ARQUIVISTICA

PARAN
Educao a Distncia
CURSO SUPERIOR DE TECNOLOGIA EM GESTO PBLICA
| COMUNICAO OFICIAL E ARQUIVSTICA | TICA PROFISSIONAL | GESTO APLICADA AO SETOR PBLICO
PARAN
Educao a Distncia
Assessoria Pedaggica Mrcia de Oliveira Sanches Marinz Santos Silveira Nilcia Soares de Oliveira Sirlei Pereira Branco Revisora Flora Eliza Andrade Gomes Superviso do Projeto Grfico Ricardo Herrera Diagramao Goretti Carlos
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Professores-Autores Cassiano Luiz Iurk Ciro Bchtold Glaucia Lopes Ktia Janine Rocha Zlia Freiberger
COMUNICAO OFICIAL E ARQUIVSTICA
INSTITUTO FEDERAL PARAN Prof. Alpio Santos Leal Neto

Reitor
Pedro Pacheco
Chefe de gabinete
Pr-Reitoria de Planejamento, Oramento e Finanas Prof. Carlos Alberto de vila Pr-Reitoria de Gesto de Pessoas e Assuntos Estudantis Neide Alves Pr-Reitoria de Administrao e Infra-Estrutura Paulo Tetuo Yamamoto Pr-Reitoria de Ensino, Pesquisa e Extenso Prof Zita Castro Machado Pr-Reitoria de Relaes Institucionais e Inovao Prof. Antnio Carlos Novaes Prof. Jos Carlos Ciccarino
Diretor Geral de Educao a Distncia
Ricardo Herrera
Coordenador Administrativo e Financeiro de Educao a Distncia
Profa Mrcia Freire Rocha Cordeiro Machado . a Prof. Cristina Maria Ayroza
Coordenadoras Pedaggicas de Educao a Distncia
Prof. Ciro Bchtold Profa Ester dos Santos Oliveira .

Coordenadores do Curso
CURSO SUPERIOR DE TECNOLOGIA E M GESTO PBL I CA
| COMUNICAO OFICIAL
E ARQUIVSTICA
SUMRIO
AULA 1 AULA 2 AULA 3 AULA 4 AULA 5 AULA 6 AULA 7 AULA 8 AULA 9 AULA 10 AULA 11 AULA 12 AULA 13 AULA 14 AULA 15 AULA 16 AULA 17 AULA 18 AULA 19 AULA 20 AULA 21 AULA 22 AULA 23 AULA 24
Texto de informao, de Opinio e Crtico .......................10 Tipologia Textual ..............................................................13 Convite e Declarao ........................................................21 Atestado e Aviso ...............................................................25 Carta Comercial e Requerimento .....................................27 Abaixo-Assinado e Ofcio ..................................................30 Memorando e Ordem de Servio .....................................32 Edital................................................................................. 35 Circular e Ata ....................................................................39 Malas Direta e Contrato ...................................................43 Convnio e Estatuto .........................................................48 Relatrio e Procurao .....................................................51 Gesto de Documentos ....................................................59 Classificao de Documentos ...........................................63 Mtodos de Classificao de Documentos .......................68 Avaliao Documental ......................................................72 Introduo ao Estudo dos Arquivos .................................74 Roteiro para Organizar Arquivos ......................................77 Modelo de Plano Arquivstico ..........................................80 Sistemas e Mtodos de Arquivamento ............................83 Mtodo Alfabtico ...........................................................86 Mtodo Geogrfico ..........................................................91 Mtodos Numricos .........................................................93 O Conceito de Tecnologia da Informao .......................96
Caros Alunos
Sendo a Lngua Portuguesa o principal elemento constitutivo da cultura do povo brasileiro, de suma importncia que se saiba da sua representatividade no sistema de significao de uma sociedade. No se nega a necessidade da eficincia na comunicao social quando se quer atingir o domnio sobre a carreira profissional. A idealizao deste mdulo do Curso Superior de Tecnologia em Gesto Pblica aconteceu para capacit-los como conhecedores da estrutura da Comunicao Oficial. Porque, apesar da importncia que se tem atribudo a essa matria, ela nem sempre de domnio de quem dela se utiliza. Trata-se de um mdulo oferecido com o objetivo de promover a formao de pessoas que visem ao aperfeioamento em sua rea de atuao, por meio de uma metodologia de trabalho prtica e criativa. Zlia Freiberger e Glaucia Lopes
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Apresentao
GLAUCIA LOPES, licenciada em Letras-Portugus e ps-graduada em Leitura de Mltiplas Linguagens pela Pontifcia Universidade Catlica do Paran (PUC-PR), tendo cursado os crditos de Mestrado em Literatura Brasileira na Universidade Federal do Paran (UFPR). Professora de Lngua Portuguesa, Redao Tcnica em Ensino Mdio, Ps-Mdio e Superior. Autora de material didtico para cursos tcnicos presenciais e de ensino a distncia e preparatrios para vestibular.
ZLIA FREIBERGER, ps-graduada em Administrao de Pessoas pela Universidade Federal do Paran e Graduada em Secretariado Executivo Bilngue pela Pontifcia Universidade Catlica do Paran. Professora de Filosofia e tica, Tcnicas Secretariais e Coordenadora do Curso Tcnico em Secretariado da Escola Tcnica da Universidade Federal do Paran.
Nota sobre as autoras
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1. Texto de informao
Textos informativos so aqueles que nos informam algo. So informativos: textos didticos, manuais tcnicos, artigos de revistas e jornais, livros.
Nas aulas 1 e 2 veremos as tipologias textuais, as diferentes formas de nos expressarmos. Isso muito importante para cada um de ns, uma vez que precisamos, a todo instante, dizer o que entendemos disso ou daquilo. Precisamos sempre nos fazer entender para que possamos ser respeitados. Esse o nosso ponto de partida. Uma boa expresso escrita revela que sabemos o que queremos expressar, sem meias voltas.
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Exemplo: Obesidade epidemia A obesidade a doena nutricional que mais cresce no mundo. Pesquisa do Centro de Controle e Preveno de Doenas dos Estados Unidos mostrou que, na ltima dcada, as mortes decorrentes de excesso de peso (causa de diabetes, hipertenso e doenas cardiovasculares) aumentaram quatro vezes mais do que as motivadas pelo fumo. Por isso, o sobrepeso vem sendo tratado como epidemia pelos americanos. Dados da ABESO indicam que o nmero de obesos no pas dobrou nos ltimos dez anos. At os anos 1970, havia no Brasil duas pessoas desnutridas para cada obeso. Hoje os dados apontam trs indivduos obesos para cada desnutrido. A pesquisa mostra que 50% das crianas obesas tornam-se adultos com o mesmo problema, podendo chegar a 80% quando se trata de adolescentes. A obesidade causada por uma combinao de fatores genticos, alimentao inadequada, falta de atividades fsicas (95% dos casos) e tambm por problemas emocionais, psicolgicos ou outras doenas (5%). Para avaliar se uma criana est ou no com o peso acima do ideal, a melhor maneira calcular o ndice de Massa Corprea (IMC): divide-se o peso da criana por sua altura ao quadrado.
2. Texto de opinio e texto crtico

Os textos crticos ou de opinio visam ao desenvolvimento do senso crtico, a fim de que se possa produzir textos opinativos que evidenciem a capacidade de tecer julgamentos criteriosos sobre os temas propostos. ARTIGOS: ESPAO PARA PARLAMENTARES E SECRETRIOS Nesse perodo, chama a ateno que a maioria dos artigos sobre a educao bsica publicados tenha sido assinada por parlamentares ou secretrios de governo. Com essa observao, no questionamos a legitimidade ou a pertinncia desses atores manifestarem suas opinies.
Imagem: www.sxc.hu
Entretanto, importante que os veculos de comunicao tambm abram espao a pessoas no integrantes do poder pblico e que podem contribuir com o debate educacional, como professores, pais, alunos, pesquisadores, representantes da sociedade civil organizada e de movimentos sociais. O Zero Hora o nico jornal cujo texto opinativo publicado aborda um tema que j vinha ocupando suas pginas: a eleio para diretores das escolas gachas. O artigo Educao para a democracia, de 18 de outubro, assinado por Sofia Cavedon, vereadora de Porto Alegre pelo Partido dos Trabalhadores. Ela destaca que a gesto democrtica traduz a concepo de educao como direito e responsabilidade de todos, como bem pblico que no pode, nem deve, ser privatizado. Nem mesmo pelos interesses e saberes dos prprios professores. No dia seguinte, o capixaba A Gazeta publica texto de Rmulo Augusto Penina sobre formao profissional que, apesar de assin-lo como secretrio de Estado de Articulao com os Municpios, parece adotar uma postura que o afasta da responsabilidade de um gestor pblico. De maneira abstrata, defende que imprescindvel que os setores envolvidos, pblico e privado, avancem em propostas e prticas da educao permanente. Nesse caso seria oportuna a elaborao de uma reportagem que informasse quais as iniciativas do autor, como gestor pblico, para atingir as metas anunciadas no texto. DENOTAO E CONOTAO Muitas vezes as palavras assumem, em textos, significados que no propriamente os seus. Para que entendamos essa explorao de significados, faz-se necessria a compreenso de todos aqueles conceitos que vimos anteriormente, inclusive, precisamos entender o que vem a ser denotao e conotao. A denotao a expresso do significado literal da palavra, ou seja, o significado puro, primeiro e que no d margens a outras interpretaes. Um termo pode apresentar vrios significados, que no os dicionarizados, variando at de acordo com o contexto, o que caracteriza a conotao. A conotao registra, alm da palavra escrita, outros valores, que podem ser os sentimentais.
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Pelas plantas dos ps subia um estremecimento de medo, o sussurro de que a terra poderia aprofundar-se. E de dentro erguiam-se certas borboletas batendo asas por todo o corpo. Clarice Lispector Saudade um pouco como fome. S passa quando se come a presena. Mas s vezes a saudade to profunda que a presena pouco: quer-se absorver a outra pessoa toda. Essa vontade de ser o outro para uma unificao inteira um dos sentimentos mais urgentes que se tem na vida. Clarice Lispector
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PARA SABER MAIS... Leia o texto do economista Cludio de Moura Castro, publicado na REVISTA VEJA, Ed. 2120 de 8 de julho de 2009, OS MENINOS-LOBO, como forma de complementao da teoria desta aula. Observe o posicionamento do articulista. Produza uma ideia que compartilhe do posicionamento apresentado ou mesmo que v em sentido oposto.
Neste excerto, Clarice Lispector define saudade de forma subjetiva. Se utilizarmos a denotao teremos, inclusive, momentos de absoro de outra pessoa, o que no nos possvel. preciso, ento, traduzir as idias que a autora nos quer transmitir. Aqui, Clarice Lispector d-nos a imagem de borboletas batendo asas por todo o corpo, expresso esta que no deve ser levada ao p-da-letra, ou seja, possui outro significado que no o dicionarizado. Neste excerto, a autora transmite a idia de ansiedade, volpia, desejo.
Tipologia Textual
BASICAMENTE EXISTEM TRS TIPOS DE TEXTO: narrativo; descritivo; dissertativo / argumentativo. Cada um desses textos possui caractersticas prprias de construo. O que nos objeto, neste momento, a dissertao. O QUE DISSERTAO? Dissertar um ato praticado pelas pessoas todos os dias. Elas procuram justificativas para a elevao dos preos, para o aumento da violncia nas cidades, para a evoluo do aquecimento global, para a relao das cotas nas universidades. mundial a preocupao com o desenvolvimento sustentvel, as relaes entre os seres humanos, a forma de se conduzir a ganncia, entre tantas outras discusses. A divergncia de opinies ponto de partida para discusses; inclusive quando ns mesmos nos posicionamos de diferentes formas acerca de um mesmo assunto. uma experincia interessante, at para que possamos perceber a nossa capacidade de mudana argumentativa. Expor idias um ato corriqueiro, o grande problema como colocar essas idias no papel, como organizar um texto e fazer entender pontos de vista de forma clara e concisa. A persuaso faz parte do texto, espera-se do candidato uma tomada de atitude diante do tema exposto. Em alguns casos, preciso adotar ou aceitar uma forma de pensar diferente. Em suma, dissertao implica, alm de exposio de idias, discusso de idias, argumentao, organizao do pensamento, defesa de pontos de vista, descoberta de solues. Sendo assim, o mais importante conhecer o assunto que se vai abordar, aliado a uma tomada de posio diante desse assunto. PARTES DE UMA DISSERTAO Introduo Constitui o pargrafo inicial do texto e deve ter, em mdia, 5 linhas. composta por uma sinopse do assunto a ser tratado no texto. No se pode, porm, expor todo o assunto e esgot-lo antes do tempo.
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No h necessidade de se colocar todas as idias que sero trabalhadas no decorrer do texto. A construo da introduo pode ser feita de algumas formas: constatao do problema Ex.: A discusso a respeito do desenvolvimento sustentvel promove, cada vez mais, a mobilizao da sociedade e, a partir de ento, surgem novas idias para caminharmos alm da constatao dos problemas. delimitao do assunto Ex.: O Brasil, apesar de suas belezas tursticas, aparece, hoje, na mdia, como principal referncia geogrfica do narcotrfico. definio do tema
PARA REFLETIR Voc sabe que, em quaisquer das tipologias, textuais o mais importante saber expressarse. Ento, nada melhor do que acrescentar aos seus conhecimentos o conceito de lngua. Lngua um instrumento de comunicao, grfico ou sonoro, que pertence a um grupo social. Da, podemos dizer que as modificaes que a lngua sofre so concretizadas por um grupo e no por um indivduo. Podemos dizer que a sociedade, um grupo de indivduos, adota uma conveno de sinais (letras) sonoros ou escritos para que a comunicao acontea.
Ex.: A educao somente evoluir quando a ela dermos a mesma importncia que damos ao desenvolvimento financeiro de uma instituio privada. A seguir, deve-se fazer o levantamento das importantes idias que faro a composio do corpo do texto. Deve-se diferenciar ASSUNTO, TEMA e SUBTEMA. Note-se que o assunto muito mais abrangente que o tema, que, por sua vez, delimita a tese central do texto. Observe alguns exemplos: Assunto: Mdia Tema: Televiso Subtema / defesa de idia: influncia positiva ou negativa; carter pedaggico; manipulao de pensamento; divulgao de informaes. Assunto: Desenvolvimento Sustentvel Tema: Recursos Hdricos; Direito Ambiental; Esporte Sustentvel; Agronegcios; Consumo sustentvel. Subtema / defesa de idia: necessidade de se frear o desenvolvimento; pontos positivos e negativos do desenvolvimento; o que desenvolvimento sustentvel. DESENVOLVIMENTO Nesta segunda parte do texto so desenvolvidas as idias apresentadas na introduo. o momento em que se defende o ponto de vista acerca do tema proposto. No se pode deixar de apontar nenhum item proposto na introduo. Pode estar dividido em 2 ou 3 pargrafos. No caso da redao de 15 a 20 linhas, um pargrafo pode ser suficiente.
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CONCLUSO Representa o fecho do texto e vai gerar a impresso final do avaliador. No deve conter nenhuma nova informao. Contm, aproximadamente, 5 linhas. Pode-se fazer uma reafirmao do tema e dar-lhe um fecho ou apresentar possveis solues para o problema abordado. Evite comear com palavras e expresses como: concluindo, para finalizar, conclui-se que, enfim... O QUE EVITAR NUMA DISSERTAO Aps o ttulo de uma redao no coloque ponto; Ao terminar o texto, no escreva nada que o possa identificar; Prefira usar palavras de lngua portuguesa a estrangeirismos; No use chaves, provrbios, ditos populares ou frases feitas; No use questionamentos em seu texto, sobretudo em sua concluso; Evite usar palavras como coisa e algo, por terem sentido vago. Prefira: elemento, fator, tpico, ndice, item, etc; Repetir muitas vezes as mesmas palavras empobrece o texto. Lance mo de sinnimos e expresses que representem a idia em questo;
A reflexo sobre o tema proposto no pode ser superficial, para aprofundar essa abordagem buscam-se sempre os porqus. O argumento a base da dissertao. De modo prtico: Levantar os argumentos referentes ao tema proposto; Posicionar-se diante dos argumentos. Fazer a pergunta por qu? a cada um dos argumentos, relacionando-o diretamente ao tema uma forma adequada de tratamento. O texto deve ser esquematizado previamente (use flechas, marcas pessoais), isso reflete organizao e tcnica na hora de se colocar tudo em prosa. Assim, consegue-se um texto mais equilibrado, que tem mais chances de receber melhores conceitos dos avaliadores, por demonstrar uma construo mais bem feita. Nada impede que alguns exemplos ou citaes sejam colocados no corpo do texto, inclusive pode conferir veracidade s informaes.
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S cite exemplos de domnio pblico, sem narrar seu desenrolar. Faa somente uma breve meno; A emoo no pode perpassar nem mesmo num adjetivo empregado no texto. Ateno imparcialidade; No use etc e jamais abrevie palavras; No analise assuntos polmicos sob apenas um dos lados da questo. Exemplo de texto dissertativo A posio social da mulher de hoje Ao contrrio de algumas teses predominantes at bem pouco tempo, a maioria das sociedades de hoje j comeam a reconhecer a no existncia de distino alguma entre homens e mulheres. No h diferena de carter intelectual ou de qualquer outro tipo que permita considerar aqueles superiores a estas. Com efeito, o passar do tempo est a mostrar a participao ativa das mulheres em inmeras atividades. At nas reas antes exclusivamente masculinas, elas esto presentes, inclusive em posies de comando. Esto no comrcio, nas indstrias, predominam no magistrio e destacamse nas artes. No tocante economia e poltica, a cada dia que passa, esto vencendo obstculos, preconceitos e ocupando mais espaos. Cabe ressaltar que essa participao no pode nem deve ser analisada apenas pelo prisma quantitativo. Convm observar o progressivo crescimento da participao feminina em detrimento aos muitos anos em que no tinham espao na sociedade brasileira e mundial. Muitos preconceitos foram ultrapassados, mas muitos ainda perduram e emperram essa revoluo de costumes. A igualdade de oportunidades ainda no se efetivou por completo, sobretudo no mercado de trabalho. Tomando-se por base o crescimento qualitativo da representatividade feminina, uma questo de tempo a conquista da real equiparao entre os seres humanos, sem distines de sexo. DESCREVER : I. fazer viver os pormenores, situaes ou pessoas; II. evocar o que se v, sente; III. criar o que no se v, mas se percebe ou imagina; IV. no copiar friamente, mas deixar rica, uma imagem; V. no enumerar muitos pormenores, mas transmitir sensaes fortes.
Ao ler o texto ao lado, observe: a tese desenvolvida; o posicionamento do autor; argumentos utilizados pelo autor.
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Na descrio o ser e o ambiente so importantes. Assim, o substantivo e o adjetivo devem ser explorados para traduzirem com nfase uma impresso. Como descrever? a) Usar impresses cromticas (cores) e sensaes trmicas. Ex.: O dia transcorria amarelo, frio, ausente do calor alegre do sol.
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Ex.: As criaturas humanas transpareciam um cu sereno, uma pureza de cristal. c) As sensaes de movimento e cor embelezam o poder da natureza e a figura do homem. Ex.: Era um verde transparente que deslumbrava e enlouquecia qualquer um. d) A frase curta e penetrante d um sentido de rapidez do texto. Ex.: Vida simples. Roupa simples. Tudo simples. O pessoal, muito crente. A descrio de um objeto ser nica e nunca ser totalmente verdadeira. Motivos: 1 o ngulo de percepo do objeto varia de observador para observador; 2 a anlise do objeto levar seleo de aspectos mais importantes, a critrio do observador; 3 o resultado do trabalho corresponder a uma soluo possvel. A descrio pode ser apresentada sob duas formas: Descrio objetiva: quando o objeto, o ser, a cena, a passagem so apresentadas como realmente so, concretamente. Ex.: Sua altura 1,85m. Seu peso, 70Kg. Aparncia atltica, ombros largos, pele bronzeada. Moreno, olhos negros, cabelos negros e lisos. Descrio subjetiva: quando h maior participao da emoo, ou seja, quando o objeto, o ser, a cena, a paisagem so transfigurados pela emoo de quem escreve. Ex.: Nas ocasies de aparato que se podia tomar pulso ao homem. No s as condecoraes gritavam-lhe no peito como uma couraa de grilos. Ateneu! Ateneu! Aris-
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b) Usar o vigor e relevo de palavras fortes, prprias, exatas, concretas.
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tarco todo era um anncio; os gestos, calmos, soberanos, calmos, eram de um rei... (O Ateneu, Raul Pompia). DESCRIO DE UM OBJETO Deve-se levar em conta: 1. A escolha do ngulo de percepo: a) a perspectiva espacial; b) a relao observador X objeto. 2. Anlise do objeto: forma, cor, dimenses, peso, textura, material, utilidade, etc. 3. A seleo de aspectos: a critrio do observador. Exemplo: Um cilindro de madeira, de cor preta, medindo aproximadamente 17,5cm. de comprimento, 0,7cm. de dimetro, envolve um cilindro menor, do grafite, de mesmo comprimento, porm de 0,15cm. de dimetro. De uma das extremidades, foi retirada a madeira, formando-se um cone, cujo pice uma fina ponta de grafite. DESCRIO DE UMA PAISAGEM Deve-se levar em conta: 1. ngulo de percepo. 2. Anlise: rural ou urbana, habitaes, personagens, solo, vegetao, clima, localizao geogrfica. 3. Escolha de aspectos: a critrio do observador. Exemplo: Abriu as venezianas e ficou a olhar para fora. Na frente alargava-se a praa, com o edifcio vermelho da Prefeitura, ao centro. Do lado direito ficava o quiosque, quase oculto nas sombras do denso arvoredo; ao redor do chafariz, onde a samaritana deitava um filete dgua no tanque circular, arregimentavam-se geometricamente os canteiros de rosas vermelhas e brancas, de cravos, de azaleias, de girassis e violetas. (Um Rio Imita O Reno, - Vianna Moog). DESCRIO DE UMA PESSOA Deve-se levar em conta: 1. ngulo de percepo. 2. Anlise: a) aspectos fsicos: sexo, idade, peso, cor de pele, cabelos, olhos, estatura, etc. b) aspectos psicolgicos: s vezes, a descrio de um aspecto fsico do indivduo poder revelar um trao psicolgico;
Escolha, agora, um objeto e exercite o seu conhecimento, fazendo um texto de 7 a 10 linhas, descrevendo o objeto escolhido.
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NARRAO Tem por objetivo contar uma histria real, fictcia ou mesclando dados reais e imaginrios. Baseia-se numa evoluo de acontecimentos, mesmo que no mantenham relao de linearidade com o tempo real. Sendo assim, est pautada em verbos de ao e conectores temporais. A narrativa pode estar em 1 ou 3 pessoa, dependendo do papel que o narrador assuma em relao histria. Numa narrativa em 1 pessoa, o narrador participa ativamente dos fatos narrados, mesmo que no seja a personagem principal (narrador = personagem). J a narrativa em 3 pessoa traz o narrador como um observador dos fatos que pode at mesmo apresentar pensamentos de personagens do texto (narrador = observador). O bom autor toma partido das duas opes de posicionamento para o narrador, a fim de criar uma histria mais ou menor parcial, comprometida. Por exemplo, Machado de Assis, ao escrever Dom Casmurro, optou pela narrativa em 1 pessoa justamente para apresentar-nos os fatos segundo um ponto de vista interno, portanto mais parcial e subjetivo. Narrao objetiva X Narrao subjetiva objetiva - apenas informa os fatos, sem se deixar envolver emocionalmente com o que est noticiado. de cunho impessoal e direto. subjetiva - leva-se em conta as emoes, os sentimen-
c) resultado. Exemplo: O gacho do sul, ao encontr-los nesse instante sobreolh-la-ia comiserado. O vaqueiro do norte a sua anttese. Na postura, no gesto na palavra, na ndole e nos hbitos, no h que equipar-los. O primeiro, filho dos plainos sem fins, afeito s correrias fceis nos pampas e adaptado a uma natureza carinhosa que o encanta, tem, certo, feio mais cavalheirosa e atraente. A luta pela vida no lhe assume o carter selvagem da dos sertes do norte. No conhece os horrores da seca e os combates cruentos a terra rida e exsicada. ...............................................................................e passa pela vida, aventureiro, jovial, disserto, valente e fanfarro, despreocupado, tendo o trabalho como uma diverso que lhe permite as disparadas, domando distncias, nas pastagens planas, tendo os ombros, palpitando aos ventos, o pala inseparvel como uma flmula festivamente desdobrada. (Os Sertes, Euclides da. Cunha)
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tos envolvidos na histria. So ressaltados os efeitos psicolgicos que os acontecimentos desencadeiam nos personagens. Observao o fato de um narrador de 1 pessoa envolver-se emocionalmente com mais facilidade na histria, no significa que a narrao subjetiva requeira sempre um narrador em 1 pessoa ou vice-versa. Elementos bsicos da narrativa: Fato - o que se vai narrar (O qu ?) Tempo - quando o fato ocorreu (Quando ?) Lugar - onde o fato se deu (Onde ?) Personagens - quem participou ou observou o ocorrido (Com quem ?) Causa - motivo que determinou a ocorrncia (Por qu ?) Modo - como se deu o fato (Como ?) Consequncias (Geralmente provoca determinado des fecho) A modalidade narrativa de texto pode constituir-se de diferentes maneiras: piada, pea teatral, crnica, novela, conto, fbula etc. Que tal observar a paisagem abaixo e exercitar a sua capacidade narrativa?
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Convite e Declarao
CONVITE O convite um meio de comunicao pelo qual podemos convocar ou pedir o comparecimento de algum a alguma cerimnia. A convocao, em ltima instncia, passa a ser um outro instrumento de comunicao, que parece mais formal do que o convite. Quando usar a formalidade? A quem se dirigir? Essas so algumas das questes que formulamos quando pensamos em fazer um convite. Conversaremos sobre isso em sala. Tome nota...
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COMUNICAO OFICIAL / REDAO OFICIAL A composio das comunicaes oficiais passa pelos mesmos critrios de avaliao de outros textos. Para que se possa diferenciar uma redao oficial ou comercial h que se atentar para caractersticas prprias de cada uma, o que as distingue da redao literria. Um dos diferenciais da redao oficial a objetividade e a exatido das informaes. Mas no por isso que se pode descuidar do vocabulrio, da gramtica e, acima de tudo, do contedo. Nas comunicaes oficiais h que se atentar para a competncia lingustica do signatrio e, tambm, do destinatrio. A correspondncia oficial mantm a relao de servio na administrao pblica direta e indireta. Sendo assim, a correspondncia oficial feita entre os rgos pblicos. A redao empresarial o contedo que encontramos em documentos, cartas, bilhetes, memorandos, ofcios, requerimentos, contratos, e-mails, telegramas com o objetivo de iniciar, manter ou encerrar relaes empresariais (comrcios, bancos, empresas).
DECLARAO um documento que emite um parecer, baseado na idoneidade do declarante. Difere-se do atestado no objeto. A declarao feita em relao a algum (inclusive pode ser contra a pessoa) e o atestado expedido em favor de algum. Neste tipo de documento manifestamos uma opinio, conceito ou observao sobre algo. Modelos de Declarao DECLARAO Declaro, para os devidos fins que eu, no possuo nenhum vnculo empregatcio com instituio pblica ou privada e, tambm, no possuo outra fonte de rendimento. Curitiba, Nome CI: CPF: de de
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DECLARAO DE BENS E RENDA (para quem NO DECLARA imposto de renda - Isento) , Matrcula SIAPE n. abaixo assinado, ocupante do cargo efetivo de , portador da Cdula de Identidade Registro Geral n. SSP/ e CPF/MF n. ( ) Declaro possuir os bens constantes da relao abaixo: 01 no valor de R$ , 02 , no valor de R$ , 03 , no valor de R$ . ..... ( ) Declaro no possuir bens Por ser a expresso da verdade, firma a presente Declarao. Campo Largo, PR, / /2008. DECLARAO UNIVERSAL DOS DIREITOS HUMANOS Prembulo Considerando que o reconhecimento da dignidade inerente a todos os membros da famlia humana e dos seus direitos iguais e inalienveis constitui o fundamento da liberdade, da justia e da paz no mundo; Considerando que o desconhecimento e o desprezo dos direitos do homem conduziram a atos de barbrie que revoltam a conscincia da Humanidade e que o advento de um mundo em que os seres humanos sejam livres de falar e de crer, libertos do terror e da misria, foi proclamado como a mais alta inspirao do homem; Considerando que essencial a proteo dos direitos do Homem atravs de um regime de direito, para que o Homem no seja compelido, em supremo recurso, revolta contra a tirania e a opresso; Considerando que essencial encorajar o desenvolvimento de relaes amistosas entre as naes; Considerando que, na Carta, os povos das Naes Unidas proclamam, de novo, a sua f nos direitos fundamentais do homem, na dignidade e no valor da pessoa humana, na igualdade de direitos dos homens e das mulheres e se declaram resolvidos a favorecer o progresso social e a instaurar melhores condies de vida dentro de uma liberdade mais ampla;
PARA SABER MAIS... Procure ler: BELTRO, Odacir. Correspondncia: linguagem & comunicao: oficial, comercial, bancria, particular / Odacir Beltro, Marisa Beltro. 23 ed. ver. E atual. / por Marisa Beltro. So Paulo: Atlas, 2005.
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Artigo 1 Todos os seres humanos nascem livres e iguais em dignidade e em direitos. Dotados de razo e de conscincia, devem agir uns para com os outros em esprito de fraternidade. Artigo 2 Todos os seres humanos podem invocar os direitos e as liberdades proclamados na presente Declarao, sem distino alguma, nomeadamente de raa, de cor, de sexo, de lngua, de religio, de opinio poltica ou outra, de origem nacional ou social, de fortuna, de nascimento ou de qualquer outra situao. Alm disso, no ser feita nenhuma distino fundada no estatuto poltico, jurdico ou internacional do pas ou do territrio da naturalidade da pessoa, seja esse pas ou territrio independente, sob tutela, autnomo ou sujeito a alguma limitao de soberania. Artigo 3 Todo indivduo tem direito vida, liberdade e segurana pessoal. Artigo 4 Ningum ser mantido em escravatura ou em servido; a escravatura e o trato dos escravos, sob todas as formas, so proibidos. Artigo 5 Ningum ser submetido tortura nem a penas ou
Considerando que os Estados membros se comprometeram a promover, em cooperao com a Organizao das Naes Unidas, o respeito universal e efetivo dos direitos do Homem e das liberdades fundamentais; Considerando que uma concepo comum destes direitos e liberdades da mais alta importncia para dar plena satisfao a tal compromisso. A Assembleia Geral proclama a presente Declarao Universal dos Direitos Humanos como ideal comum a atingir por todos os povos e todas as naes, a fim de que todos os indivduos e todos os rgos da sociedade, tendo-a constantemente no esprito, se esforcem, pelo ensino e pela educao, por desenvolver o respeito desses direitos e liberdades e por promover, por medidas progressivas de ordem nacional e internacional, o seu reconhecimento e a sua aplicao universais e efetivos tanto entre as populaes dos prprios Estados membros como entre as dos territrios colocados sob a sua jurisdio.
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tratamentos cruis, desumanos ou degradantes. Artigo 6 Todos os indivduos tm direito ao reconhecimento, em todos os lugares, da sua personalidade jurdica. Artigo 7 Todos so iguais perante a lei e, sem distino, tm direito a igual proteo da lei. Todos tm direito proteo igual contra qualquer discriminao que viole a presente Declarao e contra qualquer incitamento a tal discriminao. Artigo 8 Toda a pessoa tem direito a recurso efetivo para as jurisdies nacionais competentes contra os atos que violem os direitos fundamentais reconhecidos pela Constituio ou pela lei. (...) Artigo 29 O indivduo tem deveres para com a comunidade, fora da qual no possvel o livre e pleno desenvolvimento da sua personalidade. No exerccio deste direito e no gozo destas liberdades ningum est sujeito seno s limitaes estabelecidas pela lei com vista exclusivamente a promover o reconhecimento e o respeito dos direitos e liberdades dos outros e a fim de satisfazer as justas exigncias da moral, da ordem pblica e do bem-estar numa sociedade democrtica. Em caso algum estes direitos e liberdades podero ser exercidos contrariamente e aos fins e aos princpios das Naes Unidas. Artigo 30 Nenhuma disposio da presente Declarao pode ser interpretada de maneira a envolver para qualquer Estado, agrupamento ou indivduo, o direito de se entregar a alguma atividade ou de praticar algum ato destinado a destruir os direitos e liberdades aqui enunciados.
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Atestado e Aviso
ATESTADO Para que serve um atestado? O atestado no deixa de ser uma declarao em que informamos veridicamente sobre um fato. Exemplos de atestado: Atestado de bito; Atestado de Residncia; Atestado de Sanidade Mental; Atestado Mdico; Atestado de Bons Antecedentes... Modelo de atestado Atesto, tambm, que a diretoria da instituio composta dos seguintes membros-(colocar todos os cargos e os nomes completos da Diretoria: Presidente, Vice-Presidente, 1 Secretrio, 2 Secretrio, Tesoureiro) Atesto, ainda, que a diretoria acima citada tem o mandato de .... anos, tendo-se iniciado em ...... de .......... de 20.... Atesto, finalmente, que os diretores, scios ou irmos, no percebem remunerao ou no usufruem vantagens ou benefcios, sob qualquer ttulo. Local e data. Assinatura da autoridade local. Modelo de Atestado Justificativo de Faltas a Provas de Classificao e Seleo Militar _ _ (nome do mdico) _ _, Autoridade de Sade do Conselho de _ _ _ _ _ , atesto que _ _ (nome do candidato) _ _, portador do Bilhete de Identidade n _ _ _ _, emitido em __ / __ / ____, pelo Servio de Identificao de _ _ _ _ _, portador de leso ou doena que o impede de comparecer s provas de classificao e seleo militar. Nos termos do disposto no Artigo 27, do Decreto-Lei n 463/98, de 15 de Dezembro, passo o presente atestado que vai por mim datado e assinado, e autenticado com o selo branco em uso neste servio. _ _ _ _ _ _ _ _, aos _ _, de _ _ _ _ _ _ _ _ de 200_. A Autoridade de Sade_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _(assinatura e selo branco)
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AVISO Usado para manter a comunicao social em uma empresa, comunica com objetividade e eficcia a Resciso de Contrato de Trabalho (aviso prvio), por exemplo. Pode ser fixado em local visvel ao pblico ou ser publicado em jornal de grande circulao. Modelo de aviso A aposentadoria do servidor regido pela C.L.T., rompe o vnculo empregatcio a partir do recebimento pela Unidade de Ensino do comunicado de concesso do benefcio pelo INSS, deixando de assinar o ponto, assim como praticar atos pertinentes s atribuies da funo que exercia, no podendo o Diretor da Unidade de Ensino, como chefe imediato, permitir que ocorra a continuidade do exerccio da funo. Tendo esta Unidade de Ensino recebido, em __ / __ / ____, o Comprovante de Concesso de Aposentadoria expedido pelo INSS, com data de __ / __ / ____, estamos rescindindo a partir desta ltima, o Contrato de Trabalho existente entre o CEETEPS e Vossa Senhoria. Atenciosamente, Diretor AVISO PRVIO DO EMPREGADOR SNR. (nome do funcionrio) PELO PRESENTE O NOTIFICAMOS QUE A PARTIR DA DATA SUBSEQUENTE DA ENTREGA DESTE, NO MAIS SERO UTILIZADOS OS SEUS SERVIOS, PELA NOSSA FIRMA E POR ISSO VIMOS AVIS-LO, NOS TERMOS E PARA EFEITOS DO DISPOSTO NO ART. 487 ITEM II- CAP. VI-TTULO IV, DO DECRETO LEI N.o 5.452, DE PRIMEIRO DE MAIO DE 1943, (CONSOLIDAO DAS LEIS DO TRABALHO). OBSERVAES: AVISO PRVIO INDENIZADO SAUDAES CURITIBA, ________________DE DE____________ Empresa: CNPJ: ____________________________________________ ASSINATURA ___________
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Carta Comercial e Requerimento

CARTA COMERCIAL a comunicao utilizada para manter ou encerrar as mais variadas transaes comerciais, industriais ou financeiras. Objetivos de uma carta comercial: Envio de produtos; Recebimento de produtos; Cobranas; Solicitaes das mais diversas; Reclamaes; Informaes. Uma carta comercial tem que ser simples e objetiva, como se voc estivesse falando pessoalmente com o receptor. Claro que devemos obedecer norma culta, mas sem preciosismos. A carta tem que prender a ateno no primeiro pargrafo para que o leitor a continue lendo. Os formalismos e as palavras rebuscadas podem ser dispensados do comeo ao fim. O incio da carta deve ser rpido e sem preparao; no meio, voc deve expor claramente o motivo da carta, e o encerramento deve, basicamente, atender ao seguinte objetivo: levar o leitor a fazer aquilo que se deseja dele ou deixar boa impresso sobre o remetente, caso no se pretenda a ao do destinatrio. E o trao para a assinatura? No preciso... Apenas mencione Atenciosamente ou Cordialmente, para terminar sua carta. Se tiver que agradecer, mencione: Gratos pela ateno. O que no se deve escrever... 1. Venho por intermdio desta ou Venho pela presente. Ser que voc pode vir por outra? 2. Acusamos o recebimento de sua carta e passamos a responder. Se voc est respondendo a carta lgico que voc a recebeu. 3. Damos em nosso poder sua carta. . .. No diga! 4. com prazer que comunicamos.... H pessoas que s sabem iniciar as cartas assim. No necessrio ter tanto prazer para escrever uma carta comercial, a no ser que seja um evento especial, uma boa notcia, uma inaugurao. 5. Limitados ao exposto somos com estima e considerao.
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Hoje, nosso trabalho ser feito para que aprendamos redigir uma carta comercial e um requerimento, instrumentos muito importantes em nosso ambiente de trabalho. Rotineiramente, essas modalidades de escrita estaro sobre as nossas mesas de trabalho. Ento... mos obra!
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No necessrio ter estima nem considerao para fechar uma carta. Outra coisa: se voc est limitado, no avise seu leitor. 6. Sem mais para o momento.... Se voc tivesse mais, diria na carta. 7. Sendo o que se nos oferece para o momento, subscrevemo-nos, ou, firmamo-nos. Isso no se usa h mais de 20 anos. No necessrio mencionar que voc est firmando a carta, ela precisa ser assinada. O que voc pode e o que no pode escrever... Por intermdio desta informamos Servimo-nos da presente para comunicar Levamos ao seu conhecimento Nem informamos ou comunicamos Pode ir direto ao assunto Seguem em anexo . . . Conforme segue abaixo relacionado . . . Encontra-se em nosso poder . . Tem esta o objetivo de solicitar . . Anexamos . . . Relacionado a seguir . . . Recebemos . . . Solicitamos . . .
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Estrutura da Carta Comercial Cabealho ou timbre; Data ; Destinao ; Invocao (Iniciao, abrangendo vocativo (invocao), referncia e incio, com vrias frmulas possveis.); Explanao do assunto (Corpo da carta); Fecho da carta; Assinatura / Funo 1. Curitiba, ___ de __________ de ____ . (5 espaos) 2. Ilmo Sr. Luciano Ferreira Lopes Chefe do Departamento de Compras Rockpon Componentes Eletrnicos (3 espaos)
3. Prezado senhor, (3 espaos) 4. Com referncia sua reclamao na carta do dia 15 do ms em curso, levamos ao conhecimento de V. Sa. os necessrios esclarecimentos. (2 espaos) * O atraso na entrega da mercadoria solicitada ocorreu no por falha de nossos funcionrios, mas por problemas com a empresa transportadora. Estamos tomando as devidas providncias a fim de que as mercadorias sejam entregues rapidamente. (2 espaos) 5. Desculpando-nos pelo ocorrido, continuamos disposi o de V. Sa., (2 espaos) atenciosamente (3 espaos) 6. Marcelo Dias Gerente de Vendas. Quando nos utilizamos do computador, o que o mais comum hoje, temos a nosso dispor cartas pr-formatadas. Mas, ateno, no se utiliza apenas do ctrl c e do ctrl v. Tenha sempre o cuidado de personalizar a carta, deixar claro ao destinatrio que a informao foi unicamente pensada para ele. Embora a modernidade muito nos ajude, no deve ser motivo para que se tratem todos da mesma maneira.
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Abaixo-Assinado e Ofcio
ABAIXO-ASSINADO O abaixo-assinado qualifica-se como um requerimento coletivo. Por meio de um abaixo-assinado podemos solicitar algo de que necessitamos. Essa solicitao pode ser feita a um rgo pblico ou, ainda, a um superior em uma empresa. O abaixo-assinado s pode acontecer quando h mais de duas pessoas que se propem a assinar o documento. Deve-se, no final do abaixo-assinado, usar termos abreviados . Assim: Nestes termos, espera deferimento. N. T. E. D. Aguarda deferimento. A. D. Espera deferimento. E. D. Modelo SOLICITAO DE LIMPEZA E CONSERVAO DE PRAAS PBLICAS Exmo. Senhor Prefeito do Municpio de ___________ Senhor Prefeito,
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Os abaixo assinados, a seguir identificados, vm presena de V.Exa. expor e solicitar o que segue: As praas pblicas (nomes e local) encontram-se praticamente destrudas e abandonadas e transformadas em ponto de encontro de marginais, fatos estes que impedem a sua utilizao pelos cidados desta Cidade. (Expor outros fatos, se necessrio) Certos de que V.Exa. saber respeitar os direitos dos cidados de nossa Cidade, os abaixo assinados solicitam imediatas providncias destinadas reconstruo e devida preservao dos bens pblicos acima nomeados. Nome/qualificao/endereo/assinatura Nome/qualificao/endereo/assinatura Nome/qualificao/endereo/assinatura (...)
(Site www.comerciarios.com.br ,acessado em 17 de abril de 2007) Imagem: www.sxc.hu e shutterstock
OFCIO O ofcio um documento expedido entre os rgos de servios pblicos. Entidades civis, religiosas ou comerciais se utilizam deste termo ofcio para renomear a carta. Documento pblico expedido por algum superior para troca de informaes de subalternos e entre a administrao e empresas particulares, em carter oficial. Quais as partes que compem o ofcio? 1. Cabealho ou timbre 2. ndice e nmero 3. Data 4. Vocativo 5. Introduo 6. Explanao 7. Fecho (despedida e assinatura) 8. Anexo 9. Destinatrio 10. Iniciais (redator e datilgrafo/digitador)
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http://www.ged.ufba.br/OfGEDMEC.jpg
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Memorando e Ordem de Servio

MEMORANDO uma comunicao interna bastante simples, com linguagem informal, entre a empresa e seus funcionrios. Pode, inclusive, ser manuscrito. Se digitado, pode ser enviado pela intranet, canal de comunicao interna de uma empresa. bastante objetivo e breve. Memorando interno: emissor e destinatrio pertencem ao mesmo setor. Memorando externo: emissor e destinatrio so de setores diferentes. Memorando oficial X memorando empresarial No memorando oficial usamos: Data ao alto, direita. Invocao (com entrada de pargrafo). Introduo e explanao. Fecho e assinatura. Endereo do destinatrio. Na informao usamos: Data ao alto, direita. Endereo do destinatrio. Invocao (a partir da margem). Introduo e explanao. Fecho e assinatura. Memorando X Informao No memorando usamos: Comunicamos... Damos cincias a... Em aditamento a... (acrescentando) Levo a conhecimento... Na informao usamos: Informamos... Em resposta consulta... Cumprindo despacho, informamos... A pedido verbal do interessado, informo...
Escrever um memorando ou uma ordem de servio colocar-se, de maneira bem simples, diante das outras pessoas que conosco trabalham para que se comunique alguma situao (memorando) ou se diga de algo a ser executado (ordem de servio). J podemos, ento, sentir a importncia do encontro de hoje.
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Comunicados e circulares so mais amplos e mais formais, embora tambm sejam objetivos.
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uma comunicao interna sobre assuntos a serem executados e cumpridos. Um ato da chefia sobre assuntos da sua competncia. A OS orienta a execuo de servios ou o desempenho de encargos. Muitas vezes a OS adquire caractersticas de circular, quando destinada a diversos departamentos de uma mesma empresa.
ORDEM DE SERVIO
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Modelo retirado da web
http://www.dowtec.com.br/transportes/ordem.jpg
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http://www.intesoft.com.br/images/AS_002.png
Edital
Uma comunicao que tem a finalidade de convocar, avisar ou informar. Deve ser afixado em local visvel e publicado em jornais de grande circulao, pois trata-se de um documento cujo teor no se pode desconhecer. Pode ser dividido em:
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Como um Edital? Modelos da web
http://www2.uol.com.br/slotcarbrasil/fotos/Edital2.jpg
http://www.fundatec.com.br/home/portal/concursos/54/ EDITAL_DATA_HORA_E_LOCAL_DE_PROVA.jpg
Imagem: www.sxc.hu
I nst i t uto Fede ra l Para n
a) Edital de concorrncia... b) Edital de concurso... c) Edital de convocao... d) Edital de leilo...
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BOLETIM O que um boletim? O boletim um escrito que se destina a noticiar algo, fazer propaganda, divulgar atos normativos. Um boletim de novidades ou newsletter um correio que pode ser eletrnico, enviado a quem se possa interessar. Em tal correio costuma-se assinalar as novidades, tratando-se de novos contedos ou servios. A periodicidade do boletim pode ser varivel em funo de necessidades, embora se recomende que seja sempre a mesma.
De que forma se pode fazer um boletim? Boletim de ocorrncia com pedido de indenizao EXMO. SR. DR. JUIZ DE DIREITO DA .... VARA CVEL DA COMARCA DE .... ...., (qualificao), portador da Cdula de Identidade/RG sob o n ...., inscrito no CPF/MF sob o n...., residente e domiciliado na Rua .... n ...., na Cidade de ...., Estado do ...., vem perante V. Exa., por seu bastante procurador e advogado ao final assinado (instrumento procuratrio em anexo), devidamente inscrito na OAB/.... sob n ...., com escritrio profissional na Rua .... n ...., onde recebe intimaes e notificaes, com fundamento no art. 159 do Cdigo Civil c/c o art. 275, Inciso II letra e do Cdigo de Processo Civil, propor AO DE REPARAO DE DANOS EM ACIDENTE DE VECULOS contra ...., de qualificao desconhecida e ...., (qualificao), residente e domiciliado na Rua .... n ...., na Cidade de ...., Estado do ...., portador da Cdula de Identidade/RG sob o n ...., pelos motivos e fatos que passa a expor: I - DOS FATOS No dia ...., aproximadamente s .... horas, o Requerente, dirigindo o seu veculo marca ...., ano ...., Placa ..., pela Rua ...., sentido .... - ...., altura da Empresa ...., foi abalroado pelo veculo marca ...., placa ...., certificado em nome da primeira Requerida e dirigido pelo segundo e que seguia no sentido .... Conforme croquis e Boletim de Ocorrncias inclusos, o veculo dos Requeridos ao tentar ultrapassar um carro parado na pista, invadiu a pista contrria, vindo a abalroar o veculo do Requerente que vinha em sua mo de direo e teve a sua lateral esquerda danificada sendo posteriormente jogado direita do acostamento, causando ferimentos no condutor e danos materiais de grande monta no veculo do ltimo, conforme foto anexa. Os croquis do local do acidente demonstram claramente que o ponto de impacto ocorreu na mo de direo do veculo do Requerente. O fato referido ocasionou um prejuzo para o Requerente na ordem de R$ .... (....), perda total, conforme oramentos e notas anexos, cujo pagamento ora cobrado. II - DO MRITO Conforme depoimento testemunhal, o condutor Requerido agiu com imprudncia ou ao menos com impercia alm de
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violar regulamento de trnsito, pois, poderia muito bem, se no estivesse desenvolvendo velocidade incompatvel, nas circunstncias do evento, t-lo evitado, infringindo o art. 175, Inciso II do RCNT que diz: dever de todo condutor de veculo: Conservar o veculo na mo de direo e na faixa prpria E ainda o disposto no art. 181, do mesmo Regulamento que expressamente diz nos Incisos VI e XVI: proibido a todo condutor de veculo: VI - Transitar pela contra-mo de direo. XVI - Transitar em velocidade superior a permitida para local. Est-se a ver, pois, que o condutor do veculo n 2, dos Requeridos, infringiu duplamente o RCNT, isto , era dirigido na contra-mo de direo, com a agravante de estar em excesso de velocidade, causando o acidente. III - DA RESPONSABILIDADE DE INDENIZAR A responsabilidade dos Requeridos consubstanciada no dever de reparar o dano notria e imperativa conforme expressa o Cdigo Civil Brasileiro em seu art. 159: Aquele que por ao ou omisso voluntria, negligncia ou imprudncia, violar direito ou causar prejuzo a outrem, fica obrigado a reparar o dano. IV - DO PEDIDO Com decorrncia dos fatos expostos, est plenamente o Requerente convencido de que os Requeridos agiram com manifesta culpa, devendo ambos, portanto a teor do art. 159 e demais legislao atinente matria serem compelidos a ressarcir os danos que causaram e que importam em R$ .... (....), acrescidos de juros, custas processuais, honorrios advocatcios, estes na base de 20% (vinte por cento) e demais cominaes legais, sobre o valor da ao. Requer-se a V. Exa., pelos fundamentos de fato e de direito, se digne ordenar a citao dos Requeridos para responder os termos da presente ao sob pena de revelia, e desde j a produo de todo gnero de prova em direito admitidos, em especial a oitiva das testemunhas abaixo arroladas, depoimento pessoal do Requerido ...., bem como, se necessrio, a juntada de novos documentos. D-se a causa o valor de R$ .... (....). Termos em que, P. Deferimento. ...., .... de .... de .... .................. Advogado.
(Site da web www.boletimjuridico.com.br , acessado em 17 de abril de 2007.)
Circular e Ata
CIRCULARES A circular um documento noticioso remetido a diferentes pessoas, rgos ou entidades. So objetos de circulares as notcias relativas empresa, de uma forma geral. CARTA-CIRCULAR -------------------2.972
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Braslia, 02 de janeiro de 2006. (Circular encaminhada s Entidades que integram o CEI.) Estimados confrades: Pela presente e na forma do que dispe o seu Estatuto, estamos convidando os estimados companheiros Presidentes das Entidades que constituem o Conselho XXX, para a 11 Reunio Ordinria do XXX, que ser realizada em XXX, nos dias XXX, conforme Pauta anexa. O Centro de Filosofia Espiritista Paraguaio, entidade anfitri do encontro, dever encaminhar circular complementar a
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Esclarece sobre a remessa das informaes relativas a Circular n. 3.046, de 2001, que trata do acompanhamento e controle da exposio das operaes denominadas em Real e remuneradas com base em taxas de juros prefixadas. Esclarecemos que as informaes mensais solicitadas no art. 1., incisos III e IV, da Circular n. 3.046, de 12 de julho de 2001, devem ser prestadas via Internet, na forma das instrues em anexo, mediante utilizao do aplicativo PSTAW10 (intercmbio de informaes), de que trata a Carta-Circular n. 2.847, de 13 de abril de 1999, disponvel para download na pgina do Banco Central do Brasil na Internet (http://www.bcb.gov.br). 2. Havendo necessidade de retificao de algum valor informado dever ser procedida a substituio de todo o arquivo referente data-base. Nesse caso, o campo Tipo da Atualizao, no registro de identificao, dever ser preenchido com A.
A organizao a chave do sucesso em uma empresa. Alguns passos devem ser seguidos para que a organizao se faa presente. Alguns deles veremos no encontro de hoje. Por exemplo, cada vez que participamos de uma reunio, decises so tomadas. No somos obrigados a guardar tudo em nossa memria. Por isso, devemos registrar as decises tomadas nas reunies em atas, que so documentos muitos importantes.
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esta esclarecendo a respeito do local da reunio, a hospedagem e horrios de chegada e sada dos participantes. O referido Centro de Filosofia XXX atende nos seguintes endereos: XXX e-mail: xxx.@xcom.br . Considerando a importncia dessa Reunio para o fortalecimento e o aprimoramento do trabalho de difuso da XXX, em que nos encontramos, contamos com a presena de todos os representantes das Entidades que integram o XXX. Permanecendo disposio dos estimados para outros esclarecimentos que considerarem necessrios e aguardando o momento de abra-los fraternalmente, aproveitamos a oportunidade para renovar-lhes os nossos melhores votos de paz e nimo nas nobres tarefas que nos oferece. Fraternalmente, XXX Secretrio-Geral ATA O que uma ata? um documento em que se registram as ocorrncias de uma reunio. um ato de registro. Como fazer uma ata? A ata pode ser manuscrita em livro prprio ou digitada em folhas numeradas. Todas as folhas devem ser rubricadas pelos participantes e pelo presidente da reunio. importante que se saiba da obrigatoriedade da assinatura do secretrio e do presidente, os demais participantes da reunio assinam a ata se for o caso. O texto deve ser escrito em linhas corridas, sem rasuras e emendas. Se isso ocorrer, deve-se escrever ,digo, e em seguida grafa-se o termo exato. Aos dezessete de julho, digo, junho, de 2006...). Abre-se somente o pargrafo inicial. No se deve utilizar nmeros, a escrita deve ser feita por extenso. O tempo verbal a ser usado o pretrito perfeito do indicativo (ontem). Deve-se ser objetivo. Se o secretrio for nomeado no momento da reunio, deve-se usar o termo ad hoc, que significa que o secretrio s o para aquela ocasio. Se, por um acaso, a ata contiver um erro e este s for observado aps a digitao ou o trmino da grafia, deve-se, antes de se encerrar a ata com a assinatura do presidente da reunio, colocar a expresso em tempo: onde se l... leia-se... Termo de abertura Este livro contm X folhas numeradas e rubricadas
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por mim, (nome do secretrio), e destina-se ao registro de Atas das reunies de (colocar o nome do condomnio, empresa). Termo de encerramento Eu, (nome do secretrio), Secretrio de (colocar o nome do condomnio, empresa), declaro encerrado este livro de atas / declaro encerrada esta ata de reunio. Qual papel usar? O papel utilizado deve ser numerado, medindo 33x22cm, ou, ainda, pode ser uma folha A4 ou ofcio. Modelo 1 Ata de Assembleia Geral Aos .... dias do ms de ... do ano de ..., s .... horas, no (mencionar o local), com o comparecimento dos condminos que assinaram o termo de presena, realizou-se uma Assembleia Geral Ordinria (ou Extraordinria) do condomnio do Edifcio ... sito na rua ...., n ... Verificado o quorum regular, foram instalados os trabalhos pelo sndico e escolhidos o condmino X.... para presidir reunio, o qual, assumindo a direo, convidou os condminos X e X para secretrios. Composta a mesa, o presidente convidou o secretrio X para ler o Edital de convocao publicado no jornal (mencionar o nome e a data; se a convocao tiver sido feita por carta, mencionar o nome e a data) e esclareceu que os senhores condminos foram convocados para uma Assembleia que deve deliberar a respeito da ordem do dia anunciada, a saber (transcrever a ordem do dia constante do Edital ou da carta), a qual foi submetida aos presentes. Anunciada a matria contida no item a, o sndico (ou representante da Administradora...) pediu a palavra e teceu os esclarecimentos que reputou necessrios. Em discusso da matria, sobre o assunto se manifestaram os condminos F. e F. ... Posta em votao, verificou o Sr. presidente ter sido aprovado o seguinte: .... (mencionar a deliberao). Passando matria do item b da ordem do dia,... (mencionar o que ocorra, e assim, sucessivamente, at o final). Uma vez esgotada a ordem do dia, o presidente declarou franca a palavra, dela usando o condmino X, que props (mencionar). Posta em discusso a proposta, foi aprovada (ou rejeitada ou transferida a deciso para a prxima Assemblia Geral). Nada mais havendo a tratar, o presidente agradeceu o comparecimento dos condminos e encerrou a reunio, do qual eu, X, lavrei a presente ata, que vai assinada, ainda, pelo presidente, pelo secretrio X, e pelos condminos
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que o desejarem. Nota - A ata dos trabalhos lavrada em livro prprio, autenticado na forma da Conveno do Condomnio e as atas so registradas no cartrio de registro de ttulos e documentos. Nota - Se a Assemblia, regular e especialmente convocada para deliberar sobre alterao da Conveno Condomnio, a alterar efetivamente, o registro deve ser promovido junto ao Cartrio do Registro de Imveis em que se encontrar registrada a Conveno. Modelo 2 s xxxx horas e xxxx minutos do dia yyyy de (ms) de (data), (local) conforme assinaturas constantes do Livro de Atas, foi oficialmente aberta a Assembleia Geral de Fundao do (nome e sigla), com sede domiclio e foro na Cidade de .........................(sigla da U.F.), com durao ilimitada. Os presentes elegeram para presidir os trabalhos (NOME) e para secretariar (NOME) e (NOME). Agradecendo a sua indicao, o presidente dos trabalhos apresentou a pauta, passando a ordem do dia. Iniciaram-se os debates sobre a proposta de estatuto que, depois de analisada e modificada, tendo sido aprovada por...O Estatuto aprovado o seguinte: (Transcrever o estatuto inteiro (recomendvel) ou um extrato contendo apenas os itens listados anteriormente: nome da entidade e sua sigla; sede e foro; finalidades e objetivos; se os scios respondem pelas obrigaes da sociedade; quem responde pela entidade; scios; poderes; tempo de durao; como so modificados os estatutos; como dissolvida a entidade; e em caso de dissoluo, para onde vai o patrimnio). De acordo com o Estatuto Social, todos os presentes a esta Assembleia so considerados scios fundadores e, portanto, membros natos da Assembleia geral de Scios. Passou-se ao prximo ponto da pauta, eleio do Conselho Diretor, com mandato de (dia) de (ms) de (data) at (dia) de (ms) de (data), os Diretores (nome e funo), (nome e funo), (nome e funo), (nome e funo). A secretaria Executiva ficou assim constituda: Secretrio Administrativo (nome), Secretrio Institucional (nome) e Secretrio Administrativo (nome). Conselho Fiscal eleito na mesma ocasio e pelo mesmo perodo de mandato, ficou assim constitudo (nome e funo), presidente, (nome), (nome), (nome) e os suplentes (nome), (nome), que foram imediatamente empossados em seus respectivos cargos. Nada mais havendo para ser tratado o Presidente deu por encerrada a Assembleia, e eu, (NOME), lavrei e assinei a presente ata, seguida das assinaturas do presidente dos trabalhos, Diretores Eleitos e demais presentes. Cidade, data Assinatura e nome do Secretrio da Mesa, do Presidente dos trabalhos, Conselheiros Eleitos, demais presentes.
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Malas Direta e Contrato

MALA DIRETA Utilizada para divulgao de produtos e servios de empresas. Feita pelo correio ou mesmo pela internet, pode aumentar as vendas e melhorar a relao entre o cliente e a empresa.
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Correspondncia que atinge um nmero grande de pessoas. Deve ter linguagem simples, clara e objetiva, pois destina-se a pblicos diferentes, de diferentes classes sociais, objetivos e campos de atuao.
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CONTRATO Documento por meio do qual se estabelecem acordos entre pessoas ou entidades a partir de um contrato existe algum direito ou obrigao entre as partes interessadas. Quando fazer um contrato? Quando da compra e venda de bilhetes de loteria ou passagem Em caso de matrcula em uma instituio de ensino Casamentos Prestao de servios Compra e venda em geral Locaes... O que deve constar em um contrato? O que gerou a negociao? Detalhes. Quais os direitos e deveres dos contratantes? Quais as penalidades, se o contrato for quebrado? Quais os prazos de pagamento, entrega, juros? Onde residem os contratantes? Qual o foro para esclarecimento de dvidas? Quando e onde foi firmado o contrato? Quem assina? Precisa de registro em cartrio?
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Quanto forma, um contrato pode ser... Solene: de acordo com a forma prescrita na lei. Exemplo: testamento, casamento. No-solene: quando no segue uma forma de existir prescrita na lei. Exemplo: contrato de compra e venda. Quanto ao modo de existir, um contrato pode ser... Principal: no depende de outro para existir. Exemplo: contrato de locao. Acessrio: depende de outro para existir. Exemplo: contrato de fiana. Quanto natureza, um contrato pode ser... Gratuito ou unilateral: quando a despesa acontece somente para um dos contratantes. Exemplo: doao, emprstimo. Oneroso ou bilateral: quando gera gastos para ambas as partes. Exemplo: compra de um imvel.
Modelo de Contrato CONTRATO DE PRESTAO DE SERVIOS PROFISSIONAIS Pelo presente instrumento particular, ________________ CGC ______________ estabelecida _____________________________, e aqui denominada CONTRATADA e _______________________, CPF/CGC: ______________________, RG/IE: ________________, estabelecido a ______________________________, aqui denominado CONTRATANTE, tm entre si justo e contratado o seguinte: I DO OBJETO DO CONTRATO O presente contrato tem como objeto a formulao do conjunto de pginas eletrnicas e grficas, aqui denominado simplesmente por SITE ou HOME PAGE, para uso exclusivo na Internet, com referncia institucionais da CONTRATANTE, demonstrando os seus produtos, servios e tecnologia. Tambm incluso a prestao de servio referente a manuteno deste SITE. II - DAS OBRIGAES DA CONTRATADA A CONTRATRADA se obriga a desenvolver o objeto deste contrato da maneira mais adequada e dinmica, dando nfase marca e qualidade dos produtos e servios da CONTRATANTE. Faz parte ainda os seguintes servios a serem executados pela CONTRATADA: - Elaborao do projeto grfico e fluxo das informaes; - Programao das pginas em HTML; - Programao das pginas em ASP; - Programao dos bancos de dados necessrios; - Manuteno do SITE assim que as partes acharem necessrio. III - DAS OBRIGAES DO CONTRATANTE Ficar sob responsabilidade da CONTRATANTE, a entrega de todo o material necessrio para execuo dos trabalhos tais como: - Fotos e imagens a serem adicionadas nas pginas; - Textos descritivos; - Logotipo. O CONTRATANTE dever efetuar corretamente os pagamentos CONTRATADA, segundo item V. IV - DA MANUTENO DOS SERVIOS A CONTRATADA atravs da manuteno dos servios, sendo Preventivo e/ou Corretivo, manter o SITE em condies de navegabilidade, efetuando os necessrios
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ajustes, configuraes e reparos visuais. 1. Somente os tcnicos da CONTRATADA podero executar servios tcnicos preventivos e ou corretivos, a que se refere esta clusula. 2. A manuteno dos servios aqui contratados no incluem: - Os servios adicionais aos mencionados neste contrato; - Elaborao e construo de bancos de dados extras; - Produo de fotos; - Produo de vdeos; - Configurao de estao de usurio da Internet; - Problemas apresentados nos equipamentos de comunicao, tais como modems e cabos de redes; - Problemas apresentados em consequncia da presena de vrus no equipamento; - Problemas apresentados em consequncia de software defeituosos, mal instalados ou mal configurados; - Criao de novas pginas ou alteraes de layout diferenciado para o SITE do CONTRATANTE; - Problemas que no esto ligados diretamente ___________________(nome da empresa contratada). 3. A CONTRATADA se reserva no direto de inserir uma pequena imagem de aproximadamente 70x40 pixels na pgina principal da CONTRATANTE com a seguinte descrio: ____________________. 4. A CONTRATADA se compromete a cadastrar o SITE do CONTRATANTE nos principais SITES de busca nacionais e internacionais. V - PREO E FORMA DE PAGAMENTO Para os servios de construo, manuteno e incluso do SITE, objeto deste contrato, ora estipulado ter um custo no valor de: - Construo: R$ ____________ Uma vez que a CONTRATADA cumpra todos os requisitos, o CONTRATANTE efetuar o pagamento do servio prestado de construo do SITE da seguinte forma: (forma de pagamento) - Manuteno: R$ ____________________, a serem pagos da seguinte forma: - (forma de pagamento) VI - DA RESCISO DO CONTRATUAL O presente contrato poder ser rescindido pelo CONTRATANTE, sem nus algum, quando: - A CONTRATADA no executar os servios solicita-
Assinam
CONTRATADA
CONTRATANTE
INFORMAES PARA PESQUISA
PARA SABER MAIS... acesse: www.consultta.com/ modelos_contratos/
dos pelo CONTRATANTE, e que estejam de acordo com as clusulas deste contrato. - Quando a CONTRATADA descumprir alguma das clusulas deste contrato. O presente contrato poder ser rescindido pela CONTRATADA, quando: - O CONTRATANTE na hiptese de inadimplncia das obrigaes ora assumidas, devendo a parte inocente notificar a parte culpada sanar sua falha no prazo de 30 dias, aps isso, no sanada a dvida, a CONTRATADA no efetuar qualquer tipo de trabalho para o CONTRATANTE. VII - PRAZO DE VIGNCIA DO PRESENTE CONTRATO Com exceo dos servios de implantao do sistema o presente contrato vigorar por prazo determinado de 1 (um) ano, podendo ser renovado posteriormente. E, por assim estarem justos e contratados, firmam o presente contrato em duas vias de igual teor e forma, Luanda, ____ de ________ de _____.
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Convnio e Estatuto
CONVNIO Um convnio firmado para atender a interesses recprocos. um ajuste ou acordo entre duas ou mais pessoas, ou, ainda, entre empresas para a prtica de determinadas aes. Um exemplo de minuta de convnio MINUTA DE CONVNIO - RECUPERAO DE CRDITOS TRIBUTRIOS CONVNIO AMP/ N 0.../2002.
O que vem a ser uma procurao? Ser que eu posso passar uma procurao para que qualquer pessoa me represente sem que eu sofra nada de mal com isso? Quais os meus direitos em um convnio? E os meus deveres? para respondermos a essas e a outras questes que estamos aqui para este ltimo encontro.
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A PREFEITURA MUNICIPAL DE ........., atravs da SECRETARIA MUNICIPAL DE ..., situada no (endereo), (municpioEstado), representada pelo ...., Sr. , RG n ... e CPF n... , residente e domiciliado na Rua .., n , em ..., doravante denominado MUNICPIO e a ASSOCIAO DOS MUNICPIOS DO PARAN, sociedade civil de direito privado sem fins lucrativos, registro no. 48, livro A-2, do 2o. Registro de Ttulos e Documentos de Curitiba, com sede a Praa Osrio, 400, sala 401, neste ato representada por seu Presidente Sr JOAREZ LIMA HENRICHS, portador do RG n 2.337.141-3, e CPF n 385.751.999-72, doravante denominada AMP, resolvem celebrar o presente Convnio, mediante as clusulas e condies seguintes: CLUSULA PRIMEIRA - Objeto ... ESTATUTO a determinao de princpios institucionais de uma coletividade ou entidade pblica ou privada. Para que serve? Estabelecem normas que regulamentam as relaes dos elementos envolvidos no estatuto, inclusive sanes e penalidades. Regulamentam o que pode e o que no pode em determinada instituio. um pacto coletivo.
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Estatuto da Mulher, estatuto do Idoso, estatuto da Criana e do Adolescente...
Presidncia da Repblica Casa Civil Subchefia para Assuntos Jurdicos LEI N 8.069, DE 13 DE JULHO DE 1990. Dispe sobre o Estatuto da Criana e do Adolescente e d outras providncias. O PRESIDENTE DA REPBLICA: Fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: Ttulo I Das Disposies Preliminares Art. 1 Esta Lei dispe sobre a proteo integral criana e ao adolescente. Art. 2 Considera-se criana, para os efeitos desta Lei, a pessoa at doze anos de idade incompletos, e adolescente aquela entre doze e dezoito anos de idade. Pargrafo nico. Nos casos expressos em lei, aplica-se excepcionalmente este Estatuto s pessoas entre dezoito e vinte e um anos de idade. Art. 3 A criana e o adolescente gozam de todos os direitos fundamentais inerentes pessoa humana, sem prejuzo da proteo integral de que trata esta Lei, assegurando-selhes, por lei ou por outros meios, todas as oportunidades e facilidades, a fim de lhes facultar o desenvolvimento fsico, mental, moral, espiritual e social, em condies de liberdade e de dignidade. Art. 4 dever da famlia, da comunidade, da sociedade
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em geral e do poder pblico assegurar, com absoluta prioridade, a efetivao dos direitos referentes vida, sade, alimentao, educao, ao esporte, ao lazer, profissionalizao, cultura, dignidade, ao respeito, liberdade e convivncia familiar e comunitria. Pargrafo nico. A garantia de prioridade compreende: a) primazia de receber proteo e socorro em quaisquer circunstncias; b) precedncia de atendimento nos servios pblicos ou de relevncia pblica; c) preferncia na formulao e na execuo das polticas sociais pblicas; d) destinao privilegiada de recursos pblicos nas reas relacionadas com a proteo infncia e juventude. Art. 5 Nenhuma criana ou adolescente ser objeto de qualquer forma de negligncia, discriminao, explorao, violncia, crueldade e opresso, punido na forma da lei qualquer atentado, por ao ou omisso, aos seus direitos fundamentais. SAIBA O QUE CRIME A PARTIR DO ESTATUTO DO IDOSO O Estatuto do Idoso estabelece punies que podem variar de dois meses a 12 anos de priso dependendo do crime. O estatuto traz 118 artigos que regulamentam os direitos para pessoas com idade igual ou superior a 60 anos.
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Relatrio e Procurao
RELATRIO Relatrio a descrio pormenorizada de um fato, uma ocorrncia, um trabalho. uma anlise. Os relatrios classificam-se pelo (a): Nmero de signatrios - individual: um signatrio apenas; - coletivo: mais de um signatrio. Periodicidade: - normal: surgimento regular - eventual: surgimento irregular Fim a que se destina: - pesquisa; - jurdico; - econmico; - cientfico... Elementos que compem um relatrio: Introduo: coloca-se o motivo do relatrio Corpo ou desenvolvimento: exposio dos fatos, dos es tudos, tabelas, dados comparativos; Encerramento: consideraes finais, dedues das argu mentaes expostas no corpo do relatrio. Sugestes, agradecimentos e despedida. Como elaborar um relatrio? Primeiramente verifique o foco do relatrio; A quem se destina o texto? O que se quer mostrar, esclarecer? Como fazer a apresentao? Folha de rosto: identificao do relatrio, empresa, departamento, ttulo, local e data; Sumrio: ser feito aps o relatrio estar concludo, um resumo do que trata o texto; Desenvolvimento: o texto do relatrio; Concluso: apresentada nos mesmos moldes da introduo; Anexos: tudo o que puder facilitar a compreenso do texto, no se trata de algo imprescindvel; Bibliografia: indicaes das publicaes utilizadas para a composio do relatrio.
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Modelo de Relatrio para Bolsistas IC O relatrio dever ser encaminhado Comisso de Bolsas impresso em papel branco, tamanho A4, fonte do texto Arial 12, espaamento 1,5, contendo os seguintes itens: Capa: UENF - Universidade Estadual do Norte Fluminense CCTA - Centro de Cincias e Tecnologias Agropecurias Laboratrio ............................................
Relatrio do perodo (ms/ano) (ms/ano) Bolsista: ..................................................... Matrcula: ................................................... Orientador: ................................................. Ttulo do plano de trabalho: .................................... Fonte financiadora da Bolsa: .................................... 1 - Introduo A introduo deve expor a importncia do assunto em estudo de uma maneira geral. As citaes bibliogrficas devem-se restringir aos trabalhos diretamente relacionados ao assunto, para orientar o leitor. Ressaltar o motivo pelo qual foi escolhido o tema pesquisado e sua relevncia, e no ltimo pargrafo explicitar o objetivo do trabalho. 2- Resumo das etapas anteriores Resumir o que j foi feito e apresentado no relatrio anterior. Obviamente este item no se aplica a bolsistas que esto entregando o primeiro relatrio. 3 - Material e Mtodos necessrio descrever objetivamente todos os passos dos experimentos executados. Citar os equipamentos, reagentes e outros itens utilizados, informando modelo e fabricante. Quando o trabalho for muito extenso e demandar
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a utilizao de diversos mtodos e/ou materiais, recomendvel o uso de subttulos para tornar o texto mais claro e organizado. Fazer referncias anlise estatstica usada (quando for o caso), com informaes sobre o delineamento experimental, nmero de repeties, tamanho da parcela, tipo de anlise efetuada etc. 4 - Resultados e Discusso Descrio dos resultados: deve ser clara e objetiva, resumindo os achados principais que sero detalhados em tabelas e figuras. Ilustraes dos resultados: tabelas e figuras so muito importantes; seu nmero deve ser o menor possvel, e elas devem ser construdas com cuidado para incluir todas as informaes necessrias com clareza. Tabelas so numeradas sequencialmente (Tabela 1, Tabela 2, etc). Seu ttulo deve ser informativo, colocado acima e justificado esquerda. Notas de rodap (a, b, c...) podem ser colocados diretamente abaixo da mesma. Figuras (fotos, esquemas, grficos) so numeradas sequencialmente (Figura 1, Figura 2, etc). Seu ttulo deve ser informativo, colocado abaixo e justificado esquerda, descrevendo o que mostrado. Discusso - relacionar os resultados mais relevantes, discutindo e comparando com os resultados obtidos por outros autores, quando for o caso. Em muitas situaes, vlido citar e discutir os resultados negativos obtidos nos experimentos, porque tambm constituem informao cientfica que podem ser valiosas. Se seus experimentos falharam, quais as sugestes para corrigir o problema? 5- Concluso Descrever sucintamente quais as concluses que foram tiradas nesta etapa do projeto. 6 - Literatura Citada Listar as referncias utilizadas no relatrio, seguindo as normas da ABNT ou de qualquer peridico cientfico que tenha comit editorial. Lembre-se o mais importante que voc siga um padro nas citaes. 7- Perspectivas de continuidade ou desdobramento do trabalho No caso de renovao, descrever as prximas etapas para continuidade do trabalho.
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8 - Participao em congressos e trabalhos publicados ou submetidos Listar os eventos dos quais participou mencionando local e data. Incluir, se for o caso, cpia de resumo(s) apresentado(s) em eventos tcnico-cientficos. Encaminhar uma cpia do trabalho submetido ou publicado. 9 - Outras atividades Enumerar, em ordem cronolgica de execuo, as atividades extraplano de trabalho realizadas pelo bolsista. 10 - Data e assinatura do bolsista 11 - Data e assinatura do orientador Obs.: Na impossibilidade de apresentar qualquer um dos itens, deve ser feita uma justificativa. NO SERO ACEITOS RELATRIOS SEM O FORMULRIO DE ENCAMINHAMENTO DE RELATRIO. Relatrios considerados fora deste padro mnimo podero ocasionar o cancelamento da bolsa por parte do comit assessor responsvel pela concesso das bolsas. Comisso de bolsas de Iniciao Cientfica (Site www.uenf.br acessado em abril de 2007)
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PROCURAO Instrumento pelo qual uma pessoa recebe de outra poderes para, em nome dela, praticar atos ou administrar bens. A procurao pode ser: pblica: se lavrada em cartrio; particular: se passada de prprio punho pela pessoa que a d. Mesmo assim esta deve subordinar-se a certas regras formais para que se identifique como ato perfeito. Quem passa a procurao o mandante, constituinte ou outorgante; e quem recebe o mandato o mandatrio, procurador ou outorgado. Substabelecer: nomear como substituto; transferir a outrem a procurao recebida de algum. Outorgar: conceder, dar; declarar em escritura pblica.
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PARA AUXILIAR NA REDAO DE DOCUMENTOS OFICIAIS, EIS UM QUADRO DE PRONOMES DE TRATAMENTO.
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CHEGA DE CONFUSES! Os erros e as confuses mais comuns s vezes as incorrees acabam em comicidade. Observe: PALAVRAS E EXPRESSES MAL USADAS 1. ONDE - s deve ser usado para indicar lugar. O telefonema onde ele me disse. Nem pensar... 2. QUALQUER no confundir com nenhum . No h qualquer risco. O correto No h nenhum risco. 3. SEQUER - exige uma palavra negativa antes. Ele sequer me deu ouvidos errado. O correto Ele nem sequer me deu ouvidos. 4. SI somente usado para indicar reflexividade. Trazia para si a verdade. 5. CONSIGO no confundir com contigo, que traduz a segunda pessoa. Para dirigir-se a terceira pessoa, use com voc, porque consigo indica reflexividade tambm. Trouxe consigo as suas angstias. 6. POR QUE / PORQUE/ POR QU/ PORQU Gostaria de saber por que saiu cedo. Saberamos o porqu se ele nos contasse. Nem imaginvamos por qu. Por qu? Gostaria de sair daqui porque estou atrasada. 7. nunca antes de palavras que expressem masculino, palavras repetidas, verbos, casa (sem determinao), terra(sem determinao), distncia(sem determinao). 8. CERCA DE nunca use esta expresso com nmeros exatos. Existiam cerca de 13 dvidas. (idia de exatido contraposta ao numeral 13). Utilize: Existiam cerca de 20 dvidas. Ou Existiam cerca de 10 dvidas. Que significa aproximadamente, mais ou menos. 9. A MENINA QUE ELE APAIXONADO - observe a regncia: A menina por que(m) ele apaixonado. A menina de que(m) ele apaixonado. 10. ABREVIATURA DE HORA, METRO, QUILO, LITRO: 6h / 6h e 20 min/6h2034; 6kg; 6l;6m sem plural. 11. ELE MUDOU A MANEIRA DAS MULHERES SE VESTIREM Ele mudou a maneira de as mulheres se vestirem. 12. HAJA /AJA haja= verbo haver e aja= verbo agir 13. MAIS / MAS mais= diferente de menos / mas = porm, contudo, todavia
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14. MENAS nem pensar!!!!! O correto MENOS. 15. PERCA / PERDA perda substantivo. Perda total do automvel. Perca verbo perder primeira/terceira pessoas do presente do subjuntivo. 16. CHEGO no existe! O correto CHEGADO. 17. POR CAUSA QUE no existe! Use PORQUE. 18. TIVER/ ESTIVER - no confunda os verbos ter e estar. Quando eu tiver dinheiro... Quando eu estiver de frias... 19. SEJE/ ESTEJE nem pensar! SEJA e ESTEJA so as formas corretas. 20. DE MENOR no existe. Use menor. O aluno menor. 21. HAVER / A VER haver verbo / Isso no tem nada a ver. 22. VIAJEM / VIAGEM? Quero que eles viajem logo. (verbo viajar no presente do subjuntivo)/ viagem = substantivo 23. HAJA VISTA OU HAJA VISTO? O correto HAJA VISTA sempre. 24. AO INVS DE / EM VEZ DE? ao invs de = ao contrrio / em vez de= no lugar de; em substituio a. 25. TV A CORES? no! TV EM CORES. 26. ENTREGAS DOMICLIO OU ENTREGAS A DOMICLIO? Nenhuma delas! O correto ENTREGA EM DOMICLIO. 27. S CUSTAS? no! O correto : Vive custa dos pais. 28. MEDIDA EM QUE? no. Voc pode usar: NA MEDIDA EM QUE (tendo em vista que) ou MEDIDA QUE ( proporo que). 29. DE ENCONTRO A / AO ENCONTRO DE? A primeira expresso significa condio oposta, contrria. A segunda indica uma situao favorvel. 30. EXCEO/ EXEO/ EXCESSO? O correto EXCEO e EXCESSO. 31. ASCENSO / PICHAR / CHUCHU / EMPECILHO / CABELEIREIRO assim todas corretas. 32. BENEFICIENTE? - no! O correto BENEFICENTE. 33. PORISSO? nem pensar! POR ISSO. 34. PDE / PODE pode (presente) / pde (passado)
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35. INTERVIU? RETEU nada disso! INTERVEIO / RETEVE 36. PREFIRO MAIS ISSO DO QUE AQUILO? nada disso! PREFIRO ISSO ou PREFIRO ISSO QUILO. 37. SE EU PREDIZER? no! PREDISSER 38. QUANDO EU VER? no! QUANDO EU VIR 39. QUANDO EU VIR? (verbo vir) no! QUANDO EU VIER 40. QUIZ? nada disso tudo do verbo querer com s QUIS QUISESSE 41. POSSUIR DISTRIBUIR POLUIR EXCLUIR 42. REMEDIA? INTERMEDIA? no! REMEDEIA, MEDEIA, INTERMEDEIA, ANSEIA,INCENDEIA 43. EXPLUDO OU EXPLODO? nenhum dos dois o verbo explodir defectivo, no apresentando a primeira pessoa do presente do indicativo. 44. COLORO / COLIRO? Nenhum dos dois. o verbo colorir tambm defectivo, no apresenta vrias formas. Utilize verbo sinnimo como o pintar ou locuo verbal estou colorindo ou vou colorir. 45. FAZ OU FAZEM DIAS QUE NO NOS VEMOS? - FAZ DIAS... (verbo impessoal fica no singular!) 46. VENDE-SE MATERIAL DE DEMOLIO VENDEM-SE MATERIAIS DE DEMOLIO. 47. PRECISA-SE DE ENGENHEIRO COM EXPRERINCIA. PRECISA-SE DE ENGENHEIROS COM EXPERINCIA. 48. MEIO-DIA E MEIO? nada disso!!! MEIO DIA E MEIA. 49. NO LHE ESPERAREI MAIS? - ateno! NO O ESPERAREI MAIS. NO LHE DIREI A VERDADE. 50. O MATERIAL PARA MIM ESCREVER? mim escreve? No! O MATERIAL PARA EU ESCREVER. PARA MIM DIFCIL FICAR AQUI.
Gesto de Documentos
PARA COMEO DE CONVERSA: Voc sabe qual a diferena entre os conceitos de Arquivologia e Arquivstica? Ento vamos conceituar: Arquivologia a cincia que estuda as funes do arquivo e os princpios e tcnicas a serem observados na produo, organizao, guarda, preservao e utilizao dos arquivos, enquanto Arquivstica diz respeito s tcnicas de manuseio dos documentos e procedimentos do arquivo. Quero lhe dizer tambm que esta primeira parte do nosso trabalho diz respeito Gesto de Documentos. Escolhi este assunto antes mesmo de escrever sobre arquivo, pois sem uma correta gesto documental no h como arquivar corretamente. E l vamos ns em mais uma grande interao de conhecimentos.
A escrita um conjunto de smbolos dos quais nos servimos para representar e fixar a linguagem falada. O homem primitivo, tendo necessidade de um meio de expresso permanente, recorreu a uma engenhosa disposio de objetos simblicos ou a sinais materiais (ns, entalhes, desenhos), que constituram a base dos primeiros sistemas de escrita (PAES, 2005).
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PARA SABER MAIS... se voc quiser conhecer mais a respeito da terminologia aplicada arquivstica no Brasil, acesse o site: http:// www.arquivonacional.gov.br/ download/dic_term_arq.pdf
medida que os povos evoluram e atingiram graus elevados de cultura ou absorviam o que havia de bom nas civilizaes mais adiantadas esses sistemas de escrita evoluram, at a inveno da escrita fontica, ou seja, a inveno do alfabeto. Logo que os povos passaram a um estgio de vida social mais organizado, os homens compreenderam o valor dos documentos e comearam a reunir, conservar e sistematizar os materiais em que fixavam, por escrito, o resultado de suas atividades polticas, sociais, econmicas, religiosas e at mesmo de suas vidas particulares. Surgiram assim os arquivos, destinados no s guarda dos tesouros culturais da poca, como tambm proteo dos documentos que atestavam a legalidade de seus patrimnios, bem como daqueles que contavam a histria de sua grandeza. Segundo Paes (2005), h dvidas quanto origem do termo arquivo. Alguns afirmam ter surgido na antiga Grcia, com a denominao arch, atribuda ao palcio dos magistrados. Da evoluiu para archeion, local de guarda e depsito dos documentos.
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IMPORTANTE Definio de Gesto de Documentos: conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente ou intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. (Artigo 3 Lei n 8.159/91).
Ramiz Galvo (1990) considera o termo procedente de archivum, palavra de origem latina, que no sentido antigo identifica o lugar de guarda de documentos e outros ttulos. A gesto de documentos surgiu a partir da necessidade das organizaes em gerenciar a informao que se encontrava desestruturada, visando a facilitar o acesso ao conhecimento explcito da corporao. Pode ser considerada como um conjunto de solues utilizadas para assegurar a produo, administrao, manuteno e destinao dos documentos possibilitando fornecer e recuperar as informaes contidas nos documentos de uma maneira conveniente. (SANTOS, 2002). No Brasil a gesto documental regulamentada na Lei n 8.159/91 que Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. Art. 1 Lei n 8.159/91: dever do Poder Pblico a gesto documental e a de proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao. Conforme estabelecido em Lei a Gesto de Documentos est diretamente ligada com o uso de tcnicas arquivsticas, que facilitam a localizao, o acesso a informaes, o relacionamento com outros documentos e evitam perdas, prazos e acmulo de documentos desnecessrios. (Santos, 2002). OBJETIVOS DA GESTO DE DOCUMENTOS A gesto de documentos tem por objetivos fundamentais: Organizar, de modo eficiente, a produo, administrao, gerenciamento, manuteno e destinao dos documentos; Agilizar a eliminao de documentos que no tenham valor administrativo, fiscal, legal, histrico e/ou cientfico; Assegurar o acesso informao governamental quando e onde se fizer necessria ao governo e aos cidados; Garantir a preservao e o acesso aos documentos de carter permanente. Os documentos podem assumir caractersticas distintas quanto aos aspectos fsicos e de apresentao. Assim
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PARA SABER MAIS... para conhecer na ntegra a Lei n 8.159/91 consulte o site: http://www.conarq. arquivonacional.gov.br
sendo, correto afirmar que os documentos possuem elementos caractersticos, sendo: Suporte diz respeito ao material sobre o qual as informaes so registradas. a base fsica dos documentos. Exemplo: fita magntica, filme de nitrato, papel. Formato configurao fsica de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado. Exemplo caderno, cartaz, dispositivo, folha, mapa, planta, rolo de filme, etc. Gnero configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo. Exemplo: documentao audiovisual, (fotos) fonogrfica (representao grfica das palavras) iconogrfica (imagens). Espcie configurao de um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas. Exemplo: boletim, certido, declarao, relatrio, ata. Tipo configurao que assume uma espcie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Exemplo: boletim de ocorrncia, boletim de frequncia e rendimento escolar, certido de nascimento, certido de bito, relatrio de atividades, relatrio tcnico, etc. NO CASO DOS DOCUMENTOS ELETRNICOS, ACRESCENTEM-SE OUTROS ELEMENTOS TAIS COMO: Forma: links, nome do originador (e-mail), assinatura digital, certificado da assinatura digital e outros. Anotaes: data, hora e local da transmisso; indicao de anexos e outros. Contexto: contexto tecnolgico (hardware e software). PROCEDIMENTOS GERAIS PARA GESTO DE DOCUMENTOS: A gesto de documentos impe regras para anlise e correto destino da documentao, sendo: 1) Designar Comisso para avaliao de documentos; (avaliao um termo utilizado em arquivologia para transferir ou eliminar documentos).
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2) Diagnstico do acervo; 3) Seleo por assunto; 4) Uso das informaes; (de que maneira as informaes sero utilizadas e a frequncia). 5) Definir prazos de guarda: plano de classificao (assunto); tabela de temporalidade; Lista de eliminao;
LEITURA COMPLEMENTAR: PAPIRO O papiro foi usado pela primeira vez em 4000 a.C. e se transformou na maior exportao do Egito. Foi produzido sob monoplio de estado, com o processo de produo sendo secretamente guardado. Ao contrrio do papel, que feito de fibras de plantas esmagadas, o papiro feito de pequenos e finos pedaos do talo da cana do papiro, molhado por trs dias at clarear. Os pedaos so colocados em toalha de linho, primeiro horizontalmente e ento verticalmente. Eles so empilhados e colocados para secar ao sol. Quando o papel foi inventado na China em 105 DC, a produo de papiro foi interrompida. Em 1965, um cientista egpcio redescobriu o segredo da fabricao. Extrado do site: http://www.discoverybrasil.com/egito/alfabetizacao/papiro/index.shtml Acesso em 19/08/2009
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PARA SABER MAIS... Se voc est interessado em saber mais informaes a respeito da gesto de documentos acesse o site abaixo: http://www.arquivonacional. gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/ start.htm
Classificao de Documentos
A classificao consiste em organizar os documentos produzidos e recebidos pela organizao no exerccio de suas atividades, de forma a constituir-se em um referencial para a sua recuperao. (Rosseau e Couture, 1998).
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O Cdigo de classificao de documentos de arquivo um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um rgo no exerccio de suas funes e atividades.
A classificao por assuntos utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperao e facilitar as tarefas arquivsticas relacionadas com a avaliao, seleo, eliminao, transferncia, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivstico realizado com base no contedo do documento. A classificao define, portanto, a organizao fsica dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial bsico para sua recuperao. Um importante mtodo de classificao de documentos foi desenvolvido por Mevil Dewey. (1851-1931). Este mtodo utilizado nas bibliotecas, e, em grande parte tambm por Instituies pblicas e privadas. O mtodo apresenta configurao decimal, sendo: 000 Obras Gerais 100 Filosofia 200 Religio 300 Cincias Sociais 400 Lingustica 500 Cincias Puras 600 Cincias Aplicadas 700 Artes Divertimentos 800 Literatura 900 Histria Geografia. Agora vamos adaptar esse modelo decimal para a administrao pblica e teremos a seguinte configurao: O Cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administrao pblica, atividades meio, possui duas classes comuns a todos os seus rgos: a classe 000 que se refere aos assuntos de Administrao Geral e a classe 900 que corresponde a Assuntos Diversos.
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As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos s atividades fim do rgo. Estas classes no so comuns, cabendo aos respectivos rgos sua elaborao e seguindo orientaes da instituio arquivstica na sua esfera especfica de competncia. Vamos a um exemplo aplicado ao setor pblico com o cdigo 000 Administrao Geral:
Classe 000 010 020 030 040 Subclasses 050 060 070 080 090 Grupo Subgrupos 012 012.1 012.11 Administrao Geral Organizao e Funcionamento Pessoal Material Patrimnio Oramento e Finanas Documentao e Informao Comunicaes (vaga) Outros assuntos referentes administrao geral Comunicao Social Relaes com a Imprensa Credenciamento de Jornalistas
Fonte: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/ Media/publicacoes/cdigo_de_classificao.pdf
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010 Organizao e Funcionamento: classificam-se os documentos relativos criao, estruturao, funcionamento e organizao interna do rgo. 020 Pessoal: incluem-se documentos relativos aos direitos e obrigaes dos servidores lotados no rgo, de acordo com a legislao vigente, bem como os direitos e obrigaes da instituio empregadora no que tange assistncia, proteo ao trabalho e concesso de benefcios. 030 Material: so classificados os documentos referentes administrao dos materiais do rgo, necessrios ao desenvolvimento de suas atividades, incluindo as formas de aquisio e alienao, bem como os servios de manuteno, limpeza e recuperao. 040 Patrimnio: classificam-se os documentos referentes aos bens patrimoniais imveis, veculos e semoventes pertencentes ao rgo. Incluem-se, neste caso, as formas de
aquisio e alienao, bem como os servios de manuteno, limpeza e recuperao. 050 Oramento e Finanas: classificam-se os documentos relativos previso e execuo oramentria e s operaes contbeis e financeiras referentes ao uso dos recursos pblicos e comprovao de receita e despesa. Incluem-se ainda, a movimentao de conta corrente, balanos e prestaes de contas aos tribunais de contas. 060 Documentao e Informao: incluem-se nesta subclasse os documentos referentes publicao, produo, editorial, preparo, impresso e distribuio de matrias, assim como a aquisio, controle, distribuio e acesso documentao bibliogrfica do rgo. Incluem-se, ainda, os documentos referentes produo, controle, avaliao, arquivamento e destinao de documentos arquivsticos, como tambm os documentos relacionados com as atividades de reproduo, conservao e informtica. 070 Comunicaes: classificam-se os documentos relacionados com a instalao, manuteno, operao e uso dos recursos e servios postais, de telecomunicaes e de tecnologias da informao. 080 Vaga: esta subclasse mantm-se vaga para possveis expanses e insero de documentos referentes Administrao Geral, que resultem de novas atividades desenvolvidas pelo rgo. 090 Outros assuntos referentes Administrao Geral: incluem-se nesta subclasse documentos de carter genrico relativos Administrao Geral. Utiliza-se tambm, esta subclasse, como recurso para incluso de assuntos que no possuam classificao especfica no Cdigo de Classificao de documentos de arquivo, bem como para evitar a proliferao de subclasses que possam ser reservadas para possveis expanses. Passemos a estudar agora, a Classe 900 Assuntos Gerais aplicada Administrao Pblica. Esta classe referese aos documentos de carter genrico que se relacionam com as diversas atividades desenvolvidas pelo rgo.
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Vamos a um exemplo aplicado ao setor pblico com o cdigo 900 Assuntos Gerais:
Classe 900 910 920 Subclasses 930 940 950 a 980 990 Assuntos Gerais Solenidades, Comemoraes, Homenagens Congressos, Conferncias, Seminrios, Simpsios, Encontros, Convenes, Ciclos de Palestras, Mesas Redondas Feira, Sales, Exposies, Mostras, Concursos, Festas Visitas e visitantes Vagas (para possveis incluses) Assuntos transitrios
Fonte: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/ Media/publicacoes/cdigo_de_classificao.pdf
LEITURA COMPLEMENTAR: Melvil Dewey foi um bibliotecrio norte-americano. Nasceu em 1851, falecendo com 80 anos em 1931. Melvil Dewey o apelido de Melville Louis Kossuth Dewey. Nasceu em 10 de dezembro de 1851 e faleceu com 80 anos em 1931. Era o caula de cinco filhos. Foi um bibliotecrio norte-americano. Na idade de cinco anos j demonstrava as caractersticas que lhe marcariam a biografia. Alguns pesquisadores dizem que nesta idade Dewey realizou seu primeiro feito, proporcionando despensa de sua me uma organizao sistemtica, condizente com a necessidade de organiz-la e recuperar facilmente os itens ali guardados. Em 1873; trabalhando como assistente bibliotecrio da Amherst em Massachussets, cargo conseguido no ano anterior 1872, desenvolveu um plano de reorganizao da biblioteca. No ano seguinte 1874 foi promovido a Assistente Bibliotecrio da universidade, e em 1876 publicou anonimamente uma obra que revolucionou a biblioteconomia: Classification and Subject Index for Cataloguing and Arranging the Books and Pamphlets of a Library. No mesmo ano de 1876 tornou-se o primeiro redator-chefe do Library Journal e membro-fundador da Amerciam Libraru Association como primeiro-secretrio da associao. Dewey casou-se com Annie R. Godfrey de Milford, Massachusetts, em 1878. Tiveram um filho, Godfrey, nascido em 1887. Sua mais famosa contribuio para a rea, a Classificao Decimal tida como referncia na rea at os dias de hoje. Dewey descreveu, nos seguintes termos, como a idia lhe aflorou ao esprito: Durante meses imaginei, noite e dia, que deveria haver, em alguma parte, uma soluo satisfatria. No futuro teramos milhares de bibliotecas, a maioria das quais aos cuidados de pessoas com pequena capacidade ou escasso adestramento. O primeiro requi-
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sito da soluo h de ser a maior simplicidade possvel. O provbio dizia simples como a, b, c, mas ainda mais simples do que isso era 1, 2, 3. Aps meses de estudo, um domingo, durante um longo sermo do pastor Stearns, enquanto o encarava com firmeza sem lhe ouvir uma palavra, e absorvida a mente no problema vital, a soluo coruscou-me ante os olhos, a ponto de fazer-me saltar da minha cadeira e de quase levar-me a gritar Eureca! Consistia ela em alcanar a simplicidade absoluta empregando os mais simples smbolos conhecidos, os algarismos arbicos na qualidade de decimais, com o zero revestido da significao usual, a fim de numerar uma classificao de todo o conhecimento humano impresso; completando tal expediente pelos smbolos que, depois dos nmeros, eram os mais simples, ou seja, a, b, c, e indexando todos os ttulos das tabelas, de forma que seria mais fcil usar a classificao com 1.000 ttulos assim ajustados, do que os 30 ou 40 ttulos que reclamam cuidadoso estudo antes de serem utilizados. O Sistema Decimal de Dewey teve ampla divulgao atravs do Library Bureau. Foi aplicado a documentos, pela primeira vez, pela Estrada de Ferro Baltimore-Ohio em 1898. Dois anos depois da morte da esposa em 1922, Dewey casou-se com Emily McKay Beal. Eles permaneceram casados at a morte dele. Morreu de uma hemorragia cerebral em Lake Placid, uma cidade localizada no Estado americano da Flrida, no Condado de Highlands Flrida, no dia 26 de dezembro de 1931. Fonte: http://pt.wikipedia.org/wiki/Melvil_Dewey
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Mtodos de Classificao de Documentos

A classificao um processo natural que tem por finalidade reunir coisas semelhantes. Classificar e arquivar de maneira adequada tornaram-se pontos primordiais nos cuidados da documentao. A classificao se materializa com um Plano de Classificao, que deve ter como caractersticas a simplicidade, a flexibilidade e fcil assimilao. Sobretudo deve ser uniforme mantendo sempre um padro e ter um gerenciamento centralizado. A classificao uma das atividades do processo de gesto de documentos arquivsticos, o qual inclui procedimentos e rotinas especficas que possibilitam maior eficincia e agilidade no gerenciamento e controle das informaes. (CONARQ) A classificao deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as seguintes operaes: (CONARQ). a) Estudo: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto dever ser classificado e quais as referncias cruzadas que lhe correspondero. b) Codificao: consiste na atribuio do cdigo correspondente ao assunto de que trata o documento.
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Rotinas correspondentes s operaes de Classificao, segundo o CONARQ: 1. receber o documento para classificao; 2. ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundrio(s) de acordo com seu contedo; 3. localizar o(s) assunto(s) no Cdigo de classificao de documentos de arquivo, utilizando o incide, quando necessrio; 4. anotar o cdigo na primeira folha do documento; 5. preencher a folha de referncia para os assuntos secundrios. Segundo Paes (2002), os documentos podem ser classificados da seguinte maneira: Por seus mantenedores: a) Pblicos - federal, estadual e municipal; b) Institucionais - instituies educacionais, igrejas, corporaes no-lucrativas, sociedades e associaes; c) Comerciais - empresas, corporaes e companhias;
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d) Famlias ou pessoais. Pelos estgios de sua evoluo: (Teoria das Trs Idades) a) Arquivos de primeira idade ou corrente; b) Arquivos de segunda idade ou intermedirio; c) Arquivos de terceira idade ou permanentes. Documentos Correntes: so aqueles que esto em curso, isto , tramitando, ou que foram arquivados, mas so objetos de consultas frequentes. Pode ser conservado no local onde foi produzido sob a responsabilidade das pessoas ou do rgo que o criou. Documentos Intermedirios: so aqueles que no so mais de uso corrente, mas que por razes de interesse administrativo, aguardam sua eliminao ou recolhimento instituio arquivstica. Esses documentos devem ser recolhidos a um arquivo intermedirio, sob a responsabilidade conjunta dos funcionrios do organismo produtor e da instituio arquivstica. Documentos Permanentes: so aqueles de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Eles no so mais necessrios ao cumprimento das atividades da administrao. Devem ser conservados nas instituies arquivsticas, sob a responsabilidade dos profissionais de arquivo. Pode-se afirmar que a teoria das trs idades trouxe como inovao a noo do documento intermedirio, isto , a constatao da existncia de inmeros documentos que, mesmo no sendo mais necessrios ao cumprimento daquela atividade, precisam ser mantidos, por um determinado perodo, para fins de prova e informao. o caso, por exemplo, da documentao referente ao Departamento Pessoal, oramento, material, entre outras. Pela extenso de sua atuao: a) Setoriais - quando existem arquivos espalhados nos mais diversos setores da organizao; b) Gerais ou centrais - quando todos os documentos gerados esto reunidos em um nico arquivo. PELA NATUREZA DE SEUS DOCUMENTOS: a) Arquivo especial - detm sob sua guarda diferentes tipos de suportes de documentos resultantes da experincia humana em algum campo especfico do conhecimento, tais como fotos, fitas cassete, filmes VHS, discos, CDs, recortes de jornais, disquetes, CD-ROM, entre outros. Por se tratar de documentos na sua grande maioria frgeis deve-se ter
IMPORTANTE A folha de referncia est no modelo ao final desta aula. Quando o documento possuir anexo(s), este(s) dever(ao) receber a anotao do(s) cdigo(s) correspondente(s).
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maior cuidado com a conservao e preservao, no somente no aspecto de armazenagem, mas tambm em seu registro, acondicionamento e controle. b) Arquivo especializado - detm sob sua custdia documentos resultantes da experincia humana num campo especfico, independente da forma fsica que seus documentos apresentem. PELO GNERO: a) Escritos ou textuais; b) Cartogrfico (perfis/mapas); c) Iconogrficos (imagem esttica/cartazes); d) Filmogrficos (filmes); e) Sonoros; (CDs, Fita Cassete) d) Microgrficos (microfilme); f) Informticos. PELA NATUREZA DO ASSUNTO: a) Ostensivos documentos cuja divulgao no prejudica a administrao. b) Sigilosos documentos de conhecimento, custdia e divulgao restrita. PELO SIGILO (SO CLASSIFICADOS EM QUATRO GRAUS) a) Ultrassecreto esta classificao dada aos assuntos que requeiram excepcional grau de segurana e cujo teor ou caractersticas s devam ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. So assuntos normalmente classificados como ultra-secretos aqueles da poltica governamental de alto nvel e segredos de Estado, tais como : negociaes para alianas polticas e militares, planos de guerra, descobertas e experimentos cientficos de valor excepcional, informaes sobre poltica estrangeira de alto nvel. So documentos oriundos da Presidncia e Ministrios. (PAES, 2005). b) Secreto consideram-se secretos os assuntos que requeiram alto grau de segurana e cujo teor ou caractersticas podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, sejam autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente. So documentos considerados secretos os referentes a planos, programas e medidas governamentais, os assuntos extrados de matria ultra-secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matria original, necessitam de maior difuso, tais como: planos ou detalhes de operaes militares, planos ou detalhes de operaes econmicas ou financeiras, aperfeioamento em tcnicas ou materiais j existentes, dados de elevado interesse sob aspectos fsicos,
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polticos, econmicos, psicossociais e militares de pases estrangeiros e meios de processos pelos quais foram obtidos, materiais criptogrficos importantes que no tenham recebido classificao inferior. (PAES, 2005). c) Confidencial a classificao de confidencial dada aos assuntos que, embora no requeiram alto grau de segurana, seu conhecimento por pessoa no autorizada pode ser prejudicial a um indivduo ou criar embaraos administrativos. So assuntos, em geral, classificados como confidenciais os referentes a pessoal, material, finanas e outros cujo sigilo deva ser mantido por interesse das partes, como por exemplo: informaes sobre e atividade de pessoas e entidades, bem como suas respectivas fontes: radiofrequncia de importncia especial ou aquelas que devam ser usualmente trocadas, cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalaes consideradas importantes para a segurana nacional. (PAES, 2005). d) Reservado so os assuntos que no devem ser do conhecimento do pblico em geral. Recebem essa classificao, entre outros, partes de planos, programas e projetos e as suas respectivas ordens de execuo; cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalaes importantes. (PAES, 2005). MODELO DE UMA FOLHA DE REFERNCIA Cdigo do Assunto Resumo do assunto: Dados do documento: Nmero: Data: Espcie: Remetente: Destinatrio Fonte: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/ Media/publicacoes/cdigo_de_classificao.pdf
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Avaliao Documental
A avaliao uma funo de extrema importncia no processo de classificao de documentos. Consiste basicamente na anlise e identificao dos valores dos documentos para a definio de seus prazos de guarda e destinao. Esta anlise feita com base nos usos administrativos, legais, fiscais ou histricos e na relao orgnica com os demais documentos do fundo a que pertence. A classificao e avaliao representam atividades significativas para o perfeito arquivamento dos documentos. Sem elas impossvel pensar na implantao efetiva de uma gesto documental integrada, com base na teoria das trs idades. Outro instrumento de extrema importncia na avaliao de documentos, consiste em conhecer e aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos. (Modelo).
Tabela de Temporalidade Documental Simplificada
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Tabela 1: Temporalidade de Documentos. Fontes: http://www.control.com.br/promo/promo.htm <http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/download/ res14/resol14.doc>
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INTERESSANTE: Protocolo pode ser tambm: a ordem hierrquica que determina as regras de conduta aos governos e seus representantes em ocasies oficiais particulares. (Srgio Paulo Schneider).
DEFINIO DE PROTOCOLO
Conjunto das normas para conduzir atos oficiais sob as regras da diplomacia tais como a ordem geral de precedncia. (Augusto Estellita Lins). Formulrio regulador de atos pblico. Conveno internacional. (Dicionrio Aurlio).
PARA REFLETIR: Tanto a classificao quanto a avaliao documental muito semelhante com um procedimento bem pessoal que todos ns praticamos na nossa casa: a organizao do guarda-roupa. Quando separamos o que no serve mais estamos classificando e inevitavelmente para fazermos essa separao passamos a avaliar cada pea do nosso vesturio. Agora reflita: se vale a pena gastar tempo organizando nosso guarda-roupa para termos acesso ao vesturio mais facilmente, por que no fazer o mesmo com nossos documentos? Pense nisso!
As atividades de gesto, portanto, no se restringem a evitar a produo de documentos desnecessrios e a estabelecer depsitos intermedirios para garantir a organizao e a preservao dos documentos. A gesto abrange todas as operaes referentes produo (quais so os suportes com validade em juzo e fora dele, como o documento deve ser estruturado, incluindo cdigo de classificao de assunto), tramitao (protocolo), ao uso (consulta e emprstimo), avaliao (aplicao da tabela de temporalidade e destinao) e ao arquivamento (guarda e armazenamento). Entende-se por protocolo, o cumprimento de normas a respeito da numerao sequencial dada aos documentos, com o objetivo de sua pronta localizao. Tambm significa o livro em que se registram em ordem, os documentos apresentados numa repartio, ou ento, os fatos e as decises ocorridos numa assembleia ou audincia. A principal funo do protocolo autenticar a entrega de um documento, ou evidenciar a deciso ou o fato que deve ser registrado.
PARA SABER MAIS... Para conhecer sobre a Tabela de Temporalidade aplicada ao Estado do Paran visite o site: http://www.pr.gov.br/ arquivopublico/
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Introduo ao Estudo dos Arquivos

Conceito Geral de arquivo: arquivo a acumulao ordenada de documentos, produzidos por instituies pblicas e privadas ou por uma famlia ou pessoa, no transcurso de suas atividades e funes, guardando esses documentos relaes orgnicas entre si. (PAES, 2005) Tipos de arquivos: existem vrios tipos de arquivos. Segundo as entidades criadoras e mantenedoras os Arquivos podem ser classificados em: Pblicos (federal, estadual, municipal); Institucionais (escolas, igrejas sociedades, clubes, associaes); Comerciais (empresas, corporaes, companhias); Pessoais (fotos de famlia, cartas, originais de trabalhos, etc). Os arquivos pblicos so conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e Municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. (Lei n 8.159/91). Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional. (Lei n 8.159/91). Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social. (Lei n 8.159/91). Idade dos Arquivos: os arquivos tambm tm ciclo de vida que contado a partir da produo do documento e do encerramento do ato, ao ou fato que motivou a sua produo e da sua frequncia de uso. Essa fase se diz na arquivstica que tem relao com a vigncia do documento, a razo de ser da existncia de um documento. - Correntes: conjunto de documentos atuais, em curso, que so objeto de consultas e pesquisas frequentes. - Temporrios: conjunto de documentos oriundos de arqui-
IMPORTANTE O que Arquivo? A Associao de Arquivistas Brasileiros adota a seguinte definio: Arquivo o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, so reunidos por acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas. (UNICAMP).
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vos correntes que aguardam remoo para depsitos temporrios. - Permanentes: conjunto de documentos de valor histrico, cientfico ou cultural que devem ser preservados indefinidamente. H instituies detentoras de acervos documentais, (arquivos) que tem como objetivo a guarda permanente de documentos tais como:
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- Central de documentao: com funes abrangentes possuem diversas finalidades que variam de acordo com os propsitos de sua criao. Funciona como uma central de informao para um pblico determinado; - Museu: estabelecimento permanente com vistas a coletar, conservar, estudar, explorar de vrias maneiras, e basicamente exibir para educao e lazer, produtos da ao cultural humana. O QUE O CONARQ? O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, um rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil da Presidncia da Repblica, que tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo.
INTERESSANTE: Muitas Instituies utilizam o termo arquivo morto, o que caracteriza um erro dentro do estudo da arquivstica. Documentos que no so consultados com frequncia, mas que possuem valor devem ser classificados como Documentos Permanentes. Portanto, arquivo morto um termo obsoleto.
PARA SABER MAIS... Para saber mais sobre o CONARQ, consulte o site: http://www.conarq. arquivonacional.gov.br
- Bibliotecas: detentoras de coleo pblica ou privada de livros e documentos congneres, organizada para estudo, leitura e consulta;
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LEITURA COMPLEMENTAR: PERGAMINHO (do grego pergamne e do latim pergamina ou pergamena), o nome dado a uma pele de animal, geralmente de cabra, carneiro, cordeiro ou ovelha, preparada para nela se escrever. Designa ainda o documento escrito nesse meio. O seu nome lembra o da cidade grega de Prgamo, na sia Menor, onde se acredita possa ter se originado ou distribudo. Quando feitos de peles delicadas de bezerros ou cordeiros, eram chamados de velino . Estas peles davam um material de escrita fino, macio e claro, usado para documentos e obras importantes. Esse importante suporte da escrita tambm foi largamente utilizado na antiguidade ocidental, em especial na Idade Mdia, at a descoberta e consequente difuso do papel uma inveno dos chineses. Nos mosteiros cristos eram mantidas bibliotecas de pergaminhos, onde monges letrados no perodo, se dedicavam cpia de manuscritos antigos, devendo-se a essa atividade monstica a sobrevivncia e divulgao dos textos clssicos da cultura grega e latina no Ocidente, principalmente poca do Imprio Bizantino. Na atualidade o pergaminho utilizado para a confeco de diplomas universitrios, ttulos e letras do Tesouro Nacional por ser considerado um material difcil de ser falsificado, graas s nuances naturais e sua grande durabilidade. Se antigamente essa matria-prima era distribuda apenas por algumas empresas da Europa, hoje na Regio Nordeste do Brasil converteu-se em expressiva fonte de renda, auxiliando a economia local. Fonte: http://pt.wikipedia.org/wiki/Pergaminho 19/08/2009 Acesso em
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Roteiro para Organizar Arquivos

To importante quanto a gesto de documentos, que acabamos de estudar, e os sistemas e mtodos de arquivamento que passaremos a estudar nas prximas aulas, saber organizar um arquivo e conhecer quais os fatores que auxiliam no sucesso dessa atividade. Passaremos pois, a conhecer um mtodo fcil e prtico de ser aplicado. Conforme Paes (2005), se o arquivo o conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma entidade, seja ela pblica ou privada, no decorrer de suas atividades, claro est que, sem o conhecimento dessa entidade, sua estrutura e alteraes, seus objetivos e funcionamento, seria bastante difcil compreender e avaliar o verdadeiro significado de sua documentao. Para poder desempenhar satisfatoriamente as suas funes, o Arquivo necessita de uma estrutura bsica, conforme segue : 1. Recursos Humanos: entende-se a responsabilidade de um servidor na execuo das operaes de arquivos, tais como: a) selecionar documentos; b) registrar documentos; c) estabelecer o mtodo de classificao; d) codificar documentos; e) ordenar documentos; f) arquivar documentos de acordo com o mtodo adotado; g) conservar os documentos mantendo o arquivo organizado e atualizado; h) localizar documentos i) controlar a sada de documentos do arquivo; j) transferir e descartar documentos; k) orientar e treinar usurios. Para o bom desempenho das funes do funcionrio que trata do arquivo, so necessrias, alm de um perfeito conhecimento da organizao da instituio em que se trabalha e dos sistemas de arquivamento, as seguintes caractersticas: habilidade em lidar com o pblico, esprito metdico, discernimento, pacincia, imaginao, ateno, poder de anlise e de crtica, poder de sntese, discrio, honestidade, esprito de equipe e entusiasmo pelo trabalho.
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2. Instalaes: a instalao dos arquivos requer anlise dos seguintes aspectos: a) localizao acessvel, com capacidade de expanso e se volumoso deve ficar no andar trreo; b) iluminao ampla, mas difusa, no deve haver incidncia direta do sol; c) arejamento ventilao natural, constante e regulvel; d) higienizao limpo, bem cuidado. Com dedetizao peridica; e) disposio espao livre para locomoo, fcil consulta e conservao do acervo; f) segurana contra incndio, roubo, infiltraes, etc.
INTERESSANTE: Para os arquivos intermedirios que so instalados em depsitos centralizados, o ideal o uso de caixas para o armazenamento de documentos, desde que devidamente controladas e identificadas dentro de um padro pr-estabelecido. Fique certo disto!
3. Recursos Materiais: a) Mobilirio: ideal para os formatos e gneros dos documentos produzidos que economize espao, que permita arrumao racional dos documentos e que apresente capacidade de expanso, seguro e resistente; b) Acessrio: pastas suspensas (frontais ou laterais), pastas intercaladoras, pastas A/Z ou outras. As caixas devem ser resistentes e especficas para cada tipo de arquivo, dependendo do formato/gnero dos documentos. Observar tambm as etiquetas e projees para que sejam ideais. COMO ORGANIZAR UM ARQUIVO: Para que um arquivo, em todos os estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio e permanente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensvel a formulao de um plano arquivstico que tenha em conta tanto as disposies legais quanto as necessidades da instituio a que pretende servir. Um dos mais importantes aspectos a ser considerado na organizao de um arquivo manter um plano de classificao. Passemos a analisar agora como fazer um plano de classificao. a) Identifique as atribuies e atividades da Instituio e da rea em que voc trabalha. Voc poder encontrar essas informaes pesquisando nos atos legais que por vezes so Portarias, Deliberaes, Estatutos, Atas e Relatrios. Em ltimo caso, analise as atividades desenvolvidas e descreva-as.
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b) Relacione e organize o que voc levantou. Aps as verificaes citadas no item anterior, organize uma pasta com os atos relativos implantao de sua rea/rgo e o que voc conseguiu descrever. c) Identifique os tipos de documentos que nascem a partir do cumprimento das atividades identificadas. MONTAGEM DE UM PLANO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS 1. Relacione as atividades da sua rea (exemplo): - controlar o inventrio patrimonial do rgo; - assessorar reunies da Diretoria; - preparar minutas de correspondncias para Diretoria; - registrar frequncia de funcionrios; - proceder ao cadastro de funcionrios; - controlar frias; - solicitar materiais de consumo/almoxarifado; - administrar convnios e contratos. 2. Classifique as atividades de acordo com as atribuies afins ou maiores classes, ordenando-as em subclasses (exemplo): 1. Assessorar Diretoria 1.1 Assessorar Reunies da Diretoria (pautas, atas); 1.2 Elaborar minutas de correspondncias 3. Codificao (Estabelea cdigos para localizao dos documentos) As pastas, caixas ou qualquer unidade de arquivamento que voc adotar podero ser identificadas com cdigos correspondentes da classificao: Nmero (ou cdigo de classificao), ou Nmero e o Nome da Atividade, ou Nome da atividade (que pode ser abreviada)
INTERESSANTE: Alm do Cdigo de classificao que voc adotou pode ainda ser utilizado as cores para facilitar a localizao. Ex. azul para Atividades Administrativas, verde para Atividades Fim (como agendamento de reunies por exemplo). A visualizao pelas cores torna o trabalho mais gil e menos cansativo.
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Modelo de Plano Arquivstico

De acordo com Paes (2005), o planejamento arquivstico consiste em estruturar o arquivo de forma que a documentao possa ser consultada e controlada pelo responsvel. Para a elaborao desse plano devem ser considerados os seguintes elementos: posio do arquivo na estrutura da instituio, centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo, escolha de mtodos de arquivamento adequados, estabelecimento de normas de funcionamento, recursos humanos, escolha das instalaes e do equipamento, constituio de arquivos intermedirio e permanente, recursos financeiros. POSIO DO ARQUIVO NA ESTRUTURA DA INSTITUIO Recomenda-se que a melhor posio de rgo de arquivo na estrutura de uma instituio seja a mais elevada possvel, para que o arquivo seja subordinado a um rgo hierarquicamente superior, tendo em vista que ir atender a setores e funcionrios de diferentes nveis de autoridade. A adoo desta medida visa evitar srios problemas na rea das relaes humanas e das comunicaes administrativas. Ao usurio no interessa onde se encontra armazenada a informao numa biblioteca, numa memria de computador, num microfilme, ou num arquivo tradicional. Da a importncia da constituio de sistemas de informao, dos quais o arquivo deve participar, dotados de recursos tcnicos e materiais adequados para atender acelerada demanda de nossos tempos. CENTRALIZAO OU DESCENTRALIZAO E COORDENAO DOS SERVIOS DE ARQUIVO Ao se elaborar um plano de arquivo, um aspecto importante a ser definido diz respeito centralizao ou descentralizao dos servios de arquivo em fase corrente. importante esclarecer de imediato que a descentralizao se aplica apenas fase corrente dos arquivos. Em suas fases intermediria e permanente os arquivos devem ser sempre centralizados. a) Centralizao: por um sistema centralizado de arquivos correntes entende-se no apenas a reunio da documentao em um nico local, como tambm a concentrao de todas as atividades de controle recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio, de docu-
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COORDENAO Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez, segurana e eficincia, imprescindvel a criao de uma coordenao central, tecnicamente planejada, que exercer funes normativas orientadoras e controladoras. (PAES, 2005). A coordenao ter por atribuies: prestar assistncia tcnica aos arquivos setoriais, estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho, de forma a manter a unidade de operao e eficincia do servio dos arquivos setoriais, treinar pessoal especializado para que sejam encarregados dos arquivos, promover reunies com esse pessoal a fim de exame, debate e instrues sobre assunto de interesse do sistema de arquivos. ROTINAS DE ARQUIVAMENTO 1. Inspeo: consiste em verificar o destino de cada documento. Exemplo: a) para arquivamento; b) para solicitar informao; c) para verificar a existncia de antecedentes, d) em obedincia a uma rotina. 2. Leitura: cada documento deve ser lido cuidadosamente para verificar seu contedo e sob que classificao dever ser arquivado. 3. Seleo: selecionar o material que ser realmente arquivado, daquele que poder ser descartado imediatamente, sem prejuzo para a instituio (como cpias, comunicados passageiros).
IMPORTANTE de extrema importncia a verificao do ltimo despacho contido no documento para o devido cumprimento. Ex. Arquivese. Verificar tambm se h existncia de anexos e se estes j esto inseridos no documento inicial.
mentos de uso corrente em um nico rgo da estrutura organizacional, frequentemente designado como protocolo e arquivo, comunicaes e arquivo, ou outra denominao similar. b) Descentralizao: se a centralizao rgida pode ser desastrosa, a descentralizao excessiva surtir efeitos iguais ou ainda piores. O bom senso indica que a descentralizao deve ser estabelecida levando-se em considerao as grandes reas de atividades de uma instituio. Se tomarmos como exemplo de uma empresa estruturada em departamentos como Produo, Comercializao e Transporte, podemos verificar que a descentralizao do arquivo uma soluo, se levarmos em considerao a necessidade de facilitar o fluxo de informaes em cada departamento.
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4. Marcar a hora e a data: de entrada do documento no arquivo, para anular todas as possveis controvrsias sobre a chegada do documento no arquivo. 5. Registro: registrar diariamente, em um livro ou sistema informatizado os documentos que daro entrada no arquivo. Fazer um breve relato sobre o que trata o documento para facilitar a localizao.
LEITURA COMPLEMENTAR: HISTRIA DO PAPEL NO MUNDO Antes da criao do papel, o material mais utilizado para escrita, foi o pergaminho, feito com peles de animais. Os antigos egpcios utilizavam, o talo do papiro. Sua fabricao era penosa e rudimentar; a medula do talo era cortada em tiras que eram colocadas transversalmente, umas sobre as outras, formando camadas que eram batidas com pesadas marretas de madeira, resultando numa espessura uniforme e produzindo um suco que impregnava e colava as tiras entre si. O PAPEL Oficialmente, foi fabricado pela primeira vez na China, no ano de 105, por TsAi Lun que fragmentou em uma tina com gua, cascas de amoreira, pedaos de bambu, rami, redes de pescar, roupas usadas e cal para ajudar no desfibramento. Na pasta formada, submergiu uma forma de madeira revestida por um fino tecido de seda - a forma manual - como seria conhecida. Esta forma coberta de pasta era retirada da tina e com a gua escorrendo, deixava sobre a tela uma fina folha que era removida e estendida sobre uma mesa. Esta operao era repetida e as novas folhas eram colocadas sobre as anteriores, separadas por algum material; as folhas ento eram prensadas para perder mais gua e posteriormente colocadas uma a uma, em muros aquecidos para a secagem. A idia de TsAi Lun, A desintegrao de fibras vegetais por fracionamento, a formao da folha retirando a pasta da tina por meio de forma manual, procedendo-se ao desgue e posterior aquecimento para secagem, continua vlida at hoje. Fonte: BRACELPA Associao Brasileira de Celulose e Papel
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Sistemas e Mtodos de Arquivamento

Agora que vocs estudaram sobre a gesto de documentos e sua importncia dado o momento de iniciarmos o estudo a respeito dos sistemas e mtodos de arquivamento, sem os quais no haveria como organizar um arquivo. Vamos comear esta nova etapa desse estudo. Todos ns participamos de negcios e praticamos aes que precisam ser anotadas em documentos que serviro de base para futuras consultas. Nesse contexto o arquivo moderno deixou de ser simples local de guarda de papis, colecionados segundo as habilidades individuais, para constituir um ncleo de informaes registradas em documentos, de acordo com a classificao racional e sistemtica, mantidos em locais prprios, acessveis e seguros. (RONCAGLIO, 2005). A importncia das etapas de levantamento e anlise dos documentos se faz sentir de modo marcante no momento em que o arquivista escolhe os mtodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da documentao corrente. (PAES, 2005). Em consonncia com Paes (2005), dificilmente se emprega um nico mtodo, pois h documentos que devem ser ordenados pelo assunto, nome, local, data ou nmero. A escolha do sistema de arquivamento est diretamente relacionada com a anlise cuidadosa das atividades da instituio, aliada observao de como os documentos so solicitados ao arquivo. Aps esta anlise possvel definir qual o mtodo principal e quais os mtodos auxiliares. A funo primordial dos arquivos disponibilizar as informaes contidas nos documentos para a tomada de deciso e comprovao de direitos e obrigaes, o que s se efetivar se os documentos estiverem corretamente classificados e devidamente guardados. To importante quanto arquivar achar rapidamente as informaes no momento desejado. Para se alcanar tais objetivos encontram-se descritos, a seguir os principais mtodos de arquivamento utilizados para a organizao dos acervos arquivsticos, as operaes desenvolvidas na fase do arquivamento, as rotinas e, finalmente, os critrios e procedimentos adotados no cumprimento da funo mais nobre dos arquivos: sua utilizao, mediante emprstimo e consulta. O mtodo de arquivamento determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade.
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Pode-se dividir os mtodos de arquivamento em duas classes: (PAES, 2005).

Alfabtico Geogrfico Simples Cronolgico Dgito-terminal Alfabticos Numricos Enciclopdico Dicionrio Duplex Decimal Uniterno ou Indexao coordenada
Bsicos
Numrico
Ideogrficos (assunto)
Variadex Automtico Padronizados Soundex Mnemnico Rneo
Estes mtodos pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto. Sistema direto: aquele em que a busca do documento feita diretamente no local onde se acha guardado.
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Sistema indireto: aquele em que, para se localizar o documento, preciso antes consultar um ndice ou um cdigo. O mtodo alfanumrico combinao de letras e nmeros no se inclui nas classes de mtodos bsicos e padronizados e considerado do sistema semi-indireto. Quando se trata de planejar a organizao de um arquivo ou fichrio, os elementos constantes de um documento a considerar so: nome (do remetente do destinatrio ou da pessoa a quem se refere o documento); local, nmero, data e assunto. De acordo com o elemento mais importante e frequentemente procurado, em cada caso, pode-se organizar fichrios ou arquivos em: a) b) c) d) ordem alfabtica; ordem geogrfica; ordem numrica (simples ou cronolgica); ordem de assunto.
Exemplo de mtodo de arquivamento: (PAES, 2005).

Classificao por Assunto PATRIMNIO Mtodo Geogrfico Braslia Rio de Janeiro So Paulo Mtodo Alfabtico Aguiar, Celso Borges, Francisco Cardoso Jurandir Castro, Lcia Mtodo (secundrio) Cronolgico jan. a jul. de 1980 Ago. a dez. 1980 Jan. a jul. 1981
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PESSOAL ADMISSO
DEMISSO FOLHAS DE PAGAMENTO
Fonte: PAES (2005).
PARA SABER MAIS... Acesse o site abaixo indicado e conhea o dicionrio de terminologia arquivstica, http://www.arquivonacional. gov.br/download/dic_term_ arq.pdf
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Mtodo Alfabtico
o mais simples, desde que o elemento principal a ser considerado seja o NOME. um mtodo direto, porque a pesquisa feita diretamente, no sendo necessrio se recorrer a um ndice auxiliar para localizar qualquer documento. Nesse mtodo, as fichas ou pastas so dispostas na ordem rigorosamente alfabtica, respeitadas as normas gerais para a alfabetao, atravs de guias divisrias, com as respectivas letras. (PAES, 2005). Desvantagens desse mtodo: os erros de arquivamento tendem a predominar no arquivamento alfabtico, quando o volume de documentos muito grande, devido ao cansao visual e variedade de grafia dos nomes. O arquivamento de nomes obedece a 13 regras, chamadas regras de alfabetao, sendo: (PAES, 2005). 1.1. Pela 1 letra do ltimo sobrenome: Joo Barbosa; Pedro lvares Cabral; Paulo Santos a) Barbosa, Joo b) Cabral, Pedro lvares c) Santos, Paulo 1.2. Para sobrenomes iguais: a) Teixeira, Anbal b) Teixeira, Marlia c) Teixeira, Paulo d) Teixeira, Vitor 1.3. Para nomes compostos: Camilo Castelo Branco; Paulo Monte Verde; Heitor Villa Lobos. a) Castelo Branco, Camilo b) Monte Verde, Paulo c) Villa Lobos, Heitor 1.4. Para sobrenomes abreviados: J. Vieira; Jonas Vieira; Jos Vieira a) Vieira, J. b) Vieira, Jonas c) Vieira, Jos 1.5. Para nomes com artigos e preposies: Pedro de Almeida, Ricardo dAndrade; Lcia da Cmara; Arnaldo do Couto. a) Almeida, Pedro de b) Andrade, Ricardo d
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c) Cmara, Lcia da d) Couto, Arnaldo do 1.6. Para sobrenomes com grau de parentesco: Antonio Almeida Filho; Paulo Ribeiro Jnior; Joaquim Vasconcelos Sobrinho. a) Almeida Filho, Antonio b) Ribeiro Jnior, Paulo c) Vasconcelos Sobrinho, Joaquim 1.7. Para pessoas da mesma famlia: Jorge de Abreu Sobrinho; Jorge de Abreu Filho; Jorge de Abreu Neto. a) Filho, Jorge de Abreu b) Neto, Jorge de Abreu c) Sobrinho, Jorge de Abreu 1.8. Para nomes estrangeiros: Georges Aubert; Winston Churchill; Paul Muller; Jorge Schmidt. a) Aubert, Georges b) Churchill, Winston c) Mueller, Paul d) Schmidt, Jorge 1.9. Para nomes estrangeiros (espanhol) com o nome da me: Jos de Oviedo Y Bnos; Francisco de Pina de Mello; Antonio de Los Rios. a) Oviedo Y Bnos, Jos de b) Pina de Mello, Francisco de c) Rios, Antonio de Los. 1.10. Para nomes Orientais Japoneses e rabes: a) Al Bem Hur (permanece) b) Ly Youtohn (permanece) 1.11. Para nomes estrangeiros com preposies: Giulio Di Capri; Esteban De Penedo; Charles Du Pont; John Mac Adam a) De Penedo, Esteban b) Di Capri, Julio c) Du Pont, Charles d) Mac Adam, John 1.12. Para pessoas jurdicas: EMBRATEL; lvaro Ramos & Cia; A Colegial; The library of
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Congress; Fundao Getlio Vargas: a) lvaro Ramos & Cia b) Colegial (A) c) Embratel d) Fundao Getlio Vargas e) Library of Congress (the) 1.13. Para numeral: 4 Congresso de Secretariado; I Encontro Regional de Arquivologia; III Simpsio de Apicultura. a) Congresso de Secretariado (4) b) Encontro Regional de Arquivologia (I) c) Simpsio de Apicultura (III) MTODO VARIADEX Este mtodo uma variante do alfabtico. Com o objetivo de minimizar as dificuldades apresentadas na utilizao deste mtodo, a Remington Rand concebeu o mtodo Variadex, introduzindo as cores como elementos auxiliares para facilitar no s o arquivamento, como a localizao de documentos.
Letras A,B,C,D e abreviaes E,F,G,H e abreviaes I,J,K,L,M,N e abreviaes O,P,Q e abreviaes R,S,T,U,V,W,Y,Z e abreviaes Cores Ouro Rosa Verde Azul Palha
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Como seria impossvel determinar uma cor para cada letra do alfabeto, uma vez que seriam necessrias 26 cores distintas para representar o alfabeto, as cores da chave devem ser atribudas s projees das pastas em funo da segunda letra do nome de entrada e no da inicial, a qual indicar a seo alfabtica correspondente para sua ordenao. Assim, pode-se concluir que em cada letra do alfabeto existiro pastas nas cinco cores da chave. Exemplo (PAES, 2005)
Nomes C. Catram, S.A. Dcourt, Maria Luiza Figueiredo, Hugo Flores, Jos Antonio Pontes, Armando Trota, Luiz Trota, Luiz Entrada C. (abreviao) Dcourt Figueiredo Flores Pontos Trota Cores Ouro Rosa Verde Verde Azul Palha
A MICROFILMAGEM Microfilmagem a tcnica de produo de imagens fotogrficas de documentos em tamanho altamente reduzido. A microfilmagem produz microformas, que so as imagens fotogrficas dos documentos em escala muito reduzida, que necessitam do auxlio de um aparelho leitor. Entre as principais vantagens do uso do microfilme, pode-se citar que o nico meio de armazenamento (alm do papel) que pode durar at duzentos anos quando bem administrado. Como desvantagem pode-se citar o alto custo do processo. Esse sistema muito utilizado em bancos para microfilmar cheques. Ao microfilmar livros contbeis, cujo perodo de guarda legal de cinco anos, as empresas reduzem em 98% o espao fsico ocupado pelas encadernaes, ganham agilidade na consulta aos dados e tm facilidade para dupliclos por segurana ou necessidade de acesso, sem risco de alterao ou perda das informaes originais. Legislao pertinente: Lei 5.433, de 8/5/1968; Decreto-Lei 486, de 3/3/1969; Decreto 64.567, de 22/5/1969; Decreto 1.799, de 30/1/1996 e Instruo Normativa DNRC 65, de 31/7/1997.(Fonte: Jornal do GED, v.10, n. 63, 2004). O GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS O GED torna os documentos disponveis extremamente eficientes para o usurio e permite a recuperao desses documentos atravs de estruturas eletrnicas como discos magnticos e pticos. (LOPES, MONTE, 2004). Em um sistema de GED usa-se a tecnologia da informtica para captar, armazenar, localizar e gerenciar verses digitais das informaes. O GED tem como finalidade converter informaes, normalmente encontradas em suportes convencionais (papel, fita), para a forma digital. No GED os documentos em papel so preparados para serem digitalizados em scanners especiais. Aps a digitalizao, os documentos passam por uma conferncia e depois so gravados em meios magnticos ou pticos. O GED tem como objetivo gerenciar o ciclo de vida das informaes desde sua criao at o seu arquivamento. As informaes podem, originalmente, estar registradas em mdias analgicas ou digitais em todas as fases de sua vida. Podem ser criadas, revisadas, processadas e arquivadas em papel. Podem ainda ser criadas em mdias eletrnicas,
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processadas a partir dessas mdias e arquivadas eletronicamente. No enfoque da Arquivstica, o GED funciona como um gestor das rotinas, colaborando, de uma forma rpida, na localizao, classificao e avaliao documental. NOTA: As pginas de um website so consideradas documentos arquivsticos pois so produzidas e recebidas no decorrer das atividades da instituio que as criou e, portanto, servem como fonte de prova das atividades de uma organizao. Fonte CONARQ.
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Mtodo Geogrfico
O mtodo geogrfico do sistema direto. A busca feita diretamente ao documento. Este mtodo preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento a procedncia do local. (PAES, 2005). As melhores ordenaes geogrficas so: Nome do estado, cidade e correspondente. Nome da cidade, estado e correspondente. Nome do estado, cidade e correspondente. Quando se organiza um arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem alfabtica em relao s demais cidades, que devero estar dispostas aps as capitais. Neste caso h necessidade de se utilizar guias divisrias com notaes indicativas dos nomes dos estados. Exemplo:
Estado Amazonas Amazonas Rio de Janeiro So Paulo So Paulo Cidade C. (abreviao) Dcourt Figueiredo Flores Pontos Correspondente Sobreira, Lusa Santos, Antonio J. Rodrigues, Isa Almeida, Jos de Corra, Gilson
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Exemplo: Braslia (Distrito federal) Silva, Jackson Braslia (Minas Gerais) Leite, Edson Itabaiana (Paraba) Santos, Therezinha Itabaiana (Sergipe) Souza, Lourdes da Costa e Correspondncia com outros pases. Quando se trata de correspondncia com outros pases, alfabeta-se em primeiro lugar o pas, seguido da capital e do correspondente. As demais cidades sero alfabetadas em ordem alfabtica, aps as respectivas capitais dos pases a que se referem.
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Nesse caso no necessrio o emprego de guias divisrias correspondentes aos estados, pois as pastas so guardadas em ordem alfabtica pela cidade. imprescindvel, porm, que as pastas tragam os nomes dos estados, porque h cidades com o mesmo nome em diferentes estados.
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Pas Frana Frana Portugal Portugal Portugal
Cidade Paris (capital) Lorena Lisboa (capital) Coimbra Porto
Correspondente Unesco Vadim, Roger Pereira, Jos Albuquerque, Maria Ferreira, Antonio
Vantagens do mtodo geogrfico: direto e de fcil manuseio. Desvantagens: exige duas classificaes local e nome do correspondente. MTODOS POR ASSUNTO O mtodo de arquivamento por assunto no de fcil aplicao, pois depende de interpretao dos documentos sob anlise, alm de amplo conhecimento das atividades institucionais. No entanto, o mais aconselhado nos casos de grandes massas documentais e variedade de assuntos. (PAES, 2005). No h esquemas padronizados de classificao por assunto, entretanto cada instituio dever, de acordo com suas peculiaridades, elaborar seu prprio plano de classificao, onde os assuntos devem ser grupados sob ttulos principais e estes subdivididos em ttulos especficos, partindo-se sempre dos conceitos gerais para os particulares. O maior ou menor grau de detalhamento a ser estabelecido obedecer s necessidades do prprio servio. Recomenda-se que tal levantamento seja feito em fichas para facilitar a fase posterior de reunio dos assuntos em classes, grupos e subgrupos, de escolha de termos significativos para represent-los e, finalmente, de opo pelo mtodo a ser adotado. Exemplo de um planejamento de arquivamento utilizando o mtodo por assunto:
Vesturio camisas calas meias casacos palets saias blusas meias casacos vestidos recm-nascidos de 01 a 04 anos de 05 a 10 anos de 10 a 15 anos
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Masculinas
Roupas
Femininas
Infantil
Mtodos Numricos
Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o nmero, a escolha deve recair sobre um dos seguintes mtodos: simples, cronolgico ou dgito-terminal. (PAES, 2005). Esses mtodos so indiretos, uma vez que, para se localizar um documento ou pasta, h que se recorrer a um ndice alfabtico (em fichas), que fornecer o nmero sob o qual o documento ou pasta foram arquivados. A numerao obedece somente ordenao sequencial, embora a disposio fsica das pastas, nas gavetas ou estantes, possa apresentar peculiaridades prprias a cada mtodo. MTODO NUMRICO SIMPLES o mtodo numrico simples constitui-se na atribuio de um nmero a cada correspondente ou cliente, pessoa fsica ou jurdica, obedecendo-se ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupao com a ordenao alfabtica, j que o mtodo exige um ndice alfabtico remissivo. (PAES, 2005). Alm do registro (em livro ou fichas) das pastas ocupadas, a fim de se evitar que sejam abertas duas ou mais pastas com o mesmo nmero, indispensvel um ndice alfabtico remissivo, sem o qual fica difcil a localizao dos documentos. No mtodo numrico simples, pode-se aproveitar o nmero de uma pasta que venha a vagar. Por exemplo: em uma organizao existe uma pasta de n X, na qual se guarda a correspondncia de determinada firma. Por qualquer motivo a organizao termina suas relaes comerciais com a referida firma. Para que no se conserve uma pasta no arquivo corrente, sem utilidade, faz-se a transferncia dos documentos, aps anlise e seleo, para o arquivo permanente, e aproveita-se o mesmo nmero com um novo cliente. Quanto ficha do ndice alfabtico, referente primeira firma, permanecer no fichrio acrescida de nova indicao do lugar onde se encontra no arquivo permanente. O novo cliente, que ocupa a pasta de n X, ter tambm uma ficha no ndice alfabtico em seu respectivo lugar. O mtodo numrico simples, feitas algumas adaptaes, tem ampla aplicao nos arquivos especiais (discos, fotografias, filmes, fitas sonoras) e documentos especializados (projetos de engenharia, projetos de financiamento, pronturios mdicos, cadastros de funcionrios).
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MTODO NUMRICO CRONOLGICO Neste mtodo, alm da ordem numrica, dever ser observada a data. Esta modalidade a adotada em quase todas as reparties pblicas. (PAES, 2005) Numera-se o documento e no a pasta. O documento depois de autuado, colocado capa de cartolina, em que alm do nmero de protocolo so transcritas outras informaes, em geral, passa a ser denominado processo. Assim, alm da ficha numrica, tambm chamada de ficha de protocolo, que o registro propriamente dito, onde ser indicada toda a movimentao do documento ou processo, devem ser preparados ndices auxiliares (em fichas) alfabtico, de procedncia e de assunto para facilitar a recuperao da documentao. Vantagens do mtodo numrico cronolgico: maior grau de sigilo, menor possibilidade de erros por ser mais fcil lidar com nmeros do que com letras. Desvantagens: um mtodo indireto, obrigando duplicidade de pesquisa. MTODO DGITO-TERMINAL Este mtodo surgiu em decorrncia da necessidade de serem reduzidos erros no arquivamento de grande volume de documento cujo elemento principal de identificao o nmero. Entre as instituies de grande porte que precisam arquivar parte considervel de seus documentos por nmero podemos mencionar, entre outras, o INSS, as companhias de seguros, os hospitais e os bancos. (PAES, 2005) Os documentos so numerados sequencialmente, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o mtodo: os nmeros, disposto em trs grupos de dois dgitos cada um, so lidos da direita para a esquerda, formando pares. Exemplo: decompondo-se o nmero 829.319, tm-se os seguintes grupos: 82-93-19. Como a leitura feita sempre da direita para a esquerda, chama-se o grupos 19 de primrio, o grupo 93 de secundrio e o grupo 82 de tercirio. Quando o nmero for composto de menos de cinco dgitos, sero colocados zeros sua esquerda, para complementao. Assim o nmero 41.054 ser representado pelos grupos 04-20-54.
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Nesse mtodo o arquivamento dos documentos, pastas ou fichas so elaboradas considerando-se em primeiro lugar o grupo primrio, seguindo-se o secundrio e finalmente o tercirio. Vantagens do mtodo dgito-terminal: reduo de erros de arquivamento, rapidez na localizao e arquivamento, uma vez que trabalha com grupos de dois dgitos; expanso equilibrada do arquivo distribudo em trs grandes grupos, possibilidade de diviso equitativa do trabalho entre os responsveis pelo arquivo. Desvantagens: leitura no convencional dos nmeros; disposio fsica dos documentos de acordo com o sistema utilizado na leitura.
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O Conceito de Tecnologia da Informao

Agora que voc j conhece os mtodos de arquivamento e sabe que existem sistemas indiretos, os quais exigem a elaborao de um ndice remissivo, vamos conhecer como a tecnologia da informao uma forte aliada em arquivstica, j que poder auxiliar sobremaneira os mtodos que pressupe essa consulta. Passemos agora a este estudo. O termo Tecnologia da Informao (TI) serve para designar o conjunto de recursos tecnolgicos e computacionais para gerao e uso da informao. A TI est fundamentada nos seguintes componentes (Rezende, 2000): hardware e seus dispositivos perifricos; software e seus recursos; sistemas de telecomunicaes; gesto de dados e informaes. Conceito de Tecnologia da Informao : o conjunto de recursos no humanos dedicados ao armazenamento, processamento e comunicao da informao, e a maneira como esses recursos esto organizados num sistema capaz de executar um conjunto de tarefas. A TI no se restringe a equipamentos (hardware), programas (software) e comunicao de dados. Existem tecnologias relativas ao planejamento de informtica, ao desenvolvimento de sistemas, ao suporte, ao software, aos processos de produo e operao, ao suporte de hardware. O Hardware, Material ou Ferramental a parte fsica do computador, ou seja, o conjunto de componentes eletrnicos, circuitos integrados e placas, que se comunicam atravs de barramentos. Em contraposio ao hardware, o software a parte lgica, ou seja, o conjunto de instrues e dados que processado pelos circuitos eletrnicos do hardware. Toda interao dos usurios de computadores modernos realizada atravs do software, que a camada, colocada sobre o hardware, que transforma o computador em algo til para o ser humano. Perifricos so aparelhos ou placas que enviam ou recebem informaes do computador. Em informtica, o termo perifrico aplica-se a qualquer equipamento acessrio que seja conectado CPU (unidade central de processamento). So exemplos de perifricos as impressoras, o scanner, leitores e ou gravadores de CDs e DVDs, leitores de cartes e disquetes, mouse, te-
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O QUE A INFORMAO? Hoje em dia, a palavra informao remete-nos de imediato para os jornais, notcias, televiso e poucos so os que pensam em livros, pesquisa ou formao. De fato, pensa-se logo em comunicao e torna-se difcil establecer uma distino entre dois conceitos. A comunicao pe em comum, rene, mistura e divulga a informao. Nas novas tecnologias esta comunicao da informao feita por meios mais modernos, tais como mquinas de fax, satlites, cmaras de vdeo, leitores de CD, impressoras, computadores pessoais e telefones, entre outros menos divulgados. A informao , ento, o termo que designa o contedo de tudo aquilo que trocamos com o mundo exterior e que faz com que nos ajustemos a ele de forma perceptvel. A palavra informtica surge da contrao das palavras informao e automtica. Logo informtica a cincia que estuda os mtodos e modos de processamento e transmisso da informao. (ANTONIO CARLOS MONTE, 2004). Os principais suportes da informao encontrados na atualidade so: os papis; os filmes; os dispositivos de armazenamento magntico; os dispositivos de armazenamento ptico. O papel utilizado h vrios sculos como sustentculo de mltiplas informaes. Somente no sculo XX comea a ser substitudo pelos suportes eletrnicos ou informticos (fitas, discos rgidos e flexveis, compact discs, entre outros). Porm o papel reconhecido legalmente, enquanto discos e fitas magnticas necessitam, ainda, ser legalmente aceitos pelas agncias governamentais.(LOPES, 2004).
clado, Webcams, dentre outros. Os dados so quaisquer registros ou indcios relacionveis a alguma entidade ou evento. Por exemplo, um documento de identificao pode conter vrios dados de uma pessoa como nome, sexo, data de nascimento, etc. Outros exemplos de dados so a temperatura de uma cidade, ou a rea de um territrio. Ainda que estes paream, por vezes, isolados, podem sempre englobar-se em conjuntos (as temperaturas das cidades de uma provncia ou pas, ou as reas de um conjunto de territrios) ou sries (as temperaturas de uma cidade ao longo do tempo).
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ESTRATGIAS DE USO DA TI NA ADMINISTRAO PBLICA Cada organizao, pblica ou privada, possui um pblico-alvo para o qual atua produzindo bens ou servios, comumente denominado por cliente. No caso de empresas, este pblico o consumidor, enquanto que para a organizao pblica, o pblico-alvo, em sua instncia final, o cidado. O recurso administrado em ambos os casos a informao. O uso da TI pelo setor privado busca explorar ao mximo os benefcios dessa tecnologia para obter vantagem competitiva em relao aos concorrentes atravs da eficcia organizacional, internamente organizao, e da competitividade, no ambiente externo da organizao.
Tecnologia da Informao
Eficcia Organizacional
Competitividade
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Ambiente Interno Fronteira da Organizao Ambiente Externo
Fonte: [Cun94] Dissertao de Mestrado de Maria Alexandra V. C. da Cunha - Administrao dos Recursos de Informtica Pblica: Estudo de Caso do Modelo Paranaense - EAESP-FGV, 1994
Espero que todo o nosso esforo, nosso estudo tenha trazido para voc muito conhecimento e, alm disso, vontade de sempre se superar e crescer profissionalmente.
MARTINS, Neire do Rocio. Apostila disponvel no site: http://www.unicamp.br/siarq/arq_setoriais/nocoes_basicas_para_organizacao_de_arquivos.pdf. Acesso em 26/12/2007 MONTE, Antonio Carlos; LOPES, Lus Felipe. A qualidade dos suportes no armazenamento de informaes. Florianpolis: Visual Books, 2004; PAES, Marilena Leite. Arquivos: teoria e prtica. Rio de Janeiro: FGV, 2002. 228 p. RONDINELLI, Rosely Curi. Gerenciamento arquivstico de documentos eletrnicos: uma abordagem terica da diplomtica arquivstica contempornea. Rio de Janeiro: FGV, 2005; SANTOS, V.B. Gesto de documentos eletrnicos: uma viso arquivstica. Braslia: ABARQ, 2002; Tabela de Temporalidade de Documentos. Disponvel em: <http://www.unicamp.br/siarq/arq_setoriais/tabsergerais. pdf> Acesso em: 01/12/2007. ABAURRE, Maria Luza; PONTARA, Marcela Nogueira e Fadel, Tatiana. Portugus Lngua e Literatura. 2.ed. So Paulo: Moderna, 2003. AURELIO, O minidicionrio da lngua portuguesa. 4a edio revista e ampliada do minidicionrio Aurlio. 7a impresso Rio de Janeiro, 2002. BELTRO, Odacir. Correspondncia: linguagem & comunicao: oficial, comercial, bancria, particular / Odacir Beltro, Marisa Beltro. 23 ed. ver. E atual. / por Marisa Beltro. So Paulo: Atlas, 2005. CEGALLA, Domingos Paschoal. Novssima gramtica portuguesa. So Paulo: Nacional, 1984. CUNHA, Celso; CINTRA, Lus F. Lindley. Nova gramtica do portugus contemporneo. Rio de janeiro: Nova Fronteira, 2001. DEMO, P. Introduo metodologia da cincia. So Paulo: Atlas, 199Pesquisa e construo do conhecimento: Metodologia cientfica no caminho de Habermas. Rio de Janeiro: Tempo Brasileiro, 1994.
BIBLIOGRAFIA
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01. Narrao, descrio e dissertao diferem-se porque a. cada um dos tipos de texto apresenta caractersticas prprias. b. tem as mesmas caractersticas enquanto textos. c. pertencem a uma mesma modalidade de redao. d. os dois primeiros s existem em primeira pessoa e o ltimo, em terceira. e. No se misturam em um mesmo texto. 02. A narrao tem como caracterstica a. contar como um objeto ou uma pessoa em suas principais qualidades. b. contar episdios, dando nfase aos verbos. c. discutir um assunto. d. o posicionamento ( a argumentao) do narrador. e. construir uma mensagem descritiva a partir da leitura. 03. A dissertao a. conta fatos, utilizando-se, principalmente, de verbos. b. mostra, claramente, um ponto de vista favorvel do narrador. c. conta apenas um episdio, traar uma histria baseada em aes. d. descreve fatos reais, jornalsticos. e. apresenta um assunto e discorre sobre ele. 04. A descrio caracteriza-se a. por relatar por meio de palavras o que foi visto. b. por discutir um assunto. c. conta apenas um episdio, traar uma histria baseada em aes. d. por revelar o posicionamento ( a argumentao) do narrador. e. contar episdios, dando nfase aos verbos.
ATIVIDADES AUTOINSTRUTIVAS
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AT I V I DA D ES AU TO I N ST R U T I VA S
05. O enunciado Voc vai ter que cortar a carne.... (1 quadrinho), tomado isoladamente, indica para o interlocutor: a. uma probabilidade. b. uma facultatividade. c. uma dvida. d. uma certeza. e. uma obrigao. 06. O objetivo de um convite a. somente convocar algum para uma reunio. b. somente comunicar um acontecimento. c. convocar algum somente para acontecimentos sociais. d. comunicar a inaugurao de algum estabelecimento. e. comunicar algo e, ao mesmo tempo, pedir o comparecimento de algum a um acontecimento. 07. A declarao a. um documento que emite um parecer, baseado na idoneidade do declarante. b. um documento igual ao atestado. c. um documento que no se assemelha em nada com um atestado. d. sempre expedida em favor de algum. e. no se pode emitir opinio em declaraes. 08. O atestado a. no demonstra, necessariamente, a veracidade dos fatos. b. s lcito quando emite um juzo mdico. c. assemelha-se declarao, porm emitido por uma terceira pessoa sempre. d. deve levar a assinatura daquele de quem se atesta algo. e. deve conter, obrigatoriamente, o CID discriminado do paciente. 09. Uma das caractersticas do aviso a. a subjetividade com que o assunto tratado. b. a impessoalidade impressa ao assunto. c. a complexidade com que se trata o assunto. d. a objetividade do assunto. e. nunca ser publicado em jornais ou revistas de grande circulao.
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10. No utilizamos a carta comercial para a. manter relaes empresariais. b. objetivar relaes entre empresas parceiras. c. propagar produtos novos via internet. d. ampliar acordos comerciais. e. estabelecer relaes financeiras. 11. A estrutura da carta comercial no conta com a. data. b. timbre da empresa. c. parecer pessoal. d. fecho. e. assinatura. 12. O abaixo-assinado qualifica-se como a. um requerimento coletivo. b. um requerimento somente individual. c. um requerimento somente feito por duas pessoas. d. um requerimento pessoal e individual. e. um requerimento individual ou coletivo. 13. No faz parte de um ofcio a. trao para assinatura. b. explanao c. introduo d. fecho e. anexo. 14. O memorando caracteriza-se por ser uma comunicao a. formal b. simples c. prolixa d. longa e. subjetiva 15. A ordem de servio a. uma comunicao externa. b. uma comunicao entre empresas do mesmo ramo. c. uma comunicao de servios a serem cumpridos. d. uma comunicao simples entre departamentos de uma mesma empresa. e. Uma comunicao sem objetivo expresso. 16. O edital no a. comunica. b. demite. c. avisa. d. convoca. e. informa.
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17. A linguagem utilizada para o memorando a. formal b. prolixa c. informal d. rebuscada e. baseada na gria de cada profisso 18. As circulares podem ser de conhecimento a. somente dos funcionrios de um mesmo departamento. b. somente dos funcionrios de uma mesma e,presa. c. somente dos funcionrios de duas empresas com atividades afins. d. de diferentes pessoas, rgos ou entidades. e. somente das pessoas com cargos de chefia em uma empresa. 19. Uma ata a. tem que, necessariamente, conter as assinaturas de todos os participantes de uma reunio. b. deve ser feita em linhas corridas sem espao entre as informaes e decises. c. no pode conter rasuras, por isso, deve ser sempre passada a limpo. d. pode ter, em seu corpo, marcas de corretivo lquido. e. deve ter, a cada, reunio um novo secretrio. 20. As atas a. devem ser sempre digitadas, nunca manuscritas. b. devem ser sempre manuscritas, nunca digitadas. c. devem conter a impresso do(a) secretrio(a) da reunio. d. deve iniciar com a data. e. podem ser manuscritas ou digitadas, desde que feitas em folhas numeradas. 21. Um contrato f. solene quando no est de acordo com a leis. g. no-solene quando segue as leis. h. principal quando depende de outro para existir. i. Oneroso ou bilateral quando gera gastos para ambas as partes j. acessrio quando no depende de outro para existir.
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22. Um convnio deve ser feito para a. atender a interesses da parte contratante e da parte contratada. b. atender somente a interesses do prprio contratante. c. c) atender somente a interesses da parte contratada. d. atender s necessidades de empresas afins. e. atender s necessidades de pessoas fsicas somente. 23. O estatuto a. julga as regras estabelecidas em uma instituio. b. o conjunto de regras especficas de cada instituio. c. c) s existe em instituies pblicas. d. s existe para entidades particulares. e. um acordo coletivo de demisses entre as pessoas que compem uma empresa. 24. Relatrio f. s pode ser feito para instituies privadas. g. deve conter somente informaes pessoais. h. c) a descrio pormenorizada de um fato. i. deve ser baseado somente em estudos cientficos. j. s utilizado para trabalhos acadmicos. 25. Quem passa a procurao o k. signatrio. l. procurador. m. c) outorgante. n. mandatrio. o. outorgado. p. 20. Atividade Supervisionada 26. Sobre a gesto de documentos correto afirmar que: a. o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente ou intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. b. No Brasil a gesto documental regulamentada na Lei n 8.159/91 que Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. c. A gesto de documentos surgiu a partir da necessidade das organizaes em gerenciar a informao que se encontrava desestruturada, visando facilitar o acesso ao conhecimento explcito da corporao. d. Pode ser considerada como um conjunto de solues utilizadas para assegurar a produo, administrao, manuteno e destinao dos documentos possibilitando fornecer e recuperar as informaes contidas nos documentos de uma maneira conveniente. e. Todas as alternativas esto corretas
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27. A gesto de documentos tem por objetivos fundamentais: a. Organizar, de modo eficiente, a produo, administrao, gerenciamento, manuteno e destinao dos documentos; b. Agilizar a eliminao de documentos que no tenham valor administrativo, fiscal, legal, histrico e/ou cientfico; c. Assegurar o acesso informao governamental quando e onde se fizer necessria ao governo e aos cidados; d. Garantir a preservao e o acesso aos documentos de carter permanente. e. Todas as alternativas esto corretas 28. Assinale a Lei que regulamenta a arquivstica no Brasil. a. Lei n 8.159/91; b. Lei n 8.159/93; c. Lei n 8.951/94 d. Lei n 8.591/95 e. Lei n 8.159/92 29. Considere os aspectos fsicos dos documentos e numere a coluna da direita com base na informao da coluna da esquerda. 1. Suporte ( ) Configurao do documento de acordo com o sistema de signos utilizados na comunicao. 2. Formato ( ) diz respeito ao material sobre o qual as informaes so registradas. 3. Gnero ( ) configurao de um documento de acordo com a disposio das informaes contidas. 4. Espcie ( ) Configurao fsica de um suporte Assinale a sequncia correta da coluna da direita, de cima para baixo. a. 3 1 4 2 b. 3 1 2 4 c. 1 3 2 4 d. 3 2 1 4 e. 2 1 4 3
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30. Sobre a Tabela de Temporalidade de Documentos correto afirmar que: a. a) uma tabela que diz respeito ao prazo que os documentos devem ser guardados. b. b) uma tabela obsoleta, sem utilidade na era contempornea. c. c) uma tabela que foi utilizada para eliminao e descarte de documentos quando surgiu a escrita. d. d) uma tabela usada para organizar os documentos na arquivstica medieval. e. e) uma tabela coordenada que utiliza linhas e colunas. 31. Assinale a Alternativa INCORRETA sobre a classificao de documentos. a. A classificao consiste em organizar os documentos produzidos e recebidos pela organizao no exerccio de suas atividades. b. um conceito introduzido na dcada de 1950. c. um conceito que surgiu no Brasil. d. Com a classificao de documentos surgiu a teoria das trs idades. e. John Dewey, desenvolveu um mtodo de classificao de documentos que se tornou mundialmente utilizado nas bibliotecas. 32. Classificar significa reunir coisas semelhantes. Assinale a alternativa que corresponde aos trs mtodos genricos de classificao de documentos. a. Classificao Estrutural conforme a estrutura administrativa da entidade produtora; b. Classificao Funcional conforme as funes desempenhadas pela entidade produtora; c. Classificao por Assunto - conforme o contedo dos documentos e suas relaes com as atividades desempenhadas pela entidade produtora. d. Todas as alternativas esto corretas. 33. Os documentos podem ser arquivados seguindo outros critrios de classificao. Assinale a alternativa que corresponde a esses critrios. a. Pelos estgios de sua evoluo: (Teoria das Trs Idades) b. Pela natureza de seus documentos c. Pelo Gnero d. Pelo grau de Sigilo: Ultrassecreto, Secreto, Confidencial, Reservado e. Todas as alternativas esto corretas.
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34. Assinale a alternativa INCORRETA quanto classificao de documentos sigilosos: a. So documentos de interesse do governo, que dizem respeito a projetos cientficos, entre outros. b. So documentos de negociaes para alianas polticas e militares, planos de guerra. c. So documentos oriundos da Presidncia e Ministrios, envolvendo informaes sobre poltica estrangeira de alto nvel. d. So documentos normais, e desde que comprovada a finalidade, podem ser divulgados sem restries. e. So documentos que em muitas situaes recebem a caracterstica de documentos reservados. 35. Por documentos sigilosos classificados como ultrassecretos temos: a. Os referentes a negociaes para alianas polticas e militares, planos de guerra, descobertas e experimentos cientficos de valor excepcional, informaes sobre poltica estrangeira de alto nvel. b. Os referentes a planos, programas e medidas governamentais. c. Os referentes a planos ou detalhes de operaes militares e planos ou detalhes de operaes econmicas ou financeiras d. Os referentes a aperfeioamento em tcnicas ou materiais j existentes e dados de elevado interesse sob aspectos fsicos, polticos, econmicos, psicossociais e militares de pases estrangeiros. e. Os referentes a informaes sobre atividade de pessoas e entidades, bem como suas respectivas fontes. 36. Assinale a alternativa que corresponde ao conceito geral de Arquivo: a. Arquivo a acumulao ordenada de documentos, produzidos por instituies pblicas e privadas ou por uma famlia ou pessoa, no transcurso de suas atividades e funes, guardando esses documentos relaes orgnicas entre si. b. Arquivo o acmulo de documentos sendo que no h relaes entre esses documentos. c. Arquivo a acumulao desordenada de documentos, sendo que h relaes orgnicas entre esses documentos. d. Arquivo a acumulao ordenada de documentos, produzidos por instituies pblicas, tendo em vista a burocracia nelas existentes. e. Arquivo a acumulao de documentos produzidos somente por instituies privadas, pois necessitam de histrico para tomada de decises.
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37. H instituies detentoras de acervos documentais, que tm como objetivo a guarda permanente de documentos, sendo: a. Parques Nacionais, bibliotecas, museus. b. Bibliotecas, centrais de informaes, parques nacionais. c. Bibliotecas, central de documentao, museus. d. Parques nacionais, centrais de informaes, bibliotecas. e. Museus, parques e centrais de informaes nacionais. 38. Sobre arquivos pblicos e privados correto afirmar que: a. Os arquivos pblicos so conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e Municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. b. Segundo a Lei 8.159/91 existem trs tipos de arquivos pblicos, sendo: Correntes Temporrios e Permanentes. c. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. d. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional. e. Todas as alternativas esto corretas. 39. O planejamento arquivstico consiste em estruturar o arquivo de forma que a documentao possa ser consultada e controlada pelo responsvel. Assinale a alternativa que corresponde a essa estruturao: a. Posio do arquivo na estrutura da instituio. b. Centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo. c. Escolha de mtodos de arquivamento adequados. d. Escolha das instalaes e do equipamento. e. Todas as alternativas anteriores. 40. Para o bom funcionamento do arquivo h que se considerar alguns aspectos importantes na sua localizao dentro da empresa, isto aspectos ambientais. Assinale a alternativa incorreta quanto observao desses aspectos. a. Ambiente iluminado, b. Ambiente de fcil limpeza, c. Ambiente com baixos ndices de umidade. d. Ambiente de difcil acesso. e. Ambiente com temperaturas controladas.
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41. Para o bom funcionamento do arquivo tambm devem ser considerados aspectos dos equipamentos e materiais de consumo . Assinale a alernativa incorreta quanto observao desses aspectos. a. Equipamentos no condizentes com o aspecto fsico dos documentos. b. Equipamentos adequados massa documental. c. Equipamentos de fcil manuseio. d. Materiais de consumo ideais para os aspectos dos documentos. e. Materiais de consumo adequados, tais como: fichas, guias, pastas, tiras de insero e outros. 42. Os sistemas de arquivamento podem ser divididos em duas grandes classes. Assinale a alternativa que corresponde corretamente a esta grande classificao. a. Alfabtico e numrico; b. Alfabtico e automtico; c. Bsicos e Padronizados; d. Enciclopdico e dicionrio; e. Ideogrfico e alfabtico. 43. Sobre o mtodo Alfabtico correto afirmar que: I) o mais simples, desde que o elemento principal a ser considerado seja o nome. II) um mtodo direto, porque a pesquisa feita diretamente, no sendo necessrio se recorrer a um ndice auxiliar para localizar qualquer documento. III) Nesse mtodo, as fichas ou pastas so dispostas na ordem rigorosamente alfabtica. IV) Esse mtodo no possui regras de alfabetao. V) um mtodo pouco utilizado, portanto em desuso na atualidade. Esto corretas as alternativas: a. I, II e IV b. II, IV e V c. III, IV e V d. I, II e III e. I, III e IV 44. Assinale a alternativa que corresponde corretamente ao elemento principal a ser considerado na adoo do mtodo geogrfico de arquivamento: a. Pela procedncia do local (Pas, Estado, Cidade) b. Pela data de entrada dos documentos; c. Pelo assunto dos documentos; d. Pela forma de apresentao dos documentos; e. Pela letra do ltimo sobrenome.
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45. As melhores ordenaes geogrficas so: I) Nome do estado, cidade e correspondente II) Nome da cidade, estado e correspondente. III) Nome do municpio, pas e correspondente. a. b. c. d. e. Somente as alternativas I e II esto corretas. Somente as alternativas II e III esto corretas As alternativas I e III esto corretas. Todas as alternativas esto incorretas Todas as alternativas esto corretas
46. Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o nmero, a escolha deve recair sobre um dos seguintes mtodos: a. Simples, cronolgico ou dgito-terminal. b. Simples, alfabtico ou geogrfico; c. Ideogrfico, alfabtico ou geogrfico; d. Alfabtico, simples ou geogrfico; e. Geogrfico, cronolgico ou alfabtico. 47. Sobre o mtodo numrico simples incorreto afirmar que: a. um mtodo que se constitui na atribuio de um nmero a cada correspondente ou cliente; b. um mtodo que obedece a ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupao com a ordenao alfabtica; c. um mtodo que exige um ndice alfabtico remissivo. d. um mtodo direto; e. um mtodo que exige registro em livro ou fichas. 48. O mtodo variadex uma variante do mtodo: a. Numrico b. Geogrfico c. Alfanumrico d. Alfabtico e. Cronolgico 49. O que microfilmagem? a. uma tcnica de produo de imagens fotogrficas de documentos em tamanho altamente reduzido. b. uma tcnica antiga que surgiu para produo de filmes em cinemas. c. uma tcnica em desuso na atualidade, pelo altssimo custo que representa. d. uma forma de aumentar imagens fotogrficas. e. uma tcnica da aerofotografia.
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50. Qual das alternativas NO corresponde ao Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED). a. O GED torna os documentos disponveis extremamente eficientes para o usurio. b. Em um sistema de GED usa-se a tecnologia da informtica para captar, armazenar, localizar e gerenciar verses digitais das informaes. c. O GED tem como finalidade converter informaes, normalmente encontradas em suportes convencionais (papel, fita), para a forma digital. d. No GED no h condies de digitalizar documentos na forma convencional, como em papel por exemplo, somente documentos que j esto disponveis na forma digital. e. Aps a digitalizao, os documentos passam por uma conferncia e depois so gravados em meios magnticos ou pticos.
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CURSO TCNICO DE GESTO PBLICA Voc deve redigir um relatrio com todos os elementos constantes em sua apostila sobre as aulas do mdulo de Comunicao Oficial do Curso de Gesto Pblica. No se esquea de que seu relatrio deve ter: folha de rosto; sumrio; desenvolvimento (em mdia uma pgina, arial 12, espaamento 1,5); concluso; anexos (se for o caso); bibliografia (se voc no se basear em outra referncia bibliogrfica que no a apostila, aponte apenas como referncia a apostila de nossas aulas)
Atividade Super visionada
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