18- INVENTARIOS Y BALANCES

El libro de Inventarios y Balances es aquel en donde se realizan los Estados Financieros: Balance General, Estado de Resultados; Balance Comparativo; Balanza de Comprobacin; Inventarios, etc. Los tres libros que hemos mencionado: Diario, Mayor, Inventarios y Balances al igual que otros documentos que se utilicen en una empresa, requieren de su autorizacin y verificacin por parte de la Secretara de Hacienda, que es quien regula y controla todo lo referente al pago de impuestos. Asi se lleve la contabilidad de forma manual, los libros tendrn la autorizacin al inico y al final de cada uno de ellos y en cuyo sello se indica: El nombre de la negociacin, nombre de libro, total de hojas y pginas, el nmero de registro y control en hacienda como causante, el lugar y fecha en que se autoriza, las firmas, antefirmas y rbricas de quien autoriza, adems del sello de la oficina de hacienda que autoriza. Si se lleva la contabilidad en otro mtodo, como el computarizado o por tarjetas sueltas, tambin tienen un registro especial de control de cada uno de esos instrumentos o recursos. El Libro de Inventarios y Balances nos permite llevar el registro de los inventarios y de los recuentos de existencias de mercancas tanto al inicio como al final del ejercicio; asi mismo los inventarios de los Activos Fijos; el catlogo de cuentas que se utiliza en la empresa; la Balanza de Comprobacin, El Estado de Resultados o de Prdidas y Ganancias; El Balance General. Tambin en algunos casos se puede incluir la hoja de Trabajo en el mismo libro o de manera separada en una hoja tabular. Los libros de contabilidad NO DEBEN CONTENER errores, correcciones, tachaduras, enmendaduras, alteraciones, manchas, por lo que se debe tener mucho cuidado al pasar en limpio en estos libros la informacin respectiva. En caso de error existen varias formas por medio de los asientos de CONTRAPARTIDA y los registros de CORRECCION en el libro Mayor. Normalmente cuando la contabilidad se lleva a mano, se utilizan dos tipos de color de la tinta: negro y rojo ( en algunos casos azul y rojo ). El color negro o azul se utiliza para los Cargos y saldos deudores mientras que el color rojo para los Abonos y saldos acreedores. El utilizar colores distintos es porque permite a simple vista captar y distinguir cada tipo de operacin para su registro y transferencia, asi como para su anlisis y transferencia.

En caso de que se utilicen equipos como: Las mquinas de registro contable ( que ya estn en desuso) se utilizan cintas de dos colores, puesto que estos equipos son una combinacin de mquina de escribir y calculadora que un mismo mueble de gran tamao, permiten utilizar formatos o tarjetas sueltas que tienen diversos propsitos y facilitaron enormemente el trabajo mecanizado del registro de las operaciones contables, adems que le daban una mejor presentacin y facilidad de interpretacin. En el caso del registro por medio de equipo de cmputo, depender mucho del PROGRAMA que se utilice para su operacin, puesto que hay desde los simples hasta los ms recientes que permiten una calidad y precisin excepcional en todos los registros, e incluso en la interpretacin de muchas operaciones comunes de tipo contable y financiero. Aqu conjuntamente al programa que se utiliza, se toma tambin en cuenta del tipo de IMPRESORA que se dispone, pues las hay de impresin de cinta, de tinta lquida o de inyeccin hasta las ms sofisticadas como lo son de tipo laser.

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