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IMPLEMENTACION DEL PHVA, EN LA PROBLEMTICA DE DOTACIONES DE NARIO SAS

Presentado Por: Diana Colombia Carrillo Figueroa Camilo Andrs Hidalgo Trujillo

UNIVERSIDAD DE NARIO FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES ADMINISTRACION DE EMPRESAS V SEMESTRE TEORIAS GERENCIALES CONTEMPORANEAS SAN JUAN DE PASTO 2012

IMPLEMENTACION DEL PHVA, EN LA PROBLEMTICA DE DOTACIONES DE NARIO SAS

Presentado Por: Diana Colombia Carrillo Figueroa Camilo Andrs Hidalgo Trujillo

Presentado a: Profesor Rafael Llerena Salazar

UNIVERSIDAD DE NARIO FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES ADMINISTRACION DE EMPRESAS V SEMESTRE TEORIAS GERENCIALES CONTEMPORANEAS SAN JUAN DE PASTO

2012 INTRODUCCIN

En este trabajo se presenta es un anlisis de la empresa DOTACIONES DE NARIO SAS dedicada a la produccin y comercializacin implementos de seguridad industrial y dotacin empresarial, identificando su problemtica principal, y tratando de solucionar la misma, realizar algunas recomendaciones y la implementacin del Circulo de Calidad de Deming.

IDENTIFICACIN DE LA EMPRESA

RAZON SOCIAL DOTACIONES DE NARIO SAS. MISION. DOTACIONES DE NARIO S. A. S. Es una empresa dedicada a la manufactura y comercializacin de dotaciones empresariales e implementos de seguridad industrial. Cumpliendo con las normas que regulan la actividad econmica en cada uno de los procesos. Para lo cual cuenta con un Talento Humano profesional e integral, con gran compromiso y responsabilidad social y ambiental. VISION. La empresa de manufactura y comercializacin de dotaciones empresariales e implementos de seguridad industrial DOTACIONES DE NARIO S.A.S, se consolidar para el ao 2015 como una empresa lder en el mercado del departamento Nario, buscando estabilidad financiera, crecimiento econmico, posicionamiento regional y expansin hacia un mercado nacional. PERFIL DE LA EMPRESA. DOTACIONES DE NARIO SAS, es una empresa que est en el negocio de la seguridad industrial empresarial y su objeto es la produccin y comercializacin de artculos de seguridad industrial y dotacin empresarial.

PRODUCTOS OFRECIDOS POR DOTACIONES DE NARIO SAS:

SEGURIDAD INDUSTRIAL. Proteccin para cabeza (cascos, tafiletes) Protectores visuales (gafas, mono gafa, caretas) Protectores auditivos (tipos copa, tipos tapn) Proteccin respiratoria (respiradores y mascarillas) Proteccin para manos (guantes) Protectores para trabajos de altura (arneses, esligas, pretales) Proteccin para pies (Calzado en cuero y pvc) Proteccin corporal (fajas lumbares) Impermeables Sealizaciones

DOTACIONES EMPRESARIALES Blusas Overoles Delantales Chaquetas Camisetas Sudaderas Chalecos Gorras Sbanas Calzado

SERVICIO DE BORDADO Estampados Velas Jabones Lienzo Madera Plstico Prendas de algodn Polyester Entre otros

ANALISIS E IDENTIFICACION DE LA PROBLEMTICA Tras la previa recoleccin de informacin de la empresa DOTACIONES DE NARIO SAS hemos decidido enfocar nuestro anlisis hacia el rea administrativa pues pensamos, es el rea que presenta mayores dificultades con respecto a las dems y consideramos esta, como la piedra angular del funcionamiento de toda la organizacin. Es importante tener en cuenta que el rea administrativa se encarga de la toma de decisiones; regulando y controlando funciones como las tcnicas que abarcan la produccin y manufactura; las comerciales, de ventas, marketing, las financieras que incluyen las funciones contables; las de seguridad y recursos humanos. Con lo anterior se manifiesta que el rea administrativa no es una entidad aislada, por el contrario, forma parte de una serie de funciones que se encuentran relacionadas entre s; debido a que el desempeo del rol administrativo forma el denominado proceso administrativo, que da lugar a la prevencin, solucin, correccin y ajuste continuo de posibles problemas a lo largo del funcionamiento de la organizacin que pueden generar oportunidades rentables para el negocio, es decir a medida que se va utilizando, los errores del ciclo anterior se van superando y ajustando segn lo que se necesite. Por lo tanto, es de gran importancia resaltar que las funciones del administrador dentro del proceso administrativo guardan una notable interaccin unas con otras, sirviendo de enlace entre el medio ambiente interno con el externo. Con respecto a la informacin bsica se encontr que la empresa DOTACIONES DE NARIO SAS actualmente tiene claramente estructuradas la misin y la visin de la empresa, adems estn exhibidas en la entrada de la misma, el cual es un

lugar visible que permite al personal que labora dentro de la organizacin, al igual que a los clientes, que a diario acuden a ella, observar y conocer el propsito, el ser y querer ser, hacia donde se dirige la empresa. El preciso enfoque de estos dos aspectos vitales hace que los trabajadores desempeen sus funciones con el mayor esfuerzo cada da, lo que les ayudar a cumplir con la visin propuesta para el ao 2015. Por otra parte, la empresa DOTACIONES DE NARIO SAS actualmente no cuenta con Objetivos, Organigrama, Valores y principios corporativos establecidos. Los argumentos presentados se basan en el tamao de la organizacin, el corto perodo de creacin y funcionamiento de la misma, y bsicamente la carencia de tiempo, debido a los muchos requerimientos exigidos a la organizacin por parte del fondo emprender y la atencin a las actividades propias de funcionamiento. No obstante, se manifiesta por parte del gerente y de los empleados de la organizacin, que los aspectos mencionados anteriormente se consideran claramente asumidos por ellos, de ah surge la falta de preocupacin por plasmarlos fsicamente, adems consideran que la carencia de estos no ha impedido el buen desempeo de los empleados y el progreso en general de la organizacin. De la misma manera, los objetivos de mercado no han sido determinados, sin embargo, esto no ha limitado la penetracin en l; pues est definido que el mercado objetivo est conformado por empresas ya establecidas, que requieren productos de seguridad industrial y dotacin empresarial en general; sin dejar de lado los clientes inmediatos que lleguen a la empresa por alguno de los productos ofrecidos en esta. La empresa DOTACIONES DE NARIO SAS posee un reglamento interno de trabajo bien definido; este reglamento contiene las normas que determinan las condiciones a las que deben sujetarse el empleador y los trabajadores en sus relaciones de trabajo, como son las sanciones y faltas, y el procedimiento para formular quejas, aspecto en el cual el empleador expresa su disponibilidad para escuchar a los trabajadores y abrir el escenario propio para hacer efectiva su participacin. As mismo, en este aspecto la empresa tiene claro, que para efectos de realizar las objeciones, la autoridad del trabajo debe tener en cuenta la ley, la constitucin y los convenios relacionados a los derechos de los trabajadores. El ltimo aspecto relacionado con la estructura organizacional de la empresa DOTACIONES DE NARIO SAS, es la falta de presencia de un manual de funciones y procedimientos, para el cual sus propietarios manifiestan que debido a la diversidad de procesos que manejan y sobre todo por su gran diferenciacin,

no es posible que para cada uno de ellos se pueda elaborar un documento de este tipo, pues sera mayor el desorden, en cuanto a la documentacin, que el aporte que tendra para el desarrollo eficiente de los procedimientos. La empresa DOTACIONES DE NARIO se ha distinguido por tener un liderazgo participativo entre todos sus miembros que la conforman; puesto que al ser una microempresa con pocos miembros, la comunicacin fluye horizontal y verticalmente, dando participacin a todos los empleados desde los altos niveles jerrquicos hasta los empleados que realizan los procesos de produccin. El liderazgo lo ejerce cada uno, ya que poseen autonoma en sus decisiones y si algn evento previsto ocurre, cada uno se encuentra capacitado para actuar de manera que contribuya a las soluciones oportunas y eficientes para cada situacin problemtica presentada. Todos los miembros de la organizacin actan con disciplina, respetan las reglas y convenios que gobiernan la empresa generando como resultado un buen liderazgo en todos los niveles. Por lo mencionado anteriormente, utilizan la descentralizacin como proceso bsico de funcionamiento en la organizacin, en la cual se transfieren responsabilidades del lder hacia sus subordinados para que de esta manera puedan tomar decisiones estratgicas y operacionales. La descentralizacin se basa en el principio de autarqua, reforzando el carcter democrtico de la empresa y permitiendo la participacin de todos los miembros del equipo de trabajo. El ambiente fsico y social es muy ameno, mantienen una excelente relacin de apoyo, comunicacin, ayuda mutua y solidaria, trabajo en equipo y sobretodo la responsabilidad y cumplimiento; siendo estas caractersticas importantes e indispensables que distinguen a esta empresa de otras que se desempean en el mismo sector; puesto que para la empresa DOTACIONES DE NARIO el cliente es lo ms importante y la satisfaccin del mismo es lo que ha hecho que se posicione en el mercado. La comunicacin es un aspecto que se debe resaltar ya que en esta empresa est perfectamente estructurada y diseada para que todos los empleados participen activamente en la toma de decisiones, en las mejoras a los diseos, en la creacin de nuevas maneras de satisfacer al cliente, aportando con opiniones que son tomadas en cuenta para solventar los problemas que se presenten da a da y en

cada uno de los procesos de diseo, fabricacin, produccin o entrega de mercanca. La mayor parte de sucesos en la empresa son comunicados al personal con el fin de tener total conocimiento de lo que acontece y puedan de esta manera realizar acciones que faciliten y mejoren el desarrollo y funcionamiento de la misma, es de vital importancia la confianza depositada en cada uno de los miembros ya que es un trabajo en equipo muy bien diseado para cumplir y ofrecer un servicio satisfactorio. Las instalaciones y la infraestructura son ambientes propicios para desarrollar su trabajo, es importante mencionar que la eleccin de estos espacios se realizo mediante estudios basados en variables como suelos, costos, localizacin, entre otros. Adems la organizacin tiene como prioridad mantener en buen estado la maquinaria, herramientas, equipos y las estructuras que posee la empresa, brindando de esta manera la apropiada seguridad a los empleados. Con respecto a la gestin empresarial que ha desarrollado la empresa DOTACIONES DE NARIO SAS, encontramos que la organizacin no posee un plan establecido de capacitacin, pues el personal es muy reducido, sin embargo expresan que las funciones y actividades son cumplidas satisfactoriamente, debido a que el personal cuenta con conocimientos suficientes del rea en la cual se desempean. Por otra parte, la empresa manifiesta que las acciones que desarrollan en la organizacin son de carcter reactivo y no proactivo, es importante en este punto tener en cuenta que las acciones reactivas son actividades que se realizan sin previa planificacin, se reacciona de acuerdo a las circunstancias del momento; por el contrario las acciones proactivas se refieren a la realizacin de las actividades debidamente planificadas, lo anterior se justifica debido a su corto tiempo de creacin y a la actividad principal de la empresa, se manifest por parte del gerente que debido a la naturaleza de las funciones y actividades a desarrollar, estas no permiten que se puedan estandarizar los procesos lo cual impide que las acciones adoptadas sean proactivas. La empresa DOTACIONES DE NARIO SAS ha obtenido hasta el momento un buen desarrollo empresarial a pesar de su corto tiempo de fundacin, esta se ha orientado y enfocado principalmente en aspectos como costos y calidad, ellos sostienen que su factor diferenciador es el cumplimiento, para esto la organizacin ha optado por implementar en su estilo de direccin y en sus procesos calidad y flexibilidad esto ha hecho de la empresa hasta el momento una organizacin con crecimiento ascendente; sin embargo, no podemos dejar de lado que este crecimiento se podra acelerar al incorporar variables indispensables como la

capacitacin, el manejo de proveedores, la motivacin a los empleados, entre otras. Tras la observacin y el anlisis del objeto de estudio, en este caso la empresa DOTACIONES DE NARIO SAS, pudimos corroborar que para esta ha sido de gran importancia fundamentar su creacin y desarrollo en el proceso administrativo; aspectos como funciones, actividades y procesos estn debidamente planeados, organizados, dirigidos y finalmente controlados, haciendo en esta etapa del proceso el adecuado seguimiento, todo lo anterior le ha permitido a la organizacin posicionarse en el mercado y crear una sostenibilidad parcial en el entorno empresarial de la ciudad. Por otra parte, el rea administrativa fomenta la calidad como emblema organizacional, puesto que es considerado el mecanismo ms efectivo para difundir confianza, seguridad, fidelizacin y compromiso total entre los clientes tanto externos como internos; entendido esto como un proceso de mejoramiento continuo en donde todas las reas de la empresa participan activamente en el desarrollo de productos que satisfagan las necesidades del cliente, puesto que el rea administrativa entiende que la calidad de sus productos es el resultado de sus procesos. Sin embargo, en el transcurso de requerimientos del cliente externo se determinara bajo qu condiciones de calidad en cuanto a materiales e insumos se trabajar, puesto que l decide bajo su propio criterio, tomando en cuenta sus necesidades y las opciones de producto ofrecido, cual es el de mayor satisfaccin para l. Como ya se mencion en apartados anteriores, la empresa ofrece al mercado productos de seguridad industrial y dotaciones, por ello, se enfoca en dos segmentos de mercado estratgicos, empresas de trayectoria y clientes inmediatos. Las primeras, son de vital importancia, puesto que son las que generan el mayor cantidad de pedidos, pues dichos productos son requeridos para el desempeo laboral de sus empleados; y han llegado a DOTACIONES DE NARIO SAS pues el rea administrativa dentro de su plan de funcionamiento ha determinado que se debe dirigir gran parte de la publicidad y la fuerza de ventas a la presentacin de DOTACIONES DE NARIO SAS a este mercado, para as atraerlos y fidelizarlos. Y los segundos, son aquellas personas que conocen la empresa y su objeto social, debido a la publicidad realizada en diferentes medios y por qu se cuenta con una amplia gama de productos de exhibicin en las vitrinas de la empresa que se encuentra ubicado en un sector transitable y comercial, donde la fuerza de ventas se encargar de concretar pedidos. Dentro de este aspecto, cabe resaltar que en DOTACIONES DE NARIO se cuenta con servicio

postventa que les sirve para hacer un seguimiento al cliente y con la informacin obtenida poder hacer procesos de retroalimentacin y mejora continua. Otro aspecto relevante dentro de este diagnstico, es determinar la manera como el rea administrativa conoce y maneja la competencia directa que tiene la empresa; segn los datos e informacin obtenida DOTACIONES DE NARIO SAS identifica claramente sus competidores, pues en la ciudad se encuentra gran cantidad de empresas que ofrecen al mercado productos de seguridad industrial o dotacin empresarial; sin embargo, ninguna ofrece estos productos en un solo lugar, ni tampoco cuentan con servicios adicionales como estampados o bordados; esto genera ms facilidad para acoger y satisfacer al cliente en sus necesidades, pues este no deber buscar en varias empresas lo que requieren, ya que en DOTACIONES DE NARIO SAS se cuenta con un amplio portafolio de productos al servicio del cliente. Adems de ello, se aplica un estilo de Benchmarking un tanto ortodoxo pero de gran utilidad al momento de determinar precios al pblico, ya que los trabajadores se encargan de cotizar los productos ofrecidos por DOTACIONES DE NARIO SAS en empresas de la competencia, si bien es cierto la premisa del Benchmarking es comparar e intercambiar informacin de diferentes reas de una empresa de manera concertada para que ambas puedan mejorar y progresar, lo que se evidencia no solo en DOTACIONES DE NARIO sino tambin en la gran mayora de negocios de la ciudad es el espionaje, una de las crticas ms comunes a dicha teora. Otro aspecto importante a resaltar, es que en DOTACIONES DE NARIO se sabe que la flexibilidad en los procesos, la variedad de productos y la calidad en ellos, son el diferenciador que tienen para penetrar con ms fuerza en el mercado y lo aprovechan y dan a conocer permanentemente a su clientela. El rea administrativa en el proceso de contratacin de proveedores ha encontrado varias dificultades, pues en la ciudad, solo se encuentra un proveedor de materia prima e insumos para realizar sus productos, y es el almacn Moderno, as que prcticamente estn supeditados a dicho almacn puesto que an no cuentan con un capital suficiente, que les permita contratar materias e insumos de otras ciudades del pas; sin embargo, no han visto esto como una problemtica de trascendencia mayor, puesto que al ser una empresa que trabaja bajo pedidos, deben hacer solicitud de materias e insumos que realmente necesiten y que cumplan con los requerimientos y cualidades especiales que el cliente haya solicitado, para as dar inicio al proceso de produccin. A pesar de que hasta el momento esto no represente dificultad alguna; a largo plazo ser indispensable contar con una lista de proveedores con los que ya se haya tenido contacto y de la

cual uno sea el suplidor principal, pes si se desean procesos de produccin de calidad es necesario que el suplidor sea confiable, reconocido en la empresa y cumplido; adems, despus de una trayectoria en el sector de la seguridad industrial y dotaciones empresariales, DOTACIONES DE NARIO puede que empiece a trabajar no solo por pedidos a plazos amplios, sino tambin que sean requeridos sus productos con inmediatez y es all donde es an ms imprescindible las relaciones suplidor-empresa. Segn lo expuesto por el gerente, en la empresa no se maneja uno de los procesos contables necesarios en una organizacin formalmente establecida, como lo es la elaboracin de inventarios, debido a que las materias primas necesarias para los procesos de produccin se adquieren a medida que son requeridos, puesto que se trabaja sobre pedidos, claro est la produccin no es estandarizada debido a que los pedidos varan segn el cliente y sus especificaciones previas. En la organizacin la aplicacin de teoras no se efecta conceptualmente, por lo cual, optan por replantear los fundamentos administrativos de acuerdo a las necesidades que surjan en el transcurso del funcionamiento de la empresa. Sin embargo, el proceso administrativo se implementa en todas las reas de la organizacin; la planeacin se efecta con el fin de establecer objetivos claros que dirijan las actividades cotidianas. En cuanto a la organizacin, se realiza segn asignacin de trabajo en la cual todos pueden realizar las funciones bsicas; un aspecto a destacar es la libertad otorgada los empleados en la parte de toma de decisiones puesto que todos conocen muy bien sus asignaciones lo que permite evitar contratiempos, fallas y demoras. En la ejecucin se da una participacin libre en las decisiones de la empresa con el fin de que todos conozcan la situacin que se afronta, sin embargo se limita el flujo de informacin como medida preventiva hacia la competencia; la motivacin no constituye un factor determinante para el desarrollo eficiente de las funciones, no obstante la revisin de resultados es adecuada y por lo tanto los productos cumplen las expectativas del cliente. Con respecto al control, este se basa en los estndares de desempeo enfocado a las acciones habituales, que permiten mantener el proceso en un funcionamiento constante y oportuno. Adems se debe destacar que la empresa no realiza planes a largo plazo debido a que su produccin es inmediata, sin embargo implementan

acciones correctivas retroalimentacin.

que permitan revaluar el proceso y dar una posterior

PLAN DE MEJORAMIENTO - IMPLEMENTACION DEL PHVA Para conceptualizar nuestro anlisis hemos decidido encaminar el plan de mejoramiento hacia el PHVA haciendo nfasis en las situaciones menos favorables para la empresa como lo son la carencia de un plan estratgico que direccione la empresa al xito y la insuficiencia en la gestin de talento humano.

1. PLANEAR Planear consiste en establecer metas para los indicadores de resultado y establecer la forma para alcanzar los objetivos propuestos. De esta manera permite definir desde un punto de vista estratgico cuales son los indicadores prioritarios. Es establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las polticas de la organizacin. Formulacin del problema 1. Que es lo que se ha detectado?

Hemos detectado la carencia de un plan y anlisis estratgico que direccione la empresa y la insuficiencia en la gestin de talento humano. 2. Que efectos negativos trae para la empresa? La carencia de plan estratgico impide esclarecer lo que se pretende conseguir, cmo conseguirlo, las herramientas que sealen los pasos para alcanzar nuestra visin y convertir los proyectos en acciones como tendencias, metas, objetivos, reglas, verificacin y resultados. Por otra parte, la insuficiencia en la gestin de talento humano debilita las relaciones internas de los empleados que influyen en la eficacia de stos y de las organizaciones. 3. Cul es el objetivo que se quiere alcanzar? Mediante el mejoramiento de estas debilidades se pretende crear un ambiente laboral estable y mejor direccionado, con el fin de que tanto los directivos como los empleados puedan implementar procesos de planeacin en sus actividades. Adems se busca establecer planes de actualizacin y capacitacin para todo el personal lo cual permitir el mejoramiento de los procesos, posterior a ello, el establecimiento de polticas y mtodos formales de gestin facilitar la alineacin de los objetivos del personal con los de la organizacin, para as comprometer a las partes en pro del beneficio mutuo.

Causas potenciales Plan estratgico. 1. 2. 3. 4. 5. Corto tiempo de creacin Carencia de tiempo No se ha visto la necesidad de instaurarlo El reducido tamao que posee la empresa Debido a la naturaleza de las funciones y actividades a desarrollar, estas no permiten que se puedan estandarizar los procesos

Gestin de talento humano. 1. Reducido personal 2. Las actividades se realizan satisfactoriamente 3. Se afirma que los conocimientos del personal son suficientes

4. Aun no se cuenta con la suficiente solvencia para remunerar y bonificar el trabajo de los empleados

2. HACER Es implementar procesos para alcanzar los objetivos; es la ejecucin de las tareas exactamente de la forma prevista en el plan y en la recoleccin de datos para la verificacin del proceso. En esta etapa es esencial el entrenamiento en el trabajo resultante de la fase de planeamiento. Hacer es enfocarse en las causas que provocaron la aparicin de la situacin problemtica y la bsqueda de alternativas de solucin. PLAN DE ACCIN PLAN ESTRATGICO.

Es importante resaltar los beneficios que la implementacin de un plan estratgico puede generar a la empresa como lo es, ayudar a que los lderes de una organizacin plasmen la direccin que le quieren dar a la empresa, y cuando este plan es transmitido hacia toda la organizacin, sta generar sinergia en todo el personal para la obtencin de los objetivos. Asimismo, este plan ayuda a que cada trabajador sepa hacia a donde se quiere ir y se comprometa con la consecucin de dicha meta. Nuestra propuesta se basa en dar una breve gua a DOTACIONES DE NARIO, la cual puede ayudar a estructurar su plan estratgico

3. VERIFICACION Verificar es realizar el seguimiento y medir los procesos y los productos contra las polticas, los objetivos y los requisitos del producto e informar sobre los resultados. Una vez pasado un periodo de tiempo previsto, se volver a recopilar datos de control, su anlisis y comparacin con los objetivos y especificaciones inciales, permitir evaluar el mejoramiento. Tomando como base los datos recolectados durante la ejecucin, se compara el resultado obtenido con la meta planificada; mostrando de manera cuantitativa el grado de mejoramiento alcanzado con la implantacin.

Comprobar que lo que hicimos, corresponde a lo planeado El objetivo de la etapa de verificacin es establecer el proceso para la definicin de los mecanismos de seguimiento, medicin y anlisis necesarios para asegurarse de la eficiencia de la operacin, control y verificacin. En primera instancia se debe tener en cuenta la realizacin de acciones correctivas y preventivas a corto plazo y a largo plazo, con el fin de lograr un plan de mejoramiento constante. Para esto se debe hacer nfasis en metodologas de anlisis y solucin de problemas tanto generales como para subprocesos que necesitan constante seguimiento para un ptimo desarrollo y funcionamiento.

CICLO DE MANTENIMIENTO: Si lo que hacemos, si corresponde a lo planeado, es el momento de estabilizar el proceso, es importante definir claramente que hacemos, capacitar a la gente, definir los mtodos, los mecanismos de operacin y control y que sean claramente entendidos por la gente. CICLOS DE CORRECCIN: Lo que se hace cuando lo que estaba previsto, no corresponde a lo planeado. Comprende dos tipos de acciones: la correccin, es decir, corregir el problema en ese instante; y la accin correctiva: hacer para que el problema no vuelva a ocurrir. CICLO DE MEJORAMIENTO: Pasado un cierto tiempo, en mis procesos debo pensar en qu puedo hacer para mejorar lo planeado. Aqu se pueden generar ideas, tratar de buscar datos, el ver un anlisis de la competencia, el ver las potenciales tendencias, y determinar oportunidades de mejora. Esto corresponder a las acciones preventivas, me lleva un anlisis de riesgos, y al mejoramiento continuo. Para realizar esta etapa se pueden implementar actividades como: Auditorias internas Revisin realizada por la direccin Evaluacin de resultados mediante indicadores del proceso, del producto y de la satisfaccin del cliente Al desarrollarse un plan, las variables del proceso (materiales, talento humano, tecnologa, logstica, mtodos y finanzas) deben ser evaluadas permanentemente para evitar un cambio en sus especificaciones. De no hacerse, es probable que al ingresar insumos no especificados los resultados sean productos no solicitados. Es pertinente contar con sistemas de control de carcter mensual para verificar que los procesos implementados estn proporcionando los resultados esperados; de igual manera se debe contar con controles anuales para evaluar el desempeo de la empresa a nivel general y realizar comparaciones para establecer metas de excelencia y calidad.

Con el fin de realizar una verificacin exitosa es necesario integrar dos modelos fundamentales, el Sistema de Gestin de Calidad consistente en realizar el seguimiento, medicin y anlisis de los procesos de acciones correctivas y preventivas; y el Sistema de Control Interno en el cual obtenemos un conjunto de componentes de control que al actuar interrelacionada mente, permiten valorar en forma permanente la efectividad del control interno de la entidad; la eficiencia, eficacia y efectividad delos procesos y actividades; el nivel de ejecucin de los planes y programas, los resultados de la gestin, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la organizacin. Despus de integrar los dos modelos y entender claramente el concepto de verificacin se procede a aplicar las actividades anteriormente mencionadas.

4. ACTUAR Determina el compromiso de la organizacin con el cliente, las acciones son todas aquellas actividades que se realizan despus de hacer una verificacin y que conllevan al mejoramiento, satisfaccin, control, etc. Cosiste en incorporar los ajustes necesarios que se hayan evidenciado en la fase de verificacin, busca resolver problemas en forma continua, los resultados obtenidos sirven de base para lograr efectividad en la solucin de problemas futuros. Corregir desviaciones para que lo alcanzado se mantenga En esta fase se dan a conocer acciones correctivas, para de esta manera eliminar las no conformidades detectadas y tomar acciones encaminadas a mejorar continuamente el desarrollo de los procesos. Se aplican Acciones correctivas, preventivas y planes de mejoramiento como consecuencia de unos informes de auditorias, y posteriormente se debe realizar un anlisis y solucin de problemas a aquellos subprocesos que necesitan un mejoramiento contino para luego incorporarlos, mejorarlos y convertirlos nuevamente en parte del desarrollo y proceso estratgico. Para lograr implementar un plan estratgico adecuado en la empresa DOTACIONES DE NARIO y mejorar su eficacia y eficiencia en todos los procesos es recomendable tener en cuenta que la planeacin estratgica es uno

de los procesos ms valiosos de la empresa. Es parte integral de la alta direccin, y sta debe involucrarse en el proceso, desde la aprobacin del plan hasta el seguimiento por esta razn las acciones pertinentes a seguir debern ser: Estandarizar Cada proceso: establecer objetivos claros, que sean medibles y alcanzables, con sus respectivas actividades y tiempos. El plan estratgico debe ser algo continuo y las empresas deben ser capaces de replantearlo con rapidez de acuerdo al entorno cambiante. Esa flexibilidad les aporta valor, porque les permite ver diferentes alternativas del futuro y elegir sobre cul actuar. La estandarizacin permite obtener la capacidad de reaccin y accin. Distribuir responsabilidades: Delegar funciones es uno de los aspectos ms importantes que la empresa DOTACIONES DE NARIO debe tener, contenida en un manual de funciones, donde cada persona pueda definir sus acciones y contribuir a la ejecucin del plan estratgico. La confianza, seguridad, y total compromiso son indispensables en este aspecto puesto que el deber hacer de cada miembro permitir la coordinacin en todos los procesos y el debido cumplimiento necesario. Conformar el equipo de planeacin estratgica. En los organigramas de la empresa DOTACIONES DE NARIO debe existir una direccin de Planeacin Estratgica directamente del director general o presidente que con total autoridad y poder convocaran e incentivaran al resto de la organizacin que colaborara con ellos con firme compromiso para alcanzar los objetivos. Discutir estratgicamente: No slo hay que recopilar informacin, sino analizarla y deliberar sobre ella, crear espacios para debatir alternativas estratgicas donde los aportes de cada miembro sean tomados en cuenta y que la participacin de todos contribuya a las mejoras continuas. Comunicar la estrategia tanto interna como externamente: Es fundamental resaltar la comunicacin en toda organizacin, DOTACIONES DE NARIO considera que la comunicacin es muy buena ya que al ser una microempresa se facilita las relaciones interpersonales, sin embargo queremos sugerir que la comunicacin fluya tanto vertical como horizontalmente, que todos los miembros que conforman el equipo de trabajo estn al tanto de cada suceso dentro o fuera de la misma, y aporten significa mente en la creacin de soluciones donde todos sean beneficiados tanto la empresa con los correspondientes clientes que son la razn de ser de toda organizacin que ofrece servicios como lo es DOTACIONES DE NARIO.

Se recomienda tener acceso a los medios de comunicacin y hacer uso adecuado de ellos mediante reuniones constantes en diferentes periodos de tiempos que permitirn mayor sinergia y colaboracin entre todos los empleados. Establecer compromisos y responsables. En la insuficiencia de gestin de talento humano se recomienda establecer compromiso y responsabilidad donde la motivacin, participacin, premios y castigos sean tiles para crear un ambiente ameno de trabajo y ayude a los empleados a alcanzar sus metas y resultados. Dar seguimiento continuo a los procesos: monitorear los avances a travs de foros institucionales de seguimiento que deben realizarse de manera peridica, por ejemplo, cada trimestre, con ayuda de herramientas tecnolgicas, que les permitan estandarizar las fuentes de informacin y agilizar sus procesos de seguimiento. La alta direccin es la principal responsable de este seguimiento. Capacitacin Constante: A pesar de ser un equipo de trabajo bastante reducido es indispensable que los esfuerzos estn encaminados a la superacin de ellos y tener miembros de trabajo altamente capacitados que ayuden a mejorar y dar soluciones siendo entes activos, dinmicos, y eficientes. Finalmente, ser necesario Fijar claramente acciones necesarias para alcanzar los objetivos de cada plan, las respectivas responsabilidades, recursos necesarios asignados, plazos y resultados o productos esperados. Cada departamento o funcin de la empresa deber establecer su propio calendario de acciones a realizar en funcin de las acciones previstas en el plan estratgico coordinndolas entre s y con las acciones de los otros departamentos lo que dar lugar a la coordinacin general de la empresa.

CONCLUSIONES Lo que determina la eficacia y eficiencia del PHVA es el compromiso de la empresa con dicho proceso, consigo misma y con aquellas personas que hacen parte de ella, para que el ciclo se lleve a cabo de manera adecuada se debe recurrir a la documentacin y registro de los resultados, avances y progresos de los mtodos llevados a cabo, con el fin de determinar nuevos proyectos que necesiten la aplicacin del ciclo PHVA con el fin de llevar a DOTACIONES DE NARIO hacia la mejora continua.

Podra decirse que la metodologa PHVA no da lugar a fisuras en cuanto su propsito: se define una meta, se siguen diferentes pasos en cada etapa, se llega a cumplirla quitando del camino los obstculos (no conformidades) que se interpongan, ya sean humanos, materiales o financieros. No debe olvidarse que en cada paso habr que realizar acciones tcticas y operativas para seguir adelante con dominio, seguridad, certeza para alcanzar resultados satisfactorios de gran utilidad para la empresa DOTACIONES DE NARIO.

RECOMENDACIONES SUGERIDAS PARA LA EMPRESA DOTACIONES DE NARIO S.A. De acuerdo a las debilidades encontradas las recomendaciones presentadas serian: Recomendamos contar con la presencia de la relacin suplidor empresa, ya que esto facilita el acceso de insumos y de esta manera tener mejor organizado todos los contratos y reducir el tiempo, mas sin embargo como es un empresa que trabaja sobre pedidos el suplidor ser de gran ayuda puesto que estar a total disposicin de la empresa para cumplir a tiempo con los requerimientos necesitados. Debern existir sistemas de motivacin y remuneracin, los de motivacin permitirn mantener a los empleados satisfechos con sus deberes y cumplirlos con el mejor empeo posible y los de remuneracin sern impulsos para mejorar continuamente y reconocer el mejor desempeo dentro de la microempresa. Contar con la existencia de un plan y anlisis estratgico que direccione la empresa hacia al xito y permita aclarar todo lo que se pretenda alcanzar y los procesos a seguir para ser logrados y convertir todos los proyectos en acciones que satisfagan a todos los clientes de la empresa DOTACIONES DE NARIO S.A. Consideramos importante implementar los planes de capacitacin y actualizacin constantes que mejoren continuamente el rendimiento y la calidad de la mano de obra y de los procesos dentro y fuera de la organizacin. Existencia de un manual de funciones que permitan diferenciar las responsabilidades de cada trabajador y mejorar el desempeo en todos los procesos.