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Facultad de Economa Maestra en Gestin de Informacin Proyecto de Investigacin del Propedutico Metodologa de la Investigacin.

14/04/2010

Diseo del Sistema de Informacin Documental de la Biblioteca del Instituto de Farmacia y Alimentos (IFAL) de la Universidad de La Habana.

Autor: Lic. Adaima Gonzlez Gonzlez Tutor: Dra. Brbara Susana Snchez Vignau

Afiliacin: Instituto de Farmacia y Alimentos de la Universidad de la Habana.

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14/04/2010

Resumen Se examinan aspectos tericos metodolgicos en torno a los Sistemas de Informacin Documental (SID), as como las metodologas y herramientas para su diseo. Se describe la situacin actual de la Biblioteca del Instituto de Farmacia y Alimentos (IFAL) de la Universidad de La Habana, repasando sus principales caractersticas, recursos humanos, financieros y tecnolgicos, adems de analizarse el comportamiento de los flujos de informacin. Se realiza un anlisis de las colecciones documentales que posee la institucin y se exponen resultados del inventario de necesidades de informacin realizado a usuarios del centro. Por ltimo se propone el diseo del sistema de informacin documental indicndose los requerimientos necesarios para el mismo, los procesos de informacin a desarrollar con el apoyo de las nuevas tecnologas de informacin y comunicacin (NTIC) tomndose en cuenta aspectos detectados en el diagnstico.

Palabras Clave: sistema de informacin documental, fondo documental, necesidades de informacin, flujos de informacin, tecnologas de informacin.

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Tabla de Contenidos Antecedentes: ....................................................................................................................................... 4 Justificacin de la Investigacin: .................................................................................................... 5 Situacin Problmica:......................................................................................................................... 6 Pregunta de Investigacin: ............................................................................................................... 6 Hiptesis: ............................................................................................................................................... 6 Poblacin y Muestra: ...................................................................................................................... 6 Objetivo General: ................................................................................................................................. 6 Objetivos Especficos: .................................................................................................................... 6 Mtodos y Tcnicas: ....................................................................................................................... 7 Resultados Esperados: ...................................................................................................................... 8 Bibliografa Citada: .............................................................................................................................. 9 Bibliografa Consultada: .................................................................................................................... 9

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14/04/2010

Antecedentes: En las entidades, la informacin manejada juega un papel fundamental en la toma de decisiones, por lo que se requiere el control y dominio de toda la informacin que genera la organizacin hacia el interior y exterior de ella. Cuando se comprende el valor potencial que tiene la informacin, cuando se percibe que es un recurso vital para el buen desempeo y funcionamiento del sistema, cuando existe la capacidad de identificar la informacin pertinente que define el buen accionar, se podr alcanzar mayores beneficios y resultados puesto que se tendr siempre la informacin certera para aportar conocimiento que incidir luego en la toma de decisiones. Surge de ah, la necesidad de contar con un sistema de informacin capaz de facilitar este bienestar. Hoy ms que nunca, las Tecnologas de Informacin y las Comunicaciones (TIC), facilitan que el diseo de los sistemas pueda tener en cuenta los niveles de informacin, as como los procesos de transmisin e intercambio. El poder del conocimiento, obliga a desarrollar sistemas eficientes y eficaces de gestin de informacin, como un pilar fundamental para lograr una buena gestin del conocimiento. En la actualidad existen diversas herramientas que facilitan este proceso, ejemplo de ellas son los Sistemas de Informacin (SI), los cuales garantizan una mejor gestin de la informacin. Sin embargo, no existe una clara identificacin del papel de la informacin y el conocimiento en las entidades como materia prima para llevar a cabo el proceso de toma de decisiones. Esta debilidad subyace, por no estar bien identificados los procesos informacionales y los flujos que lo determinan, en tal sentido se hace cada vez ms necesario el conformar una propuesta que gue a las organizaciones en su funcionamiento. Sobre SID y para la toma de decisiones se ha abordado en diversas investigaciones, como ejemplo: Propuesta de procedimiento regulatorio del Sistema de Informacin para la Toma de Desiciones en la empresa Diseo Ciudad Habana Trabajo de Diploma defendido ante el Tribunal de Bibliotecologa y Ciencia de la informacin de la Facultad de Comunicacin, en el 2008 por Anay Jimnez Rivas. El cual propone el Procedimiento Regulatorio del Sistema de Informacin para la Toma de Decisiones de los directivos de la empresa Diseo Ciudad de La Habana. Para ello, realiza un estudio terico conceptual que refleja la importancia de la informacin, el conocimiento y los sistemas de informacin en el proceso de toma de decisiones. Caracteriza la situacin actual del Sistema de Informacin para la Toma de Decisiones en la empresa Diseo Ciudad de la Habana a nivel de direccin, y los rganos de direccin colectiva como espacios de conocimiento, donde se realiza dicho proceso. Diseo del Sistema de Informacin Documental de la Formacin Ludwig de Cuba Trabajo de Diploma defendido ante el Tribunal de Bibliotecologa y Ciencia de la informacin de la Facultad de Comunicacin, en el 2007 por Yanay Valds Lpez, aborda el diseo del sistema de informacin documental de la Fundacin Ludwig de Cuba analiza aspectos tericos-metodolgicos relacionados con los sistemas de informacin documentales, caracteriza los fondos documentales de la fundacin y determina las caractersticas de los componentes informacionales del sistema y sus interrelaciones. Propuesta del Sistema de Gestin de Informacin de la consultara de negocios Avante Trabajo de Diploma defendido ante el Tribunal de Bibliotecologa y Ciencia de la informacin de la Facultad de Comunicacin, en el 2006 por Daysell Larrazabal y Delis R. Pardo. Se disea e implementa el sistema de gestin de informacin de la consultora Avante, para ello analiza aspectos tericos-conceptuales relacionados con las variables que influyen en el sistema de informacin, caracteriza la estructura organizacional y funcional de la entidad, efecta un estudio de factibilidad, identifica las necesidades de informacin del personal y los flujos de informacin y disea la Intranet Corporativa como una herramienta para la gestin de informacin. 4

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Un modelo para la gestin de informacin en las administraciones locales en la Ciudad de la Habana Tesis Doctoral defendida ante el Tribunal de Bibliotecologa y Ciencia de la informacin de la Facultad de Comunicacin, en el 2001 por Brbara Susana Snchez. En la cual se abordan temas como la relacin existente entre Gestin de Informacin y Administracin Pblica, a travs de la presentacin de enfoques y tendencias en las condiciones de desarrollo actual, el tratamiento de la informacin en dado por la entidad para el cumplimiento de sus funciones y objetivos de trabajo, los flujos de informacin, el estado de los procesos tecnolgicos y humanos que participan en el tratamiento de la informacin, las dimensiones para el manejo de la informacin en el modelo conceptual de gestin de la informacin en las organizaciones de la Administracin pblica Municipal en Ciudad de La Habana. Universidad de la Habana. Facultad Comunicacin. Bibliotecologa y Ciencias de la Informacin; 2001. El tema es abordado sobre todo a nivel de empresas, entidades corporativas y administraciones; pero en el escenario de los centros de estudios e investigaciones cubanos y especficamente en bibliotecas, centros de informacin, se ha tratado poco, por lo que la presente investigacin se enmarca en un centro de este tipo. Justificacin de la Investigacin: los sistemas para el procesamiento de informacin de nuestro mundo contemporneo nadan en una sopa extraordinariamente rica de informacin. En un mundo de este tipo, el recurso escaso no es la informacin es la capacidad de procesamiento para atender la informacin (1) Existen hoy da organizaciones que no han visualizado e interiorizado la necesidad de contar con un SI capaz de seleccionar, almacenar, organizar, representar y diseminar la informacin generada y atesorada en ellas. Otras que lo visualizan y viven con la expectativa de que ocurra un cambio en s; pero se mantienen atadas a la esperanza y dejan escapar las acciones en busca de las transformaciones, sin entrar en debate con las que priorizan todo y luego si queda con qu, con quin, con cunto se involucran en el desarrollo del SID, sin dar mayor importancia al tratamiento del tema. Cabe entonces preguntarse si puede una entidad funcionar sin el buen manejo de la informacin. Notorio es para quien conoce el tema la necesidad de contar con un SI coherente que sea capaz de tratar los recursos informativos que se poseen y den sentido a sus colecciones documentales. Este a la vez debe ser capaz de apoyar el cumplimiento de los objetivos de la institucin; tributando de esta manera a un correcto acceso a la informacin para satisfacer sus ms elementales necesidades de informacin. Es el propsito de la presente investigacin mostrar el valuarte que tiene el funcionamiento del SID, la vital necesidad de contar con un SI capaz de seleccionar, almacenar, organizar, representar y diseminar la informacin generada y atesorada en la Biblioteca del IFAL. Analizar con detenimiento los aspectos tericos-metodolgicos para el diseo de los SI. Conocer la situacin del centro, el estado de sus fondos documentales, el comportamiento de los flujos de informacin, los componentes informacionales (entidad/procesos) del sistema y sus interrelaciones, dgase entre otros, los recursos humanos, tecnolgicos, contenidos a tener en cuenta para lograr su funcionamiento. Aporta una visin ms significativa al papel de la institucin bibliotecaria insertada dentro de un centro de enseanza e investigacin y por ende al papel del profesional de la informacin, ente activo y revitalizador por las dismiles funciones y actividades a desempear tanto hacia el interior como el exterior del sistema.

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Situacin Problmica: Al analizar la situacin de la Biblioteca del IFAL con respecto al manejo y control de la informacin se detect la carencia de un sistema estructurado capaz de encauzar y conferirle orden a la correcta administracin de un recurso intangible tan importante para las organizaciones como es la informacin. En el IFAL existen dos bibliotecas con una larga experiencia en la labor bibliotecaria a pesar de no contar en todos los casos con personal especializado en el rea lo cual va en detrimento de la calidad del trabajo. Estas no funcionan como un sistema nico e integrado. Adems no existen estructuras y entes bien preparados para enfrentar aristas del trabajo informacional por ejemplo la gestin documental y la gestin de informacin. Con esto se ve incompleto el concepto de sistema que funciona como un todo interconectado, donde cada entidad de informacin ya sea biblioteca, archivo o centro de informacin laboran en una misma direccin y responden a objetivos comunes. Se precisa una estructura sistmica bien engranada que le confiera organizacin a la labor que se est realizando, sentando las bases para el trabajo futuro. Tal situacin puede verse representada por la siguiente pregunta de investigacin. Pregunta de Investigacin: Qu caractersticas debe tener el SID de la Biblioteca del IFAL para facilitar el acceso a la informacin que necesitan los usuarios del instituto? Hiptesis: Un SI estructurado, as como la disponibilidad de tecnologas de informacin y comunicacin adecuadas, y de recursos humanos capacitados, determinan la eficiencia y eficacia de la gestin de informacin en la Biblioteca del IFAL. Poblacin y Muestra: Para la presente investigacin se tomar como poblacin el Instituto de Farmacia y Alimentos (IFAL) de la Universidad de La Habana. Con el fin de conocer datos precisos del instituto se aplicar una encuesta en su modalidad oral (entrevista) a miembros del consejo de direccin del IFAL (Decano, Vicedecano Docente, Vicedecano de Investigacin y Postgrado, Jefes de Departamentos). Para conocer aspectos esenciales de la coleccin documental se aplicar una entrevista a tcnicos en Bibliotecologa. Para inventariar las necesidades de informacin se aplicar una encuesta en su modalidad escrita (cuestionario) a una muestra intencional de 150 personas, usuarios reales del instituto dgase, estudiantes, profesores, investigadores, trabajadores, administrativos. Objetivo General: Disear el Sistema de Informacin Documental de la Biblioteca del IFAL. Objetivos Especficos: (tareas trazadas para el desarrollo de cada objetivo) 1. Examinar aspectos tericos-metodolgicos relacionados con los SID. 1.1. Bsqueda de bibliogrfica y anlisis documental para abordar los aspectos tericosmetodolgicos relacionados con los SID. 1.2. Definir SI. 1.3. Describir el estado de arte de los SI. 1.4. Exponer la importancia de los SI. 6

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1.5. Analizar metodologas para SI. 1.6. Mostrar la metodologa a utilizar. 2. Caracterizar el IFAL y la situacin actual de la biblioteca. 2.1 Encuesta en su modalidad oral (entrevista): con el fin de conocer datos precisos del instituto. 2.2 Identificar los usuarios. 2.3 Encuesta en su modalidad escrita (cuestionario): para inventariar las necesidades de informacin para garantizar un adecuado diseo del sistema de informacin. 2.4 Describir el fondo documental de la biblioteca del IFAL. 2.5 Describir los recursos. 2.6 Describir los servicios. 3. Diagnosticar el comportamiento de los flujos de informacin. 3.1 Identificar y describir los datos que se mueven a travs del sistema. 3.2 Identificar los procesos que se llevan a cabo, por qu se introducen los datos o retiran, la transformacin de datos. 3.3 Verificar que los de flujos ocurran de lo general a lo particular. 3.4 Verificar que muestren las caractersticas lgicas de las aplicaciones. 3.5 Diagramar los movimientos de datos, sus transformaciones, como se establece la comunicacin entre procesos, almacenes y entidades externas. 4. Determinar las caractersticas de los componentes informacionales del sistema y sus interrelaciones. 4.1 Definir que informacin debe tributar al SI. 4.2 Consultar a expertos para determinar materias a incluir en el inventario de necesidades. 4.3 Establecer los formatos de presentacin de la informacin (salidas del sistema). 4.4 Definir las tecnologas que deber utilizar el SI. 4.5 Caracterizar al personal que interacta con el sistema. 5. Proponer el SID para la Biblioteca del IFAL. Mtodos y Tcnicas: Bsqueda bibliogrfica: para encontrar bibliografa respecto al tema. Anlisis documental clsico: estudio, anlisis y valoracin de la bibliografa encontrada para extraer la informacin necesaria, pertinente relacionada con la temtica a investigar. Encuesta en su modalidad oral (entrevista): con el fin de conocer datos precisos del instituto. Encuesta en su modalidad escrita (cuestionario): para inventariar las necesidades de informacin. Consulta a expertos: dirigida a determinar materias a incluir en el inventario de necesidades. Metodologa: El estudio de metodologas para desarrollar SI para determinar la metodologa a utilizar para el diseo del SID en el IFAL.

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Resultados Esperados: El Diseo del Sistema de Informacin Documental para la Biblioteca del IFAL permitir: Identificar los recursos de informacin existentes en el fondo de la entidad. Incrementar los acervos sin demanda de espacio fsico para el almacenamiento de los recursos y la prestacin de servicio a los usuarios. Crear servicios de informacin capaces de satisfacer las necesidades informativas de sus usuarios. Brindar acceso a la informacin que acapara a travs de herramientas de la bsqueda y recuperacin. Dar un correcto tratamiento para la conservacin del acervo con que cuenta.

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Bibliografa Citada: 1. Choo W. La organizacin inteligente: el empleo de la informacin para dar significado, crear conocimiento y tomar decisiones. Mxico D.F: Oxford Mxico; 1999. p. 16.

Bibliografa Consultada: Anlisis y Diseo Estructurado. [en lnea] Disponible http://www.inf.udec.cl/~mvaras/estprog/cap3.html#3.4. [Consultado 7 de abril de 2010]

en:

Angs J. Necesidad de una metodologa que optimice la gestin documental: estudio de un caso prctico. [en lnea] Disponible en: http://www.ciepi.org/fesabid98/Comunicaciones/jm_angos.htm [Consultado 7 de abril 2010] Guerrero L. Seleccin de lecturas sobre fondos de informacin. La Habana, Cuba. Editorial Flix Varela; 2004. 239p. Jimnez A. Propuesta de procedimiento regulatorio del Sistema de Informacin para la Toma de Decisiones en la empresa Diseo Ciudad Habana. [Tesis]. Universidad de la Habana. Facultad Comunicacin. Bibliotecologa y Ciencia de la Informacin; 2008. Larrazabal D., Pardo D. Propuesta del Sistema de Gestin de Informacin de la consultora de negocios Avante. [Tesis]. Universidad de la Habana. Facultad Comunicacin. Bibliotecologa y Ciencia de la Informacin; 2006. Lpez J. El desarrollo de los Sistemas de Informacin y documentacin. Cuadernos E.U.B.D. Complutense. 1991: 1 (2) p: 29-31. Moreiro J. Los sistemas de informacin documental: consideraciones sobre sus caractersticas, concepto y funciones. Las Palmas de Gran Canaria: Boletn Millares Carlos, n.14. Centro Asociado UNED. 1995. Snchez B. Un modelo para la gestin de informacin en las administraciones locales en la Ciudad de la Habana. [Tesis Doctoral]. Universidad de la Habana. Facultad Comunicacin. Bibliotecologa y Ciencias de la informacin; 2001. Valds Y. Diseo del Sistema de Informacin Documental de la Fundacin Ludwig de Cuba. [Tesis] Universidad de la Habana. Facultad Comunicacin. Bibliotecologa y Ciencia de la Informacin; 2007.