Procedimientos Punt. de Disp JPC Ok.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PUNTOS DE DISPENSACIN SUMINISTROS MEDICOS JPC
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Versin N 01 Oct. 2011 Prxima revisin: Oct. 2012
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD
1. INTRODUCCIN
El siguiente documento muestra la implementacin del Manual de Procesos y Procedimientos de los puntos de dispensacin de SUMINISTROS MEDICOS JPC. Los procedimientos aqu descritos sern aplicados y observados, a fin de evitar que los medicamentos y dispositivos mdicos, sufran alteraciones que afecten la calidad, eficacia y seguridad de los mismos durante su recepcin, almacenamiento, distribucin y transporte.
DEFINICIONES:
ALMACENAMIENTO: Conservacin segura de medicamentos. STOCK: Productos disponibles para la venta, distribucin y uso. EMBALAJE: Recipiente o cualquier forma de acondicionamiento, removible o no, destinado a cubrir, empacar y envasar los productos. DISPENSACIN: Es el acto del profesional del personal farmacutico que consiste en proporcionar uno o ms medicamentos a un paciente as como la informacin sobre su correcto uso y manejo, generalmente como respuesta a la presentacin de una prescripcin debidamente autorizada. MEDICAMENTO: Toda preparacin o producto farmacutico empleado para la prevencin, diagnstico y/o tratamiento de una enfermedad o estado patolgico, o para modificar sistemas fisiolgicos en beneficio de la persona a quien se le administra. LOTE O PARTIDA: Cantidad definida de un medicamento, elaborado en un ciclo de fabricacin, y cuya caracterstica esencial es la homogeneidad. NUMERO DE LOTE o PARTIDA: Combinacin distinta de nmeros y/o letras que identifica un determinado lote, impresa en los embalajes, en los rtulos y etiquetas de un medicamento.
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CUARENTENA: situacin en que los productos son aislados, por medios fsicos u otros medios eficaces, a la espera de decisin de su aprobacin, rechazo o reprocesamiento. FECHA DE VENCIMIENTO: Se entiende por el lmite de la vida til del producto. Es la fecha hasta el cual el fabricante nos garantiza que este conserva sus caractersticas de eficacia, seguridad, pureza y las dems que correspondan a su naturaleza, siempre y cuando el producto se almacene bajo las condiciones que se indican en el empaque. Corresponde por lo tanto, a la fecha hasta la cual se puede utilizar un medicamento sin riesgos de fracaso teraputico o reacciones no deseadas. ADVERTENCIA. Llamado de atencin, generalmente incluido en la rotulacin, sobre algn riesgo particular asociado al consumo de los productos. BIODISPONIBILIDAD. Indica la cantidad de frmaco teraputicamente activo que alcanza la circulacin general y la velocidad a la cual lo hace, despus de la administracin de la forma farmacutica. BUENAS PRCTICAS DE MANUFACTURA. Son las normas, procesos y procedimientos de carcter tcnico que aseguran la calidad de los medicamentos, los cosmticos y las preparaciones farmacuticas a base de recursos naturales. CONTRAINDICACIN. Situacin clnica o rgimen teraputico en el cual la administracin de un medicamento debe ser evitada. FRMACO. Es el principio activo de un producto farmacutico. PRODUCTO FARMACUTICO ALTERADO. Se entiende por producto farmacutico alterado, el que se encuentra en una de las siguientes situaciones: a) Cuando se le hubiere sustituido, sustrado total o parcialmente o reemplazado los elementos constitutivos que forman parte de la composicin oficialmente aprobada o cuando se le hubieren adicionado sustancias que puedan modificar sus efectos o sus caractersticas farmacolgicas, fisicoqumicas u organolpticas;
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b) Cuando hubiere sufrido transformaciones en sus caractersticas fisicoqumicas, biolgicas, organolpticas, o en su valor teraputico por causa de agentes qumicos, fsicos o biolgicos; c) Cuando se encuentre vencida la fecha de expiracin correspondiente a la vida til del producto; d) Cuando el contenido no corresponda al autorizado o se hubiere sustrado del original, total o parcialmente; e) Cuando por su naturaleza no se encuentre almacenado o conservado con las debidas precauciones. Producto farmacutico fraudulento. Se entiende por producto farmacutico fraudulento, el que se encuentra en una de las siguientes situaciones: a) El elaborado por laboratorio farmacutico que no tenga Licencia Sanitaria de Funcionamiento; b) El elaborado por laboratorio farmacutico que no tenga autorizacin para su fabricacin; c) El que no proviene del titular del Registro Sanitario, del laboratorio farmacutico fabricante o del distribuidor o vendedor autorizado, de acuerdo con la reglamentacin que al efecto expida el INVIMA; d) El que utiliza envase, empaque o rtulo diferente al autorizado; e) El introducido al pas sin cumplir con los requisitos tcnicos y legales establecidos en el Decreto 677 DE 1995; f) Con la marca, apariencia o caractersticas generales de un producto legtimo y oficialmente aprobado, sin serlo; g) Cuando no est amparado con Registro Sanitario.
REGISTRO SANITARIO. Es el documento pblico expedido por el Invima o la autoridad delegada, previo el procedimiento tendiente a verificar el cumplimiento de los requisitos tcnico legales establecidos en el Decreto 677
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DE 1995, el cual faculta a una persona natural o jurdica para producir, comercializar, importar, exportar, envasar, procesar y/o expender los medicamentos cosmticos, preparaciones farmacuticas a base de recursos naturales, productos de aseo, higiene y limpieza y otros productos de uso domstico. CPM: Consumo promedio mensual. Tiempo de reposicin (TR): Es la fraccin de tiempo que se requiere para llevar a cabo todos los trmites administrativos necesarios para la adquisicin, sumndolo adems, el tiempo que se gasta el proveedor en entregar el pedido a la institucin. Nivel mnimo de existencia. (NmE) Se define como la cantidad de insumo que se debe tener en existencia en la farmacia necesaria para cubrir un tiempo de reposicin. Punto de reposicin. (PR). Se define como el momento en el cual hay suficiente cantidad del insumo para cubrir su gasto hasta que llegue el nuevo pedido sin utilizar el nivel mnimo de existencias, NmE. En otras palabras, es el punto en el cual se debe empezar a realizar los trmites de pedido para garantizar abastecimiento oportuno. Nivel Mximo de Existencia = NME Se define como la cantidad mxima que se debe tener en existencia de un insumo determinado, an habiendo acabado de recibir un nuevo pedido, es el lmite superior del cual no nos debemos pasar en existencias. La importancia de manejar este parmetro radica en permitir mantener en existencia las cantidades adecuadas para un periodo determinado por la poltica de su compra, sin necesidad de hacer inversiones en cantidades exageradas, lo cual ayuda a optimizar el presupuesto de la unidad. El nivel mximo de existencias o NME se calcula teniendo en cuenta la cantidad mnima que se debe tener como reserva (NmE) ms la cantidad que se consume durante el periodo para el cual se compra (CPM). NME = NmE + CPM
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2. ADQUISICIN. Definicin. Es la actividad que permite adquirir los medicamentos necesarios para satisfacer las necesidades de los usuarios en un periodo determinado.
Objetivo. Definir la actividad para la adquisicin de los medicamentos en los puntos de dispensacin de Suministros Mdicos JPC. Responsable. Auxiliar de Farmacia.
Revise el saldo del inventario y determine las cantidades a pedir de cada producto teniendo en cuenta el consumo semanal y las existencias actuales. Diligencie el formato de solicitud de pedidos colocando en la columna correspondiente las cantidades a pedir. Enve el pedido por correo electrnico a la sede administrativa de de Suministro mdicos JPC. Fin de la actividad.
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3. RECEPCIN Y ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS
Definicin Es el conjunto de actividades que tiene como objetivo recepcionar y almacenar los medicamentos solicitados segn orden de compra, su cuidado y la conservacin de sus especificaciones tcnicas con las que fueron fabricados. Objetivos: Verificar que los productos recibidos cumplan con las especificaciones tcnico - administrativo solicitados. Conservar los productos bajo condiciones ambientales segn lo recomendado por los fabricantes y las polticas de Suministros Mdicos JPC. Recepcin administrativa.
Aqu se aplica una revisin del pedido recibido para verificar si cumple con las condiciones pactadas entre Suministros mdicos JPC y el proveedor. Las especificaciones administrativas para tener en cuenta son las siguientes: - Nombre genrico del producto solicitado. - Concentracin. - Forma Farmacutica. - Valor del producto individual y el total de la factura. - Fecha y forma de entrega. - Cantidad solicitada vs. cantidad recibida y facturada.
Responsable: Auxiliar de Farmacia. Actividad: Recibida la factura y los medicamentos por parte del proveedor, verifique que la forma farmacutica sea la solicitada, el valor unitario corresponda al de la orden de pedido, el valor total est bien calculado (por producto y total de la factura), la fecha de entrega debe coincidir con la fecha
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pactada, las cantidades deben coincidir: cantidad fsica, facturada y pedida. Recepcin Tcnica. Responsable: Auxiliar de Farmacia Definicin: Se refiere a las especificaciones tcnicas del producto (caractersticas intrnsecas y extrnsecas). Caractersticas extrnsecas: La impresin del rotulo del medicamento no debe desprender la tinta al tocarla con los dedos. Debe ser clara, sin manchas de tinta o sustancia que impidan leer la informacin. Los blisteres deben estar completamente lleno Las tapas no deben presentar perforaciones o rupturas. Las tapas deben estar bien ajustadas Caractersticas intrnsecas: Los lquidos estriles no deben presentar cambio de color, turbidez o partculas extraas Los jarabes no deben presentar sustancias precipitadas o extraas. No deben tener desprendimiento de gases Los polvos deben presentar color uniforme Las suspensiones deben regenerarse al agitarlas nuevamente. Los slidos estriles deben tener color uniforme Responsable: Auxiliar de Farmacia. Actividad Proceda a realizar una inspeccin tcnica de los medicamentos para verificar la cantidad de unidades, el nmero de lote, fechas de vencimiento, registro invima y el laboratorio fabricante. Estos datos se registran en el acta de recepcin tcnica la cual ser firmada por la persona responsable de la recepcin. Tenga en cuenta que para la inspeccin tcnica se debe tomar como muestra representativa el 10% por cada lote.
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Durante la recepcin de los medicamentos, identifique los productos termolbiles y fotosensibles, evitando sacarlos de su empaque original. Finalizada la recepcin tcnica proceda a ingresar al krdex los medicamentos recibidos y con concepto tcnico favorable, incluyendo el lote, fechas de vencimiento y registro invima. Enve a Suministros Mdicos JPC las facturas y/o remisiones firmadas de recibido a satisfaccin. Las novedades del pedido sern enviadas a la sede administrativa de Suministros Mdicos JPC va correo electrnico sumedicosjpc1@hotmail.com . NOTA: Se prohbe la recepcin o tenencia de muestras medicas en los puntos de dispensacin. Los medicamentos devueltos por los usuarios no se deben devolverse al inventario, sino que deben ser destruidos o desnaturalizados segn Resolucin 1403 de 2007.
Almacenamientos dispensacin
de
medicamentos
de
estanteras
rea
de
Ubique los medicamentos en los sitios de almacenamiento (estanteras) ordenndolos alfabticamente segn su nombre genrico de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha y por fechas de vencimiento, es decir, cuando los medicamentos de un mismo principio activo tienen fechas de vencimiento diferentes se ubicarn de primero los prximos a vencer y atrs los que tienen fechas de vencimiento lejana. Recepcin y almacenamiento de medicamentos que requieren cadena de fro (aplica para el punto autorizado: FERIAS) Los medicamentos que requieren cadena de fro deben venir en cajas de icopor y en su interior contener pilas congeladas que garanticen la temperatura ptima durante su transporte. Si observa alguna novedad de aviso inmediato al Qumico
Farmacutico. Coloque los medicamentos en la nevera y en el menor tiempo
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posible diligencie el acta de recepcin, evitando que la temperatura del interior de la nevera supere los 7.9C. Tenga en cuenta las siguientes recomendaciones: Debe ser evitado al mximo la exposicin de estos productos a cualquier tipo de luz. Controlar diariamente la temperatura de la nevera y registrar los valores haciendo uso del formato. La nevera debe estar permanentemente en funcionamiento, conectada a la red elctrica. Ante un eventual corte de la energa elctrica, baje todas las pilas del congelador y reprtalas homogneamente en el interior de la nevera y de aviso inmediatamente al director mdico o al Qumico Farmacutico.
Recepcin y almacenamiento de medicamentos de control especial (aplica para el punto autorizado: FERIAS) Los medicamentos de control especial son identificados, almacenados y ordenados por grupo farmacolgicos en la vitrina y bajo llave donde solo tiene acceso el auxiliar de farmacia autorizado por el Director tcnico de Suministros Mdicos JPC. La recepcin tcnica se aplica a los medicamentos de control especial segn el procedimiento descrito anteriormente. Las entradas se registran en el krdex y en el libro de registros de medicamentos de control especial.
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3. CONTROL DE FECHAS DE VENCIMIENTO DE LOS MEDICAMENTOS ALMACENADOS EN LOS PUNTOS DE DISPENSACIN. Definicin: Procedimiento mediante el cual se verifican las fechas de vencimiento de los medicamentos almacenados en los puntos de dispensacin para que sean dispensados dentro de la fecha de su vigencia o se solicite con la debida antelacin la devolucin o cambio al proveedor, de acuerdo con las condiciones de negociacin pactadas entre SUMINISTRO MEDICOS JPC Y LOS PROVEEDORES. Objetivos. Garantizar que los medicamentos entregados en los puntos de dispensacin tengan fechas de vencimiento vigente asegurando la calidad de los mismos y la entrega segura a nuestros usuarios.
Responsable: Auxiliar de Farmacia La auxiliar de farmacia debe verificar por lo menos una vez al mes el comportamiento de las fechas de vencimientos de los medicamentos tanto el kardex como fsicamente y en el orden almacenado, de tal forma que se garantice la verificacin completa de todos los medicamentos. Los medicamentos prximos a vencer (menores a tres meses de expiracin), deben ser apartados e identificados en estantes diferentes al resto de los dems o deben ser almacenados en sitios que garanticen la rotulacin e identificacin medicamentos prximos a vencer. Lo anterior con el fin de garantizar su rotacin o en su defecto realizar la gestin de devolucin ante el proveedor. En el caso de vencer alguno de los medicamentos almacenados en los puntos de dispensacin, deben ser ubicados en un sitio diferente al rea de dispensacin y rotulados como medicamentos vencidos prohibida su dispensacin. Estos medicamentos deben ser inventariados para ser entregados al prestador de servicios- Gestin
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Externa- para su tratamiento y disposicin final conforme a la resolucin 1164 de 2002, previa autorizacin del SUMINISTROS MEDICOS JPC. Todos los registros de verificacin de vencimientos deben quedar registrados en un archivo sistematizado para efectos de auditora por parte del director tcnico de Suministros Mdicos JPC
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4. DISPENSACIN DE MEDICAMENTOS.
Definicin: Actividad que permite realizar la entrega de medicamentos a nuestros clientes de manera segura, oportuna y en las cantidades solicitadas. Objetivo: Entregar los medicamentos formulados en las cantidades prescritas, de manera segura y oportunamente a nuestros usuarios. Recibo de la frmula u orden mdica La auxiliar de Farmacia debe verificar que la frmula u orden mdica cumpla con la plenitud de las caractersticas y contenido de la prescripcin sealada en el Decreto 2200 de 2005, la cual debe contener los siguientes datos: Nombre del prestador de servicios de salud o profesional de la salud que prescribe, direccin y nmero telefnico o direccin electrnica. Lugar y fecha de la prescripcin. Nombre del paciente y documento de identificacin. Nmero de la historia clnica. Tipo de usuario (contributivo, subsidiado, particular, otro). Nombre del medicamento expresado en la Denominacin Comn Internacional (nombre genrico). Concentracin y forma farmacutica. Va de administracin. Dosis y frecuencia de administracin. Perodo de duracin del tratamiento.
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Cantidad total de unidades farmacuticas requeridas para el tratamiento, en nmeros y letras. Indicaciones que a su juicio considere el prescriptor. Vigencia de la prescripcin. Nombre y firma del prescriptor con su respectivo nmero de registro profesional. Cuando la auxiliar encuentre que la frmula no cumple con las exigencias legales solicitar al prescriptor la aclaracin, correccin o adicin de la misma. En todo caso, no dispensar la frmula mdica hasta no aclarar con el prescriptor cualquier duda sobre la prescripcin o lograr la correccin o adicin de la misma. Los requisitos que debe verificar el dispensador sern los siguientes:
a) Que la prescripcin est elaborada por el personal de salud debidamente
autorizado, con letra clara, legible y concisa y con las indicaciones necesarias para su administracin y que cumpla con lo previsto en el artculo 17 del Decreto 2200.
b) Que est escrita en idioma espaol. c) Que la prescripcin no contenga enmendaduras, tachaduras, siglas,
claves, signos secretos, abreviaturas o smbolos qumicos.

d) Que permita la confrontacin entre el medicamento prescrito y el
medicamento dispensado.
e) Que las dosis de cada medicamento est expresada en el sistema
mtrico decimal y en casos especiales, en Unidades Internacionales.

f) Que la formula tenga anexa la copia del documento de identidad del
paciente y del carnet de afiliacin a Salud Condor S.A. Si el medicamento es NO POS debe verificar que est la autorizacin de la EPS Salud Condor anexa al resto de los documentos solicitados anteriormente.
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Alistamiento y entrega de los medicamentos formulados. Verificada la informacin y la documentacin solicitada anteriormente se procede a alistar los medicamentos en bolsas blancas resistentes que garanticen el transporte seguro de los medicamentos. Antes de dispensar la formulacin al paciente verifique nuevamente la formula mdica con los medicamentos a entregar. Los medicamentos de control especial y de cadena de fro solo se entregan en el punto de dispensacin de ferias, por lo tanto deben direccionar al paciente a esta direccin calle 79 No 68G-07 P1 de la ciudad de Bogot. Entregue los medicamentos al paciente y solictele firmar la formula de recibido a satisfaccin incluyendo anotar los siguientes datos: Nmero del documento de identidad. Direccin, nmero telefnico de contacto y la localidad. Para fsello de despachado en la formula. Para finalizar con la dispensacin coloque el sello de ENTREGADO en la formula Mdica. Medicamentos de control dispensacin FERIAS). especial (aplica para el punto de
Para la dispensacin de medicamentos de control especial el auxiliar debe verificar que la formula cumpla con la plenitud de los requisitos exigidos en la resolucin 1478 de 2006 y registrar la salida en el libro de control espacial. Nota: Se anexa el instructivo para la entrega de los medicamentos de control especial. Informacin sobre uso adecuado En el acto de entrega fsica de los medicamentos a pacientes ambulatorio, el auxiliar informar sobre su uso adecuado, a fin de contribuir efectivamente al cumplimiento del efecto teraputico previsto por el prescriptor. La informacin contendr bsicamente los siguientes aspectos: forma de
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reconstitucin de medicamentos cuya administracin sea la va oral, medicin de la dosis, cuidados que se deben tener en la administracin del medicamento e importancia de la adherencia a la terapia. La informacin interacciones con alimentos y otros medicamentos, advertencias sobre eventos adversos, Problemas Relacionados con Medicamentos (PRM), Problemas Relacionados con la Utilizacin de Medicamentos (PRUM) ser funcin del Qumico Farmacutico y no del auxiliar. Prohibiciones de los auxiliares responsables de la dispensacin de medicamentos. El auxiliar no podr:
a) Realizar cambio alguno en la prescripcin o frmula mdica. b) Cambiar el principio activo, concentracin, forma farmacutica, va de
administracin, frecuencia, cantidad y la dosis prescrita. c) Dispensar medicamentos alterados o fraudulentos. d) Violar la reserva a que est obligado por razn de la funcin que desempea. e) Recomendar a los usuarios el uso de medicamentos. f) Distribuir, dispensar y administrar muestras mdicas. Enviar por correo medicamentos de venta bajo prescripcin mdica, a menos que previo al envo sea presentada la prescripcin mdica y que se garanticen las condiciones y requisitos para el transporte de los mismos. En ningn caso, podrn enviarse por correo los medicamentos de control especial.
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5. CONTROL DE LA TEMPERATURA Y LA HUMEDAD RELATIVA Definicin: Actividad que permite vigilar, registrar y controlar las condiciones ambientales de almacenamiento de medicamentos, incluyendo aquellos que requieren cadena de fro. Las condiciones normales de almacenamiento para conservar las caractersticas fsicas, qumicas, fisicoqumicas y biolgicas de los medicamentos se encuentran definidas as: no ms de 65% de humedad relativa, bien ventilados, a temperatura ambiente no mayor de 25C 2C, protegidos de la luz intensa y de olores extraos u otras formas de contaminacin. Para los medicamentos de cadena de fro la temperatura de almacenamiento recomendada por los fabricantes oscila entre 2C a 8 C y protegidos de la luz.
Objetivo. Garantizar las condiciones ambientales de almacenamiento de los medicamentos y dispositivos mdicos recomendadas por los fabricantes.
Responsable: Auxiliar de Farmacia. Actividad Tome el formato de registros de temperatura (temperatura y Humedad relativa) dirjase al termo-higrmetro y registre los valores hallados en el equipo. Los puntos de dispensacin que almacenan medicamentos de cadena de fro deben registrar los valores que muestra en termmetro interno de la nevera en el mismo formato. Realice esta actividad dos veces al da maana y tarde. Cualquier novedad que se presente durante la realizacin de esta actividad o con los valores hallados en el equipo consltela oportunamente director tcnico de SUMINISTROS MDICOS JPC.
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6. REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
1. SEMINARIO TALLER. BUENAS PRCTICAS DE DISPENSACIN Y ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS. Lakor Farmacutica S.A
2. GUA METODOLLOGICA PARA LA ELABORACIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS-SUBSISTEMAS DE SUMINISTROS. Repblica de Colombia Ministerio de la Proteccin Social.
3. MANUAL PARA EL MODELO DE LA GESTIN DEL SERVICIO FARMACUTICO. Ministerio de la Proteccin Social.
1. DECRETO 677 DE 1995.
2. DECRETO 4725 DE 2005.
3. DECRETO 2330 DE 2006.
4. RESOLUCIN 1478 DE 2006.
5. DECRETO 2200 DE 2005.
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ELABORADO POR:
MAXIMILIANO PREZ DAZ

Qumico Farmacutico Universidad de Cartagena
Lugar y Fecha de Elaboracin: UBAT CUNDINAMARCA, AGOSTO DE 2009
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TABLA DE CONTENIDO
tem
PROCEDIMIENTOS Adquisicin. Recepcin y Almacenamiento de medicamentos. Control de las fechas de vencimiento. Dispensacin de medicamentos. Control de la temperatura y humedad relativa. FORMATOS ANEXOS Actas de Recepcin Tcnica. Formato de control de temperatura y humedad.
pgs.
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5 6 10 12 16
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PUNTOS DE DISPENSACIN SUMINISTROS MEDICOS JPC

SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

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3. RECEPCIN Y ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS

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Farmacutico. Coloque los medicamentos en la nevera y en el menor tiempo

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claves, signos secretos, abreviaturas o smbolos qumicos.

mtrico decimal y en casos especiales, en Unidades Internacionales.

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SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

1. DECRETO 677 DE 1995.

2. DECRETO 4725 DE 2005.

3. DECRETO 2330 DE 2006.

4. RESOLUCIN 1478 DE 2006.

5. DECRETO 2200 DE 2005.

6. RESOLUCIN 1043 DE 2006.

7. RESOLUCIN 1403 DE 2007.

SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

MAXIMILIANO PREZ DAZ

Lugar y Fecha de Elaboracin: UBAT CUNDINAMARCA, AGOSTO DE 2009

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