PODER JUDICIRIO TRIBUNAL DE JUSTIA DO ESTADO AMAZONAS RESOLUO N 15/2009 Aprovar a Norma de Organizao do Arquivo Geral do Tribunal de Justia

do Amazonas e os procedimentos de gesto documentos e d outras providncias. O TRIBUNAL DE JUSTIA DO ESTADO AMAZONAS, no uso de suas atribuies legais, que lhe so conferidas pela LC n 17, de 23/01/1997. CONSIDERANDO a Constituio Federal, em seu art. 216, 2, dispe que cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. CONSIDERANDO a necessidade de coordenar as atividades relativas gesto documental, guarda e preservao da informao jurdica, administrativa e histrica dos rgos/setores da instituio. CONSIDERANDO o que preceitua o art. 3 da Lei Federal de Arquivos n 8.159, de 1991, a gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando eliminao ou recolhimento para a guarda permanente. CONSIDERANDO que arquivos do Poder Judicirio so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por seus rgos em decorrncia do exerccio de suas atividades, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. CONSIDERANDO que a organizao dos arquivos e o gerenciamento das informaes se constituem em instrumento de eficcia administrativa, contribuindo para a modernizao da Administrao no Poder Judicirio e viabilizando o seu acesso, em benefcio do Estado e do cidado. CONSIDERANDO a necessidade de cumprir a determinao do Conselho Nacional de Justia, conforme Achados de n.s 46 e 48 constantes do Relatrio do Conselho Nacional de Justia, divulgado em 28/04/2009, referente inspeo realizada pela Corregedoria Nacional de Justia junto a este Poder Judicirio Estadual; CONSIDERANDO finalmente o trabalho de reorganizao e reestruturao organizacional do Arquivo Geral, RESOLVE:

Resoluo n. 15/2009, de 08/12/09 Dispe sobre a norma de organizao do Arquivo Geral do TJ/AM e procedimentos de gesto de documentos.

PODER JUDICIRIO TRIBUNAL DE JUSTIA DO ESTADO AMAZONAS RESOLUO N 15/2009 TTULO I DAS DISPOSIES GERAIS CAPTULO I DO OBJETIVO Artigo 1 - Esta Norma de Organizao dispe sobre os Procedimentos Bsicos de Gesto de Documentos de Arquivo do TJAM, na forma do art. 216, 2 da Constituio Federal bem como a LC 17, de 23 de janeiro de 1997 e visa a: I garantir ao cidado e aos rgos e entidades da administrao federal, estadual e municipal, de forma gil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e s informaes neles contidas, resguardando os aspectos de sigilo e as restries administrativas ou legais; II integrar e coordenar as atividades de gesto de documentos de arquivo desenvolvidas pelas Unidades Organizacionais (UO's) e os outros rgos que a integram; III disseminar normas relativas gesto de documentos de arquivo; IV racionalizar a produo da documentao arquivstica no Poder Judicirio do Estado; V racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentao arquivstica no Poder Judicirio do Estado; VI preservar e manter o patrimnio documental arquivstico do Poder Judicirio Estadual; VII articular-se com os demais Tribunais ou outros Poderes que atuem diretamente ou indiretamente na gesto da informao pblica.

CAPTULO II SUBORDINAO e ESTRUTURA Artigo 2 - O Arquivo Geral est subordinado Diretoria do Frum.

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PODER JUDICIRIO TRIBUNAL DE JUSTIA DO ESTADO AMAZONAS RESOLUO N 15/2009 Artigo 3 - Ficam criados os servios: de Arquivo Corrente Administrativo; de Arquivo Intermedirio Administrativo; de Arquivo Intermedirio Judicial de 1 Instncia; de Arquivo Intermedirio de 2 Instncia; de Recolhimento e Tratamento Documental; de Guarda Documental e de Apoio Memria Institucional, os quais serviro de apoio ao processo de reestruturao do Arquivo Geral e a sua implantao ser precedida por etapas a ser designada pela Gerncia Geral de Arquivo. CAPTULO IV DA RESPONSABILIDADE Artigo 4 - Tendo como pblico alvo todos os servidores, colaboradores, as responsabilidades inerentes presente Resoluo de Gesto de Documentos de Arquivo do TJAM, cabem a(o): I Ao Diretor do Frum aprovar os atos elaborados pela Gerncia Geral de Arquivo necessrios ao integral cumprimento das disposies estabelecidas ou os complementao e alteraes da regulamentao desta Norma e a posteriori o encaminhamento Egrgia Corte de Justia para a aprovao e a sua validao; II Gerncia Geral de Arquivo coordenar a sistemtica necessria ao integral cumprimento das disposies estabelecidas, devendo aprovar os atos elaborados necessrios complementao da regulamentao desta Norma; III Chefia de Arquivo operacionalizar os atos normativos provenientes da Poltica de Gesto de Documentos de Arquivo regulamentar a operacionalizao dos normativos provenientes da Poltica de Gesto de Documentos de Arquivo; IV Coordenadoria de Recursos Humanos, executar as aes de Treinamento e Desenvolvimento T&D referentes gesto documental, segurana da informao, bem como aquelas referentes a recursos humanos que integrem e interajam com as unidade organizacionais deste Poder; V Demais Unidade Organizacionais (UO's): executar as aes necessrias sob suas responsabilidades s quais dizem respeito com a Gesto de Documentos de Arquivo do TJAM; VI Gerncia Geral de Arquivo trabalhar conjuntamente com a Comisso Permanente de Avaliao de Documentos (CPAD) deste Poder no intuito de estabelecer uma gesto eficiente e eficaz de gesto documental;

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PODER JUDICIRIO TRIBUNAL DE JUSTIA DO ESTADO AMAZONAS RESOLUO N 15/2009 VI Demais Colaboradores: observar e acatar as orientaes, recomendaes e procedimentos para a utilizao segura, eficiente e eficaz dos recursos de Gesto de Documentos de Arquivo e, em caso de dvidas ou dificuldades, contactar Gerncia Geral de Arquivo. CAPTULO V DA CONCEITUAO Artigo 5 - Para fins desta Norma de Organizao considera-se: I - Arquivos Pblicos: conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito Federal, Estadual, do Distrito Federal e Municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. II Arquivamento: ato de organizar, registrar e guardar, em local apropriado, documentos acumulados no decurso das atividades, de modo a conservar e preservar as informaes. III - Gesto de Documentos de Arquivo: conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos, em fase corrente e intermediria, independente do suporte, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. IV Documento: toda informao registrada em qualquer suporte, suscetvel de uso em consulta, estudo, prova ou pesquisa. De acordo com seus diversos elementos, formas e contedos, so caracterizados segundo o gnero, a espcie e a natureza e quanto ao ciclo de vida. V - Documentos correntes: aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas freqentes. VI - Documentos intermedirios: aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos geradores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. VII - Documentos permanentes: conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. VIII Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD): a tabela que determina, por classe, subclasse, grupo, subgrupo e sries documentais os prazos de reteno nos arquivos dos documentos e processos administrativos das reas meio e fim da instituio.

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PODER JUDICIRIO TRIBUNAL DE JUSTIA DO ESTADO AMAZONAS RESOLUO N 15/2009 IX Transferncia: passagem dos documentos do Arquivo Corrente das Unidades Organizacionais para o Arquivo Geral. TTULO II DA HIERARQUIA CAPTULO I DOS PROCEDIMENTOS Artigo 6 - A Gesto de Documentos de Arquivo de responsabilidade da Gerncia de Arquivo e subsidiada, quando necessrio pela Comisso Permanente de Avaliao de Documentos (CPAD). Pargrafo nico: Cabe Gerncia Geral de Arquivo desenvolver e implementar os Procedimentos, Rotinas Administrativas (RAD's) Operaes, Tcnicas e Ferramentas de Gesto de Documentos de Arquivo e colher sugestes para o melhor andamento da Gesto documental no TJAM. CAPTULO II DA COMPETNCIA Artigo 7 - Compete Gerncia de Arquivo: I planejar, coordenar, orientar e supervisionar o conjunto de procedimentos, RAD's tcnicas e ferramentas de Gesto dos Documentos de Arquivo, em qualquer uma de suas fases, no mbito do Poder Judicirio Estadual, em conformidade com a legislao em vigor; II coordenar e elaborar projetos na rea de Gesto de Documentos de Arquivo com base no Planejamento e Gesto Estratgica, em conformidade com a Resoluo 70, de 18 de maro de 2009 e seus anexos, instituda pelo Conselho Nacional de Justia (CNJ), os quais devero ser aprovados at o dia 31 de dezembro de 2009 pela Egrgia Corte de Justia; III identificar a necessidade de elaborao de normas, procedimentos que possam contribuir para a obteno dos objetivos e metas de planos, projetos e atividades relacionados com a Gesto de Documentos de Arquivo, apresentando diagnstico e propostas de normatizao; IV elaborar manuais de servio e demais instrumentos operacionais a fim de viabilizar a implementao de Gesto de Documentos de Arquivo no mbito do TJAM;

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PODER JUDICIRIO TRIBUNAL DE JUSTIA DO ESTADO AMAZONAS RESOLUO N 15/2009 V promover a orientao e a disseminao aos usurios dos produtos e servios da Gesto de Documentos de Arquivo; VI propor o desenvolvimento de sistemas de gerenciamento de documentos de arquivo do TJAM com a Diviso de Tecnologia da Informao (TI) deste Poder ou outros rgos que possam desenvolver os sistemas para esses fins; VII promover e manter intercmbio de cooperao tcnica com instituies e sistemas afins, nacionais e internacionais; VIII propor o treinamento e a reciclagem juntamente com a Coordenadoria de Recursos Humanos deste Poder dos servidores que atuam na rea de gesto de documentos de arquivamento e; IX garantir o acesso dos usurios, no mbito de sua competncia, aos produtos e servios sob sua responsabilidade; Artigo 8 - Compete Chefia de Arquivo: I proceder ao recebimento de autos e documentos judiciais das unidades detentoras dos arquivos correntes judiciais de 1 e 2 Instncias, transferidos da fase corrente para armazenamento, realizando a conferncia do contedo das caixas-arquivo e expedindo termo de recebimento unidades de origem, de acordo com os modelos, formulrios ou outras ferramentas elaborados pela Gerencia Geral do Arquivo; II proceder ao tratamento arquivstico da informao judicial de 1 e 2 Instncia, de acordo com a poltica de gesto documental definida pela gerncia de arquivo do TJAM; III custodiar o acervo judicial de 1 e 2 instncias em fase intermediria; IV controlar o arquivamento e desarquivamento de processos judiciais de 1 e 2 instncias em fase intermediria; V avaliar, selecionar e preparar processos judiciais de 1 e 2 instncias juntamente com a CPAD e documentos a serem recolhidos unidade responsvel pela fase permanente, ou destin-los eliminao. VI prestar atendimento aos Ofcios Judiciais e ao Arquivo Corrente de 1 e 2 instncias; VII cumprir legislao especfica e normas regulamentadoras, inclusive no que diz respeito ao acesso s informaes e ao respectivo sigilo; e VIII desempenhar quaisquer outras atividades inerentes chefia.
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PODER JUDICIRIO TRIBUNAL DE JUSTIA DO ESTADO AMAZONAS RESOLUO N 15/2009 TTULO III DA GESTO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO CAPTULO I DO ACERVO Artigo 9 - O acervo documental do TJAM composto por documentos de arquivos, processos produzidos e recebidos referentes s atividades meio e fim do TJAM. 1 O acervo abrange toda a documentao pertencente aos arquivos correntes, intermedirio e permanente do TJAM. 2 Fazem parte do acervo do TJAM os documentos recebidos e expedidos em qualquer suporte. Artigo 10 - Somente poder ter acesso aos documentos do acervo os servidores do setor e, quando autorizados pela Gerncia Geral de Arquivo os servidores das varas, funcionrios de cartrios e das unidades organizacionais. CAPTULO II DO ACERVO HISTRICO DA JUSTIA ESTADUAL DE 1 e 2 Instncias Artigo 11 - Proceder-se- a eliminao de documentos judiciais e processos findos arquivados nas Unidades Organizacionais, obedecidos os prazos e condies estabelecidos na Tabela de Temporalidade constante da Resoluo n 50 de 21 de fevereiro de 2008. 1 Para os efeitos desta Resoluo, consideram-se documentos judiciais aqueles relativos s atividades judicantes, produzidos ou recebidos nas unidades organizacionais do Tribunal de Justia do Amazonas, que no estejam fisicamente inseridos em autos judiciais, mas encadernados, avulsos ou guardados em pastas, tais como livros de registro de sentenas, livros de registro de acrdos, cpias de alvars, ofcios, mandados, portarias, certides, entre outros. 2 Para os efeitos desta Resoluo, consideram-se como processos findos aqueles j arquivados e que tenham esgotado seu interesse processual. Artigo 12 - Os documentos e processos a que se referem o artigo anterior enquanto no decorridos os prazos fixados na TTD, constante da Resoluo 50, formaro os arquivos intermedirios, onde ficaro devidamente armazenados at a sua efetiva destinao, eliminao ou guarda permanente.

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PODER JUDICIRIO TRIBUNAL DE JUSTIA DO ESTADO AMAZONAS RESOLUO N 15/2009 Artigo 13 - Existindo nos processos a serem eliminados documentos considerados como de valor histrico, sero estes autos recolhidos ao arquivo geral para fins de preservao. Artigo 14 - Para os fins do artigo precedente so considerados histricos, entre outros: I Os autos processuais de natureza cvel ou penal do perodo de 1833 a 1933, ou seja, do incio da criao/instalao do Tribunal no Estado do Amazonas; II Processos que envolvam fatos ou situaes de grande repercusso na sociedade ou no mundo jurdico; III Documentos que possibilitem reconstituir a atuao, estrutura e composio das unidades organizacionais e jurisdicionais da Justia Estadual no Amazonas; IV O Juiz do feito, quando determinar o arquivamento dos autos, poder indic-lo como de interesse histrico segundo o seu entendimento. V Outros autos processuais e documentos, verificados pela CPAD, quando da anlise, os quais sero avaliados, criteriosamente, por um grupo de trabalho multidisciplinar para validar o seu interesse histrico; VI Os autos processuais considerados como de interesse histrico podero ser microfilmados/digitalizados ou armazenados em disco tico ou outro sistema similar, desde que preservados os originais. CAPTULO III DOS PRODUTOS E SERVIOS Artigo 15 - So produtos da Gesto de Documentos de Arquivo do TJAM: I O Cdigo de Classificao de Documentos (CCD); II A Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD); III Os Manuais de Gesto de Documentos de Arquivo a serem elaborados pela Gerncia.

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PODER JUDICIRIO TRIBUNAL DE JUSTIA DO ESTADO AMAZONAS RESOLUO N 15/2009 CAPTULO IV DO ENVIO DOS DOCUMENTOS E AUTOS PROCESSUAIS AO ARQUIVO GERAL Artigo 16 - As Unidades Organizacionais devero encaminhar as caixas-arquivo devidamente identificadas por etiquetas de acordo com os procedimentos determinados pela Gerncia Geral do Arquivo. Paragrafo nico: Os procedimentos a que se refere o artigo anterior proporciona melhores condies de guarda e gerenciamento, facilita o acesso s informaes arquivsticas e uma padronizao geral. TTULO IV DAS DISPOSIES FINAIS CAPTULO I DAS OBRIGAES Artigo 17 - A Gerncia Geral do Arquivo dever ser contactada para qualquer procedimento referente gesto documental no mbito deste poder. CAPTULO II DAS PENALIDADES Artigo 18 - Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social, em conformidade art. 25 da Lei Federal n 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Artigo 19 - As disposies desta resoluo aplicam-se tambm aos documentos arquivsticos eletrnicos, nos termos da lei. CAPTULO III DA APLICAO E ALTERAO Artigo 20 - A aprovao desta Resoluo de competncia do Tribunal Pleno, devendo as alteraes serem processadas pela Diretoria do Frum Ministro Henoch Reis, de acordo com as necessidades e critrios da Gerncia Geral do Arquivo, de forma a compatibilizar as aes do setor com a evoluo das relaes institucionais.

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PODER JUDICIRIO TRIBUNAL DE JUSTIA DO ESTADO AMAZONAS RESOLUO N 15/2009 Artigo 21 - Os casos omisso nesta Resoluo sero resolvidos pela Gerncia Geral do Arquivo do TJAM. Artigo 22 - Esta Resoluo entrar em vigor na data de sua publicao, revogadas as disposies em contrrio. Sala das Sesses do Egrgio Tribunal de Justia do Estado do Amazonas, em Manaus, 08 de dezembro de 2009.

___________________________________________________________ Desembargador DOMINGOS JORGE CHALUB PEREIRA PRESIDENTE

___________________________________________________________ Desembargador DJALMA MARTINS DA COSTA

__________________________________________________________ Desembargadora MARINILDES COSTEIRA DE MENDONA LIMA

__________________________________________________________ Desembargador ARNALDO CAMPELLO CARPINTEIRO PERES

__________________________________________________________ Desembargador JOO DE JESUS ABDALA SIMES

__________________________________________________________ Desembargadora MARIA DAS GRAAS PESSA FIGUEIREDO

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__________________________________________________________ Desembargador ARI JORGE MOUTINHO DA COSTA

___________________________________________________________ Desembargadora MARIA DO PERPTUO SOCORRO GUEDES MOURA

____________________________________________________________ Desembargador YEDO SIMES DE OLIVEIRA

____________________________________________________________ Desembargador FLVIO HUMBERTO PASCARELLI LOPES

____________________________________________________________ Desembargador LUIZ WILSON BARROSO

____________________________________________________________ Desembargador PAULO CESAR CAMINHA E LIMA

____________________________________________________________ Desembargador RAFAEL DE ARAJO ROMANO

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____________________________________________________________ Desembargador ARISTTELES LIMA THURY

____________________________________________________________ Desembargadora ENCARNAO DAS GRAAS SAMPAIO SALGADO

____________________________________________________________ Desembargadora EUZA MARIA NAICE DE VASCONCELLOS

____________________________________________________________ Desembargador JOO MAURO BESSA

____________________________________________________________ Desembargador CLUDIO CSAR RAMALHEIRA ROESSING

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