CURSO-TALLER DESARROLLO DE ASISTENTES DE OFICINA

BIENVENIDOS Y BIENVENIDAS!

OBJETIVO:
Apoyar el desarrollo de competencias de asistentes de oficina con habilidades ejecutivas y operativas que les permitan dar respuesta a las necesidades de apoyo ejecutivo de directivos, trabajadores, y derechohabientes; as como brindarles herramientas para que integren su proyecto de desarrollo personal a la Misin Institucional.

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TEMARIO:
Modulo de Desarrollo Organizacional. (4 hrs.) Integracin a la misin Institucional. -Conocimiento de la organizacin. Trabajo y servicio. Mdulo de Desarrollo Ejecutivo. (10 hrs) Planeacin y toma de decisiones. Habilidades de comunicacin Personal y Organizacional. Trato al pblico.- Manejo de conflictos y trabajo en equipo. Gestin del espacio en la oficina Mdulo de Habilidades operativas. (16 hrs) Redaccin de documentos institucionales. Elaboracin de documentos institucionales en Word. Control y manejo de documentos institucionales. (archivo y correspondencia) Uso de tecnologas de la informacin institucionales. (intranet, Internet, correo institucional) Mdulo de Desarrollo Personal. (10 hrs.) AutoestimaGestin de la imagen personal. Manejo de estrs.- Organizacin del tiempo.

HORARI O
8 A 9:30

SESION 1
AUTOESTIMA

SESION 2
MANEJO ESTRES

SESION 3

SESION 4
Y TRABAJO EQUIPO.

SESION 5

DEL TRABAJO SERVICIO.

EN MANEJO DEL CONFLICTO Y

9:30 A 11

INTEGRACIN A LA PLANEACIN Y GESTION DE GESTIN DEL TRATO MISION TOMA DE LA IMAGEN TIEMPO Y DEL PBLICO. INSTITUCIONAL. DECISIONES PERSONAL ESPACIO

AL

11:00 11:30 11:30 13:30

A RECESO ELABORACIN USO DE DE DOCS. EN ELABORACIN TECNOLOGAS WORD. DE DOCS. EN DE LA WORD. INFORMACIN COMUNICACI COMUNICACI INSTITUCIONA N N LES INTERPERSON ORGANIZACIO AL NAL

A GESTIN DE REDACCIN DOCUMENTOS DE INSTITUCIONALES DOCUMENTOS INSTITUCIONA 13:30 A 16 LES

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Instructoras:
Mara Beln Rodrguez Gonzlez. Directora del Cedecyc, experiencia de 5 aos como AUO y asistente ejecutiva. 15 aos como instructora en gerencia y 2 aos de Directiva. Marcela Santoyo Salas. Administradora del Cedecyc. Amplia experiencia como asistente ejecutiva, e instructora del rea tcnica.

Selene Zepeda Vidrio. Mdica, Especialista en Desarrollo Humano, instructora del rea formativa integral.

Duracin. 40 horas crdito. 5 sesiones una vez por semana, sesiones de 8 horas. Jueves de 8 a 16 hrs. INICIO: 19 de abril TERMINO: 24 de mayo No hay sesin: 10 de mayo.

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Requisitos de acreditacin.
100% de asistencia. No tener ms de 3 retardos. Despus de nombrar lista, se nombra lista a las 8:10 Entregar los trabajos requeridos, en tiempo y con los criterios establecidos. (por cada instructor) Se entregar Constancia de Participacin (con valor curricular de 40 hrs. Crdito) y Constancia de Habilidades Laborales (Reg. Ante STPS)

Compromisos:
Asistencia Puntualidad Trabajo en equipo. Participacin. Orden Limpieza Aplicacin de aprendizaje.

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Presentacin, expectativas y compromisos.

Yo soy. Mi categora es.. Mi adscripcin es Mi antigedad Mi edad Estudie hasta Estado civil, hijos.. Gustos, pasatiempos, etc.

Evaluacin diagnstica.
Favor de contestar el siguiente cuestionario. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Describe la funcin de un (a) asistente ejecutiva (o). Cul es la diferencia entre un oficio y un memorando? Describe tres partes de un oficio. Describe quienes son tus usuarios internos y externos. Qu es la comunicacin efectiva en el equipo de trabajo, que tcnicas puedes emplear para lograrla? Porqu es importante el trabajo que t realizas para tu Unidad, para el IMSS y para tu desarrollo personal.

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Comunicacin.
belenrglez@hotmail.com marcelasantoyo@hotmail.com www.capasitio.com Acervos- bibliotecas- materail de cursos- curso Asistentes de oficina. 36193550. oficina VPN 84350 1530 Beln. 1531 Marcela. 1532 1534 Selene.

MDULO: Desarrollo Organizacional.

TEMAS: Integracin a la misin Institucional. Conocimiento de la organizacin.

LIC. MARIA BELN RODRGUEZ GONZLEZ

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Te has preguntado:
Para quin trabajo? Qu aporto yo a la sociedad con mi trabajo? Porqu es importante para el Seguro Social, el trabajo que yo hago cada da? Qu procesos realizo yo, y cmo esos procesos influyen en otros procesos?

LPIZ Y PAPEL ALERTA!!!

VAS A ESCUCHAR UNA EXPLICACIN SOBRE LA SEGURIDAD SOCIAL Y A VER UN VIDEO. DEBES TENER A LA MANO PAPEL Y LAPIZ PARA QUE VAYAS ELABORANDO UNA LINEA DEL TIEMPO CON LAS FECHAS Y ACONTECIMIENTOS MS IMPORTANTES DE LA HISTORIA QUE VAS A ESCUCHAR.

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Qu es la Seguridad Social?

Desde cundo existe?

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UN POCO DE HISTORIA

EDAD MEDIA

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REVOLUCION INDUSTRIAL

ORIGEN COMO LA CONOCEMOS HOY

1942. Plan Beveridge

Alemania 1889: Oto Von Bismark consigue la promulgacin del La Ley del Seguro de vejez e invalidez. 1901 Cdigo se Seguros Sociales.

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El trmino Seguridad Social se utiliz por primera vez en el Acta de Seguridad Social promulgada por Rooselvet en 1936.

Carta del Atlntico y Declaracin de Washington.

Todas las naciones tienen el deber de colaborar en el campo econmico social, a fin de garantizar a sus ciudadanos las mejores condiciones de trabajo, de progreso econmico y de seguridad social

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La SS es la proteccin que la sociedad proporciona a sus miembros, mediante una serie de medidas pblicas, contra las privaciones econmicas y sociales que de otra manera derivaran de la desaparicin o de una fuerte reduccin de sus ingresos como consecuencia de enfermedad, maternidad, accidente del trabajo o enfermedad profesional, desempleo, invalidez, vejez y muerte; y tambin la proteccin en forma de asistencia mdica y de ayuda a las familias con hijos.

Convenio 102 de la Organizacin Internacional del Trabajo-1952

POR FIN UN DERECHO UNIVERSAL

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HISTORIA DEL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL

Historia de la Seguridad Social en Mxico.

Artculo 123 de la Carta Magna de 1917 que declara de utilidad el establecimiento de cajas de seguros populares como los de invalidez, de vida, de cesacin involuntaria en el trabajo, de accidentes y de otros con similares fines. En 1929 se modifica este articulo al decir se considera de utilidad publica la expedicin de la Ley del Seguro Social

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Proyectos para la Ley del Seguro Social.

1935. Proyecto de Crdenas, elaborado por Ignacio Garca Tellez.

Nace la SS en Mxico.
En el Gobierno de vila Camacho, aprueba la Ley del Seguro Social, que se publica en el DOF el 19 de enero de 1943. Con lo que nace el IMSS.

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Leyes del SS en la Historia:

Primera Ley del Seguro Social. 19 de enero de 1943. Segunda Ley del Seguro Social: 12 de marzo de 1973. Nueva Ley del Seguro Social. 21 de diciembre de 1995. (En vigencia: 1 de julio 1997.)

RAZN

DE

SER

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Administrar seguros de riesgos de trabajo, enfermedades, maternidad, invalidez, guarderas y prestaciones sociales.

Prestar sus servicios a quienes no sean sus derechohabientes.

FACULTADES Y ATRIBUCIONES DEL INSTITUTO

Establecer unidades mdicas, guarderas, farmacias, velatorios, centros vacacionales, culturales, deportivos y de capacitacin.

Promover y propiciar la realizacin de investigacin en salud y seguridad social.

Recaudar y cobrar las cuotas de los seguros de riesgos de trabajo, enfermedades, maternidad, invalidez, guarderas y prestaciones sociales.

LOGOSMBOLO
1943 1944 1945

1983

1973

1960

1992

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RETOS Y PERSPECTIVAS

Condiciones sociales
Demogrficas: Envejecimiento poblacional, bajas tasas de natalidad, emigracin, cambios en la estructura familiar. Epidemiolgicas. Pandemias, aumento de enfermedades crnico-degenerativas, permanencia de enfermedades infecciosas. Relaciones laborales. Cada del empleo formal, innovaciones en modelos de trabajo, relaciones pluriculturales, insercin de las mujeres. Econmicas. Globalizacin econmica, crisis del estado benefactor, inseguridad de los mercados financieros, polarizacin de las economas, crisis de recursos.

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Condiciones del sistema. Evasin de pago de cotizaciones. Administracin deficiente de los recursos. Bajas tasas de cobertura. Cada del empleo formal. Crisis del estado benefactor. Altos costos de la atencin.

El IMSS HOY.

El IMSS que tu ests forjando con tu trabajo de cada da.

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MARCO JURDICO DE LA SEGURIDAD SOCIAL

Su funcionamiento, organizacin y estructura del Instituto, se encuentran reguladas e identificadas en los siguientes trminos: CONSTITUCIN POLTICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS
Art. 4. Art. 123.Garantas individuales Del trabajo y previsin Social

LEY FEDERAL DE TRABAJO

Art. 3. Art. 512.-

El trabajo es un derecho y un deber. Prevencin de riesgos de trabajo.

LEY GENERAL DE SALUD

Art. 2. Art. 5.-

Derecho a la proteccin de la salud. Conformacin del Sistema Nacional de Salud.

LEY ORGNICA DE LA ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL

Art. 45.-

Son organismos descentralizados las entidades creadas por ley o decreto del Congreso de la Unin o decreto del Ejecutivo Federal.

LEY DEL SEGURO SOCIAL

Art. 2. Art. 3.-

Garantizar el derecho a la Salud La seguridad Social est a cargo de entidades pblicas, federales y descentralizadas.

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ORGANI ZACION Y FUNCIONES POR NIVELES DE ATENCIN.

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PRIMER NIVEL:

SISTEMA DE SALUD. Respuesta social organizada que una comunidad establece para atender sus necesidades de salud. SEGUNDO NIVEL:

TERCER NIVEL:

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Marco filosfico, Marco tico.

Mara Beln Rodrguez Gonzlez.

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tica es el arte de vivir, es saber distinguir lo que nos conviene y lo que no -Fernando Savatertica es la teora o sistema que describe qu es el bien y por extensin qu es el mal. -L. Marinoff-

La libertad no es una filosofa y ni siquiera es una idea; es un movimiento de la conciencia que nos lleva en ciertos momentos a pronunciar dos monoslabos: -SI -NOen su brevedad instantnea, como la luz del relmpago, se dibuja el signo contradictorio de la naturaleza humana.
-Octavio Paz-

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De dnde construimos nuestro sistema tico?

VOLUNTAD

COSTUMBRES

RDENES

Modas Tradiciones

Leyes Religin Ciencia reglas

Cmo aprendemos tica?

La tica es una cualidad de la inteligencia, una especie de facultad mental que nos permite tomar la mejor decisin para en lo individual y para la sociedad; y esa facultad slo la adquirimos a travs de un proceso continuo de ensayo y error .

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En el arte de vivir, el hombre es el mismo tiempo el artista y el objeto de su arte, es el escultor y el mrmol, el mdico y el paciente E. Fromm.

Haz a los dems lo que quisieras que los dems te hicieran a tiRegla de OroPor ende todo lo que querras que los hombres te hicieran, hazlo a ellos, pues tal es la Ley de los profetas Mateo7:12No hagas a tu vecino lo que no quieres que te hagan a ti El TorEl respeto al derecho ajeno es la paz -B. JuarezConviene como hbito dos cosas: ayudar, o como mnimo no hacer dao HipcratesLo que no quieras que te hagan a ti, no se lo hagas a los dems Confucio-

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El nico principio del valor tico es el bienestar del hombre.

Y.cmo se consigue el bienestar humano?

Ser capaces de prestarse atencin a uno mismo es requisito previo para tener la capacidad de prestar atencin a los dems. El sentirse a gusto con uno mismo es la condicin necesaria para relacionarse con los dems.

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El arte de vivir implica, utilizar nuestra libertad para decidir, buscando el equilibrio entre nuestro bienestar personal y social y asumiendo las consecuencias de nuestras decisiones con responsabilidad.

Cuando hay tica profesional, hay responsabilidad profesional y entonces nos convertimos en profesionales en lo que hagamos.

La responsabilidad es la imposibilidad de apelar a un pretexto para justificar el hecho de que no hicimos lo que vital y profesionalmente tenamos que hacer.

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Fuentes de responsabilidad.

Deontologia

Formacin profesional

La vocacin.

Un sistema tico personal slido.

La tica profesional es un medio para estar bien con uno mismo, que hace posible que uno quiera actuar bien sin ninguna razn, slo porque as lo hemos decidido, porque somos libres para hacerlo, y porque tenemos una vocacin que hemos profesado a travs de una profesin, oficio o trabajo.

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Cdigo de tica.
Conjunto de declaraciones de principios y valores, fundamentos morales y ticos de carcter universal, que rigen el comportamiento de los miembros de una colectividad, por ejemplo una organizacin, o un gremio

De la tica a la responsabilidad civil.

Sistema tico personal. tica profesional. CDIGO ETICOS. PROCEDIMIENTOS NORMAS. LEYES

PERSONA

GREMIO

SOCIEDAD

ETICA

MORAL

RESPONSABILIDAD PROFESIONAL

RESPONSABILIDAD CIVIL.

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Cdigo de Conducta del Servidor Pblico del IMSS

Taller.

Tarea:
1. Investigar cual es el Organigrama del rea dnde trabajan.
Con nombres completos de los responsables de cada rea. De qu departamentos o reas dependen ustedes, Qu departamentos o reas dependen de ustedes. Con quien se coordinan.

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

En qu nivel de atencin trabajan ( si es rea mdica) De qu procesos o funciones es responsable tu Jefe? Cuales son tus procesos y funciones como su Asistente? Quienes son tus usuarios, (internos y externos)? Cual es la Misin de tu Unidad o Jefatura? Qu aportas t al logro de esa Misin? Cmo te enriquece a ti como ser humano, realizar ese trabajo que haces cada da? Qu disfrutas ms de tu trabajo?

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MDULO: Desarrollo Desarrollo Ejecutivo.

TEMAS: Planeacin y toma de decisiones para la Solucin de Problemas.

LIC. MARIA BELN RODRGUEZ GONZLEZ

Soluciona tus problemas y conflictos ya!

Lic. Mara Beln Rodrguez Glez.

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Cmo manejamos los problemas cotidianos en nuestras organizaciones?

Video: Ese no es mi problema

1. Esta situacin se parece a la realidad cotidiana?

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Qu podemos hacer para solucionar eficazmente nuestros problemas?

Paso No. 1. Reconoce que hay un problema y decdete a resolverlo.

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En este paso debes. Dejar de quejarte Comprender que el problema no se solucionar solo. Dejar de hacer tuyos problemas ajenos. Evitar sealar o culpar a otros de tus problemas. Dejar que los dems solucionen sus problemas a su manera.

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Paso No. 1. Reconoce que hay un problema y decdete a resolverlo

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Qu podemos hacer para solucionar eficazmente nuestros problemas?

Paso No. 2. Ponle nombre y lmites a tu problema

Paso No. 2. Ponle nombre y lmites a tu problema

En este paso debes: Evitar confundir el problema con el sntoma. Describir claramente el problema y sus lmites, en trminos de
Qu me afecta Cmo me afecta A quines afecta Cunto me cuesta Desde cundo me ocurre Cmo me seguir afectando en el futuro Porque debo resolverlo ahora.

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Qu podemos hacer para solucionar eficazmente nuestros problemas?

Paso No. 3. Identifica las causas que originan tu problema

En este paso debes.

Paso No. 3. Identifica las causas que originan tu problema ESCRIBE LAS CAUSAS QUE SE RELACIONAN CON EL ESPACIO FISICO
CAUSA PRINCIPAL
CAUSA SECUNDARIA

ESCRIBE LAS CAUSAS QUE SE RELACIONAN CON EL PERSONAL.

ESCRIBE UN ENUNCIADO CORTO QUE DESCRIBA EL PROBLEMA

ESCRIBE LAS CAUSAS QUE SE RELACIONAN LOS METODOS USADOS

ESCRIBE LAS CAUSAS QUE SE RELACIONAN CON INSUMOS,

DINERO O EQUIPO

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Ejemplo:
Paso No. 3. Identifica las causas que originan tu problema ESPACIO FISICO
PERSONAL.

ESPACIOS REDUCIDOS

MALA COMUNICACION

ACTITUD NEGATIVA

SUPERVISIN DEFICIENTE FALTA DE APLICACIN DE NORMATIVIDAD FALTA DE INSUMOS

CONFLICTOS ENTRE EL PERSONAL DEL SERVICIO

METODOS

MATERIAL

CAUSAS RAIZ

Qu podemos hacer para solucionar eficazmente nuestros problemas?

Paso No. 4. Toma decisiones y acta para eliminar las causas raz del problema.

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Paso No. 4. Toma decisiones y acta para eliminar las causas raz del problema.

En este paso debes: Escribir el objetivo que quieres lograr en trminos precisos, observables y medibles. Escribir las acciones que vas a realizar describiendo:
Qu hars. Cundo lo hars. Con qu recursos lo hars Qu resultados alcanzars

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Qu podemos hacer para solucionar eficazmente nuestros problemas?

Paso No. 5. Valora y mide los resultados.

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En este paso debes. Verificar si lograste tus objetivos. Comparar objetivamente los beneficios con las acciones realizadas. Valorar los beneficios. Hacer ajustes o correcciones a tu plan de accin de acuerdo a los resultados.

Paso 5. Valorea y mide los resultados

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Qu podemos hacer para solucionar eficazmente nuestros problemas?

Paso No. 6. Haz de la solucin una forma de vida.

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Inteligencia: Capacidad para resolver problemas (RALE)

Conflictos.

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Video: NOCHE Y DIA

Para tener relaciones humanas efectivas:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Concete a ti mismo, identifica tus fortalezas y debilidades. Reconoce con quien te relacionas, valora ms sus virtudes y trata de olvidar sus defectos. Considera que relacin tiene beneficio para ambos (sin dependencia) Identifica tus necesidades y exprsalas a los otros, escucha sus propias necesidades. Busca comprender antes de ser comprendido. Escucha a los otros. Exprsate claramente.

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Algunas maneras de enfrentar el conflicto son:

LA EVASIN. Comportamiento por el que se tiende a eludir los conflictos y a reprimir las reacciones individuales que provocan. DILACIN. Tctica que consiste esencialmente en demorar la accin. DOMINIO. Estrategia que implica el enfrentamiento entre personas, con el propsito de resolver problemas mediante el uso del poder. NEGOCIACIN. Comportamiento que favorece el beneficio para ambas partes en la solucin de un problema. Implica una actitud abierta de las personas para buscar una solucin satisfactoria para todos.

La negociacin como tcnica para manejar conflictos.

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Negociacin: Proceso mediante el cual dos o ms partes intercambian informacin para lograr un acuerdo.

Etapas:
I .Vinculacin: Alinear energas a partir del problema que demanda atencin comn. II. Definicin: Identificar objeto y estndares de la negociacin.

III. Acuerdo alternativo: Generar posibilidades de accin mutua.

IV. Compromiso: Redactar acuerdos y ratificar compromisos.

Lo que est mal.

Lo que se puede hacer

En la teora

Paso II. Anlisis. 1. Identifique las causas del problema. 2. Sugiera determinantes. 3. Identifique dificultades para resolverlo. Paso I. Problema. 1. Qu esta molestando? 2. Cules son las consecuencias actuales? 3. Cules son los efectos no deseados a futuro?

Paso III. Enfoque. 1. Cules son las soluciones teoricas? 2. Cules son las posibles estrategias? 3. Genere una gama amplia de posibles soluciones. Paso IV. Opciones. 1. Qu se podra hacer? 2. Qu acciones especficas podrn ejecutarse para resolver el problema?

En la realidad

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Mejora tu actitud para mejorar las relaciones en tu trabajo. Video: virus.

Te recomiendo que leas: 1. Como triunfar en el trabajo. Gaby Vargas. Ed. Punto de Lectura. 2. El arte de convivir y la cortesa social. Gaby Vargas. Ed. Punto de Lectura. 3. Gestin de personas conflictivas. (for rookies) Editorial Lid. Madrid 2009.

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TAREA. 1. Elige un problema, que actualmente tienes, puede ser de tu rea laboral o personal. 2. Aplica las preguntas del Diagrama Circular o los pasos 1 al 6 y contesta cada una en relacin a tu problema. 3. Haz un plan de acciones de puedes realizar para resolver ese problema.

TAREA PARA PROXIMO TEMA.

1. PIDE A ALGUIEN DE TU CONFIANZA QUE TE TOME POR LO MENOS DOS FOTOS (O VIDEO) EN DIAS DIFERENTES, EN TU TRABAJO, DE CUERPO COMPLETO. PIENSA EN LO SIGUEINTE Y ESCRIBE: 1. UNA DESCRIPCIN DE TI MISMA (O) HOY.
QUIEN ERES, QUE TE GUSTA DE TI. CUALES SON TUS CUALIDADES. QU QUIERES QUE LOS DEMAS APRECIEN DE TI. QU ASPECTOS DE TU FISICO TE GUSTAN MS.

2.

UNA DESCRIPCIN DE TI MISMA(O) EN EL AMBITO LABORAL EN 5 AOS.

QU OBJETIVOS LABORALES TE GUSTARA HABER LOGRADO. POR QU CARACTERSTICAS TE GUSTARA SER RECONOCIDO (A) POR LOS DEMS? QU CUALIDADES QUIERES RESALTAR DE TI MISMO (A)

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Mdulo de desarrollo ejecutivo.

Tema: Gestin de la imagen personal.

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Qu le dices a la gente cuando no hablas?

MENSAJE
7%

PALABRAS
38%

TONO DE VOZ
IMAGEN GESTOS.

93%

55%

Y t qu comunicas con tu imagen?

Eso que comunicas, es congruente con lo eres, o quieres ser?

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Qu es la imagen personal?
Es la integracin de los elementos que otros ven en t, a travs de los cules, t trasmites una idea general de quien eres y cmo eres.

Qu es la gestin de la imagen personal?

Es el proceso de planificar, organizar y dirigir los elementos de tu imagen personal para que apoyen tus objetivos personales y sean congruentes con lo que quieres comunicar a los dems.

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Qu te dice ella?

Qu te dice l?

De la vista nace el amor. Por los ojos entra el 83 por ciento de los estmulos que nos dan la base para formarnos un criterio sobre una persona, bueno o malo segn nuestros propios prejuicios.

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Para potenciar su imagen debe cuidar una norma fundamental, que es mantener una coherencia entre los cuatro canales de informacin que se utilizan al transmitir cualquier mensaje. Cuatro instrumentos que deben apoyarse entre s: 1. Condiciones fsicas: apariencia exterior 2. La voz, el tono y su modulacin 3. Los gestos 4. La indumentaria

Gua prctica de la imagen personal.

http://www.microsoft.com/business/eses/Content/Paginas/article.aspx?cbcid=408

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Ejercicio (continuacin)
Analiza las fotos o video que te tomaste. Pregntate lo siguiente: 1. Mi imagen refleja mis valores y capacidades como ser humano? 2. Estoy enviando el mensaje que me apoya a lograr mis objetivos personales con? 3. Utilizo la vestimenta adecuada para cada ocasin? Accesorios atractivos, armnicos, sobrios? 4. Mis modales y conducta hacia mi familia, amigos y grupo de trabajo transmiten y proyectan cortesa, confianza y credibilidad? 5. Puede interpretarse mi lenguaje corporal como expansivo y amable, interesado en mejorar y crear las condiciones para una comunicacin positiva? Puedo interpretar el lenguaje gestual de mi interlocutor? 6. Decido trabajar en un mbito de trabajo que sea coherente con mis valores personales, en donde se perciba respeto, compromiso y motivacin? 7. Qu aspectos de mi imagen puedo cambiar o mejorar para que apoye mis objetivos personales y comunique lo que quiero que el mundo sepa de m? Describe cada uno.
Actitudes, gestos, tono de voz, acciones. Cuidado fsico ( piel, peso, maquillaje, aliento, perfume, aseo, peinado, uas, dentadura, etc) Indumentaria (ropa, accesorios, calzado, bolsos, etc)

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Tema. Administracin efectiva del tiempo.

Los hombres se lamentan del mal uso que han hecho del tiempo ya vivido, sin emplear mejor el que les resta.
La Bruyere.

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Qu es el tiempo? Cmo lo medimos? Cunto vale? Quin lo reparte? Se puede administrar?

Conceptos bsicos.
Conceptos de
1. Magnitud fsica que permite ordenar la secuencia de los sucesos, estableciendo un pasado, un presente y un futuro. 2. Oportunidad, ocasin o coyuntura de hacer algo. 3. Cada uno de los actos sucesivos en que se divide la ejecucin de algo.
Diccionario RAE,2001

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tiempo:

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Qu es Valor? El grado de utilidad o aptitud de las cosas para satisfacer las necesidades o proporcionar bienestar o deleite.

El valor del tiempo depende la utilidad que le damos como un recurso para satisfacer nuestras necesidades o lograr nuestras metas.

Administracin efectiva del tiempo:

Proceso mediante el cual se planifica, organiza, dirige y controla el uso del tiempo para lograr nuestros objetivos.

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Distribuir efectivamente el tiempo significa utilizar conscientemente cada minuto de tu tiempo para el logro de tus objetivos, metas y propsitos.

"Un da, un viejo profesor fue llamado como experto para hablar sobre la planificacin eficaz del tiempo su tiempo a un grupo de quince ejecutivos de grandes compaas norteamericanas. Parado, delante de ese grupo de lite, el viejo profesor los mir uno por uno, atentamente, y les dijo "Vamos a hacer un experimento". Debajo de la mesa que lo separaba de sus alumnos, el profesor sac un tarro de vidrio de ms de 4 litros, que puso delicadamente enfrente suyo. Luego sac alrededor de doce piedras tan grandes como bolas de tenis y las deposit cuidadosamente, una por una en el gran tarro. Cuando el recipiente se llen hasta el borde y era imposible agregarle una sola piedra ms, levant lentamente los ojos hacia sus alumnos y les pregunt: "Les parece que el tarro est lleno?"

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 Todos respondieron: "S." Esper unos segundos y agreg: "Estn seguros?" Entonces, l se agach de nuevo y sac de debajo de la mesa un recipiente lleno de piedrecillas. Con mucho cuidado, l agreg las piedrecitas sobre las piedras grandes y sacudi ligeramente el tarro. Las pequeas piedras se infiltraron entre las grandes... hasta el fondo del tarro. El viejo profesor levant nuevamente los ojos hacia su auditorio y reiter su pregunta: "Les parece que el tarro est lleno?" Esta vez sus brillantes alumnos comenzaron a entender su manejo. Uno de ellos respondi: "Probablemente no!" "Bien", respondi el viejo profesor. Se agach nuevamente y esta vez sac de debajo de la mesa una bolsa de arena. Con mucho cuidado agreg la arena al tarro. La arena rellen los espacios existentes entre las piedras y las piedritas. Una vez ms, pregunt: "Les parece que el tarro est lleno?"

Esta vez sin pensarlo dos veces y en coro, los brillantes alumnos, respondieron: "No!" "Bien!", respondi el viejo profesor. Y como se esperaban sus prestigiosos alumnos, el hombre cogi la botella de agua que estaba sobre la mesa y llen el tarro hasta el tope. El viejo profesor levant entonces los ojos hacia su grupo y pregunt: "Qu gran verdad nos demuestra esta experiencia?" El ms audaz, pensando en el tema del curso (la planificacin del tiempo), respondi: "Demuestra que tambin cuando nuestra agenda est completamente llena, con un poco de voluntad, siempre se puede aadir algn compromiso ms, alguna otra cosa por hacer". "No -respondi el profesor-; no es eso. La gran verdad que nos muestra esta experiencia, es la siguiente:" "Si uno no mete las piedras grandes primero en el tarro, jams podra hacer entrar el resto despus."

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 El viejo profesor, dijo entonces: "Cules son las piedras grandes en sus vidas?" "Su salud?" "Su familia?" "Sus amigos?" "Realizar sus sueos?" "Hacer lo que aman?" "Aprender?" "Defender una causa?" "Relajarse?" "Tomarse el tiempo...?" "O cualquier otra cosa?" "Lo que hay que retener, es la importancia de meter esas PIEDRAS GRANDES en primer lugar en vuestra agenda. Si se da prioridad a miles de otras cosas pequeas, se llenar la vida de nimiedades y nunca se hallar tiempo para dedicarse a lo verdaderamente importante. As que no olvidis plantearos frecuentemente la pregunta: "Cules son las piedras grandes en mi vida? y situarlas en el primer lugar de la agenda". A continuacin, con un gesto amistoso, el anciano profesor se despidi del auditorio y abandon la sala.

Qu podemos hacer para comenzar a administrar nuestro tiempo de manera eficiente?

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Paso 1. Diagnstico.
1. 2. 3. Analiza el uso actual de tu tiempo. Haz una lista de las actividades que realizas diariamente durante una semana comn y cuanto tiempo les dedicas. Durante una semana trata de llevar un registro exacto de lo que hacer cada da.(precisando horas y minutos que dedicas a cada actividad. Al finalizar la semana, analizar cunto tiempo en horas a la semana, le dedicas cada una de las esferas de tu vida: Familiar, laboral, bienestar personal, pareja, social, aprendizaje, domstico, espiritual, cultural. Identificar los desequilibrios. Hay esferas a las que les dedicas mucho ms tiempo que a otras? Hay esferas que tienes abandonadas? tienes problemas ocasionados por estos desequilibrios? Te sientes satisfecho con el uso de mi tiempo?

4. 5.

Paso 2. Formular objetivos y metas integrales y equilibrados.

Esfera: FAMILIAR Objetivo:
Mejorar la comunicacin y convivencia familiar para tener un desarrollo familiar equilibrado.

Metas:
Realizar actividades recreativas familiares una vez a la semana. Hacer en familia por lo menos una comida al da.

LABORAL ESPIRITUAL BIENESTAR PERSONAL

Mantener un estado fsico saludable, evitando riesgos para la salud. Comer en un horario fijo, alimentos equilibrados y sanos todos los das. Caminar durante media hora tres veces a la semana.

APRENDIZA JE DOMSTIC O PAREJA CULTURAL SOCIAL

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Ejemplo de objetivos laborales.

Esfera: Solucin y seguimiento a correspondencia Documentacin. Objetivo:
Eficientar el desahogo de asuntos turnados por correspondencia. Mantener organizados, asequibles y actualizados los documentos del servicio. 1. 2. 1.

Metas:
Resolver, turnar, y/o archivar la correspondencia el mismo da. Establecer sistema de organizacin de documentos en un mes. Establecer un sistema de organizacin documental en un mes. Dedicar cada da media hora para la revisin, organizacin y archivo de documentos. Leer y analizar un norma, o documento por semana, con todo el equipo.

2.

3.

Paso 3. Identifica ladrones del tiempo, obstculos o vicios que estn interfiriendo en lograr tus metas y establece acciones para eliminarlos:
Eres vctima de estos ladrones del tiempo? No planear Que puedes hacer para eliminarlos?

Trabaja por proyectos, cada actividad que realizas planala con anticipacin por escrito. Antes de hacer algo siempre define: QU, PARA QU, CMO, QUINES, CON QU, CUNDO. Siempre haz una lista de tus pendientes, identifica cual es ms importante, numralos y dale prioridad y tiempos a cada uno. S asertivo. Piensa que no tienes obligacin de cumplir los deseos de los dems, confa en que puedes hablar con claridad con las personas y ellos entendern tus razones. Trabaja en equipo, identifica tareas que puedas delegar a otros, capacita a las personas para compartir el trabajo.

No Jerarquizar.

No saber decir NO.

No delegar o aceptar ayuda

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Eres vctima de estos obstculos?

Verborrea. Repeticiones intiles. Lenguaje confuso y ambiguo. Desorden. Indecisin. Mana por no aclarar intenciones. Confundir lo urgente con lo importante. Los rituales intiles. Interrupciones. Incapacidad de subalternos. Falta de informacin. Exceso de reuniones. Liderazgo deficiente. Trmites excesivos. Distracciones visuales y auditivas. Sistema de comunicacin deficientes.

Algunos consejos.
1. 2. 3. 4. Organiza tu espacio fsico. Organiza tu equipo de trabajo. Capacita a sus colaboradores. Disea estrategias para evitar interrupciones. 5. Planea y dirige adecuadamente sus juntas de trabajo o reuniones.(o pida que lo hagan)

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Objetivo: Mantener un estado fsico saludable, evitando riesgos para la salud.

Qu debo de hacer diario?

Comer, por lo menos tres veces al da, respetando horarios y un men equilibrado, completo y en un ambiente relajado y tranquilo. (asignar horarios en tu plan diario de actividades para comer, y si es necesario preparar y comprar comida) Caminar durante 30 minutos, cuatro veces por semana.

Que debo de hacer a la semana? Qu debo de hacer al mes? Qu debo de hacer al ao?

Realizar alguna actividad relajante por lo menos una vez al mes. ( programar actividad en agenda) Visitar a mi dentista cada 6 meses, hacerme chequeo mdico anual. ( anotar en agenda, das en que hay que hace la cita)

Paso 4. Elabora una lista de las actividades que debe hacer para cumplir con cada uno de tus objetivos y metas y asgnales tiempos:
Apyate en Libretas de seguimiento, programadores anuales, mensuales, semanales, agendas, etc. Ejemplo:

Objetivo:
Eficientar el desahogo de asuntos turnados por correspondencia.

Qu debo de hacer diario? Que debo de hacer a la semana?

Asignar 15 minutos diarios, para revisin de correspondencia. Decidir en ese momento qu hacer con ella, registrar la correspondencia. Asignar un da 30 minutos para archivar la correspondencia resuelta.

Objetivo: Mantener una comunicacin efectiva y clara con el equipo de trabajo.

Qu debo de hacer? Que debo de hacer a la semana?

Agendar o hacer cronograma de reuniones, especificando los temas, comunicar cronograma. Asignar 1 hora en la agenda para la realizacin de la agenda, y 1 hora para el seguimiento de los asuntos tratados.

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Recomendaciones para llevar una agenda.

El manejo de una agenda nos permitir organizar mejor nuestra vida y actividades, nos permite: 1. Controlar el cundo y el cmo de nuestras actividades. 2. Llevar un registro de nuestras llamadas telefnicas y apuntes al respecto de ellas. 3. No olvidar nunca una fecha importante, un aniversario, cumpleaos o evento. 4. Poder tener detalles para con los dems, apuntando sus preferencias. 5. Manejar gastos y pagos pendientes. 6. Controlar vencimientos de tarjetas, seguros, etc. 7. Ganarle tiempo a cada da en nuestras actividades al organizarnos.

Pasos para seguir una agenda.

1.

Definir exactamente el proyecto que debes realizar con lujo de detalles. Hacer un mapa mental o proyecto escrito que defina:
Qu necesitas hacer. Para qu lo vas a hacer. Cmo los vs a hacer. Quin lo a hacer. Qu necesitas.

2.

Desglsalo en tareas pequeas que puedan ser realizadas independientemente y que puedas delegar.

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3. Ordnalas jerrquicamente y calcula tiempos necesarios para cada una de ellas. 4. Anota en tu agenda la primera tarea de tu lista y si para ella tienes calculados 3 das de trabajo, (dedica margen suficiente) por ejemplo, en el cuarto da nota la segunda tarea y as sucesivamente. 5. Dedica realmente el tiempo que asignaste. 6. Delega. 7. Lleva tu agenda siempre y apunta todas tus ideas. 8. Revisa tu proyecto o mapa mental para verificar que ests cumpliendo.

LUNES
7:30-7:45 Revisin de corresponde ncia. 7:30-8.00 Hacer lista de prioridades semanal y del da. 8- 8:30 Junta de enlace.

MARTE S
9-11 Junta de CG. 12-13 Junta de equipo de trabajo.

MIERC.

JUEVES VIERNE SABAD S O

DOM.

12-14:30 Supervisin de caso Por rastreo de exp. 12-13:00 Archivo de doctos.

3:00 COMIDAD. 6-6:30 caminar 8:30 CENA.

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LUNES
7:00 DESAYU NAR 11: REGRIG ERIO. 3:00 COMIDA D. 6-6:30 caminar 8:30 CENA.

MARTE S

MIERC.

JUEVES VIERNE SABAD S O

DOM.

PLANEA COMPR R MENU. AR COMIDA.

Hacer transferencia de dinero para pago de tarjeta.

Ultimo da de pago de tarjeta.

Buscar detalle Para Juan.

Cumpleaos de Juan.

Sacar cita con dentista

Programar salida familiar

Salida familiar

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Paso 5. Ejecuta y da seguimiento tus planes. 1. Trata de dar seguimiento a tus planes, revisa si es posible realizarlos como los planeaste. 2. Haz ajustes si es necesario. 3. Revisa y reformula tus objetivos y metas cada 6 meses.

Siendo el tiempo tan precioso y la vida tan corta, es necesario no perder un solo momento.
Chesterfield

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Ejercicio prctico. Individual,

1.

Realizar el diagnstico del uso actual de tu tiempo de trabajo de una semana. Llevar registro de una semana e identificar desequilibrios y ladrones del tiempo. 2. Formular tus objetivos gerenciales con sus metas. (mnimo 3 objetivos) 3. Organizar un programa semanal de actividades en donde se especifique las acciones diarias a realizar para cumplir con los objetivos y metas planteados. 4. Anotar las actividades del prximo mes para lograr tus objetivos y metas.

Diagnstico.
1. 2. 3. A qu reas del trabajo dedicas ms tiempo. A cual dedicas menos tiempo. Que Vas a hacer para resolverlo.

Anota los ladrones de tiempo que identificaste.

Que vas a hacer para eliminarlos.

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Formulacin de objetivos y metas.

Esfera: Objetivo: Metas:

Programacin semanal de acciones.

LUNES MARTES MIERC. JUEVES VIERNE S SABADO DOM.

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Gestin del espacio con 5 Ss Japonesas.

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El caos en el ambiente, crea confusin en la mente.

La metodologa de las 5 S est enfocada a tener sitios de trabajo excepcionales, donde se respire un ambiente eficiente, seguro y confortable

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Introduccin
Las 5 S es un acrnimo de 5 palabras japonesas que son: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke. Las 5 S es el inicio de una saludable, confortable y productiva vida en el trabajo y fundamental para mejorar la productividad.

Que son las 5 S

Es una serie de cinco palabras japonesas. Cada palabra inicia con el sonido de se o shi.
Shitsuke Seiri Seiton Seiketsu Seiso

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Qu es SEIRI ?
DESPEJAR SEIRI significa separar los objetos innecesarios del lugar de trabajo y desecharlos.

Seiri

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Qu es SEITON ?
ORGANIZAR SEITON es ordenar adecuadamente los objetos de tal manera que puedan ser fcilmente localizados para usarlos.
Seiri Seiton

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Qu es SEISO ?
LIMPIEZA SEISO es limpiar completamente el rea de trabajo, y que no haya polvo en pisos, mquinas y equipos.

Seiri

Seiton

Seiso

Qu es SEIKETSU ?
BIENESTAR PERSONAL SEIKETSU es mantener el rea confortable y productiva, repitiendo Seiri - Seiton - Seiso.
Seiketsu Seiri Seiton Seiso

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Qu es SHITSUKE ?
DISCIPLINA SHITSUKE es entrenar a las personas para adquirir buenos hbitos de vida en el trabajo y observar reglas estrictas en el rea laboral.
Shitsuke Seiri Seiton Seiketsu Seiso

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REPITA EL CICLO DE LAS 5S

Shitsuke Seiri Seiton

Seiketsu Seiso

Tarea:

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Atencin y trato al pblico.

Principio bsico: Trata a los dems como quieras que te traten a ti.

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