Programa 5S Uma Ao Facilitadora no Processo de Mudanas

SEIRI SEITON SEISO SEIKETSU SHITSUKE

Senso de Seleo Senso de Ordenao Senso de Limpeza Senso de Bem-estar Senso de Disciplina Consciente

Elaborado por: Hildo Vieira Prado Filho

Jul 99
Rev 2

PROGRAMA 5S A. APRESENTAO Este mdulo tem como finalidade, proporcionar a todos participantes uma viso geral do Programa 5S. importante ressaltar que para o sucesso da implantao do Programa 5S na organizao, fundamental o COMPROMETIMENTO de todos os seus integrantes, independente do cargo que ocupam.

B. ONDE SURGIU O PROGRAMA 5S ? O Programa 5S surgiu no Japo, no final da dcada de 60, a partir da constatao de que as fbricas japonesas eram muito sujas. A administrao e os operrios conviviam com essa realidade sem a perceber. A implantao do Programa 5S contribuiu decisivamente para a recuperao dessas fbricas, atravs da melhoria baseada em pequenas aes do dia-a-dia, praticadas de modo persistente. A importncia do programa 5S na implantao da Qualidade Total que ele se torna uma ao rpida, devido s suas caractersticas de fcil aplicao no trabalho, no exigindo grandes investimentos iniciais, alm de ser facilmente assimilado por todos.

C. O QUE O PROGRAMA 5S ? um programa diferente dos demais que voc j conhece, pois no temporrio, com incio, meio e fim, mas sim, uma constante busca pela melhoria das atividades do dia-a-dia, envolvendo todos os integrantes da organizao. Basicamente a determinao de organizar o local de trabalho, mantendo-o arrumado, limpo, em condies padronizadas e com disciplina necessria para a realizao de um bom trabalho. O nome 5S vem de cinco palavras japonesas que foram traduzidas para o nosso idioma como: SEIRI - Senso de Seleo SEITON - Senso de Organizao SEISO - Senso de Limpeza SEIKETSU - Senso de Bem-Estar SHITSUKE - Senso de Disciplina Consciente

D. ENTENDENDO A FILOSOFIA DO 5S Aparentemente simples compreender os 5S e fcil coloc-los em prtica., porm no devemos partir do princpio de que, como seu entendimento simples, no precisamos, realmente, nos dedicarmos um entendimento mais profundo de seus conceitos. O 5S contar com a participao de todos, fator primordial para sua implantao, pois todos tero a oportunidade de opinar, ajudando a introduzir uma gesto participativa. Objetivos mais importantes do Programa 5S: Preveno de acidentes. Melhoria da produtividade. Reduo de custos. Conservao de energia. Melhoria do ambiente de trabalho. Melhoria do moral dos funcionrios. Incentivo a criatividade. Desenvolvimento dos elementos bsicos da Qualidade Total

Ao analisarmos os locais de trabalho com mau desempenho, observaremos que existem uma srie de coisas em comum. Problemas dos locais de trabalho com baixo desempenho: As relaes entre as pessoas so ruins H um grande ndice de faltas Os funcionrios no fornecem sugestes Os gerentes gastam parte do tempo com retrabalho Se observarmos com ateno esses problemas, veremos que normalmente so ocasionados por pequenas coisas que ningum observou. H em todo processo um conjunto de condies bsicas a serem satisfeitas, so pequenas coisas que apesar de poderem ser facilmente solucionadas, so negligenciadas por serem triviais. Este tipo de atitude no afetar de imediato o processo, mas com o correr do tempo tendem a se tornar uma bola de neve e quando o problema aparece todos entram em pnico, tratando dos sintomas sem terem tempo de procurar as causas que o originaram. Devemos buscar as causas desses problemas, atravs da observao do processo, pois se este estiver certo, os bons resultados sero conseqncias naturais.

E. SENSO DE SELEO -SEIRI

1) Conceito Consiste em identificar os itens e materiais necessrios no local de trabalho, eliminando o desnecessrio. Aquilo que voc no usa, tome providncias para que seja doado, trocado, recolhido ao almoxarifado ou descarregado. A seleo deve utilizar o critrio da freqncia de uso: IDENTIFIQUE se usado toda hora se usado todo o dia se usado periodicamente se usado de vez em quando se no desnecessrio 2) Como identificar aquilo que no necessrio Examine os locais onde, normalmente, as coisas desnecessrias se acumulam: Estantes e armrios Cantos e corredores Ao lado de colunas e sob as escadas Paredes e quadros de avisos Partes externas 3) Recomendaes para a seleo Defina os locais de trabalho e os objetivos a serem alcanados. As pessoas precisam saber o que pode ou no ser descartado.

Faa as 6 perguntas bsicas (5W1H): O que ? (What) Quem ? (Who) Como ? (How) Onde? (Where) Quando? (When) Porqu ? (Why) Ensine as pessoas a reconhecerem o que desnecessrio Quantifique e Avalie mantendo sempre um registro de tudo que est sendo descartado, verificando se aquilo que no necessrio pra voc, no ser til para outra pessoa. Evite guardar coisas temporariamente na idia que elas sero teis algum dia. Inspecione os progressos feitos at o momento e d orientaes quanto ao que mais pode ser feito.

4) Benefcios do Senso de Seleo Liberao de espao Melhor controle do material Eliminao do material desnecessrio Reduo do tempo de procura do material Reposio mais rpida do material Realocao dos materiais

F. SENSO DE ORGANIZAO - SEITON 1) Conceito Consiste em colocar cada material no seu devido lugar, de tal forma que no se perca tempo em localiz-lo quando dele necessitar. Aprofunde o conceito utilizado na Seleo. IDENTIFIQUE Se usado toda hora Se usado todo dia Se usado periodicamente Se usado de vez em quando 2) Recomendaes para a ordenao Analise como as pessoas pegam e guardam os objetos e porque consomem tanto tempo. Padronize a nomenclatura dos materiais, para evitar que o mesmo objeto tenha vrio nomes. Todos os materiais devem ter o seu local prprio. Use rtulos de cores vivas ou desenhos sugestivos para facilitar a identificao e a reposio de objetos e documentos em seus locais especficos. Aps usar um documento, material ou equipamento, reponha-o em seu lugar, isto facilitar encontr-lo quando mais tarde precisar dele. 3) Dicas Importantes Utilize o conceito de que um melhor: uma cpia de um documento, em um nico local para guarda de material. Siga as regras, procedimentos e normas. COLOQUE ao alcance das mos em lugar prximo execuo do servio em lugar especfico e de fcil acesso no depsito

4) Benefcios do Senso de Organizao

 Rapidez e facilidade na busca de documentos e objetos, diminuindo o cansao fsico e mental Controle sobre o que cada pessoa precisa ter para desempenhar suas funes Reduo de acidentes Facilidade de comunicao entre os membros da organizao Evita a compra de materiais e componentes desnecessrios. Facilidade do controle de pedidos de compra para a reposio de estoque. Boa apresentao do ambiente de trabalho.

G. SENSO DE LIMPEZA - SEISO 1) Conceito O sentido literal de Seiso retirar sujeira, utilizando-se de vassoura. No Programa 5S o Senso de Limpeza no se limita apenas em retirar o p e sujeira. importante que cada pessoa, aps utilizar determinado material ou equipamento preocupe-se em deix-lo nas melhores condies de uso. 2) Como Limpar? 1a.ETAPA - LIMPEZA GERAL Remova toda a sujeira ou poeira de pisos, paredes, tetos, janelas, prateleiras e armrios utilizados nas atividades dirias. 2 a. ETAPA - LIMPEZA PESSOAL A sua mesa deve estar limpas e em condies de uso. No deixe copinhos de caf ou papel sujo sobre elas. Jogue todo e qualquer lixo no local apropriado. Local limpo no o que se varre e sim o que menos se suja. 3 a. ETAPA - LIMPEZA DETALHADA Limpe detalhadamente os materiais, equipamentos e ferramentas de trabalho, procurando identificar e corrigir as causas da sujeira. 3) Dicas Importantes Aps a utilizao do material, inspecione e verifique se est em perfeita condio de uso. Lembre-se que voc mesmo pode precisar do material e este se encontrar indisponvel. O importante manter o material em condies de uso: no tenha medo, participe as alteraes encontradas. Mais importante que limpar no sujar. Estabelea diariamente o seu horrio de limpeza. Limpeza deve ser vista como sinnimo de inspeo, s inspecionando o seu local de trabalho que voc perceber a necessidade de limp-lo. 4) Benefcios do Senso de Limpeza

 Ambiente de trabalho mais agradvel. Maior controle sobre o estado de conservao dos materiais e equipamentos. Eliminao de desperdcio.

H. SENSO DE BEM-ESTAR - SEIKETSU 1) Conceito a manuteno do "estado de limpeza" obtido com os 3S iniciais e tem como consequncia a melhoria das condies de trabalho fsica e mental das pessoas. 2) Como Praticar? 1a. ETAPA - BEM-ESTAR PESSOAL Cuide do seu bem-estar fsico e mental. Seu local de trabalho reflete a sua personalidade. Procure trabalhar em grupo, respeitando sempre as opinies dos colegas. Evite fofocas, boatos ou brincadeiras de mau gosto. Elas ferem a sensibilidade e o respeito entre as pessoas. "Fale com as pessoas e no das pessoas." Evite "presses"sobre os colegas de trabalho, obtenha a participao das pessoas atravs do dilogo franco e aberto. Cumpra as determinaes da Medicina do Trabalho. Siga as regras de segurana. 2a. ETAPA - BEM-ESTAR DO LOCAL DE TRABALHO Para que o "estado de limpeza" seja mantido, necessrio manter-se atento aos "comos" e "porqus" do aparecimento da sujeira, para isso: -Evite partir do princpio de que tudo est em ordem at acontecer alguma coisa errada; -Identifique claramente os pontos crticos do seu local de trabalho; -Crie "checklist"(lista de verificao) e lembretes visuais para que as anormalidades venham a tona. Mantenha-se concentrado na seleo, organizao e limpeza do seu local de trabalho. 3) Dica Importante s reas de utilizao coletiva, como banheiros, refeitrios, vestirios e alojamentos refletem o grau de cuidado e zelo consigo mesmo e com seu colega de trabalho.

4) Benefcios do Senso de Bem-Estar

Equilbrio fsico e mental Melhoria do ambiente de trabalho e da produtividade Melhoria da convivncia social na organizao Melhoria da imagem da organizao perante o pblico interno e externo Melhoria do nvel de satisfao e motivao de todas as pessoas da organizao

J. SENSO DE DISCIPLINA CONSCIENTE - SHITSUKE 1) Conceito Cumprir "espontaneamente" as normas e procedimentos estabelecidos na organizao. Este Senso prega tambm a melhoria contnua; se est bom pode ficar ainda melhor. 2) Como Praticar? Conhea as normas, rotinas e procedimentos do seu local de trabalho e da organizao. Faa as coisas certas naturalmente. Procure eliminar os maus hbitos. No deixe sua criatividade junto com o carto de ponto. 3) Dicas Importantes Explique s pessoas o porqu delas estarem praticando determinadas tarefas. O elogio e o reconhecimento so formas de incentivo e motivao. Cumprir horrios um dos pontos bsicos do Senso de Disciplina Consciente. 4) Benefcios do Senso de Disciplina Consciente Cumprimento das normas, procedimentos e rotinas de trabalho Constante auto-anlise e busca de aperfeioamento dos funcionrios Melhor relacionamento entre todo o pessoal da organizao Incentivo a capacidade criativa dos funcionrios

K. CONCLUSO Implantar o Programa 5S o passo inicial para que uma organizao seja um Centro de Excelncia pela obteno da Qualidade em todas as suas atividades.

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

1. EXRCITO BRASILEIRO - ESTADO MAIOR DO EXRCITO, Manual Programa 5S, Brasia, 1995. 2. SILVA, Joo Martins da, 5S - O Ambiente da Qualidade, Fundao Cristiano Ottoni, Belo Horizonte, MG, 1994. 3. SILVA, Joo Martins da, 5S para Praticantes, Fundao Cristiano Ottoni, Belo Horizonte, MG, 1994. 4. MLLER, Claus, O Lado Humano da Qualidade, Editora Pioneira, So Paulo, SP, 1992. 5. OSADA, Takashi, House Keeping - 5Ss, Instituto IMAM, So Paulo, SP, 1992.