FICHE

#6

dactivit Le rapport dactivits

Laction communautaire autonomeune identit prserver !

dactivit Le rapport dactivits

Pourquoi est-il important de rdiger un rapport dactivits ?
Parce quil permet de mettre en relief ce qui rend lorganisme unique et lui donne son identit particulire. Parce que cest travers cet outil que lorganisme dmontre ses ralisations et ses approches. Il peut y inscrire tout ce qui lanime et tout ce qui fait de lui un organisme communautaire autonome crateur de richesses et un agent de transformation sociale. Parce que cest un outil qui met en valeur les ralisations de la dernire anne et la faon dont ces ralisations ont t concrtises. Le rapport dactivits constitue en quelque sorte un portrait le plus complet et le plus fidle possible de lorganisme.

Quelques questions/rponses ?
1. Quelles sont les fonctions de votre rapport dactivits ? Il est dabord et avant tout un outil pour vos membres. Il sera remis aux bailleurs de fonds comme outil de reddition de comptes pour dmontrer que largent vers a t utilis aux bonnes fins ( noter quun organisme qui reoit des fonds dun programme ou dune entente de services a souvent une reddition de comptes diffrente). Il peut servir doutil promotionnel. Il peut accompagner de nouvelles demandes de financement, etc. Il est aussi la mmoire de lorganisme, un des tmoins de son histoire. 2. Que permet la rdaction du rapport dactivits annuel de votre organisme ? Le rapport dactivits est une occasion de faire ressortir les belles russites de lanne. Il permet un temps darrt afin de voir ce que vous avez ralis en fonction des orientations donnes par les membres de lorganisme en assemble gnrale. Il permet de tirer des leons des actions ralises et au besoin de vous repositionner. 3. Est-ce que votre rapport dactivits fait bien valoir vos activits, vos approches, votre vie associative et dmocratique et ce, en concordance avec votre mission ? Selon le cadre de rfrence en matire daction communautaire1, le rapport dactivits savre tre une pice matresse parce quil permet de dmontrer que lorganisme rpond lensemble des critres dfinissant un organisme communautaire autonome, dont : lenracinement dans la communaut
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Cadre de rfrence pour lapplication de la politique gouvernementale : laction communautaire, une contribution essentielle lexercice de la citoyennet et au dveloppement social du Qubec.

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la vie associative et dmocratique de lorganisme Les pratiques citoyennes Etc. Voici quelques exemples qui dmontrent les diffrents lments mentionns ci-haut : Enracinement dans la communaut : Vous invitez la population vise par la mission et les activits sassocier son dveloppement, par exemple des comits de travail qui tmoignent de la place occupe par ces derniers. Vous faites participer des organisations de votre milieu vos activits, par exemple, les Lions, les filles disabelle, les municipalits (tout sauf rseau institutionnel en SSS). Vous faites des efforts pour recruter des bnvoles et pour les soutenir galement. (Dans votre organisme, a se concrtise comment ?) Vie associative et dmocratique de lorganisme : Vous mettez en place des faons de consulter vos membres afin quils fassent connatre leurs points de vue. Vous crez des groupes de travail, des comites internes lorganisme. Vous organisez des journes dorientation, de rflexion. Vous favorisez la participation de lensemble de vos membres et de lquipe de travail lors de lassemble gnrale annuelle. (Dans votre organisme, a se concrtise comment ?) Pratiques citoyennes : Vous mobilisez les personnes vises autour des enjeux collectifs. Vous sollicitez les membres pour mettre au point de nouvelles approches de travail. (Dans votre organisme, a se concrtise comment ?) 4. Est-ce que votre rapport dactivits annuel est ducatif et accessible lensemble de vos membres ? Puisque le rapport dactivits annuel est dabord et avant tout un outil pour les membres de votre organisme, il est bien important de rpondre, en premier lieu, leurs attentes. Ces dernires sont gnralement nonces dans le plan daction de lorganisme, dpos lors de lAGA, et adopt par les membres. Par exemple : Quelles taient les orientations que les membres avaient donnes en AGA ? Avez-vous t en mesure dy rpondre ? Comment ? Et si non, pourquoi ?

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la lumire des expriences de la dernire anne, est-ce que lorganisme a besoin de se repositionner sur ses faons de faire pour lanne venir ? Quels sont vos bons coups de lanne ? Un autre lment important est le style dcriture : Plus le message est clair, plus il a de chances dtre compris. Mme si nous connaissons les rgles de rdaction, il convient de se les rappeler car dans notre lan dinspiration, il est possible de les perdre de vue. Pour avoir les ides claires, il faut les organiser. Donc, il faut prendre le temps de faire un plan de rdaction. Cet outil risque de vous pargner un temps prcieux. Gnralement, crire au prsent ou au pass compos facilite grandement la lecture et la rend vivante. Une ide par phrase. Plus vos phrases sont courtes et simples, moins le texte est lourd et plus vous facilitez la lecture de vos membres. Vos phrases apportent-elles quelque chose de plus au texte ? Sont-elles vraiment ncessaires ? Est-ce que le langage utilis sera compris par lensemble de vos membres ? Posez-vous la question : quest-ce que je veux que les gens retiennent ? La rponse cette question vous aidera aller droit au but. La dentelle, cest joli, mais a alourdi. 5. Sur quoi pouvez-vous compter pour la rdaction du rapport dactivits annuel ? Au moment dentamer la rdaction de votre rapport annuel, vous ne dbutez pas partir de zro. Servez-vous des documents produits tout au long de lanne dautres fins. En plus de vous inspirer, ils vont vous servir daide mmoire. Vous pouvez consulter : Le plan daction de la dernire anne Le rapport dactivits annuel de lanne prcdente Les procs-verbaux des rencontres du CA Les comptes-rendus des runions de lquipe Les comptes-rendus des activits ralises Les communiqus de presse

6. Quel genre dinformation doit-on inclure dans un rapport dactivits ? Tout lment dmontrant les ralisations de lorganisme peut tre employ. La crativit constitue une allie importante lorsque vient le moment dillustrer et dexpliquer votre travail. Ne soyez pas limits par les critres dun bailleur de fonds. Dailleurs, on ne rptera jamais trop que vous rdigez votre rapport dactivits dabord et avant tout pour vos membres.

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Voici une liste dlments qui peuvent figurer lintrieur de votre rapport dactivits2 : Lhistorique de lorganisme La mission et les objectifs Lorganigramme ou le fonctionnement de lorganisme (instances dcisionnelles, comits de travail) La liste des dlgations et des reprsentations de lorganismes aux instances externes (ex. : table de concertation) La liste des ressources humaines, les membres du conseil dadministration et des comits de travail Un mot de la prsidence, de la coordination et des intervenantEs (pourquoi pas!) Des lments visuels La liste des partenaires et/ou des collaborateurs-trices La liste des abrviations La revue de presse Ces lments doivent bien videmment accompagner le rapport des activits ralises par lorganisme. Afin de faire ressortir le caractre autonome de lorganisme communautaire, soyez attentifsves aux lments suivants : Faites attention aux mots utiliss afin de ne pas ressembler trop au rseau : exemple, services, clientle, etc. Utilisez plutt les mots activits, personnes rejointes par lorganisme, ou autres. Faites attention de ne pas inclure seulement des donnes quantitatives des chiffres : de un, les chiffres sans relle interprtation ne donnent pas une image juste de la ralit et de deux, lessence de la vie dun organisme, ce sont les personnes au coeur de celui-ci. Faites ressortir les activits lies notre vie associative (toutes les reprsentations, la participation aux divers comits internes, conseil dadministration). Mettez laccent sur lducation populaire autonome : activit dinformation, dducation et de sensibilisation ainsi que les activits de mobilisation. Il est pratique courante chez les organismes dinclure le rapport dactivits dans un cahier dassemble gnrale. Dans ce cas, le rapport financier, lavis de convocation, le procs-verbal de lassemble gnrale prcdente et le plan daction y sont joints.

Question de rflchir
Quels sont les principaux sujets de notre rapport dactivits de la dernire anne ?

Cette liste est inspire dune liste dresse par les organismes de la TOC Avignon, en Gaspsie.

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Quel est llment de notre dernier rapport dactivits dont nous sommes fiers puisquil fait ressortir les caractristiques de laction communautaire autonome ?

Suite lexercice de ce feuillet, y a-t-il des ajustements que nous devrions apporter notre rapport dactivits ?

Lexique Selon le Cadre de rfrence de laction communautaire, le rapport dactivits apparat comme un lment indispensable pour vrifier si lorganisme continue de rpondre aux caractristiques de laction communautaire autonome et voir comment se dploie sa mission. Il doit permettre de sassurer que lorganisme ralise des activits dans le champ de sa mission et que cette dernire concorde avec celle du bailleur de fonds. Le rapport dactivit peut contenir: Des informations sur les activits qui ont t ralises, sur les groupes cibles de lintervention et le territoire couvert, les ressources humaines (salaries et bnvoles), les services et les pratiques de lorganisme, etc. Dautres renseignements permettant de situer la mission daction communautaire autonome lintrieur du fonctionnement de lorganisme, ainsi que les approches utilises, les diffrents volets de sa mission et la liste des membres lorsquil sagit dun regroupement. La liste des membres du conseil dadministration pour lanne en cours. Le procs-verbal ou extrait de procs-verbal de la dernire assemble gnrale annuelle, qui tmoigne du fonctionnement dmocratique de lorganisme et du fait que le rapport annuel et les tats financiers ont t prsents et adopts.

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Pour en savoir davantage

Gouvernement du Qubec, (2004), Cadre de rfrence en matire daction communautaire (2004), troisime partie : les balises dinterprtation. (Disponible sur le site suivant : www.messf.gouv.qc.ca). Beaudet, Cline. (1999). Guide de rdaction en milieu communautaire, Sherbrooke, Presses de lUniversit de Sherbrooke, ditions GGC. 140 pages. Constitu dune banque dexemples pour illustrer les principes de rdaction abords, cest ce qui fait de ce guide un outil prcieux. (En vente en librairie). Diverses formations sont offertes sur les crits utilitaires , notamment au Centre St-Pierre Montral.