GESTO DE DOCUMENTOS EM ARQUIVOS UNIVERSITRIOS: ESTUDO DE CASO NO ARQUIVO CENTRAL DA FAED-UDESC Cssia Seffrin Eliandra Campo Marilia Beatriz

de Castro Schenkel Silvia Regina Bento da Silva

Acadmicas do Curso de Biblioteconomia Habilitao em Gesto da Informao. Universidade do Estado de Santa Catarina UDESC

Maria Lourdes Blatt Ohira

Mestre em Sistemas de Informao pela Pontifcia Universidade Catlica de Campinas. Professora do Curso de Biblioteconomia da UDESC. e-mail: f2mlbh@udesc.br

Resumo Destaca a importncia dos Arquivos Universitrios como meio de acesso informao em domnios administrativos, histricos e cientficos nas instituies de ensino superior pblicas e ou privadas. Conceitua documento de arquivo e apresenta os elementos caractersticos dos documentos, suas propriedades e o ciclo de vida dos mesmos. Aborda aspectos relacionados gesto de documentos, enfatizando os instrumentos utilizados na gesto de arquivos, fundamentado na literatura especializada da rea e com base na legislao arquivstica vigente. Relata as atividades desenvolvidas para organizao e informatizao dos documentos do arquivo da Secretaria Acadmica dos cursos de graduao em Biblioteconomia, Pedagogia, Histria e Geografia, do Centro de Cincias da Educao - FAED, da Universidade do Estado de Santa Catarina UDESC. Destaca os benefcios da organizao do mesmo, que resultaram na diminuio da massa documental acumulada e na recuperao mais eficaz dos documentos, dentre outros. Palavras-chave: Arquivo Inativo; Arquivos Universitrios; Arquivo Permanente; Gesto Documental.

INTRODUO Iniciativas pioneiras de sistematizao e de organizao de arquivos universitrios brasileiros surgiram na dcada de 80, quando as universidades comearam a despertar para as questes da organizao e do estabelecimento dos arquivos acadmico-administrativos e dos arquivos tcnico-cientficos denominados como memria da universidade. Algumas instituies j dispunham de arquivos, porm estes eram constitudos de fundos histricos de natureza privada, enquanto que os acervos administrativos no eram contemplados (SANTOS, 1994; BOTTINO, 1995). A preocupao com a organizao dos arquivos universitrios no Brasil sentida

a partir da realizao em 1991, do 1o Seminrio Nacional de Arquivos Universitrios, promovido pela Coordenadoria do Sistema de Arquivos da Universidade Estadual de Campinas UNICAMP. Segundo Bottino (1995, p. 64), este seminrio pode ser considerado um marco na histria dos arquivos universitrios em nosso pas, quando estes passam a ser vistos, como uma rea especializada da Arquivologia. O Comit de Arquivos Universitrios, vinculado Associao dos Arquivistas Brasileiros AAB, foi criado em 1996, com o objetivo de promover e intensificar estudos, pesquisas e a troca de experincias e conhecimentos, como tambm, de elaborar o censo dos arquivos universitrios brasileiros, no sentido de conhecer a realidade dos acervos universitrios. Apesar da Lei no 8.159 de 8 de janeiro de 1991, dispor sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e contemplar os arquivos das Universidades, constata-se a falta de iniciativas mais agressivas no sentido de regulamentar e colocar em prtica os preceitos legais vigentes, que no esto sendo devidamente contemplados. (AAB, 1996). O Repertrio bibliogrfico sobre arquivos universitrios foi organizado por Bottino (1998), com o objetivo de levantar e disseminar a literatura arquivstica sobre arquivos universitrios. O tema vem sendo objeto de preocupao no mbito da arquivstica, tanto em nvel internacional quanto nacional, o que se evidencia na produo levantada, significativa produo estrangeira, quando comparada nacional, alm da ausncia significativa de obras mais completas, predominando artigos e resumos de comunicaes em eventos arroladas no referido repertrio. A anlise dos levantamentos sobre a situao dos arquivos universitrios brasileiros permite aferir que, algumas universidades j possuem seus arquivos organizados, sistemas em pleno funcionamento, porm, essas universidades representam ainda uma minoria no cenrio nacional. Nas demais universidades, os arquivos onde so recolhidas as informaes orgnicas geralmente no esto providos de metodologias arquivsticas, por vezes, armazenando-se, indiscriminadamente, todos os documentos produzidos, enquanto outras vezes so eliminados documentos sem critrio de avaliao, seleo e descarte, correndo-se o risco de perder registros que tm valor permanente, contendo informaes de relevncia para a administrao, ou at mesmo fatos histricos. A preocupao com os arquivos inativos da Universidade do Estado de Santa

Catarina UDESC, no recente. Muller (1989), levantou a situao dos arquivos dos diversos centros de ensino da Universidade, avaliando a estrutura fsica e administrativa dos mesmos. Os resultados revelaram que as condies fsicas e ambientais no eram adequadas. A grande quantidade de documentos produzidos estava inchando o local, sem nenhum controle, mecanismos de recolhimento ou descarte e muito menos de conservao e recuperao, como tambm, inexistncia de mtodo de arquivamento especfico, prejudicando a recuperao dos documentos. Conscientes da situao, a Direo Geral do Centro de Cincias da Educao instituiu em 2002, uma comisso para organizao do Arquivo Central da FAED. Diante da grande massa documental acumulada, decidiu-se priorizar a organizao dos documentos produzidos e recebidos pela Secretaria Acadmica dos cursos de graduao em Biblioteconomia, Pedagogia, Histria e Geografia, considerando-se somente os processos/dossis dos acadmicos que colaram grau (egressos) e os processos dos acadmicos que no concluram seus estudos, por desistncia, transferncia e outros motivos (evaso), sendo relatado neste trabalho o processo de organizao e recuperao dos referidos documentos. A organizao e informatizao dos documentos da Secretaria Acadmica foram realizadas como atividades prticas nas disciplinas de Estgio Supervisionado I e II. 1 ARQUIVOS UNIVERSITRIOS A Lei no 8.159 de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados considera arquivos, como:
Os conjuntos documentais produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte ou a natureza dos documentos (BRASIL, 1991).

Os arquivos universitrios, segundo Bellotto (1989, p. 20-23), resultam da acumulao de

documentos gerados ou reunidos por instituies pblicas ou privadas no exerccio das funes e atividades que comprovam e justificam sua existncia, e so conservados enquanto seu teor est em vigor/vigncia, por razes administrativas e/ou jurdico-legais e podem constituir elemento documental dentro dos arquivos permanentes, conhecidos como histricos. A autora destaca os objetivos principais dos arquivos universitrios, que so:

Reunir, processar, divulgar e conservar todos os documentos relativos administrao, histria e ao funcionamento/desenvolvimento da universidade; Avaliar e descrever estes documentos tornando possvel seu acesso, segundo as polticas e procedimentos elaborados especificamente para estes fins; Supervisionar a eliminao, ter o controle da aplicao das tabelas de temporalidade, a fim de que nenhum documento de valor permanente seja destrudo.

A pesquisa realizada por Santos (1994), junto s 89 universidades brasileiras ligadas ao Conselho de Reitores das Universidades Brasileiras CRU, com o objetivo de traar um diagnstico preliminar do atual quadro da administrao de arquivos nessas universidades, apresenta como principais resultados do levantamento os seguintes: Algumas universidades j implantaram setores de arquivos em suas estruturas organizacionais com as responsabilidades basicamente voltadas para a documentao de cunho administrativo, recebendo denominaes que variam entre Arquivo Central, Arquivo Geral ou simplesmente Arquivo e so geralmente vinculados s administraes centrais; As bibliotecas universitrias tambm foram identificadas como participantes do processo de coleta e administrao de arquivos, atravs dos setores denominados Memrias da Universidade, dentro de suas prprias estruturas organizacionais, com o objetivo de administrar as teses, dissertaes e as publicaes da universidade; Outros setores da estrutura universitria foram identificados como participantes do processo de coleta e administrao de arquivos como os centros de estudos ou pesquisa e os centros de documentao, que tendem a custodiar arquivos gerados no ambiente externo Universidade, para subsidiar estudos e pesquisas; Nas universidades onde so mantidos vrios rgos voltados para a administrao de arquivos, no se detectou sinais de coordenao dos programas arquivsticos e as experincias que congregam a administrao dos programas arquivsticos sob a responsabilidade de um mesmo setor so mais raras. Considerando-se que as instituies, pblicas ou privadas, so criadas para

atingir um determinado fim e so compostas por pessoas que esto alocadas nos vrios setores e que necessitam do fluxo de informaes internas e externas, para exercerem as suas funes, produzem tambm informaes que subsidiam as aes e quando registradas em um suporte, resultam em documentos arquivsticos.

1.1 GESTO DE DOCUMENTOS Visando compreender o processo de gesto de documentos, so apresentados neste artigo: o conceito de documento de arquivo, os elementos caractersticos, as propriedades dos documentos e o ciclo de vida dos mesmos. Aborda aspectos relacionados gesto de documentos, enfatizando os instrumentos utilizados na gesto arquivos, fundamentado na literatura especializada da rea e com base na legislao arquivstica vigente. De acordo com o Arquivo Nacional (1995, p. 11), documento toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada poca ou lugar. Documentos de arquivo so considerados pelo Arquivo Nacional,
Todos os que, produzidos e/ou recebidos por uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, no exerccio de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informao. Formam um conjunto orgnico, refletindo as atividades a que se vinculam, expressando os atos de seus produtores no exerccio de suas funes.

No que tange aos elementos caractersticos dos documentos Gonalves (1998,) afirma que, por mais variados que sejam, os documentos costumam apresentar elementos caractersticos comuns como suporte, forma, formato, gnero, espcie, tipo, complementado pelo contexto de produo, entendido como as circunstncias que fizeram com que o documento existisse, sendo as caractersticas representadas no Quadro 1. Quadro 1 - Elementos caractersticos dos documentos Suporte Forma DEFINIO TCNICA
Material sobre o qual as informaes so registradas. Estgio de preparao e de transmisso de documentos.

EXEMPLOS

Fita magntica, filme de nitrato, papel. Original, cpia, minuta, rascunho.

Formato Gnero

Espcie

Tipo

Configurao fsica de um suporte, de acordo com natureza e o modo como foi confeccionado. Configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo. Configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas. Configurao que assume uma espcie documental de acordo com a atividade que a gerou.

Caderno, cartaz, dispositivo, folha, livro, mapa, planta rolo de filme. Documentao audiovisual, documentao fonogrfica, documentao iconogrfica, documentao textual. Boletim, certido, declarao, relatrio. Boletim de ocorrncia, boletim de freqncia e rendimento escolar, certido de nascimento, certido de bito, declarao de bens, declarao de imposto de renda, relatrio de atividades, relatrio de fiscalizao.

Fonte: GONALVES (1998, p. 18-19).

Ruiz (1999) apresenta uma definio de documento de arquivo mais ampla e extensiva, atendendo s caractersticas externas e internas e sua relao com a entidade produtora. Caractersticas externas: documento arquivstico toda expresso de prova, em qualquer linguagem, forma ou suporte, geralmente em exemplar nico; Caractersticas internas: de carter autntico, objetivo e imparcial,

essencialmente administrativo ou jurdico, produzido em qualquer data, de forma automtica e espontnea, conservado ntegro em forma original, indivisvel, seriado, ou seja, unido a outros de sua espcie por um vnculo originrio e necessrio, interdependente, ou seja, interrelacionado, e formando parte de um fundo ou conjunto orgnico. Relao com a entidade produtora: produzido, recebido e acumulado, como resultado do processo natural da atividade ou gesto de uma pessoa ou entidade pblica ou privada, em cumprimento de suas funes com fins jurdicos e/ou administrativos e conservados como prova, informao e continuidade de gesto. As caractersticas dos documentos foi abordada anteriormente na literatura, por autores como Duranti (1994); Cortes (1996) e Fonseca (1999). A anlise das

propriedades dos documentos foram reunidas por Schenkel (2003), no Quadro 2. PROPRIEDADES Autenticidade Quadro 2 - Propriedades dos documentos CARACTERSTICAS

Organicidade

Interrelacionamento Unicidade Imparcialidade

Fonte: SCHENKEL (2003).

Propriedade relacionada ao processo de criao, manuteno e custdia dos documentos, sendo resultado de rotinas processuais como cumprimento de determinada funo e/ou atividade, sendo autnticos na medida em que so criados e conservados, comprovadamente, de acordo com procedimentos regulares e prdeterminados. Ruiz (1999) aponta o problema dos novos suportes documentais que no tm valor probatrio reconhecido nos Tribunais de Justia. Os registros arquivsticos so acumulados de forma natural, contnua e progressiva nas organizaes, em funo de suas atividades-fim, denotando sua estrutura administrativa. Para Duranti (1994) esta propriedade denominada Naturalidade. Entre os documentos estabelece-se um vnculo no decorrer das transaes nas quais foram criados. Tal elo pode ocorrer tanto no momento da sua produo quanto no seu recebimento. O documento nico dentro da estrutura documental onde est inserido, mesmo no caso de cpia elas so nicas no contexto onde se encontram. Intrinsecamente existe uma promessa de fidelidade aos fatos e aes que se manifestam e para cuja realizao contribuem, Duranti (1994).

A teoria das trs idades outro aspecto que deve ser considerado em relao aos documentos. Remete idia de que o documento passou por diferentes fases desde a sua criao pelo rgo produtor, sua tramitao e aguardando a sua eliminao ou guarda permanente, o que significa que qualquer documento passa por um ou mais perodos caracterizados pelo tipo e freqncia com que so utilizados. Segundo Rousseau e Couture (1998), os trs perodos do ciclo de vida dos documentos e as idades que o compem, permitem repartir os grandes conjuntos que formam o arquivo de uma pessoa ou organizao. A Associao Brasileira de Normas Tcnicas ABNT atravs da NBR 9578: Arquivos e NBR 10519: Critrios de avaliao de documentos de arquivo destaca as caractersticas das fases do arquivo, que so: Arquivo corrente documentos de carter tcnico e administrativo, objeto de consultas freqentes por parte do rgo que o constituiu; Arquivo intermedirio documentos de uso no freqente, originrios de arquivos correntes, que devem aguardar destinao final em depsito temporrio;

Arquivo permanente documentos de guarda definitiva, em decorrncia do seu valor probatrio e informativo. A relao da teoria das trs idades com a gesto dos documentos foi abordada

por autores como Rousseau e Couture (1998), Machado e Camargo (1996), Bernardes (1998), Vaz (2000), sendo as consideraes dos mesmos sintetizadas por Ohira (2003) no Quadro 3, denominado ciclo de vida dos documentos. Quadro 3 - Ciclo de vida dos documentos IDADE
1 Idade Arquivo Corrente 2 Idade Arquivo Intermedirio

DESCRIO
Documentos ativos, vigentes e freqentemente consultados. Final de vigncia; documentos que aguardam prazos longos de prescrio ou precauo; raramente consultados; aguardam a destinao final, eliminao ou guarda permanente. Documentos que perderam o valor administrativo, porm so providos de valor secundrio ou histrico-cultural.

IMPORTNCIA DO DOCUMENTO
Necessrios para aes em curso Necessrios para novas aes ou verificao de direitos

Controle das aes do governo e das organizaes Controle do governo; preservao de outros direitos.

DIREITO INFORMAO

3 Idade Arquivo Permanente

Preservao da memria da sociedade

Direito memria e identidade cultural

Fonte: OHIRA (2002)

Portanto, os documentos arquivsticos diferenciam-se dos outros tipos de documentos, porque tm relao orgnica entre si. Para Carvalho e Longo (2002, p. 115), a informao contida em um documento complementa a informao existente em outro. Essas informaes, chamadas de informaes orgnicas e so consideradas pelos autores, como:
Um conjunto de informaes sobre um determinado assunto, materializada em documentos arquivsticos que, por sua vez, mantm relaes orgnicas entre si e foram produzidos no cumprimento das atividades e funes da organizao. As informaes orgnicas, quando organizadas e ordenadas, formam os arquivos da instituio.

Garcia e Schuch Junior (2002, p. 46), assim se posicionam em relao gesto da informao orgnica,
Atravs de um programa em trs fases (idades) que permita a pesquisa retrospectiva, parece ser o caminho que conduz reduo de incertezas quando da tomada de decises pelas administraes. A informao orgnica utilizada pelas unidades organizacionais no s pelo seu valor primrio, quando da tomada e controle de decises e aes, mas tambm pelo seu valor secundrio, quando de pesquisas que revelam decises e aes passadas.

A partir do exposto, fcil entender por que os arquivos constituem-se, segundo Carvalho e Longo (2002, p. 115), em um centro ativo de informaes que, precisam estar devidamente organizados e estruturados para atingirem seus objetivos, que so atender administrao, evitar erros e repeties desnecessrias, produzir conhecimento para assessorar as tomadas de deciso e dar continuidade aos trabalhos das instituies. Para a organizao dos arquivos, cada vez mais se faz necessrio o apoio de programas de gesto documental, amparados pela Lei no 8.159 de 8 de janeiro de 1991, que considera gesto de documentos, no Art. 3o como o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente (BRASIL, 1991). Para Carvalho e Longo (2002, p. 117), o sistema de arquivo considerado, a soluo encontrada por instituies para administrar a produo documental desde a gerao ou recebimento at o seu destino final, com nfase na preservao, compartilhamento e disseminao das informaes geradas pelas relaes internas e externas da instituio O Dicionrio de Terminologia Arquivstica (1996, p. 70), assim define sistema de arquivos:
Um conjunto de arquivos de uma mesma esfera governamental ou de uma mesma entidade, pblica ou privada, que, independentemente da posio que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na consecuo de objetivos tcnicos comuns.

Com a utilizao dos instrumentos especficos para a gesto dos documentos, a transparncia do funcionamento da instituio e a agilizao do processo decisrio.

acredita-se que ser possvel obter uma boa organizao dos arquivos, proporcionando Portanto, torna-se necessrio buscar na Arquivologia, os princpios, os padres, as

normas e as tcnicas que devem ser observadas na produo, na organizao, na guarda, na preservao e na utilizao dos arquivos, visando execuo dos programas de gesto documental. A partir da anlise de literatura da rea de Arquivologia foram identificados os instrumentos indispensveis para a gesto documental e a proteo aos documentos de arquivo, reunidos por Ohira (2002) no Quadro 4. Quadro 4 Instrumentos para gesto de documentos.
INSTRUMENTOS Glossrio de espcies e tipos documentais OBJETIVO Instrumento auxiliar para a identificao dos documentos abrangidos pelo sistema de arquivo, instruindo para que se utilize espcie adequada para cada ato e para que possa reconhecer esse ato em toda a organizao. Tabela de Instrumento de destinao, aprovado pela autoridade Temporalidade competente, que determina prazos para transferncia, recolhimento, eliminao e reproduo de documentos. Plano de Instrumento para organizar os documentos e para ajudar a Classificao localizar a informao. Esquema preestabelecido para armazenamento, ordenao e classificao. Normas Norma ISAD(G) - International General Standard Archive Description, de descrio arquivstica, tomada como ponto de partida para derivar representaes para documentos. Normas da ABNT especficas para a rea de arquivos - NBR. 9578: Arquivos e NBR 10519: Critrios de avaliao de documentos de arquivo Instrumentos de Instrumentos criados a partir da representao das Pesquisa informaes arquivsticas como catlogos, guias, ndices, inventrios, e outros, com a finalidade de facilitar a pesquisa, a recuperao e o acesso s informaes e documentos. Dispositivos Apoiados na legislao especfica em mbito institucional, constitucionais e estadual e federal, visando segurana dos documentos legais arquivsticos. Manuais tcnicos Orientam os servidores que trabalham nesse setor, visando a operacionalizao do sistema.

Fonte: OHIRA (2003)

De acordo com a Lei n. 8.159/1991, considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Para o Arquivo Nacional (1995, p. 14), a gesto de documentos operacionalizada atravs do planejamento, da organizao, do controle, da coordenao dos recursos humanos, do espao fsico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeioar e simplificar o ciclo documental.

1.2 TECNOLOGIAS de INFORMAO e COMUNICAO Atualmente, o processo de informatizao de arquivos e suas abordagens ainda no esto consolidados, em conseqncia da sua complexidade e aparecimento no mercado de vrios programas com diferentes caractersticas. Entretanto, isso no significa que o processo de informatizao e gerenciamento de acervos fiquem estagnados, diante novo paradigma que se apresenta e se constitui um momento de necessidade de resoluo deste dilema entre o papel e o formato eletrnico. , porm, um momento crucial, porque os arquivos universitrios, organizados a partir de materiais impressos comeam a trabalhar com a incluso de outros suportes. Os novos materiais em formatos eletrnicos tm convivido com os formatos impressos, o que no deixa de provocar profundas alteraes nos procedimentos de produo, transmisso e uso do conhecimento e, conseqentemente requerem que os arquivos universitrios revejam seus procedimentos atuais de gerenciamento. A Universidade contribuinte dinmico no processo pela gerao, difuso e intercmbio de novas idias e conhecimentos, ampliando os recursos da pesquisa e do ensino. Neste contexto, cabe aos arquivos universitrios tornar disponvel a informao no s para apoio s atividades administrativas e legais, como tambm para o ensino e pesquisa e para subsdio tomada de deciso. O uso das tecnologias de informao e comunicao eletrnica apropriada ao acesso, organizao e ao processamento da informatizao, cada vez mais eficiente e eficaz, fundamentam as aes estratgicas dos arquivos universitrios e trazem novos desafios para o cumprimento de seus objetivos, exigindo um moderno perfil gerencial dos agentes de informao. Essa revoluo eletrnica encaminha o arquivo universitrio para o

estabelecimento de uma nova postura gerencial que contempla, no entendimento, no mais apenas os mecanismos de organizao dos acervos mas, particularmente, no conhecimento de recursos de tecnologia da informao, como hardware, (perifricos) e softwares que so essenciais na construo e desenvolvimento de uma boa informatizao de qualquer unidade de informao. Revela-se importante, tecer as devidas consideraes a respeito da tecnologia de Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED), conceito mais recente na rea de informatizao e digitalizao do acervo documental, como tambm abordar a questo da Gesto de Documentos Eletrnicos (GDE), esta ltima representando o novo

comando da Arquivologia (BEZERRA, 2003).

Gerenciamento de documentos eletrnicos tem como pressuposto o conceito de original, visa gesto de documentos criados em meio eletrnico e cujo original permanece neste meio, embora tambm, englobe os documentos digitalizados. atravs de um sistema de gesto de documentos eletrnicos (GDE) que estabelecemos polticas de avaliao, produo, descrio, destinao e preservao de documentos eletrnicos (FLORES, 1998, citado por BEZERRA, 2003, p. 13). Os GEDs, mais modernamente, vm buscando incorporar os conceitos arquivsticos evoluindo de um mero software de digitalizao e acesso para tornar-se um instrumento de apoio dentro de um sistema de gerenciamento de documentao, seja ele eletrnico ou no (KOCK, 1998 citado por BEZERRA, 2003, P. 13).

As tcnicas e atividades desenvolvidas pelos profissionais, bibliotecrios ou arquivistas, em relao organizao, guarda e preservao dos documentos, vem sofrendo algumas transformaes devido chamada era digital, a qual tem gerado novas possibilidades de arquivamento. Mudanas significativas ocorrem devido aos avanos tecnolgicos, que nos proporcionam o acesso rpido a diversas informaes atravs de redes de comunicao e conseqentemente proporcionam novos suportes de armazenamento da massa documental. Para disponibilizar as informaes contidas no Arquivo Central da FAED foi utilizado o software Winisis, que a verso para Windows do software CDS/Isis (Computarized Documentation System - Integrated Set for Information System), que desenvolvido pela UNESCO e distribudo no Brasil pela BIREME. um sistema para armazenamento e recuperao de informaes projetadas para o gerenciamento de bases de dados textuais, difundido e utilizado mundialmente para o controle de acervos de bibliotecas, arquivos, centros de documentao e museus, entre outros.

2 CENTRO DE CINCIAS DA EDUCAO Para conhecer os objetivos da criao da Faculdade de Educao preciso voltar alguns anos na histria. Em 1960, Celso Ramos vence as eleies para o Governo do Estado de Santa Catarina. elaborado para sua administrao um Plano de Metas (1961-1965) - PLAMEG que cuidaria de assuntos relacionados ao homem, ao meio e a expanso econmica do Estado. A FAED foi criada atravs do Decreto N. SE14-08-63/563, publicado no Dirio Oficial do Estado n 7.357, de 19 de agosto de 1963

quando foi aprovado o Regulamento Provisrio da Faculdade. Em 1973, dirigida pelo Professor Nilson Paulo, a Faculdade de Educao ampliada, oferecendo mais trs novos cursos: Educao Artstica, Biblioteconomia e Estudos Sociais. O Curso de Educao Artstica, em 1986, foi desmembrado, ganhando autonomia e tornando-se o CEART - Centro de Artes da UDESC. O Curso de Estudos Sociais em 1989, deu origem ao curso de Histria e ao Curso de Geografia. O curso de Biblioteconomia passou a oferecer a partir de 2001, a habilitao em Gesto da Informao. Desde a implantao da FAED na dcada de 60, poucas aes em relao organizao dos arquivos e a preservao dos documentos histricos foram realizadas, sendo acumulado em seu arquivo inativo, grande volume de documentos para avaliao. Conscientes da situao, a Direo Geral do Centro de Cincias da Educao instituiu em 2002, uma comisso para organizao do Arquivo Central da FAED. A organizao e informatizao dos documentos da Secretaria Acadmica foram realizadas como atividades prticas nas disciplinas de Estgio Supervisionado I e II sendo relatas a seguir, as principais atividades desenvolvidas no perodo. 3 ATIVIDADES DESENVOLVIDAS So descritas a seguir, as atividades desenvolvidas durante a realizao do Estgio Curricular, referentes organizao e informatizao dos documentos produzidos e recebidos da Secretaria Acadmica, dos acadmicos que concluram o curso (egresso) e dos desistentes (evaso) dos cursos de graduao em Biblioteconomia, Geografia, Histria e Pedagogia, do Centro de Cincias da Educao FAED. 3.1 Diagnstico do setor de Arquivo Com o objetivo de conhecer as atribuies e as atividades desenvolvidas pela Secretaria Acadmica da FAED, buscou-se as informaes necessrias a partir do exame dos atos legais como estatuto, regimento interno, atas, relatrios da instituio. A leitura de artigos de peridicos e de livros que retratam a gnese da Faculdade de Educao, como tambm, a leitura de artigos sobre organizao de arquivos universitrios foi de fundamental importncia.

Foram realizadas reunies com os estagirios envolvidos no projeto e com os funcionrios da Secretaria Acadmica, a fim de transmitir informaes sobre a real situao do Arquivo, para coleta de dados visando o detalhamento das atividades desenvolvidas pela Secretaria Acadmica e assim, conhecer o fluxo dos documentos, como tambm, quais documentos compem os dossis/processos dos egressos e dos alunos que desistiram do curso. Nesta fase, apresentou-se as instalaes fsicas para observao das condies ambientais e do estado de conservao dos documentos, como o local das novas instalaes. Aps levantamento das instalaes fsicas, das condies ambientais e do estado de conservao dos documentos, constatou-se que o local ocupado pelo arquivo era completamente inadequado. Um novo espao fsico foi utilizado para armazenamento dos processos j avaliados e organizados, com a instalao de um desumidificador, destacando-se que grandes esforos por partes dos membros organizadores deste Projeto foram necessrios para conscientizao dos dirigentes em proporcionar as instalaes fsicas necessrias. (Foto 1)

Foto 1 Situao do acervo e do espao fsico do Arquivo Inativo da FAED

3.2 Levantamento da massa documental O desmembramento dos documentos em duplicatas foi devidamente orientado e realizado com toda a segurana, baseada na teoria Arquivstica, que determina as

caractersticas dos documentos arquivsticos, destacando a Unicidade - cada registro documental assume um lugar nico na estrutura documental do grupo ao qual pertencem (DURANTI, 1994, citado por FONSECA, 1999). No Quadro 1, possvel observar a diminuio da massa documental aps eliminao das cpias dos documentos.
Quadro 1 Reduo do volume documental aps seleo

Cursos

Cx Cx Ocupao Papel Poliond do espao o as 108 45 18 56 21 14 17,2m 6,7m 2,38m 2,86m

Reduo Equivalent espao e 8.90m 3,1m 1,86m 2,34m 50,00% 50,00% 18,50% 18,00%

Pedagogia Biblioteconomia Histria

Geografia 22 18 3.3 Avaliao dos documentos

O desenvolvimento desta atividade requer conhecimento sobre a estrutura e o funcionamento da Instituio, bem como sobre o fluxo documental, a fim de identificar o valor primrio (administrativo, jurdico ou legal e fiscal) e secundrio (histrico, informativo ou probatrio) dos documentos, conhecimento este adquirido durante a realizao do diagnstico. Aps a identificao dos tipos de documentos, foi desenvolvida uma metodologia especfica para avaliao dos documentos, sendo desmembrados dos dossis dos egressos e desistentes, os seguintes: duplicatas (xerox) de qualquer espcie e ou tipo documental; histrico escolar incompleto; atestado de matrcula; declarao de freqncia, (documentos estes solicitados pelo aluno para comprovao); requerimento de matrcula de cada fase, uma vez que concluram o curso, torna-se desnecessrio arquivar os mesmos, pois tal informao consta no histrico escolar do acadmico. Nesta etapa foram realizadas tambm, as atividades de limpeza e higienizao dos documentos (Foto 2).

Foto 2 Estagirias e bolsistas no trabalho de organizao do acervo

Esta organizao preliminar foi fundamental diante do pssimo estado de conservao do acervo, proporcionando assim, as condies favorveis e necessrias para a Comisso de Avaliao iniciar o processo de seleo e avaliao dos documentos a serem preservados e/ou eliminados de conformidade com os prazos estabelecidos na Tabela de Temporalidade.

3.4 Organizao dos documentos Na organizao preliminar dos documentos, utilizou-se os recursos disponveis na instituio. Pretende-se futuramente, acondicionar cada dossi em pastas de papel com pH neutro, visando conservao e a preservao dos mesmos. As caixas de papelo onde so arquivados os dossis foram substitudas por caixas poliondas. Uma lista em ordem alfabtica dos egressos e dos desistentes foi fixada nas respectivas caixas, juntamente com uma etiqueta contendo os dados de identificao, necessrios para a recuperao dos dossis, como ano, nmero da caixa, da prateleira etc. 3.5 Arquivamento Os dossis foram armazenados em pastas poliondas, nas cores: verde (Pedagogia), vermelha (Biblioteconomia), azul (Histria) e amarela (Geografia), visando

 uniformidade do arquivo, arquivando-se os formandos por ano, os desistentes por dcada e dentro destes por ordem alfabtica do nome do aluno. A substituio das caixas de papelo pelas caixas poliondas de diferentes cores para cada curso deu mais praticidade recuperao e tornou o local esteticamente melhor. Com o tempo os documentos necessitaro de outros cuidados para conservao. (Foto 3)

Foto 3 Organizao e arquivamento dos documentos

3.6 Armazenamento e instalaes fsicas Um novo espao fsico est sendo utilizado para armazenamento dos processos j avaliados e organizados, com a instalao de um desumidificador. 3.7 Informatizao base de dados Uma base de dados, denominada CADAC Cadastro dos Acadmicos, a partir do WinISIS foi desenvolvida, com a seguinte estrutura: a) Tabela Definio de Campos: nome; nmero da matrcula; curso; data de nascimento; sexo; telefone; e-mail; CPF; filiao; tipo ingresso; status (histrico); data do ingresso; expedio do diploma; carga horria; acesso ao histrico; observaes; data de concluso. b) Planilha de Entrada dos Dados: a mscara onde sero inseridos os dados para a criao e/ou para atualizao dos registros. Na planilha de entrada de dados apresenta um formato fixo com todos os dados cadastrais independente do seu aproveitamento no formato de exibio. c) Seleo dos Campos: O Winisis emprega o modo de busca arquivo invertido, similar

a um ndice. Os ndices so criados para aqueles campos em que regularmente se realizam as buscas e so atualizados a cada novos registros. Para a base de dados foram determinados os campos: nome, curso, filiao e ano de concluso como termos de pesquisa. d) Formato de Exibio: O formato de exibio dos registros obedeceu ordem seqencial de entrada dos dados na base. 4 CONSIDERAES FINAIS A cultura organizacional no que tange a padronizao de mtodos e tcnicas de guarda e arquivamento dentro da UDESC encontrava-se totalmente em desacordo com as orientaes da literatura e normas arquivsticas. Conseqentemente, o processo de organizao do Arquivo da FAED - Secretaria Acadmica, foi um trabalho rduo, carente de polticas de preservao e organizao, afetando o tempo de vida dos documentos, dificultando assim, o acesso s informaes e a sua utilizao como fonte de pesquisa. A importncia da realizao de um trabalho cooperativo foi de fundamental na organizao do Arquivo, pois resultou em benefcios que podem ser percebidos pela diminuio da massa documental, na melhoria do armazenamento dos documentos e na eficcia na recuperao dos mesmos, principalmente, da importncia e conscincia de adoo do plano de gesto documental. Durante o processo de organizao nos deparamos com vrias dificuldades, como a falta de apoio e colaborao de alguns membros da instituio, a falta de materiais de consumo e demora nas solicitaes, entre outras. Mas, tais desafios no nos desanimaram, ao contrrio, os membros da comisso organizadora estimularam o grupo dia-a-dia, para que o trabalho fosse concludo e para que pudssemos mostrar os resultados que, com certeza, provariam o real valor do Arquivo na Universidade. O trabalho buscou principalmente criar condies para promover a conservao, guarda, proteo e acesso ao patrimnio arquivstico, considerando as diferentes fases do ciclo de vida do documento. Constata-se que, no entanto, para a implantao de uma nova rotina de destinao e de tratamento dos documentos produzidos e/ou recebidos pela Instituio h algumas barreiras a serem vencidas. Dentre elas a mudana da cultura organizacional com relao aos padres da Arquivologia.

acesso

informaes

uma

necessidade

que

vem

crescendo

constantemente devido ao ritmo acelerado com que as pessoas esto procurando se manterem informadas e atualizadas, pois o mercado competitivo exige cada vez mais. As Bases de Dados so utilizadas como meio para armazenar e disponibilizar as informaes de maneira rpida e eficaz, e a procura pelas mesmas vem aumentando. Na rea arquivistica as bases de dados vem crescendo timidamente, pouco se encontram instituies que esto informatizando seu arquivo e fazendo uso das tecnologias de informao e comunicao. Ao trmino da realizao de todos os processos e atividades executados referentes ao Arquivo Central da FAED-UDESC, conclui-se que os Arquivos Universitrios so importantes setores dentro da instituio, por armazenarem diversas informaes valiosas. Cada documento dentro de seu contexto e finalidade tem um valor histrico, administrativo e pessoal. So informaes que precisam ser preservadas e mantidas com um certo cuidado e ateno, ressaltando a importncia da organizao dos documentos e a disponibilidade de acesso dos mesmos a comunidade acadmica da instituio. Contribuindo para futuras pesquisas que possam auxiliar no desenvolvimento da instituio.

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