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ANEXO 1

Manual de Procedimientos

CAREL S.A

"CAREL S.A."
PRO CCA 002

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS "CAREL S.A."


Fecha: 08/03/2012 Versin: 01 Pgina 1 de 11

PLANIFICACIN DE AUDITORAS INTERNAS 1. Objetivo: Establecer el procedimiento para la programacin, planificacin y realizacin de las auditoras internas, con el propsito de evaluar el Sistema de Gestin de CAREL S.A. 2. Alcance: El presente procedimiento aplica a todos los procesos que conforman el Sistema de gestin de Calidad de CAREL S.A. 3. Responsable: El Gerente General es el responsable de la correcta aplicacin del presente procedimiento. 4. Definiciones Para efectos del presente procedimiento se define: Auditora de calidad: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de la auditoria.

Detalle Elaborado por Revisado por: Aprobado por: Firma Nombre Cargo Fecha Prohibida su reproduccin total o parcial sin la autorizacin del Gerente General de galletas CAREL S.A.

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PRO CCA 002 Fecha: 08/03/2012 Versin: 01 Pgina 2 de 11 Permite determinar si las actividades y los resultados relacionados con ellas, son conformes con las disposiciones planificadas y si stas se implementan efectivamente y son aptas para cumplir con la poltica y objetivos del Sistema de Gestin de la Calidad. Criterios de auditoria: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia. Evidencia de la auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables. Hallazgos de la auditoria: Resultados de la evaluacin de evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria Nota: Los hallazgos de la auditoria pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de auditoria u oportunidades de mejora. Programa de Auditora: Conjunto de una o ms auditoras planificadas para un periodo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico. Conclusiones de la Auditora: Resultado de una auditora que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditora y todos los hallazgos de la Auditora. Auditado: Organizacin que es Auditada. Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora No conformidad: Incumplimiento de un requisito. Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria.
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Seleccin, Capacitacin y Evaluacin de Auditores Para seleccionar el grupo de auditores internos, se tiene en cuenta el conocimiento que tenga de la organizacin as como del buen desempeo en el desarrollo de sus funciones, asimismo el grado seleccionado para su calificacin debe cumplir con los criterios para la calificacin de Auditores. Ser profesional o Tcnico. Tener conocimientos de Sistema Gestin de la Calidad y de la NTP ISO 9001. Haber tomado y aprobado cursos de formacin de auditores de calidad dictados por terceros contratados por la empresa. Haber realizado mnimo una auditora acompaado por un Auditor calificado. Poseer cualidades como: responsabilidad, habilidades de comunicacin oral y escrita, ecuanimidad, organizacin, etc. Los auditores calificados debern actualizarse en la medida en que cambien las normas de Calidad. Durante el proceso de fortalecimiento del grupo de Auditores se que ir implementando el proceso de evaluacin de los Auditores en primer lugar por parte del rea auditada, quien evala el desarrollo de la Auditora, esta evaluacin se registra en el formato Evaluacin de Auditores (Auditado) FOR CCA 008. En segundo lugar, por parte del Auditor principal, quien evala el desempeo del Auditor, registrndolo en el formato Evaluacin de Auditores (Auditor Principal) FOR-CCA-009.

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Diagrama de flujo Formatos Responsable

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Programa de auditoras FOR-CCA-010

Auditor Principal

Gerencia General

Auditor Principal

NO

SI

Auditor Principal

Plan de Auditora FOR-CCA-011

Auditor asignado

Auditor asignado

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Formato Lista de Verificacin FOR-CCA-012

Auditor asignado

Auditor asignado

Informe de Auditora FOR-CCA-013

Auditor asignado

NO

SI SI
Solicitud de Accin Correctiva FOR-CCA-014 Jefe del rea auditada

NO SI SI
Archivo del Sistema de Gestin de la Calidad Calidad

Auditor asignado Auditor asignado Auditor Principal Auditor Principal

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Elaboracin del programa de Auditoras.

Es responsabilidad del Auditor Principal elaborar el programa de Auditoras, utilizando el formato Programa de Auditoras FOR-CCA-010. Los criterios a tener en cuenta al programar las Auditoras son las siguientes: Auditar todas las reas al menos una vez al ao. En las reas donde haya: cambio de personal, inclusin de nueva tecnologa, procedimientos nuevos, quejas o reclamos reiterados se recomienda hacer mnimo dos auditoras al ao, como resultado de las auditoras previas. Las prioridades para Auditar se deben consultar con la Gerencia General. 6

Adems de las Auditoras programadas se podrn realizar Auditoras adicionales o de seguimiento cuando stas sean solicitadas por el Auditor Principal debido a la ocurrencia de situaciones anmalas en algunas de las reas. 5.2. Aprobacin del Programa de Auditoras.

La Gerencia General revisa y aprueba el Programa de Auditoras alcanzado por el Auditor Principal. 5.3. Designacin de Auditores calificados.

El Auditor Principal selecciona los auditores con anterioridad a la realizacin de la Auditora, teniendo en cuenta que sean independientes de la actividad o rea a Auditar. 5.4. Informacin sobre la programacin y documentacin

A los auditores escogidos, el Auditor Principal les informa sobre la programacin y la documentacin necesaria, para la elaboracin del plan y la ejecucin de la Auditora.
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Elaboracin del Plan de Auditora.

El auditor asignado elabora el Plan de Auditora utilizando el formato FOR CCA011. El Plan de Auditora debe contener: Objetivo, alcance, procesos a auditar, rea auditada, auditado(s), auditor(es), fecha y lugar de la auditora, agenda y la firma del auditor. 5.6. Envo del Plan al rea Auditada

El Auditor asignado enva el Plan al responsable del rea a auditar mnimo una semana antes de la fecha programada para la Auditora. Si el auditado no manifiesta 7

su desacuerdo, dentro de los siguientes dos das a la fecha de recepcin del plan se da por aceptada la fecha, hora y agenda establecida para la auditora. 5.7. Preparacin de la Auditora.

Es responsabilidad de los auditores elaborar listas de verificacin, si as lo requieren, que les permitan consignar los puntos a evaluar para cumplir con el objetivo de la auditora. Si el auditor considera necesario otros documentos de referencia para la preparacin de la auditora los podr consultar en el archivo del comit de Calidad o los que se encuentren en la red. Cuando se elaboren listas de verificacin se elaborarn utilizando el formato Lista de Verificacin FOR CCA 012.

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Realizacin de la Auditora

La auditora se realiza de la siguiente forma: a. Reunin de apertura. En el sitio y hora acordados en el Plan de Auditora se reunirn los auditores, auditados y el responsable del rea auditada, con el fin de revisar el objetivo y alcance de la auditora, hacer la presentacin de los auditores, aclarar cualquier inquietud o duda, explicar la metodologa a seguir durante la auditora y acordar el sitio y hora de la reunin de cierre. b. Recoleccin de informacin (trabajo de campo). Segn la agenda acordada el auditor revisar los puntos establecidos en la lista de verificacin y cualquier otro tema que surja durante la auditora. Esto se podr realizar a travs de entrevistas, revisin de documentos y registros, observacin de 8

actividades y condiciones de reas de inters. Registrar los hallazgos y citar la evidencia objetiva que se tenga al respecto. A medida que se detecte una no conformidad se debe informar y aclarar con el auditado. Si hay necesidad de confirmar con otras fuentes la informacin obtenida, el auditor lo deber hacer y consignar en la lista de verificacin, si la tiene. Una vez culminada la recoleccin de la informacin el auditor o auditores tomarn un tiempo para revisar los hallazgos o evidencias y elaborar las conclusiones a presentar en la reunin de cierre. Nota: Al realizar la toma de la informacin el auditor debe ser objetivo, discreto, confidencial, no realizar comentarios, mantener el control en la auditora, asegurarse de conocer plenamente los hechos y evidencias objetivas y ajustarse a la realidad.
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PRO CCA 002 Fecha: 08/03/2012 Versin: 01 Pgina 9 de 11 c. Reunin de cierre. El grupo auditor presentar las observaciones y conclusiones de la auditora a las personas que asistieron a la reunin de apertura, informando las no conformidades y las fortalezas encontradas, aclarando cualquier inquietud. El auditor recordar al jefe de rea su responsabilidad sobre la tomas de acciones correctivas. 5.9. Elaboracin del Informe de Auditora

El auditor elabora el informe de Auditora utilizando el formato Informe de Auditoras FOR-CCA-013, especificando las no conformidades identificadas en trminos del requisito de la norma o de los documentos auditados y relacionando la evidencia que las sustenta. El original del informe debe ser entregado al Auditor Principal antes de darlo a conocer al jefe del rea auditada. Una vez este lo ha revisado se entrega, dentro de los tres das hbiles siguientes a la finalizacin de las auditora al jefe del rea auditada. 5.10. Acciones Correctivas

Es responsabilidad del jefe de rea auditada hacer el estudio de las causas de la no conformidad y proponer una accin correctiva, la cual se registra en el formato solicitud de Accin Correctiva FOR CCA 014, empleando la metodologa descrita en el Procedimiento de Acciones Correctivas PRO-CCA-005 estableciendo la fecha y los responsables de su implementacin dentro de los diez das hbiles siguientes al haber recibido el formato Solicitud de Accin Correctiva FOR-CCA014. Es responsabilidad del auditor hacerle seguimiento a la implementacin de la accin correctiva en la fecha establecida por el responsable del rea, utilizando el mismo formato.
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PRO CCA 002 Fecha: 08/03/2012 Versin: 01 Pgina 10 de 11 En el caso de que en la fecha estipulada no se haya implementado las acciones correctivas el responsable del rea establecer un nuevo plazo el cual deber quedar registrado en el formato Solicitud de Accin Correctiva FOR-CCA-014. Luego de verificar la eficacia de las acciones correctivas, el auditor dar por cerrada las no conformidades encontradas, registrando esta accin en la Solicitud de Accin Correctiva FOR-CCA-014. 5.11. Cierre de la Auditora

La auditora se dar por finalizada cuando se hayan cerrado todas las no conformidades encontradas. Para realizar el seguimiento de la efectividad de la accin correctiva implementada, se estipular la fecha de una nueva auditora en el formato Programa de Auditoras FOR-CCA-010. Al elaborar el Plan de la nueva auditora se debe tener en cuenta que se trata de una auditora de seguimiento y que se debe de citar el nmero de la auditora inicial. Los responsables de esta actividades son el auditor principal en coordinacin con el auditor asignado. 5.12. Conservacin de los registros

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Al finalizar la auditora, el auditor asignado debe entregar todos los registros de la misma al Auditor Principal para su archivo en ficheros destinados para tal fin, ubicados en el archivo del Sistema de Gestin de la Calidad de CAREL S.A. 6. Documentos de la referencia NTP ISO 9000:2001. Sistemas de gestin de Calidad. Conceptos y vocabulario. NTP ISO 9000:2001. Sistemas de gestin de Calidad. Requisitos.
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NTP ISO 10011 1:1993. Lineamientos para la auditora de Sistemas de Calidad. Parte I: Auditora. NTP ISO 10011 2:1993. Lineamientos para la auditora de Sistemas de Calidad. Parte 2: Criterios para la calificacin de auditores. NTP ISO 10011 3:1993. Lineamientos para la auditora de Sistemas de Calidad. Parte 3: gestin de programas de auditoras de Calidad. Procedimiento de Acciones Correctivas PRO-CCA-005. 7. Formatos relacionados Evaluacin de auditores (Auditado) FOR-CCA-008. Evaluacin de auditores (Auditor Principal) FOR-CCA-009. Programa de auditoras FOR-CCA-010. Plan de auditora FOR-CCA-011. Lista de verificacin FOR-CCA-012. Informe de auditora FOR-CCA-013. Solicitud de Acciones Correctivas FOR-CCA-014. 8. Control de cambios
Versin Razn del cambio Fecha

11

Original

20.05.2012

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