HERRAMIENTAS DE COMUNICACIN INTERNA Para poder concretar esos tipos de comunicaciones, se han ido creando todo elenco de herramientas

de comunicacin para poder facilitar una mejora de comunicacin interna. Esos instrumentos se debern aplicar segn el tipo comunicacin que se desee aplicar y con relacin a lo que son las caractersticas las propias organizaciones. un la de de

En este sentido, no van a ser idnticos instrumentos en una entidad que est totalmente informatizada, que en una cuyo trabajo sea manual o los empleados no tengan destrezas informticas. MANUAL DEL EMPLEADO Uno de los instrumentos al servicio de la comunicacin interna es el Manual del Empleado en el que se establecen informaciones relativas a la organizacin que cualquier miembro de ella debe conocer. Ese manual ser entregado a todo nuevo integrante y consta de diversas partes: Presentacin de la entidad, explicando su historia, la estructura interna, las actividades en las que trabaja, los valores y la filosofa de la organizacin, as como el funcionamiento. Contextualizacin de la organizacin en su entorno, tanto desde el punto de vista profesional (sector productivo, procedencia de los clientes, proveedores) como del social (actividades que realiza en el espacio en el que se ubica, tales como actividades culturales, deportivas, colaboracin con la vida comunitaria, etc.). Definicin de la poltica social sealando aspectos relacionados directamente con la actividad profesional como pueden ser la estructura salarial, el estatuto de los empleados, normas de seguridad e higiene en el trabajo, sistema de promocin, rgimen de vacaciones, etc. Puesto que lo que pretende el manual es servir como fuente de informacin debe propender a su lectura, por lo que su presentacin ser atractiva, sin menoscabo de la rigurosidad del contenido. A su vez, es un instrumento de consulta por lo que la estructura interna deber facilitar esa finalidad.

REUNIONES INFORMATIVAS Es uno de los instrumentos de los que dispone la organizacin para comunicarse directamente con sus pblicos internos. En este sentido, son un importante elemento dinamizador del colectivo y por ello deben estar cuidadosamente planificadas y estructuradas. REVISTA O PERIDICO INTERNO Esta herramienta de tipo ascendente, descendente y horizontal sirve para interrelacionar a todos los miembros de la organizacin desde una perspectiva participativa e incrementa el sentimiento de pertenencia de los pblicos internos ya sea por la presencia, la interaccin de los contenidos o las informaciones personales o ldicas que puedan aparecer en su contenido. La finalidad de la revista interna es la de dirigirse al conjunto de los miembros de la organizacin y rene una serie de funciones que dan sentido a la aplicacin de esta herramienta:

 Informacin sobre las principales novedades de la organizacin. Aspecto cultural con contenidos sobre cine, libros y otros elementos y que pueden estar realizadas por personas de la organizacin. Elementos ldicos y de diversin. Los peridicos o revistas internas es uno de los principales instrumentos de comunicacin interna. Las actividades que se pueden reflejar en el contenido son: Informativas sobre la estrategia de la organizacin, la situacin del sector productivo, las perspectivas de la organizacin e informacin sobre los competidores. Generales referidas a informaciones econmicas generales, temas de inters general, cuestiones de actualidad y elementos de esparcimiento y distraccin tales como deportes, cocina, cultura, test, juegos, etc. Informaciones internas que acontecen en el seno de la organizacin. Abarca la presentacin de diferentes servicios internos, actividades secundarias como mecenazgo, cursos de formacin o actividades que la organizacin realice en el exterior a ella. Colaboraciones en las que cualquier persona puede enviar su propuesta para participar en el contenido. Pueden ser opiniones sobre hechos de la propia organizacin o externos, o propuestas de creaciones literarias, de juegos, de reuniones entre las personas, etc. Reconocimiento con informaciones sobre la vida interna de la organizacin, como son las caractersticas y funciones de determinados puestos de trabajo, semblanzas personales o ancdotas en el trabajo. RESUMEN DE PRENSA Instrumento cuya funcin es abarcar al conjunto de miembros de la organizacin, por lo que su sentido es transversal. Es un elemento que muestra informaciones aparecidas en los medios de comunicacin referidas a la organizacin o sobre aspectos que inciden directamente sobre ella. Su frecuencia depende del volumen de informacin que surja en los medios y no es necesaria una presentacin de calidad. La lectura de esas informaciones confiere una satisfaccin a sus miembros al sentirse partcipes de una institucin que posee marcada presencia social y que tiene una proyeccin externa. Determinadas personas de la organizacin pueden solicitar y de hecho habra que hacerlo de manera sistemtica- un anlisis ms profundo y contextualizado de las informaciones por parte del responsable de comunicacin. Uno de los aspectos que suscitan estos tipos de instrumentos es la necesidad de decidir qu tipo de informaciones aparecen. As, frente a las posturas que las limitan a aquellos acontecimientos de ndole positivo para la organizacin, creo que si se postula una total apertura en la comunicacin es necesario incluir todo tipo de informacin sea positiva o negativa. Eso s, realizando posteriormente una actividad comunicativa para que los lectores puedan verificar o no la exactitud de lo ledo.

Asimismo si el volumen de informacin es muy elevado es pertinente elaborar una revista especializada a partir del organigrama de nuestra organizacin. As se podra elaborar uno econmico-financiero, otro referido a aspectos productivos, otros sobre los recursos humanos, etc. CRCULOS DE CALIDAD Consiste en un pequeo grupo de personas (cuatro a ocho, aproximadamente) que se renen peridicamente de manera voluntaria para discutir y analizar el funcionamiento de la organizacin. Propone determinadas soluciones a los directivos y, posteriormente, hace un seguimiento cuantitativo y cualitativo tras su aplicacin. TABLONES DE ANUNCIOS Instrumento que se puede utilizar en todos los sentidos de la comunicacin (ascendente, descendente y horizontal) y aportan facilidad de ejecucin y la flexibilidad de su contenido y la complementariedad con otros instrumentos. El contenido puede abarcar: Informaciones legales obligatorias establecidas por la ley: horarios, das festivos, servicio mdico, informacin sobre las retribuciones, seguridad e higiene en el trabajo. Informaciones referentes a la organizacin tales como resultados, acontecimientos del sector de actividad, campaas de sensibilizacin (antitabaco, prevencin cncer, etc.). Informaciones sociales de la organizacin y de relaciones entre los trabajadores, tales como excursiones conjuntas, encuentros deportivos, reuniones sociales, etc. El xito del tabln de anuncios depende de su contenido, pero tambin existen otros elementos que influyen en concretar y alcanzar los objetivos que se pretenden con este instrumento. Cabe tener en consideracin: 1. La ubicacin deben realizarse en lugares concurridos y de fcil acceso visual. 2. Responsabilizar a una persona que sustituya peridicamente el contenido y que evite la sobreabundancia de informacin y el solapamiento de todas ellas. Asimismo, la limpieza facilita el acercamiento y la intencin de actualidad que debe tener. 3. El contenido debe facilitar la legibilidad y ser atrayente visualmente y estar bien estructurado. BUZN DE SUGERENCIAS Instrumento de comunicacin ascendente que tiene como objetivo que los empleados puedan expresar sus opiniones o sugerencias - que no quejas o reclamaciones- sobre diversos aspectos: Tcnicos, tales como mtodos de trabajo, mejoras organizativas, sustitucin de materiales, tiempos de produccin, mejora de la productividad. Humanos, referidos a seguridad e higiene en el trabajo, turnos de vacaciones, mejoras sociales, condiciones en el trabajo.

 Administrativos entre los que se encuentran nminas, servicios en la organizacin, normas administrativas. Su xito se basa, principalmente, en que el usuario perciba su utilidad manifiesta, ya que debe ser un instrumento activo al tener que tomar la iniciativa y concretarla de manera argumentativa. Adems debe dedicar tiempo a la reflexin en primer lugar, y a la redaccin, en segundo. Esa actividad exige respuesta de la organizacin al esfuerzo que ello supone. En consecuencia en necesario establecer una pauta de actuacin que debe contener obligatoriamente una serie de pasos como son: 1. Apertura peridica del buzn para que las propuestas no se acumulen excesivamente y se vaya respondiendo adecuadamente a todas ellas. 2. Control de las propuestas presentadas con una estructuracin por diferentes sectores y mbito de actuacin. 3. Consultar a un especialista sobre la pertinencia y calidad de lo propuesto. 4. Estudio de la viabilidad en su aplicacin. 5. Evaluacin de las mejoras productivas o de gestin, con indicacin de las mejoras resultantes (optimizacin de plazos, mejora de la calidad, incremento de la seguridad). 6. Gratificacin a la persona proponente. Este punto es motivo de discusin acerca de su conveniencia en la aplicacin. Las ventajas pueden ser que se considere necesario fomentar la participacin de los empleados y esa sea una manera de recompensar el esfuerzo realizado en pensar en cmo mejorar el funcionamiento organizativo a travs de la motivacin y tambin que sea una manera de trasladar la disminucin de costes a la persona que ha planteado la cuestin. 7. Puesta en prctica de las mejoras propuestas por parte de la organizacin y evaluacin de lo que suponen realmente para la organizacin. CIRCULARES Son el conjunto de mensajes que se dirigen a un determinado sector de la organizacin o a su globalidad. Se utiliza un sistema que irradie a todos los miembros de la organizacin (de ah el concepto de circular) y se refiere a determinadas temticas de ndole organizativa (administrativas, avisos, convocatoria de reuniones). ENTREVISTA La entrevista es un contacto que se establece entre dos personas de la organizacin para tener una relacin bidireccional. A grandes rasgos se pueden distinguir los diferentes tipos de entrevista: a) Segn la iniciativa de los participantes: Planificadas: realizadas a travs de citas previas. Implcitas, son aquellas situaciones en las que se busca un encuentro fortuito entre dos personas y que no puede ser vehiculado mediante una concertada por la resistencia de algunos de ellos o por la diferencia jerrquica entre ellos.

Inesperadas, aquellas acontecidas a partir de un encuentro casual y que puede devenir en un intercambio de datos o la decisin de realizar una entrevista concertada.

b) Segn a los diversos mensajes que se pueden transmitir: De tipo descendente a partir de la posicin jerrquica del convocante para transmitir directrices, en la que el responsable convoca a uno o varios subordinados para trasladar nuevas pautas o criterios en la funcin de esa persona. De tipo horizontal con estructura jerrquica cuyo objetivo no es transmitir rdenes sino realizar una valoracin conjunta de unas determinadas informaciones. En consecuencia, su linealidad no es tal ya que busca un intercambio de ideas entre los participantes, aunque hay que tener presente que hay una persona que convoca (el superior jerrquico) y otra que acude (el subordinado). Las posiciones de uno y otro estn claramente delimitadas y en ningn caso ocurre una confrontacin opilativa, sino una peticin jerrquica de valoracin, a la cual se puede o no ser receptivo. Entrevista jerrquica de transmisin y valoracin de informacin general. La metodologa utilizada es semejante en la tipologa anteriormente citada, aunque en este tipo de entrevista no se analizan aspectos estrictamente relacionados con el mbito funcional de los reunidos. A travs de este tipo de entrevista se puede disponer de un conocimiento ms amplio sobre el entorno organizativo. Entrevistas con salto jerrquico, son reuniones realizadas entre un superior jerrquico y un subordinado sin relacin directa con el superior. Uno de los aspectos ms importantes es la posicin que adopta el superior jerrquico inmediato, ya que puede producir una deslegitimacin por soslayarse su autoridad en la organizacin, as como que el subordinado pueda pensar que esa es la va correcta y en el futuro pretenda volver a realizarla. De ah, que sea necesario establecer la aquiescencia o el conocimiento del superior jerrquico inmediato a efectos de no deslegitimar ni crear incertidumbre sobre el contenido de la entrevista. Entrevista de tipo transversal, realizadas entre responsables de unas reas con subordinados de otras reas. Este tipo de actuaciones puede ocasionar problemas horizontalmente entre directivos, por lo que es necesario establecer previamente instrumentos horizontales de comunicacin. Entrevista de coordinacin horizontal, que ocurre entre personas de idnticos niveles en la jerarqua. Su objetivo es profundizar para mejorar en las relaciones entre diferentes reas. VISITA O JORNADAS DE PUERTAS ABIERTAS Este tipo de comunicacin puede ser de dos tipos: internas o externas. Externas se refiere a aquellas personas que no tienen relacin directa con la organizacin; las internas incluyen a los empleados y a sus familiares, as como a proveedores, clientes u otros pblicos directamente relacionados con la organizacin. Es importante para la comunicacin interna que todos los miembros internos conozcan el mbito, ambiente y contexto de trabajo y que sean conscientes de los diferentes problemas o situaciones que acontecen en cada una de las reas. Esa es una de las actividades que pueden ser enmarcadas en el mbito de la comunicacin transversal. INTRANET

Ambegaonkar define a una Intranet como una pequea Internet, con la gestin de la informacin y herramientas de acceso del World Wide Web juntos en una organizacin. Se puede elegir conectar la intranet a Internet, o se puede decidir mantener la intranet local y no conectarla jams a Internet (1997: 17). Las caractersticas de una Intranet son: Intranet es una red dentro de la organizacin. Intranet tiene acceso a internet pero no al revs. Su instalacin es rpida y econmica (slo requiere una pequea inversin en infraestructura). Son escalables ya que pueden ampliarse en funcin de las necesidades. Son accesibles a travs de la mayora de plataformas informticas del mercado. Soportan fuentes de informacin previas a su instalacin, como bases de datos, documentos de textos, etc. REALIDAD VIRTUAL Descriptivamente, la realidad virtual es una simulacin por ordenador en l se crea un mundo ficticiamente realista a travs de diversos grafismos. En ese mundo el sujeto interacta con el mundo irreal y ste responde a sus rdenes o requerimientos, ya sea de manera gestual, verbal, tctil, etc. Y esa es una de las principales caractersticas de la realidad virtual, como son la interaccin, la inmersin y la inmediatez. En esta situacin se podra definir la realidad virtual como: Interfaz que implica simulacin en tiempo real e interacciones mediante mltiples canales sensoriales. Estos canales sensoriales son los del ser humano. La vista, el odo, el tacto, el olfato y el gusto. A pesar de que las aplicaciones ldicas son las principales impulsoras de la realidad virtual, existe un campo amplio en el tambin pueden tener un peso significativo. Y ese campo es el de la interaccin entre usuario y organizacin, desde la perspectiva de recorridos virtuales. Una de las mltiples estrategias que se encuentran al alcance de las relaciones pblicas son las jornadas de puertas abiertas que organizan instituciones que no son de acceso libre y directo. Aqu entran desde zonas militares, de peligrosidad, por el valor monetario que contiene o cualesquiera otras. Pero tambin se puede utilizar en aquellas instituciones en las que sus productos se consumen esencialmente a travs de la vista. Son los ejemplos de los museos, en los que los usuarios participan pasivamente, en su mayora, mediante la visin de los objetos. Y esa visin requiere una presencia fsica si se desea la interaccin. El problema planteado tiene visos de solucionarse con la realidad virtual ya que va a permitir recorridos interactivos por el museo a distancia. VIDEOCONFERENCIA La posibilidad de conectar a dos o ms personas que estn separadas geogrficamente supone un gran avance para las organizaciones, sobre todo si esa conexin supone un intercambio de informacin en vdeo y audio. As surgieron las videoconferencias como instrumento que permita conectar visualmente a personas que estaban separadas por una distancia considerable. Para Westphalen (1994: 97-100) este instrumento posee una serie de aportaciones positivas pero tambin elementos negativos:

Ventajas Inconvenientes Simplicidad, al margen de cuestiones tcnicas ya que los participantes pueden actuar como si se tratara de una reunin completamente presencial Rapidez al reunir con celeridad a personas separadas geogrficamente y que trabaja en tiempo real, por lo que las decisiones se toman in situ Rentabilidad al suponer un ahorro en el coste tradicional que se asocia a estas reuniones y que implica desplazamiento, alojamiento, fatiga por el viaje, etc. Rigurosidad en la reunin debida a que los participantes deben plantear la reunin con puntualidad, concisin, orden de trabajo preciso, documentacin preparada, respeto de turnos de palabra y, fundamental, necesidad de llegar a un acuerdo Flexibilidad en la modalidad de las reuniones que se establezcan debido a que la tecnologa permite cualquier tipo de reunin ya sea de trabajo, para formacin, enseanza a distancia, resolucin de crisis, etc. Frialdad en la comunicacin al no poder disponer de la comunicacin gestual, ni de la personal Lmite numrico de las personas que participan Actividades constreidas al orden del da por lo que puede aportar rigidez a la reunin El uso de la videoconferencia supone un ahorro de tiempo, dinero y desplazamiento para la organizacin, ya que de lo contrario las reuniones implican desplazamiento de las personas con el consiguiente coste monetario, pero tambin el cansancio para las personas. Otros instrumentos de comunicacin externa basada en las tecnologas de la comunicacin son los foros de discusin o las listas de distribucin. De todos esos instrumentos de comunicacin interna, los ms implantados son el tabln de anuncios y la revista de prensa. La comunicacin interna se ha convertido en uno de los esenciales instrumentos que poseen las organizaciones para mejorar en su eficiencia y eficacia organizativa. Partiendo de la Teora de los Sistemas, la comunicacin es el elemento vertebrador en las organizaciones y a travs de ella se puede establecer un contacto fluido entre las estructuras organizativas. La comunicacin interna no slo se debe limitar a realizar actividades especficas de comunicacin, sino que tambin su labor se debe extender a cualquier mbito organizativo en el que sea necesario establecer algn tipo de estrategia de comunicacin interna. A su vez, es uno de los mejores instrumentos para poder evitar conflictos internos si se acta de manera preventiva.1

INTRODUCCION A LAS RELACIONES PUBLICAS Antonio Castillo Esparca. Espaa, 2010.