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Control total de la empresa con

BPMS / SOA. SUITE DE GESTIN POR PROCESOS CON REGLAS DE NEGOCIO CRM. GESTIN DE CLIENTES CON COMERCIO ELECTRNICO MEDIANTE PROCESOS INTRANET. INTRANET / EXTRANET PARA LA COMUNICACIN Y COLABORACIN GESTIN DOCUMENTAL. CON MS SHAREPOINT PORTALES / ECM. GESTIN Y PUBLICACIN DE CONTENIDOS EMPRESARIALES ________________________________ ________________________________

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Certifica que AuraPortal ha obtenido la calificacin de VERIFIED FOR WINDOWS 2003 ________________________________________________________________________ AuraPortal es Gold Certified Partner de Microsoft y su producto ha sido incluido

en el Microsoft International Catalogue of Products.


____________________________________________________________________ La consultora internacional Gartner Inc. ha seleccionado AuraPortal entre los mejores programas del mundo, incluyndolo en el Magic Quadrant, y calificndolo como el programa Ejemplo de la prxima generacin de BPMS. ________________________________________________________________________ AuraPortal posee las certificaciones de Calidad Internacional ms importantes. ________________________________________________________________________ Esta publicacin pertenece al Servicio de Documentacin de AuraPortal (SDGAP). Todos sus derechos quedan reservados. No est permitida la reproduccin total o parcial de este documento sin el permiso por escrito del SDGAP. ________________________________________________________________________ Fecha de impresin: Marzo 2008

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Contenido
1. ASPECTOS DESTACABLES
1.1. Qu es AuraPortal 1.2. Sus Caractersticas 1.3. Su BPMS 1.4. Su Intranet / Extranet 1.5. Su CRM 1.6. Su Gestin Documental 1.7. Su Gestin de Portales / ECM 1.8. Sus Ventajas Bsicas

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2. GENERALIDADES
2.1. Areas de Aplicacin 2.2. Facilidad de Uso 2.3. Entidad 2.4. Seguridad 2.5. Administradores Delegados 2.6. Inscritos 2.7. Usuarios 2.8. Portales en AuraPortal 2.8.1. Portal de Empleados 2.8.2. Portales Externos 2.8.3. Avisador 2.9. Calendarios 2.10. Diccionarios 2.10.1. Diccionario de Trminos 2.10.2. Diccionario de Roles 2.10.3. Diccionario de Perfiles 2.10.4. Diccionario de Recintos Seguros 2.10.5. Diccionario de Formularios 2.10.6. Diccionario de Consultas

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Pgina 2.11. Servicios Web (SOA) 2.12. Adaptadores 29 30

3. LAS 9 FAMILIAS
3.1. Arboles y Clases 3.2. Elementos: Fichas 3.3. Anexos 3.4. Familia: Empleados 3.5. Familia: Reglas 3.6. Familia: Procesos 3.6.1. Cuadro de Mandos 3.6.2. Business Intelligence 3.7. Familia: Tareas Libres 3.7.1. Tareas: Personalidad 3.7.2. Tareas: Flujos 3.7.3. Tareas: Grupos de Usuarios 3.7.4. Tareas: Ventana de Trabajo 3.8. Familia: Documentos 3.8.1. Documentos: Enlaces con Tareas y Otros 3.8.2. Documentos: Proteccin y Permisos 3.9. Familia: Cuentas 3.10. Familia: tems 3.11. Familia: Proyectos 3.12. Familia: reas 3.13. Costes e Ingresos. Ejemplo

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4. INTERFAZ DE USUARIO
4.1. Funciones Personales (Mis) 4.2. Funciones Generales 4.3. Otras Funciones

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1. ASPECTOS DESTACABLES
1.1. QU ES AURAPORTAL
AuraPortal BPMS es un sistema de Gestin Empresarial que ofrece en un solo paquete cinco mundos relacionados entre s que constituyen las reas de mayor inters y eficacia en la gestin empresarial de hoy y del futuro inmediato:

1. BPMS / SOA. Suite de Gestin por Procesos con Reglas de Negocio


El BPMS representa hoy en da la meta de la mayora de los planes de desarrollo tecnolgico. En s mismo constituye el ms moderno y ambicioso esfuerzo de la tcnica de software de gestin de la empresa para abordar la automatizacin y optimizacin de todos los procesos. AuraPortal ha sido ha seleccionado por la consultora internacional Gartner Inc. entre los mejores programas BPMS del mundo, incluyndolo en el Magic Quadrant, y calificndolo como el programa ejemplo de la prxima generacin de BPMS.

2. CRM. Gestin de Clientes con Comercio Electrnico mediante Procesos


AuraPortal ha conseguido un objetivo anhelado pero inalcanzable hasta ahora: La integracin total de las funcionalidades y operaciones CRM (Customer Relationship Management) en los propios Procesos BPMS (Business Process Management Suite) de la empresa. Es decir, la Gestin de Clientes con Comercio Electrnico mediante Procesos.

3. INTRANET. Intranet / Extranet para la Comunicacin y Colaboracin


AuraPortal proporciona un entorno de comunicacin y colaboracin entre empleados y entre estos y externos. Dispone de todos los canales de comunicacin que ofrecen las ltimas tecnologas: Encuestas, Foros y Debates on-line, Agendas compartidas y, sobre todo, un innovador workflow que es posiblemente el ms potente y flexible que puede encontrarse hoy en el mercado. Adems, cuenta con una estructura imbricada que enlaza y conecta las gestiones de Empleados, Cuentas (Clientes, Proveedores, etc.), tems (Productos, Servicios, Existencias e Inmovilizado), Proyectos (Centros de Coste e Ingreso) y reas de la empresa.

4. GESTIN DOCUMENTAL. Con MS SharePoint


Basada en Microsoft SharePoint y mejorada sustancialmente, ofrece uno de los ms completos sistemas para gestionar los documentos y sus ciclos (Archivstica, Aprobaciones, Versionado, Firma Digital, Suscripciones para avisos de cambios, Bsquedas por contenido, Discusiones, Vigilancia, Traza para Auditora, etc.).

5. PORTALES / ECM. Gestin y Publicacin de Contenidos Empresariales


AuraPortal permite crear y gestionar anuncios para su publicacin en los diferentes Portales, teniendo en cuenta rutas de aprobacin de los comunicados, prioridades, fechas de publicacin y caducidad, etc. Diferentes reas de la empresa, como la propia direccin o cualquier otro departamento podrn generar contenidos de gran riqueza y de actualidad segn sus permisos otorgados y configuracin. El mecanismo para crear estos comunicados es muy sencillo y se puede configurar de acuerdo a cualquier tipo de diseo.

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AuraPortal 1.2. SUS CARACTERSTICAS

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AuraPortal ha convertido el Portal Corporativo tradicional en la plataforma nica sobre la que se desarrolla la gestin de la empresa: El Corazn de la Empresa. Al adquirir AuraPortal no se adquiere solamente una suite de gestin por procesos, sino que en el paquete se incluye: 1) BPMS/SOA, Suite de Gestin de Procesos con Reglas de Negocio. 2) CRM, Gestin de Clientes con Comercio Electrnico mediante Procesos. 3) INTRANET, Intranet/Extranet para Comunicacin y Colaboracin. 4) GESTION DOCUMENTAL, con MS SharePoint. 5) PORTALES, Gestin y Publicacin de Contenidos Empresariales, y confiere a AuraPortal el carcter de excepcional y le dota de un extraordinario atractivo. La sinergia que desencadena la integracin de todos estos elementos de gestin proporciona una eficacia desconocida hasta ahora. Entre otras, cabe destacar las siguientes Caractersticas Generales: 1. Entorno Web. Trabajar en entorno Web significa que cualquier usuario de AuraPortal puede trabajar en modo real desde cualquier parte del mundo, (en cualquier oficina de la empresa, en un hotel, de visita en un cliente, de viaje en cualquier pas o desde su domicilio particular), las 24 horas del da de forma interactiva e instantnea. La ms alta tecnologa. Ninguna otra aplicacin similar del mercado internacional supera a AuraPortal en la incorporacin de las ms modernas tcnicas de programacin y enfoque tecnolgico. Seguridad. Este es un aspecto muy importante, pues los ataques de todo tipo (virus, gusanos, hackers, crackers, etc.) son cada vez ms frecuentes en cualquier organizacin y estar bien protegido contra ellos es esencial. Microsoft ha dedicado grandes recursos desarrollando blindajes de sus sistemas para estar en vanguardia en este delicado aspecto. Y AuraPortal se beneficia de los mejores sistemas de seguridad desarrollados por Microsoft. Compatibilidad. Al estar dentro del entorno de Microsoft Office, la facilidad para el transvase informativo dentro del sistema est garantizada. Documentos de Word, Excel, PowerPoint, etc. as como el correo electrnico (Exchange, Outlook) se encuentran en su ambiente natural. Instrucciones como Copiar (ctrl+c) y Pegar (ctrl+v), as como arrastrar con el ratn, se pueden utilizar para llevar la informacin de uno a otro sitio dentro de AuraPortal. reas de Negocio. Aunque abarca a todos los mbitos de la organizacin, a modo de ejemplo se enumeran algunas de las reas de negocio estratgicas en la mayora de entidades, y que pueden ser organizadas, gestionadas y controladas mediante AuraPortal. 5.1. SCM (Gestin Relaciones con Proveedores). Captacin y Homologacin. Comunicacin con Proveedores y Suministradores. Organizacin de Compras y Suministros. eProcurement. Tercerizacin. 5.2. Recursos Humanos. Administracin del Personal. Evaluacin y Control. Gestin de Ausencias. Seleccin de Personal. Salud Laboral. Flujos de Informacin. Formacin y Desarrollo. 5.3. Proyectos y Costes. Planificacin. Ejecucin. Seguimiento. Medicin de los Resultados. 6. Normativas. AuraPortal ofrece una nueva forma de llevar las Normativas (tanto las de obligado cumplimiento como las voluntarias o las de tipo interno) de forma integrada con el resto de las actividades productivas y administrativas que se realizan en la entidad, y no de forma independiente de ellas. Utilizando AuraPortal las normativas funcionan por necesidad: Calidad, Medioambiente, Seguridad Laboral, Seguridad de la Informacin, Proteccin de Datos Personales, Higiene, etc.

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Al disear los diferentes procesos de trabajo de la entidad, ya se tendrn en cuenta las normativas, incluyendo las tareas a realizar para su cumplimiento, y que contarn con sus correspondientes Reglas de Negocio, tanto textuales (instrucciones en las tareas que realizan las personas) como automticas (que ejecuta el sistema sin la intervencin de personas). De esta manera, en el momento que corresponda, se pondrn en marcha las acciones correspondientes de forma automtica asegurando as su estricto cumplimiento, con la consiguiente reduccin de riesgo, trabajo (coste) y tiempos de respuesta. 7. Integracin con correo electrnico (Outlook y Exchange). Los correos recibidos (o enviados), tanto en el PC privado (Outlook) como en el servidor (Exchange) se integra dentro de AuraPortal y pueden enlazarse con cuentas, tareas, etc. y hacerles partcipes de la gestin de la empresa. Esto es de gran utilidad. Integracin con cualquier base de datos externa. Mediante el uso de Adapters Server la integracin de AuraPortal con aplicaciones externas basadas en Microsoft SQL, IBM AS-400, DB-2, OS-2, Oracle, Informix, Progress, Unix o cualquier plataforma ODBC es muy sencilla, pues ya cuenta con los interfaces necesarios que producen la conexin, dejando un sistema global de funcionamiento empresarial. Avisador. El Avisador es un mecanismo que informa automticamente a los usuarios (empleados, clientes, proveedores, etc.), aunque no estn conectados a AuraPortal, cuando se les ha asignado una tarea. Es un mecanismo muy valioso de fidelizacin y contacto automtico con clientes y proveedores.

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10. Coste Reducido. Muy ventajoso econmicamente en comparacin con los dems productos de similares prestaciones que se encuentran en el mercado.

Debido a que lleva ya resueltas muchas operativas empresariales y, sobre todo, a que BPMS no precisa programacin, los tempos y costes se reducen en un 75%, tanto en su implantacin como en las modificaciones a lo largo de su vida til. Esta es una caracterstica netamente diferenciadora frente a la competencia, ya que permite: 1) a las grandes y medianas empresas implantar no solo sus procesos estratgicos, sino todos. Y 2) a las pequeas empresas acceder a la ms eficaz tecnologa de gestin empresarial, hasta ahora prohibitiva 11. Multiidioma. El sistema identifica el idioma del usuario y presenta sus ventanas de trabajo en dicho idioma.

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AuraPortal 1.3. SU BPMS

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Los sistemas BPMS (Business Process Management Suite), tambin llamados en espaol Gestin por Procesos constituyen el ms moderno y ambicioso esfuerzo de la tcnica de software empresarial para abordar la automatizacin y optimizacin del funcionamiento de las empresas y organizaciones de toda ndole. AuraPortal ha sido calificado como el programa ejemplo de la prxima generacin de BPMS por sus innovadores caractersticas. Su exclusivo generador de Motores de Procesos de forma automtica a partir de los Modelos sin necesidad de programacin, constituye un adelanto tecnolgico de envergadura. Todas las empresas realizan sus actividades segn flujos de trabajo establecidos. Estos son patrones susceptibles de automatizacin para asegurar el correcto funcionamiento de la empresa y la mxima eficiencia. Estos flujos de trabajo se denominan Procesos. El ciclo de vida de un Proceso consta de las siguientes fases: Modelizacin, Ejecucin, Monitorizacin y Optimizacin.

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1.3.1 MODELIZACIN DE PROCESOS

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El usuario analiza los Procesos y Reglas de Negocio y utiliza el Modelizador, parte integrante de AuraPortal, para plasmar grficamente la estructura y diagrama de flujos de los Procesos. 1. BPMN. AuraPortal ha adoptado para la modelizacin de sus Clases de Procesos el ms moderno Standard internacional, llamado BPMN (Business Process Modeling Notation). SOA. La concepcin de AuraPortal est totalmente orientada a Internet y a la Arquitectura orientada a los Servicios (SOA). Incorpora el WSDL (Web Services Description Language), y la construccin de dichos Servicios Web se realiza con tecnologa SOAP. Modelizador. AuraPortal incluye su propio sistema de modelizacin desarrollado sobre la plataforma Visio de Microsoft, especialmente adaptada para la automatizacin de procesos que es capaz de realizar AuraPortal. El usuario disea sus Modelos de manera sencilla, rpida y potente. Sin Programacin. Mientras el Diagrama est siendo dibujado y los atributos definidos (incluido sus Formularios), AuraPortal construye, transparentemente para el usuario, el cdigo de programacin para el Motor que conducir la ejecucin del proceso. Entonces no hay necesidad alguna de programacin ni intervencin de tcnicos de TI, inclusive para llevar a cabo los procesos ms complejos. Esta caracterstica es netamente diferenciadora y constituye un importante atractivo del producto.

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1.3. 2. EJECUCIN DE PROCESOS


El Orquestador (dispositivo encargado del arranque y orquestacin de todos los Procesos) regula los inicios y finales de los Procesos que funcionan concurrentemente, controlados, cada uno, por su propio Motor. Las actividades que se realizan en los procesos de la empresa se clasifican en dos tipos: Tareas Personales (con intervencin humana) y Tareas de Sistema (acciones realizadas por el sistema).

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TAREAS PERSONALES

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Cada usuario recibe sus tareas asignadas en AuraPortal, una potente e intuitiva mesa de trabajo que incorpora todos los elementos de gestin, organizacin y control de los trabajos que debe realizar: Rangos, Prioridades, Vencimientos, mltiples Bsquedas, Plannings por distintos criterios, Visores, Ordenaciones, Alertas, etc. 1. Formularios Dinmicos. Al abrir una Tarea, el Formulario contiene todos los campos que son necesarios para su realizacin. No deber salir de la tarea a buscar datos o documentos. Una misma tarea puede contener ms de un formulario, desarrollados por AuraPortal permiten: divisiones condicionales, campos calculados, campos condicionales, pginas condicionales basadas en valores de campo, reglas de negocio y clculo, creacin automtica de documentos (basados en la informacin del formulario), botones de accin, botones de enlace, botones de script y mucho ms.

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Instrucciones. Las tareas pueden contener zonas para guiar las instrucciones al usuario a realizar la tarea correctamente. Estas disponen de capacidad ilimitada y pueden contener textos de todo tipo, audios, vdeos, imgenes, reglas de negocio, acceso a datos, documentos y pginas web, etc. Gracias a estas instrucciones, el empleado de la empresa, aunque sea su primer da, sabr qu y cmo debe realizar la tarea.

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Histricos. Los histricos de un Proceso contienen quin (Nombre y Cargo) ha participado en cada tarea, qu ha realizado (nombre de la Tarea), cundo (fecha, hora, minutos y segundos) y los comentarios agregados por los sucesivos participantes. Por cada Clase de Tarea pueden crearse cuantos Histricos se desee para que acten solo en algunas tareas, de esta forma, la informacin contenida solo estar disponible para los usuarios adecuados.

TAREAS DE SISTEMA
AuraPortal ha desarrollado un abanico de Tareas de Sistema para cubrir todas las actividades que no necesitan intervencin humana, como por ejemplo Crear automticamente Usuarios Invitados, Ingresar datos o valores Calculados, Transferir datos entre Grupos de Campos, Notificaciones a Usuarios Empleados o Usuarios Externos o Usuarios Invitados, Invocar Servicios Web Internos o Externos o Desviar el flujo a un proceso diferente, etc. Estas son algunas de las acciones que pueden ejecutar estas tareas que tambin se preparan sin necesidad de programacin.

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TAREAS LIBRES

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AuraPortal permite complementariamente el desvo temporal del flujo haca otros empleados para obtener informacin o solicitar acciones, usando la opcin de Creacin de Tareas Libres (sin afectar al desarrollo del Proceso principal), que estn agrupadas en clases segn sus caractersticas, para facilitar su uso. Potencia. Las Tareas Libres son muy potentes y tiles ya que aaden funciones y flexibilidad que permiten tratar asuntos relacionados con bloques, consultas, etc., que no estn contemplados en el desarrollo original del Proceso. Utilidad. Esto resuelve un problema de BPM: excesiva rigidez. En algunos casos, por razones no previstas, el Proceso requiere ms flexibilidad que ofrece el original. Esta es una caracterstica nica de AuraPortal, y aporta una solucin radical, innovadora y definitiva.

1.3.3. MONITORIZACIN
Se encarga de registrar y mostrar a los responsables de los Procesos y a la gerencia de la empresa las situaciones reales (tiempos, retrasos o adelantos, desvos respecto a patrones, costes, etc.) de todos los Procesos mientras stos se ejecutan, sin esperar a auditorias posteriores.

La Monitorizacin se lleva a cabo en tres frentes simultneos, el primero se realiza mediante Procedimientos Automticos y los otros dos mediante Consultas: 1. Controles de Sistema. Mientras los Procesos estn en curso, cualquier Tarea que llegue a los umbrales de Alertas o a las Alarmas, as como cualquier otro imprevisto en un objeto del Proceso hace que el sistema genere una Notificacin de aviso al responsable del Proceso para su informacin y para que pueda actuar en consecuencia. Adems de la Notificacin, el sistema bloquea el Proceso si lo considera necesario hasta que el problema del atasco se resuelva. Estos procedimientos no son creados por el usuario sino que vienen incluidos en la aplicacin. Cuadro de Mandos (llamado en ingls Dashboard). Comprende el conjunto de Consultas e Informes creados por el usuario que permiten conocer y controlar la ejecucin de los Procesos mientras estos estn en marcha.

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Business Intelligence. Comprende el conjunto de Consultas e Informes creadas por el usuario que se generan a partir de los datos almacenados en la base de datos de AuraPortal para realizar anlisis individuales y estadsticos que permiten obtener conclusiones relativas a Procesos o conjuntos de Procesos ya terminados. El alcance de la Monitorizacin en AuraPortal Business Intelligence no tiene lmite.

1.3. 4. OPTIMIZACIN
A la vista de los resultados registrados en la Monitorizacin, se determinan los cambios que conviene realizar en los Procesos para optimizar su funcionamiento y eficacia. Teniendo en cuenta que el diseo de procesos en AuraPortal puede ser modificado o rehecho en cuestin de minutos, sin necesidad de programacin, las idas y venidas entre los modos de simulacin y desarrollo se pueden hacer cuantas veces sea necesario y todos los cambios sugeridos por la Simulacin pueden ser incorporados de inmediato para poder verlos en seguida en nuevas simulaciones. Esto permite una optimizacin continua 'in-line' que permite adaptarse a nuevas necesidades sobre la marcha. El mtodo gil de Versionado no necesita de tcnicos de IT, ya que los ejecutivos de la empresa pueden cambiar entre los Modos de Desarrollo, Simulacin y Publicado cuando lo deseen.

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AuraPortal 1.4. SU INTRANET / EXTRANET

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AuraPortal ofrece el entorno ideal para la Comunicacin y Colaboracin entre el personal de los distintos departamentos de la empresa, equipos de trabajo, delegaciones, etc. llegando incluso a los partners de negocio (agentes, clientes, proveedores, etc.). AuraPortal dispone de todos los canales de comunicacin que ofrecen las ltimas tecnologas: publicacin en los Tablones de Anuncios de los distintos Portales, diversos tipos de Encuestas, Foros y Debates on-line en los que podrn participar todos los usuarios o grupos de usuarios, Agendas compartidas, etc. Adems, todas las actividades de comunicacin fsica que se realicen (cursos, reuniones, etc.) pueden ser organizadas, gestionadas y controladas, incluida la medicin de sus resultados. Workflow. Sin embargo, el sistema realmente efectivo de comunicacin en AuraPortal es el del workflow de las Tareas Personales de los Procesos y las Tareas Libres, que afecta a todas las actividades que realizan en la entidad. Cada usuario recibe sus tareas asignadas en su propia agenda de AuraPortal, potente e intuitiva mesa de trabajo que incorpora todos los elementos de gestin, organizacin y control de los trabajos que debe realizar: Rangos, Prioridades, Vencimientos, mltiples Bsquedas, Plannings por distintos criterios, Visores, Ordenaciones, Alertas, etc. Workflow Libre. El workflow libre de AuraPortal es posiblemente el ms potente y flexible que puede encontrarse hoy en el mercado. Algunas de sus caractersticas son: 1. Fcil de manejar. Muy fcil de aprender. En un solo da de prctica los usuarios del workflow libre aprendern a utilizarlo correctamente. Personalidad. Permite la asignacin bien por la Persona fsica o bien por el Cargo que ocupa en la empresa. Histrico. Lleva un histrico que registra todas las acciones y los comentarios introducidos por cada ejecutor de cada tarea. Acciones del flujo. El flujo de tareas se realiza mediante las acciones de enviar, responder, reclamar, terminar con o sin xito y mantener en estado latente. Privacidad. El flujo de las tareas est protegido por un sistema de seguridad que asegura que solo las personas que tienen permiso pueden acceder en cada momento a las tareas filtradas. Enlaces. Cada tarea puede enlazarse sin limitacin con: otras tareas, empleados, documentos, cuentas, tems, proyectos y reas. Prioridad. Las tareas llevan indicadores de prioridad relativa (3 niveles) y rango (90 niveles), este ltimo para organizar el conjunto de tareas de un usuario segn sus criterios personales. Control de fechas. Cada tarea acepta indicacin de fechas y horas para su inicio y finalizacin, tanto previstas como reales. Costes e Ingresos. Se puede llevar un exhaustivo control de costes e ingresos por tareas, con introduccin manual o automtica de los costes e ingresos asociados a cada accin de la tarea.

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10. Proyectos. Las tareas pueden agruparse por proyectos o expedientes y acumular en stos los costes de las mismas. 11. Planning. Se lleva automticamente un planning de tareas mediante grficos Gantt. 12. Tareas Mltiples. Se pueden asignar tareas a grupos de usuarios, tanto a ttulo individual como colectivo.

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AuraPortal 1.5. SU CRM

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AuraPortal ha conseguido un objetivo anhelado pero inalcanzable hasta ahora: La integracin total de las funcionalidades y operaciones CRM (Gestin de Relaciones con Clientes) en los propios Procesos BPMS de la empresa. En efecto, con AuraPortal el empresario podr en unas horas disear sus operativas y sus campaas comerciales e inmediatamente ponerlas en prctica adecundolas en cada momento a los cambios de mercado y reformndolas cuando lo desee, comparando su eficacia. Y todo ello sin una sola lnea de programacin.

1.5.1. CAPTACIN WEB 2.0


AuraPortal permite utilizar todos los medios disponibles y las ltimas tecnologas para contactar con clientes, como la Captacin automtica de nuevos clientes a travs de la moderna Web 2.0.

1.5.2. MARKETING
Con AuraPortal se puede automatizar todo el ciclo de vida de una iniciativa de marketing, desde su diseo, planificacin y ejecucin hasta la medicin de resultados. 1. Segmentacin. La Segmentacin de clientes por mltiples perfiles permitir generar promociones y campaas particularizadas segn sus caractersticas y preferencias, logrando una optimizacin de los recursos y de los resultados. Control. Todas las acciones comerciales organizadas (envos, visitas programadas, llamadas) quedarn asignadas mediante tareas a determinados miembros del equipo. Siempre se sabr si estn realizadas o no, y se conocer en todo momento el estado de realizacin en el que se encuentran. Evaluacin y Control de Costes. Constante evaluacin de la rentabilidad obtenida con cada Cliente y Lnea de Negocio as como muchos otros indicadores para reconducir y optimizar las acciones comerciales.

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Control de Tiempos. Tambin se dispondr del Planning temporal de los Proyectos, y de cada Tarea de los Proyectos, con la visin de los tiempos de realizacin previstos, actuales y reales, comprobando los mrgenes de maniobra y las desviaciones.

1.5.3. VENTAS
Con AuraPortal se incrementa de forma natural el xito de las ventas gracias al control y la informacin. 1. Procesos. Permite automatizar todas las etapas del proceso de venta, desde la aparicin de oportunidades potenciales hasta la generacin y presentacin de las ofertas, aprobacin interna, seguimiento, pedidos y su resolucin completa.

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Informacin de agentes. Se gestionarn las agendas del personal de ventas, insertando los trabajos que deben realizar, asignando acciones comerciales a los vendedores ms apropiados en funcin de planificaciones y seguimientos y evitando que se pierdan avisos de clientes o acciones importantes. Informacin de operaciones. En cada momento se conocer el estado de todas las operaciones en curso, el avance de cada operacin, las que estn a punto de cerrarse, las que estn en fases preliminares, etc., para poder actuar en consecuencia. Canales Indirectos. Las ventas a travs de redes de Concesionarios y Distribuidores se vern potenciadas sustancialmente. La comunicacin on-line continua con los distribuidores permite, de forma muy fcil, transmitir experiencias. Esto afectar de inmediato a la eficacia de sus acciones: consignas, estrategias, resultados, casos resueltos, caractersticas, argumentos y acciones de la competencia, etc., incrementando de inmediato el xito de campaas y promociones.

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1.5.4. MARKETING
La atencin al cliente es vital para su fidelizacin. Con AuraPortal podr involucrarse a todo el personal propio y a los partners en el proceso de Satisfaccin al Cliente. La informacin y coordinacin de todo el equipo permitir aumentar, agilizar y personalizar el servicio, y al mismo tiempo disminuir los costes. 1. Fomento de la comunicacin con el Cliente. Se dispondr de diferentes utilidades para que los clientes expresen su opinin: tareas, encuestas, foros, tablones de anuncios, buzn de sugerencias, pginas de comentarios, email, etc. Servicio. Los servicios que preste la empresa a sus clientes (averas, incidencias, reclamaciones) podrn ser controlados de principio a fin. Todo el historial de servicios prestados a cada contrato quedar actualizado de forma automtica tras su realizacin. Tambin podrn conocerse las desviaciones en tiempos y costes de los diversos tipos de contrato que ofrezca la empresa. Seguimiento. En todo momento se sabr en qu situacin est cada caso y de quin depende, aunque tengan que intervenir en su resolucin diversas personas y departamentos. El sistema guardar constancia de las acciones realizadas para cada cliente, los tiempos dedicados a cada uno y su rentabilidad. Formacin. Con AuraPortal podr llevarse a cabo una poltica de formacin eficaz, tanto del personal interno como de agentes, distribuidores, clientes, colaboradores, etc. que abarque todo el conjunto de trmites que deben llevarse a cabo: Planificacin, Convocatoria, Seguimiento y Anlisis de los Costes.

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AuraPortal 1.6. SU GESTIN DOCUMENTAL

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La Gestin Documental de AuraPortal es la de Microsoft SharePoint mejorada con algunas funciones para facilitar su manejo y ampliar sus posibilidades. El control de documentos de SharePoint es uno de los ms potentes, completos y flexibles que existen en el mundo y adems, cuenta con la ventaja de ser de Microsoft, lo que garantiza, tanto la optimizacin dentro del sistema operativo Windows como las futuras evoluciones al ms alto nivel.

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Creacin automtica de bibliotecas. La creacin y ubicacin automtica de bibliotecas es una herramienta exclusiva de AuraPortal. Gran capacidad. Soporta un nmero prcticamente ilimitado de documentos: hasta 2 millones de documentos por biblioteca y hasta 1.000 bibliotecas. Todo ello en un solo Sitio. Si fuese necesario se pueden crear ms Sitios dentro de AuraPortal. Creacin, revisin e ingreso de documentos. Los documentos se pueden crear con cualquier sistema, tanto mediante un editor como mediante el lector+OCR (scanner + reconocedor de caracteres) que lleva incluido AuraPortal. Su incorporacin a las correspondientes bibliotecas es inmediata. Multitud de formatos. Los documentos no han de ser necesariamente textos e imgenes. Se manejan igualmente las plantillas, formularios, listas, tablas, etc. Revisin y Aprobacin. Se pueden establecer circuitos de revisin y aprobacin, tanto simples como mltiples y tanto en serie como en paralelo. Los sistemas que proporciona AuraPortal para esta circulacin son innovadores y ofrecen singulares ventajas. Visados con firmas digitales en los documentos. Incorpora la mecnica de la firma digital. Archivstica. El archivo de los documentos en las bibliotecas permite mltiples clasificaciones, tanto preconfiguradas como definibles por el usuario. Ello permite definir y utilizar diversas vistas para localizar al instante documentos en funcin de sus caractersticas diferenciadoras. Bsquedas. Todo tipo de bsquedas: Por nombre o parte de l, por campos o caractersticas (autor, fecha de creacin o modificacin, tamao, etc.) por contenido (basta indicar la porcin de texto buscada), y adems mediante filtrados personalizados definidos por el usuario. Versionado. Existe un seguimiento automtico de versiones si se desea.

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10. Discusiones. Tambin es posible mantener discusiones sobre un documento entre varios usuarios mientras se elabora. 11. Enlaces. Tanto los documentos a ttulo individual como las bibliotecas se pueden enlazar con otros elementos informativos, por ejemplo, otros documentos, proyectos, expedientes, empleados, cuentas, ficheros, tareas, etc.

12. Suscripcin. Si un documento en una biblioteca sufre una modificacin, el sistema enva un aviso de manera automtica a los usuarios incluidos en la lista de suscriptores de esa biblioteca para que puedan revisar el nuevo documento. 13. Activacin y vigilancia de las acciones y responsabilidades de los empleados involucrados en los procedimientos. 14. Histrico de tareas que permite conocer todo lo que ha ocurrido con cada documento aunque esa informacin no figure en el texto ni caractersticas del documento. 15. Seguridad. El acceso a las bibliotecas est controlado y restringido a los usuarios que exhiban los correspondientes permisos. Se establecen 5 niveles de acceso (pueden ampliarse o reducirse): Lector, Agregador, Editor, Aprobador y Responsable. Sin embargo, la verdadera potencia, flexibilidad y sencillez de manejo de la Gestin Documental de AuraPortal proviene de la sinergia que desencadena su integracin con Empleados, Cuentas (Cliente, Proveedor, partner, etc.), reas, Proyectos o tems (materiales e inmateriales), que son los elementos informativos que se gestionan en AuraPortal, y en especial con las Tareas. En el da a da, los flujos de trabajo (tareas) se encargan de controlar las actividades que se realizan en la empresa y, por tanto, son los portadores naturales de la informacin necesaria para su ptima realizacin. Como al disear una Tarea Personal de un determinado Proceso ya se habr tenido en cuenta los documentos que deben crearse y consultarse: - La mayora de los documentos se crearn de forma automtica mediante la utilidad de Documentos Base, que rellena una plantilla con los datos del Proceso. - La mayora de los documentos no debern ser buscados, sino que estarn a disposicin del ejecutor de la tarea para su consulta, modificacin o eliminacin.

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AuraPortal 1.7. SU GESTIN DE PORTALES / ECM

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AuraPortal puede abarcar muchos portales, que son los marcos de entrada de los diferentes colectivos de usuarios acceden a l. Se distinguen dos tipos de portales: Portal Privado Interno (para Empleados). Se le llama comnmente Portal de Empleados. Portales Externos (para Clientes, Proveedores, Partners, etc. con login y contrasea). Por ejemplo, mediante los Portales de Clientes se podrn automatizar los flujos de Marketing y de Ventas (oferta-pedido-envo-factura-pago), los contratos de mantenimiento, el servicio postventa, etc., as como los tiempos dedicados a cada uno y su rentabilidad. Todo el historial de servicios prestados quedar actualizado de forma automtica tras su realizacin. Segn el Portal por el que se accede a AuraPortal, los permisos de acceso a la informacin son diferentes y se adaptan a sus necesidades particulares y a la garanta de proteccin y privacidad general. Algunas de sus caractersticas destacadas de la gestin de los portales son: 1. Creacin de Portales. AuraPortal contiene una plataforma de generacin de Portales listos para usar. Podrn crearse de forma muy sencilla y automatizada diferentes portales para diferentes perfiles de usuarios, pero tambin diferentes en funcin de su idioma o cualquier otra caracterstica, que permita proporcionarles un servicio ms personalizado.

2.

Creacin de Contenidos. Con AuraPortal se crean y gestionan los contenidos digitales para su publicacin en los diferentes Portales, teniendo en cuenta rutas de aprobacin de los comunicados, prioridades, fechas de publicacin y caducidad, etc. Diferentes reas de la empresa podrn generar contenidos de gran riqueza con herramientas tan simples como Word, Excel, Front Page, etc.

3.

Zonas de Publicacin. Los comunicados se agrupan en Zonas de Publicacin, que son configuradas para automatizar, controlar y optimizar su gestin. De esta forma, cuando un usuario crea un comunicado, el sistema controla, en funcin de su zona, quin o quienes deben aprobarlo, dnde debe publicarse y el formato de publicacin.

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As, los comunicados de una determinada zona podrn ser configurados para que deban ser aprobados por uno o varios usuarios, segn dos procedimientos diferentes: - Que deban aprobarla todos los usuarios determinados. - Que deba aprobarla alguno de los usuarios determinados. Adems, se publicarn de forma automtica en la pgina deseada y se ajustarn a un formato preestablecido.

4.

Canales de Comunicacin. Pueden crearse diversos tipos de Encuestas, Foros y Paneles de Debates online en los que podrn participar todos los usuarios o grupos de usuarios de los Diversos Portales, as como Agendas compartidas de colaboracin entre integrantes de proyectos comunes. Informacin. Desde su Portal cada usuario (Interno o Externo) accede a los proyectos que comparten, as como a las bibliotecas y documentos que la empresa quiera compartir con ellos. Adems, podrn recibir alertas sobre modificaciones, versionado, etc. Participacin en los Procesos. Tambin cada usuario externo, a travs de su Portal, participa del workflow de los procesos. Pedidos, rdenes de compras o de servicio, averas, incidencias, reclamaciones, consultas tcnicas y comerciales, sugerencias, etc. se generarn en su origen y, a travs de los procesos, seguirn las diversas fases de maduracin hasta su completa resolucin. Normativas. El propio sistema induce al cumplimiento de las normas y consignas de la empresa: Calidad, Medioambiente, Seguridad Laboral, Proteccin de Datos Personales, Care, etc. ya que las acciones que conciernen a las normativas quedarn integradas en las tareas de los procesos. Gracias a que esta caracterstica es aplicable tambin a los Portales Externos, puede ejercerse sobre los usuarios externos unos controles similares a los que se ejercen sobre cualquier otro departamento o rea de la empresa.

5.

6.

7.

8.

Avisador. El sistema avisa automticamente a empleados y usuarios externos, aunque no estn conectados a AuraPortal, cuando le aparecen las tareas que le han sido asignadas. Es un mecanismo muy cmodo para vigilar el puntual cumplimiento de las tareas y para conseguir la fidelizacin y contacto automtico con clientes y proveedores.

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AuraPortal 1.8. VENTAJAS BSICAS DE AURAPORTAL


1.8.1. VENTAJAS FUNCIONALES
Enfoque de Futuro

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AuraPortal es el ejemplo de la Nueva Generacin de BPMS, catalogada as por Gartner, Inc. Su tecnologa y su concepcin como plataforma que integra todas las actividades que se realizan en la empresa son una revolucin en el software para la gestin empresarial.

Configuracin
AuraPortal est totalmente orientada a los directivos que poseen el conocimiento de Negocio ya que no es necesario programar ni una sola lnea de cdigo ni en la puesta en marcha ni en el da a da, por lo que la intervencin de IT no es necesaria.

Operativa
Es extremadamente sencillo de usar. Los empleados pronto se encuentran en un entorno de trabajo muy amigable y eficaz que les incita a realizar bien sus funciones hasta el punto que ya no desearn trabajar de otra manera. Esto est garantizado.

1.8.2. VENTAJAS ECONMICAS


Rentabilidad
Una correcta implantacin de AuraPortal debe traducirse en un inmediato ahorro de los costes fijos de la empresa (hasta un 30% de los costes totales o un 70% de los costes administrativos), por lo que es econmicamente muy rentable. El ROI (retorno sobre la inversin) puede alcanzar el 400%. (Fuente: Informe de SAP y la Consultora Deloitte, Peridico ABC, 7 de Diciembre de 2003).

Economa en la Adquisicin
Al adquirir AuraPortal no se adquiere solamente una suite de gestin por procesos, sino que en el paquete se incluye: a. b. c. d. e. BPMS/SOA, Suite de Gestin de Procesos con Reglas de Negocio. CRM, Gestin de Clientes con Comercio Electrnico mediante Procesos. INTRANET, Intranet/Extranet para Comunicacin y Colaboracin. GESTION DOCUMENTAL, con MS SharePoint. PORTALES / ECM, Gestin y Publicacin de Contenidos Empresariales.

Economa en la Implantacin
Debido a que lleva ya resueltas muchas operativas empresariales (procesos precocinados ) y, sobre todo, a que su BPMS no precisa programacin, los tiempos y costes se reducen en un 75%, tanto en su implantacin como en las modificaciones a lo largo de su vida til. Esta caracterstica, netamente diferenciadora frente al resto de productos del mercado, permite: 1) a las grandes y medianas empresas implantar no solo sus procesos estratgicos, sino todos. 2) a las pequeas empresas acceder a la ms eficaz tecnologa de gestin empresarial, hasta ahora prohibitiva para ellas.

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1.8.3. BENEFICIOS
Resultados homogneos y predecibles Atender mayores volmenes con ms exactitud Eliminacin de errores Rpida implementacin de nuevas estrategias de negocio Mejoramiento continuo Optimiza el uso de los recursos humanos Disminuyen las necesidades de capacitacin y formacin Consistencia de informacin y servicio Permite extender los procesos a terceros (Colaboracin) Reduccin de costes

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Asegura que los procesos y las normativas y polticas de negocio se cumplen de forma estndar El conocimiento queda en la organizacin y no en las personas Optimiza la colaboracin entre personas y herramientas

1.8.4. AURAPORTAL VS. DESARROLLO PROPIO DE INTRANET


El desarrollo propio de una Intranet no aporta ninguna ventaja frente a la implantacin de AuraPortal. ste es un sistema abierto que permite ampliaciones y adaptaciones que pueden ser realizadas por programadores de la empresa usuaria pues su plataforma operativa (Windows 2003, MS SQL y MS Sharepoint) es la ms universal y conocida del mundo y por tanto al alcance de muchos programadores. La empresa usuario podr continuar desarrollando por su cuenta a partir de lo que ya le ha proporcionado AuraPortal. Las siguientes consideraciones sirven para valorar las ventajas de adquirir AuraPortal frente a la posibilidad de realizar un desarrollo de una Intranet dentro de la empresa con programadores propios.

CARACTERSTICAS

IMPLANTAR AURAPORTAL
Desde 4.000 1 Semana SI SI SI SI SI SI SI SI SI

DESARROLLO PROPIO INTRANET


3 Millones de 3 Aos Improbable NO NO NO NO Sin garantas NO SI SI

Coste de la aplicacin Plazo de disponibilidad Utilizacin de la ms alta tecnologa Altas prestaciones garantizadas Posibilidad de verlo/probarlo antes de invertir en su coste Garanta de que llegar a buen fin Probada solidez Adaptable a las necesidades de la empresa Independencia futura de los programadores de la empresa Independencia futura del proveedor Libertad de aadir/adaptar la aplicacin por programadores de la empresa

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2. GENERALIDADES
2.1. REAS DE APLICACIN
AuraPortal es una herramienta de trabajo lista para usar. Se puede empezar a trabajar con ella de manera real y efectiva al cabo de solo unas horas de comenzar su instalacin. Ello no significa que se trate de un software preparado para un determinado sector. Al contrario, debido a su concepcin abierta, AuraPortal es el medio idneo para organizar, gestionar y controlar prcticamente todas las actividades de cualquier entidad y en cualquier rea econmica, social o poltica.

Su campo de accin abarca Empresas y Corporaciones de toda ndole y tamao tanto local como internacional. Es aplicable a los siguientes sectores: Entidades Financieras Seguros Sanidad Industria Administracin Pblica: Ayuntamientos, Comunidades Autnomas, Organismos y Departamentos de la Administracin del Estado, etc. Educacin Distribucin Venta Mayor y Menor Medios de Difusin y Entretenimiento Asociaciones y Clubs Colegios Profesionales Organizaciones Sociales y Religiosas Instituciones Oficiales y Privadas Gabinetes Profesionales (Abogados, Asesores, etc.) Partidos Polticos, ONG

Y en general cualquier entidad que tenga una presencia activa en la comunidad social.

2.2. FACILIDAD DE USO


La puesta en marcha de AuraPortal es mucho ms sencilla de lo que se pueda imaginar. En contra de quien piense que la implantacin de AuraPortal puede significar un proceso largo, complejo y costoso, la experiencia ha demostrado que su instalacin y puesta en marcha es rpida y muy sencilla y que los empleados pronto se encuentran en un entorno de trabajo muy amigable y eficaz que les incita a realizar bien sus funciones hasta el punto que ya no desearn trabajar de otra manera. Esto est garantizado!

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AuraPortal 2.3. ENTIDAD

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AuraPortal puede contener y controlar dentro de su sistema una o varias empresas u organizaciones, todas ellas pertenecientes al mismo grupo siempre que se integren en una nica Entidad. Las empresas que no pertenecen a la Entidad pero que tienen relacin comercial con la misma como los Clientes, Proveedores, Colaboradores, etc., son Cuentas dentro de AuraPortal. Cuando en este documento aparece el nombre 'Empresa', si no hay aclaraciones adicionales, debe entenderse la Entidad propietaria de AuraPortal. La Entidad obligatoriamente debe tener un Organigrama funcional en el que aparecen jerarquizadas las distintas funciones en que se divide la accin empresarial con su codificacin en rbol, definicin de los cargos y nombres de las personas que los ejercen. El Organigrama puede ser muy complejo, con muchos niveles, o muy simple (por ejemplo, un gerente y todos los dems empleados al mismo nivel) segn convenga. AuraPortal permite cambios posteriores del Organigrama, tanto de funciones o cargos como de personas. El sistema se encarga de reconstruir internamente y de manera automtica la situacin de las tareas, permisos, accesos, etc. cuando se producen cambios en el Organigrama.

2.4. SEGURIDAD
La informacin contenida en AuraPortal est protegida en sus dos vertientes: Seguridad Fronteriza o Perimetral. Evita el acceso al sistema de personas ajenas, es decir, externas a la red local en donde se encuentra AuraPortal. Se encarga fundamentalmente de impedir las acciones de Hacking, Cracking, Spoofing, Sniffing, Hijacking, etc. Los sistemas empleados son los ofrecidos por Microsoft, que en este momento es la empresa que dedica ms recursos a la seguridad, y son: Kerberos, https (SSL), VPN, IPsec Certificados Digitales, Firewall y MS ISA Server 2004. A. B. Seguridad Interna. La proporciona el sistema de Permisos de Acceso dentro de AuraPortal y se encarga de restringir el acceso de manera selectiva a cada usuario en funcin de la informacin solicitada o accin especfica pretendida y su rol o la autorizacin que se le haya otorgado.

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AuraPortal 2.5. ADMINISTRADORES DELEGADOS

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El control total sobre la informacin de AuraPortal lo detenta el Administrador de AuraPortal que recibe el nombre de Adminportal. Este Administrador puede a su vez delegar funciones de alto rango (por ejemplo, crear y modificar el organigrama de la Entidad, o crear los rboles y las clases de Cuentas, Tareas, etc.) en diversas secciones de AuraPortal, a otros usuarios, que reciben el ttulo de Administradores Delegados.

2.6. INSCRITOS
Toda persona que figura dentro de AuraPortal, sea empleado de la Entidad o personal de una Cuenta (Clientes, Proveedores, Colaboradores, etc.) recibe el nombre de Inscrito. Los Inscritos internos son todos los empleados de la Entidad que figuran en su Organigrama y reciben el nombre de Empleados. Los Inscritos externos son personas ajenas a la Entidad y reciben el nombre de Externos. Como se explica a continuacin, los inscritos no necesariamente son usuarios de AuraPortal.

2.7. USUARIOS
Se llama Usuario a todo Inscrito que tenga derecho de iniciar sesin en AuraPortal, es decir, todo aquel que dispone de una contrasea para entrar. No todos los Inscritos son Usuarios. En realidad, es frecuente que haya Empleados de la Entidad (que siempre son Inscritos) sin entrada a AuraPortal, y por tanto no son Usuarios. AuraPortal soporta tres tipos de usuario: Usuarios Internos Son los empleados de la entidad, y se comunican entre ellos mediante el Portal Interno. Usuarios Externos Son distribuidores, clientes, proveedores, subcontratistas, etc. que mantienen una relacin regular con la empresa. Estos usuarios se comunican con la empresa a travs de Portales Externos donde tienen acceso a todo tipo de informacin til y participar en el workflow de Procesos BPM y de tareas libres. Usuarios Invitados Son terceros con menos relacin con la entidad, aunque tambin participan en los procesos. Las solicitudes las realizan a travs de la Web Pblica y reciben e-Mails, que se crean de forma automtica, con formularios adjuntos que integran las tareas de los Procesos. De esta manera, los usuarios invitados participan de una forma similar a los empleados y externos en la ejecucin de los procesos.

2.8. PORTALES EN AURAPORTAL


AuraPortal puede abarcar muchos portales, siendo stos los marcos de entrada de los diferentes colectivos de usuarios o visitantes que acceden a l. Se distinguen dos tipos de portales: A. Portal Privado Interno (para Empleados). Se le llama comnmente Portal de Empleados.

B.

Portales Externos (para Clientes, Proveedores, Partners, etc. con login y contrasea).

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Segn el Portal por el que se accede a AuraPortal, los permisos de acceso a la informacin son diferentes y se adaptan a sus necesidades particulares y a la garanta de proteccin y privacidad general.

2.8.1. PORTAL DE EMPLEADOS


A l acceden los Usuarios Internos que son los Empleados de la Empresa. Su funcin es gestionar las actividades y los documentos relacionados con la propia Funcin Empresarial. Los mdulos de que consta para realizar su cometido son: Mdulo INTRANET Incluye BPMS Gestin Documental Empleados Workflow de Tareas Libres Cuentas tems Proyectos y Costes reas Agendas Comunicados Gestin de Procesos Canal para Portales Externos

MOTOR DE REGLAS DE NEGOCIO MULTI-IDIOMA

2.8.2. PORTALES EXTERNOS


Son los que utilizan los Usuarios Externos de AuraPortal, por ejemplo, los Clientes, Proveedores, Agentes, etc. Estos portales se encargan de establecer un robusto canal de comunicacin entre dichos Usuarios Externos y la Empresa, gracias al BPMS de AuraPortal y a su potente Gestin Documental. Se pueden construir varios Portales Privados Externos, uno para cada colectivo de Usuarios Externos que quiera diferenciarse, por ejemplo, uno para Clientes, otro para Proveedores, otro para Agentes, otro

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para Prensa, etc., pero tambin puede segmentarse segn el idioma o cualquier otra caracterstica que aconseje distinguirlos del resto. Los Portales Privados Externos se configuran de forma independiente, as que no solamente sus contenidos, sino tambin su navegacin y botoneras de opciones son especficos para cada portal y adecuados al colectivo que lo usa.

2.8.3. AVISADOR
El Avisador es una funcin de gran valor pues se encarga de informar a los Usuarios Externos (e Internos si se desea) cuando se produce una informacin que deben conocer... aunque no estn conectados a AuraPortal. Ofrece interesantes atributos como: Se activa de manera automtica a los usuarios cuando se les ha asignado una tarea. El Avisador informa mediante una pequea ventana que aparece en su pantalla de manera automtica, con independencia de dnde se encuentra. Se lee siempre pues el usuario receptor sabe que se trata de algo que le interesa. Permite enviar la informacin en tareas de AuraPortal, que son elementos informativos mucho ms ricos que los mensajes de e-mail por su contenido informativo y su conocido empuje imparable caracterstico de AuraPortal que obliga a realizar correctamente y con rapidez todas las actividades.

El Avisador es muy efectivo para producir la hoy tan difcil y sin embargo tan necesaria fidelizacin de clientes. En efecto, facilita el envo de la informacin pertinente a cada cliente de manera individual en el momento justo, -para anunciar un nuevo producto, un servicio especfico o para comunicarle el estado de su pedido, etc.- y todo de manera automtica y proporcionndole el acceso inmediato a toda la informacin complementaria a travs de su Portal Externo.

2.9. CALENDARIOS

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En AuraPortal se pueden definir Calendarios sin lmite. Cada Calendario, que puede contener cuantos aos se quiera, se identifica por un nombre y una descripcin y sirve para establecer los das de fiesta, as como los horarios laborales de todos los das que figuran en l. En funcin de su aplicacin, los Calendarios se dividen en: - Calendarios Generales. Son los que se aplican al conjunto de la empresa o entidad con independencia de las personas que actan. - Calendarios Personales. Son los calendarios particulares que se aplican a una persona, grupo o Rol y que tienen preferencia sobre los calendarios generales cuando acta la persona.

Los calendarios permiten que en los Procesos se puedan computar las fechas por das naturales y hbiles as como las duraciones en horas, minutos y segundos, tanto naturales como hbiles.

2.10. DICCIONARIOS
Trminos, Roles, Perfiles, Recintos Seguros, Formularios y Consultas son almacenados en AuraPortal usando Diccionarios. Cada uno de estos seis Diccionarios contiene sus propios Captulos (igual que un diccionario tradicional), donde estn ubicados. Este es un sistema de clasificacin muy til porque asegura una organizacin ptima facilitando su gestin.

2.10.1. DICCIONARIO DE TRMINOS


Contiene los nombres que se crean por el usuario de AuraPortal y que se utilizan en los Procesos para definir Campos de Formularios, Criterios en las Reglas de Negocio y Adaptadores (Dispositivos de conexin entre AuraPortal y otras aplicaciones como ERP, etc.).

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Posteriormente, la Clase de Panel de cada Clase de Proceso (que debe contener todos los campos que pueden utilizarse al ejecutar los Procesos de esa Clase) se configura con los Trminos de este Diccionario. Hay cuatro divisiones en el Diccionario de Trminos: o Trminos Generales. Son trminos independientes que se van incorporando al Diccionario en cualquier momento.

Claves. El cdigo que identifica cualquier Clase de Proceso comienza con una Clave de dos letras que se puede utilizar para agrupaciones de Clases segn criterios homogneos.

Prefijo.Sufijo. Son trminos cuyo valor hay que obtenerlo de una fuente (Por ejemplo: el Prefijo Cliente con el Sufijo Saldo forman el trmino Cliente.Saldo cuya fuente de datos est en la Contabilidad). Estos trminos se utilizan en las Reglas y en los Adaptadores (que se explican ms abajo).

Grupos de Campos. Son listas de campos que se estructuran en columnas y que pueden contener diversos valores que se representan en filas, como por ejemplo, un albarn. Los campos de las columnas pueden ser de tipo General o de Prefijo/Sufijo. El pie de una determinada columna es un valor calculado sobre los valores introducidos en las filas de esa columna.

2.10.2. DICCIONARIO DE ROLES


Es el que contiene la informacin relativa a los Roles definidos y sus Asignados que son siempre: Empleado o Grupo de Usuarios. Hay Roles de tres Naturalezas: Singulares, Genricos y De Cuenta. o Se llama Rol Singular a aquel cuyo Asignado (usuario o grupo que ostenta la titularidad del Rol) est determinado con carcter fijo, es decir, que una vez identificado el nombre del Rol, se sabe quin es el Asignado con independencia del contexto en el que acta. El Asignado depende solo del nombre del Rol. Ejemplos de Roles Singulares: Director de Calidad, Encargado de Almacn, etc.

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Se llama Rol Genrico a aquel cuyo Asignado no es fijo sino que depende del lugar en el que acta, llamado Lugar de Actuacin del Rol o simplemente, LA. Un mismo nombre de Rol Genrico puede tener diferentes Asignados si el Rol puede actuar en varios LA. Ejemplos de Roles Genricos son: Jefe del Departamento (el asignado depende del Departamento), Responsable de Cuenta (al asignado depende de la Cuenta), Jefe de Obra (el asignado depende de la Obra), etc. En estos ejemplos los LA son respectivamente el Departamento, la Cuenta y la Obra en donde se encuentra en ese momento el Proceso.

Se llama Rol De Cuenta a aquel cuyo Asignado no es un empleado (como en los dos casos anteriores), sino Contactos de las Cuentas.

La identificacin de los empleados asignados a los Roles se hace por los Motores de Procesos que buscan primero en el Diccionario de Roles y, si son Genricos, consideran el contexto, y entonces busca en el rbol de la Familia que contiene la informacin relacionada con este Rol.

2.10.3. DICCIONARIO DE PERFILES


A diferencia de los Roles, que definen la funcin que desempean uno o ms Empleados, se llama Perfil a un conjunto de caractersticas que definen el comportamiento de una o ms Cuentas. Por ejemplo, dentro de las Cuentas de Clientes, stas pueden agruparse mediante la definicin de ciertas caractersticas comunes, como su rentabilidad (Rentabilidad Alta, Rentabilidad Media, Rentabilidad Baja), o el conjunto de productos que compran (Clase A, B, C, etc.) o cualquier otra consideracin. Pues bien, estas clasificaciones se denominan Perfiles.

2.10.4. DICCIONARIO DE RECINTOS SEGUROS


Los Recintos Seguros alojan a los Elementos Protegidos que forman el sistema de seguridad de AuraPortal.

2.10.5. DICCIONARIO DE FORMULARIOS


Todos los nombres usados para generar Mensajes estn listados en este Diccionario.

2.10.6. DICCIONARIO DE CONSULTAS


Los nombres de los Informes forman la Monitorizacin, Business Intelligence y otros tipos de informes que se listan aqu.

2.11. SERVICIOS WEB (SOA)


La mayora de la informacin almacenada en AuraPortal est disponible a travs de Web Services, tanto para introducir como para extraer informacin. Muchos programas pueden conectarse a Web Services, tanto aplicaciones estndar (MS Access 2003, MS Excel 2003, ) como programas diseados a propsito con cualquier sistema de programacin, como Java, Visual Basic, Delphi, Visual Studio .NET, etc. En AuraPortal se diferencian tres tipos de Web Services: - Web Services genricos, proporcionados por defecto por SharePoint (plataforma sobre la que est desarrollada una parte de AuraPortal) y disponibles para leer o escribir la mayora de informacin de AuraPortal.

- Web Services de Sistema de AuraPortal, diseados para facilitar propsitos concretos y disponibles en la instalacin por defecto, y con los que se puede realizar la mayora de acciones que un usuario puede hacer desde el interface de AuraPortal.
- Web Services Personalizados de AuraPortal. Tanto los Formularios de Mensajes de Inicio de Proceso como los de Eventos de Mensaje Intermedios que se disean a medida en los Pro-

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cesos de AuraPortal, pueden ser publicados como Web Services para ser invocados desde otros Procesos de AuraPortal o desde programas externos.

2.12. ADAPTADORES
AuraPortal dispone de un sistema, llamado AuraPortal Adapters Server, con el que se pueden consultar o modificar datos alojados en Bases de Datos externas (ERP, CRM,) desde las tareas de los Procesos de AuraPortal.
Estos trminos se podrn utilizar en Procesos de AuraPortal de varias maneras, como por ejemplo: mostrarlos en Formularios de los Procesos de AuraPortal, para que el ejecutor de la tarea pueda consultarlos (o modificarlos, dependiendo de la configuracin). El ejecutor podra ver en AuraPortal, las facturas pendientes de pago de un determinado cliente, datos que se obtendran directamente del ERP. Otra funcionalidad puede ser que los datos provenientes de Bases de Datos externas sean utilizados por las Compuertas de los Procesos de AuraPortal para tomar decisiones, orientando la corriente del flujo del Proceso en un sentido u otro dependiendo de su valor.

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3. LAS 9 FAMILIAS
AuraPortal maneja Elementos Informativos que se agrupan por su naturaleza en las siguientes 9 familias: A. Empleados B. Reglas C. Procesos D. Tareas Libres E. Documentos

F. Cuentas G. tems H. Proyectos I. reas

3.1. ARBOLES Y CLASES


Cada una de estas familias de Elementos se divide en Clases (a excepcin de la familia Empleados), y estas clases se ubican en las ramas de un Arbol de Clases, habiendo un rbol de clases para cada familia (por ejemplo, rbol de clases de tareas, rbol de clases de proyectos, etc.). La localizacin de un elemento puede hacerse por dos procedimientos o caminos diferentes: Bsqueda Filtrada. Indicar una porcin de su nombre o del de la clase a que pertenece. Bsqueda por Arbol. Invocar el rbol de clases, seleccionar la clase a la que pertenece y buscar el elemento dentro de la clase.

La combinacin de ambas posibilidades proporciona el ms sencillo, potente y rpido mtodo de localizacin, permitiendo elegir uno u otro camino segn convenga en cada caso. El sistema de rboles de clases que incorpora AuraPortal es de tipo virtual, lo que quiere decir que sus ramas se tratan dentro del sistema con independencia de las clases que alojan. Esto es muy interesante pues ocurre con frecuencia que las empresas necesitan revisar y modificar sus estructuras operativas para incorporar modelos ms adecuados a las nuevas situaciones comerciales,

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productivas, estratgicas, etc., lo cual puede incidir directamente en el formato adecuado para sus estructuras de informacin. En AuraPortal esto no es un problema pues en cualquier momento, y aunque haya muchos datos ingresados, los rboles pueden renombrarse, redefinirse, modificarse y cambiar el alojamiento de las clases en sus ramas sin que sea necesario recomponer ni renombrar la informacin existente en el sistema. Como puede comprobarse, el sistema de rboles de clases, al admitir niveles de sus ramas sin limitacin, es mucho ms potente que los sistemas de clasificacin y jerarquizacin por categoras y subcategoras que se ven en otros sistemas.

3.2. ELEMENTOS: FICHAS


Dentro de las clases estn los elementos. Cada elemento se visualiza mediante su Ficha que muestra los datos que lo identifican y describen. Los datos que aparecen en cada ficha son los que se introducen o se generan automticamente por la aplicacin y responden a definiciones o campos previamente diseados, como por ejemplo, en la ficha de cuenta, la razn social, el nombre comercial, las personas de contacto, etc. Estos campos se han seleccionado por ser de aplicacin general.

3.3. ANEXOS
Pero es frecuente que una empresa que utiliza AuraPortal para su gestin empresarial necesite controlar otra informacin especfica de su actividad y prcticas operativas y que sin embargo no se encuentra incluida en el diseo original del sistema. AuraPortal aporta una magnfica solucin a estas necesidades mediante su opcin de Anexos. Un Anexo es una estructura o formulario que permite recibir informacin adicional a la que figura en la ficha de un elemento de cualquier familia. Sus prestaciones son equivalentes a las de aadir programacin para incluir en AuraPortal nuevas funciones con datos y operativas adaptados a las necesidades de la empresa pero sin necesidad de programar. Permite almacenar informacin especfica, tanto para su tratamiento independiente como para integrar AuraPortal con la informacin residente en las bases de datos de las aplicaciones ERP (Suministros, Produccin, Comercial, Facturacin, Contabilidad, etc.) existentes, e incluso para suplir muchas funciones de ellas. Dentro de cada clase de elementos de las familias, (por ejemplo: en la clase de cuentas Clientes nacionales) se pueden definir tantos Anexos como se desee. Una vez definidos, quedan disponibles para todos los elementos de la clase. Los Anexos tienen una operativa muy potente basada en el tratamiento de listas de SharePoint. La combinacin de dichas listas con las tareas y las dems familias de elementos de AuraPortal permite generar un verdadero sistema de gestin empresarial, a la medida de las necesidades de la empresa, que aporte modernidad y acceso por Intranet/Internet a aquellos procesos que se quieran ejecutar dentro de AuraPortal en lugar de a travs del ERP tradicional. Conforme la empresa progresa en el uso de AuraPortal a lo largo del tiempo, los Anexos se van convirtiendo en una de las partes ms valiosas del sistema pues responden exactamente a lo que la empresa necesita en cada momento.

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AuraPortal 3.4. FAMILIA: EMPLEADOS

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Los Empleados no se agrupan en clases como ocurre con las dems familias, sino que estn directamente ligados a su rbol que en este caso recibe el nombre de Organigrama.

Cada empleado tiene una ficha en donde figuran sus datos de carcter general. Desde esa ficha se puede acceder a los datos privados pulsando la accin correspondiente, pero este acceso solo est permitido al propio empleado y a su supervisor.

En AuraPortal cada empleado tiene dos personalidades: una por el cargo que ocupa en la empresa y otra que representa su persona fsica. Esta doble personalidad es muy importante como se ver despus al explicar las tareas.

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AuraPortal 3.5. FAMILIA: REGLAS

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La familia de Reglas de AuraPortal puede y debe utilizarse como repositorio general de la empresa donde almacenar y consultar todas sus normas y procedimientos de aplicacin con independencia y adicionalmente a su uso en los Procesos. Las Reglas de Negocio tienen una vida independiente de los procesos, segn el Manifiesto de Reglas de Negocio publicado por Business Rules Group (integrado por autoridades reconocidas como John Zachman, Ronald Ross y otros muchos especialistas) y en particular en sus Artculos 2 y 4: Artculo 2. Separado de Procesos, No Contenido en Ellos. Artculo 4. Declarativo, No de Procedimiento. De esta manera la aplicacin de las Reglas de Negocio en el proceso es automticamente hecha por los motores de los procesos, y no por motores de reglas. Las reglas, siempre en modo declarativo, simplemente son invocadas dentro del proceso en el momento indicado. NOTA. AuraPortal defiende con conviccin esta manera de usar las reglas (declarativa, en lugar de ejecutiva), frente a otros vendedores que proponen un concepto de reglas de gestin donde las reglas actan usando un motor particular. En AuraPortal, la aplicacin de las reglas lo hacen los motores de procesos que han sido dotados con la posibilidad de leer, calcular y usar el resultado de cualquier regla dentro del proceso.

En el sistema AuraPortal las Reglas de Negocio se dividen en dos grupos atendiendo a su comportamiento: Textual (Interpretable) y Mecnica (Automtica). - Comportamiento Textual. Estas Reglas muestran su contenido mediante texto que debe ser ledo e interpretado por personas. Su aplicacin siempre ser realizada por una persona que es la que lee e interpreta el texto de la regla. - Comportamiento Mecnico. Estas Reglas se expresan mediante frmulas, tablas o expresiones matemticas y por tanto son aplicables sin intervencin humana. Las 4 naturalezas de las reglas contempladas en AuraPortal son: Textual. Asignacin, Clculo e Inferencia.

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Textual. Contienen texto explicativo con aclaraciones o instrucciones a seguir. Cuando se utilizan en los Procesos aparecen como Instrucciones en la ventana (pantalla) de ejecucin de las Tareas Personales. Asignacin. Se expresan mediante listas de parmetros heterogneos a los que se les asignan sendos valores. Segn el parmetro requerido, la Regla de Negocio ingresar el valor correspondiente. Clculo. Se definen mediante frmulas que operan con variables numricas o con fechas o con literales. Realizan operaciones algebraicas, estadsticas, de comparacin, etc. Inferencia. Llevan asociada una matriz con columnas y filas. Las Columnas de la matriz reciben el nombre de Criterios, (a excepcin de la ltima que es la columna de Resultados) y las Filas son las Calificaciones de los Criterios. De acuerdo con las circunstancias dadas, la Regla de Negocio ingresar la calificacin correspondiente. Estas 4 naturalezas cubren todas las necesidades de una manera muy sencilla y potente. Por ejemplo, el uso de las Reglas de Negocio de AuraPortal en conjuncin con los procesos que implementan la regulacin de riesgo de instituciones bancarias, de Basel II (publicado en el 2007 BPM and Workflow Handbook por la Workflow Management Coalition). Esta es una contribucin significativa e innovadora de AuraPortal al moderno mundo de reglas de negocio en BPMS.

3.6. FAMILIA: PROCESOS


La familia de Procesos almacena los procesos con sus Clases y las ramas jerarquizadas del rbol para organizar los accesos a los mismos, encargndose de registrar y mostrar a los responsables de los procesos y a la gerencia de la empresa las situaciones reales (tiempos, retrasos o adelantos, desvos respecto a patrones, costes, etc.) de todos los Procesos mientras stos se ejecutan, sin esperar a auditoras posteriores. Para ello utiliza la informacin recopilada por los procesos y la vierte en el Cuadro de Mando y en Business Intelligence.

3.6.1. CUADRO DE MANDO (LLAMADO EN INGLS DASHBOARD)


Comprende el conjunto de Consultas bajo demanda (creadas por el usuario) que permiten conocer y controlar la marcha de los Procesos para intervenir sobre ellos y corregir o enderezar aquello que por su deficiente funcionamiento debe ser modificado. El Cuadro de Mandos ofrece tres tipos de Consulta: 1. Control de Ejecucin. Permite un control exhaustivo de la ejecucin de cada proceso en curso o ya ejecutado. Est dividida en dos partes: En la parte derecha puede invocarse el Diagrama de la Clase de Proceso, para su consulta. En la parte izquierda aparecen las siguientes opciones: - Rastreo. Reproduce el flujo con todos los objetos por los que ha pasado la corriente del proceso. Pulsando sobre una Tarea Personal se accede a una copia de ella en modo Consulta. - Panel. Muestra todos los campos utilizados hasta el momento con sus valores. - Histricos. Cada Histrico muestra, por cada Tarea Personal su ejecutor (nombre y cargo) la tarea realizada, la fecha y momento en que se realiz y los posibles comentarios del ejecutor. - Documentos. Muestra todos los documentos integrados y asociados al proceso, con la posibilidad de ser abiertos y consultados. - Cronometra. Muestra los valores cronomtricos del proceso.

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2. Consulta de Procesos. Permite consultar los procesos segn diferentes Vistas que han sido diseadas por el propio usuario de forma muy sencilla. Estas vistas, que reproducen diferentes formatos de consulta de los procesos ejecutados segn los criterios que se desee, constan de: - Un Filtro que permitir filtrar los procesos de la Clase de Proceso seleccionada. - La Lista que muestra todos los procesos que cumplen las condiciones del filtro y permiten seleccionar el proceso. - La Ficha con el formato y los datos del proceso diseados para esta vista. 3. Consulta de Tiempos. Muestra los tiempos de realizacin de los procesos por mltiples criterios: procesos, tareas, puntos de control, lapsos, etc., con control de vencimientos, niveles crticos, umbrales, mrgenes alertas y alarmas. Esta ventana se auto-refresca cada cierto tiempo en intervalos decididos por el usuario.

3.6.2. BUSINESS INTELLIGENCE


Comprende el conjunto de Consultas bajo demanda creadas por el usuario (informes, reportes, imgenes, etc.) que se generan a partir de los datos almacenados en la base de datos de AuraPortal para realizar anlisis individuales y estadsticos que permiten obtener conclusiones relativas a Procesos o conjuntos de Procesos ya terminados as como a sus Clases. Permite observar los datos relativos a los Procesos ya terminados, analizando los Indicadores Clave mediante tcnicas de drill down y herramientas de BI (Business Intelligence) utilizando cubos OLAP, etc. Los formatos pueden ser: Tablas o Grficos (tarta, barras, etc.) del estilo siguiente o de otros, a gusto del usuario.

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AuraPortal 3.7. FAMILIA: TAREAS LIBRES

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Las Tareas Libres son las que se ejecutan dentro del Workflow Libre (plataforma de comunicacin y colaboracin de la Intranet Corporativa) y que no estn afectas a los Procesos BPM. Como ya se ha dicho, las tareas libres se agrupan en clases de acuerdo con sus caractersticas para facilitar la operativa, y estas clases se ubican en las respectivas ramas del rbol de clases de tareas que es nico para todo el conjunto de ellas. De esa manera, para crear una tarea, el sistema solicita en primer lugar la clase de tarea en la que se va a encuadrar, lo cual permite una clasificacin racional y facilita las bsquedas posteriores de la misma. El rbol de clases de tareas, as como las propias clases y sus ubicaciones en el mismo, han sido creados previamente como parte de la Estructura de AuraPortal, por el correspondiente Administrador Delegado y su aspecto difiere mucho de unas empresas a otras dependiendo de su actividad.

3.7.1. TAREAS LIBRES: PERSONALIDAD


Las tareas pueden tener dos personalidades: Por Cargo y Por Persona. a) Por Cargo. Contiene las tareas cuyo ejecutor lo es en funcin de sus responsabilidades empresariales que vienen definidas por su posicin o cargo en el organigrama. Un ejemplo de tarea por cargo es la orden, creada por un supervisor y asignada a su subordinado, de preparar una campaa comercial. Por Persona. Contiene las tareas relacionadas, no con la funcin o cargo que ostenta, sino con la persona fsica a quien van asignadas. Un ejemplo de tarea por persona es una tarea informando sobre la posibilidad de contratar un seguro mdico individual, que lgicamente tiene relacin con la persona pero no con el cargo que ocupa la persona en la empresa.

b)

Cuando una persona es trasladada de cargo, al asignarle una nueva posicin en el organigrama, las tareas por cargo que se encuentran activas (no terminadas) son asignadas al nuevo responsable del cargo, mientras que las tareas por persona siguen perteneciendo a la persona trasladada, con independencia de su nuevo cargo. AuraPortal se encarga de efectuar los cambios pertinentes de manera automtica.

3.7.2. TAREAS LIBRES: FLUJOS


Una tarea puede ser creada por cualquier usuario que por tanto es llamado Creador de la tarea. Para crearla, en primer lugar el creador selecciona la clase a la que ha de pertenecer la nueva tarea y al hacerlo aparece la ventana para crearla. Hay distintas acciones que se pueden llevar a cabo durante la vida de una tarea. Estas acciones se muestran en la Barra de Acciones y se activan y desactivan automticamente en funcin del estado y personalidad de cada tarea o etapa de la misma. Para comprender las extensas posibilidades que ofrece el workflow libre de AuraPortal hay que consultar el manual de usuario. Aqu se enumeran con carcter ilustrativo las principales acciones: Cursar Devolver Delegar Enviar ( ( ( ( ) ) ) ) ) ) ) )

Responder ( Reclamar Terminar Eliminar ( ( (

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Cada una de estas acciones tiene una funcin especfica y las mltiples combinaciones que permiten, abarcan toda la casustica imaginable en un flujo de tareas.

3.7.3. TAREAS LIBRES: GRUPOS DE USUARIOS


Una tarea puede ser enviada a un usuario (Ejecutor) o a un grupo de usuarios. Este grupo puede haber sido previamente definido como tal para ser asignado a determinados Roles, o puede ser un conjunto de usuarios que se seleccionan al enviar la tarea.

3.7.4. TAREAS LIBRES: VENTANA DE TRABAJO


El aspecto de la ventana de las tareas se muestra en la siguiente imagen.

3.8. FAMILIA: DOCUMENTOS


La potente gestin documental que contiene AuraPortal se basa en Microsoft SharePoint 2003 al que se le ha aadido programacin para simplificar y estructurar el acceso y mejorar la personalizacin de los sistemas de permisos y proteccin, como ms adelante se explica. Los Documentos se agrupan en Bibliotecas que son el equivalente de las clases definidas ms arriba para otras familias de elementos (Tareas Libres, Cuentas, Items, Proyectos y reas). Las bibliotecas se ubican en las correspondientes ramas del Arbol de Bibliotecas. El Arbol de Bibliotecas se ha diseado expresamente de forma integrada con las funciones de SharePoint 2003 lo cual otorga la mxima potencia, flexibilidad y simplicidad de manejo.

3.8.1. DOCUMENTOS: ENLACES CON TAREAS Y OTROS


Una tarea puede estar enlazada con uno o varios documentos e incluso con bibliotecas enteras mediante dos procedimientos distintos: Integracin y Asociacin. Si un documento se integra con la tarea, dicho documento, denominado Documento Integrado, forma parte consustancial de la tarea y va donde ella vaya. Si se elimina la tarea tambin queda eliminado el documento.

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Por el contrario si un documento se asocia con una tarea, el documento, que ahora se denomina Documento Asociado, no va con ella sino que se mantiene residente y vivo en alguna de las bibliotecas de documentos de AuraPortal o en otra parte. En este caso la tarea contiene el enlace para poder consultar el documento en cualquier momento pero si la tarea se elimina, el documento permanece en su biblioteca. Si el documento asociado es modificado con posterioridad a su enlace con la tarea, las modificaciones del documento aparecern cuando ste se invoque desde la tarea. Esto no ocurre con los documentos integrados pues no se modifican independientemente una vez se han integrado en la tarea. EJEMPLO Si a una tarea se le integra un documento tomado de la contabilidad, que contiene el saldo de un cliente que en aquel momento es de 2.000 Euros, cuando en el futuro se consulte el documento desde la tarea, mostrar siempre el mismo saldo de 2.000 Euros. Ello es debido a que en el momento de la integracin se efectu una copia del documento contable original residente en la biblioteca y esta copia qued solidificada con la tarea sin posibilidad de ulteriores modificaciones. Por el contrario si el mismo documento tomado de la contabilidad se asocia con la tarea, el saldo que mostrar cuando se abra desde la tarea ser el que figure en ese momento en el documento. El enlace de la tarea con un documento asociado se materializa a travs de su direccin de acceso (URL), por tanto puede asociarse tambin a la tarea cualquier informacin cuya direccin de acceso se conozca, aunque no se encuentre en AuraPortal, por ejemplo, Sitios Web. El conjunto de ambos sistemas de enlace: Integracin y Asociacin confiere gran potencia informativa. NOTA: La descripcin de los enlaces de documentos con las tareas es aplicable exactamente igual a los enlaces de documentos con otras familias de elementos (Empleados, Cuentas, Items, Proyectos y reas). Cualquier elemento de estas familias puede llevar un nmero ilimitado de documentos enlazados, tanto integrados como asociados.

3.8.2. DOCUMENTOS: PROTECCIN Y PERMISOS


Como se ha dicho, los documentos en AuraPortal se basan en la gestin documental que ofrece SharePoint 2003 de Microsoft con programacin aadida que simplifica y mejora los accesos a los documentos

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y ampla sus posibilidades de enlace con todas las familias de AuraPortal (Empleados, Reglas, Procesos, Tareas Libres, Cuentas, Items, Proyectos y reas). Los documentos dentro de AuraPortal, se agrupan en Bibliotecas. Para establecer la privacidad y proteccin de los documentos, los accesos a los mismos se establecen mediante los Permisos de Usuario. Cada uno de estos permisos concede al usuario que lo ostenta el mismo acceso a todos los documentos de una biblioteca dada, sin distinguir entre los documentos individuales dentro de dicha biblioteca. Es decir que los permisos se otorgan por biblioteca y no por documento. Si un usuario tiene permiso de lectura de un documento, tiene tambin permiso de lectura para todos los dems documentos de la misma biblioteca. Esta aparente limitacin no es tal en cuanto se utiliza el Arbol de Bibliotecas, pues ste permite organizar las bibliotecas con gran detalle jerrquico, dando amplias posibilidades de establecer los permisos de acceso para adaptarse a las necesidades de la organizacin. El sistema de proteccin documental de AuraPortal se basa en la combinacin de los permisos de acceso individuales por usuario y biblioteca con los emanantes de los Grupos de Sitio. GRUPOS DE SITIO Los Grupos de Sitio determinan los derechos concedidos a una lista de usuarios para interactuar con los documentos de una biblioteca. En AuraPortal se contemplan, para cada biblioteca, 5 niveles de permiso en sentido creciente, otorgando cada nivel los mismos derechos del nivel anterior ms un derecho nuevo. El nmero de cada nivel por tanto, tambin representa el nmero de derechos que otorga dicho nivel. Los 5 niveles de permiso de usuario para cada biblioteca son: 1. 2. Lector (1 derecho): Este nivel da derecho a Leer todos los documentos de una biblioteca. Agregador (2 derechos): Da derecho a Leer + Agregar documentos a una biblioteca. No permite modificar ni eliminar documentos. Editor (3 derechos): Da derecho a Leer + Agregar + Editar (editar es modificar, pero no eliminar) documentos en una biblioteca. Aprobador (4 derechos): Da derecho a Leer + Agregar + Editar + Aprobar documentos en una biblioteca. Responsable (5 derechos): Da derecho a Leer + Agregar + Editar + Aprobar + Eliminar documentos en una biblioteca.

3.

4.

5.

La conjuncin de estos niveles con determinadas listas de usuarios configura los Grupos de Sitio. Por encima de estos niveles de permiso de usuario existe el nivel especial de Administrador Delegado que tiene todo el poder sobre los documentos, incluidos la creacin y edicin de Bibliotecas y del Arbol de Bibliotecas.

3.9. FAMILIA: CUENTAS


Cuentas son las personas jurdicas y fsicas externas que mantienen relaciones comerciales con la Entidad. Son cuentas tpicas: un Cliente, un Proveedor, un Agente, un Colaborador, un Organismo del Estado, etc. Las cuentas se agrupan en clases para registrar su diferente ndole, tratamiento, permisos de acceso etc. y como ya se ha dicho, las clases de cuentas se ubican en las ramas del rbol de clases de cuentas. Tanto las clases como el rbol los crea y mantiene el correspondiente Administrador Delegado.

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Las Cuentas, como ocurre con los elementos de las 9 familias, aceptan una gran variedad de enlaces con los elementos de las otras familias. La imagen siguiente muestra la ventana en donde se gestiona la ficha de una cuenta.

3.10. FAMILIA: TEMS


Se llama Item a un artculo, un producto, una parte del inmovilizado, un recurso, un concepto de coste, etc. Los Items pueden enlazarse con los dems elementos de AuraPortal, lo cual permite controlar su uso y destino y efectuar anlisis muy importantes, como los artculos que se estn vendiendo a un cliente, los recursos empresariales en manos de un empleado, los costes asociados a un proyecto, etc.
La ficha de un tem tiene el siguiente aspecto.

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AuraPortal 3.11. FAMILIA: PROYECTOS

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Puesto que las tareas pueden llevar asociados los costes y los ingresos reales que se imputan mediante la opcin Coste / Ingreso dentro de la propia tarea, esta informacin econmica se puede trasladar a los Proyectos o centros de coste e ingreso. El valor acumulado de los costes e ingresos de las tareas enlazadas a un proyecto se puede comparar con el presupuesto de coste (partida presupuestaria) o ingreso asignado inicialmente a dicho proyecto y comprobar desviaciones y mrgenes de maniobra.

3.12. FAMILIA: REAS


reas son los Departamentos, Centros de Produccin o simplemente conceptos de homogeneidad o similitud. As como los Proyectos representan generalmente los destinos o fines de las tareas, las reas identifican los orgenes de los recursos dedicados a las tareas. Las intersecciones entre proyectos y reas determinan las posiciones de las tareas en el espacio econmico.

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AuraPortal 3.13. COSTES E INGRESOS. EJEMPLO

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Como ejemplo para el control de costes e ingresos puede tomarse un hospital en el que se definen las reas y los Proyectos como sigue: Las reas (orgenes de los recursos) seran los departamentos del hospital, por ejemplo, quirfano, farmacia, admisin, etc. y los Proyectos (destino de las actividades de las tareas) seran los pacientes ingresados identificados por las habitaciones que ocupan. Al crear una tarea que refleja, por ejemplo, una intervencin quirrgica, se enlaza la tarea con el rea quirfano y con el Proyecto paciente de la habitacin 26. En esta tarea se anotan los costes de uso del quirfano, -lo cual es muy sencillo gracias a los automatismos que suministra AuraPortal mediante las operaciones con la familia de Items, incluyendo las horas de uso de instalaciones, horas u honorarios del cirujano, del personal ayudante, consumo de medicinas, etc. Tambin se pueden usar valores medios representativos. Todos estos costes quedan registrados en la tarea. Cuando se quieran conocer los costes asociados a la estancia de dicho paciente en esa habitacin, basta con ver el detalle y la acumulacin de los costes de todas las tareas que han sido enlazadas con ese Proyecto (paciente de la habitacin 26), mientras el paciente estuvo hospitalizado. Por otro lado, si se quiere conocer con detalle el coste de utilizacin del quirfano en un perodo dado, se pueden ver los costes de todas las tareas enlazadas con el rea quirfano en ese perodo. En este ejemplo, la Cuenta, a la cual tambin se enlazan las tareas sera la compaa aseguradora de dicho paciente, con la que el hospital tiene su contrato de servicios y a la cual se le facturan los mismos como cliente del hospital. Las tareas enlazadas a la Cuenta dan la informacin completa y automtica de los servicios prestados a la misma (es decir, a sus asegurados) con sus costes asociados y los ingresos previstos. Los costes pueden compararse con los ingresos reales obtenidos de la Cuenta y calcular los mrgenes operativos, lo cual es de vital importancia para gestionar eficazmente el negocio. NOTA. Este ejemplo se ha escogido por la sencillez de presentacin. El lector podr fcilmente extrapolar el ejemplo a otras situaciones ms adecuadas a su experiencia empresarial.

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4. INTERFAZ DE USUARIO

En la pantalla del ordenador se presentan tres marcos: Marco Horizontal Marco Vertical Marco Central

Los marcos horizontal y vertical albergan los botones que conceden entrada a las funciones de AuraPortal. El marco central es el que muestra el contenido y la zona de trabajo para dichas funciones. En el marco horizontal aparecen los botones relacionados con funciones del usuario que inici sesin, y por ello van precedidos de la palabra Mis. Son stos: Mis Tareas - Mis Documentos - Mis Agendas - Mis Comunicados - Mis Correos. Tambin aparecen en este marco los botones de acceso a las funciones auxiliares: Ayuda Empleados Presentes en la Sesin Favoritos Informacin. El marco vertical contiene los botones de entrada a las familias de elementos informativos y a las opciones, no estrictamente ligadas al usuario que inici sesin. En este marco aparecen los botones siguientes: Entrada Mensajes - Empleados Reglas Procesos Tareas Libres - Documentos Cuentas tems Proyectos reas Estructura Portales Externos.

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AuraPortal 4.1. FUNCIONES PERSONALES ('MIS')


MIS TAREAS

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Es la opcin probablemente ms utilizada en la operativa diaria. En ella se crean y se gestionan todas las tareas que tienen relacin con el usuario.

MIS DOCUMENTOS
Pulsando en esta opcin se accede a los documentos que ha creado el usuario y que se encuentran en las bibliotecas de AuraPortal. Por tanto son accesibles tambin a travs de Internet.

MIS AGENDAS
Pulsando aqu se entra en las agendas particulares del usuario. Desde esta opcin se crean, operan y consultan las agendas de AuraPortal (que son las mismas de SharePoint) compartidas para determinados colectivos dentro de la Entidad, por ejemplo, para reservar usos de aulas o despachos.

MIS COMUNICADOS
Los comunicados son notas que un usuario quiere dar a conocer con carcter general a los dems usuarios de AuraPortal o ser insertados en la pgina Web de la empresa. Por aqu se entra al apartado en donde el usuario crea sus comunicados. La creacin y edicin de comunicados es muy sencilla y goza de muchos controles relacionados con prioridades, caducidades, avisos, rutas de aprobacin, etc.

MIS CORREOS
El correo electrnico que reside en el servidor es accesible desde esta opcin.

4.2. FUNCIONES GENERALES


ENTRADA
Esta es la primera ventana que ve el usuario de AuraPortal al iniciar sesin. Normalmente contiene los comunicados de la empresa y de sus empleados, adems de informacin de inters general y enlaces a otros sitios, foros, encuestas, etc.

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MENSAJES

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En los Procesos, los Objetos que entienden los Mensajes son los Eventos de Mensaje. Estos pueden ser, bien Eventos de Inicio, que se encargan de iniciar Procesos, o bien Eventos Intermedios, en cuyo caso, dentro del Proceso ya en marcha, detienen la corriente a la espera de la llegada de un Mensaje. Cuando aparece un Mensaje, bien porque ha sido generado desde dentro de la empresa o porque llega del exterior, queda depositado en una bandeja que es consultada por el Orquestador de Procesos y ste activa los Eventos de Mensaje que tengan relacin con dicho Mensaje.

EMPLEADOS
Aqu se pueden consultar las fichas con los Datos Personales y de cargo de los empleados de la entidad, ver listados filtrados y consultar el organigrama. Tambin pueden verse, si se tiene autorizacin para ello, los Datos Privados (Domicilio Particular, Tel. Privado, Estado Civil, Fecha Nacimiento, Email Privado, etc.). No se pueden ver sin embargo los Datos Confidenciales, como salario, evaluaciones de la gerencia, etc. stos solo son accesibles por el Administrador Delegado de RRHH.

REGLAS
Las Reglas de Negocio constituyen un importante componente de la gestin de la empresa a travs del BPMS de AuraPortal. Existe documentacin especfica para este apartado.

PROCESOS
Constituyen el cuerpo del BPMS y su explicacin se encuentra en su documentacin especfica.

TAREAS LIBRES
A diferencia de la opcin Mis Tareas de la franja superior, aqu se accede al mundo de las tareas libres en general sin limitarlo a las tareas relacionadas con el usuario que inici sesin, pero en cualquier caso, solo se podr acceder a aquella informacin para la que el usuario tenga permiso.

DOCUMENTOS
As como en la opcin Mis Documentos aparecen los documentos creados por el usuario, en esta opcin general se accede a todas las bibliotecas a las que el usuario tenga derecho de acceso. Las posibilidades de manejo del mundo documental en AuraPortal son todas las de SharePoint de Microsoft ampliadas con nueva programacin.

CUENTAS
Esta opcin permite la creacin, edicin y consulta de cuentas.

ITEMS
Son tems los artculos, las partes del inmovilizado, conceptos de coste e ingreso, etc. Cualquier concepto es vlido como tem si se ha creado para un fin controlable. La funcin ms general de los tems es ser enlazados con elementos de las otras familias para analizar posteriormente relaciones cruzadas acumuladas, como por ejemplo, los artculos que consume un determinado cliente, los costes de un proyecto, o el material, instalaciones y equipo que controla un empleado, un rea, un proyecto, etc.

PROYECTOS
Ya se ha dado informacin sobre los proyectos en este documento.

REAS
Aqu se crean, editan y consultan las reas de las cuales ya se ha hablado.

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ESTRUCTURA

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Se llama estructura a la plataforma sobre la que descansan todas las operaciones de AuraPortal. La estructura es accesible solo a los Administradores Delegados correspondientes a cada sector y no est por tanto disponible para los usuarios sin tal rango.

4.3. OTRAS FUNCIONES

AYUDA
Una completa ayuda interactiva suministrada con AuraPortal permite recibir informacin de ayuda mediante un sistema muy amigable.

USUARIOS PRESENTES EN SESIN


En todo momento pueden conocerse los usuarios que permanecen en sesin.

FAVORITOS
Cada usuario dispone de sus enlaces favoritos a distintas partes de AuraPortal o a entradas en aplicaciones externas con acceso inmediato pulsando este botn.

INFORMACIN
Pulsando este botn se muestra la presente versin del sistema as como otra informacin de inters relacionada con el mismo.

PORTALES EXTERNOS
Este botn facilita el acceso a los Portales Externos (Clientes, Proveedores, Afiliados, Agentes, etc.), as como a los Portales Pblicos (Sitios o Pginas Web) de AuraPortal.

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