiento incorrectas -Relacin con instituciones que interactan con la organizacin -Ventajas previas obtenidas en forma ilcita o anti-tica Los segundos estn relacionados con factores que limitan al auditor a llevar a cabo su funcin de manera puntual y objetiva como son: Ingerencia externa en la seleccin o aplicacin de tcnicas o metodologa para la ejecucin de la auditora. Interferencia con los rganos internos de control Recursos limitados para desvirtuar el alcance de la auditora Presin injustificada para propiciar errores inducidos En estos casos, tiene el deber de informar a la organizacin para que se tomen las providencias necesarias. Finalmente, el equipo auditor no debe olvidar que la fortaleza de su funcin est sujeta a la medida en que afronte su compromiso con respeto y en apego a normas profesionales tales como:

SENA CENTRO DE GESTIN ADMINISTRATIVA TECNLOGO EN GESTIN DEL TALENTO HUMANO Objetividad.- Mantener una visin independiente de los hechos, evitando formular juicios o caer en omisiones, que alteren de alguna manera los resultados que obtenga. Responsabilidad.- Observar una conducta profesional, cumpliendo con sus encargos oportuna y eficientemente. Integridad.- Preservar sus valores por encima de las presiones. Confidencialidad.- Conservar en secreto la informacin y no utilizarla en beneficio propio o de intereses ajenos. Compromiso.- Tener presente sus obligaciones para consigo mismo y la organizacin para la que presta sus servicios. Equilibrio.- No perder la dimensin de la realidad y el significado de los hechos. Honestidad.- Aceptar su condicin y tratar de dar su mejor esfuerzo con sus propios recursos, evitando aceptar compromisos o tratos de cualquier tipo. Institucionalidad.- No olvidar que su tica profesional lo obliga a respetar y obedecer a la organizacin a la que pertenece. Criterio.- Emplear su capacidad de discernimiento en forma equilibrada. Iniciativa.- Asumir una actitud y capacidad de respuesta gil y efectiva. Imparcialidad.- No involucrarse en forma personal en los hechos, conservando su objetividad al margen de preferencias personales. Creatividad.- Ser propositivo e innovador en el desarrollo de su trabajo Informe de auditora, clase y contenido. EL INFORME Al finalizar la auditora administrativa el auditor tiene que elaborar un informe, en el cual se plasme el objetivo de la auditora, el alcance, la metodologa que se aplic, recursos empleados en el transcurso de la misa, los hallazgos, las conclusiones y las recomendaciones, propuesta y en su caso programa de implantacin entre otros elementos. La clasificacin que propone el maestro Benjamn Franklin para el informe de auditora es la siguiente: General El informe general incluye: Responsable: rea o unidad administrativa encargada de preparar el informe. Introduccin: Breve descripcin de por qu surgi la necesidad de aplicar la auditora, mecanismos de coordinacin y participacin empleados para su desarrollo, duracin de la revisin, as como el propsito y explicacin general de su contenido. Antecedentes: Exposicin histrica de la organizacin, es decir, los cambios, y sucesos de mayor relevancia que ha afrontado en forma total o parcial y que influyeron en le decisin de llevar a cabo la auditora. Tcnicas empleadas: Instrumentos y mtodos utilizados para la obtencin de resultados en funcin del objetivo. Diagnstico: Definicin de las causas y consecuencias del estudio, mismas que justifican los cambios o modificaciones posibles. Propuesta: Presentacin de alternativas de accin, ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de los cambios, y resultados esperados.

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Estrategia de implantacin: Explicacin de los pasos o etapas previstas para obtener y aplicar los resultados. Seguimiento: Determinacin de los mecanismos de informacin, control y evaluacin, para garantizar el cumplimiento de los criterios propuestos. Conclusiones y recomendaciones: Concentrado de los logros obtenidos, problemas detectados, soluciones instrumentadas y pautas sugeridas para la consecucin real de las propuestas. Apndices o anexos: Grficos, cuadros y dems instrumentos de anlisis administrativo, que se consideren elementos auxiliares para la presentacin y fundamentacin del estudio.

Ejecutivo El informe ejecutivo contiene: Responsable: rea o unidad administrativa encargada de preparar el informe. Perodo de revisin: Tiempo que comprendi el examen. Objetivos: Propsitos que se pretenden lograr con la auditora. Alcance: Profundidad con la que se examin la organizacin. Metodologa: Explicacin de las tcnicas y procedimientos utilizados con el fin de captar y analizar la evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la auditora. Sntesis: Relacin de los resultados y logros obtenidos con los recursos asignados. Conclusiones: Concentrado de aspectos prioritarios, acciones llevadas a cabo y propuestas de atraccin. Aspectos relevantes Este rubro se incluye en el informe con el objeto de contemplar los aspectos que reflejan los obstculos, deficiencias o desviaciones captadas durante la auditora, as como la fundamentacin de cada observacin as como sus causas y efectos, consecuencias de las observaciones. Algunas de estas observaciones relevantes son: falta de concordancia entre misin, objetivos, metas, estrategias, polticas y programas en relacin con las condiciones establecidas, y / o la inobservancia del marco normativo aplicable. Seguimiento Las observaciones que se producen como resultado de la auditora deben sujetarse a un estricto seguimiento, ya que no solo se orientan a corregir las fallas detectadas, sino tambin a evitar su recurrencia, el seguimiento aporta elementos de crecimiento a la organizacin lo que hace posible:

Verificar que las acciones realizadas como resultado de las observaciones, se lleven a la prctica en los trminos y fechas establecidos conjuntamente con el responsable del rea funcin, proceso, programa, proyecto o recurso revisado, a fin de alcanzar los resultados esperados.

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Facilitar al titular de la organizacin la toma de decisiones. Constatar las acciones que se llevaron a cabo para instrumentar las recomendaciones, y al finalizar la revisin, rendir un nuevo informe referente al grado y forma como estas se atendieron.

Lineamientos generales A continuacin se mencionarn los lineamientos que se seguirn en la implantacin y seguimiento de las recomendaciones: Definir las reas en que se comprobar la implantacin de los cambios propuestos por el auditor, tomando como referencia el informe de la auditora y las sugerencias o comentarios del titular de la organizacin Considerar la participacin de especialistas, cuando se estime que la aplicacin de las recomendaciones as lo requiere. Realizar, con la amplitud necesaria las pruebas adecuadas para obtener evidencia que fundamente la adopcin de las sugerencias del auditor. Establecer los mecanismos necesarios para mantener un adecuado control del cumplimiento de estas propuestas en los trminos y fechas establecidos. Brindar el apoyo a las reas involucradas durante el proceso de seguimiento e instrumentacin de tales recomendaciones. Evaluar los resultados y logros alcanzados como producto de las modificaciones efectuadas de acuerdo con dichas propuestas. Acciones especficas Para examinar el grado de avance en la puesta en prctica de los cambios sugeridos y sentar bases para una auditora de seguimiento, se requiere que el auditor verifique como se efecta, lo cual puede visualizar desde dos perspectivas: Las recomendaciones se han implantado conforme al programa y si tal implantacin se ha realizado fuera de ste.

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CIBERGRAFIA / BIBLIOGRAFIA

http://www.proyectosfindecarrera.com/que-es-una-auditoria.htm http://auditoriadeinformatica.blogspot.es/ http://www.definicion.org/auditoria-administrativa

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