Contabilidad

Dentro de la implementacion del OpenErp realizada al cliente, se incluye la carga del Catalogo Contable con el que opera la empresa, A continuacion se explica como dar de alta una cuenta contable en el sistema. Tipos de Cuentas

Nombre tipo cuenta: Como se llamara este tipo de cuenta Codigo: Codigo como tambien se reconoce a este tipo de cuenta Secuencia: Proporciona el orden de secuencia al mostrar una lista de tipos de cuentas Signo en informes: Signo del saldo que aparece en los informes Metodo cierre: Determina como sera tratada la cuenta y sus asientos al cierre de los libros al final del ao. 4 Metodos son disponibles:

Balance: Un asiento es generado para el saldo de la cuenta y es transportado atraves del ao nuevo(generalmente usada para cuentas bancarias) Ninguno: Los asientos Contables no son tranferidos atraves del nuevo ao financiero (generalmente para clases 6 y 7) A Detalle: Todos los asientos se mantienen para el nuevo ao fiscal No conciliado: Solamente asientos no conciliados son transportados al nuevo ao fiscal(generalmente usada para terceras cuentas).

Cuenta de la empresa:

Listado de Cuentas
Nuestro Catalogo Contable o Plan Contable puede ser visualizado desde el Menu Gestion financiera Configuracin Cuentas generales Plan Contable. Sin embargo cuando se desee editar o crear una cuenta contable al menu que accedemos sera el de Listado de Cuentas.

Al dar clic en listado de cuentas nos desplegara la siguiente pestaa, en la que podemos ver a detalle la cuenta que deseemos dando doble clic a esta, si se desea crear una nueva cuenta damos clic a Nuevo

Formulario de una Cuenta Contable

Nombre: Como se llamara la cuenta contable Codigo: Padre: En el caso de que esta cuenta forme parte de otra cuenta Compaia: Empresa a la que se le esta creando lo cuenta contable Tipo de Cuenta:

Moneda secundaria: Fuerza a que todos los movimientos de esta cuenta se realizen con esta moneda Tasa de divisas de Salida: Aqui se seleccionara el tipo de cambio con el que se calculara las transacciones salientes. Conciliar: Se marca esta casilla si se desea permitir al usuario conciliar asientos de esta cuenta Activo: Permite desactivar una cuenta. Al hacerlo dejar de estar visible en el plan contable, pero podr reactivarse ms tarde. El sistema por defecto no nos permitir desactivar una cuenta con movimientos contables. Mostrar Historial: Marque esta casilla si quiere imprimir todos los asientos al imprimir el Diario de Mayor General, de lo contrario solo imprimira su balance general. Tipo interno:

Impuestos por Defecto:

Hijos Consolidados:

Diarios Financieros Todos los asientos contables deben aparecer en un diario contable(libros que recogen los asientos y/o apuntes individuales con caractersticas comunes). Hay que crear como mnimo un Diario de Ventas paras las facturas de clientes, un Diario de Compras para las facturas de proveedor y un Diario de Efectivo para efectivo y transacciones bancarias. Configurando un Diario Para ver, editar o crear nuevos diarios accedemos al menu de Finanzas Configuracion Diarios Financieros.

Nombre del diario: Codigo: Tipo: Diario Reintegro:

Vista: Indica los campos que deben ser visibles y requeridos para entrar datos contables en que diario. La vista determina ambos el orden de los campos y las propiedades de cada campo. Por ejemplo el campo Numero de cuenta debe aparecer cuando ingresamos datos en el diario Bancario pero no en otros Diarios. Antes de crear una nueva vista para un diario verifica que estos no tienen nada similar ya definido por otro diario. Debes solamente crear una nueva vista para nuevos tipos de Diarios. Moneda: La moneda en que estaran los asientos Diario Analitico: Secuencia del Asiento: Invoice Sequence: Cuenta Debe por Defecto: Cuenta Haber por defecto: Usuario: Usuario responsable de este diario Homologo Centralizado: Si un diario est centralizado todos los apuntes en l realizados (en sus distintas fechas) son saldados mediante un nico apunte, en la ultima fecha del perodo correspondiente en la cuenta especificada por defecto en el debe o en el haber. Agrupar lineas de factura: Si esta casilla es marcada, el sistema intentara agrupar las lineas contable cuando se hayan generado estas desde facturas. Permitir Cancelacion de asientos: Si esta casilla no est marcada el sistema no permitira borrar o cancelar asientos, sino que obligar a la realizacin de contraasientos para la correccin de los posibles errores. Omitir el estado Borrador: Marque esta casilla si no busca nuevos movimientos de cuentas para pasar a traves del estado 'Borrador' y en su lugar va directamente al estado de fijado sin ninguna validacion manual. Cuenta Ganancia Cambiaria: Usado como cuenta de ajuste cuando la fluctuacion resulta en ganancia Cuenta Perdida Cambiaria: Usado como cuenta de ajuste cuando la fluctuacion resulta en perdida Tolerancia en Conciliacion: Tolerancia en pagos

Controles de Asiento

En Openerp se pueden llevar a cabo controles sobre los Diarios en base a: Controles sobre las cuentas y Tipos de Cuentas En esta pestaa de Controles de asiento se nos permite establecer un listado de cuentas o tipos de cuenta que se permitiran para utilizar en un Diario especifico. Si no se ingresa ninguna cuenta, Openerp no aplica ningn control sobre los asientos contables. Mientras que si se hace un listado de las cuentas que se pueden utilizar en el libro diario, Openerp no permitira introducir ningn asiento cuya cuenta no est en el anterior listado.Esta verificacin se efectuar al guardar el asiento.

Periodos y Ejercicios Fiscales

Un Ejercicio Fiscal corresponde a 12 meses para una compaia. En muchos paises, el ejercicio fiscal corresponde para un calendario anual. Ese no es el caso en otros. El Ejercicio Fiscal es dividido mensualmente o trimestralmente en periodos contables . La Administracion del Ejercicio fiscal por parte de OpenErp es lo suficientemente flexible para que pueda trabajar en varios aos al mismo tiempo. Esto ofrece varias ventajas, tales como crear presupuestos a tres aos, y declaraciones transzonales de varios aos. Definiendo un Ejercicio Fiscal Periodos Contables Para Definir un Ejercicio Fiscal accedemos a Menu Finanzas ---> Configuracion ---> Contabilidad Financiera ---> Periodos ---> Ejercicio Fiscal.

Ejercicio Fiscal: Ao que corresponde al ejercicio Fiscal Codigo: Codigo con el que se reconoce al Ejercicio Fecha Inicial: Fecha en la que inicia nuestro Ejercicio Fiscal Fecha Final: Fecha en que concluye nuestro Ejercicio Fiscal Diario Asientos Cierre del Ejercicio:

Periodos
En el momento que estamos creando nuestro ejercicio Fiscal podemos tambien crear los periodos que lo conformaran, para hacer esto solo debemos dar clic a la opcion que corresponda a nuestra manera de dividir el ejercicio Fiscal (Periodos Mensuales o Trimestrales). Al hacer esto se crearan automaticamente los periodos. Tambien se puede dar de alta un periodo manualmente, cambiar el nombre, o cerrarlo ingresando a Menu ---> Finanzas ---> Configuracion ---> Contabilidad Financiera ---> Periodos ---> Periodos. Al ingresar a periodos, demos doble clic sobre un periodo para ver de que informacin se compone.

Como podemos ver el periodo se encuentra en un estado Borrador, lo cual significa que puede ser editado, esto tambien nos indica que todavia es permitido registrar movimientos en este periodo, si ya hemos concluido con este periodo en nuestro ejercicio fiscal es muy importante cerrarlo. Para Cerrar el periodo basta con dar clic a la opcion de Cerrar un Periodo, la cual se encuentra situada en la parte derecha de este menu, al dar clic a esta opcion nos desplegara una ventana con el siguiente mensaje en el cual marcaremos la casilla mostrada y daremos clic a cerrar periodo.

Cuentas Analiticas
La contabilidad analtica es una rama de la contabilidad general que analiza cmo se distribuyen los costes. Cuando con la contabilidad financiera no se alcanzan los resultados ni las mediciones deseadas, Openerp nos permite completar nuestro anlisis econmico financiero a travs de la Contabilidad Analtica, ya que la libertad de clasificacin y estructura permitida con la Contabilidad Analtica no tiene lmites. En Openerp las cuentas analticas estn vinculadas con las cuentas generales pero se tratan de manera totalmente independiente. Las ventajas de esto son mltiples: 1. Evitar explosin en el nmero de cuentas generales. 2. Se puede modificar un plan analtico durante el curso de su actividad gracias a su independencia. 3. Se pueden administrar simultneamente mltiples operaciones. 4. An aquellas empresas que no usan las cuentas generales del Open ERP pueden usar las cuentas analiticas para administracion A diferencia de las cuentas generales, las cuentas analticas en Open ERP no son tanto un instrumento de la contabilidad, son Cuentas como un instrumento de administracin para cada uno en la empresa. (Es por eso que tambin se les llaman cuentas de administracin.)

Las Cuentas Analticas conforman una herramienta poderosa que puede utilizarse en diferentes formas.La clave est en crear la estructura analtica para un plan de cuentas ajustado a las necesidades de cada empresa. Los principales usuarios de cuentas analticas deben ser los directores, directores generales y jefes de proyecto. Como crear una Cuenta Analitica Lo primero que hay que hacer es acceder al Menu Finanzas Configuracin Contabilidad Analtica Cuentas analticas Nueva Cuenta Analitica. Haciendo click en Nueva cuenta Analtica nos aparece el grfico siguiente:

Nombre de Cuenta: Nombre con el que se identificara la cuenta Cdigo cuenta: Atajo para seleccionar la cuenta definida. Cuenta analtica padre: En el caso de que la cuenta se asocie a otra de nivel superior. Compaia: Empresa para la que es realizada la cuenta Analitica Tipo de Cuenta: Normal o vista, en funcin de lo que queramos, es decir, si es vista, no permite crear entradas analticas, y este tipo de cuentas nos servir para crear una estructura de cuentas en donde se irn agregando los subtotales.

Datos de la Cuenta
Empresa Asociada: Si por ejemplo la cuenta analtica pertenece a un proyecto facturable a cliente, aqu podemos seleccionar el cliente en cuestin. Fecha Inicial y Final: A la cuenta tambin podremos darle un periodo de vigencia (opcin interesante si sabemos que esta cuenta est asociada por ejemplo a un cliente que va a estar activo slo durante 31 das). Cantidad mxima: Campo que se utilizar si nos interesa especificar el lmite mximo del presupuesto (ya sean horas, o importes econmicos)

En el captulo de administracin se detalla la gestin experta de los grupos de usuarios. Establecimiento de vistas de diario Openerp permite indicar que campos y en que orden deseamos abrir un diario concreto. Por defecto Openerp trae dos modos de vista: el journal view para casi todos los diarios y el cash journal view para los diarios de tesorer a Es posible crear nuevas vistas o modificar las anteriores. Como ejemplo vamos a modificar la vista del diario de tesorera. Para ello abrimos un diario y pulamos el botn que aparece en el grfico como abrir este recurso. Justo como en las cuentas generales, los diarios puede ser desactivados para hacerse invisibles: Desmarcando la casilla de Activo para esto. Usted tiene a asociar una vista con cada diario. La Vista de Diario indica los campos que deben ser visibles y requeridos para entrar datos contables en que diario. La vista determina ambos el orden de los campos y las propiedades de cada campo. Por ejemplo el campo Numero de cuenta debe aparecer cuando ingresamos datos en el diario Bancario pero no en otros Diarios. Antes de crear una nueva vista para un diario verifica que estos no tienen nada similar ya definido por otro diario. Debes solamente crear una nueva vista para nuevos tipos de Diarios.