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PODER JUDICIAL DE LA FEDERACIN CONSEJO DE LA JUDICATURA FEDERAL

COLEGIO NACIONAL DE EDUCACIN PROFESIONAL TCNICA

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CONTENIDO
I. INTRODUCCIN A MICROSOFT EXCEL 2002 1. CONCEPTOS BSICOS 1.1 Ventana de Microsoft Excel 1.2 Descripcin II. GENERALIDADES 1. SELECCIN DE COMANDOS 1.1 Comandos de mens Abrir un men Cerrar un men Elegir un comando 2. CONVENCIONES 3. CUADRO DE DILOGO 3.1 fichas 3.2 Casillas de verificacin 3.3 Cuadro de edicin 3.4 Cuadro de lista 3.5 Cuadro de lista desplegable 3.6 Botn de opcin 3.7 Cuadro de seleccin 3.8 Botones 4. SELECCIN DE UNA OPCIN DENTRO DE LOS CUADROS DE DILOGO III. LIBROS DE TRABAJO 1. QU ES UN LIBRO DE TRABAJO? 2. CREAR UN LIBRO DE TRABAJO 2.1 Creacin de un libro de trabajo nuevo 3. SELECCIN DE HOJAS DE CLCULO DENTRO DE UN LIBRO DE TRABAJO 3.1 Seleccionar una hoja de clculo 3.2 Seleccionar varias hojas de clculo adyacentes 3.3 Seleccionar varias hojas de clculo no adyacentes 3.4 Seleccionar todas las hojas de clculo de un libro 4. INSERCIN Y ELIMINACIN DE HOJAS DE CLCULO 4.1 Insertar una hoja de clculo 4.2 Mtodo rpido 4.3 Insertar varias hojas de clculo 4.4 Eliminar una hoja de clculo 5. CAMBIAR EL NOMBRE DE UNA HOJA DE CLCULO 6. MOVER O COPIAR HOJAS DE CLCULO 6.1 Mover hojas dentro de un libro 6.2 Copiar hojas dentro de un libro 6.3 Mover hojas en otro libro 6.4 Copiar hojas en otro libro 6.5 Mover o copiar hojas en un libro nuevo

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7. OCULTAR HOJAS DE CLCULO 8. MOSTRAR HOJAS DE CLCULO OCULTAS IV. SELECCIN DE CELDAS, FILAS Y COLUMNAS E INTERPRETACIN DE LOS DATOS 1. SELECCIN DE CELDAS 1.1 Seleccin de una celda 1.2 Seleccin de un rango de celdas 1.3 Seleccin de celdas no adyacentes 1.4 Seleccin de celdas especiales 2. SELECCIN DE FILAS Y COLUMNAS 2.1 Seleccin de una fila completa 2.2 Seleccin de una columna completa 2.3 Seleccin de filas adyacentes 2.4 Seleccin de columnas adyacentes 2.5 Seleccin de filas o columnas no adyacentes 2.6 Seleccin de todas las filas y columnas de la hoja 3. INTERPRETACIN DE LOS DATOS 3.1 Introduccin de datos 3.2 Auto completar (rellenar rpidamente entradas repetidas en una columna) 3.3 Elegir de la lista 3.4 Cambiar informacin Cambiar informacin antes de terminar de introducirla Cambiar informacin despus de haberla introducido Sobre escribir Editar Deshacer escritura V. ADMINISTRAR HOJAS DE CLCULO Y LIBROS DE TRABAJO 1. GUARDAR LIBROS DE TRABAJO 1.1 Guardar el libro de trabajo nuevo (primera vez) 1.2 Guardar cambios (libro de trabajo existente) 1.3 Guardar como 1.4 Guardar cambios automticamente 1.5 Cerrar un libro de trabajo 1.6 Cerrar todos los libros de trabajo abiertos 1.7 Salir de Microsoft Excel 1.8 Desplazarse a una ubicacin especfica 1.9 Mtodos abreviados del teclado para desplazarse por la hoja de clculo 1.10 Cambiarse a otra hoja de clculo 1.11 Abrir un libro de trabajo existente VI. FRMULAS Y REFERENCIAS 1. FRMULAS 1.1 Introduccin de frmulas 2. REFERENCIAS 2.1 Introduccin de referencias

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3. LLENADO AUTOMTICO 3.1 Llenar un rango de celdas adyacentes Copiar mientras se arrastra el cuadro de llenado Aumentar una serie de nmeros o de fechas Aumentar una serie en dos o ms celdas Aumentar una serie de nmeros utilizando el comando series Aumentar una serie de fechas utilizando el comando series Activar o desactivar el llenado automtico 4. FUNCIONES 4.1 Funcin suma 4.2 Funcin promedio VII. FORMATO DE UNA HOJA DE CLCULO 1. APLICAR FORMATO UTILIZANDO LA BARRA DE HERRAMIENTAS 1.1 Realce a texto 1.2 Cambiar fuente y modificar su tamao 1.3 Cambiar alineacin 1.4 Formato a nmeros 1.5 Agregar bordes 1.6 Agregar diseo (relleno) 1.7 Cambiar color de la fuente 1.8 Copiar formato 2. APLICAR FORMATO UTILIZANDO LA BARRA DE MENS 2.1 Formato de fuentes 2.2 Cambiar alineacin 2.3 Agregar bordes 2.4 Agregar tramas 2.5 Formatos de nmero 2.6 Borrar formatos 3. CAMBIAR EL ANCHO DE LAS COLUMNAS Y EL ALTO DE LAS FILAS 3.1 Ajustar el ancho de las columnas 3.2 Ajustar la altura de las filas 3.3 Auto formato VIII. EDICIN DE UNA HOJA DE CLCULO 1. EDICIN DE CELDAS 1.1 Edicin de una celda 1.2 Copiar celdas 1.3 Mover celdas 1.4 Copiar y mover celdas utilizando el mtodo abreviado 1.5 Insertar celdas entre celdas existentes 1.6 Desplazar celdas e insertarlas entre celdas ya existentes Mover e insertar celdas arrastrando Copiar e insertar celdas arrastrando Mover e insertar celdas utilizando el men contextual Copiar e insertar celdas utilizando el men contextual 2. PEGADO ESPECIAL

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3. INSERCIN DE FILAS Y COLUMNAS 3.1 Insertar Filas 3.2 Insertar Columnas 4. INSERCIN DE CELDAS EN BLANCO 5. ELIMINAR O BORRAR CELDAS IX. VERIFICAR E IMPRIMIR LA INFORMACIN DE UNA HOJA DE CLCULO 1. VERIFICAR ORTOGRAFA 2. PREPARAR PGINA 2.1 Configurar tamao y orientacin de la pgina 2.2 Configurar pgina 2.3 Encabezados y pies de pgina Insertar nmero de pgina Insertar el nmero total de pginas Insertar fecha Insertar hora Insertar nombre del archivo Insertar nombre de la hoja 3. VISTA PRELIMINAR 4. IMPRESIN 4.1 En el cuadro imprimir, elegir la opcin deseada

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I. INTRODUCCIN A MICROSOFT EXCEL 2002


Microsoft Excel es una hoja de clculo que est organizada en una estructura tabular con filas y columnas, que sirve para escribir textos, nmeros, fechas, horas y realizar operaciones (aritmticas y lgicas) por medio de frmulas y representar los resultados en grficas. 1. Hacer clic en el botn 2. Elegir la opcin Programas 4 3. Hacer clic en

1. Abrir el men Inicio (CONTROL + ESC) 2. Seleccionar con las flechas de direccin el men Programas 4 3. Presionar la flecha de direccin derecha 4. Seleccionar con las flechas de direccin y presionar ENTER

Aparecer un cuadro con el nombre del programa y la versin a la que se est ingresando.

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1. CONCEPTOS BSICOS Cuando se trabaja en Microsoft Excel regularmente se hace en una hoja de clculo, la cual est compuesta por 256 columnas y 65,536 filas que forman una cuadrcula; la interseccin de una columna y una fila se denomina celda, y consta de una direccin particular o referencia. La celda activa aparece con un borde ancho y es aquella en la cual se introducen los datos al comenzar a escribir. Slo una celda puede estar activa a la vez. En Excel, debe seleccionarse primero la celda o celdas con las que se va a trabajar y despus introducir los datos o elegir un comando. Las celdas seleccionadas aparecern resaltadas en la pantalla.

1.1 Ventana de Microsoft Excel Cada vez que se ingrese a Excel se desplegar una ventana mostrando los elementos que la conforman.

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Barra de ttulo Barra de mens

Barras de herramientas

Cuadro de nombres Columnas Celda activa Barra de frmulas

Filas

Panel de Tareas

Etiqueta de la hoja

1.2. Descripcin La siguiente tabla describe las partes de la ventana de Excel:

Elemento
Barra de ttulo Barra de mens Barra herramientas Barra de frmulas Cuadro de nombres Barra de estado

Descripcin
Presenta el nombre de la aplicacin y del documento en el cual se est trabajando. de Muestra la lista de los mens disponibles dentro de la aplicacin Contiene los iconos (botones) de los comandos ms comunes de Excel, facilitando la realizacin de alguna tarea Despliega el contenido de la celda activa. Se usa para editar o introducir valores en frmulas o celdas Despliega la referencia o nombre de la celda activa Despliega la descripcin del comando seleccionado o de la accin que se est ejecutando

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Etiquetas de la hoja Celda activa Puntero del mouse

Descripcin
Muestran los nombres de las hojas de clculo existentes en el libro. La etiqueta de la hoja activa siempre est en negrita Es aquella en la cual se introducen los datos al comenzar a escribir. Se afectar con cualquier accin que se realice Indica la posicin en la que se activar una celda, se podr comenzar a escribir al hacer clic

Excel cuenta con 20 barras de herramientas distintas, que permiten realizar diversas actividades; las ms comunes son

Estndar

Formato

II. GENERALIDADES
1 SELECCIN DE COMANDOS Para poder realizar una accin determinada, es necesario elegir los comandos que para ello estn disponibles en las barras de mens o herramientas. En la siguiente imagen se observa el contenido (comandos) del men Edicin. La forma de abrir un men es presionando la tecla ALT y la letra subrayada del men que se desea, al momento de seleccionarlo este desplegar los comando ms usuales, permitiendo mostrar en resto del contenido haciendo clic en la flecha doble del men que se ubica al final de ste.

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Se encuentran agrupados en los mens de la barra de mens.


Mens

Comandos

1.1.Comandos de menS Abrir un men 1. Hacer clic en el nombre del men deseado

1. Activar la barra de mens presionando la tecla ALT 2. Presionar la letra subrayada del men que se desea abrir o bien 1. Activar la barra de mens presionando la tecla ALT 2. Desplazar la sombra con las flechas de direccin hasta el men deseado 3. Presionar ENTER

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Cerrar un men 1. Hacer clic en cualquier parte del rea de trabajo fuera del men

1. Presionar la tecla ESC 2 veces, o ALT una vez

Elegir un comando 1. Activar el men en el que se encuentre el comando deseado 2. Hacer clic en el comando a ejecutar

1. Abrir el men donde se encuentre el comando 2. Presionar la letra subrayada del comando O bien 1. Abrir el men donde se encuentre el comando 2. Desplazar la sombra con las flechas de direccin hasta el comando deseado 3. Presionar ENTER Existen comandos equivalentes que estn disponibles en los mens contextuales, los cuales se despliegan haciendo clic con el botn derecho del Mouse o presionando las teclas SHIFT + F10. Para hacer uso de las barras de herramientas es indispensable disponer de un Mouse.

2. CONVENCIONES 1. Si los comandos aparecen en color gris, significa que se encuentran inactivos 2. Si aparecen con una (paloma) o un recuadro, estn activos 3. Si aparece una combinacin de teclas despus del nombre del comando, indica la forma abreviada de ejecutarlo con el teclado sin utilizar los mens 4. Si el nombre del comando termina en puntos suspensivos, al activarlo se presentar un cuadro de dilogo en el que se deben seleccionar opciones para controlar la forma en que deber ejecutarse

3. CUADRO DE DILOGO Aparece cuando se elige un comando que requiere informacin adicional. Puede incluir reas en las que deben escribirse textos o nmeros, y ver o cambiar las configuraciones para las opciones relacionadas con el comando. Cada cuadro de dilogo contiene un botn de ayuda ? que se puede utilizar en cualquier momento si no es clara una opcin

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Un cuadro de dilogo puede presentar:


Fichas

Cuadros de lista Cuadros de lista desplegable

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Fichas Son categoras que agrupan diferentes opciones relacionadas con el comando. Casillas de verificacin Recuadros que indican con una marca si una opcin est activa. Se podrn seleccionar varias de ellas

Cuadro de edicin En el pueden escribirse textos, nmeros o referencias de celda.

Cuadro de lista Contiene una lista de opciones que podrn visualizarse con las flechas de desplazamiento, entre las que slo se podr elegir una.

Cuadro de lista desplegable Cuadro que contiene una lista de opciones no editables, que se despliegan al hacer clic en la flecha y en el que slo se puede seleccionar una.

Botn de opcin Botn que permite seleccionar slo una opcin entre un conjunto que se excluyen mutuamente.

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Cuadro de seleccin Permite modificar o asignar un valor, que puede aumentarse o disminuirse utilizando los botones de control de giro (par de botones con los que se incrementa o disminuye el valor presentado) o escribiendo la medida directamente

Botones En algunas ocasiones permiten confirmar o anular las especificaciones dentro de los cuadros de dilogo y en otras ejecutar una accin adicional

4. SELECCIN DE UNA OPCIN DENTRO DE LOS CUADROS DE DILOGO 1. Hacer clic en la ficha deseada 2. Hacer clic en cada una de las opciones requeridas 3. Hacer clic en el botn Aceptar

1. Seleccionar la ficha deseada presionando las teclas CONTROL + AV PG (ficha de la derecha) o CONTROL + RE PG (ficha de la izquierda) 2. Elegir las opciones deseadas dentro de la ficha, utilizando la tecla TAB para desplazarse o la tecla ALT + la letra que aparezca subrayada 3. Presionar ENTER Nota: Para cerrar el cuadro de dilogo y cancelar las opciones seleccionadas presionar la tecla ESC.

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RESUMEN Microsoft Excel es una hoja de clculo organizada en una estructura tabular con 16,384 filas y 256 columnas La interseccin de una columna y una fila se denomina celda y consta de una direccin o referencia La celda en la que se introducen los datos al comenzar a escribir se denomina celda activa. Excel cuenta con 20 barras de herramientas. Los cuadros de dilogo pueden contener: Fichas Cuadros de lista Cuadros de lista desplegable Cuadro de muestra Cuadros de seleccin Cuadros de edicin Casillas de verificacin Botones Botones de opcin

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III. LIBROS DE TRABAJO


1. QU ES UN LIBRO DE TRABAJO? Un libro de trabajo es el archivo donde se trabaja y se almacenan datos; est compuesto de hojas de clculo, grficos y macros. Cuando se crea un libro nuevo, ste se abre con 3 hojas de clculo, tituladas de la Hoja1 a la Hoja 3. Los nombres de cada hoja aparecen en la parte inferior en unas etiquetas. La etiqueta de la hoja activa siempre est en negrita. Para desplazar el cursor entre las hojas de un libro deber hacerse clic sobre la etiqueta de la hoja correspondiente.

Nombre del libro de trabajo Encabezado de columna

Botn Seleccionar todo

Barra de divisin horizontal

Encabezado de fila

Barra de desplazamiento vertical

Botones para desplazar etiquetas

Etiqueta de la hoja activa

Barra de desplazamiento horizontal

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Un libro de trabajo puede organizarse: Insertando hojas nuevas Eliminando hojas Cambiando el nombre de las hojas Moviendo o copiando hojas dentro del mismo libro de trabajo o en otro Ocultando hojas Quitar salto de pgina

2. CREAR UN LIBRO DE TRABAJO Cuando se ingresa a Excel automticamente se abre un nuevo libro en el cual se puede comenzar a escribir; sin embargo, podrn crearse nuevos libros en el momento que se desee

2.1 Creacin de un libro de trabajo nuevo 1. Hacer clic en el botn Nuevo

1. Abrir el men Archivo (ALT, A) 2. Elegir el comando Nuevo (ALT, A, N)

3. SELECCIN DE HOJAS DE CLCULO DENTRO DE UN LIBRO DE TRABAJO 3.1 Seleccionar una hoja de clculo 1. Hacer clic en la etiqueta de la hoja que se desea seleccionar

1.Presionar las teclas CONTROL + AV PG o CONTROL + RE PG, hasta seleccionar a la hoja deseada

3.2 Seleccionar varias hojas de clculo adyacentes 1. Hacer clic en la etiqueta de la primera hoja a seleccionar 2. Mantener presionada la tecla SHIFT 3. Hacer clic en la etiqueta de la ltima hoja que se desea seleccionar

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3.3 Seleccionar varias hojas de clculo no adyacentes 1. Hacer clic en la etiqueta de la primera hoja 2. Mantener presionada la tecla CONTROL 3. Hacer clic en las etiquetas de las otras hojas a seleccionar

3.4 Seleccionar todas las hojas de clculo de un libro 1. Hacer clic en la etiqueta de cualquier hoja 2. Hacer clic con el botn derecho del Mouse 3. Elegir el comando Seleccionar todas las hojas del men contextual

4. 4. INSERCIN Y ELIMINACIN DE HOJAS DE CLCULO Un libro de trabajo nuevo contiene 3 hojas, las cuales pueden aumentarse insertando hojas nuevas o disminuirse eliminando las ya existentes. La cantidad mxima de hojas que puede contener un libro nuevo es de 255, pero eso slo depender de la memoria disponible de la computadora. Para cambiar el nmero de hojas de un libro de trabajo nuevo: 1. Abrir el men Herramientas 2. Elegir el comando Opciones 3. Cambiar a la ficha General 4. En el cuadro de seleccin Nmero de hojas en libro nuevo, especificar el nmero de hojas deseado 5. Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER

4.1 Insertar una hoja de clculo 1. Hacer clic con el botn derecho del Mouse, sobre la etiqueta de alguna hoja de clculo 2. Elegir el comando Insertar Se desplegar la siguiente pantalla:

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Hoja seleccionada La nueva hoja de clculo se convierte en hoja activa

3. Elegir Hoja de clculo y hacer clic en el botn Aceptar. La nueva hoja de clculo aparecer activa

1. 2. 3. 4.

Seleccionar una hoja de clculo Abrir el men Insertar (ALT, I) Elegir el comando Hoja de clculo La nueva hoja aparecer en la posicin seleccionada

4.2 Mtodo rpido 1. Seleccionar una hoja de clculo 2. Presionar las teclas SHIFT + F11 3. La nueva hoja de clculo aparecer en la posicin seleccionada

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4.3 Insertar varias hojas de clculo Para agregar varias hojas de clculo: 1. 2. 3. 4. 5. Presionar la tecla SHIFT Seleccionar el nmero de etiquetas de hojas de clculo que se desea agregar Hacer clic con el botn derecho del Mouse Elegir el comando Insertar Cuando se despliegue el cuadro de dilogo, presionar ENTER

1. Seleccionar el nmero de etiquetas de hojas de clculo que se desea agregar 2. Abrir el men Insertar 3. Elegir el comando Hoja de clculo

4.4 Eliminar una hoja de clculo 1. Seleccionar la hoja de clculo que se desea eliminar 2. Hacer clic con el botn derecho del Mouse 3. Elegir el comando Eliminar Se desplegar el siguiente cuadro:

4. Hacer clic en el botn Aceptar para confirmar la eliminacin

5. CAMBIAR EL NOMBRE DE UNA HOJA DE CLCULO

1.

Hacer doble clic en la etiqueta de la hoja a la que se le desee cambiar el nombre

Se desplegar el siguiente cuadro:

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Escribir el nuevo nombre

2. En la etiqueta de la hoja escribir el nuevo nombre de la hoja 3. Presionar ENTER O bien 1. 2. 3. 4. Hacer clic con el botn derecho sobre la etiqueta deseada Elegir el comando Cambiar nombre del men contextual Escribir el nuevo nombre para la hoja Hacer clic en cualquier parte del rea de trabajo.

1. 2. 3. 4.

Abrir el men Formato Elegir la opcin Hoja4elegir Cambiar nombre, presionar ENTER En la etiqueta de la hoja escribir el nombre de la hoja Presionar ENTER

6. MOVER DE COPIAR HOJAS DE CLCULO Es posible mover o copiar hojas en el libro activo, en otro libro abierto o en un libro nuevo. 6.1 Mover hojas dentro de un libro 1. Seleccionar la hoja o las hojas que se desee mover 2. Arrastrar la(s) hoja(s) por la fila de etiquetas, aparecer un marcador de posicin que indicar el lugar en donde ser(n) colocada(s) la(s) hoja(s)

3. Una vez que el marcador de posicin est en el lugar deseado, soltar el botn del Mouse.

1. Seleccionar la hoja o las hojas que se desee mover 2. Abrir el men Edicin y elegir el comando Mover o copiar

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Se desplegar el siguiente cuadro :

Marcador de posicin

3. En el cuadro Antes de la hoja, seleccionar la ubicacin a la que se desea mover la(s) hoja(s) 4. Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER

6.2 Copiar hojas dentro de un libro 1. Seleccionar la hoja o las hojas que se desee copiar 2. Presionar y mantener as la tecla CONTROL 3. Arrastrar la(s) hoja(s) por la fila de etiquetas, aparecer un marcador de posicin que indicar el lugar en donde se copiara(n) la(s) hoja(s) y un signo de ms (+) se desplazar con el puntero 4. Soltar el botn del Mouse y, a continuacin la tecla CONTROL

1. Seleccionar la hoja o las hojas que se desea copiar 2. Abrir el men Edicin y elegir el comando Mover o copiar hoja Se desplegar el siguiente cuadro:

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3. En el cuadro Antes de la hoja, seleccionar la ubicacin a la que se desea copiar la(s) hoja(s) 4. Activar la casilla de verificacin Crear una copia 5. Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER

6.3 Mover hojas en otro libro 1. Abrir el libro que contiene las hojas que se desee mover, y el libro al que se desea mover las hojas 2. Abrir el men Ventana y elegir el comando Organizar , se desplegar el siguiente cuadro de dilogo:

3. 4. 5. 6.

Elegir la opcin Horizontal Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER Seleccionar la(s) hoja(s) que se desee mover Arrastrar a la fila de etiquetas de hoja del libro de destino

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1. Abrir el libro que contiene las hojas que se desee mover, y el libro al que se desea mover las hojas 2. Seleccionar la hoja o las hojas que se desee mover 3. Abrir el men Edicin y elegir el comando Mover o copiar hoja Se desplegar el siguiente cuadro

4. En el cuadro Al libro seleccionar el nombre del libro al que se desea mover la(s) hoja(s) 5. En el cuadro Antes de la hoja, seleccionar la ubicacin deseada 6. Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER

6.4 Copiar hojas en otro libro 1. Abrir el libro que contiene las hojas que se desee copiar, y el libro al que se desea copiar las hojas 2. Abrir el men Ventana y elegir el comando Organizar , se desplegar el siguiente cuadro de dilogo:

3. Elegir la opcin Horizontal 4. Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER

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5. 6. 7. 8. 9.

Seleccionar la(s) hoja(s) que se desee copiar Presionar y mantener as la tecla CONTROL Arrastrar a la fila de etiquetas de hoja del libro de destino Para copiar las hojas, mantenga presionada la tecla CTRL y arrastre la hojas. Soltar el botn del Mouse y, a continuacin, la tecla CONTROL

1. Abrir el libro que contiene las hojas que se desea copiar, y el libro al que se desea copiar las hojas 2. Seleccionar la(s) hoja(s) que se desea copiar 3. Abrir el men Edicin y elegir el comando Mover o copiar hoja Se desplegar el siguiente cuadro:

4. 5. 6. 7.

En el cuadro Al libro seleccionar el nombre del libro al que se desea copiar la(s) hoja(s) En el cuadro Antes de la hoja, seleccionar la ubicacin deseada Activar la casilla Crear una copia Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER

6.5 Mover o copiar hojas en un libro nuevo 1. Seleccionar las hojas que se desee mover o copiar 2. En el men Edicin, elegir el comando Mover o copiar hoja, se desplegar el siguiente cuadro.

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3. En el cuadro Al libro, seleccionar la opcin nuevo libro Para copiar las hojas, activar la casilla de verificacin Crear una copia Nota: Debe tenerse cuidado al mover o copiar hojas. Los clculos o los grficos basados en datos de una hoja de clculo pueden resultar inexactos si se cambia de lugar.

7. OCULTAR HOJAS DE CLCULO

1. Seleccionar la(s) hoja(s) de clculo que se desea ocultar 2. Abrir el men Formato 3. Elegir la opcin Ocultar del comando Hoja4. Las hojas desaparecern de la fila de etiquetas

8. MOSTRAR HOJAS DE CLCULO OCULTAS Si se desea volver a mostrar alguna de las hojas de clculo que fueron ocultadas:

1. Abrir el men Formato 2. Elegir la opcin Mostrar del comando Hoja4. Se desplegar el cuadro Mostrar

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3. Seleccionar en el cuadro Mostrar pgina la hoja de clculo que se desea volver a mostrar 4. Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER

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RESUMEN Un libro de trabajo es el archivo donde se trabaja y se almacenan datos, se compone de hojas de clculo, grficos y macros. Cuando se crea un libro nuevo se abre con 3 hojas de clculo, tituladas de la Hoja1 a la Hoja3. Un libro de trabajo puede organizarse: Insertando hojas nuevas Eliminando hojas Cambiando el nombre de las hojas Moviendo o copiando hojas dentro del mismo libro, en otro distinto o en uno nuevo Ocultando hojas

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IV. SELECCIN DE CELDAS, FILAS Y COLUMNAS E INTERPRETACIN DE LOS DATOS


Antes de introducir cualquier informacin en la hoja de clculo, deber seleccionarse la celda que se desea usar. Cuando se selecciona una celda, sta se convierte en la celda activa 1. SELECCIN DE CELDAS 1.1 Seleccin de una celda 1. Hacer clic en la celda deseada

1. Con las flechas de direccin mover la celda activa al lugar deseado

1.2 Seleccin de un rango de celdas Las celdas debern seleccionarse siempre en bloques rectangulares.

1. Ubicar el puntero del Mouse sobre la primera celda a seleccionar 2. Presionar el botn izquierdo y arrastrar el Mouse hasta que se iluminen todas las celdas deseadas

1. Colocar la celda activa en el lugar inicial 2. Presionar la tecla SHIFT y sin soltarla, extender la seleccin con las flechas de direccin hasta la posicin deseada 3. Soltar la tecla SHIFT O bien 1. Colocar la celda activa en el lugar inicial 2. Presionar la tecla F8 3. Con las flechas de direccin extender la seleccin hasta la posicin deseada

1.3 Seleccin de celdas no adyacentes 1. 2. 3. 4. Hacer clic en la celda inicial Presionar y mantener as la tecla CONTROL Hacer clic en las celdas adicionales Soltar la tecla CONTROL

1. Abrir el men Edicin (ALT, E) 2. Elegir el comando Ir a

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Se desplegar la siguiente pantalla:

3. En el cuadro Referencia, escribir la direccin completa de las celdas que se desea seleccionar (A1:B5,D1:E5) 4. Presionar ENTER

1.4 Seleccin de celdas especiales 1. Abrir el men Edicin (ALT, E) 2. Activar el comando Ir a 3. Elegir el botn Especial Se desplegar la siguiente pantalla:

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2. SELECCIN DE FILAS Y COLUMNAS 2.1 Seleccin de una fila completa 1. Hacer clic en el encabezado de la fila a seleccionar

1. Ubicar la celda activa en cualquier columna de la fila a seleccionar 2. Presionar las teclas SHIFT + BARRA ESPACIADORA

2.2 Seleccin de una columna completa 1. Hacer clic en el encabezado de la columna a seleccionar

1. Ubicar la celda activa en cualquier fila de la columna a seleccionar 2. Presionar las teclas CONTROL + BARRA ESPACIADORA

2.3 Seleccin de filas adyacentes 1. Colocar el puntero del Mouse sobre el encabezado de la primera fila a seleccionar 2. Presionar el botn izquierdo del Mouse 3. Arrastrar el Mouse hasta el encabezado de la ltima fila a seleccionar

1. 2. 3. 4.

Colocar la celda activa en alguna columna de la primera fila a seleccionar Presionar las teclas SHIFT + BARRA ESPACIADORA Oprimir la tecla F8 Extender la seleccin con las flechas de direccin hasta la ltima fila deseada

2.4 Seleccin de columnas adyacentes 1. Colocar el puntero del Mouse sobre el encabezado de la primera columna a seleccionar 2. Presionar en botn izquierdo del Mouse 3. Arrastrar el Mouse hasta el encabezado de la ltima columna a seleccionar

1. 2. 3. 4.

Colocar la celda activa en alguna celda de la primera columna a seleccionar Presionar las teclas CONTROL + BARRA ESPACIADORA Oprimir la tecla F8 Con las flechas de direccin extender la seleccin a las columnas deseadas

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2.5 Seleccin de filas o columnas no adyacentes 1. Presionar la tecla CONTROL 2. Hacer clic en los encabezados de las filas o columnas a seleccionar

1. Presionar la tecla F5 2. Se desplegar el cuadro de dilogo Ir a

3. En el cuadro Referencia, escribir la direccin de las filas o columnas a seleccionar (A:B,D:E 1:3,5:7) 4. Presionar ENTER

2.6 Seleccin de todas las filas y columnas de la hoja 1. Hacer clic en el botn Seleccionar todo

1. Presionar las teclas CONTROL + SHIFT + T o CONTROL + SHIFT + BARRA ESPACIADORA

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3. INTERPRETACIN DE LOS DATOS En una hoja de clculo pueden introducirse cuatro tipos de datos: Tipo Nmeros Descripcin Se considera como un nmero cualquier secuencia de caracteres numricos del 0 al 9, que no podr contener espacios. Un nmero puede aceptar los siguientes signos: ms, menos, parntesis, coma, diagonal, pesos, porcentaje y punto decimal. Se utilizan para realizar operaciones aritmticas y lgicas, con los datos de la hoja y obtener resultados calculados. Deben comenzar con un signo igual. Puede estar compuesto de letras o de cualquier combinacin de nmeros y caracteres que se introduzcan en una celda y que Excel no interprete como un nmero, frmula, fecha u hora. Pueden introducirse dentro de las celdas. Al escribir una fecha debe utilizarse la diagonal (/) o el guin (-) para separar el da, mes y ao. As mismo, pueden escribirse nombres de meses abreviados o completos, siendo ste el nico texto que se acepta dentro de una celda con formato de fecha. Al introducir una hora debern separarse con dos puntos (:) las horas de los minutos.

Frmulas

Texto

Fechas/Horas

3.1 Introduccin de datos 1. Colocar la celda activa en la posicin deseada 2. Escribir la informacin 3. Presionar ENTER. Automticamente la celda se desplazar hacia abajo Nota: Una celda puede contener hasta 255 caracteres; por lo tanto, cuando se escriba texto extenso en una celda, ste invadir la(s) celda(s) vaca(s) de la derecha, pero se cortar cuando se escriba algo en ellas. Cuando se escribe informacin en las celdas, Excel asigna automticamente una alineacin para los datos, de la siguiente forma: Celda Reportes 125 26/06/97 18:40 Alineacin Texto a la izquierda Nmeros a la derecha Fechas a la derecha Horas a la derecha

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3.2 Auto completar (Rellenar rpidamente entradas repetidas en una columna) Auto completar permite introducir texto rpidamente y con precisin en la hoja de clculo. Si los primeros caracteres que se escriben en una celda coinciden con los de una entrada ya existente en la misma columna, Microsoft Excel rellenar automticamente el resto del texto con lo escrito en la entrada anterior. Rellenar slo las entradas que contengan texto o una combinacin de texto y nmeros. Las que contengan slo nmeros, fechas u horas no se rellenarn.

Si Excel localiza una coincidencia en la columna, completa el resto del texto con el apropiado. El texto sugerido aparecer en negrita. 1. Para aceptar la entrada propuesta presionar ENTER 2. La entrada completa seguir exactamente el modelo de maysculas y minsculas de las entradas existentes 3. Para reemplazar los caracteres introducidos automticamente, continuar escribiendo 4. Para eliminar los caracteres introducidos automticamente, presionar la tecla RETROCESO Si el Autocompletar no funciona: 1. 2. 3. 4. 5. Abrir el men Herramientas Elegir el comando Opciones Seleccionar la ficha Modificar Activar la casilla Habilitar Auto completar para valores de celda Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER

3.3 Elegir de la lista Adems del Autocompletar, Excel cuenta con el comando Elegir de la lista que despliega una lista de todas las entradas existentes en la columna.

1. Hacer clic con el botn derecho del Mouse sobre la celda en la que se desea ingresar un nuevo valor 2. Se desplegar un men contextual

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3. Hacer clic en el comando Elegir de la lista 4. Se desplegar un cuadro con una lista de todas las entradas de la columna actual 5. Hacer clic en la entrada deseada

1. 2. 3. 4.

Presionar las teclas ALT + FLECHA ABAJO Se desplegar un cuadro con una lista de todas las entradas de la columna actual Desplazar la sombra con las flechas de direccin hasta la opcin deseada Presionar ENTER

3.4 Cambiar Informacin Existen dos formas posibles de cambiar informacin. 1. Antes de terminar de ingresarla en la celda activa 2. Cambiar la informacin una vez ingresada en la celda

Cambiar informacin antes de terminar de introducirla 1. Hacer clic en el Cuadro de cancelacin

1. Presionar la tecla ESC

Cambiar informacin despus de haberla introducido Existen dos mtodos para cambiar la informacin despus de haberla ingresado en una celda: 1. Sobre escribir introduciendo nueva informacin 2. Editar la informacin existente Sobre escribir 1. Ubicar la celda activa en la celda a editar 2. Escribir la nueva informacin 3. Presionar ENTER Editar 1. Ubicar la celda activa en la celda a modificar 2. Hacer doble clic en la celda o presionar la tecla F2 3. Desplazarse a la posicin deseada con las flechas de direccin 4. Realizar los cambios con el teclado 5. Presionar ENTER

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Deshacer escritura Cuando se introduce, edita o se da formato a la informacin de la hoja de clculo, puede cambiarse de idea o cometerse algn error. En ese caso, Excel permite deshacer la ltima accin que se llev a cabo. Para deshacer la accin ms reciente:

1. Hacer clic en el botn Deshacer

1. Abrir el men Edicin 2. Elegir el comando Deshacer entrada

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RESUMEN Antes de introducir informacin en la hoja de clculo deber seleccionarse la celda que se desea usar. Es posible seleccionar slo una celda o un rango de ellas Excel permite seleccionar celdas con contenido especial, tales como: Notas, Constantes, Frmulas, Nmeros, Texto, Valores lgicos, Valores de error, Celdas en blanco, Regin actual, Matriz actual, etc. Es posible seleccionar slo una fila, una columna o un rango de ellas En una hoja de clculo pueden introducirse cuatro tipos de datos: Nmeros Frmulas Texto Fechas/Horas El Auto completar es una herramienta de Microsoft Excel que permite rellenar rpidamente entradas repetidas en una columna, y que funciona nicamente al introducir texto. Adems del Auto completar, Excel cuenta con el comando Elegir de la lista que despliega una lista de todas las entradas existentes en la columna. Existen dos formas posibles de cambiar informacin: Antes de terminar de ingresarla en la celda activa Cambiar la informacin una vez ingresada en la celda. Existen dos mtodos para cambiar la informacin despus de haberla ingresado en una celda: Sobre escribiendo introduciendo nueva informacin Editar la informacin existente

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V. ADMINISTRAR HOJAS DE CALCULO Y LIBROS DE TRABAJO


1. GUARDAR LIBROS DE TRABAJO Una vez escrita la informacin dentro del libro de trabajo, debe guardarse en un disco, esto permitir utilizarla posteriormente. Cuando se guarda un libro de trabajo como un archivo en el disco, se le asigna un nombre nico. Para asignarle nombre a los documentos de Excel, utilizar las siguientes reglas: Pueden utilizarse nombres largos para hacer ms fcil la localizacin posterior del documento. El nombre del archivo puede contener hasta 218 caracteres, incluyendo espacios. Los nombres de los archivos no podrn contener ninguno de los siguientes caracteres: diagonal (/), diagonal invertida (\), signo mayor que (>), signo menor que (<), asterisco (*), interrogacin (?), comillas dobles (), barra vertical (|), dos puntos (:), punto y coma (;). Excel automticamente asigna la extensin .XLS al nombre del archivo, pero la ocultar por omisin. La restriccin de la longitud del nombre del archivo de 218 caracteres incluye todos los caracteres de la ruta de acceso al archivo, incluidos letra de unidad, nombre de servidor, ruta de la carpeta y nombre del archivo. Es por eso que se recomienda mantener la longitud mxima del nombre del archivo debajo de 75 caracteres. 1.1 Guardar el Libro de trabajo nuevo (primera vez) 1. Hacer clic en el botn Guardar 1. Abrir el men Archivo y elegir el comando Guardar (ALT, A, G) Se mostrar el siguiente cuadro de dilogo:

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2. Elegir en el cuadro Guardar en la unidad o carpeta en la cual se desea salvar el archivo 3. En el cuadro Nombre de archivo, escribir el nombre que se desea asignar al archivo 4. Hacer clic en el botn Guardar o presionar ENTER

1.2 Guardar cambios (Libro de trabajo existente) Una vez guardado el documento puede volver a modificarse. Para guardar los cambios hechos en un documento, conservando el nombre y la ubicacin con la cual se guard originalmente:

1. Hacer clic en el botn Guardar 1. Abrir el men Archivo 2. Elegir el comando Guardar (ALT, A, G)

1.3 Guardar como (Guardar un archivo existente con otro nombre o en unidad de disco diferente) En ocasiones, se requiere guardar los cambios realizados en el Libro de trabajo manteniendo una copia previa sin esos cambios. Cuando se usa el comando Guardar como los cambios efectuados en el documento se guardan con un nuevo nombre, y el libro de trabajo anterior se queda con el nombre original. El comando Guardar como se utiliza para: Guardar un archivo con un nombre distinto Guardar un archivo en una unidad de disco o carpeta diferente

Si se desea guardar el archivo en una unidad de disco diferente o cambiarle el nombre: 1. Abrir el men Archivo 2. Elegir el comando Guardar como 3. Repetir los pasos 2, 3, y 4 del procedimiento Guardar el Libro de trabajo nuevo

1.4 Guardar cambios automticamente En Excel es posible guardar automticamente el archivo con el que se est trabajando o todos los archivos abiertos en un intervalo de tiempo definido por el usuario, lo cual permite ahorrar trabajo y tener mayor seguridad. Para guardar los cambios automticamente 1. Abrir el men Herramientas 2. Elegir el comando Opciones 3. Seleccionar la ficha Guardar:
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4. Activar la casilla de verificacin la frecuencia con que se desea guardar el libro. 5. Hacer clic en el botn Aceptar o Presionar ENTER

y especificar

1.5 Cerrar un libro de trabajo 1. Abrir el men Archivo y elegir el comando Cerrar

1.6 Cerrar todos los libros de trabajo abiertos 1. 2. 3. 4. Presionar y mantener as la tecla SHIFT Abrir el men Archivo Soltar la tecla SHIFT Elegir el comando Cerrar todo

1.7 Salir de Microsoft Excel 1. Abrir el men Archivo y elegir el comando Salir

1.8 Desplazarse a una ubicacin especfica Para desplazarse a una ubicacin especfica, se utiliza el cuadro de nombres 1. Hacer clic en el cuadro de nombres 2. Introducir la direccin de la celda a la cual se desea desplazar 3. Presionar ENTER

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1.9 Mtodos abreviados del teclado para desplazarse por la Hoja de clculo TECLA Inicio Fin + ENTER CONTROL + Inicio CONTROL + Fin Re Pg Av Pg Alt + Re Pg Alt + Av Pg CONTROL + Flecha hacia arriba CONTROL + Flecha hacia abajo CONTROL + Flecha derecha CONTROL + Flecha izquierda ACCIN Desplaza a la primera celda de la fila actual Desplaza al borde derecho ms lejano de la porcin ocupada de la hoja de clculo, pero de la misma fila Desplaza a la primera celda de la hoja de clculo (A1) Desplaza a la celda inferior derecha de la porcin ocupada de la hoja de clculo Desplaza una pantalla hacia arriba Desplaza una pantalla hacia abajo Desplaza una pantalla hacia la izquierda Desplaza una pantalla hacia la derecha Desplaza a la prxima celda ocupada hacia arriba en la columna o a la fila 1 Desplaza a la prxima celda ocupada hacia abajo en la columna o a la fila 65536 Desplaza a la prxima celda ocupada hacia la derecha, o a la columna IV Desplaza a la prxima celda ocupada hacia la izquierda, o a la columna A

1.10 Cambiarse a otra Hoja de Clculo Un libro de trabajo en Excel contiene diferentes hojas de clculo, las cuales se manejan e identifican por unas etiquetas. Por omisin, un Libro de Trabajo de Excel contiene 16 hojas de clculo y se le pueden agregar hasta 255. Para desplazarse a otra hoja: 1. Hacer clic en la etiqueta de la hoja a la que se desea desplazar

1. Presionar las teclas CONTROL + Re Pg para desplazarse a la hoja anterior o CONTROL + Av. Pg para desplazarse a la hoja posterior en el libro de trabajo

1.11 Abrir un libro de trabajo existente 1. Hacer clic en el botn Abrir

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1. Abrir el men Archivo, elegir el comando Abrir (ALT, A, A) Aparecer la siguiente pantalla:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

En el cuadro Buscar en, seleccionar el disco o la carpeta donde se guard el archivo Seleccionar el directorio donde se guard el archivo Con las flechas de direccin, ubicarse en el directorio donde se guard el archivo Presionar ENTER Activar el cuadro Nombre de archivo Dar doble clic en el nombre del archivo deseado Presionar la tecla TAB Seleccionar el archivo deseado utilizando las flechas de direccin Presionar ENTER

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RESUMEN Una vez escrita la informacin dentro del libro de trabajo, deber guardarse en un disco. Un nombre de archivo en Excel puede contener hasta 218 caracteres, incluyendo todos los caracteres de la ruta de acceso, letra de unidad, nombre de servidor, ruta de la carpeta y nombre del archivo. La primera vez que se guarda el archivo se especfica unidad de disco, carpeta y nombre del archivo, posteriormente podrn salvarse los cambios realizados en el mismo sin necesidad de especificar nuevamente ubicacin o nombre. Excel permite salvar un archivo existente con otro nombre o en una unidad de disco diferente, mediante el comando Guardar como Excel tiene incluida una opcin denominada Guardado automtico, que permite guardar automticamente el archivo con el que se est trabajando o todos los archivos abiertos en un intervalo de tiempo definido por el usuario. Es posible cerrar slo el libro de trabajo en el que se est trabajando o todos los libros de trabajo abiertos simultneamente Existen mtodos abreviados para desplazarse por la hoja de clculo En Excel pueden tenerse varios libros de trabajo abiertos al mismo tiempo

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conalep VI. FRMULAS Y REFERENCIAS


1. FRMULAS Una frmula es la secuencia de valores, referencias de celdas, funciones u operadores, que se escribe dentro de una celda, y produce un valor nuevo a partir de otros ya existentes. Pueden realizarse operaciones tales como suma, multiplicacin, comparacin, etc., con los datos escritos en la hoja de clculo. Una frmula empieza siempre con el signo igual (=). Los valores obtenidos a partir de ella se actualizarn automticamente, slo si estn referidos con el nombre de las celdas que contienen los datos numricos. Una frmula est compuesta por: Elemento Referencias de celda Descripcin Grupo de coordenadas de una celda en una hoja de clculo, que indican a MS-Excel en dnde debe buscar los valores que se desean utilizar en la frmula. Las referencias pueden ser: Absolutas: Especifican la ubicacin exacta de una celda en una frmula, no importando la posicin de la celda que contiene la frmula ($A$1, $B$1, ...) Relativas: Especifican la ubicacin de otra celda en relacin a la que contiene la frmula (A1, B1, C1,...) Mixtas: Combinacin de una referencia relativa y una absoluta dentro de una frmula ($A1 o A$1) Cualquier nmero ingresado dentro de una frmula que aparecer como constante Son herramientas de clculo que ejecutan operaciones que devuelven valores automticamente. Las funciones en MS-Excel estn agrupadas en las siguientes categoras: Financieras Fecha y hora Matemticas y trigonomtricas Estadsticas Bsqueda y referencia Base de datos Texto Lgicas Informacin Son identificadores fciles de recordar que se utilizan para referirse a una celda, un grupo de ellas, un valor o una frmula Se utilizan para especificar qu tipo de operacin se va a realizar

Valores

Funciones

Nombres

Operadores

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Existen operadores Aritmticos + / * % Suma Resta Divisin Multiplicacin Porcentaje De comparacin Igual Mayor que Menor que Mayor o igual Menor o igual Diferente De texto Concatenar dos valores de texto De referencia Sirve para delimitar un rango entre las referencias Produce una referencia que incluye las dos referencias

= > < >= <= <>

&

Rango (dos puntos) Unin (coma)

Un rango se especifica con dos puntos, por ejemplo B2:D2

Una unin se especifica con una coma, por ejemplo B4,D4

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A continuacin se muestra el ejemplo de una frmula que contiene algunos de los elementos mencionados.

Operador de suma Signo igual Operador de divisin

=(A1+B5) / 2
Constante Referencias de celda

Cuando se usan parntesis dentro de una frmula, Excel calcula primero las expresiones dentro de ellos y luego usa esos resultados para calcular el resto de la frmula, como se muestra a continuacin.

Frmula =2+5*8 =(2+5)*8

Resultado 42 56

Todos los datos que se escriban dentro de la hoja de clculo aparecern desplegados en la barra de frmulas, dentro de la cual podrn editarse, si as se desea.

Cuadro de cancelacin

Cuadro de introduccin Barra de frmulas

Asistente para funciones Cuadro de nombres Celda activa

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1.1 Introduccin de frmulas 1. 2. 3. 4. 5. 6. Ubicar el cursor en la celda deseada Escribir el signo igual (=) Ingresar la referencia de la celda o un valor Ingresar el operador deseado Ingresar el siguiente valor o referencia Presionar ENTER

La celda en la que se introduce la frmula, muestra el valor resultante y no la frmula. Cuando se seleccione una celda que contenga una frmula, sta siempre se mostrar en la barra de frmulas. La siguiente pantalla muestra una frmula escrita en la hoja de clculo:

Frmula

Valor resultante

2. REFERENCIAS Cuando se van a introducir referencias dentro de una frmula es posible escribirlas o seleccionar la celda o el rango directamente en la hoja de clculo.

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2.1 Introduccin de referencias 1. Ubicar el cursor en la celda deseada 2. Escribir el signo igual (=) 3. Desplazar el cursor a la celda o celdas que se quieren referenciar o arrastrar el Mouse por el rango de celdas que se desean introducir en la referencia. La seleccin quedar rodeada por una lnea punteada denominada borde mvil, y la referencia a la celda o rango de ellas aparecer en la frmula 4. Terminar de escribir la frmula 5. Presionar ENTER

3. LLENADO AUTOMTICO El llenado automtico se utiliza para crear una serie de valores incrementales o fijos en una hoja de clculo. Las series son tiles para crear encabezados de filas de tablas y de columnas de una hoja de clculo o cuando se requiera introducir una serie creciente de nmeros, fechas u horas. 3.1 Llenar un rango de celdas adyacentes 1. Copiar mientras se arrastra el cuadro de llenado

1. 2. 3. 4. 5.

Escribir el valor en la celda deseada Presionar ENTER Seleccionar la celda que contiene los datos a copiar Arrastrar el cuadro de llenado por las celdas que se desean llenar Soltar el botn del Mouse

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Series con llenado automtico

Celda seleccionada

Cuadro de llenado

Copiar utilizando los comandos Hacia la derecha y Hacia abajo 1. Seleccionar la celda o celdas que se desean copiar y las celdas adyacentes que se desean llenar 2. Abrir el men Edicin 3. Elegir la opcin Hacia la derecha del comando Rellenar4 (CONTROL + D) Para copiar la seleccin en las celdas adyacentes inferiores 1. Seleccionar la celda o celdas que se desean copiar y las celdas adyacentes que se desean llenar 2. Abrir el men Edicin 3. Elegir la opcin Hacia abajo del comando Rellenar (CONTROL + J)

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Aumentar una serie de nmeros o de fechas 1. 2. 3. 4. 5. Seleccionar la primera celda que se desea en la serie Introducir el valor inicial y presionar ENTER Seleccionar nuevamente la celda inicial Mantener presionada la tecla CONTROL Arrastrar el cuadro de llenado en el sentido deseado

Aumentar una serie en dos o ms celdas 1. 2. 3. 4. Introducir como mnimo los primeros dos valores iniciales para la serie Seleccionar las dos primeras celdas Arrastrar el cuadro de llenado en el sentido que se desee llenar Microsoft Excel adivinar el tipo de serie que se desea crear al analizar la clase de datos y los cambios de incremento entre las celdas y llenar el resto de la seleccin

Aumentar una serie de nmeros utilizando el comando Series 1. 2. 3. 4. Introducir el valor inicial de la serie Seleccionar la celda que contiene el valor inicial Abrir el men Edicin Seleccionar la opcin Series del comando Rellenar4

Se desplegar el siguiente cuadro:

5. En el cuadro Series en seleccionar la opcin Filas o Columnas para especificar si el llenado se va a realizar a travs de las filas o de las columnas 6. En el cuadro Incremento especificar la cantidad por la que debe aumentar o disminuir una serie, debe escribirse un nmero positivo o negativo. Un nmero positivo aumentar la serie, uno negativo la disminuir 7. En el cuadro Lmite especificar el valor en el que se desea que termine la serie. El valor puede ser un nmero positivo o negativo 8. Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER

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Aumentar una serie de fechas utilizando el comando Series 1. Introducir la fecha inicial de la serie 2. Seleccionar la celda que contiene la fecha inicial y las celdas en las que se desea llenar la serie 3. Abrir el men Edicin 4. Seleccionar la opcin Series del comando Rellenar4 Se desplegar el siguiente cuadro:

5. En el cuadro Series en seleccionar la opcin Filas o Columnas para especificar si el llenado se va a realizar a travs de las filas o de las columnas 6. En el cuadro Tipo, elegir la opcin Cronolgica, se activar el cuadro Unidad de tiempo

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7. En el cuadro Unidad de tiempo elegir la opcin que corresponda a la serie deseada Opcin Fecha Da laborable Mes Ao Descripcin Incrementa la serie en das naturales Incrementa la serie en das laborables, considerando como tales de lunes a viernes Incrementa la serie modificando slo el mes, el da se conservar, ejemplo: 1/1/98, 1/2/98, 1/3/98, etc. Incrementa la serie modificando slo el ao, el da y el mes se conservarn, ejemplo: 1/1/96, 1/1/97, 1/1/98, etc.

8. Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER

Activar o desactivar el llenado automtico 1. Abrir el men Herramientas 2. Elegir el comando Opciones 3. Seleccionar la ficha Modificar 4. Activar la casilla de verificacin Permitir arrastrar y colocar 5. Elegir el botn Aceptar o presionar ENTER El activar o desactivar la opcin Permitir arrastrar y colocar activa o desactiva tambin el llenado automtico.

Opcin Permitir arrastrar y colocar activa

Opcin Permitir arrastrar y colocar inactiva

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4. FUNCIONES Una funcin es una frmula especial que ya est escrita dentro de Excel y realiza una operacin que devuelve un valor. Las funciones pueden utilizarse solas o como componentes para construir frmulas ms extensas. Los valores sobre los cuales una funcin efecta las operaciones se llaman argumentos. A continuacin se presenta un ejemplo de una funcin y cmo debe escribirse.
Separador de argumento Signo igual Todos los argumentos deben ir encerrados entre parntesis

=Nombre de la funcin(Arg1;Arg2)
Nombre de la funcin Argumentos

MS-Excel contiene ms de 220 funciones diferentes. Las ms usuales son:

4.1 Funcin SUMA Es la funcin que se utiliza con mayor frecuencia, porque resume frmulas complejas en una forma concisa. Se emplea para sumar todas las referencias que se especifiquen. La funcin SUMA puede introducirse directamente en una celda o a travs del botn Autosuma en la barra de herramientas. La funcin SUMA se introduce de la siguiente forma: =SUMA(direccin de celda: direccin de celda) Para totalizar un rango de nmeros usando la funcin SUMA: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Hacer clic en la celda en la cual se desea introducir la funcin SUMA Introducir la siguiente frmula: =SUMA( Introducir la primera referencia de celda Escribir el operador de referencia deseado Introducir la segunda referencia de celda Presionar ENTER

Excel agrega el parntesis del final, totaliza los valores y muestra el resultado en la celda en la que se introdujo la frmula. Si se introducen referencias aisladas, stas debern separarse por el separador de unin coma (,)

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Si se introduce un rango deber ir separado por dos puntos (:) A continuacin se muestra un ejemplo de la funcin SUMA:

Funcin SUMA

Resultado de la funcin

4.2 Funcin PROMEDIO Calcular la media aritmtica de los argumentos que se especifiquen. La funcin PROMEDIO se introduce de la siguiente forma: =PROMEDIO(direccin de celda:direccin de celda) Para promediar un rango de nmeros usando la funcin PROMEDIO: 1. 2. 3. 7. 8. 4. Hacer clic en la celda en la cual se desea introducir la funcin PROMEDIO Introducir la siguiente frmula: =PROMEDIO( Introducir la primera referencia de celda Escribir el operador de referencia deseado Introducir la segunda referencia de celda Presionar ENTER

Excel agrega el parntesis del final, hace un promedio de los y muestra el resultado en la celda en la que se introdujo la frmula.

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Si se introducen referencias aisladas, stas debern separarse por el operador de referencia coma (,) Si se introduce un rango deber ir separado por dos puntos (:)

Funcin PROMEDIO

Resultado de la funcin

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RESUMEN Una frmula es la secuencia de valores, referencias de celdas, funciones y operadores, que se escribe dentro de una celda, y produce un valor nuevo a partir de otros ya existentes. Las frmulas se componen de: Referencias de celda Valores Funciones Nombres Operadores Excel cuenta con una herramienta denominada llenado automtico que se utiliza para crear una serie de valores incrementales o fijos en una hoja de clculo. Excel cuenta tambin con ms de 220 frmulas especiales denominadas funciones, que ya estn programadas y realizan una operacin que devuelve un valor . Las funciones ms comunes son: SUMA PROMEDIO

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VII. FORMATO DE UNA HOJA DE CALCULO


En Excel puede asignarse el formato deseado y cambiarse la apariencia de los datos en una celda, columna, fila, rango de celdas o en todas las celdas de la hoja de clculo antes o despus de escribir los datos. Para cambiar la apariencia de los datos, puede utilizarse la barra de herramientas Formato o el men Formato.

1. APLICAR FORMATO UTILIZANDO LA BARRA DE HERRAMIENTAS 1.1 Realce a texto 1. Seleccionar la celda o celdas a las cuales se desea dar formato 2. Hacer clic en alguno de los botones aplicarse los tres formatos si as se desea (Negrita, Cursiva o Subrayar) Pueden

1.2 Cambiar fuente y modificar su tamao 1. Seleccionar la celda o celdas a las que se va a cambiar la fuente 2. Hacer clic en el cuadro de lista desplegable Fuente barra de herramientas Formato, y seleccionar la fuente deseada 3. En el cuadro Tamao de fuente tamao deseado de la

de la barra de herramientas Formato, elegir el

Los formatos que se asignen a una celda son independientes de los datos contenidos en la misma.

1.3 Cambiar Alineacin 1. Seleccionar las celdas a las cuales se desea cambiar la alineacin 2. Hacer clic en alguno de los botones de alineacin de la barra de herramientas (Alinear a la izquierda, Centrar en la celda, Alinear a la derecha, Centrar en varias columnas)

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1.4 Formato a Nmeros La siguiente tabla describe los botones para dar formato a los nmeros: Botn Nombre del botn Estilo Moneda Estilo Porcentual Descripcin Agrega el estilo de moneda que est configurado a las celdas seleccionadas Multiplica el valor escrito en la celda seleccionada por 100 y le agrega el smbolo de porcentaje (%) Agrega separador de miles (,) y asigna por omisin dos decimales Agrega un lugar decimal cada vez que se hace clic sobre el Remueve un lugar decimal cada vez que se hace clic sobre l Agrega el estilo de moneda Euro que esta configurado a las celdas seleccionadas

Estilo Millares Aumentar decimales Disminuir decimales Euro

1. Seleccionar las celdas a las cuales se desea aplicar algn formato de nmero 2. Hacer clic en alguno de los botones de formato de nmero

1.5 Agregar Bordes 1. Seleccionar la celda o celdas a las que se desea agregar bordes 2. Hacer clic en la flecha que se encuentra junto al botn Paleta porttil Bordes 3. Se desplegar la paleta de estilo de los bordes 4. Hacer clic en el tipo de borde deseado El ltimo estilo de borde seleccionado aparecer como imagen en el botn

1.6 Agregar diseo (relleno) 1. Seleccionar la celda o celdas a las que se desea aplicar un diseo 2. Hacer clic en la flecha que se encuentra junto al botn Paleta porttil Color de relleno

3. Se desplegar la paleta de colores de fondo 4. Hacer clic en el color deseado El ltimo color seleccionado aparecer como muestra en el botn

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1.7 Cambiar color de la fuente 1. Seleccionar la celda o celdas a las que se desea cambiar el color de la fuente 2. Hacer clic en la flecha que se encuentra junto al botn Paleta porttil Color de fuente 3. Se desplegar la paleta de colores de texto 4. Hacer clic en el color deseado El ltimo color seleccionado aparecer como muestra en el botn

1.8 Copiar Formato En ocasiones, es necesario aplicar a un rango de celdas el mismo formato que ya se aplic en otro rango. El botn Copiar formato copia los formatos de nmero y carcter, la alineacin, los bordes y los colores. Para copiar un formato desde un rango hacia otro: 1. Seleccionar una celda o un rango de celdas que tenga el formato que se desea copiar 2. Hacer clic en el botn Copiar formato 3. El puntero del Mouse tendr adjunta una brocha 4. Arrastrar el Mouse en la celda o rango de celdas en que se desee copiar el formato Para copiar el formato en la celda o el rango de celdas seleccionado en varias ubicaciones : 1. Hacer doble clic en el botn Copiar formato 2. El puntero del Mouse tendr adjunta una brocha 3. Arrastrar el Mouse en cada una de las celdas o rango de celdas en las que se desee copiar el formato 4. El puntero del Mouse seguir conservando la brocha, para desactivar el modo de copiar, hacer nuevamente clic en el botn o presionar la tecla ESC

2. APLICAR FORMATO UTILIZANDO LA BARRA DE MENS 2.1 Formato de Fuentes 1. Seleccionar la(s) celda(s) a la(s) cual(es) se desea cambiar el formato 2. Abrir el men Formato y elegir el comando Celdas , se desplegar un cuadro de dilogo

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3. Seleccionar la ficha Fuente 4. En los cuadros de lista Fuente, Estilo y Tamao elegir el tipo, estilo y tamao de letra deseados 5. En los cuadros de lista desplegable Subrayado y Color seleccionar el realce deseado 6. En el cuadro Efectos, elegir el efecto de texto deseado (Tachado, Superndice y Subndice) 7. Presionar ENTER

2.2 Cambiar Alineacin 1. Seleccionar la(s) celda(s) a la(s) cual(es) se desea cambiar la alineacin 2. Abrir el men Formato y elegir el comando Celdas, se desplegar un cuadro de dilogo 3. Seleccionar la ficha Alineacin

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4. En los cuadros de lista desplegable Horizontal y Vertical, elegir el botn que corresponda a la opcin deseada 5. En el cuadro Orientacin, seleccionar con las flechas de direccin la orientacin del texto deseada 6. En los cuadros de seleccin Sangra y Grados, seleccionar dando clic en los botones de incremento o decremento la cantidad deseada 7. Si se desean ajustar varias lneas en la celda, activar la casilla de verificacin Ajusta el texto 8. Si se requiere reducir el tamao de los caracteres de la fuente y se ajuste en la columna, activar la casilla de verificacin Reduce el tamao 9. En el caso de que se requiera de combinar dos o ms celdas seleccionadas en una sola, activar la casilla de verificacin Combinar celdas 10.En el cuadro de lista desplegable Direccin del texto elegir el botn que corresponda a la opcin deseada. 11.Presionar ENTER

2.3 Agregar Bordes 1. Seleccionar la(s) celda(s) a la(s) cual(es) se desea agregar bordes 2. Abrir el men Formato y elegir el comando Celdas, se desplegar un cuadro de dilogo 3. Seleccionar la ficha Bordes

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4. Seleccionar el cuadro Estilo (ALT + E) y elegir con las flechas de direccin el tipo de borde deseado 5. En el cuadro Preestablecidos, con la tecla de tabulacin activar el cuadro de la posicin en la que se desea que aparezca el borde (Ninguno, Contorno, e Interior) 6. En el cuadro Borde, con la tecla de tabulacin activar el cuadro de la posicin en la que se desea que aparezca el borde (Izquierdo, Derecho, Superior, Inferior, etc.) 7. En el cuadro de lista desplegable Color (ALT + C), elegir con las flechas de direccin el color que se desee asignar al borde 8. Presionar ENTER

2.4 Agregar Tramas 1. Seleccionar la(s) celda(s) a la(s) cual(es) se desea aplicar un diseo 2. Abrir el men Formato y elegir el comando Celdas, se desplegar un cuadro de dilogo 3. Seleccionar la ficha Tramas

4. En el cuadro Color (ALT + C), seleccionar con las flechas de direccin, el color de fondo deseado 5. Desplegar el cuadro de lista Trama (ALT + T) y elegir con las flechas de direccin el diseo deseado 6. Presionar ENTER

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2.5 Formatos de nmero 1. Seleccionar la(s) celda(s) a la(s) cual(es) se desea aplicar un formato de nmero 2. Abrir el men Formato y elegir el comando Celdas, se desplegar un cuadro de dilogo 3. Seleccionar la ficha Nmero

Cuadro de lista, que despliega las opciones disponibles para la categora seleccionada

4. Elegir con las flechas de direccin el tipo de formato deseado, en el cuadro Categora (ALT + C) 5. Especificar las opciones requeridas para la categora seleccionada 6. En el caso de haber seleccionado la categora Personalizada, en el cuadro de lista, seleccionar con las flechas de direccin el cdigo deseado. Observar que en el rea de muestra se despliega el valor escrito en la celda tal como se ver con el formato seleccionado 7. En caso de requerirse un formato personalizado distinto a los disponibles en la lista, ste se podr escribir directamente en el cuadro de texto Tipo (ALT + I) 8. Presionar ENTER

2.6 Borrar Formatos En ocasiones se requiere eliminar el formato de un rango sin eliminar el contenido de las celdas. Para borrar un formato: 1. Seleccionar el rango de celdas al que se desea borrar el formato 2. Abrir el men Edicin

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3. Elegir el comando Borrar4. Se desplegar un Submen 4. Elegir el comando Formatos

3. CAMBIAR EL ANCHO DE LAS COLUMNAS Y EL ALTO DE LAS FILAS Cuando se abre una hoja de clculo nueva, el ancho de las columnas y el alto de las filas se establecen conforme a medidas estndar (10.71 y 12.75 respectivamente). En muchas ocasiones en las celdas hay nmeros o frmulas cuyo resultado se extiende ms all del borde de la celda, en esos casos, Excel llena con el signo (#). En ese caso deber incrementarse el ancho de la columna para poder visualizar el resultado. Las medidas de anchura y altura pueden ajustarse al tamao deseado.

3.1 Ajustar el ancho de las columnas 1. Seleccionar la columna a la cual se desea modificar el ancho 2. Arrastrar el borde derecho del encabezado de la columna hasta que sta se ajuste al tamao deseado O bien 1. Hacer doble clic en el borde derecho del encabezado de la columna para que se ajuste automticamente

1. 2. 3. 4. 5.

Seleccionar la columna a la cual se le va a modificar el ancho Abrir el men Formato y elegir el comando Columna4 (ALT, F, C) En el submen, escoger el comando Ancho En el cuadro Ancho de columna escribir el tamao deseado Presionar ENTER

Es posible ajustar el tamao de varias columnas a la vez, seleccionando primero las columnas y luego ajustando el ancho de cualquiera de ellas.

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3.2 Ajustar la altura de las filas 1. Seleccionar la fila a la cual se desea modificar la altura 2. Arrastrar el borde inferior del encabezado de la fila hasta que sta se ajuste a la altura deseada O bien 1. Hacer doble clic en el borde inferior del encabezado de la fila para que se ajuste automticamente

1. 2. 3. 4. 5.

Seleccionar la fila a la cual se le va a ajustar la altura Abrir el men Formato y elegir el comando Fila (ALT, F, F) En el submen, escoger el comando Alto En el cuadro Alto de fila escribir el tamao deseado Presionar ENTER

Es posible ajustar el tamao de varias filas a la vez, seleccionando primero las filas y luego ajustando el alto de cualquiera de ellas.

3.3 Auto formato Microsoft Excel cuenta con formatos de rango incorporados, llamados autoformatos, que pueden aplicarse automticamente a los rangos de celda seleccionados. Dichos formatos ayudan a darle a la hoja una apariencia ms profesional y hacen la presentacin de datos ms clara y legible. Los autoformatos incluyen: formato de nmero, alineacin, fuentes, bordes, diseos, colores, anchos de columnas y altos de filas. Para utilizar la caracterstica de Autoformato: 1. Seleccionar el rango de datos al que se desea dar formato 2. Abrir el men Formato 3. Elegir el comando Auto formato

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Aparecer el cuadro de dilogo Autoformato

Botn de desplazamiento

4. Seleccionar el formato deseado por medio del botn de desplazamiento. 5. Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER Si se desea que el auto formato se aplique slo con alguna de sus caractersticas: 1. Elegir el botn Opciones 2. Se desplegar el cuadro Efectos a aplicar 3. Desactivar las casillas que correspondan a los efectos no deseados

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4. Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER

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RESUMEN En Excel puede asignarse el formato deseado y cambiarse la apariencia de los datos en una celda, columna, fila, rango de celdas o en todas las celdas de la hoja de clculo antes o despus de escribir los datos. En Excel pueden agregarse los siguientes formatos: Realce a texto Alineacin Formato a nmeros Bordes Diseo Cuando se abre una hoja de clculo nueva, el ancho de las columnas es de 10.71 y el alto de las filas es de 12.75, pero dichas medidas podrn ajustarse en cualquier momento. Excel cuenta con formatos de rango incorporados, denominados Autoformatos, que pueden aplicarse automticamente a los rangos de celda seleccionados y ayudan a darle una apariencia ms profesional, y hacen la presentacin de los datos ms clara y legible.

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VIII. EDICIN DE UNA HOJA DE CLCULO


1. EDICIN DE CELDAS 1.1 Edicin de una celda Una vez que se ha escrito un valor dentro de una celda, es posible modificarlo editando la celda o sobrescribiendo un nuevo valor dentro de ella.

1. Hacer doble clic en la celda que se va a editar

1. Con las flechas de direccin, seleccionar la celda que se desea editar 2. Presionar la tecla F2 Para editar el contenido de una celda, se utilizan los comandos del men Edicin o del men contextual. Pueden editarse datos en un rango de celdas sucesivas o adyacentes previamente seleccionadas, utilizando las teclas que se mencionan a continuacin.

Para desplazarse Hacia abajo Hacia la derecha Hacia arriba Hacia la izquierda

Presionar ENTER TAB SHIFT + ENTER SHIFT + TAB

1.2 Copiar celdas Excel permite copiar una celda o un bloque de ellas, duplicando su contenido en una nueva posicin. 1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea copiar 2. Hacer clic en el botn Copiar 3. Cuando aparezca el borde mvil, hacer clic en la celda destino 4. Hacer clic en el botn Pegar

1. 2. 3. 4. 5.

Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea copiar Desplegar el men contextual Hacer clic en el comando Copiar Cuando aparezca el borde mvil, hacer clic en la celda destino Desplegar el men contextual y hacer clic en el comando Pegar

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1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea copiar 2. Abrir el men Edicin y elegir el comando Copiar (ALT, E, C) 3. Al aparecer el borde mvil, desplazar el cursor con las flechas de direccin, hasta la celda destino 4. Activar el men Edicin y seleccionar el comando Pegar (ALT, E, P)

1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea copiar 2. Presionar las teclas CONTROL + C 3. Al aparecer el borde mvil, desplazar el cursor con las flechas de direccin, hasta la celda destino 4. Presionar las teclas CONTROL + V

Nota

El borde mvil continuar activo despus de haber pegado las celdas en el lugar de destino, lo cual indica que stas se pueden volver a pegar. Si se desea eliminar el borde, deber presionarse la tecla ESC

1.3 Mover celdas Cuando se mueven celdas, stas se cortan y se desplazan a otra posicin.

1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea mover 2. Hacer clic en el botn Cortar 3. Hacer clic en la celda destino 4. Hacer clic en el botn Pegar

1. 2. 3. 4. 5.

Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea mover Desplegar el men contextual Hacer clic en el comando Cortar Cuando aparezca el borde mvil, seleccionar la celda de destino Desplegar el men contextual y hacer clic en el comando Pegar

1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea mover 2. Abrir el men Edicin y elegir el comando Cortar (ALT, E, T) 3. Al aparecer el borde mvil, desplazar el cursor con las flechas de direccin, hasta la celda destino 4. Activar el men Edicin y seleccionar el comando Pegar, automticamente se eliminar el rea cortada (ALT, E, P)

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1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea mover 2. Presionar las teclas CONTROL + X 3. Al aparecer el borde mvil, desplazar el cursor con las flechas de direccin, hasta la celda destino 4. Presionar las teclas CONTROL + V

1.4 Copiar y mover celdas utilizando el mtodo abreviado Copiar celdas 1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea copiar 2. Colocar el puntero del mouse en el borde de la seleccin, hasta que ste se convierta en una flecha 3. Presionar la tecla CONTROL 4. Arrastrar el borde hasta la posicin destino 5. Soltar el botn del mouse y despus la tecla CONTROL

Mover celdas 1. Seleccionar la celda o rango de celdas a mover 2. Colocar el puntero del mouse en el borde de la seleccin, hasta que ste se convierta en una flecha 3. Arrastrar el borde a la posicin de destino 4. Soltar el botn del mouse

Nota

Cuando se copian o se mueven celdas que contienen datos, stas reemplazan a las celdas antiguas

1.5 Insertar celdas entre celdas existentes Pueden insertarse celdas copiadas o cortadas entre celdas existentes, de la siguiente forma.

1. 2. 3. 4.

Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea copiar o mover Elegir el comando Copiar o Cortar, en el men Edicin Seleccionar la celda destino Abrir el men Insertar y elegir el comando Celdas copiadas o Celdas cortadas. Se desplegar el siguiente cuadro de dilogo

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5. Elegir el botn de opcin deseado 6. Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER

1. 2. 3. 4.

Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea copiar o mover Elegir el comando Copiar o Cortar, en el men Edicin Seleccionar la celda destino Activar el men contextual y elegir el comando Insertar celdas cortadas o Insertar celdas copiadas. 5. En el cuadro de dilogo elegir el botn de opcin deseado 6. Hacer clic en el botn Aceptar

1.6 Desplazar celdas e insertarlas entre celdas ya existentes Cuando ya se han escrito datos en un rango de celdas, en ocasiones ser necesario desplazarlas y colocarlas entre otras que ya contengan informacin. Mover e insertar celdas arrastrando 1. 2. 3. 4. 5. Seleccionar la celda o rango de celdas que se van a desplazar Colocar el puntero del mouse en el borde de la seleccin Presionar la tecla SHIFT Arrastrar el borde a la nueva posicin Soltar el botn del mouse y luego la tecla SHIFT Las celdas se desplazarn y se insertarn entre las ya existentes

Copiar e insertar celdas arrastrando 1. 2. 3. 4. 5. Seleccionar la celda o rango de celdas deseado Colocar el puntero del mouse en el borde de la seleccin Presionar las teclas CONTROL + SHIFT Arrastrar el borde a la nueva posicin Soltar el botn del mouse y luego las teclas Las celdas se copiarn y se insertarn entre las ya existentes

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Mover e insertar celdas utilizando el men contextual 1. 2. 3. 4. Seleccionar la celda o rango de celdas que se van a desplazar Colocar el puntero del mouse en el borde de la seleccin Presionar el botn derecho del mouse, y sin soltarlo arrastrar el borde a la nueva posicin Soltar el botn del mouse Se mostrar un men contextual.

5. Seleccionar el comando Desplazar celdas hacia abajo y mover o Desplazar celdas hacia la derecha y mover. Las celdas se desplazan y se insertan entre las ya existentes

Copiar e insertar celdas utilizando el men Contextual 1. 2. 3. 4. Seleccionar la celda o rango de celdas que se van a copiar Colocar el puntero del mouse en el borde de la seleccin Presionar el botn derecho del mouse, y sin soltarlo arrastrar el borde a la nueva posicin Soltar el botn del mouse, se mostrar un men contextual, seleccionar el comando Desplazar celdas hacia abajo y copiar o Desplazar celdas hacia la derecha y copiar. Las celdas se copian y se insertan entre las ya existentes

2. PEGADO ESPECIAL Una vez que se han copiado celdas, Excel permite seleccionar entre varias opciones disponibles, como se desean pegar.

1. Seleccionar la celda o rango de celdas a copiar

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2. Hacer clic en el botn Copiar 3. Hacer clic en la celda destino 4. Abrir el men Edicin y elegir el comando Pegado especial o desplegar el men contextual y elegir el comando Pegado especial.

1. 2. 3. 4.

Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea copiar En el men Edicin, elegir el comando Copiar Seleccionar la celda de destino Abrir el men Edicin y elegir el comando Pegado especial.

5. Se presentar el siguiente cuadro de dilogo:

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6. Elegir la opcin deseada Todo Frmulas Valores Formatos Comentarios Validacin Todo excepto bordes Ancho de las columnas Pega el contenido y el formato de todas las celdas. Pega nicamente las frmulas como se han escrito en la barra de frmulas. Pega nicamente los valores como se presentan en las celdas. Pega nicamente el formato de la celda. Pega nicamente los comentarios adjuntos a la celda Pega las reglas de validacin de datos de las celdas copiadas en el rea de copiado Pega el contenido y el formato de una celda en las celdas copiadas, excepto los bordes. Pega el ancho de una columna o rango de columnas en otra columna o rango de columnas

Formatos de nmeros y Pega nicamente las frmulas y todas las opciones de formato frmulas de nmero de las celdas seleccionadas. Formatos de nmeros y Pega nicamente los valores y todas las opciones de formato de valores nmero de las celdas seleccionadas. Operacin Saltar blancos Transponer Pegar vnculos Especifica la operacin matemtica que desea aplicar a los datos copiados. (Ninguna, Sumar, Restar, Multiplicar o Dividir) Evita reemplazar los valores en el rea de trabajo cuando haya celdas en blanco en el rea de copiado. Cambia las columnas de los datos copiados a filas i viceversa. Vincula los datos pegados a la hoja de clculo activa.

3. INSERCIN DE FILAS Y COLUMNAS Es posible insertar celdas en blanco o filas y columnas enteras en blanco en cualquier lugar de la hoja de clculo. Cuando se insertan celdas, las dems celdas se desplazan para permitir la entrada de las nuevas. Al insertar una fila o una columna, Excel crea una nueva fila o columna y automticamente desplaza las existentes. Cuando se insertan celdas, filas o columnas, Excel actualiza las referencias dentro de las frmulas.

3.1 Insertar Filas 1. Ubicar el cursor en la posicin que se deseen insertar las filas nuevas 2. Seleccionar el nmero de filas que se requiera aadir

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3. Abrir el men Insertar y elegir el comando Filas, automticamente se insertarn las filas nuevas

3.2 Insertar Columnas 1. Ubicar el cursor en la posicin que se deseen insertar las columnas nuevas 2. Seleccionar el nmero de columnas a insertar 3. Abrir el men Insertar y elegir el comando Columnas, automticamente se insertarn las nuevas columnas

4. INSERCIN DE CELDAS EN BLANCO

1. Seleccionar el rango de celdas que se desee insertar 2. Abrir el men Insertar y elegir el comando Celdas, aparecer el siguiente cuadro de dilogo

3. Elegir la opcin deseada 4. Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER Nota: Si se desea insertar toda una fila o una columna, activar el botn de opcin correspondiente

5. ELIMINAR O BORRAR CELDAS En MS-Excel cuando se eliminan celdas, se suprimen definitivamente de la hoja de clculo y las celdas circundantes se desplazan para ocupar el espacio vaco. Cuando se borran celdas, se borra el contenido o el formato, pero las celdas permanecen en la hoja de clculo.

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Cuando se borran o eliminan celdas dentro de la hoja de clculo se obtendrn diferentes resultados en las frmulas que hacen referencia a ellas. Si se borra el contenido de una celda, su valor se convertir en cero y cualquier frmula que se refiera a esa celda obtendr su resultado sobre ese valor cero. Si se elimina una celda, sta se habr suprimido de la hoja de clculo y una frmula que haga referencia a ella no podr encontrarla y devolver un valor de error.

Eliminar Celdas 1. Seleccionar el rango de celdas que sern eliminadas 2. Abrir el men Edicin y elegir el comando Eliminar aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

3. Elegir la opcin que contenga la direccin en la cual se desea que se desplacen las celdas que rodean la seleccin 4. Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER

Borrar Celdas 1. Seleccionar el rango de celdas que se desean borrar 2. Presionar la tecla SUPR Nota: Este mtodo abreviado slo suprimir el contenido de la celda, pero no las celdas ni los formatos definidos.

1. Seleccionar el rango de celdas que se desean borrar 2. Abrir el men Edicin y elegir el comando Borrar4

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Aparecer el siguiente submen:

3. Elegir el comando deseado: Todo Formatos Contenido Supr Comentarios Elimina el contenido, formato y notas de las celdas seleccionadas Suprime slo los formatos; el contenido de las celdas y las notas quedarn intactas Elimina el contenido de las celdas seleccionadas sin alterar el formato o las notas Suprime el comentario de las celdas seleccionadas, pero deja el contenido y formato intactos

4. La informacin desaparecer de la pantalla de acuerdo a la opcin seleccionada

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RESUMEN Es posible modificar el valor escrito dentro de una celda editndolo o sobrescribindolo. En Excel puede copiarse o moverse una celda o un bloque de ellas. Existen tambin mtodos abreviados para copiar y mover celdas. Es posible Insertar celdas cortadas o copiadas entre celdas ya existentes Una vez que se han copiado celdas, Excel permite seleccionar entre varias opciones disponibles cmo se desean pegar. Es posible insertar celdas en blanco o filas y columnas enteras en blanco el cualquier lugar de la hoja de clculo. Cuando se insertan celdas, las dems celdas se desplazan para permitir la entrada de las nuevas. En Excel cuando se eliminan celdas se suprimen definitivamente de la hoja de clculo y las celdas circundantes se desplazan para ocupar el espacio vaco. Cuando se borran celdas se borra el contenido o el formato, pero las celdas permanecen en la hoja de clculo.

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IX. VERIFICAR E IMPRIMIR LA INFORMACIN DE UNA HOJA DE CLCULO


1. VERIFICAR ORTOGRAFA MS-Excel permite corregir la ortografa en las hojas de clculo y los grficos. Cuando se revisa la ortografa de toda una hoja de clculo, se verifican todos sus elementos, incluyendo el texto en los grficos, cuadros de texto, botones, encabezados y pies de pgina, as como las notas de celda. Para revisar ortografa de Una celda Un rango de celdas Una hoja de clculo entera Seleccionar El contenido de la celda Un rango de celdas Una sola celda

1. Seleccionar el rea a la que se desee verificar la ortografa 2. Hacer clic en el botn Revisar Ortografa

1. Seleccionar el rea a verificar 2. Abrir el men Herramientas y elegir el comando Ortografa ( F7 )

3. En caso de encontrar alguna palabra desconocida para la computadora, se desplegar el siguiente cuadro de dilogo

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4. Seleccionar alguna de las siguientes opciones:

Si la palabra sugerida en el cuadro Cambiar es correcta 1. Hacer clic en el botn Cambiar

1. Elegir el botn Cambiar (ALT + C)

Si la palabra correcta est desplegada en el cuadro Sugerencias 1. Hacer clic en la palabra correcta. 2. Cuando sta aparezca en el cuadro Cambiar, hacer clic en el botn Cambiar

1. Desplazar el cursor al cuadro Sugerencias:, presionando las teclas ALT + N 2. Con las flechas de direccin desplazar el cursor hasta la palabra correcta de la lista. Cuando sta aparezca en el cuadro Cambiar por: 3. Elegir el botn Cambiar (ALT + C)

Si la palabra correcta no aparece en el cuadro Sugerencias: Ubicar el cursor en el cuadro Cambiar por: 1. Escribir la palabra correcta 2. Elegir el botn Cambiar o presionar ENTER

Si la palabra escrita en el documento es correcta y se desea continuar la verificacin sin cambiarla 1. Hacer clic en el botn Omitir o presionar las teclas ALT + I

Si la palabra escrita en el documento es correcta y se desea continuar la verificacin sin que vuelva a marcarse como desconocida ms adelante 1. Hacer clic en el botn Omitir todas o presionar las teclas ALT + T

Si la palabra correcta aparece en el cuadro Cambiar por: y se desea que sta se corrija automticamente en todo el documento (en el caso de que vuelva a aparecer) 1. Hacer clic en el botn Cambiar todas o presionar las teclas ALT + D

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Si la palabra escrita en el documento es correcta y se desea agregar al diccionario de la computadora para que en ocasiones posteriores no la marque como errnea 1. Hacer clic en el botn Agregar o presionar las teclas ALT + A

Si la palabra no es correcta y se desea desplegar la lista de sugerencias 1. Hacer clic en el botn Sugerir

Si se desea que siempre aparezcan propuestas en el cuadro Sugerencias: 1. Activar la casilla Sugerir siempre (ALT + E)

Si no se desea verificar las palabras en maysculas 1. Activar la casilla Omitir MAYSCULAS (ALT + M)

Si se quiere deshacer la ltima accin realizada 1. Elegir el botn Deshacer (ALT + H)

Nota: Si se seleccion una celda que no est al principio de la hoja de clculo, Excel muestra el siguiente cuadro de dilogo cuando llega al final de la hoja de clculo:

Realizar uno de los dos pasos siguientes: Hacer clic en el botn S o presionar ENTER Hacer clic en el botn No o presionar las teclas ALT + N Cuando Excel termina de verificar la ortografa de la hoja de clculo, despliega el siguiente cuadro:

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Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER

2. PREPARAR PGINA 2.1 Configurar tamao y orientacin de la pgina

1. Abrir el men Archivo 2. Elegir el comando Configurar pgina 3. En el cuadro de dilogo, seleccionar la ficha Pgina
Se desplegar la siguiente pantalla:

La siguiente tabla describe las opciones la ficha Pgina:

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Opcin Orientacin

Escala

Tamao del papel: Calidad de impresin: Primer nmero de pgina:

Descripcin Permite especificar si se quiere que Excel imprima los datos a lo ancho de la pgina (Vertical) o a lo largo de la pgina (Horizontal) Permite aumentar o reducir el tamao de la hoja impresa, o indicarle a Excel que imprima los datos en determinada cantidad de pginas a lo ancho o a lo largo Permite seleccionar el tamao de papel que se desea usar Permite seleccionar la resolucin para la hoja de clculo impresa, a mayor resolucin, mejor calidad de impresin Permite especificar el nmero de la primera pgina a imprimir. Para comenzar a numerar desde la pgina 1, introducir Auto si no est seleccionado

4. Hacer clic en la opcin deseada 5. Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER
2.2 Configurar pgina

1. Hacer clic en el botn Vista preliminar 2. Mostrar los marcadores de mrgenes y ancho de columna haciendo clic en el botn
Mrgenes 3. Apuntar a los marcadores de mrgenes y arrastrar el mouse hasta el lugar deseado

1. Abrir el men Archivo y elegir el comando Configurar pgina 2. Seleccionar la ficha Mrgenes

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3. En los cuadros Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho escribir o seleccionar con los
botones de control de giro la medida deseada

4. Para los mrgenes del Encabezado: y del Pie de pgina: escribir o seleccionar con los
botones de control de giro la medida deseada

5. Si se desea que la informacin se centre automticamente en la hoja en el momento de


imprimir, activar la casilla Horizontalmente o Verticalmente del cuadro Centrar en la pgina 6. Presionar ENTER

2.3 Encabezados Y Pies De Pgina

1. Abrir el men Archivo y elegir el comando Configurar pgina 2. Seleccionar la ficha Encabezado y Pie de pgina

3. En los cuadros de lista desplegable Encabezado o Pie de pgina, seleccionar alguno de


los formatos incorporados de Excel

4. En el caso de que se requiera crear un formato diferente, activar el botn Personalizar


encabezado o Personalizar pie de pgina

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5. Seleccionar la seccin en la cual se desea que aparezca el encabezado o el pie de pgina (izquierda, central o derecha) 6. Escribir el texto deseado 7. Si se desea cambiar el tipo de letra

1. Hacer clic en el botn Fuentes

1. Con la tecla TABULADOR, desplazar el cursor hasta el botn Fuentes ENTER

y presionar

Insertar nmero de pgina 1. Hacer clic en el botn Nmero de pgina

1. Desplazar el cursor hasta el botn Nmero de pgina

y presionar ENTER

Insertar el nmero total de pginas

1. Hacer clic en el botn Total de pginas la hoja activa

. Se insertar el nmero total de pginas de

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1. Desplazar el cursor hasta el botn Total de pginas

y presionar ENTER

Insertar fecha

1. Hacer clic en el botn Fecha

. Se insertar la fecha actual

1. Desplazar el cursor hasta el botn Fecha

y presionar ENTER

Insertar hora

1. Para insertar la hora, hacer clic en el botn Hora

1. Desplazar el cursor hasta el botn Hora

y presionar ENTER

Insertar nombre del archivo 1. Hacer clic en el botn Nombre de archivo . Se insertar el nombre del Libro de trabajo

1. Desplazar el cursor hasta el botn Nombre de archivo

y presionar ENTER

Insertar nombre de la hoja

1. Hacer clic en el botn Nombre de hoja activa

. Se insertar el nombre de la hoja de clculo

1. Desplazar el cursor hasta el botn Nombre de hoja 2. Elegir el botn Aceptar

y presionar ENTER

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Insertar imagen 2. Hacer clic en el botn Insertar imagen activa . Se insertar la imagen en la hoja de clculo

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3. Desplazar el cursor hasta el botn Insertar imagen 4. Elegir el botn Aceptar

y presionar ENTER

Formato De Imagen 1. Hacer clic en el botn formato de imagen . Aparecer el siguiente cuadro

2. Se elige el formato que se le quiera dar a la imagen. 3. Hacer clic en el botn Aceptar y presionar ENTER.

1. Desplazar el cursor hasta el botn formato de imagen 2. Elegir el botn Aceptar

y presionar ENTER

3. VISTA PRELIMINAR La presentacin preliminar mostrar cada pgina exactamente como ser impresa, con los mrgenes, saltos de pgina y encabezados.

1. Hacer clic en el botn Vista preliminar

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1. Abrir el men Archivo, y elegir el comando Vista preliminar Se desplegar la siguiente pantalla

2. Utilizar los botones Siguiente o Anterior para visualizar la pgina posterior o anterior del documento 3. Si la distribucin del documento es correcta y se desea imprimir el documento en el momento, utilizar el botn Imprimir 4. En caso de requerir aumentar o disminuir el tamao de presentacin de la pgina, activar el botn Zoom 5. Si se desea cambiar la configuracin de la pgina elegir el botn Configurar para desplegar el cuadro de dilogo Preparar pgina 6. Para mostrar u ocultar los marcadores de mrgenes y ancho de columna elegir el botn Mrgenes 7. Activar el botn Cerrar para regresar a la hoja activa 8. En acaso de requerir ayuda adicional, activar el botn Ayuda 9. Si se desea que cierta informacin permanezca en una hoja determinada, se podr insertar un Salto de pgina horizontal o vertical.

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4. IMPRESIN En Excel puede imprimirse una seleccin de celdas, la hoja de clculo activa, una seleccin de hojas o todo el libro de trabajo completo.

1. Hacer clic en el botn Imprimir

para imprimir todas las pginas de la hoja activa

1. Abrir el men Archivo y seleccionar el comando Imprimir

2. Verificar que en el cuadro Impresora, aparezca el nombre de la impresora en la cual se desea imprimir. Si la impresora seleccionada no es la correcta: 3. Activar el cuadro de lista desplegable Nombre, y seleccionar la impresora deseada

4.1 En el cuadro Imprimir, elegir la opcin deseada Seleccin Hojas activa Todo el libro Imprimir slo las celdas seleccionadas Imprimir todas las pginas de las hojas de clculo seleccionadas Imprimir todas las pginas de todos las hojas de clculo del libro de trabajo

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1. En el cuadro Copias escribir o seleccionar con los botones de control de giro el nmero de copias deseado 2. Si se desea que las copias se intercalen, activar la casilla de verificacin Intercalar 3. Especificar en el cuadro Intervalo de pginas el rango de pginas que se desea imprimir 4. Presionar ENTER

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RESUMEN Excel permite corregir la ortografa en las hojas de clculo y los grficos. Es posible configurar el tamao, la orientacin y los mrgenes de la pgina de acuerdo a necesidades especficas. Excel permite tambin agregar Encabezados y Pies de pgina ya incorporados o personalizados. Desde la vista preliminar es posible visualizar cada pgina exactamente como ser impresa, con los mrgenes, saltos de pgina y encabezados. Si se desea, podr configurarse nuevamente el documento o mandar a imprimir. En Excel puede imprimirse una seleccin de celdas, la hoja de clculo activa, una seleccin de hojas o todo el libro de trabajo completo.

EXCEL XP BSICO (MANUAL DEL PARTICIPANTE)

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